ΕΚΘΕΣΗ ΤΗΣ ΕΠΙΤΡΟΠΗΣ ΠΡΟΣ ΤΟ ΕΥΡΩΠΑΪΚΟ ΚΟΙΝΟΒΟΥΛΙΟ ΚΑΙ ΤΟ ΣΥΜΒΟΥΛΙΟ

Transcript

1 ΕΥΡΩΠΑΪΚΗ ΕΠΙΤΡΟΠΗ Βρυξέλλες, COM(2014) 615 final ΕΚΘΕΣΗ ΤΗΣ ΕΠΙΤΡΟΠΗΣ ΠΡΟΣ ΤΟ ΕΥΡΩΠΑΪΚΟ ΚΟΙΝΟΒΟΥΛΙΟ ΚΑΙ ΤΟ ΣΥΜΒΟΥΛΙΟ Ετήσια έκθεση της αρμόδιας για την απαλλαγή αρχής σχετικά με τους εσωτερικούς ελέγχους που διενεργήθηκαν το 2013 (άρθρο 99 παράγραφος 5 του δημοσιονομικού κανονισμού) {SWD(2014) 293 final} EL EL

2 1. Εισαγωγή Η αποστολή της ΥΕΕ: Ανεξαρτησία, αντικειμενικότητα και λογοδοσία Στόχοι και πεδίο της έκθεσης Επισκόπηση των ελέγχων Εφαρμογή του προγράμματος ελέγχων του Στατιστικά στοιχεία για τις συστάσεις της ΥΕΕ Κυριότερες διαπιστώσεις και συστάσεις Οριζόντιοι έλεγχοι Επιστολή συστάσεων προς τη διοίκηση για την ανάθεση νέων καθηκόντων σε εκτελεστικούς οργανισμούς (πολλές ΓΔ) Έλεγχος απόδοσης σχετικά με την αποτελεσματικότητα της διαχείρισης των ανθρώπινων πόρων στο πλαίσιο αντιμετώπισης της χρηματοπιστωτικής κρίσης στις ΓΔ ECFIN, COMP, MARKT (πολλές ΓΔ) Γεωργία, φυσικοί πόροι και υγεία Περιορισμένη εξέταση των υπολογισμών του εναπομείναντος ποσοστού σφάλματος (πυλώνας 1 και 2) (ΓΔ AGRI) Έλεγχος της στρατηγικής ελέγχου - Εφαρμογή στη ΓΔ AGRI (ΓΔ AGRI) Συνοχή Έλεγχος απόδοσης των συστημάτων μέτρησης της επίδοσης της ΓΔ REGIO (ΓΔ REGIO) Έλεγχος απόδοσης των συστημάτων μέτρησης της επίδοσης της ΓΔ EMPL (ΓΔ EMPL) Έρευνα, ενέργεια και μεταφορές Περιορισμένη εξέταση του υπολογισμού και της υποκείμενης μεθοδολογίας του εναπομείναντος ποσοστού σφάλματος της ΓΔ RTD για το έτος αναφοράς 2012 (ΓΔ RTD) Κοινός έλεγχος ΥΕΕ-ΚΕΕ της διαχείρισης των επιχορηγήσεων στον TEN-T EA (Πρόσκληση για την υποβολή προτάσεων-διαχείριση έργων) (TEN-T EA) Έλεγχος της στρατηγικής ελέγχου του EACI) ( EACI) Εφαρμογή των συστημάτων ελέγχου του έβδομου προγράμματος-πλαισίου (ΠΠ7) στον Εκτελεστικό Οργανισμό Έρευνας (REA) (REA) Εξωτερική βοήθεια, ανάπτυξη και διεύρυνση Περιορισμένη εξέταση της μεθοδολογίας και του υπολογισμού του εναπομείναντος ποσοστού σφάλματος (ΓΔ DEVCO) Η κατάσταση ετοιμότητας της ΓΔ DEVCO για την αναθεωρημένη μέθοδο DAS του ΕΕΣ (ΓΔ DEVCO) (έλεγχος απόδοσης) Δημόσιες συμβάσεις - αποκεντρωμένη διαχείριση (ΓΔ DEVCO) Εκπαίδευση και ιθαγένεια Έλεγχος απόδοσης των εθνικών οργανισμών (EAC) Οικονομικές και δημοσιονομικές υποθέσεις Έλεγχος απόδοσης του προγράμματος GMES/Copernicus (ΓΔ ENTR) Γενικές υπηρεσίες και ανθρώπινοι πόροι Ετοιμότητα της ΓΔ ESTAT να εκπληρώσει τον ρόλο της στο πλαίσιο της οικονομικής διακυβέρνησης (ΓΔ ESTAT) (Έλεγχος απόδοσης) Ηλεκτρονικοί έλεγχοι (ΤΠ) Έλεγχος απόδοσης όσον αφορά τη διαχείριση της ασφάλειας του συστήματος εμπορίας εκπομπών (ETS) της ΕΕ (ΓΔ CLIMA, DIGIT και Διεύθυνση Ασφαλείας της ΓΔ HR)

3 SYGMA - Φάση 1 Έλεγχος απόδοσης όσον αφορά τη διαδικασία ανάπτυξης (ΓΔ CNECT, RTD) Διαβούλευση με την επιτροπή δημοσιονομικών παρατυπιών της Επιτροπής Συμπεράσματα ΕΙΣΑΓΩΓΗ Η παρούσα έκθεση ενημερώνει την αρμόδια για την απαλλαγή αρχή σχετικά με το έργο που έχει επιτελέσει η Υπηρεσία Εσωτερικού Ελέγχου (ΥΕΕ) της Επιτροπής, όπως απαιτείται στο άρθρο 99 παράγραφος 5 του δημοσιονομικού κανονισμού. Βασίζεται στην έκθεση που συνέταξε ο εσωτερικός ελεγκτής της Επιτροπής σύμφωνα με το άρθρο 99 παράγραφος 3 του κανονισμού, όσον αφορά τις ελεγκτικές και συμβουλευτικές εκθέσεις της ΥΕΕ που ολοκληρώθηκαν το σε Γενικές Διευθύνσεις (ΓΔ), υπηρεσίες και εκτελεστικούς οργανισμούς της Επιτροπής 2. Σύμφωνα με τη νομική βάση της, περιλαμβάνει σύνοψη του αριθμού και του είδους των εσωτερικών ελέγχων που διενεργήθηκαν, των συστάσεων και της δράσης που αναλήφθηκε σε σχέση με τις εν λόγω συστάσεις Η ΑΠΟΣΤΟΛΗ ΤΗΣ ΥΕΕ: ΑΝΕΞΑΡΤΗΣΙΑ, ΑΝΤΙΚΕΙΜΕΝΙΚΟΤΗΤΑ ΚΑΙ ΛΟΓΟΔΟΣΙΑ ΣΤΟΧΟΙ ΚΑΙ ΠΕΔΙΟ ΤΗΣ ΕΚΘΕΣΗΣ Αποστολή της ΥΕΕ είναι να συμβάλει στη χρηστή διαχείριση στους κόλπους της Ευρωπαϊκής Επιτροπής μέσω του ελέγχου των συστημάτων εσωτερικής διαχείρισης και ελέγχου, με σκοπό να αξιολογείται η αποτελεσματικότητά τους και να διασφαλίζεται η διαρκής τους βελτίωση. Η ανεξαρτησία της ΥΕΕ κατοχυρώνεται στον δημοσιονομικό κανονισμό 4 και στον καταστατικό χάρτη αποστολής της, όπως εγκρίθηκε από την Επιτροπή. Η ΥΕΕ υποβάλλει έκθεση για όλους τους ελέγχους της στην επιτροπή παρακολούθησης των ελέγχων (ΕΠΕ) Οι ελεγκτικές και συμβουλευτικές εκθέσεις που ολοκληρώθηκαν μέχρι την 1η Φεβρουαρίου 2014 συμπεριλαμβάνονται στην παρούσα έκθεση. Η έκθεση δεν καλύπτει τους αποκεντρωμένους ευρωπαϊκούς οργανισμούς, την Ευρωπαϊκή Υπηρεσία Εξωτερικής Δράσης ή άλλους οργανισμούς που ελέγχονται από την ΥΕΕ, για τους οποίους καταρτίζονται αυτοτελείς ετήσιες εκθέσεις. Απαιτείται από το πρότυπο απόδοσης 2060 των Διεθνών Προτύπων για την Επαγγελματική Άσκηση του Εσωτερικού Ελέγχου (Πρότυπα) που εκδόθηκαν από το Ινστιτούτο Εσωτερικών Ελεγκτών (IIA). Άρθρο 100 του δημοσιονομικού κανονισμού. Η επιτροπή παρακολούθησης των ελέγχων βοηθά το Σώμα των Επιτρόπων διασφαλίζοντας ότι το έργο της ΥΕΕ, των κλιμακίων εσωτερικού ελέγχου (ΚΕΕ) και του ΕΕΣ λαμβάνεται δεόντως υπόψη από τις υπηρεσίες της Επιτροπής και τυγχάνει της κατάλληλης παρακολούθησης. 3

4 Η ΥΕΕ ασκεί τα καθήκοντά της σύμφωνα με τον δημοσιονομικό κανονισμό και τα διεθνή πρότυπα για την επαγγελματική άσκηση του εσωτερικού ελέγχου, καθώς και τον κώδικα δεοντολογίας του ινστιτούτου εσωτερικών ελεγκτών. Η ΥΕΕ δεν ελέγχει τα συστήματα ελέγχου της Επιτροπής που εφαρμόζουν τα κράτη μέλη όσον αφορά τα κονδύλια. Τέτοιοι έλεγχοι, οι οποίοι καλύπτουν ακόμη και το επίπεδο μεμονωμένων δικαιούχων, διενεργούνται από τους εσωτερικούς ελεγκτές των κρατών μελών, τις εθνικές ελεγκτικές αρχές, άλλες μεμονωμένες ΓΔ της Επιτροπής και το Ευρωπαϊκό Ελεγκτικό Συνέδριο (ΕΕΣ). Η ΥΕΕ ελέγχει, ωστόσο, μέτρα που λαμβάνουν οι υπηρεσίες της Επιτροπής για την εποπτεία και τον έλεγχο οργανισμών στα κράτη μέλη και άλλων οργανισμών που είναι αρμόδιοι για την εκταμίευση κονδυλίων της ΕΕ, όπως τα Ηνωμένα Έθνη. Όπως προβλέπεται στον δημοσιονομικό κανονισμό, η ΥΕΕ μπορεί να επιτελέσει αυτά τα καθήκοντα επί τόπου, μεταξύ άλλων, και στα κράτη μέλη. 3. ΕΠΙΣΚΟΠΗΣΗ ΤΩΝ ΕΛΕΓΧΩΝ 3.1. Εφαρμογή του προγράμματος ελέγχων του 2013 Κατά την καταληκτική ημερομηνία της 31ης Ιανουαρίου 2014, η ΥΕΕ είχε εκτελέσει 6 το 100% των προγραμματισμένων αποστολών της (στόχος 100%). Η ΥΕΕ ολοκλήρωσε 87 εκθέσεις (έναντι των 89 το 2012 και 77 το 2011), περιλαμβανομένων 23 ελέγχων, 59 επαναληπτικών εκθέσεων, 4 περιορισμένων ελέγχων και μιας επιστολής συστάσεων προς τη διοίκηση. Πίνακας με συγκριτικά στοιχεία για τις αποστολές ελέγχου και τις εκθέσεις που καταρτίστηκε για τα έτη περιλαμβάνεται στο επισυναπτόμενο έγγραφο εργασίας των υπηρεσιών της Επιτροπής Στατιστικά στοιχεία για τις συστάσεις της ΥΕΕ Το 2013, η ΥΕΕ εξέδωσε 134 νέες συστάσεις (εκ των οποίων 2 κρίσιμες, 59 πολύ σημαντικές, 67 σημαντικές και 6 επιθυμητές). Τα σχέδια δράσης για την υλοποίηση των εν λόγω συστάσεων κρίθηκαν ικανοποιητικά από την ΥΕΕ. Οι ελεγχόμενοι ανέφεραν ότι το 79% των συστάσεων που έγιναν αποδεκτές και εκδόθηκαν μεταξύ του 2009 και του 2013, είχαν εφαρμοστεί στις αρχές του Από όλες τις συστάσεις που χαρακτηρίστηκαν «πολύ σημαντικές» ή «κρίσιμες» και εκδόθηκαν κατά την περίοδο , μόνο στην περίπτωση δέκα (2,3%) «πολύ σημαντικών» συστάσεων η εφαρμογή καθυστέρησε περισσότερο από έξι μήνες. Τρεις συμπληρωματικές εκκρεμούσες «πολύ σημαντικές» συστάσεις είχαν εκδοθεί πριν από το Καμία κρίσιμη σύσταση δεν εκκρεμεί. Η ΕΠΕ ενημερωνόταν τακτικά σχετικά με τις «κρίσιμες» ή «πολύ σημαντικές» συστάσεις 6 7 Το επισυναπτόμενο έγγραφο εργασίας περιλαμβάνει επισκόπηση όλων των αποστολών ελέγχου και των επαναληπτικών ελέγχων που ολοκληρώθηκαν. ΥΕΕ DIGIT Κέντρο δεδομένων - Επιχειρήσεις και Ασφάλεια, ΥΕΕ DIGIT Υποδομές και υπηρεσίες του δικτύου διαχείρισης δεδομένων και ΥΕΕ.B ADMIN Έλεγχος ασφαλείας. 4

5 που εκκρεμούσαν για περισσότερο από έξι μήνες, και υπενθύμισε στις υπηρεσίες την υποχρέωσή τους να τις εφαρμόσουν, κατά περίπτωση. Ο συνολικός αριθμός συστάσεων που έγιναν αποδεκτές και εκδόθηκαν κατά την περίοδο για τις οποίες η ΥΕΕ είχε διεξαγάγει επαναληπτικούς ελέγχους μέχρι το τέλος του 2013, ανέρχεται σε 686. Η ΥΕΕ που παρακολουθούσε τις διαδικασίες αυτές επιβεβαίωσε ότι οι συστάσεις εφαρμόζονται με ικανοποιητικό τρόπο, γεγονός που συνέβαλε στη βελτίωση των συστημάτων ελέγχου στις ελεγχθείσες υπηρεσίες. Η ΥΕΕ αρχειοθέτησε το 96% των συστάσεων που αποτέλεσαν αντικείμενο παρακολούθησης κατά το ίδιο χρονικό διάστημα. Το συνοδευτικό έγγραφο εργασίας περιλαμβάνει πιο λεπτομερή στοιχεία σχετικά με τα ποσοστά αποδοχής για νέες συστάσεις και την εφαρμογή των συστάσεων για την περίοδο ΚΥΡΙΟΤΕΡΕΣ ΔΙΑΠΙΣΤΩΣΕΙΣ ΚΑΙ ΣΥΣΤΑΣΕΙΣ 4.1. Οριζόντιοι έλεγχοι Επιστολή συστάσεων προς τη διοίκηση για την ανάθεση νέων καθηκόντων σε εκτελεστικούς οργανισμούς (πολλές ΓΔ) Στην εν λόγω επιστολή συστάσεων εξετάζονταν τα κυριότερα ζητήματα οριζόντιου χαρακτήρα που ετέθησαν στη γενική έκθεση 2010 της ΥΕΕ σχετικά με τους εκτελεστικούς οργανισμούς και τους μεταγενέστερους ελέγχους που διενεργήθηκαν σ αυτόν τον τομέα. Είχε ως στόχο να στηρίξει τη διοίκηση στην ανάθεση καθηκόντων σε εκτελεστικούς οργανισμούς, καθώς και να μετριάσει τους συνακόλουθους κινδύνους. Δεν προοριζόταν να παρέχει μια αξιολόγηση της κατάστασης ή να εκδώσει γνώμη. Ένα πρώτο ζήτημα που ετέθη ήταν ότι η ανάλυση κόστους-οφέλους που χρησιμοποιείται για την αξιολόγηση των διαφόρων επιλογών θα πρέπει να βασίζεται σε μια καλώς καθορισμένη και συναφή μεθοδολογία, περιλαμβανομένης της χρήσης κατάλληλων μέσων και μεθόδων για την ενίσχυση της διαδικασίας κατανομής του προσωπικού. Επιπλέον, η προκρινόμενη επιλογή θα πρέπει να επιβεβαιώνεται τακτικά καθόλη τη διάρκεια του έργου. Στον βαθμό που αυξάνεται ο αριθμός προσωπικού των εκτελεστικών οργανισμών και τα προγράμματα που πρέπει να διαχειριστούν οι οργανισμοί αυτοί προσεγγίζουν κρίσιμη μάζα, θα πρέπει να δοθεί ιδιαίτερη προσοχή σε εναλλακτικά σενάρια ώστε να επιτευχθούν εξοικονόμηση κόστους και βελτίωση της αποτελεσματικότητας με την ενοποίηση των οριζόντιων υπηρεσιών διαφόρων οργανισμών, όπως ΤΠ, ανθρώπινοι πόροι ή επικοινωνία. Επιπλέον, θα πρέπει να δοθεί μεγαλύτερη έμφαση στη βελτίωση της απόδοσής τους προκειμένου να ανταποκριθούν στις αυξανόμενες προσδοκίες των ενδιαφερομένων. Η ΥΕΕ τόνισε επίσης ότι, με βάση την κλίμακα της ανάθεσης της διαχείρισης προγραμμάτων, θα πρέπει να ληφθούν τα κατάλληλα μέτρα για να διασφαλιστεί η συνεχής διαθεσιμότητα επαρκούς προσωπικού με τα απαιτούμενα προσόντα μακροπρόθεσμα και να εφαρμοστεί μια πολιτική για τη διατήρηση του προσωπικού των οργανισμών. 5

6 Για περισσότερες λεπτομέρειες, βλ. τμήμα 2.1 του παραρτήματος Έλεγχος απόδοσης σχετικά με την αποτελεσματικότητα της διαχείρισης των ανθρώπινων πόρων στο πλαίσιο αντιμετώπισης της χρηματοπιστωτικής κρίσης στις ΓΔ ECFIN, COMP, MARKT (πολλές ΓΔ) Για να είναι σε θέση να ανταποκριθούν στις νέες δύσκολες αρμοδιότητες που απορρέουν από τη χρηματοπιστωτική κρίση, η Επιτροπή προέβλεψε σημαντική αύξηση των ανθρώπινων πόρων στις ΓΔ ECFIN, COMP και MARKT. Ο στόχος του ελέγχου ήταν να εκτιμηθεί κατά πόσον η διαχείριση των ανθρώπινων πόρων (εφεξής ΔΑΠ) των αντίστοιχων ΓΔ ήταν αποτελεσματική στην αντιμετώπιση των προκλήσεων που προέκυψαν στον τομέα των ανθρώπινων πόρων λόγω των πολιτικών αποφάσεων που ελήφθησαν ως απόκριση στη χρηματοπιστωτική κρίση. Η ΥΕΕ έκρινε ότι οι τρεις ΓΔ επέδειξαν πολύ ισχυρή δέσμευση στην αντιμετώπιση των προκλήσεων που αφορούν τους ανθρώπινους πόρους, γεγονός που επέτρεψε να υλοποιήσουν τους πολιτικούς και επιχειρησιακούς στόχους τους, συμπεριλαμβανομένων εκείνων που απορρέουν από την ίδια την κρίση. Εντούτοις, οι ΓΔ πρέπει να βελτιώσουν ακόμη, σε διάφορους βαθμούς, τα μέσα διαχείρισης των ανθρώπινων πόρων που διαθέτουν ώστε να καταστεί αποτελεσματικότερη η διαδικασία λήψης αποφάσεων. Όσον αφορά τη στρατηγική ΔΑΠ, οι ΓΔ θα πρέπει να αναπτύξουν περαιτέρω την πολυετή στρατηγική τους για τους ανθρώπινους πόρους. Ειδικότερα, πρέπει να πραγματοποιήσουν μια ποιοτική και ποσοτική ανάλυση των αναγκών προσωπικού και να καλύψουν το κενό μεταξύ των αναγκών και της σημερινής κατάστασης. Η εφαρμογή της στρατηγικής για τους ανθρώπινους πόρους θα πρέπει να ενισχύεται από μέσα για τη μέτρηση, την παρακολούθηση και την υποβολή εκθέσεων σχετικά με την αποτελεσματικότητά της. Όσον αφορά τον προγραμματισμό των ανθρώπινων πόρων, θα πρέπει να εφαρμόζουν μέσα για την τακτική αξιολόγηση του φόρτου εργασίας του προσωπικού και να καθορίζουν προτεραιότητες για τα καθήκοντά τους. Η κατανομή του προσωπικού θα πρέπει να γίνεται πάνω σ αυτήν τη βάση. Οι ΓΔ θα πρέπει να βελτιώσουν τη διαδικασία παρακολούθησης και υποβολής εκθέσεων για τις δραστηριότητες ΔΑΠ με την εκπόνηση μιας συνολικής έκθεσης για τους ανθρώπινους πόρους που να καλύπτει τις διάφορες πτυχές της ΔΑΠ, συμπεριλαμβανομένων των κύριων δεικτών απόδοσης (ΚΔΑ). Τούτο θα επιτρέψει στις ΓΔ να μετρήσουν την απόδοσή τους στη διαχείριση των ανθρώπινων πόρων και θα διευκολύνει τις αποφάσεις διαχείρισης των ανθρώπινων πόρων. Και οι τρεις ΓΔ καθόρισαν σχέδια δράσης τα οποία η ΥΕΕ έκρινε κατάλληλα για την αντιμετώπιση των ζητημάτων που επισημάνθηκαν. Για περισσότερες λεπτομέρειες σχετικά με τις διαπιστώσεις που αφορούν τις εν λόγω ΓΔ, βλ. τμήμα 2.3 του παραρτήματος. 6

7 4.2. Γεωργία, φυσικοί πόροι και υγεία (AGRI, ENV, CLIMA, MARE, EAHC, SANCO) Περιορισμένη εξέταση των υπολογισμών του εναπομείναντος ποσοστού σφάλματος (πυλώνας 1 και 2) (ΓΔ AGRI) Για πρώτη φορά, η ΥΕΕ πραγματοποίησε περιορισμένη εξέταση των υπολογισμών του εναπομείναντος ποσοστού σφάλματος (ΕΠΣ), που ανέφεραν οι ΓΔ AGRI (παρόν τμήμα), RTD (βλ. τμήμα 4.4.1) και DEVCO (βλ. τμήμα 4.5) στα σχέδια των ετήσιων εκθέσεων δραστηριοτήτων (ΕΕΔ) τους για το έτος αναφοράς Κατά τον υπολογισμό του ΕΠΣ της, η ΓΔ AGRI στηρίζεται κυρίως στις στατιστικές ελέγχου που διαβιβάζουν τα κράτη μέλη, τις οποίες το Ευρωπαϊκό Ελεγκτικό Συνέδριο θεωρεί αναξιόπιστες. Συνεπώς, υπάρχει ο κίνδυνος να μην είναι ορθά τα ΕΠΣ της ΓΔ AGRI. Οι στατιστικές που θα διαβιβάζουν τα κράτη μέλη θα πρέπει να είναι πιο αξιόπιστες για τις ΕΕΔ μετά το Επιπλέον, η ΓΔ AGRI θα πρέπει να διασφαλίσει ότι τα ΕΠΣ υπολογίζονται βάσει ορθών και αντιπροσωπευτικών δεδομένων. Θα πρέπει να διορθώσει τις ανακολουθίες που διαπιστώθηκαν και να εξασφαλίσει ότι ο υπολογισμός συμπεριλαμβάνει τα σφάλματα πολλαπλής συμμόρφωσης. Στην αντίθετη περίπτωση, θα πρέπει να εξηγηθεί ο αντίκτυπος. Επιπλέον, η ΓΔ AGRI θα πρέπει να προβλέψει να προσαρμόσει τη διαδικασία διατύπωσης επιφυλάξεων όταν δικαιολογούνται από αξιόπιστες στατιστικές ελέγχου των κρατών μελών. Τούτο είναι περισσότερο σύμφωνο με τα καθοριστικά κριτήρια που χρησιμοποιούν άλλες ΓΔ επιμερισμένης διαχείρισης. Η ΓΔ AGRI συμφώνησε με όλες τις διαπιστώσεις και συστάσεις της περιορισμένης εξέτασης, τις οποίες και αποδέχτηκε. Αναγνώρισε τον επείγοντα χαρακτήρα των συστάσεων και δεσμεύτηκε να τις εφαρμόσει. Η ΓΔ AGRI καθόρισε σχέδιο δράσης το οποίο η ΥΕΕ έκρινε κατάλληλο για την αντιμετώπιση των ζητημάτων που επισημάνθηκαν. Η εφαρμογή του αποτελεί αντικείμενο παρακολούθησης στο πλαίσιο της ΕΕΔ για το 2013, η οποία έδειξε ότι έχει ήδη σημειωθεί σημαντική πρόοδος όσον αφορά την ΕΕΔ του 2012 και ειδικότερα την ΕΕΔ του Για περισσότερες λεπτομέρειες, βλ. τμήμα 3.1 του παραρτήματος Έλεγχος της στρατηγικής ελέγχου - Εφαρμογή στη ΓΔ AGRI (ΓΔ AGRI) Οι έλεγχοι αυτοί αποτελούν συνέχεια του ελέγχου που πραγματοποίησε η ΥΕΕ το 2012 σχετικά με την επεξεργασία της στρατηγικής ελέγχου που εφήρμοζε η αρμόδια για τον έλεγχο υπηρεσία στη ΓΔ AGRI. Ο στόχος ήταν να αξιολογηθούν η 8 Αναμένεται ότι η νέα νομοθεσία για την περίοδο και το ενισχυμένο πλαίσιο της ελέγχου θα βελτιώσουν την κατάσταση στο μέλλον. 7

8 εκτέλεση της στρατηγικής ελέγχου, ειδικότερα η αποτελεσματική εφαρμογή των αποστολών ελέγχου, η επιθεώρησή τους και τα διορθωτικά μέτρα που ελήφθησαν για να αντιμετωπιστούν οι αδυναμίες των συστημάτων διαχείρισης και ελέγχου των κρατών μελών. Οι ελεγκτές αναγνώρισαν τις προσπάθειες που κατέβαλε η ΓΔ AGRI για να μειώσει τα ποσοστά σφάλματος και να προστατεύσει τον προϋπολογισμό με μια σειρά μέτρων ανίχνευσης και διόρθωσης. Εν πάση περιπτώσει, είναι δυνατό να βελτιωθεί η διαδικασία ελέγχου, γεγονός που είναι ουσιαστικό για την ύπαρξη μιας σταθερής βάσης για τη διαδικασία διασφάλισης αξιοπιστίας όσον αφορά τη νομιμότητα και την κανονικότητα των υποκείμενων πράξεων: τα προπαρασκευαστικά έγγραφα θα πρέπει να υποβάλλονται εγκαίρως και, κατά περίπτωση, να μεταφράζονται και να αναλύονται ο συντονισμός με τις επιχειρησιακές μονάδες θα πρέπει να βελτιωθεί προκειμένου να αξιοποιούνται οι γνώσεις και η εμπειρογνωμοσύνη τους και να επισημαίνονται και να αντιμετωπίζονται ορθά βασικά ζητήματα η επανεκτέλεση των διαδικασιών εξέτασης των ελέγχων θα πρέπει να γίνεται επί τόπου και θα πρέπει να χορηγείται μια ορθή ένδειξη τεκμηρίωσης των βασικών σταδίων. Είναι επίσης ουσιαστικό να μπορεί η ΓΔ AGRI να στηρίζεται σε ένα σύστημα που θα της επιτρέπει να ελέγχει τις πραγματικές και διατηρήσιμες βελτιώσεις των συστημάτων ελέγχου των κρατών μελών. Η ΓΔ AGRI θα πρέπει να ολοκληρώσει - ιδίως με την πραγματοποίηση ελέγχων επικύρωσης των δεδομένων - το σύστημά της ΤΠ και να το χρησιμοποιεί για να παρακολουθεί καλύτερα τα μέτρα που λαμβάνονται ως απόκριση στις συστάσεις ελέγχου της. Επιπλέον, η ΓΔ AGRI θα πρέπει να χρησιμοποιεί αυτό το σύστημα για να παρακολουθεί τη διεξαγωγή των δικών της ελέγχων, το πεδίο που καλύπτουν οι έλεγχοι και την υλοποίηση των στόχων. Η ΓΔ AGRI καθόρισε σχέδιο δράσης το οποίο η ΥΕΕ έκρινε κατάλληλο για την αντιμετώπιση των ζητημάτων που επισημάνθηκαν. Για περισσότερες λεπτομέρειες, βλ. τμήμα 3.2 του παραρτήματος Συνοχή (REGIO, EMPL) Έλεγχος απόδοσης των συστημάτων μέτρησης της επίδοσης της ΓΔ REGIO (ΓΔ REGIO) Ο κυριότερος στόχος του ελέγχου ήταν να εκτιμηθεί κατά πόσον η ΓΔ REGIO διαθέτει κατάλληλα συστήματα μέτρησης της επίδοσης για την παρακολούθηση, την υποβολή εκθέσεων και την αξιολόγηση της επίδοσης των δραστηριοτήτων, τόσο από πλευράς των επιχειρησιακών και διοικητικών της δραστηριοτήτων (εσωτερικό επίπεδο) όσο και από πλευράς υλοποίησης των στόχων πολιτικής (εξωτερικό επίπεδο). Η ΓΔ REGIO θα πρέπει να ενσωματώνει καλύτερα τις προτεραιότητές της στο σχέδιο διαχείρισης και να εξηγεί πώς αυτές συμβάλλουν στην υλοποίηση των ειδικών στόχων. Επιπλέον, οι στόχοι θα πρέπει να καθορίζονται καλά και να 8

9 συνοδεύονται από κατάλληλα στάδια και δείκτες RACER 9. Οι δείκτες που αφορούν την εκτέλεση των πολιτικών το θα πρέπει να καθοριστούν με βάση την αξιολόγηση της απόδοσης κάθε επιχειρησιακού προγράμματος. Θα πρέπει να διασφαλιστεί ότι η στρατηγική αξιολόγησης για την περίοδο θα στηρίζεται στην εμπειρία που αποκτήθηκε από την τρέχουσα περίοδο, και ιδίως όσον αφορά τον τρόπο απόκτησης των δεδομένων αξιολόγησης μακροπρόθεσμα και τον βαθμό που αυτό θα συμβάλει στην κατάρτιση των ετήσιων εκθέσεων δραστηριοτήτων και της έκθεσης βάσει του άρθρου 318. Επιπλέον, η ΓΔ REGIO θα πρέπει να αναπτύξει, από κοινού με τη ΓΔ EMPL (βλ. κατωτέρω), μια στρατηγική για τη βελτίωση της αξιοπιστίας των πληροφοριών σχετικά με τις επιδόσεις, τις οποίες αναφέρουν τα κράτη μέλη, προβλέποντας παράλληλα να υιοθετήσει μια πολυτομεακή προσέγγιση. Η ΓΔ REGIO θα πρέπει επίσης να συνεχίσει να βελτιώνει περαιτέρω την ποιότητα των δεδομένων που αναφέρθηκαν για την περίοδο προγραμματισμού Επιπλέον, η ΓΔ REGIO θα πρέπει να ενισχύσει τον ρόλο των γεωγραφικών μονάδων στην παρακολούθηση της απόδοσης των επιχειρησιακών προγραμμάτων και να διασφαλίσει ότι ο διατάκτης μέσω υπεξουσιοδότησης (AOSD) λαμβάνει δεόντως υπόψη τα αποτελέσματα στη διατύπωση της γνώμης του. Θα πρέπει να αναπτύξει μια σαφή προσέγγιση για τη βελτίωση της αξιοπιστίας της απόδοσης της πολιτικής συνοχής και να καθορίσει τον τρόπο διασφάλισης αυτής της αξιοπιστίας, ιδίως με δραστηριότητες παρακολούθησης, αξιολόγησης και ελέγχου. Η ΓΔ REGIO καθόρισε σχέδιο δράσης το οποίο η ΥΕΕ κρίνει κατάλληλο για την αντιμετώπιση των ζητημάτων που επισημάνθηκαν. Για περισσότερα στοιχεία βλ. τμήμα 4.2 του παραρτήματος Έλεγχος απόδοσης των συστημάτων μέτρησης της επίδοσης της ΓΔ EMPL (ΓΔ EMPL) Ο κύριος στόχος του ελέγχου ήταν να εκτιμηθεί η καταλληλότητα των συστημάτων μέτρησης της επίδοσης που εφαρμόζονται. Η ΓΔ EMPL θα πρέπει να ενσωματώσει καλύτερα στο σχέδιο διαχείρισης τους στόχους και τα προβλεπόμενα αποτελέσματα για τις επιχειρησιακές δραστηριότητες της ΓΔ που συμβάλλουν στην υλοποίηση των ειδικών στόχων του Ευρωπαϊκού Κοινωνικού Ταμείου (ΕΚΤ) και των στόχων για τις κύριες οριζόντιες και διοικητικές δραστηριότητες. Θα πρέπει να βελτιώσει περαιτέρω τους δείκτες της ώστε να ανταποκρίνονται στα κριτήρια RACER και να διασφαλίσει ότι οι στόχοι της είναι καλά καθορισμένοι. Οι δείκτες που αφορούν την εκτέλεση των πολιτικών του ΕΚΤ το θα πρέπει να καθοριστούν με βάση την αξιολόγηση της συνολικής απόδοσης κάθε επιχειρησιακού προγράμματος της ΓΔ EMPL. Επιπλέον, θα πρέπει να βελτιώσει τις εκθέσεις σχετικά με τα επιτεύγματα του ΕΚΤ 9 RACER: συναφείς, αποδεκτοί, αξιόπιστοι, απλοί, ισχυροί (Relevant, Accepted, Credible, Easy, Robust) (πρότυπο εσωτερικού ελέγχου αριθ. 5). 9

10 οι οποίες θα πρέπει να συμπεριλαμβάνουν καλύτερη ποιοτική ανάλυση και λεπτομερέστερες πληροφορίες για το πλαίσιο. Επίσης. στηριζόμενη στην μέχρι τώρα εργασία της, θα πρέπει να αναπτύξει περαιτέρω την προσέγγισή της όσον αφορά την εκτίμηση του φόρτου εργασίας προκειμένου να καλύπτεται όλο το φάσμα των δραστηριοτήτων με στόχο τη βελτίωση της κατανομής των πόρων. Θα πρέπει να διασφαλίσει ότι διαθέτει επικαιροποιημένες πληροφορίες και να προσαρμόσει ανάλογα το σχέδιό της κατανομής των ανθρώπινων πόρων. Η ΓΔ EMPL θα πρέπει επίσης, από κοινού με τη ΓΔ REGIO, να αναπτύξει μια στρατηγική για τη βελτίωση της αξιοπιστίας των πληροφοριών σχετικά με τις επιδόσεις. Παρόλο που δίνεται έμφαση στην επόμενη περίοδο προγραμματισμού, θα πρέπει να συνεχίσει να βελτιώνει τα δεδομένα που αναφέρονται για την περίοδο Επιπλέον, η ΓΔ EMPL θα πρέπει να ενισχύσει τον ρόλο των γεωγραφικών μονάδων στην παρακολούθηση της απόδοσης των επιχειρησιακών προγραμμάτων και να διασφαλίσει ότι ο διατάκτης μέσω υπεξουσιοδότησης (AOSD) λαμβάνει δεόντως υπόψη τα αποτελέσματα στη διατύπωση της γνώμης του. Θα πρέπει να αναπτύξει μια σαφή προσέγγιση για τη βελτίωση της δήλωσης αξιοπιστίας όσον αφορά την απόδοση του ΕΚΤ, και ιδίως να προσδιορίσει πότε είναι απαραίτητοι οι έλεγχοι της απόδοσης με τη χρήση πολυτομεακών ομάδων. Η ΓΔ EMPL καθόρισε σχέδιο δράσης το οποίο η ΥΕΕ κρίνει κατάλληλο για την αντιμετώπιση των ζητημάτων που επισημάνθηκαν. Για περισσότερες λεπτομέρειες, βλ. τμήμα 4.3 του παραρτήματος Έρευνα, ενέργεια και μεταφορές (EACI, ERCEA, CNECT, JRC, REA, RTD, TEN-T EA, MOVE, ENER) Περιορισμένη εξέταση του υπολογισμού και της υποκείμενης μεθοδολογίας του εναπομείναντος ποσοστού σφάλματος της ΓΔ RTD για το έτος αναφοράς 2012 (ΓΔ RTD) Ο στόχος ήταν να επανεξεταστούν ο υπολογισμός και η υποκείμενη μεθοδολογία του εναπομείναντος ποσοστού σφάλματος που αναφέρθηκε στην ετήσια έκθεση δραστηριοτήτων για το Η ακρίβεια του υπολογισμού του εναπομείναντος ποσοστού σφάλματος επηρεάζεται από ελλιπείς ελέγχους του κοινού αντιπροσωπευτικού δείγματος ελέγχου (CRaS) (84%). Ενώ ορισμένοι από τους λόγους για τις καθυστερήσεις των ελέγχων βρίσκονται εκτός ελέγχου της ΓΔ, η ΓΔ RTD θα πρέπει, εν πάση περιπτώσει, να βελτιώσει περαιτέρω τον προγραμματισμό της για τους ελέγχους του CRaS προκειμένου να αυξήσει το ποσοστό ολοκλήρωσης των ελέγχων στο δείγμα κατά την ημερομηνία υποβολής της έκθεσης. Επιπλέον, η ΓΔ RTD θα πρέπει να υιοθετήσει μια πιο συντηρητική προσέγγιση κατά την παρέκταση των εκ των υστέρων αποτελεσμάτων, ώστε να ληφθεί υπόψη το γεγονός ότι ορισμένα κατά παρέκταση συστηματικά σφάλματα δεν θα 10

11 μπορέσουν να εφαρμοστούν. Η ΓΔ RTD αποδέχτηκε τη σύσταση και έκανε την ενδεδειγμένη διόρθωση για την ετήσια έκθεση δραστηριοτήτων του Για περισσότερες λεπτομέρειες, βλ. τμήμα 5.1 του παραρτήματος Κοινός έλεγχος ΥΕΕ-ΚΕΕ της διαχείρισης των επιχορηγήσεων στον TEN-T EA (Πρόσκληση για την υποβολή προτάσεων-διαχείριση έργων) (TEN-T EA) Ο στόχος του ελέγχου ήταν να αξιολογηθούν η καταλληλότητα και η αποτελεσματική εφαρμογή του συστήματος εσωτερικού ελέγχου σε σχέση με τις επιχορηγήσεις που τελούν υπό άμεση διαχείριση από τον Εκτελεστικό Οργανισμό του διευρωπαϊκού δικτύου μεταφορών (TEN-T EA). Αυτή η κοινή αποστολή επικεντρώθηκε στη διαδικασία αξιολόγησης των προτάσεων επιχορήγησης. Δεν εντοπίστηκε κανένας σημαντικός κίνδυνος που θα μπορούσε να επηρεάσει αρνητικά την υλοποίηση των επιχειρησιακών στόχων σε σχέση με την υπό εξέταση διαδικασία. Για περισσότερες λεπτομέρειες, βλ. τμήμα 5.2 του παραρτήματος Έλεγχος της στρατηγικής ελέγχου του EACI) ( EACI) Ο έλεγχος κάλυψε τα κυριότερα δομικά στοιχεία για την απόκτηση δήλωσης αξιοπιστίας όσον αφορά τους υπό διαχείριση πόρους, τους εκ των προτέρων και εκ των υστέρων ελέγχους και τη δημοσιοποίηση της δήλωσης αξιοπιστίας στο πλαίσιο της ΕΕΔ. Η ΥΕΕ συνέστησε στον EACI να περιγράψει εκτενώς την στρατηγική ελέγχου του και να επανεξετάσει το σύστημα εσωτερικού ελέγχου, περιλαμβανομένου του συνδέσμου μεταξύ βασικών ελέγχων και των αποτελεσμάτων τους και των ειδικών στόχων αξιοπιστίας όσον αφορά τη νομιμότητα και την κανονικότητα. Ο Οργανισμός θα πρέπει να επικαιροποιήσει τις διαδικασίες που εφαρμόζει για την υποβολή εκθέσεων από τον διατάκτη μέσω υπεξουσιοδότησης, προβλέποντας συμπληρωματικό έλεγχο των κύριων δεικτών απόδοσης (ΚΔΑ) και θα πρέπει να προβεί στην επανεξισορρόπηση της αναλογίας των εκ των προτέρων και εκ των υστέρων ελέγχων σύμφωνα με την αξιοπιστία που θα πρέπει να αποκτηθεί. Ο EACI θα πρέπει επίσης να ενισχύσει τους εκ των προτέρων ελέγχους του αναπτύσσοντας μια προσέγγιση βασισμένη στους κινδύνους, που να στηρίζεται σε σταθερούς και συναφείς ΚΔΕ, να ενισχύσει την επαλήθευση της επιλεξιμότητας των δαπανών και να εκδώσει επίσημες αποφάσεις που θα εξουσιοδοτούν το τεχνικά καταρτισμένο προσωπικό να εκδίδει εντάλματα πληρωμής. Όσον αφορά τη στρατηγική εκ των υστέρων ελέγχου, ο EACI θα πρέπει να προσδιορίσει και να δικαιολογήσει καλύτερα τους γενικούς και ειδικούς στόχους και να βελτιώσει τη διαδικασία επιλογής των έργων βάσει κινδύνων. Ο τομέας των εκ των υστέρων ελέγχων του Οργανισμού θα πρέπει να αναδιοργανωθεί. Τέλος, ο EACI θα πρέπει να αναπτύξει μια στρατηγική κατά της απάτης για να διασφαλίσει την ορθή ευαισθητοποίηση ως προς την απάτη στο πλαίσιο της συνολικής στρατηγικής του ελέγχου. 11

12 Ο EACI καθόρισε σχέδιο δράσης το οποίο η ΥΕΕ έκρινε κατάλληλο για την αντιμετώπιση των ζητημάτων που επισημάνθηκαν. Για περισσότερες λεπτομέρειες, βλ. τμήμα 5.4 του παραρτήματος Εφαρμογή των συστημάτων ελέγχου του έβδομου προγράμματος-πλαισίου (ΠΠ7) στον Εκτελεστικό Οργανισμό Έρευνας (REA) (REA) Ο έλεγχος αξιολόγησε κατά πόσον η στρατηγική ελέγχου του REA στο πλαίσιο του ΠΠ7 είχε τα αναμενόμενα αποτελέσματα. Οι εκ των υστέρων έλεγχοι που διενεργήθηκαν το επεσήμαναν ότι τα προγράμματα των ΜΜΕ τα οποία διαχειρίζεται ο οργανισμός παρουσίαζαν σημαντικά σφάλματα. Η ΥΕΕ συνέστησε στον REA να αξιολογήσει τον κίνδυνο παρατυπίας και πιθανής απάτης σ αυτά τα προγράμματα και να τον δηλώσει στην ετήσια έκθεση δραστηριοτήτων του 2013, να εφαρμόσει πλήρως τα προβλεπόμενα διορθωτικά μέτρα και να κινήσει ειδική εντατική διαδικασία ελέγχου. Ο REA, προκειμένου να αποφασίσει σχετικά με τη διατύπωση επιφυλάξεων στην ετήσια έκθεση δραστηριοτήτων του 2012, δεν χρησιμοποίησε το κοινό αντιπροσωπευτικό ποσοστό σφάλματος σε όλες τις δράσεις του ΠΠ7, όπως έκαναν οι ΓΔ Έρευνας. Αντίθετα, επέλεξε μια εναλλακτική προσέγγιση. Επιπλέον, ο REA αντικατέστησε το ποσοστό σφάλματος σε σχέση με τη νομιμότητα και την κανονικότητα από έναν δείκτη χρηματοοικονομικής δημοσιονομικής επίπτωσης των σφαλμάτων. Ο REA θα πρέπει, συνεπώς, να βελτιώσει την κοινοποίηση των ποσοστών σφάλματος και της αξιοπιστίας στην ΕΕΔ του. Επιπλέον, ο REA θα πρέπει να κατοχυρώσει μια συγκεκριμένη στρατηγική εκ των υστέρων ελέγχου, προσδιορίζοντας στόχους, προτεραιότητες, ΚΔΕ για την παρακολούθηση της απόδοσης και μια βελτιωμένη προσέγγιση αξιολόγησης του κινδύνου για να αυξηθεί ο αριθμός των ελέγχων βάσει των κινδύνων. Η προσέγγιση βάσει των κινδύνων θα πρέπει επίσης να αναπτυχθεί και για τους ελέγχους εκ των προτέρων. Τέλος, ο REA θα πρέπει να εκτελέσει τις δράσεις που περιλαμβάνονται στο έγγραφό του σχετικά με την προσέγγιση για την καταπολέμηση της απάτης, να αρχίσει έναν προβληματισμό στο πλαίσιο της ερευνητικής κοινότητας για τον τρόπο διεξαγωγής της αξιολόγησης των κινδύνων που απορρέουν από τη διπλή χρηματοδότηση και να συντονίσει τις προσπάθειες με άλλες υπηρεσίες έρευνας για την αντιμετώπιση της λογοκλοπής. Ο REA καθόρισε σχέδιο δράσης το οποίο η ΥΕΕ έκρινε κατάλληλο για την αντιμετώπιση των ζητημάτων που επισημάνθηκαν. Για περισσότερες λεπτομέρειες, βλ. τμήμα 5.5 του παραρτήματος Εξωτερική βοήθεια, ανάπτυξη και διεύρυνση (DEVCO, ECHO, ELARG, FPI) 12

13 Περιορισμένη εξέταση της μεθοδολογίας και του υπολογισμού του εναπομείναντος ποσοστού σφάλματος (ΓΔ DEVCO) Ο στόχος ήταν να επανεξεταστούν ο υπολογισμός και η υποκείμενη μεθοδολογία υπολογισμού του εναπομείναντος ποσοστού σφάλματος (ΕΠΣ) που αναφέρθηκε στο σχέδιο ΕΕΔ για το Το 2011, η ΓΔ DEVCO άρχισε μια μελέτη σχετικά με τον υπολογισμό του ΕΠΣ της, που αποτέλεσε σημαντικό βήμα βελτίωσης της διαδικασίας της διασφάλισης αξιοπιστίας. Ωστόσο, η εξέταση από την ΥΕΕ έδειξε ότι υπήρχαν αδυναμίες στην αξιοπιστία του υπολογισμού του εκτιμώμενου μέρους του ποσοστού σφάλματος, όπως η έλλειψη μεθοδολογίας που να εφαρμόζεται με συνέπεια για την εκτίμηση των σφαλμάτων απουσία υποκείμενης τεκμηρίωσης, καθώς και στην ενσωμάτωση του ΕΠΣ και άλλων δομικών στοιχείων αξιοπιστίας στο σχέδιο ΕΕΔ. Επιπλέον, η ΥΕΕ κατέληξε στο συμπέρασμα ότι το σχέδιο ΕΕΔ 2012 δεν περιελάμβανε επαρκείς πληροφορίες που θα επέτρεπαν την αξιολόγηση της σχέσης κόστους-αποδοτικότητας των συνολικών ελέγχων που πραγματοποιήθηκαν (συμπεριλαμβανομένης μελέτης ΕΠΣ). Μία τέτοια αξιολόγηση μπορεί να επιτρέπει στη ΓΔ DEVCO να εντοπίζει ευκαιρίες βελτίωσης της σχέσης κόστουςαποδοτικότητας ή/και τομείς στους οποίους θα μπορούσαν να επανασχεδιαστούν οι έλεγχοι. Η ΥΕΕ συνέστησε στη ΓΔ DEVCO να διασφαλίσει, για το επόμενο έτος αναφοράς, τη λήψη κατάλληλων μέτρων ώστε να εξασφαλιστεί η χρήση μιας βάσης δεδομένων συναλλαγών προερχόμενης από το Κοινό Σύστημα Πληροφόρησης RELEX (CRIS) όπου έχουν ήδη διενεργηθεί έλεγχοι συνέπειας. Η ΓΔ DEVCO καθόρισε σχέδιο δράσης το οποίο η ΥΕΕ έκρινε κατάλληλο για την αντιμετώπιση των ζητημάτων που επισημάνθηκαν. Εν συνεχεία, η ΥΕΕ σημείωσε ότι η ΓΔ DEVCO έλαβε τα κατάλληλα μέτρα για να βελτιώσει το περιγραφικό μέρος της τελικής ΕΕΔ 2012 σχετικά με το εναπομένον ποσοστό σφάλματος. Για περισσότερες λεπτομέρειες, βλ. τμήμα 6.1 του παραρτήματος Η κατάσταση ετοιμότητας της ΓΔ DEVCO για την αναθεωρημένη μέθοδο DAS του ΕΕΣ (ΓΔ DEVCO) (έλεγχος απόδοσης) Η νέα προσέγγιση του Ελεγκτικού Συνεδρίου (ΕΕΣ) στον έλεγχο της δήλωσης αξιοπιστίας (DAS) αναμένεται να αυξήσει τα αναφερόμενα ποσοστά σφάλματος, λόγω του γεγονότος ότι το δείγμα αποκλείει τις συναλλαγές προχρηματοδότησης που εμφανίζουν λιγότερα σφάλματα και του ποσοτικού υπολογισμού σοβαρών παρατυπιών σε δημόσιες συμβάσεις στο 100% όλων των τρόπων διαχείρισης. Με βάση τα ανωτέρω, η ΥΕΕ διενήργησε έναν έλεγχο σχετικά με την κατάσταση ετοιμότητας της ΓΔ DEVCO για την αναθεωρημένη μέθοδο DAS του ΕΕΣ. Ο έλεγχος έδειξε ότι η ΓΔ DEVCO είχε προβεί στις κατάλληλες προετοιμασίες προκειμένου να μετριάσει τον κίνδυνο απαλλαγής σε συνδυασμό με την αναθεωρημένη μέθοδο DAS του ΕΕΣ. 13

14 Η ΓΔ DEVCO κατάρτισε ένα συνολικό σχέδιο δράσης για να αντιμετωπίσει πιθανά ζητήματα σχετικά με την αναθεωρημένη μέθοδο DAS, καθώς και άλλα ζητήματα που εντόπισαν οι εξωτερικοί ελεγκτές ή σε ελέγχους που διενήργησαν τα κλιμάκια εσωτερικού ελέγχου (ΚΕΕ) της ΓΔ DEVCO ή η ΥΕΕ. Για περισσότερες λεπτομέρειες, βλ. τμήμα 6.2 του παραρτήματος Δημόσιες συμβάσεις - αποκεντρωμένη διαχείριση (ΓΔ DEVCO) Ο στόχος του ελέγχου ήταν να αξιολογηθούν η καταλληλότητα και η αποτελεσματική εφαρμογή του συστήματος εσωτερικού ελέγχου, των διαδικασιών διαχείρισης των κινδύνων και διαχείρισης σε σχέση με την ανάθεση συμβάσεων και τις διαδικασίες σύναψης συμβάσεων του Ευρωπαϊκού Ταμείου Ανάπτυξης (ΕΤΑ) και του προϋπολογισμού της ΕΕ που εφαρμόζονται με αποκεντρωμένη διαχείριση. Ο έλεγχος προέβαλε δύο συγκεκριμένες περιπτώσεις σχετικά με τον προσδιορισμό και την εφαρμογή των αρχών της δεοντολογίας και την πρόληψη της σύγκρουσης συμφερόντων. Ως εκ τούτου, η ΥΕΕ συνέστησε στη ΓΔ DEVCO να τις διευκρινίσει στον πρακτικό οδηγό της. Η ΓΔ DEVCO καθόρισε σχέδιο δράσης το οποίο η ΥΕΕ έκρινε κατάλληλο για την αντιμετώπιση των ζητημάτων που επισημάνθηκαν. Για περισσότερες λεπτομέρειες, βλ. τμήμα 6.4 του παραρτήματος Εκπαίδευση και ιθαγένεια (COMM, EAC, EACEA, HOME, JUST) Έλεγχος απόδοσης των εθνικών οργανισμών (EAC) Οι εθνικοί οργανισμοί έχουν οριστεί από τις εθνικές αρχές των χωρών που συμμετέχουν για την εφαρμογή των προγραμμάτων «Δια βίου Μάθησης» και «Νεολαία σε Δράση». Η εξωτερική ανάθεση, ως μορφή διαχείρισης, εγκυμονεί συμπληρωματικούς κινδύνους στον καθορισμό του εποπτικού συστήματος σε μια ΓΔ για την υλοποίηση των στόχων της πολιτικής. Ο κύριος στόχος του ελέγχου ήταν να αξιολογηθεί κατά πόσον η ΓΔ EAC έχει καθορίσει ένα αποτελεσματικό σύστημα μέτρησης της απόδοσης ώστε να παρακολουθεί, να αναφέρει και να αξιολογεί τις επιδόσεις των εθνικών οργανισμών. Ο έλεγχος έδειξε ότι, παρόλο που ορισμένες δράσεις βρίσκονται επί του παρόντος στο στάδιο καθορισμού ενός συστήματος μέτρησης της απόδοσης στη ΓΔ EAC για την περίοδο , η ΓΔ EAC θα πρέπει να ενισχύσει την αποτελεσματικότητά της, ιδίως σε ό,τι αφορά τους δείκτες που μετρούν ρητά την αποτελεσματική και αποδοτική ως προς το κόστος χρήση της επιδότησης λειτουργίας που χορηγήθηκε στους εθνικούς οργανισμούς. Επιπλέον, θα πρέπει να καθοριστεί ένας σαφής σύνδεσμος μεταξύ των στόχων των εθνικών οργανισμών και των στόχων της Επιτροπής. 14

15 Η ΓΔ EAC καθόρισε σχέδιο δράσης το οποίο η ΥΕΕ έκρινε κατάλληλο για την αντιμετώπιση των ζητημάτων που επισημάνθηκαν. Για περισσότερες λεπτομέρειες, βλ. τμήμα 7.1 του παραρτήματος Οικονομικές και δημοσιονομικές υποθέσεις (COMP, ECFIN, ENTR, MARKT, OLAF, TAXUD, TRADE) Έλεγχος απόδοσης του προγράμματος GMES/Copernicus (ΓΔ ENTR) Ο στόχος του ελέγχου του προγράμματος GMES (Παγκόσμια Παρακολούθηση για το Περιβάλλον και την Ασφάλεια) ήταν να αξιολογηθεί η αποτελεσματικότητα των μηχανισμών διακυβέρνησης, της διαχείρισης των κινδύνων και των συστημάτων εσωτερικού ελέγχου για να ενισχυθεί η διαχείριση του προγράμματος GMES. Ο έλεγχος πραγματοποιήθηκε κατά τη μεταβατική περίοδο μεταξύ των αρχικών επιχειρήσεων του GMES, που εφαρμόστηκαν το , και της επιχειρησιακής φάσης του προγράμματος, που μετονομάστηκε Copernicus, κατά τη διάρκεια της οποίας η συνολική συνεισφορά του προϋπολογισμού της ΕΕ θα τριπλασιαστεί. Η ΥΕΕ συνιστά τη βελτίωση του πλαισίου διακυβέρνησης του μέρους του προγράμματος που αφορά το διάστημα, ενισχύοντας τα συστήματα και τους μηχανισμούς παρακολούθησης, και πραγματοποιώντας αναλύσεις προκειμένου να στηρίξει αποτελεσματικά τη μετάβαση στην επιχειρησιακή φάση του Copernicus. Η ΓΔ ENTR καθόρισε σχέδιο δράσης το οποίο η ΥΕΕ έκρινε κατάλληλο για την αντιμετώπιση των ζητημάτων που επισημάνθηκαν. Για περισσότερες λεπτομέρειες, βλ. τμήμα 8.1 του παραρτήματος Γενικές υπηρεσίες και ανθρώπινοι πόροι (HR, BUDG, DGT, DIGIT, EPSO, ESTAT, SJ, OIB, OIL, OP, PMO, SCIC, SG) Ετοιμότητα της ΓΔ ESTAT να εκπληρώσει τον ρόλο της στο πλαίσιο της οικονομικής διακυβέρνησης (ΓΔ ESTAT) (Έλεγχος απόδοσης) Η οικονομική και χρηματοπιστωτική κρίσης έφερε στην επιφάνεια ορισμένες βασικές διαρθρωτικές αδυναμίες στην οικονομική διακυβέρνηση της οικονομικής και νομισματικής ένωσης της ΕΕ. Ως μέρος της αντίδρασης, οι αρμοδιότητες της ΓΔ ESTAT ενισχύθηκαν και επεκτάθηκαν. Η ΓΔ ESTAT πρέπει όχι μόνο να διασφαλίζει την υψηλή ποιότητα των στοιχείων που αφορούν τα δημόσια χρέη και ελλείμματα, αλλά έχει και την αρμοδιότητα να καθορίζει τους κανόνες και τις διαδικασίες για τις έρευνες περιπτώσεων παραποίησης των στατιστικών. Αυτό ήταν και το αντικείμενο του ελέγχου που διενεργήθηκε για να διαπιστωθεί το επίπεδο ετοιμότητας της ΓΔ. Η ΥΕΕ συνέστησε στη ΓΔ ESTAT να λάβει άμεσα μέτρα για να συγκεκριμενοποιήσει τις επιχειρησιακές της δραστηριότητες και τις τεχνικές κατευθυντήριες γραμμές, ενσωματώνοντας ταυτόχρονα τις νομικές συμβουλές που έλαβε. 15

16 Η ΓΔ ESTAT θα πρέπει επίσης να εκτιμήσει τις ανάγκες της από πλευράς ανθρώπινων πόρων και αρμοδιοτήτων προκειμένου να εκπληρώσει τα νέα της καθήκοντα έρευνας. Συνεπώς, το σχέδιο διαχείρισης της ΓΔ θα πρέπει να αντικατοπτρίζει αυτές τις ανάγκες. Επιπλέον, η ΓΔ ESTAT θα πρέπει να διασφαλίσει ότι το μοντέλο κινδύνου που χρησιμοποιεί για τον προγραμματισμό των «ανάντη επισκέψεων διαλόγου» 10 είναι σύμφωνο με ένα αναγνωρισμένο σύστημα διαχείρισης της ποιότητας. Επιπλέον, θα πρέπει να διασφαλίσει την προστιθέμενη αξία κοινοποιώντας τα συμπεράσματά της εγκαίρως στην Οικονομική και Δημοσιονομική Επιτροπή (ΟΔΕ). Επιπλέον, η ΥΕΕ συνιστά στη ΓΔ ESTAT να προβεί σε σαφή αιτιολόγηση κάθε επίσκεψης ad hoc 11 και να υποβάλει συνοπτική περιγραφή των επισκέψεών της ad hoc στους βασικούς ενδιαφερομένους. Η ΓΔ ESTAT καθόρισε σχέδιο δράσης το οποίο η ΥΕΕ κρίνει κατάλληλο για την αντιμετώπιση των ζητημάτων που επισημάνθηκαν. Σε έναν πρόσφατο έλεγχο παρακολούθησης, η ΥΕΕ διαπίστωσε τη σημειωθείσα πρόοδο. Για περισσότερες λεπτομέρειες, βλ. τμήμα 9.1 του παραρτήματος Ηλεκτρονικοί έλεγχοι (ΤΠ) Έλεγχος απόδοσης όσον αφορά τη διαχείριση της ασφάλειας του συστήματος εμπορίας εκπομπών (ETS) της ΕΕ (ΓΔ CLIMA, DIGIT και Διεύθυνση Ασφαλείας της ΓΔ HR) Η Επιτροπή, η οποία είναι αρμόδια για τη διαχείριση του ευρωπαϊκού συστήματος εμπορίας δικαιωμάτων εκπομπής (ETS ΕΕ) σε επίπεδο ΤΠ, πρέπει να διασφαλίζει ότι οι ελλείψεις ασφαλείας του συστήματος ΤΠ δεν αποτελούν αντικείμενο παράνομης εκμετάλλευσης, γεγονός που θα μπορούσε να προκαλέσει τη δυσλειτουργία και τη στρέβλωση της αγοράς διοξειδίου του άνθρακα, με οικονομικές επιπτώσεις και συνέπειες για τη φήμη του θεσμικού οργάνου. Ο συνολικός στόχος του ελέγχου ήταν να αξιολογηθεί κατά πόσον το εφαρμοζόμενο σύστημα ελέγχου διασφάλιζε τον καθορισμό και την αποτελεσματική εφαρμογή κατάλληλων μέτρων ασφαλείας για το σύστημα ETS της ΕΕ. Ο έλεγχος κάλυψε τις ΓΔ CLIMA, DIGIT και τη Διεύθυνση Ασφαλείας της ΓΔ HR σύμφωνα με τους αντίστοιχους ρόλους τους και τις αρμοδιότητές τους στον τομέα της διαχείρισης Οι «ανάντη επισκέψεις διαλόγου» αποσκοπούν στο να προσδιορίζουν κινδύνους ή πιθανά προβλήματα που απορρέουν από ανάντη πηγές δεδομένων στο πλαίσιο διαδικασιών υπερβολικού ελλείμματος. Οι επισκέψεις ad hoc πραγματοποιούνται όταν ένα συγκεκριμένο σημαντικό ζήτημα που τίθεται με κράτος μέλος δεν μπορεί να επιλυθεί με άλλο τρόπο παρά μόνο με αυτοπρόσωπη συνάντηση επί τόπου. Παρόλο που αυτές οι επισκέψεις δεν αναφέρονται ρητά στον αναθεωρημένο κανονισμό 479/2009, η ΓΔ ESTAT θεωρεί ότι έχει τα ίδια δικαιώματα πρόσβασης με εκείνα στο πλαίσιο μεθοδολογικής επίσκεψης. 16

17 Ο έλεγχος της ΥΕΕ έδειξε ότι τα μέτρα ασφαλείας που καθόρισε η ΓΔ CLIMA είναι εύλογα, δεδομένου του πολύπλοκου χαρακτήρα και των προκλήσεων που αντιμετωπίζει το σύστημα. Ωστόσο, οι συνεπακόλουθοι έλεγχοι ασφαλείας δεν εφαρμόζονταν πλήρως. Τούτο οφείλεται, μεταξύ άλλων λόγων, στα προβλήματα που αντιμετωπίζει η υπάρχουσα δομή διαχείρισης του σχεδίου ETS 12 στη λήψη δεσμευτικών αποφάσεων και στην εφαρμογή τους, καθώς και στη ρύθμιση των αντικρουόμενων θέσεων των συμμετεχόντων και των σημαντικών διαφωνιών, προκειμένου να διευκολυνθούν η συνεργασία μεταξύ των βασικών παραγόντων και η ροή των αναγκαίων πληροφοριών ώστε να λαμβάνονται οι κατάλληλες αποφάσεις για τα απαιτούμενα μέτρα ασφαλείας του συστήματος ETS ΤΠ. Και οι τρεις ΓΔ καθόρισαν σχέδια δράσης τα οποία η ΥΕΕ έκρινε κατάλληλα για την αντιμετώπιση των ζητημάτων που επισημάνθηκαν. Για περισσότερες λεπτομέρειες, βλ. τμήμα 10.3 του παραρτήματος SYGMA - Φάση 1 Έλεγχος απόδοσης όσον αφορά τη διαδικασία ανάπτυξης (ΓΔ CNECT, RTD) Η ΓΔ CNECT (ως ο ιδιοκτήτης του συστήματος) και η ΓΔ RTD (ως ο προμηθευτής του συστήματος) είναι οι βασικοί παράγοντες που συμμετέχουν στην ανάπτυξη του SYGMA, το οποίο είναι ένα έργο μεταξύ των ΓΔ, τη διαχείριση του οποίου έχει αναλάβει προς το παρόν η ομάδα που ασχολείται με την έρευνα, με σκοπό την επεξεργασία ενός συστήματος ΤΠ που θα διεκπεραιώνει τη διαδικασία διαχείρισης των επιχορηγήσεων για το ΠΠ7/CIP (πρόγραμμα πλαίσιο ανταγωνιστικότητας και καινοτομίας), το πρόγραμμα «Ορίζων 2020» και άλλες μη ερευνητικές επιχορηγήσεις που διαχειρίζεται η ομάδα έρευνας. Το SYGMA προορίζεται να καταστεί το κεντρικό σύστημα διαχείρισης των επιχορηγήσεων στο πλαίσιο της διαδικασίας εξορθολογισμού της 13. Ο στόχος του ελέγχου ήταν να αξιολογηθούν η αποτελεσματικότητα και η αποδοτικότητα της διαχείρισης του SYGMA με ιδιαίτερη έμφαση στη διακυβέρνηση έργων ΤΠ, στη διαχείριση και την ετοιμότητα των επιχειρήσεων ΤΠ. Γενικά, η διαχείριση του μέρους του σχεδίου SYGMA που αφορά την ανάπτυξη των ΤΠ ήταν ικανοποιητική μέχρι τώρα, χωρίς να υπάρχουν σημαντικές αποκλίσεις από το αρχικό σχέδιο Η δομή διαχείρισης περιλαμβάνει μια διευθύνουσα επιτροπή του σχεδίου ETS σε επίπεδο Γενικής Διεύθυνσης, την προπαρασκευαστική ομάδα της σε επίπεδο Διεύθυνσης και την ομάδα εργασίας ασφαλείας (SWG) που αντιπροσωπεύει την τεχνική πτυχή. Η διαδικασία εξορθολογισμού της διαχείρισης των επιχορηγήσεων κινήθηκε τον Μάρτιο του 2011, μετά την ανακοίνωση του Επιτρόπου M. Šefčovič προς την Επιτροπή «Βέλτιστη αξιοποίηση των ΤΠ στην Επιτροπή». Ο στόχος είναι να επιτευχθεί η αποτελεσματική χρήση των πόρων και των επενδύσεων της Επιτροπής και να εξασφαλιστούν αποτελεσματικά μέσα ΤΠ για τη στήριξη των πραγματικών επιχειρησιακών αναγκών. 17

18 Ωστόσο, εν αναμονή της έγκρισης της τομεακής νομικής βάσης και του καθορισμού εναρμονισμένων επιχειρησιακών διαδικασιών, η ανάπτυξη των ΤΠ δεν στηρίχθηκε σε σταθερές επιχειρησιακές διαδικασίες και απαιτήσεις, αλλά μάλλον σε αντικειμενικές υποθέσεις. Αμφότερες οι ΓΔ καθόρισαν σχέδια δράσης για τις συστάσεις που έγιναν αποδεκτές, τα οποία η ΥΕΕ έκρινε κατάλληλα για την αντιμετώπιση των ζητημάτων που επισημάνθηκαν. Για περισσότερες λεπτομέρειες, βλ. τμήμα 10.4 του παραρτήματος. 5. ΔΙΑΒΟΥΛΕΥΣΗ ΜΕ ΤΗΝ ΕΠΙΤΡΟΠΗ ΔΗΜΟΣΙΟΝΟΜΙΚΩΝ ΠΑΡΑΤΥΠΙΩΝ ΤΗΣ ΕΠΙΤΡΟΠΗΣ Κατά το 2013, η επιτροπή δημοσιονομικών παρατυπιών δεν ανέφερε συστημικά προβλήματα κατ εφαρμογή του άρθρου 73 παράγραφος 6 14 του δημοσιονομικού κανονισμού που εφαρμόζεται στον γενικό προϋπολογισμό των Ευρωπαϊκών Κοινοτήτων. 6. ΣΥΜΠΕΡΑΣΜΑΤΑ Η εφαρμογή των σχεδίων δράσης που έχουν καταρτιστεί προς απάντησης στους ελέγχους της ΥΕΕ αυτόν τον χρόνο και κατά το παρελθόν συμβάλλει στη σταθερή βελτίωση του πλαισίου εσωτερικού ελέγχου της Επιτροπής. Η ΥΕΕ θα διεξαγάγει ελέγχους παρακολούθησης για την εκτέλεση των σχεδίων δράσης τα οποία θα εξεταστούν από την επιτροπή παρακολούθησης των ελέγχων που θα ενημερώσει το Σώμα των Επιτρόπων, κατά περίπτωση. Η ΥΕΕ θα εξακολουθήσει να επικεντρώνει τη δράση της στους οικονομικούς ελέγχους, στους ελέγχους συμμόρφωσης και στους ελέγχους ΤΠ και θα επιταχύνει τις δραστηριότητές της στον τομέα του ελέγχου της απόδοσης. 14 Το άρθρο 117 των κανόνων εφαρμογής (RAP) αναφέρει: «Αυτή η ετήσια έκθεση [δηλ. η έκθεση 99(3)], μνημονεύει επίσης τα συστημικά προβλήματα που επισημάνθηκαν από την ειδικευμένη υπηρεσία η οποία συστάθηκε κατ' εφαρμογή του άρθρου 73 παράγραφος 6 του δημοσιονομικού κανονισμού. 18