Εγχειρίδιο Χρήστη Φάση 4: Καταχώρηση Πρακτικά Ασκούµενων και ιευθυντών

Transcript

1 ΦΟΡΕΑΣ: ΙΝΣΤΙΤΟΥΤΟ ΙΑΡΚΟΥΣ ΕΚΠΑΙ ΕΥΣΗΣ ΕΝΗΛΙΚΩΝ ΕΡΓΟ: «Υλοποίηση Πληροφοριακού συστήµατος για την Υποστήριξη του Έργου ιαχείρισης των ηµοσίων Ι.Ε.Κ.» Εγχειρίδιο Χρήστη Φάση 4: Καταχώρηση Πρακτικά Ασκούµενων και ιευθυντών

2 Πίνακας Περιεχοµένων 1. ΕΙΣΑΓΩΓΗ ΟΘΟΝΗ ΠΡΑΚΤΙΚΑ ΑΣΚΟΥΜΕΝΩΝ ΚΑΤΑΧΩΡΗΣΗ ΠΡΑΚΤΙΚΑ ΑΣΚΟΥΜΕΝΟΥ ΟΡΙΣΤΙΚΟΠΟΙΗΣΗ ΠΡΑΚΤΙΚΑ ΑΣΚΟΥΜΕΝΩΝ ΙΑΚΟΠΗ ΠΡΑΚΤΙΚΑ ΑΣΚΟΥΜΕΝΟΥ ΚΑΤΑΣΤΑΣΕΙΣ ΟΘΟΝΗ ΙΕΥΘΥΝΤΩΝ ΚΑΤΑΧΩΡΗΣΗ ΙΕΥΘΥΝΤΗ ΟΡΙΣΤΙΚΟΠΟΙΗΣΗ ΙΕΥΘΥΝΤΗ ΙΑΚΟΠΗ ΙΕΥΘΥΝΤΗ...12 Έκδοση 1.0 Σελίδα 2/12

3 1. ΕΙΣΑΓΩΓΗ Το παρόν έγγραφο αποτελεί το Εγχειρίδιο Χρήστη του «Πληροφοριακού Συστήµατος για την Υποστήριξη των ηµοσίων Ι.Ε.Κ.» για τη «Φάση 4 Καταχώρηση Πρακτικά Ασκούµενων και ιευθυντών» και απευθύνεται στους χρήστες των ΙΕΚ. Στο έγγραφο παρουσιάζεται η διαδικασία µε την οποία οι χρήστες των ΙΕΚ καταχωρούν τα στοιχεία των Πρακτικά Ασκούµενων και των ιευθυντών. Έκδοση 1.0 Σελίδα 3/12

4 2. ΟΘΟΝΗ ΠΡΑΚΤΙΚΑ ΑΣΚΟΥΜΕΝΩΝ Για να προσπελάσει την οθόνη των Πρακτικά Ασκούµενων ο χρήστης επιλέγει «Πρακτικά Ασκούµενοι» από το βασικό µενού της εφαρµογής. Η οθόνη των Πρακτικά Ασκούµενων αφορά τόσο τους Απόφοιτους όσο και τη Μαθητεία, και εµφανίζεται στην Εικόνα 1. Ενέργειες Κριτήρια αναζήτησης Πρακτικά Ασκούµενοι Εικόνα 1: Οθόνη Πρακτικά Ασκούµενων Από την οθόνη αυτή ο χρήστης µπορεί να εκτελέσει τις εξής εργασίες: Να αναζητήσει Πρακτικά Ασκούµενους µε τα κριτήρια που προσφέρονται o o Αν επιλεγεί «Εξάµηνο Κατάρτισης», εµφανίζονται όλοι οι Πρακτικά Ασκούµενοι για το εξάµηνο. Αν επιλεγεί «Ισχύοντες» εµφανίζονται µόνο οι Πρακτικά Ασκούµενοι που είναι ενεργοί την τρέχουσα ηµέρα. Να προσθέσει ένα νέο Πρακτικά Ασκούµενο από το αντίστοιχο κουµπί Να διαχειριστεί ένα ήδη καταχωρηµένο Πρακτικά Ασκούµενο είτε µε διπλό κλικ στην αντίστοιχη εγγραφή είτε µε το αντίστοιχο κουµπί για την επιλεγµένη εγγραφή Να διαγράψει ένα Πρακτικά Ασκούµενο από το αντίστοιχο κουµπί Να Οριστικοποιήσει ένα Πρακτικά Ασκούµενο µε την ενέργεια «Οριστικοποίηση» Να διακόψει ένα Πρακτικά Ασκούµενο µε την ενέργεια «ιακοπή» Έκδοση 1.0 Σελίδα 4/12

5 3. ΚΑΤΑΧΩΡΗΣΗ ΠΡΑΚΤΙΚΑ ΑΣΚΟΥΜΕΝΟΥ Για να καταχωρήσει νέο ασκούµενο ο χρήστης πατάει το κουµπί Ασκούµενου (Εικόνα 2).. Ανοίγει η οθόνη καταχώρησης του Πρακτικά Εικόνα 2: Οθόνη Πρακτικά Ασκούµενου Μόλις ο χρήστης συµπληρώσει όλα τα στοιχεία του Πρακτικά Ασκούµενου, τα αποθηκεύει πατώντας το κουµπί Αποθήκευσης. Σηµειώνεται ότι στο πεδίο Τύπος Ασκούµενου καθορίζεται αν πρόκειται για Μαθητεία ή Απόφοιτο. Έκδοση 1.0 Σελίδα 5/12

6 4. ΟΡΙΣΤΙΚΟΠΟΙΗΣΗ ΠΡΑΚΤΙΚΑ ΑΣΚΟΥΜΕΝΩΝ Μόλις ο χρήστης καταχωρήσει όλα τα στοιχεία του Πρακτικά Ασκούµενου, µπορεί να επιλέξει «Οριστικοποίηση» (Εικόνα 3). Η οριστικοποίηση πρέπει να γίνεται µόνο αφού έχουν ελεγχθεί προσεκτικά τα στοιχεία του Πρακτικά Ασκούµενου καθώς µετά αυτά δε µπορούν να τροποποιηθούν. Μόλις ο χρήστης Οριστικοποιήσει ένα Πρακτικά Ασκούµενο, η κατάστασή του αλλάζει από Προετοιµασία σε Οριστική. Εικόνα 3: Οριστικοποίηση Πρακτικά Ασκούµενου Οριστικοποίηση µπορεί να γίνει και µαζικά για πολλαπλούς Πρακτικά Ασκούµενους µέσω της επιλογής «Οριστικοποίηση Εµφανιζόµενων» στην οθόνη Πρακτικά Ασκούµενων (Εικόνα 1). Έκδοση 1.0 Σελίδα 6/12

7 5. ΙΑΚΟΠΗ ΠΡΑΚΤΙΚΑ ΑΣΚΟΥΜΕΝΟΥ ιακοπές Πρακτικά Ασκούµενων γίνονται µόνο όταν αυτοί έχουν ήδη οριστικοποιηθεί. Για τη διακοπή ο χρήστης βρίσκει τον Πρακτικά Ασκούµενο που επιθυµεί και επιλέγει «ιακοπή» (Εικόνα 4). Εικόνα 4: ιακοπή Πρακτικά Ασκούµενου Ο χρήστης στη συνέχεια καλείται να εισάγει την Ηµεροµηνία ιακοπής (Εικόνα 5). Εικόνα 5: Εισαγωγή Ηµεροµηνίας ιακοπής Πρακτικά Ασκούµενου Μόλις ένας Πρακτικά Ασκούµενος διακοπεί, η κατάστασή του αλλάζει σε «ιεκόπη» και εµφανίζεται η ηµεροµηνία διακοπής στην αντίστοιχη στήλη. Οι διακοπές πρέπει να γίνονται µε ιδιαίτερη προσοχή καθώς δε µπορούν να αναιρεθούν. Έκδοση 1.0 Σελίδα 7/12

8 6. ΚΑΤΑΣΤΑΣΕΙΣ ΠΡΑΚΤΙΚΑ ΑΣΚΟΥΜΕΝΩΝ Το σύστηµα προσφέρει δύο καταστάσεις για τους Πρακτικά Ασκούµενους: 1. Κατάσταση Πρακτικά Ασκούµενων Μαθητείας: εµφανίζει τα στοιχεία των Πρακτικά Ασκούµενων Μαθητείας. 2. Κατάσταση Πρακτικά Ασκούµενων Αποφοίτων: εµφανίζει τα στοιχεία των Πρακτικά Ασκούµενων Αποφοίτων. Εκτυπώσεις των καταστάσεων γίνονται από τις «Επιλογές» «Εξαγωγή σε Excel» (η κατάσταση λαµβάνεται υπό µορφή αρχείου excel, και στη συνέχεια µπορεί να εκτυπωθεί). Ο χρήστης καλείται να χρησιµοποιήσει αυτές τις καταστάσεις για να ελέγξει τη σωστή καταχώρηση των στοιχείων αφού ολοκληρώσει την καταχώρησή τους. Οι καταστάσεις είναι προσβάσιµες από το βασικό µενού της εφαρµογής, επιλογή «Αναφορές». Έκδοση 1.0 Σελίδα 8/12

9 7. ΟΘΟΝΗ ΙΕΥΘΥΝΤΩΝ Για να προσπελάσει την οθόνη των ιευθυντών ο χρήστης επιλέγει «ιευθυντές» από το βασικό µενού της εφαρµογής. Η οθόνη των ιευθυντών εµφανίζεται στην Εικόνα 6. Ενέργειες Κριτήρια αναζήτησης ιευθυντές Εικόνα 6: Οθόνη ιευθυντών Από την οθόνη αυτή ο χρήστης µπορεί να εκτελέσει τις εξής εργασίες: Να αναζητήσει ιευθυντές µε τα κριτήρια που προσφέρονται o o Αν επιλεγεί «Εξάµηνο Κατάρτισης», εµφανίζονται όλοι οι ιευθυντές για το εξάµηνο. Αν επιλεγεί «Ισχύοντες» εµφανίζονται µόνο οι ιευθυντές που είναι ενεργοί την τρέχουσα ηµέρα. Να προσθέσει ένα νέο ιευθυντή από το αντίστοιχο κουµπί Να διαχειριστεί ένα ήδη καταχωρηµένο ιευθυντή είτε µε διπλό κλικ στην αντίστοιχη εγγραφή είτε µε το αντίστοιχο κουµπί για την επιλεγµένη εγγραφή Να διαγράψει ένα ιευθυντή από το αντίστοιχο κουµπί Να Οριστικοποιήσει ιευθυντή µε την ενέργεια «Οριστικοποίηση» Να διακόψει ένα ιευθυντή µε την ενέργεια «ιακοπή» Έκδοση 1.0 Σελίδα 9/12

10 8. ΚΑΤΑΧΩΡΗΣΗ ΙΕΥΘΥΝΤΗ Για να καταχωρήσει νέο διευθυντή ο χρήστης πατάει το κουµπί (Εικόνα 7).. Ανοίγει η οθόνη καταχώρησης του ιευθυντή Εικόνα 7: Οθόνη Καταχώρησης ιευθυντή Μόλις ο χρήστης συµπληρώσει όλα τα στοιχεία του ιευθυντή, τα αποθηκεύει πατώντας το κουµπί Αποθήκευσης. Σηµειώνεται ότι στο πεδίο Τίτλος καθορίζεται αν πρόκειται για ιευθυντή ή Υποδιευθυντή. Η Πάγια Μηνιαία Αποζηµίωση συµπληρώνεται µόνο για τους ιευθυντές. Έκδοση 1.0 Σελίδα 10/12

11 9. ΟΡΙΣΤΙΚΟΠΟΙΗΣΗ ΙΕΥΘΥΝΤΗ Μόλις ο χρήστης καταχωρήσει όλα τα στοιχεία του ιευθυντή, µπορεί να επιλέξει «Οριστικοποίηση» (Εικόνα 8). Η οριστικοποίηση πρέπει να γίνεται µόνο αφού έχουν ελεγχθεί προσεκτικά τα στοιχεία του ιευθυντή καθώς µετά αυτά δε µπορούν να τροποποιηθούν. Μόλις ο χρήστης Οριστικοποιήσει ένα ιευθυντή, η κατάστασή του αλλάζει από Προετοιµασία σε Οριστική. Εικόνα 8: Οριστικοποίηση ιευθυντή Έκδοση 1.0 Σελίδα 11/12

12 10. ΙΑΚΟΠΗ ΙΕΥΘΥΝΤΗ ιακοπές ιευθυντών γίνονται µόνο όταν αυτοί έχουν ήδη οριστικοποιηθεί. Για τη διακοπή ο χρήστης βρίσκει το ιευθυντή που επιθυµεί και επιλέγει «ιακοπή» (Εικόνα 9). Εικόνα 9: ιακοπή ιευθυντή Ο χρήστης στη συνέχεια καλείται να εισάγει την Ηµεροµηνία ιακοπής (Εικόνα 10). Εικόνα 10: Εισαγωγή Ηµεροµηνίας ιακοπής ιευθυντή Μόλις ένας ιευθυντής διακοπεί, η κατάστασή του αλλάζει σε «ιεκόπη» και εµφανίζεται η ηµεροµηνία διακοπής στην αντίστοιχη στήλη. Οι διακοπές πρέπει να γίνονται µε ιδιαίτερη προσοχή καθώς δε µπορούν να αναιρεθούν. Έκδοση 1.0 Σελίδα 12/12