ΚΕΦΑΛΑΙΟ Α: To Έργο Εκστρατείας Ενημέρωσης του Εθνικού Οργανισμού Φαρμάκων (ΕΟΦ)

Transcript

1 ΠΕΡΙΕΧΟΜΕΝΑ ΚΕΦΑΛΑΙΟ Α: To Έργο Εκστρατείας Ενημέρωσης του Εθνικού Οργανισμού Φαρμάκων (ΕΟΦ) Σύνοψη της Οργάνωσης & των Δραστηριοτήτων του ΕΟΦ Το Γενικό Έργο Επικοινωνίας του ΕΟΦ Οι Στόχοι του Έργου Εξειδίκευση του Αντικειμένου του Έργου...8 Συμβουλευτική Ενέργεια 1.1: Κατάρτιση του ΟΕΕΣ...9 Συμβουλευτική Ενέργεια 1.2: Παροχή Συμβουλευτικών Υπηρεσιών για την εξειδίκευσή του, την παρακολούθηση και την επικαιροποίηση του...10 Ενέργεια Επικοινωνίας Προβολής 1: Δημιουργία και υλοποίηση Επικοινωνίας & Προβολής στο Διαδίκτυο...11 Ενέργεια Επικοινωνίας Προβολής 2 & 3: Δημιουργία και υλοποίηση Επικοινωνίας & Προβολής σε Ραδιοφωνικό Περιβάλλον και σε Εθνικής Εμβέλειας Τηλεοπτικούς Σταθμούς...12 Ενέργεια Επικοινωνίας Προβολής 4: Δημιουργία και υλοποίηση Επικοινωνίας & Προβολής σε Έντυπο Ημερήσιο & Περιοδικό Τύπο...12 Ενέργεια Επικοινωνίας Προβολής 5: Δημιουργία και υλοποίηση Επικοινωνίας & Προβολής σε Μέσα Μαζικής Μετακίνησης...13 ΠΟΣΟΤΙΚΟΣ ΠΡΟΣΔΙΟΡΙΣΜΟΣ ΦΥΣΙΚΟΥ ΑΝΤΙΚΕΙΜΕΝΟΥ...13 ΔΙΑΡΚΕΙΑ ΚΑΙ ΧΡΟΝΙΚΗ ΚΑΤΑΝΟΜΗ ΔΑΠΑΝΩΝ / ΧΡΟΝΟΔΙΑΓΡΑΜΜΑ ΤΟΥ ΕΡΓΟΥ...15 ΠΡΟΫΠΟΛΟΓΙΣΜΟΣ ΤΟΥ ΕΡΓΟΥ...16 Η κατανομή του προϋπολογισμού ανά πακέτο εργασίας προσδιορίζεται στην προσφορά του Αναδόχου με τους εξής βασικούς περιορισμούς: Για τα παραδοτέα 1.1, «Ενέργεια ΣΥ1, Σύνταξη Αρχικού ΟΕΕΣ» και 1.2 «Ενέργεια ΣΥ2, Παροχή Συμβουλευτικών Υπηρεσιών για την εξειδίκευση και την επικαιροποίηση του» δε μπορεί ο Ανάδοχος να διεκδικήσει αμοιβή μεγαλύτερη του 10% του συνολικού προϋπολογισμού του Έργου...16 Στο πλαίσιο των εξειδικευμένων ενεργειών που θα αναλάβει να υλοποιήσει ο Ανάδοχος μπορεί να επαναπροσδιορίζεται ο προϋπολογισμός που θα διατίθεται ανά πακέτο εργασίας τηρώντας τους παραπάνω περιορισμούς

2 ΚΕΦΑΛΑΙΟ Α: To Έργο Εκστρατείας Ενημέρωσης του Εθνικού Οργανισμού Φαρμάκων (ΕΟΦ) 1.1 Σύνοψη της Οργάνωσης & των Δραστηριοτήτων του ΕΟΦ Ο Εθνικός Οργανισμός Φαρμάκων ιδρύθηκε το 1983 με το Ν και είναι Νομικό Πρόσωπο Δημοσίου Δικαίου του Υπουργείου Υγείας και Κοινωνικής Αλληλεγγύης. Αποστολή του ΕΟΦ είναι η προστασία της Δημόσιας Υγείας σε σχέση με την κυκλοφορία στην Ελλάδα: 1. φαρμακευτικών προϊόντων ανθρώπινης και κτηνιατρικής χρήσης 2. φαρμακούχων ζωοτροφών και προσθετικών ζωοτροφών 3. τροφίμων ειδικής διατροφής και συμπληρωμάτων διατροφής 4. βιοκτόνων 5. βιοιατρικών βοηθημάτων 6. καλλυντικών Στο πλαίσιο της αποστολής αυτής ο EΟΦ με απόλυτη διαφάνεια και σε συνεργασία με την Ευρωπαϊκή Ένωση: Αξιολογεί και εγκρίνει νέα ασφαλή και αποτελεσματικά προϊόντα Παρακολουθεί μετεγκριτικά την ποιότητα, την ασφάλεια και την αποτελεσματικότητα των προϊόντων κατά την κυκλοφορία τους στη χώρα. Ελέγχει την παραγωγή, τις κλινικές μελέτες και την κυκλοφορία στην ελληνική αγορά των προϊόντων προκειμένου να τηρούνται οι κανόνες ορθής παραγωγής, εργαστηριακής και κλινικής πρακτικής και να εφαρμόζεται η νομοθεσία όσον αφορά στη διακίνηση, διάθεση, εμπορία και διαφήμισή τους. Αναπτύσσει και προωθεί την ιατρική και φαρμακευτική έρευνα. Ενημερώνει τους επιστήμονες υγείας, τους αρμόδιους φορείς και το κοινό με αντικειμενικές και χρήσιμες πληροφορίες σχετικά με τα φαρμακευτικά προϊόντα (ανθρώπινης και κτηνιατρικής χρήσης) και τα λοιπά προϊόντα με σκοπό την ορθολογική τους χρήση και την αντικειμενική εκτίμηση της φαρμοκοοικονομικής διάστασής της. Ο ΕΟΦ διοικείται από πενταμελές Διοικητικό Συμβούλιο και η σημερινή δομή λειτουργίας του καθορίσθηκε με το Π.Δ. 142/89 και την αποτελούν εννέα Διευθύνσεις. Για την υλοποίηση της αποστολής του ο ΕΟΦ απασχολεί κατά τον παρόντα χρόνο περί τους 190 υπαλλήλους κυρίως επιστημονικό προσωπικό. Ενδεικτικά σε αυτούς συγκαταλέγονται φαρμακοποιοί, χημικοί, ιατροί, κτηνίατροι, βιολόγοι, νομικοί, οικονομολόγοι, μαθηματικοί, επιστήμονες πληροφορικής. Παράλληλα συνεργάζεται με εξωτερικούς επιστήμονες (περίπου 400) διαφόρων ειδικοτήτων, συμμετέχει στις επιτροπές και ομάδες εργασίας των αρμοδίων οργάνων της Ευρωπαϊκής Ένωσης και του Συμβουλίου της Ευρώπης και έχει συγκροτήσει επιστημονικές Επιτροπές και Συμβούλια, που αποτελούνται από ειδικούς επιστήμονες. Τα όργανα αυτά περιγράφονται διεξοδικά στο Διαδικτυακό Τόπο του ΕΟΦ. Τέλος ο ΕΟΦ 2

3 διαθέτει δύο θυγατρικές εταιρίες το «Ινστιτούτο Φαρμακευτικής Έρευνας και Τεχνολογίας (ΙΦΕΤ) Α.Ε.» και το «Ερευνητικό Κέντρο Βιολογικών Υλικών (ΕΚΕΒΥΛ) Α.Ε.». Οι πόροι του Οργανισμού προέρχονται από αμοιβές για διάφορες υπηρεσίες που προσφέρει (εγκρίσεις, ανανεώσεις, τροποποιήσεις αδειών κυκλοφορίας, άδειες παραγωγής, βεβαιώσεις, θεωρήσεις τιμολογίων) σχετικά με προϊόντα αρμοδιότητάς του και το ετήσια τέλη που καταβάλλεται από τους υπεύθυνους κυκλοφορίας των προϊόντων. Οι πόροι του ΕΟΦ κατά κανόνα αποτελούν ανταποδοτικά έσοδα για την επίτευξη των στόχων εποπτείας και ρύθμισης των αγορών που αφορούν στα προϊόντα ευθύνης του. Στις κύριες δραστηριότητες του ΕΟΦ περιλαμβάνονται τρεις κύριες ομάδες ως εξής: I. Προεγκριτικοί έλεγχοι με σημαντικότερους: 1 Την έγκριση άδειας κυκλοφορίας φαρμακευτικών προϊόντων ανθρώπινης και κτηνιατρικής χρήσης όπου ισχύουν τρεις διαδικασίες εγκρίσεων, (α) Την Εθνική που αφορά στη χορήγηση άδειας κυκλοφορίας μόνο στην Ελλάδα, (β) Την Αμοιβαία αναγνώριση όταν ένα φαρμακευτικό ιδιοσκεύασμα έχει εγκριθεί σε ένα κράτος-μέλος της Ευρωπαϊκής Ένωσης, μπορεί και υποβάλλεται για έγκριση σε άλλα κράτη-μέλη με την ίδια ακριβώς φαρμακευτική και κλινική τεκμηρίωση, (γ) Την Κεντρική διαδικασία κατά την οποία η άδεια εκδίδεται από την Ευρωπαϊκή Επιτροπή μετά από αίτηση στον Ευρωπαϊκό Οργανισμό Φαρμάκων (ΕΜΕΑ). 2 Την παρακολούθηση κλινικών δοκιμών: Ο ΕΟΦ εγκρίνει τη διεξαγωγή κλινικών δοκιμών και παρακολουθεί και επιθεωρεί την τήρηση της νόμιμης εκτέλεσής τους σύμφωνα με τις Εθνικές ρυθμίσεις, τις κοινοτικές Κατευθυντήριες Γραμμές και τη Διακήρυξη του Ελσίνκι. 3 Την έγκριση διαδικασίας κυκλοφορίας λοιπών προϊόντων αρμοδιότητας ΕΟΦ όπως είναι (α) Τα καλλυντικά όπου ακολουθείται απλουστευμένη διαδικασία, (β) Τα τρόφιμα ειδικής διατροφής, (γ) Τα βιοκτόνα όπου ακολουθούνται οι εθνικές ρυθμίσεις, (δ) Τα ιατρικά βοηθήματα όπου ελέγχεται η τήρηση ορισμένων διαδικασιών σύμφωνα με τις Ευρωπαϊκές Οδηγίες. II. Μετεγκριτικοί έλεγχοι 1 Φαρμακοεπαγρύπνηση: Το σύστημα φαρμακοεπαγρύπνησης συνίσταται στην συνεχή παρακολούθηση της ασφάλειας των φαρμάκων που κυκλοφορούν και είναι ενιαίο για όλες τις χώρες της Ευρωπαϊκής Ένωσης. Βασίζεται στη συλλογή και αξιολόγηση των ανεπιθύμητων ενεργειών και αλληλεπιδράσεων που καταγράφουν στο ειδικό εμπιστευτικό έντυπο της Κίτρινης Κάρτας οι υγειονομικοί (γιατροί, φαρμακοποιοί, οδοντίατροι, νοσηλευτές) καθώς και οι φαρμακευτικές εταιρίες μέσω των υπευθύνων φαρμακοεπαγρύπνησης που απασχολούν. 2 Έλεγχοι μονάδων παραγωγής και κυκλοφορίας: Στην Ελλάδα οι παραγωγικές μονάδες ανθρωπίνων και κτηνιατρικών φαρμάκων είναι περίπου 60, των καλλυντικών 100, των ζωοτροφών 200, των ιατρικών αερίων 15. Ο έλεγχος γίνεται σύμφωνα με τους κανόνες καλής παραγωγής που ισχύουν σε όλη την Ευρωπαϊκή Ένωση (Good Manufacturing Practice-GMP). Στον «Έλεγχο Κυκλοφορίας» συλλέγονται δείγματα από την αγορά με σκοπό τον εργαστηριακό έλεγχο ή τον έλεγχο της νομιμότητας της κυκλοφορίας τους. Εξετάζονται όλες οι καταγγελίες, που υποβάλλουν υγειονομικοί, νοσοκομεία ή 3

4 καταναλωτές και αφορούν στην ποιότητα και την νόμιμη κυκλοφορία των προϊόντων. 3 Παρακολούθηση κατανάλωσης-κάλυψη ελλείψεων-ταινία γνησιότητας: Παρακολουθείται σε μηνιαία βάση η παραγωγή, εισαγωγή και οι πωλήσεις των φαρμακευτικών προϊόντων. Σύμφωνα με τα στοιχεία που προκύπτουν ανιχνεύονται οι τάσεις της συνταγογράφησης και η επίδραση του ύψους των τιμών στην κατανάλωση. Ο ΕΟΦ διανέμει την ταινία γνησιότητας στις εταιρίες. Η ταινία γνησιότητας επικολλάται σε κάθε συσκευασία φαρμάκου και έτσι εξασφαλίζεται η αυθεντικότητα του κάθε φαρμάκου και η καλή λειτουργία του συστήματος οικονομικής απόδοσης των ταμείων. 4 Μέριμνα για την κάλυψη ελλείψεων στην Αγορά: Σημαντική κοινωνική προσφορά του ΕΟΦ είναι η κάλυψη των βασικών ελλείψεων της αγοράς σε φάρμακα. 5 Εργαστηριακοί Έλεγχοι: Με σκοπό την προάσπιση της Δημόσιας Υγείας και την εξασφάλιση του Δημόσιου Συμφέροντος,γενικότερα, στο χώρο του Φαρμάκου και των λοιπών συναφών Προϊόντων, ο ΕΟΦ εκτελεί μέσω των Εργαστηρίων του-πλήθος Φυσικοχημικών, Μικροβιολογικών, Φαρμακοτεχνικών και λοιπών Ελέγχων σε Φαρμακευτικές Πρώτες Ύλες, Φαρμακευτικά Προϊόντα για Ανθρώπινη και Κτηνιατρική χρήση, καθώς και σε Καλλυντικά, Φαρμακούχες Ζωοτροφές, Συμπληρώματα Διατροφής και Ιατρικά Βοηθήματα. Αυτοί οι Εργαστηριακοί Έλεγχοι εντάσσονται στο ετήσιο τακτικό πρόγραμμα Μετεγκριτικού Ελέγχου της Εσωτερικής Αγοράς από τον ΕΟΦ ή της Ευρωπαϊκής Αγοράς από την Ευρωπαϊκή Διεύθυνση για την Ποιότητα των Φαρμάκων. Παράλληλα πραγματοποιούνται Εργαστηριακοί Έλεγχοι σε Προϊόντα αρμοδιότητας ΕΟΦ επί τη βάσει Καταγγελιών προερχομένων κατά κύριο λόγο από τα Στελέχη του Υγειονομικού Συστήματος της χώρας (Ιατρούς, Φαρμακοποιούς κ.λπ.). 6 Διαπίστευση Εργαστηρίων: Τα Εργαστήρια του ΕΟΦ προκειμένου να τεκμηριώσουν την Τεχνική τους Επάρκεια και να κατοχυρώσουν την αδιαμφισβήτητη Αξιοπιστία των αποτελεσμάτων-συμπερασμάτων των Εργαστηριακών Ελέγχων που εκτελούν, είχαν ξεκινήσει από το 1997 τη σχεδίαση και εφαρμογή κατάλληλου Συστήματος Ποιότητας. Μετά από πολύχρονη και επίπονη προετοιμασία, υπέβαλαν, το Νοέμβριο του 2003, αίτηση στο Εθνικό Σύστημα Διαπίστευσης (ΕΣΥΔ) προκειμένου να επιτευχθεί η Διαπίστευση, σύμφωνα με τις απαιτήσεις του προτύπου ΕΛΟΤ EN ISO/IEC 17025, των σημαντικότερων από τις Εργαστηριακές Δοκιμές που πραγματοποιούν. Η Τελική Αξιολόγηση πραγματοποιήθηκε στις αρχές Μαρτίου 2005 και το σχετικό Πιστοποιητικό Διαπίστευσης κατά ΕΛΟΤ EN ISO/IEC χορηγήθηκε το Μάρτιο του Επί πλέον, η συνεχής και συνεπής τήρηση υψηλών απαιτήσεων Ποιότητας ελέγχεται μεταξύ άλλων με τη συμμετοχή των Εργαστηρίων σε Διεθνή Διεργαστηριακά Προγράμματα Αξιολόγησης της Τεχνικής τους Επάρκειας καθώς και με την ετήσια επιτήρηση του Συστήματος Ποιότητας από το ΕΣΥΔ. Τα Εργαστήρια του ΕΟΦ συμμετέχουν στο Δίκτυο των Επισήμων Ευρωπαϊκών Εργαστηρίων Ελέγχου Φαρμάκων (OMCL: Official Medicines Control Laboratories), το οποίο συντονίζεται από την Ευρωπαϊκή Διεύθυνση για την Ποιότητα των Φαρμάκων (EDQM). Η συνεργασία αυτή καλύπτει τον Μετεγκριτικό Έλεγχο Προϊόντων τα οποία κυκλοφορούν στην Ευρωπαϊκή Αγορά και έχουν εγκριθεί με την Κεντρική ή την Αμοιβαία Διαδικασία. Επίσης καλύπτει 4

5 Διεργαστηριακές Μελέτες απόδειξης της Τεχνικής Επάρκειας του Εργαστηρίου καθώς και άλλες Μελέτες σχετικές με την Ευρωπαϊκή Φαρμακοποιία. III. Πληροφόρηση-Εκδόσεις ΕΟΦ Αποτελεί τον τομέα μέσου του οποίου ο ΕΟΦ υπηρετεί τη διαφάνεια και την ενημέρωση για την ορθολογική χρήση των φαρμάκων και τη φαρμακοεπαγρύπνηση. Στις εκδόσεις του Οργανισμού περιλαμβάνονται το Εθνικό Συνταγολόγιο, το Κτηνιατρικό Συνταγολόγιο, η Ελληνική Φαρμακοποιία και η περιοδική έκδοση Φάρμακα και Συνταγογραφία. Από το 2000 σε συνεννόηση με τον Πανελλήνιο Ιατρικό Σύλλογο (ΠΙΣ) ο Οργανισμός δημοσιεύει στο "Ιατρικό Βήμα", επίσημο όργανο του ΠΙΣ, τα "Νέα του ΕΟΦ", ενημερωτική σελίδα με σύγχρονες πληροφορίες για τη λειτουργία του Οργανισμού και τα επείγοντα νέα για προϊόντα της αρμοδιότητας του. 1.2 Το Γενικό Έργο Επικοινωνίας του ΕΟΦ Ο ΕΟΦ από το ρόλο που διαδραματίζει εντός του Εθνικού Συστήματος Υγείας συντονίζει τις δραστηριότητές του ώστε να επιτυγχάνονται συνέργειες για την επίτευξη στρατηγικών στόχων του Υπουργείου Υγείας & Κοινωνικής Αλληλεγγύης. Σε αυτό το περίγραμμα γενικής δράσης Το Έργο Επικοινωνίας του ΕΟΦ περιγράφεται από τρεις κύριους άξονες 1. Την επίτευξη αποτελεσματικής επικοινωνίας με πολίτες, επαγγελματίες υγείας και άλλους φορείς για θέματα ειδικών και γενικών πολιτικών υγείας που ως επίκεντρο έχουν την επικοινωνία για τα θέματα με τη σωστή και ασφαλή χρήση φαρμακευτικών προϊόντων και την καταπολέμηση της «πολύ-φαρμακείας» με τη συνεργασία του Υπουργείου Υγείας Κοινωνικής Αλληλεγγύης και άλλων Οργανισμών Δημόσιας Υγείας που μπορεί να εμπλέκονται στις δράσεις του. 2. Την προώθηση της μέγιστης δυνατής διαφάνειας κατά την υλοποίηση των εργασιών επικοινωνίας και την ευαισθητοποίηση των δυνητικών ωφελούμενων για την πλήρη και αποτελεσματική αξιοποίηση των ευκαιριών που παρέχουν οι υπηρεσίες του ΕΟΦ. 3. Την χρήση και αξιοποίηση σύγχρονων και αποτελεσματικών μέσων και τεχνικών πληροφόρησης και προβολής σε όλο το φάσμα των ενεργειών επικοινωνίας που θα διευκολύνουν τους εμπλεκόμενους φορείς να κατανοήσουν τις απαιτήσεις του προγράμματος, θα ενημερώσουν τους δυνητικούς ωφελούμενους σχετικά με το περιεχόμενό του και τα προσδοκώμενα αποτελέσματά του. Το συγκεκριμένο έργο περιλαμβάνει ένα βασικό μέρος προσδιορισμού και εξειδίκευση υλοποίησης του σχεδίου επικοινωνίας και ένα βασικό μέρος στο οποίο υλοποιείται η επικοινωνία με το κοινό-στόχος που θα έχει προσδιορισθεί. Έτσι το αντικείμενο του Έργου, περιλαμβάνει δύο (2) βασικές ενότητες Δράσεων: I. Εκπόνηση Ολοκληρωμένου Επιχειρησιακού και Επικοινωνιακού Σχεδίου (ΟΕΕΣ - Master Plan) και II. Υλοποίηση των δράσεων που προβλέπει το ΟΕΕΣ. Βάσει του περιγράμματος αυτού ο Ανάδοχος του Έργου θα κληθεί να προσδιορίσει ένα ΟΕΕΣ για τον ΕΟΦ που θα υλοποιηθεί σε ένα διάστημα 12 μηνών. Το Σχέδιο θα διακρίνει 5

6 γενικούς και ειδικούς στόχους επικοινωνίας καθώς και τις δράσεις επικοινωνίας. Το Σχέδιο θα εγκριθεί από τον ΕΟΦ και βάσει αυτού ο Ανάδοχος θα υλοποιήσει όλες τις προβλεπόμενες δράσεις επικοινωνίας. Γίνεται φανερό ότι όλες οι προβλεπόμενες δράσεις θα χρηματοδοτηθούν από τον προϋπολογισμό του Έργου που θα προκύψει από την σύμβαση που θα υπογραφεί. Το Σχέδιο θα προσδιορίζει στο ειδικό μέρος των δράσεων επικοινωνίας Τις θεματικές ενότητες στις οποίες θα εστιαστούν οι επιμέρους εκστρατείες ενημέρωσης. Τους αντικειμενικούς σκοπούς της κάθε θεματικής εκστρατείας ενημέρωσης. Τις μεθόδους και τα μέσα που είναι αναγκαίο να χρησιμοποιηθούν ώστε να ενημερωθούν αποτελεσματικά και να ευαισθητοποιηθούν οι «ομάδες στόχοι». Τους φορείς ή τα φυσικά πρόσωπα των οποίων θα απαιτηθεί η συνδρομή σε κάθε τομέα Το ρυθμό επανάληψης των επιμέρους ενημερωτικών δραστηριοτήτων. Επισημαίνεται ότι, ο υποψήφιος Ανάδοχος στην προσφορά που θα υποβάλλει στον ΕΟΦ, θα πρέπει να παρουσιάζει λεπτομερώς τη μέθοδο που σκοπεύει να ακολουθήσει προκειμένου να εκπονήσει το παραπάνω πρόγραμμα. Μετά την εκπόνηση του προγράμματος στρατηγικής από τον υποψήφιο Ανάδοχο και την έγκρισή του από την Αναθέτουσα Αρχή, θα πρέπει να υλοποιηθούν οι προγραμματισμένες εκστρατείες ενημέρωσης και ευαισθητοποίησης. Ενδεικτικά οι επιμέρους θεματικές εκστρατείες θα περιλαμβάνουν Δράσεις ενημέρωσης στο Διαδίκτυο. Ραδιοφωνικά και Τηλεοπτικά spots. Δράσεις για την Έντυπη Ενημέρωση και καταχωρήσεις στον ημερήσιο και περιοδικό τύπο. Δράσεις ενημέρωσης σε μέσα μαζικής μετακίνησης (ενδεικτικά Μετρό, αστικές συγκοινωνίες, αεροπορικές και ακτοπλοϊκές συγκοινωνίες). Άλλα κανάλια που θα κριθούν πρόσφορα από το Σχέδιο. Οι «ομάδες στόχοι» όπως έχει ήδη αναφερθεί περιλαμβάνουν το ευρύ κοινό, επαγγελματίες υγείας όπως τους φαρμακοποιούς, τους ιατρούς κλπ. Επιπλέον στο ΟΕΕΣ θα καθοριστούν περαιτέρω, τους τομείς που θα εστιαστεί η εκστρατεία ενημέρωσης και ευαισθητοποίησης, τις «ομάδες στόχους» καθώς και τα εργαλεία που θα χρησιμοποιηθούν. Σύμφωνα με τα παραπάνω βασικός στόχος του Έργου αποτελεί η εφαρμογή συγκεκριμένων και συνεκτικών δράσεων επικοινωνίας για χρονικό διάστημα ενός έτους που θα περιλαμβάνει τις χρονιές, 2012 και 2013 με στρατηγικό στόχο: Την ανάδειξη και διατήρηση μακροπρόθεσμα ως επίκαιρων πολιτικών δημόσιας υγείας με επίκεντρο τη σωστή και ασφαλή χρήση φαρμάκων και την καταπολέμηση της «πολύφαρμακείας» που υπηρετεί ο ΕΟΦ και η καθιέρωση του στη συνείδηση των πολιτών και των επαγγελματιών υγείας ως φορέα προώθησης και διαφύλαξης καλών πρακτικών για τη διατήρηση της υγείας όλων των πολιτών που διαμένουν στην Ελλάδα. Η στρατηγική της επικοινωνίας θα στηρίζεται στον αναγνωρισμένο Ευρωπαϊκό Χαρακτήρα εντός του οποίου λειτουργεί ο ΕΟΦ και θα προσδιορίζει το ρόλο του ως οργανισμού μοναδικού στην εποπτεία και υλοποίηση δράσεων των αρμοδιοτήτων του. Σημειώνεται ότι η εκστρατεία επικοινωνίας του ΕΟΦ εντάσσεται στις πολιτικές που επιταχύνουν την υλοποίηση των γενικών στόχων της βελτίωσης της Δημόσιας Υγείας που προωθεί εν συνόλω το Υπουργείο Υγείας. Συνακόλουθα, η στοχευόμενη προβολή που θα 6

7 υιοθετήσει η εκστρατεία ενημέρωσης αφορά τόσο σε μια ολοκληρωμένη και σε μεσοπρόθεσμο χρονικό ορίζοντα εκστρατεία φυσικής διαφημιστικής προβολής (απευθύνεται στα είδη κοινού που η φυσική επικοινωνία και προβολή θα φέρει ικανοποιητικά αποτελέσματα σε σχέση με το κόστος της -value for money-), όσο και στην ανάπτυξη και εφαρμογή πολυκαναλικής ηλεκτρονικής προβολής και επικοινωνίας, με προετοιμασία κατάλληλου ηλεκτρονικού περιεχομένου και εφαρμογή μεθόδων web-marketing. Στο πλαίσιο του Έργου περιλαμβάνονται επίσης καινοτόμες ενέργειες, όπως η δημιουργία μηχανισμών υποστήριξης Δημοσίων Σχέσεων κ.λ.π. 1.3 Οι Στόχοι του Έργου Σκοπός του έργου αποτελεί η ολοκληρωμένη επικοινωνία Δράσεων Δημόσιας Υγείας αρμοδιότητας ΕΟΦ που διαπλέκονται θεματικά και αποτελούν αλληλοσυμπληρούμενα στοιχεία ενός συνεκτικού συνόλου στόχων επικοινωνίας του Υπουργείου Υγείας. Ενδεικτικά, η καλή χρήση των φαρμακευτικών προϊόντων από του πολίτες, η αυξημένη ευθύνη φαρμακοεπαγρύπνισης από τους επαγγελματίες υγείας, η ενίσχυση της επικοινωνίας δράσεων για την διαφύλαξη από πλαστά φάρμακα μη αδειοδοτημένα προϊόντα αρμοδιότητας ΕΟΦ, η ενίσχυση των δράσεων για την διαφύλαξη από πράξεις που ζημιώνουν ασφαλιστικούς οργανισμούς, η ενίσχυση της ευαισθησίας για τη χρήση των φαρμάκων για παιδιά, κλπ. Η εκστρατεία επικοινωνίας του ΕΟΦ αφορά στο σύνολο της χώρας, στοχεύοντας στη δημιουργία μιας συνολικής εικόνας, αναδεικνύοντας τα οφέλη από την υιοθέτηση των προτάσεων του ΕΟΦ, τα οποία τον καθιστούν Οργανισμό διαφύλαξης και υλοποίησης καλών πρακτικών για τη Δημόσια Υγεία. Στόχος των δράσεων προβολής αποτελεί η ενίσχυση της αναγνωρισιμότητας μηχανισμών του ΕΟΦ αλλά και του Υπουργείου Υγείας για τη προαγωγή της Δημόσιας Υγείας και η ανάδειξη του ΕΟΦ σε Οργανισμό αναφοράς για όλους τους ενδιαφερόμενους που χρησιμοποιούν, παράγουν ή εμπλέκονται στην κυκλοφορία προϊόντων της αρμοδιότητάς τους. Στο πλαίσιο του Έργου θα εκπονηθεί: 1. «Επιχειρησιακό Σχέδιο» με τη μορφή Ολοκληρωμένου Επιχειρησιακού και Επικοινωνιακού Σχεδίου (ΟΕΕΣ - Master Plan) με στόχο (1) Την ακριβή αποτύπωση στοιχείων υφιστάμενης κατάστασης αναφορικά με την επικοινωνία και την προβολή δράσεων δημόσιας υγείας και την αντίληψη που διαθέτουν πολίτες και επαγγελματίες υγείας, (2) Την ανάπτυξη απόψεων και πρακτικών από το ευρύ κοινό και τους επαγγελματίες υγείας μέσω της δυναμικής ανάπτυξης εστιασμένης προβολής για ιδέες και καλές πρακτικές σε συγκεκριμένες θεματικές ενότητες για όλες τις βαθμίδες φροντίδας αλλά και σε πληθυσμιακές ομάδες καθώς και τη διαμόρφωση του κατάλληλου μίγματος προωθητικών μέσων, λαμβάνοντας υπόψη τις πολιτικές που ασκούνται στον τομέα από το Υπουργείο Υγείας που λειτουργεί ως φορέας άσκησης εθνικής πολιτικής στην Υγεία. Το ΟΕΕΣ θα υλοποιηθεί στην περίοδο και θα περιλαμβάνει: Ανάλυση εσωτερικού & εξωτερικού περιβάλλοντος, με προσέγγιση των διαφορετικών ειδών κοινού-στόχου και του σχεδιασμού των εναλλακτικών διαύλων ενημέρωσης. Επικοινωνιακό Σχέδιο (Marketing Plan) με αναλυτική, ιεραρχημένη και χρονοπρογραμματισμένη προσέγγιση μίγματος προωθητικών μέσων (media plan) σε περιφερειακό, τοπικό και εθνικό επίπεδο. 7

8 Στο μίγμα προωθητικών μέσων θα περιλαμβάνεται δέσμη ενεργειών φυσικής και ηλεκτρονικής προβολής. Σημαντικό στοιχείο της προβολής θα αποτελεί επίσης η ενσωμάτωση καινοτόμων δράσεων και η κινητοποίηση και δέσμευση (στρατηγική ευθυγράμμιση) των φορέων Υγείας της χώρας. 2. Ανάλυση και τεκμηρίωση των ενεργειών προβολής (ανά Ομάδα-Στόχου, ανά Τμήμα, ανά Μέσο κ.λπ.) καθώς και παρακολούθηση και αποτίμηση της εφαρμογής του όπως συνοπτικώς περιγράφεται στο σημείο 3 παρακάτω. 3. Εφαρμογή του Ολοκληρωμένου Προγράμματος πολυκαναλικής προβολής σε εθνικό επίπεδο, όπως ενδεικτικά: Αξιοποίηση των υφιστάμενων δικτύων, όπως ΜΜΕ και άλλα επικοινωνιακά μέσα έντυπου και ηλεκτρονικού τύπου κ.λπ. Υποχρεωτική κινητοποίηση και ενημέρωση των σχετικών με τον ΕΟΦ φορέων για την πλήρη ανάπτυξη των παραπάνω πρωτοβουλιών (στρατηγική ευθυγράμμιση με το ΟΕΕΣ). Συμμετοχή σε γεγονότα που έχουν ως αντικείμενο την ανάδειξη ειδικότερων μορφών επικοινωνίας όπως μεγάλα συνέδρια του χώρου της Υγείας κ.λπ. Η πορεία εφαρμογής του ΟΕΕΣ αξιολογείται κάθε δίμηνο και επικαιροποιείται αν χρειασθεί. Στο ΟΕΕΣ θα πρέπει επίσης να ληφθούν υπόψη και, κατά την επικαιροποίηση του να ενσωματώνονται σε αυτό οι δυναμικές παράμετροι που διαμορφώνουν την προσφορά του ΕΟΦ: o μέσω των διαθέσιμων «πρωτογενών στοιχείων» του Τομέα Υγείας που διαθέτει το Υπουργείο και άλλοι φορείς δημοσίου ή ιδιωτικού τομέα. o Τα «δευτερογενή στοιχεία», στα οποία περιλαμβάνονται ειδικές εκθέσεις και μελέτες κ.λ.π. o Τα «γεωγραφικά και άλλα δημογραφικά στοιχεία» που συνδέονται με το έργο επικοινωνίας του ΕΟΦ o Τα «οργανωτικά» και «θεσμικά-διοικητικά στοιχεία». Ο ΕΟΦ θα παρέχει στον ανάδοχο όλα τα στοιχεία που απαιτούνται για να έχει μια πλήρη και ακριβή εικόνα για το έργο και τους στόχους του. Το ΟΕΕΣ θα παρακολουθείται και θα αξιολογείται ως προς την επίτευξη των ποσοτικών και των ποιοτικών του στόχων, αλλά και ως προς την οργάνωση των δραστηριοτήτων επικοινωνίας και προβολής, από ομάδα στελεχών του ΕΟΦ. Η Ομάδα παρακολούθησης θα προσδιοριστεί από την Διεύθυνση Δημοσίων Σχέσεων και θα αξιολογεί το ΟΕΕΣ ανά δίμηνο. Οι παρατηρήσεις, εφόσον θα γίνονται αποδεκτές από τη Διοίκηση του ΕΟΦ, θα ενσωματώνονται στις εκδόσεις του. 1.4 Εξειδίκευση του Αντικειμένου του Έργου Το Έργο «Εκστρατεία Ενημέρωσης του ΕΟΦ» αφορά στην υλοποίηση του ΟΕΕΣ του ΕΟΦ που θα υλοποιηθεί στις χρονιές 2012 και2013. Ο Ανάδοχος που θα επιλεγεί θα προσφέρει και υπηρεσίες Συμβούλου για την εξειδίκευση του ΟΕΕΣ, την παρακολούθηση υλοποίησής του, την επικαιροποίηση και προσαρμογή του με βάση την αξιολόγηση της αποτελεσματικότητας των δράσεων. 8

9 Οι Υπηρεσίες Προωθητικών και Επικοινωνιακών Ενεργειών (υλοποίηση του ΟΕΕΣ) που θα προσφέρει ο Ανάδοχος είναι : Α/Α ΠΕΡΙΓΡΑΦΗ 1.1 Ενέργεια ΣΥ1 Σύνταξη Κυρίου ΟΕΕΣ 1.2 Ενέργεια ΣΥ2 Παροχή Συμβουλευτικών Υπηρεσιών για την εξειδίκευσή του, την παρακολούθηση και την επικαιροποίηση του ανά δίμηνο. 2.1 Ενέργεια ΕΠ1 Δημιουργία και υλοποίηση Επικοινωνίας & Προβολής στο Διαδίκτυο 2.2 Ενέργεια ΕΠ2 Δημιουργία και υλοποίηση Επικοινωνίας & Προβολής σε Ραδιοφωνικό Περιβάλλον 2.3 Ενέργεια ΕΠ3 Δημιουργία και υλοποίηση Επικοινωνίας & Προβολής σε Εθνικές και Περιφερειακής εμβέλειας Τηλεοπτικούς Σταθμούς 2.4 Ενέργεια ΕΠ4 Δημιουργία και υλοποίηση Επικοινωνίας & Προβολής σε Έντυπο Ημερήσιο & Περιοδικό Τύπο. 2.5 Ενέργεια ΕΠ5 Δημιουργία και υλοποίηση Επικοινωνίας & Προβολής σε Μέσα Μαζικής Μετακίνησης Ακολουθεί σχετική με τις ανωτέρω υπηρεσίες ανάλυση. Συμβουλευτική Ενέργεια 1.1: Κατάρτιση του ΟΕΕΣ Το ΟΕΕΣ αποτελεί προγραμματικό κείμενο και αφορά στο σχεδιασμό ενός αναλυτικού, τεκμηριωμένου, κοστολογημένου και προσδιορισμένου χρονικά προγράμματος ενεργειών επικοινωνίας και προβολής που θα υλοποιηθούν την περίοδο Το κείμενο αυτό θα προσδιορισθεί αναφορικώς με τα περιεχόμενά του κατά τη φάση υπογραφής της σύμβασης από τον Ανάδοχο. Για την κατάρτιση του Σχεδίου θα απαιτηθεί διάστημα ενός Διμήνου κατά το οποίο ο Ανάδοχος θα πρέπει να συνεργαστεί με τα στελέχη και τη Διοίκηση του ΕΟΦ. Αφού το Σχέδιο εγκριθεί από τον ΕΟΦ ο Ανάδοχος θα υλοποιήσει όλες τις προβλεπόμενες δράσεις επικοινωνίας. Σημαντικό μέρος του ΟΕΕΣ αποτελεί το μέρος που αναλύει χρονικά και χρηματοδοτικά το σχεδιασμό και την υλοποίηση των Ενεργειών Επικοινωνίας-Προβολής. Για κάθε Ενέργεια Επικοινωνίας-Προβολής δημιουργείται μία «ταυτότητα» βάσει της οποίας προσδιορίζεται ο τρόπος σχεδιασμού και ο κατάλληλος τρόπος υλοποίησης. Γίνεται κατανοητό ότι οι Ενέργειες Επικοινωνίας-Προβολής χρηματοδοτούνται από το Έργο και ως εκ τούτου ο Ανάδοχος θα πρέπει να προτείνει λεπτομερή επιμερισμό του Διαθέσιμου Προϋπολογισμού ανά Ενέργεια. Σημαντικό μέρος του ΟΕΕΣ αποτελεί η αναγνώριση των φορέων και των φυσικών προσώπων που αποτελούν κοινό-στόχο ή εμπλέκονται στις ενέργειες επικοινωνίας προβολής. Τέλος στο Σχέδιο αναπτύσσεται ειδικό κεφάλαιο της μεθόδου που θα υιοθετηθεί για την υλοποίηση του όλου Έργου. Οι ενέργειες επικοινωνίας και προβολής θα πρέπει να σχεδιασθούν ως ένα ενιαίο και συνεκτικό σύνολο, στη βάση του ΟΕΕΣ το οποίο θα πρέπει οπωσδήποτε να περιλαμβάνει: α. Συγκεκριμένους στόχους β. Αναλυτική περιγραφή δράσεων 9

10 γ. Αναμενόμενα αποτελέσματα δ. Ομάδες-στόχος ε. Κοστολόγηση σύμφωνα και με τους κανόνες της παρούσας διακήρυξης στ. Χρονοδιάγραμμα υλοποίησης Κατά την εκπόνηση του ΟΕΕΣ, ο Ανάδοχος καλείται να διαμορφώσει καλά δοκιμασμένες αλλά και πρωτότυπες προτάσεις ενεργειών επικοινωνίας προβολής, λαμβάνοντας υπ όψη τις γενικές ενδεικτικές ενέργειες που περιγράφονται στην παρούσα διακήρυξη. Για το σχεδιασμό των δράσεων θα πρέπει να ληφθούν υπόψη: Η στρατηγική και οι δράσεις του Υπουργείου Υγείας & Κοινωνικής Αλληλεγγύης και του ΕΟΦ. Οι προτάσεις των Διευθύνσεων του ΕΟΦ που θα εμπλακούν στο Έργο. Η εμπειρία και τα αποτελέσματα από άλλες παρόμοιες ενέργειες που έχει υλοποιήσει ο ΕΟΦ στο παρελθόν. Το έργο θα πρέπει να λάβει υπ όψιν του παρόμοιες δράσεις που υλοποιούνται από το Υπουργείο Υγείας και άλλους φορείς που εποπτεύει και υλοποιούν εκστρατείες ενημέρωσης ώστε να αποφευχθούν επικαλύψεις αλλά και να αναπτυχθούν τυχόν συνέργειες. Ο Ανάδοχος υποχρεούται να δημιουργήσει σε μόνιμη βάση γραφείο επαφής της Ομάδας Έργου στον ΕΟΦ για την επικοινωνία του με τα στελέχη του ΕΟΦ. Τέλος σημειώνεται ότι για τις ανωτέρω ενέργειες, οι οποίες αποτελούν μέρος του αντικειμένου της συναφθείσας δημόσιας σύμβασης, δεν δικαιολογείται ξεχωριστή αμοιβή του Αναδόχου και η υλοποίησή τους καλύπτεται από την αμοιβή που λαμβάνει κατά τη φάση υλοποίησης των επιμέρους ενεργειών που περιλαμβάνεται στο σχέδιο δράσης Συμβουλευτική Ενέργεια 1.2: Παροχή Συμβουλευτικών Υπηρεσιών για την εξειδίκευσή του, την παρακολούθηση και την επικαιροποίηση του. Η παρακολούθηση της προόδου του Έργου είναι συνεχής. Ανά δίμηνο γίνεται επικαιροποίηση του ΟΕΕΣ σε ειδικό παράρτημα όπου παρατίθενται αποτελέσματα υλοποίησης και τροποποιήσεις από το αρχικώς εγκεκριμένο σχέδιο. Η τεκμηρίωση αυτού του είδους έχει πάντα χρονικό υπόβαθρο. Η επικαιροποίηση του ΟΕΕΣ έχει αναφορά στις ενέργειες που εκτελέσθηκαν, στην επικαιροποίηση της του μίγματος επικοινωνίας προβολής, στην τρέχουσα επικαιρότητα (ειδική και γενική) κ.λπ. Ο επαναπροσδιορισμός των προγραμματισμένων ενεργειών επικοινωνίας-προβολής μπορεί να γίνεται και βάσει των εκθέσεων αξιολόγησης της Ομάδας του ΕΟΦ ώστε να εξασφαλίζεται η πραγμάτωση των αναμενόμενων αποτελεσμάτων και η επίτευξη των στόχων του Σχεδίου. Προκειμένου να είναι επιτυχής, η στρατηγική επικοινωνίας -προβολής θα πρέπει: Να είναι πρωτότυπη και να ξεχωρίζει από άλλα παρεμφερή προϊόντα επικοινωνίας που αναπτύσσονται ώστε να είναι αντιληπτή και κατανοητή από τα είδη του κοινού-στόχος που προσδιορίζεται στο ΟΕΕΣ. Να έχει διαμορφωθεί με βάση τις ανάγκες για τα είδη του κοινού-στόχος που προσδιορίζεται στο ΟΕΕΣ. Να βασίζεται στην ανάδειξη στοιχείων της αποτελεσματικής ολοκληρωμένης φροντίδας υγείας από το ΕΣΥ και τη συμβολή του ΕΟΦ στην προσπάθεια αυτή, στοιχείων αγωγής υγείας που αφορούν στην καλή χρήση φαρμακευτικών προϊόντων και τέλος στοιχείων καλών πρακτικών προγραμματισμού και υλοποίησης φαρμακευτικής αγωγής από τους επαγγελματίες υγείας. 10

11 Να αξιολογείται ως προς της αποτελεσματικότητά της και να αναπροσαρμόζεται όταν αυτό θεωρείται αναγκαίο για την επίτευξη των στόχων. Ειδική ανάγκη υφίσταται ο Ανάδοχος να καταγράφει την αποτελεσματικότητα του Σχεδίου Επικοινωνίας Προβολής στο Διαδίκτυο με τη χρήση ειδικού λογισμικού-εφαρμογής. Η εφαρμογή θα πρέπει να μπορεί να εντοπίζει αλλά και να καταχωρεί σε ειδική βάση δεδομένων αναφορές στο Διαδίκτυο για το ειδικό έργο του ΕΟΦ που προσδιορίζεται στην παρούσα διακήρυξη αλλά και τα στοιχεία αναφορών στο Διαδίκτυο που αφορούν το γενικό καθήκον λειτουργίας τους. Ο Ανάδοχος θα προμηθευτεί τέτοια εφαρμογή και θα την εγκαταστήσει στον ΕΟΦ. Η εφαρμογή αυτή αποτελεί μέρος των παραδοτέων του Έργου. Ενέργεια Επικοινωνίας Προβολής 1: Δημιουργία και υλοποίηση Επικοινωνίας & Προβολής στο Διαδίκτυο Η συγκεκριμένη Ενέργεια περιλαμβάνει τη δημιουργία ειδικού Ψηφιακού Περιεχομένου ή την προσαρμογή περιεχομένου για χρήση στο Διαδίκτυο καθώς και την προβολή του περιεχομένου αυτού με καταχωρήσεις σε Διαδικτυακούς Τόπους κάθε είδους. Η δημιουργία και διαχείριση Ηλεκτρονικού Περιεχομένου στοχεύει στη τροφοδότηση του Διαδικτυακού τόπου του ΕΟΦ με κατάλληλο περιεχόμενο, ώστε να επιτευχθούν πολλαπλασιαστικά επικοινωνιακά αποτελέσματα, καθιστώντας την επίσκεψη στο δικτυακό τόπο μια «εμπειρία εκπαιδευτική». Επειδή ο Διαδικτυακός τόπος του ΕΟΦ θα πρέπει να διαθέτει χαρακτηριστικά και ιδιότητες που θα υποστηρίζουν την προώθησή του, θα πρέπει να υποδειχτεί και να εφαρμοσθεί κατάλληλη μεθοδολογία web marketing. Ενδεικτικά ως τέτοιες ιδιότητες αναφέρονται: Δυνατότητα συνεχούς βελτίωσης της θέσης κατάταξης στις γνωστές μηχανές αναζήτησης, με κατάλληλες ενέργειες του ίδιου του χρήστη. Υποστήριξη καμπανιών mail marketing, με την παροχή της δυνατότητας σχεδιασμού και αποστολής με ενημερωτικό ηλεκτρονικό φυλλάδιο (newsletter) σε οποιονδήποτε αριθμό ατόμων ή επιχειρήσεων για την γνωστοποίηση οποιουδήποτε γεγονότος. Δυνατότητα καταγραφής πλήρους σειράς στατιστικών στοιχείων κίνησης στο διαδικτυακό τόπο. Υποστήριξη ενεργειών social marketing Στο πλαίσιο αυτής της συμβολής του ο Ανάδοχος θα συνεργασθεί με τις υπηρεσίες του ΕΟΦ που θα περιλαμβάνει ενδεικτικά: Εμπλοκή του Αναδόχου στη δυναμική εφαρμογή για την εύκολη ανανέωση και διαχείριση του Διαδικτυακού τόπου, όπου περιλαμβάνεται η δυνατότητα απεριόριστων εισαγωγών δεδομένων, ανανέωση του ήδη υπάρχοντος περιεχομένου. Διαφημιστικές καταχωρήσεις σε μηχανές αναζήτησης, συνεργασία με με site που λειτουργούν συνεργατικά στην προώθηση των στόχων επικοινωνίας του ΕΟΦ. Η παραγωγή μέρους του ηλεκτρονικού υλικού γίνεται συνδυαστικά με τις ενέργειες παραγωγής ραδιοφωνικού και τηλεοπτικού ενημερωτικού υλικού. Τα παραπάνω χαρακτηριστικά είναι ενδεικτικά και όχι εξαντλητικά. Θα ληφθούν υπ όψιν και θα κριθούν θετικά οποιεσδήποτε προτάσεις επεκτείνουν και προσθέτουν αξία στα παραπάνω λειτουργικά χαρακτηριστικά. 11

12 Ενέργεια Επικοινωνίας Προβολής 2 & 3: Δημιουργία και υλοποίηση Επικοινωνίας & Προβολής σε Ραδιοφωνικό Περιβάλλον και σε Εθνικής Εμβέλειας Τηλεοπτικούς Σταθμούς Η ενέργεια αφορά στο σχεδιασμό, την παραγωγή και διανομή οπτικοακουστικού πληροφοριακού υλικού για την υποστήριξη του σχεδίου επικοινωνίας και προβολής του ΕΟΦ. Ενδεικτικά, στο πλαίσιο της παρούσας ενέργειας εντάσσονται η παραγωγή βιντεοσκοπημένου ενημερωτικού υλικού που θα διαμορφωθεί σε μορφή video news releases, τηλεοπτικών σποτ, CD Roms/DVD και web banners με γενικό και θεματικό περιεχόμενο για την επικοινωνία και προβολή του ΕΟΦ στο ευρύ κοινό. Ενδεικτικά προβλέπεται ο σχεδιασμός και η παραγωγή: Ενός γενικού διαφημιστικού σποτ για την καλή χρήση φαρμάκων (στην Ελληνική και Αγγλική γλώσσα). Πέντε θεματικών διαφημιστικών σποτ που θα αφορούν σε συγκεκριμένα θέματα επικοινωνίας και προβολής που θα προσδιοριστούν στο ΟΕΕΣ (στην Ελληνική και Αγγλική γλώσσα, υπό την προϋπόθεση ότι θα «παίζουν» στο internet για τη προβολή συγκεκριμένων ιδεών) Την παραγωγή ενός εκπαιδευτικού μηνύματος για τα παιδιά (στην Ελληνική και Αγγλική γλώσσα). Το σχεδιασμό και την παραγωγή ενός CD ROM/DVD στο οποίο θα αποτυπώνονται με περιεκτικό και καλαίσθητο τρόπο οι ποικίλες δραστηριότητες του ΕΟΦ (στην Ελληνική και Αγγλική γλώσσα). Το σχεδιασμό και την προβολή διαφημιστικών banners σε δημοφιλείς ιστοσελίδες και portals. Ο Ανάδοχος οφείλει να κάνει ανάλυση της παρουσίασης, των ιστοσελίδων και portals, της συχνότητας, της εποχικότητας και της διάρκειας προβολής των banners. Ο προσδιορισμός του περιεχομένου, της μορφής, της διάρκειας και του πλήθους του παραγόμενου οπτικοακουστικού υλικού, καθώς και του τρόπου και των μέσων διανομής τους, θα προκύψει από τις προτάσεις του Ανάδοχου, οι οποίες θα συζητηθούν και αξιολογηθούν από τον ΕΟΦ. Ενέργεια Επικοινωνίας Προβολής 4: Δημιουργία και υλοποίηση Επικοινωνίας & Προβολής σε Έντυπο Ημερήσιο & Περιοδικό Τύπο Για την υλοποίηση της ενέργειας ο Ανάδοχος θα πρέπει να προβεί στην δημιουργία ενός Media-Plan που θα αποτελεί μέρος του ΟΕΕΣ το οποίο θα περιλαμβάνει: α) Τον αριθμό των διαφημιστικών καταχωρήσεων στον ημερήσιο και περιοδικό Τύπο β) Προτάσεις δημιουργικού σχετικά με το είδος και τη μορφή των προγραμματιζόμενων καταχωρήσεων γ) Τον αριθμό, το είδος, και την ονομασία των μέσων του ημερήσιου και περιοδικού τύπου στα οποία θα γίνουν οι καταχωρήσεις δ) Το χρονοδιάγραμμα των προβλεπόμενων καταχωρήσεων ε) Το αναμενόμενο κόστος 12

13 Ο Ανάδοχος θα πρέπει να προβεί επίσης στη σύνταξη και επιμέλεια των κειμένων των καταχωρήσεων σύμφωνα με τις γενικές προδιαγραφές που ορίζονται και για την υλοποίηση της Ενέργειας Επικοινωνίας Προβολής 1 που αφορά στη δημιουργία έντυπου προωθητικού υλικού. Το media plan και τα κείμενα, θα αξιολογηθούν και θα εγκριθούν από τον ΕΟΦ. Ενδεικτικά, οι καταχωρήσεις μπορούν να γίνονται: σε τοπικό τύπο, ημερήσιο και περιοδικό σε εφημερίδες πανελλήνιας κυκλοφορίας-κυρίως Κυριακάτικες, λόγω του ότι διαβάζονται από ένα ευρύ καταναλωτικό κοινό και με μεγαλύτερη σχολαστικότητα λόγω της διαθεσιμότητας χρόνου σε ένθετα των Κυριακάτικων εφημερίδων, πολλά εκ των οποίων έχουν ειδικά αφιερώματα σε επαγγελματικές και ειδικές εκδόσεις ιατρικών εταιρειών και σε άλλα συναφή έντυπα σε άλλα επιλεγμένα μέσα του έντυπου τύπου Η τελική επιλογή του αριθμού και του είδους των καταχωρήσεων θα προκύψουν από το Media Plan που θα καταρτίσει ο Ανάδοχος, το οποίο θα εγκριθεί από την Αναθέτουσα Αρχή. Ενέργεια Επικοινωνίας Προβολής 5: Δημιουργία και υλοποίηση Επικοινωνίας & Προβολής σε Μέσα Μαζικής Μετακίνησης Η Ενέργεια χρησιμοποιεί έντυπο υλικό που σχεδιάζεται να αναρτάται ή να διανέμεται σε Μέσα Μαζικής Μετακίνησης. Η ενέργεια θα λάβει χώρα σε αστικά κέντρα και θα περιλαμβάνει το Μετρό, το Τραμ και τα Λεωφορεία, τα Αεροδρόμια της Χώρας, τους σιδηροδρόμους (ΟΣΕ και προαστιακό) καθώς και τα πλοία της ακτοπλοΐας. Ο Ανάδοχος θα σχεδιάσει για τις ανάγκες της Ενέργειας αυτής ειδικών διαστάσεων υλικό που επικολλάται, αναρτάται ή διανέμεται σε ειδικά σημεία σε σταθμούς Μέσων Μαζικής Μετακίνησης ή και σε Οχήματα. Επίσης θα πρέπει να σχεδιάσει την προβολή οπτικοακουστικού υλικού σε σημεία όπου υφίστανται οθόνες. Το υλικό αυτό θα προσδιοριστεί στο ΟΕΕΣ και θα καλυφθεί στο πλαίσιο του προϋπολογισμού της παρούσας ενέργειας. Ο τρόπος προβολής και γενικώς η υλοποίηση της ενέργειας θα προσδιοριστεί στο ΟΕΕΣ. ΠΟΣΟΤΙΚΟΣ ΠΡΟΣΔΙΟΡΙΣΜΟΣ ΦΥΣΙΚΟΥ ΑΝΤΙΚΕΙΜΕΝΟΥ Ο ποσοτικός προσδιορισμός του φυσικού αντικειμένου του Έργου προκύπτει ενδεικτικά με βάση τα δεδομένα των Συμβουλευτικών Υπηρεσιών και των Ενεργειών Επικοινωνίας και Προβολής και την ανάλυση του Πίνακα που ακολουθεί: ΠΟΣΟΤΙΚΑ ΣΤΟΙΧΕΙΑ ΣΤΟΧΩΝ ΕΡΓΟΥ ΜΟΝΑΔΑ ΜΕΤΡΗΣΗΣ ΤΙΜΗ ΣΤΟΧΟΣ Κύρια Έκδοση ΟΕΕΣ ΑΡ 1 13

14 Διμηνιαίες Εκθέσεις Προόδου ΟΕΕΣ που περιλαμβάνουν και αναθεωρημένες εκδόσεις του ΟΕΕΣ ΑΡ 5 Τελική Έκθεση Έργου για την Συνολική Παραλαβή του ΑΡ 1 Ολοκληρωμένη Ενέργεια ΕΠ1 ΑΡ 1 Ολοκληρωμένη Ενέργεια ΕΠ2 ΑΡ 1 Ολοκληρωμένη Ενέργεια ΕΠ3 ΑΡ 1 Ολοκληρωμένη Ενέργεια ΕΠ4 ΑΡ 1 Ολοκληρωμένη Ενέργεια ΕΠ5 ΑΡ 1 Για τoν αναλυτικό ποσοτικό προσδιορισμό του φυσικού αντικειμένου, την εξειδίκευση των ενεργειών και τον επιμερισμό των δαπανών θα πρέπει ο Ανάδοχος να τοποθετηθεί στη μεθοδολογική του προσέγγιση για το Marketing Plan, στο πλαίσιο του ΟΕΕΣ. 14

15 ΔΙΑΡΚΕΙΑ ΚΑΙ ΧΡΟΝΙΚΗ ΚΑΤΑΝΟΜΗ ΔΑΠΑΝΩΝ / ΧΡΟΝΟΔΙΑΓΡΑΜΜΑ ΤΟΥ ΕΡΓΟΥ Το Έργο θα πρέπει να ολοκληρωθεί σε μέγιστο χρονικό διάστημα δώδεκα (12) μηνών από την υπογραφή της σύμβασης. Από αυτά οι εννέα μήνες αφορούν οπωσδήποτε την υλοποίηση των ενεργειών επικοινωνίας προβολής. Διάστημα το πολύ τριών μηνών απαιτείται για την ολοκλήρωση και την παραλαβή της Κύριας Έκδοσης του ΟΕΕΣ. Είναι εφικτή η μικρή επικάλυψη των δύο αυτών μερών του Έργου για λόγους διευκόλυνσης της υλοποίησης. Ο Ανάδοχος θα πρέπει να εκπονήσει αναλυτικό χρονοδιάγραμμα υλοποίησης του έργου, στο οποίο θα γίνεται πρόβλεψη της μηνιαίας κατανομής των δαπανών του Έργου. Σε περίπτωση λύσης της σύμβασης για οποιονδήποτε λόγο πριν την κάλυψη του συνολικού ποσού ο Ανάδοχος απεκδύεται κάθε δικαιώματος ή αξιώσεώς του για το υπόλοιπο ποσό. Ενδεχόμενη αναθεώρηση, ανανέωση, παράταση τόσο του συμβατικού φυσικού αντικειμένου, όσο και του οικονομικού αντικειμένου κατά κατηγορία δαπάνης γίνεται κατά περίπτωση μετά από διαπραγμάτευση μεταξύ ΕΟΦ και του Αναδόχου με τους όρους και τις προϋποθέσεις που ορίζονται στις σχετικές εφαρμοστέες διατάξεις της κοινοτικής και εθνικής νομοθεσίας περί δημοσίων συμβάσεων υπηρεσιών. Σε περίπτωση κάλυψης του συνολικού ποσού του προϋπολογισμού και του φυσικού αντικειμένου, πριν τη λήξη της συμβατικής διάρκειας, η σύμβαση λύεται αυτοδίκαια και αζημίως για τον ΕΟΦ. 15

16 ΠΡΟΫΠΟΛΟΓΙΣΜΟΣ ΤΟΥ ΕΡΓΟΥ Ο προϋπολογισμός του έργου ανέρχεται σε Ευρώ Πεντακόσιες Χιλιάδες ( ) συμπεριλαμβανομένου του επιλέξιμου Φ.Π.Α. και χρηματοδοτείται από τον τακτικό προϋπολογισμό του ΕΟΦ των ετών 2012 και Η κατανομή του προϋπολογισμού ανά πακέτο εργασίας προσδιορίζεται στην προσφορά του Αναδόχου με τους εξής βασικούς περιορισμούς: 1. Για τα παραδοτέα 1.1, «Ενέργεια ΣΥ1, Σύνταξη Αρχικού ΟΕΕΣ» και 1.2 «Ενέργεια ΣΥ2, Παροχή Συμβουλευτικών Υπηρεσιών για την εξειδίκευση και την επικαιροποίηση του» δε μπορεί ο Ανάδοχος να διεκδικήσει αμοιβή μεγαλύτερη του 10% του συνολικού προϋπολογισμού του Έργου. 2. Για την καταβολή αποζημίωσης σε ΜΜΕ («media») από τον υποψήφιο Ανάδοχο θα πρέπει να προβλέπεται ποσό όχι μεγαλύτερο του 30% του προϋπολογισμού του Έργου 1. Στο πλαίσιο των εξειδικευμένων ενεργειών που θα αναλάβει να υλοποιήσει ο Ανάδοχος μπορεί να επαναπροσδιορίζεται ο προϋπολογισμός που θα διατίθεται ανά πακέτο εργασίας τηρώντας τους παραπάνω περιορισμούς. 1 ΣΗΜΕΙΩΣΗ: Το ποσό που αντιστοιχεί στις ενέργειες προβολής στα ΜΜΕ θα πρέπει να επιμεριστεί σύμφωνα με τα προβλεπόμενα στο Π.Δ.261/1997(ιδίως άρθρο 4 παρ.2) και η αμοιβή του Αναδόχου υπολογίζεται ως ποσοστό (%) επί των δαπανών των μέσων και μετά την αφαίρεση των πάσης φύσεως εκπτώσεων. 16

17 ΚΕΦΑΛΑΙΟ Β: ΓΕΝΙΚΟΙ ΟΡΟΙ ΔΙΑΓΩΝΙΣΜΟΥ Πίνακας 1: Κριτήρια Αξιολόγησης Τεχνικής Προσφοράς Α/Α Ομάδα Βαθμολογία Α 1 Α 1.1 Α 1.2 Α 1.3 Α 2 Α 2.1 Α 2.2 Α 2.3 Α 2.4 Α ΟΜΑΔΑ: Μεθοδολογική Προσέγγιση του Έργου Μεθοδολογία Εξειδίκευσης Επικοινωνιακής Στρατηγικής Αναλυτική προσέγγιση του ΟΕΕΣ και των προβλεπομένων σε αυτό ενεργειών. Τρόπος επικαιροποίησης. Ανάλυση στόχων και δράσεων, κοστολόγηση και χρονοπρογραμματισμός. Αναμενόμενα αποτελέσματα και αξιολόγηση της πρότασης της ειδικής «εικόνας» που θα πρέπει να δημιουργηθεί με βάση τα ιδιαίτερα χαρακτηριστικά του ΕΟΦ. Τεκμηρίωση προτεινομένου μίγματος και τρόπος οργάνωσης των κατηγοριών ενεργειών Επικοινωνίας Προβολής Προτάσεις και δείγματα ενεργειών που αποδεικνύουν την κατανόηση των απαιτήσεων του έργου Μεθοδολογία και Τεχνικές Υλοποίησης του Έργου Μέθοδος αξιολόγησης των δράσεων για την εκτίμηση της αποτελεσματικότητα της συνολικής επικοινωνιακής πολιτικής Συντελεστής Βαρύτητας Κριτηρίων 75% 25% % % % 50% % Δημιουργικές προτάσεις % Μέθοδοι και Εργαλεία Τεχνικής και Συμβουλευτικής Υποστήριξης της Διεύθυνσης Σχεδιασμού & Ανάπτυξης Μεθοδολογία υλοποίησης του Σχεδίου Δράσεων Επικοινωνίας (οργάνωση, εργαλεία, χρονοδιάγραμμα, παραδοτέα, διάγραμμα ροής) Β ΟΜΑΔΑ: Οργάνωση, Στελέχωση και Λειτουργία της Ομάδας Έργου % % 25% Β1 Δομή και οργάνωση Ομάδας Έργου % Β2 Συσχέτιση υλοποίησης των δράσεων του προγράμματος με αντίστοιχα έμπειρα στελέχη % ΣΥΝΟΛΟ ΒΑΘΜΩΝ Α και Β ΟΜΑΔΑΣ 100% 17