"Αποτίμηση χρονοδιαγραμμάτων έργων και ανάλυσης κινδύνων με τα λογισμικά Primavera P6 Professional Project Management και Primavera Risk Analysis"

Transcript

1 ΑΡΙΣΤΟΤΕΛΕΙΟ ΠΑΝΕΠΙΣΤΗΜΙΟ ΘΕΣΣΑΛΟΝΙΚΗΣ ΠΟΛΥΤΕΧΝΙΚΗ ΣΧΟΛΗ ΤΜΗΜΑ ΠΟΛΙΤΙΚΩΝ ΜΗΧΑΝΙΚΩΝ ΜΕΤΑΠΤΥΧΙΑΚΟ ΠΡΟΓΡΑΜΜΑ ΔΙΟΙΚΗΣΗΣ ΚΑΙ ΔΙΑΧΕΙΡΙΣΗΣ ΤΕΧΝΙΚΩΝ ΕΡΓΩΝ ΜΕΤΑΠΤΥΧΙΑΚΗ ΔΙΠΛΩΜΑΤΙΚΗ ΕΡΓΑΣΙΑ "Αποτίμηση χρονοδιαγραμμάτων έργων και ανάλυσης κινδύνων με τα λογισμικά Primavera P6 Professional Project Management και Primavera Risk Analysis" Έλλη Μπαρέκα Διπλωματούχος Πολιτικός Μηχανικός Α.Π.Θ. Επιβλέπων: Κατσαβούνης Στέφανος, Επίκουρος Καθηγητής Δ.Π.Θ. Συνεξεταστές: Καλφακάκου Γλυκερία, Καθηγήτρια Α.Π.Θ. Αρετούλης Γεώργιος, Λέκτορας Α.Π.Θ. Θεσσαλονίκη, Νοέμβριος 2014

2

3 ΠΕΡΙΕΧΟΜΕΝΑ ΕΥΡΕΤΗΡΙΟ ΕΙΚΟΝΩΝ... 3 ΕΥΡΕΤΗΡΙΟ ΠΙΝΑΚΩΝ... 9 ΠΕΡΙΛΗΨΗ ABSTRACT ΠΡΟΛΟΓΟΣ Κεφάλαιο 1: Εισαγωγή Η έννοια του έργου Κύκλος ζωής έργου Διαχείριση Διοίκηση έργων Κεφάλαιο 2: Παρουσίαση του λογισμικού Primavera P6 Professional Project Management Γενική περιγραφή λογισμικών χρονικού προγραμματισμού Θεωρητική περιγραφή Primavera P6 Professional Project Management Επισκόπηση αρχικών ρυθμίσεων και πλοήγηση στο περιβάλλον του Primavera P6 Professional Project Management Κεφάλαιο 3: Δημιουργία έργων Ανάλυσης Επιχειρησιακής Δομής (Enterprise Project Structure EPS) Ανάλυση Οργανωτικής Δομής (Organizational Breakdown Structure OBS) Διαμόρφωση ημερολογίων Δημιουργία έργων Διαμόρφωση δομής ανάλυσης εργασιών (WBS) Εισαγωγή δραστηριοτήτων Διαμόρφωση και καταγραφή διάρκειας δραστηριοτήτων Εισαγωγή συσχετίσεων Ανάθεση ρόλων και πόρων Ανάθεση δαπανών

4 Κεφάλαιο 4: Χρονικός προγραμματισμός έργων Μέθοδος κρίσιμης διαδρομής Δημιουργία χρονοδιαγράμματος Εξισορρόπηση πόρων Κεφάλαιο 5: Παρακολούθηση της προόδου των έργων Δημιουργία γραμμών βάσης (Baselines) Εκχώρηση γραμμών βάσης (Baselines) Ενημέρωση προόδου έργων Εφαρμογή αυτόματης ενημέρωσης Εφαρμογή χειροκίνητης ενημέρωσης Κεφάλαιο 6: Μέθοδος Δεδουλευμένης Αξίας (Earned Value Analysis) Αποτελέσματα ανάλυσης μεθόδου δεδουλευμένης αξίας Κεφάλαιο 7: Διαχείριση κινδύνων : Παρουσίαση του λογισμικού Primavera Risk Analysis (Pertmaster) Παράδειγμα εφαρμογής ανάλυσης κινδύνων : Έλεγχος χρονοδιαγράμματος : Ανάλυση κινδύνων Κεφάλαιο 8: Συμπεράσματα Προτάσεις ΒΙΒΛΙΟΓΡΑΦΙΑ ΠΑΡΑΡΤΗΜΑ

5 ΕΥΡΕΤΗΡΙΟ ΕΙΚΟΝΩΝ Εικόνα 1.1: Κύκλος ζωής έργου Εικόνα 1.2: Τρίγωνο διαχείρισης του έργου Εικόνα 2.1: Βήματα λειτουργίας Primavera P Εικόνα 2.2: Σύνδεση στο Primavera P Εικόνα 2.3: Δημιουργία νέας βάσης δεδομένων ή επιλογή από τις ήδη Εικόνα 2.4: Επιχειρησιακή δομή κατά την είσοδο Εικόνες : Αλλαγή παραθύρου εκκίνησης κατά την είσοδο Εικόνα 2.7: Νέο παράθυρο εκκίνησης Εικόνα 2.8: Ορισμός γλώσσας Εικόνα 2.9: Γραμμές εντολών Εικόνα 2.10: Απενεργοποίηση Directory Button Text Εικόνα 2.11: Classic WBS Layout Εικόνα 2.12: Δημιουργία Earned Value Analysis Layout Εικόνες : Επιλογές Group and Sort και Filter Εικόνα 2.15: Είσοδος στις προτιμήσεις του διαχειριστή Εικόνα 2.16: Αλλαγή ημέρας έναρξης των ημερολογίων σε Δευτέρα Εικόνα 2.17: Επιλογές καρτέλας Earned Value Admin Preferences Εικόνα 2.18: Δημιουργία νέων μονάδων μέτρησης υλικών πόρων Εικόνα 2.19: Είσοδος στις ρυθμίσεις για απλούς χρήστες Εικόνα 2.20: Αλλαγή νομίσματος σε Ευρώ - καρτέλα Currency User Preferences 31 Εικόνες : Καρτέλες Assistance και Startup Filters - User Preferences Εικόνα 2.23: Δημιουργία εναλλακτικών σεναρίων (Reflection projects) για την εξισορρόπηση πόρων Εικόνα 3.1: Μορφή επιχειρησιακής δομής (EPS) Εικόνα 3.2: Διαμόρφωση της επιχειρησιακής δομής (EPS) Εικόνα 3.3: Εμφάνιση στοιχείου Industrial στην Οργανωτική Δομή ως υπεύθυνου για τα εξεταζόμενα έργα

6 Εικόνα 3.4: Δημιουργία ημερολογίων και ορισμός "Ημερολογίου έργου" ως προεπιλεγμένου Εικόνα 3.5: Τροποποίηση ημερολογίου Προσθήκη αργιών Εικόνα 3.6: Βήματα δημιουργίας νέου έργου με τη βοήθεια του New Project Wizard40 Εικόνα 3.7: Καρτέλα General Project Details Εικόνα 3.8: Καρτέλα Dates Project Details Εικόνα 3.9: Καρτέλα Defaults Project Details Εικόνα 3.10: Καρτέλα Resources Project Details Εικόνα 3.11: Καρτέλα Settings Project Details Εικόνα 3.12: Καρτέλα Calculations Project Details Εικόνα 3.13: Προβολή δομής έργων σε μορφή πίνακα Εικόνα 3.14: Προβολή δομής έργων σε μορφή διαγράμματος Gannt Εικόνα 3.15: Προβολή δομής έργων σε μορφή διαγράμματος ροής Εικόνα 3.16: Ιεραρχικά επίπεδα δομής ανάλυσης εργασιών (WBS) Εικόνα 3.17: WBS σε μορφή διαγράμματος Gannt Εικόνα 3.18: WBS σε μορφή διαγράμματος ροής Εικόνα 3.19: Καρτέλα General WBS Details Εικόνα 3.20: Ορισμός ποσοστού ολοκλήρωσης των δραστηριοτήτων ως μέτρο υπολογισμού της επίδοσης Εικόνα 3.21: Καρτέλα Earned Value WBS Details Εικόνα 3.22: Υποχρεωτικές / προαιρετικές επιλογές δραστηριοτήτων Εικόνα 3.23: Έργο 1 πριν την εισαγωγή των δραστηριοτήτων Εικόνα 3.24: Έργο 2 πριν την εισαγωγή των δραστηριοτήτων Εικόνα 3.25: Καρτέλα General Activity Details Εικόνα 3.26: Εργασία σύνοψης (WBS Summary) στο έργο Εικόνα 3.27: Διάρθρωση δραστηριοτήτων Έργου Εικόνα 3.28: Διάρθρωση δραστηριοτήτων Έργου Εικόνα 3.29: Καρτέλα Status Activity Details Εικόνα 3.30: Καταχώρηση διάρκειας δραστηριοτήτων στο Έργο

7 Εικόνα 3.31: Καταχώρηση διάρκειας δραστηριοτήτων στο Έργο Εικόνα 3.32: Διάγραμμα δικτύου δραστηριοτήτων Εικόνα 3.33: Δίκτυο δραστηριοτήτων Εικόνα 3.34: Καρτέλα Relationships Activity Details Εικόνα 3.35: Τύπος συσχέτισης Finish to Start (FS) Εικόνα 3.36: Τύπος συσχέτισης Start to Start (SS) Εικόνα 3.37: Τύπος συσχέτισης Finish to Finish (FF) Εικόνα 3.37: Τύπος συσχέτισης Finish to Finish (FF) Εικόνα 3.38: Κατάλογος πόρων για τα εξεταζόμενα έργα Εικόνα 3.39: Καρτέλα Details Resource Details Εικόνα 3.40: Καρτέλα Units & Prices Resource Details Εικόνα 3.38: Καρτέλα Resources Activity Details Εικόνα 3.39: Χειροκίνητη αλλαγή Budgeted Units Εικόνα 3.40: Καρτέλα Expenses Activity Details Εικόνα 3.41: Παράθυρο Expenses στο Έργο Εικόνα 4.1: Προσδιορισμός τρόπου υπολογισμού κρίσιμης διαδρομής στην καρτέλα Settings Project Details Εικόνα 4.2: Προσδιορισμός τρόπου υπολογισμού κρίσιμης διαδρομής στο παράθυρο Schedule Options Εικόνα 4.3: Κρίσιμες δραστηριότητες Έργου Εικόνα 4.4: Κρίσιμες δραστηριότητες Έργου Εικόνα 4.5: Ημερομηνία ενημέρωσης (Data Date) Εικόνα 4.6: Παράθυρο επιλογών χρονικού προγραμματισμού (Schedule Options). 72 Εικόνα 4.7: Αρχικό χρονοδιάγραμμα Έργου 1 μετά την ανάθεση πόρων Εικόνα 4.8: Αρχικό χρονοδιάγραμμα Έργου 2 μετά την ανάθεση πόρων Εικόνα 4.9: Φύλλο χρήση πόρων (Resource Usage Spreadsheet) Εικόνα 4.10: Γράφημα χρήσης πόρων (Resource Usage Profile) Εικόνα 4.11: Υπερανάθεση πόρου "Συνεργείο Υδραυλικών Εγκαταστάσεων" Εικόνα 4.12: Υπερανάθεση πόρου "Εργάτης"

8 Εικόνα 4.13: Υπερχρησιμοποίηση πόρου "Γερανός"- Resource Usage Profile Εικόνα 4.15: Επίλυση υπεχρησιμοποίησης πόρου "Γερανός" - Resource Usage Εικόνα 4.16: Στοιχεία έργων πριν την εξισορρόπηση των πόρων Εικόνα 4.17: Παράθυρο ρυθμίσεων διαδικασίας εξισορρόπησης Εικόνα 4.18: Παράθυρο ρυθμίσεων διαδικασίας εξισορρόπησης Εικόνα 5.1: Σύγκριση τρέχουσας κατάστασης δραστηριοτήτων με τη γραμμή βάσης στο διάγραμμα Gannt Εικόνα 5.2: Δημιουργία γραμμής βάσης Maintain Baselines Εικόνα 5.3: Δημιουργία γραμμών βάσης στο Έργο Εικόνα 5.4: Εκχώρηση γραμμών βάσης στο Έργο Εικόνα 5.5: Συνάρτηση μεθόδου ενημέρωσης της προόδου του έργου με τον επιθυμητό βαθμό ακρίβειας δεδομένων και την ύπαρξη εσωτερικών και εξωτερικών ενημερώσεων Εικόνα 5.6: Ρυθμίσεις αυτόματης ενημέρωσης για το Έργο 1 Baseline 30% Εικόνα 5.7: Εφαρμογή αυτόματης ενημέρωσης και επισήμανση δραστηριοτήτων μέσω του εργαλείου Progress Spotlight στο Έργο 1 Baseline 30% Εικόνα 5.8: Επανάληψη χρονοπρογραμματισμού για το Έργο 1 Baseline 30% Εικόνα 5.9: Ρυθμίσεις αυτόματης ενημέρωσης για το Έργο 2 Baseline 60% Εικόνα 5.10: Εφαρμογή αυτόματης ενημέρωσης και επισήμανση δραστηριοτήτων μέσω του εργαλείου Progress Spotlight στο Έργο 2 Baseline 60% Εικόνα 5.11: Επανάληψη χρονοπρογραμματισμού για το Έργο 2 Baseline 60%.. 91 Εικόνα 5.12: Χειροκίνητη τροποποίηση % ολοκλήρωσης των δραστηριοτήτων στο Έργο 1 Baseline 30% Εικόνα 5.13: Χειροκίνητη τροποποίηση % ολοκλήρωσης των δραστηριοτήτων στο Έργο 2 Baseline 60% Εικόνα 5.14: Μορφή διαγράμματος Gannt μετά την ενημέρωση της προόδου του έργου Εικόνα 6.1: Διάταξη παρακολούθησης των αποτελεσμάτων της EVA (Tracking) Εικόνα 6.2: Διάγραμμα δεικτών BCWS, BCWP και ACWP για το Έργο Εικόνα 6.3: Διάγραμμα δείκτη SV για το Έργο Εικόνα 6.4: Διάγραμμα δείκτη CV για το Έργο

9 Εικόνα 7.1: Μητρώο ανάλυσης κινδύνων Pertmaster Εικόνα 7.2: Μορφή τριγωνικής κατανομής διάρκειας Εικόνα 7.2: Γράφημα κατανομής κινδύνων Finish Date Εικόνα 7.3: Γράφημα κατανομής κινδύνων Cost Εικόνα 7.4: Γράφημα Tornado Pertmaster Εικόνα 7.5: Διάγραμμα διασποράς Pertmaster Εικόνα 7.6: Ανάλυση κατανομής κινδύνων Pertmaster Εικόνα 7.7: Διάγραμμα πορείας ανάλυσης κινδύνων Pertmaster Εικόνα 7.8: Εισαγωγή έργου από το Primavera P6 στο Pertmaster Εικόνα 7.9: Παράθυρο ρυθμίσεων εισαγωγής - Pertmaster Εικόνα 7.10: Ανάθεση "Ημερολόγιου έργου" στις δραστηριότητες για επίλυση των αποκλίσεων από το χρονοδιάγραμμα του Primavera P Εικόνα 7.11: Χειροκίνητη τροποποίηση ρυθμίσεων πόρων για επίλυση των αποκλίσεων από το χρονοδιάγραμμα του Primavera P Εικόνα 7.11: Εισαγωγή δραστηριοτήτων τύπου Hammock Εικόνα 7.12: Εισαγωγή αβεβαιότητας διάρκειας δραστηριοτήτων Εικόνα 7.13: Παράθυρο ρυθμίσεων ανάλυσης κινδύνων Εικόνα 7.14: Διάγραμμα διασποράς ημερομηνίας λήξης Έργο Εικόνα 7.15: Εισαγωγή νέων δραστηριοτήτων και δημιουργία λογικών συσχετίσεων Εικόνα 7.16: Εισαγωγή πιθανοτήτων εμφάνισης στην καρτέλα Probabilistic branch Εικόνα 7.17: Εισαγωγή στήλης % Iterations Existed Εικόνα 7.18: Εισαγωγή αβεβαιότητας κόστους δραστηριοτήτων Εικόνα 7.19: Εισαγωγή δεδομένων Duration Quick Risk Εικόνα 7.20: Πλαίσιο διαλόγου συσχετίσεων Εικόνα 7.21: Γράφημα Tornado Έργο Εικόνα Π.1: Διάρθρωση δραστηριοτήτων Έργο Εικόνα Π.2: Διάρθρωση δραστηριοτήτων Έργο Εικόνα Π.3: Φύλλο χρησιμοποιούμενων πόρων στα Έργα 1 και

10 Εικόνα Π.4: Διάγραμμα δεικτών BCWS, BCWP και ACWP για το Έργο Εικόνα Π.5: Διάγραμμα δείκτη SV για το Έργο Εικόνα Π.6: Διάγραμμα δείκτη CV για το Έργο Εικόνα Π.7: Διάγραμμα δεικτών SPI και CPI για το Έργο

11 ΕΥΡΕΤΗΡΙΟ ΠΙΝΑΚΩΝ Πίνακας 2.1: Λογισμικά χρονικού προγραμματισμού έργων Πίνακας 3.1: Αλληλεπίδραση μεταβλητών βάσει του τύπου διάρκειας των δραστηριοτήτων Πίνακας 4.1: Κανόνες προτεραιοποίησης διαδικασίας εξισορρόπησης Πίνακας 4.2: Σενάρια εξισορρόπησης πόρων για τα εξεταζόμενα έργα Πίνακας 5.1: Ημερομηνίες δημιουργίας γραμμών βάσης για τα εξεταζόμενα έργα Πίνακας 5.2: Σενάρια εξισορρόπησης πόρων για τα εξεταζόμενα έργα Baseline 30% Πίνακας 5.3: Σενάρια εξισορρόπησης πόρων για τα εξεταζόμενα έργα Baseline 60% Πίνακας 6.1: Δείκτες EVA για το Έργο Πίνακας Π.1: Δείκτες EVA για το Έργο

12 ΠΕΡΙΛΗΨΗ Η παρούσα διπλωματική έχει ως αντικείμενο τη μελέτη εφαρμογής χρονικού προγραμματισμού σε τεχνικά έργα και την εφαρμογή σεναρίων ανάλυσης κινδύνων, με τη βοήθεια των λογισμικών Primavera P6 Professional Project Management και Primavera Risk Analysis (Pertmaster). Η σύγχρονη διαχείριση έργων απαιτεί αποτελεσματική και έγκαιρη πραγματοποίηση των στόχων χωρίς υπέρβαση του προϋπολογισμού. Ωστόσο το αποτέλεσμα της διαχείρισης δεν είναι πάντοτε βέβαιο, λόγω της πολυπλοκότητας και της αβεβαιότητας που χαρακτηρίζει τους αλληλοσυγκρουόμενους παράγοντες των έργων και κυρίως τις εκτιμήσεις που γίνονται κατά τη σχεδίαση των χρονοδιαγραμμάτων. Η τήρηση των συμβατικών υποχρεώσεων και η δυναμικά μεταβαλλόμενη φύση των έργων απαιτεί τόσο την εμπειρία του διαχειριστή όσο και τη χρήση αποτελεσματικών εργαλείων λογισμικού για τη διερεύνηση όλων των δυνατών εναλλακτικών σεναρίων. Παράλληλα η κλιμάκωση του μεγέθους των έργων και των συνιστωσών του απαιτεί μια ρεαλιστική και αξιόπιστη επίγνωση των πολυπληθών και αλληλοσχετιζόμενων κινδύνων, τόσο για την αποφυγή τους όσο και για επίτευξη των στόχων του έργου. Απορρέει η ανάγκη για πολυάριθμα εναλλακτικά σενάρια έγκαιρης πρόβλεψής τους, που θα αξιοποιούν την εμπειρία από ανάλογα έργα. Η υποστήριξη των εκτιμήσεων και των αποφάσεων του διαχειριστή έργων στο σκέλος της ανάλυσης κινδύνων από εξελιγμένα εργαλεία λογισμικού καθίσταται απαραίτητη. Στα πλαίσια της παρούσας εργασίας αρχικά μελετήθηκε η εφαρμογή αποτελεσματικών χρονοδιαγραμμάτων σε χαρτοφυλάκιο παράλληλα εξελισσόμενων έργων, προκειμένου να εξεταστεί το πρόβλημα της ανάθεσης κοινόχρηστων πόρων. Εφαρμόστηκαν διάφορα σενάρια εξισορρόπησης για να διερευνηθεί η επίδραση των παραμέτρων της εξισορρόπησης των πόρων. Στη συνέχεια, έγινε ανάλυση κινδύνων με τη βοήθεια μοντελοποιημένων σεναρίων που ανταποκρίνονται επαρκώς στην πραγματικότητα. Στο τέλος παρουσιάζονται τα συμπεράσματα που προέκυψαν και διατυπώνονται προτάσεις για μελλοντική έρευνα. Λέξεις κλειδιά: Διαχείριση έργων, κίνδυνος, χρονικός προγραμματισμός, Primavera P6, Pertmaster 10

13 ABSTRACT The objective of this thesis is to study the process of project scheduling in construction and to apply risk analysis scenarios, using the software Primavera P6 Professional Project Management and Primavera Risk Analysis (Pertmaster). Modern project management demands effective and on time goal achievement, without exceeding budget. However, the result is not always certain, because of the complexity and uncertainty that characterizes the conflicting factors of projects and mainly the estimates made during the design of the schedule. Compliance with contractual obligations and dynamically changing nature of projects requires both the experience of the manager and the effective use of software tools for the investigation of all possible alternative scenarios. Moreover, the staggering size of a project and its components demands realistic and reliable knowledge of the numerous and interrelated risks, both to avoid them and to achieve the project goals. As a result, the need for numerous early anticipation scenarios derives, in order to utilize the experience of similar projects. Support of project manager s assessments and decisions, as far as risk analysis is concerned, necessitates the use of advanced software tools. In this diploma thesis, the primary objective was the implementation of effective schedules in a portfolio of parallel evolving projects, in terms of addressing the problem of shared resources. Various leveling scenarios were applied, in order to investigate the effect of leveling resources parameters. Moreover, risk analysis was applied, by means of modeled scenarios, corresponding adequately to reality. At the end, the findings and proposals for future research are summarized. Keywords: Project management, risk, project scheduling, Primavera P6, Pertmaster 11

14 ΠΡΟΛΟΓΟΣ Η παρούσα διπλωματική εργασία με τίτλο "Αποτίμηση χρονοδιαγραμμάτων έργων και ανάλυσης κινδύνων με τα λογισμικά Primavera P6 Professional Project Management και Primavera Risk Analysis" εκπονήθηκε στα πλαίσια του προγράμματος μεταπτυχιακών σπουδών «Διοίκηση και Διαχείριση Τεχνικών Έργων», του τμήματος Πολιτικών Μηχανικών του Αριστοτελείου Πανεπιστημίου Θεσσαλονίκης, κατά τη διάρκεια του Ακαδημαϊκού Έτους Η εργασία πραγματοποιήθηκε υπό την επίβλεψη του Επίκουρου Καθηγητή Δ.Π.Θ κ. Στέφανου Κατσαβούνη και με συνεξεταστές την κ. Γλυκερία Καλφακάκου, Καθηγήτρια Α.Π.Θ και τον κ. Γεώργιο Αρετούλη, Λέκτορα Α.Π.Θ. Η διαχείριση ενός έργου αποτελείται από το σύνολο των ενεργειών που αφορούν τον προγραμματισμό και τον έλεγχο του, ώστε να εξασφαλίζεται η ολοκλήρωσή του εντός του προκαθορισμένου χρονικού διαστήματος και των αναμενόμενων κοστολογικών ορίων, διαθέτοντας την απαιτούμενη ποιότητα κατασκευής και με την καλύτερη δυνατή χρήση των διαθέσιμων πόρων. Λόγω της πολυπλοκότητας των σύγχρονων έργων και της ευκολίας που προσφέρουν τα λογισμικά προγράμματα χρονικού προγραμματισμού ο προγραμματισμός σήμερα γίνεται με τη χρήση του ηλεκτρονικού υπολογιστή και όχι στο χέρι όπως συνέβαινε στο παρελθόν. Στα πλαίσια της παρούσας διπλωματικής μελετάται κατά κύριο λόγο η περίπτωση εφαρμογής χρονικού προγραμματισμού σε δύο τεχνικά έργα και συγκεκριμένα σε δύο βιομηχανικά κτίρια, με χρονοδιαγράμματα εν μέρει παράλληλα. Για τις ανάγκες τις εργασίας χρησιμοποιήθηκαν έργα από παλιότερες διπλωματικές που εκπονήθηκαν στα πλαίσια του προγράμματος σπουδών του τμήματος Πολιτικών Μηχανικών και συγκεκριμένα στην εργασία "Χρονικός και οικονομικός προγραμματισμός έργου με το Microsoft Project 2007" του φοιτητή Οικονόμου Γεώργιου, καθώς και στην εργασία "Αποτίμηση της διαχείρισης χρονοδιαγραμμάτων πολλαπλών έργων με τα λογισμικά ΜS Project 2010 και Primavera P6" της φοιτήτριας Χαλκιά Αλεξίας. Τους ευχαριστώ και τους δύο ιδιαιτέρως για την πολύτιμη βοήθειά τους. Το αντικείμενο της εργασίας αναλύεται σε συνολικά 8 κεφάλαια, τα οποία περιγράφονται εν συντομία παρακάτω: 12

15 Στο πρώτο κεφάλαιο γίνεται αναφορά στην έννοια του έργου και στις φάσεις που διέπουν τον κύκλο ζωής του, ενώ περιγράφεται και το αντικείμενο της διαχείρισης έργων, με τα απαραίτητα χαρακτηριστικά που πρέπει να διαθέτει. Στο δεύτερο κεφάλαιο γίνεται μια γενική περιγραφή των υπαρχόντων λογισμικών χρονοπρογραμματισμού, ενώ στη συνέχεια περιγράφονται τα βασικά χαρακτηριστικά του Primavera P6 και των εργαλείων που χρησιμοποιεί. Επιπλέον, γίνεται μια αρχική πλοήγηση στο περιβάλλον του προγράμματος και στις βασικές αρχικές ρυθμίσεις του. Στο τρίτο κεφάλαιο ξεκινά η μελέτη εφαρμογής με τη μορφή βημάτων. Συγκεκριμένα το κεφάλαιο 3 αναλύει τη δημιουργία ενός έργου, με την διαμόρφωση της επιχειρησιακής (EPS) και οργανωτικής δομής (OBS), καθώς και της δομής ανάλυσης εργασιών (WBS). Επιπλέον, γίνεται η εισαγωγή των δραστηριοτήτων στα έργα και αποδίδονται οι ανάλογες συσχετίσεις, πόροι και δαπάνες. Στο τέταρτο κεφάλαιο εφαρμόζεται ο πρώτος χρονικός προγραμματισμός στα υπό μελέτη έργα. Στη συνέχεια, λόγω της εμφάνισης υπεραναθέσεων στους πόρους εφαρμόζονται ποικίλα σενάρια εξισορρόπησης, από τα οποία επιλέγεται το βέλτιστο κάθε φορά. Στο πέμπτο κεφάλαιο εξετάζεται το θέμα της παρακολούθησης της πορείας των έργων, με τη δημιουργία των ανάλογων γραμμών βάσης (Baselines), οι οποίες συμπορεύονται με τη διαδικασία ενημέρωσης της προόδου των έργων, τόσο με αυτόματο, όσο και με χειροκίνητο τρόπο. Εξαιτίας των παραπάνω ενημερώσεων δημιουργούνται εκ νέου προβλήματα με την υπερανάθεση ορισμένων πόρων, τα οποία επιλύονται για ακόμα μια φορά με την εφαρμογή ειδικών σεναρίων εξισορρόπησης. Στο έκτο κεφάλαιο αναλύονται οι έννοιες της μεθόδου δεδουλευμένης αξίας (EVA), τα αποτελέσματα από την εφαρμογή της οποίας παρουσιάζονται με τη μορφή πινάκων και γραφημάτων. Στο έβδομο κεφάλαιο γίνεται αρχικά μια γενική περιγραφή της έννοιας της διαχείρισης κινδύνων, ενώ στη συνέχεια παρουσιάζεται το περιβάλλον του λογισμικού Primavera Risk Analysis. Τέλος, εφαρμόζονται και σχολιάζονται ειδικά μοντέλα ανάλυσης κινδύνων. Τέλος, στο όγδοο κεφάλαιο παρουσιάζονται τα συμπεράσματα που προέκυψαν από την εκπόνηση της εργασίας, ενώ γίνονται και προτάσεις περεταίρω μελέτης στα πλαίσια του συγκεκριμένου αντικειμένου. 13

16 Η εκπόνηση της εν λόγω διπλωματικής εργασίας είναι αποτέλεσμα της συνεχούς και άψογης συνεργασίας μου με τον κ. Στέφανο Κατσαβούνη, ο οποίος με τις παρεμβάσεις του και την ορθή καθοδήγησή του, συνέβαλε σημαντικά στην ολοκλήρωσή της και για το λόγο αυτό, τον ευχαριστώ ιδιαιτέρως! Θεσσαλονίκη, Οκτώβριος 2014 Έλλη Μπαρέκα 14

17 Κεφάλαιο 1: Εισαγωγή Τα έργα αποτελούσαν ανέκαθεν μέρος της ανθρώπινης ζωής, ωστόσο λόγος για τη διαχείρισή τους, ξεκίνησε να γίνεται μόλις τις τελευταίες δεκαετίες. Στην εποχή μας, η διαχείριση των έργων αποτελεί βασικό συστατικό της καθημερινότητάς μας, το οποίο μπορεί να οδηγήσει είτε στην επιτυχία, είτε στην καταστροφή. Στα πλαίσια της παρούσας διπλωματικής εργασίας, κρίνεται σκόπιμη η συνοπτική αναφορά αρχικά στην έννοια του έργου και εν συνεχεία στην έννοια της διαχείρισης έργων. 1.1 Η έννοια του έργου Κύκλος ζωής έργου Κατά καιρούς έχουν δοθεί διάφοροι ορισμοί που αφορούν την έννοια του έργου. Αυτό οφείλεται στο ότι μπορεί να οριστεί και να εκληφθεί με αρκετούς και διαφορετικούς τρόπους. Για παράδειγμα, ένα έργο μπορεί να θεωρηθεί ως η συνολική διαδικασία που απαιτείται για την παραγωγή ενός νέου προϊόντος, μίας νέας μονάδας, ενός νέου συστήματος ή άλλων συγκεκριμένων αποτελεσμάτων (Archibald, 2003) ή ως μια στενά καθορισμένη δραστηριότητα, η οποία έχει σχεδιασθεί για πεπερασμένη διάρκεια για την επίτευξη ενός συγκεκριμένου στόχου (General Electric Corporation, 1983). Σύμφωνα με το εγχειρίδιο PMBOK (2013) που εκδίδει το Project Management Institute (PMI), ως έργο νοείται μια προσωρινή προσπάθεια που αναλαμβάνεται με σκοπό τη δημιουργία ενός μοναδικού προϊόντος, υπηρεσίας ή αποτελέσματος. Το έργο τελειώνει όταν επιτευχθούν οι στόχοι του. Ένα έργο πρέπει να είναι προσωρινό, δηλαδή να έχει πεπερασμένη διάρκεια. Με άλλα λόγια πρέπει να έχει προκαθορισμένη αρχή και τέλος. Μέσα σε αυτό το διάστημα αξιοποιώντας τους διαθέσιμους πόρους κατά το βέλτιστο τρόπο, καλείται να διεκπεραιώσει τους στόχους για τους οποίους δημιουργήθηκε εξ αρχής. Όταν συμβεί αυτό, έχει φέρει σε πέρας το λόγο δημιουργίας του και επομένως λήγει και η διάρκεια του. Επίσης ένα έργο πρέπει να είναι μοναδικό. Αυτό σημαίνει ότι τα προϊόντα, οι υπηρεσίες ή τα αποτελέσματα που προκύπτουν από αυτό, θα πρέπει να έχουν διακριτές διαφορές από άλλα παρόμοια. Κάτι τέτοιο είναι ιδιαίτερα δύσκολο, λόγω 15

18 των επαναλαμβανόμενων στοιχείων που επηρεάζουν τη θεμελιώδη μοναδικότητα των εργασιών του. Η ανάγκη για απλούστευση της διαχείρισης έργων οδήγησε στη διάκριση των τεσσάρων φάσεων, η ακολουθία των οποίων ορίζει τον κύκλο ζωής του έργου (Project Management Life Cycle). Όπως φαίνεται και στην εικόνα 1.1, ο συγκεκριμένος κύκλος παρουσιάζει την εξέλιξη από την αρχή μέχρι και το τέλος του έργου. Εικόνα 1.1: Κύκλος ζωής έργου ( GR/HTML/index.html?1_3_project_lifecycle.htm) Φάση 1 Η έναρξη του έργου περιλαμβάνει τη συγκέντρωση των απαραίτητων πληροφοριών για την εκτέλεση του έργου, την ανάπτυξη οργανωτικής δέσμευσης και τη σύσταση ομάδας διεργασιών. Φάση 2 Κατά τον προγραμματισμό καθορίζονται αρχικά το αντικείμενο και ο στόχος του έργου. Στη συνέχεια, εφαρμόζεται ο διαχωρισμός σε επιμέρους εργασίες (WBS) και καταμερίζονται οι διαθέσιμοι πόροι. Στη φάση αυτή γίνεται ο χρονικός προγραμματισμός του έργου, παράλληλα με τη σύνταξη και άλλων επιμέρους σχεδίων, όπως το σχέδιο διαχείρισης κινδύνων, το σχέδιο διαχείρισης αλλαγών και το σχέδιο διαχείρισης της ποιότητας. 16

19 Φάση 3 Στην τρίτη φάση παρακολουθείται η εξέλιξη των εργασιών, όπως ορίζει το χρονοδιάγραμμα του έργου. Αφού ολοκληρωθούν οι εργασίες, το έργο αναλύεται και αξιολογείται. Με βάση τα αποτελέσματα από την αξιολόγηση αυτή, εφαρμόζονται, όπου κρίνεται απαραίτητο, διορθωτικά μέτρα, ακόμα και επαναπρογραμματισμός του έργου. Με το πέρας των εργασιών, θα έχει υλοποιηθεί και ο στόχος του έργου. Φάση 4 Η τελευταία φάση είναι η μικρότερη σε διάρκεια. Στη φάση αυτή γίνεται η παράδοση του έργου και η αξιολόγησή του σε συνθήκες πραγματικής λειτουργίας. Με βάση τα αποτελέσματα του συγκεκριμένου έργου μπορούν να αποφευχθούν τυχόν αποτυχίες σε μελλοντικά έργα. (PMBOK, 2013) 1.2 Διαχείριση Διοίκηση έργων Σύμφωνα με το PMBOK (2013), ως Διαχείριση Έργων ορίζεται η εφαρμογή γνώσης, ειδικοτήτων, εργαλείων και τεχνικών στις δραστηριότητες ενός έργου με σκοπό να επιτευχθούν ή να υπερκαλυφθούν οι ανάγκες και οι προσδοκίες του ιδιοκτήτη ενός έργου. Η σημασία της διαχείρισης έργων είναι μεγάλη, καθώς σχετίζεται άμεσα με τη διαχείριση πόρων. Η αδυναμία σωστής διαχείρισης μπορεί να κοστίσει τεράστια ποσά παγκοσμίως, καθώς ο ισχυρός ανταγωνισμός που επικρατεί στην αγορά δεν επιτρέπει περιθώρια λάθους. Όλα εξαρτώνται από την έγκαιρη πραγματοποίηση των στόχων του έργου, εντός των δαπανών του προϋπολογισμού. Ουσιαστικά πρόκειται για τη διαδικασία επίτευξης των στόχων του έργου, εντός των ορίων του χρονοδιαγράμματος, του κόστους και των περιορισμών των πόρων. Οι στόχοι ενός έργου μπορούν να ταξινομηθούν σε τρεις γενικές κατηγορίες. Αυτές είναι το αντικείμενο του έργου, το κόστος και ο χρόνος ολοκλήρωσης. Όλες μαζί συνθέτουν το γνωστό μαγικό τρίγωνο διαχείρισης του έργου. 17

20 Εικόνα 1.2: Τρίγωνο διαχείρισης του έργου ( Οι τρεις αυτές παράμετροι έχουν σχέση αλληλεξάρτησης μεταξύ τους. Αυτό σημαίνει ότι όταν η τιμή της μίας μεταβάλλεται, τότε και η τιμή των άλλων δύο μεταβάλλεται αντίστοιχα. Για παράδειγμα, αν μειωθεί ο χρόνος, προκειμένου να διατηρηθεί ο αρχικός σκοπός του έργου, θα πρέπει να αυξηθεί ο προϋπολογισμός. Μια τέταρτη διάσταση του τριγώνου αυτού είναι η ποιότητα. Αλλαγές στην ποιότητα προκαλούν αλλαγές και σε καθένα από τους άλλους παράγοντες. Για παράδειγμα βελτίωση της ποιότητας σημαίνει αύξηση του προϋπολογισμού και του χρόνου κατασκευής του έργου. Σε κάθε έργο, οι άνθρωποι είναι το βασικό κλειδί που πετυχαίνει την κατάλληλη σύνδεση ανάμεσα στις παραπάνω παραμέτρους. Ο διαχειριστής του έργου καλείται να χειρισθεί πολλά διαφορετικά καθήκοντα ταυτόχρονα. Αποφάσεις πρέπει να λαμβάνονται την ίδια στιγμή σε όλα τα επίπεδα σχετικά με τη χρήση πόρων, τις αναπροσαρμογές στο χρονικό προγραμματισμό, τον προϋπολογισμό, την οργανωσιακή επικοινωνία και τις ανθρώπινες σχέσεις. Οι παράγοντες που οδηγούν στην επιτυχία ενός έργου είναι: Ο καλός καθορισμός και η σαφής κατανόηση των στόχων του έργου Η υποστήριξη της ανώτερης διοίκησης Ο αναλυτικός προγραμματισμός του έργου Η συνεχής διαβούλευση με τον πελάτη Οι αρμονικές σχέσεις μεταξύ των μελών της ομάδας Τα κατάλληλα τεχνικά μέσα Ο διαρκής έλεγχος του έργου (Balachandra, Friar, 1997) 18

21 Κεφάλαιο 2: Παρουσίαση του λογισμικού Primavera P6 Professional Project Management 2.1 Γενική περιγραφή λογισμικών χρονικού προγραμματισμού Η αναγκαιότητα για διαχείριση και χρονικό προγραμματισμό έργων μεγάλης δαπάνης και πολυπλοκότητας, σε συνδυασμό με την εξέλιξη της τεχνολογίας και των Η/Υ, οδήγησε στη δημιουργία σχετικού λογισμικού και ανάλογων προγραμμάτων. Τα προγράμματα αυτά αποτελούν χρήσιμα εργαλεία, αφού δίνουν τη δυνατότητα στο χρήστη για τον προγραμματισμό έργων με μεγάλο αριθμό εργασιών και δραστηριοτήτων. Υπάρχουν δύο βασικές κατηγορίες λογισμικών. Στην πρώτη ανήκουν τα λογισμικά για τα οποία απαιτείται αγορά της άδειας χρήσης τους και στη δεύτερη δωρεάν λογισμικά, κυρίως μέσω του διαδικτύου, οι χρήστες των οποίων αποδέχονται τους κανόνες που καθορίζονται από τη Γενική Άδεια Δημόσιας Χρήσης GNU (GNU General Public Licence). Λογισμικά με αγορά άδειας χρήσης Clarizen Tenrox Project Management Daptiv PPM Genius Project EPM Live Microsoft Project Primavera Project Management Primavera Enterprise Project Portfolio Manager Δωρεάν λογισμικά Collabtive Redmine Project Prier Trac kforge dotproject TaskJuggler Πίνακας 2.1: Λογισμικά χρονικού προγραμματισμού έργων 19

22 2.2 Θεωρητική περιγραφή Primavera P6 Professional Project Management Το λογισμικό πακέτο Primavera αναπτύχθηκε το 1983 από την εταιρεία Primavera Systems Inc. και συγκεκριμένα από τους Joel Koppelman και Dick Faris. Αργότερα, το 2008, εξαγοράστηκε από την εταιρεία Oracle Corporation. Πρόκειται για αναγνωρισμένο λογισμικό, το οποίο έχει σχεδιαστεί για να χειρίζεται μεγάλης κλίμακας, υπερσύγχρονα και πολύπλευρα έργα. Στοχεύει στην παροχή ολοκληρωμένων λύσεων σε ό,τι αφορά τη διαχείριση και τον προγραμματισμό έργων, εταιρικών πόρων και δομών, καθώς και στη διαχείριση χαρτοφυλακίων έργων και επενδύσεων. Βρίσκει εφαρμογή σε κατασκευαστικά έργα, χρηματοοικονομικούς οργανισμούς, τον ενεργειακό χώρο, τις τηλεπικοινωνίες και την πληροφορική, τις βιομηχανίες, το δημόσιο και ιδιωτικό τομέα. Τα βασικά χαρακτηριστικά του είναι: Δίνει τη δυνατότητα χρήσης έως δραστηριοτήτων σε ένα έργο Υπάρχει η δυνατότητα παράλληλης χρήσης του προγράμματος μέσω διαδικτυακής πρόσβασης Παρέχει απεριόριστους πόρους Υπάρχει η δυνατότητα σύνταξης μεγάλου αριθμού πινάκων και αναφορών Τα υπόλοιπα πακέτα λογισμικού με τα οποία αλληλεπιδρά το Primavera P6 είναι: Primavera P6 Enterprise Project Portfolio Management: αποτελεί μια ολοκληρωμένη λύση για την προτεραιοποίηση, τον σχεδιασμό, τη διαχείριση και την εκτέλεση έργων, προγραμμάτων και χαρτοφυλακίων σε όλη την έκταση της επιχείρησης. Primavera P6 Analytics: παρέχει πολύτιμες πληροφορίες σχετικά με την απόδοση του χαρτοφυλακίου του έργου, έτσι ώστε να φανερώνονται οι τάσεις και οι αιτίες των προβλημάτων. Με τον τρόπο αυτό προβλέπονται τα κόστη και οι διαχειριστές του έργου λαμβάνουν αποδοτικότερες αποφάσεις. Primavera Portfolio Management: στοχεύει στη διαχείριση κάθε είδους χαρτοφυλακίου από τη σύλληψη μέχρι την εκτέλεση και διευκολύνει τη συνεργασία μεταξύ των ενδιαφερόμενων μερών του οργανισμού. Primavera Unifier: είναι η καλύτερη λύση για τη διαχείριση του κύκλου ζωής του έργου, από το σχεδιασμό και την κατασκευή του έργου μέχρι την παράδοση και τη συντήρησή του. Με το εργαλείο Business Process 20

23 Automation ενσωματώνεται το σύνολο των διεργασιών, των δεδομένων και των εγγράφων σε όλη την επιχείρηση. Primavera Contract Management: υλοποιεί τη διαχείριση των εγγράφων ενός έργου, του κόστους των εργασιών και των ελέγχων πεδίου, ώστε να διατηρεί το έργο εντός τροχιάς χρόνου και προϋπολογισμού. Primavera Risk Analysis: στοχεύει στην ανάλυση επικινδυνότητας του κόστους και του χρονοδιαγράμματος καθ όλη τη διάρκεια ζωής ενός έργου και προσδιορίζει τα επίπεδα αξιοπιστίας της επιτυχημένης εκτέλεσης των έργων. Primavera Contractor: πρόκειται για μια προσιτή λύση για εργολάβους που καθιστά τον προγραμματισμό, την υποβολή αναφορών και τον έλεγχο της προόδου του έργου εύκολη υπόθεση. Επιτρέπει τη διαρκή επικοινωνία και επικαιροποίηση των αναφορών, ούτως ώστε να πληρώνονται όλοι στην ώρα τους. Primavera Earned Value Management: υπολογίζει σε όρους κόστους την πορεία του έργου ως προς το αρχικό χρονοδιάγραμμα και τον προϋπολογισμό. Τα εργαλεία που διαθέτει το Primavera P6 για την εκτέλεση των λειτουργιών του είναι τα παρακάτω: Project Management: το εργαλείο της Διαχείρισης Έργων επιτρέπει στους χρήστες να παρακολουθούν και να αναλύουν τις επιδόσεις των έργων τους. Απευθύνεται κατά κύριο λόγο σε οργανισμούς που καλούνται να διαχειριστούν ταυτόχρονα πολλαπλά έργα και να υποστηρίξουν την πρόσβαση πολλών χρηστών σε όλη την έκταση του οργανισμού. Λειτουργεί μέσα από τη θεμελιώδη βάση δεδομένων του Primavera (PMDB) που έχει τη δυνατότητα να υποστηρίξει μια επιχειρησιακή δομή (EPS) με απεριόριστο αριθμό έργων, δραστηριοτήτων, γραμμών βάσης, πόρων, στοιχείων δομής ανάλυσης έργου (WBS), κρίσιμων διαδρομών, κωδικών καθορισμένων από το χρήστη και μεθόδων εξισορρόπησης πόρων. Για μεγάλης κλίμακας εφαρμογές κρίνεται κατάλληλη η χρήση της βάσης δεδομένων της Oracle ή SQL Server, ενώ για μικρές εφαρμογές μπορεί να χρησιμοποιηθεί η βάση δεδομένων SQL Server Express. Methodology Management: η μονάδα Διαχείρισης Μεθοδολογίας είναι ένα σύστημα σύνταξης μεθοδολογιών και προτύπων σε μια κεντρική βάση δεδομένων (MMDB). Οι διαχειριστές έργων έχουν την δυνατότητα να 21

24 επιλέξουν, να συνδυάσουν, και να προσαρμόσουν μεθοδολογίες με σκοπό τη δημιουργία προσαρμοσμένων σχεδίων έργου. Αυτές οι προσαρμοσμένες μεθοδολογίες μπορούν να εισαχθούν στη μονάδα διαχείρισης έργων (Project Management) μέσω της εφαρμογής Project Architect Wizard, προκειμένου να χρησιμοποιηθούν ως πρότυπα για νέα έργα. Με αυτόν τον τρόπο, ο οργανισμός μπορεί συνεχώς να βελτιώνει και να τελειοποιεί τις χρησιμοποιούμενες μεθοδολογίες και εκτιμήσεις καθώς και το σύνολο των πληροφοριών που αφορούν τα υπό μελέτη έργα. ( Τα βήματα που περιγράφουν τη λειτουργία του Primavera P6 παρουσιάζονται παρακάτω. Ξεκινώντας από το χαρτοφυλάκιο έργων και εν συνεχεία από ένα σύνολο έργων, ο διαχειριστής οδηγείται αναγωγικά σε ένα μοναδικό έργο και συγκεκριμένα στη δομή ανάλυσης των εργασιών του και εν τέλει στις δραστηριότητές του. Εικόνα 2.1: Βήματα λειτουργίας Primavera P6 Ανακεφαλαιώνοντας, το Primavera P6 συνάδει με υψηλού επιπέδου σχεδιασμό έργων, επιτρέποντας στους διαχειριστές να έχουν άμεση πρόσβαση σε όλα τα απαραίτητα στοιχεία, απλά με το πάτημα ενός κουμπιού. Έχει τη δυνατότητα να βελτιώσει τη διαχείριση ενός έργου, καθώς προσφέρει: Καλύτερη παρακολούθηση του προβλήματος, αφού όλα περιλαμβάνονται στο πρόγραμμα, έτσι ώστε να μπορεί ο διαχειριστής εύκολα να δει τί συμβαίνει ανά πάσα στιγμή Αυξημένη ικανότητα πρόβλεψης, αφού με τις συνεχώς ενημερωμένες πληροφορίες ο διαχειριστής μπορεί να ελέγξει τη χρήση των πόρων και να κάνει ανάλογο προγραμματισμό Άμεση και ταχύτερη πρόσβαση στις πληροφορίες και παρακολούθηση της προόδου του έργου σε σχέση με το χρόνο και τους πόρους Ευκολότερη διαχείριση του έργου, καθώς ένας ικανός χρήστης Primavera μπορεί να ανταπεξέλθει καλύτερα σε σύνθετα και μεγάλης κλίμακας και έργα. ( 22

25 2.3 Επισκόπηση αρχικών ρυθμίσεων και πλοήγηση στο περιβάλλον του Primavera P6 Professional Project Management Με την είσοδό του στο λογισμικό, ο διαχειριστής καλείται να πληκτρολογήσει τον κωδικό του και να επιλέξει βάση δεδομένων. Έχει τη δυνατότητα να δημιουργήσει καινούρια βάση ή να επιλέξει από τις ήδη υπάρχουσες. Στη συνέχεια, το πρόγραμμα ανοίγει την προβολή EPS (Enterprise Project Structure), δηλαδή αναπτύσσει όλα τα έργα που βρίσκονται στη βάση δεδομένων και μαζί συνθέτουν την επιχειρησιακή δομή. Ο χρήστης μπορεί να αλλάξει την προβολή που επιθυμεί να βλέπει ανοίγοντας το πρόγραμμα, ακολουθώντας την εξής πορεία εντολών: Edit User Preferences Startup Window. Από εκεί επιλέγοντας Home και Show the Welcome dialog at startup κατά την είσοδο στο πρόγραμμα, θα παρουσιάζεται στο χρήστη το περιβάλλον που φαίνεται στην εικόνα 2.7. Στο νέο περιβάλλον, ο διαχειριστής μπορεί να επιλέξει αν θέλει να δημιουργήσει ένα καινούριο έργο, να ανοίξει ένα υπάρχον ή το τελευταίο συγκεκριμένα, καθώς και να ανοίξει όλα τα έργα που βρίσκονται αποθηκευμένα στη βάση δεδομένων. Αν ο διαχειριστής ενδιαφέρεται για παράδειγμα συγκεκριμένα για τους κινδύνους, μπορεί επιλέγοντας Edit User Preferences Startup Window Project Risks και κατά το παράθυρο εκκίνησης Open Global Data, να βλέπει απευθείας τους κινδύνους των έργων που βρίσκονται στη βάση δεδομένων. Το λογισμικό προσφέρει και άλλες πολλές δυνατότητες, όπως την αλλαγή της γλώσσας επιλέγοντας Tools Set language, καθώς και την αλλαγή του κωδικού χρήστη επιλέγοντας Edit User Preferences Password. Εικόνα 2.2: Σύνδεση στο Primavera P6 23

26 Εικόνα 2.3: Δημιουργία νέας βάσης δεδομένων ή επιλογή από τις ήδη υπάρχουσες Εικόνα 2.4: Επιχειρησιακή δομή κατά την είσοδο Εικόνες : Αλλαγή παραθύρου εκκίνησης κατά την είσοδο 24

27 Εικόνα 2.7: Νέο παράθυρο εκκίνησης Εικόνα 2.8: Ορισμός γλώσσας Συνεχίζοντας την πλοήγηση στο Primavera P6, ο χρήστης μπορεί να περιηγηθεί στις γραμμές εργαλείων (toolbars) που προσφέρει το πρόγραμμα, ακολουθώντας την εξής πορεία εντολών: View Toolbars. Χαρακτηριστικά αναφέρεται ότι οι γραμμές εργαλείων Command Bar Button Text και Activity Toolbar μπορούν να χρησιμοποιηθούν μόνο όταν είναι ανοιχτό κάποιο έργο. Επίσης, για εξοικονόμηση χώρου συνιστάται η απενεργοποίηση της γραμμής εντολών Directory Button Text. 25

28 Εικόνα 2.9: Γραμμές εντολών Εικόνα 2.10: Απενεργοποίηση Directory Button Text Ένα ιδιαίτερα χρήσιμο εργαλείο που προσφέρει το Primavera P6 είναι οι διαφορετικές διατάξεις (layouts). Ο χρήστης μπορεί να ανοίξει μία ήδη υπάρχουσα διάταξη ή να δημιουργήσει μία καινούρια σύμφωνα με τις δικές του προτιμήσεις. Χαρακτηριστική διάταξη είναι η Classic WBS Layout, η οποία δείχνει τη δομή ανάλυσης των εργασιών. Στα πλαίσια της αξιολόγησης των έργων που χρησιμοποιήθηκαν στην παρούσα διπλωματική με τη μέθοδο της δεδουλευμένης αξίας (Earned Value Analysis), δημιουργήθηκε η διάταξη Earned Value Analysis, η οποία φαίνεται στην εικόνα Ανάλογα με τις εκάστοτε ανάγκες του, ο διαχειριστής μπορεί να προσθέσει ή να αφαιρέσει στήλες, να ορίσει το παράθυρο που θα εμφανίζεται στο κάτω μέρος του παραθύρου πλοήγησης και πληθώρα άλλων δυνατοτήτων που του επιτρέπει το πρόγραμμα. 26

29 Εικόνα 2.11: Classic WBS Layout Εικόνα 2.12: Δημιουργία Earned Value Analysis Layout Αν ο διαχειριστής το επιθυμεί, μπορεί να αλλάξει κάποια από τα χαρακτηριστικά της διάταξης (layout) που επέλεξε να ανοίξει, όπως για παράδειγμα τα χρώματα και το πάχος των γραμμών. Αυτό γίνεται με την επιλογή Group and Sort. Από το παράθυρο αυτό επιλέγοντας Hide if empty, αν η δομή ανάλυσης εργασιών δεν περιέχει κάποια δραστηριότητα η γραμμή αποκρύβεται αυτόματα, εξοικονομώντας έτσι χώρο στο χρήστη. Από τη γραμμή εργαλείων των δραστηριοτήτων (Activity toolbar) χρήσιμη είναι και η επιλογή Filter, καθώς ο χρήστης μπορεί να ορίσει στη διάταξη που άνοιξε να εμφανίζονται για παράδειγμα οι δραστηριότητες που ολοκληρώθηκαν, αυτές που είναι σε εξέλιξη, οι κρίσιμες και πολλές άλλες επιλογές ανάλογα με τις ανάγκες του. 27

30 Εικόνες : Επιλογές Group and Sort και Filter Ιδιαίτερο ενδιαφέρον παρουσιάζουν οι επιλογές που αφορούν όχι τους απλούς χρήστες του λογισμικού, αλλά αυτούς που συνδέονται με δικαίωμα διαχειριστή. Από το μενού Admin και την καρτέλα Admin Preferences ο χρήστης μπορεί να αλλάξει για παράδειγμα την ημέρα που ξεκινούν τα ημερολόγια του έργου από Κυριακή που είναι η προεπιλογή σε Δευτέρα ή ακόμα να αυξήσει την προεπιλεγμένη διάρκεια των νέων δραστηριοτήτων από 1 μέρα σε 2. Επίσης μπορεί να αλλάξει τις εργατοώρες ανά ημέρα, καθώς και τον τρόπο συμβολισμού των ημερών, των εβδομάδων και των υπόλοιπων μονάδων μέτρησης του χρόνου. Συνηθισμένη πρακτική αποτελεί να χρησιμοποιείται ως ποσοστό ολοκλήρωσης της επίδοσης, το % ποσοστό ολοκλήρωσης των δραστηριοτήτων, όπως συνέβη και στην περίπτωση εφαρμογής της παρούσας εργασίας. Εναλλακτικά, αν στα έργα υπάρχουν συμβατικές προθεσμίες που πρέπει να τηρούνται κατά την εξέλιξή τους, μπορεί να χρησιμοποιηθεί η επιλογή Use WBS milestones. 28

31 Εικόνα 2.15: Είσοδος στις προτιμήσεις του διαχειριστή Εικόνα 2.16: Αλλαγή ημέρας έναρξης των ημερολογίων σε Δευτέρα Εικόνα 2.17: Επιλογές καρτέλας Earned Value Admin Preferences 29

32 Το Primavera P6 μέσω του πλαισίου διαλόγου των Κατηγοριών Διαχειριστή (Admin categories) παρέχει επιπροσθέτως στο συντονιστή ελέγχου του έργου τη δυνατότητα διαμόρφωσης τυποποιημένων κατηγοριών και τύπων που μπορούν να χρησιμοποιούνται στο σύνολο των έργων ενός οργανισμού. Τα στοιχεία στα οποία μπορούν να ανατεθούν οι προκαθορισμένες κατηγορίες και να δημιουργηθούν νέες, ώστε να διευκολύνεται το φιλτράρισμα και η ομαδοποίησή τους είναι: Οι τύποι των γραμμών βάσης Οι κατηγορίες των δαπανών Οι φάσεις των έργων, δηλαδή των επιπέδων της WBS Οι κατηγορίες και οι καταστάσεις των εγγράφων Οι κωδικοί των γενικών δαπανών του οργανισμού Τα είδη των κινδύνων Τα θέματα των σημειωματάριων Οι μονάδες μέτρησης των υλικών πόρων Στα πλαίσια της παρούσας εργασίας η επιλογή Admin Categories χρησιμοποιήθηκε για τη δημιουργία νέων μονάδων μέτρησης υλικών πόρων που δεν υπήρχαν εξαρχής στις επιλογές του λογισμικού. Εικόνα 2.18: Δημιουργία νέων μονάδων μέτρησης υλικών πόρων 30

33 Εκτός από τις ρυθμίσεις για χρήστες με δικαίωμα διαχειριστή, υπάρχουν και οι ρυθμίσεις για απλούς χρήστες. Επιλέγοντας Edit User Preferences, ο διαχειριστής μεταφέρεται στο παράθυρο της εικόνας Από εκεί, μπορεί για παράδειγμα στην καρτέλα Time Units να αλλάξει τη μονάδα μέτρησης των εργατοωρών και της διάρκειας των δραστηριοτήτων από ώρες ή μέρες που είναι η προεπιλογή σε όποια μονάδα μέτρησης επιθυμεί, να προσθέσει όσα δεκαδικά θέλει στο συμβολισμό, καθώς και να καθορίσει τον τρόπο παρουσίασης της απασχόλησης των πόρων ως ποσοστό ή ως αριθμό εργατοωρών ανά ημέρα. Επίσης, μπορεί να αλλάξει το νόμισμα από δολάριο που είναι η προεπιλογή σε ευρώ. Σε αντίθεση με τις ρυθμίσεις που αφορούν τους χρήστες με δικαίωμα διαχειριστή, εδώ δεν επιτρέπεται η αλλαγή των ωρών εργασίας ανά ημέρα από την προεπιλεγμένη τιμή. Εικόνα 2.19: Είσοδος στις ρυθμίσεις για απλούς χρήστες Εικόνα 2.20: Αλλαγή νομίσματος σε Ευρώ - καρτέλα Currency User Preferences 31

34 Στην καρτέλα Assistance ορίζεται αν θα εμφανίζονται ή όχι βοηθητικοί wizards κάθε φορά που προστίθενται καινούριες δραστηριότητες ή πόροι. Σε έργα με πολλές δραστηριότητες και πόρους, όπως αυτά που χρησιμοποιήθηκαν στην παρούσα διπλωματική εργασία, κρίνεται σκόπιμο να μη χρησιμοποιούνται οι συγκεκριμένες επιλογές. Ενδιαφέρον παρουσιάζει η καρτέλα Startup Filters. Εδώ ο χρήστης ορίζει αν στην εκκίνηση του προγράμματος επιθυμεί να ανοίγει τα δεδομένα που σχετίζονται με πόρους, οργανωτικές δομές, δραστηριότητες και κόστη από το τρέχον έργο ή από το σύνολο των έργων. Ενδείκνυται η πρώτη επιλογή, με εξαίρεση τους πόρους, καθώς σε αντίθετη περίπτωση το πρόγραμμα αργεί εξαιρετικά να φορτώσει το έργο. Εικόνες : Καρτέλες Assistance και Startup Filters - User Preferences Πολύ σημαντική ιδιαιτερότητα του Primavera P6 είναι ότι δεν υπάρχει επιλογή της αποθήκευσης, καθώς κάθε ενέργεια που συμβαίνει στο πρόγραμμα αποθηκεύεται απ ευθείας στη βάση δεδομένων του. Επίσης, η εντολή αναίρεσης ενέργειας Edit Undo είναι διαθέσιμη σε πολύ περιορισμένη αλληλουχία ενεργειών και δεν επιτρέπει την επαναφορά δεδομένων που έχουν τροποποιηθεί σημαντικά ή έχουν διαγραφεί. Για παράδειγμα, ενέργειες όπως η δημιουργία, αντιγραφή ή διαγραφή έργων και δραστηριοτήτων, ο αυτόματος χρονοπρογραμματισμός, η ενημέρωση της προόδου του έργου, η εξισορρόπηση πόρων, είναι μη αναστρέψιμες. Απαιτείται λοιπόν ιδιαίτερη προσοχή κατά τη χρήση του προγράμματος, ώστε να μη χαθούν μη ανακτήσιμες πληροφορίες. Προκειμένου ο χρήστης να μη χρειάζεται συνεχώς να δημιουργεί πιστά αντίγραφα των έργων μέσα στην επιχειρησιακή δομή, το πρόγραμμα του δίνει τη δυνατότητα 32

35 δημιουργίας εναλλακτικών σεναρίων (Reflection Projects). Πρόκειται για μη ενεργά αντίγραφα των έργων τα οποία χρησιμοποιούνται για ενημέρωση της πορείας του έργου ή για την ανάπτυξη what if σεναρίων που διευκολύνουν τον προγραμματισμό. Με δεξί κλικ στο υπό μελέτη έργο και επιλέγοντας Create Reflection, ο διαχειριστής έχει τη δυνατότητα δημιουργίας εναλλακτικών σεναρίων, στα οποία μπορεί να εφαρμόσει αλλαγές, δοκιμάζοντας κάθε φορά διαφορετικά σενάρια. Οι αλλαγές αυτές μπορούν εν συνεχεία να περάσουν στο αρχικό έργο κάνοντας δεξί κλικ στο εναλλακτικό σενάριο και επιλέγοντας Merge Reflection. Ιδιαιτερότητα των εναλλακτικών σεναρίων είναι ότι με τη συγχώνευση στο αρχικό έργο στοιχεία που έχουν αφαιρεθεί σε αυτό, όπως δραστηριότητες, αναθέσεις πόρων ή έξοδα, δε θα διαγραφούν από το αρχικό έργο. Σε αντίθεση με τα απλά αντίγραφα που δημιουργούνται μέσω της εντολής Copy Paste, τα δεδομένα των εναλλακτικών σεναρίων δεν συνυπολογίζονται στα ομαδοποιημένα στοιχεία του κόμβου της EPS στην οποία ανήκουν και έχουν επιπλέον το πλεονέκτημα της άμεσης συγχώνευσης των αλλαγών με το αρχικό έργο. Στην παρούσα εργασία, η δυνατότητα αυτή αξιοποιήθηκε για την εξέταση των εναλλακτικών σεναρίων της εξισορρόπησης πόρων. Εικόνα 2.23: Δημιουργία εναλλακτικών σεναρίων (Reflection projects) για την εξισορρόπηση πόρων 33

36 Κεφάλαιο 3: Δημιουργία έργων 3.1 Ανάλυσης Επιχειρησιακής Δομής (Enterprise Project Structure EPS) Το πρώτο βήμα για τη δημιουργία ενός έργου είναι η δημιουργία της επιχειρησιακής του δομής. Πρόκειται για την ιεραρχία που χρησιμοποιείται στην οργάνωση των έργων. Παρέχει στο διαχειριστή πρόσβαση σε όλα τα έργα που είναι αποθηκευμένα στη βάση δεδομένων, ενώ παράλληλα του δίνει τη δυνατότητα διαχείρισης, οργάνωσης και ελέγχου των πληροφοριών σε κάθε επίπεδο. Κάθε επιχειρησιακή δομή αποτελείται από ρίζες (roots) και κόμβους (nodes). Ως ρίζα χαρακτηρίζεται το στοιχείο που βρίσκεται στην ανώτερη κλίμακα της επιχειρησιακής δομής, της οργανωτικής δομής και της δομής ανάλυσης εργασιών, ενώ ως κόμβος, το επίπεδο που βρίσκεται πάνω από το έργο στην ιεραρχία της επιχειρησιακής δομής. Συνήθως υπάρχει μόνο μία ρίζα, η οποία ισοδυναμεί με το ανώτατο επίπεδο διαχείρισης μιας επιχείρησης. Οι κόμβοι μπορεί να αντιπροσωπεύουν τις διευθύνσεις της εταιρείας, τις φάσεις ή την τοποθεσία των έργων, είτε άλλες μεγάλες ομαδοποιήσεις. Κάθε κόμβος μπορεί να περιέχει ή όχι έργα. Στην περίπτωση που δεν περιέχει έργα, χρησιμοποιείται απλά για λόγους οργάνωσης. Τα έργα αντιπροσωπεύουν πάντα το χαμηλότερο επίπεδο της ιεραρχίας. Εικόνα 3.1: Μορφή επιχειρησιακής δομής (EPS) (Primavera P6 Fundamentals, 2012) 34

37 Για τη δημιουργία νέας επιχειρησιακής δομής ακολουθείται η πορεία εντολών Enterprise Enterprise Project Structure. Στο παράθυρο που αναδύεται μπορεί να γίνει η προσθήκη κόμβων και η κατάλληλη τοποθέτησή τους στην ιεραρχία με τη βοήθεια βελών κατεύθυνσης. Κάθε νέος κόμβος ανατίθεται αυτόματα στον υπεύθυνο διαχειριστή του αμέσως ανωτέρου επιπέδου και μπορεί να τροποποιηθεί με την επιλογή διαφορετικού Responsible Manager. Στα πλαίσια της συγκεκριμένης εργασίας προστέθηκαν οι κόμβοι Έργα 2014 και Βιομηχανικά, με υπεύθυνο διαχειριστή το στοιχείο Industrial από την Οργανωτική Δομή όπως φαίνεται και στην εικόνα 3.2. Εικόνα 3.2: Διαμόρφωση της επιχειρησιακής δομής (EPS) 3.2 Ανάλυση Οργανωτικής Δομής (Organizational Breakdown Structure OBS) Πρόκειται για την ιεραρχική διάταξη που αντιπροσωπεύει τη δομή διαχείρισης ενός οργανισμού. Η οργανωτική δομή ορίζει τον υπεύθυνο σε κάθε επίπεδο διαχειριστή, ο οποίος με τη σειρά του καθορίζει την πρόσβαση των χρηστών και τα προνόμια για τους κόμβους και τα έργα της επιχειρησιακής δομής. Μια μορφή απεικόνισης της οργανωτικής δομής θα μπορούσε να είναι το οργανόγραμμα της επιχείρησης, με τις αντίστοιχες διευθύνσεις και τμήματα. Αν και φαινομενικά η OBS εμφανίζει ομοιότητες με τη δεξαμενή πόρων, ο ρόλος της δεν 35

38 είναι ο ίδιος, καθώς οι πόροι εκχωρούνται σε δραστηριότητες, ενώ τα στοιχεία της OBS αντιστοιχούν σε κόμβους της EPS. Αυτό σημαίνει ότι ο διαχειριστής που αντιστοιχεί στο στοιχείο OBS είναι υπεύθυνος για όλες τις εργασίες που αναλογούν στο συγκεκριμένο κόμβο της επιχειρησιακής δομής. Επιλέγοντας Enterprise OBS ο χρήστης του Primavera P6 μπορεί να δει την οργανωτική δομή που είναι καταχωρημένη στη βάση δεδομένων, να προσθέσει ή να διαγράψει στοιχεία. Όπως προαναφέρθηκε, για τα δύο έργα που εξετάζονται στην παρούσα εργασία χρησιμοποιήθηκε το ήδη υπάρχον στοιχείο στη βάση δεδομένων Industrial. Εικόνα 3.3: Εμφάνιση στοιχείου Industrial στην Οργανωτική Δομή ως υπεύθυνου για τα εξεταζόμενα έργα 36

39 3.3 Διαμόρφωση ημερολογίων Τα ημερολόγια των έργων είναι χρήσιμα για τον καθορισμό των εργάσιμων και μη εργάσιμων ημερών ή αργιών και παίζουν ρόλο τόσο στον αρχικό προγραμματισμό όσο και στην ακόλουθη διαδικασία της εξισορρόπησης των πόρων. Υπάρχει η δυνατότητα δημιουργίας απεριόριστου αριθμού ημερολογίων, τα οποία ανάλογα με τις ανάγκες του, ο χρήστης μπορεί να τα αναθέσει σε δραστηριότητες, αλλά και σε πόρους. Η πρόσβαση στα αποθηκευμένα ημερολόγια γίνεται μέσω της εντολής Enterprise Calendars. Στο παράθυρο που ανοίγει ο χρήστης μπορεί να επιλέξει ανάμεσα σε τρεις κατηγορίες ημερολογίων: Global: διαθέσιμα για όλους τους χρήστες και όλα τα έργα Project: αφορούν το συγκεκριμένο έργο Resource: μπορούν να ανατεθούν αποκλειστικά σε πόρους Σημαντική είναι η συσχέτιση των ημερολογίων με τον τύπο της δραστηριότητας. Όταν μια δραστηριότητα είναι task dependent, δηλαδή εξαρτάται αποκλειστικά από τον τύπο της εργασίας, τότε η ανάθεση των πόρων προγραμματίζεται σύμφωνα με το ημερολόγιο που έχει ανατεθεί στη συγκεκριμένη δραστηριότητα. Αντίθετα, όταν μια δραστηριότητα είναι resource dependent, δηλαδή εξαρτάται από την εργασία των πόρων, τότε η ανάθεση των πόρων προγραμματίζεται σύμφωνα με το ημερολόγιο που έχει ανατεθεί στον εκάστοτε πόρο. Από το παράθυρο διαχείρισης των ημερολογίων είναι δυνατή η δημιουργία ενός νέου ημερολογίου βασισμένου σε ένα ήδη υπάρχον. Ο χρήστης μπορεί στη συνέχεια να τροποποιήσει κάποιες από τις προκαθορισμένες ρυθμίσεις, με την επιλογή Modify, προσθέτοντας εργάσιμες μέρες ή αργίες, καθώς και αλλάζοντας το ημερήσιο ωράριο εργασίας όπου αυτός επιθυμεί. Στα πλαίσια της συγκεκριμένης εργασίας δημιουργήθηκε το "Ημερολόγιο έργου", σύμφωνα με το υπάρχον ημερολόγιο "Standard", το οποίο ανατέθηκε στα δύο εξεταζόμενα έργα, καθώς και στο σύνολο των πόρων και των δραστηριοτήτων. Στη συνέχεια, προκειμένου να αντιμετωπιστεί το πρόβλημα της υπερανάθεσης του πόρου "γερανός" δημιουργήθηκε επιπρόσθετα το "Ημερολόγιο γερανού", το οποίο ανατέθηκε συγκεκριμένα σε αυτό τον πόρο. 37

40 Εικόνα 3.4: Δημιουργία ημερολογίων και ορισμός "Ημερολογίου έργου" ως προεπιλεγμένου Εικόνα 3.5: Τροποποίηση ημερολογίου Προσθήκη αργιών 38

41 3.4 Δημιουργία έργων Υπάρχουν τρεις διαφορετικοί τρόποι δημιουργίας ενός έργου: Δημιουργία νέου Εισαγωγή από άλλες εφαρμογές, όπως το MS Project Αντιγραφή / Επικόλληση από ένα υπάρχον έργο Στην περίπτωση της δημιουργίας ενός νέου έργου, ο διαχειριστής επιλέγει αρχικά τον κόμβο της επιχειρησιακής δομής (EPS), στον οποίο επιθυμεί να προσθέσει το νέο έργο και στη συνέχεια με την εντολή Add οδηγείται στο βοηθητικό οδηγό (New Project Wizard), όπου συμπληρώνει όλες τις απαραίτητες πληροφορίες. Αρχικά καταγράφει το αναγνωριστικό και το όνομα του έργου, ενώ στη συνέχεια το πρόγραμμα του ζητάει να δώσει την ημερομηνία έναρξης και λήξης (προαιρετική), καθώς και τον υπεύθυνο διαχειριστή, ο οποίος θα τοποθετηθεί στην κορυφή της οργανωτικής δομής (OBS) του έργου. Συνεχίζοντας, το πρόγραμμα ρωτάει το διαχειριστή αν πρέπει να τρέξει ή όχι το εργαλείο Project Architect, το οποίο, όπως περιγράφτηκε και στη Methodology Management, χρησιμοποιείται για τη δημιουργία προτύπων έργων. Σε περίπτωση που επιλέξει ναι, ο χρήστης καλείται να διαλέξει μεθοδολογίες που θα χρησιμοποιηθούν και επιπλέον λεπτομέρειες, ενώ σε αντίθετη περίπτωση οδηγείται απευθείας στον τερματισμό και τη δημιουργία του νέου έργου. Η διαδικασία που ακολουθήθηκε για τα εξεταζόμενα έργα φαίνεται στην εικόνα