Τεχνολογικό Εκπαιδευτικό Ίδρυμα (Τ.Ε.Ι.) Καβάλος Τμήμα Διαχείρησης Πληροφοριών

Transcript

1 ηκ Α Β Α Λ Α OIL Α.Ε. ΕΐΟΤΥΐΗ ΚΑΙ ΕΚΜΕΤΑΛΛΕΥΙΜ ΥΔΡΟΓΟΝΑΝβ^ΑΚΟΝ Τεχνολογικό Εκπαιδευτικό Ίδρυμα (Τ.Ε.Ι.) Καβάλος Τμήμα Διαχείρησης Πληροφοριών UNIFIED MODELING LANGUAGEΜρ Θέμα; Εφαρμογή πληροφοριακού συστήματος η περίπτώση της ι KAVALAOIL S.A. ^ Πτυχιακή Εργασία του Παπαγεωργάκη Ιωάννη Α.Μ Επιβλέπων Καθηγητής Θανάσης Πασχαλίδης V I L T E ^ ΙΝΕ E.R.P ί I

2 Εφαρμογή Πληροφοριακού Συστήματος η Περίπτωση της KAVALAOIL S.A. Κ A Β A Λ Λ X Δ. Ο.!M^- ' ταχειρισησ ΠΑΗΡ0 0Ρ10Ν Περιεχόμενα Ap,a. ΠΡΟΛΟΓΟΣ... MMf.oqHiiy.l9..,.. Λ ΐτ Χ λ = : ^. ΚΕΦΑΛΑΙΟ 1 Η ΕΤΑΙΡΕΙΑ ΚΑΒΑΛΑΟΙΛ Α.Ε 1.1 Ιστορικό Οργάνωση της εταιρείας 1.3 Υφιστάμενο πληροφοριακά σύστημα... ΚΕΦΑΛΑΙΟ 2 ΤΟ X-LINE ΤΗΣ ALTEC Παρουσίαση Υποσυστήματα Ευέλικτο και με ανοικτή αρχιτεκτονική Επεκτασιμότητα Δυνατά σημεία Λόγος επιλογής του X-Line ΚΕΦΑΛΑΙΟ 3 Η γλώσσα μοντελοποίησης U.M.L Ορισμός υ.μ.l Χαρακτηριστικά UML Βασικά στοιχεία- σχήματα U.M.L Γιατί U.M.L ΚΕΦΑΛΑΙΟ 4 ΑΝΑΛΥΣΗ ΑΠΟΘΗΚΗΣ KABAAAOIL A Ε Το κτήριο Το προσωπικό Τα υλικά Η παραλαβή των υλικών ΚΕΦΑΛΑΙΟ 5 ΤΟ ΛΟΓΙΣΤΗΡΙΟ Το προσωπικό Υποχρεώσεις του Λογιστηρίου...26 ΤΕΙ Καβάλας Τμήμα: Διαχείριση Πληροφοριών Παπαγεωργάκης Ιωάννης Α.Μ Σελίδα 1

3 Εφαρμογή Πληροφοριακού Συστήματος η Περίπτωση της KAVALAOIL S.A. 5,3 Λογιστικό Σχέδιο της KAVALAOIL Σ,Α... ΚΕΦΑΛΑΙΟ 6 ΠΑΡΑΓΓΕΛΕΙΕΣ Η σημασία της παραγγελίας Buy Slip Δελτίο μικρό-αγορών Αίτηση Προμήθειας... ΚΕΦΑΛΑΙΟ 7 ΛΟΓΙΣΤΙΚΕΣ ΔΙΑΔΙΚΑΣΙΕΣ Δελτίο Ποσοτικής Παραλαβής (MRR) Δελτίο εσωτερικής διακίνησης (ΜΙΤ) Δελτίο Εσωτερικής Διακίνησης (MRT)... ΚΕΦΑΛΑΙΟ 8 ΤΟ X-LINE στην KAVALAOIL S.A Η Εγκατάσταση του x-line Πρώτο σκέλος εφαρμογής Δεύτερο σκέλος Τρίτο σκέλος... ΕΠΙΛΟΓΟΣ... ΒΙΒΛΙΟΓΡΑΦΙΑ... ΕΥΧΑΡΙΣΤΙΕΣ... ΤΕΙ Καβάλας Τμήμα: Διαχείριση Πληροφοριών Παπαγεωργάκης Ιωάννης Α.Μ Σελίδα 2

4 Εφαρμογή Πληροφοριακού Συστήματος η Περίπτωση της KAVALAOIL S.A. Αναμφισβήτητα ο ρόλος της ττληροφορικής στην ανάπτυξη, στην οργάνωση, και στην διοίκηση των επιχειρήσεων είναι ζωτικής σημασίας για την έκρυθμη και ομαλή λειτουργιά τους. Στην σύγχρονη εποχή όπου ο ανταγωνισμός είναι όλο και μεγαλύτερος και πολυεθνικές εισβάλουν στις εγχώριες αγορές, με τεχνογνωσία και οικονομική δύναμη, κάθε εταιρεία που ευελπιστεί στην επιβίωση της και στην ανάπτυξη της, οφείλει να εξελίσσεται και να εφαρμόζει τις τεχνολογικές προόδους. Η πληροφορίες πρέπει να είναι εύκολα προσβάσιμες από τα στελέχη μιας εταιρείας ώστε να γίνεται σωστή διαχείριση των πόρων της επιχείρησης αλλά και σωστή και έγκυρη πρόβλεψη των αναγκών της. Τα ολοκληρωμένα πληροφοριακά συστήματα που εξυπηρετούν τις ανάγκες μια μεγάλης επιχείρησης ονομάζονται E.R.P. (Enterprise Resource Planning) το πρόγραμμα που πρόκειται να αναλυθεί στην παρούσα εργασία είναι το X-Line της Altec και η εταιρεία στην οποία πρόκειται να εφαρμοστεί η ΚΑΒΑΛΑΟΙΛ Α.Ε. μια από τις μεγαλύτερες εταιρείες του νομού καβάλας στην οποία έχω την τιμή να εργάζομαι. Η παρούσα εργασία δεν είναι απλά μια θεωρητική ανάλυση, αλλά ένα υφιστάμενο έργο, το οποίο με την πολύτιμη συνεργασία όλων των τμημάτων και των εργαζομένων της εταιρείας υλοποιείτε και θα βρίσκεται σε συνεχή ανάπτυξη. Στον σχεδίασμά του έργου χρησιμοποιείτε η γλώσσα μοντελοποίησης U.M.L ( Unified Modeling Language) και η βάση του σχεδιασμού είναι οι υπάρχουσες διεργασίες και διαδικασίες το εργαλείο σχεδιασμού είναι η trial έκδοση του SmartDraw (8). Σκοπός του έργου είναι ο εκσυγχρονισμός των διαδικασιών, η γρήγορη και αποτελεσματική πρόσβαση στις πληροφορίες καθώς και η ηλεκτρονική αποθήκευση τους για ευκολία στην μελλοντική χρήση τους. Η διάρκεια υλοποίησης του έργου θα είναι περίπου ένα εξάμηνο χωρίς να είναι δεσμευτικό εφόσον δύναται να εφαρμοστεί στους περισσότερους τομείς της εταιρείας, όποτε η ανάπτυξη του μπορεί να διαρκέσει περισσότερο, προτεραιότητα είναι η εφαρμογή του στο τμήμα του λογιστηρίου της αποθήκης καθώς και στο τμήμα προμηθειών. ΤΕΙ Καβάλας Τμήμα: Διαχείριση Πληροφοριών Παπαγεωργάκης Ιωάννης Α.Μ Σελίδα 3

5 Εφαρμογή Πληροφοριακού Συστήματος η Περίπτωση της KAVALAOIL S.A. ΚΕΦΑΛΑΙΟ 1 Η ΕΤΑΙΡΕΙΑ ΚΑΒΑΛΑΟΙΛ Α.Ε. 1.1 Ιστορικό Η ΚΑΒΑΛΑ OIL Α.Ε. είναι η συνέχεια της Εταιρείας Πετρελαίων Βορείου Αιγαίου Ε.Π.Ε. (Ε.Π.Β.Α.), η οποία ξεκίνησε τις δραστηριότητες έρευνας και παραγωγής πετρελαίου στον Κόλπο της Καβάλας στο τέλος της δεκαετίας του '60. Παραθέτουμε όλα τα σημαντικά γεγονότα που καθόρισαν την πορεία του πρώτου ελληνικού πετρελαίου: 23 Δεκεμβρίου 1969: Υπογραφή της «Σύμβασης για την Έρευνα και Ανάπτυξη Υδρογονανθράκων Υγρής και Αέριας Μορφής στο Θρακικό Πέλαγος». Η Σύμβαση υπεγράφη μεταξύ του Βασιλείου της Ελλάδος και της Oceanic Exploration Company : Σχηματισμός Κοινοπραξίας μεταξύ των Εταιρειών: Oceanic (50%), Colorado (12,5%), Hellenic (12,5%), Fundamental (12,5%), White Shield (12,5%) 6 Δεκεμβρίου 1971: Εργασίες Σεισμικών Ερευνών. Η ερευνητική γεώτρηση «Ανατολική 0άσος-1» υπήρξε άκαρπη και εγκαταλείφθηκε.. 31 Δεκεμβρίου 1972: Η ερευνητική γεώτρηση «ΚΑΒΑΛΑ-1» ανακάλυψε κοίτασμα φυσικού αερίου/συμπυκνωμάτων. 8 Ιουνίου 1973: Η ερευνητική γεώτρηση «ΚΑΒΑΑΑ-2» υπήρξε άκαρπη και εγκαταλείφθηκε. 26 Νοεμβρίου 1973: Η Wintershall A.G. αγοράζει το ποσοστό συμμετοχής (12,5%) της Colorado,. 1 Φεβρουάριου 1974: Η ερευνητική γεώτρηση «ΠΡΙΝΟΣ-1» ανακαλύπτει το κοίτασμα «ΠΡΙΝΟΣ» με δοκιμαστική ροή 2950 βαρέλια την ημέρα αργού πετρελαίου.. 28 Μαρτίου 1974: Η ερευνητική γεώτρηση «ΠΡΙΝΟΣ-2» επιβεβαιώνει την ανακάλυψη του κοιτάσματος «ΠΡΙΝΟΣ» με δοκιμαστική ροή 3600 βαρέλια την ημέρα αργού πετρελαίου. ΤΕΙ Καβάλας Τμήμα: Διαχείριση Πληροφοριών Παπαγεωργάκης Ιωάννης Α.Μ Σελίδα 4

6 Εφαρμογή Πληροφοριακού Συστήματος ή Περίπτωση της KAVALAOIL S.A. Μάιος 1974: Τα ποσοστά συμμετοχής στην Κοινοπραξία αλλάζουν ως εξής: Oceanic (68,75%), Hellenic (12,50%), White Shield (6,25%), Wintershall (12,50%).Ετοιμάζονται τα σχέδια Εκμετάλλευσης. Νοέμβριος Απρίλιος 1976: Οι γεωτρήσεις «ΠΡΙΝΟΣ-3» και «ΠΡΙΝΟΣ-4» επιβεβαιώνουν την ύπαρξη του κοιτάσματος «ΠΡΙΝΟΣ». 6 Ιουνίου 1976: Η ερευνητική γεώτρηση «ΑΜΜΩΔΗΣ-1» εντοπίζει ενδείξεις πετρελαίου και εγκαταλείπεται. 28 Αυγούστου 1976: Η Εταιρεία Denison Mines Ltd. αγοράζει το ποσοστό συμμετοχής (68,75%) της Oceanic. 4 Δεκεμβρίου 1976: Ιδρύεται η Εταιρεία Πετρελαίων Βορείου Αιγαίου Ε.Π.Ε. σαν εντολοδόχος των δραστηριοτήτων της Κοινοπραξίας στην Ελλάδα. Ιούλιος 1977: Οι γεωτρήσεις οριοθέτησης «ΠΡΙΝΟΣ-5/5Α» και «ΠΡΙΝΟΣ-6» προσδιορίζουν την έκταση του κοιτάσματος «ΠΡΙΝΟΣ».. Ιούλιος 1979: Εγκατάσταση των εξεδρών γεωτρήσεων «ΑΛΦΑ» και «ΒΗΤΑ» στον Πρίνο.» 27 Ιουλίου 1980: Ολοκληρώνεται η εγκατάσταση της εξέδρας παραγωγής αερίου «ΚΑΠΠΑ» στη Νότια Καβάλα. Οκτώβριος 1980: Ολοκλήρωση της τοποθέτησης των υποθαλάσσιων αγωγών. 24 Μάί'ου 1981: Επίσημα εγκαίνια του συνόλου των εγκαταστάσεων παραγωγής πετρελαίου και αερίου των κοιτασμάτων Πρίνου / Νότιας Καβάλας. Έναρξη της παραγωγής αερίου Νότιας Καβάλας. 1 Ιουλίου 1981: Σταδιακή έναρξη λειτουργίας των εγκαταστάσεων παραγωγής πετρελαίου του «ΠΡΙΝΟΥ». Στο τέλος του μήνα όλες οι εγκαταστάσεις (θαλάσσιες και χερσαίες) βρίσκονται σε λειτουργία. Αύγουστος 1982: Το κοίτασμα του Πρίνου παράγει βαρέλια την ημέρα αργό πετρέλαιο σύμφωνα με το σχεδιασμό των εγκαταστάσεων. 5 Νοεμβρίου 1985: Η ΔΕΠ γίνεται ισότιμο μέλος της κοινοπραξίας (0% σε γνωστές περιοχές, 15% σε γειτονικές περιοχές που έχουν ήδη ερευνηθεί πλήρως γεωλογικά, 25% σε γειτονικές περιοχές που δεν έχουν ερευνηθεί πλήρως) : Ανακαλύπτεται το κοίτασμα «ΒΟΡΕΙΟΣ ΠΡΙΝΟΣ» με ερευνητική γεώτρηση 3 χιλιόμετρα βόρεια των εξεδρών του Πρίνου. ΤΕΙ Καβάλας Τμήμα: Διαχείρισή Πληροφοριών Παπαγεωργάκης Ιωάννης Α.Μ 1442 Σελίδα 5

7 Εφαρμογή Πληροφοριακού Συστήματος η Περίτπωσή της KAVALAOIL S.A, Αύγουστος 1996: Γίνεται ανάπτυξη του κοιτάσματος του «ΒΟΡΕΙΟΥ ΠΡΙΝΟΥ» με μια οριζόντια γεώτρηση από την εξέδρα «ΑΛΦΑ». Αρχίζει η παραγωγή που καλύπτει το 20% περίπου της συνολικής παραγωγής αργού πετρελαίου. Δεκέμβριος 1998: Διακόπτεται η παραγωγή πετρελαίου και αερίου λόγω της σταδιακής μείωσης της ροής και των τιμών πετρελαίου που καθιστούν οικονομικά ασύμφορη τη λειτουργία. Μάιος 1999: Αποχωρεί οριστικά η Κοινοπραξία των ξένων Εταιρειών (N.A.P.C.) και οι εγκαταστάσεις, βάσει της αρχικής συμφωνίας περιέρχονται στην κυριότητα του Ελληνικού Δημοσίου, το οποίο αναθέτει τη φύλαξη και συντήρηση των εγκαταστάσεων στην τεχνική Εταιρεία ΕΥΡΩΤΕΧΝΙΚΗ Α.Ε. 23 Νοεμβρίου 1999: Κύρωση της Σύμβασης 2779/99 μεταξύ του Ελληνικού Δημοσίου και της ΚΑΒΑΛΑ OIL Α.Ε. που συγκροτείται από δύο εταίρους, την ΕΥΡΩΤΕΧΝΙΚΗ Α.Ε. (67%) και το Συνεταιρισμό των Εργαζομένων (33%). Δεκέμβριος 1999: Επαναλειτουργούν οι εγκαταστάσεις με την ΚΑΒΑΛΑ OIL Α.Ε. Λόγω του μικρότερου αριθμού των εργαζομένων και της ανόδου των τιμών του πετρελαίου η λειτουργία των εγκαταστάσεων είναι πλέον συμφέρουσα. Ιανουάριος 2001: Ανακαλύπτεται το κοίτασμα όξινου πετρελαίου του «ΕΨΙΛΟΝ» με ερευνητική γεώτρηση 4 χιλιόμετρα δυτικά του Πρίνου. Ιούλιος 2002: Επιβεβαιώνεται το κοίτασμα του «ΕΨΙΛΟΝ» με τη γεώτρηση «ΕΨΙΛΟΝ-1Α». 19 Ιουνίου 2003: Παρατείνεται η Αδεια Εκμετάλλευσης της περιοχής του Πρίνου για 5 έτη δηλαδή μέχρι 19/06/2008 λόγω της ανακάλυψης του εκμεταλλεύσιμου κοιτάσματος «ΕΨΙΛΟΝ». Σεπτέμβριος 2003: Το 86,11% των μετοχών της ΕΥΡΩΤΕΧΝΙΚΗΣ Α.Ε. στην ΚΑΒΑΛΑ OIL Α.Ε. περιέρχεται στην Εταιρεία REGAL PETROLEUM pic. η οποία δεσμεύεται να προχωρήσει στην υλοποίηση μεγάλου επενδυτικού και αναπτυξιακού προγράμματος στην περιοχή εκμετάλλευσης. Ιανουάριος 2004: Ερευνητική γεώτρηση ΚΑΛΛΙΡΑΧΗ-1 στην περιοχή της Καλλιράχης με μη ενθαρρυντικά αποτελέσματα. ΤΕΙ Καβάλας Τμήμα: Διαχείριση Πλήροφοριών Παπαγεωργάκής Ιωάννης Α.Μ Σελίδα 6

8 Εφαρμογή Πληροφοριακού Συστήματος ή Περίπτωσή της KAVALAOIL S.A. Ιανουάριος 2005: Μια δεύτερη επιβεβαιωτική γεώτρηση ΚΑΛΛΙΡΑΧΗ-2 στην περιοχή της Καλλιράχης έδειξε ότι το κοίτασμα της Καλλιράχης δεν είναι εμπορικά εκμεταλλεύσιμο. Σεπτέμβριος 2005: Η Διοίκηση της Εταιρείας περιέρχεται σε αυτοδιαχείριση των εργαζομένων. 2006: Διόρθωση της οικονομικής εικόνας της Εταιρείας. Δεκέμβριος 2007: Η Ενεργειακή Αιγαίου εξαγοράζει το σύνολο των μετοχών της εταιρείας «Ευρωτεχνική Α.Ε», μέτοχο πλειοψηφίας στην εταιρεία «ΚΑΒΑΛΑ OIL Α.Ε.» Φεβρουάριος 2009; Το γεωτρύπανο Energy Exerter φτάνει στον κόλπο της Καβάλας και αρχίζει το πρόγραμμα γεωτρήσεων με αποτέλεσμα την προσθήκη στην παραγωγή του κοιτάσματος του βόρειου Πρίνου Σεπτέμβριος 2009: Το γεωτρύπανο Ensco85 φτάνει στο κόλπο της Καβάλας για την πραγματοποίηση γεώτρησης στο κοίτασμα ΕΨΙΛΟΝ (3) ΤΕΙ Καβάλας Τμήμα: Διαχείρισή Πλήροφοριών Παπαγεωργάκης Ιωάννης Α.Μ Σελίδα 7

9 Εφαρμογή Πληροφοριακού Συστήματος ή Περίτττωση τής KAVALAOIL S.A. 1.2 Οργάνωση της εταιρείας Στον πίνακα 1 παρατίθεται το οργανόγραμμα της εταιρείας Πίνακας 1 Το τμήμα Παραγωγής και Γεωτρήσεων είναι υπεύθυνο για τις γεωτρήσεις που πραγματοποιούνται ή πρόκειται να πραγματοποιηθούν, καθώς επίσης και για της εγκαταστάσεις, τα υλικά που βρίσκονται στα πηγάδια παραγωγής πετρελαίου. Επίσης αναλαμβάνει την εξερεύνηση- ανακάλυψη καινούργιων κοιτασμάτων. Το τμήμα Θαλάσσιων Εγκαταστάσεων είναι υπεύθυνο για την ομαλή λειτουργία των εξεδρών εξόρυξης, για τα μηχανήματα που υπάρχουν σε αυτές, και για την συντήρηση αυτών. ΤΕΙ Καβάλας Τμήμα: Διαχείριση Πληροφοριών Παπαγεωργάκης Ιωάννης Α.Μ Σελίδα 8

10 Εφαρμογή Πληροφοριακού Συστήματος η Περίπτωση της KAVALAOIL S.A. Το τμήμα Χερσαίων Εγκαταστάσεων είναι υπεύθυνο για την ομαλή λειτουργία των μονάδων παραγωγής στις χερσαίες εγκαταστάσεις. Το πετρέλαιο από την εξόρυξη στην Καβάλα είναι όξινο και με μεγάλη περιεκτικότητα σε υδρόθειο ένα άκρως τοξικό και επικίνδυνο αέριο, για το λόγο αυτό είναι απαραίτητη η επεξεργασία του και ο διαχωρισμός του πετρελαίου από το υδρόθειο. Το υδρόθειο δεν είναι δυνατό να ελευθερωθεί ακατέργαστο στην ατμόσφαιρα, αυτή είναι και η δουλεία των χερσαίων εγκαταστάσεων στην Καρβάλη η επεξεργασία του υδρόθειου και η μετατροπή του σε αβλαβή αέρια για την απελευθέρωση τους στην ατμόσφαιρα. Το τμήμα Τεχνικών Υπηρεσιών Ηλεκτρολογικών και Οργάνων είναι υπεύθυνο για την σωστή λειτουργιά, συντήρηση και αναβάθμιση των μηχανημάτων και οργάνων τόσο στις χερσαίες όσο και στις θαλάσσιες εγκαταστάσεις. Το τμήμα Μηχανολογικών υπηρεσιών είναι υπεύθυνο για της μηχανολογικές εγκαταστάσεις συντήρηση-επισκευή και για την δημιουργία νέων όταν χρειάζονται. Το τμήμα Μεταφορών και Προμηθειών είναι υπεύθυνο για τις μεταφορές υλικών στις εξέδρες και τις παραγγελίες υλικών. Το τμήμα Διοικητικών και Οικονομικών Υπηρεσιών είναι υπεύθυνο για την διεκπεραίωση των οικονομικών υποθέσεων της εταιρείας. Το κάθε τμήμα όπως φαίνεται και από το επίσημο οργανόγραμμα της επιχείρησης είναι χωρισμένο σε υποτμήματα με συγκεκριμένες υποχρεώσεις ευθύνες και αρμοδιότητες. Ολα τα τμήματα επικοινωνούν μεταξύ τους με συγκεκριμένα προ εκτυπωμένα έντυπα στην πλειοψηφία τους χειρόγραφα. Παρόλο που στην παρούσα πτυχιακή εργασία θα δοθεί εξέχουσα βαρύτητα στα τμήματα των Διοικητικών- Οικονομικών Υπηρεσιών και στο Μεταφορών-Προμηθειών και στα οποία θα γίνει και λεπτομερείς ανάλυση παρακάτω, απώτερος σκοπός είναι η ενσωμάτωση όλων των τμημάτων σε ένα ενοποιημένο πληροφοριακό σύστημα για την πλήρη αξιοποίηση των δυνατοτήτων και των πληροφοριών από ένα τέτοιο πληροφοριακό σύστημα. ΤΕΙ Καβάλας Τμήμα; Διαχείριση Πληροφοριών Παπαγεωργάκης Ιωάννης Α.Μ Σελίδα 9

11 Εφαρμογή Πληροφοριακού Συστήματος η Περίπτωση της KAVALAOIL S.A. 1.3 Υφιστάμενο πληροφοριακό σύστημα Μετά την αποχώρηση της N.A.P.C (βλ. ιστορικό) και την δυσχερή οικονομική θέση στην οποία έφεραν οι μετέπειτα διοικήσεις την εταιρεία οι πόροι που μπόρεσε η εταιρεία να διαθέσει για την ανάπτυξη των πληροφοριακών της συστημάτων ήταν ελάχιστοι, μέχρι πρότινος όπου και ανέλαβαν οι εργαζόμενοι την διοίκηση και μετά την συμφωνία με την Ενεργειακή Αιγαίου το υλικό τόσο σε επίπεδο hardware όσο και software ήταν απαρχαιωμένο. Κάτι απολύτως φυσιολογικό λόγω του ότι πρώτιστος στόχος της εταιρείας και λόγω του αντικειμένου ενασχόλησης (παραγωγή και εξόρυξη πετρελαίου) ήταν και είναι η ασφάλεια των εργαζομένων σε αυτήν καθώς και η προστασία του περιβάλλοντος. Επομένως τα διαθέσιμα κεφάλαια πήγαιναν προς αυτήν την κατεύθυνση καθώς και στην προσπάθεια να μην κλείσει η εταιρεία. Από την αρχή της εργασίας μου στην εταιρεία διαπίστωσα τις ελλείψεις κυρίως στο επίπεδο εφαρμογών (επίπεδο 7 του μοντέλου OSI) στα άλλα επίπεδα και κυρίως το φυσικό είχαν πραγματοποιηθεί πολύ καλές αναβαθμίσεις καθώς και η μεγαλύτερη ασύρματη ζεύξη πάνω από την θάλασσα για την Ελλάδα. Αναβαθμίσεις έγιναν και στην πλειοψηφία των υπολογιστών των χρηστών με αποτέλεσμα η λειτουργία τους να θεωρείται άκρως ικανοποιητική. Απαρχαιωμένη ήταν και είναι και η τοπολογίαπολιτική δικτύου οργανωμένη σε (Workgroup), ενώ η προτεινόμενη για το μέγεθος της εταιρείας είναι η πολιτική- οργάνωση σε (domain). Το τμήμα του λογιστηρίου χρησιμοποιεί ένα εμπορικό πρόγραμμα, το ΚΕΦΑΛΑΙΟ το οποίο είναι από τα πιο γνωστά εμπορικά προγράμματα, αλλά απευθύνεται σε μικρομεσαίες επιχειρήσεις λιανικού εμπορίου και δεν μπορεί να καλύψει τις ανάγκες μια μεγάλης εταιρείας όπως είναι η ΚΑΒΑΛΑΟΙΛ Α.Ε. Ακριβώς για τον λόγω αυτό χρησιμοποιούν 2 εκδόσεις του ΚΕΦΑΛΑΙΟΥ προκειμένου εν μέρει να καλύψουν τις ανάγκες χωρίς αυτό να είναι εφικτό και παράλληλα να χρησιμοποιούν υπολογιστικά φύλλα (EXCEL) για την εξαγωγή συμπερασμάτων. Στην συνέχεια θα γίνει λεπτομερέστατη ανάλυση των υφιστάμενων διεργασιών καθώς και των ιδιαιτεροτήτων που χαρακτηρίζουν το λογιστήριο. Το τμήμα προσωπικού επίσης χρησιμοποιεί το Pay Roll της Altec το οποίο αναγκάστηκα λόγω τέλους της υποστήριξης του από την Altec θα αναβαθμιστεί στο Atlantis Pay Roll. ΤΕΙ Καβάλας Τμήμα: Διαχείριση Πληροφοριών Παπαγεωργάκης Ιωάννης Α.Μ Σελίδα 10

12 Εφαρμογή Πληροφοριακού Συστήματος η Περίπτωση της KAVALAOIL S.A. Το τμήμα της αποθήκης ένα από τα βασικότερα για την έκρυθμη λειτουργία της εταιρείας αλλά και την ασφάλεια χρησιμοποιεί χειρόγραφες καρτέλες αρχειοθέτησης για τον έλεγχο των αποθεμάτων. Αποθέματα έκτων οποίων τα περισσότερα πρέπει να βρίσκονται στην άμεση διάθεση των διάφορων τμημάτων της επιχείρησης. Το τμήμα παραγγελιών επίσης άμεσα συνδεδεμένο με την αποθήκη χρησιμοποιεί ένα σύστημα αρχειοθέτησης και παρακολούθησης των παραγγελιών βασισμένο σε φακέλους έντυπων. Αλλά και τα υπόλοιπα τμήματα επικοινωνούν μέσω και με προ-εκτυπωμένες φόρμες ή φόρμες που έχει φτιάξει ο κάθε χρήστης ανάλογα με τις ανάγκες του. Με αποτέλεσμα οι πληροφορίες να είναι δύσχρηστες, ο κάθε χρήστης να πρέπει να τις προσαρμόζει στις ανάγκες του, να μην γίνεται μηχανογραφημένη αποθήκευση τους ώστε να είναι εύκολα προσβάσιμες,να υπάρχουν διπλοεγγραφές και γενικότερα να υπάρχει δυσκινησία στην μετάδοση των πληροφοριών. ΤΕΙ Καβάλας Τμήμα: Διαχείριση Πληροφοριών Παπαγεωργάκης Ιωάννης Α.Μ Σελίδα 11

13 1 Εφαρμογή Πληροφοριακού Συστήματος η Περίπτωση της KAVALAOIL S.A, ΚΕΦΑΛΑΙΟ 2 ΤΟ X-LINE ΤΗΣ ALTEC 2.1 Παρουσίαση Το πληροφοριακό σύστημα Altec xline ERP είναι μία εφαρμογή ERP που ανταποκρίνεται με πληρότητα στις σύγχρονες απαιτήσεις για ενιαία διαχείριση όλων των δεδομένων της επιχείρησης και καλύπτει άμεσα και αποτελεσματικά την ανάγκη ανταλλαγής πληροφοριών μεταξύ επιχειρήσεων και απομακρυσμένων σημείων πώλησης και παραγωγής.(4) Συστήματα ενδοεπιχειρησιακού σχεδιασμού (Enterprise Resource Planning) (στόχος ενός συστήματος ERP είναι η ολοκλήρωση των επιμέρους διαδικασιών μέσα στην επιχείρηση στις οποίες εμπλέκονται τα διάφορα τμήματα (λογιστήριο, παραγωγή, πωλήσεις, κλπ.), έτσι ώστε να μπορεί αυτή να διεκπεραιώνει τις κύριες επιχειρηματικές δραστηριότητές της. Η "ολοκλήρωση" αποτελεί και τη λέξη-κλειδί, αφού η εγκατάσταση ενός συστήματος ERP δημιουργεί καλύτερες δομές στην επιχείρηση, οι οποίες επιτρέπουν στους εργαζόμενους να εργαστούν αποτελεσματικότερα και πιο παραγωγικά.(7) 2.2 Υποσυστήματα Τα υποσυστήματα του Altec xline ERP καλύπτουν ευέλικτα, λειτουργικά και σύννομα τις ισχύουσες φοροτεχνικές ρυθμίσεις. Το προϊόν απαρτίζεται από τα εξής υποσυστήματα:.χρηματοοικονομικά.λογιστικό γραφείο.λογιστική.αποθέματα.πάγια.αγορές.πωλήσεις & Διανομές.On-line - Off-line Λιανική.CRM.Υπηρεσίες ΤΕΙ Καβάλας Τμήμα: Διαχείριση Πληροφοριών Παπαγεωργάκης Ιωάννης Α.Μ, 1442 Σελίδα 12

14 Εφαρμογή Πληροφοριακού Συστήματος η Περίτπωση της KAVALAOIL S.A,.Εμπορική και βιομηχανική κοστολόγηση.διαχείριση service.advanced Reporting Tools.Παραγωγή.Προϋπολογισμοί.MIS.Business Intelligence.Web Services Server To Altec xline ERP διαχειρίζεται απεριόριστο όγκο δεδομένων και υποστηρίζει την ταυτόχρσνη εργασία απεριόριστου αριθμού χρηστών. Παράλληλα, διαθέτει ένα ισχυρό σύστημα ασφαλείας για τον απόλυτο έλεγχο της πρόσβασης των χρηστών, ανάλογα με τις αρμοδιότητες του καθενός, στα αρχεία δεδομένων, στις λειτουργικές εργασίες, στις βοηθητικές εφαρμογές και στα περιφερειακά.(5) 2.3 Ευέλικτο και με ανοικτή αρχιτεκτονική Το Altec xline ERP, βασισμένο στην προηγμένη τεχνολογία ROADS, είναι ένα σύστημα ανοιχτής αρχιτεκτονικής, που αξιοποιεί πλήρως τις δυνατότητες των πιο αξιόπιστων σχεσιακών βάσεων δεδομένων (RDBMS), ενώ λειτουργεί στις δημοφιλέστερες πλατφόρμες. Επίσης, μπορεί να συνδέεται απευθείας με τις εφαρμογές του MS Office, καθώς και με όλα τα προηγμένα τεχνολογικά προϊόντα Πληροφορικής ή τηλεπικοινωνιών. Το ιδιαίτερα εργονομικό, φιλικό και εύχρηστο περιβάλλον εργασίας της εφαρμογής καθιστά πανεύκολη την εκμάθηση και τη χρήση της. Επιτρέπει μάλιστα τη δημιουργία των δικών σας γραμμών εργαλείων (toolbars), εμφανίζει τα υποσυστήματα του οργανωμένα σε δενδρική δομή, ενώ οι νέοι δυναμικοί browsers καθιστούν πιο λειτουργική την εμφάνιση των δεδομένων. Επιπλέον, ο καινοτόμος μηχανισμός επικοινωνίας μεταξύ εφαρμογής και χρήστη και το έξυπνο σύστημα εργαλείων καθοδήγησης (Wizards) επιτρέπουν την εκτέλεση σύνθετων εργασιών ακόμη και από μη εξοικειωμένους με την εφαρμογή χρήστες. ΤΕΙ Καβάλας Τμήμα: Διαχείριση Πληροφοριών Παπαγεωργάκης Ιωάννης Α.Μ Σελίδα 13

15 Εφαρμογή Πληροφοριακού Συστήματος η Περίπτωσή της KAVALAOIL S.A. Παράλληλα, το Altec xline ERP ενσωματώνει την ιδιαίτερα εξυπηρετική λειτουργία αυτόματης μεταφοράς δεδομένων από άλλες εφαρμογές (data migration), χωρίς να απαιτεί τη διακοπή της εργασίας των χρηστών και του συστήματος μηχανογράφησης.(5) 2.4 Επεκτασιμότητα Το Altec xline ERP μπορεί να επεκτείνεται με την προσθήκη επιπλέον υποσυστημάτων χωρίς καμία απολύτως μετατροπή ή πρόσθετη εργασία. Έτσι, μπορεί να καλύπτει άμεσα τις αυξημένες ανάγκες της επιχείρησής σας, όταν χρειαστείτε περισσότερη λειτουργικότητα. Εναλλακτικά, μπορείτε να μεταβείτε άμεσα στο μεγαλύτερο σύστημα Altec Atlantis II ERP χωρίς πρόσθετη διαδικασία εκμάθησης, αψού τα δύο συστήματα διέπονται από την ίδια σχεδιαστική φιλοσοφία.(5) 2.5 Δυνατά σημεία 1. Σύγχρονο και πρωτοποριακό περιβάλλον εργασίας, απόλυτα προσαρμόσιμο στον ιδιαίτερο τρόπο εργασίας κάθε χρήστη 2. Wizards καθοδήγησης των χρηστών ακόμη και στις πιο σύνθετες εργασίες 3. Εργαλείο data migration για την αυτόματη μεταφορά δεδομένων από άλλες εφαρμογές 4. Δυνατότητα διαχείρισης εγγράφων (εισαγωγή και ανάκτηση, εμφάνιση και επεξεργασία, αρχειοθέτηση εισερχόμενων παραστατικών) 5. Έτοιμα μοντέλα παραμετροποίησης(5) ΤΕΙ Καβάλας Τμήμα: Διαχείριση Πληροφοριών Παπαγεωργάκης Ιωάννης Α.Μ 1442 Σελίδα 14

16 Εφαρμογή Πληροφοριακού Συστήματος ή Περίπτωση της KAVALAOIL S.A. 2.6 Λόγος επιλογής του X-Line Κύριος λόγος επιλογής του συγκεκριμένου E.R.P υπήρξε το είναι δυνατή η μεταφορά όλων των δεδομένων από τις εκδόσεις του ΚΕΦΑΛΑΙΟΥ που ήδη χρησιμοποιείται καθώς επίσης ήταν και οικονομικά συμφέρουσα επιλογή για την εταιρεία επιπρόσθετα η κύρια μέτοχος εταιρεία η Ενεργειακή Αιγαίου χρησιμοποιεί το ίδιο λογισμικό επομένως θα υπάρχει απόλυτη συμβατότητα μεταξύ των δυο εταιρειών. Ένας επιπρόσθετος λόγος ήταν και η τιμή του η οποία είναι ιδιαίτερα προσιτή και η σχέση απόδοσης με τιμή πάρα πολύ ικανοποιητική, υπάρχει επίσης απόλυτη συμβατότητα με το μεγαλύτερο ERP πρόγραμμα της Altec το Atlantis. ΤΕΙ Καβάλας Τμήμα: Διαχείριση Πληροφοριών Παπαγεωργάκης Ιωάννης Α.Μ Σελίδα 15

17 Εφαρμογή Πληροφοριακού Συστήματος η Περίτπωση της KAVALAOIL S.A. ΚΕΦΑΛΑΙΟ 3 Η γλώσσα μοντελοποίησης U.M.L 3.1 Ορισμός U.M.L. Η ενοποιημένη γλώσσα σχεδιασμού (unified modeling language) (UML) είναι μια γραφική γλώσσα για την οπτική παράσταση, τη διαμόρφωση προδιαγραφών και την τεκμηρίωση συστημάτων που βασίζονται σε λογισμικό. Η UML στοχεύει στο σχεδίασμά αντικειμενοστραφών συστημάτων. Το σχέδιο είναι μια απλοποιημένη παράσταση της πραγματικότητας. (1) Σχεδιάζουμε για να μπορέσουμε να καταλάβουμε το σύστημα που αναπτύσσουμε. Έτσι δημιουργώντας ένα σχέδιο επιτυγχάνουμε τέσσερεις στόχους: 1. παριστάνουμε οπτικά το σύστημα που έχουμε ή θέλουμε να κατασκευάσουμε, 2. προσδιορίζουμε τη δομή και τη συμπεριφορά του συστήματος, 3. δημιουργούμε ένα πρότυπο για να βασίσουμε την κατασκευή του συστήματος, 4. τεκμηριώνουμε τις αποφάσεις που λάβαμε. Σε όλους τους τεχνολογικούς τομείς ο σχεδιασμός βασίζεται σε τέσσερεις βασικές αρχές: 1. η επιλογή του είδους του σχεδίου έχει επίπτωση στον τρόπο και την μορφή επίλυσης του προβλήματος, 2. όλα τα σχέδια εκφράζονται σε διαφορετικές βαθμίδες ακρίβειας, 3. τα καλύτερα σχέδια σχετίζονται με την πραγματικότητα, 4. ένα είδος σχεδίων δεν είναι ποτέ αρκετό. Η UML περιλαμβάνει τρία βασικά στοιχεία: 1. Οντότητες 2. Σχέσεις 3. Διαγράμματα (2) ΤΕΙ Καβάλας Τμήμα: Διαχείριση Πληροφοριών Παπαγεωργάκης Ιωάννης Α.Μ Σελίδα 16

18 Εφαρμογή Πληροφοριακού Συστήματος ή Περίτπωση της KAVALAOIL S.A. 3.2 Χαρακτηριστικά UML Η ευκολότερη αντιστοίχηση με έννοιες του ττραγματικού κόσμου μέσω της ομαδοποίησης δεδομένων και λειτουργιών μέσα στις κλάσεις. Είναι περισσότερο κατανοητή η αναπαράσταση οντοτήτων από ένα ενιαίο συστατικό λογισμικού παρά από πολλά ανεξάρτητα μεταξύ τους. Η δυνατότητα κάθε κλάσης να διαχειρίζεται μέσω των λειτουργιών της τα δεδομένα που περικλείει κάθε κλάση έχει την ευθύνη να μεταβάλλει και να διαθέτει στο περιβάλλον της τα δεδομένα που περικλείει. Για πολλά χρόνια επικράτησε μια σύγχυση και ένας πλουραλισμός συμβολισμών που οφείλονταν στο σχετικά νέο της εμφάνισης της αντικειμενοστραφούς τεχνολογίας στους κατασκευαστές λογισμικού στη μη επικράτηση κάποιας προσέγγισης, στον ανταγωνισμό αγοράς εργαλείων και συμβουλευτικών υπηρεσιών ανάπτυξης λογισμικού στη δομημένη κουλτούρα των περισσότερων κατασκευαστών λογισμικού, στην περιορισμένη ευρύτητα του πεδίου εφαρμογών των οποίων η ανάπτυξη με αντικειμενοστραφή λογική θα ήταν περισσότερο πρόσφορη. Τα πρώτα βήματα έγιναν στις αρχές της δεκαετίας 1990 με την συνεργασία των επικρατέστερων αντικειμενοστραφών προσεγγίσεων ανάπτυξης λογισμικσύ Booch, Jacabson, Rumbaugh και τη σύμπραξη μεγάλων κατασκευαστών λογισμικού και εργαλείων Digital equipment, Heweitt Packard, Oracle, Texas instruments, Unisys, Microsoft. H συνεργασία αυτή κατέληξε στην περιγραφή ενός προτύπου συμβολισμών τη UML. Η ενοποιημένη γλώσσα σχεδιασμού είναι μια γραφική γλώσσα για την οπτική παράσταση, τη διαμόρφωση προδιαγραφών και την τεκμηρίωση συστημάτων που βασίζονται σε λογισμικό. Στοχεύει στο σχεδιασμό αντικειμενοστραφών συστημάτων. Τσ σχέδιο είναι μια απλοποιημένη παράσταση της πραγματικότητας. Έτσι δημιουργώντας ένα σχέδιο επιτυγχάνουμε τέσσερις στόχους: Παριστάνουμε οπτικά το σύστημα που έχουμε ή θέλουμε να κατασκευάσουμε. Προσδιορίζουμε τη δομή και τη συμπεριφορά του συστήματος. ΤΕΙ Καβάλας Τμήμα: Διαχείριση Πληροφοριών Παπαγεωργάκης Ιωάννης Α.Μ 1442 Σελίδα 17

19 Εφαρμογή Πληροφοριακού Συστήματος η Περίτπωσή της KAVALAOIL S.A. Δημιουργούμε ένα πρότυπο για να βασίσουμε την κατασκευή του συστήματος. Τεκμηριώνουμε τις αποφάσεις που λάβαμε. Σε όλους τους τεχνολογικούς τομείς ο σχεδιασμός βασίζεται σε τέσσερις βασικές αρχές: Η επιλογή του είδους του σχεδίου έχει επίπτωση στον τρόπο και την μορφή επίλυσης του προβλήματος. 1. Όλα τα σχέδια εφαρμόζονται σε διαφορετικές βαθμίδες ακρίβειας. 2. Τα καλύτερα σχέδια σχετίζονται με την πραγματικότητα. 3. Ένα είδος σχεδίων δεν είναι ποτέ αρκετό. Είναι μια πλήρης και πλούσια γλώσσα με εξαιρετικά ευρύ πεδίο εφαρμογής. Είναι μια οπτική (visual) γλώσσα μοντελοποίησης. Έχει εκφραστικές δυνατότητες για την Απεικόνιση, Προδιαγραφή, Τεκμηρίωση, Κατασκευή. Των προϊόντων της αναπτυξιακής διαδικασίας συστημάτων λογισμικού ή όχι. Είναι γλώσσα μοντελοποίησης και όχι μέθοδος. Είναι απόγονος του κύματος των αντικειμενοστραφών μεθόδων ανάλυσης και σχεδιασμού που εμφανίστηκαν στα τέλη της δεκαετίας του '80. αποτελεί τώρα πρότυπο της OMG (object management group / ομάδα διαχείρισης αντικειμένων). Προήλθε από την ενοποίηση των συμβολισμών που χρησιμοποιούσαν οι μεθοδολογίες Booch, ΟΜΤ, Oose...Ενσωματώνει τις ιδέες καλής πρακτικής από τη βιομηχανία λογισμικού. Υλοποιεί την ανάγκη της βιομηχανίας λογισμικού για μια ενιαία γλώσσα μοντελοποίησης. Είναι εκφραστική, εκτενής, επεκτάσιμη, επακριβώς ορισμένη.(6) ΤΕΙ Καβάλας Τμήμα: Διαχείριση Πληροφοριών Παπαγεωργάκης Ιωάννης Α.Μ Σελίδα 18

20 1 Εφαρμογή Πληροφοριακού Συστήματος η Περίτπωση της KAVALAOIL S.A. 3.3 Βασικά στοιχεία- σχήματα U.M.L. Περιπτώσεις χρήσεων (Use cases). I ο Ο. Η περιγραφή μιας σειράς ενεργειών που πραγματοποιούνται σε ένα σύστημα και παράγουν χρήσιμο αποτέλεσμα. Πακέτα (Packages) Κλάσεις (Classes) a θ Αντικείμενα (Objects) ΓΠ Συστατικό (Component) Γενικής χρήσεως μηχανισμός για την οργάνωση συστατικών κατά το σχεδίασμά Η περιγραφή μιας ομάδας αντικειμένων με ίδια χαρακτήριστικά, λειτουργίες, σχέσεις και σημασιολογία Στιγμιότυπα των κλάσεων Σχεδιαστικά κομμάτι του συστήματος που κρύβει την υλοποίηση του πίσω από διεπαφές Διεπαφή (Interface) Κατάσταση (State) Δραστηριότητα (Activity) ^5^ α Μια συλλογή από λειτουργίες που περιγράφουν τη συμπεριφορά μιας κλάσης ή ενός συστατικού Η κατάσταση ενός αντικειμένου σε μια χρονική στιγμή Η κατάσταση που μεταβαίνει ένα αντικείμενο για την πραγματοποίηση κάποιας ενέργειας Κόμβοι (Nodes)... Φυσικά στοιχείο που χρησιμοποιείται κατά την εκτέλεση ενός συστήματος (π.χ. server) ΤΕΙ Καβάλας Τμήμα: Διαχείριση Πληροφοριών Παπαγεωργάκης Ιωάννης Α.Μ Σελίδα 19

21 Εφαρμογή Πληροφοριακού Συστήματος η Περίτπωση της KAVALAOIL S.A. Σύνδεση (Association) Δείχνει τη σύνδεση μεταξύ των οντοτήτων. Γ ενίκευση (Generalization) Εξάρτηση (Dependency) Πολλαπλότητα (Multiplicity) Συσσώρευση (Aggregation) - Είναι μια σχέση μεταξύ μιας πιο γενικής (γονική) οντότητας και μιας πιο συγκεκριμένης οντότητας (απογονική). Δείχνει ότι μια οντότητα (π.χ. κλάση) χρησιμοποιεί πληρο(ρορία και υπηρεσίες από άλλη οντότητα (π.χ. γεγονός - Event). Δείχνει πόσα αντικείμενα μπορούν να συνδεθούν σε μια συσχέτιση. Ένα προς πολλά, πολλά προς πολλά, ένα προς ένα Δείχνει ότι μια οντότητα αποτελεί συλλογή από άλλες οντότήτες (has a). Στερεότυπα (Stereotypes) Περιορισμοί (Constraints) Τιμές και ιδιότητες (Tagged values & properties) Σχόλια (Comments) Σημειώσεις (Notes) Για τη δημιουργία νέων δομικών στοιχείων, παρόμοια με τα υπάρχοντα αλλά πιο σχετικά με το πρόβλημα. Για την περιγραφή περιορισμών (constraints). Είναι ένα χαρακτηριστικό ενός στερεοτύπου name=value. Γ ια την προσθήκη ενός σχολίου. Είναι ένα γραφικό σύμβολο για την αναπαράσταση περιορισμών ή σχολίων που προσαρτώνται σε ένα στοιχείο. ΤΕΙ Καβάλας Τμήμα: Διαχείριση Πληροφοριών Πατταγεωργάκης Ιωάννης Α.Μ Σελίδα 20

22 Εφαρμογή Πληροφοριακού Συστήματος η Περίτττωσή της KAVALAOIL S.A, 3.4 Γιατί U.M.L Η ΚΑΒΑΛΑ OIL Α.Ε είναι μια πολύπλοκη εταιρεία, όχι μόνο λόγο του μεγέθους της, αλλά και των διαδικασιών που επιβάλλεται να ακολουθεί προκειμένου να πλήρη τα διεθνή στάνταρ ασφάλειας. Επίσης το στήσιμο της εταιρείας στο ξεκίνημα της από τις ξένες και διαφορετικών εθνικοτήτων εταιρείες οδήγησε στην πολυπλσκότητα των διαδικασιών. Βέβαια η πολυπλσκότητα αυτή εξασφαλίζει την άριστη λειτσυργιά της εταιρείας από την άποψη ότι γίνετε πλήρης καταγραφή των κινήσεων καθώς επίσης και ότι για να πραγματοποιηθεί κάτι θα πρέπει να έχει περάσει από τους καταλλήλους έλεγχους και να έχει πάρει τις κατάλληλες εγκρίσεις. Δυστυχώς όλες οι διαδικασίες και τα απαιτούμενα έγραφα δεν είναι σε ηλεκτρονική μορφή με αποτέλεσμα να μην είναι εύκολα χρησιμοποιούμενες οι πληροφορίες που περιέχονται σε αυτά. Η προαναφερόμενη πολυπλσκότητα καθώς και η συμμετοχή πολλών τμημάτων και ατόμων στις διαδικασίες καθιστά απαραίτητο εκ των προτέρων τον σχεδίασμά της οποιαδήποτε μεταβολής ή αλλαγής στις διαδικασίες. Έτσι ώστε να είναι πλήρως συγκεκριμένος και ξεκάθαρος ο ρόλος του καθενός.η U.M.L. σαν γλώσσα μοντελοποίησης μπορεί να στηρίξει την ανάλυση σε όλες τις φάσεις εφαρμογής και σχεδιασμού του πληροφοριακού συστήματος. *^ Γ κ α β ά λ α ^ μ ή μ α ^ χ ε ίρ ισ η Πληροφοριών Παπαγεωργάκης Ιωάννης Α.Μ Σελίδα 21

23 Εφαρμογή Πληροφοριακού Συστήματος η Περίπτωση της KAVALAOIL S.A, ΚΕΦΑΛΑΙΟ 4 ΑΝΑΛΥΣΗ ΑΠΟΘΗΚΗΣ KABAAAOIL Α.Ε 4.1 Το κτήριο Το κτήριο είναι μια μεταλλική κατασκευή 500τ.μ. περίπου με ένα πατάρι περίπου 100τ.μ.. Στο πατάρι βρίσκονται η γραμματεία της αποθήκης και οι αρχειοθήκες, μεταλλικά ερμάρια αποτελούμενα από συρτάρια που περιέχουν τις καρτέλες των υλικών. Το ισόγειο της αποθήκης αποτελείτε από μεταλλικά ράφια στο καθένα από τα οποία κάτω από το προϊόν αναγράφεται ο κωδικός του καθώς και πάνω στο ίδιο το προϊόν. Το κτήριο παρέχει την δυνατότητα να μπαίνει αυτοκίνητο μέσα καθώς και ανυψωτικό μηχάνημα (κλαρκ) γιατί το μέγεθος και το βάρος ορισμένων υλικών είναι πολύ μεγάλο. 4.2 Το προσωπικό Το προσωπικό αποτελείται από 9 μόνιμους υπαλλήλους της Καβάλα OIL και 4 υπαλλήλους εργολάβων. Σε αυτούς συμπεριλαμβάνονται και οι χειριστές μηχανημάτων καθώς και άτομα που εργάζονται στην γιάρδα του εργοστασίου, εδώ θα δούμε το προσωπικό που εργάζεται στο κτήριο της κύριας αποθήκης. Στο πατάρι της αποθήκης εργάζονται τρείς γυναίκες, η δουλεία τους είναι να διεκπεραιώνουν τις γραφειοκρατικές υποθέσεις της αποθήκης, μεγαλύτερη ανάλυση θα γίνει παρακάτω. Στο ισόγειο υπάρχουν τρεις εργαζόμενοι οι οποίοι διεκπεραιώνουν την παραλαβή, αποστολή, τακτοποίηση και διανομή των προϊόντων. Αναλαμβάνουν επίσης τις εσωτερικές μεταφορές του εργοστασίου. Η αποθήκη χωρίζεται σε δυο τμήματα τα οποία συστεγάζονται την αποθήκη (Ρ) production και την αποθήκη (D) drilling. Η αποθήκη Ρ ασχολείται με υλικά που έχουν σχέση με την παραγωγή ενώ η αποθήκη D με υλικά που έχουν σχέση με την ΤΕΙ Καβάλας Τμήμα: Διαχείριση Πληροφοριών Παπαγεωργάκης Ιωάννης Α.Μ Σελίδα 22

24 Εφαρμογή Πληροφοριακού Συστήματος η Περίτττωση της KAVALAOIL S.A. εξόρυξη. Οι κωδικοί των υλικών και των δύο την παρούσα χρονική στιγμή αγγίζουν περίπου τις σαράντα πέντε χιλιάδες ειδή και περιλαμβάνουν ότι έχει χρησιμοποιηθεί και ότι χρησιμοποιείτε στην εταιρεία. Η κωδικοποίηση των υλικών ξεκίνησε κατά την ίδρυση της εταιρείας, την έκανε μια εξειδικευμένη εταιρεία η Shell. Αυτή η εταιρεία υποστήριξε την κωδικοποίηση έως και το 1999 όταν για οικονομικούς λογούς σταμάτησε η συνεργασία, στην συνεχεία η εταιρεία συνέχισε να χρησιμοποιεί την ιδία κωδικοποίηση αλλά με εμπειρικούς πλέον κανόνες. Η κωδικοποίηση αποτελείτε από μια δεκάδα αριθμών χωρισμένη σε πέντε ομάδες, οι πρώτες τρεις αποτελούνται από δυο αριθμούς η τέταρτη από μια τριάδα και η πέμπτη από έναν αριθμό. Στον πινάκα 2 υπάρχει η αρχική σελίδα από το βιβλίο κωδικοποίησης στην οποία αναφέρεται η πρώτη ομάδα αριθμών και το πώς ξεκινά η κωδικοποίηση φαίνεται επίσης που αναφέρονται τα προϊόντα από 01 έως 35 σε ποια πρωταρχική ομάδα ανήκουν. Πίνακας 2 ΤΕΙ Καβάλας Τμήμα: Διαχείριση Πληροφοριών Παπαγεωργάκης Ιωάννης Α.Μ Σελίδα 23

25 Εφαρμογή Πληροφοριακού Συστήματος η Περίπτωση της KAVALAOIL S.A. Η διαχείριση των υλικών γίνεται με χειρόγραφες καρτέλες όπως αυτήν που απεικονίζεται στον πίνακα 3, και οπού διακρίνουμε τα εξής σημαντικά στοιχεία. a. «Location» την θέση που έχει το υλικό στην αποθήκη b. «Source of supply» ο προμηθευτής του προϊόντος C. «Stock Level» το ελάχιστο και το μέγιστο επιτρεπτό όριο d. «Unit» μονάδα μέτρησης e. «Date» ημερομηνία αγοράς f. «Voucher number» αριθμός δελτίου εσωτερικής διακίνησης βάση του οποίου έγινε g. «Reference» μια αναφορά τμήματος που έκανε την παραγγελία h. «Ρ.Ο. ηο» punching αριθμός παραγγελίας ί. «Quantity Data» οι ποσότητες που: έρχονται φεύγουν μένουν j. «MFG part no» ο κωδικός του προμηθευτή k. «Description» η περιγραφή του προμηθευτή l. «KAVALAOIL STOCK no» ο κωδικός της αποθήκης ΤΕΙ Καβάλας Τμήμα: Διαχείριση Πληροφοριών Παπαγεωργάκης Ιωάννης Α.Μ Σελίδα 24

26 Εφαρμογή Πληροφοριακού Συστήματος η Περίπτωση της KAVALAOIL S.A. - - Πίνακας Η παραλαβή των υλικών Η παραλαβή των προϊόντων γίνεται είτε μέσω που διανομέα του εργοστασίου, παραλαβή των προϊόντων από τους έμπορους της Καβάλας ή από τις μεταφορικές εταιρείες ή από το τελωνείο όταν πρόκειται για εμπορεύματα εξωτερικού, είτε με την παράδοση των εμπορευμάτων εντός του εργοστασίου, και στις δυο περιπτώσεις γίνεται καταμέτρηση των υλικών υπογραφή των ανάλογων συνοδευτικών έγγραφων (δελτία αποστολής και τιμολόγια) και αντιστοίχηση αυτών με τα ανάλογα Buy Slip η Αιτήσεις Προμήθειας. Στην συνέχεια διαχωρίζονται εάν πρόκειται για υλικά που θα αποθηκευτούν ή αν αναλωθούν-παραδοθούν-παραληφτούν από τα τμήματα που έκαναν την παραγγελία ανάλογα εναποτίθενται στο χώρο της αποθήκης. Αυτά που είναι για την αποθήκη σημειώνονται με των κωδικό τους και τοποθετούνται στον προκαθορισμένο αποθηκευτικό χώρο, αυτά που θα φύγουν κατευθείαν στο τμήμα που τα παρήγγειλε παίρνουν ένα προσωρινό κωδικό Dummy Number. ΤΕΙ Καβάλας Τμήμα: Διαχείριση Πληροφοριών Παπαγεωργάκης Ιωάννης Α.Μ Σελίδα 25

27 Εφαρμογή Πληροφοριακού Συστήματος η Περίπτωση της KAVALAOIL S.A. ΚΕΦΑΛΑΙΟ 5 ΤΟ ΛΟΓΙΣΤΗΡΙΟ 5.1 Το προσωπικό Το προσωπικό αποτελείτε από 5 εργαζομένους, ένας εκτελεί χρέη ταμία ασχολείται δηλαδή με την πληρωμή προμηθευτών, μια ασχολείται με το Ελληνικό Λογιστικό Σχέδιο το οποίο η εταιρεία βάση της ελληνικής νομοθεσίας είναι υποχρεωμένη να ακολουθεί, μια κάνει την καταχώρηση των εισερχόμενων τιμολογίων, μια κάνει την κοστολόγηση και ένας κάνει την χρέωση στα τμήματα και την καταχώρηση στο Budget της εταιρείας. Ο ρόλος του καθενός θα αναλυθεί εκτενέστερα παρακάτω. 5.2 Υποχρεώσεις του Λογιστηρίου Είναι υποχρεωμένο να τηρεί βιβλία Γ κατηγορίας και να ακολουθεί το Ελληνικό Λογιστικό Σχέδιο, Η εταιρεία βάση νόμου είναι υποχρεωμένη να τηρεί θεωρημένη αποθήκη μόνο για τα υλικά που πουλάει δηλαδή αργό πετρέλαιο και θείο. Δυο φορές τον χρόνο υπόκειται σε έλεγχο από ορκωτούς λογιστές του κράτους. Είναι επίσης αρμοδιότητα του λογιστηρίου να συντάσσει οικονομικές αναφορές και εκθέσεις για το κάθε τμήμα και να τις υποβάλλει στην διοίκηση της εταιρείας. Βάση αυτών των αναφορών παρακολουθούνται τα οικονομικά του κάθε τμήματος, στην αρχή κάθε χρονιάς συντάσσεται το Budget της εταιρείας, δηλαδή το ποσόν που περίπου θα χρειαστεί κάθε τμήμα για να αντεπεξέλθει οικονομικά στον χρόνο. Ο προϊστάμενος του κάθε τμήματος υπολογίζοντας τις ανάγκες του τμήματος του καθώς επίσης προβλέποντας πιθανές απαιτήσεις και συνυπολογίζοντας τόσο τα εν ενεργεία έργα όσο και αυτά που πρόκειται να του ζητηθούν παρουσιάζει ένα συνολικό ποσό. 5.3Λογιστικό Σχέδιο της KAVALAOIL Σ.Α. Η εταιρεία όπως αναφέρθηκε και παραπάνω είναι υποχρεωμένη να χρησιμοποίει το Γενικό Ελληνικό Λογιστικό Σχέδιο όμως εκτός από το Γ.Λ,Σ. χρησιμοποιείται και το ΤΕΙ Καβάλας Τμήμα: Διαχείριση Πληροφοριών Πατταγεωργάκης Ιωάννης Α.Μ Σελίδα 26

28 Εφαρμογή Πληροφοριακού Συστήματος η Περίτπωση της KAVALAOIL S.A. Αμερικάνικο Λογιστικό Σχέδιο της δεκαετίας του 80. Κατά την ίδρυση της εταιρείας και για να μπορούν να γίνονται κατανοητά τα οικονομικά της εταιρείας από όλες τις εταιρείες της σύμπραξης (βλ. ιστορικό) λόγω των διαφορετικών εθνικοτήτων επιβαλλόταν να χρησιμοποιηθεί ένα ενιαίο λογιστικό σχέδιο. Στην συνέχεια το Α.Λ.Σ διατηρήθηκε και χρησιμοποιείτε έως σήμερα για την συμπλήρωση του Budget και την επίβλεψη των οικονομικών των τμημάτων. Τρία άτομά ασχολούνται με την καταχώρηση την συμπλήρωση και την παρουσίαση του Αμερικάνικου Λογιστικού Σχεδίου. ΤΕΙ Καβάλας Τμήμα: Διαχείριση Πληροφοριών Παπαγεωργάκης Ιωάννης Α.Μ 1442 Σελίδα 27

29 Εφαρμογή Πληροφοριακού Συστήματος η Περίτπωση της KAVALAOIL S.A. ΚΕΦΑΛΑΙΟ 6 ΠΑΡΑΓΓΕΛΕΙΕΣ 6.1 Η σημασία της παραγγελίας Ο μεγαλύτερος γραφειοκρατικός όγκος της εταιρείας αφορά την διαδικασία των παραγγελιών. Η παραγγελία είναι βασικό κομμάτι για την ομαλή λειτουργία της εταιρείας και χρειάζεται αρκετούς από τους ανθρώπινους πόρους της εταιρείας για να πραγματοποιηθεί. Για την ολοκλήρωση της απαιτείται συνεργασία μεταξύ των τμημάτων της εταιρείας και ανταλλαγή πληροφοριών. Λόγω της εξέχουσας σημασίας της αλλά και της πολυπλοκότητας της όπως διεκπεραιώνεται τώρα στην συνέχεια θα γίνει εκτενής ανάλυση της όλης διαδικασίας. 6.2 Buy Slip Δελτίο μικρό-αγορών Οι παραγγελίες χωρίζονται σε δυο μεγάλες κατηγορίες ανάλογα την αξία της παραγγελίας. Πρώτη κατηγορία οι παραγγελίες έως ογδόντα ευρώ καθαρή αξία εμπορευμάτων, για την πραγματοποίηση της απαιτείται η σύνταξη ενός εδικού εντύπου του Buy Slip ή Δελτίο Μικροαγορών πίνακας 4. Πίνακας 4 ΤΕΙ Καβάλας Τμήμα: Διαχείριση Πληροφοριών Παπαγεωργάκης Ιωάννης Α.Μ 1442 Σελίδα 28

30 Εφαρμογή Πληροφοριακού Συστήματος η Περίτπωσή της KAVALAOIL S.A. Η σύνταξη του γίνεται χειρόγραφα από τον εκάστοτε ενδιαφερόμενο στην συνέχεια υπογράφεται από τον προϊστάμενο του τμήματος και προωθείται στην γραμματεία παίρνει αύξων αριθμό βάση του τμήματος το όποιο κάνει το Buy Slip και πηγαίνει στον διευθυντή για έγκριση στην συνέχεια προωθείται στο τμήμα προμηθειών το οποίο επιμελείται την ολοκλήρωση της παραγγελίας. Πρόκειται συνήθως για υλικά που η προμήθεια τους θα γίνει από την τοπική αγορά, υλικά που δεν υπάρχουν ως απόθεμα στην αποθήκη είτε γιατί η παρουσία τους δεν κρίνεται απαραίτητη είτε γιατί δεν έχουν ξαναχρησιμοποιηθεί, και υλικά των οποίων η προμήθεια πρέπει να γίνει σχετικά γρήγορα. Στον πίνακα 4 απεικονίζεται το σχετικό έντυπο. Είναι καπρονιζέ και δημιουργούνται τέσσερα αντίγραφα, ένα για το τμήμα που κάνει την παραγγελία, ένα για την αποθήκη, ένα για το τμήμα προμηθειών και ένα για το λογιστήριο. Στον πίνακα 5 απεικονίζεται η διεργασία της παραγγελίας Πίνακας 5 Όπου File Store 1,2,3,4, είναι το σύστημα αρχειοθέτησης του κάθε τμήματος, το τμήμα που κάνει την παραγγελία (Secretary) κρατάει ένα αντίγραφο για να γνωρίζει τι έχει παραγγείλει, το τμήμα προμηθειών (Purchasing) παίρνει ένα αντίγραφο για να πραγματοποιήσει την παραγγελία, το τμήμα της αποθήκης (Ware House) για να συσχετίσει το υλικό κατά την παραλαβή του και το τμήμα του λογιστηρίου ΤΕ1 Καβάλας Τμήμα: Διαχείρισή Πλήροφοριών Παπαγεωργάκής Ιωάννής Α.Μ Σελίδα 29

31 Εφαρμογή Πληροφοριακού Συστήματος η Περίτττωση της KAVALAOIL S.A. (Accounting) για να χρεώσει το ανάλογο τμήμα που έκανε την παραγγελία μαζί και με το τιμολόγιο αγοράς. 6.3 Αίτηση Προμήθειας Η Αίτηση Προμήθειας όπως αναφέρθηκε και παραπάνω αποτελεί τον τρόπο παραγγελίας για προϊόντα ή για σύνολο προϊόντων η αξία των οποίων ξεπερνάει τα 80. Αρχικά συντάσσεται το ειδικό έντυπο Αίτηση Προμήθειας πίνακας 6 _ Β ι Α ΙΤ Η Σ Η Π Ρ Ο Μ Η Θ Ε ΙΑ Σ ΜΗΜΑ ΑΠΘ 563 ACC. 3HEXHEADFULL THREADEDBOLTS W/NUTS PREVIOUS VENTXOR: CHRISAFIS SEE L.P.Q. 2QQ8/335 άτιολογηση: STOCK REPLACE M Πίνακας 6 TEI Καβάλας Τμήμα: Διαχείριση Πληροφοριών Παπαγεωργάκης Ιωάννης Α.Μ Σελίδα 30

32 Εφαρμογή Πληροφοριακού Συστήματος η Περίτττωση της KAVALAOIL S.A. Εφόσον εγκριθεί από τον διευθυντή προωθείται στο τμήμα παραγγελιών όπου μετασχηματίζεται σε Αίτηση Προσφοράς στον προμηθευτή, ο οποίος την συμπληρώνει και την επιστρέφει-αποστέλλει στην εταιρεία Πίνακας/. Πίνακας 7 ΤΕΙ Καβάλας Τμήμα: Διαχείριση Πληροφοριών Παπαγεωργάκης Ιωάννης A Μ 1442 Σελίδα 31

33 Εφαρμογή Πληροφοριακού Συστήματος η Περίτττωση της KAVALA01L S.A. Στην συνέχεια η Αίτηση Παραγγελίας πηγαίνει πάλι στον διευθυντή για την τελική έγκριση συμπεριλαμβάνοντας αυτή την φορά και το τελικό κόστος αλλά και ημερομηνίες παράδοσης. Εάν εγκριθεί μετασχηματίζεται σε Δελτίο Παραγγελίας πινάκας 8 και ολοκληρώνεται η διαδικασία της παραγγελίας πίνακας 8. \ \ \.ΑΒΑΛΛ ΟΙί A._t ΔΕΛΤΙΟ ΠΑΡΑΓΓΕΛΙΑΣ ΠΡΟΜΗΘΕΥΤΗΣ - ΤΙΜΟΛΟΓΗΣΗ - ΚΑΒΑΛΑ OIL Α.Ε. Πίνακας 8 ΤΕΙ Καβάλας Τμήμα: Διαχείριση Πληροφοριών Παπαγεωργάκης Ιωάννης Α.Μ 1442 Σελίδα 32

34 Εφαρμογή Πληροφοριακού Συστήματος η Περίτττωση της KAVALAOIL S.A. Στο παρακάτω σχεδιάγραμμα πίνακας 9 απεικονίζεται η διαδικασία της παραγγελίας άνω του ποσού των 80. Πίνακας 9 Όπου File store 1,2,3,4 όπως και παραπάνω οι αρχειοθήκες των τμημάτων. Τα τμήματα της αποθήκης και του λογιστηρίου αποκτούν αντίγραφα της όλης διαδικασίας για να συσχετίσουν τα τιμολόγια που πρόκειται να έρθουν με τα ανάλογα τμήματα και να ελέγξουν ότι οι τιμές είναι αυτές που συμφωνήθηκαν. ΤΕΙ Καβάλας Τμήμα; Διαχείριση Πληροφοριών Παπαγεωργάκης Ιωάννης Α.Μ Σελίδα 33

35 Εφαρμογή Πληροφοριακού Συστήματος η Περίπτωση της KAVALAOIL S.A. ΚΕΦΑΛΑΙΟ 7 ΛΟΓΙΣΤΙΚΕΣ ΔΙΑΔΙΚΑΣΙΕΣ 7.1 Δελτίο Ποσοτικής Παραλαβής (MRR) Από την στιγμή που ένα υλικό φτάνει στην εταιρεία ξεκινούν διαδικασίες αντιστρόφως ανάλογες εκείνων των παραγγελιών. Το τιμολόγιο βγαίνει φωτοτυπίες και μοιράζεται στα τμήματα μαζί με ένα εσωτερικό έντυπο το Material Receiving Report ή δελτίο ποσοτικής παραλαβής πίνακας 10. ΤΕΙ Καβάλας Τμήμα: Διαχείριση Πληροφοριών Παπαγεωργάκης Ιωάννης Α.Μ Σελίδα 34

36 Εφαρμογή Πληροφοριακού Συστήματος η Περίτπωση της KAVALAOIL S.A. Για να δημιουργηθεί το τταραπάνω Δακτυλογραφημένο έντυπο χρησιμοποιείτε και το Νούμερο της Αίτησης προμήθειας και το L.P.0 (Local Punching Order Number) ή το Ρ.Ο (Punching Order Number). Η δακτυλογράφηση γίνεται από τις κοπέλες της γραμματείας της αποθήκης και δημιουργούνται πέντε αντίγραφα τα οποία μοιράζονται ως εξής: Δυο πάνε στο τμήμα οικονομικών-λογιστήριο δυο μένουν στην αποθήκη και ένα στο τμήμα προμηθειών. Πριν γίνει η διανομή τους ανά τμήμα παίρνουν έγκριση από τον διευθυντή, όπως έχει αναφερθεί και παραπάνω η αποθήκη και οι παραγγελίες χωρίζονται σε δύο τμήματα Ρ (production) και D (drilling) και το κάθε τμήμα έχει τον δικό του διευθυντή ο οποίος εγκρίνει τις διαδικασίες. Τα αντίγραφα που πάνε στο λογιστήριο συνοδεύονται και από αντίγραφο του τιμολογίου, η καταχώρηση τους γίνεται στο κεφάλαιο δυο φορές σε δυο διαφορετικές εκδόσεις του. Στην πρώτη έκδοση η οποία ακόλουθεί το Ελληνικό Λογιστικό Σχέδιο η καταχώρηση γίνεται σε τριτοβάθμιους λογαριασμούς του Γ.Λ.Σ. Στην άλλη έκδοση η καταχώρηση γίνεται πάλι σε τριτοβάθμιους λογαριασμούς οι οποίοι όμως δεν έχουν καμία σχέση με το Ελληνικό Λογιστικό Σχέδιο και αφορούν το Αμερικάνικο Λογιστικό Σχέδιο που χρησιμοποιείται για το Budget της εταιρείας, δηλαδή για να χρεώνεται κάθε τμήμα ανάλογα με το ποσό της παραγγελίας. Επίσης γίνεται κοστολόγηση με βάση την μέση κυλιόμενη τιμή το οποίο σημαίνει ότι συνυπολογίζονται οι τιμές αγοράς όλων των προηγούμενων χρόνων. Στον πίνακα 11 παρουσιάζεται η διαδικασία παραλαβής των προϊόντων. ΤΕΙ Καβάλας Τμήμα: Διαχείριση Πληροφοριών Παπαγεωργάκης Ιωάννης Α.Μ Σελίδα 35

37 Εφαρμογή Πληροφοριακού Συστήματος η Περίπτωση της KAVALAOIL S.A. Supplies Request I i Supefv. I MRR Matcnal Rereipt Report Θ - - Πίνακας Δελτίο εσωτερικής διακίνησης (MIT) To MIT (Material Issue Ticket) είναι το έγγραφο που χρησιμοποιείται για την εξαγωγή υλικών από την αποθήκη προς κάποιο τμήμα της εταιρείας. Η συνήθως όταν κάποιο τμήμα χρειάζεται κάποιο υλικό πηγαίνει στους αποθηκάριους και συζητάει μαζί τους για το αν υπάρχει η όχι το υλικό στην αποθήκη, αν πρόκειται για κάποιο εξειδικευμένο ανταλλακτικό συνήθως έχουν και κάποιο δείγμα μαζί τους ώστε να είναι σίγουροι για το ότι ταιριάζει, στην συνέχεια και αφού εξυπηρετήσουν αυτόν που χρειάζεται το υλικό συμπληρώνεται το (ΜΙΤ) πίνακας 12 ώστε να γίνει η ανάλογη χρέωση στο αντίστοιχο τμήμα που ζήτησε το συγκεκριμένο υλικό αλλά και για να ΤΕΙ Καβάλας Τμήμα: Διαχείριση Πληροφοριών Παπαγεωργάκης Ιωάννης Α.Μ Σελίδα 36

38 Εφαρμογή Πληροφοριακού Συστήματος η Περίτπωση της KAVALAOIL S.A. ενημερωθεί η αρχειοθήκη της αττοθήκης. Η παραπάνω διαδικασία είναι αυτή που χρησιμοποιείται συνήθως υπάρχει όμως και η αίτηση υλικών από την αποθήκη έγγραφο όμως που συνήθως παραλείπεται, χρησιμοποιείται κυρίως από τους εργολάβους η όταν πρόκειται για πολύ ακριβά υλικά. ΔΕΛΤΙΟ ΕΣΩΤΕΡΙΚΗΣ ΔΙΑΚΙΝΗΣΗΣ ΙΜΙΤΙ Bmi..ΜΓΜ.. mm.» 10/ 7 «ΚΗ Μ..30..?1, tBiHIHAL ΒίΟΟΚ PC (. 56,610. ^ GUHDFG16 pc 1. ΤΟ.,36; 57 jn i. SpraiG PUB K π ι.. ilia ; ΗΗΕΒΓ 35Α K υπ 1/4Χ1/4"...p" " , _.L BALL VALVS1/2" η ΜΑΙί. O T. 1/Η1/2" 60. Ε: PUBIMATTGTRABJBTmi Πίνακας Δελτίο Εσωτερικής Διακίνησης (MRT) ΤΕΙ Καβάλας Τμήμα: Διαχείριση Πληροφοριών Παπαγεωργάκης Ιωάννης Α.Μ 1442 Σελίδα 37

39 Εφαρμογή Πληροφοριακού Συστήματος η Περίτπωση της KAVALAOIL S.A. Το MRT Material Return Ticket είναι το ακριβώς αντίθετο δελτίο από το ΜΙΤ, πρόκειται για το δελτίο εισαγωγής- επιστροφής προϊόντων από τα τμήματα. Συμπληρώνεται όταν ένα υλικό επιστρέφει στην αποθήκη από ένα τμήμα πίνακας 13. Πίνακας 13. Από τα τρία δελτία εσωτερικής διακίνησης το MRR είναι αυτό με την μεγαλύτερη σημασία και την μεγαλύτερη συχνότητα. ΤΕΙ Καβάλας Τμήμα: Διαχείριση Πληροφοριών Παπαγεωργάκης Ιωάννης Α.Μ Σελίδα 38

40 Εφαρμογή Πληροφοριακού Συστήματος η Περίπτωση της KAVALAOIL S.A. ΚΕΦΑΛΑΙΟ 8 ΤΟ x-line στην KAVALAOIL S.A. 8.1 Η Εγκατάσταση του x-line Η εγκατάσταση του χ-ϋνε θα γίνει ως εξής: σε ένα εξυπηρετητή SERVER ττου ήταν αγορασμένος εδώ και χρόνια για αυτή την δουλεία θα γίνει η εγκατάσταση του SQL SERVER μια βάσης δεδομένων δηλαδή όπου θα διατηρούνται όλα τα στοιχεία και οι καταχωρήσεις. Πρόκειται για ένα DELL EGLE 2800 με διπλούς επεξεργαστές και δίσκους σε mirroring και λειτουργικό Windows Server Η μεταφορά των δεδομένων θα γίνει με το migration toll της ALTEC από το κεφάλαιο και θα χρειαστεί αρκετές ώρες. Στον υπολογιστή του κάθε χρήστη θα γίνει ξεχωριστή εγκατάσταση και το πρόγραμμα θα συνδέεται δικτυακά με τον SQL SERVER από όπου και θα αντλεί τα δεδομένα. 8.2 Πρώτο σκέλος εφαρμογής Όπως είναι φυσικό σε μια εταιρεία του μεγέθους και της ιστορίας της KAVALAOIL S.A. είναι πολύ δύσκολο να αλλαχτεί κάποια διαδικασία, γι αυτό επιβάλλεται οι οποιεσδήποτε αλλαγές να γίνονται σταδιακά. Το πιο λογικό είναι στην αρχή να γίνεται παράλληλη η προς αλλαγή διαδικασία ώστε να διαφυλαχτεί η απροβλημάτιστη και αδιάλειπτη λειτουργία της επιχείρησης. Στην συνέχεια και αφού αποδεικτή τόσο το όφελος όσο και η αξιοπιστία της αλλαγής γίνεται η κατάργηση της παλιάς διαδικασίας. Στο πρώτο σκέλος της εφαρμογής του πληροφοριακού συστήματος θα καταργηθεί η διπλή καταχώρηση των MRR. Τα MRR από δακτυλογραφημένα θα γίνουν μηχανογραφημένα, αυτό σημαίνει ότι η έκδοσή τους θα γίνεται από το x-line εκτυπώνοντας τα σε ένα ενιαίο μηχανογραφημένο έντυπο. Η καταχώρηση τους από το λογιστήριο δεν θα είναι πλέον αναγκαία και η επεξεργασία τους θα μπορεί να γίνει απευθείας, αφού σε ένα πληροφοριακό σύστημα η πληροφορία είναι διαθέσιμη σε όλους χωρίς την ανάγκη να ξανά καταχωρηθούν. ΤΕΙ Καβάλας Τμήμα: Διαχείριση Πληροφοριών Παπαγεωργάκης Ιωάννης Α.Μ Σελίδα 39

41 Εφαρμογή Πληροφοριακού Συστήματος η Περίτττωση της KAVALAOIL S.A. 8.3 Δεύτερο σκέλος Στο δεύτερο σκέλος θα συμπεριληφθεί και το τμήμα προμηθειών, η Αίτηση Προμήθειας θα καταχωρείται στο x-line και στην συνέχεια θα μετασχηματίζεται ακολουθώντας τις ίδιες διαδικασίες αλλά χωρίς την ανάγκη να ξανά γράφεται. Αύτη την στιγμή για να ολοκληρωθεί μια αίτηση προμήθειας γράφεται 3 φορές, με συνεχόμενους μετασχηματισμούς θα χρειαζόταν μόνο μια, επίσης το MRR μπορεί να συσχετιστεί με το δελτίο παραγγελίας και να μην γράφεται ούτε αυτό. Επίσης η παρακολούθηση των εκκρεμών η των μη ολοκληρωμένων παραγγελιών θα γίνεται με ηλεκτρονικό τρόπο πολύ πιο εύκολα και γρήγορα. Αυτήν την στιγμή η μη ολοκληρωμένες παραγγελίες κρατιούνται σε ένα φάκελο και η αναζήτηση τους γίνεται με τον παραδοσιακό τρόπο. 8.4 Τρίτο σκέλος Στο τρίτο σκέλος θα πραγματοποιηθεί η μεταφορά των χειρόγραφων καρτελών της αποθήκης στο x-line. Η εργασία αυτή αναμένεται να είναι και η πλέον χρονοβόρα λόγο του πλήθους των υλικών. Το x-line υποστηρίζει μια πληθώρα χαρακτηριστικών για τα υλικά που θα υπερκάλυψη τις ανάγκες τις εταιρείας, η παρακολούθηση των υλικών θα γίνει πιο εύκολη, το πρόγραμμα θα ενημερώνει αυτόματα για τις ανάγκες της αποθήκης min-max, θα είναι πλέον εφικτό να εμφανίζεται η συχνότητα χρησιμοποίησης των υλικών, (διαγράμματα κτλ), ώστε να αποφασίζονται πιο ορθολογιστικά τα υπόλοιπα και η προμήθειες των υλικών. Τέλος οι προβλέψεις σε ανάγκες θα είναι πιο βάσιμες. ΤΕΙ Καβάλας Τμήμα: Διαχείριση Πληροφοριών Παπαγεωργάκης Ιωάννης Α.ΙΥΙ Σελίδα 40