Βασικά Στοιχεία Διαχείρισης Έργων

Transcript

1 Βασικά Στοιχεία Διαχείρισης Έργων Ενότητα 4- Σχεδιασμός της ποιότητας και της διαχείρισης κινδύνου Δρ. Δημήτριος Τσέλιος Καθηγητής Εφαρμογών Τμήμα Μηχανικών Πληροφορικής Τ.Ε.- ΤΕΙ Θεσσαλίας Μεταπτυχιακό Πρόγραμμα Μηχανική Λογισμικού για Διαδικτυακές & Φορητές Εφαρμογές 1

2 Στόχοι της ενότητας Γενικά για τη διοίκηση ποιότητας Σχεδιασμός ποιότητας Σχέση παραδοχών και περιορισμών με τους κινδύνους Διεργασία σχεδιασμού της διαχείρισης κινδύνων Θετικοί και αρνητικοί κίνδυνοι Αναγνώριση, ανάλυση και σχεδιασμός ανταπόκρισης σε κινδύνους 2

3 Διοίκηση Ποιότητας Η ποιότητα είναι ο βαθμός κατά τον οποίο ένα σύνολο των χαρακτηριστικών των παραδοτέων του έργου πληροί τις απαιτήσεις του έργου (ΡΜΒΟΚ) Διοίκηση ποιότητας έργου και διοίκηση ποιότητας προϊόντος. Σχεδιασμός Ποιότητας Διασφάλιση Ποιότητας Έλεγχος Ποιότητας 3

4 Διεργασία Σχεδιασμού Ποιότητας(1) Αναγνωρίζει τα πρότυπα ποιότητας που είναι σχετικά με το έργο. Καθορίζει το πως θα ικανοποιήσει αυτά τα πρότυπα Είσοδος -Παράγοντες του Περιβάλλοντος της Επιχείρησης -Πόροι της Επιχείρησης -Δήλωση φυσικού αντικείμενου -Μεθοδολογία Διαχείρισης έργων Εργαλεία και Τεχνικές -Benchmarking -Ανάλυση οφέλους κόστους -Κόστος ποιότητας -Πειραματικός Σχεδιασμός -Άλλα εργαλεία σχεδιασμού Έξοδος -Σχέδιο διαχείρισης Ποιότητας -Μετρικές ποιότητας -Λίστες ελέγχου Ποιότητας -Σχέδιο βελτίωσης της διεργασίας -Ενημέρωση του Σχεδίου διαχείρισης του έργου -Βάση αναφοράς της ποιότητας 4

5 Διεργασία Σχεδιασμού Ποιότητας(2)- Τα εργαλεία Benchmarking Σύγκριση των πρακτικών, προϊόντων ή υπηρεσιών του έργου με κάποια άλλα έργα αναφοράς Κόστος ποιότητας 4 κατηγορίες και σύγκριση του συνολικού κόστους με το όφελος Πειραματικός σχεδιασμός Στατιστική μέθοδος που χρησιμοποιείται για να αναγνωρίσει τους παράγοντες που επηρεάζουν κάποια μεταβλητές του προϊόντος του έργου Άλλα εργαλεία Brainstorming, διαγράμματα ροής 5

6 Διεργασία Σχεδιασμού Ποιότητας(3)- Τα αποτελέσματα Σχέδιο διαχείρισης ποιότητας Πως θα υλοποιηθεί η πολιτική ποιότητας από την ομάδα έργου Ενσωματώνεται στο γενικό σχέδιο διαχείρισης του έργου Μετρικές ποιότητας Χρησιμοποιούνται από τον έλεγχο και τη διασφάλιση ποιότητας Σχέδιο βελτίωσης διεργασίας Βάση αναφοράς της ποιότητας 6

7 Διαχείριση κινδύνων Ο κίνδυνος πηγάζει από τα στοιχεία αβεβαιότητας Μπορεί να έχει αρνητικές ή θετικές επιδράσεις στους στόχους του έργου Σχεδιασμός Διαχείρισης Κινδύνων Αναγνώριση Κινδύνων Ποιοτική Ανάλυση Κινδύνων Παρακολούθηση και Έλεγχος Κινδύνων Σχεδιασμός Ανταπόκρισης Κινδύνων Ποσοτική Ανάλυση Κινδύνων 7

8 Διεργασία σχεδιασμού διαχείρισης κινδύνων (1) Είσοδος -Παράγοντες του Περιβάλλοντος της Επιχείρησης -Πόροι της Επιχείρησης -Δήλωση φυσικού αντικείμενου -Μεθοδολογία Διαχείρισης έργων Εργαλεία και Τεχνικές -Συναντήσεις και ανάλυση Έξοδος -Σχέδιο διαχείρισης κινδύνων 8

9 Διεργασία σχεδιασμού διαχείρισης κινδύνων (2)- Εργαλεία Στις συναντήσεις και στην ανάλυση συμμετέχουν Ο διαχειριστής έργου Επιλεγμένα μέλη της ομάδας έργου Επιλεγμένοι συμμετέχοντες (stakeholders) Κάθε μέλος του οργανισμού που έχει την υπευθυνότητα για το σχεδιασμό των κινδύνων 9

10 Διεργασία σχεδιασμού διαχείριση κινδύνων (3)- Σχέδιο διαχείρισης Μεθοδολογία Αναγνώριση και απόδοση πόρων Ρόλοι και υπευθυνότητες Σύνταξη προϋπολογισμού Χρονοδρομολόγηση Κατηγορίες κινδύνων Πιθανότητα κινδύνου και επίδραση Αναφορά και ιχνηλάτηση κινδύνων 10

11 Βαθμός επίδραση κινδύνων 11

12 Αναγνώριση κινδύνων (1) Αναγνωρίζει τους κινδύνους που μπορεί να επηρεάσουν το έργο. Καταγράφει τα χαρακτηριστικά τους σε ένα έγγραφο (μητρώο κινδύνων) Είσοδος -Παράγοντες του Περιβάλλοντος της Επιχείρησης -Πόροι της Επιχείρησης -Δήλωση φυσικού αντικείμενου -Μεθοδολογία Διαχείρισης έργων -Σχέδιο διαχείρισης κινδύνων Εργαλεία και Τεχνικές -Ανάλυση παραδοχών -Ανάλυση λίστας Έλεγχων -Διαγραμματικές Τεχνικές -Επισκόπηση εγγράφων -Τεχνικές συλλογής πληροφοριών Έξοδος -Μητρώο κινδύνων 12

13 Αναγνώριση κινδύνων (2)- Εργαλεία Ανάλυση παραδοχών Αντιπροσωπεύουν αβεβαιότητες και εξετάζονται για επαλήθευση Ανάλυση λιστών ελέγχου Συνήθως τα έργα ενός οργανισμού είναι παρόμοια Διαγραμματικές τεχνικές Διάγραμμα αιτίας- αποτελέσματος Διάγραμμα ροής Διάγραμμα επίδρασης Επισκόπηση εγγράφων Τεχνικές συλλογής πληροφορίας Brainstorming Delphi Συνέντευξη Αναγνώριση της ρίζας- αιτίας SWOT ανάλυση 13

14 Αναγνώριση κινδύνων (3)- Αποτέλεσμα- Μητρώο Κινδύνων Λίστα των αναγνωρισμένων κινδύνων Λίστα των αιτιών των κινδύνων Ενημερωμένες κατηγορίες κινδύνων Λίστα δυνατών ανταποκρίσεων στους κινδύνους 14

15 Ποιοτική ανάλυση κινδύνων (1) Είσοδος -Πόροι της Επιχείρησης -Δήλωση φυσικού αντικείμενου -Μητρώο κινδύνων -Σχέδιο διαχείρισης κινδύνων Εργαλεία και Τεχνικές -Πιθανότητα κινδύνων &αξιολόγηση επίδρασης -Πιθανότητα και Πίνακας επίδρασης -Ποιοτική αξιολόγηση Δεδομένων κινδύνων -Κατηγοριοποίηση Κινδύνων -Αξιολόγηση επειγόντων κινδύνων Έξοδος -Ενημερωμένο Μητρώο κινδύνων 15

16 Ποιοτική ανάλυση κινδύνων (2) ένα εργαλείο 16

17 Ποιοτική ανάλυση κινδύνων (3) Τι έχει το ενημερωμένο μητρώο Κατηγορίες κινδύνων Λίστα κινδύνων με προτεραιότητες Λίστα επειγόντων κινδύνων Λίστα παρακολούθησης των κινδύνων χαμηλής προτεραιότητας Λίστα κινδύνων για πρόσθετη ανάλυση και ανταπόκριση Τάσεις στην ανάλυση αποτελεσμάτων 17

18 Ποσοτική ανάλυση κινδύνων (1) Αξιολογεί τις πιθανότητες να επιτευχθούν συγκεκριμένοι στόχοι του έργου. Ποσοτικοποιεί την επίδραση των κινδύνων στους γενικούς στόχους του έργου. Δίνει προτεραιότητα σε κινδύνους ανάλογα με τη συνεισφορά τους στο γενικό κίνδυνο του έργου. Είσοδος -Πόροι της Επιχείρησης -Δήλωση φυσικού αντικείμενου -Μητρώο κινδύνων -Σχέδιο διαχείρισης κινδύνων Εργαλεία και Τεχνικές -Τεχνικές συλλογής Και αντιπροσώπευσης -Ποσοτική ανάλυση Κινδύνων και Τεχνικές μοντελοποίησης Έξοδος -Ενημερωμένο Μητρώο κινδύνων 18

19 Ποσοτική ανάλυση κινδύνων (2)- εργαλεία Συνεντεύξεις Κατανομές πιθανότητας Ανάλυση ευαισθησίας Ανάλυση αναμενόμενης οικονομικής αξίας Ανάλυση δένδρου αποφάσεων Μοντελοποίηση και προσομοίωση Εμπειρογνώμονες 19

20 Ποσοτική ανάλυση κινδύνων (3)- Παράδειγμα δένδρου αποφάσεων 20

21 Ποσοτική ανάλυση κινδύνων (3) Τι έχει το ενημερωμένο μητρώο Στοχαστική ανάλυση του έργου Πιθανότητα επίτευξης των στόχων του έργου Λίστα των κινδύνων με προτεραιότητα Τάσεις των αποτελεσμάτων 21

22 Σχεδίαση της αντίδρασης στους κινδύνους (1) Ελαχιστοποίηση των απειλών των στόχων του έργου. Μεγιστοποίηση των ευκαιριών. Είσοδος -Μητρώο κινδύνων -Σχέδιο διαχείρισης κινδύνων Εργαλεία και Τεχνικές -Στρατηγικές για τους Αρνητικούς κινδύνους -Στρατηγικές για τους Θετικούς κινδύνους -Στρατηγικές για τους Όλους τους κινδύνους -Στρατηγική εφεδρικής αντίδρασης Έξοδος -Ενημερωμένο Μητρώο κινδύνων -Ενημερωμένο σχέδιο Διαχείρισης κινδύνων 22

23 Σχεδίαση της αντίδρασης στους κινδύνους (2)- Τεχνικές Προσέγγιση ΑΤΜ (αρνητικοί) Αποφυγή Μεταφορά Μετριασμός Προσέγγιση SEE (θετικοί) Διαμοιρασμός Προώθηση Επαύξηση Προσέγγιση για όλους τους κινδύνους Αποδοχή (παθητική ή ενεργητική) Εφεδρική αντίδραση 23

24 Σχεδίαση της αντίδρασης στους κινδύνους (3)- Ενημερωμένο μητρώο Λίστα αναγνωρισμένων κινδύνων, αιτιών κλπ. Ρόλοι και υπευθυνότητες στη διαχείριση κινδύνων Αποτελέσματα της ποιοτικής και ποσοτικής ανάλυσης Στρατηγικές αντίδρασης στους κινδύνους Συμπτώματα και ενδείξεις για την εμφάνιση κινδύνων Απαιτήσεις προϋπολογισμού και χρονοδιαγράμματος Εφεδρικά σχέδια αντίδρασης Λίστα παραμενόντων κινδύνων Λίστα δευτερευόντων κινδύνων 24

25 Η μεγάλη εικόνα της ποιότητας και της διαχείρισης κινδύνων Σχεδιασμός Ποιότητας Δημιουργία WBS Σχεδιασμός Διαχείρισης Κινδύνων Διασφάλιση Ποιότητας Αναγνώριση Κινδύνων Έλεγχος Ποιότητας Παρακολούθηση και Έλεγχος Κινδύνων Ποιοτική Ανάλυση Κινδύνων Σχεδιασμός Αντίδρασης Κινδύνων Ποσοτική Ανάλυση Κινδύνων 25

26 Διάφορες είσοδοι στις διεργασίες 26

27 Σύνοψη 4 ης ενότητας Γενικά για τη διοίκηση ποιότητας Σχεδιασμός ποιότητας Σχέση παραδοχών και περιορισμών με τους κινδύνους Διεργασία σχεδιασμού της διαχείρισης κινδύνων Θετικοί και αρνητικοί κίνδυνοι Αναγνώριση, ανάλυση και σχεδιασμός ανταπόκρισης σε κινδύνους 27