Επιστολή-πρόσκληση για την υποβολή προσφορών Πολλαπλή σύμβαση-πλαίσιο υπηρεσιών. CDR/DE/33/2015: «Χώρος Ελευθερίας, Ασφάλειας και Δικαιοσύνης»

Transcript

1 Διεύθυνση B Νομοθετικές εργασίες 1 Ο Διευθυντής Βρυξέλλες, 17 Αυγούστου 2015 KT/DB/lhp - D/1624/2015 Επιστολή-πρόσκληση για την υποβολή προσφορών Πολλαπλή σύμβαση-πλαίσιο υπηρεσιών Θέμα: CDR/DE/33/2015: «Χώρος Ελευθερίας, Ασφάλειας και Δικαιοσύνης» Ανοικτή διαδικασία Κυρία / Κύριε, 1. Η Επιτροπή των Περιφερειών, στο εξής αποκαλούμενη «ΕΤΠ», προτίθεται να αναθέσει την ανωτέρω δημόσια σύμβαση. Επισυνάπτονται η σχετική συγγραφή υποχρεώσεων, στην οποία αναγράφονται όλα τα έγγραφα που θα πρέπει να προσκομιστούν προκειμένου να υποβληθεί μία προσφορά, και το σχέδιο σύμβασης. 2. Εάν ενδιαφέρεστε να συμμετάσχετε στη σύμβαση αυτή, καλείστε να υποβάλετε προσφορά εις τριπλούν (ένα πρωτότυπο και δύο αντίγραφα), σε μια από τις επίσημες γλώσσες της Ευρωπαϊκής Ένωσης. 3. Οι υποψήφιοι υποβάλλουν την προσφορά τους αποκλειστικά σε έντυπη μορφή: α) είτε ταχυδρομικώς ή μέσω υπηρεσίας ταχυμεταφορών το αργότερο έως τις 23 Οκτωβρίου 2015, οπότε ως απόδειξη της ημερομηνίας αποστολής λογίζεται η ταχυδρομική σφραγίδα ή η ημερομηνία που αναγράφεται στην απόδειξη κατάθεσης, στην ακόλουθη διεύθυνση: Invitation to tender - Ref.: CDR/DE/33/2015 Committee of the Regions Directorate B, Legislative Works 1 (Office VMA 9/45) Rue Belliard/Belliardstraat Bruxelles/Brussel Belgique/België β) είτε με ιδιόχειρη κατάθεση έως τις 23 Οκτωβρίου 2015 και ώρα 16:00 στην ακόλουθη διεύθυνση: Invitation to tender - Ref.: CDR/DE/33/2015 Committee of the Regions Directorate B, Legislative Works 1 (Office VMA 9/45) Rue Belliard/Belliardstraat Bruxelles/Brussel Belgique/België Rue Belliard/Belliardstraat Bruxelles/Brussel BELGIQUE/BELGIË Tel Fax Internet: 1/5

2 Στην περίπτωση αυτή, η κατάθεση της προσφοράς αποδεικνύεται με την παραλαβή απόδειξης που φέρει ημερομηνία και την υπογραφή του μέλους του προσωπικού της κεντρικής υποδοχής στο οποίο έγινε η παράδοση. Η υπηρεσία είναι ανοιχτή από τις 8:30 έως τις 17:30 από Δευτέρα έως και Παρασκευή. Είναι κλειστή τα Σάββατα, τις Κυριακές, καθώς και κατά τις επίσημες αργίες της Επιτροπής των Περιφερειών. 4. Οι προσφορές εσωκλείονται σε δύο σφραγισμένους φακέλους. Ο εσωτερικός φάκελος, πέρα από την ένδειξη του παραλήπτη που είναι η υπηρεσία που αναφέρεται ανωτέρω, πρέπει να φέρει την ένδειξη «Appel d'offres à ne pas ouvrir par le service du courrier» / «Call for tenders not to be opened by the internal mail department» («Πρόσκληση υποβολής προσφορών Να μην ανοιχτεί από την υπηρεσία ταχυδρομείου»). Εάν χρησιμοποιούνται αυτοκόλλητοι φάκελοι, αυτοί πρέπει να σφραγίζονται με κολλητική ταινία η οποία απαιτείται να φέρει εγκάρσια την υπογραφή του αποστολέα. Ο εσωτερικός φάκελος πρέπει επίσης να περιλαμβάνει δύο σφραγισμένους φακέλους, έναν με τις τεχνικές προδιαγραφές (πρωτότυπο και δύο αντίγραφα) και έναν με την οικονομική προσφορά (πρωτότυπο και δύο αντίγραφα). Σε καθέναν από τους φακέλους θα πρέπει να αναγράφεται σαφώς το περιεχόμενό του, ήτοι «Technical» (Τεχνικό μέρος) και «Financial» (Οικονομική προσφορά). 5. Κάθε προσφορά πρέπει: να είναι υπογεγραμμένη από τον υποβάλλοντα ή από δεόντως εξουσιοδοτημένο αντιπρόσωπό του, να είναι απολύτως ευανάγνωστη προς αποφυγή οποιασδήποτε αμφιβολίας ως προς τις λέξεις ή τους αριθμούς, να έχει καταρτιστεί σύμφωνα με τα τυποποιημένα απαντητικά έντυπα που περιλαμβάνονται στη συγγραφή υποχρεώσεων, όπου ενδείκνυται. 6. Η περίοδος ισχύος των προσφορών, κατά την οποία ο υποβάλλων την προσφορά είναι υποχρεωμένος να τηρήσει όλους τους όρους της προσφοράς του, είναι 9 μήνες από την ημερομηνία κατά την οποία λήγει η προθεσμία υποβολής των προσφορών. 7. Η υποβολή προσφοράς συνεπάγεται αποδοχή όλων των γενικών και ειδικών όρων που περιλαμβάνονται στην παρούσα πρόσκληση υποβολής προσφορών, στη συγγραφή υποχρεώσεων και στο σχέδιο σύμβασης και, ενδεχομένως, παραίτηση του υποβάλλοντος προσφορά από τους δικούς του γενικούς και ειδικούς όρους. Δεσμεύει τον υποβάλλοντα προσφορά κατά τη διάρκεια εκτέλεσης της σύμβασης, στην περίπτωση που γίνει ανάδοχος. 8. Κάθε δαπάνη που πραγματοποιείται κατά την προπαρασκευή και την υποβολή προσφορών βαρύνει τον υποβάλλοντα προσφορά και δεν θα επιστραφεί. 2/5

3 9. Οι επαφές μεταξύ της αναθέτουσας αρχής και των υποβαλλόντων προσφορά απαγορεύονται καθ όλη τη διάρκεια της διαδικασίας, εκτός εξαιρετικών συνθηκών και μόνον υπό τις ακόλουθες προϋποθέσεις: Πριν από την καταληκτική ημερομηνία για την υποβολή των προσφορών: * Κατ αίτημα των υποβαλλόντων προσφορά, η αναθέτουσα αρχή μπορεί να δώσει συμπληρωματικές πληροφορίες που αφορούν αποκλειστικά και μόνον τη φύση της σύμβασης. Οι αιτήσεις για συμπληρωματικές πληροφορίες υποβάλλονται μόνο γραπτώς στη Διεύθυνση B Νομοθετικές εργασίες 1: Studies-DLW1@cor.europa.eu, Fax: +32 (0) Για να σταλεί απάντηση σε μία αίτηση παροχής συμπληρωματικών πληροφοριών, η αίτηση πρέπει να έχει παραληφθεί τουλάχιστον πέντε εργάσιμες ημέρες πριν από την καταληκτική ημερομηνία για την υποβολή των προσφορών. * Η ΕτΠ μπορεί, με δική της πρωτοβουλία, να ενημερώνει τα ενδιαφερόμενα μέρη για κάθε σφάλμα, ανακρίβεια, παράλειψη ή τυπογραφικό λάθος στο κείμενο της πρόσκλησης για την υποβολή προσφορών. Κάθε πρόσθετη πληροφορία, συμπεριλαμβανομένων αυτών που αναφέρονται ανωτέρω, θα δημοσιεύεται επιγραμμικά στην ιστοσελίδα της ΕτΠ ( έτσι ώστε κάθε ενδιαφερόμενος υποψήφιος να έχει πρόσβαση σε αυτή. Η ιστοσελίδα θα επικαιροποιείται τακτικά και αποτελεί ευθύνη του υποβάλλοντος προσφορά να ελέγχει για επικαιροποιήσεις και για τροποποιήσεις κατά την περίοδο υποβολής προσφορών. Μετά το άνοιγμα των προσφορών * Σε περίπτωση που η προσφορά χρήζει περαιτέρω διευκρινίσεων ή όταν πρόκειται για διόρθωση προφανών τυπογραφικών λαθών στη σύνταξη της προσφοράς, η αναθέτουσα αρχή μπορεί να λάβει την πρωτοβουλία να επικοινωνήσει με τον υποβάλλοντα την προσφορά, υπό την προϋπόθεση ότι αυτό δεν θα έχει ως αποτέλεσμα την τροποποίηση των όρων της προσφοράς. 10. Η παρούσα πρόσκληση υποβολής προσφορών δεν συνεπάγεται καμιά δέσμευση για την ΕΤΠ. Συμβατική δέσμευση της ΕτΠ υπάρχει μόνον κατόπιν υπογραφής της σύμβασης με τους αναδόχους στους οποίους κατακυρώνεται η σύμβαση. Η αναθέτουσα αρχή μπορεί, έως την υπογραφή της σύμβασης, είτε να παραιτηθεί από τη σύμβαση, είτε να ακυρώσει τη διαδικασία σύναψης της σύμβασης, χωρίς να μπορούν οι υποψήφιοι ή οι υποβάλλοντες προσφορά να ζητήσουν οιαδήποτε αποζημίωση. Η απόφαση 3/5

4 αυτή πρέπει να είναι αιτιολογημένη και να κοινοποιηθεί στους υποψηφίους ή στους υποβάλλοντες προσφορά. Μετά το άνοιγμα της προσφοράς από την ΕτΠ, το έγγραφο περιέρχεται στην ιδιοκτησία της ΕτΠ και αντιμετωπίζεται ως εμπιστευτικό. 11. Οι υποβάλλοντες προσφορά θα ενημερωθούν μέσω ηλεκτρονικού ταχυδρομείου για την έκβαση της διαδικασίας υποβολής προσφορών. Κατά την υποβολή της προσφοράς σας, οφείλετε να έχετε δώσει, μαζί με τα υπόλοιπα στοιχεία επικοινωνίας σας, έγκυρη διεύθυνση ηλεκτρονικού ταχυδρομείου και να το ελέγχετε τακτικά. 12. Η επεξεργασία της απάντησής σας στην πρόσκληση υποβολής προσφορών συνεπάγεται την καταγραφή και την επεξεργασία δεδομένων προσωπικού χαρακτήρα (όπως το ονοματεπώνυμο, η διεύθυνση και το βιογραφικό σας σημείωμα). Τα δεδομένα αυτά αποτελούν αντικείμενο επεξεργασίας σύμφωνα με τον κανονισμό (ΕΚ) αριθ. 45/2001 σχετικά με την προστασία των φυσικών προσώπων έναντι της επεξεργασίας δεδομένων προσωπικού χαρακτήρα από τα όργανα και τους οργανισμούς της Κοινότητας και σχετικά με την ελεύθερη κυκλοφορία των δεδομένων αυτών. Εκτός αντιθέτου ενδείξεως, οι απαντήσεις στις ερωτήσεις και τα απαιτούμενα δεδομένα προσωπικού χαρακτήρα είναι απαραίτητα για την αξιολόγηση της προσφοράς σας, σύμφωνα με τις προδιαγραφές της πρόσκλησης υποβολής προσφορών, και θα αποτελέσουν αντικείμενο επεξεργασίας αποκλειστικά για τον σκοπό αυτόν από τον κ. Laurent Thieule. Έχετε το δικαίωμα να αποκτήσετε πρόσβαση στα προσωπικά σας δεδομένα κατόπιν σχετικής αιτήσεως και να διορθώσετε τα δεδομένα που είναι ανακριβή ή ελλιπή, επικοινωνώντας με τον υπεύθυνο επεξεργασίας δεδομένων στην ηλεκτρονική διεύθυνση Studies- Εάν έχετε οποιαδήποτε απορία σχετικά με την επεξεργασία των προσωπικών σας δεδομένων, μπορείτε να την υποβάλετε ηλεκτρονικά στην ακόλουθη ηλεκτρονική διεύθυνση: Έχετε, ανά πάσα στιγμή, το δικαίωμα προσφυγής στον Ευρωπαίο Επόπτη Προστασίας Δεδομένων για θέματα που αφορούν την επεξεργασία των προσωπικών δεδομένων σας Σας ενημερώνουμε ότι για την προστασία των οικονομικών συμφερόντων της Ένωσης, τα προσωπικά σας δεδομένα μπορούν να κοινοποιηθούν στις υπηρεσίες εσωτερικού ελέγχου, στο Ευρωπαϊκό Ελεγκτικό Συνέδριο, στην Υπηρεσία Δημοσιονομικών Παρατυπιών ή/και στην Ευρωπαϊκή Υπηρεσία Καταπολέμησης της Απάτης (OLAF). προσωπικά δεδομένα (όνομα, ονοματεπώνυμο εάν πρόκειται για φυσικό πρόσωπο, διεύθυνση, νομική μορφή και επωνυμία, καθώς και το όνομα των προσώπων που διαθέτουν εξουσιοδότηση εκπροσώπησης, λήψης αποφάσεων ή ελέγχου, εάν πρόκειται για νομικό πρόσωπο) των οικονομικών φορέων που υπάγονται σε μία από τις περιπτώσεις που προβλέπονται στα άρθρα 106, 107, 109 παρ. 1 (β) και παρ. 2 (α) του Κανονισμού αριθ. 1 edps@edps.europa.eu. 4/5

5 966/2012 μπορούν να εισαχθούν σε μια κεντρική βάση δεδομένων που τηρεί η Επιτροπή (CED) και να ανακοινωθούν στα πρόσωπα που έχει ορίσει η Επιτροπή και στα άλλα όργανα, υπηρεσίες, αρχές και οργανισμούς που προβλέπονται στο άρθρο 95 παρ. 1 (β) και παρ. 2 (α) του Κανονισμού αριθ. 966/2012. Κάθε μέρος που καταχωρίζεται στη βάση δεδομένων έχει δικαίωμα ενημέρωσης για τα δεδομένα που το αφορούν, κατόπιν σχετικής αιτήσεως στον λογιστή της Επιτροπής των Περιφερειών ή απευθείας στον λογιστή της Επιτροπής. Πριν από την καταχώριση στην εν λόγω βάση δεδομένων, οι υποψήφιοι ή οι υποβάλλοντες προσφορά θα έχουν τη δυνατότητα να εκφράσουν την άποψή τους γραπτώς (εντός 14 ημερολογιακών ημερών). Ωστόσο, εν αναμονή εκδόσεως απόφασης σχετικά με τη διάρκεια του αποκλεισμού και με σκοπό την προστασία των οικονομικών συμφερόντων της Ένωσης, μπορεί να ζητηθεί η προσωρινή καταχώριση προειδοποίησης αποκλεισμού πριν ακόμη δοθεί στο εκάστοτε τρίτο μέρος η ευκαιρία να εκθέσει τις απόψεις του. Η Επιτροπή είναι αρμόδια για τη λειτουργία της κεντρικής βάσης δεδομένων (CED), για την οποία μια ειδική δήλωση προστασίας απορρήτου διατίθεται στον δικτυακό τόπο Εuropa του εν λόγω Οργάνου, στην ακόλουθη ηλεκτρονική διεύθυνση: (υπογραφή) Laurent Thieule Διευθυντής Διεύθυνσης B, Νομοθετικές εργασίες 1 5/5