ΘΕΜΑ ΠΤΥΧΙΑΚΗΣ ΕΡΓΑΣΙΑΣ: ΑΝΤΩΝΟΠΟΥΛΟΥ ΓΙΑΝΝΟΥΛΑ, Α.Μ 281 ΤΣΕΜΠΕΛΗ ΕΥΓΕΝΙΑ, Α.Μ 223 Κ. ΝΙΚΟΛΑΟΣ ΚΑΤΣΩΝΗΣ

Transcript

1 ΘΕΜΑ ΠΤΥΧΙΑΚΗΣ ΕΡΓΑΣΙΑΣ: ΛΕΙΤΟΥΡΓΙΚΗ ΑΝΑΔΙΟΡΓΑΝΩΣΗ ΕΠΙΧΕΙΡΗΣΕΩΝ ΠΑΡΟΧΗΣ ΤΗΛΕΠΙΚΟΙΝΩΝΙΑΚΩΝ ΥΠΗΡΕΣΙΩΝ ΜΕ ΕΜΦΑΣΗ ΣΤΟ BPA KAI BPR ΑΠΟ ΤΙΣ ΦΟΙΤΗΤΡΙΕΣ: ΑΝΤΩΝΟΠΟΥΛΟΥ ΓΙΑΝΝΟΥΛΑ, Α.Μ 281 ΤΣΕΜΠΕΛΗ ΕΥΓΕΝΙΑ, Α.Μ 223 ΕΠΙΒΛΕΠΩΝ ΚΑΘΗΓΗΤΗΣ: Κ. ΝΙΚΟΛΑΟΣ ΚΑΤΣΩΝΗΣ ΜΑΙΟΣ 2009 ΛΕΥΚΑΔΑ

2 ΔΗΛΩΣΗ ΠΕΡΙ ΛΟΓΟΚΛΟΠΗΣ Οι προτάσεις που παρουσιάζονται στο παρακάτω σύγγραμμα και ανήκουν σε άλλους αναγνωρίζονται από τα εισαγωγικά και υπάρχει σαφής δήλωση των συγγραφέων. Τα υπόλοιπα γραφόμενα είναι επινόηση των συγγραφέων οι οποίοι φέρουν και την καθολική ευθύνη για αυτό το κείμενο και δηλώνουμε υπεύθυνα ότι δεν υπάρχει λογοκλοπή για αυτό το κείμενο. ΟΝΟΜΑΤΕΠΩΝΥΜΟ:. ΥΠΟΓΡΑΦΗ:. ΟΝΟΜΑΤΕΠΩΝΥΜΟ:. ΥΠΟΓΡΑΦΗ:.

3 ΕΥΧΑΡΙΣΤΙΕΣ Νιώθουμε την ανάγκη να ευχαριστήσουμε θερμά για το πέρας της πτυχιακής μας και την θερμή συμπαράσταση και αμέρηστη βοήθεια που μας έδωσε ο καθηγητής μας κύριος Νικόλαος Κατσώνης. Ελπίζουμε ο δάσκαλός μας κύριος Κατσώνης και οι κύριοι καθηγητές μας να αισθάνονται υπερήφανοι για την πρόοδο και τις γνώσεις που αποκομίσαμε κατά την διάρκεια της φοίτησης μας. Πολλά ευχαριστώ ανήκουν ειδικά στους γονείς μας για την στήριξη που μας παρείχαν όλα αυτά τα χρόνια, τόσο υλικά, αλλά πολύ περισσότερο ψυχολογικά και συναισθηματικά, ώστε να πραγματοποιήσουμε την περάτωση των σπουδών μας επιτυχώς.

4 ΠΕΡΙΕΧΟΜΕΝΑ Πρόλογος 6 Περίληψη 7 Κατάλογος Πινάκων...8 Κεφάλαιο 1. Η Επιστήμη των Πληροφοριών Η επανάσταση των πληροφοριών στις επιχειρήσεις και στη διοίκηση: Ο νέος ρόλος των συστημάτων πληροφοριών μέχρι τις αρχές του 20 ου αιώνα Το διευρυμένο αντικείμενο των συστημάτων πληροφοριών Ο νέος ρόλος των συστημάτων πληροφοριών στους οργανισμούς Η επανάσταση των δικτύων και το Internet Νέες δυνατότητες οργανωτικού σχεδιασμού: Η δικτυωμένη επιχείρηση Ο ρόλος των συστημάτων πληροφοριών στις αλλαγές Η εξέλιξη της υποδομής της τεχνολογίας των πληροφοριών Πως τα συστήματα πληροφοριών επηρεάζουν τους οργανισμούς Οικονομικές Θεωρίες Θεωρίες Συμπεριφορών Ολοκλήρωση συστημάτων και επιχειρηματικών διεργασιών: επιχειρησιακά συστήματα, κλαδικά δίκτυα, συγχωνεύσεις και εξαγορές Επιχειρησιακά Συστήματα Κλαδικά Δίκτυα Συγχωνεύσεις & Εξαγορές Οι επιχειρήσεις και τα συστήματα πληροφοριών όπως είναι σήμερα: Περιβάλλον και περιεχόμενο Η παγκόσμια Οικονομία Η ψηφιακή Οικονομία Ηλεκτρονικό Εμπόριο Προσαρμοστικότητα Η επίδραση της επανάστασης των συστημάτων πληροφοριών στην ελληνική επιχείρηση.29 Κεφάλαιο 2. Αναδιοργάνωση επιχειρήσεων και Ανασχεδιασμός Επιχειρηματικών Δραστηριοτήτων.32

5 2.1 Η στρατηγική διαχείριση και ο οργανωτικός επαναπροσδιορισμός των επιχειρήσεων στην κοινωνία της πληροφορίας Οι διαφορετικές διαστάσεις των οργανωτικών αλλαγών των επιχειρήσεων στην εποχή της πληροφορικής Οι οικονομικοί παράγοντες ως σημαντικό στοιχείο των οργανωτικών αλλαγών στο περιβάλλον των επιχειρήσεων Οι νέες τεχνολογίες ως βασικό συστατικό της οργανωτικής αλλαγής των των επιχειρήσεων 35 Η ανάγκη για καινοτομία στις επιχειρήσεις.36 Αναδιοργάνωση επιχειρηματικών διαδικασιών Η σημασία του ανθρώπινου παράγοντα στην αναδιοργάνωση των επιχειρήσεων Μάνατζερ ή Ηγέτης; Όραμα και αναδιοργάνωση Η ανθρώπινη αντίδραση στις αλλαγές Στρατηγικές αναδιοργάνωσης επιχειρήσεων Στρατηγική αναδιοργάνωση Λειτουργική Αναδιοργάνωση Λειτουργική Αναδιοργάνωση και οι τεχνικές που χρησιμοποιεί Ανασχε3διασμός- Ο δρόμος προς την αλλαγή Εργασίες Αναδιοργάνωσης Ο ενεργοποιητικός ρόλος της πληροφορικής στον ανασχεδιασμό των επιχειρήσεων Αυτοματοποίηση επιχειρηματικών διαδικασιών Τι είναι αυτοματοποίηση επιχειρηματικών διαδικασιών Εφαρμογές αυτοματοποίησης εταιρικών διαδικασιών Η αυτοματοποίηση εταιρικών διαδικασιών ως μελλοντικό επιχειρηματικό εργαλείο Αυτοματοποίηση επιχειρησιακής διαδικασίας στο RTE (Real Time Enterprise) Τι είναι διαχείριση επιχειρησιακών διαδικασιών, πώς λειτουργεί και τι σχέση έχει με την αυτοματοποίηση επιχειρηματικών διαδικασιών Η πλατφόρμα εργαλείων ARIS...51

6 2.7.7 Πώς λειτουργεί το πακέτο εργαλείων ARIS Η επίδραση της αναδιοργάνωσης στην οργανωτική δομή της επιχείρησης Η παγκοσμιοποίηση και η συμβολή της στην αναδιοργάνωση επιχειρήσεων Η αναδιοργάνωση στην ενιαία αγορά της Ε. Ε...53 Κεφάλαιο 3. Οι τηλεπικοινωνίες στην κοινωνία της πληροφορίας Η ιστορία της τεχνολογίας των τηλεπικοινωνιών Η επανάσταση των τηλεπικοινωνιών- Οι τηλεπικοινωνίες στην κοινωνία της πληροφορίας Ο συνδιασμός υπολογιστών και επικοινωνιών Η υπερλεοφώρος των πληροφοριών Τα μέρη και οι λειτουργίες ενός συστήματος τηλεπικοινωνιών Η μετάδοση των πληροφοριών στα συστήματα τηλεπικοινωνιών Υπηρεσίες Δικτύου Επιχειρησιακά Δίκτυα και Διαδικτύωση Η στρατηγική σημασία της Δικτύωσης για τις επιχειρήσεις Ο δρόμος για την δικτυωμένη επιχείρηση Οι τηλεπικοινωνίες στο ανταγωνιστικό πλεονέκτημα Στρατηγική ενσωμάτωση των δικτυακών τεχνολογιών Δικτυακές εφαρμογές-επιχειρησιακές εφαρμογές Συστήματα Επιχειρησιακού Προγραμματισμού Πόρων (ERP) Συστήματα Διαχείρισης Πελατών (CRM) Ηλεκτρονική Ανταλλαγή Δεδομένων (IDI) Δικτυακές εφαρμογές Ο μεταβαλλόμενος ρόλος των τεχνολογιών πληροφορικής και επικοινωνιών στις επιχειρήσεις 69 Κεφάλαιο 4. Έρευνα για την επίδραση των νέων τεχνολογιών πληροφορικής και επικοινωνιών στις επιχειρήσεις Λίγα λόγια για την έρευνα Η μέθοδος του ερωτηματολογίου Γραφήματα Συμπεράσματα 83 ΠΑΡΑΡΤΗΜΑ 1 ΕΡΩΤΗΜΑΤΟΛΟΓΙΟ 85 ΒΙΒΛΙΟΓΡΑΦΙΑ..87

7 ΠΡΟΛΟΓΟΣ Στα πλαίσια της πτυχιακής μας διατριβής στο Η τυπικό εξάμηνο του τμήματος Εφαρμογών Πληροφορικής στην Διοίκηση και Οικονομία του ΑΤΕΙ Ιονίων Νήσων παράρτημα Λευκάδας, μας ανατέθηκε η υλοποίηση μιας εργασίας με εισηγητή του μαθήματος και επιβλέπων στην εργασία τον κ. Νικόλαο Κατσώνη. Οι φοιτήτριες που έχουν αναλάβει την εκπόνηση αυτής της εργασίας είναι η Αντωνοπούλου Γιαννούλα και η Τσεμπελή Ευγενία. Θέμα της εργασίας αυτής είναι τα Αναδιοργάνωση Τηλεπικοινωνιακών υπηρεσιών με έμφαση στην Αυτοματοποίηση Λειτουργικών Διαδικασιών (BPA) και στον Ανασχεδιασμό Λειτουργικών Διαδικασιών (BPR) και για την υλοποίηση της έγινε έρευνα στις μηχανές αναζήτησης στο Διαδίκτυο καθώς και η χρήση διαφόρων βιβλίων και εγχειριδίων.

8 ΠΕΡΙΛΗΨΗ Θέμα της εργασίας αυτής είναι τα Αναδιοργάνωση Τηλεπικοινωνιακών υπηρεσιών με έμφαση στην Αυτοματοποίηση Λειτουργικών Διαδικασιών (BPA) και στον Ανασχεδιασμό Λειτουργικών Διαδικασιών (BPR), σκοπός της εργασία αυτής είναι να εξετάσουμε κατά πόσο η επανάσταση της επιστήμης των πληροφοριών έχει επηρεάσει την πορεία των επιχειρήσεων γενικότερα και πώς ανταποκρίνονται σε αυτή την επανάσταση οι επιχειρήσεις. Αρχικά θα γίνει μια ανάλυση στην δομή και την λειτουργία των επιχειρήσεων πριν την ανάπτυξη της επιστήμης της πληροφορίας, κατά την μεταβατική περίοδο και μέχρι σήμερα. Στη συνέχεια θα εξετάσουμε τους τρόπους με τους οποίους οι επιχειρήσεις μπορούν να βελτιωθούν σύμφωνα με τα νέα πρότυπα και μέσα στην Κοινωνία της Πληροφορίας έτσι ώστε να μπορέσουν να αντεπεξέλθουν στις νέες προκλήσεις. Στο επόμενο κεφάλαιο θα εστιάσουμε στις επιχειρήσεις παροχής Τηλεπικοινωνιακών Υπηρεσιών. Θα κάνουμε μια μικρή ιστορική αναδρομή για να δούμε πώς ήταν οι τηλεπικοινωνίες και πώς εξελίχθηκαν καθώς και με ποίον τρόπο συνετέλεσε η Επιστήμη της Πληροφορίας στην ανάπτυξή τους. Τέλος θα κάνουμε μια μικρή έρευνα σε εταιρίες παροχής Τηλεπικοινωνιών για να συλλέξουμε Πληροφορίες και να δούμε αν οι νέες Τεχνολογίες μετά την επανάσταση των πληροφοριών έχει επιφέρει αλλαγές στις επιχειρήσεις και αν ακόμη θα μπορούσαν να γίνουν κάποιες περαιτέρω αλλαγές. Επομένως αυτή η εργασία υλοποιήθηκε να γίνει κατανοητό πως με την πάροδο του χρόνου και με την εξέλιξη της τεχνολογίας και κατ επέκταση και των συστημάτων πληροφοριών η αξία και η «ζωή» των επιχειρήσεων διευρύνεται.

9 ΚΑΤΑΛΟΓΟΣ ΠΙΝΑΚΩΝ ΕΙΚΟΝΑ 1: Η νέα υποδομή τεχνολογίας πληροφοριών (IT). Συνδέει επιτραπέζιους σταθμούς εργασίας, υπολογιστές δικτύου, τοπικά δίκτυα και διακομιστές σε ένα ενιαίο επιχειρησιακό δίκτυο, έτσι ώστε οι πληροφορίες να ρέουν ελεύθερα στα διάφορα τμήματα του οργανισμού. Το επιχειρησιακό δίκτυο μπορεί να συνδέεται με

10 υπολογιστές-περίπτερα, τερματικά σημείων πώλησης, προσωπικούς ψηφιακούς βοηθούς και συσκευές πληροφοριών, κινητά τηλέφωνα και υπηρεσίες προσωπικής επικοινωνίας, και φορητές υπολογιστικές συσκευές, καθώς επίσης και με το Internet μέσω δημοσίων υποδομών. Πελάτες, προμηθευτές και επιχειρηματικοί συνεργάτες μπορούν επίσης να συνδέονται με τον οργανισμό μέσω αυτής της νέας υποδομής τεχνολογίας πληροφοριών.

11 ΕΙΚΟΝΑ 2: Συστατικά μέρη ενός συστήματος τηλεπικοινωνιών. Σε αυτή την εικόνα παρουσιάζονται μερικά από τα εξαρτήματα υλικού που αποτελούν ένα τυπικό σύστημα τηλεπικοινωνιών. Σε αυτά περιλαμβάνονται υπολογιστές, τερματικά, κανάλια επικοινωνιών, και επεξεργαστές επικοινωνιών όπως μόντεμ, πολυπλέκτες, ελεγκτές και ο επεξεργαστής εμπροσθοφυλακής. Ειδικό λογισμικό επικοινωνίας ελέγχει τις δραστηριότητες εισόδου και εξόδου και διαχειρίζεται άλλες λειτουργίες του δικτύου επικοινωνίας.

12

13

14 ΕΙΚΟΝΑ 3: Η εξέλιξη της υποδομής της τεχνολογίας πληροφοριών στους οργανισμούς. Στη δεκαετία του 1950 μόνο λίγες κρίσιμες λειτουργίες βασίζονταν σε υπολογιστές. Η δεκαετία του 1960 έγινε μάρτυρας της ανάπτυξης μεγάλων κεντρικών μηχανημάτων. Από τα τέλη της δεκαετίας του 1970 και στη δεκαετία του 1980 η υποδομή της τεχνολογίας πληροφοριών έγινε σύνθετη και τα συστήματα πληροφοριών εμπλουτίστηκαν με τηλεπικοινωνιακές συνδέσεις για την κατανομή των πληροφοριών. Η σημερινή υποδομή τεχνολογίας πληροφοριών είναι σχεδιασμένη με σκοπό να εξασφαλίζει τη ροή πληροφοριών σε ολόκληρη την επιχείρηση και περιλαμβάνει συνδέσεις με πελάτες, προμηθευτές, και δημόσιες υποδομές περιλαμβανομένου του Internet.

15 ΕΙΚΟΝΑ 4: Η αντίσταση της οργάνωσης και οι αμοιβαίες επιδράσεις στη σχέση μεταξύ τεχνολογίας και οργάνωσης. Η εφαρμογή συστημάτων πληροφοριών έχει επιπτώσεις στην κατανομή του έργου, στις δομές και στους ανθρώπους. Σύμφωνα με αυτό το μοντέλο, προκειμένου να εφαρμοστούν οι αλλαγές θα πρέπει να αλλάξουν και τα τέσσερα στοιχεία ταυτόχρονα. ΕΙΚΟΝΑ 5: Η αλληλεξάρτηση μεταξύ της οργάνωσης και των συστημάτων πληροφοριών. Στα σύγχρονα συστήματα υπάρχει αυξανόμενη αλληλεξάρτηση μεταξύ της επιχειρηματικής στρατηγικής, των κανόνων, και των διαδικασιών και των

16 συστημάτων πληροφοριών του οργανισμού. Οι αλλαγές στη στρατηγική, τους κανόνες και τις διαδικασίες απαιτούν όλο και περισσότερες αλλαγές στο υλικό, το λογισμικό, τις βάσεις δεδομένων και τις τηλεπικοινωνίες. Τα υπάρχοντα συστήματα μπορεί να αποτελούν εμπόδιο στην οργάνωση. Σε πολλές περιπτώσεις αυτό που ο οργανισμός θα ήθελε να κάνει εξαρτάται από αυτό που τα συστήματα θα επιτρέψουν να κάνει.

17 ΕΙΚΟΝΑ 6: Τα νέα συστήματα πληροφοριών επέφεραν πολλές αλλαγές, μία από αυτές είναι η μείωση των επιπέδων οργάνωσης. Τα συστήματα πληροφοριών μπορούν να οδηγήσουν σε μείωση του αριθμού των επιπέδων διοίκησης ενός οργανισμού, εφοδιάζοντας τα στελέχη με πληροφορίες ώστε να επιβλέπουν περισσότερους εργαζόμενους και δίνοντας μεγαλύτερη εξουσιοδότηση λήψης αποφάσεων σε κατώτερους υπαλλήλους.

18 PROCESS DEFINITION PROCESS CONTROLLI NG PROCESS CONFIGURA TION PROCESS EXECUTION

19 ΕΙΚΟΝΑ 7: Ο κύκλος ζωής της διαχείρισης των επιχειρηματικών διαδικασιών: Καθορισμός των διαδικασιών (Process Definition) Σχεδιασμός των διαδικασιών (Process Configuration) Εκτέλεση των διαδικασιών (Process Execution) Έλεγχος των διαδικασιών (Process Controlling)

20 ΕΙΚΟΝΑ 8: Η αρχιτεκτονική του τριπλού επιπέδου των ανώτερων επιχειρηματικών διαδικασιών. Η διαχείρηση των επιχειρηματικών διαδικασιών ξεκινά στο στρατηγικό επίπεδο του οργανισμού. Σε αυτό το επίπεδο προσδιορίζεται η προγραμματισμένη καινοτομία και καθορίζονται η πρωτεύουσα δομή, η στρατηγική επιχειρηματική διαδικασία και οι επιχειρηματικοί στόχοι. Στο επόμενο επίπεδο το οποίο είναι το επίπεδο προδιαγραφών διαδικασία, πραγματοποιείται ο σχεδιασμός, η βελτιστοποίηση και ο έλεγχος των διαδικασιών. Στο τελευταίο επίπεδο, το επίπεδο της εκτέλεσης, οι προμηθευτές, οι πελάτες και οι παραγωγοί εκτελούν τις διαδικασίες με την χρήση συστημάτων ERP, CRM, SRM, SCM.

21 ΚΕΦΑΛΑΙΟ 1 ΕΙΣΑΓΩΓΗ Μέχρι πρόσφατα, η ίδια η πληροφορία δε υπολογιζόταν ως σημαντικό περιουσιακό στοιχείο μιας επιχείρησης. Η διεργασία του μάνατζμεντ ήταν μια ατομική τέχνη προσωπικών επαφών και όχι μια παγκόσμια τηλε-διεργασία συντονισμού. Σήμερα αναγνωρίζεται σε μεγάλη κλίμακα ότι η κατανόηση των συστημάτων πληροφοριών από τα στελέχη τω επιχειρήσεων είναι ουσιώδης, επειδή οι περισσότεροι οργανισμοί χρειάζονται τα συστήματα πληροφοριών για να επιζήσουν και προοδεύσουν. Η επανάσταση των πληροφοριών στις επιχειρήσεις και στη διοίκηση: Ο νέος ρόλος των συστημάτων πληροφοριών μέχρι τις αρχές του 20 ου αιώνα. Η ανάπτυξη του Internet, η παγκοσμιοποίηση του εμπορίου, και η εμφάνιση της νέας οικονομίας των πληροφοριών έχουν αναμορφώσει τον ρόλο των συστημάτων πληροφοριών στις επιχειρήσεις και τη διοίκηση τους. Το Internet γίνεται θεμέλιο για νέα επιχειρησιακά μοντέλα, νέες επιχειρηματικές διεργασίες, και νέους τρόπους διακίνησης της γνώσης. Οι παραδοσιακές εταιρίες διαπιστώνουν ότι είναι σε θέση να χρησιμοποιούν το Internet για να συντονίζουν τους προμηθευτές τους, να οργανώνουν την παραγωγή τους και να κάνουν παραδόσεις στους πελάτες τους. Στο εσωτερικό τους, οι επιχειρήσεις μπορούν να χρησιμοποιούν το Internet και την τεχνολογία δικτύων για να διενεργούν ηλεκτρονικά όλο και μεγαλύτερο μέρος της δουλειάς τους, συνδέοντας άμεσα εργοστάσια, γραφεία και ομάδες πωλήσεων σε όλο τον κόσμο. Η ψηφιακή ολοκλήρωση μιας επιχείρησης από την αποθήκη μέχρι το γραφείο του προέδρου, από τους προμηθευτές μέχρι τους πελάτες, αλλάζει τον τρόπο οργάνωσης και διοίκησης μιας επιχειρήσεις. ΤΟ ΔΙΕΥΡΥΜΕΝΟ ΑΝΤΙΚΕΙΜΕΝΟ ΤΩΝ ΣΥΣΤΗΜΑΤΩΝ ΠΛΗΡΟΦΟΡΙΩΝ Υπάρχει μια αυξανόμενη αλληλεξάρτηση μεταξύ της στρατηγικής, των κανόνων, και των διαδικασιών της επιχείρησης από τη μια και του λογισμικού, του υλικού, των βάσεων δεδομένων, και των τηλεπικοινωνιών των συστημάτων πληροφοριών από την άλλη. Μια αλλαγή σε κάποιο από αυτά τα στοιχεία συχνά προκαλεί αλλαγές και στα

22 άλλα. Αυτή η σχέση γίνεται συχνά κρίσιμη όταν η διοίκηση κάνει προγράμματα για το μέλλον. Αυτό που θα ήθελε η επιχείρηση να κάνει σε πέντε χρόνια συχνά εξαρτάται από το τι θα είναι σε θέση τα συστήματα της να κάνουν. Η αύξηση του μεριδίου αγοράς, η εξέλιξη σε παραγωγό υψηλής ποιότητας ή χαμηλού κόστους, η ανάπτυξη νέων προϊόντων και η αύξηση της παραγωγικότητας του προσωπικού εξαρτώνται όλο και περισσότερο από το είδος και την ποιότητα των συστημάτων πληροφοριών του οργανισμού. Μια δεύτερη αλλαγή στη σχέση των συστημάτων πληροφοριών με τους οργανισμούς είναι αποτέλεσμα του γεγονότος ότι τα έργα και οι εφαρμογές των συστημάτων γίνονται όλο κα πιο περίπλοκα και αποκτούν μεγαλύτερη ακτίνα δράσης. Η ανάπτυξη συστημάτων σήμερα εμπλέκει πολύ μεγαλύτερο μέρος της οργάνωσης από όσο στο παρελθόν. Ενώ τα παλιότερα συστήματα προκαλούσαν κυρίως τεχνικές αλλαγές που επηρεάζουν λίγους ανθρώπους, τα σύγχρονα συστήματα οδηγούν σε διοικητικές αλλαγές (ποιος έχει ποιες πληροφορίες για ποιόν, πότε και πόσο συχνά), καθώς και θεσμικές βασικές αλλαγές (ποια προϊόντα και υπηρεσίες παράγονται, κάτω απ ποιας συνθήκες, και από ποιόν). Στη δεκαετία του 1950, οι υπάλληλοι της οικονομικής διεύθυνσης, λίγοι προγραμματιστές μερικής απασχόλησης, ένα μόνο πρόγραμμα, μια μηχανή, και ελάχιστοι υπάλληλοι χρησιμοποιούσαν ένα αυτόνομο μηχανογραφικό σύστημα μισθοδοσίας. Η αλλαγή από το χειρογραφικό στο μηχανογραφικό σύστημα ήταν κυρίως τεχνική: Το σύστημα του υπολογιστή απλώς αυτοματοποιούσε μια χειρογραφική διαδικασία, για παράδειγμα, την έκδοση εκκαθαρίσεων μισθοδοσίας. Αντίθετα, το σημερινό ολοκληρωμένο σύστημα ανθρώπινων πόρων (που περιλαμβάνει και την μισθοδοσία) μπορεί να απαιτεί τη συμμετοχή όλων των κύριων τομέων της επιχείρησης, της διεύθυνσης ανθρωπίνων πόρων, δεκάδων προγραμματιστών πλήρους απασχόλησης, αρκετών εξωτερικών συμβούλων, πολλών μηχανών και ίσως εκατοντάδων τελικών χρηστών μέσα στον οργανισμό οι οποίοι χρησιμοποιούν δεδομένα μισθοδοσίας για να κάνουν υπολογισμούς παροχών και συντάξεων και να απαντούν σε πλήθος άλλων ερωτημάτων. Τα δεδομένα, αντί να βρίσκονται μόνο στο λογιστήριο και να ελέγχονται από το χρηματοοικονομικό τμήμα, είναι τώρα διαθέσιμα σε εκατοντάδες υπαλλήλων μέσω των επιτραπέζιων υπολογιστών τους, καθένας από τους οποίους έχει τόση ισχύ όση και οι μεγάλοι υπολογιστές της δεκαετίας του Τα α σύγχρονα συστήματα ενσωματώνουν τόσο διοικητικές όσο και θεσμικές αλλαγές.

23 Ο ΝΕΟΣ ΡΟΛΟΣ ΤΩΝ ΣΥΣΤΗΜΑΤΩΝ ΠΛΗΡΟΦΟΡΙΩΝ ΣΤΟΥΣ ΟΡΓΑΝΙΣΜΟΥΣ Τα συστήματα πληροφοριών είναι αδύνατο να αγνοηθούν από τα στελέχη για το λόγω ότι παίζουν πολύ κρίσιμο ρόλο στους σύγχρονους οργανισμούς. Η ψηφιακή τεχνολογία μετασχηματίζει τη οργάνωση των επιχειρήσεων. Τα σημερινά συστήματα επηρεάζουν άμεσα τον τρόπο με τον οποίο τα στελέχη αποφασίζουν και ανώτερα στελέχη προγραμματίζουν, και σε πολλές περιπτώσεις ποια προϊόντα και υπηρεσίες εισάγονται και πώς. Επομένως, η ευθύνη για τα συστήματα πληροφοριών δεν μπορεί να εκχωρείται σε τεχνικούς που παίρνουν αποφάσεις. Η ΕΠΑΝΑΣΤΑΣΗ ΤΩΝ ΔΙΚΤΥΩΝ ΚΑΙ ΤΟ INTERNET Ένας λόγος για τον οποίο τα συστήματα πληροφοριών παίζουν τόσο μεγάλο ρόλο στους οργανισμούς αι επηρεάζουν περισσότερο τον κόσμο, είναι η αυξανόμενη ισχύς τους και η μείωση του κόστους της τεχνολογίας των υπολογιστών. Η υπολογιστική ισχύς διπλασιάζεται κάθε 18 μήνες, με αποτέλεσμα η απόδοση των μικροεπεξεργαστών να έχει αυξηθεί κατά φορές από τότε που εμφανίστηκαν 30 χρόνια πριν. Με το ισχυρό κα εύχρηστο λογισμικό, ο υπολογιστής μπορεί να επεξεργάζεται αριθμούς, να αναλύει τεράστιες ποσότητες δεδομένων, να προσομοιώνει σύνθετες φυσικές και λογικές διεργασίες με κινούμενα σχέδια, ήχο, ή ακόμα και απτή αναπληροφόρηση. Η αυξανόμενη ισχύς της τεχνολογίας υπολογιστών έκανε εφικτά τα ισχυρά δίκτυα επικοινωνιών, τα οποία οι οργανισμοί μπορούν να χρησιμοποιούν για να προσπελάζουν μεγάλες βάσεις πληροφοριών σε όλο τον κόσμο και να συντονίζουν δραστηριότητες στο χώρο και τον χρόνο. Αυτά τα δίκτυα αλλάζουν το σχήμα και τη μορφή των επιχειρηματικών δραστηριοτήτων αλλά και της κοινωνίας μας. Το μεγαλύτερο και χρησιμοποιούμενο δίκτυο είναι το Internet. Το Internet είναι ένα διεθνές δίκτυο δικτύων τόσο εμπορικό όσο και δημόσιας χρήσης. Επίσης συνδέει εκατοντάδες χιλιάδες διαφορετικά δίκτυα από σχεδόν200 χώρες σε όλο τον κόσμο. Περισσότεροι από 400 εκατομμύρια άνθρωποι εργάζονται στην επιστήμη, την εκπαίδευση, τις δημόσιες υπηρεσίες, και σε επιχειρήσεις που χρησιμοποιούν Internet για ανταλλαγή πληροφοριών ή για εμπορικές συναλλαγές με άλλους οργανισμούς σε παγκόσμιο επίπεδο.

24 Τέλος το Internet δημιούργησε ένα καινούριο παγκόσμιο τεχνολογικό περιβάλλον στο οποίο θα μπορούν να υπάρξουν κάθε είδους νέα προϊόντα, υπηρεσίες, στρατηγικές και οργανισμοί. Μετασχημάτισε τον τρόπο με τον οποίο τα συστήματα πληροφοριών χρησιμοποιούνται στις επιχειρήσεις και στην καθημερινή ζωή. Εξαφανίζοντας πολλούς φραγμούς τεχνικούς, γεωγραφικούς και κόστους, που εμποδίζουν την παγκόσμια ροή πληροφοριών, το Internet επιτάχυνε την επανάσταση των πληροφοριών και έδωσε εμπνεύσεις για νέες χρήσεις των συστημάτων πληροφοριών και για νέα επιχειρησιακά μοντέλα. Επειδή προσέφερε τόσο πολλές νέες ευκαιρίες επιχειρηματικής δραστηριότητας το τμήμα του Internet που είναι γνωστό ως Παγκόσμιος Ιστός παρουσίασε και συνεχίζει να παρουσιάζει ιδιαίτερο ενδιαφέρον για τους οργανισμούς και τα στελέχη τους ΝΕΕΣ ΔΥΝΑΤΟΤΗΤΕΣ ΟΡΓΑΝΩΤΙΚΟΥ ΣΧΕΔΙΑΣΜΟΥ: Η ΔΙΚΤΥΩΜΕΝΗ ΕΠΙΧΕΙΡΗΣΗ Η εκρηκτική ανάπτυξη της υπολογιστικής ισχύος και των δικτύων, περιλαμβανομένου και του Internet, μετατρέπει τους οργανισμούς σε δικτυωμένες επιχειρήσεις και επιτρέπει στις πληροφορίες να διανέμονται άμεσα μέσα και έξω από τον οργανισμό. Αυτή η δυνατότητα μπορεί να χρησιμοποιηθεί για τον ανασχεδιασμό και τον μετασχηματισμό των οργανισμών με την αλλαγή της δομής τους, του σκοπού τους, των μηχανισμών αναφοράς και ελέγχου, των πρακτικών εργασίας, των ροών του έργου, των προϊόντων και των υπηρεσιών τους. Έχουν εμφανιστεί καινούριοι ηλεκτρονικοί τρόποι επιχειρηματικής δραστηριότητας. Πιο συγκεκριμένα κάποιες σημαντικές αλλαγές που επήλθαν στις επιχειρήσεις και τους οργανισμούς με την ανάπτυξη της τεχνολογίας των πληροφοριών και των δικτύων είναι: ΜΕΙΩΣΗ ΤΩΝ ΕΠΙΠΕΔΩΝ ΙΕΡΑΡΧΙΑΣ Οι μεγάλοι γραφειοκρατικοί οργανισμοί, οι οποίοι αναπτύχθηκαν κυρίως πριν από την εποχή των υπολογιστών, οι οποίοι είναι συχνά μη αποδοτικοί, αργοί σε αλλαγές, και λιγότερο ανταγωνιστικοί. Χαρακτηριστικό παράδειγμα είναι η βιομηχανία βαρέων μηχανημάτων Caterpillar, που το 1995 είχε το ίδιο επίπεδο παραγωγής όπως και 15 χρόνια πριν, αλλά με άτομα λιγότερο προσωπικό. Η πιο επίπεδη οργάνωση έχει λιγότερα επίπεδα διοίκησης και μεγαλύτερο βαθμό εξουσιοδότησης για λήψη αποφάσεων σε υπαλλήλους κατωτέρων βαθμίδων. Αυτοί οι υπάλληλοι

25 έχουν τώρα περισσότερες εξουσίες λήψης αποφάσεων από όσων στο παρελθόν, η διάρκεια εργασίας τους δεν ορίζεται πλέον με το τυπικό οκτάωρο, και δεν δουλεύουν οπωσδήποτε σε ένα γραφείο. Επιπλέον, οι υπάλληλοι αυτής της κατηγορίας μπορεί να βρίσκονται κατανεμημένοι γεωγραφικά, μερικές φορές σε εντελώς διαφορετική χώρα από τον προϊστάμενο τους. Η σύγχρονη τεχνολογία πληροφοριών έκανε αυτές τις αλλαγές εφικτές. Οι πληροφορίες μπορούν τώρα να είναι διαθέσιμες στο κατώτερο προσωπικό, έτσι ώστε αυτό να παίρνει αποφάσεις που προηγουμένως έπαιρναν τα υψηλότερα στελέχη. Τα δίκτυα υπολογιστών επιτρέπουν στο προσωπικό να δουλεύει σε ομάδες, μια ακόμη δυνατότητα των επιπέδων οργάνωσης. Με την εμφάνιση των παγκόσμιων δικτύων, τα μέλη της ομάδας είναι σε θέση α συνεργάζονται στενά, έστω και αν απέχουν μεγάλες αποστάσεις. Αυτές οι αλλαγές σημαίνουν ότι το όριο εποπτείας του μάνατζμεντ έχει επίσης διευρυνθεί, πράγμα που επιτρέπει σε υψηλότερα στελέχη να διοικούν και να ελέγχουν μεγαλύτερο αριθμό εργαζομένων κατανεμημένων σε μεγάλες αποστάσεις. Ως αποτέλεσμα αυτών των αλλαγών, πολλές εταιρίες έχουν καταργήσει χιλιάδες θέσεις μεσαίων στελεχών. ΑΝΕΞΑΡΤΗΣΙΑ ΤΗΣ ΕΡΓΑΣΙΑΣ ΑΠΟ ΤΟΝ ΤΟΠΟ Τώρα πια είναι δυνατή η παγκόσμια οργάνωση εργασίας ανεξάρτητα από το που δουλεύει κάποιος: Οι τεχνολογίες πληροφοριών όπως το ηλεκτρονικό ταχυδρομείο, το Internet, και η εικονοδιάσκεψη μέσω επιτραπέζιου υπολογιστή, επιτρέπουν τη στενή συνεργασία γεωγραφικά διασκορπισμένου προσωπικού σε διαφορετικές ζώνες ώρας και με διαφορετικές νοοτροπίες. Ολόκληρα τμήματα της οργάνωσης μπορούν να καταργηθούν: Τα αποθέματα και οι αποθήκες οπού αυτά τηρούνται δεν χρειάζονται πια επειδή οι προμηθευτές μπορούν να συνδέονται στα συστήματα των εταιριών και αν παραδίδουν αυτά που χρειάζονται στον κατάλληλο χρόνο. Η τεχνολογία επικοινωνιών εξαφάνισε την απόσταση ως παράγοντα σε πολλά είδη εργασιών και σε πολλές περιπτώσεις.. Πολλοί υπάλληλοι μπορούν να δουλεύουν από απόσταση, από το σπίτι η το αυτοκίνητο τους, οπότε οι εταιρίες εξοικονομούν χώρο σε πολύ μικρότερα κεντρικά γραφεία για συναντήσεις με πελάτες ή άλλους υπαλλήλους. Οι εταιρίες δεν περιορίζονται πλέον από τη φυσική τους θέση ή τα οργανωτικά τους όρια για την παροχή προϊόντων ή υπηρεσιών. Τα δικτυακά συστήματα πληροφοριών επιτρέπουν στις επιχειρήσεις να συντονίζουν δραστηριότητες που είναι κατανεμημένες γεωγραφικά και ακόμα να συντονίζονται και με άλλους οργανισμούς

26 σχηματίζοντας «εικονικούς οργανισμούς».,που μερικές φορές λέγονται εικονικές επιχειρήσεις ή δικτυωμένοι οργανισμοί. Μια εταιρία μπορεί να επωφελείται από τις δυνατότητες μιας άλλης εταιρίας χωρίς στη πραγματικότητα να υπάρχει φυσική σύνδεση μεταξύ τους. Κάθε εταιρία συμβάλλει με τις δικές τις ικανότητες και τις καλύτερες δυνατότητες της. Αυτοί οι εικονικοί οργανισμοί διαρκούν όσο η αντίστοιχη δραστηριότητα παραμένει επικερδής. ΑΝΑΔΙΟΡΓΑΝΩΣΗ ΡΟΩΝ ΕΡΓΑΣΙΑΣ Τα συστήματα πληροφοριών αντικατέστησαν σταδιακά τις χειρογραφικές διαδικασίες εργασίας με αυτοματοποιημένες διαδικασίες, ροές εργασιών, και διεργασίες. Οι ηλεκτρονικές ροές εργασιών μείωσαν το λειτουργικό κόστος πολλών εταιριών εκτοπίζοντας το χαρτί και τις χειρογραφικές ρουτίνες που το συνοδεύουν. Η βελτιωμένη διαχείριση της ροής εργασιών έδωσε την δυνατότητα σε πολλές επιχειρήσεις όχι μόνο να μειώσουν σημαντικά το κόστος τους αλλά και να βελτιώσουν ταυτόχρονα την εξυπηρέτηση των πελατών τους. Η επανασχεδίαση των ροών εργασίας μπορεί να έχει ένα σημαντικό αντίκτυπο στην απόδοση της οργάνωσης και ακόμη οδηγεί και σε νέες οργανωτικές δομές, προϊόντα και υπηρεσίες. ΜΕΓΑΛΥΤΕΡΗ ΕΥΕΛΙΞΙΑ ΣΤΗΝ ΟΡΓΑΝΩΣΗ Οι εταιρίες μπορούν να χρησιμοποιούν τη τεχνολογία επικοινωνιών για να οργανώνονται με πιο ευέλικτους τρόπους, να έχουν καλύτερες δυνατότητες απόκρισης στις αλλαγές που συμβαίνουν στην αγορά, και να επωφελούνται από νέες ευκαιρίες. Τα συστήματα πληροφοριών μπορούν να δίνουν σε μεγάλους οργανισμούς την πρόσθετη ευελιξία που χρειάζονται για να ξεπεράσουν τους περιορισμούς που επιβάλλει το μέγεθός τους. Ο ι μικροί οργανισμοί μπορούν να χρησιμοποιούν τα συστήματα πληροφοριών για να αποκτήσουν ένα μέρος της δύναμής που χρειάζονται για να φτάσουν τους μεγάλους. Οι πληροφορίες μπορούν να διανέμονται προς τα κάτω στο επίπεδο ιεραρχίας της οργάνωσης για να δίνουν μεγαλύτερη εξουσία σε υπαλλήλους κατωτέρων βαθμίδων και σε ομάδες εργασίας να λύνουν προβλήματα. Μεγάλοι οργανισμοί χρησιμοποιούν τα συστήματα πληροφοριών για να αποκτήσουν ένα μέρος της ευελιξίας που έχουν οι μικροί οργανισμοί. Μια πλευρά αυτού του φαινομένου είναι η μαζική προσαρμογή στην οποία λογισμικό και δίκτυα υπολογιστών χρησιμοποιούνται για την στενή σύνδεση του εργοστασίου παραγωγής με τα τμήματα παραγγελιών, σχεδιασμού και προμηθειών καθώς και για τον ακριβή έλεγχο των μηχανημάτων παραγωγής. Το

27 αποτέλεσμα είναι ένα περιβάλλον που αντιδρά αυτόματα με προϊόντα μεγαλύτερης ποικιλίας, με εύκολη προσαρμογή και χωρίς το μεγαλύτερο κόστος των μικρών παρτίδων παραγωγής. Η ΜΕΤΑΒΑΛΛΟΜΕΝΗ ΔΙΑΔΙΚΑΣΙΑ ΤΟΥ ΜΑΝΑΤΖΜΕΝΤ Η τεχνολογία πληροφοριών ανασχηματίζει τη διαδικασία του μάνατζμεντ δίνοντας στα στελέχη νέες και δραστικές δυνατότητες προγραμματισμού, οργάνωσης, ηγεσίας και ελέγχου. Για παράδειγμα, είναι τώρα δυνατό τα στελέχη μιας επιχείρησης να παίρνουν πληροφορίες για την απόδοση του οργανισμού μέχρι και το κατώτερο επίπεδο συγκεκριμένων συναλλαγών από οπουδήποτε μέσα στην οργάνωση και σε κάθε στιγμή. Η τεχνολογία πληροφοριών έχει ανοίξει επίσης νέες δυνατότητες ηγεσίας. Με τη διανομή πληροφοριών μέσω ηλεκτρονικών δικτύων, τα σύγχρονα στελέχη μπορούν να επικοινωνούν αποτελεσματικά και συχνά με χιλιάδες υπαλλήλους και ακόμη και να διευθύνουν απομακρυσμένες ομάδες εργασίας, μια δουλειά που θα ήταν αδύνατη σε οργάνωση επικοινωνίας πρόσωπο με πρόσωπο. ΕΠΑΝΑΠΡΟΣΔΙΟΡΙΣΜΟΣ ΟΡΓΑΝΩΤΙΚΩΝ ΟΡΙΩΝ Με τα δικτυωμένα συστήματα πληροφοριών, ορισμένες συναλλαγές, όπως οι εντολές πληρωμών και αγορών, μπορούν να γίνονται ηλεκτρονικά μεταξύ διαφορετικών εταιριών, με αποτέλεσμα να μειώνεται το κόστος απόκτησης αγαθών και υπηρεσιών από την επιχείρηση. Με τη βοήθεια τέτοιων συστημάτων οι οργανισμοί μπορούν επίσης να χρησιμοποιούν από κοινού επιχειρηματικά δεδομένα, καταλόγους, ή ηλεκτρονικά μηνύματα. Αυτά τα δικτυωμένα συστήματα πληροφοριών είναι σε θέση να δημιουργούν νέες δυνατότητες και σχέσεις μεταξύ του οργανισμού, των πελατών του και των προμηθευτών του, επαναπροσδιορίζοντας τα οργανωτικά τους όρια. Για παράδειγμα η εταιρία αυτοκινήτων Crysler Corporation είναι συνδεδεμένη μέσω δικτύου με προμηθευτές όπως η Budd Company στο Rochester του Michigan. Τα α συστήματα πληροφοριών που συνδέει αυτήν εταιρία με τους προμηθευτές της είναι ένα διεπιχειρησιακό σύστημα πληροφοριών. Τα συστήματα τα οποία μια εταιρία συνδέεται με τους πελάτες της, ή τους προμηθευτές της αναφέρονται με τον όρο «διεπιχειρησιακά συστήματα» επειδή αυτοματοποιούν τη ροή πληροφοριών δια μέσου των οργανωτικών ορίων. Τέτοια συστήματα επιτρέπουν στις δυνατότητες πληροφοριών ή διεργασιών ενός οργανισμού να βελτιώνουν την απόδοση ενός άλλου ή να βελτιώνουν τις σχέσεις μεταξύ οργανισμών.

28 Ο ΡΟΛΟΣ ΤΩΝ ΣΥΣΤΗΜΑΤΩΝ ΠΛΗΡΟΦΟΡΙΩΝ ΣΤΙΣ ΑΛΛΑΓΕΣ Τα συστήματα πληροφοριών έχουν γίνει πλέον ολοκληρωμένα, δικτυακά, αλληλεπιδραστικά εργαλεία που συμμετέχουν ενεργά στις καθημερινές λειτουργίες και τη λήψη αποφάσεων στους μεγάλους οργανισμούς. Επομένως είναι εύλογο να εξετάσουμε το ρόλο των συστημάτων στις αλλαγές στους οργανισμούς και τον τρόπο με τον οποίο η οργάνωση διαμορφώνεται από την αλληλεπίδραση των οργανισμών με την τεχνολογία των πληροφοριών Η ΕΞΕΛΙΞΗ ΤΗΣ ΥΠΟΔΟΜΗΣ ΤΗΣ ΤΕΧΝΟΛΟΓΙΑΣ ΤΩΝ ΠΛΗΡΟΦΟΡΙΩΝ Ένας τρόπος με τον οποίο οι οργανισμοί μπορούν να επηρεάσουν τη χρήση της τεχνολογίας πληροφοριών είναι μέσω των αποφάσεων για την τεχνική και οργανωτική διευθέτηση των συστημάτων. Πιο πάνω τονίσαμε τον σημαντικό ρόλο των συστημάτων πληροφοριών στους οργανισμούς. Αυτός ο ρόλος υποστηρίζεται από αλλαγές στην τεχνική και οργανωτική υποδομή της τεχνολογίας των πληροφοριών δηλαδή τις αλλαγές όσον αφορά την διάταξη του υλικού, του λογισμικού, των συστημάτων αποθήκευσης δεδομένων και τεχνολογιών δικτύου που αποτελούν ένα σύνολο κοινόχρηστων πόρων του οργανισμού. Η πρώτη υποδομή τεχνολογίας πληροφοριών στη δεκαετία του 1950 ήταν απομονωμένες «ηλεκτρονικές λογιστικές μηχανές»(electronic accounting mechanism EAM) που η χρήση τους περιοριζόταν σε λίγες επιχειρηματικές λειτουργίες, όπως η επεξεργασία της μισθοδοσίας της εταιρίας. Στη δεκαετία του 1960, η υποδομή της τεχνολογίας των πληροφοριών βασιζόταν σε μεγάλα κεντρικά συστήματα υπολογιστών(main frames), τα οποία εξυπηρετούσαν τα κεντρικά γραφεία της εταιρίας και ελάχιστες περιφερειακές μονάδες. Στη δεκαετία του 1970, εμφανίστηκαν οι μεσαίου μεγέθους μίνι υπολογιστές, οι οποίοι ήταν εγκατεστημένοι σε επιμέρους διευθύνσεις και τομείς του οργανισμού και ήταν συνδεδεμένοι μέσω δικτύου με τους μεγάλους κεντρικούς υπολογιστές. Κατά την διάρκεια της δεκαετίας του 1980 τα επιτραπέζια PC, που αρχικά χρησιμοποιούνταν ανεξάρτητα, συνδέθηκαν στη συνέχεια με τους μίνι υπολογιστές και τα κεντρικά συστήματα.

29 Με την είσοδο στον εικοστό αιώνα παρουσιάστηκε και η υποδομή του πλήρως δικτυωμένου οργανισμού. Σε αυτή την υποδομή που καλύπτει ολόκληρη την επιχείρηση, υπολογιστές συντονίζουν τη ροή πληροφοριών ανάμεσα σε επιτραπέζια PC και μεγαλύτερους υπολογιστές, και ίσως ανάμεσα σε εκατοντάδες μικρότερα τοπικά δίκτυα. Αυτά τα δίκτυα συνδέονται σε ένα μεγάλο δίκτυο ολόκληρης της επιχείρησης ή σε εξωτερικά δίκτυα με πελάτες, προμηθευτές, και επιχειρηματικούς συνεργάτες. Η «νέα υποδομή» για εταιρίες περιλαμβάνει και υπηρεσίες δημοσίων δικτύων, συμπεριλαμβανομένου του Internet και υπολογιστικών συσκευών όπως τα φορητά PC, προγραμματιζόμενων κινητών τηλεφώνων, και τηλεειδοποιητών που χρησιμοποιεί το εξωτερικό προσωπικό της επιχείρησης. Σήμερα επικρατούν οι ίδιες συνθήκες στους οργανισμούς όσον αφορά την δικτύωση, τα υπολογιστικά συστήματα που χρησιμοποιούν, τα προγραμματιζόμενα κινητά τηλέφωνα καθώς και τους τηλεειδοποιητές που χρησιμοποιεί το εξωτερικό προσωπικό μόνο που είναι πιο ανεπτυγμένα τεχνολογικά και οργανωτικά. 1.4 ΠΩΣ ΤΑ ΣΥΣΤΗΜΑΤΑ ΠΛΗΡΟΦΟΡΙΩΝ ΕΠΗΡΕΑΖΟΥΝ ΤΟΥΣ ΟΡΓΑΝΙΣΜΟΥΣ Με τι τρόπο επηρεάζουν τα συστήματα πληροφοριών τους οργανισμούς; Για αν βρούμε μερικές απαντήσεις, θα χρειαστεί να συνοψίσουμε ένα μεγάλο μέρος της έρευνας και των θεωριών που βασίζονται σε προσεγγίσεις οικονομικές και συμπεριφορών ΟΙΚΟΝΟΜΙΚΕΣ ΘΕΩΡΙΕΣ Από οικονομική άποψη, η τεχνολογία πληροφοριών μπορεί να θεωρηθεί ως ο παραγωγικός παράγοντας ο οποίος μπορεί να αποκατασταθεί ελεύθερα από κεφάλαιο και εργασία. Καθώς το κόστος της τεχνολογίας πληροφοριών πέφτει, αυτή υποκαθιστά εργασία της οποίας το κόστος ιστορικά ανεβαίνει. Επομένως, μικρόοικονομικό μοντέλο της επιχείρησης, η τεχνολογία πληροφοριών θα πρέπει να καταλήγει σε μείωση του αριθμού των μεσαίων στελεχών και του υπαλληλικού προσωπικού καθώς η τεχνολογία πληροφοριών υποκαθιστά την λειτουργία τους. Η τεχνολογία πληροφοριών βοηθάει επίσης τις επιχειρήσεις να μειώνουν το μέγεθός τους επειδή μειώνει το κόστος των συναλλαγών, το κόστος που υφίσταται μια επιχείρηση όταν αγοράζει από την αγορά αυτά που δεν μπορεί να παράγει η ίδια.

30 Σύμφωνα με την θεωρία κόστους συναλλαγών, οι επιχειρήσεις και τα άτομα προσπαθούν να εξοικονομήσουν κόστος συναλλαγών, ακριβώς όπως κάνουν και με το κόστος παραγωγής. H τεχνολογία πληροφοριών, και ιδιαίτερα η χρήση δικτύων, μπορεί να βοηθήσει τις επιχειρήσεις να μειώσουν το κόστος συμμετοχής τους στην αγορά (κόστος συναλλαγών), οπότε να αξίζει τον κόπο να συνεργάζονται με εξωτερικούς προμηθευτές αντί να χρησιμοποιούν εσωτερικούς πόρους. Όσο μειώνεται το κόστος συναλλαγών θα πρέπει να μειώνεται και το μέγεθος της επιχείρησης (σε αριθμό προσωπικού), γιατί είναι πιο εύκολο και πιο φτηνό για την εταιρία να συμβληθεί για την αγορά αγαθών και υπηρεσιών με άλλες εταιρίες από το να παράγει η ίδια. Το μέγεθος της εταιρίας μπορεί να παραμείνει σταθερό ακόμη και όταν αυξάνεται ο τζίρος της. Η τεχνολογία πληροφοριών μπορεί επίσης να μειώσει το κόστος εσωτερικής διοίκησης. Σύμφωνα με τη θεωρία μεσολάβησης, η επιχείρηση θεωρείται ως «πλέγμα επαφών» ανάμεσα σε άτομα που έχουν δικά τους συμφέροντα και όχι μια ενιαία οντότητα μεγιστοποίησης του κέρδους. Ένας εντολέας (ιδιοκτήτης) προσλαμβάνει «μεσολαβητές» (προσωπικό) για να κάνουν μια δουλειά για λογαριασμό τους. Οι μεσολαβητές όμως χρειάζονται συνεχή επίβλεψη και διοίκηση, γιατί αλλιώς θα τείνουν να προωθήσουν τα δικά τους συμφέροντα αντί για τα συμφέροντα των ιδιοκτητών. Καθώς οι επιχειρήσεις αναπτύσσονται σε μέγεθος και αντικείμενο, το κόστος μεσολάβησης ή συντονισμού αυξάνεται, επειδή οι ιδιοκτήτες πρέπει να καταβάλλουν όλο και μεγαλύτερη προσπάθεια για την επίβλεψη και την διοίκηση του προσωπικού. Η τεχνολογία πληροφοριών, με την μείωση που επιτυγχάνει στο κόστος απόκτησης και ανάλυσης των πληροφοριών, επιτρέπει στις επιχειρήσεις να μειώνουν το κόστος μεσολάβησης, επειδή τα στελέχη μπορούν να επιβλέπουν ευκολότερα μεγαλύτερο αριθμό προσωπικού. Τέλος με την μείωση του κόστους διοίκησης, η τεχνολογία πληροφοριών επιτρέπει στις επιχειρήσεις να αυξάνουν τα έσοδα τους ενώ μειώνουν τον αριθμό των μεσαίων στελεχών και του υπαλληλικού προσωπικού ΘΕΩΡΙΕΣ ΣΥΜΠΕΡΙΦΟΡΩΝ Οι ερευνητές των συμπεριφορών διατύπωσαν τη θεωρία ότι η τεχνολογία των πληροφοριών θα μπορούσε να αλλάξει την ιεραρχία της λήψης αποφάσεων στους

31 οργανισμούς με την μείωση του κόστους απόκτησης των πληροφοριών και με την ευρύτερη κατανομή τους. Η τεχνολογία πληροφοριών μπορεί να φέρει τις πληροφορίες κατευθείαν από τις λειτουργικές μονάδες στην ανώτερη διοίκηση, καταργώντας με αυτόν τον τρόπο τα μεσαία στελέχη και το προσωπικό υποστήριξης τους. Η τεχνολογία πληροφοριών μπορεί να δώσει τη δυνατότητα σε ανώτερα στελέχη να έρθουν σε άμεση επαφή με τις λειτουργικές μονάδες κατώτερου επιπέδου μέσω δικτύων τηλεπικοινωνιών και υπολογιστών, καταργώντας έτσι ενδιάμεσα επίπεδα στελεχών. Εναλλακτικά, η τεχνολογία πληροφοριών μπορεί να χρησιμοποιηθεί για την κατευθείαν διανομή πληροφοριών στο κατώτερο προσωπικό, το οποίο μπορεί έτσι να παίρνει αποφάσεις με βάση τις δικές του γνώσεις και πληροφορίες χωρίς καμιά παρέμβαση στελεχών. Μερικές έρευνες δείχνουν ακόμη ότι η μηχανογράφηση αυξάνει τις πληροφορίες που διατίθενται στα μεσαία στελέχη και τους δίνει την εξουσία να παίρνουν πιο σημαντικές αποφάσεις από ό,τι στο παρελθόν, όποτε μειώνεται η ανάγκη για μεγάλο αριθμό κατώτερου προσωπικού. Μια άλλη προσέγγιση συμπεριφοράς θεωρεί τα συστήματα πληροφοριών ως παράγωγο πολιτικού ανταγωνισμού μεταξύ υποομάδων της οργάνωσης για επιρροή στις πολιτικές, τις διαδικασίες και τους πόρους των οργανισμών. Τα συστήματα πληροφοριών εμπλέκονται αναπόφευκτα στα πολιτικά πράγματα μέσα στους οργανισμούς επειδή επηρεάζουν την πρόσβαση σε ένα σπουδαίο πόρο- τις πληροφορίες. Επειδή τα συστήματα πληροφοριών έχουν τελικά τη δυνατότητα να αλλάζουν τη δομή, την κουλτούρα, την άσκηση πολιτικής, και την ίδια την εργασία σε ένα οργανισμό, αναπτύσσεται συχνά έντονη αντίσταση σε αυτά κατά την εφαρμογή τους. Υπάρχουν διάφοροι τρόποι γραφικής αναπαράστασης της αντίστασης της οργάνωσης. Ο Leavitt (1965) χρησιμοποίησε ένα ρομβοειδές σχήμα για να αναπαραστήσει το χαρακτήρα αλληλεξάρτησης και αμοιβαίας επίδρασης μεταξύ τεχνολογίας και οργάνωσης. Εδώ οι αλλαγές στην τεχνολογία απορροφώνται, αποπροσανατολίζονται, και ανατρέπονται από την κατανομή του έργου, τις δομές, και τους ανθρώπους. 1.5 ΟΛΟΚΛΗΡΩΣΗ ΣΥΣΤΗΜΑΤΩΝ ΚΑΙ ΕΠΙΧΕΙΡΗΜΑΤΙΚΩΝ ΔΙΕΡΓΑΣΙΩΝ: ΕΠΙΧΕΙΡΗΣΙΑΚΑ ΣΥΣΤΗΜΑΤΑ, ΚΛΑΔΙΚΑ ΔΙΚΤΥΑ, ΣΥΓΧΩΝΕΥΣΕΙΣ ΚΑΙ ΕΞΑΓΟΡΕΣ

32 Πολλές επιχειρήσεις χρησιμοποιούν τις αλλαγές στην τεχνολογία πληροφοριών για να μειώσουν το κόστος συναλλαγών και μεσολάβησης, με το συντονισμό δραστηριοτήτων και αποφάσεων σε όλη την έκταση επιχειρήσεων και ακόμη και ολόκληρων κλάδων. Οι εταιρίες αναπτύσσουν συστήματα που ολοκληρώνουν τις κύριες επιχειρηματικές διεργασίες και εκτείνονται από άκρο σε άκρο τις επιχείρησης, και οι οποίες συνδέουν τις επιχειρηματικές διεργασίες της επιχείρησης με αυτές άλλων εταιριών του κλάδου. Οι εταιρίες προσπαθούν επίσης να επιτύχουν οικονομίες και καλύτερη απόδοση με τη συγχώνευση τους με άλλες εταιρίες και με την ενοποίηση των συστημάτων τους και των υποδομών τους της τεχνολογίας πληροφοριών ΕΠΙΧΕΙΡΗΣΙΑΚΑ ΣΥΣΤΗΜΑΤΑ Η νέα υποδομή τεχνολογίας πληροφοριών περιλαμβάνει ένα σύνολο τεχνολογιών, οι οποίες μπορούν να αξιοποιηθούν για το συντονισμό δραστηριοτήτων και αποφάσεων σε ολόκληρες επιχειρήσεις και ακόμη και ολόκληρους κλάδους. Ένας μεγάλος οργανισμός έχει κατά κανόνα διάφορα είδη συστημάτων πληροφοριών που υποστηρίζουν διάφορες λειτουργίες, οργανωτικά επίπεδα και επιχειρηματικές διεργασίες. Τα περισσότερα από αυτά τα συστήματα που αναπτύσσονται γύρω από τις διάφορες λειτουργίες, τις μονάδες της επιχείρησης και τις επιχειρηματικές διεργασίες δεν επικοινωνούν μεταξύ τους, οπότε τα στελέχη μπορεί να αντιμετωπίζουν δυσκολίες στη συλλογή και τον συνδυασμό των δεδομένων που χρειάζονται προκειμένου να έχουν μια περιεκτική συνολική εικόνα των λειτουργιών του οργανισμού. Πολλοί οργανισμοί αναπτύσσουν τώρα επιχειρησιακά συστήματα, ή συστήματα προγραμματισμού πόρων επιχείρησης (ERP). Το επιχειρησιακό λογισμικό τυποποιεί και αυτοματοποιεί πολλές επιχειρηματικές διεργασίες, όπως την καταχώρηση μιας παραγγελίας ή τον προγραμματισμό μιας αποστολής, με σκοπό την ενοποίηση των πληροφοριών σε όλη την έκταση της εταιρίας και την κατάργηση των σύνθετων και ακριβών συνδέσμων μεταξύ των συστημάτων υπολογιστών των διαφόρων τομέων της επιχείρησης. Μεμονωμένες επιχειρηματικές διεργασίες από τις πωλήσεις, την παραγωγή, το χρηματοοικονομικό, και τον εφοδιασμό μπορούν να ενοποιηθούν σε επιχειρηματικές διεργασίες ολόκληρης της εταιρίας και να ρέουν σε όλα τα

33 οργανωτικά επίπεδα και τις λειτουργίες. Ένα ενιαίο τεχνικό περιβάλλον εξυπηρετεί όλες τις διεργασίες και όλα τα επίπεδα. Το επιχειρησιακό σύστημα συλλέγει δεδομένα από διάφορες βασικές επιχειρηματικές διεργασίες και τα αποθηκεύει σε μια ενιαία «αποθήκη δεδομένων», από όπου μπορούν να χρησιμοποιηθούν από άλλους τομείς της επιχείρησης. Τα στελέχη έχουν ακριβείς και έγκαιρες πληροφορίες για τον συντονισμό των καθημερινών λειτουργιών της επιχείρησης και διαθέτουν γενική εικόνα των επιχειρηματικών διεργασιών και των ροών πληροφοριών. Αν και τα επιχειρησιακά συστήματα είναι σε θέση να βελτιώσουν τον συντονισμό, την αποδοτικότητα και τη λήψη αποφάσεων σε έναν οργανισμό, έχει διαπιστωθεί ότι η ανάπτυξή τους είναι πολύ δύσκολη. Οι εταιρίες θα χρειαστεί να ανασχεδιάσουν τις επιχειρηματικές διεργασίες τους, έτσι ώστε οι πληροφορίες να ρέουν ομαλά μεταξύ τους. Το προσωπικό θα πρέπει να αναλάβει νέου τύπου εργασίες και ευθύνες. Τα επιχειρησιακά συστήματα απαιτούν σύνθετο λογισμικό και μεγάλες επενδύσεις σε χρόνο, χρήμα, και πείρα ΚΛΑΔΙΚΑ ΔΙΚΤΥΑ Μερικές εταιρίες επεκτείνουν τα όρια των επιχειρησιακών συστημάτων τους πέρα από τα όρια της επιχείρησης με σκοπό την κοινή χρήση πληροφοριών και τον συντονισμό επιχειρηματικών διεργασιών με άλλες επιχειρήσεις του κλάδου τους. Τα κλαδικά δίκτυα, τα οποία μερικές φορές αναφέρονται και ως εκτεταμένες επιχειρήσεις (extended enterprises), συνδέουν τα επιχειρησιακά συστήματα εταιριών ενός ολόκληρου κλάδου. Υπάρχουν δύο είδη κλαδικών δικτύων: Τα κατακόρυφα οργανωμένα κλαδικά δίκτυα (verically organized industrial networks ) τα οποία ενοποιούν τις λειτουργίες της επιχείρησης με τους προμηθευτές της και μπορούν να χρησιμοποιούνται στη διαχείριση της αλυσίδας ανεφοδιασμού. Τα οριζόντια οργανωμένα κλαδικά δίκτυα (horizontally organized industrial networks) τα οποία συνδέουν επιχειρήσεις του ίδιου κλάδου ΣΥΓΧΩΝΕΥΣΕΙΣ ΚΑΙ ΕΞΑΓΟΡΕΣ Οι σχέσεις μεταξύ οργανισμών και τεχνολογίας πληροφοριών έχουν επιπτώσεις σε αυτό που συμβαίνει όταν κάποιες εταιρίες αποφασίσουν να συνενωθούν. Οι συγχωνεύσεις και οι εξαγορές επηρεάζονται σε μεγάλο βαθμό από τα οργανωτικά

34 χαρακτηριστικά των συγχωνευμένων εταιριών καθώς και από τις υποδομές τους της τεχνολογίας πληροφοριών. Οι συγχωνεύσεις και οι εξαγορές πολλαπλασιάζονται επειδή αποτελούν βασικό μηχανισμό ανάπτυξης των επιχειρήσεων. Συγχωνευμένες με τους ανταγωνιστές τους, οι επιχειρήσεις επιδιώκουν τη σημαντική μείωση του κόστους, μειώνουν τους κινδύνους από την επέκταση σε διάφορους κλάδους (π. χ συνασπισμός επιχειρήσεων), και δημιουργούν μια μεγαλύτερη δεξαμενή ανταγωνιστικής γνώσης και πείρας ενώνοντας τις δυνάμεις τους με άλλους παίκτες. Επιτυγχάνει επίσης εξοικονόμηση χρόνου: Μια επιχείρηση μπορεί να κερδίσει μερίδιο αγοράς και πείρα πολύ γρήγορα με μια εξαγορά παρά με τη δική της ανάπτυξη μακροπρόθεσμα. Η τεχνολογία πληροφοριών παίζει σημαντικό ρόλο στην επίτευξη οικονομικών από συγχωνεύσεις και εξαγορές, αλλά μπορεί να αποτελέσει και εμπόδιο στην απόδοση της οργάνωσης και στην ανάπτυξη της εταιρικής υποδομής. Όταν η εταιρία που αποτελεί στόχο εξαγοράς έχει προσδιοριστεί, τα στελέχη των συστημάτων πληροφοριών μπορούν να εκτιμήσουν το ρεαλιστικό κόστος της ενοποίησης και την πιθανή οικονομία στη λειτουργία, στο επιχειρηματικό αντικείμενο, στη γνώση, και στο χρόνο, και να εντοπίσουν οποιαδήποτε προβληματικά συστήματα που μπορεί να χρειάζονται σημαντικές επενδύσεις για την ενοποίηση τους. Επιπλέον, τα στελέχη των συστημάτων πληροφοριών μπορούν να εκτιμήσουν το πιθανό κόστος αναβάθμισης των υποδομών τεχνολογίας πληροφοριών ή σημαντικής βελτίωσης συστημάτων για την υποστήριξη των συγχωνευμένων εταιριών. 1.6 ΟΙ ΕΠΙΧΕΙΡΗΣΕΙΣ ΚΑΙ ΤΑ ΣΥΣΤΗΜΑΤΑ ΠΛΗΡΟΦΟΡΙΩΝ ΟΠΩΣ ΕΙΝΑΙ ΣΗΜΕΡΑ- ΠΕΡΙΒΑΛΛΟΝ ΚΑΙ ΠΕΡΙΕΧΟΜΕΝΟ Τα πληροφοριακά συστήματα δεν υφίστανται και λειτουργούν στο κενό. Σαφώς λειτουργούν και αναπτύσσονται μέσα σε ένα περιβαλλοντικό πλαίσιο που ασκεί μια σημαντική επίδραση σε αυτά. Αυτό το περιβάλλον είναι όλο και πιο σύνθετο και δυναμικό. Οι επιχειρήσεις σήμερα έχουν αντιμετωπίσουν τον αυξανόμενο ανταγωνισμό, τις παγκόσμιες προκλήσεις και τις αλλαγές της αγοράς, μαζί με τις συνεχείς και γρήγορες τεχνολογικές εξελίξεις. Μερικοί από τους παράγοντες που καθορίζουν το περιβάλλον και το πλαίσιο μέσα στα οποία τα πληροφοριακά συστήματα υπάρχουν και αναπτύσσονται είναι:

35 Η παγκόσμια οικονομία Η ψηφιακή οικονομία Ηλεκτρονικό εμπόριο Η προσαρμοστικότητα ΠΑΓΚΟΣΜΙΑ ΟΙΚΟΝΟΜΙΑ Οι επιχειρήσεις σήμερα δεν αντιμετωπίζουν πλέον τον ανταγωνισμό μόνο των άλλων τοπικών επιχειρήσεων. Ο ανταγωνισμός μπορεί να προέλθει από οποιοδήποτε μέρος του κόσμου. Έχει συμβεί μείωση των εμποδίων και των διαχωριστικών γραμμών στο εμπόριο και τον εμπορικό ανταγωνισμό. Αυτό είναι το αποτέλεσμα του ανοίγματος διαφόρων χωρών, όπως για παράδειγμα, η Κίνα, η Ρωσία, και η Ευρωπαϊκή Ένωση, μέσα στο επιτρεπτό νομικό πλαίσιο, σε νέες αγορές. Η συνεχιζόμενη άρση των ελέγχων, η άρση των περιορισμών των εμπορικών συναλλαγών και το σπάσιμο των μονοπωλίων είναι ένα χαρακτηριστικό γνώρισμα πολλών οικονομιών σε όλο τον κόσμο το οποίο βοηθάει να οδηγηθούμε σε μια παγκόσμια οικονομία. Ένας άλλος παράγοντας είναι οι βελτιωμένες φυσικές δυνατότητες των μεταφορών, παραδείγματος χάριν, τις αερογραμμές, τους σιδηροδρόμους. Τα πληροφοριακά συστήματα προσαρμόζονται στις αλλαγές και υποστηρίζει συναλλαγές οι οποίες πριν μερικά χρόνια ήταν τελείως αδύνατο. Ένας επιπλέον αντίκτυπος της παγκόσμιας οικονομίας είναι ότι, αν και οι αγορές μπορούν να είναι πιο ανοικτές και προσιτές, οι δαπάνες μπορούν ακόμα να διαφέρουν σημαντικά από χώρα σε χώρα, ιδιαίτερα οι δαπάνες που αφορούν την εργασία. Έτσι οι οικονομίες που έχουν υψηλότερες δαπάνες εργασίας πρέπει να ανταγωνιστούν άμεσα με εκείνες που έχουν χαμηλότερες δαπάνες εργασίας. Δεν μπορούν πλέον οι επιχειρήσεις να στηρίξουν την αποφυγή τέτοιου είδους ανταγωνισμού στα εμπόδια των δασμών ή τις μεγάλες δαπάνες,μεταφορών ΨΗΦΙΑΚΗ ΟΙΚΟΝΟΜΙΑ Ένα άλλο στοιχείο στο δυναμικό πλαίσιο των επιχειρήσεων είναι η ψηφιακή οικονομία, ως αποτέλεσμα της σύγκλησης των τεχνολογιών των τηλεπικοινωνιών και της πληροφορικής. Αυτό είχε μια σημαντική επίδραση στην επιχείρηση και την κοινωνία γενικότερα και συνοψίζεται από τον αντίκτυπο του Διαδικτύου και του Παγκόσμιου Ιστού. Οι οργανισμοί έχουν διαπιστώσει τι οι διαδικασίες, τα προϊόντα, οι υπηρεσίες, οι πληροφορίες, οι αγορές, ο ανταγωνισμός και το περιβάλλον τους

36 πρόκειται σίγουρα μελλοντικά να επηρεαστούν, εάν δεν έχουν ήδη επηρεαστεί. Οι επιχειρήσεις επιδιώκουν να δημιουργήσουν περισσότερο ψηφιακό περιεχόμενο στα προϊόντα και τις υπηρεσίες τους και να τα παραδώσουν μέσω των ψηφιακών δικτύων. Το προϊόν είναι κυρίως οι ψηφιακές πληροφορίες και οι συναλλαγές μπορούν να πραγματοποιηθούν χωρίς να απαιτείται η φυσική παρουσία σε κεντρικές οδούς, αν και αυτό χρειάζεται ακόμα και σήμερα αφού μερικοί πελάτες συνηθίζουν να επισκέπτονται το υποκατάστημα της περιοχής τους. Εντούτοις ο αντίκτυπος αυτής της αλλαγής είναι τεράστιος για τον τραπεζικό τομέα. Τέλος οι παγκόσμιες και οι ψηφιακές οικονομίες δεν καλωσορίζονται παγκοσμίως και είναι μερικοί που τις αντιμετωπίζουν με επιφύλαξη και τις βλέπουν ως μια ακόμα εκμετάλλευση, ιδιαίτερα των φτωχότερων ανθρώπων. Ο όρος «ψηφιακός διαχωρισμός», χρησιμοποιείται πολλές φορές για να εκφράσει αυτή την άποψη ΗΛΕΚΤΡΟΝΙΚΟ ΕΜΠΟΡΙΟ Η ψηφιακή οικονομία περιλαμβάνει το ηλεκτρονικό εμπόριο που είναι απλά η ηλεκτρονική διαχείριση των εμπορικών συναλλαγών, κυρίως μέσω του Διαδικτύου, ανάμεσα γεωγραφικά απομακρυσμένες συμβαλλόμενες πλευρές. Μπορεί να περιλαμβάνει μερικά ή όλα τα μέρη της διαδικασίας συναλλαγής, που αφορούν τις δραστηριότητες προπώλησης, εκτέλεσης, τακτοποίησης και μεταπώλησης. Σαφώς, το ηλεκτρονικό εμπόριο έχει αποτελέσει το αντικείμενο μεγάλης συζήτησης κατά τη διάρκεια των τελευταίων δεκαετιών και πιστεύεται ότι έχει επιφέρει επανάσταση στον χώρο των επιχειρήσεων για τους ακόλουθους λόγους: Διευκολύνει την πρόσβαση στις παγκόσμιες αγορές Επεκτείνει τις ώρες λειτουργίας της επιχείρησης σε 24 ώρες την ημέρα, 7 ημέρες την εβδομάδα. Μειώνει τις δαπάνες των συναλλαγών της επιχείρησης. Μειώνει τις δαπάνες του μάρκετινγκ Διευκολύνει την προσωπική επικοινωνία με τους πελάτες. Έτσι το ηλεκτρονικό εμπόριο είναι πολύ σημαντικό και δεν πρόκειται να εξαφανιστεί. Είναι πιθανό να συνεχίσει να επιδρά σημαντικά ακόμη και αν όλη η πρόωρη διαφημιστική εκστρατεία δεν είναι αρκετά δικαιολογημένη.

37 1.6.4 Η ΠΡΟΣΑΡΜΟΣΤΙΚΟΤΗΤΑ Οι οργανισμοί και οι επιχειρήσεις αντιμετωπίζουν σχεδόν πάντα κάποιες αλλαγές οι οποίες είναι ενδημικές και αποτελούν τον κανόνα και όχι την εξαίρεση. Οι επιτυχημένοι οργανισμοί είναι συχνά εκείνοι που είναι σε θέση να προσαρμόζονται σε αυτές τις αλλαγές και να αρπάζουν τις αντίστοιχες ευκαιρίες που παρουσιάζονται. Ο Ciborra υποστηρίζει ότι «μέσα σε έναν σταθερό οργανισμό αυτό που φαίνεται να έχει σημασία είναι η ευελιξία και η ικανότητα προσαρμογής στις διάφορες ασυνέχειες του περιβάλλοντος.» Οι σύγχρονοι οργανισμοί επιδιώκουν να είναι προσαρμοστικοί και εύκαμπτοι στις διαδικασίες και τη στρατηγική τους. Εντούτοις, ακόμα και εκείνοι οι οργανισμοί που ενστερνίζονται την πρόκληση της αλλαγής έχουν διαπιστώσει ότι δεν είναι εύκολο να επιτευχθεί, ειδικά επειδή τα πληροφοριακά τους συστήματα (ΠΣ) και η τεχνολογία πληροφοριών (ΤΠ) είναι εύκαμπτα και προσαρμοστικά αντικείμενα. Όπως έχουμε αναφέρει, η τεχνολογία έχει επιτρέψει την ανάπτυξη πολλών νέων και καινοτόμων πληροφοριακών συστημάτων. Με ειρωνική διάθεση, μερικοί διευθυντές έχουν υποστηρίξει ότι στην πράξη η ΤΠ μπορεί να αποτελέσει εμπόδιο για αλλαγές όπως ακριβώς αποτελεί και ένα σημαντικό φορέα αλλαγών. Τα προβλήματα των παραδοσιακών πληροφοριακών συστημάτων αναφέρθηκαν πιο πάνω και λίγο-πολύ είναι ευρέως γνωστά. Είναι μερικές φορές δύσκολο να εισαχθεί η καινοτομία στους οργανισμούς επειδή τα υπάρχοντα συστήματα είναι τόσο ριζωμένα, αντιπροσωπεύουν τέτοιες μεγάλες επενδύσεις και είναι δύσκολο να αλλαχτούν. Περαιτέρω, οι επιχειρησιακές διαδικασίες δεν μπορούν να ανασταλούν για κάποια χρονική περίοδο με σκοπό την εφαρμογή αυτών των σημαντικών αλλαγών. Επιπλέον, οι οργανισμοί έχουν διαπιστώσει ότι ο κύκλος των επιχειρησιακών αλλαγών είναι συχνά πιο σύντομος από τον κύκλο που απαιτείται για αλλαγές ΤΠ/ΠΣ, οι οποίες συνήθως δημιουργούν προβλήματα. Από το 1990, το περιοδικό ECONOMIST ανέφερε ότι, «οι επιχειρηματίες έχουν ανακαλύψει ένα μπερδεμένο πρόβλημα: οι αγορές αλλάζουν αλλά τα συστήματα υπολογιστών όχι» και η πρόκληση για τις επιχειρήσεις είναι να σπάσουν τους κανόνες του παρελθόντος και να διαμορφώσουν την δομή των ΠΣ με τέτοιο τρόπο ώστε να μπορούν να ανταπεξέλθουν στην ποικιλία των μεταβαλλόμενων αναγκών σε πληροφορίες που οι επιχειρήσεις αντιμετωπίζουν σήμερα. Επομένως το περιβάλλον και το πλαίσιο των ΠΣ είναι δυναμικά. Ο Wielemaiker υποστηρίζει ότι «η επιχείρηση κινείται με 150 μίλια την ώρα» όπως επίσης και το ότι

38 «τα επιχειρησιακά πρότυπα αλλάζουν μορφή με μια απίστευτη ταχύτητα.ένα έτος σε μια σύγχρονη επιχείρηση αντιστοιχεί πραγματικά σε πέντε, έξι ή και επτά έτη των παραδοσιακών επιχειρήσεων». Επιπλέον, οι αποφάσεις λαμβάνονται πιο γρήγορα, συχνά παίρνοντας μεγαλύτερο επιχειρησιακό ρίσκο, επειδή είναι διαθέσιμα λιγότερα στοιχεία για να ληφθεί με σιγουριά μια σωστή απόφαση. Ο τεράστιος αντίκτυπος αυτού του γεγονότος στην ανάπτυξη των πληροφοριακών συστημάτων είναι μεγάλος. Οι απαιτήσεις από αυτά είναι περισσότερες, πρέπει να αναπτυχθούν πιο γρήγορα, πρέπει να είναι εύκολα αναθεωρήσιμα και πρέπει να χρησιμοποιήσουν τους πόρους όσο το δυνατόν πιο αποτελεσματικά. Οι πιέσεις είναι τεράστιες και ο αντίκτυπος στους ανθρώπους που συμμετέχουν είναι σημαντικός. 1.7 Η ΕΠΙΔΡΑΣΗ ΤΗΣ ΕΠΑΝΑΣΤΑΣΗ ΣΤΩΝ ΠΛΗΡΟΦΟΡΙΩΝ ΣΤΗΝ ΕΛΛΗΝΙΚΗ ΕΠΙΧΕΙΡΗΣΗ Ο αιώνας που ζούμε έχει χαρακτηριστεί ως ο αιώνας των πληροφοριών ακόμα και στην Ελλάδα (information age). Είναι πλέον αποδεκτό από όλους ότι η πληροφορία αποτελεί ένα νέο συντελεστή παραγωγής, εξίσου σημαντικό με τους κλασικούς συντελεστές παραγωγής, όπως η εργασία, το κεφάλαιο και οι πρώτες ύλες. Σε μια οικονομία όπου η πληροφορία αποτελεί ένα συντελεστή εισροής σε κάθε παραγωγική διαδικασία είναι ευνόητο ότι πρωτεύοντα ρόλο, αντίστοιχης σημασίας με εκείνο των παραγωγικών συστημάτων, παίζουν τα Πληροφοριακά Συστήματα. Με τον όρο αυτό, αναφερόμαστε σε ένα ευρύ φάσμα συστημάτων, τα οποία έχουν ως αντικείμενο την επεξεργασία και την επικοινωνία δεδομένων και πληροφοριών, βασικό στοιχείο των οποίων είναι οι ηλεκτρονικοί υπολογιστές. Η ραγδαία εξέλιξη της τεχνολογίας της πληροφορικής που έχει σημειωθεί τα τελευταία χρόνια, έχει οδηγήσει στην ανάπτυξη Πληροφοριακών Συστημάτων για την υποστήριξη πάσης φύσεως επιχειρηματικών εφαρμογών, από τη διεκπεραίωση συναλλαγών, την καταγραφή, επεξεργασία και ανάλυση δεδομένων, την παροχή πληροφοριών τόσο εντός όσο και εκτός της επιχείρησης, έως και του σημείου να μεταβάλουν σε αρκετές περιπτώσεις ακόμα και αυτό το περιεχόμενο της επιχειρηματικής δραστηριότητας. Είναι άλλωστε γνωστά τα παραδείγματα των επιχειρήσεων που αναπτύσσουν ή επεκτείνουν την επιχειρηματική τους δραστηριότητα μέσω Διαδικτύου, γεγονός που έχει ως συνέπεια την καθιέρωση του