Σάββας Αλοίµονος. Γράψετε πειστικά επαγγελματικά κείμενα. πρακτική μέθοδος. Επαγγελματική Επιμόρφωση 1 ΔΗΜΙΟΥΡΓΙΚΗ ΒΙΒΛΙΟΘΗΚΗ

Transcript

1 Σάββας Αλοίµονος Γράψετε πειστικά επαγγελματικά κείμενα πρακτική μέθοδος επιστολές, διαφημιστικά, αναφορές, μελέτες, προσφορές, κλπ Επαγγελματική Επιμόρφωση 1 ΔΗΜΙΟΥΡΓΙΚΗ ΒΙΒΛΙΟΘΗΚΗ

2 Γράψετε πειστικά επαγγελματικά κείμενα 2

3 Δημιουργική Βιβλιοθήκη Ατομική & επαγγελματική βελτίωση & σταδιοδρομία Είναι ένας καλός σύμβουλος η Δημιουργική Βιβλιοθήκη, για κάθε εργαζόμενο και άνεργο, σπουδαστή και απόφοιτο, υπάλληλο και στέλεχος επιχείρησης, επαγγελματία και επιχειρηματία. Με επιλεγμένα θέματα, δίνει απαντήσεις σε σύγχρονα ζητήματα που αντιμετωπίζεις, για τα οικονομικά, την απασχόληση, την καριέρα, τις επιχειρήσεις και άλλα. Στο περιβάλλον που δημιούργησε η κρίση, βρίσκεις χρήσιμες ιδέες και υποδείξεις για το τι να κάνεις και πώς να το κάνεις. Σε καθένα από τα εγχειρίδια της Δημιουργικής Βιβλιοθήκης, συγκεντρώνεται η ουσία πολυσέλιδων βιβλίων και σεμιναρίων επιμόρφωσης, για ένα θέμα. Είναι καλογραμμένα, απλά, συνοπτικά, ευανάγνωστα. Με ευχάριστη ανάγνωση μιας ώρας, θυμάσαι περισσότερα, μαθαίνεις περισσότερα. Με τις βήμα-βήμα οδηγίες, μπορείς να τα εφαρμόζεις κατευθείαν στη σταδιοδρομία και στη δουλειά σου. Μια από τις χιλιάδες ιδέες και προτάσεις που θα βρεις στις σελίδες της, μπορεί να αλλάξει, να βελτιώσει τη ζωή σου. Η Δημιουργική Βιβλιοθήκη είναι πολύτιμο δώρο για όλους. Χάρισέ την στον εαυτό σου. Ανακάλυψε νέες, εφαρμόσιμες, δημιουργικές ιδέες, αύξησε την αυτοπεποίθηση, βελτίωσε τις γνώσεις, τα προσόντα και τις προοπτικές σου. Χάρισέ την σε νέους, δώρο αγάπης! Θα είναι πολύτιμος σύμβουλος στη σταδιοδρομία, στη δουλειά, στη ζωή τους. Προσφέρουν γνώσεις, μεθόδους, ιδέες, που μόνο μετά από δεκαετίες δουλειάς και ζωής, μπορούν να αποκτηθούν. Χάρισέ την σε υπαλλήλους και συνεργάτες, σαν δώρο αναγνώρισης! Θα αποδειχθεί ωφέλιμο για τους ίδιους και με πολλούς τρόπους παραγωγικό για την επιχείρηση. 3

4 Λίγα λόγια για εισαγωγή Τα επιχειρηματικά κείμενα δεν έχουν πολύ σχέση με την έκθεση ιδεών που διδάχθηκες σε οποιαδήποτε θρανία. Το επαγγελματικό γράψιμο, είτε πρόκειται για επιστολή, είτε για διαφημιστικό κείμενο, πρέπει να είναι απλό, κατανοητό, πειστικό! Ο επιχειρηματικός κόσμος, όταν διαβάζει κείμενα που αφορούν σε δουλειές, δεν θέλει να διερευνά υπονοούμενα, ούτε να πειραματίζεται με ασάφειες. Θέλει σαφή και συγκεκριμένα νοήματα και καλά είναι να του τα δώσεις. Πώς θα μάθεις να το κάνεις αυτό, γρήγορα και σωστά; Πολλοί επαναπαύονται, θεωρώντας ότι είναι ικανοί να τα βγάλουν πέρα με την εμπειρία που απέκτησαν στα θρανία. Αλλά αυτό ίσως αποδειχθεί δύσκολο και ασύμφορο επαγγελματικά. Το εγχειρίδιο αυτό, προσανατολισμένο ειδικά στις επαγγελματικές ανάγκες, προσφέρει σε όλους, ανεξαρτήτως ικανοτήτων, τις δοκιμασμένες ιδέες και τις αποτελεσματικές πρακτικές, που απαιτούνται για την εύκολη σύνταξη, πειστικών κειμένων που φέρνουν αποτέλεσμα. Είναι μια μέθοδος, για να γράφεις επαγγελματικά κείμενα, όπως οι Εμπορικές επιστολές, Αιτήσεις, Διαφημιστικά Κείμενα, Βιογραφικά, Άρθρα, Αναφορές, Μελέτες, κ.α. Διαβάζοντάς το, θα μάθεις να συντάσσεις κείμενα που να "Λένε αυτό που θέλεις να καταλάβει ο αναγνώστης". 4

5 ` ΘΕΜΑ ΠΕΡΙΕΧΟΜΕΝΑ Σελ Για τον αναγνώστη 3 1. Η σύνταξη επαγγελματικών κειμένων 5 1. Από την έκθεση ιδεών, στο γράψιμο επαγγελματικών κειμένων 1.1. Μάθε να γράφεις απλά και πειστικά Η σύνταξη εμπορικών επιστολών είναι τέχνη 1.2. Τα τρία στάδια στη σύνταξη ενός κειμένου 2. Σκέψη και προετοιμασία Με τη σκέψη στραμμένη στον αναγνώστη Σχεδιάζοντας ένα υπόμνημα με τη σκέψη στον αποδέκτη 2.2. Σκέψου. Πρόβλεψε. Σημείωσε Η μέθοδος με τις κάρτες 2.3. Η δύσκολη δουλειά έχει γίνει 3. Το γράψιμο του προσχεδίου Ο πρόλογος Τα λίγα λόγια φέρνουν αποτέλεσμα Τι να αποφεύγεις στον πρόλογο 3.2. Το κυρίως κείμενο 3.3. Το συμπέρασμα (Ο επίλογος) 4. Η επιμέλεια 4.1. Η ωρίμανση Η επιμέλεια Οι πέντε κανόνες του Fowler Οι λέξεις Οι προτάσεις και οι παράγραφοι Το προσχέδιο σαν ενότητα Η εμφάνιση του κειμένου Ο τελικός έλεγχος 4.3. Μια χρήσιμη τακτική 4. Επίλογος 35 Στον ενικό, με πλήρη σεβασμό 5

6 Η Σύνταξη Επαγγελματικών Κειμένων Για να γράφεις καλά, εκφράσου όπως οι απλοί άνθρωποι, αλλά σκέψου σαν σοφός 1. Από την έκθεση ιδεών στο γράψιμο επαγγελματικών κειμένων Έχεις σκεφθεί ποτέ, ποια είναι η διαφορά μιας έκθεσης ιδεών από ένα επαγγελματικό κείμενο; Ας τη δούμε... Στόχος μιας έκθεσης ιδεών είναι να αποδείξει, ότι ο μαθητής που εξετάζεται, είναι ικανός στο να εκφράζει τις γνώσεις, τις ιδέες και τα συναισθήματά του ικανοποιητικά και στο να χειρίζεται σωστά τη γλώσσα. Με το επαγγελματικό κείμενο είσαι υποχρεωμένος επί πλέον, να πείσεις κάποιον για κάτι. Κι αυτό δεν είναι πάντα μια εύκολη υπόθεση. Η διαφορά θα μπορούσε να συνοψιστεί στο ότι, στην έκθεση ιδεών απαιτείται κυρίως ευχέρεια, ενώ στο επαγγελματικό κείμενο κυρίως "επιδεξιότητα". Εργαζόμενος/η σε κάποια επιχείρηση, υποτίθεται ότι είσαι καταρτισμένος, ότι έχεις γνώση του αντικειμένου της αρμοδιότητάς σου, ότι είσαι ώριμος και υ- πεύθυνος. Απ' αυτή τη θέση περιμένουν από εσένα, οι προϊστάμενοι να τους εξηγήσεις ή να τους προτείνεις, οι πελάτες να τους ενημερώσεις, οι συνεργάτες να παρουσιάσεις με τον καλύτερο τρόπο μια εργασία, που πιθανόν ολοκληρώσατε μαζί, οι υφιστάμενοι να τους καθοδηγήσεις και να τους παρακινήσεις. Αυτά όλα θα χρειαστεί να γίνουν με τη σύνταξη κάποιων κειμένων, όπως ίσως κάποιο επιχειρησιακό σχέδιο ή μια μελέτη, ένα διαφημιστικό κείμενο, ένα υπό- 6

7 μνημα ή μια προσφορά, μια ομιλία ή μια απ' τις επιστολές που για δεκάδες λόγους συντάσσονται σε κάθε επιχείρηση, προς διάφορες κατευθύνσεις. Πολλοί αισθάνονται ότι είναι ικανοί να τα βγάλουν πέρα με την εμπειρία που απέκτησαν στα θρανία, πράγμα που θα χρειαστεί σίγουρα πολύ προσπάθεια. Το εγχειρίδιο αυτό, προσανατολισμένο αποκλειστικά στις επαγγελματικές ανάγκες, προσφέρει σε όλους, ανεξαρτήτως ικανοτήτων, τις δοκιμασμένες ιδέες και τις αποτελεσματικές πρακτικές που απαιτούνται, για την εύκολη σύνταξη επαγγελματικών πειστικών κειμένων Μάθε να γράφεις απλά και πειστικά Ο παραγωγικός κόσμος έχει εγκαταλείψει προ πολλού το άκαμπτο ύφος, με τις δυσνόητες προτάσεις και τις ατέλειωτες παραγράφους και προσανατολίζεται ολοένα και περισσότερο προς τα απλά, καλοδιατυπωμένα, ευανάγνωστα κείμενα. Μάλιστα τις τελευταίες δεκαετίες, ακόμη και παραδοσιακά συντηρητικοί τομείς, όπως οι κρατικές υπηρεσίες, η δικαιοσύνη και οι ένοπλες δυνάμεις, χρησιμοποιούν προοδευτικότερους τρόπους έκφρασης, ακόμη και στην επίσημη γλώσσα τους. Οι λόγοι της προσπάθειας που γίνεται για αλλαγή, είναι σαφείς. Το απλό γράψιμο εξοικονομεί χρόνο, τόσο στο συντάκτη όσο και στον αναγνώστη, ενώ κατανοείται πιο εύκολα και φέρνει αποτελέσματα. Η μέθοδος που αναπτύσσεται σ' αυτό το εγχειρίδιο θα σε βοηθήσει να βελτιώσεις τη δεξιοτεχνία σου και να δημιουργείς επαγγελματικά κείμενα για τα οποία θα αισθάνεσαι περήφανος. Βελτιώνοντας τις ικανότητές σου στο γράψιμο τέτοιων κειμένων, θα έχεις ένα επιπλέον, απρόσμενο κέρδος. Θα αποκτήσεις την ικανότητα, μελετώντας επιστολές και έγγραφα άλλων, να αναγνωρίζεις εύκολα τα λάθη τους, να διαβλέπεις τις προθέσεις και τις σκοπιμότητές τους, να καταλαβαίνεις πώς συντάχθηκε ένα υπόμνημα ή μια αναφορά και πώς δούλεψε ο συγγραφέας για να παρουσιάσει τις ιδέες του. Θα αντιλαμβάνεσαι έτσι ευκολότερα, το γράψιμο που έχει σκοπό να εξαπατήσει και να παραπλανήσει τον αναγνώστη ή αυτό που παρουσιάζει ελλιπείς πληροφορίες. Αναπτύσσοντας κριτήρια για το δικό σου γράψιμο, θα οξύνεις την κριτική σου ικανότητα για τα κείμενα των άλλων. 7

8 Η σύνταξη εμπορικών επιστολών είναι τέχνη. Η διαδικασία για να συντάξεις σωστά ένα εμπορικό κείμενο, περιλαμβάνει: Τη σκέψη και την προετοιμασία. Τη σύνταξη του κειμένου. Τον έλεγχό του, αν είναι ευανάγνωστο, σαφές, σωστό ως προς το συντακτικό και την ορθογραφία και κατάλληλο ως προς το ύφος. Πολλά στελέχη και επαγγελματίες αναθέτουν τη σύνταξη της αλληλογραφίας τους στη γραμματέα και αυτή με τη σειρά της καταφεύγει για βοήθεια, στους διάφορους οδηγούς επιστολογραφίας που κυκλοφορούν. Η τακτική αυτή μπορεί να λύνει με ανεκτό τρόπο ένα πρόβλημά σου, πρέπει να γνωρίζεις όμως ότι οι γραμματείς σπάνια μπορούν να καταγράψουν τις ιδέες σου, με τη λογική, τη σαφήνεια και το δυναμισμό που θα το έκανες ο ίδιος. Σε γενικές γραμμές, για να δημιουργήσεις ένα επαγγελματικό κείμενο, όπως μια επιστολή : Κατάγραψε τις ιδέες σου, πριν ξεκινήσεις να τη συντάσσεις. Προσδιόρισε τα βασικά νοήματα και ανάπτυξε καθένα από αυτά, τεκμηριώνοντάς το με τα απαραίτητα στοιχεία. Χρησιμοποίησε περιγραφική, καθαρή γλώσσα και οπτικές εκφράσεις. Οι καλές επιστολές είναι περιεκτικές σε νοήματα και ποτέ φλύαρες. Αν είναι ανιαρές θα σε χαρακτηρίσουν ανάλογα. Να εκφράζεις τις ιδέες σου με απλές μικρές προτάσεις. Τοποθέτησε προσεκτικά τα σημεία στίξης, πρόσεξε το ύφος και την οργάνωση του γραπτού σου. Ζήτησε βοήθεια αν χρειαστεί. Έλεγξε την ορθογραφία και το συντακτικό. Να αναπτύσσεις τα θέματα από τη θετική τους πλευρά. Ποτέ μην τελειώνεις ένα γράμμα με κάτι αρνητικό. Μην αμελείς να επισυνάπτεις όσα αναφέρεις στην επιστολή. Βεβαιώσου ότι τα έχεις εσωκλείσει, πριν σφραγίσεις το φάκελο. 8

9 1.2. Τα Τρία Στάδια στη σύνταξη ενός κειμένου Η διαδικασία σύνταξης ενός κειμένου αποτελείται από τρία στάδια. Τη Σκέψη. Το Γράψιμο. Την Επιμέλεια. 1. Σκέψη και προετοιμασία : Στο στάδιο αυτό ετοιμάζεσαι για το γράψιμο, θα πρέπει λοιπόν: Να σκεφτείς! Τι θέλεις να πεις; Σε ποιόν γράφεις; Πώς θα το κάνεις κατανοητό; Πως θα γίνεις πειστικός; Τι πληροφορίες χρειάζεσαι; Πώς μπορείς να κρατήσεις την προσοχή του αναγνώστη στο κείμενό σου; Να προετοιμαστείς για το γράψιμο του κειμένου, σημειώνοντας πρόχειρα τις σκέψεις σου με τη "Μέθοδο με τις Κάρτες" που θα βρεις σε επόμενο κεφάλαιο. Να επικεντρώσεις το ενδιαφέρον στα σημεία που πρέπει να τονιστούν. Να δημιουργήσεις ένα προσχέδιο που θα σε βοηθήσει να διατηρήσεις μια λογική σειρά στο γράψιμό σου. 2. Το γράψιμο του προσχεδίου : 9

10 Έχεις προετοιμάσει το Τί θα πεις, μένει το Πώς θα το πεις! Έχεις βρει τα σημεία που θέλεις να τονίσεις κι έχεις προσδιορίσει τι θέλεις να αποδείξεις! Θα πρέπει τώρα να αναπτύξεις αυτά τα σημεία, έναένα με τη σειρά και να δώσεις με τα επιχειρήματα και τα παραδείγματά σου, μια όσο το δυνατό πιο ξεκάθαρη και πειστική εικόνα του θέματος. 3. Η επιμέλεια : Στο τελευταίο αυτό στάδιο, που έχεις έτοιμο ένα προσχέδιο του κειμένου, θα χρειαστεί να το "κτενίσεις" για να βελτιώσεις την έκφραση, να διορθώσεις τα γραμματικά και συντακτικά λάθη, να αναδιατάξεις τα νοήματα όπου είναι απαραίτητο. Να ολοκληρώσεις δηλαδή το κείμενο από κάθε άποψη. Ας δούμε αναλυτικότερα, πως θα τα πετύχεις όλα αυτά, για ένα ικανοποιητικό αποτέλεσμα. 10

11 Σκέψη και προετοιμασία Το γράψιμο καλών κειμένων, είναι η καλή σκέψη που εκφράζεται δημόσια. Πριν ξεκινήσεις την ανάπτυξη του κειμένου σου, είναι απαραίτητο να διαθέσεις κάποιον χρόνο για να σκεφθείς τις λεπτομέρειες και να οργανώσεις τις ιδέες σου. Όσο περισσότερο χρόνο διαθέσεις γι' αυτά, τόσες περισσότερες είναι οι πιθανότητες να πετύχεις στους στόχους που έχεις θέσει. Ο ρόλος του πρώτου αυτού σταδίου λοιπόν είναι καθοριστικός και δεν πρέπει να υποτιμάται. Θα σε βοηθούσε αν συγκέντρωνες την προσοχή στο θέμα σου και ο καταλληλότερος χώρος γι' αυτό θα ήταν μια ήσυχη γωνιά του γραφείου ή του σπιτιού, ό- που δεν φθάνουν τα ενοχλητικά τηλεφωνήματα και οι εκνευριστικές διακοπές από τα ατέλειωτα μικροπροβλήματα της δουλειάς. Στη διαδικασία της προετοιμασίας εντάσσεται και η συγκέντρωση πληροφοριών που αφορούν στο θέμα σου. Σύμφωνα με τον κανόνα, δεν αρκεί απλά να γνωρίζεις ή να μάθεις αρκετά πράγματα γύρω απ' αυτό, αλλά να διαθέτεις πολλαπλάσιες πληροφορίες και στοιχεία, για να μπορέσεις να επιλέξεις τα καλύτερα επιχειρήματα και παραδείγματα. Σ' αυτή τη φάση θα πρέπει επίσης, να έχεις μιαν άποψη για το μέγεθος του κειμένου και του χρόνου που έχεις στη διάθεσή σου για να το τελειώσεις. Σημαντικά στοιχεία και τα δύο αυτά, για την εργασία σου. 11

12 2.1. Με τη σκέψη στραμμένη στον αναγνώστη Σχεδιάζοντας τι θέλεις να γράψεις, είναι σημαντικό να αναρωτηθείς: Ποιος θα διαβάσει το κείμενό σου; Πως θα ελκύσεις την προσοχή; Πώς θα διατηρήσεις το ενδιαφέρον του. Θα βοηθήσει λοιπόν την προσπάθειά σου αν, απ' το ξεκίνημα, έχεις μια εικόνα στο νου, για τον αποδέκτη ή τους αποδέκτες του κειμένου. Αν μπορείς να προβλέψεις τις ερωτήσεις τους και να συμπεριλάβεις τις απαντήσεις στο κείμενό σου. Μερικές ερωτήσεις που θα βοηθούσαν προς αυτή την κατεύθυνση είναι οι ακόλουθες: Ποια είναι η ηλικία και το επίπεδο μόρφωσης των αποδεκτών; Τι είδους σχέση έχεις μαζί τους; Είναι πελάτες ή υπάλληλοί σου, διευθύνοντες ή μέλη του προσωπικού της επιχείρησης όπου εργάζεσαι; Αν είναι πελάτες σου επιχειρηματίες, να σκέπτεσαι ότι πρέπει να ενημερωθούν σύντομα και χωρίς περιττά λόγια. Πόσο στενές είναι οι σχέσεις σου; Μερικές φορές μια δυναμική διατύπωση 12

13 είναι αποτελεσματική για κείμενα με συγκεκριμένους αποδέκτες, μια τέτοια διατύπωση όμως δεν θα είχε νόημα αν τη χρησιμοποιούσες σε μια επιστημονική μελέτη ή σε ένα μνημόνιο προς κυβερνητική υπηρεσία. Είναι οι αποδέκτες γνώστες του θέματος ή άσχετοι μ' αυτό; Αν για παράδειγμα είσαι ηλεκτρολόγος μηχανικός και γράφεις σε συναδέλφους, μπορείς να χρησιμοποιείς τεχνικούς όρους. Αν όμως γράφεις απλώς σε πελάτες να είσαι προσεκτικός όταν αναφέρεσαι σε WATT και VOLT. Δεν μπορείς να χρησιμοποιήσεις επαγγελματική διάλεκτο μ' αυτούς. Πρέπει να ξεκινήσεις από ένα κατανοητό επίπεδο γνώσεων και έπειτα, επεξηγώντας, να κάνεις το κείμενό σου όλο και πιο τεχνικό και εξειδικευμένο, αποφεύγοντας να χρησιμοποιήσεις ορολογία πιο ειδική απ' όσο χρειάζεται. Στην αξιολόγηση των αποδεκτών να σκεφθείς τα ενδιαφέροντά τους και πόσες και τι είδους πληροφορίες θα ήθελαν από εσένα. Είναι μήπως μια ομάδα ανωτέρων σου στον οργανισμό που εργάζεσαι; Αν ναι, αυτό μπορεί να επιβάλλει περιορισμούς και θα πρέπει να πάρεις κάποιες αποφάσεις. Για παράδειγμα: Θα χρησιμοποιήσεις ένα επιχείρημα αντίθετο προς τα πιστεύω αυτών των αποδεκτών; Το γράψιμό σου θα είναι μια επίδειξη γνώσεων ή αφοσίωσης; Υποτίθεται ότι θα εκφράσεις τη γνώμη σου ή ότι θα διατυπώσεις προσεκτικά μια άποψή σου; Οι παράγοντες αυτοί θα σε βοηθήσουν, καθώς αποφασίζεις για τη στάση, τον τόνο και το ύφος του κειμένου σου. Σκεπτόμενος όμως τους αποδέκτες είναι χρήσιμο να γνωρίζεις και τα ακόλουθα, που αφορούν όλους τους αναγνώστες, κάθε είδους κειμένων: Οι αναγνώστες λοιπόν, συγκρατούν μερικά μόνον απ' όσα διαβάζουν (ή α- κούν). Για τον λόγο αυτό θα πρέπει να επιλέξεις τι θα τους γράψεις, χωρίς να υπερεκτιμάς τις γνώσεις τους πάνω σ' ένα αντικείμενο. Αυτό βέβαια δεν σημαίνει πως θα τους αντιμετωπίσεις σαν αδαείς ή ανεγκέφαλους, απλά προτίμησε πράγματα ευκολονόητα που να ελκύουν το ενδιαφέρον τους. Οι αναγνώστες σου θα ενημερωθούν και θα ικανοποιηθούν αν είσαι σαφής. Αν για παράδειγμα γράφεις σε πελάτες για να τους ενημερώσεις ότι σκοπεύεις να αυξήσεις κατά 5% την τιμή ενός εκ των προϊόντων σου, το να γράψεις ότι "Σκοπός μας είναι να επιβάλλουμε αυξήσεις στις τιμές των προϊό- 13

14 ντων μας" δεν είναι σαφές. Να θυμάσαι ότι, αν ένας αναγνώστης διαφωνήσει με κάποιο σημείο του κειμένου σου, αυτό είναι φυσικό και αποδεκτό. Αν όμως ο ίδιος αναγνώστης, δεν μπορεί να διαφωνήσει, γιατί δεν είναι βέβαιος για το τι ακριβώς θέλεις να πεις, τότε έχεις πρόβλημα με το κείμενό σου Σχεδιάζοντας ένα υπόμνημα με τη σκέψη στον αποδέκτη Ας δούμε όμως στην πράξη, πώς πρέπει να σκεφθούμε, για να εκτιμήσουμε τις πιθανές αντιδράσεις ενός αναγνώστη, για τον οποίο σχεδιάζουμε ένα υπόμνημα: Σκέφθηκες για παράδειγμα, ότι θα ήταν καλό να βελτιώσεις τα έντυπα της επιχείρησής σου και να μειώσεις το κόστος εκτύπωσης στο τυπογραφείο και μπορείς να χρησιμοποιήσεις ένα πρόγραμμα επεξεργασίας κειμένου στον υπολογιστή ή ένα πρόγραμμα σελιδοποίησης (DTP). Θέλεις να το προτείνεις λοιπόν αυτό, στον αρμόδιο για τα θέματα αυτά κ. Γεωργίου, ώστε να εγκρίνει τη σχετική αγορά εξοπλισμού. Τι πρέπει να ρωτήσεις τον εαυτό σου ; Ποιος θα διαβάσει την πρότασή σου; Ο Γεωργίου! Ποια είναι τα ενδιαφέροντά του; Προτιμάει να συζητά για τη μείωση του κόστους παραγωγής, παρά για την εμφάνιση των εντύπων της επιχείρησης! Είναι γνώστης του θέματος; Σίγουρα και μάλιστα περιμένεις να κάνει ένα σωρό ερωτήσεις. Πρέπει λοιπόν να βεβαιωθείς ότι ξέρεις, όχι μόνο ποιο πρόγραμμα είναι φθηνότερο, αλλά και ποιο θα είναι ευκολότερο στην εκμάθηση απ' το προσωπικό. Διαφορετικά ο Γεωργίου θα αποκαλύψει την άγνοια σου! Λοιπόν, τι θέλεις να καταφέρεις; Θέλεις μια θετική απάντηση για την αγορά του προγράμματος DTP, μέσα στις επόμενες 15 ημέρες, έτσι ώστε να δουλέψεις μ' αυτό για τη δημιουργία του καλοκαιρινού σου καταλόγου! Οι απαντήσεις που έδωσες στα παραπάνω ερωτήματα, θα χρησιμεύσουν σαν άξονες πάνω στους οποίους θα αναπτύξεις το υπόμνημά σου. Οι σκέψεις σου όμως θα πρέπει να πάρουν μια λογική σειρά, να συγκροτηθούν για να δημιουργήσουν ένα συμπαγές πειστικό κείμενο. Ας δούμε μερικές σκέψεις πάνω σ' αυτό. 14

15 2.2. Σκέψου. Πρόβλεψε. Σημείωσε. Το λάθος που κάνουν οι περισσότεροι, στο γράψιμο επαγγελματικών κειμένων, είναι ότι φτιάχνουν μια "σαλάτα" από ασύνδετες, συχνά αντιφατικές ιδέες, στην οποία προσθέτουν προσωπικές εμπειρίες και απόψεις, χωρίς λογική σειρά και χωρίς πρόβλεψη για τις αντιδράσεις του αναγνώστη. Είναι φανερό ότι όσοι συντάσσουν τέτοια κείμενα έχουν πρόβλημα. Για να αποφύγεις μια τέτοια κατάληξη θα πρέπει να διαθέσεις χρόνο ώστε: α) Να σκεφθείς τις βασικές θέσεις που θα υποστηρίξεις. β) Να βρεις τρόπους που θα αιτιολογήσουν και θα υποστηρίξουν αυτές τις θέσεις σου. γ) Να προβλέψεις τις πιθανές αντιρρήσεις των αναγνωστών και να σχεδιάσεις τα αντεπιχειρήματά σου δ) Να σημειώσεις όλες αυτές τις "προσωρινές σου θέσεις", για να διευκολύνεις στη συνέχεια το γράψιμο του προσχεδίου. Ας δούμε αυτές τις διαδικασίες στην πράξη: Στο προηγούμενο παράδειγμα, πρότεινες να αγοράσει η εταιρεία ένα πρόγραμμα DTP. Τώρα απαρίθμησε τους λόγους για τους οποίους πρέπει να γίνει αυτό, στη σειρά που τους σκέπτεσαι και σημείωσέ τους πρόχειρα. Επειδή γράφεις στον Γεωργίου, το πρώτο πράγμα που πρέπει να επισημάνεις είναι ότι αγοράζοντας αυτό το πρόγραμμα, θα μειωθεί το κόστος παραγωγής των εντύπων κατά 30%. Συνέχισε αναφέροντας όσους άλλους λόγους και επιχειρήματα μπορείς να σκεφτείς, χωρίς να υπολογίζεις την αξία τους. Θα μπορούσες να αναφέρεις για παράδειγμα ότι το πρόγραμμα αυτό: o Προσφέρει αισθητικά άριστη σελιδοποίηση. o Είναι ευκολόχρηστο άρα παραγωγικότερο από άλλα παρόμοια. o Δημιουργεί κάθε είδους έντυπο όπως, διαφημιστικά φυλλάδια, επιστολές, καταλόγους, προσφορές, κλπ. o Δίνει τη δυνατότητα για έκδοση μικρής εφημερίδας ή περιοδικού για τις ενδοεπιχειρησιακές ή άλλες ανάγκες. o Μπορεί μ' αυτό η επιχείρηση να αναλάβει δουλειά και για πελάτες της. 15

16 Οργάνωσε τις σκέψεις σου. Απαρίθμησε τα επιχειρήματα που σκέφθηκες, αρχίζοντας απ' το πιο σημαντικό και κατεβαίνοντας τον κατάλογό σου προς τα κάτω. Σημείωσε ποια σημεία κρίνεις σαν άξια προσοχής και σκέψου κάποια επιχειρήματα που μπορούν να τα στηρίξουν. Μην ασχοληθείς πολύ με τα ασήμαντα σημεία, γιατί όσο τα αναπτύσσεις αποδυναμώνονται οι θέσεις σου παρά ενισχύονται. Το τελευταίο επιχείρημα που χρησιμοποίησες, "Μπορεί μ' αυτό η επιχείρηση να αναλάβει δουλειά και για πελάτες της" ίσως ανήκει σ' αυτή την κατηγορία. Αν η πρότασή σου είναι περισσότερο φιλόδοξη και πολυέξοδη, όπως το να προτείνεις την αγορά ενός νέου συστήματος υπολογιστών με τα περιφερειακά τους και μερικά νέα προγράμματα, θα πρέπει να το αναπτύξεις πιο εκτεταμένα. Είναι διαπιστωμένο ότι όσο μεγαλύτερης αξίας είναι το αντικείμενο, τόσο περισσότερα λόγια χρειάζεται για να πεισθούν οι αποδέκτες του κειμένου σου. Κι αυτό ισχύει για κάθε είδους κείμενο, είτε είναι επιστολές, είτε διαφημιστικά, κ.ο.κ. Όλες τις σκέψεις που προαναφέρθηκαν, θα πρέπει να τις σημειώνεις, χωρίς στις 16

17 σημειώσεις σου να δίνεις ιδιαίτερη σημασία στη σύνταξη, στην ορθογραφία ή στη συνοχή του κειμένου. Απλά σημειώνεις σαν να μιλούσες στους αποδέκτες. Η μεθοδική ανάπτυξη του κειμένου σου θα γίνει στο δεύτερο στάδιο, στο "ΓΡΑ- ΨΙΜΟ". Για τις πρόχειρες αυτές σημειώσεις που πρέπει να κρατήσεις, μπορείς να δοκιμάσεις τη "Μέθοδο με τις Κάρτες" ή κάποιο πρόγραμμα επεξεργασίας κειμένου, διαχωρίζοντας τις ενότητες, ώστε να τις διαχειρίζεσαι εύκολα Η μέθοδος με τις κάρτες Σημείωση: Στη ανάπτυξη της μεθόδου αυτής που ακολουθεί, αντί της έννοιας Κάρτες, μπορείς να χρησιμοποιείς την έννοια Παράγραφοι ή Ενότητες που θα χρησιμοποιείς, σε ένα κατάλληλο πρόγραμμα υπολογιστή. Η πρακτική αυτή μέθοδος λύνει με τον καλύτερο τρόπο τα προβλήματα συγκέντρωσης ιδεών και οργάνωσης των νοημάτων ενός κειμένου. Δοκίμασέ τις. Πάρε πέντε-δέκα κάρτες, σε μέγεθος που να χωρούν σημειώσεις. Σημειώνεις κάθε ιδέα σχετική με το θέμα σου στη δική της κάρτα. Αν σκεφθείς κάτι που θα ενδυναμώσει αυτές τις ιδέες, γράψε το όσο είναι ακόμη φρέσκο στο μυαλό σου, σε μια χωριστή κάρτα. Σ' αυτή τη φάση κράτησε όλες τις ιδέες και σημείωσέ τες, χωρίς να τις χαρακτηρίσεις σαν καλές ή κακές, χωρίς να απορρίψεις όσες θεωρήσεις κακές. Βάλε τις κάρτες με τις σημειώσεις σε μια λογική σειρά. Αν προσπαθείς να πουλήσεις μιαν ιδέα ή ένα σχέδιο, επίλεξε τις πιο "εμπορεύσιμες" ιδέες και πέταξε αυτές που δεν βοηθούν. Αν εξηγείς μια διαδικασία, ας υποθέσουμε τεχνική, οργάνωσε την εξήγησή σου, σε μια λογική σειρά βήμα προς βήμα. Σημείωσε τις ιδέες και οργάνωσε τις κάρτες σκεπτόμενος τους αναγνώστες σου. Τι θα τους βοηθούσε περισσότερο; Ποιες ιδέες θα ερέθιζαν το ενδιαφέρον τους; Με ποια σειρά θα ήταν πειστικότερο να τις παρουσιάσεις; Βάλε τις κάρτες, σε μια διάταξη που να σε εξυπηρετεί. o Δημιούργησε αν θέλεις "βασικές" κάρτες για κάθε κύριο θέμα του κειμένου σου, (π.χ. οι βασικές θέσεις και τα κυριότερα επιχειρήματά σου). o Δημιούργησε "συμπληρωματικές" κάρτες, από μία για κάθε δευτερεύον θέμα, (π.χ. αναλυτικά στοιχεία και σημειώσεις), που 17

18 o θα τις εντάξεις πίσω από τις "βασικές" κάρτες στις οποίες ανήκουν. o Σε ειδικές περιπτώσεις μπορείς να οργανώσεις τις βασικές κάρτες, α) με χρονική σειρά, αν το κείμενο αναφέρεται στο ιστορικό μιας επιχείρησης, β) κατά τομέα δραστηριότητας, όπως γίνεται στην παρουσίαση των δραστηριοτήτων μιας εταιρείας, γ) κατ' άτομο και όσα το αφορούν, αν πρόκειται π.χ για αξιολόγηση προσωπικού, κ.ο.κ. Με παρόμοια διαδικασία μπορείς να συγκροτήσεις την πιο πολύπλοκη αναφορά, μέχρι κι ένα ολόκληρο βιβλίο. Ας δούμε για παράδειγμα την προετοιμασία με τη "Μέθοδο των καρτών", ενός προσχεδίου για το Δελτίο Τύπου μια εκδοτικής επιχείρησης. Οι κάρτες μετά τη διάταξή τους σε λογική σειρά παρουσιάζονται ως εξής: 1η Βασική Κάρτα: Πρόλογος Δελτίου Τύπου 2η Βασική Κάρτα: Οι νέες εκδόσεις α. Συμπληρωματική: Μια νέα σειρά με τίτλο "Δημιουργική Βιβλιοθήκη" κυκλοφόρησε απ' τις εκδόσεις "Επιτυχία". Στη σειρά αυτή περιλαμβάνονται εγχειρίδια με κείμενα σεμιναρίων για την επιμόρφωση... Τα περισσότερα απ' τα θέματα των εγχειριδίων διδάσκονται σε ειδικά σεμινάρια από γνωστούς οργανισμούς επιμόρφωσης, ενώ πολλά άλλα, παρά τη σπουδαιότητά τους, είναι δύσκολο να βρεθούν, καθώς απευθύνονται σε περιορισμένο κλειστό κύκλο προνομιούχων του επιχειρηματικού και πολιτικού κόσμου...κ.ο.κ. β. Συμπληρωματική: Στο εγχειρίδιο "Η Τέχνη της πρόβλεψης" αναπτύσσονται... γ. Συμπληρωματική: Στο εγχειρίδιο "Θεωρία και Πρακτική της Επιτυχίας"... 3η Βασική κάρτα: Στόχοι της νέας σειράς α. Συμπληρωματική: Οι στόχοι της νέας σειράς είναι... 4η Βασική Κάρτα: Ιστορικό εκδοτικού οίκου α. Συμπληρωματική: Οι εκδόσεις "ΕΠΙΤΥΧΙΑ", ασχολούνται από δεκαετίας στην... β. Συμπληρωματική: Μια σειρά από γνωστούς συγγραφείς υπήρξαν κατά καιρούς συνεργάτες... 18

19 5η Βασική Κάρτα: Δραστηριότητες εκδοτικού οίκου α. Συμπληρωματική: Το περιοδικό Οδηγός του Ναυτικού το οποίο... β. Συμπληρωματική: Νομικές και επιχειρηματικές εκδόσεις όπως είναι..., έχουν κατά καιρούς...κ.ο.κ γ. Συμπληρωματική: Ενημερωτικές εκδόσεις οικονομικού περιεχομένου όπως... 6η Βασική Κάρτα: Επίλογος Η δύσκολη δουλειά έχει γίνει Τώρα οργάνωσε τη σκέψη σου. Έβαλες σε μια σειρά όσα θέλεις να πεις με τη διαδικασία των καρτών. Είναι ώρα να κάνεις ένα μικρό διάλειμμα και να απολαύσεις τους κόπους σου. Έχεις τελειώσει το δύσκολο μέρος. Έχεις ξεκαθαρίσει πλήρως, τι ελπίζεις να καταφέρεις με το κείμενό σου. Έχεις ήδη ταξινομήσει τα επιχειρήματά σου. Πέρασες το κρίσιμο σημείο "αδράνειας", στο οποίο ακόμη και έμπειροι συντάκτες συχνά κολλούν, παραμένοντας με το μυαλό άδειο και το μολύβι μετέωρο πάνω απ' το χαρτί, απόλυτα ανίκανοι να γράψουν μια λέξη, γιατί δεν μπορούν να φανταστούν τι να γράψουν. Στη συνέχεια, προχώρησε στο δεύτερο μέρος της διαδικασίας. Στο Γράψιμο του Προσχεδίου. 19

20 Το γράψιμο του προσχέδιου Ο αρχάριος, όταν του ζητηθεί να γράψει ένα προσχέδιο, θα ξεκινήσει πιθανότατα να γεμίζει σελίδες, χωρίς σχεδιασμό. Εσύ ως εδώ έχεις ήδη ένα έτοιμο σχεδιάγραμμα για ανάπτυξη. Ξέρεις ποια σημεία θα τονίσεις. Ίσως ακόμη να έχεις βρει εξαιρετικές φράσεις, που τις έχεις σημειώσει στις "κάρτες" σου, όσο αναζητούσες ιδέες. Μπορείς, λοιπόν τώρα, να συγκεντρωθείς στο γράψιμο του προσχεδίου. Ξεκίνησε χρησιμοποιώντας τις ταξινομημένες κάρτες με τη σειρά τους, αναπτύσσοντας ή συμπληρώνοντας ό,τι χρειαστεί. Ολοκλήρωσε το προσχέδιο με ένα συμπέρασμα, τον Επίλογο. Γράψε ελεύθερα σαν να μιλούσες, προσπαθώντας να υπάρχει μια ακολουθία στις σκέψεις που εκφράζεις. Ιδέες που να στηρίζουν καλά τη θέση σου. Σιγουρέψου κυρίως για το τι θέλεις να πεις, παρά για το πως θα το πεις. Ακολούθησε για το κείμενό σου την κλασική δομή, χωρίζοντάς το σε τρία μέρη, που είναι: α. Ο Πρόλογος. Θα πρέπει να θέτει το θέμα" του κειμένου και ίσως να αποτελεί μια πρόκληση για τους αναγνώστες. β. Το κυρίως κείμενο. Θα πρέπει να παρέχει τα στοιχεία και τα επιχειρήματα που τεκμηριώνουν τη θέση σου. Σε μια αναφορά τριών σελίδων το κυρίως κείμενο καταλαμβάνει συνήθως περίπου δυόμισι σελίδες. γ. Το συμπέρασμα. Αυτό θα πρέπει να συνοψίζει τα επιχειρήματά σου με μια 20

21 τελική επισήμανση και να προσφέρει μια νέα προοπτική στον αναγνώστη. Ανάπτυξε και τα τρία αυτά μέρη όσο εκτενέστερα και αναλυτικότερα μπορείς. Φυσικά αρχίζεις με τον πρόλογο, εξασφαλίζοντας την αβίαστη ροή των νοημάτων προς το κυρίως κείμενο, στο οποίο θα αναπτύξεις με λογική σειρά τα επιχειρήματά σου και θα προχωρήσεις ομαλά ως το συμπέρασμα Ας δούμε κάθε μέρος αναλυτικότερα: 3.1. Ο Πρόλογος "Πρόλογος" είναι οι μια δυο πρώτες παράγραφοι κάθε κειμένου, που κάνουν την εισαγωγή στο κύριο θέμα. Από πολλούς θεωρείται ότι ο πρόλογος κάθε επαγγελματικού κειμένου, είναι το πιο σημαντικό μέρος του. Ας δούμε λοιπόν μερικά ενδιαφέροντα πράγματα που τον αφορούν. Συχνά συναντάμε διαφημιστικές επιστολές που, με μια βήμα προς βήμα μεθόδευση, αναπτύσσουν διάφορα επιχειρήματα, προκειμένου να προετοιμάσουν τον αναγνώστη, ώστε στη συνέχεια να του περάσουν το μήνυμά τους σαν σύσταση, συμβουλή, απόφαση ή συμπέρασμα, στην τελευταία παράγραφο. Οι δεξιοτέχνες των επαγγελματικών κειμένων μετακινούν αυτή την τελευταία παράγραφο στην αρχή. Την κάνουν πρόλογο, γιατί με τον τρόπο αυτό γίνονται αμεσότεροι άρα αποτελεσματικότεροι. Ας μην ξεχνάμε άλλωστε ότι κάθε πρόλογος θα πρέπει: Να ανακινεί το ενδιαφέρον ή την περιέργειά του αποδέκτη ώστε να συνεχίσει με προσοχή την ανάγνωση. Να εξηγεί με ποιες προθέσεις του γράφεις και τι περιμένεις σεις από ε- κείνον α κάνει. Να είναι μικρός και ευανάγνωστος ώστε να μην τον κουράσει και εγκαταλείψει ην ανάγνωση. Συνήθως οι αποδέκτες παίρνοντας στα χέρια ένα κείμενο, είτε αυτό είναι διαφημιστικό φυλλάδιο, είτε επιστολή, αναρωτιούνται: Πρέπει να το διαβάσω; Τι πρέπει να κάνω γι' αυτό; Σ' αυτές τις ερωτήσεις προσπάθησε να απαντήσεις με τον πρόλογό σου. Έτσι για παράδειγμα, στο παραπάνω υπόμνημα για τον Γεωρ- 21

22 γίου, γράψε ένα πρόλογο σαν: " Προτείνω να αγοράσουμε το πρόγραμμα DTP για τη δημιουργία όλων των ε- ντύπων της επιχείρησης. Μπορούμε έτσι να μειώσουμε το κόστος τους κατά 30%". Γράφοντας για την εξοικονόμηση χρημάτων, έχεις παγιδέψει το ενδιαφέρον του. Θέλει να το διαβάσει και ξέρει ότι πρέπει να εγκρίνει ή να απορρίψει την αγορά. Σε άλλη περίπτωση, ο πρόλογος μιας επιστολής που θα σταλεί στο διευθυντή, είναι καλύτερο να λέει: "Χρειαζόμαστε ένα ακόμη φορτηγό για να επιταχύνουμε τις διανομές μας μέσα στην πόλη", παρά αγνοώντας τις πιθανές ερωτήσεις του διευθυντή να λέει: "Τους τελευταίους έξι μήνες οι πωλήσεις μας είχαν μια ανοδική πορεία, της τάξεως του 40%. Το περισσότερο από το μισό αυτής της εξάπλωσης, έγινε στην αστική περιοχή όπου και αδυνατούμε...". Μη διστάζεις να μπεις στο θέμα. Ο διευθυντής σου τα γνωρίζει αυτά και δεν βλέπει το λόγο να συνεχίσει το διάβασμα. Ένας καλός πρόλογος για μιαν επιστολή που θα σταλεί σε πελάτη είναι: "Το νέο μας πρόγραμμα PAGE DTP, μπορεί να αποδώσει 200% περισσότερο από εκείνο που χρησιμοποιείτε τώρα στην επιχείρησή σας. Οι χειριστές σας θα κάνουν εύκολα και χωρίς κανένα πρόβλημα την αλλαγή απ' το παλιό πρόγραμμα, στο καινούριο που προτείνουμε, γράφοντας απλά στο πληκτρολόγιο τη λέξη LOAD. Μην ξεχνάτε ότι κατασκευάσαμε και το νέο πρόγραμμα με τρόπο ώστε να έχει πανομοιότυπο χειρισμό με το παλιό". Ο προηγούμενος πρόλογος, είναι καλύτερος από αυτόν που ακολουθεί: Ημερομηνία, 30 Ιουλίου. Προς απάντηση της επιστολής σας από 5 Ιουλίου 19.. Θέμα: PAGE DTP. Μελετήσαμε τις απορίες που είχατε στο γράμμα σας. Πρόσφατα τεστ απέδειξαν ότι... Βλέπεις τι κάνεις με τον πρώτο πρόλογο; Γράφεις σαν συντάκτης εφημερίδας και όχι σαν κάποιος συγγραφέας ιστοριών μυστηρίου. Υπάρχει διαφορά εδώ Οι συντάκτες μιλάνε για την ουσία της ιστορίας, μέσα στην πρώτη παράγραφο και με λίγες λέξεις. Οι συγγραφείς περιμένουν να φτάσεις στην τελευταία σελίδα για να αρχίσουν να μιλούν για το δολοφόνο. 22

23 Πολλοί αντιμετωπίζουν πρόβλημα με το πώς θα ξεκινήσουν. Αν είναι και για ε- σένα δύσκολο, το να γράψεις ένα πρόλογο, σκέψου ως εξής: Φαντάσου ότι περπατάς στο δρόμο και συναντάς το μελλοντικό αποδέκτη του κειμένου σου. Και οι δυο βιάζεστε, οπότε δεν υπάρχει χρόνος να σταματήσεις. Έχεις λοιπόν μόνο μερικά δευτερόλεπτα στη διάθεσή σου για να ανταλλάξεις μία ή δύο προτάσεις και να του μεταδώσεις το μήνυμα σου. Τι θα πεις; Ό,τι κι αν πεις, αυτό πρέπει να είναι και ο πρόλογος του κειμένου σου. Σίγουρα δεν θα είναι: "Σε απάντηση της ερωτήσεως που μου θέσατε, σχετικά με την ημερομηνία και την ώρα εκφόρτωσης των εμπορευμάτων σας, σας πληροφορούμε ότι...". Θα μπορούσε όμως να είναι: "Θα έχουμε τα εμπορεύματα στην αποβάθρα εκφόρτωσης, την Παρασκευή στις οκτώ το πρωί" Τα λίγα λόγια φέρνουν αποτέλεσμα. Έχει ειπωθεί κατά καιρούς με διάφορους τρόπους, που δεν χρειάζεται να επαναλάβουμε, αλλά το νόημα παραμένει το ίδιο: "Τα λίγα λόγια φέρνουν αποτέλεσμα". Αυτό δείχνει και το ακόλουθο χαρακτηριστικό παράδειγμα, που αναφέρει σε βιβλίο του ο D. Bates. Κατά τις δύσκολες μέρες της προεδρίας Νίξον, με το γνωστό σκάνδαλο Watergate, ένα στέλεχος της κυβερνητικής παράταξης, έστειλε την ακόλουθη επιστολή στον γραμματέα του προέδρου στο Λευκό οίκο, την οποία παραθέτουμε ολόκληρη: " Τώρα τι στο διάβολο πρέπει να κάνω;" Η "επιστολή" αυτή, όπως βεβαιώνει ο συγγραφέας, όχι μόνο ταρακούνησε το Λευκό Οίκο, αλλά δημιούργησε και μια σειρά από αντιδράσεις των υπεύθυνων για την αλληλογραφία, που κατέληξαν σε αναθεώρηση του μέχρι τότε ύφους των προεδρικών επιστολών. Το ουσιώδες όμως σ' αυτό το παράδειγμα είναι, το πόσα πολλά μπορείς να πεις με λίγες λέξεις. Καταλαβαίνεις λοιπόν γιατί κάθε δικό σου κείμενο μιας σελίδας, μπορεί να τύχει 23

24 μεγαλύτερης προσοχής από ένα αντίστοιχο πολυσέλιδο. Αντιλαμβάνεσαι ότι ενώ οι αρχάριοι σκορπούν άσκοπα τις λέξεις, γιατί δεν καταφέρνουν να συμπυκνώσουν τα νοήματα με ικανοποιητικό τρόπο, εσύ πρέπει να προσπαθείς να γράφεις σύντομα κείμενα, πράγμα που θα το εκτιμήσουν οι αναγνώστες σου Τι να αποφεύγεις στον πρόλογο Σε ορισμένες περιπτώσεις είναι σκόπιμο να αποφεύγεις τους μικρούς και απότομους προλόγους, όπως για παράδειγμα όταν πρέπει να εξηγήσεις ιδιαίτερα δύσκολες καταστάσεις, όταν έχεις να αναπτύξεις αμφιλεγόμενα ζητήματα ή ό- ταν πρέπει να πεις σε κάποιον να κάνει κάτι. Στις περιπτώσεις αυτές είναι καλύτερα να παρουσιάζεις το θέμα προοδευτικά, να εξηγείς ή να αναλύεις τις σκέψεις σου και στη συνέχεια να καταλήγεις σε κάποιο συμπέρασμα ή να ανακοινώνεις τις αποφάσεις σου. Ας δούμε μερικά παραδείγματα: "Αγαπητέ Γιώργο. Απολύεσαι για τους εξής λόγους:..." Σ' αυτή την περίπτωση χρειάζεται μια επιστολή με χαμηλούς τόνους, ίσως μάλιστα θα ήταν ακόμη καλύτερα, να το ανακοινώσεις ήσυχα μα αποφασιστικά, μέσα στο γραφείο σου με τις πόρτες κλειστές. "Αγαπητέ προϊστάμενε. Ο οικονομικός σου σχεδιασμός θα αποτύχει. Αγνοεί το βασικό πρόβλημα, τη σπατάλη..." Αυτός είναι ένας πρόλογος, που μπορεί να αλλάξει την πορεία της καριέρας σου προς το χειρότερο. Είναι βέβαια μικρός, ευκρινής και σίγουρα τραβά την προσοχή του αποδέκτη, αγνοεί όμως κάτι βασικό, όπως και ο προηγούμενος, τον αντίκτυπο που θα έχει στον αναγνώστη. Θα είχε πολύ καλύτερα αποτελέσματα μια πιο θετική προσέγγιση, όπως η ακόλουθη: "Αγαπητέ προϊστάμενε. Το οικονομικό σας σχέδιο, προσφέρει ευκαιρίες στην εταιρεία να αυξήσει τα κέρδη της, μέσα στο προσεχές οικονομικό έτος. Υπόσχεται να... Μελετήσατε την πιθανότητα να...; Διερευνήσατε τρόπους, για τη μείωση των εξόδων; Σκεπτόμουν συγκεκριμένα ότι η εφαρμογή κάποιων μεθόδων μάρκε- 24

25 τινγκ... Έτσι θα ήθελα να είχα την ευκαιρία, να συζητούσα μαζί σας τις λεπτομέρειες γι' αυτό" Το κυρίως κείμενο Η δύσκολη δουλειά έχει γίνει ως εδώ. Έχεις τον πρόλογό σου στο χαρτί και τις "Κάρτες" στο χέρι. Ήρθε η ώρα να γράψεις ένα προσχέδιο του Κυρίως Κειμένου, ακολουθώντας τις σημειώσεις που υπάρχουν στις "Κάρτες". Δουλειά σου τώρα είναι να αναπτύξεις τα επιχειρήματα που είχες σημειώσει βιαστικά σ' αυτές. Πρέπει να το κάνεις άνετα και ελεύθερα, σαν να μιλούσες στους αποδέκτες του κειμένου σου, χωρίς να προβληματίζεσαι για τον χώρο που θα καταλάβουν, χωρίς να αγωνίζεσαι προχωρώντας μια-μια λέξη. Μπορείς να προχωρήσεις ένα βήμα πιο μπροστά. Αν στη θέση σου βρίσκονταν ένας αρχάριος, θα αράδιαζε πιθανότατα μια σειρά από παραγράφους με λάθος λέξεις, αδόκιμες φράσεις και χωρίς ίχνος σχεδιασμού. Εσύ προσπάθησε ώστε, το προσχέδιο που γράφεις, να είναι όσο γίνεται πιο οργανωμένο, πράγμα που θα διευκολύνει τις επόμενες φάσεις, αλλά και θα μειώσει αισθητά το συνολικό χρόνο που θα διαθέσεις. Απόφυγε το σφάλμα που κάνουν πολλοί αρχάριοι: Μην περιμένεις ως την τελευταία στιγμή για να ανακαλύψεις τι ακριβώς προσπαθείς να πεις. Για να το πετύχεις αυτό αναγνώρισε τις καλές ιδέες, πριν χρειαστεί να τις αναπτύξεις. Μια καλή ιδέα: α. Είναι σχετική με το θέμα και βοηθά στην ενίσχυση των θέσεών σου. Ακόμη και οι καλύτερες ιδέες είναι άχρηστες αν δεν μπορούν να στηρίξουν τις θέσεις σου. β. Αντέχει στη λεπτομερή εξέταση κάθε αναγνώστη που πιθανώς ενδιαφέρεται να καταρρίψει τις θέσεις σου. Να θυμάσαι ότι μια αδύναμη ιδέα, μπορεί να αποδυναμώσει ολόκληρο το κείμενο. Στη φάση ετοιμασίας του "προσχεδίου" μην ανησυχείς για τον τονισμό, για την ακρίβεια της έκφρασης ή το μέγεθος των παραγράφων. Μην ξοδεύεις καθόλου χρόνο για να διορθώσεις μια πρόταση, που μόλις έγραψες. Απλά γράψε. Αυτό που ετοιμάζεις είναι πρόχειρο, μπορεί να είναι όσο εκτεταμένο θέλεις και δι- 25

26 καιολογεί όλων των ειδών τα λάθη, γι' αυτό μην σε απασχολεί. Πιθανόν καθώς γράφεις, να επισημάνεις κάποιες προτάσεις που χρειάζονται βελτίωση ή κάποιες παραγράφους που θα πρέπει να αλλάξουν σειρά, για όλα αυτά όμως υπάρχει χρόνος να διορθωθούν αργότερα, στη διαδικασία της "Επιμέλειας" του κειμένου Το συμπέρασμα (Ο επίλογος) Στο τέλος κάθε κειμένου είναι απαραίτητος ένας επίλογος, ένα συμπέρασμα ή μια παραίνεση, με τα οποία θα κλείσεις το θέμα σου. Ο επίλογος πρέπει να συνοψίζει τα επιχειρήματά σου, με μια τελική επισήμανση, να προσφέρει μια προοπτική ή να παρακινεί τον αναγνώστη σε μια επιθυμητή ενέργεια, όπως για παράδειγμα: " Πιστεύουμε ότι βεβαιωθήκατε για τις ειλικρινείς μας προθέσεις. Περιμένουμε ότι θα ανταποκριθείτε θετικά στην πρότασή μας, για μια αμοιβαία επωφελή συνεργασία." Ο επίλογος δεν χρειάζεται να είναι εκτεταμένος, 2-3 σειρές είναι αρκετές. Προσέχουμε να είναι ευχάριστος, γιατί δίνει την τελευταία εντύπωση στον αναγνώστη. Δεν πρέπει να κλείνουμε ποτέ μιαν επιστολή, με αρνητικά μηνύματα. Ολοκλήρωσες το έργο σου; Ακολουθεί μια εύκολη κίνηση, η Επιμέλεια. Οι 5 κανόνες του Fowler Περί τα μέσα του 19 ου αιώνα, ο Άγγλος συγγραφέας H.W Fowler κατέγραψε τους πέντε κανόνες που πρέπει να τηρούνται, για τη σύνταξη οποιωνδήποτε κειμένων. Οι κανόνες αυτοί ισχύουν το ίδιο καλά και σήμερα, το ίδιο και για τα επαγγελματικά κείμενα... Να προτιμάς τις απλές, από τις εξειδικευμένες εκφράσεις. Να προτιμάς τα συγκεκριμένα, από τα αφηρημένα. Να προτιμάς τη σαφή, από την περιφραστική διατύπωση Να προτιμάς τις μικρές λέξεις, από τις μεγάλες. Να προτιμάς τις πρακτικές λέξεις, από τις ρομαντικές. 26

27 Η Επιμέλεια 4.1. Η Ωρίμανση Μετά την ολοκλήρωση του προσχεδίου, ακολουθεί μια περίοδος που θα μπορούσε να χαρακτηριστεί σαν "ωρίμανση", στην οποία ο δικός σου ρόλος είναι... να μην κάνεις τίποτε. Να αφήσεις το χειρόγραφο, αν είναι δυνατό να το ρίξεις σ' ένα συρτάρι, για μια ή δύο ημέρες. Αν βιάζεσαι, άφησε το τουλάχιστον για μιαν ώρα και κάνε ένα διάλειμμα για καφέ. Ασχολήσου με άλλα πράγματα για να ξεκολλήσει το μυαλό σου, από τα όσα σκέφτηκες μέχρι τώρα. Σε καμιά περίπτωση όμως μην ξεκινήσεις, αμέσως μετά την ολοκλήρωση του προσχεδίου, την επιμέλεια του κειμένου και υπάρχει ο εξής λόγος γι' αυτό. Το μυαλό σου, επιλεκτικά, ξεχνάει όσα πράγματα δεν χρειάζονται. Με το να βάλεις το προσχέδιο στην άκρη, ξεχνάς τους λόγους για τους οποίους έγραψες τις προτάσεις και τον τρόπο που σκέφτηκες για να εκφραστείς έτσι. Επανερχόμενος θα αντιμετωπίσεις το γραπτό σαν να το βλέπεις για πρώτη φορά, σαν να ήταν γραμμένο από κάποιον άλλο. Έτσι θα το διαβάσεις με κριτικό πνεύμα και δεν θα αποδεχθείς το περιεχόμενο, επειδή το έγραψες εσύ. Ταυτόχρονα όμως θα συμβεί και κάτι ακόμη, απομακρυνόμενος για λίγο από το γραπτό, δίνεις χρόνο στο υποσυνείδητό σου, που συνεχίζει να εργάζεται, να ε- πεξεργαστεί ορισμένα σημεία που έχει επισημάνει, έτσι επιστρέφοντας, θα έ- χεις βρει λύσεις για διάφορα προβλήματα του κειμένου Η Επιμέλεια Θυμήσου ότι, το Προσχέδιό που περιμένει στο συρτάρι, έχει γραφτεί στα γρήγορα, είναι εκτεταμένο, ίσως και διπλάσιο σε όγκο απ' το επιθυμητό, έχει λάθη 27

28 και ασυνταξίες, τα δε νοήματά του, παρά την προσπάθεια που κατέβαλες, πρέπει να αποκτήσουν μεγαλύτερη συνοχή. Τώρα, πρέπει να το βελτιώσεις. Στη διαδικασία βελτίωσης θα χρειαστεί να επιστρατεύσεις, όχι μόνον τις γραμματικές σου γνώσεις, αλλά κυρίως την "επιδεξιότητά" σου να πείθεις. Βασικός στόχος δεν είναι να αναγνωρίσουν την ευχέρειά σου στη σύνταξη και στο χειρισμό της γλώσσας, αυτά έμειναν πίσω στα θρανία, αν και αποτελούν πάντα βασικότατη προϋπόθεση για την ποιότητα του κειμένου. Κύριος στόχος είναι τώρα, να περάσεις το μήνυμά σου, να γίνουν δεκτές κάποιες θέσεις σου, να εξασφαλίσεις την έγκριση του αποδέκτη "επί της ουσίας" του κειμένου σου. Να τον πείσεις. Για να γίνει αυτό θα πρέπει να αντιμετωπίσεις το κείμενό σου με τα μάτια του αναγνώστη, να προβληματιστείς αν εκείνος, διαβάζοντας όσα έγραψες, θα καταλάβει αυτά που περιμένεις να καταλάβει. Δηλαδή, αν τελικά θα πειστεί. Σωστά προσανατολισμένος λοιπόν, ξεκίνησε εξετάζοντας τα γραπτά σου, αρχικά λέξη προς λέξη, συνέχισε με τις προτάσεις, με τις παραγράφους και τέλος με ο- λόκληρο το κείμενο σαν ενότητα. Αυτό μήπως σημαίνει ότι θα χρειαστεί να το "περάσεις" ξανά και ξανά; Τις περισσότερες φορές ναι. Σημαίνει ότι ελέγχεις πολλές φορές, όλα τα στοιχεία που συνθέτουν το κείμενό σου. Ας δούμε αναλυτικότερα τι πρέπει να προσέξεις: Οι Λέξεις Σκοπός σου είναι να ενημερώσεις, να εξηγήσεις ίσως, αλλά ποτέ να θαμπώσεις τον αναγνώστη με πολυσύλλαβες, περίπλοκες, εντυπωσιακές λέξεις. Αυτό δεν σημαίνει βέβαια ότι πρέπει να απορρίψεις όσες χρειαστούν, προκειμένου να εκφραστείς σωστά. Να είσαι ακριβής στην έκφραση και αυτό θα δώσει το μέτρο. Απόφυγε τις τυποποιημένες λέξεις (τα κλισέ), όπως την πανούκλα. Αν κάποια χιλιογραμμένη λέξη "χτυπάει" άσχημα, καθώς επαναλαμβάνεται ξανά και ξανά, αντικατάστησέ την με κάτι πιο αυθεντικό, ακόμη κι αν χρειαστεί να αλλάξεις τη δομή όλης της παραγράφου. 28

29 Ξεφορτώσου τις περιττές λέξεις που ίσως χρησιμοποιείς, από κεκτημένη ταχύτητα, στα κείμενά σου. Εξασκήσου σ' αυτό μέχρι να ξεχάσεις τις παλιές συνήθειες. Οι λέξεις "που δεν κάνουν τίποτα" ελαττώνουν την καθαρότητα των νοημάτων και απομακρύνουν την ουσία του κειμένου. Το "πράγματι" είναι μια απ' αυτές. Συνήθως μπορεί να αφαιρεθεί, χωρίς πραγματικά να λείψει. Απόφυγε τη "Μαλλιαρή γλώσσα". Μπορεί να εξοικονομείς χρόνο χρησιμοποιώντας εύκολες τέτοιες λέξεις, που σου έρχονται χωρίς προσπάθεια στο νου, όμως συνήθως ενοχλείς τους μη εξοικειωμένους σ' αυτήν αναγνώστες. Μην υπερφορτώνεις το κείμενο με εισαγωγικές φράσεις όπως: "πιστεύω ό- τι..." "πρέπει να σημειώσεις ότι..." και άλλες παρόμοιες. Χρησιμοποίησε τα άρθρα, εγώ - εμείς εσύ - εσείς. Δίνουν φιλικό ύφος στο γραπτό σου, αρκεί να μην γίνει κατάχρηση και υποβιβάσουν το επίπεδό του. Χρησιμοποίησε μικρές λέξεις, κάνουν καλύτερα τη δουλειά τους από τις ισοδύναμες μακριές, που δίνουν πομπώδες ύφος στο κείμενο. Οι μικρές λέξεις άλλωστε ταιριάζουν πολύ καλά στο επιχειρηματικό ύφος. Στην προσπάθειά σου να απλοποιήσεις την έκφραση, μπορείς να χρησιμοποιείς λέξεις απλές, συνηθισμένες, αποφεύγοντας τις ασυνήθιστες, τις δυσνόητες για το πλατύ κοινό. Όσοι συναντήσουν αυτές τις δεύτερες στο κείμενό σου, δεν θα θαυμάσουν τις γνώσεις ή το επίπεδό σου. Θα δυσανασχετήσουν Οι Προτάσεις και οι Παράγραφοι Να χρησιμοποιείς μικρές προτάσεις. Έτσι αποφεύγεις την ασυνταξία και διευκολύνεις τον αναγνώστη να σε παρακολουθήσει πιο ξεκούραστα και να σε καταλάβει καλύτερα. Οι μικρές προτάσεις όμως θα πρέπει να είναι και περιεκτικές σε νόημα. Οριοθετώντας το μήκος των προτάσεων σου στις 12 ως 15 λέξεις, δίνεις ένα ζωηρό, δυναμικό ύφος στο κείμενό σου. Ωστόσο η ποικιλία στο μήκος των προτάσεων, βοηθά ώστε να μην κουράσεις τον αναγνώστη. 29

30 Απόφυγε την παθητική φωνή. Οι συνεχόμενες προτάσεις στην παθητική φωνή υπερφορτώνουν το επιχειρηματικό κείμενο. Σύγκρινε την έκφραση: "Σας έστειλα τα σχέδια", που αποδίδει άμεσα το νόημα, με το: "Τα σχέδια εστάλησαν σε σας", που χρησιμοποιεί παθητική φωνή. Μήπως η δεύτερη ακούγεται πιο βαριά ; Μήπως επί πλέον παραλείπει να δώσει την πληροφορία "ποιος" έστειλε τα σχέδια; Ένα ακόμη παράδειγμα πρότασης που συντάχθηκε στην παθητική φωνή και οι βελτιώσεις που επιδέχεται: o α. Παθητική φωνή: "Για να ξεκινήσει η λειτουργία ενός αυτοκινήτου, ο μοχλός ταχυτήτων πρέπει να είναι στη νεκρά, μετά πρέπει να στραφεί δεξιά το κλειδί της ανάφλεξης και το πεντάλ της βενζίνης πρέπει να πατηθεί με το δεξί πόδι. o β. Ενεργητική φωνή: "Για να ξεκινήσει ένα αυτοκίνητο, η ταχύτητα είναι στη νεκρά, γυρνάμε το κλειδί της ανάφλεξης και πατάμε το γκάζι με το δεξί πόδι". o γ. Απλοποίησε ακόμη περισσότερο τις οδηγίες, για χάρη του αναγνώστη, χρησιμοποιώντας αρίθμηση: 1) Ο λεβιές ταχυτήτων στη νεκρά. 2) Γυρνάμε το κλειδί δεξιά. 3) Πατάμε γκάζι με το δεξί πόδι. Απόφυγε τις ασαφείς ή τις διφορούμενες προτάσεις, αυτές δηλαδή στις ο- ποίες ο αναγνώστης προσπαθεί να μαντέψει τι προσπαθείς να πεις. Μια πρόταση γίνεται ασαφής αν είναι δυσνόητη, αν έχει κενά, αν οι λέξεις δεν είναι οι κατάλληλες ή αν δεν έχουν σωστή σύνταξη. Είναι σημαντικό, να λες αυτό που θέλεις να πεις και τίποτε άλλο. Απόφυγε προτάσεις σαν αυτή: "Η αύξηση του πληθωρισμού, αποκλείει την απόφασή μας για συγκράτηση των τιμών των προϊόντων μας, μέσα στο τρίτο τρίμηνο αυτού του χρόνου, όπως είχαμε αρχικά προβλέψει. Μπορούμε ως εκ τούτου να επισπεύσουμε την προσαρμογή που είχαμε προβλέψει για το τέταρτο τρίμηνο". Τι προσπαθεί να προτείνει αυτή η πρόταση; Να αυξηθούν τελικά οι τιμές ή όχι, πότε και πόσο; Μήπως θα ήταν καλύτερα να είσαι σαφής, άρα ειλικρινής και αντί να προσθέτεις σύγχυση στην ήδη υπάρχουσα, απ' τα άσχημα νέα, να προτιμήσεις μια απλή πρόταση όπως: " Εξ αιτίας των πληθωριστικών πιέσεων, προτείνω να αυξηθούν οι τιμές των 30

31 προϊόντων μας κατά 4% από την 15 Σεπτεμβρίου 2014". Χώρισε το κείμενο σε παραγράφους, ώστε κάθε μια να παρουσιάζει μιαν ιδέα. Έτσι γίνεται ευκολότερη η κατάταξη των εννοιών σε λογική σειρά. Διατήρησε τη συνοχή των παραγράφων με συνδετικές λέξεις ή φράσεις. Διατήρησε τη σύνδεση των νοημάτων με τον κεντρικό πυρήνα, δηλαδή με το θέμα του κειμένου Το προσχέδιο σαν ενότητα Διάβασε το Προσχέδιο απ' την αρχή ως το τέλος για να σχηματίσεις μιαν ολοκληρωμένη εικόνα του. Διαβάζοντας σημειώνεις και διορθώνεις ό,τι σου φαίνεται πως δεν χρειάζεται ή πως δεν ενισχύει την κεντρική ιδέα. Ειδικότερα: α. Περικοπές του Προσχεδίου. Ένας γλύπτης, όταν τον ρώτησαν πως σκάλισε τόσο υπέροχα αγάλματα αλόγων, απάντησε: "Απλώς, παίρνω ένα μεγάλο κομμάτι μάρμαρο και σκαλίζοντας, πετάω τα κομμάτια που δε μοιάζουν με άλογο". Η δουλειά που κάνεις είναι αρκετά ίδια μ' αυτή του γλύπτη. Πρέπει να πετάξεις υπερβολές, επαναλήψεις, υπολείμματα σκέψεων που εγκατέλειψες και αντιφατικότητες στο περιεχόμενο και στον τόνο. Εδώ ακριβώς, σε βοηθάει το να έχεις γράψει ένα αναλυτικό προσχέδιο, γιατί έτσι θα έχεις αρκετό καλό υλικό στη διάθεσή σου και θα μπορείς να είσαι επιλεκτικός και δημιουργικός. Θα μπορείς να πετάξεις και να κρατήσεις όσα θέλεις. Αυτή είναι μια πολυτέλεια που δεν την έχουν όσοι έχουν γράψει ένα φτωχό προσχέδιο. Όταν έχεις τελειώσει με το βήμα αυτό, έλεγξε άλλη μια φορά το χειρόγραφο. Ψάξε να βρεις αν κάτι λείπει. Συνήθως, μετά το πέταμα του ακατάλληλου, αντιφατικού και άσχετου υλικού, έρχονται στο φως μερικές παραλείψεις. β. Ελέγχοντας το προσχέδιο σαν ενότητα: Έλεγξε προσεκτικά την αλληλουχία των εννοιών. Δείχνουν καθαρά τη σχέση που έχουν μεταξύ τους; Έχουν λογική και φυσική σειρά ή μήπως, αρχίζεις 31

32 μια σκέψη, ξεφεύγεις απ' το θέμα και μετά επανέρχεσαι; Αν είναι έτσι τότε έχεις ένα μπερδεμένο κείμενο. Έλεγξε τη συνοχή. Θα πετύχεις τη συνοχή του κειμένου ενώνοντας τα επί μέρους νοήματα με συνδετικές λέξεις ή φράσεις, όπως: δηλαδή, ωστόσο, επομένως, πραγματικά, ακόμη, αλλά, όμως, κ.ο.κ. Μελέτησε το ύφος του κειμένου και την εντύπωση που δίνει. Θέλεις να δημιουργήσεις συγκεκριμένες εντυπώσεις; Θα πρέπει να μελετήσεις προσεκτικά τα πρόσωπα που θα το διαβάσουν και να φροντίσεις να τους δώσεις τις σωστές εντυπώσεις, αλλάζοντας όσα και όπως πρέπει. Μήπως θα τους φανείς πομπώδεις ή σαν ένας συντηρητικός γραφειοκράτης, με το απρόσωπο ύφος σου ή μήπως πνευματώδης αλλά πολύ ελαφρύς; Θα ήθελες να θεωρηθείς ένας σοβαρός επιχειρηματίας, γιατί έκανες εύκολη τη ζωή του αναγνώστη σου, με το να προσεγγίσεις το θέμα σύντομα και με σαφήνεια; Από το ύφος σου θα εξαρτηθεί, πώς θα σε δουν οι αναγνώστες σου. Η επιλογή είναι δική σου. Διόρθωσε τα ορθογραφικά λάθη. Είναι μια κουραστική και άχαρη δουλειά που όμως πρέπει να γίνει και μάλιστα με μεγάλη προσοχή. Δεν θέλεις βέβαια όλη η προσπάθεια που κατέβαλες να αποτύχει εξ αιτίας μερικών λαθών στην ορθογραφία. Οι υπολογιστές λύνουν το πρόβλημα, καθώς οι κειμενογράφοι επισημαίνουν τα ορθογραφικά λάθη Η εμφάνιση του κειμένου Δεν είναι μόνο το περιεχόμενο, αλλά και η εμφάνιση, η αισθητική του κειμένου, που συμβάλλει στη θετική αποδοχή του απ' τον αναγνώστη. Ένα κείμενο με προσεγμένη εμφάνιση, διαβάζεται εύκολα και ευχάριστα και περνάει ευκολότερα το μήνυμα που θέλεις, στον αποδέκτη του. Ας δούμε πως μπορεί να γίνει αυτό : Μην προσπαθείς να στριμώξεις σε μια σελίδα όλο το κείμενο, μικραίνοντας τα περιθώρια δεξιά αριστερά και πάνω-κάτω ή τις αποστάσεις μεταξύ γραμμάτων και γραμμών. Όλοι οι κειμενογράφοι στον υπολογιστή, έχουν έτοιμες προεπιλογές για όλα αυτά και καλό είναι να τις κρατήσεις. Έτσι δεν θα γεμίζεις ασφυκτικά τις σελίδες με κείμενο. 32

33 Δώσε στις σελίδες σου ανάσα και φως. Να προτιμάς τις μικρές παραγράφους, γιατί όσο πιο μικρή είναι μια παράγραφος, τόσο μεγαλύτερα "λευκά" κενά αφήνει στο χαρτί. Έτσι το κείμενο γίνεται πιο ξεκούραστο, ευανάγνωστο και φωτεινό. Να ξεχωρίζεις τις ενότητες, είτε με μικρά διαστήματα ανάμεσά τους, είτε με μικρή εσοχή στην αρχή τους, είτε με τίτλους. Βοηθούν τον αναγνώστη να βρει ευκολότερα τα επιμέρους σημεία και βελτιώνουν την αισθητική της σελίδας, καθώς αφήνουν λευκά κενά στο χαρτί. Προσπάθησε να χρησιμοποιείς τέτοιου είδους τεχνικές, σε οτιδήποτε γράφεις, οπωσδήποτε αν είναι πιάνει μια ολόκληρη σελίδα ή περισσότερες. Να χρησιμοποιείς μικρές προτάσεις στην αρχή ενοτήτων ή άλλων παραγράφων, σαν εισαγωγή ή τίτλο. Προετοιμάζουν τον αναγνώστη να μπαίνει από την αρχή της παραγράφου, στο τι θα διαβάσει. Προσανατολίζεται στην εύρεση επί μέρους νοημάτων και στη γρήγορη αφομοίωση του κειμένου. Σε ορισμένα κείμενα μπορεί να βρεις τις μικρές αυτές προτάσεις, γραμμένες με μεγαλύτερα ή με έντονα γράμματα, με υπογραμμίσεις ή με κεφαλαία ή ακόμη με διαφορετικό χαρακτήρα. Απόφυγε τις πολλές γραμματοσειρές στο ίδιο κείμενο. Μειώνουν την αισθητική του και δημιουργούν σύγχυση στον αναγνώστη Ο τελικός έλεγχος Ολοκληρώνοντας τις διορθώσεις του προσχεδίου, έχεις στα χέρια σου το Τελικό Κείμενο. Πριν το τυπώσεις μένει να κάνεις ένα τελικό έλεγχο. Διάβασέ το δυνατά, απαγγέλλοντας και χρωματίζοντας τη φωνή. Ζήτησε από κάποιον να σου το διαβάσει ή μαγνητοφώνησέ το ίσως, ώστε ακούγοντάς το, να καταλάβεις όσα δεν μπορείς να δεις με τα μάτια. Ρέει όμορφα ο λόγος; Δένουν τα νοήματα; Μήπως υπάρχουν αδέξιες προτάσεις; Μήπως κάποιες λέξεις δεν ταιριάζουν; Μην παραλείψεις αυτό τον τελευταίο έλεγχο. Ένα καλό "χτένισμα" του κειμένου, θα αποκαλύψει ατέλειες και θα δώσει την ευκαιρία για χρήσιμες αλλαγές. Η δουλειά που έκανες αξίζει αυτή την πολυτέλεια. 33

34 Και κάτι πολύ χρήσιμο. Για τους περισσότερους, είναι πολύ δύσκολο να δουν τις ατέλειες στο κείμενό τους, όταν είναι νωπό, καθώς ο εγκέφαλος είναι ακόμη συντονισμένος στις έννοιες, όπως ακριβώς τις διατύπωσαν πριν από λίγο. Γι αυτό είναι σκόπιμο, ιδιαίτερα σε κρίσιμης σημασίας κείμενα, να τα ελέγχουμε μετά από ώρες ή από ημέρες, αφού ασχοληθούμε πρώτα με άλλα θέματα, ώστε να αποσυντονιστεί το μυαλό και να τα δούμε με πιο αντικειμενική ματιά! 10 σίγουροι δρόμοι για να αποτύχει ένα κείμενο Θέλεις να εξασφαλίσεις την... αποτυχία μιας επιστολής σου; Ακολούθησε αυτές τις απλές πρακτικές: 1. Άρχισε την ιστορία σου περίπλοκα και λεπτομερειακά, πριν φθάσεις στις ουσιαστικές πληροφορίες. 2. Περίγραψε όσο πιο αναλυτικά μπορείς τις δραστηριότητες της επιχείρησής σου. 3. Χρησιμοποίησε εκλαϊκευμένους όρους, απευθυνόμενος σε τεχνικούς. 4. Χρησιμοποίησε τεχνικούς όρους, απευθυνόμενος σε Μη ειδικούς. 5. Κάνε το μήνυμά σου δυσνόητο. 6. Θεώρησε ότι ο αναγνώστης θα δείξει έτσι κι αλλιώς ενδιαφέρον. 7. Τύπωσε το κείμενό σου με δυσανάγνωστους χαρακτήρες. 8. Μην ασχοληθείς με τα ορθογραφικά και τα συντακτικά λάθη. 9. Χρησιμοποίησε μέγεθος σελίδας που αρχειοθετείται δύσκολα. 10. Ξεκίνησε ένα διαφημιστικό κείμενο με: "Αγαπητέ κύριε/κυρία" ή "Αγαπητέ πελάτη" ή Αγαπητέ αναγνώστη" Μια χρήσιμη τακτική Έχεις τελειώσει το κείμενό σου, έχεις κάνει όλα όσα έπρεπε για να γίνει απλό, καλοδιατυπωμένο, πειστικό, σωστό, ευανάγνωστο. Έδωσες τις οδηγίες σου στη βοηθό σου, για το τι πρέπει να προσέξει ή το δακτυλογράφησες ο ίδιος. Αυτό ήταν τελείωσες! Τώρα εξαρτάται από τους αναγνώστες σου, να ανταποκριθούν ή όχι σ' αυτό. 34