4 ης Συνεδρίασης της ΟΙΚΟΝΟΜΙΚΗΣ ΕΠΙΤΡΟΠΗΣ του Δήμου Κέρκυρας

Transcript

1 Α Π Ο Σ Π Α Σ Μ Α 4 ης Συνεδρίασης της ΟΙΚΟΝΟΜΙΚΗΣ ΕΠΙΤΡΟΠΗΣ του Δήμου Κέρκυρας στις Η Oικονομική Επιτροπή του Δήμου Κέρκυρας συνήλθε σήμερα , ημέρα Δευτέρα και ώρα 13.00, στο Μαράσλειο Δημαρχιακό Μέγαρο, σε συνεδρίαση, κατόπιν της με αριθμ / έγγραφης πρόσκλησης του Προέδρου αυτής Αντιδημάρχου κ. Ερωτόκριτου Καρύδη σε κάθε μέλος χωριστά. Διαπιστώθηκε ότι υπάρχει νόμιμη απαρτία, αφού επί συνόλου 11 μελών βρέθηκαν παρόντα 10 μέλη, ήτοι : ΠΑΡΟΝΤΕΣ ΑΠΟΝΤΕΣ 1) Ερωτόκριτος Καρύδης Πρόεδρος 1)Ιωάννης Πιέρρης 2) Ολγα Καποδίστρια 3) Χριστίνα Μιχαλάκη 4) Σπυρίδων Πανδής 5) Γεώργιος Μάμαλος 6) Αλέξανδρος Αυλωνίτης 7) Κων/νος Λέσσης 8) Μερόπη Υδραίου 9) Γεράσιμος Φωτεινός 10) Αλέξανδρος Καρδαμίτσης Αριθ. απόφασης 4-3: Απ ευθείας ανάθεση της εργασίας: «Ηχογράφηση, άμεση ψηφιακή αποθήκευση, απομαγνητοφώνηση και ψηφιακή αρχειοθέτηση, των πρακτικών του Δημοτικού Συμβουλίου Κέρκυρας» Ο Πρόεδρος της Οικονομικής Επιτροπής του Δήμου Κέρκυρας κ. Ερωτόκριτος Καρύδης Αντιδήμαρχος είπε ότι: Στο άρθρο 17 παρ.2 του Ν.2539/97, όπως αντικαταστάθηκε από το άρθρο 9 παρ.9 του Ν. 2623/98 ορίζονται τα εξής: Σύμφωνα με την παρ. 2 του άρθρου 17 του Ν. 2539/97, όπως αντικαταστάθηκε με την παρ. 9 του άρθρου 9 του Ν. 2623/98 «Η δημαρχιακή επιτροπή τώρα οικονομική επιτροπή, το κοινοτικό συμβούλιο, για δε τους λοιπούς φορείς της παρ. 1 του άρθρου 266 του π.δ. 410/95, το διοικητικό τους συμβούλιο, μπορούν με απόφασή τους να αναθέτουν, μετά από πρόχειρο διαγωνισμό, εφαρμόζοντας ανάλογα τις διατάξεις της παρ. 5 του άρθρου 11 του π.δ. 28/80 (ΦΕΚ- 11 Α') ή και απευθείας χωρίς διαγωνισμό, την εκτέλεση εργασίας, μεταφοράς ή προμήθειας, αν η αξία καθενός από αυτά δεν υπερβαίνει το ποσό των τεσσάρων εκατομμυρίων ( ) δραχμών (11.738,81 ευρώ) για τους Δήμους Αθηναίων, Πειραιώς και Θεσ/νίκης, των τριών εκατομμυρίων ( ) δραχμών (8.804,11 ευρώ)για τους λοιπούς δήμους και του ενάμισι εκατομμυρίου ( ) δραχμών (4.402,05 ευρώ)για τις κοινότητες και τους λοιπούς φορείς της παρ. 1 του άρθρου 266 του π.δ. 410/95. Στα παραπάνω ποσά δεν περιέχεται ο αναλογών ΦΠΑ. Επίσης σύμφωνα με την παρ 4 του άρθρου 209 του Ν. 3463/06 όπως αναδιατυπώθηκε με την παρ.3 του άρθρου 22 του Ν.3536/07, οι μελέτες παροχής υπηρεσιών και τα τεύχη (περιγραφή, συγγραφές υποχρεώσεων και τεχνικές προδιαγραφές) προμηθειών, για την εκτέλεση των οποίων δεν απαιτούνται, λόγω της φύσης τους, τεχνικές γνώσεις ή τεχνική εμπειρία, μπορεί να συντάσσονται από υπάλληλο της υπηρεσίας που διαχειρίζεται την πίστωση, σύμφωνα με τις ισχύουσες

2 διατάξεις και να θεωρούνται από τον προϊστάμενο της αντίστοιχης κατά περίπτωση αρμόδιας υπηρεσίας του Ο.Τ.Α., τηρουμένων κατά τα λοιπά των ισχυουσών διατάξεων. Η επίβλεψη, η παρακολούθηση και εποπτεία των ανωτέρω συμβάσεων γίνεται από τις αντίστοιχες καθ ύλην αρμόδιες υπηρεσίες του Ο.Τ.Α., με ανάλογη εφαρμογή των σχετικών διατάξεων. Για τις ανωτέρω υπηρεσίες και προμήθειες, που η δαπάνη τους δεν υπερβαίνει το ποσό, μέχρι του οποίου γίνεται απευθείας ανάθεση, η ανάθεση γίνεται με βάση την προϋπολογιζόμενη δαπάνη, την περιγραφή της υπηρεσίας, την περιγραφή της προμήθειας και τα τυχόν λοιπά στοιχεία, τα οποία περιέχονται σε σχετική απόφαση της δημαρχιακής επιτροπής τώρα οικονομικής επιτροπης ή του κοινοτικού συμβουλίου, που υποκαθιστούν τη μελέτη και τα ανωτέρω τεύχη Συνεχίζοντας ο Πρόεδρος είπε ότι στο Δήμο μας πρέπει να εκτελεστεί η εργασία: «Ηχογράφηση, άμεση ψηφιακή αποθήκευση, απομαγνητοφώνηση και ψηφιακή αρχειοθέτηση, των πρακτικών του Δημοτικού Συμβουλίου Κέρκυρας». Κατόπιν θέτει υπόψη της Οικ. Επιτροπής την εισηγητική έκθεση του Προϊστάμενου του Γραφείου Μηχανοργάνωσης, στην οποία αναφέρονται τα εξής: «Στα πλαίσια του ανωτέρω έργου κρίνεται απαραίτητο σε πρώτη φάση να υλοποιηθούν οι παρακάτω δράσεις: 1. Ηχογράφηση Συνεδριάσεων σε ψηφιακούς εγγραφείς 2. Άμεση Αποθήκευση ηχογραφημένου υλικού σε οιαδήποτε ηλεκτρονική συσκευή διαθέτει μνήμη ή σκληρό δίσκο (pc, laptop, pda, mobile phone κλπ). 3. Μεταφορά ηχογραφημένων αρχείων μέσω internet, οιαδήποτε χρονική στιγμή, ελαχιστοποιώντας κόστος και χρόνο με την κατάργηση α.) των αναλωσίμων ηχογράφησης (CDs, mini discs, κασέτες) και β) των ταχυδρομικών αποστολών και ταχυμεταφορών. 4. Δυνατότητα δικτυακής Ηχογράφησης σε πρώτη φάση και σε δεύτερη τηλεοπτικής καταγραφής για να μπορούν να πραγματοποιούνται web meeting & teleconference. 5. Να υπάρχει η δυνατότητα σε δεύτερη φάση καταχώρηση των πρακτικών σε εφαρμογή web based. Έτσι θα επιτυγχάνεται η πρόσβαση και η αναζήτηση των πρακτικών και των αποφάσεων σε ηλεκτρονική βάση δεδομένων με μηχανισμούς αναζήτησης και λέξης κλειδιά. Τα αποτελέσματα θα παρέχονται στους ομαδοποιημένη προβολή αποτελεσμάτων ανάλογα κριτήρια του χρήστη. Λαμβάνοντας υπόψη I. Τις επισυναπτόμενες προσφορές των παρακάτω εταιριών: 1. IME Πληροφορική, 2. Αέλιος. Συνέδριο-Πολιτισμός-Εικόνα- Ήχος-studio, 3. Sound & Visual κ. Παπαθανασίου α.ε., 4.Ζερβού Πανδή Αικατερίνη. II. Τους συγκριτικούς πίνακες αξιολόγησης προσφορών που απέστειλαν μέσω ηλεκτρονικού ταχυδρομείου οι τρεις από τις τέσσερεις εταιρίες.

3 εξής παρατηρήσεις: III. Ότι οι πρώην Καποδιστριακοί Δήμοι: Αχιλλείων, Θιναλίων, Μελιτειέων, Παλαιοκαστριτών, Παρελίων, Φαιάκων (50 % των Δήμων) κάλυπταν την διαδικασία Ηχογράφησης, ψηφιακής αποθήκευσης των πρακτικών του Δημοτικού Συμβουλίου από την εταιρεία Αελιος με ότι αυτό συνεπάγεται. IV. Μετά από έρευνα που έγινε με συναδέλφους άλλων Δήμων διαπιστώθηκε ότι η ποιότητα υπηρεσιών της εταιρείας Αελιος ήταν άριστη όσων αφορά την παραπάνω παράγραφο ΙΙΙ. Κατά την Μελέτη των συγκριτικών πινάκων προκύπτουν οι 1. Οι δύο βασικοί παράγοντες που καθορίζουν την τελική τιμή είναι το κόστος επεξεργασίας ανά σελίδα και τα χαρακτηριστικά εκτύπωσης ανά σελίδα (μέγεθος γραμμάτων και διαστήματα) Τα χαρακτηριστικά εκτύπωσης καθορίζουν τον όγκο εκτύπωσης δεδομένων ανά σελίδα 2. Η εταιρεία Αελιος κοστολογεί 1,50 επεξεργασία σελίδας, η Ζερβού Πανδή Αικατερίνη 2,40 ενώ η άλλες δύο εταιρείες κοστολογούν 2,90 και 2,50 / σελίδα αντίστοιχα, Κόστος που αυξάνεται ανάλογα με το μέγεθος και τον αριθμό των συνεδριάσεων ανά έτος. 3. Χαρακτηριστικά εκτύπωσης έχουν σταλεί μόνο από την εταιρεία Αελιος και την Ζερβού Πανδή Αικατερίνη. Η μεν πρώτη χρησιμοποιεί μέγεθος γραμμάτων 10 με διάστιχο μονό η δεύτερη χρησιμοποιεί μέγεθος γραμμάτων 12 με διπλό διάστιχο. 4. Η εταιρεία ΙΜΕ Πληροφορική δεν προσφέρει φιλολογική επιμέλεια. και καταγράφει ότι ακριβώς ακούγεται. Το κόστος επεξεργασίας κειμένου είναι 15 / Συνεδρίαση. 5. Η εταιρεία Sound & Visual κ. Παπαθανασίου α.ε στην προσφορά της δεν συμπεριλαμβάνει τον ΦΠΑ κοστολογεί 65,00 / συνεδρίαση και 2,50 / σελίδα.. Παράδειγμα ενδεικτικής κοστολόγησης ανά σελίδα της Αελιος 1.50 / σελίδα σε αντιπαράθεση με την Ζερβού Πανδή Αικατερίνη 2,40 / σελίδα. Επεξεργασμένες σελίδες ανά ώρα συνεδρίασης (20 σελίδες) Αελιος 1,50 / σελίδα Ζερβου Πανδή Αικατερίνη 2,40 /σελίδα 20 σελίδες 20 σελίδες Μέσος όρος διάρκειας 80 σελίδες 80 σελίδες

4 συνεδρίασης (4 ώρες ) Μέσος όρος συνεδριάσεων ανά μήνα ( 3 συνεδριάσεις) Μέσος όρος συνεδριάσεων ανά έτος (12 μήνες) 240 σελίδες 240 σελίδες σελίδες σελίδες Ετήσιο κόστος 1,50χ2880 = ,40χ 2880= 6912 O προσδιορισμός της οικονομικότερης προσφοράς κρίνεται από τη διάρκεια της συνεδρίασης. Όλες οι προσφορές φαίνονται αρκετά σοβαρές και αξιόπιστες. Κατά την τηλεφωνική επαφή που είχα με τις εταιρείες διαπίστωσα μεγάλη προθυμία και πνεύμα συνεργασίας. Παρόλα αυτά αδυνατώ να κρίνω την ποιότητα παροχής υπηρεσία των εταιριών πλην της Αελιος λαμβάνοντας υπόψη τις παραγράφους ΙΙΙ & IV Σύμφωνα με όλα τα παραπάνω και δεδομένου του κατεπείγοντος της ανάθεσης αξιολογώ ότι η προσφορά της εταιρίας Αελιος τη δεδομένη χρονική στιγμή είναι η συμφερότερη, οικονομικότερη και τεχνικά αρτιότερη. Η δαπάνη θα καλυφθεί από τον Προϋπολογισμό του Δήμου Κέρκυρας με κωδικό ». Η Οικονομική επιτροπή καλείται να αποφασίσει σε ποιον από τους παραπάνω ενδιαφερόμενους θα αναθέσει την εργασία. Η Οικονομική επιτροπή αφού έλαβε υπόψη: 1. το άρθρο 17 παρ.2 του Ν.2539/97, όπως αντικαταστάθηκε από το άρθρο 9 παρ.9 του Ν. 2623/98 2. το άρθρο 6 του ΠΔ 28/80 3. την από 01/02/2011 εισηγητική έκθεση της αρμόδιας υπηρεσίας 4. την ανάγκη του δήμου για την εκτέλεση της εργασίας: «Ηχογράφηση, άμεση ψηφιακή αποθήκευση, απομαγνητοφώνηση και ψηφιακή αρχειοθέτηση, των πρακτικών του Δημοτικού Συμβουλίου Κέρκυρας». 5. τις προσφορές που συγκεντρώθηκαν 6. την εμπειρία της εταιρίας Αέλιος, η οποία καταδεικνύεται από το γεγονός ότι οι πρώην Καποδιστριακοί Δήμοι: Αχιλλείων, Θιναλίων, Μελιτειέων, Παλαιοκαστριτών, Παρελίων, Φαιάκων κάλυπταν τη διαδικασία Ηχογράφησης, ψηφιακής αποθήκευσης των πρακτικών του Δημοτικού Συμβουλίου από την ανωτέρω εταιρία 7. την παρ 4 του άρθρου 209 του Ν. 3463/06 όπως αναδιατυπώθηκε με την παρ.3 του άρθρου 22 του Ν.3536/07 ΟΜΟΦΩΝΑ ΑΠΟΦΑΣΙΖΕΙ 1. Εγκρίνει την απευθείας ανάθεση των εργασιών: ηλεκτρονική διαχείριση πρακτικών (απομαγνητοφώνηση, αρχική επεξεργασία, μορφοποίηση, σελιδοποίηση, αποστολή ηλεκτρονικού αρχείου), φιλολογική επιμέλεια κειμένων, φωτοαντίγραφα, βιβλιοδεσία

5 (αποστολή 6 βιβλιοθετημένων τευχών), επιπρόσθετες διορθώσεις, ηλεκτρονική έκδοση σε πολυτελές CD-Rom (αποστολή 52 τεμαχίων) στην εταιρεία «ΑΕΛΙΟΣ», που εδρεύει στα Κάτω Πατήσια (Λεωφόρος Ιωνίας 41-43, ΑΦΜ: , ΔΟΥ: ΙΓ Αθηνών), έναντι αμοιβής ευρώ (χωρίς Φ. Π. Α. 23%). 2. Ψηφίζει πίστωση ,6 ευρώ σε βάρος του Κ. Α του υπό κατάρτιση προϋπολογισμού του Δήμου οικονομικού έτους 2011 για την παραπάνω αιτία. Τα οικεία χρηματικά εντάλματα θα εκδίδονται στο όνομα της δικαιούχου εταιρίας. 3. Εξουσιοδοτεί το Δήμαρχο για την υπογραφή της οικείας σύμβασης. Η απόφαση αυτή πήρε αύξοντα αριθμό 4-3/2011. Αφού αναγνώστηκε το πρακτικό αυτό υπογράφεται ως ακολούθως. Ο ΠΡΟΕΔΡΟΣ ΕΡΩΤΟΚΡΙΤΟΣ ΚΑΡΥΔΗΣ ΤΑ ΜΕΛΗ ΤΑ ΠΑΡΟΝΤΑ ΑΝΤΙΔΗΜΑΡΧΟΣ