ΜΗΧΑΝΟΓΡΑΦΙΚΟ ΣΥΣΤΗΜΑ ΔΙΑΧΕΙΡΙΣΗΣ ΕΚΠΑΙΔΕΥΤΙΚΩΝ ΟΡΓΑΝΙΣΜΩΝ. for Windows

Transcript

1 ΜΗΧΑΝΟΓΡΑΦΙΚΟ ΣΥΣΤΗΜΑ ΔΙΑΧΕΙΡΙΣΗΣ ΕΚΠΑΙΔΕΥΤΙΚΩΝ ΟΡΓΑΝΙΣΜΩΝ VALUE for Windows

2

3 Εγχειρίδιο Χρήσης

4 (c) EΠΑΦΟΣ ΕΠΕ ΑΘΗΝΑ ΣΕΠΤΕΜΒΡΙΟΣ 2001 / 1 η Έκδοση Απαγορεύεται η αντιγραφή του παρόντος εγχειριδίου χωρίς την έγγραφη άδεια της εταιρείας ΕΠΑΦΟΣ ΕΠΕ.

5 Περιεχόμενα ΕΙΣΑΓΩΓΗ vii 1.1. Η εγκατάσταση του Value Το ξεκίνημα του προγράμματος Το περιβάλλον του Value Τα κουμπιά και τα παράθυρα του Value Οι εργασίες που θα πραγματοποιήσετε με το πρόγραμμα Τα πρώτα βήματα Η χρήση του Value κατά τη διάρκεια της χρονιάς Αρχεία - Μαθητές Αρχεία - Διακανονισμοί Αρχεία - Τάξεις Αρχεία - Τμήματα Αρχεία - Λογαριασμοί Αρχεία - Ταμείο Αρχεία - Λεωφορεία Αρχεία - Δρομολόγια Αρχεία - Σχολικά Έτη Αρχεία - Στοιχεία Εκπαιδευτηρίου Αρχεία - Χρήστες Συστήματος Αρχεία - Σταθμοί Εργασίας Αρχεία - Άλλες Λειτουργίες Αρχεία - Έξοδος Εκτυπώσεις - Μαθητών Εκτυπώσεις - Τάξεων Εκτυπώσεις - Τμημάτων Εκτυπώσεις - Λογαριασμών Εκτυπώσεις - Ταμείου Στατιστικά Στοιχεία Εκτυπώσεις - Σχολικών Ετών 56

6 4.7. Νέες Εκτυπώσεις Έναρξη νέου σχολικού έτους Δημιουργία 2 ης Βάσης Δεδομένων Αντίγραφα Ασφαλείας (Backup) Επαναφορά Αρχείων (Restore) Απεγκατάσταση του προγράμματος Διαχείριση Λαθών 77 Η ΥΠΟΣΤΗΡΙΞΗ ΤΟΥ ΕΠΑΦΟΥ 79

7 ΕΙΣΑΓΩΓΗ Το πρόγραμμα Value αποτελεί ένα ολοκληρωμένο μηχανογραφικό σύστημα διαχείρισης, ειδικά σχεδιασμένο για τους Εκπαιδευτικούς Οργανισμούς. Το πρόγραμμα διαχειρίζεται όλα τα στοιχεία και τις δραστηριότητες που σχετίζονται με το εκπαιδευτήριο, όπως τάξεις, τμήματα, μαθητές, λεωφορεία, δρομολόγια, εκτύπωση αποδείξεων, έσοδα - έξοδα κτλ. Ταυτόχρονα το Value σας προσφέρει πληθώρα πολύτιμων πληροφοριών και σας βοηθά στο μέγιστο βαθμό στη διεκπεραίωση των άλλοτε χρονοβόρων διαδικασιών του Εκπαιδευτηρίου σας. Το εγχειρίδιο που έχετε στα χέρια σας έχει σκοπό να σας διευκολύνει στο χειρισμό και να σας βοηθήσει ώστε να αξιοποιήσετε με τον καλύτερο δυνατό τρόπο τα μοναδικά πλεονεκτήματα του προγράμματος. Δίνονται πολλά παραδείγματα αναφορικά με το πώς πρέπει να οργανώσετε το πρόγραμμα και να το προσαρμόσετε ακριβώς στις δικές σας ανάγκες. Σας συμβουλεύουμε να διαβάσετε το εγχειρίδιο προσεκτικά πριν ξεκινήσετε την κανονική χρήση του Value. O χρήστης του Value πρέπει να είναι εξοικειωμένος με το περιβάλλον και τα βασικά σημεία χειρισμού των Windows. Ο ΕΠΑΦΟΣ σας ευχαριστεί για την επιλογή του Value και παραμένει στη διάθεσή σας για οποιαδήποτε διευκρίνιση ή απορία έχετε. Τέλος με ενδιαφέρον θα ακούσουμε τις παρατηρήσεις σας για τυχόν βελτιώσεις που χρειάζεται το πρόγραμμα, έτσι ώστε να τις συμπεριλάβουμε σε επόμενη έκδοσή του. Στο σημείο αυτό αισθανόμαστε την υποχρέωση να ευχαριστήσουμε θερμά όλους τους φίλους-χρήστες του Value, οι οποίοι με τις εύστοχες παρατηρήσεις και υποδείξεις τους είναι οι ουσιαστικοί "αρχιτέκτονες" του προγράμματος. ΕΠΑΦΟΣ Τμήμα Ανάπτυξης & Σχεδιασμού

8

9 Κεφάλαιο 1 H εγκατάσταση Στο κεφάλαιο αυτό περιγράφεται η διαδικασία της εγκατάστασης του προγράμματος και παρουσιάζονται οι βασικές αρχές λειτουργίας του. Το Value απαιτεί για τη λειτουργία του έναν προσωπικό υπολογιστή με λειτουργικό σύστημα Windows '95 ή Windows '98 ή Windows NT ή μεταγενέστερα αυτών. O ελεύθερος χώρος του δίσκου τη στιγμή της εγκατάστασης πρέπει να είναι περίπου 18 Mbytes Η εγκατάσταση του Value Το πρόγραμμα βρίσκεται στο CD-ROM μέσα στο φάκελο συσκευασίας του και θα πρέπει να μεταφερθεί στο σκληρό δίσκο του υπολογιστή. Τη διαδικασία αυτή διεκπεραιώνει το πρόγραμμα εγκατάστασης SETUP, το οποίο θα κάνει αυτόματα τις απαραίτητες αντιγραφές. Εγκατάσταση: Τοποθετήστε το CD στη μονάδα CD-ROM του υπολογιστή σας Κάντε διπλό κλικ στο εικονίδιο Ο Υπολογιστής μου (My Computer) Κάντε διπλό κλικ στο εικονίδιο της μονάδας του CD-ROM (Συνήθως είναι η D:) Ανοίξτε με διπλό κλικ το φάκελο VALUE Εντοπίστε τη γραμμή ή το εικονίδιο με το όνομα setup ή κάντε διπλό κλικ επάνω του Εναλλακτικός τρόπος για την εγκατάσταση είναι: από το κουμπί ΕΝΑΡΞΗ ενεργοποιήστε τη λειτουργία ΕΚΤΕΛΕΣΗ και πληκτρολογήστε στο διάλογο που εμφανίζεται: Χ:\VALUE\Setup και πατήστε το πλήκτρο ENTER ή το κουμπί ΟΚ (Όπου Χ: η μονάδα του CD-ROM. Συνήθως είναι το γράμμα D:. Θα και

10 Η εγκατάσταση του VALUE Κεφάλαιο 1 ο μπορούσε όμως να είναι οποιοδήποτε άλλο γράμμα). Αν κατά τη διάρκεια του SETUP εμφανιστεί οθόνη όπως η παρακάτω, τότε πατήστε ΟΚ. Στη συνέχεια θα εμφανιστεί η επόμενη οθόνη, στην οποία θα πατήσετε Yes. Μετά την επανεκκίνηση του υπολογιστή σας ξεκινήστε κανονικά την εγκατάσταση του Value. Μετά το τέλος της εγκατάστασης θα πρέπει να τερματίσετε τον υπολογιστή από την επιλογή Έναρξη Τερματισμός Τερματισμός της λειτουργίας του υπολογιστή. Η εγκατάσταση του Value ολοκληρώθηκε. Το πρόγραμμα βρίσκεται στο φάκελο (folder) Value στο κεντρικό επίπεδο του σκληρού σας δίσκου (αν δεν αλλάξατε τις τιμές που πρότεινε το πρόγραμμα εγκατάστασης). Μέσα σ' αυτόν έχει μεταφερθεί οτιδήποτε χρειάζεται για τη λειτουργία του Value. Στη συνέχεια αφαιρέστε το καλώδιο του εκτυπωτή, τοποθετήστε το Hasp στην παράλληλη θύρα (θέση εκτυπωτή) και συνδέστε το καλώδιο του εκτυπωτή στο Hasp. Εάν πρόκειται για USB Hasp, τότε αυτό θα το τοποθετήσετε στη θύρα USB του υπολογιστή σας. Το πρόγραμμα δεν απαιτεί καμία πρόσθετη χειροκίνητη ρύθμιση από το χρήστη, συνεπώς είστε έτοιμοι να το τρέξετε από το menu: ΕΝΑΡΞΗ ΠΡΟΓΡΑΜΜΑΤΑ ΕΠΑΦΟΣ Value (Κάτω από την ομάδα προγραμμάτων ΕΠΑΦΟΣ πιθανότατα να υπάρχουν και άλλα προγράμματα της εταιρείας μας). Εγκατάσταση σε περιβάλλον δικτύου: Εγκαταστήστε το Value στον κεντρικό εξυπηρετητή (server) ή στον υπολογιστή που θα παίξει το ρόλο του server Είναι ανάγκη να τονίσουμε ότι ο σκληρός δίσκος του server θα πρέπει να είναι κοινόχρηστος και να έχουν πλήρη δικαιώματα ανάγνωσης και 10

11 Κεφάλαιο 1 ο Η εγκατάσταση του VALUE εγγραφής όλοι οι σταθμοί που θα λειτουργούν το πρόγραμμα. Εγκαταστήστε το Value σε κάθε σταθμό του δικτύου Τέλος, θα πρέπει σε κάθε σταθμό του δικτύου να κάνετε εντοπισμό της αρχικής βάσης δεδομένων. Η επιλογή αυτή ενεργοποιείται από: Έναρξη Προγράμματα Έπαφος Value Σύστημα Επιλέξτε από το μενού επιλογών Εντοπισμός Αρχικής Βάσης Δεδομένων και κάντε κλικ στο κουμπί Συνέχεια. Κάντε κλικ στο Όνομα Αρχείου και κατόπιν από την περιοχή Δικτύου αφού εντοπίσετε τον κεντρικό υπολογιστή (server), ανοίξτε με διπλό κλικ το φάκελο όπου βρίσκεται εγκατεστημένη η Βάση Δεδομένων (VALUE), φωτίστε το αρχείο VALUE.mdb και, στη συνέχεια, κάντε διπλό κλικ στην επιλογή Άνοιγμα Αρχείου. 11

12 Η εγκατάσταση του VALUE Κεφάλαιο 1 ο Πώς να δημιουργήσετε εικονίδιο του Value Μπορείτε να δημιουργήσετε το κατάλληλο εικονίδιο στην επιφάνεια εργασίας και να τρέχετε το Value κατευθείαν από το εικονίδιο αυτό. Για να πετύχετε αυτό πρέπει να κάνετε τα ακόλουθα: Ενώ είσατε στην επιφάνεια εργασίας κάντε κλικ στο δεξί πλήκτρο του ποντικιού Επιλέξτε ΔΗΜΙΟΥΡΓΙΑ (NEW) ΣΥΝΤΟΜΕΥΣΗ (SHORTCUT) Στη γραμμή εντολών δώστε C:\VALUE\VALUE.EXE Επιλέξτε Επόμενο και στο όνομα που σας ζητείται γράψτε Value Κάντε κλικ στο το κουμπί Τέλος ( Finish ) Το εικονίδιο του Value βρίσκεται πλέον στην επιφάνεια εργασίας του υπολογιστή σας και κάνοντας κλικ σε αυτό μπορείτε να ξεκινάτε κάθε φορά το πρόγραμμα. 12

13 Κεφάλαιο 1 ο Η εγκατάσταση του VALUE 1.2.Το ξεκίνημα του προγράμματος Στην πρώτη οθόνη του προγράμματος ο χρήστης πρέπει να πληκτρολογήσει: τον ΚΩΔΙΚΟ ΑΣΦΑΛΕΙΑΣ, έτσι ώστε να χρησιμοποιούν το πρόγραμμα μόνο εξουσιοδοτημένα πρόσωπα. Ο κωδικός αυτός αρχικά είναι τα ψηφία 123. Φυσικά μπορείτε να τον αλλάξετε (θα περιγράψουμε στην παράγραφο τη διαδικασία με την οποία ορίζετε τους δικούς σας κωδικούς). Σημειώστε επίσης ότι, για λόγους ασφαλείας, τη στιγμή που γράφετε τον κωδικό εμφανίζονται αστεράκια στη θέση των χαρακτήρων που πληκτρολογείτε. Σημείωση: Αν έχετε έκδοση επίδειξης του προγράμματος (demo), η εγκατάσταση και το ξεκίνημα του προγράμματος θα γίνει με τον ίδιο ακριβώς τρόπο, αλλά δε θα χρειαστεί να πληκτρολογήσετε κωδικό ασφαλείας. Η έκδοση επίδειξης έχει όριο όσον αφορά τον αριθμό των εγγραφών που μπορείτε να καταχωρίσετε και δεν περιλαμβάνει ορισμένες κρίσιμες λειτουργίες του προγράμματος. Μόλις δώσετε τον κωδικό εμφανίζεται το πλήρες όνομα του χρήστη. Στα επόμενα πεδία δηλώνετε το σταθμό εργασίας, την περίοδο εργασίας και, τέλος, την ημερομηνία του συστήματος. 13

14 Η εγκατάσταση του VALUE Κεφάλαιο 1 ο 1.3. Το περιβάλλον του Value Η κεντρική οθόνη του Value αποτελείται από: Τη ΓΡΑΜΜΗ ΕΠΙΛΟΓΩΝ, από την οποία ενεργοποιούνται όλες οι λειτουργίες του Value και η οποία περιλαμβάνει: Τα ΑΡΧΕΙΑ, όπου καταχωρούνται τα στοιχεία (τα δεδομένα) που συνθέτουν το πρόγραμμα, όπως μαθητές, τάξεις, τμήματα, δίδακτρα, λογαριασμοί, ταμείο κτλ. Τις ΕΚΤΥΠΩΣΕΙΣ, απ' όπου εκτυπώνονται όλες οι καταστάσεις που δημιουργεί το Value, όπως γενικά στοιχεία, διάφορα έντυπα κτλ. Την επιλογή ΠΑΡΑΘΥΡΑ, όπου υπάρχουν οι βοηθητικές λειτουργίες του προγράμματος, όπως λ.χ. η τακτοποίηση παραθύρων, το κλείσιμό τους κτλ. Την επιλογή ΒΟΗΘΕΙΑ, απ όπου ενεργοποιείται το παράθυρο Βοήθειας του Value. Η επιλογή Για την εφαρμογή εμφανίζει όλες τις απαραίτητες πληροφορίες για το σύστημα, μεταξύ των οποίων και την έκδοση του προγράμματος που έχετε. Σε οποιαδήποτε επικοινωνία με το Τμήμα Τεχνικής Υποστήριξης του ΕΠΑΦΟΥ πρέπει να γνωρίζετε ακριβώς τον αριθμό αυτό. Τη ΓΡΑΜΜΗ ΚΑΤΑΣΤΑΣΗΣ, η οποία βρίσκεται στο κάτω μέρος της οθόνης και στην οποία εμφανίζεται η ονομασία του Εκπαιδευτηρίου, η περίοδος, ο σταθμός, ο χρήστης και η ημερομηνία, δηλ. όλα τα απαραίτητα στοιχεία προκειμένου να γνωρίζετε κάθε στιγμή τα δικαιώματα που έχετε και τη Βάση Δεδομένων στην οποία βρίσκεστε. Τη ΓΡΑΜΜΗ ΕΡΓΑΛΕΙΩΝ, στην οποία υπάρχουν, με μορφή εικονιδίων, οι πιο συνηθισμένες λειτουργίες του προγράμματος. Η γραμμή εργαλείων έχει διαφορετικό περιεχόμενο ανάλογα με το σημείο του Value στο οποίο βρίσκεστε. Τα κουμπιά που θα συναντήσετε ανοίγοντας τις επιλογές του προγράμματος είναι : 14

15 Κεφάλαιο 1 ο Η εγκατάσταση του VALUE Εύρεση Εγγραφής Όπως φανερώνει και ο τίτλος του χρησιμοποιείται για την εύρεση κάποιου στοιχείου. Κάνοντας κλικ πάνω στο εικονίδιο εμφανίζεται ένας διάλογος στον οποίο θα πρέπει να δώσετε τις κατάλληλες τιμές προκειμένου να εντοπίσετε την εγγραφή που θέλετε. Το παράθυρο Εύρεση Εγγραφής αποτελείται από 3 πεδία, όπου ορίζετε τα κριτήρια εύρεσης και τα Κουμπιά Επιλογών. Το πρώτο πεδίο περιέχει όλα τα στοιχεία της εγγραφής (π.χ. Επώνυμο, Όνομα κτλ). Το δεύτερο πεδίο περιέχει τη συνθήκη αναζήτησης (π.χ. να είναι ίσο ή διάφορο ή μεγαλύτερο κτλ). Στο τρίτο πεδίο ορίζετε τα δεδομένα της αναζήτησης. Με τα Κουμπιά Επιλογής μπορείτε να εντοπίσετε την Πρώτη Εγγραφή που ικανοποιεί τα φίλτρα που δώσατε, την Επόμενη και την Προηγούμενη. Τέλος υπάρχει το κουμπί Κλείσιμο για το κλείσιμο του παραθύρου. Για παράδειγμα έστω ότι ψάχνετε ένα παιδί με το επώνυμο ΓΑΛΑΝΟΣ. Αφού κάντε μία φορά κλικ πάνω στο εικονίδιο της αναζήτησης, στη συνέχεια: Κάντε κλικ στο δεξί μέρος του πρώτου πεδίου για να εμφανιστεί το κυλιόμενο παράθυρο. Επιλέξτε με το ποντίκι το στοιχείο Επώνυμο για να καθορίσετε το πεδίο ως προς το οποίο θα γίνει η αναζήτηση του παιδιού. Ύστερα τοποθετείστε το βέλος του ποντικιού στο δεξί μέρος του δεύτερου πεδίου και κάντε κλικ πάνω στο "=". Στη συνέχεια κάντε κλικ μέσα στο τρίτο πεδίο και, αφού αρχίσει να αναβοσβήνει ο δρομέας (Ι), γράψτε το επώνυμο ΓΑΛΑΝΟΣ. Κάντε κλικ στο κουμπί Εύρεση Πρώτου για να σας εμφανίσει το πρώτο παιδί που θα βρεθεί με το επώνυμο ΓΑΛΑΝΟΣ ή αυτό με το πλησιέστερο σε αυτό επώνυμο. Εάν υπάρχουν περισσότερα παιδιά με το ίδιο επώνυμο, τότε κάντε κλικ στο κουμπί Εύρεση Επομένου έως ότου εντοπίσετε το παιδί που αναζητάτε. 15

16 Η εγκατάσταση του VALUE Κεφάλαιο 1 ο Ταξινόμηση Εγγραφών Κάνοντας κλικ στο πλήκτρο αυτό μπορείτε να ταξινομήσετε όλες τις εγγραφές του Καταλόγου Εργασίας είτε σε αύξουσα είτε σε φθίνουσα σειρά. Στο παράθυρο που εμφανίζεται επιλέγετε τα πεδία ως προς τα οποία θέλετε να ταξινομήσετε τις εγγραφές και το αν η σειρά θα είναι αύξουσα ή φθίνουσα. Σε ό,τι αφορά το πώς ταξινομούνται οι συνδυασμοί των γραμμάτων (Ελληνικά-Αγγλικά, πεζά-κεφαλαία), η συμβουλή μας είναι να γράφετε όλα τα στοιχεία με κεφαλαία, έτσι ώστε να μην υπάρχει πιθανότητα λάθους στην ταξινόμηση. Θα πρέπει επίσης να γνωρίζετε ότι πρώτα ταξινομούνται οι λατινικοί χαρακτήρες κι έπειτα οι ελληνικοί. Τέλος σημειώστε ότι ακόμα και τα γράμματα που έχουν την ίδια μορφή, όπως π.χ. το Α, ταξινομούνται διαφορετικά: πρώτο το λατινικό κι έπειτα το ελληνικό. Οθόνη Κάνοντας κλικ στο εικονίδιο αυτό βλέπετε την τρέχουσα εγγραφή του καταλόγου εργασίας σε πλήρη οθόνη. Πίνακας Κάνοντας κλικ στο εικονίδιο αυτό εμφανίζονται οι εγγραφές σε μορφή πίνακα. Αλλαγή Περιόδου Οποιαδήποτε χρονική στιγμή θελήσετε να μεταφερθείτε σε άλλη περίοδο, δεν είναι ανάγκη να βγείτε από το πρόγραμμα. Κάνοντας κλικ στο εικονίδιο αυτό εμφανίζεται ο κατάλογος των ενεργών περιόδων και επιλέγετε την περίοδο που θέλετε. Στο παράθυρο αυτό ευνόητο είναι πως δεν εμφανίζεται η τρέχουσα περίοδος. 16

17 Κεφάλαιο 1 ο Η εγκατάσταση του VALUE Αλλαγή Ημερομηνίας Με το κουμπί αυτό αλλάζετε την ημερομηνία του συστήματος χωρίς να χρειαστεί να βγείτε από το πρόγραμμα. Αυτή η λειτουργία είναι χρήσιμη κυρίως όταν θέλετε να περάσετε κάποια εγγραφή στο ταμείο σας που αφορά προηγούμενη ημερομηνία. Τότε από αυτό το κουμπί θα πάτε στην ημερομηνία που θέλετε και στη συνέχεια θα κάνετε τις αλλαγές που κρίνετε απαραίτητες. Αλλαγή Χρήστη Κάνοντας κλικ σ' αυτό το εικονίδιο αλλάζετε το χρήστη χωρίς να βγείτε από το πρόγραμμα. Έτσι μπορείτε να επιλέξετε κάποιον άλλο με διαφορετικές αρμοδιότητες. Στο παράθυρο αυτό ευνόητο είναι πως δεν εμφανίζεται ο τρέχων χρήστης (αυτός με τον οποίο ξεκινήσατε το πρόγραμμα). Αλλαγή Σταθμού Κάνοντας κλικ στο εικονίδιο εμφανίζονται όλοι οι σταθμοί εργασίας για να επιλέξετε κάποιον άλλο χωρίς να χρειαστεί να βγείτε από το πρόγραμμα. Ομοίως στο παράθυρο αυτό δεν εμφανίζεται ο τρέχων σταθμός εργασίας. Ημερολόγιο Το εικονίδιο αυτό αναπαριστά το ημερολόγιο. Κάνοντας κλικ πάνω του μπορείτε να δείτε όλες τις ημέρες του μήνα και να σημειώσετε τα ραντεβού και τις υποχρεώσεις σας. Επιπλέον έχετε τη δυνατότητα να ζητήσετε από το πρόγραμμα να σας υπενθυμίσει κάποια εργασία σας και αυτό γίνεται αν επιλέξετε στην Αυτόματη Υπενθύμιση Ημερολογίου ΝΑΙ. 17

18 Η εγκατάσταση του VALUE Κεφάλαιο 1 ο Αριθμομηχανή Εμφανίζεται η αριθμομηχανή του προγράμματος για να κάνετε τις πράξεις που θέλετε Τα κουμπιά και τα παράθυρα του Value Επεξήγηση των παραθύρων του Value Όλα τα παράθυρα του Value έχουν την ίδια μορφή και την ίδια λογική χειρισμού. Κάθε παράθυρο του προγράμματος αποτελείται από: Το όνομά του (Γραμμή Τίτλου) Κάθε παράθυρο έχει το όνομά του, π.χ. Εργαζόμενοι. Στο δεξί μέρος της Γραμμής Τίτλου βρίσκονται τρία κουμπιά που σας επιτρέπουν να ελαχιστοποιήσετε, να μεγιστοποιήσετε ή να κλείσετε το παράθυρο. Ελαχιστοποίηση Παραθύρου Αν επιλέξετε να ελαχιστοποιήσετε ένα παράθυρο, τότε το κάνετε να τρέχει στο παρασκήνιο χωρίς να είναι ορατό στην οθόνη. Κάνοντας κλικ στο κουμπί Ελαχιστοποίησης, το παράθυρο θα γίνει ένα μικρό εικονίδιο πάνω από τη Γραμμή Κατάστασης. Μεγιστοποίηση Παραθύρου Το κουμπί της Μεγιστοποίησης σας δίνει τη δυνατότητα να μεγιστοποιήσετε το παράθυρο με ένα και μόνο κλικ του ποντικιού. Το συγκεκριμένο παράθυρο θα καλύψει ολόκληρη την οθόνη. Επαναφορά Παραθύρου Μετά τη μεγιστοποίηση ή ελαχιστοποίηση ενός παραθύρου το αντίστοιχο κουμπί αλλάζει σχήμα και γίνεται κουμπί Επαναφοράς. Κάνοντας κλικ πάνω του το παράθυρο επιστρέφει στο κανονικό του μέγεθος. Κλείσιμο Παραθύρου Για να κλείσετε ένα παράθυρο κάντε κλικ σ' αυτό το κουμπί ή πατήστε το πλήκτρο Esc. Σε κάποια παράθυρα υπάρχει μόνο αυτό το κουμπί, γιατί δεν έχει νόημα η ελαχιστοποίηση ή μεγιστοποίησή τους. 18

19 Κεφάλαιο 1 ο Η εγκατάσταση του VALUE Για να τροποποιήσετε το μέγεθος ορισμένων παραθύρων πρέπει να τοποθετήσετε το βέλος του ποντικιού στην άκρη του παραθύρου, έτσι ώστε το βέλος του ποντικιού να γίνει ή και, με πατημένο το αριστερό πλήκτρο του ποντικιού, να σύρετε τη γραμμή ώσπου να φτάσει στο επιθυμητό μέγεθος. Τον κυρίως χώρο του παραθύρου (Κατάλογος Εργασίας) Είναι ο χώρος του παραθύρου όπου εμφανίζονται οι εγγραφές της αντίστοιχης επιλογής (για παράδειγμα οι εργαζόμενοι). Οι δυνατότητες που έχετε στον κατάλογο αυτό είναι οι εξής: Κίνηση στον Κατάλογο Εργασίας Για να μετακινηθείτε από τον έναν εργαζόμενο στον άλλο (και γενικότερα από μία εγγραφή σε μία άλλη) μπορείτε να χρησιμοποιήσετε τον Οδηγό Εγγραφών, ο οποίος περιλαμβάνει την ένδειξη (αριθμό) της τρέχουσας εγγραφής, το πλήθος των εγγραφών και τα τέσσερα Κουμπιά Κίνησης στον Κατάλογο Εργασίας, που είναι τα εξής: μετακινήστε στην πρώτη εγγραφή του Καταλόγου Εργασίας μετακινήστε στην προηγούμενη εγγραφή μετακινήστε στην επόμενη εγγραφή μετακινήστε στην τελευταία εγγραφή του Καταλόγου Εργασίας Όταν δε χωρούν όλες οι εγγραφές στο παράθυρο, τότε εμφανίζονται κάτω δεξιά η μπάρα και τα βελάκια ολίσθησης. κάνοντας κλικ στο κάτω κουμπί της κάθετης Μπάρας Ολίσθησης (Scroll Bar), που βρίσκεται στο δεξί μέρος του Καταλόγου Εργασίας, μπορείτε να μετακινηθείτε προς τα κάτω. κάνοντας κλικ στο δεξί κουμπί της οριζόντιας Μπάρας Ολίσθησης μετακινείστε σε επόμενη στήλη. Το ίδιο αποτέλεσμα έχει το πλήκτρο Tab, ενώ με το Shift Tab μεταφέρεστε σε προηγούμενη στήλη. Τροποποίηση Πλάτους Στήλης / Ύψους Γραμμών Για να τροποποιήσετε το πλάτος μιας στήλης πρέπει να τοποθετήσετε το βέλος του ποντικιού στη διαχωριστική γραμμή των στηλών, έτσι ώστε το βέλος να μετατραπεί σε σταυρό ή και, με πατημένο το αριστερό πλήκτρο του ποντικιού, να μετακινήσετε (σύρετε) τη διαχωριστική γραμμή. Το ίδιο γίνεται και για το ύψος των γραμμών. Τη Γραμμή Εντολών Στο κάτω μέρος κάθε παραθύρου βρίσκεται η Γραμμή Εντολών, που αποτελείται από: Τα Κουμπιά Επιλογών που βρίσκονται κάτω δεξιά σε κάθε παράθυρο. Με αυτά πραγματοποιούνται οι εξής λειτουργίες: 19

20 Η εγκατάσταση του VALUE Κεφάλαιο 1 ο Χρησιμοποιείται για να καταχωρίσετε μια Νέα Εγγραφή, για παράδειγμα έναν καινούριο μαθητή, έναν εργαζόμενο, ένα τμήμα, μια τάξη κτλ. Προκειμένου να διορθώσετε ένα στοιχείο επιλέξτε την αντίστοιχη εγγραφή και κάντε κλικ σ' αυτό το κουμπί. (ΠΡΟΣΟΧΗ! Αν δεν κάνετε κλικ σ' αυτό το κουμπί, δε μπορείτε να κάνετε καμία αλλαγή στις εγγραφές). Το κουμπί αυτό το χρησιμοποιείτε προκειμένου να διαγράψετε μια εγγραφή. Αρχικά θα εμφανιστεί το σχετικό Παράθυρο Διαλόγου, που ζητά να επιβεβαιώσετε τη διαγραφή. Αν επιλέξετε Ναι, η εγγραφή διαγράφεται, ενώ αν πατήσετε Όχι επιστρέφετε στο παράθυρο. Έξοδος από το Value Για να εγκαταλείψετε το Value πρέπει είτε να πάτε στην επιλογή Αρχεία και στη συνέχεια στην ένδειξη Έξοδος είτε στο κουμπί της κεντρικής οθόνης και να απαντήσετε καταφατικά στη σχετική ερώτηση του Value. ΠΡΟΣΟΧΗ!!! Μην εγκαταλείπετε ποτέ το σύστημα κλείνοντας το διακόπτη τροφοδοσίας του ρεύματος ή πατώντας τα πλήκτρα Ctrl-Alt-Del ενώ είσατε μέσα στο Value. Πρέπει πάντοτε να επιλέγετε το Έξοδος από το menu Αρχεία ή το κουμπί από την κεντρική οθόνη του Value και να απαντάτε καταφατικά στη σχετική ερώτηση. Αν διακόψετε βίαια το πρόγραμμα, είναι πιθανό να προξενηθεί βλάβη στα αρχεία του συστήματος. 20

21 Κεφάλαιο 2 Η αρχική οργάνωση του Value Το κεφάλαιο αυτό είναι το σημαντικότερο του εγχειριδίου, καθώς περιγράφει την αρχική οργάνωση του Value. Αν το πρόγραμμα δε "στηθεί" σωστά, θα ταλαιπωρηθείτε αρκετά στη συνέχεια. Στο πρόγραμμα υπάρχει δοκιμαστική περίοδος με το όνομα ΔΟΚΙΜΗ. Σας συμβουλεύουμε πρώτα να πειραματιστείτε με την περίοδο αυτή και κατόπιν να καταχωρίσετε τα δικά σας πραγματικά στοιχεία και να ξεκινήσετε την κανονική χρήση του Value. Αφού εξοικειωθείτε με όλες τις λειτουργίες του προγράμματος, μπορείτε να διαγράψετε τη δοκιμαστική περίοδο Οι εργασίες που θα πραγματοποιήσετε με το πρόγραμμα Στην παράγραφο αυτή αρχικά θα περιγράψουμε τις εργασίες του Value και θα χρησιμοποιήσουμε τα στοιχεία που βρίσκονται στην περίοδο ΔΟΚΙΜΗ. Σε γενικές γραμμές οι εργασίες που θα κάνετε είναι οι εξής: Καταχωρίσεις καινούριων στοιχείων (όπως η εγγραφή ενός νέου παιδιού κτλ.) και τροποποιήσεις κάποιων που υπάρχουν ήδη στο σύστημα (π.χ. αλλαγή μιας διεύθυνσης). Ενημέρωση σε τακτική βάση των στοιχείων του Value (όπως η πληρωμή διδάκτρων, η καταχώριση απουσιών κτλ). Εκτύπωση καταστάσεων στην οθόνη ή στον εκτυπωτή (όπως οι αλφαβητικές καταστάσεις των μαθητών, το ταμείο κτλ.). Περιοδικές εργασίες όπως η έναρξη νέας περιόδου, τα αντίγραφα ασφαλείας (Backup) του Value, ο έλεγχος της καλής λειτουργίας του συστήματος κτλ Τα πρώτα βήματα Το Value διακρίνεται για την ανοιχτή αρχιτεκτονική και την ευελιξία του. Σας δίνει τη δυνατότητα να οργανώσετε τη διαχείριση του εκπαιδευτηρίου σας με πολλούς τρόπους, ανάλογα με το πλήθος των πληροφοριών που θέλετε να αντλείτε από το πακέτο. Στην παράγραφο αυτή περιγράφουμε τα βήματα για τη σωστή οργάνωση των στοιχείων του Value και τη ροή των εργασιών που θα ακολουθήσετε στη διάρκεια της χρονιάς. 21

22 Η Αρχική Οργάνωση του VALUE Κεφάλαιο 2 ο Στοιχεία Εκπαιδευτηρίου Το πρώτο βήμα στη χρήση του Value είναι να ορίσετε τα στοιχεία του Εκπαιδευτηρίου σας από την επιλογή: Αρχεία Στοιχεία Εκπαιδευτηρίου Γενικά Στοιχεία Στις πέντε καρτέλες που εμφανίζονται καταχωρείτε όλα τα στοιχεία του Εκπαιδευτηρίου. Τα στοιχεία αυτά θα εμφανίζονται στις εκτυπώσεις του Value. Στην πρώτη καρτέλα, με τίτλο Γενικά Στοιχεία, γράφετε τα στοιχεία του Εκπαιδευτηρίου, όπως τον τίτλο του, το διευθυντή σπουδών, τον υπεύθυνο λογιστηρίου κλπ. Στη δεύτερη, με τίτλο Διεύθυνση, γράφετε τη διεύθυνση του Εκπαιδευτηρίου. Στην τρίτη καρτέλα του παραθύρου γράφετε τα Φορολογικά Στοιχεία της επιχείρησής σας. Στην τέταρτη καρτέλα μπορείτε να εισάγετε το λογότυπο του Εκπαιδευτηρίου (με τη χρήση ενός scanner ή αν σας το δώσει ο γραφίστας σας σε ηλεκτρονική μορφή), το οποίο θα μπορεί να εμφανίζεται (αν θέλετε) σε όλες τις εκτυπώσεις του Value. Στην τελευταία καρτέλα περιέχονται σημαντικά στοιχεία που αφορούν το μαθητολόγιο. Από εδώ γίνεται αυστηρός έλεγχος μαθητολογίου και αποδείξεων (δηλαδή θα εμφανίζεται ένα προειδοποιητικό μήνυμα όταν αλλάζετε τον προτεινόμενο από το πρόγραμμα αριθμό μαθητολογίου και απόδειξης) καθώς επίσης ορίζεται και η στρογγυλοποίηση των εκπτώσεων. Επιπλέον δηλώνετε αν θέλετε ο αριθμός απόδειξης να προτείνεται από το Σταθμό και αν τα στοιχεία του μαθητή θα εμφανίζονται στην απόδειξη. Τέλος υπάρχει η δυνατότητα εισαγωγής του ποσοστού παραβόλου των διδάκτρων, καθώς και αυτόματη υπενθύμιση του ημερολογίου. Από την επιλογή: Αρχεία Στοιχεία Εκπαιδευτηρίου Σχολεία Εκπαιδευτηρίου δηλώνετε τα παραρτήματα που ανήκουν στον Εκπαιδευτικό Οργανισμό. 22

23 Κεφάλαιο 2 ο Οι Αρχική Οργάνωση του Value Σας υπενθυμίζουμε ότι μετά το τέλος της εγγραφής των στοιχείων θα πρέπει να κάνετε κλικ στο το κουμπί Αποθήκευση προκειμένου να περαστούν οι καταχωρίσεις στα αρχεία του προγράμματος. Σημειώνουμε ότι δε χρειάζεται να αποθηκεύετε την εγγραφή κάθε φορά που αλλάζετε καρτέλα του ίδιου παραθύρου, αλλά μόνο μια φορά πριν το κλείσετε. Διακανονισμοί Από την επιλογή: Αρχεία Διακανονισμοί Γενικά Στοιχεία Νέα Εγγραφή θα δημιουργήσετε τους τιμοκαταλόγους των υπηρεσιών για κάθε σχολείο. Από τα φίλτρα επιλογής μπορούμε να επιλέξουμε εξαρχής το σχολείο το οποίο θα αφορά ο διακανονισμός. Εκτός από τους διακανονισμούς που θα αφορούν τις υπηρεσίες του σχολείου σας, θα πρέπει να δημιουργήσετε και ένα διακανονισμό με τίτλο ΠΑΡΑΒΟΛΟ, ο οποίος θα αφορά το ποσοστό παραβόλου των διδάκτρων του εκπαιδευτηρίου σας. Προσοχή: Μία τάξη δε μπορεί να έχει περισσότερους από 20 διακανονισμούς Τάξεις Από την επιλογή: Αρχεία Τάξεις Γενικά Στοιχεία Νέα Εγγραφή Θα δημιουργήσετε τις τάξεις που θα λειτουργήσουν στον Εκπαιδευτήριό σας. Μία τάξη μπορεί να καθοριστεί σύμφωνα με τις ηλικίες των παιδιών που θα περιλαμβάνει. Βασικό στοιχείο είναι η επιλογή λογαριασμού για τα έσοδα των διακανονισμών της τάξης, καθώς επίσης και η επιλογή διακανονισμών που αφορούν την κάθε τάξη. Στην τρέχουσα περίοδο πρώτα θα καταχωρίσετε τις τάξεις που θα λειτουργήσουν και έπειτα θα δημιουργήσετε τα τμήματά τους. Τμήματα Ενεργοποιήστε την επιλογή: Αρχεία Τμήματα Γενικά Στοιχεία Σύμφωνα με τα προηγούμενα δώστε Νέα Εγγραφή και γράψτε τον κωδικό και την ονομασία του τμήματος, π.χ. Α1, 1 ο ΤΜΗΜΑ της τάξης Α' Λυκείου. Στη θέση Σχολείο θα επιλέξετε από το Παράθυρο Επιλογής το σχολείο στο οποίο ανήκει το συγκεκριμένο τμήμα και στη θέση Τάξη θα επιλέξετε από το 23

24 Η Αρχική Οργάνωση του VALUE Κεφάλαιο 2 ο Παράθυρο Επιλογής την τάξη που ανήκει το ίδιο πάντα τμήμα (στο παράδειγμα την τάξη Α' Λυκείου). Τα πεδία Τμήμα, Σχολείο και Τάξη είναι υποχρεωτικό να δηλωθούν. Καταχώριση Λεωφορείων Το επόμενο βήμα στην οργάνωση του συστήματος είναι η καταχώριση των λεωφορείων του Εκπαιδευτηρίου. Επιλέξτε την εργασία: Αρχεία Λεωφορεία Γενικά Στοιχεία Νέα Εγγραφή και καταχωρείστε τα στοιχεία των λεωφορείων που χρησιμοποιούνται στο Εκπαιδευτήριό σας. Καταχώριση Δρομολογίων Συνεχίζετε τη διαδικασία εισαγωγής στοιχείων με την καταχώριση των δρομολογίων που θα ακολουθούν τα λεωφορεία. Επιλέξτε την εργασία: Αρχεία Δρομολόγια Γενικά Στοιχεία Από το Φίλτρο επιλογής θα επιλέξετε εάν το Δρομολόγιο αφορά άφιξη ή αναχώρηση και στη συνέχεια θα επιλέξετε Νέα Εγγραφή με σκοπό να καταχωρίσετε τα στοιχεία των δρομολογίων. Προσοχή: είναι απαραίτητο να έχουν καταχωρηθεί τα λεωφορεία για να μπορέσετε να δημιουργήσετε δρομολόγια. Μαθητές Το τελευταίο βήμα στην αρχική οργάνωση του Value είναι η καταχώριση των μαθητών. Εδώ τα πράγματα είναι απλά, μολονότι η καρτέλα του παιδιού εκτείνεται σε 5 οθόνες και περιλαμβάνει πολλά στοιχεία. Ξεκινάτε από την εργασία: Αρχεία Μαθητές Γενικά Στοιχεία Στο Φίλτρο Επιλογής κάνετε κλικ στο κουμπί Συνέχεια. Στην οθόνη που εμφανίζεται επιλέξτε Νέα Εγγραφή για να αρχίσετε την πληκτρολόγηση των στοιχείων. Μπορείτε και εδώ, προκειμένου να επιταχύνετε τη διαδικασία, να πληκτρολογήσετε μόνο τα απαραίτητα στοιχεία των μαθητών (Επώνυμο, Τάξη, Τμήμα και Οικονομικά Στοιχεία) και να συμπληρώσετε αργότερα τα υπόλοιπα στοιχεία της καρτέλας τους. 24

25 Κεφάλαιο 2 ο Οι Αρχική Οργάνωση του Value 2.3. Η χρήση του Value κατά τη διάρκεια της χρονιάς Μετά από τα βήματα που περιγράψαμε στις προηγούμενες σελίδες αρχίζουν οι καθημερινές εργασίες του Value, π.χ. η πληρωμή των διδάκτρων, η εκτύπωση καταστάσεων μαθητών ανά δρομολόγιο και ώρα παραλαβής κτλ. Πληρωμή Διδάκτρων Έχοντας επιλέξει ένα παιδί πηγαίνετε στην επιλογή Αρχεία Μαθητές Πληρωμή Διδάκτρων και αμέσως καταχωρούνται οι πληρωμές των διδάκτρων των παιδιών. Στο παράθυρο αυτό εμφανίζονται η πληρωμή τρέχουσας δόσης, η καρτέλα με τα συμφωνηθέντα δίδακτρα, καθώς και η καρτέλα με τα πληρωθέντα δίδακτρα. Με το πάτημα ενός πλήκτρου έχετε τη δυνατότητα να καταχωρίσετε μέσα στο πρόγραμμα την πληρωμή των διδάκτρων ή και να εκτυπώσετε απόδειξη που θα ανταποκρίνεται σε αυτή την πληρωμή. Οι εκτυπώσεις του Value Οποιαδήποτε χρονική στιγμή επιθυμείτε μπορείτε να έχετε διάφορες καταστάσεις και πληροφορίες από τη δεύτερη κύρια επιλογή Εκτυπώσεις, η οποία ουσιαστικά αξιοποιεί το Value, αφού μετατρέπει τα δεδομένα που εισάγετε σε πληροφορίες. Οι εργασίες αυτής της ομάδας περιλαμβάνουν από τις απλές καταστάσεις των παιδιών, τις καταστάσεις των τάξεων και των τμημάτων μέχρι και τις καταστάσεις του ταμείου του εκπαιδευτηρίου σας. Τα αντίγραφα ασφαλείας (BackUp) Τέλος, απαραίτητη καθημερινή διαδικασία αποτελεί η δημιουργία των αντιγράφων ασφαλείας των στοιχείων που εισάγετε στο πρόγραμμα (λειτουργία Backup). Θεωρούμε ότι είναι η σημαντικότερη λειτουργία του Value, μολονότι οι χρήστες των μηχανογραφικών συστημάτων συχνά υποβαθμίζουν τη σημασία της και την αμελούν. Σε επόμενο κεφάλαιο υπάρχει εκτενής αναφορά στο Backup, την οποία πρέπει να διαβάσετε προσεκτικά. Τεχνικές λεπτομέρειες για την εντολή Backup θα βρείτε επίσης σε οποιοδήποτε εγχειρίδιο για τα Windows. 25

26

27 Κεφάλαιο 3 Οι επιλογές των Αρχείων Στο κεφάλαιο αυτό περιγράφονται οι λειτουργίες του Value μία προς μία. Θα αποτελέσει τον αναλυτικό σας οδηγό μέχρι να κατανοήσετε πλήρως ολόκληρο το πρόγραμμα. Η περιγραφή των λειτουργιών του προγράμματος στο κεφάλαιο αυτό γίνεται με τη σειρά που εμφανίζονται στο menu του Value και όχι με τη χρονική σειρά που θα τις χρησιμοποιήσετε. Αυτός είναι ο ευκολότερος τρόπος για να εντοπίζετε αμέσως την επεξήγηση της επιλογής που σας ενδιαφέρει Αρχεία - Μαθητές Γενικά Στοιχεία Μόλις ενεργοποιήσετε την επιλογή Αρχεία Μαθητές Γενικά Στοιχεία εμφανίζονται τα Φίλτρα Επιλογής. 27

28 Οι Επιλογές των Αρχείων Κεφάλαιο 3 ο Σας συμβουλεύουμε να μην αλλάξετε τις προτεινόμενες τιμές των φίλτρων επιλογής όταν εισάγετε νέους μαθητές, αλλά να κάνετε κατευθείαν κλικ στο κουμπί Συνέχεια. Ο χειρισμός των φίλτρων επιλογής έχει ως εξής: Φίλτρα Επιλογής Σχολείο Από αυτό το φίλτρο μπορείτε να επιλέξετε το παράρτημα στο οποίο θα εισάγετε τα στοιχεία των παιδιών. Ταξινόμηση Μπορείτε να εμφανίσετε τους μαθητές ταξινομημένους είτε Αλφαβητικά είτε ανά Τάξη είτε ανά Τμήμα είτε, τέλος, ανά Μαθητολόγιο. Αν επιλέξετε ταξινόμηση Ανά Τάξη, έχετε τη δυνατότητα να εμφανίσετε τους μαθητές ορισμένων μόνο τάξεων, κάνοντας κλικ στο κουμπί Τάξεις και επιλέγοντας αυτές που θέλετε. Αν επιλέξετε ταξινόμηση Ανά Τμήμα, μπορείτε να εμφανίσετε τους μαθητές ορισμένων μόνο τμημάτων. Αυτό γίνεται κάνοντας κλικ στο κουμπί Τμήματα και επιλέγοντας τα τμήματα που θέλετε. Σε περίπτωση που θέλετε όλα τα τμήματα μιας μόνο τάξης, κάντε κλικ στο κουμπί Τάξεις και επιλέξτε την τάξη που θέλετε. Αν επιλέξετε ταξινόμηση Ανά Μαθητολόγιο, έχετε τη δυνατότητα να εμφανίσετε τους μαθητές με αύξουσα σειρά μαθητολογίου. Μαθητές Με Διακοπή Μπορείτε να εμφανίσετε μόνο τους μαθητές που έχουν διακόψει τη φοίτηση (Ναι) ή μόνο αυτούς που δεν έχουν διακόψει τη φοίτηση (Όχι) ή, το συνηθέστερο, όλους τους μαθητές (Όλοι οι μαθητές). Αφού τελειώσετε με τα στοιχεία του Φίλτρου Επιλογής κάντε κλικ στο κουμπί Συνέχεια και αμέσως εμφανίζεται η κυρίως οθόνη με τους μαθητές. Για να εισάγετε ένα νέο μαθητή κάντε κλικ στο κουμπί Νέα Εγγραφή. Για να διορθώσετε τα στοιχεία ενός μαθητή φωτίστε το όνομά του και κάντε κλικ στο κουμπί Διόρθωση. Τέλος, για να διαγράψετε κάποιο μαθητή επιλέξτε τον (δηλαδή φωτίστε τον) και κάντε κλικ στο κουμπί Διαγραφή. Η οθόνη των στοιχείων του μαθητή εκτείνεται σε πέντε καρτέλες: Αναλυτικά, στην πρώτη καρτέλα που εμφανίζεται συμπληρώνετε τα Ατομικά Στοιχεία του μαθητή, όπως το επώνυμο, το όνομα, τα στοιχεία του κηδεμόνα, τη διεύθυνση, τα τηλέφωνα, την τάξη και το τμήμα όπου θα γράψετε το μαθητή, τις ημερομηνίες εγγραφής και διακοπής (σε περίπτωση που σταματήσει να φοιτά ο μαθητής), καθώς επίσης και τις βάρδιες άφιξης και αναχώρησης. Στη δεύτερη καρτέλα, με τίτλο Οικονομικά Στοιχεία, επιλέγετε τους διακανονισμούς που αφορούν τη συμφωνία σας με το παιδί. Σε κάθε δόση έχετε τη δυνατότητα να ορίσετε διαφορετικό ποσό από αυτό που ορίζει ο διακανονισμός της τάξης. Έχοντας ολοκληρώσει τις δόσεις, μπορείτε να δηλώσετε την έκπτωση που θα γίνει στο μαθητή (είτε ποσοστιαία είτε δραχμική είτε ανά δόση), καθώς και την αιτιολογία της. Μπορείτε επίσης να ορίσετε έκπτωση αλλάζοντας το ποσό κάποιας δόσης από το πεδίο Δόσεις Διακανονισμού. Προσοχή: Εάν ακολουθήσετε τον τελευταίο τρόπο ορισμού ΠΡΟΣΟΧΗ: Η διαγραφή του μαθητή είναι μόνιμη. Αν μαρκάρετε ένα μαθητή και κάντε κλικ στο κουμπί Διαγραφή, αμέσως χάνονται όλα τα στοιχεία του (και συνεπώς όλοι οι βαθμοί του). Τα πεδία Όνομα, Τόπος Γέννησης, Σχολείο Φοίτησης και αρκετά ακόμη πεδία έχουν προεπιλεγμένες τιμές για να μη χάνετε χρόνο με την πληκτρολόγησή τους. Η εισαγωγή τους γίνεται από την επιλογή: ΑΡΧΕΙΑ, ΑΛΛΕΣ ΛΕΙΤΟΥΡΓΙΕΣ. 28

29 Κεφάλαιο 3 ο Οι Επιλογές των Αρχείων έκπτωσης δε μπορείτε να ορίσετε και επιπλέον εκπτώσεις (είτε ποσοστιαίες είτε δραχμικές είτε ανά δόση). Σε αυτό το σημείο θα πρέπει να τονίσουμε ότι η έκπτωση γίνεται σε διακανονισμούς που έχουμε δηλώσει ότι δέχονται έκπτωση. Κάνοντας κλικ στο κουμπί Επαναφορά Αρχικού Διακανονισμού έχετε τη δυνατότητα να δείτε το Συνολικό Διακανονισμό του μαθητή σε δραχμές και Ευρώ. Μπορείτε επίσης να δείτε συγκεντρωτικά ή αναλυτικά τις δόσεις κάνοντας κλικ στο αντίστοιχο κουμπί. Το ποσό των διδάκτρων υπολογίζεται αυτόματα από το πρόγραμμα και εμφανίζεται στο πεδίο με τίτλο Τελικό Σύνολο. Τέλος, θα πρέπει να επισημάνουμε ότι δε μπορείτε να διαγράψετε κάποιο διακανονισμό από ένα παιδί εάν έχει πληρωθεί έστω και μια δόση του διακανονισμού αυτού. Στην τρίτη καρτέλα, με τίτλο Στοιχεία Κηδεμόνα, συμπληρώνετε το φύλο του μαθητή, την ημερομηνία γέννησης, τα οικογενειακά στοιχεία του, το επάγγελμα του πατέρα και της μητέρας και ποιος είναι ο κηδεμόνας του μαθητή. Παρατηρήστε ότι τα στοιχεία του κηδεμόνα συμπληρώνονται αυτόματα (εκτός φυσικά από την περίπτωση που κηδεμόνας δεν είναι ο πατέρας). Επίσης δηλώνετε τα φορολογικά στοιχεία του κηδεμόνα. Στη συνέχεια στην καρτέλα Ελεύθερα Πεδία βλέπετε τα ελεύθερα πεδία του μαθητή για να τα χρησιμοποιήσετε όπως θέλετε. Μπορείτε επίσης να εισάγετε φωτογραφία του μαθητή. Αυτό γίνεται με τη βοήθεια Scanner μέσα από κάποιο πρόγραμμα επεξεργασίας εικόνας, όπως είναι για παράδειγμα το PhotoShop. Αφού κρατήσουμε τη φωτογραφία του παιδιού σε μια μορφή αρχείου, τότε κάνοντας κλικ στο κουμπί Εισαγωγή Φωτογραφίας εμφανίζεται ένα παράθυρο από το οποίο θα επιλέξετε το αρχείο της φωτογραφίας και θα κάνετε κλικ στο κουμπί Άνοιγμα. Επιπλέον μπορείτε να εισάγετε σημειώσεις απαραίτητες για το μαθητή. Το διπλανό πίνακα με τα ελεύθερα πεδία μπορείτε να τον αξιοποιήσετε όπως θέλετε. Λόγου χάρη μπορείτε να δεσμεύσετε κάποια πεδία προκειμένου να καταγράψετε τις ιδιαιτερότητες του παιδιού ως προς το φαγητό ή κάποιες ευαισθησίες και κάποιες αλλεργίες που ίσως έχει. Τέλος, υπάρχει η καρτέλα με τίτλο Κλίσεις Ονομάτων, η οποία συμπληρώνεται αυτόματα όταν έχετε συμπληρώσει τα στοιχεία των παιδιών και δείχνει τη Γενική και την Κλητική πτώση των ονομάτων, όπως θα εμφανίζονται στις εκτυπώσεις. Καλό είναι να κάνετε έναν έλεγχο έτσι ώστε, 29

30 Οι Επιλογές των Αρχείων Κεφάλαιο 3 ο αν διαπιστώσετε ότι κάποια κατάληξη των ονομάτων αυτών δεν είναι σωστή, να τη διορθώσετε. Αφού συμπληρώσετε τα στοιχεία όλων των καρτέλων, καταχωρείτε το μαθητή με το κουμπί Αποθήκευση. Ακολουθείτε τα ίδια βήματα και για τους υπόλοιπους μαθητές. Ολοκληρώνοντας την εισαγωγή των μαθητών, είστε έτοιμοι να ξεκινήσετε τις καθημερινές λειτουργίες του προγράμματος που σχετίζονται με τους μαθητές Πληρωμή Διδάκτρων Η επιλογή αυτή είναι ενεργοποιημένη μόνο όταν είναι ανοιχτό το παράθυρο Γενικά Στοιχεία Μαθητών. Αρχεία Μαθητές Πληρωμή Διδάκτρων Από την επιλογή αυτή ανοίγει το παράθυρο με τα οικονομικά στοιχεία που αφορούν το μαθητή. Το παράθυρο αυτό αποτελείται από δύο καρτέλες. Αναλυτικά η πρώτη καρτέλα, με τίτλο Πληρωθέντα Δίδακτρα, δείχνει τα δίδακτρα που ήδη σας έχει καταβάλει ο μαθητής, την ημερομηνία πληρωμής τους, καθώς και τον αριθμό και τη σειρά της αντίστοιχης απόδειξης που δόθηκε. Η δεύτερη μπορεί να θεωρηθεί ως η σημαντικότερη καρτέλα. Από εδώ μπορείτε με το πάτημα ενός πλήκτρου να καταχωρίσετε το ποσό των διδάκτρων. Αρχικά αναφέρετε την ημερομηνία είσπραξης και το παραστατικό που της αντιστοιχεί. Στη συνέχεια βλέπετε το ποσό που πρέπει να εισπράξετε, εφόσον πληκτρολογήσετε το ποσό τρέχουσας καταβολής στον πίνακα που εμφανίζεται. Αφού ορίσετε τον τύπο της απόδειξης, δεν έχετε παρά να κάνετε κλικ στο κουμπί Αποθήκευση για να καταχωρίσετε την απόδειξη του μαθητή ή στο κουμπί Εκτύπωση, αν θέλετε να εκτυπώσετε απόδειξη. Σημείωση: Για να εμφανιστεί το κουμπί Εκτύπωση θα πρέπει να έχετε δηλώσει ότι εκτυπώνετε αποδείξεις από το σταθμό με τον οποίο έχετε μπει στο πρόγραμμα. Αυτό γίνεται από την επιλογή: Αρχεία Σταθμοί Εργασίας φωτίζοντας το σταθμό που θέλετε και κάνοντας κλικ στο κουμπί Διόρθωση, βάζετε ΝΑΙ στο πεδίο Τυπώνει ο Σταθμός Αποδείξεις, ενώ στο επόμενο πεδίο δηλώνετε τον εκτυπωτή που χρησιμοποιείτε. 30

31 Κεφάλαιο 3 ο Οι Επιλογές των Αρχείων Προσωπικές Παρατηρήσεις Και αυτή η επιλογή είναι ενεργοποιημένη μόνο όταν είναι ανοιχτό το παράθυρο Γενικά Στοιχεία Μαθητών. Από την επιλογή αυτή, στο παράθυρο που εμφανίζεται, σημειώνετε τις όποιες παρατηρήσεις σας για το συγκεκριμένο μαθητή. Οι παρατηρήσεις αυτές αναφέρονται σε όλες τις σχολικές χρονιές που φοιτά ο μαθητής στο εκπαιδευτήριό σας. Η διαφορά αυτού του παραθύρου από το προηγούμενο είναι ότι οι παρατηρήσεις είναι τελείως προσωπικές Αυτόματη Επανεγγραφή Μαθητών Με την επιλογή αυτή μπορείτε να επανεγγράψετε αυτόματα όλους τους ενεργούς μαθητές από μια προηγούμενη περίοδο στην τρέχουσα. Πριν επανεγγράψετε τους μαθητές θα πρέπει να έχετε ορίσει Τάξεις στην τρέχουσα περίοδο. Στο παράθυρο που εμφανίζεται αρχικά επιλέγετε τη χρονική περίοδο από την οποία θα επανεγγραφούν οι μαθητές και στη συνέχεια εμφανίζονται οι τάξεις της περσινής περιόδου για να ορίσετε την αντίστοιχη τάξη της φετινής. Κάνοντας κλικ στο κουμπί Επανεγγραφή οι μαθητές που επιλέξατε επανεγγράφονται αυτόματα από το πρόγραμμα. 3.2 Αρχεία - Διακανονισμοί Γενικά Στοιχεία Μόλις ενεργοποιήσετε την επιλογή Αρχεία Διακανονισμοί εμφανίζονται τα Φίλτρα Επιλογής. Από εκεί δηλώνετε το σχολείο (Εκπαιδευτήριο ) για το οποίο θα ορίσετε το διακανονισμό. Λέγοντας διακανονισμό εννοούμε τον τιμοκατάλογο των υπηρεσιών που παρέχονται στους μαθητές. Ο κάθε διακανονισμός μπορεί να αναφέρεται σε περισσότερες από μία τάξης. (π.χ. ένας διακανονισμός που αφορά τα λεωφορεία, δηλαδή το ποσό που απαιτείται για τη μεταφορά του μαθητή με λεωφορείο, μπορεί να χρησιμοποιείται στην τάξη Α' Λυκείου αλλά και στην τάξη Β' Λυκείου). Προσοχή: Οι δόσεις των διακανονισμών που θα δημιουργήσετε δε θα πρέπει να ξεπερνάνε στο σύνολό τους τις 12, ενώ οι ημερομηνίες των δόσεων θα πρέπει να είναι ίδιες σε όλους τους διακανονισμούς. Αφού επιλέξετε το σχολείο του Φίλτρου Επιλογής κάντε κλικ στο κουμπί Συνέχεια και αμέσως εμφανίζεται η καρτέλα των Διακανονισμών. Για να εισάγετε ένα νέο διακανονισμό, κάντε κλικ στο κουμπί Νέα Εγγραφή. Για να διορθώσετε τα στοιχεία ενός διακανονισμού, κάντε κλικ στο κουμπί Διόρθωση. Για να διαγράψετε κάποιο διακανονισμό, επιλέξτε τον και κάντε κλικ στο κουμπί Διαγραφή. Τέλος για να κάνετε επανεγγραφή σε ένα διακανονισμό, κάντε κλικ στο κουμπί Επανεγγραφή. Στην καρτέλα αυτή καταχωρείτε το όνομα του Διακανονισμού, επιλέγετε το Σχολείο και γράφετε τις Δόσεις και τα ποσά που αντιστοιχούν σε αυτές. Δηλώνετε την ημερομηνία λήξης της δόσης στην πρώτη στήλη, ενώ αυτόματα στη δεύτερη στήλη εμφανίζεται ο μήνας και έπειτα στην τρίτη στήλη πληκτρολογείτε το ποσό της δόσης. Στο πεδίο Σύνολο βλέπετε το αθροιστικό ποσό των δόσεων σε δραχμές και σε Ευρώ. Τέλος, κάνοντας κλικ στο κουμπί Αποθήκευση βλέπετε καταχωρημένο το Διακανονισμό σας. 31

32 Οι Επιλογές των Αρχείων Κεφάλαιο 3 ο Αυτόματη Επανεγγραφή Διακανονισμών Με την επιλογή αυτή μπορείτε να επανεγγράψετε αυτόματα τους διακανονισμούς από κάποιο προηγούμενο σχολικό έτος. Στην καρτέλα που εμφανίζεται επιλέγουμε το σχολικό έτος στο οποίο θέλουμε να κάνουμε επανεγγραφή, καθώς επίσης και από πού θα πάρουμε τις τάξεις και πού θα τις επανεγγράψουμε. Στο πεδίο Σχολικό έτος Επανεγγραφής υπάρχουν όλες οι περίοδοι που έχετε δημιουργήσει (πλην της τρέχουσας). Τελειώνοντας κάνουμε κλικ στο κουμπί Επανεγγραφή και απαντάμε καταφατικά στην ερώτηση που εμφανίζεται στην οθόνη μας Αρχεία - Τάξεις Γενικά Στοιχεία Από την επιλογή αυτή γίνεται η διαχείριση των τάξεων της τρέχουσας περιόδου. Όπως αναφέραμε και στο δεύτερο κεφάλαιο, το Value σας δίνει τη δυνατότητα να επανεγγράψετε τις τάξεις χωρίς να χρειαστεί να τις πληκτρολογήσετε. Αν θελήσετε να καταχωρίσετε μια καινούρια τάξη, επιλέξτε Νέα Εγγραφή. Στην καρτέλα που εμφανίζεται, με τίτλο Γενικά Στοιχεία, πληκτρολογείτε τον κωδικό της τάξης π.χ Α' Λυκείου για την πρώτη τάξη του λυκείου. Στο δεύτερο πεδίο Περιγραφή δηλώνετε την αναλυτική ονομασία της τάξης, π.χ. Α' Λυκείου. Το τρίτο πεδίο θα συμπληρωθεί με το σχολείο, δηλαδή το Εκπαιδευτήριο στο οποίο θα ανήκει η τάξη. Λογαριασμός Ταμείου είναι ο λογαριασμός που αφορά την τάξη και τους μαθητές που ανήκουν σε αυτή. Με το πλήκτρο Εισαγωγή Νέου Λογαριασμού μπορείτε να εισάγετε ένα δικό σας λογαριασμό για την τάξη. Στο παράθυρο που εμφανίζεται απλά πληκτρολογείτε τον κωδικό του, τη συντομογραφία του και φυσικά την περιγραφή του. Επόμενη ενέργεια που πρέπει να κάνετε είναι να ορίσετε το διακανονισμό ή τους διακανονισμούς που θέλετε να ισχύουν στην κάθε τάξη. Αυτό γίνεται τσεκάροντας με [ ] μέσα στα τετραγωνάκια δίπλα στους διακανονισμούς (αν θέλετε για οποιοδήποτε λόγο να κάνετε έκπτωση σε ένα συγκεκριμένο μαθητή, θα πρέπει να το δηλώσετε στην καρτέλα Οικονομικά Στοιχεία του μαθητή και όχι εδώ). 32

33 Κεφάλαιο 3 ο Οι Επιλογές των Αρχείων Αυτόματη Επανεγγραφή Τάξεων Μπορείτε να επανεγγράψετε αυτόματα τις τάξεις από κάποιο προηγούμενο σχολικό έτος. Στην καρτέλα που εμφανίζεται επιλέγουμε το σχολικό έτος στο οποίο θέλουμε να κάνουμε επανεγγραφή, καθώς επίσης και το σχολικό έτος απ' όπου θα πάρουμε τις τάξεις που θα επανεγγράψουμε. Στο πεδίο Σχολικό έτος Επανεγγραφής υπάρχουν όλες οι περίοδοι που έχετε δημιουργήσει (πλην της τρέχουσας). Τελειώνοντας κάνουμε κλικ στο κουμπί Επανεγγραφή και απαντάμε καταφατικά στην ερώτηση που εμφανίζεται στην οθόνη μας Αρχεία - Τμήματα Γενικά Στοιχεία Ο ορισμός των τμημάτων είναι προαιρετικός για την οργάνωση του Value. Έχοντας έτοιμες τις τάξεις, μπορείτε να δηλώσετε τα τμήματά τους από την επιλογή: Αρχεία Τμήματα Γενικά Στοιχεία Νέα Εγγραφή Στην καρτέλα που εμφανίζεται πρέπει να δηλώσετε το όνομα του τμήματος, το σχολείο και την τάξη στην οποία ανήκει. Το πεδίο Περιγραφή είναι προαιρετικό Αυτόματη Επανεγγραφή Τμημάτων Μπορείτε να επανεγγράψετε αυτόματα τα τμήματα από κάποιο προηγούμενο σχολικό έτος. Στο παράθυρο που εμφανίζεται επιλέξτε εκείνο που θέλετε από τη λίστα που ακολουθεί. Στη λίστα αυτή υπάρχουν όλα τα σχολικά έτη που έχετε δημιουργήσει (προγενέστερες χρονιές). Η επιλογή αυτή θα σας φανεί χρήσιμη μόνο όταν τα τμήματα της φετινής περιόδου είναι ταυτόσημα με τα τμήματα κάποιας προηγούμενης, οπότε θα κερδίσετε το χρόνο της πληκτρολόγησής τους Αρχεία - Λογαριασμοί Από την επιλογή αυτή θα χειριστείτε τους λογαριασμούς μέσω των οποίων θα παρακολουθείτε τα έσοδα και τα έξοδα του εκπαιδευτηρίου. Λογαριασμός για το Value είναι μια κατηγορία οικονομικών δοσοληψιών, λόγου χάρη τα έσοδα από τα δίδακτρα, τα έξοδα για τη θέρμανση, τα έξοδα για τον καθαρισμό του εκπαιδευτηρίου κτλ. Για να καταχωρίσετε έναν καινούριο 33

34 Οι Επιλογές των Αρχείων Κεφάλαιο 3 ο λογαριασμό επιλέξτε Νέα Εγγραφή. Στο παράθυρο που εμφανίζεται τα πεδία που πρέπει να συμπληρώσετε είναι τα εξής: Λογαριασμός: Αποτελείται από επτά νούμερα, από τα οποία τα δύο πρώτα εκφράζουν τη γενική κατηγορία της οικονομικής κίνησης (π.χ. λογαριασμός που αφορά Τάξης), ενώ το τρίτο την υποκατηγορία μέσα στην αντίστοιχη κατηγορία (π.χ. Δίδακτρα Τάξης κλπ). Συντομογραφία: Κάνετε μια περιγραφή για το λογαριασμό. Περιγραφή: Δίνετε την αναλυτική περιγραφή του λογαριασμού που καταχωρείτε. Είδος Λογαριασμού: Επιλέγετε τον τύπο του λογαριασμού, δηλ. Έσοδα για τους λογαριασμούς Εσόδων και Έξοδα για αυτούς των Εξόδων. Ημ/νία Εισαγωγής: Γράφετε την ημερομηνία της εισαγωγής του λογαριασμού στο σύστημα. Στη δεύτερη καρτέλα μπορείτε να καταχωρίσετε τα στοιχεία του προμηθευτή που αφορούν το λογαριασμό αυτό, όπως την Επωνυμία του, τον Αριθμό Φορολογικού Μητρώου, τη Διεύθυνση, τα Τηλέφωνά του κτλ. Από το πλήκτρο Κινήσεις μπορείτε να δείτε τις εγγραφές που αφορούν το λογαριασμό αυτό Αρχεία - Ταμείο Είναι η επιλογή από την οποία ενημερώνετε τις κινήσεις του Ταμείου με τα έσοδα και τα έξοδα του Εκπαιδευτηρίου. Επειδή το Value χρησιμοποιεί ένα έξω-λογιστικό σύστημα παρακολούθησης των λογαριασμών, σας δίνει τη δυνατότητα να προσθέσετε ταμειακές εγγραφές σε όποια ημερομηνία θέλετε. Το σύστημα υπολογίζει πάντοτε αυτόματα τα νέα υπόλοιπα. Στο παράθυρο που εμφανίζεται δηλώστε τη χρονική περίοδο (Ημερ/νία Από Ημερ/νία Έως). Κάνοντας κλικ στο κουμπί Συνέχεια εμφανίζονται οι κινήσεις του ταμείου για την περίοδο που ζητήσατε. Στην πρώτη στήλη βλέπετε την ημερομηνία που καταχωρήθηκε ο λογαριασμός, στη δεύτερη υπάρχει ο κωδικός του, στη στήλη με τίτλο Αιτιολογία αναφέρεται η αναλυτική περιγραφή της κίνησης και στις τελευταίες στήλες το παραστατικό που κατατέθηκε για το συγκεκριμένο λογαριασμό, καθώς και το ποσό της συγκεκριμένης εγγραφής. Για να καταχωρίσετε μια καινούρια εγγραφή στο ταμείο επιλέξτε Νέα Εγγραφή. Στο παράθυρο που εμφανίζεται πληκτρολογήστε την ημερομηνία εισαγωγής του λογαριασμού. Στο δεύτερο πεδίο αφού επιλέξετε τον κωδικό της κίνησης από τη λίστα που εμφανίζεται, δώστε την αιτιολογία και στο τελευταίο πεδίο γράψτε το ποσό που αναλογεί στην πράξη συμπληρώνοντας και το ΦΠΑ που αντιστοιχεί στο λογαριασμό. Κάντε κλικ στο κουμπί Αποθήκευση για να ενημερωθεί το ταμείο. Μπορείτε να διορθώσετε ή να διαγράψετε μια εγγραφή κάνοντας κλικ στα αντίστοιχα κουμπιά που βρίσκονται στο κάτω μέρος της οθόνης. Κάνοντας κλικ στο κουμπί Σύνολα βλέπετε το προηγούμενο υπόλοιπο του ταμείου, το πλήθος εγγραφών, το συνολικό ποσό των εσόδων και των εξόδων και, τέλος, το νέο υπόλοιπο που πρέπει να έχετε στο ταμείο σας. Από το πλήκτρο Κινήσεις μπορείτε να δείτε τις εγγραφές που αφορούν το λογαριασμό που έχετε μαρκάρει. 34

35 Κεφάλαιο 3 ο Οι Επιλογές των Αρχείων 3.7. Αρχεία - Λεωφορεία Γενικά Στοιχεία Μπορείτε να καταχωρίσετε τα λεωφορεία που ανήκουν στο εκπαιδευτήριο και τα οποία θα εκτελέσουν τα ανάλογα δρομολόγια με σκοπό να εξυπηρετήσουν τα παιδιά. Από την επιλογή Αρχεία Λεωφορεία Γενικά Στοιχεία Νέα Εγγραφή εμφανίζεται η καρτέλα στην οποία καλείστε να συμπληρώσετε έναν κωδικό για το λεωφορείο, να δώσετε μια περιγραφή, τον αριθμό κυκλοφορίας, τον αριθμό θέσεων και τα χιλιόμετρα που θέλετε να διανύει ημερησίως. Προσοχή: είναι απαραίτητο να συμπληρωθούν τα στοιχεία λεωφορείων για να δημιουργηθούν στη συνέχεια τα δρομολόγια Αρχεία - Δρομολόγια Γενικά Στοιχεία Είναι η επιλογή με την οποία δημιουργείτε τα δρομολόγια των λεωφορείων του εκπαιδευτηρίου. Από την επιλογή Αρχεία Δρομολόγια Γενικά Στοιχεία εμφανίζεται μια καρτέλα με φίλτρα επιλογής, απ' όπου επιλέγετε εάν η βάρδια αφορά άφιξη ή αναχώρηση και κάντε κλικ στο κουμπί Συνέχεια. Στην οθόνη που εμφανίζεται επιλέγετε το κουμπί Νέα εγγραφή με σκοπό να δημιουργήσετε τα δρομολόγια. Υπάρχουν δύο τρόποι για να τα καταχωρίσετε. Στην πρώτη περίπτωση επιλέγετε το λεωφορείο που θα εκτελεί το δρομολόγιο, δίνετε κάποιον κωδικό και κατόπιν είτε δηλώνετε τις περιοχές και τις υποπεριοχές από τις οποίες θα περνάει το λεωφορείο είτε δηλώνετε τις στάσεις. Αν διαλέξετε τη δεύτερη περίπτωση, στα πεδία περιοχές και υποπεριοχές θα πρέπει να έχετε επιλέξει από το μενού **********, ενώ στην τρίτη σελίδα Στάσεις Δρομολογίου θα πληκτρολογήσετε τα ονόματα των στάσεων. Προαιρετικά στα πεδία Οδηγός, Α' Συνοδός και Β' Συνοδός συμπληρώνετε τα ονοματεπώνυμά τους. 35

36 Οι Επιλογές των Αρχείων Κεφάλαιο 3 ο Δρομολόγια Μαθητών Με αυτή την επιλογή βλέπετε συγκεντρωτικά τις βάρδιες, τις αφίξεις και τις αναχωρήσεις των δρομολογίων των μαθητών είτε αλφαβητικά είτε ανά τάξη ή ανά τμήμα. Παράλληλα έχετε τη δυνατότητα να κάνετε όποιες αλλαγές θέλετε στα στοιχεία Αρχεία - Σχολικά Έτη Γενικά Στοιχεία Το Σχολικό Έτος αναφέρεται στη σχολική χρονιά που θα δουλέψετε. Με βάση αυτό θα οργανώσετε το Value. Η έννοια του σχολικού έτους είναι ιδιαίτερα σημαντική και ουσιαστικά ταυτίζεται με τη σχολική χρονιά. Για να δημιουργήσετε το δικό σας σχολικό έτος δεν έχετε παρά να ακολουθήσετε τα παρακάτω βήματα. Επιλέξτε Αρχεία Σχολικά Έτη. Κάντε κλικ στο κουμπί Νέα Εγγραφή. Στο διάλογο που εμφανίζεται και συγκεκριμένα στη θέση Σχολικό Έτος γράψτε τον κωδικό του σχολικού έτους π.χ Στην ονομασία πληκτρολογήστε την περιγραφή του. Στα πεδία που αναφέρονται στη Σχολική Χρονιά πληκτρολογήστε την επίσημη ακαδημαϊκή χρονιά π.χ Καταχωρείστε την εγγραφή κάνοντας κλικ στο κουμπί Αποθήκευση. Αλλάξτε το Σχολικό έτος από το κουμπί του κυρίως μενού και επιλέξτε αυτό που μόλις καταχωρίσατε. Βεβαιωθείτε ότι στο κάτω μέρος της οθόνης και συγκεκριμένα στη γραμμή κατάστασης (Status Bar) αναγράφεται στο Σχολικό Έτος το καινούριο (01-02). Είστε πλέον έτοιμοι να ξεκινήσετε την καταχώριση των στοιχείων που αφορούν το τρέχον σχολικό έτος Αλλαγή Σχολικού Έτους Οποιαδήποτε χρονική στιγμή θελήσετε να μεταφερθείτε σε άλλο σχολικό έτος, δεν είναι ανάγκη να βγείτε από το πρόγραμμα. Με την επιλογή Αρχεία Σχολικά Έτη Αλλαγή Σχολικού Έτους εμφανίζεται ο κατάλογος των ενεργών σχολικών ετών και επιλέγετε το σχολικό έτος που θέλετε. Στο παράθυρο αυτό ευνόητο είναι πως δεν εμφανίζεται το τρέχον σχολικό έτος Αρχεία - Στοιχεία Εκπαιδευτηρίου Γενικά Στοιχεία Από τα πρώτα πράγματα που θα πρέπει να δηλώσετε στο Value είναι τα στοιχεία του εκπαιδευτηρίου σας από την επιλογή: Αρχεία Στοιχεία Εκπαιδευτηρίου Στις τέσσερις πρώτες καρτέλες που εμφανίζονται καταχωρείτε όλα τα 36

37 Κεφάλαιο 3 ο Οι Επιλογές των Αρχείων στοιχεία του εκπαιδευτηρίου, έτσι όπως θέλετε να εμφανίζονται στις εκτυπώσεις του Value. Στην πρώτη καρτέλα γράφετε τα γενικά στοιχεία του Εκπαιδευτηρίου, για παράδειγμα τον τίτλο του Εκπαιδευτηρίου με το διαφημιστικό τίτλο του, το όνομα του Διευθυντή και του Λογιστή κλπ. Στις επόμενες καρτέλες γράφετε τη διεύθυνση του Εκπαιδευτηρίου, τα φορολογικά σας στοιχεία και μπορείτε στην τελευταία καρτέλα να εισάγετε το λογότυπο του Εκπαιδευτηρίου. Αυτό γίνεται με τη βοήθεια κάποιου Scanner και κάποιου προγράμματος επεξεργασίας εικόνας, έτσι ώστε να πάρετε ένα αρχείο εικόνας που θα έχει κατάληξη π.χ.jpg. Στην πέμπτη καρτέλα ορίζετε τις παραμέτρους του συστήματος, όπου περιέχονται σημαντικά στοιχεία που αφορούν το μαθητολόγιο του εκπαιδευτηρίου σας. Από εδώ ορίζετε αν θα γίνεται αυστηρός έλεγχος μαθητολογίου και αποδείξεων (αν δηλαδή θα βγάζει ένα προειδοποιητικό μήνυμα όταν αλλάζετε τον προτεινόμενο από το πρόγραμμα αριθμό μαθητολογίου και απόδειξης). Επίσης ορίζετε τη στρογγυλοποίηση των εκπτώσεων, το αν η αλλαγή του αριθμού απόδειξης θα ορίζεται μέσα από το σταθμό, το ποσοστό παραβόλου των διδάκτρων και άλλα στοιχεία που αφορούν τις εκτυπώσεις αποδείξεων Σχολεία Εκπαιδευτηρίου Από την επιλογή: Αρχεία Στοιχεία Εκπαιδευτηρίου Σχολεία Εκπαιδευτηρίου δηλώνετε τα σχολεία που ανήκουν στον Εκπαιδευτικό Οργανισμό. Μπορεί για παράδειγμα στον Εκπαιδευτικό Οργανισμό να ανήκουν περισσότερα από ένα παραρτήματα, αλλά τα παιδιά και τα οικονομικά στοιχεία αυτών να θέλουμε να τα καταχωρούμε στη συγκεκριμένη βάση. Τότε λοιπόν δηλώνουμε όλα τα Σχολεία του Εκπαιδευτηρίου και δουλεύουμε ξεχωριστά για το καθένα μέσα από το ίδιο πρόγραμμα. Καλό είναι να χρησιμοποιείτε στον κωδικό ασφαλείας μόνο αριθμούς και σύμβολα που δεν έχουν το πρόβλημα Ελληνικών-Αγγλικών και Κεφαλαίων- Πεζών Αρχεία - Χρήστες Συστήματος Γενικά Στοιχεία Από την επιλογή αυτή ορίζετε τους χρήστες του Value και τα δικαιώματα που θα έχουν στις διάφορες λειτουργίες του προγράμματος. Την πρώτη φορά που θα ανοίξετε την οθόνη αυτή υπάρχει μόνο ο χρήστης Supervisor, με κωδικό εισόδου τον αριθμό 123. Εδώ μπορείτε να αλλάξετε το 123, ο οποίος είναι κοινός για όλα τα Εκπαιδευτήρια, κάνοντας κλικ στο κουμπί Διόρθωση. Για να εισάγετε ένα νέο χρήστη επιλέξτε Νέα Εγγραφή. Πληκτρολογήστε τον κωδικό ασφαλείας με τον οποίο θα έχει πρόσβαση στο πρόγραμμα και το όνομά του. Τέλος, καθορίζετε τις λειτουργίες του Value στις οποίες θα έχει πρόσβαση ο χρήστης δηλώνοντας Ναι στην αντίστοιχη λειτουργία. Αν αφαιρέσετε το δικαίωμα πρόσβασης κάποιες λειτουργίες, τότε ο συγκεκριμένος χρήστης δε θα μπορεί να μπαίνει στην επιλογή αυτής (π.χ. στις Παραμέτρους Συστήματος). Αν έχει δικαίωμα πρόσβασης σε κάποια επιλογή, μπορείτε να του αφαιρέσετε τη δυνατότητα της διόρθωσης, της διαγραφής ή της εισαγωγής στοιχείων. 37

38 Οι Επιλογές των Αρχείων Κεφάλαιο 3 ο Ο κωδικός μπορεί να έχει ως και δέκα χαρακτήρες (π.χ. αβγ) ή αριθμούς (π.χ. 9876) ή σύμβολα (π.χ. +=+) ή συνδυασμό όλων των παραπάνω (π.χ. α9+=). Για την αποφυγή προβλημάτων καλό θα ήταν να μη μπλέκετε τους ελληνικούς χαρακτήρες με τους λατινικούς Αλλαγή Χρήστη Κάνοντας κλικ στην επιλογή Αλλαγή Χρήστη αλλάζετε το χρήστη χωρίς να βγείτε από το πρόγραμμα, εφόσον επιθυμείτε να επιλέξετε κάποιον άλλο με διαφορετικές αρμοδιότητες. Στο παράθυρο αυτό ευνόητο είναι πως δεν εμφανίζεται ο τρέχων χρήστης (δηλαδή αυτός με τον οποίο ξεκινήσατε το πρόγραμμα) Αρχεία - Σταθμοί Εργασίας Γενικά Στοιχεία Είναι η επιλογή από την οποία θα ορίσετε τον κύριο εκτυπωτή του συστήματος. Για να καταχωρίσετε έναν καινούριο σταθμό κάντε κλικ στο κουμπί Νέα Εγγραφή και πληκτρολογήστε τον αριθμό του σταθμού, την περιγραφή του, τον κύριο εκτυπωτή του κτλ. Στην περίπτωση που ο σταθμός τυπώνει αποδείξεις, δηλώστε ΝΑΙ στο αντίστοιχο πεδίο και ορίστε ποιος εκτυπωτής είναι εκείνος των αποδείξεων, καθώς επίσης τη σειρά και τον αριθμό της τελευταίας απόδειξης, τη σειρά και τον αριθμό της συμψηφιστικής απόδειξης και του πιστωτικού σημειώματος Αλλαγή Σταθμού Κάνοντας κλικ πάνω στο εικονίδιο εμφανίζονται όλοι οι σταθμοί εργασίας για να επιλέξετε κάποιον άλλο, χωρίς να χρειαστεί να βγείτε από το πρόγραμμα. Ομοίως στο παράθυρο αυτό δεν εμφανίζεται ο τρέχων σταθμός εργασίας. Στην περίπτωση που έχετε περισσότερους από έναν εκτυπωτές εγκατεστημένους στα Windows, τότε αρκεί να κάνετε κλικ μέσα στο πεδίο και να ανοίξετε τη λίστα για να μπορέσετε να επιλέξετε αυτόν που προτιμάτε Αρχεία - Άλλες Λειτουργίες Η επιλογή αυτή περιλαμβάνει τις βασικές παραμέτρους του προγράμματος που θα σας φανούν χρήσιμες στην καταχώριση των εγγραφών. Ενεργοποιείται από την επιλογή: Αρχεία Άλλες Λειτουργίες Ελεύθερα Πεδία Περιέχει τα ελεύθερα πεδία του μαθητή. Θα χρησιμοποιήσετε τα ελεύθερα πεδία για να καταχωρίσετε πληροφορίες που δεν έχουν προβλεφθεί στις καρτέλες τους π.χ. κάποιες διατροφικές συνήθειες των παιδιών, κάποιες αλλεργίες ή οτιδήποτε άλλο θεωρείτε εσείς σημαντικό Σχόλια Εγγραφής, Κράτησης, Διακοπής, Τρόπος Πληρωμής, Αιτιολογία Απόδειξης, Περιοχές, Τόπος Γέννησης Καταχωρείτε τα σχόλια κράτησης, εγγραφής, έναρξης, διακοπής, έκπτωσης, τις περιοχές που μένουν οι μαθητές, τους ταχυδρομικούς κώδικες και τους τόπους γεννήσεως των μαθητών. Με αυτόν τον τρόπο δε θα χρειαστεί να τα πληκτρολογείτε κάθε φορά που θα εισάγετε τα στοιχεία ενός νέου παιδιού Να επισημάνουμε ότι όλα αυτά είναι προαιρετικά, οπότε μπορούν να παραβλεφθούν εάν επιθυμείτε να γλιτώσετε το χρόνο της πληκτρολόγησής τους. 38

39 Κεφάλαιο 3 ο Οι Επιλογές των Αρχείων στο πρόγραμμα, αλλά θα μπορείτε να τα επιλέγετε από τις λίστες επιλογής που θα υπάρχουν στα αντίστοιχα πεδία Επαγγέλματα, Επίπεδα Μόρφωσης Καταχωρείτε τα επαγγέλματα και το επίπεδο μόρφωσης των γονέων ούτως ώστε να υπάρχουν στις λίστες επιλογής των αντίστοιχων πεδίων Ετικέτες Συστήματος Η επιλογή αυτή αφορά τις ετικέτες που τυπώνονται μέσα από το πρόγραμμα προκειμένου να τις χρησιμοποιήσετε σε επιστολές, σημειώματα, γράμματα, ειδοποιητήρια κτλ. που στέλνετε κατά τη διάρκεια της περιόδου. Τα στοιχεία που πρέπει να καθορίσετε για κάθε διαφορετικό τύπο ετικέτας που χρησιμοποιείτε είναι οι διαστάσεις της, οι γραμμές που χωρά και ο αριθμός των ετικετών στη γραμμή και στη σελίδα. Με αυτόν τον τρόπο θα μπορείτε να επιλέγετε απευθείας από τις εκτυπώσεις τον τύπο των ετικετών που θέλετε να χρησιμοποιήσετε Παράμετροι Απόδειξης Μπορείτε να δημιουργήσετε τη δική σας φόρμα απόδειξης. Από αυτό το σημείο του προγράμματος ορίζετε το μέγεθος της απόδειξης και τα στοιχεία που θέλετε να εμφανίζονται στη θέση που εσείς θα επιλέξετε. Αν για παράδειγμα η φόρμα της απόδειξής σας περιλαμβάνει τα πεδία επώνυμο, όνομα, διεύθυνση και ποσό, τότε θα πάτε στα Στοιχεία Εμφάνισης και συγκεκριμένα στα αντίστοιχα πεδία και στις στήλες Γραμμή και Στήλη και θα δηλώσετε ένα νούμερο, το οποίο θα αντιστοιχεί στη θέση που θα εκτυπωθεί το κάθε πεδίο στο χαρτί απόδειξης. 39

40 Οι Επιλογές των Αρχείων Κεφάλαιο 3 ο Σύστημα Η τελευταία αυτή επιλογή περιέχει δύο λειτουργίες: Επαναπροσδιορισμός Εκτυπώσεων Συστήματος Αυτή την επιλογή θα τη χρησιμοποιήσετε αν κάποιος χρήστης τροποποίησε τις εκτυπώσεις του Value και θέλετε να επαναφέρετε τις αρχικές επιλογές ή αν σας το προτείνει ο ΕΠΑΦΟΣ με κάποια νεότερη έκδοση. Η επιλογή αυτή δε θα επηρεάσει τις καινούργιες εκτυπώσεις που πιθανόν να έχετε δημιουργήσει Έλεγχος Δεδομένων Συστήματος Από την επιλογή Έλεγχος Δεδομένων Συστήματος γίνεται έλεγχος στο ταμείο του εκπαιδευτηρίου σας. Μπορείτε να ενεργοποιείτε την επιλογή αυτή όσο συχνά θέλετε, όταν πιστεύετε πως υπάρχουν διαφορές από τη μία μέρα στην άλλη στις εγγραφές του ταμείου και θέλετε να τις διορθώσετε Αρχεία - Έξοδος Είναι η επιλογή που κλείνει το πρόγραμμα. Κατά το κλείσιμο του προγράμματος στην οθόνη εμφανίζεται η ερώτηση αν θέλετε να εγκαταλείψετε το Value. Αν απαντήσετε αρνητικά, τότε επιστρέφετε στο Value, αλλιώς πριν την έξοδό σας από το πρόγραμμα, σας δίνετε η δυνατότητα να επιλέξετε εάν θέλετε να κρατήσετε αντίγραφα ασφαλείας (Βackup) ή όχι. Σας συμβουλεύουμε να απαντήσετε καταφατικά, αν έχετε καταχωρήσει έστω και λίγα νέα στοιχεία. Σε επόμενο κεφάλαιο γίνεται εκτενής αναφορά στο Backup και τη σημασία του. 40

41 Κεφάλαιο 4 Οι επιλογές των Εκτυπώσεων Στο κεφάλαιο αυτό περιγράφονται αναλυτικά οι εκτυπώσεις του Value μία προς μία. Θα είναι ο οδηγός σας προκειμένου να εντοπίσετε την εκτύπωση που σας ενδιαφέρει. Από την επιλογή αυτή μπορείτε να πάρετε μια σειρά από εκτυπώσεις που αναφέρονται στα Παιδιά, τις Τάξεις, τα Τμήματα, το Ταμείο, τους Λογαριασμούς, τις Περιόδους και σε οποιαδήποτε πληροφορία έχει εισαχθεί στο πρόγραμμα. Είναι η επιλογή που αξιοποιεί τις εργασίες που κάνετε από τις επιλογές των αρχείων, αφού μετατρέπει τα δεδομένα σε πολύτιμες πληροφορίες Εκτυπώσεις - Μαθητών Σε όλες τις εκτυπώσεις του Value κάνοντας κλικ στο κουμπί Συνέχεια παρουσιάζεται το παράθυρο με τα Φίλτρα Επιλογής. Οι επιλογές των φίλτρων αυτών είναι οι εξής: 41

42 Οι Εκτυπώσεις του Value Κεφάλαιο 4 ο Σχολείο Μπορείτε να εμφανίσετε όλα τα σχολεία παραρτήματα του Εκπαιδευτηρίου ή κάποιο από αυτά ανάλογα με τις ανάγκες της εκτύπωσης. Ταξινόμηση Μπορείτε να εμφανίσετε τους μαθητές ταξινομημένους είτε Αλφαβητικά είτε Ανά Τάξη και Τμήμα είτε Ανά Μαθητολόγιο. Εάν επιλέξετε Ανά Τάξη, τότε έχετε τη δυνατότητα να εμφανίσετε τους μαθητές ορισμένων μόνο τάξεων. Το δηλώνετε κάνοντας κλικ στο κουμπί Τάξεις και μαρκάροντας τις τάξεις που θέλετε. Εάν επιλέξετε Ανά Τμήμα, τότε έχετε τη δυνατότητα να εμφανίσετε τους μαθητές ορισμένων μόνο τμημάτων κάνοντας κλικ στο κουμπί Τμήματα και μαρκάροντας αυτά που θέλετε. Σε περίπτωση που θέλετε όλα τα τμήματα μιας τάξης, αρκεί να κάνετε κλικ στο κουμπί Τάξεις και να επιλέξετε την τάξη που θέλετε. Επιλέγοντας ταξινόμηση Ανά Μαθητολόγιο έχετε τη δυνατότητα να δείτε ταξινομημένους τους μαθητές σύμφωνα με τον αριθμό μαθητολογίου τους. Μαθητές Με Διακοπή Μπορείτε να εμφανίσετε μόνο τους μαθητές που έχουν διακόψει τη φοίτηση (Ναι) ή μόνο αυτούς που δεν έχουν διακόψει τη φοίτηση (Όχι) ή, το συνηθέστερο, όλους τους μαθητές (Όλοι οι μαθητές). Για να επιλέξετε κάποιες τάξεις, τμήματα ή μαθητές κάντε κλικ στα αντίστοιχα κουμπιά. Στο παράθυρο που εμφανίζεται μαρκάρετε τις εγγραφές που θέλετε ή δώστε Επιλογή Όλων για να επιλέξετε αυτόματα όλες τις εγγραφές, Μηδενισμός για να μηδενίσετε τις ήδη επιλεγμένες και Κλείσιμο για έξοδο από το παράθυρο αυτό. Από το κουμπί Πρόσθετα Φίλτρα ορίζετε κάποιες επιπλέον παραμέτρους για την εκτύπωση. Τα Πρόσθετα Φίλτρα διαφέρουν ανάλογα με την εκτύπωση που ζητάτε κάθε φορά και, για το λόγο αυτό, εξηγούνται στις αντίστοιχες εκτυπώσεις. Το κουμπί Παράμετροι Εκτύπωσης περιλαμβάνει θέματα που αφορούν τον εκτυπωτή. Το παράθυρο αυτό ισχύει σε όλες τις εκτυπώσεις του Value. Στην πρώτη καρτέλα, με τίτλο Γενικά Στοιχεία, επιλέγετε από την Επιλογή Εκτυπωτή κάποιον άλλο εκτυπωτή από τους ήδη εγκατεστημένους στα Windows, αν δε θέλετε να τυπώσετε στον προεπιλεγμένο. Ο ορισμός αυτού του εκτυπωτή είχε γίνει από την επιλογή Αρχεία Σταθμοί Εργασίας. Στο δεύτερο πεδίο αυτής της καρτέλας επιλέγετε τον τρόπο που θα τυπωθεί η σελίδα (οριζόντια ή κάθετα). Στα επόμενα πεδία ορίζετε τη γραμματοσειρά που θέλετε να χρησιμοποιήσετε στην εκτύπωση, το μέγεθος των χαρακτήρων, τα χρώματα, το στυλ, καθώς και το πάχος της υπογράμμισης. 42

43 Κεφάλαιο 4 ο Οι Εκτυπώσεις του Value Στη δεύτερη καρτέλα της οθόνης αυτής, με τίτλο Στοιχεία Εμφάνισης, δηλώνετε τα στοιχεία που θέλετε να εμφανίζονται στην εκτύπωση, όπως για παράδειγμα τον τίτλο του Εκπαιδευτηρίου, τη διεύθυνση, το λογότυπο, τα φορολογικά στοιχεία, το διευθυντή σπουδών, τον υπεύθυνο καθηγητή. Τα στοιχεία εμφάνισης διαφοροποιούνται ανάλογα με την εκτύπωση που κάθε φορά ζητάτε. Στην τρίτη κατά σειρά καρτέλα ορίζετε τα Περιθώρια της εκτύπωσης. Με το κουμπί Επαναφορά Αρχικών Τιμών τα περιθώρια παίρνουν τις τιμές που ορίζει ο εκτυπωτής. Αν θέλετε μπορείτε να αλλάξετε τα περιθώρια αυτά πληκτρολογώντας την καινούρια τιμή τους. Υπάρχουν εκτυπώσεις στις οποίες μπορείτε να επέμβετε και να αλλάξετε τη μορφή τους. Αυτό γίνεται από το κουμπί Στοιχεία Εκτύπωσης με το οποίο ανοίγει το παράθυρο με τα στοιχεία των μαθητών. Δηλώνοντας αύξοντα αριθμό στα στοιχεία που θέλετε να εμφανιστούν και μηδέν (0) σε εκείνα που δε θα εμφανίζονται, τροποποιείτε την εκτύπωση όπως ακριβώς επιθυμείτε. Κάνοντας κλικ στο κουμπί Κλείσιμο επιστρέφετε στην αρχική οθόνη της εκτύπωσης. Σε όλες τις εκτυπώσεις στο κάτω μέρος του παραθύρου υπάρχουν τρία κουμπιά που αφορούν τον τρόπο με τον οποίο θα δείτε την εκτύπωση. Το πρώτο, με τίτλο Οθόνη, εμφανίζει την εκτύπωση που ζητήσατε στην οθόνη. Είναι η προεπισκόπηση της εκτύπωσης. Μπορείτε να μετακινηθείτε οριζόντια ή κάθετα στο χώρο της εκτύπωσης χρησιμοποιώντας την οριζόντια και κάθετη μπάρα ολίσθησης αντίστοιχα. Η εναλλαγή των σελίδων γίνεται με τα πλήκτρα Επόμενη/Προηγούμενη που βρίσκονται στο κάτω μέρος της οθόνης. Το κουμπί Σελίδα σας δείχνει την τρέχουσα σελίδα εκτύπωσης. Μπορείτε ακόμη να μικρύνετε ή να μεγενθύνετε την εκτύπωση χρησιμοποιώντας το κουμπί πολλαπλών επιλογών που σας δείχνει το μέγεθος της εμφάνισης (100%, 75% κτλ.). Με το κουμπί Κλείσιμο επιστρέφετε στο προηγούμενο παράθυρο. Το δεύτερο κουμπί, με τίτλο Εκτυπωτής, στέλνει τα στοιχεία κατευθείαν στον εκτυπωτή. Στο παράθυρο που εμφανίζεται μπορείτε στο πεδίο Τύπος Εμφάνισης να επιλέξετε Κατάσταση για να εκτυπώσετε και να πάρετε την εκτύπωση σε μορφή Κειμένου ή Ετικέτες για να εκτυπώσετε σε μορφή ετικετών. Το δεύτερο πεδίο Εκτύπωση Σε σας δίνει τη δυνατότητα να εκτυπώσετε στον εκτυπωτή ή να εξάγετε την εκτύπωση σαν αρχείο τύπου 43

44 Οι Εκτυπώσεις του Value Κεφάλαιο 4 ο TXT ή ASCII. Τα αρχεία αυτά μπορείτε να τα επεξεργαστείτε από κάποιο άλλο πρόγραμμα. Το τρίτο κουμπί Κλείσιμο σας επιστρέφει στην αρχική οθόνη των εκτυπώσεων, εκεί δηλαδή όπου επιλέξαμε την προηγούμενη κατάσταση δεδομένων. Τώρα μπορούμε να επιλέξουμε κάποια άλλη κατάσταση είτε για να την εκτυπώσουμε είτε για να τη δούμε στην οθόνη μας. Αναλυτικά οι εκτυπώσεις του Value είναι: Γενικές Καταστάσεις Αίτηση Εγγραφής Η εκτύπωση αυτή αντιπροσωπεύει την αίτηση εγγραφής του μαθητή στο εκπαιδευτήριό σας. Η κατάσταση αυτή παρουσιάζει όλα τα στοιχεία της καρτέλας του μαθητή. Από τα Πρόσθετα Φίλτρα της εκτύπωσης μπορείτε να ορίσετε τα στοιχεία που θα εμφανίζονται στην αίτηση, καθώς και το κείμενο που θέλετε να εκτυπωθεί. Τα στοιχεία του μαθητή συμπληρώνονται μόνο αν έχουν καταχωρηθεί στο πρόγραμμα. Την εκτύπωση αυτή δε μπορείτε να την τροποποιήσετε από το κουμπί Διόρθωση παρά μόνο από τα Πρόσθετα Φίλτρα. 44

45 Κεφάλαιο 4 ο Οι Εκτυπώσεις του Value Γενικά Στοιχεία Μαθητών Είναι η εκτύπωση που εμφανίζει όλα τα στοιχεία της καρτέλας των μαθητών. Έχετε τη δυνατότητα να εκτυπώσετε όποια από τα στοιχεία της καρτέλας του μαθητή επιθυμείτε. Κάνοντας κλικ στο κουμπί Στοιχεία Εκτύπωσης πληκτρολογείτε τον αύξοντα αριθμό στα στοιχεία που θέλετε να εμφανιστούν με σειρά από τα αριστερά προς τα δεξιά και τον αριθμό μηδέν (0) σε αυτά που δε θέλετε να εμφανίσετε. Μπορείτε ακόμη να ορίσετε το πλάτος της στήλης αλλάζοντας το μήκος της. Αν για παράδειγμα στη στήλη Διεύθυνση δηλώσουμε 15 αντί για 25 χαρακτήρες, τότε κερδίζουμε χώρο στη σελίδα μας. Στη στήλη Μεγ Μήκος αναγράφεται το μέγιστο μήκος της στήλης, το οποίο δε μπορείτε να τροποποιήσετε, αλλά σας πληροφορεί για το πλήθος των χαρακτήρων που έχει προβλέψει το Value για κάθε πεδίο. Διευθύνσεις Μαθητών Με την επιλογή αυτή βλέπετε την ονομαστική κατάσταση των μαθητών με τη διεύθυνση, τον ταχυδρομικό κώδικα και τα τηλέφωνά τους. Μπορείτε να τροποποιήσετε την εκτύπωση, κάνοντας κλικ στο κουμπί Στοιχεία Εκτύπωσης. Εγγραφές Μαθητών Η εκτύπωση εμφανίζει τους μαθητές που γράφτηκαν στο εκπαιδευτήριό σας τη χρονική περίοδο που επιλέξατε μέσα από τα Φίλτρα Επιλογής. Διακοπές Μαθητών Η κατάσταση αυτή παρουσιάζει τους μαθητές που έχουν διακόψει την παρακολούθηση. Όπως και στην προηγούμενη περίπτωση, από τα Πρόσθετα Φίλτρα δηλώνετε το εύρος της ημερομηνίας που θέλετε να εξετάσετε. Τα στοιχεία εμφάνισης τα ορίζετε κάνοντας κλικ στο κουμπί Στοιχεία Εκτύπωσης. Εορτολόγιο Μαθητών Η εκτύπωση αυτή εμφανίζει μια ονομαστική κατάσταση των μαθητών σύμφωνα με την ημερομηνία γέννησής τους. Από τα Πρόσθετα Φίλτρα μπορείτε να ορίσετε το όνομα που θέλετε και συνεπώς να εκτυπώσετε μόνο εκείνους που γιορτάζουν. Με τον ίδιο ακριβώς τρόπο μπορείτε να εκτυπώσετε οποιαδήποτε στοιχεία αφορούν τους μαθητές, τους γονείς τους ή τους κηδεμόνες τους. Για παράδειγμα αν δώσετε ΝΙΚ*, θα δείτε τους μαθητές με ονόματα ΝΙΚΟΣ, ΝΙΚΗ, ΝΙΚΟΛΕΤΑ κλπ. Η εκτύπωση αυτή τροποποιείται όπως ακριβώς και οι προηγούμενες. Γενεθλιολόγιο Μαθητών Με την εκτύπωση αυτή βλέπετε την ονομαστική κατάσταση των μαθητών σύμφωνα με την ημερομηνία γέννησής τους. Από τα Πρόσθετα Φίλτρα της εκτύπωσης μπορείτε να δηλώσετε το όριο της ημέρας και του μήνα που θέλετε με σκοπό να εμφανίσετε τους μαθητές που έχουν γενέθλια μέσα στο όριο αυτό. Τα στοιχεία εμφάνισης τα ορίζετε κάνοντας κλικ στο κουμπί Στοιχεία Εκτύπωσης. Κατάσταση Μαθητών Ανά Οικονομικό Διακανονισμό Η εκτύπωση αυτή εμφανίζει μια ονομαστική κατάσταση των παιδιών σύμφωνα με τους Οικονομικούς Διακανονισμούς που τους έχετε ορίσει. Από το κουμπί Πρόσθετα Φίλτρα μπορείτε να επιλέξετε ένα συγκεκριμένο διακανονισμό ή και όλους τους διακανονισμούς που είναι καταχωρημένοι στο πρόγραμμα. 45

46 Οι Εκτυπώσεις του Value Κεφάλαιο 4 ο Εγγραφές - Διακοπές - Επανεγγραφές Μαθητών Η εκτύπωση αυτή εμφανίζει μια ονομαστική κατάσταση των μαθητών σύμφωνα με τον τρόπο εγγραφής τους στην τρέχουσα σχολική χρονιά. Από την επιλογή Πρόσθετα Φίλτρα της εκτύπωσης μπορείτε να επιλέξετε να εξάγετε τις Νέες Εγγραφές, τις Επανεγγραφές, καθώς και ποια παιδιά ΔΕΝ επανεγγράφησαν στην τρέχουσα χρονιά. Προεκτύπωση Θεωρημένου Μαθητολογίου Με την επιλογή αυτή προεκτυπώνονται οι καταστάσεις που θα πρέπει να θεωρήσετε στην εφορία σας για να καταχωρίσετε στη συνέχεια τις εγγραφές του μαθητολογίου. Η εκτύπωση τροποποιείται από το κουμπί Στοιχεία Εκτύπωσης, έτσι ώστε να συμπεριλάβετε στις σελίδες του μαθητολογίου τα δεδομένα που εσείς πιστεύετε ότι είναι απαραίτητα για εσάς ή για την εφορία. Από την επιλογή Πρόσθετα Φίλτρα μπορείτε να επιλέξετε από ποιον αριθμό θα ξεκινάει η αρίθμηση των σελίδων του μαθητολογίου, καθώς και το πλήθος των σελίδων που επιθυμείτε να εκτυπωθούν. Μαθητολόγιο Με την επιλογή αυτή βλέπετε την ονομαστική κατάσταση των παιδιών ταξινομημένη σύμφωνα με τον αριθμό μαθητολογίου. Από τα Πρόσθετα Φίλτρα ορίζετε το εύρος του μαθητολογίου που θέλετε να εμφανιστεί καθώς και την εμφάνιση Αποδείξεων Παροχής Υπηρεσιών (Α.Π.Υ.) με ή χωρίς το ποσό που τους αντιστοιχεί. Την εκτύπωση αυτή μπορείτε να την τροποποιήσετε κάνοντας κλικ στο κουμπί Στοιχεία Εκτύπωσης. Ισχύει και εδώ ό,τι και στις προηγούμενες εκτυπώσεις για την τροποποίηση της εκτύπωσης. Μαθητολόγιο Με Ανάλυση Ποσών Με την επιλογή αυτή εκτυπώνετε πλήρεις καταστάσεις μαθητολογίου με βάση τα στοιχεία που έχετε εισάγει στο πρόγραμμα. Η εκτύπωση τροποποιείται από το κουμπί Στοιχεία Εκτύπωσης, έτσι ώστε να συμπεριλάβετε στις σελίδες του μαθητολογίου τα δεδομένα που εσείς πιστεύετε ότι είναι απαραίτητα για εσάς ή για την εφορία. Από την επιλογή Πρόσθετα Φίλτρα ορίζετε το εύρος του μαθητολογίου που θέλετε να εμφανιστεί, καθώς και την εμφάνιση Αποδείξεων Παροχής Υπηρεσιών (Α.Π.Υ.) με ή χωρίς το ποσό που τους αντιστοιχεί Δρομολόγια Σε αυτή την κατηγορία εκτυπώσεων βλέπετε διάφορες καταστάσεις που αφορούν τα δρομολόγια των λεωφορείων. Έχετε τη δυνατότητα να δείτε ταξινομημένους τους μαθητές ανά περιοχή, βάρδια, δρομολόγιο κλπ. Πιο αναλυτικά στις εκτυπώσεις των δρομολογίων περιλαμβάνονται οι καταστάσεις: Κατάσταση Μαθητών Ανά Περιοχή Από αυτή την κατάσταση παίρνετε μια λίστα παιδιών ταξινομημένων ανά περιοχή. Από τα Πρόσθετα Φίλτρα μπορείτε να επιλέξετε μια συγκεκριμένη περιοχή ή και όλες τις περιοχές που είναι καταχωρημένες στο πρόγραμμα. Επίσης στα Στοιχεία Εκτύπωσης δηλώνετε τα πεδία που θέλετε να εμφανίζονται στην εκτύπωση βάζοντας αύξοντα αριθμό μπροστά από κάθε πεδίο. Έτσι βλέπετε τη διεύθυνση, τον ταχυδρομικό κώδικα ή και το τηλέφωνο του παιδιού, αρκεί να τα επιλέξετε ως πεδία εμφάνισης. 46

47 Κεφάλαιο 4 ο Οι Εκτυπώσεις του Value Κατάσταση Μαθητών Ανά Περιοχή Υποπεριοχή Όπως και παραπάνω, η εκτύπωση αυτής της κατάστασης σας δείχνει ταξινομημένα τα παιδιά ανά περιοχή και υποπεριοχή. Από τα Πρόσθετα Φίλτρα δηλώνετε κωδικό για μία ή περισσότερες περιοχές και υποπεριοχές και από τα Στοιχεία Εκτύπωσης επιλέγετε τα πεδία που θα εμφανίζονται στη λίστα. Κατάσταση Μαθητών Ανά Βάρδια Η εκτύπωση αυτής της κατάστασης σας δείχνει ταξινομημένα τα παιδιά ανά βάρδια. Έτσι μπορείτε μέσα από τα Πρόσθετα Φίλτρα να επιλέξετε τη βάρδια ή τις βάρδιες που σας ενδιαφέρουν και από τα Στοιχεία Εκτύπωσης τα πεδία που θα εμφανίζονται στην κατάσταση. Κατάσταση Μαθητών Ανά Βάρδια Περιοχή Ακριβώς όπως και η προηγούμενη κατάσταση, έτσι και αυτή σας δείχνει ταξινομημένα τα παιδιά σύμφωνα με τη βάρδια του δρομολογίου και την περιοχή. Τις βάρδιες και τις περιοχές που σας ενδιαφέρουν τις επιλέγετε από τα Πρόσθετα Φίλτρα, ενώ τα πεδία της κατάστασης τα επιλέγετε από τα Στοιχεία Εκτύπωσης. Κατάσταση Μαθητών Ανά Βάρδια - Περιοχή Υποπεριοχή Επιπλέον σε αυτή την εκτύπωση, εκτός από τη βάρδια και την περιοχή, μπορούμε να επιλέξουμε και την υποπεριοχή των παιδιών. Έτσι παίρνουμε μια ταξινομημένη λίστα των παιδιών ανάλογα με τη βάρδια του καθενός, την περιοχή και την υποπεριοχή στην οποία μένουν. Αυτό αποτελεί χρήσιμη λίστα κυρίως για τους οδηγούς των λεωφορείων. Από τα Πρόσθετα Φίλτρα επιλέγετε τις βάρδιες, τις περιοχές και τις υποπεριοχές και από τα Στοιχεία Εκτύπωσης επιλέγετε τα πεδία τα οποία θέλετε να περιλαμβάνονται στην εκτύπωση. Κατάσταση Μαθητών Ανά Δρομολόγιο Εδώ παρουσιάζονται τα παιδιά ταξινομημένα σύμφωνα με το δρομολόγιο του λεωφορείου με το οποίο μεταφέρονται από το σπίτι τους στο Εκπαιδευτήριο και αντίστροφα. Με αυτή την εκτύπωση μπορείτε να γνωρίζετε τα παιδιά που ακολουθούν κάποιο συγκεκριμένο δρομολόγιο και να οργανώνετε έτσι τα δρομολόγια των λεωφορείων. Από τα Πρόσθετα Φίλτρα επιλέγετε το δρομολόγιο ή τα δρομολόγια που σας ενδιαφέρουν και από τα Στοιχεία Εκτύπωσης επιλέγετε τα πεδία της εκτύπωσης. Κατάσταση Μαθητών Ανά Δρομολόγιο Ώρα Παραλαβής Αυτή η εκτύπωση σας δείχνει ταξινομημένα τα παιδιά σύμφωνα τόσο με το δρομολόγιο που ακολουθεί το καθένα από αυτά όσο και με την ώρα που έχει δηλωθεί ως ώρα παραλαβής. Από τα Πρόσθετα Φίλτρα μπορείτε να δηλώσετε το δρομολόγιο και την ώρα παραλαβής και από τα Στοιχεία Εκτύπωσης τα πεδία που θέλετε να εμφανίζονται στην κατάσταση. Κατάσταση Μαθητών Ανά Δρομολόγιο Ώρα Παράδοσης Επιλέγοντας αυτήν την κατάσταση βλέπετε ταξινομημένα τα παιδιά σύμφωνα με το δρομολόγιο και την ώρα παράδοσης. Ομοίως με τα παραπάνω, τα δρομολόγια και οι ώρες παράδοσης επιλέγονται από τα Πρόσθετα Φίλτρα και από τα Στοιχεία Εκτύπωσης ορίζονται τα πεδία. 47

48 Οι Εκτυπώσεις του Value Κεφάλαιο 4 ο Κατάσταση Μαθητών Ανά Δρομολόγιο Στάση Δρομολογίου Από αυτή την εκτύπωση παίρνουμε μια κατάσταση των παιδιών ταξινομημένων σύμφωνα με το δρομολόγιο που επιλέγουμε από τα Πρόσθετα Φίλτρα και τη στάση του δρομολογίου. Από τα Στοιχεία Εκτύπωσης ορίζουμε τα πεδία που θέλουμε να εμφανίζονται στην εκτύπωση. Κατάσταση Μαθητών Ανά Δρομολόγιο Στάση Δρομολογίου - Ώρα Παραλαβής Μπορούμε να δούμε τα παιδιά ταξινομημένα τόσο ανά δρομολόγιο και ανά στάση δρομολογίου όσο και ανάλογα με την ώρα παραλαβής που έχει δηλωθεί σε κάθε παιδί. Τα δρομολόγια τα επιλέγουμε από τα Πρόσθετα Φίλτρα και τα πεδία της εκτύπωσης από τα Στοιχεία Εκτύπωσης. Κατάσταση Μαθητών Ανά Δρομολόγιο Στάση Δρομολογίου - Ώρα Παράδοσης Τα παιδιά είναι ταξινομημένα ανά δρομολόγιο, στάση δρομολογίου και ώρα παράδοσης. Όπως και παραπάνω επιλέγετε το δρομολόγιο από τα Πρόσθετα Φίλτρα και τα πεδία της εκτύπωσης από τα Στοιχεία Εκτύπωσης Οικονομικά Στοιχεία Συνοπτική Κατάσταση Εισπράξεων - Οφειλών Εδώ παρουσιάζονται οι μαθητές με το ποσό που πρέπει να καταβάλλουν (Συμφωνηθέν Ποσό), το ποσό που έχουν πληρώσει (Πληρωθέν Ποσό) και, φυσικά, με το υπόλοιπό τους (Υπόλοιπο). Από τα Πρόσθετα Φίλτρα της εκτύπωσης έχετε τη δυνατότητα να ορίσετε μέχρι ποια ημερομηνία επιθυμείτε να υπολογιστούν οι εισπράξεις - οφειλές καθώς επίσης και το εάν θα εμφανιστούν οι μαθητές που φοιτούν Δωρεάν και, τέλος, αν η εκτύπωση θα αφορά μόνο τους Οφειλέτες. Τέλος, όπως και στις προηγούμενες εκτυπώσεις, υπάρχει το κουμπί Στοιχεία Εκτύπωσης, απ' όπου μπορείτε να τροποποιήσετε την εκτύπωσή σας. Αναλυτική Κατάσταση Εισπράξεων Οφειλών Η εκτύπωση αυτή παρουσιάζει αναλυτικά τις εισπράξεις και τις οφειλές των μαθητών. Στην κατάσταση αυτή παρουσιάζονται οι μαθητές, η ημερομηνία που πρέπει να καταβάλλουν το ποσό της δόσης και η περιγραφή της. Επίσης βλέπετε το ποσό της δόσης, την ημερομηνία πληρωμής, το ποσό που δόθηκε, τη σειρά και τον αριθμό απόδειξης. Τέλος, έχετε τη δυνατότητα να δείτε το υπόλοιπο των μαθητών και τον τύπο της απόδειξης που δόθηκε στο μαθητή. Από τα Πρόσθετα Φίλτρα έχετε τη δυνατότητα να ορίσετε μέχρι ποια ημερομηνία επιθυμείτε να υπολογιστούν οι εισπράξεις - οφειλές, καθώς επίσης και το εάν θα εμφανιστούν οι μαθητές που φοιτούν Δωρεάν και, τέλος, αν η εκτύπωση θα αφορά τους Οφειλέτες. Τυχόν τροποποιήσεις στα στοιχεία εμφάνισης γίνονται από το κουμπί Στοιχεία Εκτύπωσης. Κατάσταση Εισπράξεων - Οφειλών Ανά Δόση Με την κατάσταση αυτή μπορείτε να δείτε τους μαθητές που έχουν πληρώσει ή οφείλουν κάποια δόση. Εμφανίζονται οι μαθητές, η ημερομηνία της δόσης, η περιγραφή της και το ποσό που της αντιστοιχεί, το ποσό που έχουν πληρώσει οι μαθητές και τέλος το υπόλοιπό τους. Από τα Πρόσθετα Φίλτρα της εκτύπωσης ορίζετε το μήνα λήξης της δόσης (π.χ. το 1 αντιστοιχεί στο μήνα Ιανουάριο) και το εάν θα εμφανίσετε μόνο τους οφειλέτες της συγκεκριμένης δόσης (ΝΑΙ) ή αυτούς που δεν την οφείλουν (ΟΧΙ) ή όλους τους μαθητές (Όλοι οι μαθητές). Και σε αυτή την εκτύπωση υπάρχει το κουμπί Στοιχεία Εκτύπωσης. 48

49 Κεφάλαιο 4 ο Οι Εκτυπώσεις του Value Συνοπτική Κατάσταση Εισπράξεων - Οφειλών - Ανά Οικονομικό Διακανονισμό Εδώ παρουσιάζονται οι μαθητές με το ποσό που πρέπει να καταβάλλουν (Συμφωνηθέν Ποσό), το ποσό που έχουν πληρώσει (Πληρωθέν Ποσό) και, φυσικά, με το υπόλοιπό τους (Υπόλοιπο). Από τα Πρόσθετα Φίλτρα της εκτύπωσης έχετε τη δυνατότητα να ορίσετε μέχρι ποια ημερομηνία επιθυμείτε να υπολογιστούν οι εισπράξεις - οφειλές, εάν θα εμφανιστούν οι μαθητές που φοιτούν Δωρεάν, αν η εκτύπωση θα αφορά μόνο τους Οφειλέτες, καθώς επίσης και τον Οικονομικό Διακανονισμό στον οποίο θα αναφέρεται η εκτύπωση. Τέλος, όπως και στις προηγούμενες εκτυπώσεις, υπάρχει το κουμπί Στοιχεία Εκτύπωσης, απ' όπου μπορείτε να τροποποιήσετε την εκτύπωσή σας. Αναλυτική Κατάσταση Εισπράξεων - Οφειλών - Ανά Οικονομικό Διακανονισμό Η εκτύπωση αυτή παρουσιάζει αναλυτικά τις εισπράξεις και τις οφειλές των μαθητών. Στην κατάσταση αυτή παρουσιάζονται οι μαθητές, η ημερομηνία που πρέπει να καταβάλλουν το ποσό της δόσης και η περιγραφή της. Επίσης βλέπετε το ποσό της δόσης, την ημερομηνία πληρωμής, το ποσό που δόθηκε, τη σειρά και τον αριθμό απόδειξης. Τέλος, έχετε τη δυνατότητα να δείτε το υπόλοιπο των μαθητών και τον τύπο της απόδειξης που δόθηκε στο μαθητή. Από τα Πρόσθετα Φίλτρα έχετε τη δυνατότητα να ορίσετε μέχρι ποια ημερομηνία επιθυμείτε να υπολογιστούν οι εισπράξεις - οφειλές, εάν θα εμφανιστούν οι μαθητές που φοιτούν Δωρεάν, αν η εκτύπωση θα αφορά μόνο τους Οφειλέτες, καθώς επίσης και τον Οικονομικό Διακανονισμό στον οποίο θα αναφέρεται η εκτύπωση. Τυχόν τροποποιήσεις στα στοιχεία εμφάνισης γίνονται από το κουμπί Στοιχεία Εκτύπωσης. Κατάσταση Εισπράξεων - Οφειλών Ανά Δόση - Ανά Οικονομικό Διακανονισμό Από την κατάσταση αυτή εμφανίζονται αναλυτικά οι εισπράξεις και οι οφειλές των μαθητών. Επίσης βλέπετε το ποσό της δόσης, την ημερομηνία πληρωμής, το ποσό που δόθηκε και το ποσό που υπολείπεται. Από τα Πρόσθετα Φίλτρα έχετε τη δυνατότητα να ορίσετε το μήνα λήξης της δόσης, αν η εκτύπωση θα αφορά μόνο τους Οφειλέτες, καθώς επίσης και τον Οικονομικό Διακανονισμό στον οποίο θα αναφέρεται η εκτύπωση. Τυχόν τροποποιήσεις στα στοιχεία εμφάνισης γίνονται από το κουμπί Στοιχεία Εκτύπωσης. Οικονομική Ενημέρωση Η οικονομική ενημέρωση σας βοηθάει να εκτυπώσετε χρεωστικό σημείωμα για τα παιδιά που οφείλουν κάποια δόση. Εκτός από το κείμενο που θέλετε να περιλαμβάνει το χρεωστικό σημείωμα, περιλαμβάνεται και ένας πίνακας με τα συμφωνηθέντα και τα πληρωθέντα δίδακτρα. Οι στήλες του πίνακα που εμφανίζεται περιέχουν τις δόσεις και το ποσό που τους αντιστοιχεί, καθώς και την ημερομηνία πληρωμής, τα στοιχεία της απόδειξης, το ποσό που έχει πληρώσει το παιδί και τον τύπο της απόδειξης που έχει τυπωθεί για την εξοφληθείσα δόση. Από τα Πρόσθετα Φίλτρα έχετε τη δυνατότητα να ορίσετε μέχρι ποια ημερομηνία επιθυμείτε να υπολογιστούν οι εισπράξεις - οφειλές, το εύρος του οφειλόμενου ποσού, τα στοιχεία που θα εμφανιστούν και θα αφορούν τον παραλήπτη του εντύπου, το εάν θα τυπωθούν τα στοιχεία της κάρτας του μαθητή και, φυσικά, το εάν θα τυπωθεί το υπόλοιπο οφειλής. Στο πεδίο Ανάλυση Διδάκτρων επιλέγετε ΝΑΙ, εάν θέλετε να εμφανιστούν αναλυτικά οι δόσεις του παιδιού, ή ΟΧΙ, εάν θέλετε να 49

50 Οι Εκτυπώσεις του Value Κεφάλαιο 4 ο εμφανίζονται οι δόσεις συγκεντρωτικά. Τέλος στο κενό πλαίσιο που υπάρχει μπορείτε να γράψετε το κείμενο που θέλετε να εμφανίζεται στην εκτύπωση. Κάρτες Διδάκτρων Είναι η τελευταία κατάσταση που αναφέρεται στην κάρτα διδάκτρων του παιδιού. Εδώ παρουσιάζονται τα συμφωνηθέντα και εισπραχθέντα δίδακτρα. Στον πίνακα περιέχονται οι δόσεις και το ποσό που πρέπει να πληρώσει το παιδί, καθώς και αναλυτικά το ποσό που έχει καταβάλλει. Από τα Πρόσθετα Φίλτρα έχετε τη δυνατότητα να ορίσετε μέχρι ποια ημερομηνία επιθυμείτε να υπολογιστούν οι εισπράξεις - οφειλές, το εύρος του οφειλόμενου ποσού, τα στοιχεία που θα εμφανιστούν και θα αφορούν τον παραλήπτη του εντύπου, το εάν θα τυπωθούν τα στοιχεία της κάρτας του μαθητή και, φυσικά, το εάν θα τυπωθεί το υπόλοιπο οφειλής. Στο πεδίο Ανάλυση Διδάκτρων επιλέγετε ΝΑΙ, εάν θέλετε να εμφανιστούν αναλυτικά οι δόσεις του παιδιού, ή ΟΧΙ, εάν θέλετε να εμφανίζονται οι δόσεις συγκεντρωτικά. Τέλος στο κενό πλαίσιο που υπάρχει μπορείτε να γράψετε το κείμενο που εσείς θέλετε να εμφανιστεί στην Κάρτα Διδάκτρων Ειδικές Ταξινομήσεις Σε αυτήν την κατηγορία εκτυπώσεων έχετε τη δυνατότητα να δείτε τα παιδιά ταξινομημένα ως προς κάποια πεδία. Μερικά από αυτά είναι τα σχόλια (εγγραφής, έκπτωσης κτλ.), το σχολείο, η περιοχή, η υποπεριοχή, ο τόπος γέννησης, το επάγγελμα του κηδεμόνα, το επίπεδο μόρφωσης του πατέρα κτλ. Ένα παράδειγμα των Ειδικών Ταξινομήσεων αποτελεί η Κατάσταση Μαθητών Ανά Κωδικό Περιοχής, όπου βλέπετε ταξινομημένα τα ονοματεπώνυμα των παιδιών σύμφωνα με την περιοχή στην οποία μένουν και τον κωδικό της περιοχής. 50

51 Κεφάλαιο 4 ο Οι Εκτυπώσεις του Value 4.2. Εκτυπώσεις - Τάξεων Σε όλες τις εκτυπώσεις των τάξεων έχετε τη δυνατότητα να δηλώσετε αν θέλετε να εμφανιστούν οι τάξεις όλων των σχολείων ή μόνο οι τάξεις κάποιου συγκεκριμένου σχολείου Γενικές Καταστάσεις Γενικά Στοιχεία Τάξεων Η εκτύπωση εμφανίζει τα γενικά στοιχεία της τάξης όπως για παράδειγμα την ονομασία της, το σχολείο που ανήκει, καθώς και την περιγραφή της. Μπορείτε τα πεδία εμφάνισης της εκτύπωσης να τα αλλάξετε κάνοντας κλικ στο κουμπί Στοιχεία Εκτύπωσης Στατιστικά Στοιχεία Δυναμολόγιο Τάξεων Στην κατάσταση αυτή παρουσιάζεται το σύνολο των παιδιών που έχουν γραφτεί στην τάξη, οι κρατήσεις που έχουν γίνει, τα παιδιά που έχουν διακόψει και τα παιδιά που συνεχίζουν να έρχονται στο εκπαιδευτήριο. Από την επιλογή Πρόσθετα Φίλτρα δηλώνετε τη χρονική περίοδο που έγιναν οι εγγραφές αυτές. Μπορείτε να αλλάξετε τα πεδία εμφάνισης της εκτύπωσης κάνοντας κλικ στο κουμπί Στοιχεία Εκτύπωσης. Εισπράξεις-Οφειλές Η εκτύπωση αυτή εμφανίζει το συνολικό ποσό των διδάκτρων όλων των παιδιών της κάθε τάξης, το ποσό που έχετε εισπράξει ως την ημερομηνία που ορίζετε από τα Πρόσθετα Φίλτρα, καθώς και το υπόλοιπό τους. Εισπράξεις - Οφειλές Ανά Οικονομικό Διακανονισμό Η εκτύπωση αυτή εμφανίζει το συνολικό ποσό του διακανονισμού, όπως το ορίζετε από τα Πρόσθετα Φίλτρα, όλων των παιδιών της κάθε τάξης, το ποσό που έχετε εισπράξει ως την ημερομηνία που ορίζετε από τα Πρόσθετα Φίλτρα, καθώς και το υπόλοιπό τους. Επίσης έχετε τη δυνατότητα να επιλέξετε τα στοιχεία εμφάνισης από το κουμπί Στοιχεία Εκτύπωσης. Ανάλυση Εισπράξεων Σε αυτήν την κατάσταση εμφανίζονται αναλυτικά οι δόσεις του συνολικού ποσού των διδάκτρων όλων των παιδιών της κάθε τάξης, τα ποσά που έχουν εισπραχθεί, καθώς και το υπόλοιπο αυτών. Από τα Πρόσθετα φίλτρα μπορούμε να επιλέξουμε αν θέλουμε στην κατάστασή μας να εμφανίζονται και τα παιδιά που έχουν διακόψει τη φοίτηση ή όχι. Όπως και σε προηγούμενες εκτυπώσεις υπάρχει το κουμπί Στοιχεία Εκτύπωσης, απ' όπου μπορείτε να καθορίσετε τα πεδία που θέλετε να εμφανίζονται. Ανάλυση Εισπράξεων Ανά Οικονομικό Διακανονισμό Με αυτή την κατάσταση μπορείτε να δείτε αναλυτικά τις δόσεις του διακανονισμού που εσείς ορίζετε από το κουμπί Πρόσθετα Φίλτρα για όλους τους μαθητές της κάθε τάξης, καθώς επίσης και το πληρωθέν ποσό και το υπόλοιπο των δόσεων. Από τα Πρόσθετα φίλτρα μπορούμε επίσης να επιλέξουμε αν θέλουμε στην κατάστασή μας να εμφανίζονται και οι μαθητές που έχουν διακόψει τη φοίτηση ή όχι. Από το κουμπί Στοιχεία Εκτύπωσης ορίζουμε και πάλι τα στοιχεία εμφάνισης. 51

52 Οι Εκτυπώσεις του Value Κεφάλαιο 4 ο Προϋπολογισμός Με αυτή την εκτύπωση έχουμε τη δυνατότητα να δούμε αναλυτικά τους μήνες και τα ποσά που θα εισπραχθούν από κάθε τάξη, καθώς επίσης αυτά που έχουν ήδη εισπραχθεί και αυτά που υπολείπονται. Έτσι για παράδειγμα επιλέγοντας την τάξη Α' Λυκείου βλέπουμε στην εκτύπωση αναλυτικά για τον κάθε μήνα το ποσό που πρόκειται να εισπράξουμε σε δραχμές και σε ευρώ, το ποσό που έχουμε ήδη εισπράξει, καθώς και το υπόλοιπο αυτού. Από τα Πρόσθετα Φίλτρα μπορούμε να επιλέξουμε αν τα παιδιά με διακοπή θα συμπεριλαμβάνονται στις τάξεις και συνεπώς και στα οικονομικά αυτών. Φυσικά από το κουμπί Στοιχεία Εκτύπωσης μπορούμε να επιλέξουμε τα στοιχεία εμφάνισης. Προϋπολογισμός Ανά Οικονομικό Διακανονισμό Η εκτύπωση αυτή θα μας εμφανίσει τους μήνες και τα συμφωνηθέντα ποσά του διακανονισμού που έχουμε επιλέξει για κάθε τάξη από τα Πρόσθετα Φίλτρα, όπως επίσης και τα εισπραχθέντα και υπολείποντα ποσά. Από τα Πρόσθετα Φίλτρα μπορούμε επίσης να επιλέξουμε αν τα παιδιά που έχουν διακόψει τη φοίτηση θα επηρεάζουν τα οικονομικά της εκτύπωσης. Επίσης με το κουμπί Στοιχεία Εκτύπωσης μπορούμε να επιλέξουμε τα στοιχεία που θέλουμε να εμφανίζονται. Εγγραφές - Διακοπές - Επανεγγραφές Μαθητών Η εκτύπωση αυτή εμφανίζει το σύνολο των μαθητών που είναι εγγεγραμμένοι σε κάθε τάξη και τους διαχωρίζει σε αγόρια και κορίτσια. Από την επιλογή Πρόσθετα Φίλτρα της εκτύπωσης μπορείτε να επιλέξετε να εξάγετε τις Νέες Εγγραφές, τις Επανεγγραφές, καθώς και ποια παιδιά ΔΕΝ επανεγγράφησαν στην τρέχουσα χρονιά Εκτυπώσεις - Τμημάτων Γενικές Καταστάσεις Σε όλες τις εκτυπώσεις των τμημάτων έχετε τη δυνατότητα να δηλώσετε αν θέλετε να εμφανιστούν τα τμήματα όλων των σχολείων ή μόνο τα τμήματα κάποιου συγκεκριμένου σχολείου. Γενικά Στοιχεία Τμημάτων Η εκτύπωση εμφανίζει τα στοιχεία του τμήματος. Εδώ παρουσιάζεται το σχολείο και η τάξη που ανήκει το τμήμα, ο κωδικός του και η περιγραφή του. Τα πεδία εμφάνισης της εκτύπωσης αυτής μπορείτε να τα αλλάξετε κάνοντας κλικ στο κουμπί Στοιχεία Εκτύπωσης Στατιστικά Στοιχεία Δυναμολόγιο Τμημάτων Στην κατάσταση παρουσιάζεται το σύνολο των παιδιών που έχουν γραφτεί στο τμήμα, καθώς και το πόσα από αυτά είναι αγόρια και πόσα κορίτσια, ακόμα και αυτά που έχουν διακόψει τη φοίτηση. Από την επιλογή Πρόσθετα Φίλτρα δηλώνετε τη χρονική περίοδο που έγιναν οι εγγραφές αυτές. Μπορείτε να αλλάξετε τα πεδία εμφάνισης της εκτύπωσης κάνοντας κλικ στο κουμπί Στοιχεία Εκτύπωσης. 52

53 Κεφάλαιο 4 ο Οι Εκτυπώσεις του Value Εισπράξεις- Οφειλές Τμημάτων Η εκτύπωση αυτή εμφανίζει το συνολικό ποσό των διδάκτρων όλων των μαθητών του κάθε τμήματος, το ποσό που έχετε εισπράξει ως την ημερομηνία που ορίζετε από τα Πρόσθετα Φίλτρα, καθώς και το υπόλοιπό τους. Εισπράξεις-Οφειλές Ανά Οικονομικό Διακανονισμό Στην κατάσταση αυτή εμφανίζεται το συνολικό ποσό των διδάκτρων του διακανονισμού που ορίζετε από τα Πρόσθετα Φίλτρα όλων των παιδιών του κάθε τμήματος, το ποσό που έχετε εισπράξει ως την ημερομηνία που ορίζετε πάλι από τα Πρόσθετα Φίλτρα, καθώς και το υπόλοιπό τους. Μπορείτε να αλλάξετε τα πεδία εμφάνισης της εκτύπωσης κάνοντας κλικ στο κουμπί Στοιχεία Εκτύπωσης. Ανάλυση Εισπράξεων Στην κατάσταση εμφανίζονται αναλυτικά οι δόσεις του συνολικού ποσού των διδάκτρων όλων των παιδιών του κάθε τμήματος, τα ποσά που έχουν εισπραχθεί από αυτές, καθώς και το υπόλοιπο αυτών. Από τα Πρόσθετα φίλτρα μπορούμε να επιλέξουμε αν θέλουμε στην κατάστασή μας να εμφανίζονται και τα παιδιά που έχουν διακόψει τη φοίτηση ή όχι. Όπως και σε προηγούμενες εκτυπώσεις υπάρχει το κουμπί Στοιχεία Εκτύπωσης, απ' όπου μπορείτε να καθορίσετε τα πεδία εμφάνισης της εκτύπωσης. Ανάλυση Εισπράξεων Ανά Οικονομικό Διακανονισμό Με αυτή την κατάσταση μπορείτε να δείτε αναλυτικά τις δόσεις για το διακανονισμό που εσείς ορίζετε από το κουμπί Πρόσθετα Φίλτρα για όλα τα παιδιά του κάθε τμήματος, καθώς επίσης και το πληρωθέν ποσό και το υπόλοιπο των δόσεων. Από τα Πρόσθετα φίλτρα μπορούμε επίσης να επιλέξουμε αν θέλουμε στην κατάστασή μας να εμφανίζονται και τα παιδιά που έχουν διακόψει τη φοίτηση ή όχι. Μπορείτε να αλλάξετε τα πεδία εμφάνισης της εκτύπωσης από το κουμπί Στοιχεία Εκτύπωσης. Προϋπολογισμός Με αυτή την εκτύπωση έχουμε τη δυνατότητα να δούμε αναλυτικά τους μήνες και τα ποσά που θα εισπραχθούν από κάθε τμήμα, καθώς επίσης αυτά που έχουν ήδη εισπραχθεί και αυτά που υπολείπονται. Από τα Πρόσθετα Φίλτρα μπορούμε να επιλέξουμε αν οι μαθητές με διακοπή θα συμπεριλαμβάνονται στην κατάσταση. Φυσικά από το κουμπί Στοιχεία Εκτύπωσης μπορούμε να επιλέξουμε τα πεδία εμφάνισης. Προϋπολογισμός Ανά Οικονομικό Διακανονισμό Η εκτύπωση αυτή θα μας εμφανίσει τα συμφωνηθέντα ποσά και τους μήνες του διακανονισμού που έχουμε επιλέξει από τα Πρόσθετα Φίλτρα για κάθε τμήμα, όπως επίσης και τα εισπραχθέντα και υπολείποντα ποσά. Από τα Πρόσθετα Φίλτρα μπορούμε να επιλέξουμε αν θα συμπεριλαμβάνονται τα παιδιά που έχουν διακόψει τη φοίτηση. Επίσης με το κουμπί Στοιχεία Εκτύπωσης μπορούμε να επιλέξουμε τα πεδία που θέλουμε να εμφανίζονται. 53

54 Οι Εκτυπώσεις του Value Κεφάλαιο 4 ο 4.4. Εκτυπώσεις - Λογαριασμών Γενικές Καταστάσεις Γενικά Στοιχεία Λογαριασμών Η κατάσταση αυτή εμφανίζει τους λογαριασμούς που είναι ήδη καταχωρημένοι στο Value. Μέσα από τα Φίλτρα Επιλογής έχουμε τη δυνατότητα με το κουμπί Λογαριασμοί να επιλέξουμε ποιοί λογαριασμοί θα εμφανίζονται. Έτσι φαίνεται ο κωδικός του λογαριασμού, η περιγραφή και ο τύπος του. Μπορείτε να τροποποιήσετε την εκτύπωση κάνοντας κλικ στο κουμπί Στοιχεία Εκτύπωσης Εκτυπώσεις - Ταμείου Οι περισσότερες από τις εκτυπώσεις της επιλογής αυτής μπορούν να τροποποιηθούν από το κουμπί Στοιχεία Εκτύπωσης, το οποίο θα συναντήσετε στα Φίλτρα Επιλογής. Από το κουμπί Λογαριασμοί μπορείτε να επιλέξετε τους λογαριασμούς του ταμείου που θέλετε να εμφανιστούν Γενικές Καταστάσεις Συγκεντρωτική Κατάσταση Ταμείου Ανά Λογαριασμό Η κατάσταση αυτή εμφανίζει συνοπτικά τους λογαριασμούς που είναι ήδη καταχωρημένοι στο ταμείο, το ποσό που τους αναλογεί, καθώς και το σύνολο των εσόδων και των εξόδων. Από τα Φίλτρα Επιλογής ορίζετε το χρονικό διάστημα για το οποίο θέλετε να δείτε τους λογαριασμούς, ενώ από τα Πρόσθετα Φίλτρα επιλέγετε αν θα εμφανιστούν τα υποσύνολα των λογαριασμών. Για παράδειγμα αν έχετε καταχωρήσει πληρωμές διδάκτρων σε μια ορισμένη ημερομηνία και επιλέξετε να δείτε από την κατάσταση αυτή το λογαριασμό που αντιστοιχεί στα δίδακτρα, τότε θα δείτε το λογαριασμό, τη συντομογραφία του και τα έσοδα αυτού σε δραχμές και σε ευρώ. Έτσι έχετε τη δυνατότητα να ελέγχετε συνολικά τις αποδοχές σας από τα δίδακτρα. Αναλυτική Κατάσταση Ταμείου Ανά Λογαριασμό Στην εκτύπωση αυτή παρουσιάζονται όλοι οι λογαριασμοί, η περιγραφή τους, η ημερομηνία καταχώρισής τους, το παραστατικό τους, η αιτιολογία τους, καθώς και το ποσό που τους αναλογεί. Όμοια με την προηγούμενη εκτύπωση από τα Φίλτρα Επιλογής ορίζετε το χρονικό διάστημα για το οποίο θέλετε να δείτε τους λογαριασμούς, ενώ από τα Πρόσθετα Φίλτρα ορίζετε την εμφάνιση ή όχι των υποσυνόλων. Συγκεντρωτική Κατάσταση Ταμείου Ανά Ημερομηνία Η εκτύπωση εμφανίζει τους λογαριασμούς του ταμείου για τη χρονική περίοδο που επιλέξατε από τα φίλτρα επιλογής. Στην κατάσταση αναγράφεται η ημερομηνία καταχώρισης της εγγραφής, το υπόλοιπο του ταμείου, το ποσό του λογαριασμού (εσόδων ή εξόδων), το σύνολο της ημέρας και, τέλος, το νέο υπόλοιπο του ταμείου. Αναλυτική Κατάσταση Ταμείου Ανά Ημερομηνία Στην κατάσταση αυτή παρουσιάζονται όλοι οι λογαριασμοί (εκτός κι αν επιλέξετε συγκεκριμένα κάποιους μέσα από τα Φίλτρα Επιλογής) του ταμείου με την περιγραφή τους, το παραστατικό τους, την αιτιολογία τους, τη σειρά και τον αριθμό απόδειξης, καθώς και το ποσό τους για τη χρονική περίοδο που θα επιλέξετε. Από τα Πρόσθετα Φίλτρα ορίζετε αν θα εμφανιστούν τα υποσύνολα των λογαριασμών. 54

55 Κεφάλαιο 4 ο Οι Εκτυπώσεις του Value Προεκτύπωση Βιβλίου Εσόδων - Εξόδων Η κατάσταση προεκτυπώνει τις καταστάσεις που θα πρέπει να θεωρήσετε στην εφορία σας για να καταχωρίσετε στη συνέχεια τις εγγραφές του βιβλίου εσόδων-εξόδων. Από τα Πρόσθετα Φίλτρα ορίζετε την αρίθμηση των καταστάσεων που θα τυπωθούν για θεώρησή τους, καθώς και το πλήθος των σελίδων που θέλετε να τυπωθούν. Βιβλίο Εσόδων - Εξόδων Η εκτύπωση αυτή παρουσιάζει για το χρονικό όριο που θα ορίσετε αναλυτικά τις κινήσεις όλων των λογαριασμών (εκτός κι αν επιλέξετε συγκεκριμένα κάποιους μέσα από τα Φίλτρα Επιλογής) με την ημερομηνία εισαγωγής τους, την περιγραφή τους, την αιτιολογία τους, το ποσό που τους αντιστοιχεί, καθώς και το σύνολο προς μεταφορά. Από τα Πρόσθετα Φίλτρα δηλώνετε το ποσό των εσόδων και των εξόδων από μεταφορά. Συγκεντρωτική Κατάσταση Τιμολογίων Στην κατάσταση αυτή παρουσιάζονται όλοι οι προμηθευτές σας. Συγκεκριμένα αναφέρεται το ΑΦΜ και η εφορία που ανήκουν, το σύνολο των παραστατικών που αναφέρεται σε αυτούς, η καθαρή αξία των τιμολογίων, το ποσό του ΦΠΑ και, τέλος, η τελική αξία των παραστατικών. Επίσης, εμφανίζεται το σύνολο των τιμολογίων που έχουν εκδοθεί, η συνολική καθαρή αξία, το σύνολο του ΦΠΑ για όλους τους προμηθευτές και το τελικό ποσό των χρημάτων. Από τα Πρόσθετα Φίλτρα της εκτύπωσης ορίζετε το εύρος αναφορικά με το ποσό της καθαρής και τελικής αξίας που θέλετε να εμφανιστεί. Αναλυτική Κατάσταση Τιμολογίων Στην εκτύπωση αυτή παρουσιάζονται αναλυτικά οι κινήσεις που αναφέρονται σε κάθε προμηθευτή για το χρονικό όριο που θα ορίσετε. Εμφανίζεται η επωνυμία του, η ημερομηνία που καταχωρήθηκε η κίνηση, η αιτιολογία της, το ποσό της καθαρής αξίας, το χρηματικό ποσό που αντιστοιχεί στο ΦΠΑ και η τελική αξία της κίνησης αυτής. Από τα Πρόσθετα Φίλτρα της εκτύπωσης ορίζετε το εύρος αναφορικά με το ποσό της καθαρής και τελικής αξίας που θέλετε να εμφανιστεί, καθώς και το αν θέλετε να συμπεριληφθούν τα υποσύνολα των λογαριασμών. Αναλυτικό Ημερολόγιο Εισπράξεων Στην κατάσταση αυτή παρουσιάζεται αναλυτική κατάσταση των παιδιών που έχουν πληρώσει τη χρονική περίοδο που έχετε δηλώσει από τα Φίλτρα Επιλογής, το τμήμα τους, το ποσό που πληρώθηκε, καθώς και ο αριθμός και η σειρά απόδειξης που αναφέρεται το ποσό. Από τα Πρόσθετα Φίλτρα της εκτύπωσης μπορείτε να ορίσετε συγκεκριμένη σειρά και αριθμό απόδειξης. Συγκεντρωτική Κατάσταση Εισπράξεων-Ανά Οικονομικό Διακανονισμό Η εκτύπωση αυτή δίνει μια συγκεντρωτική κατάσταση των εισπράξεων για τη χρονική περίοδο που ορίζετε από τα Φίλτρα Επιλογής, για όλους τους διακανονισμούς που έχετε περάσει στο πρόγραμμα Στατιστικά Στοιχεία Έσοδα - Έξοδα Σε αυτή την κατάσταση εμφανίζονται τα έσοδα και τα έξοδα του εκπαιδευτηρίου σας, καθώς και το υπόλοιπο ποσό του ταμείου για το χρονικό διάστημα που εσείς ορίζετε από τα Φίλτρα Επιλογής. Για κάθε κίνηση λοιπόν 55

56 Οι Εκτυπώσεις του Value Κεφάλαιο 4 ο του ταμείου βλέπετε μια κατάσταση που περιλαμβάνει αναλυτικά τους μήνες με τα ποσά των εσόδων και των εξόδων σε δραχμές και ευρώ, καθώς επίσης και το υπόλοιπο που μένει στο ταμείο του Εκπαιδευτηρίου Εκτυπώσεις - Σχολικών Ετών Οι εκτυπώσεις αυτές τροποποιούνται, ανάλογα με τα στοιχεία που θέλετε να εμφανιστούν, από το κουμπί Στοιχεία Εκτύπωσης. Στις εκτυπώσεις αυτής της ομάδας θα συναντήσετε το κουμπί Σχολικά Έτη, από το οποίο μπορείτε να επιλέξετε ορισμένα από τα Σχολικά Έτη που υπάρχουν ή και όλα Γενικές Καταστάσεις Γενικά Στοιχεία Σχολικών Ετών Εμφανίζονται τα σχολικά έτη με τον κωδικό τους, η σχολική χρονιά και ο αριθμός μαθητολογίου που έχετε ορίσει από την αντίστοιχη επιλογή: Αρχεία Σχολικά Έτη Στατιστικά Στοιχεία Δυναμολόγιο Σχολικών Ετών Στην κατάσταση αυτή παρουσιάζεται το σύνολο των παιδιών του κάθε σχολικού έτους είτε αυτά έχουν διακόψει είτε συνεχίζουν να έρχονται κανονικά στο Εκπαιδευτήριο, καθώς επίσης γίνεται αναφορά στο πόσα απ' αυτά είναι αγόρια και πόσα κορίτσια. Από το κουπί Πρόσθετα Φίλτρα επιλέγετε τη χρονική περίοδο της εγγραφής των παιδιών που θέλετε να δείτε στην εκτύπωση. Μπορείτε να αλλάξετε τα πεδία εμφάνισης της εκτύπωσης κάνοντας κλικ στο κουμπί Στοιχεία Εκτύπωσης. Εισπράξεις- Οφειλές Περιόδων Η εκτύπωση αυτή εμφανίζει το συνολικό ποσό των διδάκτρων όλων των παιδιών της κάθε περιόδου, το ποσό που έχετε εισπράξει ως την ημερομηνία που ορίζετε από τα Πρόσθετα Φίλτρα, καθώς και το υπόλοιπό τους. Από τα Πρόσθετα Φίλτρα μπορούμε επίσης να επιλέξουμε αν θα συμπεριλαμβάνονται τα παιδιά που έχουν διακόψει τη φοίτηση. Εισπράξεις - Οφειλές Ανά Οικονομικό Διακανονισμό Εμφανίζεται το συνολικό ποσό των διδάκτρων του διακανονισμού (το οποίο ορίζετε από τα Πρόσθετα Φίλτρα) όλων των παιδιών του κάθε σχολικού έτους, καθώς και το ποσό που έχετε εισπράξει και το υπόλοιπό του. Την ημερομηνία την ορίζετε και πάλι από τα Πρόσθετα Φίλτρα και τα πεδία εμφάνισης από το κουμπί Στοιχεία Εκτύπωσης. Από τα Πρόσθετα Φίλτρα μπορούμε επίσης να επιλέξουμε αν θα συμπεριλαμβάνονται τα παιδιά που έχουν διακόψει τη φοίτηση. Ανάλυση Εισπράξεων Στην κατάσταση εμφανίζονται αναλυτικά οι δόσεις του συνολικού ποσού των διδάκτρων όλων των παιδιών του σχολικού έτους που ορίζετε από το κουμπί Φίλτρα Επιλογής, τα ποσά που έχουν εισπραχθεί, καθώς και το υπόλοιπο αυτών. Από τα Πρόσθετα φίλτρα μπορούμε να επιλέξουμε αν θέλουμε στην κατάστασή μας να εμφανίζονται και τα παιδιά που έχουν διακόψει τη φοίτηση ή όχι. Όπως και σε προηγούμενες εκτυπώσεις υπάρχει το κουμπί Στοιχεία Εκτύπωσης, απ' όπου μπορείτε να καθορίσετε τα πεδία εμφάνισης της εκτύπωσης. 56

57 Κεφάλαιο 4 ο Οι Εκτυπώσεις του Value Ανάλυση Εισπράξεων Ανά Οικονομικό Διακανονισμό Με αυτή την κατάσταση μπορείτε να δείτε αναλυτικά τις δόσεις που αντιστοιχούν στο διακανονισμό, τον οποίο εσείς ορίζετε από το κουμπί Πρόσθετα Φίλτρα, για όλα τα παιδιά του κάθε σχολικού έτους, καθώς επίσης και το πληρωθέν ποσό και το υπόλοιπο των δόσεων. Από τα Πρόσθετα φίλτρα μπορούμε να επιλέξουμε αν θέλουμε στην κατάστασή μας να εμφανίζονται και τα παιδιά που έχουν διακόψει τη φοίτηση ή όχι. Μπορείτε να αλλάξετε τα πεδία εμφάνισης της εκτύπωσης από το κουμπί Στοιχεία Εκτύπωσης Προϋπολογισμός Με αυτή την εκτύπωση έχουμε τη δυνατότητα να δούμε αναλυτικά τους μήνες και τα ποσά που θα εισπραχθούν από κάθε σχολικό έτος, καθώς επίσης αυτά που έχουν ήδη εισπραχθεί και αυτά που υπολείπονται. Από τα Πρόσθετα Φίλτρα μπορούμε να επιλέξουμε αν τα παιδιά με διακοπή θα συμπεριλαμβάνονται στην κατάσταση. Φυσικά από το κουμπί Στοιχεία Εκτύπωσης μπορούμε να επιλέξουμε τα πεδία εμφάνισης. Προϋπολογισμός Ανά Οικονομικό Διακανονισμό Η εκτύπωση αυτή θα μας εμφανίσει τους μήνες και τα συμφωνηθέντα ποσά του διακανονισμού που έχουμε επιλέξει από τα Φίλτρα Επιλογής για κάθε τμήμα, όπως επίσης και τα εισπραχθέντα και υπολείποντα ποσά. Από τα Πρόσθετα Φίλτρα μπορούμε να επιλέξουμε αν θα συμπεριλαμβάνονται τα παιδιά που έχουν διακόψει τη φοίτηση. Επίσης με το κουμπί Στοιχεία Εκτύπωσης μπορούμε να επιλέξουμε τα πεδία που θέλουμε να εμφανίζονται. Εγγραφές - Διακοπές - Επανεγγραφές Μαθητών Η εκτύπωση αυτή εμφανίζει το σύνολο των μαθητών που είναι εγγεγραμμένοι σε κάθε τάξη και τους διαχωρίζει σε αγόρια και κορίτσια. Από την επιλογή Πρόσθετα Φίλτρα της εκτύπωσης μπορείτε να επιλέξετε να εξάγετε τις Νέες Εγγραφές, τις Επανεγγραφές, καθώς και ποια παιδιά ΔΕΝ επανεγγράφησαν στην τρέχουσα χρονιά Νέες Εκτυπώσεις Έχοντας επιλέξει την κατηγορία ΓΕΝΙΚΕΣ ΚΑΤΑΣΤΑΣΕΙΣ, το Value σας επιτρέπει να δημιουργήσετε τη δική σας εκτύπωση επιλέγοντας το κουμπί Νέα. Στο παράθυρο της καινούριας εκτύπωσης πρέπει να ακολουθήσετε τα παρακάτω βήματα: Δώστε όσο το δυνατόν πιο αντιπροσωπευτικό τίτλο για την εκτύπωσή σας, καταχωρώντας τον στο πεδίο Τίτλος Εκτύπωσης. Επιλέξτε από τα διαθέσιμα πεδία της καρτέλας Πεδία Εμφάνισης αυτά που θέλετε να εμφανιστούν, συμπληρώνοντας τον αύξοντα αριθμό της εμφάνισής τους (αποεπιλέγετε ένα πεδίο μηδενίζοντας τον α/α του) και το επιθυμητό πλάτος του κάθε πεδίου (δε μπορεί να υπερβαίνει το μέγιστο). Καθορίστε τη συνθήκη την οποία πρέπει να πληρούν τα δεδομένα και, κατόπιν, μεταφέρετέ την στο δεξί μέρος της καρτέλας Συνθήκη με το κουμπί. Αντιστρόφως με το κουμπί την αναιρείτε. Η δημιουργία συνθήκης δεν είναι υποχρεωτική. Τα σύμβολα που θα χρησιμοποιήσετε είναι: 57

58 Οι Εκτυπώσεις του Value Κεφάλαιο 4 ο ΣΥΜΒΟΛΑ ΕΞΗΓΗΣΗ = Ίσο < Μικρότερο <= Μικρότερο ή ίσο >= Μεγαλύτερο ή ίσο <> Διάφορο Θα πρέπει να προσέξετε ότι στη συμπλήρωση των συνθηκών το "ΑΘΗΝΑ" για τον Η/Υ δεν είναι ίδιο με το "Αθήνα". Για το λόγο αυτό το Value σας δίνει τη δυνατότητα να καταχωρείτε ομοιόμορφα τα δεδομένα, δηλώνοντάς τα μία φορά στις Παραμέτρους Συστήματος και επιλέγοντάς τα στη συνέχεια από τις εμφανιζόμενες πτυσσόμενες λίστες. Καθορίστε τη σειρά με την οποία θέλετε να εμφανιστούν οι εγγραφές μεταφέροντας το πεδίο ταξινόμησης στο δεξί μέρος της καρτέλας Ταξινόμηση (κάνοντας κλικ στο κουμπί ) και αντιστρόφως (στο κουμπί ) για να το αποεπιλέξετε. Η δημιουργία ταξινόμησης δεν είναι υποχρεωτική και συνεπώς αυτό το βήμα μπορεί να παραληφθεί. Με επιλεγμένο (τσεκαρισμένο) το πεδίο που μεταφέρθηκε, η ταξινόμηση γίνεται κατά αύξουσα σειρά (από το μικρότερο προς το μεγαλύτερο για τα αριθμητικά πεδία και από το Α προς το Ω για τα αλφαβητικά). Αν το πεδίο δεν είναι επιλεγμένο, η ταξινόμηση γίνεται κατά φθίνουσα σειρά. Μπορείτε φυσικά στην ταξινόμηση να επιλέξετε περισσότερα του ενός πεδία. Με αυτόν τον τρόπο έχετε δημιουργήσει τη δική σας εκτύπωση που θα εμφανίζεται στην επιλογή Γενικές Καταστάσεις με τον τίτλο που αρχικά της δώσατε. Έτσι π.χ. αν θέλετε να δημιουργήσετε μια κατάσταση που να περιλαμβάνει τα αγόρια που έχουν γεννηθεί από το 1998 και μετά, τότε δημιουργήτε την ακόλουθη συνθήκη: 58

59 Κεφάλαιο 5 Έναρξη Νέου Σχολικού έτους Στο κεφάλαιο αυτό περιγράφονται οι λειτουργίες του Value που αναφέρονται στην έναρξη ενός καινούργιου σχολικού έτους. Ορισμένες από αυτές τις διαδικασίες έχουν αναφερθεί και στο προηγούμενο κεφάλαιο. Επαναλαμβάνονται εδώ με σκοπό να τις περιγράψουμε πιο αναλυτικά, έτσι ώστε να απλοποιηθεί η δουλειά σας. Τα βήματα που περιγράφουμε είναι αντίστοιχα με αυτά του δευτέρου κεφαλαίου, όπου περιγράψαμε την αρχική οργάνωση και το ξεκίνημα του Value Έναρξη νέου σχολικού έτους Για να ξεκινήσετε το καινούριο σχολικό έτος θα ακολουθήσετε τα παρακάτω βήματα: Δημιουργία Σχολικού Έτους Από την επιλογή Αρχεία Σχολικά Έτη Γενικά Στοιχεία θα δημιουργήσετε το καινούριο σχολικό έτος. Πρώτα πρέπει να ορίσετε τα στοιχεία του και κατόπιν κάντε κλικ στο κουμπί Αποθήκευση. Τα βήματα για να δημιουργήσετε το επόμενο σχολικό έτος είναι τα παρακάτω: Επιλέξτε Αρχεία Σχολικά Έτη Γενικά Στοιχεία. Κάντε κλικ στο κουμπί Νέα Εγγραφή. Στο διάλογο που εμφανίζεται και συγκεκριμένα στη θέση Σχολικό έτος γράψτε τον κωδικό του σχολικού έτους, για παράδειγμα Στο πεδίο Ονομασία δώστε την περιγραφή του. Στα πεδία που αναφέρονται στη Σχολική Χρονιά πληκτρολογήστε την επίσημη ακαδημαϊκή χρονιά π.χ Καταχωρείστε την εγγραφή κάνοντας κλικ στο κουμπί Αποθήκευση. Επιλέξτε το δικό σας σχολικό έτος από το κουμπί του κυρίως μενού. Βεβαιωθείτε ότι στο κάτω μέρος της οθόνης και συγκεκριμένα στη γραμμή κατάστασης αναγράφεται το δικό σας σχολικό έτος (01-02). Είστε πλέον έτοιμοι να ξεκινήσετε την καταχώριση των στοιχείων που αφορούν αυτό το καινούριο σχολικό έτος. 59

60 Έναρξη Νέου Σχολικού Έτους Κεφάλαιο 5 ο Επανεγγραφή Διακανονισμών Επανεγγράψτε όλους τους διακανονισμούς από το περσινό σχολικό έτος στο τρέχον από την επιλογή: Αρχεία Διακανονισμοί Αυτόματη Επανεγγραφή Διακανονισμών Στο παράθυρο που εμφανίζεται επιλέξτε το σχολικό έτος επανεγγραφής, καθώς και το σχολείο στο οποίο ανήκε ο διακανονισμός και το σχολείο στο οποίο θα χρησιμοποιηθεί. Στις λίστες που εμφανίζονται υπάρχουν όλα τα σχολικά έτη και όλα τα σχολεία που έχετε δημιουργήσει Επανεγγραφή Τάξεων Επανεγγράψτε όλες τις τάξεις από το περσινό σχολικό έτος στο τρέχον από την επιλογή: Αρχεία Τάξεις Αυτόματη Επανεγγραφή Τάξεων Στο παράθυρο που εμφανίζεται επιλέξτε μια περίοδο από τη λίστα που εμφανίζεται. Στη λίστα αυτή υπάρχουν όλα τα σχολικά έτη που έχετε δημιουργήσει (προηγούμενες χρονιές). Έχετε πλέον έτοιμες τις τάξεις για να δημιουργήσετε τα αντίστοιχα τμήματα. 60

61 Κεφάλαιο 5 ο Έναρξη Νέου Σχολικού Έτους Επανεγγραφή Τμημάτων Επανεγγράψτε όλα τα Τμήματα από το περσινό σχολικό έτος στο τρέχον από την επιλογή: Αρχεία Τμήματα Αυτόματη Επανεγγραφή Τμημάτων Με την επιλογή αυτή μπορείτε να επανεγγράψετε αυτόματα τα τμήματα από κάποιο προηγούμενο σχολικό έτος. Η επιλογή αυτή θα σας φανεί χρήσιμη μόνο όταν τα τμήματα της φετινής χρονιάς είναι σχεδόν όμοια με τα τμήματα κάποιας προηγούμενης σχολικής χρονιάς με σκοπό να γλιτώσετε την πληκτρολόγησή τους Επανεγγραφή Μαθητών Από την επιλογή: Αρχεία Μαθητές Αυτόματη Επανεγγραφή Μαθητών Με την επιλογή αυτή μπορείτε να επανεγγράψετε αυτόματα όλους τους ενεργούς μαθητές από ένα προηγούμενο σχολικό έτος στο τρέχον. Πριν επανεγγράψετε τους μαθητές θα πρέπει να έχετε ορίσει Τάξεις στο τρέχον σχολικό έτος. Στο παράθυρο που εμφανίζεται αρχικά επιλέγετε το σχολικό έτος από το οποίο θα επανεγγραφούν οι μαθητές. Επίσης εμφανίζονται οι τάξεις της περσινής περιόδου για να ορίσετε την αντίστοιχη τάξη της φετινής. Κάνοντας κλικ στο κουμπί Επανεγγραφή οι μαθητές που επιλέξατε επανεγγράφονται αυτόματα από το πρόγραμμα. 61

62

63 Κεφάλαιο 6 Ειδικά Θέματα Στο κεφάλαιο αυτό περιγράφονται οι λειτουργίες του Backup και του Restore για τη διασφάλιση των δεδομένων σας, καθώς και ο τρόπος δημιουργίας 2 ης Βάσης Δεδομένων Δημιουργία 2 ης Βάσης Δεδομένων Όταν είσατε συνδεδεμένοι σε δίκτυο και θέλετε στο ίδιο ή σε κάποιο άλλο τερματικό του Εκπαιδευτηρίου σας να επεξεργάζεστε τα δεδομένα ενός άλλου παραρτήματος, τότε θα πρέπει για το άλλο παράρτημα να δημιουργήσετε 2 η Βάση Δεδομένων. Τα βήματα που θα ακολουθήσετε είναι τα εξής: Από την επιλογή Έναρξη Προγράμματα Έπαφος επιλέξτε το Value Σύστημα. Κάντε κλικ στο κουμπί Συνέχεια. Επιλέξτε το Δημιουργία Άλλης Βάσης Δεδομένων και κάντε κλικ στο κουμπί Συνέχεια. Αποδεχθείτε το Όνομα Φακέλου που προτείνει το Σύστημα και κάντε κλικ στο κουμπί Συνέχεια. Στην ερώτηση Έναρξη Διαδικασίας δηλώστε Ναι και, αφού τελειώσει η διαδικασία, «κλείστε» την εφαρμογή. Στη συνέχεια από την επιλογή Έναρξη Προγράμματα Έπαφος επιλέξτε το Value. Αμέσως θα εμφανιστεί ένα παράθυρο, όπου σας προτείνεται να επιλέξετε τη Βάση Δεδομένων την οποία θα επεξεργαστείτε. Φωτίστε τη δεύτερη Βάση Δεδομένων και κάντε κλικ στο κουμπί Συνέχεια. Από την επιλογή Αρχεία Σύστημα ορίστε το Όνομα του 2 ου Εκπαιδευτηρίου και καταχωρείστε την επιλογή. 63

64 Ειδικά Θέματα Κεφάλαιο 6 ο Από εδώ και στο εξής κάθε φορά που θα «ανοίγετε» το Value, θα πρέπει να επιλέγετε το Εκπαιδευτήριο (Βάση Δεδομένων) τα στοιχεία του οποίου θέλετε να επεξεργαστείτε Αντίγραφα Ασφαλείας (Backup) Τα αντίγραφα ασφαλείας αποτελούν απαραίτητη καθημερινή διαδικασία για την ασφάλεια των στοιχείων που εισάγετε στο πρόγραμμα (λειτουργία Backup). Θεωρούμε ότι είναι η σημαντικότερη λειτουργία του Value, μολονότι οι χρήστες των μηχανογραφικών συστημάτων συχνά υποβαθμίζουν τη σημασία της και την αμελούν. Λέγοντας Backup στα μηχανογραφικά συστήματα εννοούμε τη διαδικασία με την οποία κρατάμε σε δισκέτες εφεδρικά αντίγραφα ασφαλείας των αρχείων του συστήματος. Τα αντίγραφα ασφαλείας θα σας χρειαστούν σε "απρόβλεπτες" καταστάσεις, όπως: Καταστροφή του σκληρού δίσκου του υπολογιστή. Αλλοίωση των αρχείων, επειδή την ώρα κάποιας κρίσιμης λειτουργίας έγινε διακοπή της τροφοδοσίας του υπολογιστή με ρεύμα. Ανάγκη επαναφοράς της προηγούμενης κατάστασης των αρχείων, επειδή κάποιος χρήστης έκανε σημαντικό λάθος χειρισμού (π.χ. διέγραψε ολόκληρη την περίοδο). Με το Backup κρατάτε αντίγραφα των δεδομένων σας σε κάποιο άλλο μέσο εκτός του σκληρού δίσκου όπου είναι αποθηκευμένα. Το συνηθέστερο μέσο αποθήκευσης είναι οι δισκέτες. Εφοδιαστείτε με άδειες δισκέτες και αριθμείστε τις 1, 2, 3 κτλ. Το πλήθος των δισκετών που απαιτείται κάθε φορά εξαρτάται από το μέγεθος των αρχείων της εφαρμογής και θα αυξάνεται καθώς προσθέτετε δεδομένα στην εφαρμογή. Μια καλή συμβουλή για ακόμη μεγαλύτερη ασφάλεια είναι να χρησιμοποιείτε για τα αντίγραφα ασφαλείας δύο σειρές δισκετών, τη ΣΕΙΡΑ-Α και τη ΣΕΙΡΑ-Β, τις οποίες θα εναλλάσσετε. Τη μια φορά θα χρησιμοποιείτε την πρώτη σειρά και την άλλη τη δεύτερη. Με αυτό τον τρόπο αν ποτέ χρειαστείτε αντίγραφα ασφαλείας, θα είστε εξασφαλισμένοι στην περίπτωση που κάποια δισκέτα αποδειχτεί ελαττωματική. Ακόμη μεγαλύτερη ασφάλεια θα αισθάνεστε φυσικά εάν κρατάτε αντίγραφα ασφαλείας σε διαφορετικές δισκέτες για κάθε ημέρα. ΣΗΜΑΝΤΙΚΗ ΠΑΡΑΤΗΡΗΣΗ Το Backup αντιγράφει στις ίδιες πάντοτε δισκέτες όλα τα αρχεία του Value σβήνοντας το προηγούμενο περιεχόμενό τους. Επομένως με κάθε backup έχετε στις δισκέτες μόνο την τελευταία μορφή των αρχείων του προγράμματος. 64

65 Κεφάλαιο 6 ο Ειδικά Θέματα Π Ρ Ο Σ Ο Χ Η!!! Αν παρουσιαστεί κάποιο πρόβλημα στο πρόγραμμα, η πιο συνηθισμένη κίνηση των χρηστών είναι να πάρουν αμέσως Backup των αρχείων τους. Η κίνηση αυτή είναι τελείως λανθασμένη, αφού το πρόβλημα θα μεταφερθεί και στις δισκέτες του Backup καταστρέφοντας την προηγούμενη σωστή έκδοση των αρχείων. Αυτό που πρέπει να κάνετε είναι να επικοινωνήσετε αμέσως με την εταιρεία μας προκειμένου να αποκατασταθεί το λάθος. Στη χειρότερη περίπτωση όπου το πρόβλημα δε θα λυθεί, θα μπορέσετε να επαναφέρετε τα σωστά αρχεία του τελευταίου Backup Αντίγραφα Ασφαλείας Αρχείων μέσα από το Value Έχετε τη δυνατότητα μέσα από το πρόγραμμα Value να κρατήσετε τα αντίγραφα ασφαλείας σας. Τα βήματα που θα ακολουθήσετε για να κρατήσετε αντίγραφα ασφαλείας είναι: Από το menu Έναρξη (Start) Προγράμματα (Programs) Έπαφος Value Συντήρηση Βάσης Δεδομένων επιλέξτε Δημιουργία Αντιγράφων Ασφαλείας. (ή πριν την έξοδό σας από το Value στην οθόνη εμφανίζεται η ερώτηση αν θέλετε να κρατήσετε αντίγραφα ασφαλείας). Κάντε κλικ στο κουμπί Συνέχεια και στο παράθυρο που εμφανίζεται επιλέξτε ΝΑΙ. Στη συνέχεια εμφανίζεται η παρακάτω οθόνη που σας ζητάει να τοποθετήσετε την 1η δισκέτα, στην οποία θα κρατήσετε το backup, στη μονάδα Α. Πατήστε ΟΚ για να ξεκινήσει η διαδικασία των αντιγράφων ασφαλείας του Value. 65

66 Ειδικά Θέματα Κεφάλαιο 6 ο Ανάλογα με το μέγεθος της Βάσης Δεδομένων μπορεί να σας ζητηθούν και παραπάνω από μία δισκέτες. Όταν η διαδικασία ολοκληρωθεί, τότε θα εμφανιστεί το ακόλουθο μήνυμα στην οθόνη, όπου και θα πατήσετε του κουμπί ΟΚ Αντίγραφα Ασφαλείας (Backup) για Windows '95 Τα βήματα που θα ακολουθήσετε για να κρατήσετε αντίγραφα ασφαλείας είναι: Από την επιλογή Έναρξη Προγράμματα Βοηθήματα Εργαλεία Συστήματος επιλέξτε Αντίγραφα Ασφαλείας. Από την επιλογή Ρυθμίσεις Επιλογές επιλέξτε Αντίγραφα Ασφαλείας, δώστε τις ακόλουθες ρυθμίσεις και κλείστε το παράθυρο. Από την αριστερή λίστα, με τίτλο Επιλέξτε τα αρχεία που θα φυλάξετε, κάντε διπλό κλικ στο όνομα του δίσκου (C:) και αμέσως εμφανίζονται τα περιεχόμενά του. Προσοχή! Δεν πρέπει να επιλέξετε (check) το τετραγωνάκι στα αριστερά του ονόματος του δίσκου (C: ). Αφού βρείτε το φάκελο VALUE κάντε διπλό κλικ επάνω του. 66

67 Κεφάλαιο 6 ο Ειδικά Θέματα Προσοχή! Δεν πρέπει να επιλέξετε (check) το τετραγωνάκι στα αριστερά του ονόματος του φακέλου VALUE. Στη δεξιά λίστα έχουν εμφανιστεί τώρα τα αρχεία του VALUE. Από τα αρχεία αυτά πρέπει να επιλέξετε (check στο τετραγωνάκι στα αριστερά των ονομάτων τους) τα αρχεία VALUE.mdb και VALUE.mdw. Στην περίπτωση που δεν εμφανίζονται οι προεκτάσεις των αρχείων (mdb, mdw), τότε επιλέξτε το αρχείο με όνομα VALUE και τύπο Εφαρμογή Βάσεων Δεδομένων Microsoft Access και το αρχείο με όνομα VALUE και τύπο Πληροφορίες ομάδας εργασίας της Miscrosoft Access. Στη συνέχεια τα αρχεία αυτά πρέπει να έχουν τη μορφή VALUE.mdb και VALUE.mdw. Κάντε κλικ στο κουμπί Επόμενο Βήμα (βρίσκεται επάνω δεξιά). Κάτω από τον τίτλο Επιλέξτε προορισμό για τα αντίγραφα επιλέξτε τη Δισκέτα (Α:). Κάντε κλικ στο κουμπί Έναρξη Αντιγραφής (βρίσκεται επάνω δεξιά). Στο παράθυρο που θα εμφανιστεί συμπληρώστε τον τίτλο VALUE. Στη συνέχεια ακολουθήστε τις οδηγίες των Αντιγράφων Ασφαλείας, τοποθετώντας τις δισκέτες με τη σειρά που ζητούνται. Σημείωση: Προκειμένου να χρησιμοποιήσετε όσο το δυνατόν λιγότερες δισκέτες σας προτείνουμε, πριν κρατήσετε αντίγραφα ασφαλείας των παραπάνω αρχείων, από την επιλογή Έναρξη (Start) Προγράμματα (Programs) Έπαφος να ενεργοποιήσετε την επιλογή VALUE Συντήρηση Βάσης Δεδομένων και στη συνέχεια την επιλογή Συμπύκνωση Βάσης Δεδομένων Αντίγραφα Ασφαλείας (Backup) για Windows '98 Από την επιλογή Έναρξη Προγράμματα Βοηθήματα Εργαλεία Συστήματος επιλέξτε Αντίγραφα Ασφαλείας. 67

68 Ειδικά Θέματα Κεφάλαιο 6 ο Στο παράθυρο που εμφανίζεται επιλέξτε OK. Στην οθόνη που ακολουθεί επιλέξτε: Από την αριστερή λίστα, με τίτλο Επιλέξτε τα αρχεία που θα φυλάξετε, κάντε διπλό κλικ στο όνομα του δίσκου (C:) και αμέσως εμφανίζονται τα περιεχόμενά του. Προσοχή! Δεν πρέπει να επιλέξετε (check) το τετραγωνάκι στα αριστερά του ονόματος του δίσκου (C: ). Αφού βρείτε το φάκελο VALUE κάντε διπλό κλικ επάνω του. Προσοχή! Δεν πρέπει να επιλέξετε (check) το τετραγωνάκι στα αριστερά του ονόματος του φακέλου VALUE. Στη δεξιά λίστα έχουν εμφανιστεί τώρα τα αρχεία του VALUE. Από τα αρχεία αυτά πρέπει να επιλέξετε (check στο τετραγωνάκι στα αριστερά των ονομάτων τους) τα αρχεία VALUE.mdb και VALUE.mdw. Στην περίπτωση που δεν εμφανίζονται αυτές οι προεκτάσεις των αρχείων (mdb, mdw), τότε επιλέξτε το αρχείο με όνομα VALUE και τύπο Εφαρμογή Βάσεων Δεδομένων Microsoft Access και το αρχείο με όνομα VALUE και τύπο Πληροφορίες ομάδας εργασίας της Microsoft Access. Στη συνέχεια τα αρχεία αυτά πρέπει να έχουν τη μορφή VALUE.mdb και VALUE.mdw. Κάντε κλικ στο κουμπί Επόμενο (βρίσκεται κάτω δεξιά). 68

69 Κεφάλαιο 6 ο Ειδικά Θέματα Σημείωση: Προκειμένου να βλέπετε τις καταλήξεις των αρχείων κάντε τα εξής: Κάντε διπλό κλικ στο εικονίδιο Ο Υπολογιστής μου (My Computer). Από την επιλογή Προβολή Επιλογές Φακέλων Προβολή αποεπιλέξτε το απόκρυψη επεκτάσεων για γνωστούς τύπους αρχείων. Στην οθόνη που θα εμφανιστεί επιλέξτε το πεδίο με τίτλο Όλα τα επιλεγμένα αρχεία και κάντε κλικ στο κουμπί Επόμενο. Στην οθόνη που ακολουθεί, με τίτλο Επιλέξτε προορισμό για τα αντίγραφα, επιλέξτε τη Δισκέτα (Α:) και συμπληρώστε τον τίτλο Α:\My Backup.qic. Κάντε κλικ στο κουμπί Επόμενο. Στο παράθυρο που θα εμφανιστεί βεβαιωθείτε ότι έχετε επιλέξει μόνο τη δεύτερη επιλογή και κάντε κλικ στο κουμπί Επόμενο. 69

70 Ειδικά Θέματα Κεφάλαιο 6 ο Στο παράθυρο που θα εμφανιστεί δηλώστε τον τίτλο VALUE και κάντε κλικ στο κουμπί Εκκίνηση. Στη συνέχεια ακολουθήστε τις οδηγίες των Αντιγράφων Ασφαλείας, τοποθετώντας τις δισκέτες με τη σειρά που ζητούνται. ΠΡΟΣΟΧΗ! Την επόμενη φορά που θα θελήσετε να κρατήσετε αντίγραφα ασφαλείας στην πρώτη οθόνη που θα εμφανιστεί επιλέξτε "Άνοιγμα υπάρχουσας εργασίας αντιγράφου ασφαλείας". Κατόπιν επιλέξτε το VALUE, πατήστε άνοιγμα, εκκίνηση και η διαδικασία ξεκινά αυτόματα. 70

71 Κεφάλαιο 6 ο Ειδικά Θέματα 6.3 Επαναφορά Αρχείων (Restore) Με τη λειτουργία Επαναφορά Αντιγράφων Ασφαλείας αντικαθιστάτε τα αρχεία του σκληρού δίσκου με αυτά των δισκετών. Θα τη χρησιμοποιήσετε αν ο δίσκος σας έπαθε κάποια βλάβη και χάθηκαν τα αρχεία του ή αν για κάποιους λόγους θέλετε να έχετε στο σύστημα μια προηγούμενη μορφή των αρχείων Επαναφορά Αρχείων μέσω του Value Από το menu Έναρξη (Start) Προγράμματα (Programs) Έπαφος Value Συντήρηση Βάσης Δεδομένων επιλέξτε Επαναφορά Αντιγράφων Ασφαλείας. Κάντε κλικ στο κουμπί Συνέχεια και κατόπιν στο παράθυρο που εμφανίζεται επιλέξτε ΝΑΙ. Στη συνέχεια εμφανίζεται η παρακάτω οθόνη που σας ζητάει να τοποθετήσετε την τελευταία δισκέτα του backup στη μονάδα Α. Κάντε κλικ στο κουμπί ΟΚ για να ξεκινήσει η διαδικασία της επαναφοράς των αρχείων του Value. Παρατηρήσεις: Στην περίπτωση που έχετε παραπάνω από μία βάσεις δεδομένων, στο παράθυρο που εμφανίζεται επιλέγετε κάθε φορά αυτήν που θέλετε να επαναφέρετε. 71

72 Ειδικά Θέματα Κεφάλαιο 6 ο Εάν για οποιοδήποτε λόγο σβήστηκε η βάση δεδομένων σας από τον κατάλογο του προγράμματος ή κατά την έναρξη του προγράμματος εμφανίζεται στην οθόνη σας ένα μήνυμα με κωδικό λάθους, τότε προκειμένου να ανακτηθεί η τελευταία σωστή βάση σας πρέπει να επιλέξετε τη διαδρομή της βάσης δεδομένων του προγράμματος, όπως βλέπετε στην παρακάτω οθόνη. Τέλος, στην περίπτωση που έχετε παραλείψει να ορίσετε το όνομα του σχολείου σας στο πρόγραμμα (από την επιλογή Αρχεία Στοιχεία Εκπαιδευτηρίου Γενικά Στοιχεία και στο πεδίο Γραμμή Κατάστασης), τότε στη θέση του ονόματος του σχολείου σας θα εμφανίζεται μια κενή γραμμή, όπου θα πρέπει να την επιλέγετε για να επαναφέρετε το αντίγραφο στη θέση αυτή. Μπορείτε επίσης να ακολουθήσετε τη διαδικασία του Backup και του Restore που υποστηρίζουν τα Windows και η οποία περιγράφεται παρακάτω για Windows '95 και για Windows '98. 72

73 Κεφάλαιο 6 ο Ειδικά Θέματα Επαναφορά Αρχείων (Restore) για Windows '95 Από το menu Έναρξη (Start) Προγράμματα (Programs) Βοηθήματα (Accessories) Εργαλεία Συστήματος (System Tools) επιλέξτε Αντίγραφα Ασφαλείας (Backup). Από την επιλογή Ρυθμίσεις Επιλογές επιλέξτε Επαναφορά, δώστε τις ακόλουθες ρυθμίσεις και κλείστε το παράθυρο. Τοποθετήστε την τελευταία δισκέτα των αντιγράφων ασφαλείας στη μονάδα δισκέτας Α: Κάντε κλικ στην επιλογή Επαναφορά του κεντρικού παραθύρου και από την αριστερή λίστα, με τίτλο Επαναφορά Από, κάντε διπλό κλικ στη Δισκέτα (Α:). Αμέσως εμφανίζονται τα περιεχόμενα της δισκέτας (MyBackup.qic). Από το δεξί παράθυρο φωτίστε το MyBackup.qic και κάντε κλικ στο κουμπί Επόμενο Βήμα (βρίσκεται επάνω δεξιά). Στην αριστερή λίστα, με τίτλο Αρχεία Συνόλου Αντιγράφων, εμφανίζεται ο κατάλογος VALUE. Επιλέξτε ολόκληρο τον κατάλογο κάνοντας κλικ (check) στο τετραγωνάκι στα αριστερά του ονόματός του. Στη συνέχεια κάντε κλικ στο κουμπί Έναρξη Επαναφοράς (βρίσκεται επάνω δεξιά) και ακολουθείστε τις οδηγίες της Επαναφοράς τοποθετώντας τις δισκέτες με τη σειρά που ζητούνται. 73

74 Ειδικά Θέματα Κεφάλαιο 6 ο Επαναφορά Αρχείων (Restore) για Windows '98 Από το menu Έναρξη (Start) Προγράμματα (Programs) Βοηθήματα (Accessories) Εργαλεία Συστήματος (System Tools) επιλέξτε Αντίγραφα Ασφαλείας (Backup). Στην οθόνη που εμφανίζεται επιλέξτε την επιλογή "Επαναφορά αρχείων από αντίγραφο ασφαλείας" και κάντε κλικ στο κουμπί OK. Τοποθετήστε την τελευταία δισκέτα των αντιγράφων ασφαλείας στη μονάδα δισκέτας Α: Επιλέξτε το όνομα του αρχείου όπως στην οθόνη που ακολουθεί και κάντε κλικ στο κουμπί OK. 74

75 Κεφάλαιο 6 ο Ειδικά Θέματα Επιλέξτε τα στοιχεία προς επαναφορά και κάντε κλικ στο κουμπί Επόμενο. Στην επιλογή θέσης δηλώστε Αρχική θέση. 75

76 Ειδικά Θέματα Κεφάλαιο 6 ο Στην οθόνη που ακολουθεί επιλέξτε "Να γίνει αντικατάσταση όλων των αρχείων". Στη συνέχεια κάντε κλικ στο κουμπί Εκκίνηση (βρίσκεται κάτω δεξιά) και ακολουθείστε τις οδηγίες της Επαναφοράς τοποθετώντας τις δισκέτες με τη σειρά που ζητούνται. 76

77 Κεφάλαιο 6 ο Ειδικά Θέματα 6.4. Απεγκατάσταση του προγράμματος Για να απεγκαταστήσετε το Value θα πρέπει να ακολουθήσετε τα επόμενα βήματα: Επιλέξτε Έναρξη (Start) Ρυθμίσεις (Settings) Πίνακας Ελέγχου (Control Panel). Στη συνέχεια ανοίξτε την επιλογή Προσθαφαίρεση Προγραμμάτων (Add/Remove Programms). Στη λευκή επιφάνεια αναφέρονται όλα τα προγράμματα που έχουν εγκατασταθεί στον υπολογιστή σας. Επιλέξτε το Value και κάντε κλικ στο κουμπί Προσθαφαίρεση (Add/Remove). Το Value έχει πλέον απεγκατασταθεί από τον υπολογιστή σας. Για να το χρησιμοποιήσετε ξανά πρέπει να το εγκαταστήσετε από τις αρχικές δισκέτες ή από το πρώτο CD-ROM το οποίο σας είχε προμηθεύσει η εταιρεία μας Διαχείριση Λαθών Όταν παρουσιαστεί στο Value κάποιο λάθος ή πρόβλημα στα αρχεία της εφαρμογής, τότε εμφανίζεται ένα προειδοποιητικό παράθυρο αντίστοιχο με το επόμενο. Στην οθόνη αυτή εμφανίζεται ο κωδικός του λάθους και η περιγραφή του. Στην περίπτωση τέτοιων προβλημάτων πρέπει να σημειώνετε ακριβώς τις πληροφορίες και τον κωδικό λάθους αυτής της οθόνης. Θα πρέπει να περιγράψετε στο τμήμα υποστήριξης της εταιρείας μας αφ' ενός το σημείο του προγράμματος που βρισκόσασταν τη στιγμή που εμφανίστηκε το πρόβλημα και αφ' ετέρου το μήνυμα αυτής της οθόνης προκειμένου να πετύχουμε γρήγορη διάγνωση και επίλυση του προβλήματος. Δυστυχώς δε μπορούμε να βοηθήσουμε σε προβλήματα όταν δεν υπάρχει σαφής περιγραφή των συνθηκών που οδήγησαν στο λάθος. Ακόμη καλύτερη υποστήριξη θα έχετε από τους τεχνικούς της εταιρείας μας αν μας στείλετε το αρχείο της βάσης δεδομένων σας (Value.mdb) και σαφείς οδηγίες για την αναπαραγωγή του προβλήματος. 77