ΤΕΧΝΟΛΟΓΙΚΟ ΕΚΠΑΙΔΕΥΤΙΚΟ ΙΔΡΥΜΑ ΚΑΛΑΜΑΤΑΣ ΣΧΟΛΗ ΔΙΟΙΚΗΣΗΣ ΚΑΙ ΟΙΚΟΝΟΜΙΑΣ ΤΜΗΜΑ ΧΡΗΜΑΤΟΟΙΚΟΝΟΜΙΚΗΣ ΚΑΙ ΕΛΕΓΚΤΙΚΗΣ ΠΤΥΧΙΑΚΗ ΕΡΓΑΣΙΑ

Transcript

1 ΤΕΧΝΟΛΟΓΙΚΟ ΕΚΠΑΙΔΕΥΤΙΚΟ ΙΔΡΥΜΑ ΚΑΛΑΜΑΤΑΣ ΣΧΟΛΗ ΔΙΟΙΚΗΣΗΣ ΚΑΙ ΟΙΚΟΝΟΜΙΑΣ ΤΜΗΜΑ ΧΡΗΜΑΤΟΟΙΚΟΝΟΜΙΚΗΣ ΚΑΙ ΕΛΕΓΚΤΙΚΗΣ ΠΤΥΧΙΑΚΗ ΕΡΓΑΣΙΑ Ξενοδοχειακή Λογιστική. Παρουσίαση επιλεγμένων θεμάτων από τη θεωρία, τη μεθοδολογία και τις τεχνικές. ΟΝΟΜΑ ΕΙΣΗΓΗΤΗ ΟΝΟΜΑ ΣΠΟΥΛΑΣΤΡ1ΑΣ ΛΥΓΓΙΤΣΟΣ ΑΛΕΞΑΝΔΡΟΣ KAP ANIKA ΠΑΝΑΓΙΩΤΑ ΚΑΑΑΜΑΤΑ 2009

2 r ΠΙΝΑΚΑΣ ΠΕΡΙΕΧΟΜΕΝΩΝ Σελ. Πρόλογος 3 ΚΕΦΑΛΑΙΟ 1 0 Ξενοδοχειακή Λογιστική ορισμός - Υποχρεωτικά βιβλία και στοιχεία ξενοδοχείων - Τήρηση Λογαριασμών πελατών Main - Courante ξενοδοχείων 1.1 Ορισμός Ξενοδοχειακής Λογιστικής Υποχρεωτικά βιβλία και στοιχεία ξενοδοχείων Τήρηση Λογαριασμών πελατών Main - Courante Ξενοδοχείων 20 ΚΕΦΑΛΑΙΟ 2 Λειτουργίες της Τήρησης Λογαριασμών Πελατών 2.1 Άνοιγμα και διατήρηση (αρχειοθέτηση) λογαριασμών Καταχωρήσεις εγγράφων Μεταφορά λογαριασμών Τακτοποίηση και κλείσιμο λογαριασμών Εσωτερικός Έλεγχος 50 ΚΕΦΑΛΑΙΟ 3 0 Ξενοδοχειακή Λογιστική Φόρων - Τελών και Φ.Π.Α. 3.1 Ο λογαριασμός Φόροι - Τέλη Ο λογαριασμός Φόρος Προστιθέμενης Αξίας (Φ.Π.Α.) Αγαθά και υπηρεσίες των ξενοδοχειακών καταλυμάτων που υπάγονται 54 στους συντελεστές Φ.Π.Α. 3.4 Η υποχρεωτική τήρηση του Φ.Π.Α. ως ιδιαίτερου λογαριασμού και άλλες 58 υποχρεώσεις 3.5 Υποχρέωση επίδοσης δήλωσης του Φ.Π.Α Προσδιορισμός του Φ.Π.Α. και των τελών παρεπιδημούντων Ο τρόπος τήρησης λογαριασμών σχετικών με το Φόρο Προστιθέμενης Αξίας 61 (Φ.Π.Α.) 1

3 3.8 Η λειτουργία του Φ.Π.Α. 62 ΚΕΦΑΛΑΙΟ 4 0 Κοστολόγηση - Ελεγκτική Ξενοδοχείων 4.1 Έννοια - Ορισμός του κόστους Είδη κόστους Στοιχεία Κόστους Κοστολόγηση και οι εφαρμογές της κοστολόγησης Η ελεγκτική στις ξενοδοχειακές επιχειρήσεις 78 Επίλογος 89 ΠΑΡΑΡΤΗΜΑΤΑ Παράρτημα 1 92 Έντυπα που χρησιμοποιούνται στην Ξενοδοχειακή Λογιστική Παράρτημα 2 99 Παραδείγματα προσδιορισμού Φ.Π.Α. και τελών παρεπιδημούντων Παράρτημα Παράδειγμα υπολογισμού του Νεκρού Σημείου 3.2 Παραδείγματα υπολογισμού κόστους μονάδας προϊόντος ή υπηρεσίας Βιβλιογραφία 106 2

4 Πρόλογος ΠΡΟΛΟΓΟΣ Οι έννοιες και οι όροι που αναφέρονται στις γενικές αρχές της λογιστικής είναι βασικοί και εφαρμόζονται γενικά σε όλους τους κλάδους των οικονομικών μονάδων. Το αντικείμενο ασχολιών και η λειτουργική δομή κάθε οικονομικής μονάδας εξαρτώνται από τη μορφή του κλάδου στον οποίο ανήκει αυτή και συντελούν στο να αναφύονται πολλά ειδικότερα προβλήματα και ιδιομορφίες λογιστικής φύσης, ώστε η αντιμετώπισή του να απαιτεί ειδικότετη μεταχείρηση από εκείνη της γενικής λογιστικής. Αυτό ασφαλώς επέβαλε την ανάγκη ύπαρξης των διάφορων κλάδων της εφαρμοσμένης λογιστικής. Ένας δε από τους υφιστάμενους σήμερα τέτοιους κλάδους είναι και η ξενοδοχειακή λογιστική. Ο ρόλος της είναι σημαντικός για την ανάπτυξη των ξενοδοχείων. Εκτός από τις πληροφοριακές και στατιστικές αξίες που προσφέρει σχετικά με την κίνηση του ταμείου, των πελατών, των αναλώσιμων υλικών κ.λ.π., δίνει και κάθε άλλη πληροφορία που είναι απαραίτητη στους υπευθύνους για τη λήψη σοβαρών επιτακτικών και μελλοντικών αποφάσεων. Αλματώδης είναι, τα τελευταία χρόνια, η ανάπτυξη της ξενοδοχειακής επιχείρησης και ξενοδοχειακής βιομηχανίας στη χώρα μας. Το τουριστικό ρεύμα από το εσωτερικό και το εξωτερικό συνεχώς αυξάνεται. Συγχρόνως δημιουργούνται πολλές μορφές ξενοδοχειακών επιχειρήσεων, όπως ξενοδοχεία πολυτελείας με μπαγκαλόους κοντά σε ακτές, ξενοδοχεία μικρότερα μέσα σε πόλεις, μοτέλ, κ.ά. Πολλά ξενοδοχεία προσφέρουν μόνο ύπνο. Αρκετά όμως, και ιδίως τα νεότερα, έχουν μια ιδιάζουσα οργάνωση και προσφέρουν στους πελάτες τους και άλλες εξυπηρετήσεις, όπως διάφορα είδη ψυχαγωγίας, αίθουσες χορού, τένις, φαγητό και άλλα. Από άποψη οργάνωσης, συναντάμε την τεχνική και την οικονομική οργάνωση. Η τεχνική οργάνωση ασχολείται με τη βελτίωση των τρόπων εξυπηρέτησης του πελάτη, όπως είναι η καθαριότητα, η προθυμία του προσωπικού, το καλύτερο σέρβις, κ.ά. Η οικονομική οργάνωση ασχολείται με τη στενή και αποτελεσματική παρακολούθηση των πραγματοποιούμενων εσόδων και εξόδων. Ο έλεγχος των υλικών που καταναλώνονται (τρόφιμα, ποτά, κ.λ.π.) μαζί με τα διάφορα στατιστικά στοιχεία που πρέπει να εξάγονται εβδομαδιαία ή μηνιαία βοηθούν στον καλύτερο προγραμματισμό και εναρμονισμό των εργασιών. Η οικονομική οργάνωση παρακολουθεί τον πελάτη από τη στιγμή που θα φτάσει (αφιχθεί) μέχρι τη στιγμή που θα αναχωρήσει από το ξενοδοχείο. Συντάσσει τα αποδεικτικά στοιχεία κάθε κατανάλωσης στο μπαρ, στο εστιατόριο, στο ζαχαροπλαστείο ή αλλού, και καθημερινά τα καταχωρεί στην Main - Courante αυτά μαζί με τα ενοίκια και τα διάφορα άλλα έξοδα αποτελούν το λογαριασμό του.

5 Πρόλογος Τα ξενοδοχεία σήμερα, λόγω της μεγάλης κίνησης τους με τους τρίτους (πελάτες, προμηθευτές κ.λ.π.), των πολλών κλάδων εκμετάλλευσης, της μεγάλης εμπορευματικής κίνησης σε τρόφιμα, ποτά, εδέσματα, του μεγάλου συναγωνισμού, και των πολυσύνθετων σχέσεων και ενεργειών, χρειάζονται συστηματική λογιστική οργάνωση, οργανωμένο λογιστικό σχέδιο, άρτια εκλογή λογαριασμών και κατάλληλη σύνδεση λογαριασμών για να έχουν τις απαραίτητες πληροφορίες για καλή διοίκηση και λήψη αποφάσεων. Η λογιστική οργάνωση πρέπει να είναι τέτοια, ώστε να δίνει πληροφορίες σε κάθε στιγμή σχετικά με την περιουσιακή κατάσταση και την εξέλιξη των μεταβολών της, να παρακολουθεί κάθε σχέση με τους τρίτους, να ελέγχει και να προσδιορίζει τα αποτελέσματα από κάθε κλάδο, και γενικά να ανταποκρίνεται σε όλες τις πληροφοριακές και στατιστικές ανάγκες της διοίκησης. Η τεράστια ανάπτυξη η οποία επιτελέστηκε στο διεθνή τουρισμό κατά τα τελευταία χρόνια, συντέλεσε στην παράλληλη ανάπτυξη και επέκταση του κλάδου των ξενοδοχειακών επιχειρήσεων. Παράλληλη υπήρξε και η εμφάνιση, καθημερινά, όλο και περισσότερων προβλημάτων λογιστικής φύσης, η αντιμετώπιση των οποίων είναι σήμερα επιτακτική. Γι αυτό και επιβάλλεται να εξεταστεί η ξενοδοχειακή λογιστική σαν ένας επί μέρους κλάδος της εφαρμοσμένης λογιστικής. Στο πρώτο κεφάλαιο, αναλύεται ο ορισμός της ξενοδοχειακής λογιστικής και τις ιδιομορφίες των ξενοδοχειακών μονάδων έναντι άλλων επιχειρήσεων, περιλαμβάνει την οργανωτική δομή του ξενοδοχείου και τον τομέα υπνοδωματίων στον οποίο ανήκει το τμήμα Τήρησης Λογαριασμών Πελατών, τις βασικές έννοιες της main- courante, τα συστήματα που εφαρμόζονται για την τήρηση των λογαριασμών πελατών, τα συνήθη έντυπα που χρησομοποιεί η main - courante. Στο δεύτερο κεφάλαιο αναφέρεται στις λειτουργίες της τήρησης λογαριασμών πελατών, οι οποίες περιλαμβάνουν το άνοιγμα και τη διατήρηση λογαριασμών, τις καταχωρίσεις χρεωστικών και πιστωτικών εγγραφών στους λογαριασμούς πελατών, τακτοποίηση και κλείσιμο των λογαριασμών, τις μεθόδους τακτοποίησης και τον εσωτερικό έλεγχο της main - courante. Το τρίτο κεφάλαιο περιλαμβάνει τα αγαθά και τις υπηρεσίες των ξενοδοχειακών καταλυμάτων που υπάγονται στο χαμηλό και στον κανονικό συντελεστή Φ.Π.Α., καθώς και τον προσδιορισμό του. Στο τέταρτο κεφάλαιο γίνεται μια εισαγωγή στον έλεγχο του κόστους των ποτών, των τροφίμων και της εργασίας, δίνοντας τον ορισμό μιας σειράς βασικών εννοιών και προσφέροντας τις βασικές αρχές της εργασίας και της σημασίας της και αναφέρει λεπτομερώς την διαδικασία ελέγχου. Υπογραμμίζει την ευθύνη για τον έλεγχο σε μια 4

6 Πρόλογος επισιτιστική επιχείρηση, αναφέρει τον λειτουργικό προϋπολογισμό καθώς και τα βήματα της διαδικασίας ελέγχου. Ορίσαμε το κόστος με την έννοια που χρησιμοποιείται στις επισιτιστικές μονάδες και δείξαμε ότι όλοι οι τύποι κόστους που σχετίζονται με αυτό τον χώρο, μπορούν να εξεταστούν μέσα από διάφορα πρίσματα.

7 Τήρηση Λογαριασμών Πελατών ΚΕΦΑΛΑΙΟ 1 Ξενοδοχειακή λογιστική ορισμός - Υποχρεωτικά βιβλία και στοιχεία ξενοδοχείων- Τήρηση Λογαριασμών πελατών Main - Courante ξενοδοχείων.

8 Τήρηση Λογαριασμών Πελατών 1.1 Ορισμός Ξενοδοχειακής Λογιστικής Η ξενοδοχειακή λογιστική είναι ιδιαίτερος κλάδος της Εφαρμοσμένης Λογιστικής. Οι ξενοδοχειακές μονάδες παρουσιάζουν πολλές ιδιομορφίες, έναντι των άλλων επιχειρήσεων. Μερικές από αυτές είναι: α ) Η φύση των συναλλαγών με τους πελάτες των ξενοδοχείων. Η ξενοδοχειακή μονάδα θα πρέπει να είναι σε ετοιμότητα και προετοιμασμένη για την υποδοχή των πελατών της, για την παροχή άνετης διαμονής και γενικότερα για την καλύτερη εξυπηρέτηση τους. Για την καλύτερη παροχή αυτών των υπηρεσιών θα πρέπει να είναι κατάλληλα οργανωμένη και εξοπλισμένη με τις ανάλογες εγκαταστάσεις και στελεχωμένη με τους κατάλληλους υπαλλήλους. Η διαμονή των πελατών θα είναι σύντομη, γι αυτό η ξενοδοχειακή μονάδα θα πρέπει να είναι σε ετοιμότητα για να παρουσιάσει τους λογαριασμούς της εξόφλησης. Για να είναι γρήγορη η εξυπηρέτηση των πελατών χρησιμοποιούνται στο Λογιστήριο τα κατάλληλα έντυπα καθώς και ο κατάλληλος μηχανικός εξοπλισμός για την ενημέρωση των προσωπικών λογαριασμών των πελατών. β ) Η παράλληλη λειτουργία πολλών κλάδων εκμετάλλευσης μέσα στο ξενοδοχειακό χώρο. Η ύπαρξη πολλών κλάδων εξυπηρέτησης και η ανάμιξη των υπηρεσιών τους με διάφορους τρόπους δημιουργεί προβλήματα στον προσδιορισμό των εσόδων και εξόδων κάθε μια εκμετάλλευσης χωριστά. Η συνεργασία των κλάδων μεταξύ τους έχει ως συνέπεια τη συνεχή διακίνηση των διαφόρων υλικών ( τρόφιμα, ποτά κ.λ.π ) από το ένα τμήμα στο άλλο, το οποίο απαιτεί πλήρης οργάνωση των εσωτερικών εντύπων. γ ) Οι ξενοδοχειακές μονάδες ελέγχονται από το κράτος μέσω του EOT, της αστυνομίας και της Αγορανομίας. Από τον EOT ελέγχονται για την διαδικασία ίδρυσης και λειτουργίας τους. Από την αστυνομία για την τήρηση της δημόσιας τάξης με τη χρήση αστυνομικών διατάξεων. Και από την αγορανομία για την πιστή εφαρμογή των αγορανομικών διατάξεων στη διαμόρφωση των τιμών για τα αγαθά και τις υπηρεσίες που προσφέρονται. δ ) Τα τελικά αγαθά και υπηρεσίες που προσφέρουν οι ξενοδοχειακές μονάδες από την σύνθεση και συνδυασμούς διάφορων άϋλων και υλικών αγαθών δημιουργούν πολύπλοκα κοστολογικά προβλήματα ε ) Είναι επιχειρήσεις έντασης πάγιου ενεργητικού. Αυτό σημαίνει ότι έχει ποικίλα στοιχεία πάγιας εκμετάλλευσης και επομένως η λογιστική των αποσβέσεων έχει ιδιαίτερο ενδιαφέρον, στ) Οι ξενοδοχειακές επιχειρήσεις έχουν και πρόσθετες λογιστικές υποχρεώσεις από τις διατάξεις του κώδικα Βιβλίων και Στοιχείων.

9 Τήρηση Λογαριασμών Πελατών Οι ξενοδόχοι θεωρούνται ΕΠΙΤΗΔΕΥΜΑΤΙΕΣ και έχουν υποχρέωση να εκδίδουν ορισμένα δικαιολογητικά και να τηρούν πρόσθετα λογιστικά βιβλία. Με τη λογιστική οργάνωση των ξενοδοχειακών μονάδων επιδιώκονται: ί) Τα περιουσιακά στοιχεία της ξενοδοχειακής μονάδας να είναι ταξινομημένα, συγκεντρωμένα και απεικονισμένα στους λογιστικούς πίνακες (Απογραφές - Ισοζύγια - Ισολογισμοί). ϋ) Η εύκολη παρακολούθηση της οικονομικής κατάστασης της επιχείρησης από διάφορα γεγονότα και η παρακολούθηση της μεταβολής της περιουσιακής της κατάστασης εάν αυτή επέλθει. Τις μεταβολές αυτές τις παρακολουθεί η Ξενοδοχειακή Λογιστική με τα διάφορα τμήματα εκμετάλλευσης, με την έκδοση σχετικών εντύπων και την τήρηση ορισμένων βιβλίων ώστε να ενημερώσουν το Λογιστήριο, το οποίο και είναι υπεύθυνο για την τήρηση των υποχρεωτικών βιβλίων. ΐΐί) Ο προσδιορισμός των αποτελεσμάτων (εσόδων - εξόδων) κατά κλάδο εκμετάλλευσης και του γενικού τελικού αποτελέσματος. Ο προσδιορισμός αυτός στις μικρομεσαίες ξενοδοχειακές επιχειρήσεις που τηρούν βιβλία Λ και Β κατηγορίας γίνεται εξωλογιστικά, ενώ στις μεγάλες που τηρούν βιβλία Γ κατηγορίας γίνεται εσωλογιστικά, δηλαδή με λογιστικές εγγραφές, ίν) Ο έλεγχος των εγγραφών ν) Η εξακρίβωση του κόστους των παραγόμενων αγαθών και υπηρεσιών που προσφέρονται στην ξενοδοχειακή μονάδα. νί) Η ανάλυση των Ισολογισμών και η εξαγωγή στατιστικών πινάκων που θα βοηθήσουν τον φορέα - ιδιοκτήτη - ξενοδόχο και κάθε ενδιαφερόμενο να πληροφορηθεί εάν η επιχείρηση έχει άνοδο ή βρίσκεται σε στασιμότητα. Επίσης δύναται η δυνατότητα να διαπιστώσει την αποδοτικότητα και να προβλέψει την πορεία της επιχείρησης. 1.2 Υποχρεωτικά βιβλία και στοιχεία ξενοδοχείων Η κάθε ξενοδοχειακή μονάδα θα πρέπει να καλύπτει τις υποχρεώσεις της σύμφωνα με τις νομικές διατάξεις που ισχύουν. Τρεις είναι οι κυριότερες: α) Του εμπορικού νόμου β) Των αστυνομικών αρχών περί βιβλίων και στοιχείων ξενοδοχειακών επιχειρήσεων γ) Του Κώδικα Βιβλίων και Στοιχείων ο

10 Τήρηση Λογαριασιιών Πελατών Υποχρεωτικά βιβλία που τηρούνται σύμφωνα με τις διατάξεις του εμπορικού νόμου είναι: α) Το Ημερολόγιο στο οποίο καταχωρούνται οι ταμειακές και μη συναλλαγές. β) Το Βιβλίο Απογραφών στο οποίο καταγράφονται τα περιουσιακά στοιχεία της ξενοδοχειακής μονάδας. γ) Το Βιβλίο Επιστολών, το οποίο δεν είναι λογιστικό, αλλά σε αυτό γίνεται η βιβλιοδεσία των επιστολών που λαμβάνονται και τα αντίγραφα αυτών που στέλνονται. Υποχρεωτικά βιβλία και στοιχεία που τηρούνται σύμφωνα με τις διατάξεις των Αστυνομικών Αρχών είναι: α) Βιβλίο κινήσεως πελατών Η τήρηση του βιβλίου αυτού είναι υποχρεωτική για τις ξενοδοχειακές μονάδες. Στο βιβλίο αυτό γράφονται όλα τα άτομα που διαμένουν στο ξενοδοχείο. Ενημερώνεται από τα δελτία άφιξης με τα στοιχεία που περιλαμβάνονται σε αυτά. Το βιβλίο κινήσεως πελατών πριν από τη χρήση του θεωρείται από την Αρμόδια αστυνομική αρχή της περιφέρειας, β) Τα δελτία άφιξης και αναχώρησης πελατών Η τήρηση των δελτίων άφιξης και αναχώρησης είναι υποχρεωτική, καθώς προβλέπεται από την αστυνομική διάταξη. Στα δελτία αναγράφονται : το όνομα και η διεύθυνση του ξενοδοχείου, το ονοματεπώνυμο του πελάτη καθώς και τα στοιχεία εθνικότητας, διαμονής του και η ημερομηνία άφιξης και αναχώρησης. Η διάθεση των δελτίων αυτών γίνεται από το Ξενοδοχειακό Επιμελητήριο και η υποβολή τους στην αρμόδια Αστυνομική αρχή είναι υποχρεωτική. Κατά τον φορολογικό έλεγχο λαμβάνονται υπόψη από τα φορολογικά όργανα, γ) Μηνιαίο Δελτίο κίνησης ξενοδοχείου Σε αυτό το δελτίο καταγράφονται το σύνολο των διανυκτερεύσεων του μήνα κατά εθνικότητα ( Αλλοδαποί - Ημεδαποί). Εκδίδεται σε τρία αντίγραφα εκ των οποίων τα δύο κατατίθενται στην αρμόδια αστυνομική αρχή της έδρας της ξενοδοχειακής επιχείρησης στο τέλος του μήνα και το τρίτο αντίγραφο το κρατάει ο ιδιοκτήτης της ξενοδοχειακής μονάδας. Υποχρεωτικά βιβλία και στοιχεία κατά τις διατάξεις του Κ.Β.Σ. Ο Κώδικας Βιβλίων και Στοιχείων επιβάλλει σε όλους τους επιτηδευματίες, επομένως και σε αυτούς με ξενοδοχειακές επιχειρήσεις, λεπτομερείς από λογιστική άποψη, υποχρεώσεις και καθορίζει αυστηρές κυρώσεις στους παραβάτες. Η τήρηση βιβλίων και στοιχείων είναι υποχρεωτική από τις ξενοδοχειακές μονάδες, για όλες τις επαγγελματικές

11 Τήρηση Λογαριασμών Πελατών τους συναλλαγές, ώστε να παρακολουθείται η επιχειρηματική τους δραστηριότητα και ο προσδιορισμός των φορολογικών υποχρεώσεων. Οι επιτηδευματίες κατατάσσονται σε τρεις βασικές κατηγορίες τήρησης βιβλίων. Η ένταξη τους σε αυτές τις κατηγορίες γίνεται ανάλογα με το ποσό των ετήσιων ακαθάριστων εσόδων κατά την προηγούμενη διαχειριστική περίοδο. Στον παρακάτω πίνακα εμφανίζονται οι κατηγορίες τήρησης βιβλίων και τα όρια ακαθάριστων εσόδων. ΚΑΤΗΓΟΡΙΑ ΒΙΒΛΙΩΝ ΟΡΙΑ ΑΚΑΘΑΡΙΣΤΩΝ ΕΣΟΔΩΝ Α Β Γ και άνω Βιβλία Α κατηγορίας : Σε αυτή την κατηγορία βιβλίων ο επιτηδευματίας είναι υποχρεωμένος να τηρεί ένα Βιβλίο Αγορών στο οποίο θα καταχωρούνται οι κάθε μορφής αγορές (μετρητοίς και με πίστωση). Βιβλία Β κατηγορίας : Ο επιτηδευματίας που τηρεί Β κατηγορίας βιβλία είναι υποχρεωμένος να τηρεί Βιβλίο Εσόδων και Εξόδων, στο οποίο καταχωρούνται τα έσοδα και τα έξοδα που έχουν πραγματοποιηθεί χωριστά. Βιβλία Γ κατηγορίας : Ο επιτηδευματίας που ανήκει σε αυτή την κατηγορία τήρησης βιβλίων υποχρεούται να τηρεί πλήρες λογιστικά βιβλία κατά την διπλογραφική μέθοδο, δηλαδή: 1. Ημερολόγιο, για την καταχώρηση των διαφόρων πράξεων 2. Γ ενικό καθολικό, στο οποίο τηρούνται οι γενικοί λογαριασμοί 3. Αναλυτικό καθολικό, για κάθε περιληπτικό λογαριασμό στο Γ ενικό Καθολικό 4. Βιβλίο Απογραφών και Ισολογισμών 5. Βιβλίο Main-Courante Το βιβλίο αποθήκης στις τουριστικές επιχειρήσεις δεν είναι υποχρεωτικό αλλά είναι υποχρεωτική η τήρηση του Βιβλίου Συναλλαγματικών και Γραμμάτιων εισπρακτέων και πληρωτέων. Επίσης, ανεξάρτητα σε ποια κατηγορία βιβλίων εντάσσεται ο επιτηδευματίας είναι υποχρεωμένος, εκτός των παραπάνω βιβλίων, να τηρεί και τα εξής παρακάτω βιβλία :

12 Τήρηση Λογαριασμών Πελατών α) Βιβλία Ημερήσιας κίνησης πελατών που διανυκτερεύουν ή Βιβλίο Πόρτας ή ΜΑΙΝ- COURANTE. Σε αυτό το βιβλίο καχαχωρούνται το ονοματεπώνυμο του πελάτη, η ημερομηνία άφιξης και αναχώρησής του, καθώς και ο αριθμός του υπνοδωματίου στο οποίο διέμενε. Το βιβλίο Ημερήσιας κίνησης πελατών που διανυκτερεύουν δεν τηρείται μόνο στην περίπτωση τήρησης χειρόγραφης Main-Courante, αλλά και χωρίς αυτής. Το βιβλίο αυτό θεωρείται από την φορολογική αρχή, β) Δελτίο παροχής υπηρεσιών Στο βιβλίο αυτό αναγράφεται το ονοματεπώνυμο ή η επωνυμία της επιχείρησης, η ακριβής διεύθυνση του ιδιοκτήτη καθώς και τα στοιχεία του πελάτη όπως: το ονοματεπώνυμο του, η διεύθυνσή του. Τέλος, αναγράφεται το ποσό της αμοιβής αλλά και το ποσό των δαπανών που δημιουργήθηκαν για λογαριασμό του. γ) Δελτίο ή απόδειξη έκπτωσης Σε περίπτωση που έχει χορηγηθεί κάποια έκπτωση στον πελάτη, εκδίδεται το δελτίο αυτό, στο οποίο αναγράφεται το ονοματεπώνυμο και η διεύθυνση του. Η ξενοδοχειακή μονάδα είναι χωρισμένη σε διάφορες υπηρεσίες οι οποίες διευκολύνουν στην καλύτερη λειτουργία της επιχείρησης. Οι υπηρεσίες αυτές είναι υποχρεωμένες να τηρούν κάποια βιβλία και έντυπα. Αυτές είνα ι: 1. Υπηρεσία υποδοχής Η υπηρεσία υποδοχής (reception) είναι το πρώτο τμήμα με το οποίο έρχεται σε επαφή ο πελάτης. Αυτό το τμήμα είναι υπεύθυνο για την υποδοχή των πελατών και την τακτοποίησή τους. Με τα στοιχεία που θα κρατήσει θα ενημερώσει και τα άλλα τμήματα της επιχείρησης ώστε να διενεργηθούν κινήσεις για την καλύτερη διαμονή τους. ΓΤ αυτό το λόγο έχει να τηρήσει πολλά έντυπα και βιβλία και τηρεί λογιστικές και άλλες μηχανές. Τα κυριότερα είνα ι: α) Δελτίο κράτησης πελατών Πριν από την άφιξη των πελατών έχει προηγηθεί η κράτηση των υπνοδωματίων που θα διαμείνουν. Η κράτηση θα έχει γίνει είτε τηλεφωνικά είτε γραπτά ή προφορικά. Έτσι η ξενοδοχειακή μονάδα είναι προετοιμασμένη για την υποδοχή των πελατών ώστε να υπάρχει γρήγορη εξυπηρέτηση και τακτοποίησή τους χωρίς καθυστερήσεις και να μην ταλαιπωρηθούν κατά την άφιξή τους να βρούν κάποιο υπνοδωμάτιο. Στην περίπτωση κράτησης δωματίων, ο αρμόδιος συντάσσει ένα έντυπο το οποίο λέγεται «Δελτίο κράτησης Υπνοδωματίων».

13 Τήρηση Λογαριασμών Πελατών β) Το βιβλίο κρατήσεων Με βάση τα στοιχεία του δελτίου κράτησης δωματίων, ενημερώνεται το βιβλίο κρατήσεων στο οποίο αναγράφονται : οι αριθμοί των δωματίων, το ονοματεπώνυμο του πελάτη, τα άτομα, τα δωμάτια και το είδος τους, η ημερομηνία άφιξης και αναχώρησης, το μέσον άφιξης καθώς και η ώρα άφιξης και το ονοματεπώνυμο εκείνου που έκανε την κράτηση. γ) Δελτίο άφιξης Το δελτίο άφιξης συντάσσεται την ώρα που ο πελάτης φτάσει στο ξενοδοχείο και υπογράφεται από αυτόν και τον προϊστάμενο της υπηρεσίας υποδοχής. Εκδίδεται σε τρία αντίτυπα. Το ένα αντίτυπο παραμένει στην υπηρεσία, το δεύτερο δίνεται στο Τμήμα παρακολούθησης των λογαριασμών και το τρίτο δίνεται στο Τμήμα ελέγχου. Σε περίπτωση που φτάσουν στο ξενοδοχείο πολλά άτομα μαζί, αντί να εκδοθούν ξεχωριστά δελτία για κάθε άτομο, εκδίδεται ένα συγκεντρωτικό δελτίο που αναγράφεται ο αριθμός των ενοικιαζόμενων δωματίων αλλά και ο αριθμός των ατόμων που θα παραμείνουν στο δωμάτιο. δ) Δελτίο αναχώρησης πελάτη Όταν αναχωρεί ο πελάτης από την ξενοδοχειακή μονάδα συντάσσεται ένα «Δελτίο Αναχώρησης Πελάτη» στο οποίο αναγράφεται ο εβδομαδιαίος λογαριασμός των χρεώσεων του σε βάρος του. Για να πραγματοποιηθεί αυτό, θα πρέπει να ενημερωθούν όλα τα τμήματα και στη συνέχεια το Δελτίο να περάσει από τμήμα σε τμήμα και να αναγραφούν πάνω σ αυτό όλες οι απαιτήσεις της επιχείρησης από τον πελάτη από την παροχή των υπηρεσιών και την διάθεση των αγαθών σ αυτόν. Τον εβδομαδιαίο λογαριασμό του πελάτη θα τον εκδόσει το Γραφείο Λογαριασμών Πελατών με όλες τις χρεώσεις. Για να μην δημιουργηθούν προστριβές και κακές εντυπώσεις σε βάρος της ξενοδοχειακής μονάδας θα πρέπει οι ενέργειες αυτές να γίνουν με προσοχή και να είναι συντονισμένες. Τέλος, όταν ο προϊστάμενος ενημερωθεί για το Δελτίο και τις χρεώσεις του πελάτη, το υπογράφει. ε) Δελτίο αλλαγής δωματίου ή άλλης συμφωνίας Αν γίνει αλλαγή στο ενοικιαζόμενο δωμάτιο ή προστεθεί ή αφαιρεθεί μια υπηρεσία τότε εκδίδεται το «Δελτίο αλλαγής υπνοδωματίων ή αλλαγής συμφωνίας». Με την έκδοση αυτού του δελτίου θα πρέπει να ενημερωθούν όλα τα τμήματα ή τουλάχιστον τα τμήματα που

14 Τήρηση Λογαριασμών Πελατών αφορούν την αλλαγή. Οπωσδήποτε θα πρέπει να ενημερωθεί το τμήμα παρακολούθησης των λογαριασμών πελατών. Εκδίδεται από τον αρμόδιο υπάλληλο ή από τον Προϊστάμενο της Υποδοχής και ενημερώνονται τα άλλα τμήματα. στ) Απόδειξη παροχής θυρίδας χρηματοκιβωτίου Σε περίπτωση που η ξενοδοχειακή μονάδα διαθέτει χρηματοκιβώτια, παραχωρούν θυρίδες στους πελάτες για να φυλάξουν χρήματα ή τιμαλφή. Εκδίδεται σχετική απόδειξη με την παραχώρηση της θυρίδας και παραδίνεται στον πελάτη το ένα από τα δύο κλειδιά, ενώ το άλλο το κρατάει ο αρμόδιος υπάλληλος του ξενοδοχείου. Με την αναχώρηση του πελάτη από το ξενοδοχείο παραδίδει το κλειδί της θυρίδας και ακυρώνεται η απόδειξη. ζ) Απόδειξη παραλαβής τιμαλφών Για μεγαλύτερη ασφάλεια των χρημάτων του ή των τιμαλφών ο πελάτης τα παραδίδει στον αρμόδιο υπάλληλο του ξενοδοχείου να τα φυλάξει στο χρηματοκιβώτιο του ξενοδοχείου. Με την παράδοσή τους εκδίδεται και η σχετική απόδειξη η οποία ακυρώνεται με την αποχώρηση του πελάτη από το ξενοδοχείο. η) Δελτίο αγοράς συναλλάγματος Τα ξενοδοχεία ύστερα από έγκριση των νομισματικών και πιστωτικών αρχών μπορούν να κάνουν ανταλλαγές ξένων νομισμάτων ή ταξιδιωτικών επιταγών σε ευρώ. Το δελτίο αγοράς συναλλάγματος εκδίδεται για την επιβεβαίωση της αγοράς, σε δύο αντίτυπα από στέλεχος που είναι θεωρημένο από την Υπηρεσία Προστασίας του Εθνικού Νομίσματος. Το πρωτότυπο το παραλαμβάνει ο πελάτης και το άλλο αντίτυπο παραμένει στο στέλεχος. θ) Δελτίο Αστυνομίας Η ξενοδοχειακή επιχείρηση είναι υποχρεωμένη ύστερα από σχετική Αστυνομική διάταξη των Αρχών να συντάσσει ένα δελτίο σε τρία αντίτυπα στο οποίο θα εμφανίζονται τα στοιχεία της αστυνομικής ταυτότητας του πελάτη. Μετά την συμπλήρωση των δελτίων και την υπογραφή τους από τον πελάτη παραδίδονται στην Αστυνομία. Τα δελτία αυτά δίνονται στα ξενοδοχεία από το Ξενοδοχειακό Επιμελητήριο μέσω της Εθνικής Τράπεζας.

15 Τήρηση Λογαριασμών Πελατών ι) Βιβλίο Αστυνομίας Το βιβλίο αυτό ενημερώνεται βάση του Δελτίου Αστυνομίας και καταγράφονται με όλες τις λεπτομέρειες τα στοιχεία των ενοικίων που διανυκτερεύουν στο ξενοδοχείο, έστω και για μια μέρα. Αφορά τους ημεδαπούς και τους αλλοδαπούς ενοίκους. Το Βιβλίο Αστυνομίας τηρείται για κάθε σχετικό έλεγχο που διενεργεί η Αστυνομία. αρχείου. ια) Κάρτες Πελατών ή Μητρώο πελατών Είναι βοηθητικό βιβλίο και τηρείται από την Υπηρεσία Υποδοχής και έχει τη χρήση ιβ) Δελτίο πραγματοποιούμενων διανυκτερεύσεων προϊστάμενης ορόφων Ο σκοπός σύνταξης του δελτίου αυτού είναι, για να είναι ολοκληρωμένος ο έλεγχος των διανυκτερεύσεων. Συμπληρώνεται από την προϊσταμένη κάθε ορόφου. 2. Υπηρεσία Διαχείρισης Στο Τμήμα διαχείρισης αναλώσιμων και μη αναλώσιμων υλικών χρησιμοποιούνται πολλά δικαιολογητικά έγγραφα. Η παραλαβή των υλικών και η διακίνησή τους στα διάφορα τμήματα της ξενοδοχειακής μονάδας αποτελεί αντικείμενο της λογιστικής παρακολούθησης και του ελέγχου. Εκδίδονται διάφορα έντυπα και τηρούνται βοηθητικά καθολικά εκτός από εκείνα που τηρεί το Λογιστήριο. Τα μη αναλώσιμα υλικά παρακολουθούνται μόνο κατά ποσότητα, ενώ τα αναλώσιμα αγαθά κατά ποσότητα και αξία. Τα κυριότερα δικαιολογητικά και βιβλία είναι τα εξής: α) Δελτίο παραλαβής ή Πρωτόκολλο παραλαβής Τα δελτία παραλαβής ή Πρωτόκολλα εκδίδονται για την επιβεβαίωση των αγαθών που αγοράστηκαν από την ξενοδοχειακή μονάδα και η σύνταξη τους γίνεται βάση παραστατικών εγγραφής αγοράς (Τιμολόγια - Δελτία αποστολής). Με τον τρόπο αυτό ελέγχεται η ποσότητα και η ποιότητα των αγαθών πριν αυτά διανεμηθούν στις διάφορες Αποθήκες. Το Δελτίο Παραλαβών περιλαμβάνει: τον αύξοντα αριθμό, την ημερομηνία, τον αριθμό του τιμολογίου, την ποσότητα, την περιγραφή του είδους, την τιμή μονάδας, την ολική αξία και τον τρόπο αγοράς.

16 Τήρηση Λογαριασμών Πελατών β) Δελτίο εισαγωγής αναλώσιμων αγαθών (τρόφιμα, ποτά) Η λογιστική τάξη υποχρεώνεται να συντάσσει διάφορα έντυπα για τον έλεγχο της διαχείρισής τους. Στα έντυπα αυτά αναγράφονται τα είδη που διακινούνται μέχρι της κατανάλωσής τους καθώς και τα υπεύθυνα πρόσωπα που μεσολαβούν. Ένα από τα έντυπα είναι το «Δελτίο Εισαγωγής». Οι αποθήκες έχουν σαν αντικείμενό τους την διαχείριση των αναλώσιμων αγαθών και η διαδικασία της διακίνησής τους γίνεται με την εισαγωγή και εξαγωγή τους από αποθήκη σε αποθήκη. Το Δελτίο εισαγωγής εκδίδεται από το Λογιστήριο και δίνεται στον Αποθηκάριο ο οποίος είναι υπεύθυνος για την παραλαβή και την φύλαξή τους και γενικότερα για τη διαχείριση των διαφόρων αυτών ειδών. Το δελτίο εκδίδεται σε τρία αντίτυπα και αν γίνεται δυνατόν εκδίδεται από τον Αποθηκάριο απ ευθείας. Το πρωτότυπο στέλνεται στην Υπηρεσία Ελέγχου, ενώ το τρίτο το κρατάει ο αποθηκάριος. γ) Δελτίο εξαγωγής αναλώσιμων αγαθών Το δελτίο εξαγωγής εκδίδεται από το Λογιστήριο της ξενοδοχειακής μονάδας όταν ο υπεύθυνος αποθήκης παραδώσει αναλώσιμα αγαθά από την αποθήκη του. Το δελτίο εκδίδεται σε τρία αντίτυπα. Το πρωτότυπο παραμένει στο λογιστήριο, το ένα αντίτυπο στέλνεται στην Υπηρεσία Ελέγχου και το τρίτο παραμένει στην αποθήκη. Τόσο ο αποθηκάριος όσο και ο υπάλληλος που τα παραλαμβάνει, υπογράφει το δελτίο όταν εξαχθούν τα είδη. Σε περίπτωση που κάποιο τμήμα έχει ανάγκη να παραλάβει από την αποθήκη αναλώσιμα αγαθά τότε συμπληρώνεται ένα έντυπο υπό μορφή αίτησης ή εντολής παράδοσης προς την αποθήκη το οποίο υπογράφει και ο διευθυντής του ξενοδοχείου. Τότε ο αποθηκάριος θα εκδόσει το Δελτίο Εξαγωγής και το αντίτυπό του θα σταλεί στο Λογιστήριο. δ) Βοηθητικό καθολικό αναλώσιμων αγαθών ή καρτελών αποθήκης αναλώσιμων. Η αποθήκη που διαχειρίζεται αναλώσιμα είδη τηρεί βοηθητικό Καθολικό Αναλώσιμων αγαθών ή καρτέλες εισαγωγής των αγαθών. Ανοίγονται για κάθε είδος αναλώσιμου αγαθού ιδιαίτερη μερίδα, ιδιαίτερος ειδικός λογαριασμός μόνο κατά ποσότητα στο Βιβλίο Αποθήκης, το οποίο ενημερώνεται βάση των Δελτίων Εισαγωγής - Εξαγωγής. Μεταξύ των καρτελών της Αποθήκης και των καρτελών του Λογιστηρίου γίνεται μια σύγκριση κατά διαστήματα, ώστε να διαπιστωθεί εάν γίνεται σωστά ο έλεγχος των αγαθών. Στο τέλος κάθε χρήσης που συντάσσεται η πραγματική Απογραφή διαπιστώνεται εάν υπάρχουν πλεονάσματα κατά την τακτοποίησή τους στις καρτέλες.

17 Τήρηση Λογαριασμών Πελατών ε) Βοηθητικά καθολικά μη αναλώσιμων ειδών Τα μη αναλώσιμα αγαθά παρακολουθούνται στο σύνολό τους με τους δευτεροβάθμιους λογαριασμούς, αλλά παράλληλα επιβάλλεται και η παρακολούθησή τους με τους ειδικούς (τριτοβάθμιους) λογαριασμούς που χρησιμοποιούνται για κάθε είδους σε ποσότητα και αξία. Ο χειρισμός αυτός ανήκει στη βοηθητική λογιστική και αποσκοπεί στην τήρηση των βοηθητικών καρτελών: ΐ) Στην ενημέρωση των υπευθύνων που διαχωρίζονται τα είδη αυτά για το υπόλοιπό τους (stock) ώστε ο εφοδιασμός τους να είναι έγκαιρος. ii) Για τον έλεγχο της διαχείρισης της αποθήκης στην περίπτωση λαθών και καταχρήσεων. Τα σπουδαιότερα Βιβλία Αποθήκης για τα μη αναλώσιμα αγαθά είναι: Το βοηθητικό καθολικό ιματισμού Το βοηθητικό καθολικό επίπλων και σκευών Τα βοηθητικά καθολικά εργαλείων, ασημικών, πινάκων ζωγραφικής κ.λ.π Στην Υπηρεσία Διαχείρισης περιλαμβάνεται και το Τμήμα Παρακολούθησης Λογαριασμών Πελατών. Το τμήμα αυτό είναι η σοβαρότερη υπηρεσία και γι αυτό θα πρέπει να γίνεται με προσοχή για να αποφευχθούν λάθη και παραλείψεις. Έχει σαν υποχρέωση να συγκεντρώνει όλα τα στοιχεία που αφορούν την χρέωση και την πίστωση των λογαριασμών των ενοικίων, ώστε να γίνεται άμεσα η εξόφληση των υποχρεώσεων τους προς το ξενοδοχείο. Για την ακριβή, άμεση και γρήγορη καταχώρηση των δοσοληψιών των πελατών που γίνονται κάθε μέρα στα διάφορα τμήματα του ξενοδοχείου τηρούνται : α) Βιβλίο Main-Courante, το οποίο αντικαθιστά το βοηθητικό Καθολικό των Πελατών. Στο βιβλίο Main-Courante καταχωρούνται στοιχεία που αφορούν τις χρεώσεις και πιστώσεις κάθε πελάτη με την κατάλληλη γραμμογράφηση του. β) Εβδομαδιαίος λογαριασμός πελάτη ή δελτίο παροχής υπηρεσιών. Σχετικά με τις καταχωρήσεις που έχουν γίνει στο Main-Courante για τις χρεοπιστώσεις κάθε πελάτη, για λόγους φορολογικούς αλλά και για ενημέρωση του πελάτη συντάσσεται από το Τμήμα Παρακολούθησης Λογαριασμών Πελατών ο εβδομαδιαίος Λογαριασμός κάθε πελάτη. Τα ποσά αυτά καταχωρούνται σε ειδική μερίδα και σε περίπτωση

18 Τήρηση Λογαριασμών Πελατών συμπλήρωσης της εβδομάδας ή αναχώρησης του πελάτη, τα ποσά αυτά αθροίζονται και προσδιορίζεται το ολικό ποσό, ώστε να εξοφληθεί ο λογαριασμός. Η σύνταξη του εβδομαδιαίου λογαριασμού έχει θέση Δελτίου Παροχής Υπηρεσιών σύμφωνα με τις διατάξεις του Κώδικα Βιβλίων και Στοιχείων. γ) Βοηθητικό καθολικό πελατών Γίνεται η καταχώρηση των χρεωπιστώσεων στους ειδικούς λογαριασμούς των πελατών χωρίς τη σύνταξη του Main- Courante αλλά με την τήρηση καρτέλας πελατών. Αυτό το σύστημα μπορεί να εφαρμοστεί στις μικρομεσαίες επιχειρήσεις. Η σύνταξη του Βιβλίου Main- Courante έχει το πλεονέκτημα ότι με το κλείσιμο της ημέρας γνωρίζουμε το σύνολο των εσόδων που πραγματοποιήθηκαν κατά κλάδο εκμετάλλευσης. δ) Δελτίο στατιστικών στοιχείων για την κίνηση της ημέρας. Η σύνταξή του γίνεται με τη βοήθεια της Main-Courante και αποσκοπεί στην ενημέρωση της διεύθυνσης του ξενοδοχείου, του Λογιστηρίου και κάθε άλλης Υπηρεσίας. 3. Ταμιακή Υπηρεσία Η ταμιακή υπηρεσία ασχολείται με τη διαχείριση του χρηματικού. Η διαχείριση του χρηματικού γίνεται: α) Από το ταμείο υποδοχής το οποίο εισπράττει τις προκαταβολές των πελατών και τους εβδομαδιαίους λογαριασμούς τους, ενώ σπάνια προβαίνει σε πληρωμές. Ο Ταμίας για κάθε είσπραξη εκδίδει Απόδειξη είσπραξης σε τρία αντίτυπα. Με βάση των Αποδείξεων είσπραξης ο Ταμίας συντάσσει μια κατάσταση με τις ημερήσιες εισπράξεις και τις δίνει στο Κεντρικό Ταμείο. β) Από τα ταμεία των διαφόρων τμημάτων εκμετάλλευσης. Όταν γίνονται πωλήσεις στα διάφορα τμήματα εκμετάλλευσης και η είσπραξη είναι τοις μετρητοίς, ο αρμόδιος ταμίας στο τέλος της ημέρας συντάσσει μια κατάσταση με τις συνολικές πωλήσεις τοις μετρητοίς και την παραδίδει στον κεντρικό ταμία. Όσο για τις πωλήσεις που γίνονται με πίστωση σε κάθε τμήμα, στέλνονται στο Γ ραφείο Λογαριασμών Πελατών για να γίνουν οι σχετικές εγγραφές. γ) Από το Κεντρικό Ταμείο, στο οποίο συγκεντρώνονται τα χρηματικά ποσά που εισπράττονται από τα διάφορα τμήματα και τις πληρωμές για την αγορά των αναλώσιμων και μη αγαθών, τα γενικά έξοδα του ξενοδοχείου καθώς και για την εξόφληση άλλων χρηματικών υποχρεώσεων.

19 Τήρηση Λογαριασμών Πελατών Έτσι, θα πρέπει να βρίσκεται σε στενή επαφή με τις επιμέρους διαχειρίσεις του χρηματικού και με τη λογιστική Υπηρεσία. Γι αυτό τηρεί ένα απλό βιβλίο ταμείου για τις εισπράξεις και τις πληρωμές που περιλαμβάνει : α) την ημερομηνία, β) τους αριθμούς των δικαιολογητικών, γ) την αιτιολογία, δ) το τμήμα που αφορά τις εισπράξεις ή πληρωμές και έ) τα ποσά. Το Κεντρικό Ταμείο κλείνει ή κάθε βράδυ ή στο τέλος της εβδομάδας ή του μήνα. 4. Κλάδος Εστιατορίου Σ αυτό τον κλάδο παρακολουθούνται οι παραγγελίες των πελατών ώστε να πραγματοποιηθούν και να ελεγχθούν αλλά και να προσδιοριστούν τα έσοδα από τη διάθεσή τους. ΓΤ αυτό το σκοπό χρησιμοποιούνται τρία έντυπα : α) Το δελτίο λήψης της παραγγελίας Εκδίδεται από το σερβιτόρο που παίρνει την παραγγελία σε τρία αντίτυπα. Το πρώτο το δίνει στο μαγειρείο για την εκτέλεση της παραγγελίας, το δεύτερο στον υπάλληλο που θα κάνει τον λογαριασμό και το τρίτο παραμένει στο στέλεχος. Το δελτίο αυτό περιλαμβάνει : Ι.τον αύξοντα αριθμό, 2.τον αριθμό που φέρει ο σερβιτόρος, 3.τον αριθμό του τραπεζιού, 4.τον αριθμό του δωματίου του πελάτη, 5.τον αριθμό των ατόμων, 6.το είδος της παραγγελίας αναλυτικά, 7.την ημερομηνία, 8.τις μερίδες, 9.την υπογραφή του σερβιτόρου που έχει πάρει την παραγγελία. β) Ο λογαριασμός εστιατορίου Μετά το τέλος του φαγητού ο αρμόδιος υπάλληλος εκδίδει το λογαριασμό εξόφλησης, ο οποίος είναι βασισμένος στην παραγγελία που δόθηκε και στον κατάλογο των τιμών. Ο λογαριασμός εκδίδεται σε τριπλότυπο. Το πρωτότυπο δίνεται στον πελάτη για την εξόφληση, το δεύτερο πάει στο τμήμα ελέγχου και το τρίτο παραμένει στο στέλεχος. Στην περίπτωση που η εξόφληση του λογαριασμού γίνεται με πίστωση, μετά την υπογραφή του λογαριασμού από τον πελάτη, ο σερβιτόρος παραδίδει το λογαριασμό στον επόπτη πωλήσεων και αυτός με τη σειρά του στο Τμήμα Λογαριασμών Πελατών για την καταχώρηση του. 5. Κλάδος κυλικείου - Μπαρ α) Δελτίο πώλησης ή μπόνα κυλικείου Όταν πωλούνται κάποια είδη από το κυλικείο εκδίδεται ένα δελτίο σε τριπλότυπο από τον επόπτη πωλήσεων, που λέγεται μπόνα. Τα μπόνα υπογράφονται από τους πελάτες και χρεώνονται οι ατομικές τους μερίδες, όταν η πώληση γίνεται με πίστωση. Το πρωτότυπο το παίρνει ο πελάτης, το δεύτερο αντίγραφο προορίζεται για το τμήμα ελέγχου και το τρίτο παραμένει στο στέλεχος. Χρησιμοποιούνται και ταμειακές μηχανές.

20 Τήρηση Λογαριασμών Πελατών Το κυλικείο εκτός από καφέ, τσάϊ και γάλα είναι αρμόδιο και για την προσφορά του πρωινού στους πελάτες. Έτσι, βούτυρο, μαρμελάδες και άλλα τα οποία προσφέρουν σημαντικά έσοδα. Με την χορήγηση του πρωινού εκδίδονται οι λογαριασμοί του κυλικείου ή καταστάσεις χορηγήσεως πρωινών. Η κατάσταση στέλνεται μετά τη χορήγηση των πρωινών στο γραφείο λογαριασμών για τη χρέωση των ατομικών τους λογαριασμών. Ανάλογες ενέργειες γίνονται και για την διάθεση των ποτών από το Μπαρ. Ο επόπτης πωλήσεων Μπαρ εκδίδει ειδικούς λογαριασμούς για τα είδη που προσφέρονται στο Μπαρ. 6. Πλυντήριο - Σιδερωτήριο Ο πελάτης του ξενοδοχείου παραδίδει τα είδη ιματισμού για πλύση ή σιδέρωμα στον αρμόδιο υπάλληλο του πλυντηρίου. Γίνεται η καταμέτρηση των ειδών που είναι για πλύσιμο ή σιδέρωμα και εκδίδεται ένα ιδιαίτερο δελτίο πλυντηρίου - σιδερωτηρίου σε τρία αντίτυπα. Το πρωτότυπο συνοδεύει το σάκο στο πλυντήριο. Το δεύτερο αποστέλλεται στην Υπηρεσία ελέγχου και το τρίτο παραμένει στο στέλεχος. Μετά το πλύσιμο και το σιδέρωμα των ειδών επιστρέφονται με το λογαριασμό στον πελάτη για να τον υπογράψει για την εξόφλησή του. Αν δεν εξοφληθούν χρεώνεται ο λογαριασμός του, οι χρεωστικοί λογαριασμοί στέλνονται στο γραφείο λογαριασμών πελατών, ενώ οι λογαριασμοί που εξοφλούνται (οι εισπράξεις) παραδίδονται στο Κεντρικό Ταμείο. Υπάρχει επίσης ένα άλλο έντυπο, καθαρά εσωτερικό το οποίο αποβλέπει στον έλεγχο και την διασφάλιση των εσόδων της ξενοδοχειακής επιχείρησης και είναι γνωστό ως διαχωριστική κατάσταση. Περιλαμβάνει τα τιμολόγια καταναλώσεων κατ αύξοντα αριθμό και επιβαρύνει ανάλογα με το περιεχόμενό τους τα διάφορα τμήματα του ξενοδοχείου. Διακρίνεται ανάλογα με το περιεχόμενό της σε χρεωστική διαχωριστική, η οποία περιλαμβάνει τα χρεωστικά τιμολόγια τα οποία έχουν προέλθει από την κατανάλωση υποχρεωτικής ή πλήρης διατροφής καθώς και από τις extra χρεωστικές καταναλώσεις. Επίσης διακρίνεται και σε διαχωριστική κατάσταση τοις μετρητοίς, η οποία περιλαμβάνει τιμολόγια από τις καταναλώσεις που έχουν γίνει τοις μετρητοίς. Η διαχωριστική κατάσταση ανάλογα με τον επιδιωκόμενο σκοπό είναι μέσο ελέγχου των καταναλώσεων που έχουν καταχωρηθεί στην Main - Courante, καθώς και μέσο απόδοσης λογαριασμού για τον ταμπλίστα στην επιχείρηση. Το έντυπο αυτό τηρείται για τον ταμπλίστα και είναι σε τριπλούν. Επίσης, με την κατάλληλη γραμμογράφηση πάνω στο έντυπο μπορούμε να έχουμε και τα δύο είδη διαχωριστικής κατάστασης.

21 Τήρηση Λογαριασμών Πελατών Επειδή δεν μπορούμε να έχουμε δύο σειρές τιμολογίων, δηλαδή επί πιστώσει και μετρητοίς, λόγω της ιδιομορφίας των ξενοδοχειακών επιχειρήσεων, αλλά μία με συνεχή αύξοντα αριθμό. Η τήρηση των δύο ειδών διαχωριστικών στο ίδιο έντυπο αποτελεί μεγάλο πλεονέκτημα στον έλεγχο των ελεγχόμενων τιμολογίων. Πρέπει να αναφερθεί ότι η διαχωριστική κατάσταση αφορά μόνο τα επισιτιστικά τμήματα του ξενοδοχείου. 1.3 Τήρηση Λογαριασμών πελατών Main -Courante Ξενοδοχείων Βασικές έννοιες τήρησης λογαριασμών πελατών Ο λογαριασμός πελάτη είναι ένα αρχείο των οικονομικών συναλλαγών που λαμβάνουν χώρα ανάμεσα στον πελάτη και το ξενοδοχείο. Συνήθως εξοφλείται από τον πελάτη κατά την αναχώρησή του, αλλά μπορεί να του ζητηθεί να πληρώσει ένα μέρος κατά την άφιξή του ή να τον εξοφλήσει κατά τη διάρκεια της παραμονής του. Οι λογαριασμοί μη πελατών δημιουργούνται για την καταχώρηση χρεώσεων από τη χρησιμοποίηση διαφόρων τμημάτων του ξενοδοχείου από μη διαμένοντες πελάτες (περαστικοί, συνέδρια, δεξιώσεις και λοιπές εκδηλώσεις ) ώστε να αυξηθούν οι πωλήσεις και τα έσοδά τους. Τομείς εκμετάλλευσης ονομάζονται οι κύριοι λειτουργικοί χώροι του ξενοδοχείου. Οι συνηθισμένοι τομείς εκμετάλλευσης ενός ξενοδοχείου είναι τα υπνοδωμάτια, τα επισιτιστικά τμήματα, το λογιστήριο, η συντήρηση και οι ανθρώπινοι πόροι. Όλα τα τμήματα του ξενοδοχείου τα οποία πωλούν αγαθά ή υπηρεσίες και δημιουργούν έσοδα, ονομάζονται σημεία πώλησης ( Points of Sales ). Σ αυτά περιλαμβάνονται τα επισιτιστικά τμήματα, το πλυντήριο, το parking, τα καταστήματα και πολλά άλλα. Τα αυτοματοποιημένα συστήματα P.O.S επικοινωνούν απευθείας με το σύστημα του Η/Υ της main -courante ώστε να μειώνεται σημαντικά ο χρόνος ο οποίος απαιτείται έτσι ώστε να καταχωρηθούν οι χρεώσεις των λογαριασμών των πελατών, ο αριθμός των λαθών καθώς και οι αργοπορημένες χρεώσεις. Στους πελάτες τους οποίους έχουν δικαίωμα πραγματοποίησης χρεωστικών καταναλώσεων κατά τη διάρκεια της παραμονής τους στο ξενοδοχείο, τίθεται ένα πιστωτικό όριο, το ύψος του οποίου εξαρτάται από το πόσο τακτικός είναι ο πελάτης ή όχι, αν διαθέτει πιστωτική κάρτα. Η main- courante θα πρέπει να παρακολουθεί αν οι λογαριασμοί του πελάτη παραμένουν στα επιτρεπόμενα πιστωτικά όρια και ανάλογα να ενημερώνει τη διεύθυνση της υποδοχής. Επίσης, μπορεί να αρνηθεί επιπρόσθετες χρεωστικές κινήσεις σε

22 Τήρηση Λογαριασμών Πελατών πελάτες που έχουν μεγάλο υπόλοιπο λογαριασμού μέχρις ότου εξοφληθεί. Ο υπεύθυνος του τμήματος μπορεί να ζητήσει από την εταιρία της πιστωτικής κάρτας του πελάτη έγκριση για επιπλέον πίστωση ή να εξοφλήσει ο πελάτης ένα μέρος του λογαριασμού ώστε να μειωθεί το υπόλοιπό του. Οι πωλήσεις οι οποίες γίνονται μετρητοίς και με πιστωτικές κάρτες, από τους πελάτες οι οποίοι διαμένουν στο ξενοδοχείο καθώς και από τους μη διαμένοντες στα διάφορα σημεία πώλησης του ξενοδοχείου, ονομάζονται μετρητά των τμημάτων (Passants). Οι λογαριασμοί οι οποίοι δεν έχουν τακτοποιηθεί με μετρητά κατά την αναχώρηση των πελατών, το υπόλοιπό τους μεταφέρεται στους χρεώστες και οι λογαριασμοί περιλαμβάνουν χρεώσεις πιστωτικών καρτών, λογαριασμούς γραφείων ταξιδίων, ακάλυπτες προσωπικές επιταγές, λογαριασμούς πελατών που αναχώρησαν από το ξενοδοχείο χωρίς να εξοφλήσουν, χρεώσεις εγκεκριμένων εταιριών, λογαριασμούς με αργοπορημένες χρεώσεις. Το Τμήμα Τήρησης Λογαριασμών Πελατών περιλαμβάνεται στην Υπηρεσία Διαχειρίσεως. Η Τήρηση Λογαριασμών Πελατών είναι μια πολύ σημαντική και απαραίτητη εργασία, που σκοπό έχει να καταχωρεί και να ελέγχει τις οικονομικές κινήσεις όλων όσων χρησιμοποίησαν τις υπηρεσίες του ξενοδοχείου. Είναι μια εργασία που βασίζεται στη λογική και απαιτεί βασικές μαθηματικές ικανότητες, υπευθυνότητα, ακρίβεια και μεγάλη προσοχή ώστε να αποφευχθούν λάθη και παραλήψεις. Στην Ελλάδα του τμήμα που ασχολείται με την Τήρηση Λογαριασμών Πελατών, ονομάζεται Main- Courante (γαλλικός όρος που σημαίνει πρόχειρο βιβλίο των καθημερινών πωλήσεων), οι δε υπάλληλοι που εργάζονται σ αυτό ονομάζονται Main-Courantier. Η τήρηση Λογαριασμών Πελατών είναι μια από τις λειτουργίες του τμήματος της υποδοχής και μόνο τα μεγάλα ξενοδοχεία είναι στελεχωμένα με προσωπικό που ασχολούνται αποκλειστικά με το αντικείμενο αυτό. Στα μικρά και στα μεσαία ξενοδοχεία οι ρεσεψιονίστ εκτελούν σχεδόν όλες τις λειτουργίες της υποδοχής μόνοι τους. Στην περίπτωση που η main-courante λειτουργεί αυτόνομα ανήκει στις υπηρεσίες έμμεσης εξυπηρέτησης των πελατών, διότι βρίσκεται στο back office και το προσωπικό της δεν έρχεται σε απευθείας επαφή με τους πελάτες συνήθως. Οι συγκεκριμένες λειτουργίες και οι στόχοι του τμήματος τήρησης λογαριασμών πελατών είναι: Η δημιουργία και η διατήρηση σωστών αρχείων λογαριασμών για τους πελάτες ή μη του ξενοδοχείου. Η καταχώρηση των οικονομικών συναλλαγών, κατά την διάρκεια της παραμονής των πελατών.

23 Τήρηση Λογαριασμών Πελατών Η διασφάλιση του εσωτερικού ελέγχου στις χρεωστικές και μετρητοίς καταχωρήσεις. Η τακτοποίηση των οφειλών για τις υπηρεσίες και τα αγαθά που παρασχέθηκαν. Η δημιουργία αναφορών με χρήσιμα οικονομικά και στατιστικά στοιχεία τα οποία θα βοηθήσουν τη Διεύθυνση για την αποτίμηση της λειτουργικότητας του ξενοδοχείου. Ανάλογα με το σύστημα που τηρεί η υποδοχή κάθε ξενοδοχείου, η Τήρηση Λογαριασμών Πελατών μπορεί να είναι χειρόγραφα, μηχανικά ή με Η/Υ. Η χειρόγραφη main-courante τηρείται σε μικρά ξενοδοχεία από τον υπάλληλο που είναι στην υποδοχή και είναι ταμίας και τηλεφωνητής. Η μηχανική main-courante εφαρμόζεται από ελάχιστα ημιαυτοματοποιημένα ξενοδοχεία μικρού ή μεσαίου μεγέθους. Η Τήρηση Λογαριασμών Πελατών με Η/Υ χρησιμοποιείται από όλες τις μεγάλες υψηλής τάξης ξενοδοχειακές μονάδες. Στην χειρόγραφη main-courante για την άμεση, ακριβή και γρήγορη καταχώρηση των καθημερινών δοσοληψιών και ενοικίων με τα διάφορα τμήματα του ξενοδοχείου τηρούνται : α) Βιβλίο χρεοπιστώσεων των Λογαριασμών των Πελατών το οποίο είναι γνωστό σαν : βιβλίο «ΚΑΤΑΣΤΑΣΗ ΗΜΕΡΗΣΙΑΣ ΚΙΝΗΣΗΣ ΠΕΛΑΤΩΝ» ή «MAIN-COURANTE» (M/C). Το βιβλίο αυτό αντικαθιστά το βοηθητικό καθολικό των πελατών. Έχει κατάλληλη γραμμογράφηση, με κάθετες και οριζόντιες στήλες ώστε να προκύπτουν τα στοιχεία που προέρχονται από τις χρεώσεις και πιστώσεις κάθε πελάτη από κάθε εξυπηρέτηση, περιλαμβάνει επίσης τη συνολική χρέωση κάθε ημέρας, το υπόλοιπο από την προηγούμενη μέρα, το συνολικό ποσό που οφείλει, τις εκπτώσεις που έχουν γίνει, τις εισπράξεις που έχουν γίνει καθώς και το ποσό που απομένει να πληρώσει. Περιλαμβάνει: α) τον αριθμό δωματίου, β) τους αριθμούς των δελτίων αφίξεως, γ) το ονοματεπώνυμο των πελατών, δ) τον αριθμό του λογαριασμού του πελάτη, ε) το πρακτορείο που μεσολάβησε, στ) την τιμή η οποία έχει συμφωνηθεί για κάθε παροχή υπηρεσίας, ζ) τις χρεώσεις από το εστιατόριο, κυλικείο, μπαρ, πλυντήριο, τηλέφωνο, η) το συνολικό ποσό της ημέρας, θ) το υπόλοιπο της προηγούμενης ημέρας, ι) το συνολικό ποσό που οφείλει, ια) εκπτώσεις ή διορθώσεις, ιβ) το ποσό το οποίο έχει εισπραχθεί και ιγ) το ποσό που έχει απομείνει να εξοφληθεί το οποίο μεταφέρεται στην άλλη μέρα. Η ενημέρωση του βιβλίου γίνεται σύμφωνα με τα πιο κάτω δικαιολογητικά:

24 Τήρηση Λογαριασμών Πελατών Ι.Των δελτίων αφίξεως και συμφωνίας των πελατών τα οποία εκδίδονται από την Υπηρεσία Υποδοχής. 2. Των χρεωστικών λογαριασμών τα οποία εκδίδονται από το εστιατόριο του ξενοδοχείου. 3. Των Δελτίων χρεώσεων των διαφόρων κλάδων εκμετάλλευσης και των χρεώσεων από τις καταναλώσεις σε είδος ή παροχής υπηρεσιών επιπλέον από αυτές που είχαν συμφωνηθεί. 4. Των αποδείξεων εισπράξεως σε εξόφληση λογαριασμών πελατών. 5. Των καταστάσεων πωλήσεων τοις μετρητοίς από διάφορα τμήματα του ξενοδοχείου. 6. Των Δελτίων Αναχωρήσεως. 7. Των Δελτίων αλλαγής όρων. β) Ο εβδομαδιαίος Λογαριασμός Πελάτου ή Δελτίο Παροχής Υπηρεσιών. Από το Τμήμα Παρακολούθησης Λογαριασμών Πελατών συντάσσεται ο εβδομαδιαίος λογαριασμός κάθε πελάτου. Σκοπό έχει την ενημέρωση του πελάτη σχετικά με τις χρεώσεις και πιστώσεις που έχουν καταχωρηθεί στη Main-Courante. Κάθε μέρα και μετά το κλείσιμο της Main-Courante μεταφέρονται τα ποσά των χρεώσεων και των πιστώσεων του πελάτη σε ειδική μερίδα. Η σύνταξη του εβδομαδιαίου λογαριασμού Πελάτου γίνεται αντί της έκδοσης Δελτίου Παροχής Υπηρεσιών και περιλαμβάνει: α) τον τίτλο του ξενοδοχείου β), τον αύξοντα αριθμό, γ) το ονοματεπώνυμο του πελάτη, δ) τον αριθμό του δωματίου, ε) τον αριθμό των ατόμων, στ) τις υπηρεσίες που θα προσφερθούν αναλυτικά, ζ) επτά ιδιαίτερες στήλες για τις επτά ημέρες, η) το ολικό άθροισμα για κάθε ημέρα, το προηγούμενο υπόλοιπο, το σύνολο αυτών που οφείλονται, τα ποσά που έχουν εισπραχθεί, τυχόν εκπτώσεις και το υπόλοιπο σε μεταφορά, θ) την ημερομηνία και ι) τις υπογραφές του πελάτη και του αρμόδιου υπαλλήλου του ξενοδοχείο Ενημέρωση- Άνοιγμα- Κλείσιμο της Main-Courante Η διάθεση των αγαθών λαμβάνει χώρα σε διάφορα τμήματα εκμετάλλευσης του ξενοδοχείου, με ειδικά δελτία τα οποία ενημερώνουν το λογιστήριο. Τα ειδικά δελτία αυτά (bonus) βγαίνουν σε κάθε πώληση σε πελάτη (μετρητοίς ή με πίστωση) και καταχωρούνται σε καταστάσεις ημερήσιας πώλησης (διαχωριστικές, κατά τμήματα και κατηγορία).

25 Τήρηση Λογαριασμών Πελατών Βασική προϋπόθεση είναι η όσο το δυνατόν σύντομη διαβίβαση των αντιγράφων που έχουν υπογραφεί από τον πελάτη, ώστε να ενημερωθεί από τον τμηματάρχη η Main-Courante καθώς επίσης να γίνει και η ενημέρωση του λογαριασμού του πελάτη. Η άμεση διαβίβαση των δελτίων πώλησης (bonus) στην Main-Courante, ώστε είναι απαραίτητη, ώστε σε περίπτωση άμεσης αναχώρησης του πελάτη να μπορέσουμε να εισπράξουμε το πραγματικό χρεωστικό υπόλοιπο αυτού με τις χρεώσεις που έχουν γίνει μέχρι τελευταία στιμή. Με την άφιξη του πελάτη εκδίδεται από την υποδοχή το δελτίο άφιξης το οποίο υπογράφεται από τον πελάτη. Αντίγραφο αυτού δίνεται στον υπάλληλο που τηρεί την Main- Courante. Έτσι με τον τρόπο αυτό ο υπάλληλος ενημερώνεται πλήρως με τα στοιχεία και τη συμφωνία του πελάτη με το ξενοδοχείο. Η πρώτη ενέργεια του υπαλλήλου είναι το άνοιγμα του λογαριασμού στο όνομα του πελάτη με όλα τα στοιχεία που υπάρχουν στο δελτίο άφιξης. Ύστερα ενημερώνεται η Main- Courante από τον υπάλληλο που την τηρεί. Η ενημέρωση της Main-Courante γίνεται από τα δικαιολογητικά που εκδίδονται την ίδια ημέρα και ενημερώνονται οι αντίστοιχες στήλες με τα χρεωστικά ποσά που έχουν προκόψει από τα διάφορα τμήματα. Κάθε βράδυ αθροίζονται τα ποσά οριζόντια και κάθετα, τα οποία πρέπει να είναι ίσα μεταξύ τους και μεταφέρονται στη στήλη «ΣΥΝΟΛΟ ΟΦΕΙΛΟΜΕΝΩΝ». Προστίθενται και οι εισπράξεις απο Πωλήσεις μετρητοίς προκειμένου να προσδιοριστούν τα έσοδα της ημέρας και τα έσοδα από κάθε κλάδο εκμετάλλευσης χωριστά. Στο τέλος κάθε μήνα γίνεται ανακεφαλαίωση, (συγκένρωση) των στοιχείων που μας δίνονται από την Main-Courante ώστε να υπολογιστούν τα μηνιαία αποτελέσματα από κάθε εκμετάλλευση και το μηνιαίο σύνολο των εσόδων του ξενοδοχείου. Η ανακεφαλαίωση πραγματοποιείται σε ειδικό βιβλίο το οποίο ονομάζεται «ΣΥΓΚΕΝΤΡΩΤΙΚΗ MAIN- COURANTE» Τα παραστατικά στοιχεία τμημάτων. Η διαδικασία έκδοσής τους και ο τρόπος προώθησης των παραστατικών στοιχείων στη Main-Courante. Με τον όρο τμήματα εννοούμε τα κέντρα παραγωγικής δραστηριότητας των ξενοδοχείων, τα οποία προσφέρουν υπηρεσίες και διαθέτουν υλικά αγαθά με τη μορφή ετοίμων προϊόντων.

26 Τήρηση Λογαριασμών Πελατών Διαδικασία έκδοσης των παραστατικών Τα τμήματα των ξενοδοχείων διακρίνονται σε δύο βασικές κατηγορίες «κύρια» και «βοηθητικά». Ανεξάρτητα από την κατηγορία στην οποία ανήκει κάθε τμήμα προσφέρει υπηρεσίες ή υλικά αγαθά των οποίων η αξία αποτελεί τα έσοδα της επιχείρησης και προβαίνει στην έκδοση παραστατικών με σκοπό : 1. Την παρακολούθηση της διαμόρφωσης του ύψους των εσόδων. 2. Τη δυνατότητα τηα ταξινόμησης κατά τμήματα των εσόδων. 3. Των έλεγχο των εσόδων που πραγμαροποιήθηκαν και 4. Την δυνατότητα καταχώρησης των εσόδων στη Main-Courante. Η διαδικασία έκδοσης των παραστατικών διαφέρει ανάλογα με την κατηγορία την κατηγορία στην οποία ανήκει το τμήμα. Παρακάτω παραθέτουμε τη διαδικασία για κάθε κατηγορία τμημάτων. Κύρια τμήματα Το βασικό γνώρισμα των κυρίων τμημάτων εκτός από τα Υπνοδωμάτια είναι ότι δεν προσφέρουν υπηρεσίες αλλά υλικά αγαθά, είτε αυτά είναι αυτούσια είτε είναι από επεξεργασία. Οι καταναλώσεις στα κύρια τμήματα παρακολούθησης γίνεται ως εξής : 1. Ο σερβιτόρος παίρνει την παραγγελία και την σημειώνει στο δελτίο παραγγελιών. 2. Μετά τη λήψη της παραγγελίας σε δύο αντίγραφα και πριν την εκτέλεση της από το αρμόδιο τμήμα, το πρωτότυπο δελτίο παραγγελίας δίδεται σ αυτό για την εκτέλεση και το αντίγραφο στον ελεγκτή εξαγόμενων ειδών από το τμήμα. 3. Με τα αντίγραφα των δελτίων παραγγελίας ο ελεγκτής εκδίδει το τιμολόγιο του ενοικίου ή πελάτη. Τα τιμολόγια μπορεί να είναι είτε με πίστωση (χρεωστικά) είτε με μετρητά. Βοηθητικά τμήματα Χαρακτηριστικό των τμημάτων αυτών είναι ότι προσφέρουν υπηρεσίες. Η διαδικασία έκδοσης παραστατικών είναι διαφορετική από εκείνη των κύριων τμημάτων. Αυτό γιατί το δελτίο παραγγελίας εδώ αποτελεί συγχρόνως και το τιμολόγιο, ενώ στα κύρια τμήματα δελτίο παραγγελίας και τιμολόγιο είναι διαφορετικά έντυπα.

27 Τήρηση Λογαριασμών Πελατών Τρόπος προώθησης των παραστατικών στοιχείων στην Main-Courante. Ο τρόπος προώθησης των παραστατικών στοιχείων στον υπάλληλο της Main-Courante γίνεται ανάλογα με την κατηγορία των τιμολογίων, δηλαδή χρεωστικών ή μετρητοίς. 1. Χρεωστικά τιμολόγια Με τον όρο χρεωστικά τιμολόγια εννοούμε τα τιμολόγια που εκδίδονται επί πιστώσει και στο όνομα των πελατών, ως παραστατικά των τμημάτων και αφορούν τις καταναλώσεις που πραγματοποιούν οι ένοικοι κατά τη διάρκει της παραμονής τους στο ξενοδοχείο. Τα παραστατικά αυτά για να θεωρούνται έγκυρα και να αποσκοπούν στην κατοχύρωση της επιχείρησης απέναντι σε κάθε αντίρρηση του πελάτη όσο αφορά τις καταναλώσεις που έχουν προκόψει, θα πρέπει να φέρουν την υπογραφή του πελάτη. Επίσης για τη σωστή χρέωση αναγράφονται στα παραστατικά και ο αριθμός του δωματίου. Έπειτα διαβιβάζονται στον υπάλληλο που τηρεί την Main-Courante ώστε να κατοχυρωθούν στον λογαριασμό του αμέσως, ακόμα και σε περίπτωση που κάποιος πελάτης φύγει εσπευσμένα. Επίσης κατά την ώρα της παράδοσης των τιμολογίων αναγράφεται σε αυτά και η ώρα παραλαβής τους για το σκοπό του καταλογισμού ευθυνών σε περίπτωση διαφυγής αξίας κάποιας κατανάλωσης που οφείλεται είτε στην καθυστέρηση της προώθησης του τιμολογίου είτε στη μη ενημέρωση του λογαριασμού του πελάτη. 2. Τιμολόγια μετρητοίς Τιμολόγια μετρητοίς εννοούμε εκείνα των τμημάτων που εκδίδονται με την άμεση εξόφληση των παροχών υπηρεσιών ή διάθεσης υλικών αγαθών. Τα αντίγραφα των τιμολογίων αποστέλλονται στο τέλος της ημέρας στον υπάλληλο που τηρεί την Main- Courante συγκεντρωτικά, συρραπτώμενα με ειδικό έντυπο που ονομάζεται διαχωριστική Έντυπα της MAIN-COURANTE Η main-courante τηρεί κάποια έντυπα ώστε να γίνεται με σωστό τρόπο η τήρηση των λογαριασμών των πελατών. Αυτά είναι: 1. Απόδειξη παροχής υπηρεσιών (Α.Π.Υ.) Οι καταχωρήσεις της main-courante κατά κανόνα πραγματοποιούνται σε λογαριασμούς, οι οποίοι ονομάζονται αποδείξεις παροχής υπηρεσιών. Οι αποδείξεις αυτές είναι διπλότυπες και αθεώρητες. Πάνω στις αποδείξεις εκτός από όλα τα άλλα στοιχεία, αναγράφεται το ονοματεπώνυμο και η διεύθυνση του πελάτη, (αν ο πελάτης είναι αλλοδαπός επιτρέπεται να

28 Τήρηση Λογαριασμών Πελατών μην αναγράφει την διεύθυνσή του), ο αριθμός του δωματίου, το ποσό της αμοιβής καθώς και το ποσό των δαπανών που έγιναν για λογαριασμό του. Πελάτης θεωρείται αυτός που συμβάλλεται και συμφωνεί στην καταβολή του τιμήματος. Η απόδειξη παροχής υπηρεσιών εκδίδεται κατά αντισυμβαλλόμενο. Στην περίπτωση τώρα κάποιος τουριστικό γραφείο έχει κάνει κράτηση δωματίων για τουρίστες του, τότε η απόδειξη παροχής υπηρεσιών δεν εκδίδεται στο όνομα των τουριστών, αλλά εκδίδεται ένα τιμολόγιο στο οποίο αναγράφεται το όνομα του τουριστικού γραφείου, γιατί αυτό συμφώνησε τα καταβάλλει το τίμημα. Όσον αφορά τώρα τον χρόνο έκδοσης της απόδειξης παροχής υπηρεσιών από τις ξενοδοχειακές επιχειρήσεις ορίζεται ρητά από τις του Κώδικα Φορολογικών Στοιχείων ότι η απόδειξη πρέπει να εκδοθεί το αργότερο κατά την αναχώρηση του πελάτη. Στις περιπτώσεις που κάποιοι πελάτες παραμένουν στο ξενοδοχείο για μεγαλύτερο χρονικό διάστημα, οι ξενοδοχειακές επιχειρήσεις μπορούν να εκδίδουν περισσότερεςαπο μια αποδείξεις παροχής υπηρεσιών και για μικρότερα χρονικά διαστήματα, αρκεί η τελευταία απόδειξη να καλύπτει το τελευταίο διάστημα καθώς και να εκδίδεται κατά την αναχώρηση του πελάτη. Η απόδειξη παροχής υπηρεσιών περιλαμβάνει όλες τις καταχωρίσεις (χρεώσεις και πιστώσεις) που επηρεάζουν το υπόλοιπο του λογαριασμού του πελάτη. Στο άνοιγμα του λογαριασμού το υπόλοιπο είναι μηδενικό. Με τις χρεώσεις ή τις πιστώσεις το υπόλοιπο του λογαριασμού αυξάνεται ή μειώνεται αντίστοιχα. Όταν τακτοποιηθεί ο λογαριασμός του πελάτη από πληρωμή τοίς μετρητοίς ή με χρέωση κάποιας πιστωτικής κάρτας ή με μεταφορά του υπολοίπου στους χρεώστες, τότε θα πρέπει να μηδενιστεί. Η διαδικασία καταχωρίσεων σ ένα λογαριασμό ονομάζεται εγγραφή (ενημέρωση). Η καταχώρηση πραγματοποιείται όταν καταχωρείται στο σωστό λογαριασμό, στη σωστή θέση και προκύπτει ένα καινούργιο υπόλοιπο. Οι καταχωρίσεις μπορεί να γίνονται σε χειρόγραφους λογαριασμούς (αν χρησιμοποιείται το μη αυτοματοποιημένο σύστημα), σε λογαριασμούς που πραγματοποιούνται από ειδικές μηχανές (ημιαυτοματοποιημένο σύστημα) ή σε ηλεκτρονικούς λογαριασμούς από Η/Υ ( πλήρως αυτοματοποιημένο σύστημα). Ανεξάρτητα με τον τρόπο που τηρούνται οι λογαριασμοί οι πληροφορίες που πρέπει να καταχωρηθούν είναι οι ίδιες. Στα μη αυτοματοποιημένα και ημιαυτοποιημένα συστήματα οι λογαριασμοί των πελατών φυλάσσονται στη main-courante σε ειδικές καρτελοθήκες ή folio trays. Στις πλήρως αυτοματοποιημένες επιχειρήσεις οι ηλεκτρονικοί λογαριασμοί είναι αποθηκευμένοι στον Η/Υ και μπορούν να ανακτηθούν, εμφανιστούν ή και να εκτυπωθούν όταν αυτό ζητηθεί. Υπάρχουν τρεις τύποι λογαριασμών που χρησιμοποιούνται για την τήρηση λογαριασμών πελατών. Αυτοί είναι:

29 Τήρηση Λογαριασμών Πελατών Λογαριασμοί πελατών: αποδείξεις για μεμονωμένους πελάτες ή δωμάτια. Συγκεντρωτικοί λογαριασμοί: αποδείξεις (τιμολόγια) για περισσότερους πελάτες ή δωμάτια (συνήθως group). *î* Λογαριασμοί μη πελατών: αποδείξεις μη πελατών οι οποίοι χρησιμοποιούν τις υπηρεσίες του ξενοδοχείου. 2. Τιμολόγια παροχής υπηρεσιών ( Τ.Π.Υ.) Για την πώληση των αγαθών και την παροχή υπηρεσιών από τον ξενοδόχο σε έναν επιτηδευματία (γραφείο ταξιδίων, εταιρία κ.λ.π), εκδίδεται τιμολόγιο παροχής υπηρεσιών αντί της απόδειξης. Στο τιμολόγιο αναγράφονται η ημερομηνία έκδοσης αυτού, τα πλήρη στοιχεία των συμβαλλομένων και τα στοιχεία τη συναλλαγής. Πλήρη στοιχεία των συμβαλλομένων νοούνται το ονοματεπώνυμο ή η επωνυμία, το επάγγελμα, η διεύθυνση, ο Α.Φ.Μ. και η αρμόδια Δ.Ο.Υ. Για το Δημόσιο, τουςς διεθνείς οργανισμούς και τις ξένες αποστολές αναγράφεται τουλάχιστον η επωνυμία και η διεύθυνση. 3. Ειδικό ακυρωτικό στοιχείο Σε περίπτωση που εκδοθεί κάποιο λανθασμένο στοιχείο (Α.Π.Υ. κ.λ.π), γίνει κάποιου είδους λάθος είτε δεν έχει τυπωθεί ευανάγνωστα το στοιχείο, τότε θα πρέπει να επανεκδοθεί αφού πρώτα προηγηθεί ακύρωσή του. Το στοιχείο που θα εκδοθεί είναι το ειδικό ακυρωτικό στοιχείο του Κώδικα Βιβλίων και Στοιχείων. Η ακύρωση σύμφωνα με τον Κ.Β.Σ. μπορεί να πραγματοποιηθεί μόνο εφόσον το στοιχείο προς ακύρωση είναι ακόμα στην main-courante, δεν έχει υπογραφεί από τον πελάτη και δεν έχει χρησιμοποιηθεί. Το πρωτότυπο του στοιχείου φυλάσσεται και επισυνάπτεται στο πρωτότυπο του ακυρωτικού στοιχείου, για να παραμείνει στο ξενοδοχείο. Το ειδικό ακυρωτικό στοιχείο εκδίδεται αθεώρητο. Πάνω σε αυτό αντιγράφονται ακριβώς τα ίδια δεδομένα με αυτό το οποίο ακυρώθηκε. Για λόγους ελεγκτικών επαληθεύσεων ο αριθμός του στοιχείου που ακυρώνεται θα πρέπει να αναγράφεται, καθώς και μια σύντομη αιτιολογία του λόγου ακύρωσης. 4. Πιστωτικά τιμολόγια Το πιστωτικό τιμολόγιο είναι αθεώρητο και αφορά μόνο επιτηδευματίες και χονδρικές πωλήσεις. Εκδίδεται δε για την παροχή έκπτωσης όταν αυτή δεν έχει αναγραφεί στο αρχικό, για διαφορές που επηρεάζουν την αξία του αρχικού τιμολογίου και για τις επιστροφές πωληθέντων αγαθών.

30 Τήρηση Λογαριασμών Πελατών Το πιστωτικό τιμολόγιο μπορεί να εκδίδεται χειρόγραφα ή από πρόγραμμα του Η/Υ. Απαιτείται δε από τις διατάξεις του Κώδικα Βιβλίων και Στοιχείων η αναγραφή των αριθμών των στοιχείων της συναλλαγής που αφορά η έκπτωση ή η διόρθωση (δηλαδή οι αριθμοί των τιμολογίων με τα οποία καλύφθηκε η βασική παροχή υπηρεσιών). 5. Παραστατικά Τα τμήματα του ξενοδοχείου για κάθε πώληση αγαθών ή παροχή υπηρεσιών προς το κοινό εκδίδουν παραστατικά τα οποία είναι η απόδειξη λιανικής πώλησης αγαθών ή παροχής υπηρεσιών. Όταν οι καταναλώσεις των πελατών είναι χρεωστικές τότε τα σημεία πώλησης του ξενοδοχείου χρησιμοποιούν παραστατικά για να γνωστοποιηθούν στη main-courante και να γίνουν οι κατάλληλες καταχωρήσεις στους λογαριασμούς τους. Τα ξενοδοχεία για κάθε πώληση αγαθών ή υπηρεσιών εκδίδουν αντίστοιχα απόδειξη λιανικής πώλησης. Σε περίπτωση επιστροφής των αγαθών εκδίδεται απόδειξη επιστροφής. Στην απόδειξη λιανικής πώλησης ή παροχής υπηρεσιών αναγράφεται ο αριθμός του δωματίου του πελάτη καθώς και η αξία της πώλησης ή το ποσό της αμοιβής κατά συντελεστή Φ.Π.Α.. Η έκδοση των παραστατικών από τα τμήματα του ξενοδοχείου πραγματοποιείται είτε από εγκεκριμένες ταμειακές μηχανές, οι οποίες λειτουργούν ανεξάρτητα ή είναι συνδεδεμένες σε δίκτυο Η/Υ - ταμειακών μηχανών, είτε από ηλεκτρονικούς υπολογιστές σε διπλότυπα μηχανογραφικά έντυπα. Σε περίπτωση βλάβης ή διακοπής ρεύματος επιτρέπεται η έκδοση χειρόγραφων αποδείξεων. Τα ξενοδοχεία υποχρεώνονται να χρησιμοποιούν φορολογικές ταμειακές μηχανές μόνο στην περίπτωση που οι λιανικές πωλήσεις και υπηρεσίες υπερβαίνουν το 40% του συνόλου των ακαθάριστων εσόδων τους. 6. Συγκεντρωτική (ή διαχωριστική) κατάσταση των τμημάτων Η συγκεντρωτική (ή διαχωριστική) κατάσταση περιλαμβάνει συγκεντρωτικά όλες τις πωλήσεις της ημέρας, διαχωρισμένες σε χρεωστικές και μετρητοίς (passants) για κάθε τμήμα ενός χειρόγραφου ή ημιαυτοματοποιημένου ξενοδοχείου. Ενημερώνεται από τους υπευθύνους των σημείων πώλησης μετά το πέρας της λειτουργίας τους και περιλαμβάνει τα εξής: Ημερομηνία Το τμήμα (π.χ εστιατόριο, ταβέρνα, τηλέφωνο, πλυντήριο) Αύξοντα αριθμό παραστατικών Αριθμό δωματίου

31 Τήρηση Λογαριασμών Πελατών Καθαρή αξία αναλωθέντων ειδών * Ποσό Φ.Π.Α. που αναλογεί Συνολικό ποσό, το οποίο καταχωρείται ανάλογα στη στήλη χρεωστικά, μετρητοίς ή πιστωτικές κάρτες. Οι συγκεντρωτικές καταστάσεις όλων των τμημάτων παραδίδονται καθημερινά μαζί με τα παραστατικά, το συνολικό ποσό της στήλης μετρητοίς και τα δελτία συναλλαγής των πιστωτικών καρτών στη main-courante, η οποία τα καταχωρεί στους λογαριασμούς των πελατών, τις χρεωστικές αποδείξεις και το ισοζύγιο Μ/C τις εισπράξεις. Στην περίπτωση που κάποια τμήματα των ξενοδοχείων δεν χρησιμοποιούν συγκεντρωτικές καταστάσεις, αλλά ηλεκτρονικές ταμειακές μηχανές, παραδίδουν στη maincourante το τμήμα της χαρτοταινίας της μηχανής το οποίο τυπώνεται αυτόματα κατά το κλείσιμο του τμήματος και περιλαμβάνει όλες τις κινήσεις της ημέρας. 7.Κατάσταση δικαιούμενων γευμάτων Είναι κατάσταση στην οποία περιλαμβάνονται (χειρόγραφα ή από Η/Υ) τα δικαιούμενα γεύματα και τα πρωινά των διαμενότων πελατών, όταν το ξενοδοχείο δεν εκδίδει παραστατικά γι αυτά. Η κατάσταση δικαιουμένων γευμάτων εμφανίζει και τις εκκρεμότητες λήψης των συμφωνηθέντων από τους πελάτες. Η περίπτωση αυτή ονομάζεται «A Cheval» και αυτό σημαίνει ότι η χρέωση συμφωνηθέντων στους πελάτες ξεκινάει από την ημέρα της άφιξής τους, ανεξάρτητα εάν αυτοί λαμβάνουν ή όχι τα πρωινά και γεύματα. Αντίστοιχα, την ημέρα της αναχώρησης δικαιούνται να πάρουν, χωρίς να χρεωθούν, ότι δεν πήραν από τα δικαιώματα της ημέρας της άφιξης. δ.ειδικό στοιχείο αυτοπαράδοσης αγαθών ή ιδιοχρησιμοποίησης υπηρεσιών Ο ξενοδόχος εκδίδει ειδικό στοιχείο αυτοπαράδοσης αγαθών ή ιδιοχρησιμοποίησης υπηρεσιών, για τη χρησιμοποίηση αγαθών ή υπηρεσιών της επιχείρησής του, εφόσον διαθέτει αγαθά για τις ανάγκες του προσωπικού ή τρίτων ή γενικά για τους ξένους προς την επιχείρηση. Ως φορολογητέα αξία που αναγράφεται στο ειδικό στοιχείο για τις παραδόσεις αγαθών είναι η τιμή αγοράς και για τις παροχές υπηρεσιών, το σύνολο των εξόδων που αναλογούν στην εκτέλεση της παροχής των υπηρεσιών αυτών. Αντί του στοιχείου αυτού μπορεί να εκδίδεται τιμολόγιο ή απόδειξη δαπάνης και να αναγράφεται η ένδειξη απόδειξη αυτοπαράδοσης. Το στοιχείο αυτοπαράδοσης είναι

32 Τήρηση Λογαριασμών Πελατών αθεώρητο και εκδίδεται αμέσως με την παράδοση του αγαθού ή με την ολοκλήρωση της παροχής της υπηρεσίας. Το ειδικό στοιχείο συμπληρώνεται από τα ξενοδοχεία και περιλαμβάνει τα εξής στοιχεία: 1. Στοιχεία του εκδότη (ονομ/μο ή επωνυμία, διεύθυνση, ασκούμενη δραστηριότητα, Α.Φ.Μ., Δ.Ο.Υ.). 2. Αύξοντα αριθμό 3. Τόπο και ημερομηνία έκδοσης 4. Στοιχεία του λήπτη (ονομ/μο ή επωνυμία φιλοξενούμενου, επάγγελμα, διεύθυνση, Α.Φ.Μ. ή Α.Τ.). 5. Σκοπό, αιτιολογία της αυτοπαράδοσης αγαθών ή ιδιοχρησιμοποίηση των υπηρεσιών. 6. Ποσότητα, είδος, τιμή μονάδας, αξία και συνολική αξία των αγαθών ή υπηρεσιών. 7. Ποσοστό και ποσό Φ.Π.Α. που αναλογεί και πρέπει να καταβληθεί από την επιχείρηση στη Δ.Ο.Υ. 8. Υπογραφές του εκπροσώπου της επιχείρησης και του λήπτη. 9.Ημερολόγιο πωλήσεων Το ημερολόγιο πωλήσεων συγκεντρώνει στοιχεία από τιμολογημένα έσοδα, δηλαδή έσοδα από πελάτες οι οποίοι αναχώρησαν και έχουν εξοφλήσει τους λογαριασμούς τους είτε μετρητοίς είτε επί πιστώσει. Σε κάθε σελίδα υπάρχει αρίθμηση που αρχίζει από το νούμερο 1 για την πρώτη σελίδα του έτους. Το ημερολόγιο πωλήσεων περιλαμβάνει τα εξής στοιχεία: > Α/Α εγγραφής στο ημερολόγιο για κάθε παραστατικό που έχει εκδοθεί. > Αριθμός θεώρησης > Είδος, σειρά και αριθμό παραστατικού > Επωνυμία ή ονοματεπώνυμο πελάτη > Αριθμό δωματίου > Καθαρή αξία > Δημοτικό φόρο > Αξία που υπόκειται σε Φ.Π.Α., επιμερισμένη στις στήλες των κατηγοριών Φ.Π.Α. > Αξία του Φ.Π.Α. επιμερισμένη ανά κατηγορία στο σύνολο της αξίας Φ.Π.Α. > Τελικό ποσό σε μια από τις στήλες μετρητοίς ή επί παστώσει. > Το ίδιο τελικό ποσό σε μια από τις στήλες χονδρική ή λιανική.

33 Τήρηση Λογαριασμών Πελατών > Υπόλοιπα από μεταφορά και σε μεταφορά σε κάθε σελίδα. > Ανάλυση των πωλήσεων ανα τμήμα. ΙΟ.Απόδειξη (γραμμάτιο) είσπραξης Η απόδειξη είσπραξης είναι αθεώρητο έντυπο και συμπληρώνεται από τις επιχειρήσεις όταν εισπράττονται από πελάτες ποσά έναντι λογαριασμού, όταν εισπράττονται προκαταβολές για κρατήσεις δωματίων και όταν καταβάλλονται από χρεώσεις ποσά έναντι ή για εξόφληση λογαριασμού. Ορισμένα ξενοδοχεία εκδίδουν απόδειξη είσπραξης και κατά την εξόφληση των λογαριασμών των πελατών. Η απόδειξη είσπραξης περιλαμβάνει τα εξής στοιχεία: S Την επωνυμία του ξενοδοχείου S Τον αύξοντα αριθμό S Το ποσό είσπραξης, αριθμητικά και ολογράφως S Το ονοματεπώνυμο του πελάτη ή την επωνυμία του χρεώστη S Την αιτιολογία της είσπραξης S Την ημερομηνία S Την υπογραφή του ταμία Εκδίδεται σε τρία αντίγραφα. Το πρώτο για τον πελάτη, το δεύτερο για τη main-courante και το τρίτο παραμένει στο στέλεχος. 11.Ταμειακή κατάσταση Η ταμειακή κατάσταση είναι ένα έντυπο το οποίο εκδίδεται σε δύο αντίγραφα και στην οποία καταχωρούνται όλες οι εισπράξεις και πληρωμές που πραγματοποιήθηκαν μια συγκεκριμένη μέρα από το ταμείο της υποδοχής. Η ενημέρωσή της γίνεται είτε από τον ταμία είτε από τον main-courantier, με βάση τα παραστατικά τα οποία έχουν εκδοθεί. Οι εισπράξεις συνήθως προέρχονται από : Εξόφληση λογαριασμών πελατών που αναχωρούν Εξόφληση από χρεώστη Προκαταβολές για κράτηση δωματίων Καταβολή από τους πελάτες ποσών έναντι λογαριασμών Passantas (μετρητά τμημάτων) Εξόφληση οφειλών από διάθεση αιθουσών του ξενοδοχείου για διάφορες δεξιώσεις, συνέδρια κ.λ.π

34 Τήρηση Λογαριασμών Πελατών Προείσπραξη πελατών κατά την άφιξη Πληρωμή μετρητών από το ταμείο της υποδοχής συμπεριλαμβάνει: Πληρωμή εξόδων των πελατών Επιστροφή προκαταβολής πελάτη Επιστροφής προείσπραξης πελάτη, ο οποίος αναχωρεί νωρίτερα Προκαταβολή μισθών υπαλλήλων της επιχείρησης Η ταμιακή κατάσταση περιλαμβάνει τον τίτλο του ξενοδοχείου, την ημερομηνία έκδοσης, το όνομα του ταμία, τον αύξοντα αριθμό της καταχώρησης, τον αριθμό και το είδος του παραστατικού (π.χ απόδειξη είσπραξης, απόδειξη πληρωμής, απόδειξη παροχής υπηρεσιών, συγκεντρωτική κατάσταση κ.ο.κ), τον αριθμό του δωματίου, το ονοματεπώνυμο ή την επωνυμία, το ποσό είσπραξης ή πληρωμής, τα σύνολά τους, την αιτιολογία, το καθαρό σύνολο του ταμείου, υπογραφή του ταμία υποδοχής και του κεντρικού ταμίου της επιχείρησης που περιλαμβάνει, μαζί με τα διάφορα παραστατικά και τις συνολικές εισπράξεις της ημέρας. Τέλος, το σύνολο της ταμειακής κατάστασης θα πρέπει να ισούται με τα μετρητά που υπάρχουν στο ταμείο (σε συνάλλαγμα, ταξιδιωτικές επιταγές, προσωπικές επιταγές και ευρώ). 12.Βιβλίο Κίνησης Πελατών (Πόρτας) Το Βιβλίο Πόρτας είναι υποχρεωτικό. Τηρείται χειρόγραφα ή με εκτύπωση από τον Η/Υ. Η συμπλήρωση του Βιβλίου Πόρτας για λόγους ελέγχου γίνεται αμέσα με την άφιξη του πελάτη στο ξενοδοχείο. Το Βιβλίο Πόρτας περιλαμβάνει τα εξής στοιχεία : Τον αύξοντα αριθμό της καταχώρησης Το ονοματεπώνυμο του πελάτη Την ημερομηνία άφιξης και αναχώρησής του Τον αριθμό δωματίου Παρατηρήσεις (όπου περιγράφονται οι όροι του πελάτη π.χ με πρωινό, με πρωινό και γεύμα καθώς σε περίπτωση αλλαγής δωματίου, οι αριθμοί των δωματίων ΑΠΟ και ΣΕ). Επίσης στο Βιβλίο Πόρτας καταχωρούνται ο αριθμός των ατόμων, η εθνικότητα και η συμφωνηθέντα τιμή για μια διανυκτέρευση, με ανάλυση της χρέωσης του δωματίου, πρωινού και γευμάτων.

35 Τήρηση Λογαριασμών Πελατών Η χειρόγραφη συμπλήρωση ή εκτύπωση του Βιβλίου Πόρτας γίνεται άμεσα με την άφιξη του πελάτη. Στην περίπτωση κάποιας μεταβολής κατά την διάρκεια της διαμονής του, η καταχώρηση της μεταβολής μπορεί να γίνει είτε με εγγραφή καινούργια αναφέροντας και την αρχική είτε σε ειδικό χώρο (στήλη) στο Βιβλίο Πόρτας. Όταν το ξενοδοχείο συμβάλλεται με τουριστικά γραφεία τα οποία καταβάλλουν την αμοιβή και κατ εντολή τους διαμένουν οι πελάτες στο ξενοδοχείο, αναγράφεται εκτός από το όνομα του πελάτη και η επωνυμία του τουριστικού γραφείου στο Βιβλίο Πόρτας. Κατά την άφιξη ενός γκρουπ στο ξενοδοχείο είναι πολύ δύσκολο να καταχωρηθούν άμεσα τα ονοματεπώνυμα όλων των πελατών στο Βιβλίο Πόρτας, καταχωρείται μόνο η επωνυμία του τουριστικού γραφείου, ο συνολικός αριθμός των ατόμων καθώς και ο αριθμός των δωματίων, με παράλληλη διατήρηση της ονομαστικής κατάστασης (name list) των πελατών, η οποία σε κάθε φορολογικό έλεγχο θα επιδεικνύεται. Στους πελάτες οι οποίοι είναι σε γκρούπ παρέχονται υπηρεσίες πακέτου στα διάφορα τμήματα του ξενοδοχείου. Έτσι, δεν εκδίδονται ιδιαίτερες αποδείξεις από κάθε τμήμα, αλλά ολόκληρο το ποσό του πακέτου αναγράφεται στην τελική απόδειξη παροχής υπηρεσιών, που θα εκδοθεί και για τον ύπνο. Αυτό γίνεται δεκτό εφόσον στο Βιβλίο Πόρτας αναγράφεται ότι ο πελάτης πληρώνει μόνο ύπνο ή ύπνο και πρωινό ή ύπνο, πρωινό και γεύμα, ώστε σε περίπτωση κάποιου προληπτικού ελέγχου να αποδεικνύεται ότι οι πελάτες δεν έχουν κάποια απόδειξη, γιατί είναι πελάτες οι οποίοι πληρώνουν πακέτο. Δεν γίνεται να αντιμετωπιστεί διαφορετικά γιατί όταν η τιμή είναι κλεισμένη για το σύνολο των υπηρεσιών η αμοιβή καταβάλλεται ολόκληρη. 13.Ημερήσιο ισοζύγιο main-courante Το ισοζύγιο Μ/C είναι ένα βιβλίο (ή συνηθέστερα κινητά φύλλα) ή εκτύπωση από το Η/Υ, όπου περιλαμβάνονται αναλυτικά και σε σύνολο τα ημερήσια έσοδα του ξενοδοχείου ανά τμήμα, καθώς και όλες οι συναλλαγές των πελατών και μη πελατών με το κατάλυμα. Η ενημέρωση του χειρόγραφου ισοζυγίου Μ/C πραγματοποιείται βάση των αποδείξεων παροχής υπηρεσιών των πελατών, τις συγκεντρωτικές καταστάσεις των τμημάτων, τις αποδείξεις είσπραξης και τα υπόλοιπα παραστατικά που εκδίδονται από το ταμείο της υποδοχής. Η γραμμογράφηση του ισοζυγίου Μ/C μπορεί να διαφέρει σε κάθε ξενοδοχειακή επιχείρηση αλλά τα βασικά στοιχεία παραμένουν ίδια: στην πρώτη αριστερή στήλη καταχωρούνται οι αριθμοί των κατειλημμένων δωματιίων, ακολουθούν οι στήλες με τον αριθμό των ατόμων, το όνομα των πελατών ή η επωνυμία του πρακτορείου, τα τμήματα του ξενοδοχείου, τις πιστώσεις, τα αποτελέσματα και τις παρατηρήσεις.

36 Τήρηση Λογαριασμών Πελατών Κάθε σειρά του ισοζυγίου Μ/C αντιστοιχεί σε ένα λογαριασμό (πελάτη ή γκρουπ). Κατά την διάρκεια των καταχωρήσεων και για την καλύτερη εύρεση των σειρών καλό θα είναι στην αρχή και στο τέλος να υπάρχουν στήλες με τα γράμματα του αλφαβήτου. Οι καταχωρήσεις για τους παραμένοντες πελάτες μπορούν να γίνονται από τον main-courantier ως εξής: Το πρωί και μετά το κλείσιμο της αίθουσας των πρωινών να καταχωρούνται οι αποδείξεις λιανικής πώλησης του τμήματος στις αποδείξεις παροχής υπηρεσιών και στο ισοζύγιο main-courante. Μετά τις 6:00 το απόγευμα καταχωρείται συμφωνηθείσα τιμή του δωματίου. Μετά το κλείσιμο όλων των τμημάτων του ξενοδοχείου, αργά το βράδυ, καταχωρούνται οι χρεωστικές καταναλώσεις των πελατών με βάση των παραστατικών που έχουν εκδοθεί από το τμήμα. Σ αυτή τη φάση μπορεί να υπολογιστεί το υλικό (σύνολο) ημέρας, το οποίο ισούται με το άθροισμα όλων των επιμέρους χρεώσεων μιας συγκεκριμένης ημέρας καθώς και το γενικό σύνολο, το οποίο ισούται με το άθροισμα του συνόλου ημέρας και του υπολοίπου της προηγούμενης. Το υπόλοιπο προηγούμενης ισούται με το υπόλοιπο σε μεταφορά της προηγούμενης μέρας. Στη συνέχεια καταχωρούνται οι παστώσεις των πελατών με βάση τα παραστατικά που έχει εκδόσει το ταμείο υποδοχής. Τέλος, υπολογίζεται το υπόλοιπο σε μεταφορά, που ισούται με το γενικό σύνολο μείον τις πιστώσεις. Μετά τους παραμένοντες πελάτες (συμπεραλαμβανομένων και αυτών που αναχωρούν ή αλλάζουν δωμάτιο) οι οποίοι καταχωρούνται στο ισοζύγιο Μ/C κατ αύξοντα αριθμό δωματίου, αναγράφονται οι αφίξεις της ημέρας και οι passants (εισπράξεις των τμημάτων) με βάση τις συγκεντρωτικές καταστάσεις. Λίγο πρίν τις 6:00 το πρωί, που ξεκινάει μια νέα μέρα για τα ξενοδοχεία γίνεται το κλείσιμο, ο υπολογισμός και η επαλήθευση όλων των συνόλων. Τέλος, στο ισοζύγιο Μ/C καταχωρούνται οι χρεώστες καθώς και οι τυχόν πληρωμές από χρεώστες και οι παρακρατηθείσες προμήθειες (από τράπεζες και πρακτορεία). Μετά την καταχώρηση των χρεωστών επηρεάζονται οι στήλες του υπολοίπου προηγούμενης, του γενικού συνόλου, οι προμήθειες, το ταμείο, οι χρεώστες και αθροίζονται εκ νέου. Η επαλήθευση των αποτελεσμάτων της Μ/C πραγματοποιείται ως εξής : 1.Γίνεται έλεγχος ισχύος των παρακάτω ισοτήτων:

37 Τήρηση Λογαριασμών Πελατών Η στήλη σύνολο ημέρας θα πρέπει να ισούται με το άθροισμα στηλών συμφωνηθέντων και των εκτάκτων καταναλώσεων. Το άθροισμα των στηλών, σύνολο ημέρας και το υπόλοιπο προηγούμενης, θα πρέπει να ισούται με το γενικό σύνολο. Το άθροισμα της στήλης υπόλοιπο προηγούμενης θα πρέπει να ισούται με το υπόλοιπο σε μεταφορά της προηγούμενης ημέρας. Το σύνολο των πιστώσεων να ισούται με το άθροισμα του ταμείου, των εκπτώσεων (διορθώσεων, των προκαταβολών, των χρεωστών και των προμηθειών). Το υπόλοιπο σε μεταφορά θα πρέπει να ισούται με το γενικό σύνολο αφού έχει αφαιρεθεί από αυτό το σύνολο των πιστώσεων. 2.Γίνεται σύγκριση με: Το Βιβλίο Πόρτας όσον αφορά τον αριθμό των κατειλλημένων δωματίων, ατόμων και συμφωνηθέντων των πελατών. Τις συγκεντρωτικές καταστάσεις των τμημάτων για τις χρεωστικές και μετρητοίς καταναλώσεις των πελατών. Τα παραστατικά που έχουν εκδοθεί για τις διάφορες πιστώσεις από το ταμείο της υποδοχής. Την ταμειακή κατάσταση για το σύνολο της στήλης ταμείο.

38 Λειτουργίες Τήρησης Λογαρνασμών Πελατών ΚΕΦΑΛΑΙΟ 2 Λειτουργίες τη ς Τήρησης Λογαριασμών Πελατών

39 Λειτουργίες Τήρησης Λογαριασμών Πελατών 2.1 Άνοιγμα και διατήρηση (αρχειοθέτηση) λογαριασμών Το άνοιγμα του λογαριασμού πραγματοποιείται κατά κανόνα κατά την ώρα άφιξης του πελάτη. Στο χειρόγραφο και στο ημιαυτοματοποιημένο σύστημα, τα στοιχεία του πελάτη μεταφέρονται από την κάρτα άφιξης στην πρώτη διαθέσιμη απόδειξη παροχής υπηρεσιών. Τα κυριότερα στοιχεία που αναγράφονται είναι: i. Ο αριθμός του δωματίου και των ατόμων ii. iii. iv. Το ονοματεπώνυμο και η διεύθυνση του πελάτη Οι ημερομηνίες άφιξης και αναχώρησης Οι συμφωνηθέντες όροι με το πρακτορείο Μετά το άνοιγμα του λογαριασμού η κάρτα άφιξης και οι αποδείξεις παροχής υπηρεσιών τοποθετούνται στην καρτελοθήκη στον αντίστοιχο αριθμό δωματίου. Στο αυτοματοποιημένο σύστημα οι πληροφορίες του πελάτη διατηρούνται στη μνήμη του υπολογιστή και οι κάρτες άφιξης τοποθετούνται στην καρτελοθήκη μαζί με το τυχόν αποτύπωμα της πιστωτικής κάρτας. Κατά την άφιξη, επιβεβαιώνονται οι πληροφορίες της κράτησης και σε συνδιασμό με τα στοιχεία του δωματίου που δόθηκε στον πελάτη, δημιουργείται ένας ηλεκτρονικός λογαριασμός παραμένοντα πελάτη. Ίδιες καταχωρήσεις γίνονται και στην άφιξη ενός περαστικού (walk-in) πελάτη. Το άνογμα του λογαριασμού μέσω υπολογιστή μπορεί να μειώσει σημαντικά την πιθανότητα λαθών κατά την καταχώρήση καθώς και να αποφευχθούν λάθη που μπορεί να δημιουργηθούν από αλλεπάλληλες καταχωρήσεις. Κατά την άφιξη μεμονωμένου πρακτορειακού πελάτη, η main-courante ανοίγει δύο λογαριασμούς : ένα για το πρακτορείο που περιέχει αυτό που έχουν συμφωνήσει και θα εξοφληθεί από το τουριστικό γραφείο και ένα για τον πελάτη, ο οποίος περιλαμβάνει τις καταναλώσεις extras και θα εξοφληθεί από τον ίδιο. Όταν αφιχθεί ένα group ανοίγεται ένας συγκεντρωτικός λογαριασμός (master folio) στον οποίο καταχωρούνται οι συμφωνηθέντες όροι για όλα τα δωμάτια του group και θα εξοφληθεί από τον πράκτορα. Ενώ για τις extras καταναλώσεις των μελών του group ανοίγονται ατομικοί λογαριασμοί. Επίσης χωριστοί λογαριασμοί ανοίγονται από επιχειρηματίες όταν αυτό ζητηθεί, οπότε η main-courante ανοίγει δύο ή περισσότεροιυς λογαριασμούς. Στον έναν καταχωρούνται οι χρεώσεις δωματίου, φόρων και ενδεχομένως πρωινού και γεύματος και θα εξοφληθεί από την εταιρία, ο άλλος λογαριασμός μπορεί να καταχωρείται για τις extras καταναλώσεις και θα εξοφληθεί από τον ίδιο τον πελάτη. Τέλος, σε ένα άλλο λογαριασμό μπορεί να χρεώνονται τα τηλεφωνήματα.

40 Λειτουργίες Ίηρησηα Λογαριασμών Πελατών Λογαριασμοί μη πελατών ανοίγονται για τα άτομα τα οποία χρησιμοποιούν τα σημεία πώλησης του ξενοδοχείου αλλά δεν είναι διαμένοντες πελάτες. Οι λογαριασμοί πελατών δεν περιλαμβάνουν αριθμό δωματίου και τακτοποιούνται αμέσως μόλις δημιουργηθούν. Η εξόφλησή τους με μετρητά ή με πιστωτικές κάρτες ή μεταφέροντας το υπόλοιπο στους χρεώστες. 2.2 Καταχωρήσεις εγγραφών Οι εγγραφές διακρίνονται σε χρεωστικές και πιστωτικές. Οι χρεωστικές εγγραφές περιλαμβάνουν την καταχώρηση των συμφωνηθέντων όρων, των extras και των εξόδων πελατών. Οι πιστωτικές εγγραφές περιλαμβάνουν τις εισπράξεις, εκπτώσεις (διορθώσεις, προκαταβολές και τη μεταφορά στυς χρεώστες). Οι πιστωτικές εγγραφές του ισοζυγίου M/C περιλαμβάνουν επιπλέον τις προμήθειες των τραπεζών καθώς και των γραφείων ταξιδίων. 1.Χρεωστικές εγγραφές α. Συμφωνηθέντα (arrangement) Η συμφωνία (όροι) του ξενοδοχείου μπορεί να είναι : Μόνο το δωμάτιο, όπου στη συμφωνηθείσα τιμή περιλαμβάνεται μόνο η τιμή του δωματίου, ενώ αν ληφθούν τα γεύματα χρεώνονται χωριστά. Δωμάτιο και πρωινό, όπου στην τιμή περιλαμβάνεται και το πρωινό. Ημιδιατροφή, όπου στη συμφωνηθείσα τιμή περιλαμβάνεται η τιμή του δωματίου, το πρωινό και ένα κύριο φαγητό (γεύμα ή δείπνο). Πλήρης διατροφή, όπου εδώ στην τιμή περιλαμβάνεται η χρέωση του δωματίου και τα τρία γεύματα (πρωινό, γεύμα και δείπνο). Την ημέρα της άφιξης οι πελάτες ανάλογα με τη συμφωνία τους χρεώνονται στην τιμή του δωματίου και της διατροφής, ανεξάρτητα με το αν λάβουν ή όχι τα δικαιούμενα γεύματα. Η συμφωνηθείσα τιμή του δωματίου μπορεί να είναι η κανονική (τιμή πόρτας) ή ειδική (με έκπτωση) μέχρι 30% σε μεμονωμένους πελάτες και μέχρι 50% σε groups. Η τιμή περιλαμβάνει τέλος υπέρ Ο.Τ.Α. και Φ.Π.Α. Επιπλέον η τιμή του δωματίου μπορεί να δέχεται κάποιες προσαυξήσεις ανάλογα με κάποιες περιπτώσεις: > Δέχεται προσαύξηση κατά 10% για κάθε νύχτα όταν ο πελάτης παραμένει μόνο δύο (2) νύχτες. > Κατά 20% όταν ζητηθεί προσθήκη κρεβατιού σε δίκλινο ή μονόκλινο δωμάτιο ή διαμέρισμα.

41 Λ ειτουργά Τήρησης Λογαριασμών Πελατών > Και όταν ο πελάτης αναχωρήσει μετά τις 12:00 (check-out time) και μέχρι τις 18:00 μ.μ, δέχεται προσαύξηση κατά 50%. Αν όμως παραμείνει μετά τις 18:00 τότε χρεώνεται ολόκληρο το ενοίκιο μιας διανυκτέρευσης. Σύσττηια All Inclusive Το σύστημα All Inclusive συνίσταται στην σύναψη συμβάσεων μεταξύ ξενοδοχειακών επιχειρήσεων και τουριστικών πρακτορείων. Με το σύστημα All Inclusive έναντι μιας καθορισμένης συνολικής αμοιβής ανά πελάτη, παρέχονται από τα ξενοδοχεία εκτός από το δωμάτιο και τροφή, απεριόριστη ή μερική χρήση αλκοολούχων και μη ποτών, καθώς και απεριόριστη χρήση των εγκαταστάσεων ή πάγιων αγαθών που διαθέτουν οι ξενοδοχειακές επιχειρήσεις. Δεδομένου ότι στο χαμηλό συντελεστή Φ.Π.Α (9%) υπάγονται μόνο η διαμονή και η διατροφή που παρέχουν οι ξενοδοχειακές εγκαταστάσεις, ενώ η κατανάλωση οινοπνευματώδη ποτών, η χρήση λοιπών εγκαταστάσεων και υπηρεσιών που παρέχουν οι επιχειρήσεις αυτές, υπάγονται στον κανονικό συντελεστή Φ.Π.Α (19%), δημιουργείται πρόβλημα ως προς τον προσδιορισμό των εξόδων για κάθε μια δραστηριότητα καθώς και στην απόδοση του Φ.Π.Α με τον οικίο συντελεστή Φ.Π.Α για κάθε δραστηριότητα. Για να διευκολυνθούν οι ξενοδοχειακές επιχειρήσεις ως προς την απόδοση και υπολογισμό του Φ.Π.Α, γίνεται δεκτό, ότι ένα ποσοστό 20% επί των ακαθάριστων εσόδων που προκύπτουν από τις συμβάσεις «ALL INCLUSIVE», να υπάγεται σε συντελεστή Φ.Π.Α 19%, σύμφωνα με απόφαση του Υπουργείου Οικονομικών. Η καταχώρηση των συμφωνηθέντων στο λογαριασμό μεμονωμένου πελάτη με το χειρόγραφο σύστημα γίνεται ως εξής : Στην πρώτη στήλη αναγράφεται η ημερομηνία και στη συνέχεια καταχωρούνται οι τιμές δωματίου, τα πρωινά και τα γεύματα στα αντίστοιχα τμήματα. Στην περίπτωση που γίνει ενοικίαση δωματίου με μηνιαίο μίσθωμα, η καταχώρηση του συνολικού ποσού στην Α.Π.Υ., γίνεται την ημέρα καταβολής του μισθώματος και όχι καθημερινά. Αν ένας πελάτης έχει κάνει κράτηση και έχει καταβάλλει προκαταβολή και δεν αφιχθεί την προβλεπόμενη ημέρα, είτε του επιστρέφεται η προκαταβολή ή χρεώνεται με το 50% των συμφωνηθέντων μέχρις ότου συμψηφιστεί το ποσό της προκαβολής σε μια απόδειξη παροχής υπηρεσιών καθημερινά. Στο τέλος της ημέρας, αν δεν υπάρχουν άλλες καταχωρήσεις, αθροίζονται τα ποσά της στήλης και το σύνολο αναγράφεται στο ολικό ημέρας. Το υπόλοιπο που απομένει από την

42 Λειτουργίες Τήρησης Λογαριασμών Πελατών αφαίρεση τυχόν πιστώσεων, καταχωρείται στο σύνολο σε μεταφορά και είναι το υπόλοιπο προηγούμενης της επόμενης μέρας. Στις περιπτώσεις που προσφέρονται υπηρεσίες και αγαθά σε προκαθορισμένη τιμή, ανεξάρτητα από την έκταση της χρησιμοποίησης των αγαθών και υπηρεσιών (σύστημα all inclusive), τα ξενοδοχεία μπορούν να εκδίδουν προς τα συμβαλλόμενα πρακτορεία, τιμολόγιο παροχής υπηρεσιών με το συνολικό τίμημα του πακέτου, κατά 20% με συντελεστή Φ.Π.Α 19% και κατά 80% με Φ.Π.Α 9% με σαφή αναφορά στην υπογραφείσα σύμβαση. Οι καταχωρήσεις των συμφωνηθέντων στο ημιαυτοποιημένο σύστημα εκτυπώνονται διαδοχικά από τη μηχανή M/C σε ειδικά έντυπα - λογαριασμούς. Οι πληροφορίες που καταχωρούνται για κάθε καταχώρηση περιλαμβάνουν την ημερομηνία, το τίμημα, το ποσό και το νέο σύνολο του λογαριασμού. Το υπόλοιπο του λογαριασμού είναι το ποσό που οφείλει ο πελάτης στο ξενοδοχείο ή το ποσό που οφείλει το ξενοδοχείο στον πελάτη, στην περίπτωση πιστωτικού υπολοίπου. Η στήλη που χαρακτηρίζεται ως προηγούμενο υπόλοιπο, στα πλαίσια της ηλεκτρονικής μηχανής ενημέρωσης λογαριασμών παρέχει ένα ελεγκτικό μέσο, που βοηθάει ώστε να αποδειχθεί εάν το τρέχον υπόλοιπο είναι ορθό. Αυτό συμβαίνει γιατί οι ηλεκτρονικές M/C συνήθως διατηρούν στη μνήμη τα υπόλοιπα των λογαριασμών. Σε περίπτωση όμως που χρησιμοποιούνται μηχανές M/C που δεν διατηρούν τα υπόλοιπα των λογαριασμών, πρέπει στην απόδειξη παροχής υπηρεσιών να ξανακαταχωρείται το υπόλοιπο της προηγουμένης, αυτό γίνεται γιατί επιτρέπει στη μηχανή να δημιουργεί ένα νέο σύνολο στο έντυπο λογαριασμού. Στο πλήρως αυτοματοποιημένο σύστημα η χρέωση των συμφωνηθέντων γίνεται αυτόματα από το πρόγραμμα του Η/Υ κατά τη διάρκεια του τέλους ημέρας, στο στάδιο Night Audit. Σύμφωνα με τα στοιχεία τα οποία έχουν καταχωρηθεί στον υπολογιστή κατά την άφιξη των πελατών, οι χρεώσεις πραγματοποιούνται ταχύτατα. Η καταχώρηση των στοιχείων στον ηλεκτρονικό υπολογιστή, κατά κανόνα πραγματοποιείται από τον υπάλληλο υποδοχής κατά την άφιξη αλλά μπορούν μόνοι τους οι πελάτες να καταχωρήσουν τα απαραίτητα στοιχεία, αν η επιχείρηση διαθέτει τερματικά αυτοκαταχώρησης. Αιηαέρευσπ (Day Use) Διημέρευση είναι η ολιγόωρη παραμονή του πελάτη στο ξενοδοχείο κατά τη διάρκεια της ημέρας (day use) και όχι της νύχτας. Η άφιξη και η αναχώρηση του πελάτη πραγματοποιείται την ίδια ημέρα. Το δωμάτιο σ αυτή την περίπτωση χρεώνεται με το 50% της αρχικής τιμής του δωματίου και οι ώρες διαμονής είναι RR (room rate).

43 Αειτουργίεα Τήρησης Λογαριασμών Πελατών Η χρέωση της συμφωνηθείσας τιμής δωματίου από την Μ/C γίνεται μετά την άφιξη του πελάτη και το άνοιγμα του λογαριασμού του, ώστε η Α.Π.Υ. να είναι έτοιμη για οποιαδήποτε στιγμή ζητηθεί από τον πελάτη. Το ποσό που αντιστοιχεί στο day use καταχωρείται στο τμήμα Διημέρευση (ή στο Δωμάτιο). Στις μηχανές Μ/C και στον Η/Υ η καταχώρηση των συμφωνηθέντων για διημέρευση γίνεται με εγγραφή και όχι με τη διαδικασία της αυτόματης χρέωσης, γιατί όταν αυτή λάβει χώρα, που συνήθως είναι στο κλείσιμο της ημέρας, ο πελάτης έχει αναχωρήσει από το ξενοδοχείο. Προείσπραξη (Paid in advance) Προείσπραξη, δηλαδή προπληρωμή των συμφωνηθέντων. Το ζητούν κυρίως τα μεγάλα ξενοδοχεία για πελάτες οι οποίοι είναι περαστικοί, άγνωστοι, δεν έχουν αποσκευές και γενικά δεν εμπνέουν εμπιστοσύνη. Οι πελάτες που προπληρώνουν την διαμονή τους κατά την άφιξη, δεν έχουν δυνατότητα πραγματοποίησης χρεωστικών καταναλώσεων. Θα πρέπει να πληρώνουν τις χρεώσεις τους στο σημείο πώλησης του ξενοδοχείου. Γ ι αυτό στα τμήματα του ξενοδοχείου δίνονται από την υποδοχή καταστάσεις προείσπραξης με τα ονόματα και τους αριθμούς των δωματίων των πελατών που δεν δικαιούνται να χρεώνουν τον λογαριασμό τους. Για να έχει το δικαίωμα πραγματοποίησης χρεωστικών καταστάσεων, κατά την άφιξη η υποδοχή μπορεί να ζητήσει το αποτύπωμα της πιστωτικής κάρτας του πελάτη που προπληρώνει. Κατά την προείσπραξη, η main-courante προχρεώνει τα συμφωνηθέντα του πελάτη για όλες τις διανυκτερεύσεις και καταχωρεί το συνολικό ποσό στα αντίστοιχα τμήματα της Α.Π.Υ. Αν ο πελάτης έχει προπληρώσει με μετρητά, το συνολικό ποσό του λογαριασμού καταχωρείται στο ταμείο, αν έχει προπληρώσει με πιστωτική κάρτα καταχωρείται στους Χρεώστες. Υπάρχει όμως περίπτωση ο πελάτης να μην παραμένει στο ξενοδοχείο όσες προβλεπόμενες διανυκτερεύσεις έχει προπληρώσει και να αναχωρεί νωρίτερα. Σ αυτή την περίπτωση θα πρέπει να γίνουν κάποιες ενέργειες: α) Στην περίπτωση που η προείσπραξη έχει γίνει με μετρητά, σε μια νέα Α.Π.Υ. πιστώνονται τα συμφωνηθέντα του πελάτη, το ολικό ημέρας και το ολικό σύνολο. Στη συνέχεια το ποσό καταχωρείται στις Επιστροφές μετρητών και καταβάλλεται στον πελάτη. Τέλος, εκδίδεται μια απόδειξη πληρωμής για το επιστρεφόμενο ποσό. β) Στην περίπτωση που η προείσπραξη έχει πραγματοποιηθεί με πιστωτική κάρτα, τότε και πάλι πιστώνονται τα συμφωνηθέντα και το συνολικό ποσό καταχωρείται στους χρεώστες με

44 Λειτουργίες Τήρησης Λογαριασμών Πελατών αρνητικό πρόσημο. Συγχρόνως ακυρώνεται το δελτίο συναλλαγής που είχε εκδοθεί με τις χρεώσεις των προβλεπόμενων διανυκτερεύσεων και εκτυπώνεται ένα καινούριο με το ποσό των διανυκτερεύσεων που έχουν πραγματοποιηθεί. A q n c T i ατόιιου (Μερική άφιςτι) Είναι η περίπτωση όπου σ ένα ήδη κατειλημμένο δωμάτιο αφικνούνται ένα ή δύο επιπλέον άτομα. Σ αυτή την περίπτωση οι μεταβολές που πραγματοποιούνται από τον maincourantier στο λογαριασμό του πελάτη είναι ότι πρώτον, διαγράφεται ο παλιός αριθμός των ατόμων και αναγράφεται ο καινούριος και δεύτερον, το ενοίκιο και οι όροι πλέον χρεώνονται με τον νέο αριθμό των ατόμων και τον νέο τύπο δωματίου. Η άφιξη ατόμου μπορεί να συνεπάγεται και αλλαγή δωματίου. Αλλαγή δωματίου fi όρων Σε περίπτωση που κάποιος πελάτης επιθυμεί να αλλάξει δωμάτιο, στο χειρόγραφο ή ημιαυτοματοποιημένο σύστημα η main-courante πραγματοποιεί κάποιες ενέργειες. S Διαγράφει στο λογαριασμό του πελάτη τον παλιό αριθμό δωματίου και καταχωρεί τα καινούρια στοιχεία. S Μεταφέρει το λογαριασμό και τα παραστατικά από το παλιό δωμάτιο της καρτελοθήκης στο καινούριο. S Χρεώνει στην Α.Π.Υ. τις νέες ισχύουσες τιμές. Στην περίπτωση που η αλλαγή αφορά τους όρους κάποιου πελάτη, ο main-courantier διαγράφει τους προηγούμενους όρους και δίπλα αναγράφει τους νέους που ισχύουν, χρεώνοντας τον λογαριασμό του πελάτη από εκείνη την ημέρα με τα καινούργια συμφωνηθέντα. Στο αυτοματοποιημένο σύστημα οι αλλαγές πραγματοποιούνται εύκολα και γρήγορα μέσω του αντίστοιχου προγράμματος του Η/Υ. Η καταχώρηση της αλλαγής ακολουθείται με αυτόματη ενημέρωση όλων των αρχείων και τμημάτων του ξενοδοχείου. β. Extras Τα extras αφορούν τις έκτακτες καταναλώσεις των παραμενόντων πελάτων (ή μη πελατών) στα διάφορα τμήματα του ξενοδοχείου. Για τα extras τα σημεία πώλησης εκδίδουν αποδείξεις λιανικής πώλησης ή αποδείξεις παροχής υπηρεσιών, οι οποίες είτε είναι χρεωστικές είτε εξοφλούνται με μετρητά ή πιστωτικές κάρτες. Οι χρεωστικές αποδείξεις εκδίδονται απαραίτητα μόνο για τους πελάτες που διαμένουν στο ξενοδοχείο και πρέπει να φέρουν απαραίτητα την υπογραφή του πελάτη.

45 Λειτουργίες Τήρησης Λογαριασμών Πελατών Στην περίπτωση που τα τμήματα δεν είναι συνδεδεμένα απευθείας με την maincourante, τότε οι υπεύθυνοι υπάλληλοι του tableau κάθε τμήματος στέλνει σε τακτά χρονικά διαστήματα τις χρεωστικές αποδείξεις στο τμήμα τήρησης λογαριασμών, για να καταχωρηθούν στους αντίστοιχους λογαριασμούς των πελατών. Με το πέρας της λειτουργίας των τμημάτων οι tablistes παραδίδουν στη M/C και τις τελευταίες χρεωστικές αποδείξεις, το σύνολο των εισπράξεων από πωλήσεις σε μετρητά, καθώς και τα δελτία συναλλαγής από πληρωμές με πιστωτικές κάρτες. Αφού ο main-courantier τις ελέγξει και παραλάβει ενυπόγραφα όλες τις αποδείξεις και τα υπόλοιπα παραστατικά από τους υπευθύνους των τμημάτων, τότε τις ταξινομεί κατ αύξοντα αριθμό δωματίου και ξεκινάει να τις καταχωρεί στους λογαριασμούς των πελατών. Σε περίπτωση που χρησιμοποιείται χειρόγραφο σύστημα, η επικύρωση της καταχώρησης από τον main-courantier γίνεται με μια μονογραφή ή σφραγίδα, ενώ στο ημιαυτοποιημένο σύστημα για την επικύρωση εκτός από τα στοιχεία της απόδειξης απαιτείται και η αναγραφή στον Η/Υ του αριθμού του παραστατικού. Όταν υπάρχει σύνδεση on line των τμημάτων και της main-courante, η καταχώρηση των καταναλώσεων γίνεται αυτόματα από τους υπαλλήλους των τμημάτων και όχι από τον main-courantier. Αυτό έχει σαν αποτέλεσμα να μειώνεται ο χρόνος που απαιτείται για να καταχωρηθούν οι χρεωστικές εγγραφές, ο αρθμός των λαθών καθώς και η πιθανότητα αργοπορημένων χρεώσεων. γ. Έξοδα πελατών (Paid-outs) Η πληρωμή μετρητών από το ταμείο της υποδοχής για λογαριασμό του πελάτη και η χρέωσή τους στην Α.Π.Υ. του πελάτη συνήθως ονομάζεται paid-out ή each disbursement. Οι εγγραφές των εξόδων θεωρούνται χρεωστικές, γιατί αυξάνουν το υπόλοιπο του λογαριασμού του. Για τα έξοδα των πελατών εκδίδονται τα αντίστοιχα παραστατικά. 2.Πιστωτικές εγγραφές α. Εκπτώσεις / Διορθώσεις Οι εκπτώσεις χορηγούνται σε μεμονωμένους πελάτες ή groups έπειτα από ειδική συμφωνία ή με εντολή της Διεύθυνσης. Στις εκπτώσεις της Α.Π.Υ. καταχωρείται το ποσό που πρέπει να αφαιρεθεί από το γενικό σύνολο, ενώ αν η έκπτωση είναι γνωστή κατά την άφιξη δεν εμφανίζεται στις εκπτώσεις αλλά η μειωμένη τιμή του ενοικίου καταχωρείται στο τμήμα «Δωμάτιο». Οι εκπτώσεις καταχωρούνται με βάση ειδικά πιστωτικά σημειώματα που εκδίδει η main-courante και εγκρίνει ο διευθυντής του ξενοδοχείου.

46 Λειτουργίες Τήρησης Λογαριασμών Πελατών Οι διορθώσεις καταχωρούνται με βάση διορθωτικά σημειώματα που εκδίδει το τμήμα ελέγχου και γίνονται σε περιπτώσεις που υπάρχει λάθος χρέωση στο λογαριασμό του πελάτη σε προγενέστερες ημερομηνίες. Όταν η διόρθωση δεν αφορά χρεωστικό λάθος στον αριθμό του δωματίου ή τμήματος ή κατηγορία Φ.Π.Α. ονομάζεται αντιλογισμός, οπότε διορθώνεται η παλιά εγγραφή και απαιτείται καταχώρηση νέας με τα σωστά στοιχεία. Οι διορθώσεις είναι πάντα αφαιρετικές και μειώνουν το γενικό σύνολο της απόδειξης παροχής υπηρεσιών. Εάν αντιθέτως υπάρχει λάθος με χρέωση ποσού μικρότερο από το κανονικό η επιπλέον διαφορά καταχωρείται στη σημερινή ημερομηνία, στο ανάλογο τμήμα για να συμπεριληφθεί στο ολικό της ημέρας. Ορισμένα ξενοδοχεία αντί για διορθωτικά σημειώματα τηρούν βιβλίο διορθώσεων, το οποίο δείχνει την ημερομηνία της διόρθωσης, το ποσό και το τμήμα που αφορούσε. Στην περίπτωση παροχής εκτύπωσης σε επιτηδευματία όταν αυτή δεν αναγράφεται στο αρχικό τιμολόγιο καθώς και διόρθωση του αρχικού τιμολογίου, εκδίδεται πιστωτικό τιμολόγιο. β. Προκαταβολή (Deposits) Η προκαταβολή είναι ένα ποσό χρημάτων που πληρώνεται προκαταβολικά από τον πελάτη για εξασφάλιση της κράτησης ενός δωματίου και είτε καταβάλλεται στο ταμείο της υποδοχής ή κατατίθεται στην τράπεζα ή αποστέλλεται με επιταγή στο ξενοδοχείο. Μόλις ληφθεί η προκαταβολή εκδίδεται μια απόδειξη είσπραξης, το πρωτότυπο της οποίας δίδεται ή αποστέλλεται στον πελάτη. Υπάρχουν δύο τρόποι χειρισμού της προκαταβολής. 1. Αντίγραφο της απόδειξης είσπραξης επισυνάπτεται στο λογαριασμό και την ημερομηνία αναχώρησης του πελάτη καταχωρείται στην Προκαταβολή και ο πελάτης εξοφλεί το υπόλοιπο που του απομένει. 2. Το ποσό της προκαταβολής καταχωρείται ως πιστωτικό υπόλοιπο (με πρόσημο πλην) στον υπολογισμό προηγουμένης της Α.Π.Υ. Το σύνολο των χρεώσεων του πελάτη αφαιρείται από το ποσό της προκαταβολής και αν το αποτέλεσμα είναι θετικό, δηλαδή οι χρεώσεις είναι μεγαλύτερες από το ποσό της προκαταβολής τότε το ποσό καταχωρείται κανονικά στο γενικό σύνολο και στο σύνολο σε μεταφορά. Αν πάλι είναι αρνητικό, δηλαδή οι χρεώσεις είναι μικρότερες, τότε το ποσό καταχωρείται και πάλι στο γενικό σύνολο και στο σύνολο σε μεταφορά, αλλά με το πρόσημο πλην. Η διαδικασία αυτή επαναλαμβάνεται μέχρι το ποσό της προκαταβολής να μηδενιστεί. Σε περίπτωση όμως που ο πελάτης δεν έχει χρησιμοποιήσει όλο το ποσό της προκαταβολής, γίνεται επιστροφή χρημάτων (cash refund). Ο πελάτης λαμβάνει μετρητά για

47 Λειτουργίες Τήρησης Λογαριασμών Πελατών το ποσό που η προκαταβολή υπερβαίνει και υπογράφει μια απόδειξη πληρωμής σαν αποδεικτικό στοιχείο της είσπραξης των χρημάτων, γ.εισπράξεις (Ταμείο) Οι πληρωμές που γίνονται έναντι λογαριασμού στο ταμείο της υποδοχής για να μειώσουν το οφειλόμενο ποσό του πελάτη, την εξόφληση ενός λογαρισμού ή την προείσπραξη, την πληρωμή από χρεώστες, τις προκαταβολές για κρατήσεις δωματίων, τα μετρητά των τμημάτων κ.α. Μόνο τα ποσά που καταβάλλονται στο ταμείο της υποδοχής δημιουργούν εγγραφές οι οποίες εμφανίζονται στις Α.Π.Υ. του πελάτη. Όταν θα πραγματοποιηθεί μια πληρωμή για αγαθά ή υπηρεσίες σε άλλο ταμείο από αυτό της υποδοχής, δεν θα εμφανιστεί καμία καταχώρηση στην απόδειξη παροχής υπηρεσιών. Έτσι, ο «λογαριασμός» αυτός δημιουργείται, χρεώνεται και τακτοποιείται στο σημείο πώλησης. δ. Μεταφορά σε χρεώστες Σε περίπτωση που η εξόφληση του οφειλόμενου ποσού του πελάτη κατά την αναχώρησή του δε γίνει με μετρητά, τότε το συνολικό οφειλόμενο ποσό μεταφέρεται στους χρεώστες οι οποίοι μπορεί να είναι τουριστικά γραφεία, οργανισμός ή εταιρία και αναλαμβάνουν την εξόφληση της οφειλής μέσα σε συγκεκριμένα χρονικά όρια. Η συμφωνία για τη μεταφορά του χρεωστικού υπολοίπου γίνεται μεταξύ της Διεύθυνσης του ξενοδοχείου και των διαφόρων χρεωστών. Κατά την αναχώρηση του πελάτη από το ξενοδοχείο, ο πελάτης υπογράφει το λογαριασμό και ένα αντίτυπο στέλνεται στον χρεώστη για την εξόφλησή του. Εάν ο λογαριασμός εξοφληθεί από γραφεία ταξιδίων τότε επισυνάπτονται στους λογαριασμούς των πρακτορειακών πελατών και τα στοιχεία vouchers. Στις τράπεζες και τους πιστωτικούς οργανισμούς προσκομίζονται για εξόφληση τα δελτία συναλλαγών που έχουν εκδοθεί με τα αντίστοιχα στοιχεία των πιστωτικών καρτών. Οι χρεώσεις των πιστωτικών καρτών πληρώνονται ανάλογα με το συμφωνητικό που έχει γίνει ανάμεσα στο ξενοδοχείο και την εταιρία πιστωτικής κάρτας. Ο χρόνος που μεσολαβεί μεταξύ της χρέωσης και της εξόφλησης μπορεί να είναι από αμέσως μέχρι 30 ημέρες, μερικές φορές και περισσότερο. Γ ι αυτό το ξενοδοχείο θα πρέπει να καθορίσει μεθόδους ώστε να τακτοποιούνται παλιοί οφειλόμενοι λογαριασμοί και να βασίζονται στην ημερομηνία πραγματοποίησης της μεταφοράς των χρεωστών. Η πρακτική αυτή του χωρισμού των χρεωστών ανάλογα με την παλαιότητα αναφέρεται ως ηλικία υπολοίπων.

48 Λειτουργίες Τήρησης Λογαριασμών Πελατών Η αναλυση της ηλικίας υπολοίπων διαφέρει από επιχείρηση σε επιχείρηση και αυτό εξαρτάται από τους πιστωτικούς όρους που ισχύει για την καθεμία. 2.3 Μεταφορά λογαριασμών Ο εβδομαδιαίος λογαριασμός του πελάτη μεταφέρεται σε μια δεύτερη Α.Π.Υ. όταν η πρώτη συμπληρωθεί και ο πελάτης εξακολουθεί να παραμένει στο ξενοδοχείο. Ο καινούριος λογαριασμός επισυνάπτεται στον παλιό. Αφού συμπληρωθεί ο εβδομαδιαίος λογαριασμός κλείνεται σ ένα φάκελο, τοποθετείται στη θυρίδα του δωματίου και παρουσιάζεται στον πελάτη για να εξοφληθεί. Τα υπόλοιπα των ηλεκτρομηχανικών λογαριασμών μεταφέρονται σε καινούριους όταν δεν έχουν άλλο χώρο για καταχωρήσεις και εξοφλούνται είτε στο τέλος των επτά ημερών είτε όταν υπερβούν το πιστωτικό όριο. Μπορεί να λάβει χώρα μεταφορά λογαριασμού και όταν ένα παραμένων πελάτης αναλαμβάνει να χρεωθεί το υπόλοιπο του πελάτη που αναχωρεί (μεταφορά υπολοίπου). Σ αυτήν την περίπτωση ο λογαριασμός του πελάτη που αναχωρεί μένει αναξόφλητος και η main-courante τον επισυνάπτει με τα υπόλοιπα παραστατικά στον παραμένοντα πελάτη. 2.4 Τακτοποίηση και κλείσιμο λογαριασμών Η τακτοποίηση περιλαμβάνει μηδενισμό των υπολοίπων τους. Ένας λογαριασμός μπορεί να μηδενιστεί με πληρωμή τοις μετρητοίς ή εξόφληση με πιστωτική κάρτα, ακόμα και με μεταφορά του υπολοίπου σε χρεώστες. Όλοι οι λογαριασμοί θα πρέπει να εξοφλούνται κατά την αναχώρηση. Η επιτυχημένη τακτοποίηση του λογαριασμού εξαρτάται από το σύστημα τήρησης λογαριασμών πελατών που χρησιμοποιεί κάθε επιχείρηση. Μερικές ξενοδοχειακές επιχειρήσεις ζητούν από τον πελάτη να προσδιορίσουν τον τρόπο με τον οποίο πρόκειται να εξοφλήσουν το λογαριασμό τους, έτσι ώστε ο maincourantier να προβεί σε έλεγχο των στοιχείων της πιστωτικής κάρτας του πελάτη ή να συλλέξει πληροφορίες για τον χρεώστη που θα εξοφλήσει το λογαριασμό. Με αυτές τις ενέργειες επαλήθευσης πριν την τακτοποίηση του λογαριασμού μειώνεται ο χρόνος αναχώρησης του πελάτη καθώς βελτιώνεται και η ικανότητα της maincourante να εξοφλεί τα υπόλοιπα των λογαριασμών. Όταν ο πελάτης πληρώνει με μετρητά, ο λογαριασμός μηδενίζεται. Στην περίπτωση όμως που ο πελάτης χρησιμοποιήσει πιστωτική κάρτα, τότε η main-courante θα πρέπει να πάρει την έγκριση του ποσού από την τράπεζα. Εάν η τράπεζα εγγυηθεί για την πληρωμή του ξενοδοχείου, τότε μπορεί να μηδενιστεί και ο λογαριασμός.

49 Λ ειτουργά Τήρησης Λογαριασμών Πελατών Μέθοδοι τακτοποίησης Ο λογαριασμός του πελάτη μπορεί να εξοφληθεί με διάφορους τρόπους. Οι μέθοδοι τακτοποίησής περιλαμβάνουν τα μετρητά, τις πιστωτικές κάρτες, τη μεταφορά στους χρεώστες ή μικτό τρόπο εξόφλησης. Μετρητά. Η πληρωμή με μετρητά μηδενίζει το υπόλοιπο του λογαριασμού. Ο ηιαίποοιιταηΐίετ καταχωρέι το συνολικό ποσό στο Ταμείο (εισπράξεις), υπογράφει και παραδίδει το πρωτότυπο της Α.Π.Υ. μαζί με τα υπόλοιπα παραστατικά στον πελάτη, ενώ η Α.Π.Υ. αναγράφει την ένδειξη ΕΞΟΦΛΗΘΕΙ (ΡΑΙΟ). Επίσης με τα μετρητά ισοδυναμεί και η εξόφληση του λογαριασμού με ταξιδιωτικές επιταγές, προσωπικές επιταγές και συνάλλαγμα. Στην περίπτωση των ταξιδιωτικών επιταγών και του συναλλάγματος ο ηιαίη-οοιίγαηίίεγ εκδίδει απόδειξη παροχής συναλλάγματος. Πιστωτικές κάρτες. Αν και με αυτή τη μέθοδο τακτοποίησης, μηδενίζεται το υπόλοιπο του λογαριασμού του πελάτη, ωστόσο θα πρέπει να παρακολουθείται το ποσό μέχρι να εισπραχθεί από την Τράπεζα. Η τακτοποίηση του λογαριασμού με πιστωτική κάρτα μεταφέρει το υπόλοιπο του λογαριασμού από του πελάτη στον λογαριασμό της πιστωτικής κάρτας στους χρεώστες. Ο τηαίη-οοιίγαηΐίογ εκτυπώνει την πιστωτική κάρτα σ ένα δελτίο συναλλαγής, αναγράφει το οφειλόμενο ποσό και ζητάει να υπογραφεί από τον πελάτη. Στην απόδειξη παροχής υπηρεσιών το συνολικό ποσό καταχωρείται στους Χρεώστες και παραδίδεται το πρωτότυπο της Α.Π.Υ. μ ένα αντίγραφο του δελτίου συναλλαγής στον πελάτη με όλα τα παραστατικά, ενώ στο δευτερότυπο του εξοφλημένου λογαριασμού επισυνάπτεται το δελτίο συναλλαγής που προορίζεται για την επιχείρηση. Μεταφορά σε χρεώστες. Η μέθοδος αυτή τακτοποίησης του λογαριασμού είναι παρόμοια με την εξόφληση με πιστωτική κάρτα, καθώς το υπόλοιπο μεταφέρεται από τους Πελάτες στους Χρεώστες. Η μέθοδος αυτή δεν είναι αποδεκτή, εκτός αν έχει εγκριθεί από την διεύθυνση του ξενοδοχείου. Ο ηιαίη-οοιίγαηίίεγ κλείνει την απόδειξη υπηρεσιών του πελάτη, καταχωρεί το συνολικό ποσό στους Χρεώστες και ζητάει να υπογραφεί ο λογαριασμός από τον πελάτη για να ολοκληρωθεί η διαδικασία.. Μικτός τρόπος εξόφλησης. Στην περίπτωση αυτή ο πελάτης κατά την αναχώρησή του μπορεί να εξοφλήσει το λογαριασμό του με μικτό τρόπο. Για παράδειγμα ένα μέρος του ποσού μπορεί να το πληρώσει με μετρητά και το υπόλοιπο να το χρεώσει στην εταιρία του. Ο Γηαίη-οοιίΓαηίίεΓ εκδίδει απόδειξη είσπραξης για το ποσό το οποίο έχει εισπραχθεί με μετρητά και τα μετρητά καταχωρούνται στις Εισπράξεις, ενώ το υπόλοιπο ποσό αναγράφεται στους Χρεώστες. Τέλος, το αντίτυπο της απόδειξης παροχής υπηρεσιών το αποστέλλει στην εταιρία για εξόφληση του λογαριασμού.

50 Λειτουργία Τήρησης Λογαριασμών Πελατών Αργοπορημένη αναχώρηση Στην περίπτωση που κάποιος πελάτης αναχωρήσει μετά τις 12:00 μ.μ μέχρι τις 18:00 μ.μ, θεωρείται διημέρευση και χρεώνεται με το 50% της συμφωνηθείσας τιμής δωματίου. Ενώ σε περίπτωση αναχώρησης μετά τια 18:00 μ.μ χρεώνεται στον λογαριασμό σαν ολόκληρη διανυκτέρευση Αναχώρηση ατόμου (Μερική αναχώρηση) Αναχώρηση ατόμου σημαίνει όταν σ ένα κατειλημμένο δωμάτιο αναχωρεί μόνο ο ένας πελάτης και ο άλλος παραμένει. Στην περίπτωση αυτή υπάρχουν διάφοροι τρόποι εξόφλησης του λογαριασμού. Ένας είναι να μην καταβάλει κανένα ποσό και να εξοφληθεί συνολικά όταν αναχωρήσει και ο άλλος. Ένας άλλος τρόπος είναι να καταβάλει κάποιο ποσό έναντι του λογαριασμού πληρώνοντας με μετρητά ή με πιστωτική κάρτα. Επίσης, αν έχει κάποιο δικό του ξεχωριστό λογαριασμό να τον τακτοποιήσει και να αναχωρήσει, και τέλος να ζητήσει από τον maincourantier να υπολογιστούν οι χρεώσεις που τον αφορούν και να τις εξοφλήσει Αναχώρηση γκρουπ Στην περίπτωση που αναχωρεί κάποιο group, ο αρχηγός του group ή ο αντιπρόσωπος του πρακτορείου ελέγχει κατά την αναχώρηση το συγκεντρωτικό λογαριασμό και τον υπογράφει εάν είναι σωστός. Το συνολικό οφειλόμενο ποσό μεταφέρεται στους χρεώστες, στο όνομα του ταξιδιωτικού γραφείου. Επίσης, ο αρχηγός παραδίδει στη main-courante υπογεγραμμένο ένα αντίγραφο του voucher, το οποίο επισυνάπτεται στο συγκεντρωτικό λογαριασμό του γκρουπ και στη συνέχεια αποστέλεται στον ταξιδιωτικό πράκτορα για εξόφληση. Σε περίπτωση που υπάρχουν λογαριασμοί extras, πρέπει να τακτοποιηθούν από τα μέλη του group πριν την αναχώρησή τους Αργοπορημένες χρεώσεις Η αργοπορημένη χρέωση είναι μια κατανάλωση ( συνήθως στο εστιατόριο, το Mini Bar, το τηλέφωνο, το Room service) που πρέπει να καταχωρηθεί στο λογαριασμό του πελάτη, η οποία δεν παραδόθηκε από την main-courante παρά μόνο μετά την αναχώρηση και το κλείσιμο του λογαριασμού του. Η ενημέρωση των τμημάτων για κάποια αναχώρηση πελατών πραγματοποιείται από την main-courante είτε με δελτίο αναχώρησης, όπου ελέγχεται αν υπάρχουν αποδείξεις του πελάτη, υπογράφουν το δελτίο αναχώρησης και το στέλουν στη

51 Λειτουργίες Τήρησης Λογαριασμών Πελατών main-courante. Τηλεφωνικά που είναι ο πιο γρήγορος και εύκολος τρόπος, με καταστάσεις αναχωρήσεων ή με telewriter που είναι ειδική συσκευή που υπάρχει σε όλα τα τμήματα του ξενοδοχείου όπου ο main-courantier γράφει με μια ειδική πένα τα στοιχεία του πελάτη που αναχωρεί και το χειρόγραφο αυτό μήνυμα εμφανίζεται σε όλες τις συσκευές, εκδίδοντας συγχρόνως και αντίγραφα. Τέλος, με το σωληνωτό ταχυδρομείο. Ο πιο αποτελεσματικός τρόπος μείωσης ή εκμηδένισης των αργοπορημένων χρεώσεων είναι η on-line σύνδεση ενός συστήματος υπολογιστή με όλα τα σημεία πώλησης του ξενοδοχείου. Στα μη αυτοματοποιημένα καταλύματα όμως η πιο αποτελεσματική μέθοδος είναι κατά την άφιξη να λαμβάνεται ένα αποτύπωμα της πιστωτικής κάρτας του πελάτη με την ένδειξη υπογραφή αρχειοθετημένης που σημαίνει ότι ο πελάτης έχει συμφωνήσει να εξοφλήσει το λογαριασμό του με την πιστωτική κάρτα Ανεξόφλητα υπόλοιπα λογαριασμών Υπόλοιπα τα οποία δεν έχουν τακτοποιηθεί, αποτελούν ανεξόφλητους λογαριασμούς. Επειδή τα περισσότερα ξενοδοχεία για την μη είσπραξη τέτοιων λογαριασμών επιβαρύνουν τους υπεύθυνους υπαλλήλους, η main-courante επιβάλλεται να κάνει προείσπραξη ή να να παίρνει το αποτύπωμα της πιστωτικής κάρτας των πελατών, οι οποίοι δεν παρέχουν εγγύηση ότι θα εξοφλήσουν τον λογαριασμό κατά την αναχώρησή τους Κλείσιμο λογαριασμού πελάτη no-show Σε περίπτωση που κάποιος πελάτης έχει κάνει κράτηση και έχει καταβάλει προκαταβολή και δεν αφιχθεί την προβλεπόμενη ημέρα (no-show), τότε σε μια απόδειξη παροχής υπηρεσιών χρεώνεται καθημερινά το 50% των συμφωνηθέντων μέχρι να συμψηφιστεί το ποσό της προκαταβολής. Στην περίπτωση που η προκαταβολή έχει πληρωθεί με μετρητά κλείνει ο λογαριασμός και στέλνει η main-courante το πρωτότυπο στην διεύθυνση του πελάτη, για να λάβει γνώση. Αν όμως έχει πληρωθεί με πιστωτική κάρτα, το σύνολο του λογαριασμού καταχωρείται στους χρεώστες και αποστέλλεται στην τράπεζα για είσπραξη. 2.5 Εσωτερικός έλεγχος Ο εσωτερικός έλεγχος στη main-courante περιλαμβάνει παρακολούθηση των παραστατικών των εγγράφων, την επαλήθευση των εγγράφων και των υπολοίπων των λογαριασμών, καθώς και τον εντοπισμό των τρωτών σημείων του συστήματος τήρησης

52 Λειτουργίες Τήρησης Λογαριασμών Πελατών λογαριασμών. Επιπλέον για τον αποτελεσματικό έλεγχο του ταμείου τα περισσότερα μη αυτοματοποιημένα ή ημιαυτοποιημένα ξενοδοχεία συμπληρώνουν μια ταμειακή κατάσταση, η οποία περιλαμβάνει όλες τις εισπράξεις και πληρωμές μετρητών από το ταμείο της υποδοχής. Μια άλλη σειρά διαδικασιών εσωτερικού ελέγχου περιλαμβάνει τις μπάνκες του ταμείου. Η μπάνκα είναι το ποσό χρημάτων που δίνεται από την επιχείρηση στον ταμία ή main-courantier ώστε κατά τη διάρκεια της βάρδιας να είναι σε θέση να μπορεί να χειριστεί τις διάφορες συναλλαγές που θα λάβουν χώρα. Τέλος, ένας αριθμός ελέγχων από το ελεγκτήριο και το λογιστήριο του ξενοδοχείου, εξασφαλίζει ότι το προσωπικό της main-courante χειρίζεται με σωστό τρόπο τα μετρητά και τους λογαριασμούς των πελατών και μη πελατών.

53 Ξενοδογειακη Λογιστική Φόρων - Τελών και Φ.Π.Α. ΚΕΦΑΛΑΙΟ 3 Ξενοδοχειακή Λογιστική Φόρων - Τελών και Φ.Π.Α.

54 Ξενοδογειακή Λογιστική Φόρων - Τελών και Φ.Π.Α. 3.1 Ο λογαριασμός Φόροι - Τέλη Στους υπολογισμούς του λογαριασμούς Φόροι - Τέλη οι οποίοι λειτουργούν σύμφωνα με τις διατάξεις του Ε.Γ.Λ.Σ., καταχωρούνται όλοι οι φόροι και τα τέλη που βαρύνουν την οικονομική μονάδα, δηλαδή α) Οι φόροι - τέλη υπέρ του δημοσίου όπως ο φόρος εισοδήματος, τα τέλη κυκλοφορίας των αυτοκινήτων της ξενοδοχειακής επιχείρησης και κάθε άλλης μορφής φόρου οι οποίοι δεν υπόκεινται στο φόρο προστιθέμενης αξίας (Φ.Π.Α.). β) Οι φόροι - τέλη υπέρ των οργανισμών της Τοπικής Αυτοδιοίκησης (Ο.Τ.Α.), όπως τα τέλη παρεπιδημούντων τα οποία υπολογίζονται πάνω στα έσοδα εκμετάλλευσης όλων των κλάδων της ξενοδοχειακής επιχείρησης και σε ποσοστό 4.5% ή 5% και αποδίδονται στο Δημόσιο Ταμείο για λογαριασμό του Δήμου ή της Κοινότητας, όπου η ξενοδοχειακή μονάδα ανήκει χωροταξικά. Σύμφωνα με το άρθρο 1 του Νόμου 339/76, του άρθρου 3 Νόμου 658/77, άρθρο 6 Νόμου 1080/80 και άρθρο 53 Νόμου 1416/84, η καταβολή των τελών παρεπιδημούντων είναι υποχρεωτική για την ξενοδοχειακή επιχείρηση. Τα τέλη ορίζονται σε 4.5% επί του μισθώματος της κλίνης για όλες τις ξενοδοχειακές επιχειρήσεις κάθε λειτουργηκής μορφής και κατηγορίας (ξενοδοχεία, μοτέλ, μπανγκαλόουζ, ξενώνες και επιπλωμένα διαμερίσματα). Για τις επιχειρήσεις ενοικιαζόμενων δωματίων (αρρατίιηεηΐε) και πανσιόν, οι οποίες δεν είναι καταταγμένες σε κατηγορίες ξενοδοχείο, τα τέλη ορίζονται σε 5% επί της τιμής της κλίνης. Τα τέλη βαρύνουν τον πελάτη και συνυπολογίζονται με τον Φ.Π.Α. στις αποδείξεις παροχής υπηρεσιών, δηλαδή συμπεριλαμβάνονται στην τιμή της κλίνης. Αυτό σημαίνει ότι τα τέλη παρεπιδημούντων είναι ενσωματωμένα με τον Φ.Π.Α. στον λογαριασμό του ύπνου. Τα τέλη εισπράττονται από τον ιδιοκτήτη της επιχείρησης μαζί με τον λογαριασμό του ύπνου και αποδίδονται στο Δήμο στο Ταμείο με δήλωση, μέσα σ ένα μήνα από την λήξη του προηγούμενου που είχε επιβαρυνθεί με αυτά τα τέλη με παράταση 10 ημερών. Σε περίπτωση που δεν επιβάλλει τη δήλωση και δεν καταβάλλει τα τέλη μέσα στην προθεσμία, επιβάλλεται πρόστιμο σε βάρος του υπόχρεου ίσο με 10% των τελών για κάθε μήνα καθυστέρησης, χωρίς να μπορεί να υπερβεί το 100% της αξίας των τελών παρεπιδημούντων. γ) Οι φόροι - τέλη υπέρ των δήμων και κοινοτήτων όπως ο δημοτικός ή κοινοτικός φόρος ο οποίος υπολογίζεται πάνω στην τιμολογιακή αξία των υλικών, τα οποία προορίζονται για ανάλωση, ή των εμπορευμάτων και των άλλων στοιχείων πάγιας χρήσης. Πρέπει να

55 Ξενοδογειακή Λογιστική Φόρων - Τελών και Φ.Π.Α. σημειωθεί ότι αυτός ο φόρος περιλανβάνεται στο ειδικό φορολογικό καθεστώς το οποίο ισχύει μόνο στην περιοχή της Δωδεκανήσου. Ο λογαρισμός φόροι - τέλη είναι αποτελεσματικός και μεταφέρεται στο τέλος της διαχειριστικής περιόδου στο λογαριασμό Αποτελέσματα χρήσης. Μπορεί να λειτουργήσει και ως δευτεροβάθμιος λογαριασμός του γενικού λογαριασμού Γενικά έξοδα. 3.2 Ο λογαριασμός Φόρος Προστιθένενης Αξίας (Φ.Π.Α.) Ο φόρος προστιθέμενης αξίας είναι ο φόρος ο οποίος επιβάλλεται στην αξία που προστίθεται σε ένα προϊόν ή υπηρεσία σε κάθε στάδιο παραγωγής ή εμπορίας του και επιβαρύνει τους καταναλωτές αγαθών και υπηρεσιών. Ο Φ.Π.Α. είναι έμμεσος φόρος, φόρος κατανάλωσης, που προορίζεται και επιβαρύνει τους καταναλωτές Βασικά χαρακτηριστικά του Φ.Π.Α. Ο φόρος προστιθέμενης αξίας έχει τα εξής χαρακτηριστικά : 1. Είναι έμμεσος φόρος, αφού εμπεριέχεται στην τιμή των αγαθών και υπηρεσιών και επιβαρύνει τους καταναλωτές. Καταβάλλεται στο Κράτος, όχι από τα πρόσωπα τα οποία επιβαρύνει, αλλά από τους επιτηδευματίες οι οποίοι μεσολαβούν για την κυκλοφορία των αγαθών. 2. Είναι φόρος δαπάνης (κατανάλωσης) αφού φορολογική βάση για την επιβολή του φόρου προστιθέμενης αξίας είναι η δαπάνη. 3. Είναι αναλογικός φόρος, αφού ο συντελεστής του είναι ο ίδιος για κάθε μέθοδο φορολογικής βάσης. Η επιβολή του φόρου στην προστιθέμενη αξία επιτυγχάνεται με την αφαίρεση του φόρου των εισροών (αγορών) από το φόρο των εκροών (πωλήσεων). 3.3 Αγαθά και υπηρεσίες των ξενοδοχειακών καταλυμάτων που υπάγονται στους συντελεστές Φ.Π.Α. Ο φόρος προστιθέμενης αξίας εφαρμόζεται στο εσωτερικό της χώρας. Πρόκειται για ένα φόρο ο οποίος επιβάλλεται υποχρεωτικά σε κάθε στάδιο συναλλαγής στην προστιθέμενη αξία, δηλαδή στη διαφορά μεταξύ αξίας παράδοσης αγαθών και αξίας κτήσης τους ή της αξίας παροχής και λήψης υπηρεσιών και επιβαρύνει ολόκληρος την τελική κατανάλωση. Ο φόρος προστιθέμενης αξίας στις ξενοδοχειακές επιχειρήσεις όπως και σε κάθε άλλη μορφή επιχείρησης, αντικαθιστά το φόρο κύκλου εργασιών (Φ.Κ.Ε.), ποσοστό 9%, που υπολογιζόταν πάνω στα έξοδα εκμετάλλευσης από τα υπνοδωμάτια και τα τηλεφωνικά

56 Ξενοδοχειακή Λογιστική Φόρων - Τελών και Φ.Π.Α. έσοδα, καθώς και το χαρτόσημο που αφορούσε κρατήσεις μεμονωμένων πελατών και όχι πελατών που προέρχονταν από πρακτορεία. Το ποσοστό του χαρτοσήμου υπολογιζόταν πάνω στα έσοδα όλων των κλάδων εκμετάλλευσης του ξενοδοχείου. Έτσι, ο φόρος προστιθέμενης αξίας θα υπολογίζεται όσον αφορά τις οικονομικές πράξεις του ξενοδοχείου που έχουν σχέση με διάθεση αγαθών και υπηρεσιών ως εξής : Αγορές αγαθών και υπηρεσιών που υπάγονται στον Φ.Π.Α. 1. Ayooéc αναθών και Υπηρεσιών σε συντελεστή Φ.Π.Α. 9% α. Π ά γ ια περιστατικά στοιχεία σε μ η χ α ν ή μ α τα : - είδη μηχανημάτων πάγιας χρήσης και εξοπλισμός που δεν εντάσσονται στα είδη πολυτελούς κατασκευής και προέλευσης που θεωρούνται «αναγκαία» χρήσης. β. Π ά γ ια π εριουσιακά στοιχεία σε εξο πλισ μ ό επίπλω ν- σκευώ ν : - επίπλωση γραφείου κ.λ.π. γ. Π ά γ ια π εριουσιακά στοιχεία σε αυτοκίνητα : - αυτοκίνητα οχήματα για τη μεταφορά προσώπων ή εμπορευμάτων - αυτοκίνητα οχήματα των τύπων που χρησιμοποιούνται στις αποθήκες για τη μεταφορά ή τη διακίνηση των εμπορευμάτων δ. Γ ε ν ικ ά έξο δ α : γραφική ύλη, διαφήμιση, αγγελίες, δημοσιεύσεις κ.λ.π. ε. Α ν α λ ώ σ ιμ α υλικά : τρόφιμα- ποτά και είδη καθαριότητας. Υπάγονται όλα τα είδη τροφίμων που θεωρούνται είδη «λαϊκής κατανάλωσης» όπως π.χ. βοοειδή, πουλερικά, κουνέλια, κρέατα και παραπροϊόντα σφαγείων κάθε είδους, φρούτα (εξαιρούνται αυτά που χαρακτηρίζονται πολυτελείας π.χ. ανανάδες, χουρμάδες, μπανάνες, κ.ά που υπάγονται σε συντελεστή Φ.Π.Α. 36% ), ψάρια (εξαιρούνται του ενυδρείου, ο καπνιστός σολωμός, το χαβιάρι, τα μύδια, ο αστακός κ.ά. που υπάγονται σε συντελεστή Φ.Π.Α. 36% ), συκώτια (εκτός της χήνας και της πάπιας που υπάγονται σε συντελεστή Φ.Π.Α. 36% ), όσπρια, λάδι, ζάχαρη, αλεύρι, ψωμί, κρασιά από νωπά σταφύλια που έχουν αποκτειμένο αλκοολικό τίτλο 13% vol, μπύρα, κοινό σαπούνι χρωματιστό ή λευκό, απορρυπαντικά, αλλαντικά, αναψυκτικά, εντομοκτόνα, απολυμαντικά κ.ά. στ. Υ λικά συσ κευασίες : φιάλες από υαλοκατασκευή ή ξυλοκατασκευή. Ο συντελεστής Φ.Π.Α. 9% χαρακτηρίζεται ως χαμηλός συντελεστής και καλύπτει το 45% περίπου των ειδών που καταναλώνονται. Η ένταξη των παραπάνω στο συντελεστή αυτό έγινε με βάση νόμο περί Φ.Π.Α. και με σχετικά και όχι απόλυτα στοιχεία.

57 Ξενοδογειακή Λογιστική Φόρων - Τελών και Φ.Π.Α. 2. Ανοοέε ανο,οών και υπηρεσιών ιιε συντελεστή Φ.Π.Α. 19% α. Π ά γ ια π εριουσιακά στοιχεία μ ε μ η χ α ν ή μ α τα : - είδη μηχανημάτων και εξοπλισμός που δεν εντάσσονται στα είδη πολυτελείας όπως, λέβητες κεντρικής θέρμανσης κ.λ.π. β. Π ά γ ια περιουσιακά στοιχεία σε εξο πλισ μ ό επίπλω ν-σκευώ ν και ιμ α τισ μού: - νεροχύτες μεταλλικοί, είδη κουζίνας ( μαχαιροπίρουνα κ.λ.π.) - προϊόντα από πλαστική ύλη : πλαστικά είδη οικιακής χρήσης, πλαστικά οικοδομικής φύσης, σωλήνες πλαστικοί άρδευσης και κήπων - είδη αλουμινίου και είδη εμαγιέ : σκεύη μαγειρικά αλουμινίου, χύτρες ηλεκτρικές, σκεύη μαγειρικά κ.λ.π - ιματισμός : κουβέρτες ακρυλικές, ύφασμα μάλλινο 100%, κλινοσκεπάσματα από συνθετικές ίνες, κλωστή κεντήματος, κλωστή ραφής, στρώματα, χαλιά, υφαντά από φυσικό μαλλί κ.λ.π -ηλεκτρικές συσκευές: ηλεκτρικά οικιακά- επαγγελματικά, ψυγεία, ηλεκτρικοί θερμοσίφωνες, ηλεκτρικές κουζίνες, πλυντήρια ρούχων, απορροφητήρες κ.λ.π γ. Α ν α λώ σ ιμ α υλικά : Ε ίδ η καθαριότητας-τρόφ ιμα : - σαπούνια αρωματικά - είδη ζαχαροπλαστικής-αρτοποίΐας : μπισκότα, γλυκά ταψιού, καραμέλες, παγωτά κ.λ.π δ. Γ ε ν ικ ά έξο δ α (Δ.Ε.Η.- Ο.Τ.Ε ) ε. Υλικά συσκευασίας : είδη συσκευασίας από λευκοσίδηρο, βαρέλια από σίδηρο κ.λ.π. Ο συντελεστής Φ.Π.Α. 19% χαρακτηρίζεται ως κανονικός συντελεστής και καλύπτει το 48% περίπου των ειδών που καταναλώνονται. 3. Ανοοέε αναθών και υπηρεσιών ιιε συντελεστή 36% α. Π ά γ ια π εριουσιακά στοιχεία σε μ η χ α ν ή μ α τα : - κατηγορία μηχανημάτων και εξοπλισμού πολυτελών ειδών, όπως μηχανήματα για την υπαγόρευση και άλλες συσκευές εγγραφής ή αναπαραγωγής του ήχου ή της εικόνας, φωτογραφικές μηχανές, μικρόφωνα, μεγάφωνα κ.λ.π. - λοιπά είδη μηχανών, όπως αριθμομηχανών, ηλεκτρονικών υπολογιστών, μηχανών γραφείου κ.ά. που εντάσσονται στα είδη πολυτελείας, τηλεόραση, βίντεο κ.λ.π. β. Π ά γ ια π ερ ιο σ ια κ ά στοιχεία σε εξο πλισ μ ό επίπλω ν-σκευώ ν και ειδώ ν ιματισ μού: - είδη κουζίνας : μαχαιροπίρουνα, κουτάλια, επάργυρα ή επίχρυσα, λαβές επίχρυσες ή επάργυρες, σπάτουλες σερβιρίσματος γλυκισμάτων κ.ά. - πολύτιμα μέταλλα, κοσμήματα, αλαβάστρινα είδη

58 Ξενοδογειακή Λογιστική Φόρων - Τελών και Φ.Π.Α. - ιματισμός : ύφασμα από μετάξι, νήματα από μετάξι, τάπητες από τρίχες εκλεκτής ποιότητας, μετάξι κ.λ.π. γ. Α ν α λώ σ ιμ α υλικά : τρόψ ιμα-ποτά και είδη κ α θ α ρ ιό τητα ς : - συκώτια ( φρουά-γκρά ) χήνας και πάπιας, ψάρια ενυδρείου, αστακοί, γαρίδες, στρείδια, μύδια, χυμοί ανανά, μπανάνας κ.λ.π., εκχυλίσματα ή συμπυκνωμένα αποστάγματα καφέ, τσαγιού, καβουρντισμένα υποκατάστατα του καφέ, σαμπάνια, κρασιά με αλκοολικό τίτλο μεγαλύτερο των 13% vol, ουίσκι, ρούμι, τζίν, βότκα, τεκίλα, είδη αρωματοποιίας κ.λ.π. δ. Κ α ύ σ ιμ α : βενζίνη, ντήζελ, άσφαλτος κ.λ.π., πετρελαιοειδή Ο συντελεστής Φ.Π.Α. 36% χαρακτηρίζεται ως υψηλός συντελεστής και καλύπτει το 6% περίπου των αγαθών που θεωρούνται είδη πολυτελείας. Πρέπει να υπενθυμίσουμε ότι τις ξενοδοχειακές επιχειρήσεις οι οποίες λειτουργούν με το σύστημα All Inclusive, ένα ποσοστό 80% επί των ακαθάριστων εσόδων τους υπάγεται σε συντελεστή Φ.Π.Α. 9% και το υπόλοιπο 20% των εσόδων υπάγεται σε συντελεστή Φ.Π.Α. 19%. Τέλος, διευκρινίζεται ότι οι τιμές των αγαθών και υπηρεσιών που υπάγονται στον χαμηλό συντελεστή επιβαρύνονται με δημοτικό φόρο Διάθεση ( πώληση ) αγαθών και υπηρεσιών που υπάγονται στο Φ.Π.Α. Τα ξενοδοχεία ανήκουν στις επιχειρήσεις παροχής υπηρεσιών και τα έσοδά τους - όπως και τα έσοδά τους - υπάγονται στο φόρο προστιθέμενης αξίας ( Φ.Π.Α ) ως εξής : 1. Διάθεση αναθών και υπηρεσιών us συντελεστή 9% Υπάγονται στην κατηγορία αυτή : α. Τα έσοδα εκμετάλλευσης από τον κλάδο υπνοδωματίων β. Οι τηλεφωνικές συνδιαλέξεις των πελατών γ.τα έσοδα από τους κλάδους εκμετάλλευσης μπουφέ, εστιατόριο, πλυντήριο κ.ά, (εξαιρούνται οι κλάδοι μπαρ, νάιτ-κλαμπ που υπάγονται στο συντελεστή Φ.Π.Α. 36%, εφ όσον πωλούν είδη που υπάγονται στον υψηλό συντελεστή ). 2. Διάθεση αναθών και υπηρεσιών us συντελεστή 27% Σ αυτή την κατηγορία υπάγονται τα έσοδα εκμετάλλευσης από τον κλάδο του μπαρ (BAR ) και τα κέντρα διασκέδασης του ξενοδοχείου, όπως νάιτ-κλαμπ. Οι επιχειρήσεις οι οποίες διατηρούν παράλληλα κλάδους παράδοσης αγαθών και παροχής υπηρεσιών

59 Ξενοδογειακή Λογιστική Φόρων - Τελών καν Φ.Π.Α. εντάσσονται στο κανικό καθεστώς, εφ όσον το άθροισμα των ακαθάριστων εσόδων όλων των κλάδων τους υπερβαίνει το ποσό των Η υποχρεωτική τήρηση του Φ.Π.Α. ως ιδιαίτερου λογαριασμού και άλλες υποχρεώσεις. Η επιχείρηση η οποία υπόκειται στον Φ.Π.Α. υποχρεώνεται: α. Να τηρεί βιβλία Β κατηγορίας ή ανώτερης του Κ.Φ.Σ., στα οποία καταχωρεί τις αγορές αγαθών, τις δαπάνες και τα ακαθάριστα έσοδα χωριστά κατά συντελεστή φόρου. Η υποκείμενη σε Φ.Π.Α. επιχείρηση που τηρεί βιβλία Γ κατηγορίας του Κ.Φ.Σ., κατά τη σύνταξη οποισδήποτε απογραφής, υποχρεώνεται να καταχωρεί χωριστά κατά συντελεστή φόρου, τα εμπορεύματα και τα αγαθά επένδυσης. β. Να εκδίδει και να παραδίδει, κατά το χρόνο γένεσης της φορολογικής υποχρέωσης, τιμολόγιο, απόδειξη λιανικής πώλησης ή άλλο στοιχείο το όποιο προβλέπεται από τις διατάξεις του Κ.Φ.Σ., το οποίο έχει ή μη υπαχθεί στο φόρο. γ. Να αναγράφεται στο τιμολόγιο και στα λοιπά στοιχεία που έχουν θέση τιμολογίου, τη φορολογική αξία και το ποσό του φόρου χωριστά κατά συντελεστή, ή την ένδειξη «χωρίς φόρο προστιθέμενης αξίας» στην περίπτωση φορολογικής απαλλαγής, δ. Να διατηρεί ιδιαίτερο λογαριασμό φόρου προστιθέμενης αξίας ( Φ.Π.Α.). 3.5 Υποχρέωση επίδοσης δήλωσης του Φ.Π.Α. Η επιχείρηση υποχρεώνεται να επιδώσει δήλωση Φ.Π.Α. (άρθρο 31 του Ν. 1642/86) και να την υποβάλλει στο δημόσιο ταμείο : Ι.Προσωρινή δήλωση α. Μέχρι την 20ή ημέρα κάθε μήνα, εφ όσον τηρεί βιβλία Β ' κατηγορία του Κ.Φ.Σ. και β. Μέχρι την 25ή ημέρα κάθε μήνα, εφ όσον τηρεί βιβλία Γ ' κατηγορία του Κ.Φ.Σ. Η δήλωση περιλαμβάνει, χωριστά κατά συντελεστή, τα ποσά που έχουν υπαχθεί στο φόρο του προηγούμενου μήνα, την αξία των εξαγωγών και λοιπών απαλλασσόμενων πράξεων, το φόρο που αναλογεί στις προβλεπόμενες εκπτώσεις, καθώς και τη διαφορά του φόρου που προκύπτει. Όσοι δεν τηρούν βιβλία, ή όσοι τηρούν βιβλία της Α' κατηγορίας του Κ.Φ.Σ. επιδίδουν την Προσωρινή Δήλωση κάθε 3 μήνες, μέχρι την 15η ημέρα του μήνα που ακολουθεί το τρίμηνο.

60 Ξενοδοχειακή Λογιστική Φόρων - Τελών και Φ,Π.Α. Σε περίπτωση εκπρόθεσμης δήλωσης, απαιτείται, πριν από την υποβολή της στο Δημόσιο Ταμείο, θεώρησή της από τον αρμόδιο οικονομικό έφορο ο οποίος υπολογίζει και τη σχετική προσαύξηση. Σε περίπτωση αρνητικής δήλωσης, επίδοσή της γίνεται στην αρμόδια Οικονομική Εφορία. 2.Εκκαθαριστική δήλωση Η εκκαθαριστική δήλωση περιλαμβάνει τα ποσά των προσωρινών δηλώσεων οι οποίες αφορούν τη διαχειριστική περίοδο που έληξε μετά το διακανονισμό που έγινε και υποβάλλεται στην Οικονιμική Εφορία μέσα σε 2 μήνες από τη λήξη της διαχειριστικής περιόδου. 3.6 Προσδιορισμός του Φ.Π.Α. και των τελών παρεπιδημούντων Ο τρόπος υπολογισμού του Φ.Π.Α. χωριστά από τα έσοδα των υπνοδωματίων - λόγω επιβάρυνσή τους και με τέλη παρεπιδημούντων - καθώς και των λοιπών κλάδων εκμετάλλευσης, φαίνεται στο παρακάτω παράδειγμα : Το Ξενοδοχείο «Ζ» σύμφωνα με την Ημερήσια κατάσταση κίνησης πελατών Μ/Ω δείχνει την παρακάρω κίνηση. Έσοδα από καταναλώσεις κλάδων: υπνοδωμάτια 1.000, εστιατόριο 250, μπαρ 170, μπουφές 100, τηλεφωνικά 40, πλυντήριο 60, σε πελάτες του πρακτορείου «ΦΩΣ» με ενσωματωμένο τον Φ.Π.Α. εκροών. Τα τηλεφωνικά επιβαρύνονται με συντελεστή Φ.Π.Α. 9%, το μπαρ με συντελεστή Φ.Π.Α. 36% και οι λοιποί κλάδοι εκμετάλλευσης με συντελεστή Φ.Π.Α. 9%. Ταυτόχρονα υπολογίζει τα τέλη παρεπιδημούντων σε ποσοστό 4.5% τα έσοδα κατά κλίνη. Με εσωτερικό αωαίοεσυ Φ.Π.Α. εσόδων υπνοδωματίων 1000 * 100 / 109 = 917 Καθαρή αξία μετά τον Φ.Π.Α. 917 * 9% = 82 (Φ.Π.Α.) Φ.Π.Α. λοιπών κλάδων Εστιατόριο: 250 * 100 / 109 = 229*9% = 21 Φ.Π.Α. Μπαρ : 170 * 100/ 136 = 125*36% = 45 Φ.Π.Α Μπουφές : 100 * 100 / 109 = 92*9% = 8 Τηλεφωνικά : 40 * 100 / 109 = 37* 9% = 3 Πλυντήριο : 60 * 100 / 109 = 55*9% = 5 Φ.Π.Α. Φ.Π.Α. Φ.Π.Α.

61 Ξενοδογειακή Λογιστική Φόρων - Τελών και Φ,Π.Α. ΣΥΝΟΛΟ Φ.Π.Α. όλων των κλάδων ( ) = 82 Τέλη παρεπιδημούντων : 1000 * 100 / 109 = 917 Καθαρή αξία μετά τον Φ.Π.Α. 917 * 100 / = 878 Καθαρή αξία μετά την αφαίρεση Φ.Π.Α. και των τελών παρεπιδη μούντων Άρα 878 * 4.5% = 39 Τέλη παρεπιδημούντων Πρέπει να διευκρινιστεί ότι τα ξενοδοχεία, ανά την ελληνική επικράτεια, τα οποία έχουν ανεγερθεί σε περιοχή η οποία έχει χαρακτηριστεί ως ξενοδοχειακή και λειτουργούν αυτά καθ αυτά ως ξενοδοχεία με έγκριση του Ε.Ο.Τ. υπάγονται στο ποσό 4.5%, ενώ τα ξενοδοχεία σε περιοχές που δεν χαρακτηρίζονται ως ξενοδοχειακές, καθώς και τα ενοικιαζόμενα δωμάτια στις κοινότητες έστω και αν ανήκουν σε ξενοδοχειακή περιοχή, υπάγονται σε ποσοστό 5% των τελών παρεπιδημούντων. Τα ποσοστά αυτά υπολογίζονται ανάλογα και πρέπει να αποδίδονται κάθε μήνα στο δήμο ή την κοινότητα της περιοχής από τις ξενοδοχειακές μονάδες. Τα τέλη επιβαρύνουν τους πελάτες (καταναλωτές) και καθώς τα τέλη παρεπιδημούντων υπολογίζονται πάνω στα έσοδα των υπνοδωματίων, θα πρέπει να απενσωματώνονται, από κοινό με τον Φ.Π.Α., αρκεί να μας δίνεται το 4.5% ή το 5% για τους Δήμους ή τις Κοινότητες αντίστοιχα. Όσο για τον Φ.Π.Α. είναι καθορισμένος στο 9% αφού ο κλάδος των υπνοδωματίων υπάγεται στο χαμηλό συντελεστή Φ.Π.Α.. Η απενσωμάτωση, τόσο του Φ.Π.Α., όσο και των τελών παρεπιδημούντων μπορεί να καταχωρείται στα λογιστικά βιβλία (Ημερολόγιο), είτε με βάση την Ημερήσια κίνηση πελατών (Μ/C) καθημερινά, είτε με βάση την Συγκεντρωτική Main-Courante, κάθε τέλος του μήνα. Το Ξενοδοχειακό Επιμελητήριο Ελλάδας σχετικά με το χρόνο καταχώρησης των εγγραφών στο Ημερολόγιο και Γενικό Καθολικό με βάση την Μ/C διευκρίνησε στα ξενοδοχεία ότι οι εγγραφές αυτές πρέπει να γίνονται καθημερινά. 3.7 Ο τρόπος τήρησης λογαριασμών σχετικών με το φόρο προστιθέμενης αξίας (Φ.Π.Α.) Λαμβάνοντας υπόψη : α. Τους συντελεστές Φ.Π.Α. των αγοραζόμενων αγαθών

62 Ξενοδογειακή Λογιστική Φόρων - Τελών και Φ.Π.Α. β.τους συντελεστές Φ.Π.Α. πωλούμενων αγαθών και υπηρεσιών (έσοδα εκμετάλλευσης, λοιπά έξοδα) γ. Την υποχρεωτική τήρηση του Φ.Π.Α. ως ιδιαίτερου λογαριασμού (πρωτοβάθμιου ή δευτεροβάθμιου) δ. Την υποχρέωση επίδοσης δήλωσης του Φ.Π.Α. ε. Σύμφωνα με αποφάσεις του υπουργού Οικονομικών ορίζονται: 1.0 τύπος και το περιεχόμενο των δηλώσεων, 2.0 τρόπος τήρησης του λογαριασμού του φόρου προστιθέμενης αξίας, και 3.0 χρόνος και ο τρόπος διαχωρισμού των ακαθάριστων εσόδων από τις λιανικές πωλήσεις κατά συντελεστή φόρου. Ο λογαριασμός «Φόρος Προστιθέμενης Αξίας» μπορεί να τηρηθεί είτε ως πρωτοβάθμιος και με δευτεροβάθμιους για τον Φ.Π.Α. αγοραζόμενων αγαθών τους λογαριασμούς: «Ελληνικό Δημόσιο-Φ.Π.Α. 9%», «Ελληνικό Δημόσιο-Φ.Π.Α. 19%», «Ελληνικό Δημόσιο- Φ.Π.Α. 36%» και για τον Φ.Π.Α. πωλόυμενων αγαθών ή υπηρεσιών τους ίδιους αυτούς αναλυτικούς λογαριασμούς, με μόνη διαφορά την ένταξη τους σε Φ.Π.Α. εισφορών, Φ.Π.Α. εκροών κατά μήνα κ.ο.κ., είτε ως δευτεροβάθμιος λογαριασμού «Κρατήσεις υπέρ τρίτων», «Φόροι για διακανονισμό» κ.λ.π.. ΠΑΡΑΤΗΡΗΣΕΙΣ : 1.0 λογαριασμός «Ελληνικό Δημόσιο-Φ.Π.Α.» ή «Φ.Π.Α.-Ελληνικό Δημόσιο», μπορεί να τηρηθεί: α. Είτε ως πρωτοβάθμιος αντί του Φ.Π.Α. β. Είτε ως πρωτοβάθμιος αντίθετος του Φ.Π.Α., οπότε χρεώνεται σε πίστωση του Φ.Π.Α. και δείχνει, την απαίτηση της επιχείρησης (ξενοδοχείου) στο Δημόσιο, η οποία προέρχεται από την καταβολή μεγαλύτερου ποσού Φ.Π.Α. (εισροών) σε σχέση με το Φ.Π.Α. των εκροών και η οποία θα καλυφθεί κατά τους μήνες του νέου έτους, που σημαίνει ότι το ξενοδοχείο αποκτά δικαίωμα επιστροφής φόρου. γ. Είτε ως πρωτοβάθμιος και αντίθετος του Φ.Π.Α., οπότε πιστώνεται σε χρέωση του λογαριασμού Φ.Π.Α., που δείχνει έτσι την υποχρέωση (οφειλή) της επιχείρησης προς το Δημόσιο, η οποία προέρχεται από την είσπραξη μεγαλύτερου ποσού Φ.Π.Α. (εκροών) σε σχέση με τον Φ.Π.Α. εισροών και που πρέπει να αποδοθεί στο Δημόσιο του επόμενου μήνα, δ. Είτε ως δευτεροβάθμιος λογαριασμός του Φ.Π.Α., κατά κατηγορίες συντελεστών.

63 Ξενοδοχειακή Λογιστική Φόρων - Τελών και Φ.Π.Α. 2.0 ι δευτεροβάθμιοι λογαριασμοί Ελληνικού Δημοσίου-Φ.Π.Α. κατά συντελεστή (9%, 19%, 36% ) συμψηφίζονται ως προς τα ποσά τους, με συγκέντρωση των ποσών τους στον πρωτοβάθμιο λογαριασμό Φ.Π.Α., ο οποίος τελικά εμφανίζει το συνολικό ποσό που εισπράχθηκε, τον Φ.Π.Α. που πληρώθηκε και τη διαφορά Φ.Π.Α. που πρέπει να αποδοθεί ή να επιστραφεί πτος ή από το Δημόσιο. 3.0 Φόρος Προστιθέμενης Αξίας (Φ.Π.Α.) επί των εσόδων εκμετάλλευσης, υπολογίζεται κατά δύο τρόπους : α. Με εσωτερική προεξόφληση, όταν πρόκειται για τα «συμφωνηθέντα», δηλαδή την συμφωνία που έχει κάνει ο πελάτης με το ξενοδοχείο για τις καταναλώσεις, π.χ. υπνοδωμάτια (διανυκτερεύσεις), Εστιατόριο (γεύματα-δείπνα), Μποφές (πρωινά). Στην συμφωνημένη τιμή έχει συμπεριληφθεί και ο Φ.Π.Α.. Το ίδιο ισχύει και για τα τέλη παρεπιδημούντων. β. Με εξωτερική προεξόφληση, όταν πρόκειται για «έκτεκτα», δηλαδή για extra και Passants καταναλώσεις, οι οποίες αφορούν είτε τους κλάδους των συμφωνηθέντων, για τις extra καταναλώσεις, είτε τους κλάδους: Μπαρ, Πλυντήριο, Τηλεφωνικά κ.λ.π. Στις καταναλώσεις αυτές (extras και passants) ο Φ.Π.Α. υπολογίζεται επιπλέον, αν δεν είναι ενσωματωμένος στην τιμή του αγαθού ή της υπηρεσίας. 3.8 Η λειτουργία του Φ.Π.Α. Ο Φ.Π.Α. έχουμε αναφέρει ότι μπορεί να λειτουργήσει, είτε ως πρωτοβάθμιος λογαριασμός με δευτεροβάθμιο το λογαριασμό Ελληνικό Δημόσιο - Φ.Π.Α., με τον ανάλογο συντελεστή, είτε μπορεί να τηρηθεί ως πρωτοβάθμιος ο λογαριασμός Ελληνικό Δημόσιο - Φ.Π.Α. με δευτεροβάθμιους τους λογαριασμούς : Φ.Π.Α. αγορών, Φ.Π.Α. πωλήσεων, Φ.Π.Α. εκπτώσεων σε παλάτες, Φ.Π.Α. εκπτώσεων από προμηθευτές, Φ.Π.Α. αποδοτέος στο Δημόσιο, Φ.Π.Α. επιστρεφόμενος στο Δημόσιο, Φ.Π.Α. επιστροφών από πελάτες, Φ.Π.Α. επιστροφών σε προμηθευτές, Φ.Π.Α. επενδυτικών αγαθών, Φ.Π.Α.αποθεμάτων, Φ.Π.Α. γενικών εξόδων, κ.ά. Η προμήθεια προσαρμογής των παραπάνω λογαριασμών Φ.Π.Α. στις ξενοδοχειακές ανάγκες, παρέχει την ευχέρεια στο ξενοδοχείο να εντάξει στο πλάνο του λογαριασμού του σχεδίου και του φόρου προστιθέμενης αξίας αναλυτικά. Ο λογαριασμός Φόρος Προστιθέμενης Αξίας ή αλλιώς Ελληνικό Δημόσιο - Φ.Π.Α. ως πρωτοβάθμιος, λειτουργεί ως εξής : Ο Φ.Π.Α. Χρεώνεται : α. Με το φόρο που αναλογεί στις αγορές ή τις εισαγωγές εμπορεύσιμων αγαθών (εισροές).

64 Ξενοδοχειακή Λογιστική Φόρων - Τελών και Φ.Π.Α. β. Με το φόρο που αναλογεί στις αγορές επενδυτικών-κεφαλαιουχικών αγαθών, που είναι περιουσιακά στοιχεία της επιχείρησης, αλλά δεν χρησιμοποιούνται για την λειτουργία της. γ. Με το φόρο που αναλογεί στις αγορές επενδυτικών - κεφαλαιουχικών αγαθών, που είναι περιουσιακά στοιχεία της επιχείρησης και χρησιμοποιούνται για την λειτουργία της. δ. Με τον όρο που αναλογεί στις λήψεις υπηρεσιών ή από επιχειρήσεις που εκδίδουν τιμολόγια ή δελτία παροχής υπηρεσιών. ε. Με το φόρο που αναλογεί στις αγορές υλικών συσκευασίας, αναλώσιμων, καυσίμων κ.ά. στ. Με το φόρο που αναλογεί στα γενικά έξοδα. ζ. Με το φόρο που αναλογεί στις εκπτώσεις πελατών. η. Με το φόρο που αναλογεί από τις επιστροφές των πελατών. θ. Με τον φόρο που καταβάλλεται με βάση τις Προσωπικές δηλώσεις, την Εκκαθαριστική δήλωση και την Δήλωση αποθεμάτων στο Δημόσιο. ι. Με τον φόρο που μεταφέρεται στον επόμενο μήνα και αποτελεί χρεωστικό υπόλοιπο Φ.Π.Α. του τρέχοντος μήνα για συμψηφισμό. Ο Φ.Π.Α. Πιστώνεται: α. Με το φόρο που αναλογεί στις πωλήσεις ή τις εξαγωγές εμπορεύσιμων αγαθών (εκροές). β. Με το φόρο που αναλογεί στις πωλήσεις επενδυτικών και κεφαλαιουχικών αγαθών, γ. Με το φόρο που αναλογεί στις παροχές υπηρεσιών και πάνω στα έσοδα εκμετάλλευσης. δ. Με το φόρο που αναλογεί στις επιστροφές αγορών που ενεργούν οι προμηθευτές, ε. Με το φόρο που αναλογεί στα υλικά συσκευασίας που επιστρέφονται στους προμηθευτές. στ. Με το φόρο που αντιστοιχεί στις εκπτώσεις από προμηθευτές, ζ. Με το φόρο που επιστρέφεται από το δημόσιο. η. Με το φόρο (διαφορά) του τρέχοντος μήνα που αποτελεί χρεωστικό υπόλοιπο Φ.Π.Α. του μήνα και μεταφέρεται για συμψηφισμό στον επόμενο.

65 Κοστολόγηση - Ελεγκτική Ξενοδογείων ΚΕΦΑΛΑΙΟ 4 Κ οστολόγηση - Ελεγκτική Ξενοδοχείων