Εγχειρίδιο Διαδικασιών Διαχείρισης Συγχρηματοδοτούμενων

Transcript

1 Έκδοση: 1 η / ΑΝΩΤΑΤΟ ΕΚΠΑΙΔΕΥΤΙΚΟ ΙΔΡΥΜΑ ιεύθυνση: Τηλέφωνο: Fax: Β Γ ΤΥΠΟΣ ΕΠΙΒΕΒΑΙΩΣΗΣ Για Πράξεις χωρίς τεχνικό αντικείμενο (προμήθειες υπηρεσίες). Για Πράξεις χωρίς τεχνικό αντικείμενο που υλοποιούνται με ίδια μέσα, οι οποίες δύναται να περιλαμβάνουν επί μέρους δημόσιες συμβάσεις μέχρι ποσοστού 30% του συνολικού προϋπολογισμού. Εγχειρίδιο Διαδικασιών Διαχείρισης Συγχρηματοδοτούμενων Έργων ΕΛΚΕ Α.Ε.Ι. ΠΕΙΡΑΙΑ ΤΤ/ Έκδοση: 1 η Σελίδα 1

2 Ειδικός Λογαριασμός Κονδυλίων Έρευνας Πλαίσιο Λειτουργίας Οι Ειδικοί Λογαριασμοί Κονδυλίων Έρευνας, χάριν συντομίας Ε.Λ.Κ.Ε., ιδρύθηκαν στα Τ.Ε.Ι. για πρώτη φορά με τη Β1/819/1988 Απόφαση των Υπουργών Οικονομικών, Εθνικής Παιδείας και Θρησκευμάτων και Βιομηχανίας Ενέργειας και Τεχνολογίας, με σκοπό «τη χρηματοδότηση Ερευνητικών Έργων και σχετικών Υπηρεσιών ή δραστηριοτήτων που εκτελούνται στα Ανώτατα Εκπαιδευτικά Ιδρύματα». Η Επιτροπή Ερευνών (Ε.Ε.) του Τ.Ε.Ι. ΠΕΙΡΑΙΑ λειτούργησε για πρώτη φορά το Σε υλοποίηση των διατάξεων του άρθρου 9 της Κ.Υ.Α. 679/96, η οποία αντικατέστησε την Β1/819/1988 Απόφαση και κυρώθηκε με το άρθρο 36 του Ν (ΦΕΚ 156/ Α ), με βάση την εξουσιοδοτική διάταξη του άρθρου 3, παρ. 2, εδάφ. Α του Νόμου 3027/2002 (ΦΕΚ Α 152/ ), η Επιτροπή Ερευνών εξέδωσε τον Οδηγό Χρηματοδότησης και Διαχείρισης, ο οποίος εγκρίθηκε με απόφαση της Συνέλευσης του Ιδρύματος την Οδηγός Χρηματοδότησης Ο Οδηγός Χρηματοδότησης και Διαχείρισης, συντάχθηκε σύμφωνα με το άρθρο 9 της Κ.Α./679/ και το άρθρο 3, παράγραφος 2, του Ν.3027/2002, περί «Σύνταξης Οδηγού Χρηματοδότησης και Διαχείρισης του Ειδικού Λογαριασμού», ο οποίος ορίζει ότι: "Η Επιτροπή Διαχείρισης του Ειδικού Λογαριασμού που προβλέπεται στο άρθρο 4 της κοινής υπουργικής απόφασης με αριθμό Κ.Α./679/ (ΦΕΚ 826 Β ) συντάσσει «Οδηγό Χρηματοδότησης και Διαχείρισης» του Ειδικού Λογαριασμού, ο οποίος εγκρίνεται από τη Σύγκλητο του Πανεπιστημίου ή τη Συνέλευση του Τ.Ε.Ι., κατά περίπτωση». α) Στον Οδηγό Χρηματοδότησης και Διαχείρισης περιγράφονται συνολικά τα όργανα, οι διαδικασίες αξιολόγησης, επιλογής, χρηματοδότησης και οικονομικής διαχείρισης των δραστηριοτήτων που περιγράφονται στην παράγραφο 2, του άρθρου 2, της ανωτέρω κοινής υπουργικής απόφασης, καθώς και η διάδοση, αξιοποίηση και εκμετάλλευση των αποτελεσμάτων και προϊόντων των ερευνητικών και άλλων δραστηριοτήτων που χρηματοδοτούνται μέσω του Ειδικού Λογαριασμού. ΕΛΚΕ Α.Ε.Ι. ΠΕΙΡΑΙΑ ΤΤ/ Έκδοση: 1 η Σελίδα 2

3 β) Με τον Οδηγό Χρηματοδότησης και Διαχείρισης καθορίζονται, επίσης, οι αρμοδιότητες, οι υποχρεώσεις των υπευθύνων των έργων για τις διάφορες κατηγορίες δραστηριοτήτων, το πλαίσιο και τα θέματα αμοιβών όσων συμμετέχουν σε έργα που χρηματοδοτεί και διαχειρίζεται ο Ειδικός Λογαριασμός, καθώς και κάθε περίπτωση χρηματοδότησης και οικονομικής διαχείρισης που δεν προβλέπεται από την ανωτέρω κοινή υπουργική απόφαση. Θεσμικό Πλαίσιο Βασική αποστολή των AΕΙ (Ν.3549/2007, άρθρο 1) είναι, εκτός από τη μετάδοση της γνώσης (εκπαίδευση), η παραγωγή νέας γνώσης μέσω της έρευνας. Το Ανώτατο Εκπαιδευτικό Ίδρυμα Πειραιά Τεχνολογικού Τομέα (ΑΕΙ Πειραιά ΤΤ) ενθαρρύνει την έρευνα (όπως αυτή καθορίζεται με το Ν.1514/1985), μέσω του Ειδικού Λογαριασμού Κονδυλίων και Έρευνας, του οποίου ο σκοπός είναι: «Η διάθεση και διαχείριση κονδυλίων που προέρχονται από οποιαδήποτε πηγή και προορίζονται για την κάλυψη δαπανών, οποιουδήποτε είδους, που είναι απαραίτητες για τις ανάγκες ερευνητικών, εκπαιδευτικών, επιμορφωτικών, αναπτυξιακών έργων, καθώς και έργων συνεχιζόμενης κατάρτισης και έργων για την παροχή επιστημονικών, τεχνολογικών και καλλιτεχνικών υπηρεσιών, την εκπόνηση ειδικών μελετών, την εκτέλεση δοκιμών, μετρήσεων, εργαστηριακών εξετάσεων και αναλύσεων, την παροχή γνωμοδοτήσεων, τη σύνταξη προδιαγραφών για λογαριασμό τρίτων, ως και άλλων σχετικών υπηρεσιών ή δραστηριοτήτων που συμβάλλουν στη σύνδεση της εκπαίδευσης και της έρευνας με την παραγωγή και εκτελούνται ή παρέχονται από το επιστημονικό προσωπικό των ΑΕΙ και με τη συνεργασία άλλων ειδικών επιστημόνων». Πηγές Χρηματοδότησης ΕΛΚΕ Τα κονδύλια του Ε.Λ.Κ.Ε. προέρχονται από τις παρακάτω πηγές χρηματοδότησης: α) Ετήσια επιχορήγηση από τον Τακτικό Προϋπολογισμό του Κράτους. β) Κονδύλια από τον Προϋπολογισμό Δημοσίων Επενδύσεων που διατίθενται, είτε μέσω των εκάστοτε προγραμμάτων ανάπτυξης της εκπαίδευσης ή της έρευνας και της τεχνολογίας, είτε με οποιονδήποτε άλλο τρόπο. γ) Ειδικές εισφορές και χρηματοδοτήσεις από δημόσιες επιχειρήσεις, άλλους δημόσιους φορείς, ιδιωτικές επιχειρήσεις ή ιδιώτες, διεθνείς οργανισμούς και δωρεές κάθε είδους. ΕΛΚΕ Α.Ε.Ι. ΠΕΙΡΑΙΑ ΤΤ/ Έκδοση: 1 η Σελίδα 3

4 δ) Έσοδα από παροχές υπηρεσιών προς τρίτους, από εμπορική εκμετάλλευση ευρεσιτεχνιών, τεχνογνωσίας και προϊόντων που προκύπτουν από χρηματοδοτούμενα έργα. ε) Πρόσοδοι από περιουσιακά στοιχεία του Ε.Λ.Κ.Ε. στ) Κάθε είδους δάνεια. ζ) Έσοδα από κρατήσεις που επιβάλλονται σε εκτελούμενα έργα. Το "πλεόνασμα" το οποίο προκύπτει από τις παραπάνω αναφερόμενες πηγές χρηματοδότησης μετά την αφαίρεση των υποχρεώσεων των έργων και των εξόδων λειτουργίας του Ε.Λ.Κ.Ε., διατίθεται ετησίως από την Ε.Ε., για να στηρίξει τις παρακάτω δραστηριότητες: - Ενίσχυση της έρευνας σε τομείς επιστημών που ενδιαφέρουν άμεσα το Α.Ε.Ι. ΠΕΙΡΑΙΑ Τ.Τ. - Εκπόνηση μελετών σχετικά με την ανάπτυξη του Ιδρύματος. - Διοργάνωση Επιμορφωτικών προγραμμάτων, σεμιναρίων, επιστημονικών συνεδρίων, συμποσίων και ημερίδων επιστημονικού περιεχομένου. - Δημοσίευση διαφόρων επιστημονικών εργασιών / άρθρων των μελών Ε.Π., σε διεθνή έγκυρα περιοδικά. - Κάλυψη διαφόρων έκτακτων αναγκών, οι οποίες προσδιορίζονται από το Συμβούλιο του Α.Ε.Ι. ΠΕΙΡΑΙΑ Τ.Τ. ή / και από την Επιτροπή Ερευνών. - Χρηματοδότηση εκδόσεων του Α.Ε.Ι. ΠΕΙΡΑΙΑ Τ.Τ. - Χρηματοδότηση μετακινήσεων που αφορούν σε συνέδρια, σε κάθε Ε.Π. που συμμετέχει, παρουσιάζοντας σχετική επιστημονική εργασία, μετά από έγκριση της Επιτροπής Ερευνών. Το παρόν πρότυπο εντάσσεται στη σειρά προτύπων για τη διαχειριστική επάρκεια του Ειδικού Λογαριασμού Κονδυλίων Έρευνας του ΑΕΙ Πειραιά ΤΤ, με σκοπό την επιβεβαίωση της Διαχειριστικής του Επάρκειας για Πράξεις χωρίς τεχνικό αντικείμενο (προμήθειες υπηρεσίες), καθώς και για Πράξεις χωρίς τεχνικό αντικείμενο που ΕΛΚΕ Α.Ε.Ι. ΠΕΙΡΑΙΑ ΤΤ/ Έκδοση: 1 η Σελίδα 4

5 υλοποιούνται με ίδια μέσα, οι οποίες δύναται να περιλαμβάνουν επί μέρους δημόσιες συμβάσεις μέχρι ποσοστού 30% του συνολικού προϋπολογισμού (Επιβεβαίωση Τύπου Β + Γ). Αποτελεί επίσης κεντρικό στοιχείο του στρατηγικού του σχεδιασμού και ειδικότερα όσον αφορά στη διαχείριση των Συγχρηματοδοτούμενων Έργων που διαχειρίζεται και υλοποιεί. Η ανάπτυξη της σειράς προτύπων που αφορούν τη διαχειριστική επάρκεια προέκυψε από την ανάγκη βελτίωσης των Συστημάτων διαχείρισης και ελέγχου των Έργων - Πράξεων που θα διαχειριστεί και υλοποιήσει ο Ειδικός Λογαριασμός Κονδυλίων Έρευνας του ΑΕΙ Πειραιά ΤΤ Με την εφαρμογή και την διατήρηση ενός Συστήματος Διαχειριστικής Επάρκειας σύμφωνα με το παρόν πρότυπο, επιδιώκεται η επίτευξη των στόχων των έργων με την αποδοτικότερη αξιοποίηση των διατιθέμενων πόρων. Νομοθεσία Κανονιστικό πλαίσιο λειτουργίας Νομοθετικές διατάξεις σχετικά με τα ΤΕΙ Ν. 1404/1983: "Δομή και λειτουργία των Τεχνολογικών Εκπαιδευτικών Ιδρυμάτων". Ν. 2916/2001: "Διάρθρωση της ανώτατης εκπαίδευσης και ρύθμιση θεμάτων του τεχνολογικού τομέα αυτής". Ν.3374/2005: Διασφάλιση της ποιότητας στην ανώτατη εκπαίδευση. Σύστημα μεταφοράς και συσσώρευσης πιστωτικών μονάδων - Παράρτημα Διπλώματος. Ν. 3549/2007: Μεταρρύθμιση του θεσμικού πλαισίου για τη δομή και λειτουργία των Ανωτάτων Εκπαιδευτικών Ιδρυμάτων. Ν.3685/2008: Θεσμικό πλαίσιο για τις μεταπτυχιακές σπουδές. Ν.3794/2009: Ρύθμιση θεμάτων του πανεπιστημιακού και τεχνολογικού τομέα της ανώτατης εκπαίδευσης και άλλες διατάξεις. 4009/2011: Δομή λειτουργία διασφάλιση της ποιότητας σπουδών και διεθνοποίηση των Ανωτάτων Εκπαιδευτικών Ιδρυμάτων. Ν 4076/12: Ρυθμίσεις θεμάτων Ανωτάτων Εκπαιδευτικών Ιδρυμάτων και άλλες διατάξεις. Σχετικά με τον Ειδικό Λογαριασμό Κονδυλίων Έρευνας Οδηγός Χρηματοδότησης και Διαχείρισης του Ειδικού Λογαριασμού Κονδυλίων Έρευνας του ΑΕΙ Πειραιά ΤΤ. ΕΛΚΕ Α.Ε.Ι. ΠΕΙΡΑΙΑ ΤΤ/ Έκδοση: 1 η Σελίδα 5

6 Υ.Α. Β1/819/1988 "Σύσταση Ειδικών Λογαριασμών για τη χρηματοδότηση Ερευνητικών έργων. Κ.Α./679/ περί Σύστασης Ειδικού Λογαριασμού στο Υπουργείο Εθνικής Παιδείας και Θρησκευμάτων. Ν.3749/2009 (Φ.Ε.Κ. 156/ τ. Α ) «Ρύθμιση θεμάτων του πανεπιστημιακού και τεχνολογικού τομέα της ανώτατης εκπαίδευσης και άλλες διατάξεις», με τις οποίες κυρώθηκε η με αριθμό 679/ (Φ.Ε.Κ. 826/ τ. Β ) κοινή Υπουργική απόφαση «Τροποποίηση και αντικατάσταση της με αριθμ. Β1/819/ κοινής Υπουργικής απόφασης Σύσταση Ειδικών Λογαριασμών για τη χρηματοδότηση Ερευνητικών Έργων και σχετικών Υπηρεσιών ή δραστηριοτήτων που εκτελούνται στα Ανώτατα Εκπαιδευτικά Ιδρύματα ή Τεχνολογικά Εκπαιδευτικά ιδρύματα της Χώρας». Ν. 3794/2009 :Άρθρο 36 "Κύρωση της υπ' αριθμ. 679/1996 κοινής υπουργικής απόφασης (ΦΕΚ 826 Β ). Υ.Α. ΙΒ/10900/1997 Οργάνωση και Λειτουργία Ειδικών Λογαριασμών ΑΕΙ και ΤΕΙ σύμφωνα με το Ν.2530/97. Ν. 2530/1997 Υπηρεσιακή κατάσταση και αναμόρφωση μισθολογίου του διδακτικού και ερευνητικού προσωπικού και του εκπαιδευτικού προσωπικού των Ιδρυμάτων της Τριτοβάθμιας Εκπαίδευσης (Α.Ε.Ι.-Τ.Ε.Ι.). Ν.3027/2002 Θέματα Πανεπιστημίων και Τ.Ε.Ι.". Ν. 2817/2000 Ρύθμιση θεμάτων Πανεπιστημίων και ΤΕΙ. Ν. 3697/2008 Ενίσχυση της διαφάνειας του Κρατικού Προϋπολογισμού, έλεγχος των δημοσίων δαπανών, μέτρα φορολογικής δικαιοσύνης και άλλες διατάξεις. Ν. 3614/2007 Διαχείριση, έλεγχος και εφαρμογή αναπτυξιακών παρεμβάσεων για την προγραμματική περίοδο » ( άρθρο 25) (ΦΕΚ 267/ Α / ). Ν. 4055/2012, Ν.4129/2013, Ν.4223/2013 Υποχρέωση υποβολής απολογισμού και προϋπολογισμού στο Ελεγκτικό Συνέδριο και στο ΥΠΠΕΘ. Ν. 4314/2014 (ΦΕΚ Α 265): Για τη διαχείριση, τον έλεγχο και την εφαρμογή αναπτυξιακών παρεμβάσεων για την προγραμματική περίοδο Υ.Α /ΕΥΘΥ 712/ : Εθνικοί κανόνες επιλεξιμότητας δαπανών για τα προγράμματα ΕΣΠΑ Έλεγχοι νομιμότητας δημοσίων συμβάσεων συγχρηματοδοτούμενων πράξεων ΕΣΠΑ από Αρχές Διαχείρισης και Ενδιάμεσους Φορείς Διαδικασία ενστάσεων επί των αποτελεσμάτων αξιολόγησης πράξεων. Σχετικά με τις Προμήθειες Ν. 2286/1995 Προμήθειες του δημόσιου τομέα και ρυθμίσεις συναφών θεμάτων. ΕΛΚΕ Α.Ε.Ι. ΠΕΙΡΑΙΑ ΤΤ/ Έκδοση: 1 η Σελίδα 6

7 Ν. 2522/1997 Δικαστική προστασία κατά το στάδιο που προηγείται της σύναψης συμβάσεως δημοσίων έργων, κρατικών προμηθειών και υπηρεσιών σύμφωνα με την Οδηγία 89/665/ΕΟΚ» (Φ.Ε.Κ. 178 Α ). Ν. 3021/2002 (ΦΕΚ 143/Α /143/ «Περιορισμοί στη σύναψη δημοσίων συμβάσεων με πρόσωπα που δραστηριοποιούνται ή συμμετέχουν σε επιχειρήσεις μέσων μαζικής ενημέρωσης και άλλες διατάξεις. Ν. 3021/2002 Οδηγία του Ευρωπαϊκού Κοινοβουλίου και του Συμβουλίου της 31ης Μαρτίου 2004 περί συντονισμού των διαδικασιών σύναψης δημοσίων συμβάσεων έργων, προμηθειών και υπηρεσιών. Ν. 3310/2005 (ΦΕΚ 30 Α / ) «Μέτρα για τη διασφάλιση της διαφάνειας και την αποτροπή καταστρατηγήσεων κατά τη διαδικασία σύναψης δημόσιων συμβάσεων», όπως τροποποιήθηκε με τις διατάξεις του. Ν. 3414/2005 (ΦΕΚ 279 Α / ) «Τροποποίηση του Ν. 3310/2005. Π.Δ. 60/2007 Προσαρμογή της Ελληνικής νομοθεσίας στις διατάξεις της Οδηγίας 2004/18/ΕΚ "περί συντονισμού των διαδικασιών σύναψης δημοσίων συμβάσεων έργων, προμηθειών και υπηρεσιών", όπως τροποποιήθηκε με την Οδηγία 2005/51/ΕΚ της Επιτροπής και την Οδηγία 2005/75/ΕΚ του Ευρωπαϊκού Κοινοβουλίου και του Συμβουλίου της 16ης Νοεμβρίου 2005» (Φ.Ε.Κ. 64 Α ). Π.Δ. 118/2007 Κανονισμός Προμηθειών Δημοσίου» (Φ.Ε.Κ. 150 Α ), κατά το μέρος που δεν αντίκεινται στις διατάξεις της Οδηγίας 2004/18/ΕΚ του Ευρωπαϊκού Κοινοβουλίου και του Συμβουλίου της 31ης Μαρτίου 2004 " Κανονισμός (ΕΚ) αριθ. 1422/2007 Κανονισμός της Επιτροπής της 4ης Δεκεμβρίου 2007 για την τροποποίηση των οδηγιών 2004/17/ΕΚ και 2004/18/ΕΚ του Ευρωπαϊκού Κοινοβουλίου και του Συμβουλίου όσον αφορά τα κατώτατα όρια εφαρμογής τους κατά τις διαδικασίες σύναψης συμβάσεων (ΕΕ EL 317/34 της ). Σχετικά με την Έρευνα Ν. 1514/1985 Ανάπτυξη της επιστημονικής και τεχνολογικής έρευνας. Ν. 2916/2001 Διάρθρωση της ανώτατης εκπαίδευσης και ρύθμιση θεμάτων του τεχνολογικού τομέα αυτής. Ν. 3653/2008 Θεσμικό πλαίσιο έρευνας και τεχνολογίας και άλλες διατάξεις. Μέλη ΔΕΠ - εργασιακά αμοιβές Νόμος 2530/ Αμοιβές μελών Δ.Ε.Π. ΕΛΚΕ Α.Ε.Ι. ΠΕΙΡΑΙΑ ΤΤ/ Έκδοση: 1 η Σελίδα 7

8 Νόμος 2817/2000, άρθρο 15. Υπουργική απόφαση 35 για αμοιβές μελών. Ευρωπαϊκή Χάρτα του Ερευνητή, Κώδικας δεοντολογίας για την πρόσληψη των ερευνητών. Συμβάσεις έργου - Εργασιακά Ασφαλιστικά θέματα των απασχολούμενων στον ΕΛΚΕ ΠΔ.164/04: Ρυθμίσεις για τους εργαζομένους με συμβάσεις ορισμένου χρόνου στο Δημόσιο Τομέα. Ν.2621/1998: Ρύθμιση θεμάτων ΤΕΙ και άλλες διατάξεις. Ν.2685/1999: Κάλυψη δαπανών μετακινουμένων υπαλλήλων εντός και εκτός επικρατείας. N.4336/2015 Περί δαπανών μετακινούμενων εντός και εκτός επικράτειας. Φε9/649/ Παροχή οδηγιών σχετικά με N.4336/2015 Περί δαπανών μετακινούμενων εντός και εκτός επικράτειας. Κανονισμοί και Υπουργικές Αποφάσεις για έργα ΕΣΠΑ Κανονισμοί της Ευρωπαϊκής Ένωσης. Νόμος 3614/2007 "Διαχείριση, έλεγχος και εφαρμογή παρεμβάσεων Προγραμματικής Περιόδου 2007/20013". Υπουργική Απόφαση Συστήματος Διαχείρισης (ΥΠΑΣΥΔ) 14053/ Τροποποίηση της υπ αριθμ / Προσθήκες στον Ν.3614/ Αποκέντρωση, απλοποίηση και ενίσχυση της αποτελεσματικότητας των διαδικασιών του Εθνικού Στρατηγικού Πλαισίου Αναφοράς ΕΣΠΑ Ν. 4314/2014 (ΦΕΚ Α 265): Για τη διαχείριση, τον έλεγχο και την εφαρμογή αναπτυξιακών παρεμβάσεων για την προγραμματική περίοδο Υ.Α /ΕΥΘΥ 712/ : Εθνικοί κανόνες επιλεξιμότητας δαπανών για τα προγράμματα ΕΣΠΑ Έλεγχοι νομιμότητας δημοσίων συμβάσεων συγχρηματοδοτούμενων πράξεων ΕΣΠΑ από Αρχές Διαχείρισης και Ενδιάμεσους Φορείς Διαδικασία ενστάσεων επί των αποτελεσμάτων αξιολόγησης πράξεων. ΕΛΚΕ Α.Ε.Ι. ΠΕΙΡΑΙΑ ΤΤ/ Έκδοση: 1 η Σελίδα 8

9 Διαύγεια ΚΗΜΔΗΣ-ΕΣΗΔΗΣ N.3861/ 2010: Ενίσχυση της διαφάνειας με την υποχρεωτική ανάρτηση νόμων και πράξεων των κυβερνητικών, διοικητικών και αυτοδιοικητικών οργάνων στο διαδίκτυο «Πρόγραμμα Διαύγεια» Ν. 4013/2011, Ν.4281/2014 Κεντρικό Ηλεκτρονικό Μητρώο Δημοσίων Συμβάσεων (ΚΗΜΔΗΣ) Ν.4155/2013 όπως τροποποιήθηκε από το Ν. 4205/2013 Εθνικό Σύστημα Ηλεκτρονικών Δημοσίων Συμβάσεων (ΕΣΗΔΗΣ). Όργανα Διοίκησης & Διαχείρισης του ΕΛΚΕ Επιτροπή Διαχείρισης του Ειδικού Λογαριασμού Η διοίκηση και διαχείριση του Ε.Λ.Κ.Ε. πραγματοποιείται από τα όργανά του και είναι ανεξάρτητη από τη διοίκηση και διαχείριση του Α.Ε.Ι. ΠΕΙΡΑΙΑ ΤΤ (άρθρο 3, παρ. 1 της Κ.Α./679/1996). Η Διοίκηση του Α.Ε.Ι. ΠΕΙΡΑΙΑ ΤΤ παρακολουθεί και ελέγχει, με βάση τις διαδικασίες που προβλέπει ο παρών Οδηγός Χρηματοδότησης και Διαχείρισης, τη λειτουργία και τα πεπραγμένα του Ειδικού Λογαριασμού. Τα όργανα διοίκησης και διαχείρισης του Ειδικού Λογαριασμού Κονδυλίων Έρευνας είναι: Η Επιτροπή Εκπαίδευσης και Ερευνών (καλούμενη χάριν συντομίας Επιτροπή Ερευνών). Η Γραμματεία του Ε.Λ.Κ.Ε. Σύμφωνα με το άρθρο 4 της Κ.Α./679/ , η Επιτροπή Ερευνών έχει τις παρακάτω αρμοδιότητες: α) Επεξεργάζεται προτάσεις και εισηγείται σχετικά προς το Συμβούλιο ή τη Συνέλευση του Α.Ε.Ι. ΠΕΙΡΑΙΑ ΤΤ, αντίστοιχα για ζητήματα που αφορούν στην ερευνητική πολιτική του Ιδρύματος. β) Επικουρεί το Συμβούλιο του Α.Ε.Ι. ΠΕΙΡΑΙΑ ΤΤ καθώς και τη Συνέλευση του Α.Ε.Ι. ΠΕΙΡΑΙΑ ΤΤ στο συντονισμό των ερευνητικών, εκπαιδευτικών και επιμορφωτικών ΕΛΚΕ Α.Ε.Ι. ΠΕΙΡΑΙΑ ΤΤ/ Έκδοση: 1 η Σελίδα 9

10 έργων που χρηματοδοτούνται μέσω του Ειδικού Λογαριασμού και εισηγείται σχετικά με τη λήψη μέτρων για την εξασφάλιση πόρων του Λογαριασμού. γ) Προτείνει στη Συνέλευση του Α.Ε.Ι. ΠΕΙΡΑΙΑ ΤΤ, σύμφωνα με τις θεσμοθετημένες διαδικασίες, τρόπους αξιολόγησης, επιλογής, χρηματοδότησης, πληρωμής των δαπανών και παραλαβής των αποτελεσμάτων των εκπαιδευτικών, ερευνητικών, τεχνολογικών έργων και γενικά των αναλαμβανομένων έργων στα πλαίσια της παρούσας και των γενικών νομοθετικών διατάξεων. δ) Εγκρίνει, σύμφωνα με τις διαδικασίες του Οδηγού Χρηματοδότησης, προτάσεις για χρηματοδότηση κάθε είδους έργων από το Λογαριασμό με τη συνεργασία των σχολών, τμημάτων και τομέων. ε) Καταρτίζει ετήσιο οικονομικό προϋπολογισμό και απολογισμό κινήσεως του Λογαριασμού και παρέχει κάθε αναγκαία ενημέρωση προς τον Πρόεδρο του Α.Ε.Ι. ΠΕΙΡΑΙΑ ΤΤ, τη Συνέλευση του Α.Ε.Ι. ΠΕΙΡΑΙΑ ΤΤ, τα Υπουργεία Εθνικής Παιδείας και Θρησκευμάτων, Ανάπτυξης, Οικονομικών και άλλους ενδιαφερόμενους, με εκθέσεις ή ειδικές εκδόσεις. στ) Συντάσσει τον Οδηγό Χρηματοδότησης του Ε.Λ.Κ.Ε. και τον κανονισμό για τη διάθεση προϊόντων, που προέρχονται από ερευνητικά έργα (ευρεσιτεχνίες, προγράμματα λογισμικού, κατασκευές κ.τ.λ.) και τις αμοιβές των εχόντων τα πνευματικά δικαιώματα σ αυτά. Ο κανονισμός αυτός εγκρίνεται από τη Συνέλευση του Α.Ε.Ι. ΠΕΙΡΑΙΑ ΤΤ και αποτελεί μέρος του Οδηγού Χρηματοδότησης. ζ) Αναθέτει μελέτες με αμοιβή για εξυπηρέτηση των σκοπών της στο προσωπικό του Α.Ε.Ι. ΠΕΙΡΑΙΑ ΤΤ ή τρίτους, μετά από τεκμηρίωση της σκοπιμότητας και με τις διαδικασίες που προβλέπονται από τον Οδηγό Χρηματοδότησης. η) Αποδέχεται τις κάθε είδους επιχορηγήσεις, δωρεές και εισφορές τρίτων στο Λογαριασμό και καθορίζει τους ειδικότερους όρους αποδοχής και διάθεσής τους. θ) Αναζητεί πηγές χρηματοδότησης του Ε.Λ.Κ.Ε. και ενεργεί κάθε πράξη που είναι απαραίτητη για την εξασφάλιση χρηματικών πόρων. ι) Φροντίζει για την ενημέρωση της επιστημονικής κοινότητας του Α.Ε.Ι. ΠΕΙΡΑΙΑ ΤΤ σχετικά με προγράμματα και έργα που έρχονται σε γνώση της. ια) Χορηγεί υποτροφίες σύμφωνα με ειδικό κανονισμό που εγκρίνει η Συνέλευση του Α.Ε.Ι. ΠΕΙΡΑΙΑ ΤΤ, στο πλαίσιο του παρόντος Οδηγού Χρηματοδότησης. ΕΛΚΕ Α.Ε.Ι. ΠΕΙΡΑΙΑ ΤΤ/ Έκδοση: 1 η Σελίδα 10

11 ιβ) Προσλαμβάνει ειδικό προσωπικό για τη στελέχωση της Γραμματείας. ιγ) Εποπτεύει το έργο της Γραμματείας και ορίζει τον Προϊστάμενό της. ιδ) Διατηρεί αρχείο των τελικών εκθέσεων των χρηματοδοτούμενων μέσω του Λογαριασμού προγραμμάτων και έργων. Γραμματεία Ειδικού Λογαριασμού Κονδυλίων Έρευνας Η Γραμματεία στελεχώνεται, ανάλογα με τις ανάγκες, είτε από προσωπικό του Α.Ε.Ι. ΠΕΙΡΑΙΑ ΤΤ - επιστημονικό ή άλλο, που διατίθεται με απόφαση της Συνέλευσης του Α.Ε.Ι. ΠΕΙΡΑΙΑ ΤΤ, ύστερα από πρόταση της Επιτροπής, είτε από νέο προσωπικό που προσλαμβάνεται με απόφαση της Επιτροπής και αμείβεται από τα κονδύλια του Λογαριασμού. Η Γραμματεία έχει τις παρακάτω αρμοδιότητες: α) Παρακολουθεί τη λογιστική και διαχειριστική κίνηση του Λογαριασμού και προβαίνει στην πληρωμή των δαπανών μετά από εντολή του Επιστημονικού Υπευθύνου κάθε έργου, εφόσον η δαπάνη προβλέπεται ρητά στον εγκεκριμένο προϋπολογισμό του έργου. β) Εξυπηρετεί γραμματειακώς την Επιτροπή και εισηγείται για θέματα της αρμοδιότητάς της. γ) Μελετά και επεξεργάζεται, με τα μέλη της ή σε συνεργασία με άλλα πρόσωπα, τις κατευθύνσεις που προδιαγράφει η Επιτροπή ή υποβάλλει στην Επιτροπή προτάσεις για νέες κατευθύνσεις. δ) Μεριμνά για την εκτέλεση των αποφάσεων της Επιτροπής. Οργάνωση της Γραμματείας του Ειδικού Λογαριασμού Η Γραμματεία του Ε.Λ.Κ.Ε. διαρθρώνεται σε πέντε (5) μονάδες. Ενδεικτικά περιγράφονται οι δραστηριότητες της κάθε μονάδας: ΕΛΚΕ Α.Ε.Ι. ΠΕΙΡΑΙΑ ΤΤ/ Έκδοση: 1 η Σελίδα 11

12 Μονάδα Σχεδιασμού και Προγραμματισμού 1. Μεριμνά για την κατάρτιση του προϋπολογισμού του Ε.Λ.Κ.Ε. μετά από συνεργασία με τις μονάδες οικονομικής διαχείρισης και παρακολούθησης έργων και την υποβολή του προς έγκριση στα αρμόδια όργανα. 2. Συντάσσει τον απολογισμό του Ε.Λ.Κ.Ε. σε συνεργασία με τη μονάδα οικονομικής διαχείρισης και μεριμνά για την υποβολή του προς έγκριση στα αρμόδια όργανα. 3. Συνεργάζεται με τη διοίκηση του Α.Ε.Ι. ΠΕΙΡΑΙΑ ΤΤ για την παροχή κάθε πληροφορίας που ζητείται στο πλαίσιο εφαρμογής του προϋπολογισμού του Ε.Λ.Κ.Ε. 4. Αναζητά νέες πηγές χρηματοδότησης ερευνητικών έργων σε εθνικό και ευρωπαϊκό επίπεδο και υποβάλλει στην Ε.Ε. προτάσεις για νέες κατευθύνσεις. 5. Ενημερώνει την κοινότητα του ιδρύματος σχετικά με νέες προσκλήσεις - προτάσεις χρηματοδότησης έρευνας με πληροφοριακό υλικό, με διοργάνωση εκδηλώσεων και λοιπών δράσεων δημοσιότητας. 6. Οργανώνει και παρακολουθεί τις δράσεις δημοσιότητας των έργων που χρηματοδοτεί ή διαχειρίζεται ο Ε.Λ.Κ.Ε., σύμφωνα με τις διατάξεις και τους κανονισμούς που θέτει ο εκάστοτε φορέας χρηματοδότησης. 7. Συνεργάζεται με άλλες αρμόδιες υπηρεσίες και δημόσιους φορείς, καθώς και με τους φορείς χρηματοδότησης των έργων που διαχειρίζεται ο Ε.Λ.Κ.Ε., για τον προγραμματισμό των ενεργειών που απαιτούνται κατά την υλοποίηση τους. 8. Προγραμματίζει όλες τις απαραίτητες ενέργειες για την προκήρυξη χρηματοδότησης νέων έργων, αλλά και για την υλοποίηση των υφιστάμενων σύμφωνα πάντα με τον οδηγό χρηματοδότησης και διαχείρισης του Ε.Λ.Κ.Ε. Μονάδα Προμηθειών Παρακολουθεί και υποστηρίζει τους Υπευθύνους των έργων (ΥΕ), κατά τη διενέργεια των διαγωνισμών που αφορούν προμήθειες. Επίσης, είναι υπεύθυνη για την ανάθεση και τη διαχείριση των συμβάσεων που αφορούν προμήθεια προϊόντων, παροχή υπηρεσιών ή εκτέλεση έργων. ΕΛΚΕ Α.Ε.Ι. ΠΕΙΡΑΙΑ ΤΤ/ Έκδοση: 1 η Σελίδα 12

13 Μονάδα Παρακολούθησης και Διαχείρισης Έργων 1. Παρακολουθεί τις συμβατικές υποχρεώσεις των έργων και εξυπηρετεί τους ελέγχους. 2. Παρακολουθεί και υποστηρίζει τους Υπευθύνους έργων (ΥΕ) στο έργο τους (π.χ. στις διαδικασίες πλήρωσης θέσεων προσωπικού, στις συμβάσεις, στα δελτία παρακολούθησης (π.χ. τριμηνιαίων / εξαμηνιαίων δελτίων έργων, όπως αυτά του ΕΠΕΑΕΚ ΕΠΚτΠ - ΕΣΠΑ κτλ.), στις οικονομικές εκθέσεις, στους απολογισμούς έργων κ.τ.λ.. 3. Ελέγχει τη νομιμότητα και επιλεξιμότητα των δαπανών (π.χ. πρωτότυπα δικαιολογητικά δαπανών, πρόβλεψη δαπανών στον προϋπολογισμό, να αφορούν σε ημερομηνίες διάρκειας του έργου, κλπ.), την αξιοπιστία των πληροφοριών και οικονομικών στοιχείων που δηλώνονται από τον ΥΕ στα πλαίσια των εντολών πληρωμής και τα παραδοτέα. 4. Ελέγχει και αποστέλλει τα μηνιαία δελτία δαπανών (έργων όπως του ΕΠΕΑΕΚ ΕΠΚτΠ - ΕΣΠΑ κ.τ.λ.). 5. Συνεργάζεται με τους φορείς χρηματοδότησης των έργων (ΥπΕΠΘ, ΓΓΕΤ, Ευρωπαϊκή Ένωση, κλπ.), για την επίλυση ενδεχομένων προβλημάτων κατά τη υλοποίηση των έργων. 6. Τηρεί πλήρη διοικητικό φάκελο για κάθε έργο και για όλες τις ενέργειες στο πλαίσιο του έργου, σε όλες τις φάσεις εκτέλεσής του. 7. Εντοπίζει τα κάθε είδους προβλήματα που προκύπτουν κατά την πορεία υλοποίησης των έργων και εισηγείται τρόπους επίλυσής τους στα αρμόδια Όργανα. Μονάδα Λογιστικής Παρακολούθησης 1. Προβαίνει στην πληρωμή των δαπανών των έργων σύμφωνα με τις εντολές των ΥΕ, καθώς και την πληρωμή όλων των δαπανών του Ε.Λ.Κ.Ε. 2. Τηρεί πλήρη φάκελο οικονομικού αντικειμένου των έργων. 3. Παρακολουθεί τον προϋπολογισμό των ερευνητικών έργων. ΕΛΚΕ Α.Ε.Ι. ΠΕΙΡΑΙΑ ΤΤ/ Έκδοση: 1 η Σελίδα 13

14 4. Παρακολουθεί τις τραπεζικές συναλλαγές. 5. Τηρεί μητρώο παγίων. 6. Προβαίνει στη μισθοδοσία όλων των αμειβομένων από τον Ε.Λ.Κ.Ε.. 7. Αποδίδει στα αντίστοιχα ταμεία τις κρατήσεις που προβλέπονται, σύμφωνα με τις κείμενες διατάξεις στις πληρωμές των δαπανών. 8. Συντάσσει απολογισμό έτους και ισολογισμό, συνεργάζεται με τους Ορκωτούς Λογιστές για τον έλεγχο της οικονομικής διαχείρισης του Ε.Λ.Κ.Ε. 9. Τηρεί Ενημερώνει τα λογιστικά βιβλία και εκδίδει τα αντίστοιχα παραστατικά, σύμφωνα με τον Κ.Β.Σ. Μονάδα Διοικητικής Υποστήριξης 1. Τηρεί το πρωτόκολλο και το αρχείο του Ε.Λ.Κ.Ε., έχει την ευθύνη διακίνησης των εγγράφων και την εν γένει γραμματειακή υποστήριξη του Ε.Λ.Κ.Ε. Μεριμνά για τη σύγκληση των συνεδριάσεων της Ε.Ε., τη συγκέντρωση των θεμάτων για τις συνεδριάσεις Ε.Ε., τον έλεγχο των εντύπων των προτάσεων που υποβάλλονται στην Ε.Ε. για ερευνητικά έργα, τη συγγραφή των πρακτικών των συνεδριάσεων της Ε.Ε., τη διεκπεραίωση των αποφάσεων της Ε.Ε., καθώς και για την υποβολή των εισηγήσεων της Ε.Ε. στο Συμβούλιο του Α.Ε.Ι. ΠΕΙΡΑΙΑ ΤΤ και τη διάχυση των σχετικών αποφάσεων. 2. Ελέγχει την τήρηση του οδηγού χρηματοδότησης και διαχείρισης κατά την υποβολή προτάσεων για χρηματοδότηση έρευνας. 3. Παρέχει τεχνική βοήθεια προς τα μέλη Ε.Π. του ιδρύματος κατά τη σύνταξη προτάσεων έρευνας. 4. Εισάγει τα στοιχεία των ερευνητικών έργων στο μηχανογραφικό σύστημα του Ε.Λ.Κ.Ε. 5. Παρέχει τεχνική υποστήριξη για τη λειτουργία του εξοπλισμού και του λογισμικού καθώς και υποστήριξη στο προσωπικό του Ε.Λ.Κ.Ε. Έχει την ευθύνη για την ορθή και ΕΛΚΕ Α.Ε.Ι. ΠΕΙΡΑΙΑ ΤΤ/ Έκδοση: 1 η Σελίδα 14

15 απρόσκοπτη λειτουργία των πληροφοριακών συστημάτων του Ε.Λ.Κ.Ε. και παρέχει υποστήριξη προς τους χρήστες για την ορθή χρήση και λειτουργία αυτών. Συντηρεί, βελτιώνει και προσαρμόζει τα συστήματα μηχανογράφησης για την άντληση δεδομένων και παροχή εξειδικευμένων αναφορών. 6. Οργανώνει και τηρεί ηλεκτρονική βιβλιοθήκη έργων, μελετών, στοιχείων και απαραίτητων βοηθημάτων για τις ανάγκες του Ε.Λ.Κ.Ε. 7. Συντηρεί, βελτιώνει και εμπλουτίζει την ιστοσελίδα του Ε.Λ.Κ.Ε. 1. Αντικείμενο Πεδίο εφαρμογής Το παρόν πρότυπο αποτελεί έγγραφο έντυπο, περιέχει την Πολιτική Ποιότητας και καθορίζει τις απαιτήσεις που πρέπει να ικανοποιούνται ώστε να αποδεικνύει ο Ειδικός Λογαριασμός Κονδυλίων Έρευνας του Α.Ε.Ι. Πειραιά ΤΤ την ικανότητα του να υλοποιεί έργα δημόσιου χαρακτήρα και να βελτιώνει συνεχώς τις επιδόσεις του στη λειτουργία και τον έλεγχο των διεργασιών τους. Το παρόν πρότυπο δύναται να διανεμηθεί σε τρίτους (π.χ. φορείς ελέγχου, δυνητικούς δικαιούχους, ωφελούμενους κλπ.), μόνο κατόπιν αδείας της Επιτροπής Ερευνών του Ειδικού Λογαριασμού Κονδυλίων Έρευνας του Α.Ε.Ι. Πειραιά ΤΤ. Το Εγχειρίδιο Διαδικασιών Διαχείρισης Συγκεκριμένης Πράξης συντάσσεται από τον Σύμβουλο του Δικαιούχου και εγκρίνεται από την Επιτροπή Ερευνών του Α.Ε.Ι. Πειραιά ΤΤ. Οι αποδέκτες ελεγχομένων αντιγράφων λαμβάνουν υποχρεωτικά - με ευθύνη της Επιτροπής Ερευνών - τις όποιες αναθεωρήσεις του Εγχειριδίου και των Διαδικασιών. Οι αποδέκτες μη ελεγχομένων αντιγράφων δε λαμβάνουν, κατ ανάγκη, τις αναθεωρήσεις. Ο Δικαιούχος τηρεί κατάλογο των παραληπτών και πίνακα των αναθεωρήσεων του Εγχειριδίου και των Διαδικασιών. Στο Εγχειρίδιο Διαδικασιών προδιαγράφονται οι δραστηριότητες του Ειδικού Λογαριασμού Κονδυλίων Έρευνας του Α.Ε.Ι. Πειραιά ΤΤ που επηρεάζουν την ποιότητα του παραγόμενου έργου, από την επικοινωνία με τους πολίτες, την επιλογή και αξιολόγηση των ωφελουμένων και των τυχόν υπεργολάβων, καθώς και την ΕΛΚΕ Α.Ε.Ι. ΠΕΙΡΑΙΑ ΤΤ/ Έκδοση: 1 η Σελίδα 15

16 διενέργεια των απαραίτητων ελέγχων και την αξιολόγηση των παραδοτέων των πράξεων. Ειδικότερα οι διαδικασίες που περιλαμβάνονται στο Εγχειρίδιο Διαδικασιών αποτυπώνονται στο κάτωθι πίνακα: Κωδικός Σχετ. Διαδ/σίας Απαίτηση Τίτλος Ενότητας / Διαδικασίας Ενότητα 3.1: 3.1 Εγχειρίδιο Διαδικασιών ΕΔΔΣΕ () Ύπαρξη εγχειριδίου διαδικασιών Χρήση τυποποιημένων εντύπων Διαδικασία Δ01: 3.2 Προγραμματισμός Έργων - Ενεργειών Δ Κατάρτιση ετησίου προγράμματος, επανεξέτασης & πιθανής αναθεώρησης του Διαδικασία Δ02: 3.3 Σχεδιασμός και Ωρίμανση Έργων Δ Καθορισμός απαιτήσεων σχεδιασμού και ωρίμανσης έργων Διαδικασία Δ03: 3.4 Διενέργεια διαγωνισμού, ανάθεση σύμβασης, επιλογή ωφελουμένων Δ Προετοιμασία και διενέργεια διαγωνισμών Δ Αξιολόγηση προσφορών και χειρισμός ενστάσεων Δ Υπογραφή σύμβασης επιλογής ωφελουμένων, ολοκλήρωση διαγωνισμού Διαδικασία Δ04: 3.5 Παρακολούθηση έργου, πιστοποίηση φυσικού αντικειμένου 3.5.α Παρακολούθηση και υλοποίηση έργου Δ α.1 Σχέδιο υλοποίησης έργου Δ α.2 Έλεγχος προόδου του έργου και παρακολούθηση χρονοδιαγράμματος Δ α.3 Διαχείριση προβλημάτων και αλλαγών Δ α.5 Διαχείριση εγγράφων 3.5β Έλεγχος και παραλαβή φυσικού αντικειμένου Δ β.1 Διαδικασία πιστοποίησης φυσικού αντικειμένου Δ β.2 Διαδικασία ελέγχου τήρησης λοιπών υποχρεώσεων αναδόχου 3.5γ Εκτέλεση πράξης με ίδια μέσα Δ γ Εκτέλεση πράξης με ίδια μέσα 3.5δ Ενημέρωση Διαχειριστικής Αρχής ΕΛΚΕ Α.Ε.Ι. ΠΕΙΡΑΙΑ ΤΤ/ Έκδοση: 1 η Σελίδα 16

17 Δ δ.1 Κατάρτιση και υποβολή εκθέσεων και αναφορών, επικοινωνία και ενημέρωση Διαχειριστικής Αρχής Διαδικασία Δ05: 3.6 Οικονομική Διαχείριση Έργου Δ Διαδικασίες τήρησης υποχρεώσεων Συγχρηματοδοτούμενου Έργου Δ Διαδικασία διεκπεραίωσης πληρωμών και τήρησης λογιστικού Συστήματος / σχεδίου Διαδικασία Δ06: 3.7 Διαδικασίες παρακολούθησης και τήρησης ισχύουσας νομοθεσίας Δ Παρακολούθηση και τήρηση ισχύουσας νομοθεσίας Απαίτηση 4 4 Ελάχιστες προϋποθέσεις υλικοτεχνικής υποδομής 4.1 Μηχανογραφημένη οικονομική / λογιστική διαχείριση σύμφωνα με την ισχύουσα νομοθεσία 4.2 Ηλεκτρονική παρακολούθηση έργων 4.3 Ηλεκτρονική διασύνδεση με βάσεις πληροφοριών 4.4 Βιβλιοθήκη με το ισχύον θεσμικό πλαίσιο, πρότυπα τεύχη, υπάρχοντες οδηγοί (ηλεκτρονικοί ή μη) 4.5 Τεχνική υποστήριξη υποδομής και ασφαλής τήρηση φύλαξη αρχείων και πληροφοριών 2. Τυποποιητικές Παραπομπές Τα παρακάτω τυποποιητικά έγγραφα περιέχουν διατάξεις οι οποίες μέσω παραπομπής αποτελούν διατάξεις του παρόντος προτύπου. ΕΛΟΤ : «Οδηγός εφαρμογής του ΕΛΟΤ 1429 για οργανισμούς υλοποίησης δημοσίων συμβάσεων προμηθειών και υπηρεσιών». ΕΛΟΤ : «Οδηγός εφαρμογής του ΕΛΟΤ 1429 για οργανισμούς υλοποίησης συγκεκριμένων δράσεων με ίδια μέσα». ΕΛΟΤ 1429:2008: «Διαχειριστική επάρκεια οργανισμών για την υλοποίηση έργων δημόσιου χαρακτήρα Απαιτήσεις για διεργασίες αξιολόγησης και αξιολογητές». 3. Όροι και ορισμοί εννοιών ΕΛΚΕ Α.Ε.Ι. ΠΕΙΡΑΙΑ ΤΤ/ Έκδοση: 1 η Σελίδα 17

18 Για τους σκοπούς του παρόντος εγχειριδίου εφαρμόζονται οι παρακάτω όροι και ορισμοί εννοιών: Εθνικό Στρατηγικό Πλαίσιο Αναφοράς (ΕΣΠΑ): Το έγγραφο που καταρτίζεται από το Υπουργείο Ανάπτυξης, Ανταγωνιστικότητας και Ναυτιλίας σε διάλογο με την Επιτροπή των Ευρωπαϊκών Κοινοτήτων (εφεξής Επιτροπή) και το οποίο αποτελεί πλαίσιο αναφοράς για την κατάρτιση του προγραμματισμού του Ευρωπαϊκού Ταμείου Περιφερειακής Ανάπτυξης (ΕΤΠΑ), του Ευρωπαϊκού Κοινωνικού Ταμείου (ΕΚΤ) και του Ταμείου Συνοχής. Επιχειρησιακό Πρόγραμμα (ΕΠ): Έγγραφο το οποίο υποβάλλεται από το Υπουργείο Ανάπτυξης, Ανταγωνιστικότητας και Ναυτιλίας και εγκρίνεται από την Επιτροπή και το οποίο καθορίζει μια αναπτυξιακή στρατηγική με τη χρήση ενός συνεκτικού συνόλου προτεραιοτήτων, που θα επιτευχθεί με τη συνδρομή ενός Ταμείου. Άξονας Προτεραιότητας: Μια από τις προτεραιότητες της στρατηγικής στο πλαίσιο Επιχειρησιακού Προγράμματος που έχει μετρήσιμους στόχους και περιλαμβάνει ομάδα πράξεων οι οποίες σχετίζονται μεταξύ τους. Πράξη: Έργο ή ομάδα έργων που επιλέγονται από τη διαχειριστική αρχή του οικείου επιχειρησιακού προγράμματος ή με ευθύνη της, σύμφωνα με κριτήρια που καθορίζονται από την επιτροπή παρακολούθησης και υλοποιούνται από έναν ή περισσότερους δικαιούχους, προκειμένου να επιτευχθούν οι στόχοι του άξονα προτεραιότητας με τον οποίο σχετίζονται. Διαχειριστική Αρχή (ΔΑ): Εθνική, περιφερειακή ή τοπική δημόσια αρχή ή δημόσιος ή ιδιωτικός Φορέας που ορίζεται από το κράτος μέλος για τη διαχείριση του επιχειρησιακού προγράμματος. Ενδιάμεσος Φορέας Διαχείρισης (ΕΦΔ): Κάθε δημόσιος ή ιδιωτικός Φορέας ή υπηρεσία η οποία ενεργεί υπό την ευθύνη Διαχειριστικής Αρχής ή η οποία εκτελεί καθήκοντα για λογαριασμό μιας τέτοιας αρχής σε σχέση με Δικαιούχους που υλοποιούν πράξεις. Αρχή Πιστοποίησης (ΑΠ): Εθνική, περιφερειακή ή τοπική δημόσια αρχή ή Φορέας, που ορίζεται από το κράτος μέλος για την πιστοποίηση καταστάσεων δαπανών και αιτήσεων πληρωμής πριν διαβιβαστούν στην Επιτροπή. Αρχή Ελέγχου: Εθνική, περιφερειακή ή τοπική δημόσια αρχή ή οντότητα, λειτουργικά ανεξάρτητη από τη διαχειριστική αρχή και την αρχή πιστοποίησης, η οποία ορίζεται ΕΛΚΕ Α.Ε.Ι. ΠΕΙΡΑΙΑ ΤΤ/ Έκδοση: 1 η Σελίδα 18

19 από το κράτος μέλος για κάθε επιχειρησιακό πρόγραμμα και είναι υπεύθυνη για τον έλεγχο της ουσιαστικής λειτουργίας του Συστήματος διαχείρισης και ελέγχου. Δικαιούχος: Δημόσιος ή ιδιωτικός οργανισμός, Φορέας ή επιχείρηση, αρμόδιος για την έναρξη ή την έναρξη και υλοποίηση πράξεων. Ειδικότερα δικαιούχοι των πράξεων στο πλαίσιο των «Τοπικών δράσεων κοινωνικής ένταξης για ευάλωτες ομάδες» είναι οι Αναπτυξιακές Συμπράξεις (Α.Σ.), όπως αυτές ορίζονται, οργανώνονται και λειτουργούν βάσει του άρθρου 18 του Ν.4019/2011 (216/Α). Ολοκληρωμένο Πληροφοριακό Σύστημα (ΟΠΣ): Το πληροφοριακό Σύστημα του Υπουργείου Ανάπτυξης, Ανταγωνιστικότητας και Ναυτιλίας, στο οποίο καταχωρούνται τα δεδομένα που αφορούν σε Προγράμματα και δράσεις, στις επενδύσεις του επενδυτικού νόμου και στο Πρόγραμμα Δημοσίων Επενδύσεων. Δημόσια Δαπάνη: Η δαπάνη που πραγματοποιείται για την κάλυψη μέρους (όταν υπάρχει και ιδιωτική συμμετοχή) ή όλου (όταν υπάρχει μόνο δημόσια συμμετοχή) του προϋπολογισμού ενός Επιχειρησιακού Προγράμματος ή/και Έργου, και προέρχεται εξ ολοκλήρου από δημόσιους (εθνικούς και κοινοτικούς) πόρους, δηλαδή είναι το άθροισμα της Εθνικής Δημόσιας Δαπάνης (Εθνική Συμμετοχή) και της Κοινοτικής Συμμετοχής. Παρατυπία: Κάθε παράβαση των κοινοτικών και κατ επέκταση των εθνικών διατάξεων που λαμβάνονται κατ εφαρμογή του κοινοτικού δικαίου, η οποία προκύπτει από πράξη ή παράλειψη οικονομικού Φορέα και η οποία ζημιώνει ή ενδέχεται να ζημιώσει το γενικό προϋπολογισμό της Ευρωπαϊκής Ένωσης, με τον καταλογισμό στον προϋπολογισμό αδικαιολόγητης δαπάνης. Δημοσιονομική Διόρθωση: Η ακύρωση του συνόλου ή μέρους της Κοινοτικής και Εθνικής συμμετοχής σε ένα έργο ή πράξη, στο πλαίσιο της συγχρηματοδότησής του από τα επιχειρησιακά προγράμματα της περιόδου η οποία είναι ανάλογη της παράβασης που διαπιστώνεται. Αχρεωστήτως καταβληθέν ποσό: Κάθε δαπάνη στην οποία δεν αντιστοιχεί ίσης αξίας παραδοθέν προϊόν, έργο ή υπηρεσία σύμφωνα με τους όρους της σχετικής σύμβασης ή απόφασης με την οποία αναλήφθηκε η υποχρέωση της δαπάνης. Ανάκτηση: Η επιστροφή των αχρεωστήτως ή παρανόμως καταβληθέντων ποσών από τον λαμβάνων για μη νόμιμη αιτία. ΕΛΚΕ Α.Ε.Ι. ΠΕΙΡΑΙΑ ΤΤ/ Έκδοση: 1 η Σελίδα 19

20 Διατάκτης: Ο Υπουργός, ο Γενικός Γραμματέας, ή άλλο αρμόδιο όργανο, το οποίο αναλαμβάνει υποχρεώσεις σε βάρος πιστώσεων του προϋπολογισμού του Φορέα του και προσδιορίζει τις απαιτήσεις κατά του Δημοσίου. Έργο: Μη πάγια διεργασία του οργανισμού που εκτελείται για την επίτευξη αποτελέσματος το οποίο ικανοποιεί προκαθορισμένες και επαληθεύσιμες απαιτήσεις συμπεριλαμβανομένων των περιορισμών σε χρόνο, κόστος και πόρους. Διεργασία: Σύνολο αλληλένδετων δραστηριοτήτων με αλληλεπιδράσεις που μετασχηματίζουν εισερχόμενα σε αποτελέσματα με σκοπό την προσθήκη αξίας. Διαδικασία: Καθορισμένος τρόπος για την εκτέλεση μίας διεργασίας ή δραστηριότητας. Πόροι: Το ανθρώπινο δυναμικό, η υλικοτεχνική υποδομή, ο εξοπλισμός, τα υλικά και τα μέσα. Αντικείμενο του έργου: Σύνολο δραστηριοτήτων που απαιτούνται για την υλοποίηση του έργου μέχρι την ολοκλήρωση του. Δομή ανάλυσης εργασιών: Ιεραρχική ανάλυση των απαιτούμενων δραστηριοτήτων υλοποίησης του έργου. Παραδοτέο: Προκαθορισμένο και επαληθεύσιμο τελικό προϊόν ή αποτέλεσμα ή τα μετρήσιμα αποτελέσματα ενδιάμεσων δραστηριοτήτων του έργου. Φυσικό αντικείμενο του έργου: Σύνολο των παραδοτέων του έργου, περιλαμβανομένων και των ενδιάμεσων παραδοτέων. Χρονοδιάγραμμα του έργου: Έγγραφο που παρουσιάζει κατ ελάχιστο τις προβλεπόμενες ημερομηνίες εκτέλεσης των δραστηριοτήτων του έργου, τα ορόσημα και τις ενδιάμεσες ή τμηματικές προθεσμίες του. Ορόσημο: Σημαντικό γεγονός ή σημείο στο έργο το οποίο συνδέεται με την ολοκλήρωση μίας φάσης ή την ολοκλήρωση συγκεκριμένων παραδοτέων του έργου. Ενδιάμεση ή τμηματική προθεσμία: Καθορισμένο στη σύμβαση χρονικό σημείο για την ολοκλήρωση μίας φάσης συγκεκριμένων παραδοτέων του έργου. Αποτελεσματικότητα: Βαθμός επίτευξης των στόχων. ΕΛΚΕ Α.Ε.Ι. ΠΕΙΡΑΙΑ ΤΤ/ Έκδοση: 1 η Σελίδα 20

21 Αποδοτικότητα: Σχέση αποτελεσμάτων και χρησιμοποιούμενων πόρων. Υλοποίηση έργου: Διεργασίες που περιλαμβάνονται στον κύκλο ζωής του έργου από τη διαπίστωση της ανάγκης μέχρι την οριστική παραλαβή του. Εκτέλεση έργου: Σύνολο δραστηριοτήτων που απαιτούνται για την παραγωγή των παραδοτέων του έργου. ΣΗΜΕΙΩΣΗ: Η εκτέλεση του έργου αποτελεί φάση της υλοποίησης έργου που αφορά τη παραγωγή των παραδοτέων του έργου σύμφωνα με τα προβλεπόμενα στο σχεδιασμό. Διαχείριση έργου: Σχεδιασμός, οργάνωση, παρακολούθηση, έλεγχος και αναφορά όλων των θεμάτων ενός έργου και παρακίνηση των ενδιαφερομένων στην επίτευξη των στόχων του έργου. Υπεύθυνος έργου: Άτομο του οργανισμού που ορίζεται ως υπεύθυνο για την υλοποίηση του έργου. Οργανόγραμμα έργου: Ιεραρχική δομή της ομάδας έργου. Τεχνικό δελτίο: Δελτίο με τα κατάλληλα δεδομένα που αποδεικνύουν την ανάγκη χρηματοδότησης του έργου και επιτρέπουν την παρακολούθηση της εκτέλεσής του. Προϋπολογισμός του έργου: Εκτιμώμενη δαπάνη για την εκτέλεση του έργου. Σύμβαση: Γραπτή συμφωνία για την υλοποίηση του έργου όπου προσδιορίζονται το φυσικό αντικείμενο και τε παραδοτέα του έργου, η χρονική διάρκεια και οι τυχόν ενδιάμεσες προθεσμίες, ο προϋπολογισμός έργου, τε εφαρμοστέο νομικό και κανονιστικό πλαίσιο εκτέλεσης του έργου καθώς και τα δικαιώματα και ο υποχρεώσεις των συμβαλλομένων. Φάκελος του έργου: Σύνολο πληροφοριών, πρωτογενών ή μη, που απαιτούνται για την υλοποίηση του έργου τα οποία ταξινομούνται και αρχειοθετούνται σε ενιαίο αρχείο από τον οργανισμό υλοποίησης. Ωφελούμενοι του έργου: Τελικοί χρήστες του προϊόντος του έργου ή οι αποδέκτες του αποτελέσματος του έργου. Ικανοποίηση χρηστών έργου: Αντίληψη των χρηστών του προϊόντος του έργου για το βαθμό κάλυψης των αναγκών τους και την ικανοποίηση των απαιτήσεων τους. Εκτέλεση έργου με ίδια μέσα: Διαδικασία παραγωγής των παραδοτέων ενός έργου από τον οργανισμό χωρίς προσφυγή σε ανάδοχο. ΕΛΚΕ Α.Ε.Ι. ΠΕΙΡΑΙΑ ΤΤ/ Έκδοση: 1 η Σελίδα 21

22 ΣΗΜΕΙΩΣΗ 1: Η εκτέλεση έργου με ίδια μέσα αναφέρεται και ως αυτεπιστασία. Ανάδοχος: Φυσικό ή νομικό πρόσωπο στον οποίο έχει ανατεθεί με δημόσια σύμβαση, από τον οργανισμό, η εκτέλεση του έργου ή μέρους του. ΣΗΜΕΙΩΣΗ 1: Ανάδοχος αναφέρεται (ΠΔ ) ως «οικονομικός Φορέας» που συνάπτει σύμβαση/εις με τη' «αναθέτουσα αρχή/ές και νοείται κάθε φυσικό ή νομικό πρόσωπο ή Φορέας του δημοσίου Ι κοινοπραξία αυτών των προσώπων ή/και οργανισμών, που προσφέρει την εκτέλεση εργασιών ή/κα έργων ή/και την προμήθεια προϊόντων ή/και την παροχή υπηρεσιών. ΣΗΜΕΙΩΣΗ 2: Ο ανάδοχος μπορεί να αναφέρεται ως προμηθευτής ή εργολάβος ή εργολήπτης ή πάροχος υπηρεσιών. Επιβεβαίωση διαχειριστικής επάρκειας οργανισμού: Επαλήθευση μέσω της παροχής αποδεικτικών στοιχείων ότι ένας οργανισμός έχει την ικανότητα να υλοποιεί έργα με επαρκή αποτελεσματικότητα και αποδοτικότητα. 4. & Διαδικασιών Ποιότητας 4.1 Γενικές απαιτήσεις Ο Ειδικός Λογαριασμός Κονδυλίων Έρευνας του Α.Ε.Ι. Πειραιά ΤΤ έχει εγκαταστήσει, εφαρμόζει, τεκμηριώνει και διατηρεί ενεργό ένα Σύστημα Διαδικασιών για να διασφαλίζει την ικανότητα του να υλοποιεί έργα, σύμφωνα με το εθνικό και κοινοτικό δίκαιο και να βελτιώνει συνεχώς τις επιδόσεις του. Το Σύστημα περιλαμβάνει τις διεργασίες υλοποίησης των έργων, τις διοικητικές και υποστηρικτικές διεργασίες καθώς και τις διεργασίες μέτρησης, ανάλυσης και αξιολόγησης που χρειάζονται ώστε να υλοποιούνται τα έργα με αποτελεσματικότητα και αποδοτικότητα. Για τις διεργασίες που εντάσσονται στο Σύστημα κάθε φορά, ο Ειδικός Λογαριασμός Κονδυλίων Έρευνας του ΑΕΙ Πειραιά ΤΤ προσδιορίζει τις σχέσεις και αλληλεπιδράσεις τους και εξασφαλίζει την διαθεσιμότητα των πόρων και πληροφοριών για την υποστήριξη, τη λειτουργία και παρακολούθηση τους. Το περιγράφεται και τεκμηριώνεται από τέσσερις ενότητες: ΕΛΚΕ Α.Ε.Ι. ΠΕΙΡΑΙΑ ΤΤ/ Έκδοση: 1 η Σελίδα 22

23 Ενότητα Α Η ενότητα αυτή, αντιστοιχεί στο παρόν «Εγχειρίδιο Διαδικασιών» και περιγράφει την Πολιτική του Φορέα στα θέματα ποιότητας. Περιλαμβάνει μια γενική περιγραφή του Συστήματος, με αναφορά σε όλες τις επιμέρους ενότητες που αναφέρονται στο πρότυπο ΕΛΟΤ 1429:2008. Εκεί όπου απαιτείται παραπέρα ανάλυση, παραπέμπει στις συγκεκριμένες Διαδικασίες για τα επιμέρους θέματα. Ενότητα Β Στην ενότητα αυτή περιγράφεται αναλυτικά το σύνολο των Διαδικασιών και Διεργασιών που διέπουν την λειτουργία του Ειδικού Λογαριασμού Κονδυλίων Έρευνας του Α.Ε.Ι. Πειραιά ΤΤ καθώς και την μεταξύ τους διασύνδεση. Οι Διαδικασίες ανταποκρίνονται στις απαιτήσεις που προσδιορίζονται από: Υπουργική Απόφαση 22867/ΕΥΘΥ 984/ του Υπουργείο Οικονομίας, Ανταγωνιστικότητας και Ναυτιλίας: «Ρυθμίσεις για την επιβεβαίωσης της διαχειριστικής επάρκειας των δικαιούχων της περιόδου ». Το Ν. 3840/2010 (ΦΕΚ 53/ ): «Αποκέντρωση, απλοποίηση και ενίσχυση της αποτελεσματικότητας των διαδικασιών του Εθνικού Στρατηγικού Πλαισίου Αναφοράς (ΕΣΠΑ) ΚΑΙ άλλες διατάξεις. Το πρότυπο ΕΛΟΤ 1429:2008 «Διαχειριστική επάρκεια οργανισμών για την υλοποίηση έργων δημόσιου χαρακτήρα Απαιτήσεις». Το Ν. 4314/2014 (ΦΕΚ Α 265): Για τη διαχείριση, τον έλεγχο και την εφαρμογή αναπτυξιακών παρεμβάσεων για την προγραμματική περίοδο Την Υ.Α /ΕΥΘΥ 712/ : Εθνικοί κανόνες επιλεξιμότητας δαπανών για τα προγράμματα ΕΣΠΑ Έλεγχοι νομιμότητας δημοσίων συμβάσεων συγχρηματοδοτούμενων πράξεων ΕΣΠΑ από Αρχές Διαχείρισης και Ενδιάμεσους Φορείς Διαδικασία ενστάσεων επί των αποτελεσμάτων αξιολόγησης πράξεων. Περιλαμβάνουν πλήθος άλλων βασικών απαιτήσεων που έχουν θεσπιστεί με βάση την εμπειρία και οι οποίες θα πρέπει να πληρούνται, προκειμένου να εξασφαλίζεται η αποδοτική και αποτελεσματική εφαρμογή του. Ενότητα Γ ΕΛΚΕ Α.Ε.Ι. ΠΕΙΡΑΙΑ ΤΤ/ Έκδοση: 1 η Σελίδα 23

24 Στην Ενότητα αυτή περιγράφονται οι λειτουργίες που ακολουθούνται στα επιμέρους τμήματα. Οι Οδηγίες διακρίνονται σε: Εργασίας & Ελέγχου. Δειγματοληψίας. Όλες οι Οδηγίες συντάσσονται σύμφωνα με τις αντίστοιχες Διαδικασίες, έτσι ώστε να καθοδηγείται το αρμόδιο προσωπικό στις καθημερινές ασχολίες του. Ενότητα Δ Η ενότητα αυτή, περιλαμβάνει όλο το υλικό υποδομής που αναφέρεται σε νομοθεσία, πρότυπα, προδιαγραφές, βιβλιογραφικές αναφορές, πάνω στα οποία στηρίζεται η δραστηριότητα των επιμέρους Τομέων του Φορέα. Η Διεύθυνση του Ειδικού Λογαριασμού Κονδυλίων Έρευνας του Α.Ε.Ι. Πειραιά ΤΤ έχει αναθέσει στον Υ τον ρόλο του Εκπροσώπου της Επιτροπής Ερευνών για την ποιότητα, ο οποίος και επωμίζεται τη συνολική ευθύνη για την εύρυθμη λειτουργία του. Ο Υ ο οποίος φέρει την ευθύνη για την καθημερινή επιτήρηση και την τακτική επιθεώρηση και αναφορά σχετικά με την εφαρμογή, την αποτελεσματικότητα και την βελτίωση του. Τα συγκεκριμένα καθήκοντα / ευθύνες / αρμοδιότητες του Υ παρουσιάζονται σε επόμενη παράγραφο του παρόντος. Στα πλαίσια του έχουν καταγραφεί όλες οι διαδικασίες που αφορούν την εκτέλεση έργων και αποτελούν τον βασικό κορμό του, ενώ παράλληλα έχουν οριστεί υπεύθυνοι διαδικασιών για την αποτελεσματική παρακολούθησή τους. Αναλυτική περιγραφή των παραπάνω γίνεται στις επιμέρους Διαδικασίες. Η πιστή εφαρμογή του αποτελεί ευθύνη όλου του προσωπικού του Φορέα. Ο Ειδικός Λογαριασμός Κονδυλίων Έρευνας του Α.Ε.Ι. Πειραιά ΤΤ έχει θεσπίσει τεκμηριωμένες διαδικασίες για τον έλεγχο της αποτελεσματικής εφαρμογής του, καθώς επίσης και για τη συνεχή τους βελτίωση. 4.2 Τεκμηρίωση του Συστήματος Διαχείρισης Ποιότητας Για την σωστή εφαρμογή του έχουν προσδιορισθεί τα κατάλληλα αρχεία που πρέπει να τηρούνται ώστε: Να αποδεικνύεται η αποτελεσματική λειτουργία του. ΕΛΚΕ Α.Ε.Ι. ΠΕΙΡΑΙΑ ΤΤ/ Έκδοση: 1 η Σελίδα 24

25 Να αποδεικνύεται η συμμόρφωση προς τις εκάστοτε ισχύουσες απαιτήσεις / προδιαγραφές. Να συλλέγονται οι κατάλληλες πληροφορίες / δεδομένα, μέσω της ανάλυσης των οποίων προκύπτουν οι κατάλληλες διορθωτικές και προληπτικές ενέργειες και ενέργειες βελτίωσης. Τα αρχεία αποτελούνται π.χ. από συμπληρωμένα με δεδομένα τυποποιημένα έντυπα που προβλέπονται από τις διαδικασίες του ή έντυπα που απαιτούνται από την νομοθεσία και τους κανονισμούς που διέπουν τη λειτουργία του Ειδικού Λογαριασμού Κονδυλίων Έρευνας του Α.Ε.Ι. Πειραιά ΤΤ, από δεδομένα σε ηλεκτρονική μορφή, από έγγραφα εξωτερικής προέλευσης (νομοθεσία, κλπ.). Μέσω των παραπάνω, καθορίζεται και τεκμηριώνεται ο τρόπος ικανοποίησης των εκάστοτε απαιτήσεων ποιότητας για τις προσφερόμενες υπηρεσίες του Φορέα. 5. Διοίκηση και οργάνωση 5.1 Δεσμεύσεις της Επιτροπής Ερευνών Η επιδίωξη της ποιότητας αποτελεί βασική επιδίωξη του Ειδικού Λογαριασμού Κονδυλίων Έρευνας του ΑΕΙ Πειραιά ΤΤ αλλά και κεντρικό στοιχείο του στρατηγικού του σχεδιασμού και ειδικότερα όσον αφορά στη διαχείριση των Συγχρηματοδοτούμενων Έργων που διαχειρίζεται και υλοποιεί. Η υιοθέτηση και εφαρμογή, σε συνδυασμό με την ενεργοποίηση των εργαζομένων και των συνεργατών, την ομαδική εργασία και την καλλιέργεια της κατάλληλης νοοτροπίας συμβάλλουν στην επίτευξη των σκοπών του Ειδικού Λογαριασμού Κονδυλίων Έρευνας του Α.Ε.Ι. Πειραιά ΤΤ σήμερα και στο μέλλον. Για την διασφάλιση και αποτελεσματικότερη λειτουργία του η Επιτροπή Ερευνών, παρέχει τα παρακάτω: Α. Τη δημιουργία κατάλληλου περιβάλλοντος εργασίας. Β. Την παροχή των απαιτούμενων οικονομικών και ανθρώπινων πόρων για τη λειτουργία του Συστήματος Διαχείρισης Έργων. Πολιτική Ποιότητας ΕΛΚΕ Α.Ε.Ι. ΠΕΙΡΑΙΑ ΤΤ/ Έκδοση: 1 η Σελίδα 25

26 Για τον Ειδικό Λογαριασμό Κονδυλίων Έρευνας του Α.Ε.Ι. Πειραιά ΤΤ βασικός παράγοντας επιτυχίας αποτελεί η υψηλή ποιότητα της διαχείρισης των Συγχρηματοδοτούμενων Έργων. Παρακάτω παρουσιάζεται η στρατηγική προσέγγιση και η φιλοσοφία του Οργανισμού σε σχέση με την ποιότητα, στην οποία έχει βασιστεί και ο σχεδιασμός του εφαρμοζόμενου Συστήματος Διαχειριστικής Επάρκειας. Ο Ειδικός Λογαριασμός Κονδυλίων Έρευνας του Α.Ε.Ι. Πειραιά ΤΤ δεσμεύεται για την αποτελεσματική διαχείριση και εκτέλεση των Συγχρηματοδοτούμενων Έργων τα οποία εκτελεί μέσω της επίτευξης των παρακάτω στόχων: Ικανοποίηση των απαιτήσεων των αναγκών σε έργα στα όρια της αρμοδιότητάς του. Μέγιστη αξιοποίηση των πόρων του ΕΣΠΑ για την υλοποίηση και ολοκλήρωση των απαραίτητων έργων ανάπτυξης. Αποτελεσματική εκτέλεση και ολοκλήρωση των έργων που αναλαμβάνει. Πλήρης ικανοποίηση των απαιτήσεων και προδιαγραφών των έργων από άποψη χρονοδιαγραμμάτων, κόστους και τεχνικών προδιαγραφών. Επίτευξη των στόχων των έργων που τίθενται από τις Διαχειριστικές Αρχές. Ελαχιστοποίηση των προβλημάτων και των αποκλίσεων των έργων. Βέλτιστη αξιοποίηση και διαχείριση του ανθρώπινου δυναμικού που εμπλέκεται στη διαχείριση και υλοποίηση των Συγχρηματοδοτούμενων έργων. Απόλυτη διαφάνεια σε όλα τα επίπεδα διαχείρισης των έργων. Πλήρης εφαρμογή και συνεχής βελτίωσης του Συστήματος Διαχειριστικής Επάρκειας σύμφωνα με το πρότυπο ΕΛΟΤ 1429:2008. Για τον Ειδικό Λογαριασμό Κονδυλίων Έρευνας του Α.Ε.Ι. Πειραιά ΤΤ κεντρικός στόχος είναι η μετάδοση της φιλοσοφίας της ποιότητας σε όλα τα επίπεδα και Τομείς αυτού καθώς και στο ευρύτερο εξωτερικό περιβάλλον του, το οποίο επηρεάζει με τις δραστηριότητες του και από το οποίο αντίστοιχα επηρεάζεται από τις δικές του δράσεις κατά την υλοποίηση των έργων του Οργανισμού. Πρόκειται για μια στρατηγική που διαμορφώνεται από όλους όσους συμμετέχουν στο έργο της παροχής της υπηρεσίας δηλαδή το προσωπικό, τους συνεργάτες, τους προμηθευτές κλπ. Με αυτή τη συνολική αντίληψη για την ποιότητα επιχειρείται η διαρκής προσαρμογή στις εξελίξεις, η συστηματική αναδιάταξη δυνάμεων, η αδιάκοπη προσπάθεια για τη βελτίωση των δομών, των διαδικασιών και τελικά του συνόλου των εργασιών. ΕΛΚΕ Α.Ε.Ι. ΠΕΙΡΑΙΑ ΤΤ/ Έκδοση: 1 η Σελίδα 26

27 Η διάχυση αυτής της φιλοσοφίας ποιότητας είναι ζήτημα πρώτης προτεραιότητας για τον Φορέα και η διασφάλιση της είναι μία συνεχής διαδικασία στην οποία εμπλέκονται: Η δημιουργία και η συντήρηση σύγχρονου τεχνολογικού περιβάλλοντος και η διασφάλιση της ακεραιότητας και αξιοπιστίας των διαδικασιών. Η αξιολόγηση και συμμόρφωση του τεκμηριωμένου Συστήματος ποιότητας, που προέκυψε από την επίσημη πιστοποίηση, σύμφωνα με τις απαιτήσεις του προτύπου ΕΛΟΤ 1429:2008. Η εξασφάλιση της έγκαιρης αναγνώρισης και τεκμηρίωσης των αναγκών, των διαδικασιών και των υπευθυνοτήτων των εργαζομένων. Ο καθορισμός στόχων και δεικτών απόδοσης και η συνεχής παρακολούθησής αυτών. Η ενημέρωση των εργαζομένων για τα όσα προβλέπει το Σύστημα Διαχείρισης Έργων για τα δεδομένα της σχέσης συνεργασίας. Η ανάπτυξη πνεύματος συνεργασίας της Επιτροπής Ερευνών με τα στελέχη με στόχο τη βελτίωση της απόδοσης. Η ενημέρωση των στελεχών του Φορέα επί του Συστήματος Διαχείρισης Έργων. Ο σχεδιασμός και η εκτέλεση εσωτερικών επιθεωρήσεων. Μεταξύ των άλλων, στόχοι του Συστήματος είναι: Η χάραξη πολιτικής ποιότητας, η οποία είναι μονοσήμαντη, σαφής, κατανοητή και εναρμονισμένη με τη γενική πολιτική του Φορέα και πρέπει εφεξής να διέπει όλες τις δραστηριότητές του. Ο καθορισμός ρεαλιστικών και αντικειμενικών στόχων ποιότητας, που πρέπει να επιδιώκονται συνεχώς και συστηματικά, για την υλοποίηση της παραπάνω πολιτικής ποιότητας. Η δόμηση και παρουσίαση του οργανωτικού σχήματος, που αφορά τη Διαχείριση Έργων. Ο καθορισμός και η αποσαφήνιση των αρμοδιοτήτων και υπευθυνοτήτων, από πλευράς διαχείρισης ποιότητας, που αφορούν τις θέσεις του παραπάνω οργανωτικού σχήματος. Η περιγραφή των δραστηριοτήτων των διακριτών λειτουργιών της διαχείρισης ποιότητας με παραπομπές, όπου απαιτείται, σε αυτόνομες διαδικασίες - διεργασίες του Συστήματος ποιότητας. Η παραπομπή σε τεχνικά έγγραφα και στοιχεία του Συστήματος Ποιότητας, που καθορίζουν τις λεπτομέρειες της εργασίας και περιγράφουν ποιοτικά και ποσοτικά τους πόρους και την απόδοση του Συστήματος Διαχείρισης Έργων. ΕΛΚΕ Α.Ε.Ι. ΠΕΙΡΑΙΑ ΤΤ/ Έκδοση: 1 η Σελίδα 27

28 5.2 Οργάνωση Οργανωτική Δομή & Λειτουργίες Η οργανωτική δομή του Ειδικού Λογαριασμού Κονδυλίων Έρευνας του Α.Ε.Ι. Πειραιά ΤΤ αποτυπώνεται στο συνημμένο Οργανόγραμμα, στο οποίο διαφαίνονται οι κάθετες και οριζόντιες σχέσεις και επικοινωνίες των Τομέων του Φορέα. Το Οργανόγραμμα εγκρίνεται από την Επιτροπή Ερευνών μέσω της Γραμματείας του Ειδικού Λογαριασμού. Για την διαχείριση & υλοποίηση των Συγχρηματοδοτούμενων Έργων εμπλέκονται οι εξής Τομείς του ΕΛΚΕ: Γραμματεία Ειδικού Λογαριασμού. Μονάδα Προγραμματισμού και Παρακολούθησης Έργων. Μονάδα Οικονομικής Διαχείρισης (Γραφείο Προμηθειών, Γραφείο Διαχείρισης Έργων, Λογιστήριο). Γραφείο Υποστήριξης Πληροφοριακού Συστήματος. Γραφείο Νομικής Υποστήριξης Παρακολούθηση & Τήρηση Ισχύουσας Νομοθεσίας Ο Φορέας, μέσω του Γραφείου Νομικής Υποστήριξης ή του Φορέα που κατά περίσταση μπορεί να του παρέχει νομική στήριξη, πρέπει να παρακολουθεί την ισχύουσα νομοθεσία, να εντοπίζει τις αλλαγές που τον αφορούν και να κάνει τις απαραίτητες προσαρμογές στις διαδικασίες διαχείρισης έργων για να συμμορφώνεται με την ισχύουσα νομοθεσία. Σκοπός των διαδικασιών αυτών είναι η απάλειψη των οποιωνδήποτε νομικών προβλημάτων που σχετίζονται είτε με τη λειτουργία των δικαιούχων, είτε με την υλοποίηση των έργων. ΕΛΚΕ Α.Ε.Ι. ΠΕΙΡΑΙΑ ΤΤ/ Έκδοση: 1 η Σελίδα 28