Ποια ΩΦΕΛΗ έχετε συµµετέχοντας στην ϖαρούσα έρευνα; Τι θα γίνει µε τα δεδοµένα σας;

Transcript

1 Εθνικό Κέντρο Έρευνας & Τεχνολογικής Ανάϖτυξης Αριστοτέλειο Πανεϖιστήµιο Θεσσαλονίκης Θεσσαλονίκη, Φεβρουάριος 2005 Αγαϖητοί Κυρίες και Κύριοι, Μέχρι ϖρόσφατα ϖολλές εϖιχειρήσεις µϖορούσαν και λειτουργούσαν εϖιτυχώς βασισµένες στην ϖροσωϖική γνώση µερικών βασικών στελεχών τους. Παρά το γεγονός ϖως η ϖροσωϖική γνώση είναι µεγίστης σηµασίας και αναντικατάστατη, το σύγχρονο εϖιχειρηµατικό ϖεριβάλλον αϖαιτεί την ϖλήρη αξιοϖοίηση της συλλογικής εϖιχειρηµατικής γνώσης. Η γνώση αυτή βρίσκεται ενσωµατωµένη τόσο στις δεξιότητες των στελεχών ενός οργανισµού και στα έγγραφά τους, όσο και στις ίδιες τις ϖαραγωγικές διαδικασίες αλλά και στις σχέσεις της εϖιχείρησης/φορέα µε την αγορά, τους ϖροµηθευτές και τους ϖελάτες τους. Πρέϖει να τονισθεί ϖως εάν η γνώση, ϖου είναι ένα άυλο αγαθό, θεωρηθεί σαν ένας συντελεστής ϖαραγωγής, ϖαρουσιάζει µεγάλες διαφορές και ιδιοµορφίες (ϖχ η γνώση ρέει εύκολα, αυξάνει την αξία της µε την χρήση, κλϖ) σε σχέση µε άλλους ϖόρους όϖως το κεφάλαιο και ο εξοϖλισµός. Στα ϖλαίσια του έργου Ι.ΟΡΓΑΝΩ.ΣΗ ϖου χρηµατοδοτείται αϖό τη Γενική Γραµµατεία Έρευνας και Τεχνολογίας του Υϖουργείου Ανάϖτυξης, σας ενηµερώνουµε ϖως βρίσκεται σε εξέλιξη έρευνα του Εθνικού Κέντρου Έρευνας & Τεχνολογικής Ανάϖτυξης (Ε.Κ.Ε.Τ.Α) και του Αριστοτελείου Πανεϖιστηµίου Θεσσαλονίκης (Α.Π.Θ) µε σκοϖό την καταγραφή της γνώµης των εργαζοµένων στην Ελλάδα για τη διοικητική ϖρακτική της ιαχείρισης Γνώσης (.Γ) (Knowledge Management) καθώς και των ϖληροφοριακών συστηµάτων ϖου την υϖοστηρίζουν. Παράλληλα, διερευνάται το εϖίϖεδο ετοιµότητας των εϖιχειρήσεων και οργανισµών στην Ελλάδα για τη µελλοντική εφαρµογή αυτών των συστηµάτων. Πιστεύοντας ότι για τη συµϖλήρωση του συνηµµένου ερωτηµατολογίου δεν θα αϖαιτηθεί χρόνος ϖλέον των 15 λεϖτών, σας ευχαριστούµε εκ των ϖροτέρων για τη συνεργασία σας. Για το συντονιστή φορέα του έργου Ιάκωβος Βασάλος Πρόεδρος Σ ΕΚΕΤΑ

2 ΕΡΩΤΗΜΑΤΟΛΟΓΙΟ ΕΠΕΞΗΓΗΣΕΙΣ Η ϖαρούσα έρευνα αϖοτυϖώνει τη γνώµη των στελεχών και των εργαζοµένων των Ελληνικών εϖιχειρήσεων για την διαχείριση γνώσης. Συνεϖώς δεν υϖάρχει σωστή ή λάθος αϖάντηση. Αυτή η ϖαράµετρος τονίζεται γιατί συµβαίνει συχνά οι ερωτώµενοι να αϖαντούν µε βάση αυτό ϖου ϖιστεύουν ϖως αναµένουν οι ερευνητές. Σας ϖαρακαλούµε για να αυξήσετε την αξιοϖιστία της έρευνας αϖαντήστε µε βάση την ϖροσωϖική σας κρίση και γνώµη. Ποια ΩΦΕΛΗ έχετε συµµετέχοντας στην ϖαρούσα έρευνα; Να αϖοκτήσετε τα ϖαραδοτέα του ερευνητικού έργου Ι.ΟΡΓΑ.ΝΩ.ΣΗ στα ϖλαίσια του οϖοίου γίνεται η ϖαρούσα έρευνα: Οδηγός µε σύνολο µεθοδολογιών για την ιαχείριση Γνώσης µε την µορφή βιβλίου και CD-ROM στα οϖοία θα συµϖεριλαµβάνονται και τα αϖοτελέσµατα της ϖαρούσας έρευνας. Να αϖοκτήσετε µια ολική άϖοψη για την διαχείριση γνώσης όϖως αυτή έχει διατυϖωθεί αϖό σύγχρονους ερευνητές. Εϖίσης, συνεισφέροντας στην ϖαρούσα έρευνα ϖεδίου υϖοστηρίζετε ενεργά την έρευνα και την ανάϖτυξη της εϖιστήµης στο ϖεδίο αυτό. Τι θα γίνει µε τα δεδοµένα σας; Τα δεδοµένα ϖου θα ϖροσκοµίσετε στο ϖαρόν ερωτηµατολόγιο θα χρησιµοϖοιηθούν µε αϖόλυτη εχεµύθεια και αϖοκλειστικά για τους σκοϖούς της ϖαρούσας έρευνας. Τα δε αϖοτελέσµατα και το δείγµα της έρευνας θα ϖαρουσιασθούν ανώνυµα και συγκεντρωτικά. Παρακαλούµε συµϖληρώστε και αϖοστείλετε το ϖαρόν ερωτηµατολόγιο το εϖόµενο 3 ήµερο (Έως την 18/2/2005) στην ακόλουθη διεύθυνση είτε µε fax είτε ηλεκτρονικά (κατά ϖροτίµηση): Εθνικό Κέντρο Έρευνας & Τεχνολογικής Ανάϖτυξης, 6 ο χλµ Χαριλάου-Θέρµης, 57001,Θέρµη, Fax: , nicolas@thestep.gr Υϖόψη κ. Νίκου Κατσιαδάκη (τηλ: )

3 Στοιχεία Εϖιχείρησης/οργανισµού: Εϖωνυµία (Προαιρετικά): ιεύθυνση (Προαιρετικά): Κλάδος: Αριθµός εργαζοµένων: Στοιχεία ανταϖοκρινόµενου στο ερωτηµατολόγιο: Όνοµα/Εϖίθετο (Προαιρετικά): Ειδικότητα/Θέση: Τηλέφωνο: Εϖιθυµείτε να αϖοκτήσετε τα ϖαραδοτέα του έργου (Οδηγός µε σύνολο µεθοδολογιών για την ιαχείριση Γνώσης µε την µορφή βιβλίου και CD-ROM) ΝΑΙ ΟΧΙ 1. Έχετε ξανασυναντήσει στο ϖαρελθόν τον όρο διαχείριση γνώσης (Knowledge Management); 2. ϖοιο η εϖιχείρηση/ ο οργανισµός σας έχει µια καλή και συνολική εικόνα για την συσσωρευµένη γνώση ϖου υϖάρχει τόσο µε την µορφή εγγράφων, οδηγιών, κλϖ όσο και µε την µορφή ατοµικής γνώσης (συσσωρευµένη εµϖειρία ή δεξιότητες) και ϖου βρίσκεται στο εσωτερικό του; 3. ϖοιο ϖιστεύετε ϖως η εϖιχείρηση/ο οργανισµός σας αξιοϖοιεί µε τον καλύτερο δυνατό τρόϖο το σύνολο αυτής της διαθέσιµης υϖάρχουσας γνώσης; Αϖαραίτητοι ορισµοί για τις εϖόµενες ερωτήσεις: Η ρητή γνώση (explicit knowledge) αναφέρεται σε όλα τα γνωστικά στοιχεία ϖου βρίσκονται µε τεκµηριωµένη µορφή και ϖου µϖορεί να αφορούν έγγραφα, τεχνικές οδηγίες, ϖεριγραφή διεργασιών και µεθόδων, σχέδια, κλϖ Η άρρητη γνώση (tacit knowledge) αναφέρεται σε γνώση ϖου είναι συνήθως ατεκµηρίωτη, έντονα ϖροσωϖική, ϖεριλαµβάνει στοιχεία αϖό την συνολική εϖαγγελµατική εµϖειρία του εργαζόµενου και συνδέεται µε τις ϖροσωϖικές του αξίες, συναισθήµατα καθώς και το ϖεριβάλλον εργασίας του, κλϖ. 4. ϖοιο ϖιστεύετε ϖως συνεισφέρουν στη δηµιουργία οικονοµικής αξίας για µια εϖιχείρηση/ οργανισµό οι δύο ϖαραϖάνω κατηγορίες γνώσης; Ρητή Γνώση Άρρητη Γνώση

4 5. Ποιοι αϖό τους ϖαρακάτω θεωρείτε ϖως ϖρέϖει να είναι οι κύριοι στόχοι ενός συστήµατος διαχείρισης γνώσης και σε ϖοιο ; µέτριο Αξιοϖοίηση της ρητής γνώσης (φυσικά και ηλεκτρονικά αρχεία, έγγραφα, οδηγίες, κλϖ) Αξιοϖοίηση της άρρητης γνώσης (συσσωρευµένη εµϖειρία, ϖρακτικές ικανότητες, αντίληψη) Η βελτίωση αϖοθήκευσης και ανάκτησης ϖληροφοριών αϖό κάθε εργαζόµενο Η βελτίωση ανταλλαγής ϖληροφοριών αϖό τους εργαζόµενους Συνεργασία ειδικών και ανταλλαγή αϖόψεων 6. Η διαχείριση της γνώσης ϖροφανώς έχει κάϖοιο κόστος. ϖοιο θεωρείτε ϖως για την οικονοµική σκοϖιµότητα της.γ ϖρέϖει να ϖαίρνεται υϖόψη το µέγεθος του οργανισµού/της εϖιχείρησης; 7. ϖοιο ϖιστεύετε ϖως σε µια ϖροσϖάθεια οργάνωσης και ταξινόµησης της τεκµηριωµένης γνώσης θα συµµετείχε ενεργά το ϖροσωϖικό της εϖιχείρησης, ή του οργανισµού καταχωρώντας σε ένα υϖαρκτό ϖληροφοριακό σύστηµα µέρος αϖό τα φυσικά και ηλεκτρονικά αρχεία του ϖου θα συνεισέφεραν στην εϖιχειρηµατική γνώση όλων; 8. Ποια αϖό τα ϖαρακάτω ϖροβλήµατα και σε ϖοιο θεωρείτε ϖως κάνουν δύσκολη µια τέτοια ϖροσϖάθεια διαµοίρασης ρητής γνώσης (σταδιακή καταχώρηση, οργάνωση και ταξινόµηση των φυσικών και ηλεκτρονικών αρχείων κάθε εργαζόµενου) για κοινή χρήση; Έλλειψη χρόνου την ώρα εργασίας υσκολία στην άµεση κατανόηση της χρησιµότητας αυτού του εγχειρήµατος υσκολία στην οργάνωση και ταξινόµηση τόσο µεγάλου όγκου αρχείων Αϖροθυµία εργαζόµενου καθώς θα µοιράζονταν γνωστικά στοιχεία µε όλους τους άλλους 9. ϖοιο ϖιστεύετε ϖως η συστηµατική µετάδοση της άρρητης και έντονα ϖροσωϖικής γνώσης ανάµεσα στους εργαζοµένους θα ϖραγµατοϖοιούνταν εύκολα στις Ελληνικές Εϖιχειρήσεις εάν υϖοστηρίζονταν αϖό κατάλληλες ϖρακτικές;

5 10. Παρά το γεγονός ϖως σχεδόν όλοι αντιλαµβάνονται την αξία της, η.γ γενικά αϖαιτεί χρόνο και δεν έχει άµεσα αντιληϖτά και οικονοµικά οφέλη. ϖοιό ϖιστεύετε ϖως αν υϖήρχαν αϖοτελεσµατικά και αϖοδοτικά εργαλεία.γ θα άλλαζε αυτή η αντίληψη των εϖιχειρήσεων; 11. Ποιες αϖό τις ϖαρακάτω ϖιθανές αιτίες θεωρείτε ϖως θα δηµιουργούσαν ϖροβλήµατα σε µια τέτοια ϖροσϖάθεια µετάδοσης της άρρητης γνώσης και σε ϖοιο ; Έλλειψη χρόνου για συναντήσεις την ώρα εργασίας υσκολία στην άµεση κατανόηση της χρησιµότητας αυτού του εγχειρήµατος Οι σχετικά γραφειοκρατικού τύϖου οργανωτικές δοµές ϖου εµφανίζουν ϖολλές Ελληνικές εϖιχειρήσεις Η αϖουσία ϖνεύµατος καινοτοµίας για υιοθέτηση νέων ϖρακτικών (αντίσταση σε νεωτερισµούς) Αϖροθυµία και αντιστάσεις αϖό έµϖειρα στελέχη λόγω αϖοκέντρωσης της γνώσης και ϖιθανής αϖώλειας ϖλεονεκτήµατος µέτριο 12. ϖερίϖτωση ϖου ο οργανισµός σας υιοθετούσε ϖολιτική διαχείρισης γνώσης, τι είδους κίνητρά ϖιστεύετε ϖως θα ήταν κατάλληλα ώστε οι εργαζόµενοι να ανταϖοκρίνονταν θετικά και να συµµετείχαν ενεργά και σε ϖοιο ; Οικονοµικά κίνητρα Μη οικονοµικά κίνητρα 13. ϖοιο ϖιστεύετε ϖως η εφαρµογή µεθόδων.γ στις Ελληνικές εϖιχειρήσεις θα ϖροξενούσαν µεγάλες αλλαγές και ίσως ανατροϖές στην εργασιακή κουλτούρα και στις µέχρι τώρα σχέσεις του ϖροσωϖικού; 14. ϖοιο ϖιστεύετε ϖως τέτοιου τύϖου αλλαγές όϖως αυτές ϖου αναφέρθηκαν ϖροηγουµένως θα ήταν αϖαραίτητες και µακροϖρόθεσµα θα αϖέβαιναν θετικές για την εϖιχείρηση/οργανισµό;

6 15. Ιεραρχήστε τα ϖαρακάτω ανάλογα µε την σηµαντικότητα ϖου ϖιστεύετε ϖως έχουν για την σωστή υλοϖοίηση µιας ϖολιτικής.γ για µια εϖιχείρηση ή έναν οργανισµό; (1 το ϖιο σηµαντικό, 6 το ϖιο ασήµαντο) Τµήµα ιαχείρισης Ανθρωϖίνου υναµικού της εϖιχείρησης/φορέα Τµήµα Πληροφορικής και δικτυακής υϖοστήριξης εϖιχείρησης/φορέα Ανώτατη διοίκηση της εϖιχείρησης Όλα τα διευθυντικά τµήµατα της εϖιχείρησης Το σύνολο των εργαζοµένων Οµάδα εξωτερικών ειδικών συµβούλων 16. Με βάση την εµϖειρία σας σε τι ϖιστεύετε ϖως χρησιµοϖοιούνται σήµερα οι ϖαρακάτω κατηγορίες γνώσης στην εργασία; Βασικές γνώσεις (σϖουδές) Γνώση ϖου έχει αϖοκτηθεί µε ατοµική ϖρωτοβουλία Γνώση αϖό εϖαγγελµατική εµϖειρία Εξειδικευµένη γνώση της εϖιχείρησης/οργανισµού (in house knowledge) ϖολύ µεγάλο 17. Φανταστείτε ϖως στην εϖιχείρηση/οργανισµό σας ϖροκύϖτει ένα ϖρόβληµα ϖου αϖαιτεί άµεσα είτε εξειδικευµένη τεχνογνωσία, είτε τις θεωρητικές γνώσεις κάϖοιου. Εάν υϖάρχει δυσκολία στην αναζήτηση και στον εντοϖισµό του εργαζοµένου µε την καλύτερη δυνατή γνώση, σε ϖοιο θεωρείτε σηµαντικούς τους ϖαρακάτω λόγους; Αυστηρές οργανωτικές δοµές και δυσκολία εϖικοινωνίας και συνεργασίας µεταξύ τµηµάτων Έλλειψη χρόνου αϖό ϖλευράς εργαζόµενου ώστε να ασχοληθεί µε κάτι άλλο ϖέρα αϖό την εργασία του Αϖροθυµία εργαζοµένου να χρησιµοϖοιήσει την γνώση του Το σύνολο της τεχνογνωσίας του ϖροσωϖικού δεν είναι καταγεγραµµένο και αναζητήσιµο 18. ϖοιο ϖιστεύετε ϖως η ροή της ϖληροφορίας (είτε ϖροέρχεται αϖό εσωτερικές ϖηγές είτε ϖροέρχεται αϖό εξωτερικές ϖηγές) ακολουθεί την σωστή διαδροµή στον φορέα σας; (Ως «σωστή διαδροµή» εδώ υϖονοείται η κατάλληλη ϖληροφορία, στο κατάλληλο άτοµο, τον κατάλληλο χρόνο)

7 19. Στην εϖιχείρηση ή οργανισµό σας σε ϖοιο θεωρείτε ϖως είναι αϖοτελεσµατικές οι ϖαρακάτω λειτουργίες; Η σε καθηµερινή βάση ανεύρεση της ϖληροφορίας ϖου χρειάζεται κάθε εργαζόµενος Η συνεννόηση και εύρεση των κατάλληλων ατόµων για ανταλλαγή αϖόψεων ή εµϖειριών Η συστηµατική υϖοστήριξη διαχείρισης εγγράφων (όχι αϖαραίτητα ηλεκτρονικά) Η on-line λειτουργία υϖοστήριξης εικονικών οµάδων εργασίας για την ανταλλαγή γνώσης 20. Στον φορέα σας µετά το ϖέρας µιας εϖιτυχηµένης εργασίας, ενός έργου η µιας συνάντησης σε ϖοιο καταγράφονται σχόλια ή µέθοδοι ϖου ακολουθήθηκαν και αν ναι µε ϖοια µορφή; µορφή αναφορών (γραϖτά έγγραφα) ηλεκτρονική µορφή (word, excel, txt) οϖτικοακουστικά µέσα (video, κασέτες) Η γνώση αϖλά εµϖλουτίζει την εµϖειρία των ειδικών (δεν υϖοστηρίζεται η καταγραφή της ϖληροφορίας) Με κάϖοιο άλλο τρόϖο (ϖαρακαλούµε σηµειώστε) Η τεχνολογική υϖοδοµή στον φορέας σας ϖεριλαµβάνει τα ϖαρακάτω στοιχεία και σε ϖοιο ; Πρόσβαση σε όλους στο δίκτυο Κλειστό δίκτυο (intranet) Χρήση βάσεων δεδοµένων για αϖοθήκευση και ανάκτηση ϖληροφορίας Χρήση εργαλείων διαχείρισης εγγράφων ιατήρηση portal Εργαλεία on-line συνεργασίας και διάχυσης γνώσης (on-line forums)

8 22. Ιεραρχήστε τους ϖαρακάτω λόγους µε κριτήριο την σηµαντικότητά τους σαν κίνητρα για να εφαρµόσει η εϖιχείρηση/οργανισµός σας ϖολιτική διαχείριση γνώσης; (1 το ϖιο σηµαντικό, 7 το ϖιο ασήµαντο) Για να εϖιλύσει ϖροβλήµατα ϖου ϖροέρχονται αϖό διαχείριση µεγάλου όγκου αρχείων σε ηλεκτρονική µορφή (κακή οργάνωση και ταξινόµηση ηλεκτρονικών εγγράφων, κλϖ). υσκολία καταγραφής και εντοϖισµού της ϖροσωϖικής γνώσης (άρρητης) του ανθρώϖινου δυναµικού ϖου συνήθως ϖαραµένει ατεκµηρίωτη και ϖιθανόν µη αξιοϖοιήσιµη. Ξαφνική αϖώλεια στελεχών ή εργαζοµένων ϖου διαθέτουν κρίσιµη γνώση και ότι αυτό συνεϖάγεται για την εϖιχείρηση. Εφαρµογή εργαλείων διαχείρισης γνώσης αϖό τους ανταγωνιστές. Μείωση µεριδίου αγοράς της εϖιχείρησης/οργανισµού. Συνειδητοϖοίηση ανάγκης δηµιουργίας νέων ϖροϊόντων/υϖηρεσιών, δηλαδή δηµιουργία νέας γνώσης Άλλο (ϖαρακαλώ ϖροσδιορίστε) 23. Με βάση όσα διαβάσατε για την διαχείριση γνώσης, ϖοιοι ϖαράγοντες ϖιστεύετε ϖως είναι κρίσιµοι για την εϖιτυχή εφαρµογή αυτής της ϖρακτικής στην Ελλάδα και σε ϖοιο ; Ενεργή υϖοστήριξη αϖό την διοικήση Ευθυγράµµιση µε στρατηγικούς στόχους (Η.Γ δεν είναι αυτοσκοϖός) Ανάϖτυξη των αϖαραίτητων λειτουργιών.γ και καθορισµός οργανωτικών ρόλων Καλλιέργεια της αϖαραίτητης κουλτούρας εµϖιστοσύνης Χρήση της κατάλληλης τεχνολογίας µέτριο 24. Ποιες αϖό τις ϖαρακάτω ϖληροφορίες σχετικές µε το ϖροσωϖικό της εϖιχείρησης/οργανισµoύ σας καταγράφονται και αν ναι σε ϖοια µορφή; Μορφή Έγγραφη Ηλεκτρονική Οϖτικοακουστικά Πολυµεσικές εν Αϖοθή- µορφή µορφή µέσα εφαρµογές καταγράφονται. κευσης. Είδος ϖληροφοριών Στοιχεία εϖικοινωνίας Ικανότητες και τοµείς εξειδίκευσης. Μόρφωση Εϖαγγελµατική εµϖειρία Τρέχουσα ενασχόληση 25. Όϖως ϖροαναφέρθηκε, η διαχείριση γνώσης θεωρείται αϖό ϖολλούς ϖως θα αϖοτελέσει το νέο ϖεδίο εϖιχειρηµατικού ανταγωνισµού. ϖοιο συµφωνείται µε αυτή την άϖοψη;