Τα ενεργά αρχεία επιχειρήσεων

Transcript

1 Ανδρέας Μ πάγιας Τα ενεργά αρχεία επιχειρήσεων Η βασική ιδέα η οποία λανθάνει της εισήγησης μου είναι η ιδέα της ενιαίας αρχειονομίας (archivistique intégrée) 1. Οι ξένοι εισηγητές του σεμιναρίου αναφέρθηκαν σ ' αυτή την έννοια, εξηγώντας σε διάφορες περιπτώσεις πως είμαστε υ ποχρεωμένοι να παρακολουθούμε το έγγραφο από τη γέννηση μέχρι την κατάληξη του, δηλ. είτε την καταστροφή του είτε τη φύλαξη του για ιστορικούς/ερευνητικούς λόγους. Αντίστοιχα προς τα έγγραφα που διατηρούν την ταυτότητα τους σε όλα τα στάδια της ζωής τους, η αρχειονομία - ο επιστημονικός κλάδος διαχείρισης των εγγράφων - δεν περιορίζεται μόνον στα ιστορικά έγγραφα. Αντικείμενο της είναι η διαχείριση των αρχείων (αρχειακών πληροφοριών και φέροντος υλικού) ανεξαρτήτως της ηλικίας των εγγράφων 2. Η δεύτερη βασική παρατήρηση η οποία λανθάνει της εισήγησης είναι η διαπίστωση της αμοιβαίας άγνοιας μεταξύ αρχειονόμων και επιχειρήσεων. Ο Β. Παναγιωτόπουλος στην εναρκτήρια εκδήλωση του σεμιναρίου αναφερόμενος στις ιδιαιτερότητες του βιομηχανικού αρχείου τόνισε πως προσπαθούμε να συγκροτήσουμε ένα νέο γνωστικό αντικείμενο. Τα αρχεία επιχειρήσεων ωστόσο ε κτός από ένα νέο γνωστικό πεδίο συνιστούν και μια νέα αγορά εργασίας. Από τη μια μεριά οι αρχειονόμοι αγνοούμε τις συνθήκες και τον τρόπο δημιουργίας των αρχείων αυτών και κατά συνέπεια μας είναι δύσκολο να τα επεξεργαστούμε, να τα ταξινομήσουμε, να τα αξιοποιήσουμε. Το σημαντικότερο ωστόσο είναι ότι αγνοούμε την ύπαρξη ήδη συγκροτημένων αρχειακών συνό- 1. Η έννοια της ενιαίας αρχειονομίας έχει κυρίως υποστηριχτεί από Καναδούς αρχειονόμους βλ. Jacques Ducharme και Jean-Yves Rousseau, "L'intedépendance des archives et de la gestion des documents: une approche globale et archivistique", Archives, 1980, 12 (1), σ. 5-28, Jay Atherton, "From Life Cycle to Continuum: Some Thoughts on Records Management - Archives Relationship" Archivaria, 1986,21, σ Ωστόσο ανάλογες σκέψεις είχαν εκφραστεί πολύ νωρίτερα τόσο στην Ευρώπη όσο και στην Αμερική, βλ. ενδεικτικά Robert - Henri Bautier, "Les archives" στο C. Samaran, L'histoire et ses méthodes, Paris, Gallimard (La Pléiade) 1961, σ και τα συμπεράσματα της δεύτερης επιτροπής Hoover στο Records Management: Integrated Information Systems, 2η έκδοση, Νέα Υόρκη, Wiley, 1987, σ Eric Ketelaar, Législation et réglementation en matières d'archives et de gestion des documents. Une étude RAMP accompagnée des principes directeurs, Paris, Unesco, 1986, σ. 9.

2 154 ΕΛΛΗΝΙΚΆ ΒΙΟΜΗΧΑΝΙΚΆ ΑΡΧΕΊΑ λων. Συνήθως οι ερευνητικοί ή αρχειακοί οργανισμοί επεμβαίνουν σωστικά α φού μια επιχείρηση έχει τερματίσει τις δραστηριότητες της. Αυτή η πρακτική στις ακραίες της συνέπειες συνεπάγεται ότι θα πρέπει να περιμένουμε την πλήρη αποβιομηχάνιση της χώρας για να γνωρίσουμε τα βιομηχανικά της αρχεία. Υπάρχουν όμως παραγωγικές επιχειρήσεις εν λειτουργία, οι οποίες είναι πρόθυμες να αναθέσουν τη διαχείριση του αρχείου τους - το οποίο συχνά περιλαμβάνει ιστορικά έγγραφα - σε εξειδικευμένο προσωπικό. Από την άλλη μεριά οι επιχειρήσεις αγνοούν τόσο τη σημασία που μπορούν να παρουσιάζουν τα αρχεία τους ως ιστορικά τεκμήρια όσο και την ύπαρξη ε ξειδικευμένων στη διαχείριση των αρχείων επαγγελματιών. Ως εκ τούτου, παρότι οι επιχειρήσεις είναι πρόθυμες να διαθέσουν χρήματα για να οργανώσουν τα αρχεία τους, στην πραγματικότητα ο χώρος αυτός καλύπτεται επαγγελματικά από άσχετους προς την αρχειονομία και τα αρχεία. Εκτός από τους/τις γραμματείς, οι επιχειρήσεις επιστρατεύουν σ ' αυτή την εργασία τους ίδιους τους παραγωγούς των εγγράφων, κλητήρες ή απλούς εργάτες. Καταχρηστικά, οι θέσεις καλύπτονται από ειδικούς της πληροφορικής και σε μερικές περιπτώσεις από βιβλιοθηκονόμους. Βασικά ναοακτηριστικά των ενεργών αργείων 1. Τα ενεργά αρχεία επιχειρήσεων συνιστούν ό,τι στην Αμερική αποκαλείται Institutional Archives 3. Πρόκειται δηλ. για αρχεία τα οποία λειτουργούν εντός των επιχειρήσεων. Το στοιχείο αυτό, στο βαθμό που η επιχείρηση λειτουργεί με στόχο το κέρδος, μοιραία επηρεάζει και τη δουλειά του αρχειονόμου. Ο αρχειονόμος πρέπει να είναι εξοικειωμένος με τις έννοιες και τις μεθόδους του μάρκετινγκ. Δεν αρκεί απλώς να εκτελεί την εργασία του αλλά χρησιμοποιώντας μια ποικιλία μηχανισμών επικοινωνίας πρέπει και να την προβάλει καταρχήν στον προϊστάμενο του και έπειτα σε ένα δίκτυο φορέων και θεσμών, οι οποίοι μπορεί να εξελιχθούν σε συνεργάτες ή χρηματοδότες συγκεκριμένων δραστηριοτήτων. Επιπλέον απαιτείται η γνώση της 'επιχειρησιακής κουλτούρας', του τρόπου με τον οποίο η επιχείρηση λειτουργεί και συμπεριφέρεται. Αυτή η γνώση είναι απαραίτητη στον αρχειονόμο τόσο για να ταξινομήσει το αρχειακό υλικό όσο 3. Για την έννοια των Institutional archives βλ. Michel Champagne και Denys Chouinard, Le traitement d'un fonds d'arhives, La Pocatière, Documentor/ Université de Montréal, 1987, o. 32 και 153. Το σημαντικότερο εγχειρίδιο γι' αυτή την ομάδα αρχείων αποτελεί το βιβλίο του Richard J. Cox, Managing Institutional archives: Foundational principles and practices, New York, Greenwood Press, 1992.

3 ΕΛΛΗΝΙΚΆ ΒΙΟΜΗΧΑΝΙΚΆ ΑΡΧΕΊΑ 155 και για να εκτιμήσει τον τρόπο με τον οποίο θα οργανώσει την παρέμβαση του. Η επιχείρηση με την πρόσληψη ενός αρχειονόμου επιδιώκει να λύσει ένα συγκεκριμένο πρόβλημα (λχ. χώρου ή ασφάλειας ή γρήγορης ανάκτησης των πληροφοριών). Ο αρχειονόμος θα πρέπει καταρχήν να ανταποκριθεί σε αυτά τα ζητούμενα. Ο σεβασμός των αναγκών της επιχείρησης καθορίζει το χρόνο των αρχειακών εργασιών. Δεν σημαίνει βέβαια ότι ο αρχειονόμος θα κληθεί να κάνει πράγματα με τα οποία δε συμφωνεί. Απλώς θα τα εκτελέσει με διαφορετική σειρά προκειμένου να αποδειχθεί περισσότερο αποτελεσματικός. 2. Σημαντικό χαρακτηριστικό των βιομηχανικών αρχείων, και εν γένει των αρχείων επιχειρήσεων, είναι ο μεγάλος όγκος τους. Για να αναφερθώ μονάχα σε αρχεία που έχω επεξεργαστεί, το αρχείο της βιομηχανίας Κούππα ξεπερνά τα 500 μέτρα ενώ το αρχείο της ΒΡ Greece εκτείνεται σε ράφια τριών συνολικά χιλιομέτρων. Τούτο συνεπάγεται αυτόματα την ανάγκη αφ'ενός αποτελεσματικότερων μηχανισμών ανάκτησης των πληροφοριών και αφ'ετέρου συστηματικών εκκαθαρίσεων του αρχειακού υλικού. 3. Οι επιχειρήσεις είναι εξαιρετικά πρόσφορες στην υιοθέτηση νέων τεχνολογιών. Αφήνοντας κατά μέρος τη γενικευμένη πλέον χρήση της πληροφορικής, και εφαρμογές όπως το COM (computer output microfilm) ή τα multimedia που διαπλέκουν υλικά διαφορετικών τεχνολογιών, αξίζει να αναφέρουμε ότι πολλές ελληνικές επιχειρήσεις εφάρμοσαν στη δεκαετία του '80 το μικροφίλμ, το ο ποίο τότε γινόταν δεκτό από την Εφορία. Η παράμετρος αυτή υποχρεώνει τον αρχειονόμο να είναι εξοικειωμένος με τις διάφορες τεχνολογίες και να παρακολουθεί τις συνεχείς μεταβολές τους 4. Ταυτόχρονα, σε ό,τι αφορά στο αρχειακό υλικό, επιβάλλει τόσο τη μεταφορά του σε νεώτερα υποστρώματα όσο και τη διαφύλαξη μαζί με τα ηλεκτρονικά τεκμήρια και των τεχνολογιών 'ανάγνωσης' τους. 4. Τα έγγραφα που απαρτίζουν τα αρχεία επιχειρήσεων έχουν μερικές ιδιαιτερότητες που τα χαρακτηρίζουν και τα διαφοροποιούν από τα λοιπά αρχεία. α. Η πρώτη παράμετρος που καθορίζει το αρχειακό υλικό των επιχειρήσεων είναι πως ένα μεγάλο ποσοστό των εγγράφων παράγεται και τηρείται σύμφωνα με ορισμένους κανόνες. Η ελληνική νομοθεσία επιβάλλει την τήρηση συγκεκριμένων τεκμηρίων για τη διοίκηση (Πρακτικά ΓΣ, Πρακτικά ΔΣ, Βιβλίο Μετόχων), τις οικονομικές υπηρεσίες (τα λογιστικά 'Βιβλία και Στοιχεία') και τα 4. David Bearman, Archival Management of Electronic Records, Pittsburgh, Archives and Museum Informatics, 1991.

4 156 ΕΛΛΗΝΙΚΆ ΒΙΟΜΗΧΑΝΙΚΆ ΑΡΧΕΊΑ ζητήματα μισθοδοσίας, ασφάλισης και 'κίνησης' του προσωπικού. Ωστόσο, ε κτός από τη νομοθεσία και άλλοι 'κανόνες' επηρεάζουν την υφή των εγγράφων. Αναφέρομαι καταρχήν στον εσωτερικό έλεγχο (Internal Audit), που επιχειρούν οι εταιρίες προκειμένουν να διασφαλίσουν την αποτελεσματικότητα της λειτουργίας τους και στις ποικίλες 'πολιτικές' (policies) που εφαρμόζουν. Τέλος, ένας παράγων που επιβάλλει νόρμες είναι η πληροφορική η οποία καθορίζει τη μορφή, το υπόστρωμα και την αποθήκευση των εγγράφων. β. Μια σοβαρή παράμετρος των βιομηχανικών αρχείων είναι η 'τεχνική' τους διάσταση. Οι αρχειακοί με την ιστορική παιδεία αδυνατούν να αντιληφθούν το περιεχόμενο ορισμένων εγγράφων, όπως τα μηχανολογικά σχέδια ή τα λογιστικά βιβλία. Τα αρχεία επιχειρήσεων στο βαθμό που παράγονται από ειδικούς, απαιτούν και ειδικές γνώσεις για τη διαχείριση τους. γ. Σημαντικότερη όλων των διαστάσεων είναι η οικονομική. Τα έγγραφα συνιστούν χρήματα για την εταιρεία είτε γιατί ενδεχόμενη απώλεια τους συνεπάγεται πρόστιμα εκατομμυρίων είτε γιατί λόγω των πληροφοριών τους, όπως τα σχέδια του αρχείου Κούππα, αποτελούν περιουσία της. Στην τελευταία περίπτωση την οικονομική διάσταση των εγγράφων συνοδεύει η έννοια του απόρρητου για τις εμπεριεχόμενες πληροφορίες. 5. Οι σύγχρονες επιχειρήσεις παρουσιάζουν μερικές ιδιαιτερότητες στη δομή και τη λειτουργία τους οι οποίες έχουν αντίκτυπο και στο παραγώμενο αρχειακό υλικό. Τα οργανογράμματα μεταβάλλονται συχνά και το σημαντικότερο είναι ότι σε πολλές περιπτώσεις οι δραστηριότητες οργανώνονται κατά έργο δηλ. κατά οριζόντιο τρόπο και κατά παρέκκλιση από την ιεραρχική δομή του οργανογράμματος. Οι δυσκολίες μεγαλώνουν από τις εικονικές επιχειρήσεις, τους ομίλους εταιρειών, τις εξαγορές και τις συγχωνεύσεις εταιρειών που είναι συχνές στον κόσμο των επιχειρήσεων. 6. Ιδιαίτερο χαρακτηριστικό των αρχειακών υπηρεσιών στις επιχειρήσεις είναι το κοινό που καλούνται να εξυπηρετήσουν. Σε αντίθεση με τα ιστορικά αρχεία, δεν πρόκειται για το ερευνητικό κοινό που διαθέτει λίγο-πολύ την ίδια παιδεία με τον αρχειονόμο και είναι συμφιλιωμένο με την καθυστέρηση στην ε ξυπηρέτηση, την έλλειψη εργαλείων έρευνας και την προσωπική αναζήτηση πληροφοριών και εγγράφων. Το κοινό των επιχειρήσεων απαρτίζουν επαγγελματίες με 'business culture', οι οποίοι θεωρούν αυτονόητη την γρήγορη και άκοπη αναζήτηση των ζητούμενων πληροφοριών.

5 ΕΛΛΗΝΙΚΆ ΒΙΟΜΗΧΑΝΙΚΆ ΑΡΧΕΊΑ 157 Ιδιαιτερότητες της εργασίας του αρχειονόμου στα ενεργά αρχεία επιχειρήσεων. 1. Ζητήματα ασφάλειας. Η προστασία των εγγράφων από τους ποικίλους παράγοντες που μπορούν να προκαλέσουν την απώλεια, τη φθορά ή την ολοσχερή καταστροφή τους είναι το βασικό στοιχείο που ο αρχειονόμος πρέπει να εξασφαλίζει στην επιχείρηση. Πέρα από τα μέτρα ασφάλειας που λαμβάνονται για τα σύνολο του αρχειακού υλικού (μέτρα για την πρόληψη κλοπών, πυρκαϊάς, πλημμύρας ή άλλων καταστροφών), ειδικά μέτρα πρέπει να ληφθούν για τα λεγόμενα 'σημαντικά' έγγραφα. Οι ποικίλες μέθοδοι διαχείρισης των essential documents που αναπτύχθηκαν στη Β. Αμερική συνίστανται στην προστασία τους είτε με την αποτελεσματικότερη φυλαξή τους είτε με την αναπαραγωγή τους Ζητήματα χώρου. Οι επιχειρήσεις αντιμετωπίζουν οξύτατο πρόβλημα χώρου στην αποθήκευση των αρχείων τους. Το γεγονός ερμηνεύεται αφενός από το μεγάλο όγκο του αρχειακού υλικού κι αφετέρου από την τοποθέτηση των υπηρεσιών στο κέντρο των πόλεων όπου η τιμή αγοράς ή ενοικίασης του τετραγωνικού μέτρου είναι ι διαίτερα υψηλή. Η διαπίστωση αυτού του προβλήματος γρήγορα οδήγησε τις ε πιχειρήσεις άλλων χωρών καταρχήν στον εντοπισμό των ημιενεργών εγγράφων και εν συνεχεία στη μεταφορά τους σε αποθηκευτικούς χώρους μικρότερου κόστους. Με τον όρο ημιενεργά διεθνώς εννοούμε τα έγγραφα τα οποία δεν έχουν πλέον άμεση υπηρεσιακή χρησιμότητα αλλά νομικοί ή φορολογικοί λόγοι επιβάλλουν τη φύλαξη τους για ορισμένο χρονικό διάστημα 6. Αυτή η κατηγορία εγγράφων συνιστά και το μεγαλύτερο μέρος του προβλήματος αφού οι περισσότερες μετρήσεις απέδειξαν ότι τα ημιενεργά αντιπροσωπεύουν το 40% και πλέον του συνολικού αρχειακού υλικού. Ο αρχειονόμος δεν μπορεί να αντιμετωπίσει το πρόβλημα του χώρου χωρίς να εφαρμόσει την αρχή των τριών ηλικών, να διακρίνει την κρίσιμη κατηγορία των ημιενεργών και να τα μεταφέρει σε ασφαλείς αποθηκευτικούς χώρους εκτός της πόλης. Δυστυχώς στη χώρα μας όχι μόνο η έννοια των ημιενεργών δεν υπάρχει, αλλά ο ισχύον νόμος για τα αρχεία (1946/95, άρθρο 2, παρ. 2) διαστρέφει το περιεχόμενο του όρου ταυτίζοντας τα ημιενεργά με μια υποκατηγορία των ανενεργών εγγράφων ('έγγραφα 5. Carol Couture και Jean-Yves Rousseau, Les archives au XXe siècle, Montréal, Université de Montréal, 1982, α και Jean-Yves Rousseau και Carol Couture, Les fondements de la discipline archivistique, Presses de Γ Université du Québec, 1994, σ και 285

6 158 ΕΛΛΗΝΙΚΆ ΒΙΟΜΗΧΑΝΙΚΆ ΑΡΧΕΊΑ των οποίων έχει λήξει ο χρόνος υπηρεσιακής χρησιμότητας και στα οποία πρέπει να γίνει εκκαθάριση'). 3. Ζητήματα ανάκτησης των πληροφοριών. Η ιδιαιτερότητα των αρχείων επιχειρήσεων σε ό,τι αφορά στα ζητήματα πρόσβασης και ανάκτησης των εγγράφων έγκειται τόσο στον περιορισμένο χρόνο αναμονής όσο και στο γεγονός ότι συχνά η επιχείρηση αναζητεί όχι πλέον έγγραφα αλλά συγκεκριμένες πληροφορίες, κάποτε δε και σύνθεση πληροφοριών. 4. Ζητήματα δημιουργίας των εγγράφων. Πρόκειται ασφαλώς για το μεγαλύτερο δυνατό βαθμό εμπλοκής του αρχειονόμου στη διαδρομή των εγγράφων από τη διοίκηση μέχρι την ιστορική έρευνα. Στη συγκεκριμένη περίπτωση επεμβαίνει πριν ακόμη από τη δημιουργία των εγγράφων και καλείται να υποδείξει ποιες θα είναι οι εμπεριεχόμενες πληροφορίες, ποια η διάταξη τους, ποια διαδρομή θα ακολουθήσει το έγγραφο και τα αντίγραφα του μέσα στην επιχείρηση. Τελειώνοντας, θα ήθελα να κάνω μερικές γενικότερες επισημάνσεις για το ε πάγγελμα του αρχειονόμου. Το αντικείμενο της εργασίας έχει σημαντικά μεταβληθεί και ο επαγγελματίας αρχειονόμος καλείται να δράσει στο χώρο της πληροφορίας εντός της επιχείρησης. Τούτο τον τοποθετεί δίπλα στους βιβλιοθηκονόμους και τους ειδικούς της πληροφορικής και συνεπάγεται ότι πρέπει να συνεργαστεί με διοικητικούς, λογιστές, νομικούς και οποιονδήποτε άλλον εμπλέκεται στην παραγωγή της πληροφορίας και τη διαχείριση της. Κανείς πλέον δεν έχει το μονοπώλιο της πληροφορίας. Η περιπλοκότητα του φαινομένου απαιτεί τη συγκρότηση ομάδων απο ποικίλους επαγγελματικούς ορίζοντες 7. Ο αρχειονόμος, αν εξακολουθήσει να τρέφει την εικόνα του αντικοινωνικού πλάσματος που απέτυχε με τους ανθρώπους και προσπαθεί να τα βγάλει πέρα με τα έγγραφα, δεν θα μπορέσει να ανταποκριθεί στη μεγάλη αυτή επαγγελματική πρόκληση. Ωστόσο, στο κρίσιμο πεδίο της πληροφορίας ο αρχειονόμος έχει να καταθέσει δύο σημαντικά στοιχεία που αποτελούν κεκτημένα τόσο στο επαγγελματικό όσο και στο θεωρητικό πεδίο. Το πρώτο είναι η έννοια του περιβάλλοντος, δηλ. η οργάνωση των πληροφοριών σύμφωνα με το περιβάλλον που τις παρήγαγε (αρχειακός δεσμός ή αρχή της προέλευσης). Το δεύτερο είναι η έννοια της αξιολόγησης και της εκκαθάρισης των πληροφοριών. Ο αρχειονόμος σε μια εποχή αφθονίας πληροφοριών είναι ο επαγγελματίας ο οποίος μπορεί να αποφανθεί 7. Richard J. Cox, "Professionalism and Archivists in the United States", American Archivist, 1986,49(3), σ

7 ΕΛΛΗΝΙΚΆ ΒΙΟΜΗΧΑΝΙΚΆ ΑΡΧΕΊΑ 159 για το τι θα καταστραφεί και πότε. Πέρα από τις ποικίλες τεχνικές και δεξιότητες του επαγγέλματος, αυτά είναι τα δύο κρίσιμα σημεία τα οποία καλούμαστε όχι μόνο να προβάλουμε αλλά και να εξελίξουμε.