Power Office. Εφαρμογή Διεκπεραίωσης Ενδοεπιχειρησιακών Διεργασιών

Transcript

1 Power Office Εφαρμογή Διεκπεραίωσης Ενδοεπιχειρησιακών Διεργασιών

2 Power Office cloud version 2014 Ορισμός συνάντησης με Επισκέπτες Κάθε χρήστης της εφαρμογής δύναται να προσκαλέσει έναν ή περισσότερους επισκέπτες σε συνάντηση εντός της επιχείρησης. Για τον ορισμό της συνάντησης ο χρήστης επιλέγει: Την ημερομηνία της συνάντησης Την ώρα έναρξης και λήξης της συνάντησης Την αίθουσα διεξαγωγής της συνάντησης (εφόσον συνδυαστεί με την ενότητα διαχείρισης αιθου- Ενότητα Διαχείρισης Επισκεπτών Εφαρμογή Διεκπεραίωσης Ενδοεπιχειρησιακών Διεργασιών Γενικά Η εφαρμογή Power Office έχει ως σκοπό την αποτύπωση και την διεκπεραίωση των Ενδοεπιχειρησιακών Διεργασιών (workflows) μιας επιχείρησης. Η λειτουργικότητα της εφαρμογής συντίθεται από επί μέρους ενότητες που διεκπεραιώνουν καταγεγραμμένες ενδοεπιχειρησιακές διεργασίες. Η εφαρμογή έχει την δυνατότητα να επεκταθεί, αποτυπώνοντας κάθε άλλη ενδοεπιχειρησιακή διεργασία που λαμβάνει χώρα εντός μιας επιχείρησης. Η εφαρμογή Power Office παρέχεται είτε ως λογισμικό υπό μορφή υπηρεσίας (SaaS) (η φιλοξενία της εφαρμογής γίνεται στο Cloud της εταιρείας Cosmos) είτε ως web application που μπορεί να εγκατασταθεί στις υποδομές μιας επιχείρησης. Σε κάθε περίπτωση, η πρόσβαση των χρηστών στην εφαρμογή επιτυγχάνεται μέσω ενός webbrowser. Μέσω της ενότητας Διαχείρισης Επισκεπτών διεκπεραιώνονται η πρόσκληση, η έγκριση της εισόδου και η πρόσβαση των επισκεπτών σε συναντήσεις που διεξάγονται εντός μιας επιχείρησης. Αναλυτικότερα, η λειτουργικότητα της ενότητας Διαχείρισης Επισκεπτών περιλαμβάνει: σών συσκέψεων, ο χρήστης θα δύναται να ενημερώνεται για τις διαθέσιμες ημερομηνίες και ώρες των αιθουσών συσκέψεων της εταιρείας) Το θέμα της συνάντησης Τους προσκεκλημένους επισκέπτες στη συνάντηση Τα προσκεκλημένα στελέχη της εταιρείας στη συνάντηση Η εφαρμογή για κάθε προσκεκλημένο επισκέπτη μιας συνάντησης, παράγει ένα μοναδικό προσωπικό κωδικό συνάντησης, τον οποίο αποστέλλει στο του επισκέπτη μαζί με τα στοιχεία της συνάντησης (ημερομηνία, ώρα, θέμα, προσκεκλημένοι και αίθουσα διεξαγωγής). Ο κωδικός αυτός είναι προσωπικός και θα ισχύει μόνο για την συγκεκριμένη συνάντηση. Ο ίδιος επισκέπτης για κάποια άλλη συνάντηση θα λάβει στο του διαφορετικό κωδικό. Επίσης η εφαρμογή εφόσον συνδυαστεί με την ενότητα διαχείρισης αιθουσών συσκέψεων, δεσμεύει αυτόματα την αίθουσα για το επιλεγμένο χρονικό διάστημα της συνάντησης. Στοιχεία Επισκεπτών Είσοδος Επισκεπτών στην Εταιρεία Η εφαρμογή έχει καταχωρημένα, σε κατάλληλη δομή, τα ακόλουθα στοιχεία για κάθε επισκέπτη: Για την εξυπηρέτηση των επισκεπτών τοποθετείται στην είσοδο της επιχείρησης κατάλληλος υπολογιστής με οθόνη αφής συνδεδεμένος με την εφαρμογή Power Office. Όνομα Επίθετο Αριθμός Δελτίου Ταυτότητας Εταιρεία Όταν ο επισκέπτης προσέλθει στην επιχείρηση για την συνάντηση, εισάγει τον μοναδικό προσωπικό κωδικό συνάντησης στην οθόνη αφής για την ταυτοποίηση της προσέλευσής του. Η εφαρμογή εμφανίζει τα στοιχεία του επισκέπτη καθώς και τα στοιχεία της προκαθορισμένης συνάντησης. Ο επισκέπτης επιλέγει την εκτύπωση της καρτέλας εισόδου του στην εταιρεία. Η εφαρμογή εκτυπώνει σε κατάλληλο εκτυπωτή την καρτέλα εισόδου του επισκέπτη, η οποία παραδίδεται στον επισκέπτη από την γραμματεία της υποδοχής. Τηλέφωνο επικοινωνίας Εφόσον ένας επισκέπτης δεν είναι καταχωρημένος στο σύστημα τότε ο χρήστης που διοργανώνει τη συνάντηση θα έχει την αρμοδιότητα να καταχωρήσει τα στοιχεία του επισκέπτη. Με την χρήση του Αριθμού Δελτίου Ταυτότητας, επιτυγχάνεται η μοναδική καταχώρηση κάθε επισκέπτη στο σύστημα. Τα καταχωρημένα στοιχεία των επισκεπτών είναι διαθέσιμα στο σύνολο των χρηστών του συστήματος για τον καθορισμό μελλοντικών συναντήσεων. Η εφαρμογή παρέχει τη δυνατότητα του αποκλεισμού επισκεπτών με την ένδειξη «Ανεπιθύμητοι». Οι ανεπιθύμητοι επισκέπτες δεν είναι επιλέξιμοι κατά τον καθορισμό μιας συνάντησης από ένα χρήστη. Καρτέλα Εισόδου Επισκέπτη Στοιχεία Επισκέπτη Ονοματεπώνυμο: Παναγιώτης Παπαδόπουλος Εταιρεία: Cosmos Η ακόλουθη εικόνα παρουσιάζει την προεπισκόπηση της καρτέλας εισόδου του επισκέπτη. Στοιχεία Εισόδου Ημερομηνία Εισόδου: 22/5/2014 Ώρα Εισόδου: 15:30 Ώρα Εξόδου: 17:30

3 Ενότητα Διαχείρισης Αιθουσών Συσκέψεων (Meeting Rooms) Η ενότητα διαχειρίζεται τις αίθουσες συσκέψεων μιας επιχείρησης. Αναλυτικότερα, η λειτουργικότητα της ενότητας Διαχείρισης Αιθουσών Συσκέψεων περιλαμβάνει: Ενότητα Διαχείρισης Αποστολών- Παραλαβών μέσω Courier Ημερολόγιο και διαθέσιμες Αναφορές Η εφαρμογή εμφανίζει σε κάθε χρήστη το ημερολόγιο των συναντήσεων που έχει καταχωρήσει ως διοργανωτής ή εμπλέκεται ως προσκεκλημένος. Το ημερολόγιο του χρήστη παρέχει τη δυνατότητα εμφάνισης των συναντήσεων με την μορφή ημερήσιου, εβδομαδιαίου και μηνιαίου ημερολογίου. Η εφαρμογή διαθέτει τις ακόλουθες αναφορές: Αναφορά παρουσίασης συναντήσεων ανά επισκέπτη. Η αναφορά παρουσιάζει τις συναντήσεις που έχει πραγματοποιήσει ένα καταχωρημένος επισκέπτης σε καθορισμένο από τον χρήστη Αναφορά παρουσίασης συναντήσεων ανά εταιρεία επισκεπτών. Η αναφορά παρουσιάζει τις συναντήσεις που έχουν πραγματοποιήσει οι υπάλληλοι μιας εταιρείας σε καθορισμένο από τον χρήστη Αναφορά παρουσίασης επισκέψεων ανά χρήστη. Η αναφορά παρουσιάζει τις επισκέψεις που έχει δεχθεί ένας υπάλληλος της εταιρείας σε καθορισμένο από τον χρήστη χρονικό διάστημα. Αναφορά παρουσίασης συναντήσεων ανά Αίθουσα. Η αναφορά παρουσιάζει τις συναντήσεις και τους εμπλεκομένους ανά αίθουσα συναντήσεων σε καθορισμένο από τον χρήστη Το σύνολο των στοιχείων των αναφορών δύναται να εξαχθεί σε μορφή αρχείων excel για περαιτέρω επεξεργασία. Διαχείριση των στοιχείων των Αιθουσών Συσκέψεων Ο διαχειριστής του συστήματος έχει την δυνατότητα της διαχείρισης των στοιχείων των αιθουσών συσκέψεων της επιχείρησης. Συγκεκριμένα έχει δικαιώματα: εισαγωγής νέας αίθουσας συσκέψεων επεξεργασίας των στοιχείων μίας καταχωρημένης αίθουσας συσκέψεων σήμανση μιας αίθουσας συσκέψεων ως προ- σωρινά μη διαθέσιμης διαγραφής μιας καταχωρημένης αίθουσας συσκέψεων Εμφάνιση του προγράμματος χρήσης των Αιθουσών Συσκέψεων Κάθε χρήστης δύναται να εμφανίζει το πρόγραμμα χρήσης των αιθουσών συσκέψεων. Το πρόγραμμα χρήσης κάθε αίθουσας μπορεί να παρουσιαστεί με την μορφή ημερήσιου, εβδομαδιαίου και μηνιαίου ημερολογίου. Κάθε καταχωρημένη συνάντηση στο πρόγραμμα χρήσης μιας αίθουσας εμφανίζει: Την ημερομηνία της συνάντησης Την ώρα έναρξης και λήξης της συνάντησης Το θέμα της συνάντησης Τους προσκεκλημένους επισκέπτες στη συνάντηση Τα προσκεκλημένα στελέχη της εταιρείας στη συνάντηση Καταχώρηση συνάντησης σε Αίθουσα Συσκέψεων Κάθε χρήστης δύναται να δεσμεύσει ένα ελεύθερο χρονικό διάστημα σε μία αίθουσα για την διεξαγωγή μιας συνάντησης. Ο ίδιος χρήστης έχει δικαίωμα ακύρωσης της συνάντησης ώστε να αποδεσμευτεί η αίθουσα για το χρονικό διάστημα που είχε οριστεί η συνάντηση. Η εφαρμογή διαθέτει τη δυνατότητα αναζήτησης ελεύθερων αιθουσών για συγκεκριμένο χρονικό διάστημα που ορίζει ο χρήστης. Διαθέσιμες Αναφορές Η εφαρμογή παράγει τις ακόλουθες αναφορές: Αναφορά παρουσίασης συναντήσεων ανά Αίθουσα. Η αναφορά παρουσιάζει τις συναντήσεις και τους εμπλεκομένους ανά αίθουσα συναντήσεων για καθορισμένο από τον χρήστη Αναφορά παρουσίασης ποσοστού χρήσης ανά Αίθουσα. Η αναφορά παρουσιάζει το ποσοστό χρήσης κάθε αίθουσας για καθορισμένο από τον χρήστη Μέσω της ενότητας Διαχείρισης Αποστολών-Παραλαβών μέσω Courier διεκπεραιώνονται οι αποστολές και οι παραλαβές που διεξάγουν τα στελέχη μιας επιχείρησης μέσω εταιρειών ταχυμεταφορών. Αναλυτικότερα, η λειτουργικότητα της ενότητας Διαχείρισης Αποστολών- Παραλαβών μέσω Courier περιλαμβάνει: Αποστολές Κάθε χρήστης του συστήματος που επιθυμεί να εκτελέσει μία αποστολή μέσω Courier καταχωρεί στην εφαρμογή: τα στοιχεία του αποστολέα της αποστολής τα στοιχεία του αποδέκτη της αποστολής την εταιρεία Courier που θα εκτελέσει την αποστολή τον κωδικό voucher της αποστολής το είδος και το περιεχόμενο της αποστολής την ημερομηνία και την ώρα που θέλει να παραληφθεί η αποστολή από τον μεταφορέα της εταιρείας Courier το είδος της χρέωσης Η γραμματεία της εισόδου παρακολουθεί την λίστα των αποστολών που πρόκειται να εκτελεστούν ανά ημέρα και συμπληρώνει την ώρα παράδοσης κάθε αποστολής στον μεταφορέα της εταιρείας Courier. Ο χρήστης που έχει οργανώσει την αποστολή ενημερώνεται μέσω του συστήματος για την ημερομηνία και ώρα παραλαβής από τον μεταφορέα της εταιρείας Courier. Όταν η εταιρεία Courier αποστείλει το τιμολόγιο χρέωσης των αποστολών της επιχείρησης, το λογιστήριο εκτελεί την αντιπαραβολή των αποστολών που αναγράφονται στο τιμολόγιο με αυτές που έχουν καταχωρηθεί στο σύστημα βάσει των κωδικών voucher.

4 Παραλαβές Η γραμματεία της εισόδου καταχωρεί στο σύστημα κάθε παραλαβή που διενεργεί με τον μεταφορέα της εταιρείας ταχυμεταφορών. Η καταχώρηση περιλαμβάνει: Τα στοιχεία του αποστολέα Τα στοιχεία του αποδέκτη τον κωδικό voucher της αποστολής την ημερομηνία και ώρα παραλαβής το είδος της αποστολής το είδος της χρέωσης το περιεχόμενο της αποστολής την εταιρεία ταχυμεταφορών τον χρήστη που διενέργησε την παραλαβή Αναφορές Η εφαρμογή παράγει τις ακόλουθες αναφορές: αναφορά παρουσίασης αποστολών ανά χρήστη. Η αναφορά παρουσιάζει τις αποστολές που έχει διενεργήσει ένας χρήστης σε ορισμένο αναφορά παρουσίασης παραλαβών ανά χρήστη. Η αναφορά παρουσιάζει τις παραλαβές που έχει διενεργήσει ένας χρήστης σε ορισμένο χρονικό διάστημα. αναφορά παρουσίασης αποστολών ανά εταιρεία Courier. Η αναφορά παρουσιάζει τις αποστολές που έχουν διενεργηθεί μέσω μιας εταιρείας Courier σε ορισμένο αναφορά παρουσίασης παραλαβών ανά εταιρεία Courier. Η αναφορά παρουσιάζει τις παραλαβές που έχουν διενεργηθεί μέσω μιας εταιρείας Courier σε ορισμένο Κάθε υπάλληλος της επιχείρησης ενημερώνεται μέσω για τις παραλαβές που είναι αποδέκτης. Η παραλαβή της εισερχόμενης αποστολής γίνεται στην γραμματεία της εισόδου. Ο υπάλληλος υπογράφει με τον μυστικό κωδικό του την παραλαβή προκειμένου να πιστοποιηθεί η ημερομηνία και η ώρα της παραλαβής.

5 Ενότητα Διαχείρισης Οργανογράμματος Μέσω της ενότητας Διαχείρισης Οργανογράμματος επιτυγχάνονται: η αποτύπωση του Οργανογράμματος της επιχείρησης, παρουσιάζοντας την ιεραρχία των τμημάτων, τα στελέχη που ανήκουν σε κάθε τμήμα καθώς και τα καθήκοντα που ασκούν εντός του τμήματος η διαχείριση των στελεχών που αφορά στην τοποθέτησή τους σε τμήματα και την ανάθεση καθηκόντων σε αυτά Αναλυτικότερα, η λειτουργικότητα της ενότητας Διαχείρισης Οργανογράμματος περιλαμβάνει: Εμφάνιση Οργανογράμματος Στο οργανόγραμμα της επιχείρησης απεικονίζονται ιεραρχικά τα τμήματα καθώς και οι εργαζόμενοι σε αυτά. Πιο συγκεκριμένα το τμήμα απεικονίζεται ως ένα πλαίσιο με τίτλο που αντιστοιχεί στην ονομασία του, ενώ μέσα σε αυτό εμφανίζονται οι εργαζόμενοι με την μορφή μικρών καρτελών. Σε κάθε καρτέλα εργαζομένου θα απεικονίζονται: το ονοματεπώνυμο του υπαλλήλου η φωτογραφία του υπαλλήλου ο τίτλος των καθηκόντων που εκτελεί ο υπάλληλος Διαχείριση Οργανογράμματος Ο κατάλληλα εξουσιοδοτημένος χρήστης δύναται: να μετακινήσει ένα υπάλληλο από ένα τμήμα σε ένα άλλο, με μεταφορά και απόθεση (drag and drop) να εισάγει στο οργανόγραμμα έναν υπάλληλο από τη λίστα των διαθέσιμων υπαλλήλων, με μεταφορά και απόθεση (drag and drop), σε τμήμα της επιλογής του. να διαγράψει ένα υπάλληλο από το οργανόγραμμα Ο χρήστης της εφαρμογής έχει τις ακόλουθες δυνατότητες: εμφάνιση του οργανογράμματος σε πλήρη ανάπτυξη σύμπτυξη του οργανογράμματος μέχρι του επιπέδου του τμήματος που επιθυμεί σύμπτυξη της απεικόνισης ενός τμήματος. Στη συμπτυγμένη απεικόνιση εμφανίζεται το τμήμα και ο προϊστάμενός του εμφάνιση του οργανογράμματος από ένα τμήμα και κάτω

6 Ενότητα Διεκπεραίωσης Υποθέσεων (e-ticketing) Μέσω της ενότητας Διεκπεραίωσης Υποθέσεων θα επιτυγχάνονται η έναρξη, η παρακολούθηση και η διεκπεραίωση μιας υπόθεσης με οποιαδήποτε θεματολογία, στην οποία θα εμπλέκονται είτε στελέχη της επιχείρησης, είτε εξωτερικοί συνεργάτες. Αναλυτικότερα, η λειτουργικότητα της ενότητας Διεκπεραίωσης Υποθέσεων περιλαμβάνει: Δημιουργία ticket Κάθε χρήστης του συστήματος δύναται να εκκινεί ένα ticket που αφορά στη διεκπεραίωση μιας υπόθεσης. Κατά την δημιουργία του ticket ο χρήστης συμπληρώνει: Το θέμα και την περιγραφή της προς διεκπεραίωση υπόθεσης Τους αποδέκτες ενέργειας Τους αποδέκτες κοινοποίησης Το βαθμό προτεραιότητας Την ημερομηνία και ώρα μέχρι την οποία θα πρέπει να έχουν ολοκληρωθεί οι ενέργειες διεκπεραίωσης της υπόθεσης Τυχόν συνημμένα αρχεία που αφορούν την υπόθεση Η εφαρμογή κατά την δημιουργία του ticket κοινοποιεί με σε όλους τους εμπλεκόμενους τα στοιχεία της προς επίλυση υπόθεσης. Παρακολούθηση Διεκπεραίωσης Υπόθεσης Κάθε χρήστης δύναται να εμφανίσει την λίστα των υποθέσεων στις οποίες εμπλέκεται είτε ως αποδέκτης ενέργειας είτε ως αποδέκτης κοινοποίησης. Για κάθε υπόθεση η εφαρμογή εμφανίζει: τα στοιχεία της υπόθεσης (θέμα, περιγραφή, βαθμός προτεραιότητας, ημερομηνία και ώρα ολοκλήρωσης) τις ενέργειες που έχει εκτελέσει κάθε χρήστης που εμπλέκεται ως αποδέκτης ενέργειας τα συνημμένα αρχεία που αφορούν την υπόθεση Ενέργειες Διεκπεραίωσης Υπόθεσης Κάθε χρήστης που εμπλέκεται ως αποδέκτης ενέργειας δύναται να καταχωρήσει στο ticket της υπόθεσης, ενέργειες που αφορούν στη διεκπεραίωση της υπόθεσης. Η εφαρμογή επιτρέπει στο χρήστη να αναρτά και αρχεία που σχετίζονται με την υπόθεση. Τόσο οι ενέργειες όσο και τα αρχεία που αναρτά κάθε χρήστης ενέργειας, είναι ορατά στους υπόλοιπους χρήστες που εμπλέκονται στην υπόθεση. Οι φόρμες παρακολούθησης και διεκπεραίωσης μιας υπόθεσης είναι προσβάσιμες και από συσκευές smart phones προκειμένου να εξυπηρετηθούν οι ανάγκες της εξ αποστάσεως πρόσβασης των χρηστών στο σύστημα. Κλείσιμο ticket Ο χρήστης που έχει εκκινήσει ένα ticket, δύναται να κλείσει το ticket με την ολοκλήρωση των ενεργειών διεκπεραίωσης της υπόθεσης. Αναζήτηση Υποθέσεων Η εφαρμογή παρέχει στους χρήστες τη δυνατότητα αναζήτησης υποθέσεων με χρήση πολλαπλών κριτηρίων αναζήτησης.

7 Μέσω της ενότητας Έγκρισης Χορήγησης Αδειών επιτυγχάνονται η υποβολή των αιτημάτων και η έγκριση της χορήγησης των αδειών των υπαλλήλων μια επιχείρησης. Αναλυτικότερα, η λειτουργικότητα της ενότητας Έγκρισης Χορήγησης Αδειών περιλαμβάνει: Υποβολή Αιτήματος Άδειας Κάθε χρήστης της εφαρμογής, δύναται να υποβάλει για έγκριση την αίτηση χορήγησης της άδειας του. Η φόρμα υποβολής της αίτησης άδειας περιλαμβάνει κατ ελάχιστον τα ακόλουθα στοιχεία: τα στοιχεία του υπαλλήλου (συμπληρωμένα από το σύστημα) την ημερομηνία καταχώρησης της αίτησης (συμπληρωμένη από το σύστημα) το τμήμα του υπαλλήλου (συμπληρωμένο από το σύστημα) την ημερομηνία έναρξης της άδειας την ημερομηνία λήξης της άδειας την χρονική διάρκεια της άδειας Ενότητα Έγκρισης Χορήγησης Αδειών το είδος της άδειας (κανονική, αναρρωτική, τέλεσης γάμου, μητρότητας κλπ) τυχόν επισυναπτόμενα αρχεία που βεβαιώνουν την σκοπιμότητα της άδειας (πχ γνωμάτευση ιατρού νοσοκομείου) Έγκριση Αιτήματος Άδειας Οι άδειες των υπαλλήλων εγκρίνονται από τον άμεσα προϊστάμενό τους. Η εφαρμογή προωθεί αυτόματα το αίτημα άδειας του υπαλλήλου στον άμεσα προϊστάμενο αυτού. Ο προϊστάμενος θα λαμβάνει επιπλέον της κανονικής ροής του αιτήματος, πληροφοριακό για την αίτηση του υφισταμένου του. Ο προϊστάμενος δύναται να εγκρίνει ή να απορρίψει την αίτηση άδειας του υφισταμένου του. Ο υπάλληλος επιπλέον της κανονικής ροής του αιτήματος, ενημερώνεται μέσω για την έγκριση ή την απόρριψη του αιτήματός του. Σε περίπτωση έγκρισης του αιτήματος άδειας από τον προϊστάμενο του υπαλλήλου, η εφαρμογή προωθεί το αίτημα στο τμήμα προσωπικού της εταιρείας, αφενός μεν για τον έλεγχο του διαθέσιμου υπολοίπου, αφετέρου δε για την καταχώρησή της στο υφιστάμενο HRMS σύστημα. Αναφορές Η εφαρμογή παράγει τις ακόλουθες αναφορές: αναφορά παρουσίασης εγκεκριμένων αδειών χρήστη. Η αναφορά παρουσιάζει τις εγκεκριμένες άδειες ανά χρήστη και ανά κατηγορία άδειας σε ορισμένο αναφορά παρουσίασης εγκεκριμένων αδειών τμήματος. Η αναφορά παρουσιάζει τις εγκεκριμένες άδειες ανά τμήμα και ανά κατηγορία άδειας σε ορισμένο αναφορά παρουσίασης απορριφθέντων αδειών. Η αναφορά παρουσιάζει τις απορριφθείσες άδειες ανά τμήμα και ανά κατηγορία άδειας σε ορισμένο

8 Ενότητα Έγκρισης Εξοδολογίων Μέσω της ενότητας Έγκρισης Εξοδολογίων θα γίνεται η υποβολή και η έγκριση των δαπανών που έχουν διενεργήσει οι υπάλληλοι μιας επιχείρησης. Αναλυτικότερα, η λειτουργικότητα της ενότητας Έγκρισης Εξοδολογίων περιλαμβάνει: Υποβολή Εξοδολογίου Κάθε χρήστης της εφαρμογής, δύναται να υποβάλει για έγκριση μέσω ενός εξοδολογίου, τις δαπάνες που έχει διενεργήσει εντός ενός χρονικού διαστήματος. Η φόρμα υποβολής του εξοδολογίου, περιλαμβάνει κατ ελάχιστον τα ακόλουθα στοιχεία: τα στοιχεία του υπαλλήλου (συμπληρωμένα από το σύστημα) την ημερομηνία καταχώρησης (συμπληρωμένη από το σύστημα) το τμήμα του υπαλλήλου (συμπληρωμένο από το σύστημα) το χρονικό διάστημα που αφορούν οι δαπάνες Η εφαρμογή διαθέτει προεπιλεγμένες κατηγορίες δαπανών. Ενδεικτικά αναφέρονται μερικές από τις κατηγορίες δαπανών που είναι διαθέσιμες στους χρήστες: δαπάνη διαμονής σε ξενοδοχείο δαπάνη εστίασης δαπάνη αγοράς εισιτηρίων ΜΜΜ δαπάνη διέλευσης διοδίων δαπάνη στάθμευσης αυτοκινήτου δαπάνη πλήρωσης καυσίμων λοιπές δαπάνες Κάθε εξοδολόγιο θα δύναται να περιλαμβάνει απεριόριστο αριθμό δαπανών. Για κάθε δαπάνη καταχωρούνται από τον χρήστη: η κατηγορία της δαπάνης η αιτιολογία διενέργειας της δαπάνης η ημερομηνία της δαπάνης το ποσό της δαπάνης Έγκριση Εξοδολογίου Με την υποβολή του εξοδολογίου η εφαρμογή προωθεί το αίτημα του υπαλλήλου στον άμεσα προϊστάμενο αυτού για έγκριση. Ο προϊστάμενος λαμβάνει επιπλέον της κανονικής ροής του αιτήματος, πληροφοριακό για το αίτημα του υφισταμένου του. Ο υπάλληλος επιπλέον της κανονικής ροής του αιτήματος, ενημερώνεται και μέσω για την έγκριση ή την απόρριψη του αιτήματός του. Σε περίπτωση έγκρισης του συνόλου ή μέρους των δαπανών του εξοδολογίου από τον προϊστάμενο του υπαλλήλου, η εφαρμογή προωθεί το εξοδολόγιο στο λογιστήριο για τον έλεγχο των παραστατικών. Η εφαρμογή επιτρέπει στον υπάλληλο που υπέβαλε το εξοδολόγιο, να εκτυπώσει τη λίστα των δαπανών του εξοδολογίου και να την προσκομίσει στο λογιστήριο για έλεγχο, μαζί με τα παραστατικά των δαπανών. Ο χρήστης του λογιστηρίου έχει τη δυνατότητα να εγκρίνει ή να απορρίψει καθεμία από τις δαπάνες που περιλαμβάνονται στο εξοδολόγιο ενός υπαλλήλου και έχουν λάβει την έγκριση του προϊσταμένου που διενήργησε τον έλεγχο, έτσι ώστε να υπολογιστεί το τελικό πληρωτέο ποσό του εξοδολογίου. Αναφορές Η εφαρμογή παράγει τις ακόλουθες αναφορές: αναφορά παρουσίασης εγκεκριμένων δαπανών ανά χρήστη. Η αναφορά παρουσιάζει τις εγκεκριμένες δαπάνες ανά χρήστη και ανά κατηγορία δαπάνης σε ορισμένο αναφορά παρουσίασης εγκεκριμένων δαπανών ανά κατηγορία δαπάνης. Η αναφορά παρουσιάζει τις συνολικά εγκεκριμένες δαπάνες ανά κατηγορία δαπάνης σε ορισμένο

9 Major Partnerships Lectus adv. Cosmos Business Systems 44 P. Bakogianni Str., Metamorfosi Attikis, Athens Greece Tel , Fax Thessaloniki Thermokoitida, Thermi 1, 9th km Thessaloniki-Thermi Thessaloniki Tel , Fax CBS IT Systems (Cyprus) LTD 81 Kennedy Avenue, 1076 Nicosia, Cyprus, Tel , Fax