Ο ΗΓΟΣ ΣΥΝΤΑΞΗΣ ΥΠΟΜΝΗΜΑΤΟΣ ΥΠΟΨΗΦΙΟΤΗΤΑΣ ΒΑΣΙΚΕΣ ΟΡΓΑΝΩΤΙΚΕΣ ΑΡΧΕΣ ΓΙΑ ΤΑ ΥΠΟΨΗΦΙΑ ΕΚΚΑΘΑΡΙΣΤΙΚΑ ΜΕΛΗ

Transcript

1 Ο ΗΓΟΣ ΣΥΝΤΑΞΗΣ ΥΠΟΜΝΗΜΑΤΟΣ ΥΠΟΨΗΦΙΟΤΗΤΑΣ & ΒΑΣΙΚΕΣ ΟΡΓΑΝΩΤΙΚΕΣ ΑΡΧΕΣ ΓΙΑ ΤΑ ΥΠΟΨΗΦΙΑ ΕΚΚΑΘΑΡΙΣΤΙΚΑ ΜΕΛΗ Το παρόν κείµενο περιέχει οδηγίες προς τα υποψήφια Εκκαθαριστικά Μέλη της ΕΤ.ΕΚ. για τη σύνταξη ενός υποµνήµατος το οποίο θα περιγράφει τον τρόπο δραστηριοποίησής τους. Η ΕΤ.ΕΚ. µπορεί να ζητήσει από το υποψήφιο Εκκαθαριστικό Μέλος πρόσθετες πληροφορίες σε σχέση µε αυτές που αναφέρονται στο παρόν έντυπο, ενώ δηλώνεται ότι τα στοιχεία και οι πληροφορίες που θα προσκοµιστούν από την εταιρία υποψήφιο Εκκαθαριστικό Μέλος θα χρησιµοποιηθούν αποκλειστικά και µόνο για την αξιολόγησή του ως Εκκαθαριστικού Μέλους της ΕΤ.ΕΚ..

2 Ο ΗΓΟΣ ΣΥΝΤΑΞΗΣ ΥΠΟΜΝΗΜΑΤΟΣ ΥΠΟΨΗΦΙΟΤΗΤΑΣ & ΒΑΣΙΚΕΣ ΟΡΓΑΝΩΤΙΚΕΣ ΑΡΧΕΣ ΓΙΑ ΤΑ ΥΠΟΨΗΦΙΑ ΕΚΚΑΘΑΡΙΣΤΙΚΑ ΜΕΛΗ Α. Γενικά Η διαδικασία έγκρισης Εκκαθαριστικών Μελών του Συστήµατος Αξιών ή του Συστήµατος Παραγώγων που έχει θεσπίσει η ΕΤ.ΕΚ., µε βάση το νοµοθετικό και κανονιστικό πλαίσιο που διέπει τη λειτουργία τους, προβλέπει πρακτικά τα βήµατα µέχρι την ενεργοποίηση κάθε υποψήφιου Εκκαθαριστικού Μέλους σε αυτήν. Παράλληλα µε την υποβολή της αίτησης Εκκαθαριστικού Μέλους για τη διαδικασία έγκρισής του το Εκκαθαριστικό Μέλος οφείλει να υποβάλει στην ΕΤ.ΕΚ. Υπόµνηµα υποψηφιότητάς του σύµφωνα µε τα προβλεπόµενα στον Κανονισµό Εκκαθάρισης Συναλλαγών επί Κινητών Αξιών σε Λογιστική Μορφή και στον Κανονισµό Εκκαθάρισης Συναλλαγών επί Παραγώγων ανάλογα µε την περίπτωση (εφεξής οι «Κανονισµοί»). Σκοπός του Υποµνήµατος είναι ο καθορισµός του τρόπου µε τον οποίο η υποψήφια εταιρία προτίθεται να οργανωθεί και να προετοιµαστεί ώστε να ενεργοποιηθεί επιτυχώς ως Εκκαθαριστικό Μέλος της ΕΤ.ΕΚ. Επίσης, πρέπει να καταδεικνύεται η σε βάθος γνώση του οικείου Κανονισµού και των διαδικασιών Εκκαθάρισης και ιακανονισµού των Συναλλαγών από τα αρµόδια στελέχη των υποψηφίων εταιριών-μελών. Σκοπός του παρόντος κειµένου είναι να διευκολύνει και να καθοδηγήσει τα υποψήφια Εκκαθαριστικά Μέλη, προτείνοντας µία δοµή για το Υπόµνηµα και καταγράφοντας τα θέµατα που πρέπει αυτό να καλύπτει. Ακολουθούν οι ενότητες του Υποµνήµατος, καθώς και κάποιες βασικές οργανωτικές αρχές που πρέπει να έχουν υπόψη τους οι εταιρίες κατά την προετοιµασία της εσωτερικής τους οργάνωσης. Β. οµή και περιεχόµενο Υποµνήµατος 1. ΕΙΣΑΓΩΓΗ 1.1. Αναφορά της στρατηγικής και των ειδικότερων στόχων που έχουν εγκριθεί από το ιοικητικό Συµβούλιο της υποψήφιας εταιρίας σχετικά µε τη δραστηριότητά της στο Σύστηµα Εκκαθάρισης και ιακανονισµού Συναλλαγών µέσα στα πλαίσια των συνολικών επιχειρηµατικών στόχων και των επιθυµητών συνολικών ορίων ανάληψης κινδύνων Οργανωτική δοµή της εταιρίας που να περιλαµβάνει τις δραστηριότητες που θα αναπτύξει στο Σύστηµα Εκκαθάρισης και ιακανονισµού Συναλλαγών 2. ΛΕΙΤΟΥΡΓΙΚΗ ΟΜΗ-ΥΠΗΡΕΣΙΑ ΕΚΚΑΘΑΡΙΣΗΣ Συγκεκριµένα, µεταξύ άλλων, εκτός της γενικότερης λειτουργικής δοµής του υποψήφιου Μέλους στην ενότητα αυτή πρέπει να αναφέρονται: Στελέχωση. Στοιχεία Πιστοποιηµένων Εκκαθαριστών που θα απασχολεί η εταιρία για τη διεξαγωγή της εκκαθάρισης και του διακανονισµού των συναλλαγών Υλικοτεχνική υποδοµή. 2

3 Ενηµερωτικό υλικό προς πελάτες. Συµβάσεις και άλλα έγγραφα. Περιγραφή του τρόπου οργάνωσης, των αρµοδιοτήτων και των διαδικασιών της Υπηρεσίας Εκκαθάρισης (π.χ. διεύθυνσης ή τµήµατος). Σύντοµη αναφορά στο ηµερήσιο χρονοδιάγραµµα εργασιών. Περιγραφή της διαδικασίας εκκαθάρισης και διακανονισµού των συναλλαγών. ηµιουργία εσωτερικού εγχειριδίου µε τα πιο πάνω. Περιγραφή επικοινωνίας του τµήµατος µε τα τµήµατα διαχείρισης κινδύνου και λογιστηρίου. Πρόνοια για αντικατάσταση ή προσωρινή αναπλήρωση του/των Πιστοποιηµένου/νων Εκκαθαριστών. Παρακολούθηση και τροφοδότηση λογαριασµών των πελατών αλλά και της εταιρίας. 3. ΥΠΗΡΕΣΙΑ ΕΣΩΤΕΡΙΚΟΥ ΕΛΕΓΧΟΥ Στην ενότητα αυτή πρέπει να αναφέρονται οι ελεγκτικοί µηχανισµοί και διαδικασίες που καλύπτουν τη δραστηριότητα της εταιρίας και συντελούν στην ασφαλή και αποτελεσµατική λειτουργία της. Να γίνει αναφορά σε καταγεγραµµένες διαδικασίες της Υπηρεσίας Εσωτερικού Ελέγχου (εγχειρίδιο εσωτερικού ελέγχου) και στον τρόπο που η ανεξάρτητη αυτή Υπηρεσία θα ελέγχει την πιστή εφαρµογή των διαδικασιών εκκαθάρισης και διακανονισµού των συναλλαγών. Ενδεικτικά, να αναφερθούν οι διαδικασίες που αποσκοπούν: στη συνεπή παρακολούθηση της στρατηγικής που έχει τεθεί από την εταιρία. στη συµµόρφωση µε το θεσµικό πλαίσιο που διέπει τη λειτουργία των τµηµάτων, τη σωστή εφαρµογή των εσωτερικών διαδικασιών συναλλαγών και εκκαθάρισης, της πρόσβασης στελεχών της εταιρίας σε εµπιστευτικές πληροφορίες. στη συστηµατική παρακολούθηση των κινδύνων που αναλαµβάνονται από το τµήµα διακανονισµού εκκαθάρισης. στην εξασφάλιση της πληρότητας και αξιοπιστίας των στοιχείων και πληροφοριών που απαιτούνται για τον ακριβή και έγκαιρο προσδιορισµό της οικονοµικής κατάστασης και την παραγωγή αξιόπιστων λογιστικών καταστάσεων, στον τακτικό έλεγχο των παραστατικών εκκαθάρισης και διακανονισµού. στις διαδικασίες που θα ακολουθούνται σε έκτακτες καταστάσεις και καταστάσεις ανάγκης, ύπαρξη σχεδίων αντιµετώπισης εκτάκτων καταστάσεων, τα οποία θα είναι γνωστά στο προσωπικό και θα ελέγχονται τακτικά στην πράξη για την αποτελεσµατικότητά τους. στην ύπαρξη ενδεικτικού προγράµµατος ενός ηµερήσιου ελέγχου. 4. ΥΠΗΡΕΣΙΑ ΙΑΧΕΙΡΙΣΗΣ ΚΙΝ ΥΝΩΝ Η Υπηρεσία αυτή καλύπτει όλες τις δραστηριότητες και όλα τα είδη κινδύνων σε ατοµική και σε ενοποιηµένη βάση και θα ασχολείται µε τον εντοπισµό, την ανάλυση, τη µέτρηση και την εισήγηση µέτρων και τακτικών για την άµεση αντιµετώπισή τους. Να δοθούν πληροφορίες όσον αφορά στην οργανωτική της δοµή, στη θέση της µονάδας διαχείρισης κινδύνων στο οργανόγραµµα και στις ιεραρχικές γραµµές αναφοράς. Στελέχωση. 3

4 Περιγραφή αρµοδιοτήτων της Υπηρεσίας (π.χ. τµήµατος), καταγραφή καθηκόντων και µεθόδων καταγραφής και παρακολούθησης των διαφόρων κινδύνων. Ύπαρξη διαδικασιών για άµεση αναγνώριση των κινδύνων, ανάλυση, παρακολούθηση και αποτελεσµατική αντιµετώπιση σε συνεχή βάση. ιαδικασίες αναφοράς στη διοίκηση της εταιρίας. 5. ΛΟΙΠΑ ΣΤΟΙΧΕΙΑ ΕΤΑΙΡΙΑΣ Παρακαλούµε όπως συµπληρώσετε τους παρακάτω πίνακες: 4

5 ΠΙΝΑΚΑΣ 1 ΟΝΟΜΑ ΕΤΑΙΡΙΑΣ 1. ΝΟΜΙΚΗ ΜΟΡΦΗ : 2. Ι ΡΥΣΗ : 3. Ε ΡΑ :, ΤΚ 4. ΙΑΡΚΕΙΑ χρόνια, (µέχρι το έτος ) 5. ΑΝΤΙΚΕΙΜΕΝΟ ΕΡΓΑΣΙΩΝ :. 6. ΜΕΤΟΧΙΚΟ ΚΕΦΑΛΑΙΟ : ευρώ 7. Ι ΙΑ ΚΕΦΑΛΑΙΑ ευρώ 8. ΙΟΙΚΗΤΙΚΟ ΣΥΜΒΟΥΛΙΟ : Πρόεδρος Αντιπρόεδρος /νων Σύµβουλος Αναπληρωτής.Σ. Γεν. ιευθυντής Μέλος Μέλος Μέλος 9 ΣΤΕΛΕΧΗ : ΠΙΣΤΟΠ/ΝΟΙ. ΕΚΚΑΘΑΡΙΣΤΕΣ: 10. ΠΡΟΣΩΠΙΚΟ : άτοµα 5

6 Α. ΓΕΝΙΚΑ ΣΤΟΙΧΕΙΑ ΠΙΝΑΚΑΣ 2 ΕΠΩΝΥΜΙΑ ΕΤΑΙΡΙΑΣ ΕΤΟΣ Ι ΡΥΣΗΣ Α ΕΙΑ ΕΠΕΥ ΥΠΕΥΘΥΝΟΙ ΤΜΗΜΑΤΟΣ ΕΚΚΑΘΑΡΙΣΗΣ ΟΝΟΜΑ ΤΗΛΕΦΩΝΟ ΙΑΠΡΑΓΜΑΤΕΥΣΗΣ (ΓΙΑ ΑΕΜ) ΕΚΚΑΘΑΡΙΣΗΣ ΙΑΧΕΙΡΙΣΗΣ ΚΙΝ ΥΝΟΥ ΕΣΩΤΕΡΙΚΟΥ ΕΛΕΓΧΟΥ ΛΟΓΙΣΤΗΡΙΟΥ ΜΕΤΟΧΟΙ ΠΟΣΟΣΤΟ Σύνολο 100 6