Τεχνικοοικονοµική Ανάλυση Έργων

Transcript

1 Τεχνικοοικονοµική Ανάλυση Έργων Ε Ι Σ Α Γ Ω Γ Η : Β Α Σ Ι Κ Ε Σ Ε Ν Ν Ο Ι Ε Σ Ρ Λ Ε Ω Ν Ι Α Σ Α Ν Θ Ο Π Ο Υ Λ Ο Σ Ε Π Ι Κ Ο Υ Ρ Ο Σ Κ Α Θ Η Γ Η Τ Η Σ Τ Μ Η Μ Α Ι Ο Ι Κ Η Σ Η Σ Κ Α Ι Ι Α Χ Ε Ι Ρ Ι Σ Η Σ Ε Ρ Γ Ω Ν Τ Ε Ι Λ Α Ρ Ι Σ Α Σ

2 Κύκλος ζωής ενός έργου: Σύλληψη ιδέας - στόχοι Σχεδιασµός Ανάθεση - συµβασιοποίηση Υλοποίηση Παραγωγική λειτουργία - συντήρηση

3 Μορφές οργάνωσης επιχειρήσεων που υλοποιούν έργα: Οργάνωση κατά έργο (project based organization): Οι υπάλληλοι ανήκουν σε τµήµατα - έργα Οι επικεφαλείς των τµηµάτων - έργων εποπτεύονται από τη ιεύθυνση Κάθε τµήµα - έργο οργανώνεται ως µικρογραφία επιχείρησης Ο συντονισµός πραγµατοποιείται από το τη ιεύθυνση (χρονικός προγραµµατισµός, διαθεσιµότητα πόρων) Κάθε τµήµα-έργο έχει το δικό του προγραµµατισµό, που εντάσσεται στον ευρύτερο προγραµµατισµό Πλεονεκτήµατα: Ο επικεφαλής κάθε τµήµατος-έργου έχει άµεση γνώση του αντικειµένου Ο επικεφαλής αναφέρεται απ ευθείας στη διεύθυνση (αποφυγή καθυστερήσεων) ιακριτή µέτρηση επιδόσεων Κάθε τµήµα έχει τη δική του ταυτότητα και στόχο Όµοια έργα αναλαµβάνονται από την ίδια οµάδα Μειονεκτήµατα: Συσσωρευµένοι πόροι µε υποαπασχόληση Η τεχνολογία εγκλωβίζεται στην οµάδα και δεν διαδίδεται στην επιχείρηση Η αλλαγή ενός επικεφαλής δηµιουργεί προβλήµατα στο έργο

4 Μορφές οργάνωσης επιχειρήσεων που υλοποιούν έργα: Οργάνωση κατά λειτουργία (functional organization): Στην εταιρεία δηµιουργούνται και λειτουργούν τµήµατα ειδικοτήτων Τα τµήµατα διοικούνται από διευθυντές και τα στελέχη εντάσσονται σε αυτά βάσει ειδικότητας Πλεονεκτήµατα: Βέλτιστη αξιοποίηση των στελεχών, βάσει της εξειδίκευσής τους υνατότητα εφαρµογής µεθόδων βέλτιστης κατανοµής των πόρων ιάχυση των τεχνολογικών εξελίξεων στο σύνολο της επιχείρησης Καλύτερη κατανοµή προσωπικού και εκτίµησης εργασίας Ευελιξία σε περίπτωση κινδύνων Καλύτερη µεταφορά πληροφοριών προς την ηγεσία Μειονεκτήµατα: Ανάγκη για δραστήρια ιεύθυνση υσκολία εντοπισµού αρµοδίου για εργασία Μειωµένο αίσθηµα ευθύνης ύσκολη προσαρµογή του προσωπικού σε νέες συνθήκες εργασίας Μειωµένη επίδοση λόγω γραφειοκρατίας εντός της επιχείρησης Κάθε τµήµα ασχολείται µε ένα έργο κατά προτεραιότητα: πιθανές καθυστερήσεις

5 Μορφές οργάνωσης επιχειρήσεων που υλοποιούν έργα: Οργάνωση τύπου µήτρας/πίνακα (matrix organization): συνδυάζει τις προηγούµενες οργανωτικές δοµές Ιδανική για περιπτώσεις έργων υψηλών απαιτήσεων σε καινοτοµία/τεχνολογία Ορίζονται διευθυντές έργων που συνεργάζονται σε τους διευθυντές λειτουργιών Οι διευθυντές έργων και οι διευθυντές λειτουργιών επιβλέπονται από τη ιεύθυνση Ένα έργο εξελίσσεται από τη µια λειτουργία της επιχείρησης προς την άλλη Τρεις παραλλαγές: Οργάνωση πίνακα µε συντονισµό: οι λειτουργίες έχουν ισχυρότερη θέση ως προς το έργο Οργάνωση ισορροπηµένου πίνακα: project manager και functional manager έχουν ίση εξουσία Οργάνωση δευτερεύοντος πίνακα: το έργο έχει ισχυρότερη θέση ως προς τη λειτουργία Πλεονεκτήµατα: Αξιοποίηση τεχνολογίας στα έργα Υψηλότερη τήρηση προδιαγραφών στα έργα Αποδοτικότερη απασχόληση των εργαζοµένων ιαχείριση πλήθους έργων λόγω διαχείρισης προσωπικού Μειονεκτήµατα: ιάσπαση του ελέγχου και του συντονισµού των έργων Απροθυµία των λειτουργιών να διαθέσουν το προσωπικό τους στα έργα Μεγαλύτερο κόστος διοίκησης Απουσία κινήτρου από τον project manager

6 Σχολές της θεωρίας οργάνωσης και διοίκησης Εµπειρική αντιµετώπιση: Τεϋλορισµός: δεν υπάρχει ο «τέλειος άνθρωπος» αλλά η «καλή διοίκηση» Φεγιολισµός: επεκτείνει τον Τεϋλορισµό από την παραγωγή στο σύνολο της επιχείρσης Ερευνητική αντιµετώπιση: Μελετάται η σχέση παραγωγής συνθηκών εργασίας Λαµβάνει υπόψη την ύπαρξη οµάδας Απαραίτητη η εξουσία ηµοκρατικό κλίµα Επιστηµονική προσέγγιση Η επιχείρηση θεωρείται ενιαία «οντότητα» που λαµβάνει ορθολογικές αποφάσεις Ο επιστήµονας της διοίκησης παρατηρεί το σύστηµα που παρουσιάζει το πρόβληµα ιατυπώνεται το µαθηµατικό υπόδειγµα του προβλήµατος Το µαθηµατικό υπόδειγµα χρησιµοποιείται για την εξαγωγή συµπερασµάτων

7 Ηγεσία - καθοδήγηση: Το σύνολο των ενεργειών που αποσκοπεί στον επηρεασµό της συµπεριφοράς των άλλων ιεύθυνση = ηγεσία Καθοδήγηση = f(p, G, S) P: προσωπικότητα (personality) G: οµάδα (group) S: κατάσταση (situation) Μηχανικός vs Μάνατζερ Ελαχιστοποιεί τον κίνδυνο Εφαρµόζει επιστηµονικές µεθόδους µε στοιχεία που αναπαράγονται Επιλύει τεχνικά προβλήµατα σύµφωνα µε τα προσόντα του Εργάζεται µόνος του Αναλαµβάνει τον κίνδυνο Καθοδηγεί λαµβάνοντας αποφάσεις σε περιβάλλοντα που αλλάζουν Επιλύει τα προβλήµατα συνδυάζοντας τα προσόντα των άλλων Εργάζεται µέσω άλλων

8 Παράγοντες που επηρεάζουν την ηγεσία: Γενικοί: ιάθεση των εργαζοµένων έναντι της εργασίας Οργανωτικό κλίµα (αποτέλεσµα των διαδικασιών και της εσωτερικής λειτουργίας) Εργασιακές σχέσεις ύναµη εξουσίας Φύση του έργου Προσωπικές σχέσεις Προσωπικότητα του διευθυντή του έργου: Αξίες και πεποιθήσεις Εµπιστοσύνη προς τους υφισταµένους Ηγετικές τάσεις άνεση Ανασφάλεια υπό συνθήκες αβεβαιότητας/κρίσης Υφιστάµενοι: Πρόθεση για ανεξαρτησία αυτενέργεια Ανάληψη ευθύνης λήψη αποφάσεων Ανοχή απέναντι σε αµφισβητούµενες καταστάσεις

9 Γνωρίσµατα ηγέτη: Εµπειρία στη διοίκηση Οργανωτικές και διοικητικές ικανότητες Ικανότητες επικοινωνίας (προφορικής και γραπτής) Γνώση διαδικασιών (π.χ. απογραφής) Γνώση τεχνικών προγραµµατισµού και ελέγχου Αντίληψη ως προς τις µαθηµατικές και στατιστικές έννοιες Μηχανικός κατασκευής Μηχανικός µελετητής Ικανότητες τεκµηρίωσης Εµπειρία στις εργασιακές σχέσεις Ευελιξία σε καθήκοντα και συνθήκες Γραµµατέας PM Ικανότητες οµαδικής εργασίας Αντίληψη ως προς τις αναγκαίες διαδικασίες ολοκλήρωσης ενός έργου Λογιστής Εργολάβοι Ικανότητες επινόησης µεθόδων και επιθεώρησης Ικανότητες να εµπνεύσει τους συνεργάτες του Γνώση των εννοιών συσχετισµού, ταξινόµησης και αξιολόγησης δεδοµένων

10 Εξέλιξη ηγεσίας σε σχέση µε το χρόνο: Ιεραρχικό επίπεδο στελέχους Πρόεδρος ιευθυντικές διεργασίες Τεχνικές διεργασίες 30% 70% 100% χρόνος

11 Θεωρίες ηγεσίας: Η θεωρία Χ (κατά McGregor): κάθε εργαζόµενος έχει έµφυτη απαρέσκεια για την εργασία, αποφεύγει την προσπάθεια ή τις ευθύνες και υποκινείται από την προοπτική κέρδους ή την απειλή τιµωρίας Αρνητικές απόψεις: Η διοίκηση είναι αυταρχική Ανταγωνιστικές τάσεις εν ενθαρρύνεται η υποκίνηση Η θεωρία Υ (κατά McGregor): αισιόδοξη προσέγγιση της ανθρώπινης συµπεριφοράς Θετικές απόψεις Ικανοποίηση από τη δηµιουργία Ελεύθερος αυτοέλεγχος Συνδυασµός επιτευγµάτων αµοιβών Η διανόηση ενός µέσου ατόµου αξιοποιείται µόνο κατά ένα µέρος ιοικητικό δικτύωµα (Managerial Grid) (κατά Blake, Mouton) Ανάγκες επιχείρησης VS Ανθρώπινες ανάγκες Μορφή ηγεσίας Αποχωρισµένο Σχετικό Αφοσιωµένο Ολοκληρωµένο Περιγραφή manager Γραφειοκράτης., φυγόπονος Αναπτυξιακός, ιεραποστολικός Καλοπροαίρετος, αυταρχικός ιευθυντικός, συµβιβαστικός

12 Συστήµατα άσκησης διοίκησης: Εκµεταλλευτικό εξουσιαστικό: Έλλειψη εµπιστοσύνης διοίκησης - εργαζοµένων Φιλικό εξουσιαστικό Εµπιστοσύνη διοίκησης προς εργαζοµένους αλλά δεν επιτρέπεται η συµµετοχή στη λήψη αποφάσεων Συµβουλευτικό Εµπιστοσύνη από πάνω προς κάτω και περιθώρια συµµετοχής στη λήψη αποφάσεων από εργαζοµένους Συµµετοχικό (οµαδικό management) Συµµετοχή στη λήψη αποφάσεων, εµπιστοσύνη, ελεύθερη επικοινωνία, κινητροδότηση

13 Απόδοση και κινητροδότηση εργαζοµένων: Εργασία: η καταβολή πνευµατικών, σωµατικών και ψυχικών δυνάµεων για την υλοποίηση ενός επιχειρησιακού στόχου Απόδοση εργασίας: η ποσότητα και η ποιότητα της παρεχόµενης προσπάθειας Η απόδοση εργασίας επηρεάζει την ανταγωνιστικότητα και τη βιωσιµότητα µιας επιχείρησης Προβληµατισµοί της επιχείρησης: Επίτευξη και αύξηση απόδοσης Εξωτερικοί παράγοντες που επηρεάζουν την απόδοση (π.χ. κλιµατολογικές συνθήκες) Κίνητρα που συνδέονται µε την απόδοση Τοποθεσία Πλουτισµός Εναλλαγή εργασιακού αντικειµένου και περιβάλλοντος Ανάγκες Κίνητρα Ενέργειες Ανάγκη Ικανοποίηση Κίνητρο Σκοπός Συµπεριφορά Επιδίωξη

14 Μέτρηση της απόδοσης: Κατά Bohr Κατά Graf Πνευµατική και σωµατική δοµή Aπόδοση εργασίας Μάθηση - εξάσκηση Επιθυµία Ικανότητα για απόδοση Ετοιµότητα για απόδοση υνατότητα για απόδοση (δεξιότητες, γνώσεις, εµπειρίες) ραστηριοποίηση Επιθυµία για απόδοση Ανάπτυξη Εξάσκηση Ετοιµότητα για απόδοση (σωµατική και ψυχολογική κατάσταση) Ετοιµότητα Φυσιολογική δυναµικότητα Φυσιολογική κατάσταση για απόδοση έργου Βαθµός απόδοσης εργασίας

15 Παρακολούθηση της απόδοσης: Ποσοστό Θερµοκρασία 102% % 46 98% 54 94% 62 ΙΑΝ ΦΕΒ ΜΑΡ ΑΠΡ ΜΑΙ ΙΟΥΝ ΙΟΥΛ ΑΥΓ ΣΕΠ ΟΚΤ ΝΟΕ ΕΚ Φυσιολογική ικανότητα Απόδοση έργου σε ποσότητα % Θερµοκρασία περιβάλλοντος σε Fahrenheit Ψυχολογική ικανότητα Ετήσια φυσιολογική και ψυχολογική ικανότητα για απόδοση (κατά Hellpach) Σχέση απόδοσης και θερµοκρασίας περιβάλλοντος (κατά Vehron)

16 Θεωρίες κινητροδότησης / υποκίνησης: Κινητροδότηση / Υποκίνηση: αφορά στη διερεύνηση των αιτιών που καθορίζουν τη συµπεριφορά των εργαζοµένων, καθώς και τη διαδικασία παρακίνησής τους σε ενέργειες µε σκοπό την επίτευξη ενός στόχους Ορισµός: η συναισθηµατική κατάσταση που δηµιουργείται από διάφορα ερεθίσµατα και τα οποία παρακινούν τον εργαζόµενο να λειτουργήσει προς συγκεκριµένη κατεύθυνση. Παραδοχή: η συµπεριφορά ενός ατόµου αποσκοπεί στην επίτευξη ενός στόχου (τελεολογική) πχ. ένας εργαζόµενος που αισθάνεται ότι απειλείται η θέση του: Εντείνει τις προσπάθειές του Απευθύνεται στο συνδικαλιστικό όργανο Προβαίνει σε απρόβλεπτες ενέργειες που θα τον βοηθήσουν Η επιτυχία της διοίκησης για την καθοδήγηση της συµπεριφοράς ενός ατόµου: Υποκίνηση προς µια κατεύθυνση που ικανοποιεί τους επιχειρησιακούς και προσωπικούς στόχους Στόχος εργάτη Στόχος επιχείρησης 0 1 Βαθµός ολοκλήρωσης

17 Θεωρία της ιεράρχησης των αναγκών (Maslow): Ανάγκες αυτοολοκληρωσης Ανάγκες αυτοεκτίµησης (κοινωνική θέση, κύρος) Κοινωνικές ανάγκες (φίλοι, συνεργάτες, συγγενείς) Ανάγκες ασφαλείας (φυσική, ψυχολογική, οικονοµική σταθερότητα) Φυσιολογικές ανάγκες (τροφή, νερό, ύπνος, στέγη) Ένταση ανάγκης Μεταβολή έντασης αναγκών σε σχέση Χρόνος

18 Θεωρία υποκίνησης του Herzberg: Οι ανάγκες αυτοεκτίµησης και αυτοολοκλήρωσης είναι άµεσες πηγές υποκίνησης για εργασία Βασίζονται στη σχέση εργαζοµένου προϊσταµένου Αυτοεκτίµηση και αυτοολοκλήρωση = κίνητρα Αντικίνητρα = αρνητικοί παράγοντες για εργασία Παράγοντες που υποκινούν τον εργαζόµενο: Επίτευγµα: αίσθηµα δηµιουργίας του στόχου Αναγνώριση του έργου: υλική (αύξηση µισθού) ή ηθική (δηµόσιος έπαινος κλπ.) ή και τα δυο Η εργασία καθαυτή: τα καθήκοντα που έχει αναλάβει ο εργαζόµενος Η υπευθυνότητα: ευθύνη και εξουσία στο έργο Πρόοδος: ανέλιξη του εργαζοµένου στην ιεραρχική κλίµακα Παράγοντες που προκαλούν δυσαρέσκεια: Η πολιτική και η διοίκηση της επιχείρησης: οργάνωση, τρόπος λειτουργίας και διαδικασίες Οι συνθήκες εργασίας: αερισµός, φωτισµός, τεχνολογία κλπ. ιαπροσωπικές σχέσεις: σχέσεις µε συναδέλφους, προϊσταµένους και υφισταµένους Μισθός Εξασφάλιση µονιµότητας της απασχόλησης

19 Υπόδειγµα Porter και Lower: Η προσπάθεια του εργαζόµενου εξαρτάται από: Αν ο εργαζόµενος αντιλαµβάνεται ότι το έργο οδηγεί σε ανταµοιβές Αξία και χρησιµότητα των ανταµοιβών Θεωρία σχέσεων προσδοκιών και «οδού προς στόχο» Αν το κίνητρο έχει αξία τότε οδηγεί στο επιθυµητό αποτέλεσµα. ιαφορετικά όχι. Η έκταση και ο βαθµός της υποκίνησης εξαρτάται από: την αξία του κινήτρου για το άτοµο Αντίληψη του εργαζοµένου απέναντι στο κίνητρο Θεωρία του McGelland Υπάρχουν ανάγκες που µαθαίνονται από την αλληλεπίδραση µε το εξωτερικό περιβάλλον Ανάγκη για δύναµη Ανάγκη για συνεργασία Ανάγκη για το επίτευγµα ιατήρηση της υποκίνησης: Συνέχιση της αποδοτικής συµπεριφοράς Όσο αυξάνεται η ικανοποίηση τόσο µειώνεται η αποτελεσµατικότητα της υποκίνησης και αυξάνονται οι προσδοκίες

20 Καθορισµός αµοιβής εργασίας: Επιχειρήσεις: Οι αµοιβές συνιστούν πηγή υποκίνησης Οι αµοιβές θεωρούνται κόστος για την επιχείρηση Οι αµοιβές ορισµένων κλάδων (έντασης) διαµορφώνουν το τελικό κόστος παραγωγής (σε σχέση µε άλλες δαπάνες π.χ. µηχανές, πρώτες ύλες) Εργαζόµενοι: Οι αµοιβές αποτελούν µέσο για την αντιµετώπιση των αναγκών τους Υπάρχουν κάποια γενικά µέτρα: εργαζόµενοι ίδιου επιπέδου λαµβάνουν ίδια αµοιβή Παράγοντες που επηρεάζουν τη διαµόρφωση του επιπέδου των αµοιβών: Νόµος προσφοράς και ζήτησης Θέση και κέρδη της εταιρείας Κόστος ζωής Παραγωγικότητα της επιχείρησης ιαπραγµατευτική δύναµη των εργατικών σωµατίων Οι απαιτήσεις της θέσης εργασίας Λόγοι που οδηγούν στην εργασία: Οικονοµική αµοιβή ιοχέτευση της ενεργητικότητας Συµβολή στην παραγωγή ηµιουργία κοινωνικών σχέσεων Κοινωνική τοποθέτηση

21 Ταξινόµηση των οικονοµικών παροχών Συστήµατα αµοιβής εργασίας Αναλόγως Χρόνου Αποκοπή Βραβεία υπεραπόδοσης (bonus) Επιχειρησιακές παροχές Οικονοµικές παροχές Συµµετοχές Συµµετοχή στα κέρδη Συµµετοχή στον κύκλο εργασιών Κοινωνικές παροχές Άλλες συµµετοχές Επιδόµατα Ανθυγιεινής εργασίας Κοινωνικών βαρών Άλλα