«Αρχειοθέτηση - Ταξινόμηση Αρχείου

Transcript

1 ΑΛΕΞΑΝΔΡΕΙΟ ΤΕΙ ΘΕΣΣΑΛΟΝΙΚΗΣ ΣΧΟΛΗ ΔΙΟΙΚΗΣΗΣ ΚΑΙ ΟΙΚΟΝΟΜΙΑΣ ΤΜΗΜΑ ΒΙΒΛΙΟΘΗΚΟΝΟΜΙΑΣ ΚΑΙ ΣΥΣΤΗΜΑΤΩΝ ΠΛΗΡΟΦΟΡΗΣΗΣ ΠΤΥΧΙΑΚΗ ΕΡΓΑΣΙΑ «Αρχειοθέτηση - Ταξινόμηση Αρχείου Πρωτοδικείου Θεσσαλονίκης» Archiving - Classification of archival material of the Protodikeio of Thessaloniki Ρουσουλιώτης Νικόλαος ΘΕΣΣΑΛΟΝΙΚΗ 2014

2 ΑΛΕΞΑΝΔΡΕΙΟ ΤΕΙ ΘΕΣΣΑΛΟΝΙΚΗΣ ΣΧΟΛΗ ΔΙΟΙΚΗΣΗΣ ΚΑΙ ΟΙΚΟΝΟΜΙΑΣ ΤΜΗΜΑ ΒΙΒΛΙΟΘΗΚΟΝΟΜΙΑΣ ΚΑΙ ΣΥΣΤΗΜΑΤΩΝ ΠΛΗΡΟΦΟΡΗΣΗΣ ΠΤΥΧΙΑΚΗ ΕΡΓΑΣΙΑ «Αρχειοθέτηση - Ταξινόμηση Αρχείου Πρωτοδικείου Θεσσαλονίκης» Archiving - Classification of archival material of the Protodikeio of Thessaloniki Ρουσουλιώτης Νικόλαος Επόπτης Καθηγητής: Γιάννης Ιωαννίδης ΘΕΣΣΑΛΟΝΙΚΗ 2014

3 ΕΥΧΑΡΙΣΤΙΕΣ Ευχαριστώ τον Γιάννη Ιωαννίδη που ανέλαβε, χωρίς τον παραμικρό δισταγμό, ως επόπτης την πτυχιακή μου εργασία όταν λόγω των γνωστών περικοπών στο Α.ΤΕ.Ι.Θ. το μέλλον της ολοκλήρωσης της φαινόταν αβέβαιο. Θα ήθελα ιδιαίτερα να ευχαριστήσω την αρχική επόπτρια της πτυχιακής εργασίας μου, κυρία Τριανταφυλλιά Κουρτούμη, πολύτιμο στέλεχος του Ιστορικού Αρχείου Μακεδονίας και καθηγήτρια Αρχειονομίας στο τμήμα Βιβλιοθηκονομίας και Συστημάτων Πληροφόρησης του Α.Τ.Ε.Ι Θεσσαλονίκης που η βοήθεια και η καθοδήγησή της υπήρξε καθοριστική για την διεκπεραίωση της κυρίως στο πρακτικό αλλά και στο θεωρητικό μέρος της. Επίσης, οφείλω ένα μεγάλο ευχαριστώ στην κυρία Ιορδάνα Χατζηισαάκ και όλο το προσωπικό του Ι.Α.Μ., για την βοήθεια, τη συνεργασία και την φιλοξενία τους στο χώρο του Ι.Α.Μ. όπου πραγματοποιήθηκε και το μεγαλύτερο μέρος της εργασίας αυτής. Τέλος, θέλω να εκφράσω την αγάπη μου στην οικογένειά μου για την στήριξη και την εμπιστοσύνη που μου έδειξαν σε κάθε επιλογή που έκανα στη μέχρι τώρα πορεία μου και στην προκειμένη περίπτωση στην επιλογή και ολοκλήρωση αυτής της εργασίας. 2

4 Περιεχόμενα Περίληψη... 5 Abstract... 6 Πίνακας Ακρωνύμων και Συντομογραφιών Εισαγωγή Βασικές έννοιες της αρχειακής επιστήμης Κατηγορίες Αρχείων Η χρήση των αρχείων Αρχειονομία Αρχειακός δεσμός Αρχειονόμος Αρχειακές Εργασίες Χρήσιμοι όροι για την επεξεργασία των αρχείων Μεταδεδομένα Κατηγορίες μεταδεδομένων Άλλα χαρακτηριστικά των μεταδεδομένων Δομή των μεταδεδομένων Ψηφιοποίηση Αρχείων Δελτίο Σ.Α.Ε Αρχειομνήμων: λογισμικό διαχείρισης αρχειακών δεδομένων Η Αρχειακή οργάνωση στη χώρα μας. Γενικά Αρχεία του Κράτους (Γ.Α.Κ.) Σύντομο Ιστορικό Αποστολή Διοικητική οργάνωση Λειτουργία Ιστορικό Αρχείο Μακεδονίας (Ι.Α.Μ.) Ιστορικό του κτιρίου Σημερινή κατάσταση Προσωπικό Τα Αρχεία που βρίσκονται στο Ι.Α.Μ Δραστηριότητες Πρωτοδικείο Αρμοδιότητες Πρωτοδικείου Ιστορία πρωτοδικείου Θεσσαλονίκης Μεθοδολογία της Εργασίας Το Αρχειακό Υλικό Προσωπικά δεδομένα Προστασία Προσωπικών Δεδομένων Αρχεία προσωπικών δεδομένων Ευρετήρια Δελτίων Σ.Α.Ε στο πρόγραμμα Αρχειομνήμων Αριθμητικό Ευρετήριο Αλφαβητικό Ευρετήριο Χρονολογικό Ευρετήριο Βιβλιογραφία Παράρτημα

5 Πίνακας Εικόνων Εικ. 1 Μορφή Δελτίου Σ.Α.Ε Εικ. 2 Οθόνη εισαγωγής κωδικών πρόσβασης 28 Εικ. 3 Λογότυπο των Γ.Α.Κ Εικ. 4 Πρόσοψη του κτηρίου από την οδό Παπαναστασίου Εικ. 5 Παλιά δικαστήρια στη λεωφόρο Χαμιδιέ (Εθνικής Αμύνης) Εικ. 6 Δικαστικό Μέγαρο Θεσσαλονίκης Εικ. 7 Αρχική παραλαβή Εικ. 8 Επεξεργασία υλικού Εικ. 9 Τελική ταξιθέτηση στο αρχειοστάσιο Εικ. 10 Μέρος του αρχειακού υλικού στα κιβώτια παραλαβής

6 Περίληψη Το θέμα αυτής της εργασίας είναι «Ταξινόμηση και αρχειοθέτηση αρχείων του Πρωτοδικείου Θεσσαλονίκης». Ασχολείται με την επεξεργασία, αρχειοθέτηση και καταγραφή του αρχειακού υλικού ώστε να είναι δυνατό να γίνει γρήγορα και έγκυρα η ανάκτηση των αρχείων και να αποτελεί ένα χρήσιμο εργαλείο έρευνας για τον ερευνητή και οποιονδήποτε ενδιαφέρεται να αναζητήσει πληροφορίες για τα συγκεκριμένα αρχεία. Αποτελείται από δύο μέρη το πρακτικό στο Ι.Α.Μ. και το θεωρητικό. Στο θεωρητικό μέρος επιχειρείται μια γενική εισαγωγή στους κόλπους της αρχειακής επιστήμης και μεθοδολογίας. Έπειτα η εργασία ασχολείται με τα μεταδεδομένα και την ψηφιοποίηση των αρχείων. Ακολουθεί μια σύντομη αναφορά στην Ιστορία και την οργάνωση των Γενικών Αρχείων του Κράτους (Γ.Α.Κ) και του Ιστορικού Αρχείου Mακεδoνίας (I.A.M.) στο οποίο φυλάσσεται το αρχειακό υλικό με το οποίο ασχολείται η εργασία. Επίσης μνεία γίνεται στην οργάνωση του πρωτοδικείου γενικότερα και ειδικότερα στον παραγωγό των συγκεκριμένων αρχείων, το Πρωτοδικείο Θεσσαλονίκης. Στη συνέχεια παρουσιάζονται στοιχεία για τη μεθοδολογία της εργασίας και το υλικό που μελετά. Στο τέλος του θεωρητικού κομματιού υπάρχει και μια αναφορά στην προστασία των προσωπικών δεδομένων λόγω του μεγάλου αριθμού δεδομένων αυτής της μορφής που περιέχει το συγκεκριμένο αρχείο. Στο πρακτικό μέρος παρατίθενται τα ευρετήρια των δελτίων του αρχειακού υλικού με αριθμητική, αλφαβητική και χρονολογική σειρά και σε παράρτημα υποδείγματα στην ηλεκτρονική μορφή τους από το Λέξεις Κλειδιά Αρχείο, Αρχειονομία, Γ.Α.Κ., Ι.Α.Μ., Πρωτοδικείο, Πρωτοδικείο Θεσσαλονίκης, Μεταδεδομένα, Ψηφιοποίηση αρχείων, Προσωπικά δεδομένα. 5

7 Abstract This thesis s theme is "Classification and archiving files of Protodikeio of Thessaloniki". It deals with the processing, archiving and recording of archival material in order to succeed quick and reliable recovery of archives and be a useful research tool for researchers and anyone interested in information about these specific archives. It consists of two parts the practical in Historical Archive of Macedonia (I.A.M.) and the theoretical. In the theoretical part seeks a general introduction within the archival science and methodology. The work deals with metadata and the digitization of records. It follows a brief reference to the history and organization of the General State Archives (G.A.K) and I.A.M. in which is stored the archival material involved with this thesis. Also reference is made to the organization of the Court in general and the producer of that particular file, the Protodikeio of Thessaloniki. Details about the methodology and the material of this study follow. At the end of the theoretical part there is a reference to the protection of personal data since the file contains a large number of data of this type. In the practical part, there are indexes with numerical, alphabetical and chronological order and in appendix sheets of archival materials in electronic form by the Keywords Archive, Archival Science, G.A.K., I.A.M., Court, Court of Thessaloniki, Metadata, Archive Digitizing, Personal Data. 6

8 Πίνακας Ακρωνύμων και Συντομογραφιών. Α/Α: Αύξων Αριθμός Α.Β.Ε.: Αριθμός Βιβλίου Εισαγωγής Α.Ε.Ε.: Αριθμός Ειδικού Ευρετηρίου Α.ε.: ανώνυμη εταιρεία Α.Τ.Ε.Ι.Θ.: Αλεξάνδρειο Τεχνολογικό Εκπαιδευτικό Ίδρυμα Θεσσαλονίκης Γ.Α.Κ.: Γενικά Αρχεία του Κράτους Δ.Σ.: Διοικητικό Συμβούλιο ΕΛ.Ο.Τ.: Ελληνικός Οργανισμός Τυποποίησης Ι.Α.Μ.: Ιστορικό Αρχείο Μακεδονίας Κ.Υ.: Κεντρική Υπηρεσία Κ.α.: Και άλλα Κ.λ.π.: και τα λοιπά Σ.Α.Ε.: Συνοπτικό Αριθμητικό Ευρετήριο Φακ.: A.P.A.: American Psychological Association Υ.ΠΑΙ.Θ.: Υπουργείο Παιδείας και Θρησκευμάτων 7

9 1.Εισαγωγή Η εργασία που ακολουθεί πραγματοποιήθηκε στα πλαίσια πτυχιακή εργασίας στο χώρο του Ιστορικού Αρχείου Mακεδoνίας (Ι.Α.Μ). Συντάχθηκε από την φοιτητή του τμήματος Βιβλιοθηκονομίας και Συστημάτων Πληροφόρησης του ΑΤΕΙ Θεσσαλονίκης, Ρουσουλιώτη Νικόλαου υπό την εποπτεία της καθηγήτριας κυρίας Τριανταφυλλιάς Κουρτούμη αρχικά και για όλο το πρακτικό της μέρος και στη συνέχεια από τον Γιάννη Ιωαννίδη. Το θέμα της εργασίας είναι «Ταξινόμηση και αρχειοθέτηση αρχείων του Πρωτοδικείου Θεσσαλονίκης» και αφορά τα Ποινικά και Πολιτικά του τμήματα. Σκοπός της εργασίας είναι η επεξεργασία, αρχειοθέτηση και καταγραφή του αρχειακού υλικού ώστε να είναι δυνατό να γίνει γρήγορα και έγκυρα η ανάκτηση των αρχείων και να αποτελεί ένα χρήσιμο εργαλείο έρευνας για τον ερευνητή και οποιονδήποτε ενδιαφέρεται να αναζητήσει πληροφορίες για τα συγκεκριμένα αρχεία. Η εργασία περιλαμβάνει μια γενική εισαγωγή στους κόλπους της αρχειακής επιστήμης και μεθοδολογίας και επεξηγούνται όροι όπως αρχειονομία, αρχειονόμος και αρχειακός δεσμός που αποτελούν τον πυρήνα της. Στη συνέχεια καταγίνεται με τα μεταδεδομένα και την ψηφιοποίηση των αρχείων. Παρουσιάζεται η έντυπη μορφή του δελτίου ΣΑΕ και το λογισμικό Αρχειομνήμων. Ακολουθεί μια σύντομη αναδρομή στην Ιστορία των Γενικών Αρχείων του Κράτους (Γ.Α.Κ) και του I.A.M. στο οποίο φυλάσσεται το εν λόγω αρχειακό υλικό. Παρατίθενται πληροφορίες σχετικά με τις δραστηριότητές του, το υλικό που διασώζεται στα αρχειοφυλάκια του, ένα σύντομο ιστορικό του κτιρίου καθώς και στοιχεία για τη διαμόρφωση των χώρων του. Επίσης μνεία γίνεται στην οργάνωση του πρωτοδικείου γενικότερα και στον παραγωγό των συγκεκριμένων αρχείων ειδικότερα, το Πρωτοδικείου Θεσσαλονίκης, τα οποία αποτελούν το αντικείμενο της παρούσας πτυχιακής εργασίας. Το θεωρητικό κομμάτι ολοκληρώνεται με μια αναφορά στην προστασία των προσωπικών δεδομένων μια και το συγκεκριμένο αρχείο περιέχει μεγάλο αριθμό δεδομένων αυτής της μορφής. Στο πρακτικό μέρος ακολουθούν τα ευρετήρια από το πρόγραμμα Αρχειομνήμων σε μορφή πινάκων και η βιβλιογραφία που χρησιμοποιήθηκε. Τέλος σε παράρτημα παρατίθενται υποδείγματα των ηλεκτρονικών δελτίων περιγραφής του αρχειακού υλικού σε μορφή Word. 8

10 2. Βασικές έννοιες της αρχειακής επιστήμης Η ανακάλυψη της γραφής σηματοδοτεί την καταγραφή των ανθρωπίνων δραστηριοτήτων και την προσπάθεια διατήρησης τους, που προέκυψε από την ανάγκη του ανθρώπου για τη μνημόνευση των πράξεων, των δικαιωμάτων, των υποχρεώσεων και των σχέσεων του. Τα πρώτα γραπτά κείμενα που ανακαλύφθηκαν (σφηνοειδής γραφή, γραμμική Β ) κατά κανόνα αποτελούν καταγραφή περιουσιακών στοιχείων, φόρων και γενικότερα της οικονομικής δραστηριότητας. Έτσι δημιουργούνται κατά κάποιο τρόπο «αρχεία» και αρχίζει η ενασχόληση ορισμένων ατόμων με την ταξινόμηση, τη διατήρηση και την καταγραφή τους που εξυπηρετούσε αποκλειστικά διοικητικές ανάγκες. Σήμερα ο όρος αρχείο (Μπάγιας, 1999α) συνδέεται με τρεις διαφορετικές έννοιες: α)το σύνολο των τεκμηρίων ανεξαρτήτως χρονολογίας, ύλης και σχήματος, το οποίο έχει δεχθεί ή παράγει ένα φυσικό ή νομικό πρόσωπο στα πλαίσια των δραστηριοτήτων του. β) την αρχειακή υπηρεσία που είναι υπεύθυνη για την επεξεργασία φύλαξη και συντήρηση του αρχειακού υλικού γ) του κτιρίου που φυλάσσονται τα τεκμήρια. Τα αρχεία αποτελούν κατά βάση ένα είδος πληροφόρησης για τις δραστηριότητες και τις αλληλεπιδράσεις των ανθρωπίνων σχέσεων, των οργανισμών, των γεγονότων και των τόπων. Για να χαρακτηριστεί μια πληροφορία αρχειακή πρέπει οπωσδήποτε να είναι καταχωρισμένη (π.χ. προφορικές συνομιλίες, όπως τηλεφωνικές συνδιαλέξεις ή γενικότερα καθημερινές συζητήσεις, οι οποίες δεν καταχωρίζονται, δεν αποτελούν αρχείο) σε ένα οποιοδήποτε υπόστρωμα όπως είναι το χαρτί ή πιο σύγχρονα είδη υλικών όπως: φωτογραφίες, κασέτες, δίσκοι, ψηφιακοί δίσκοι και άλλα υποστρώματα. Επιπλέον στον ίδιο τον ορισμό του αρχείου λανθάνουν και πέντε πρωτογενείς ιδιότητες που το διαφοροποιούν από άλλα είδη πληροφορίας, όπως τη βιβλιοθήκη και την τεκμηρίωση (Μπάγιας, 1999α): 9

11 Τα τεκμήρια είναι οργανικά προϊόντα του νομικού ή φυσικού προσώπου που τα παρήγαγε, πρόκειται δηλαδή για απότοκα των δραστηριοτήτων του προσώπου αυτού. Υπό την ευρεία έννοια τα τεκμήρια είναι τμήμα των εν λόγω δραστηριοτήτων. Τα τεκμήρια είναι φυσικά προϊόντα. Η δημιουργία και συγκέντρωση των τεκμηρίων δεν υπήρξε σκοπός αυτή καθ εαυτή, όπως στην περίπτωση της βιβλιοθήκης ή της συλλογής τεκμηρίων, αλλά η φυσική απόρροια ορισμένων δραστηριοτήτων. Τα τεκμήρια είναι μοναδικά. Είναι μοναδικά όχι μόνο ως προς το περιεχόμενο και τα εξωτερικά χαρακτηριστικά τους, όσο κυρίως ως προς τη θέση τους ως δομικές μονάδες ενός ευρύτερου συνόλου και ως προς τη λειτουργία τους ως παρεπόμενα συγκεκριμένων πράξεων. Ευνόητο είναι πως και το αρχείο στο σύνολο του είναι μοναδικό. Το αρχείο υφίσταται μόνο ως σύνολο, ορθότερα ως δίκτυο διαπλεκόμενων τεκμηρίων και πληροφοριών. Τα τεκμήρια διατηρούν τον αρχειακό τους χαρακτήρα, στο βαθμό που συνδέονται και διαπλέκονται με τις άλλες μονάδες του ίδιου συνόλου. Το αρχείο, προερχόμενο από τις δραστηριότητες ενός φυσικού ή νομικού προσώπου, εξελίσσεται αργότερα σε μάρτυρα αυτών των δραστηριοτήτων, συνιστώντας έτσι μια γνώση που είναι μοναδική. Η ικανότητα αυτή είναι γνωστή με τον όρο τεκμηριωτική αξία και είναι χαρακτηριστικό του αρχείου. Κάθε μεμονωμένο τεκμήριο έχει αφ εαυτό μια πληροφοριακή αξία, είναι φορέας ορισμένων πληροφοριών. Εντασσόμενο ωστόσο σε ένα ευρύτερο αρχειακό περιβάλλον, το ίδιο το τεκμήριο αναδεικνύεται πολύτιμος μάρτυρας για τη δομή και λειτουργία του οργανισμού που το παρήγαγε, προσλαμβάνει δηλαδή τεκμηριωτική αξία. 2.1 Κατηγορίες Αρχείων Στην παρούσα εργασία θα μας απασχολήσει κυρίως ο όρος αρχείο με τη σημασία του συνόλου τεκμηρίων. Σύμφωνα με τον νόμο 1946/1991 «Γενικά Αρχεία 10

12 του Κράτους και άλλες Διατάξεις» τα αρχεία χωρίζονται στις εξής κατηγορίες (Υπουργείο Παιδείας και Θρησκευμάτων, 2014): 1. Δημόσια αρχεία, που χαρακτηρίζονται όσα αρχεία βρίσκονται στην κατοχή δημοσίων υπηρεσιών, δικαστικών αρχών, νομικών προσώπων δημοσίου δικαίου, οργανισμών τοπικής αυτοδιοίκησης, νομικών προσώπων ιδιωτικού δικαίου που εμπίπτουν στο δημόσιο τομέα, οργανισμών και επιχειρήσεων κοινής ωφέλειας, ληξιαρχείων, συμβολαιογραφείων, υποθηκοφυλακείων, εκπαιδευτικών ιδρυμάτων, ιδρυμάτων του απόδημου ελληνισμού και λοιπών υπηρεσιών κατά την έννοια του άρθρου 51 του Ν.1892/1990 (Φ.Ε.Κ. 101 Α ), όπως συμπληρώθηκε με το άρθρο 4 παρ.6 του Ν.1943/1991. Τα δημόσια αρχεία υποδιαιρούνται στις ακόλουθες κατηγορίες: α) Ανενεργά αρχεία, που περιλαμβάνουν το υλικό που δεν έχει πια υπηρεσιακή χρησιμότητα και έχει υποστεί τη διαδικασία της εκκαθάρισης. β) Ημιενεργά αρχεία, που περιλαμβάνουν τα, των οποίων έχει λήξει ο χρόνος υπηρεσιακής χρησιμότητας και στα οποία πρέπει να γίνει εκκαθάριση. γ) Τρέχοντα αρχεία, που περιλαμβάνουν τα που έχουν ακόμη υπηρεσιακή αξία. δ) Αρχεία διηνεκούς υπηρεσιακής χρησιμότητας, που παρά την παλαιότητα τους εξακολουθούν να έχουν υπηρεσιακή χρησιμότητα. Ο Ανδρέας Μπάγιας (1999α) χρησιμοποιεί τον όρο ιστορικά για τα ανενεργά και τον όρο ενεργά για τα τρέχοντα και διηνεκούς υπηρεσιακής χρησιμότητας αρχεία. 2. Εκκλησιαστικά αρχεία, που χαρακτηρίζονται τα αρχεία των ορθόδοξων εκκλησιαστικών αρχών, ιδρυμάτων, ναών και μονών. Ως εκκλησιαστικά αρχεία νοούνται και τα αρχεία άλλων δογμάτων ή θρησκειών. 3. Ιδιωτικά αρχεία, που χαρακτηρίζονται ιδίως τα αρχεία ιδιωτικού περιεχομένου βυζαντινής περιόδου, προσώπων που άσκησαν ανώτατα 11

13 λειτουργήματα της πολιτείας και της εκκλησίας, προσώπων που διακρίθηκαν στις επιστήμες, στα γράμματα, στις τέχνες και άλλα, πολιτικών κομμάτων και συνδικαλιστικών οργανώσεων, νομικών προσώπων ιδιωτικού δικαίου όπως συλλόγων, συνεταιρισμών, ιδρυμάτων, εμπορικών οίκων, τραπεζών, επιχειρήσεων. 4. Οπτικοακουστικά αρχεία, που χαρακτηρίζονται οι μαρτυρίες σε ηχητικές και κινούμενες ή στατικές οπτικές αποτυπώσεις. 5. Αρχεία χαρτών και σχεδίων, που χαρακτηρίζονται ιδίως οι μαρτυρίες σε οπτικές, γραμμικές αποτυπώσεις, απεικονίσεις σε χάρτες, σχέδια, μακέτες, αεροφωτογραφίες, λιθογραφίες, ξυλογραφίες και άλλα. 2.2 Η χρήση των αρχείων Η χρήση που έλαβαν τα αρχεία στις διάφορες ιστορικές περιόδους διαφέρει σημαντικά. Από την ιστορική μελέτη προκύπτει η άμεση σχέση ανάμεσα στον τρόπο που κάθε κοινωνία παράγει τα τεκμήρια και στη χρήση που τους επιφυλάσσει. Ειδικότερα τα αρχεία χρησιμοποιήθηκαν (Μπάγιας, 1999α) ως: Όργανο εξουσίας και διαχείρισης. Η χρήση τους ήταν ένα μέσο άσκησης της εξουσίας και η πρόσβαση σε αυτά δεν επιτρεπόταν παρά σε ένα κλειστό κύκλο έμπιστων αξιωματούχων. Άλλωστε, η παραγωγή των τεκμηρίων ήταν μια διαδικασία απομακρυσμένη από τον απλό άνθρωπο, καθώς η γνώση της γραφής ήταν προνόμιο των λίγων και η σύνταξη των τεκμηρίων υπάκουε σε αυστηρούς κανόνες που κατείχε ένας μικρός αριθμός ειδικευμένων αξιωματούχων. Απόδειξη. Τα αρχεία χρησιμοποιήθηκαν προκειμένου να κατοχυρώσουν τίτλους ευγενείας, τίτλους ιδιοκτησίας, προνόμια, δικαιώματα. Το φαινόμενο που φτάνει ως τις μέρες μας ανάγεται στον ύστερο μεσαίωνα. Τεκμηρίωση-Πληροφόρηση. Τα αρχεία ως «εργαλειακή» πληροφορία χρησιμοποιούνταν για τις ανάγκες της τρέχουσας διαχείρισης. Επίσης, ως αποθηκευμένη πληροφορία διευκόλυναν τη λήψη μεταγενέστερων αποφάσεων για συναφή θέματα. 12

14 Υλικό για την έρευνα. Στους νεότερους χρόνους και ειδικότερα μετά την Γαλλική Επανάσταση, τα αρχεία για πρώτη φορά φαίνεται να αποσυνδέονται από την διοίκηση, για να αποκτήσουν και μια νέα χρήση: της πρώτης ύλης για την έρευνα του παρελθόντος Σύμβολα. Είναι συνήθης τόσο σε συλλογικό όσο και σε στενά ιδιωτικό επίπεδο η διατήρηση και, ενίοτε, η επίδειξη των τεκμηρίων ως κειμηλίων με συμβολική και συναισθηματική διάσταση. Σήμερα τα αρχεία διατηρούν όλες τις παραπάνω χρήσεις. Η αρχική όμως χρήση των αρχείων παραμένει πάντα η άμεση/υπηρεσιακή ή πρωτογενής για τον παραγωγό τους, η οποία είναι προσωρινή αφού το περιεχόμενό τους στις περισσότερες περιπτώσεις ισχύει για ένα ορισμένο χρονικό διάστημα. Μετά ακολουθεί (κατά κανόνα αφού παραληφθεί από την αρχειακή υπηρεσία) η περίπτωση της έμμεσης ή δευτερογενούς χρήσης του αρχείου που παρέχει όχι μόνο στοιχεία για τον σκοπό της δημιουργίας του, αλλά και ένα πλήθος πληροφοριών που παρουσιάζουν πολλές φορές μεγαλύτερο ενδιαφέρον από το κύριο θέμα του. 2.3 Αρχειονομία Η διαδικασία του εντοπισμού, της τεκμηρίωσης, της διατήρησης των αρχείων καθώς και η διευκόλυνση της διηνεκούς χρήσης τους αποτελεί την αρχειονομία. Δηλαδή είναι η επιστήμη που έχει ως αντικείμενο τις αρχές και τις τακτικές για την διαχείριση και επεξεργασία των αρχείων. Με τον όρο αρχείο εννοούμε εδώ τόσο τις αρχειακές πληροφορίες όσο και το υλικό (Μπάγιας, 1999α) στο οποίο είναι αποθηκευμένες. Στην Ευρώπη, η αρχειονομία αναπτύχθηκε ως επιστήμη βοηθητική της ιστορίας.. Ανέπτυξε σταδιακά τις μεθόδους και τις αρχές της και συγκρότησε το απαραίτητο σύνολο πρακτικών, προκειμένου να αντιμετωπίσει τα νέα και συνεχώς μεταβαλλόμενα δεδομένα της σύγχρονης κοινωνίας. Κατά τον 19ο και 20ο αιώνα εκδόθηκαν εγχειρίδια, ανάμεσα στα οποία ξεχώρισαν το «Εγχειρίδιο για την ταξινόμηση και περιγραφή των αρχείων» (1898) των Ολλανδών Muller, Feith και Fruin, το οποίο αποτελεί μέχρι σήμερα σημείο αναφοράς για την αρχειακή θεωρία και πράξη και τα περίφημα εγχειρίδια του Άγγλου Jekinson και του Αμερικάνου 13

15 Shellemberg στα οποία συστηματοποίησαν και θεωρητικοποίησαν τις εμπειρίες των χωρών τους. Σε λατινογενείς χώρες υπήρχε μέχρι πρόσφατα η πεποίθηση πως η αρχειονομία δεν συνιστά αυτόνομο επιστημονικό κλάδο. Έτσι, αντί της αρχειονομίας ως συνόλου τεχνικών και μεθόδων στις σχολές των χωρών αυτών, διδασκόταν η ιστορία των αρχείων. Στις Η.Π.Α., τον Καναδά και την Αυστραλία, η αρχειονομία περιορίζονταν σε ένα είδος ιστοριοδιφικής ενασχόλησης και οργάνωσης των αρχείων, αφού τα ιστορικά τεκμήρια των χωρών αυτών δεν αντιμετώπιζαν δυσκολίες προσπέλασης όπως τα ευρωπαϊκά αρχεία. Συνεπώς, στις χώρες αυτές δεν υπήρξε ένας διαφορετικού είδους προσανατολισμός της αρχειονομίας, αλλά μια παράλληλη ανάπτυξη του records management, δηλαδή της ορθολογικής διαχείρισης των ενεργών αρχείων. Η κατάσταση στο χώρο της αρχειονομίας σταδιακά μεταβλήθηκε εξαιτίας της εμφάνισης δύο γεγονότων. Το πρώτο, ήταν η εμφάνιση της επιστήμης της πληροφόρησης. Το φαινόμενο επιταχύνθηκε ιδιαίτερα από τις σύγχρονες τεχνολογίες, ειδικότερα την πληροφορική και τις τηλεπικοινωνίες. Το δεύτερο γεγονός, ανεξάρτητα από τις εξελίξεις και τις συνάφειες με άλλους κλάδους σε επιστημονικό και μεθοδολογικό επίπεδο, οι αρχειονόμοι διαπίστωναν πως δεν μπορούσαν πλέον να αντιμετωπίσουν τον τεράστιο αρχειακό όγκο που καθημερινά παρήγαγε η διοίκηση. Τα δύο αυτά γεγονότα οδήγησαν στην έννοια της ενιαίας αρχειονομίας. Πρόβαλε δηλαδή, η αρχειονομία ως ενιαίος επαγγελματικός κλάδος γύρω από ένα κοινό αντικείμενο και ταυτόχρονα υπογραμμίστηκαν οι μεθοδολογικές της συνάφειες με τις επιστήμες της πληροφόρησης. Η ενιαία αρχειονομία εμφανίζεται ως μια επιστήμη η οποία διαθέτει ιδιαίτερο αντικείμενο, ίδιες αρχές, μεθόδους και τεχνικές και η οποία τροφοδοτεί ένα επάγγελμα, το οποίο παρά τις πολλές και με διαφορετικό προσανατολισμό ειδικότητες, έχει ένα κοινό αντικείμενο: τη διαχείριση των αρχειακών πληροφοριών από τη γέννηση μέχρι την ερευνητική τους εκμετάλλευσή. Τα σημαντικότερα προβλήματα που καλείται να επιλύσει σήμερα η αρχειονομία, είναι ο συνεχώς αυξανόμενος όγκος των τεκμηρίων που παράγονται από τη διοίκηση, οι ουσιώδεις μεταβολές που επέφεραν οι τεχνολογίες, τόσο ως εργαλεία διαχείρισης των τεκμηρίων όσο και ως μέσα παραγωγής τους και το εντεινόμενο αίτημα για ελεύθερη πρόσβαση του κοινού στις πληροφορίες των τεκμηρίων. Σε αυτό το στάδιο ανάπτυξης η αρχειονομία ήταν αναμενόμενο να στραφεί διεθνώς, αφενός 14

16 προς την τυποποίηση των μεθόδων της και αφετέρου σε νέες θεωρητικές αναζητήσεις, που φαίνεται να την τοποθετούν οριστικά στο πεδίο των επιστημών της πληροφόρησης. 2.4 Αρχειακός δεσμός Αρχειακός δεσμός (Μπάγιας, 1999α), είναι η αρχή σύμφωνα με την οποία τα τεκμήρια που προέρχονται από ένα φυσικό ή νομικό πρόσωπο πρέπει να μένουν συγκεντρωμένα και να μη κατατέμνονται, διασκορπίζονται ή αναμειγνύονται με τεκμήρια άλλων προσώπων (πρώτο επίπεδο). Περαιτέρω, τα τεκμήρια πρέπει να διατηρούν την ταξινόμηση που τους δόθηκε από τον παραγωγό του αρχείου (δεύτερο επίπεδο). Η τήρηση των αρχείων στην αρχική τους ταξινόμηση διευκολύνει κατά κύριο λόγο την πρόσβαση σε αυτά, με την χρησιμοποίηση δικών τους ευρετηρίων ή πρωτοκόλλων. Ωστόσο, πολλές φορές είναι αναγκαία η αναταξινόμηση των αρχείων λόγω αλλαγών στη δομή ενός οργανισμού ή στον τρόπο άσκησης των επιχειρηματικών δραστηριοτήτων τους, με αποτέλεσμα να δημιουργείται απορία στο πότε πρέπει να επικρατήσει η αρχειακή ταξινόμηση. Ως επικρατέστερη απάντηση θεωρείται η τελευταία ενεργή ταξινόμηση των αρχείων ή η τάξη στην οποία βρέθηκαν ή μεταφέρθηκαν στην αρχειακή υπηρεσία και η καταγραφή όλων των σταδίων στους οδηγούς και τα εργαλεία έρευνας. Παρεπόμενο και άμεση συνέπεια του αρχειακού δεσμού είναι η έννοια του αρχειακού συνόλου, του συνόλου δηλαδή των τεκμηρίων αδιακρίτως χρονολογίας, σχήματος και ύλης που έχει δεχθεί ή παραγάγει ένα ορισμένο φυσικό ή νομικό πρόσωπο στα πλαίσια των δραστηριοτήτων του. Το αρχειακό σύνολο παρουσιάζει όλες τις ιδιότητες ενός συστήματος. Το πρώτο του γνώρισμα είναι η αυθυπαρξία. Μπορεί δηλαδή να υπάρχει μόνο του, ανεξάρτητα από τα άλλα αρχειακά σύνολα. Δεύτερο γνώρισμά του είναι η αυτοτέλεια. Το αρχειακό σύνολο έχει όρια, όσο ασαφή ή δυσδιάκριτα και αν είναι αυτά. Τρίτο χαρακτηριστικό του αρχειακού συνόλου είναι η συνθετότητα. Ένα αρχειακό σύνολο αποτελείται από επιμέρους συστατικά στοιχεία. Δεν πρόκειται όμως, για ένα απλό και τυχαίο άθροισμα μεμονωμένων τεκμηρίων. Αυτή, άλλωστε, είναι η τέταρτη και σημαντικότερη ιδιότητα του, η ύπαρξη τεκμηριωτικής αξίας. Η τεκμηριωτική αξία προκύπτει από το γεγονός ότι τα τεκμήρια παρουσιάζουν έναν 15

17 ισχυρό δεσμό, αυτόν της κοινής προέλευσης, του κοινού υποκειμένου. Είναι μοναδικά, φυσικά και οργανικά προϊόντα του ενός και μόνου προσώπου που τα παρήγαγε. Επιπλέον η οργάνωση τους δεν είναι συμπτωματική ή αυθαίρετη, αλλά διαμορφώθηκε από τον παραγωγό τους προκειμένου αυτός να εξυπηρετήσει συγκεκριμένες ανάγκες του. Η εφαρμογή του αρχειακού δεσμού είναι εξαιρετικά επωφελής για τον αρχειονόμο, στον οποίο εξασφαλίζει σημαντικά πλεονεκτήματα: Διασφαλίζει την ενότητα και ακεραιότητα της αρχειακής μνήμης ενός φυσικού ή νομικού προσώπου. Επιτρέπει να αντιληφθούμε όχι μόνο το περιεχόμενο των τεκμηρίων αλλά και τις μεταξύ τους σχέσεις καθώς επίσης και τον βαθμό και τον τύπο αρχειακής οργάνωσης του παραγωγού. Συνιστά αυτή καθ εαυτή έναν τρόπο διάρθρωσης των πληροφοριών, ένα σύστημα, δηλαδή, πρόσβασης του ερευνητή στις ποικίλες πληροφορίες του τεκμηριωτικού υλικού. Επιτρέπει στον αρχειονόμο να απομονώσει από την ευρεία πραγματικότητα αυτοτελείς αρχειακές οντότητες παρέχοντας μια ασφαλή και αντικειμενική μονάδα για την πρόσκτηση, ταξινόμηση και περιγραφή των αρχείων. Διευκολύνει την αρχειακή εργασία κατευθύνοντάς την προς τις μεγάλες ενότητες, τα αρχειακά σύνολα, και αφήνοντας κατά μέρος τα μεμονωμένα τεκμήρια. 2.5 Αρχειονόμος Αρχειακές Εργασίες «Αρχειονόμος είναι ο αρμόδιος για τη διαχείριση και οργάνωση των αρχείων σύμφωνα με τις αρχές και πρακτικές της αρχειονομίας». Ειδικότερα, πρέπει να είναι σε θέση σύμφωνα με τις θεμελιώδεις αρχές της αρχειονομίας να εκπονεί τα απαραίτητα εργαλεία, δηλαδή πίνακα διαχείρισης τεκμηρίων, ταξινομικό διάγραμμα και εργαλεία έρευνας ώστε να προβαίνει στις αναγκαίες αρχειακές εργασίες. Με αυτή την διαδικασία το αρχειακό υλικό γίνεται προσιτό και διαθέσιμο τόσο στη διοίκηση όσο και στην έρευνα. Βέβαια παρόλο που ο αρχειονόμος οφείλει να εξυπηρετεί αυτούς τους δύο σκοπούς δεν είναι απαραίτητο ο ίδιος να είναι ούτε ιστορικός ούτε 16

18 διοικητικός. Πρέπει όμως να έχει μία σημαντική τεχνική κατάρτιση για να μπορεί να φέρει εις πέρας τις αρχειακές εργασίες, να κατέχει ικανότητες οργάνωσης και διοίκησης και τέλος να είναι πάνω από όλα άνθρωπος με γενική παιδεία ώστε να αντιλαμβάνεται την αξία του υλικού (Μπάγιας, 1999α) που διαχειρίζεται. Οι Αρχειονόμοι προβαίνουν στις παρακάτω εργασίες όταν έρχονται πληροφορίες που σκοπεύουν να τις εντάξουν στο αρχείο τους: Πρόσκτηση, είναι η διαδικασία με την οποία τα τεκμήρια έρχονται στην κατοχή της αρχειακής υπηρεσίας για να εμπλουτίσουν το αρχείο. Αυτό μπορεί να γίνει με διάφορους τρόπους, π.χ. με κατάθεση στην αρχειακή υπηρεσία, αν δηλαδή τελειώνοντας τις δραστηριότητές του κάποιος ιδιώτης μας δωρίσει το αρχείο του, αν το κληροδοτήσει, αν τα ανταλλάξει ή αν η αρχειακή υπηρεσία ενδιαφέρεται να το αποκτήσει και το αγοράσει. Ταξινόμηση, με τέτοιο τρόπο ώστε η αναζήτηση και η αξιοποίηση του υλικού να γίνεται γρήγορα και σωστά. Είναι μια χρονοβόρα διαδικασία που απαιτεί κατάλληλο εξοπλισμό ώστε να αποκωδικοποιηθούν και να οργανωθούν οι πληροφορίες. Η οργάνωση αυτή γίνεται ανά κατηγορίες οι οποίες διαρθρώνονται ιεραρχικά (Μπάγιας, 1999α) σε τέσσερα στάδια: α) Καταγραφή: με τη βοήθεια ενός καταγραφικού δελτίου αποκτούμε γνώση του αρχειακού υλικού στο επίπεδο της μονάδας(αρχειακό σύνολο, σειρά, υποσειρά, φάκελος, υποφάκελος, τεκμήριο) και ειδικότερα μαθαίνουμε πληροφορίες για τον τίτλο, τη χρονολογία, το είδος και το μέγεθος (διαστάσεις) της πληροφορίας που θα χρησιμοποιήσουμε κατά την περιγραφή. β)ανάλυση της τεκμηριωτικής δομής: είναι η ανάλυση των πληροφοριών τις οποίες περιέχουν τα τεκμήρια καθώς και των σχέσεων μεταξύ των τεκμηρίων. Η εξωτερική δομή του αρχειακού συνόλου καθορίζεται από τους παράγοντες που επέδρασαν στη δημιουργία και στη χρήση του. Η εσωτερική δομή αφορά στις σχέσεις μεταξύ των τεκμηρίων. γ) Διανοητική ή κυρίως ταξινόμηση: είναι η οργάνωση του αρχειακού υλικού έτσι ώστε να απεικονίζεται η λειτουργία του νομικού ή φυσικού προσώπου που το δημιούργησε. δ) Αρχειοθέτηση: είναι η φυσική διευθέτηση των τεκμηρίων. 17

19 Περιγραφή, συνίσταται στον εντοπισμό και στην παρουσίαση των χαρακτηριστικών μορφής και περιεχομένου μιας αρχειακής μονάδας. Προϊόντα της περιγραφής είναι τα εργαλεία έρευνας. Ο αρχειονόμος πρέπει να παρουσιάσει την εσωτερική και την εξωτερική δομή μιας αρχειακής μονάδας. Η βασική μονάδα περιγραφής είναι το αρχειακό σύνολο. Το αρχειακό σύνολο μπορεί να εκληφθεί ως ενιαίο σύνολο ή αντίθετα μπορεί να θεωρηθεί ως σύνολο διαφόρων συστατικών (σειρά, φάκελος, τεκμήριο), το καθένα από τα οποία πρέπει να περιγραφεί ξεχωριστά. Το βασικό έγγραφο περιγραφής είναι το δελτίο περιγραφής της σειράς που περιγράφει το περιεχόμενο και το υπόστρωμα κάθε σειράς και ο συσχετισμός με την προέλευσή της. Το δελτίο αποτελεί την ταυτότητα του τεκμηρίου και διευκολύνει τον εντοπισμό του. Στο δελτίο περιέχονται πληροφορίες όπως ο λόγος που δημιουργήθηκε, ποιος το δημιούργησε και το κοινωνικό του πλαίσιο (Μπάγιας, 1999α). Ευρετηρίαση, είναι η επεξεργασία των τεκμηρίων για την επιλογή των θεματικών ή κύριων όρων που χαρακτηρίζουν το περιεχόμενό τους. Το προϊόν της ευρετηρίασης για τους κύριους όρους είναι ένα αλφαβητικό ευρετήριο, ενώ προκειμένου για τους θεματικούς όρους μπορεί να λάβει είτε τη μορφή αλφαβητικού ευρετηρίου, είτε τη μορφή δομημένου λεξιλογίου (θησαυρός). Η θεματική ευρετηρίαση περιλαμβάνει τρία στάδια (Μπάγιας, 1999α): α) την εξέταση του τεκμηρίου, β) την αναγνώριση των κυριότερων εννοιών του τεκμηρίου, γ) την απόδοση των εννοιών στη γλώσσα ευρετηρίασης. Αξιολόγηση, είναι η διαδικασία καθορισμού της τεκμηρίωσης και πληροφοριακής αξίας του αρχειακού υλικού προκειμένου να αποφασιστεί η αγορά του ή σε άλλες περιπτώσεις η διατήρηση του στο διηνεκές. Συντήρηση, είναι το σύνολο των απαραίτητων μέτρων διαφύλαξης ή αποκατάστασης της υλικής μορφής των τεκμηρίων. Ο αρχειονόμος είναι υπεύθυνος για τη διαφύλαξη της υλικής ακεραιότητας των τεκμηρίων. Ωστόσο οι σχετικές εργασίες εκτελούνται από ειδικευμένους επιστήμονες ή εξωτερικά συνεργεία, με την επίβλεψη των αρχειονόμων. 18

20 Προβολή και χρήση των αρχείων, υπό τον όρο προβολή εννοούμε τις δραστηριότητες που επιτρέπουν στο κοινό να εξασφαλίσει πρόσβαση στα αρχειακά τεκμήρια και στο περιεχόμενό τους. 2.6 Χρήσιμοι όροι για την επεξεργασία των αρχείων Αρχειοστάσιο: Αρχειοστάσιο εννοούμε το κτήριο, την αίθουσα ή τμήμα τους, όπου αποθηκεύονται τα ιστορικά ή τα ημιενεργά αρχεία. Στα αρχειοστάσια τηρούνται συγκεκριμένες συνθήκες περιβάλλοντος, που εξασφαλίζουν την των τεκμηρίων μακροβιότητα (Ellis, 2000). Συλλογή : 1)Μια συσσώρευση (συνήθως τεχνητή) εγγράφων ή προσωπικών αρχείων οποιασδήποτε προέλευσης που έχουν συγκεντρωθεί με βάση κάποια κοινά χαρακτηριστικά π.χ. Το θέμα, τον τρόπο πρόσκτησης. Την συναντάμε συχνά στις βιβλιοθήκες συλλόγων χειρογράφων και σε άλλα ιδρύματα ή εταιρείες συλλογής αρχείων (Ellis, 2000). 2)Μια αυθαίρετα οριζόμενη ενότητα ενεργών ή ιστορικών τεκμηρίων, που χρησιμοποιείται συχνά για τα προσωπικά αρχεία ή για ομάδες αρχείων. Τεκμήριο : Η μικρότερη διακριτή μονάδα του αρχειακού υλικού η οποία συσσωρεύεται για να σχηματίσει μια σειρά. Μερικές φορές ο όρος χρησιμοποιείται επίσης ως ισοδύναμος του εγγράφου (Ellis, 2000). : Σύμφωνα με την Ellis (2000) αποτελεί μια οργανωμένη ενότητα εγγράφων που συσσωρεύτηκαν κατά τη διάρκεια της χρήσης τους και διατηρούνται μαζί, επειδή αναφέρονται στο ίδιο αντικείμενο, την ίδια δραστηριότητα ή συναλλαγή και τα οποία μπορεί να είναι ή όχι δεμένα μαζί. 19

21 3. Μεταδεδομένα Τα δεδομένα περιγραφής των ψηφιακών τεκμηρίων (ή δεδομένα σχετικά με τα δεδομένα) ονομάζονται Μεταδεδομένα (Μπώκος, 2001). Ο όρος χρησιμοποιείται για πρώτη φορά στο περιβάλλον των ψηφιακών αντικειμένων και κυρίως στον τομέα διαχείρισης και σχεδιασμού των πληροφοριακών συστημάτων. Πρόκειται λοιπόν για νέα ορολογία που αναφέρεται σε κάτι που είναι γνωστό εδώ και πολύ καιρό, δηλαδή την προστιθέμενη αξία, που σε μορφή πληροφοριών δημιουργούν τα αρχεία, οι βιβλιοθήκες, τα μουσεία κλπ. Τα Μεταδεδομένα είναι πληροφορίες που αφορούν τη φυσική και διανοητική μορφή, το περιεχόμενο, το περιβάλλον παραγωγής και χρήσης (ποιος, τι, γιατί κλπ.), καθώς και τη δομή ενός πληροφοριακού αντικειμένου. Η χρήση τους συμβάλλει στον εντοπισμό των πληροφοριακών πόρων και των δομικών σχέσεων μεταξύ και στο εσωτερικό των πληροφοριακών αντικειμένων για την καλύτερη εκμετάλλευση τους. Βοηθά στην αξιολόγηση του περιεχομένου και του βαθμού πληρότητας του, καθώς και στον έλεγχο και πιστοποίηση της αυθεντικότητας του τεκμηρίου. Οδηγεί σε καλύτερη διαχείριση δεδομένων, τεκμηρίων, συλλογών και των δικαιωμάτων πνευματικής ιδιοκτησίας. Τέλος συνεισφέρουν στη διατήρηση του ψηφιακού υλικού. Παρόμοια είναι και τα οφέλη από την αξιοποίηση των μεταδεδομένων στις αρχειακές εφαρμογές. Μπορούν να εξυπηρετήσουν ένα ευρύ φάσμα αρχειακών λειτουργιών από τον εντοπισμό και την αξιολόγηση μιας πηγής που αντιστοιχεί σε κάποια εξειδικευμένη σημασιολογική αναζήτηση χρήστη έως την εννοιολογική ανίχνευση, ανάκτηση ή επαναχρησιμοποίηση μέρους ή όλων των χαρακτηριστικών της πηγής. Με βάση τα παραπάνω δημιουργούνται διάφορες κατηγορίες μεταδεδομένων. 3.1 Κατηγορίες μεταδεδομένων Τα μεταδεδομένα διακρίνονται σε (Γαρουφάλλου, 2009): Διοικητικά: Χρησιμοποιούνται στη διαχείριση πληροφοριακών πόρων Περιγραφικά: Χρησιμοποιούνται για την περιγραφή & ταύτιση πληροφοριακών πόρων 20

22 Διατήρησης: Χρησιμοποιούνται για τη διαχείριση των θεμάτων διατήρησης των πληροφοριακών πόρων Τεχνικά: Χρησιμοποιούνται για την τεκμηρίωση του τρόπου λειτουργίας ενός συστήματος Χρήσης: Αφορούν τη χρήση των ψηφιακών αντικειμένων Τα Μεταδεδομένα μπορεί να είναι επίσης εσωτερικά ή εξωτερικά. Τα εσωτερικά δημιουργούνται από τον παραγωγό του ψηφιακού αντικειμένου την ώρα της παραγωγής (πρωτογενούς δημιουργίας ή ψηφιοποίησης) και είναι ενσωματωμένα σ αυτό. Τα εξωτερικά δημιουργούνται αργότερα, συνήθως από κάποιο πρόσωπο διαφορετικό από τον δημιουργό ή άλλη αρμόδια υπηρεσία. 3.2 Άλλα χαρακτηριστικά των μεταδεδομένων Μπορεί να είναι: Στατικά: Από τη δημιουργία τους δεν μεταβάλλονται. Δυναμικά: Μπορούν να μεταβάλλονται ανάλογα με το χειρισμό ή τη χρήση του τεκμηρίου. Μακροπρόθεσμα: Εξασφαλίζουν τη μακροπρόθεσμη χρηστικότητα του τεκμηρίου. Βραχυπρόθεσμα: Συνήθως καταγραφές χρήσης του ψηφιακού αντικειμένου. Αυτόματης παραγωγής: Πρόκειται για Μεταδεδομένα που η παραγωγή τους γίνεται αυτόματα από κάποιο σύστημα πληροφορικής (πχ. ευρετήρια λέξεων - κλειδιών, εγγραφές χρήσης ψηφιακών αντικειμένων, κλπ.). Χειροκίνητης παραγωγής: μεταδεδομένα που δημιουργούνται από ανθρώπινη προσπάθεια. Απλά: Μεταδεδομένα που παράγονται από ανθρώπους που δεν είναι ειδικοί ούτε σε θέματα πληροφόρησης ούτε στο θεματικό τομέα του ψηφιακού αντικειμένου. Συνήθως πρόκειται για τους δημιουργούς ενός αντικειμένου (πχ. Μεταδεδομένα για μία προσωπική ιστοσελίδα). 21

23 Εξειδικευμένα: Μεταδεδομένα που παράγονται από ειδικούς του τομέα της Βιβλιοθηκονομίας και της Πληροφόρησης ή ειδικούς στο θεματικό αντικείμενο (πχ. θεματικές επικεφαλίδες, εγγραφές MARC, κλπ.). 3.3 Δομή των μεταδεδομένων Ως προς τη δομή μπορεί να είναι: Δομημένα: Δημιουργούνται σύμφωνα με μια δεδομένη πρότυπη ή όχι πρότυπη δομή Αδόμητα: Δεν υπακούουν σε συγκεκριμένη, πρότυπη ή όχι, τυπική και προδιαγεγραμμένη δομή Ελεγχόμενα: Προέρχονται ή συμφωνούν με τις προβλέψεις τυποποιημένων και ελεγχόμενων λεξιλογίων ή μορφών Μη ελεγχόμενα: Δεν προέρχονται ή συμφωνούν με τις προβλέψεις τυποποιημένων και ελεγχόμενων λεξιλογίων ή μορφών Συλλογής: Μεταδεδομένα που αφορούν συλλογές ψηφιακών αντικειμένων Μονάδας: Μεταδεδομένα που αφορούν συγκεκριμένα ψηφιακά αντικείμενα, μέρος ή όχι αντίστοιχων συλλογών 22

24 4. Ψηφιοποίηση Αρχείων Οι εξελίξεις της τεχνολογίας και κυρίως η ανάπτυξη του διαδικτύου και ιδιαίτερα του σημασιολογικού ιστού, με την δημιουργία οντολογιών και την χρήση μεταδεδομένων έχουν δημιουργήσει νέους προβληματισμούς και προκλήσεις για τους αρχειονόμους, ως προς την διαχείριση των αρχείων. Στρέφουν λοιπόν το ενδιαφέρον τους στην οργάνωση και όχι μόνο στην περιγραφή του περιεχομένου των πληροφοριών που παρέχουν τα αρχεία και δημιουργούν μεταβιβλιοθήκες αρχείων (Κουρτούμη, 2005). Οι διαχειριστές των αρχείων συνειδητοποιούν πλέον ότι οι τεχνολογικές δυνατότητες όπως η πλοήγηση, η αναζήτηση και η ανάκτηση μέσα από πίνακες και ευρετήρια αρχείων στον παγκόσμιο ιστό δεν επαρκούν για να εξυπηρετήσουν τις ανάγκες των χρηστών, αν τα δεδομένα και οι πληροφορίες δεν αξιοποιούνται πλήρως. Παράλληλα τα οφέλη στον αρχειακό χώρο από τη δημιουργία οντολογικών σχημάτων και την χρήση μεταδεδομένων, ως εργαλείων διαχείρισης της γνώσης είναι πολύ σημαντικά. Η γνώση που προέρχεται από τα αρχεία πρέπει όχι μόνο να διαφυλαχθεί, αλλά και να οργανωθεί, μια και ο στόχος των αρχειακών οργανισμών είναι η αύξηση της αποδοτικότητας. Οι αρχειακοί οργανισμοί οφείλουν να παρέχουν στους χρήστες τους όχι μόνο μια πλήρη αρχειακή περιγραφή του υλικού τους σε ηλεκτρονικό περιβάλλον, αλλά και τη δυνατότητα μιας εξατομικευμένης και εξ αποστάσεως προσέγγισης των πηγών, ανταποκρινόμενοι στο μέγιστο δυνατό βαθμό στις προσωπικές αναζητήσεις των χρηστών. Η συγκεκριμένη φιλοσοφία εκφράζεται σαφώς με τη συνεχή παρουσίαση νέων μεθοδολογιών για την αξιοποίηση του σημασιολογικού ιστού και των μεταδεδομένων στη διαχείριση των αρχείων. Πάντα ο άνθρωπος αναζητούσε τρόπους και μέσα για να αποθηκεύει γεγονότα, εμπειρίες, σκέψεις με σκοπό τη διάσωση και διατήρηση τους, ώστε να έχει την δυνατότητα να ανατρέξει στα αρχεία και να εντοπίσει την επιθυμητή πληροφορία. Με το πέρασμα του χρόνου όμως και την εξέλιξη της τεχνολογίας κάποια μέσα και τρόποι αποθήκευσης ξεπεράστηκαν ή πλέον δεν είναι λειτουργικά. Με βάση το πλήθος των πληροφοριών που είναι σήμερα καταγεγραμμένες σε ποικίλα υποστρώματα και μορφές (χειρόγραφα, κείμενα δακτυλογραφημένα, φωτοτυπίες, 23

25 ηχητικά τεκμήρια, βιντεοταινίες κ.α.) δημιουργείται η ανάγκη ενός νέου τρόπου αποθήκευσης και διατήρησης που να εξασφαλίζει τη μελλοντική τους χρήση. Αυτό έρχεται να επιτύχει η ψηφιοποίηση αξιόλογων τεκμηρίων και η διάθεσή τους από το Ιντερνέτ ώστε να κάνει δυνατό τον εντοπισμό και τη χρήση τους που ήταν από περιορισμένη έως αδύνατη. Ο όρος «ψηφιοποίηση» τεκμηρίων είναι μια σειρά από διαδικασίες που έχουν ως αποτέλεσμα τη μετατροπή αναλογικού υλικού σε ψηφιακή μορφή. Τα τεκμήρια αυτά μπορεί να είναι σχέδια, χάρτες, έργα τέχνης, φωτογραφίες, τυπωμένα κείμενα, αλλά ακόμη και τεκμήρια που συναντάμε εξαρχής σε ψηφιακή ή ψηφιοποιημένη μορφή όπως δεδομένα Η/Υ, βιντεοταινίες και ήχο (Σίτας, 2002). Έτσι λοιπόν σήμερα εξακολουθούν τα αρχεία να διέπονται από τέσσερα στάδια κύκλου ζωής όπως και πριν. Αρχικά παράγονται για να καλύψουν τις ανάγκες του φορέα που τα δημιούργησε. Στη συνέχεια χρησιμοποιούνται άμεσα ή και μελλοντικά, συχνά ή σπάνια. Η χρησιμότητα και το ενδιαφέρον πάντως των τεκμηρίων μπορεί να αλλάξει με τον καιρό και για τον δημιουργό τους, αλλά και για κάποιον τρίτο που θα αποκτήσει πρόσβαση σ αυτά. Έπειτα ακολουθεί η αποθήκευση και σωστή φύλαξη του υλικού ώστε να μπορέσει στη συνέχεια να είναι εύκολη η εύρεσή του και τελευταία η επιλογή διατήρησης ή καταστροφής του υλικού (εκκαθάριση). Μόλις ικανοποιηθούν οι άμεσες ανάγκες που ώθησαν στην παραγωγή αρχειακού υλικού, θα αποφασισθεί ποιο τμήμα θα φυλαχθεί, επειδή κρίνεται πως περιέχει πολύτιμες πληροφορίες για την κοινωνική, οικονομική, πολιτική, πολιτιστική κληρονομιά, ενώ το υπόλοιπο θα καταστραφεί. Οι πρακτικές διατήρησης που θα εφαρμοστούν εξασφαλίζουν ότι το αρχειακό υλικό θα διατηρηθεί με σωστό τρόπο, ώστε να μπορεί να χρησιμοποιηθεί από τις μελλοντικές γενιές. Σήμερα όμως για να επιτευχθεί καλύτερα αυτός ο σκοπός γίνεται μετάβαση από τα γνωστά έως τώρα αρχεία στα ηλεκτρονικά, στην ψηφιοποίηση δηλαδή των υπαρχόντων αρχείων σε ηλεκτρονική μορφή. Στο μέλλον ίσως η αρχή της ζωής ενός αρχείου να είναι έτσι και αλλιώς μόνο η ψηφιακή. Βασικό επιχείρημα για την επίτευξη αυτού του σχεδίου είναι και οι αιτίες φθοράς και καταστροφής των αρχείων όπως είναι η υγρασία, η μόλυνση της ατμόσφαιρας, το φως, ο ανθρώπινος παράγοντας και οι φυσικές καταστροφές (Μπάγιας, 1999β). 24

26 Η υιοθέτηση εφαρμογής ενός συστήματος ηλεκτρονικής διαχείρισης των αρχείων προσφέρει τα ακόλουθα πλεονεκτήματα: Την ελαχιστοποίηση και σταδιακή εξάλειψη της διακίνησης έντυπου υλικού μεταξύ των υπηρεσιακών μονάδων ενός οργανισμού Την αυτοματοποίηση της διακίνησης εγγράφων από την είσοδο τους στην υπηρεσία έως την έξοδο (εισερχόμενα - εξερχόμενα). Την βελτίωση της ταχύτητας αναζήτησης, αποστολής και λήψης εγγράφων καθώς και την ελαχιστοποίηση των τυχόν καθυστερήσεων λαμβάνοντας υπόψη τον όγκο των διακινούμενων εγγράφων. Την ασφαλέστερη αποθήκευση και διασφάλιση του περιεχομένου σημαντικών εγγράφων. Την μείωση του απαιτούμενου χώρου αποθήκευσης. Την αποδοτικότερη και ευέλικτη πρόσβαση σε αρχειοθετημένα. Την αυτοματοποίηση της ανάθεσης και παρακολούθησης της πορείας υλοποίησης διαφόρων εργασιών. Την αναβάθμιση της ποιότητας των υπηρεσιών 25

27 5. Δελτίο Σ.Α.Ε Η προσπάθεια οργάνωσης για την καλύτερη μελλοντική χρήση ενός αρχείου με τη βοήθεια μεταδεδομένων ξεκινά ουσιαστικά από τα έντυπα δελτία Συνοπτικού Αριθμητικού Ευρετηρίου που συμπληρώνονται κατά τη διάρκεια της αποθήκευσης σε φακέλους και καταγραφής του υλικού και των βασικών στοιχείων περιγραφής του. Η μορφή τους εν συντομία είναι η εξής: Εικ. 1 Μορφή Δελτίου Σ.Α.Ε Σ.Α.Ε.: Συνοπτικό Αριθμητικό Ευρετήριο. Αρχείο: Ονομασία του Αρχείου. Α.Β.Ε.: Αριθμός Βιβλίου Εισαγωγής. Φορέας Συγκρότησης: Ο φορέας που δημιούργησε το τεκμήριο. Α.Ε.Ε.: Αριθμός Ειδικού Ευρετηρίου. Α/Α: Αύξων Αριθμός του τεκμηρίου. Φορέας Παράδοσης: Ο φορέας που παρέδωσε το τεκμήριο στο αρχείο.(συνήθως συμπίπτει με το φορέα συγκρότησης) 26

28 Περιεχόμενο: Αναφέρεται με συντομία αλλά και ακρίβεια τι περιέχει το τεκμήριο. Χρονολογίες: Τις ακραίες χρονολογίες του διαστήματος που αφορά. Παρατηρήσεις: Οτιδήποτε θεωρούμε αξιοσημείωτο για το τεκμήριο και πιστεύουμε ότι πρέπει να αναφερθεί. Τύπος Τεκμηρίου: Επιλέγουμε τον τύπο που περιγράφει καλύτερα το τεκμήριο. Παλαιός τίτλος και ενδείξεις ταξινόμησης: Αναφέρουμε τυχόν παλαιούς τίτλους ή άλλες ενδείξεις ταξινόμησης Κατάσταση υλικού: Σημειώνουμε αν είναι πολύ καλή, καλή, κακή κλπ. Αρ. Φύλλων: Γράφουμε από πόσα φύλλα αποτελείται το τεκμήριο. Θέσης Φύλαξης: Αναφέρουμε την ακριβή θέση φύλαξης του τεκμηρίου για να μπορεί να εντοπιστεί από κάθε ενδιαφερόμενο. 27

29 6. Αρχειομνήμων: λογισμικό διαχείρισης αρχειακών δεδομένων Αφού ολοκληρώνεται η ταξινόμηση και η καταγραφή του αρχειακού υλικού στα δελτία Σ.Α.Ε ακολουθεί η διαδικασία της ηλεκτρονικής μηχανογράφησης τους στο λογισμικό-βάση δεδομένων Ένα αρχειακό λογισμικό που βοηθά στην διαχείριση, την πρόσβαση και τη γρήγορη ανάκτηση των «μεταδεδομένων» ενός αρχείου για την εύρεση του στο χώρο της συγκεκριμένης αρχειακής υπηρεσίας που αναλαμβάνει τη διατήρηση του στο διηνεκές. Εικ. 2 Οθόνη εισαγωγής κωδικών πρόσβασης Το δυναμικό σύστημα διαχείρισης αρχειακών σας δίνει τη δυνατότητα να περιηγηθείτε στις αρχειακές συλλογές των Γενικών Αρχείων του Κράτους, να αναζητήσετε τεκμήρια με βάση την αρχειακή περιγραφή τους και επιπλέον να δείτε στην οθόνη σας τα ψηφιακά αντίγραφα, όσων έχουν ψηφιοποιηθεί. Με αυτή τη δυνατότητα που παρέχει το λογισμικό τα Γ.Α.Κ. κάνουν προσιτά στο ευρύ κοινό αξιόλογα τεκμήρια που αποτελούν αναπόσπαστο τμήμα της πολιτιστικής μας κληρονομιάς και με τη διάθεσή τους από το Ίντερνετ γίνεται δυνατός ο εντοπισμός και χρήση αρχείων που ήταν πολλές φορές από περιορισμένη έως αδύνατη. 28

30 7. Η Αρχειακή οργάνωση στη χώρα μας. Γενικά Αρχεία του Κράτους (Γ.Α.Κ.) Τα Γενικά Αρχεία του Κράτους είναι η δημόσια υπηρεσία που έχει ως αρμοδιότητα τη διαχείριση και εποπτεία όλης της αρχειακής παραγωγής της χώρας. Σκοπός της υπηρεσίας των Γ.Α.Κ. είναι ο εντοπισμός, συγκέντρωση και φύλαξη του αρχειακού υλικού που σώζεται ή παράγεται ακόμα και σήμερα και περιέχει πολύτιμες μαρτυρίες για τη διοικητική, κοινωνική, οικονομική ιστορία του Έθνους και τη διάθεσή του στο κοινό και στους ερευνητές. 7.1 Σύντομο Ιστορικό Για την άσκηση της νομοθετικής, εκτελεστικής και δικαστικής λειτουργίας ιδρύονται η «Διοίκησις», η «Αρχιγραμματεία της Επικρατείας», τα «Μινιστέρια»(στη συνέχεια «Γραμματείες») 1829 Ίδρυση του «Αρχειοφυλακείου της Επικρατείας», με έργο τη συγκέντρωση των δημοσίων αρχείων των «Μινιστερίων» και την υποδοχή των αρχείων των «Γραμματειών» Διάλυση του «Αρχειοφυλακείου της Επικρατείας» και παραλαβή από κάθε «Γραμματεία» των αρχείων που έχει καταθέσει Οργάνωση των αρχείων του Ελεγκτικού Συνεδρίου και συγκέντρωση και φύλαξη εκεί των δημόσιων αρχείων Τα αρχεία των Εθνοσυνελεύσεων συγκεντρώνονται στη Βουλή των Ελλήνων Ανακοινώνεται η έκδοση των Αρχείων της Εθνικής Παλιγγενεσίας Με την ένωση των Ιονίων Νήσων (Επτανήσου) με την Ελλάδα περιέρχονται στο Υπουργείο Εσωτερικών τα «Αρχειοφυλακεία» Κέρκυρας, Παξών, Λευκάδας, Κεφαλληνίας, Ιθάκης, Ζακύνθου και Κυθήρων Ψηφίζεται επί κυβερνήσεως Ελευθερίου Βενιζέλου ο Ν. 380/1914 «Περί της ιδρύσεως υπηρεσίας των αρχείων του κράτους» χάρη στις προσπάθειες του καθηγητή Σπυρίδωνα Λάμπρου και του ιστορικού- 29

31 ερευνητή Γιάννη Βλαχογιάννη, με σκοπό "την συναγωγήν και εποπτείαν πάντων των δημοσίων αρχείων των περιλαμβανόντων προ πεντηκονταετίας χρονολογούμενα". Πρώτος διευθυντής των Γενικών Αρχείων του Κράτους υπήρξε ο Γιάννης Βλαχογιάννης, ο οποίος δώρισε στα ΓΑΚ την πολύτιμη συλλογή του και πρώτος πρόεδρος της Εφορείας ο Νικόλαος Γ. Πολίτης. Στην υπηρεσία περιέρχονται τα Αρχεία που λειτουργούν ήδη στα Επτάνησα, την Κρήτη και τη Σάμο (Υπουργείο Παιδείας και Θρησκευμάτων, 2014). Εικ. 3 Λογότυπο των Γ.Α.Κ Ψηφίζεται ο Ν. 2027/1939 «Περί αναδιοργανώσεως της υπηρεσίας των γενικών Αρχείων του Κράτους» Ο νόμος 1946/1991 καθορίζει το νέο νομοθετικό πλαίσιο που διέπει τη λειτουργία των Γ.Α.Κ. μέχρι και σήμερα. Η Κεντρική Υπηρεσία διαρθρώνεται σε τμήματα και ιδρύονται Αρχεία στις έδρες εκείνων των νομών, που μέχρι τότε δεν υπήρχαν Η μέχρι τότε αυτοτελής δημόσια Υπηρεσία «Αρχεία Πρωθυπουργού, Υπουργών και της Γενικής Γραμματείας της Κυβέρνησης» (ιδρυτικός νόμος Ν.2846/2000) υπάγεται στα Γενικά Αρχεία του Κράτους στην Κεντρική Υπηρεσία των ΓΑΚ 7.2 Αποστολή Τα Γενικά Αρχεία του Κράτους με τη συντήρηση και διαχείριση πληροφοριών που είναι αποθηκευμένες σε ποικίλα υποστρώματα (όχι μόνο ) διαδραματίζουν σημαντικό ρόλο (Υπουργείο Παιδείας και Θρησκευμάτων, 2014) στους τομείς της ιστορικής έρευνας, της πολιτιστικής δράσης, της διοικητικής πληροφόρησης και της εξυπηρέτησης του πολίτη. Ανάμεσα στους βασικούς στόχους τους συγκαταλέγονται: 30

32 Η εποπτεία, διάσωση, συγκέντρωση, συντήρηση, καταγραφή, ταξινόμηση, ευρετηρίαση και μικροφωτογράφηση, του αρχειακού υλικού της χώρας και η διάθεση προς μελέτη όλων των δημόσιων και ιδιωτικών αρχείων, εγγράφων και χειρογράφων, τα οποία αναφέρονται στην ιστορία και στην πολιτιστική κληρονομιά του ελληνικού έθνους και σε ότι έχει σχέση με τη διοικητική, οικονομική και κοινωνική ζωή του ελληνικού κράτους. Η επισήμανση και απογραφή των εχόντων ιστορικό ενδιαφέρον δημόσιων αρχείων, η επιλογή και εισαγωγή τους στα Γενικά Αρχεία του Κράτους και η προετοιμασία για τη διάθεση στους μελετητές. Η συνεργασία με τις αρχές της Εκκλησίας, των εκκλησιαστικών και μοναστηριακών ιδρυμάτων και άλλων θρησκευτικών φορέων για τη διάσωση του αρχειακού υλικού. Η συνεργασία με τους κατόχους ιδιωτικών αρχείων, τα οποία παρουσιάζουν ιστορικό ενδιαφέρον. Η εποπτεία των ειδικών αρχείων που ιδρύονται και λειτουργούν σε υπηρεσίες του ευρύτερου δημόσιου τομέα. Η έκδοση δημοσιευμάτων (περιοδικών και αυτοτελών), που εξυπηρετούν τη γνώση των ιστορικών πηγών της χώρας. Η συμμετοχή σε ερευνητικά προγράμματα σε συνεργασία με άλλους επιστημονικούς φορείς της ημεδαπής ή της αλλοδαπής. Ο εμπλουτισμός με αγορά ή αποδοχή δωρεάς αρχειακού υλικού από τους κατόχους τους και ομοιότυπων αρχειακού υλικού που βρίσκονται σε ξένα κράτη ή οργανισμούς. 7.3 Διοικητική οργάνωση Λειτουργία Τα Γενικά Αρχεία του Κράτους συγκροτούνται από την Κεντρική και τις περιφερειακές υπηρεσίες. O Προϊστάμενος της Κεντρικής Υπηρεσίας (Κ.Υ.) των Γενικών Αρχείων του Κράτους (Γ.Α.Κ.) είναι Δημόσιος Λειτουργός, ο οποίος φέρει τον τίτλο «Διευθυντής της Κ.Υ. των Γ.Α.Κ.» και διορίζεται με απόφαση του 31

33 Υπουργού Παιδείας, και Θρησκευμάτων με τριετή θητεία, που μπορεί να ανανεώνεται για ίσο κάθε φορά χρόνο με όμοια απόφαση, ύστερα από σύμφωνη γνώμη της Εφορείας των Γ.Α.Κ. Στην υπηρεσία των Γ.Α.Κ., η «Εφορεία των Γενικών Αρχείων του Κράτους» λειτουργεί ως επιστημονικό συλλογικό όργανο, το οποίο απαρτίζεται από εννέα μέλη. Το όργανο αυτό, αποφασίζει, γνωμοδοτεί ή παρέχει οδηγίες για θέματα λειτουργίας των Γ.Α.Κ., μετά από εισήγηση του Διευθυντή των Γ.Α.Κ. Η εποπτεία του συνόλου της αρχειακής υπηρεσίας σε θέματα οικονομικά και διοικητικά γίνεται μέσω αρμόδιας υπηρεσίας του Υπουργείου Εθνικής Παιδείας και Θρησκευμάτων και η γνωμοδότηση επί των εισηγήσεων σε σοβαρά θέματα αρχειακής πολιτικής πραγματοποιείται μέσω της διεύθυνσης της κεντρικής υπηρεσίας των Γ.Α.Κ. από την Εφορεία των Γενικών Αρχείων του Κράτους. Η κεντρική υπηρεσία των Γ.Α.Κ. αποτελείται από έξι τμήματα ενώ οι περιφερειακές υπηρεσίες λειτουργούν και αυτές σε σχέση και αναφορά με τις αρμοδιότητες των έξι αυτών τμημάτων: Τμήμα Γενικού Ευρετηρίου: περιγραφή, ταξινόμηση, αρχειοθέτηση και ευρετηρίαση των ανενεργών αρχείων του δημόσιου τομέα καθώς επίσης και των αρχειακών συλλογών των Γ.Α.Κ., επισήμανση, συγκέντρωση και καταγραφή αρχείων και χειρογράφων που ανήκουν σε ιδιωτικούς τομείς και φυσικά πρόσωπα. Συγκέντρωση, καταγραφή και αρχειοθέτηση των χαρτογραφικών και οπτικοακουστικών αρχείων, συγκέντρωση και διαρκής ενημέρωση του εθνικού ευρετηρίου αρχείων. Τμήμα Σύγχρονων Αρχείων: επισήμανση και απογραφή των αρχείων των υπηρεσιών του δημόσιου τομέα. Παρακολούθηση των εκκαθαρίσεων και μέριμνα για την εισαγωγή των διατηρητέων στα Γ.Α.Κ. Συνεργασία με τους υπαλλήλους - συνδέσμους που ορίζουν οι αρμόδιες υπηρεσίες παραγωγής εγγράφων. Τμήμα Οργάνωσης και Μελετών: παρακολούθηση των διεθνών εξελίξεων αρχειονομίας και εισήγηση για την εφαρμογή τους στα Γ.Α.Κ. Οργάνωση πολιτιστικών εκδηλώσεων, εκπαίδευση προσωπικού, δημοσιεύματα, οργάνωση σεμιναρίων, εισαγωγή νέων συστημάτων πληροφορικής. Τμήμα Γραμματείας και Λογιστηρίου: θέματα προσωπικού, οικονομικά, εποπτεία κτηρίων, μέριμνα για την εύρυθμη λειτουργία της υπηρεσίας. 32

34 Τμήμα Συντήρησης και Αναπαραγωγής: καθαρισμός, συντήρηση και αποκατάσταση αρχειακού υλικού, στάχωση εγγράφων, χειρογράφων και βιβλίων, μικροφωτογράφηση. Γραφείο Αναγνωστηρίου και Βιβλιοθήκη: παροχή αρχειακού υλικού στους αναγνώστες, καθοδήγηση και εποπτεία αυτών, βιβλιογραφική ενημέρωση, παροχή φωτοαντιγράφων (Υπουργείο Παιδείας και Θρησκευμάτων, 2014). 33

35 8.Ιστορικό Αρχείο Μακεδονίας (Ι.Α.Μ.) Εικ. 4 Πρόσοψη του κτηρίου από την οδό Παπαναστασίου Το Ιστορικό Αρχείο Μακεδονίας (Ι.Α.Μ.) είναι μια από τις περιφερειακές υπηρεσίες των Γενικών Αρχείων του Κράτους (Γ.Α.Κ.) και ιδρύθηκε στη Θεσσαλονίκη το 1954 με τον ιδρυτικό νόμο 2869/1954 (Υπουργείο Παιδείας και Θρησκευμάτων, 2014). Λειτούργησε αρχικά στους χώρους της Εταιρίας Μακεδονικών Σπουδών, με καθεστώς παρόμοιο με εκείνο της κεντρικής αρχειακής υπηρεσίας, λόγω της μεγάλης σημασίας που απέδιδε η ηγεσία του Υ.ΠΑΙ.Θ. και των Γ.Α.Κ. στις δραστηριότητες του Αρχείου στην Συμπρωτεύουσα. Η ίδια η φύση της υπηρεσίας και η πληθώρα του υλικού δημιούργησαν αυξανόμενες απαιτήσεις σε χώρο και προκάλεσαν μια περιπλάνηση που διήρκεσε σαράντα χρόνια. Μέχρι τον Ιούνιο του 1972 η υπηρεσία φιλοξενήθηκε από την Εταιρεία Μακεδονικών Σπουδών, οπότε και μετεγκαταστάθηκε στην οδό Καμβουνίων 9, στην περιοχή Συντριβανίου, σε διαμέρισμα του 7ου ορόφου πολυκατοικίας. Το 1991, κι ενώ είχαν δρομολογηθεί οι διαδικασίες μόνιμης στέγασής της, φιλοξενήθηκε προσωρινά σε χώρους του Πανεπιστημίου Μακεδονίας και τον Απρίλιο του 1994 πραγματοποιήθηκε η οριστική εγκατάσταση στο πρώην Ρωσικό Νοσοκομείο, το οποίο παραχωρήθηκε από την Κτηματική Υπηρεσία του Δημοσίου για τη στέγαση της, όπου και παραμένει μέχρι σήμερα. 34

36 8.1 Ιστορικό του κτιρίου Το κτίριο (Υπουργείο Παιδείας και Θρησκευμάτων, 2014) ολοκληρώθηκε ως Ρωσικό Νοσοκομείο στις αρχές του 20ού αιώνα (Ιανουάριο 1910), με δαπάνες της ρωσικής κοινότητας της Θεσσαλονίκης και επιχορήγηση από τον Τσάρο της Ρωσίας. Χτίστηκε για την περίθαλψη των Ρώσων μοναχών της Μονής του Αγίου Παντελεήμονα του Αγίου Όρους, οι οποίοι την εποχή εκείνη ξεπερνούσαν τους τρεις χιλιάδες. Το οίκημα ήταν ένα μικρό, διώροφο νοσοκομείο με χειρουργείο σε ημικυκλικό υαλόφρακτο χώρο στο πίσω μέρος του 2ου ορόφου. Πρώτος διευθυντής διετέλεσε ο Ρώσος Ιβάν Νταμπούβιν ( ). Με την Οκτωβριανή Επανάσταση και τη διάλυση της ρωσικής κοινότητας, το κτίριο μεταβλήθηκε σε θεραπευτήριο των Ελλήνων προσφύγων από τη Ρωσία και το 1922 περιήλθε τελικά στο ελληνικό δημόσιο. Το 1925 μετονομάστηκε σε "Μαιευτική και Γυναικολογική Κλινική" με διευθυντή τον Ι. Πασαλίδη ( ) και το 1939 σε "Δημόσιο Μαιευτήριο". Το 1942 εγκαταστάθηκε εκεί η πανεπιστημιακή σχολή μαιών της Ιατρικής σχολής. Το 1975 το Μαιευτήριο μεταφέρθηκε στις καινούργιες εγκαταστάσεις του σημερινού Γενικού Νοσοκομείου Αγία Σοφία - Ιπποκράτειο και το κτίριο εγκαταλείφθηκε. Μετά τους σεισμούς του 1978 το κτίριο ανακατασκευάστηκε. Από το 1993 στεγάζεται στο κεντρικό κτίριο το Ιστορικό Αρχείο Μακεδονίας και στα άλλα κτίρια στεγάζονται σχολεία. Μετά την διάνοιξη της οδού Παπαναστασίου άλλαξε η μορφή του υπερυψωμένου πλέον κτιρίου και η είσοδος σε αυτό γίνεται από μια κτιστή σκάλα που αρχίζει από το πεζοδρόμιο. Η ανακαίνιση διατήρησε την κλασική πρόσοψη του κτιρίου και την επιβλητική κεντρική μαρμάρινη κλίμακα. 8.2 Σημερινή κατάσταση Το κτίριο βρίσκεται σε κομβικό σημείο κοντά στη συμβολή των λεωφόρων Α. Παπαναστασίου και Κ. Καραμανλή, οι οποίες εξυπηρετούνται από πολλές γραμμές αστικών λεωφορείων. Αν και ακατάλληλο αρχικά για αρχείο με κάποιες προσθήκες έχει τροποποιηθεί για να επιτελεί το σκοπό του όσο το δυνατόν καλύτερα. Επιπλέον για άτομα με κινητικά προβλήματα έχει διαμορφωθεί πρόσβαση με ράμπες από την είσοδο της Θεαγένους Χαρίση και κατάλληλος ανελκυστήρας για την μεταφορά τους 35

37 στον πρώτο όροφο, όπου είναι και το αναγνωστήριο-αίθουσα μελέτης. Λόγω της μεγάλης αύξησης του υλικού που καταφθάνει στο αρχείο με συνέπεια μεγαλύτερες ανάγκες σε χώρο έχει μισθωθεί διαμέρισμα απέναντι που λειτουργεί ως ταξινομητήριο και αρχειοστάσιο. 8.3 Προσωπικό Το αρχικό προσωπικό (Υπουργείο Παιδείας και Θρησκευμάτων, 2014) των δύο ατόμων (Αρχειοφύλαξ - Διευθυντής και Ταξινόμος) που προβλεπόταν στην ιδρυτική πράξη και που παρέμεινε αμετάβλητο μέχρι το 1980, δεν ήταν επαρκές για την πλήρη κάλυψη των τομέων δραστηριότητας του Αρχείου. Πόσο μάλλον αφού η διατήρηση του μοναδικού κτηματολογικού αρχείου της οθωμανικής διοίκησης επέβαλε, για την εξυπηρέτηση του Κράτους αλλά και ιδιωτών, τη συστηματική καταγραφή και διάθεσή του στους ενδιαφερομένους. Σήμερα το Ι.Α.Μ., μετά από διαδοχικές προσλήψεις και έχοντας καλυμμένο το ένα τρίτο των οργανικών του θέσεων είναι το πλουσιότερα στελεχωμένο περιφερειακό Αρχείο (5 Αρχειονόμοι, 2 Ταξινόμοι, 2 Συντηρητές, 1 Ειδικός Πληροφορικής και 1 Διοικητικός). 8.4 Τα Αρχεία που βρίσκονται στο Ι.Α.Μ. Το παλαιότερο αρχειακό υλικό του Ι.Α.Μ. αποτελείται συνολικά από οθωμανικούς κώδικες και πλήθος λυτών εγγράφων, που καλύπτουν την περίοδο από τα τέλη του 17ου αι. μέχρι και τις αρχές του 20ού ( ). Με βάση την αρχή που τα έχει εκδώσει διακρίνονται στις εξής κατηγορίες: 1) Ιεροδικαστικά αρχεία 2) Δικαστικά αρχεία 3) Διοικητικά αρχεία 4) Κτηματολογικά αρχεία και 5) Φορολογικά αρχεία. 36

38 Τα αρχεία της ελληνικής διοίκησης, χρονολογούνται από το 1913 μέχρι σήμερα, ενώ υπάρχει και σημαντικός αριθμός ιδιωτικών αρχείων και συλλογών που καλύπτει την περίοδο από τα μέσα του 19ου αιώνα ως τις μέρες μας. Όλο αυτό το υλικό έχει κατηγοριοποιηθεί, σύμφωνα με τις οδηγίες των Γ.Α.Κ. σε ομάδες ομοειδών αρχείων, όπως π.χ. Διοικητικά, Εκπαιδευτικά, Δικαστικά κ.α. Στο αναγνωστήριο υπάρχουν κατάλογοι και ευρετήρια των τεκμηρίων, τους οποίους μπορεί να χρησιμοποιήσει το κοινό, με την βοήθεια και καθοδήγηση του υπεύθυνου υπαλλήλου του Ι.Α.Μ., για τον εντοπισμό των πληροφοριών που το ενδιαφέρουν. 8.5 Δραστηριότητες Το Ιστορικό Αρχείο Μακεδονίας (Υπουργείο Παιδείας και Θρησκευμάτων, 2014) δραστηριοποιείται σε ερευνητικούς, πολιτιστικούς καθώς και εκπαιδευτικούς τομείς αρμοδιοτήτων του. Ειδικότερα: Επισημαίνει, καταγράφει, ταξινομεί και καταλογογραφεί αρχεία δημόσια και ιδιωτικά. Δημοσιεύει τους καταλόγους σε ειδικές αρχειακές εκδόσεις ή σε ηλεκτρονική μορφή. Εξυπηρετεί τους πολίτες, δικηγόρους, συμβολαιογράφους, υπηρεσίες, που αναζητούν συμβόλαια, ληξιαρχικές πράξεις και άλλα δημόσια. Προσπαθεί να συντηρήσει και να διασώσει σπάνια και πολύτιμα για την ιστορία του τόπου τεκμήρια. Διαμορφώνει κατάλληλες συνθήκες με βάση το αρχειακό υλικό για την ανάπτυξη της ιστορικής έρευνας στη Μακεδονία και τη Θεσσαλονίκη. Εξυπηρετεί τους ερευνητές, επιστήμονες, ιστορικούς, και όχι μόνο, με το να διαθέτει το πρωτογενές υλικό των αρχειακών ενοτήτων του και τους καταλόγους αρχείων που έχουν συνταχθεί, ενισχύοντας με κάθε δυνατό τρόπο έρευνες και μελέτες τοπικής ιστορίας. Αξιοποιεί το αρχειακό υλικό και οργανώνει εκπαιδευτικές επισκέψεις, φέρνοντας σε επαφή μαθητές και πηγές τοπικής ιστορίας. 37

39 9. Πρωτοδικείο Ο όρος «πρωτοδικείο» χρησιμοποιείται με δυο έννοιες (Κουκουζέλη, 1998) και δηλώνει: α) ορισμένη υπηρεσία ως σύνολο, από διοικητική ή οργανική άποψη, ενώ β) δικαιοδοτούσα ή δικάζουσα αρχή, από δικονομική άποψη. Το Πρωτοδικείο δικάζει ως Μονομελές και ως Πολυμελές: α) μονομελή: το μονομελές πρωτοδικείο, το μονομελές πλημμελειοδικείο και το μονομελές δικαστήριο ανηλίκων συγκείμενα τα δύο πρώτα από πρόεδρο πρωτοδικών ή πρωτοδίκη και το τελευταίο από δικαστή ανηλίκων β) πολυμελή ή συλλογικά: το πολυμελές πρωτοδικείο, το τριμελές πλημμελειοδικείο, το τριμελές δικαστήριο ανηλίκων και το μικτό ορκωτό δικαστήριο, συντιθέμενα τα δύο πρώτα από πρόεδρο πρωτοδικών και δύο πρωτοδίκες, το τρίτο από τον πρωτοδίκη δικαστή ανηλίκων και δύο νεότερούς του, αν είναι δυνατό, πρωτοδίκες και το τελευταίο από πρόεδρο πρωτοδικών, δύο πρωτοδίκες και τέσσερις ενόρκους (Λινάρδος, 2000). Στην περιφέρεια του Πρωτοδικείου υπάγονται όλοι οι δήμοι του οικείου Νομού. Με βάση τον ισχύοντα κανονισμό (Ελληνική Δημοκρατία, 2014). εσωτερικής υπηρεσίας, το Πολυμελές Πρωτοδικείο, για την εκδίκαση των πολιτικών υποθέσεων, που υπάγονται στην αρμοδιότητα του, διαιρείται σε οκτώ (8) τμήματα. Οι συνεδριάσεις του κάθε τμήματος δεν μπορούν να υπερβαίνουν τις δύο κάθε μήνα. Το κάθε ένα από αυτά έχει συγκεκριμένο αντικείμενο και δικάζει πολιτικές υποθέσεις. Το αντικείμενο των οχτώ αυτών τμημάτων μερικές φορές συμπίπτει.. Το Μονομελές Πρωτοδικείο διαιρείται σε δεκατρία (13) τμήματα, σε κάθε ένα από τα οποία τηρούνται από ένα ως τέσσερα πινάκια. Επίσης, λειτουργούν ιδιαίτερα τμήματα εκδόσεως διαταγών πληρωμής και εισηγητή πτωχεύσεων. Ακόμη λειτουργούν δύο ποινικά τμήματα: ένα για την έκδοση Προανακριτικών και ένα για την έκδοση Ανακριτικών Βουλευμάτων. Το αντικείμενο των δεκατριών αυτών τμημάτων μερικές φορές συμπίπτει μεταξύ τους και με αυτό του Πολυμελούς. Η Γραμματεία του Πρωτοδικείου διαιρείται σε δεκαεννέα (19) τμήματα. Το καθένα απ αυτά έχει ανάλογο με τις αρμοδιότητές του αριθμό υπαλλήλων, που οπωσδήποτε θα είναι τουλάχιστον πέντε (5) και τις αντίστοιχες σε κάθε τμήμα, αναφερόμενες αρμοδιότητες. Η τοποθέτηση των υπαλλήλων γίνεται με απόφαση του 38

40 Τριμελούς Συμβουλίου. Τα Τμήματα της Γραμματείας του Πρωτοδικείου είναι τα ακόλουθα : Τμήμα Διοικητικού Τμήμα Μηχανοργάνωσης και Πληροφορικής Τμήμα Λογιστικού Τμήμα Καταθέσεως Δικογράφων Τμήμα Γραμματέων Έδρας Πολιτικής Διαδικασίας Τμήμα Δημοσίευσης Πολιτικών Αποφάσεων-Ένδικων Μέσων Τμήμα Ασφαλιστικών Μέτρων-Διαταγών Πληρωμής Τμήμα Καθαρογραφής Πολιτικών Αποφάσεων Τμήμα Γενικού Αρχείου Πολιτικών Αποφάσεων Τμήμα Διεξαγωγών Τμήμα Πτωχεύσεων Τμήμα Εκλογικών-Εταιρικών Τμήμα Πιστοποιητικών - Διαθηκών - Σωματείων, Τμήμα Τριμελούς - Μ.Ο.Δ. - Γραφείο Διεκπεραίωσης Τμήμα - Αγορανομικού Δικαστηρίου - Δικαστηρίων Ανηλίκων - Γραφείο Διεκπεραίωσης Τμήμα Βουλευμάτων και Γραμματέων Ανακριτικών Γραφείων Τμήμα Εκκαθαρίσεων και Ένδικων Μέσων κατά Ποινικών Αποφάσεων Τμήμα Διεκπεραίωσης Ποινικών Αποφάσεων και Συντάξεως Δελτίων Ποινικού Μητρώου Τμήμα Γενικού Αρχείου Ποινικών Αποφάσεων. Καθημερινά συνεδριάζουν τρία Τριμελή και τέσσερα Μονομελή Πλημμελειοδικεία, ενώ δύο φορές το μήνα συνεδριάζει το Μικτό Ορκωτό Δικαστήριο και το Δικαστήριο Ανήλικων. Στο Πρωτοδικείο λειτουργούν επίσης οκτώ ανακριτικά τμήματα, στα οποία υπηρετούν πέντε τακτικοί Ανακριτές, δύο ειδικοί και ένας Ανακριτής υποθέσεων ναρκωτικών. Οι οργανικές Θέσεις δικαστικών λειτουργών στο Πρωτοδικείο Θεσσαλονίκης είναι οι εξής: είκοσι τρεις (23) Πρόεδροι Πρωτοδικών, ογδόντα ένας (81) Πρωτοδίκες και δώδεκα (12) Πάρεδροι. 39

41 9.1 Αρμοδιότητες Πρωτοδικείου Στη συνήθη αρμοδιότητα του μονομελούς πρωτοδικείου υπάγονται οι σε χρήμα διαφορές, το ύψος των οποίων είναι ανώτερο των ευρώ και δεν υπερβαίνει τα ευρώ. Στο ίδιο δικαστήριο ανήκει επίσης η επίλυση διαφορών από μισθωτική σύμβαση, όταν το μηνιαίο μίσθωμα υπερβαίνει τα 600 ευρώ (Κλαμαρής κ.α., 2012). Η αρμοδιότητα του μονομελούς πρωτοδικείου, λειτουργεί εις βάρος της αρμοδιότητας του πολυμελούς πρωτοδικείου και όταν η αξία του αντικειμένου της διαφοράς υπερβαίνει τα ευρώ στις εξής περιπτώσεις (Κλαμαρής κ.α., 2012): α) Μισθωτικές διαφορές. β) Εργατικές διαφορές γ) Ασφαλιστικές διαφορές δ) Απαιτήσεις ελεύθερων επαγγελματιών και δημόσιων ε) Αυτοκινητικές διαφορές στ) Διαφορές από την προσβολή νομής ή κατοχής. Εξαιρετική αρμοδιότητα του μονομελούς πρωτοδικείου ανεξαρτήτως ποσού θεμελιώνεται στις εξής περιπτώσεις: α) Διαφορές οικογενειακού δικαίου β) Διαφορές από τη σχέση της κατ όροφο ιδιοκτησίας γ) Διαφορές ως προς την ακύρωση αποφάσεων της γενικής συνελεύσεως σωματείων ή συνεταιρισμών Στην αρμοδιότητα των μονομελών πρωτοδικείων υπάγονται και οι εφέσεις κατά των αποφάσεων των ειρηνοδικείων της περιφέρειάς τους. Στα πολυμελή πρωτοδικεία έχει αναγνωρισθεί η γενική αρμοδιότητα προς εκδίκαση όλων των διαφορών, για τις οποίες δεν είναι αρμόδια τα ειρηνοδικεία και τα μονομελή πρωτοδικεία. Εδώ ανήκουν επομένως αφ ενός όλες οι διαφορές, το αντικείμενο των οποίων υπερβαίνει τα ευρώ και δεν καλύπτονται από την εξαιρετική αρμοδιότητα του ειρηνοδικείου ή του μονομελούς πρωτοδικείου- και αφ ετέρου, όλες οι διαφορές που καθ εαυτές δεν γνωρίζουν χρηματική αποτίμηση (λ.χ. αγωγή διαζυγίου, παραλείψεως ή ακυρότητας διαθήκης), ανεξάρτητα βέβαια από τις οικονομικές προεκτάσεις που μπορεί να έχουν. 40

42 10. Ιστορία πρωτοδικείου Θεσσαλονίκης Την εποχή της τουρκοκρατίας (Σερεμέτης, 1964) και την δεκαετία πριν την απελευθέρωση από την Οθωμανική αυτοκρατορία στη Θεσσαλονίκη λειτουργούσαν κανονικά τα δικαστήρια που προβλέπονταν από τον τουρκικό δικαστικό οργανισμό: α)ποινικά: Πλημμελειοδικείο και Εφετείο που ασκούσαν ποινική δικαιοδοσία. β)πολιτικά: Πρωτοδικείο, Εμποροδικείο και Εφετείο με δικαιοδοσία διαφορών ιδιωτικού δικαίου (αστικού, εμπορικού κλπ.). γ)ιεροδικείο που αναλάμβανε να εκδικάσει διαφορές οικογενειακού και κληρονομικού δικαίου μεταξύ μουσουλμάνων αλλά και χριστιανών. Με την απελευθέρωση της Θεσσαλονίκης στις 26 Οκτωβρίου 1912 ξεκινά μια μεταβατική περίοδος από το για τη δικαιοσύνη στην πόλη. Ο Διοικητής Κ. Ρακτιβάν πρώην υπουργός Δικαιοσύνης ορίζει πρώτο πρόεδρο Πρωτοδικών τον πρωτοδίκη Αθηνών Γλυκύ Βάο και Εισαγγελέα τον προξενικό δικαστή Κωνσταντινουπόλεως Αχ. Λάμπρου. Μετά από εισήγηση τους ο Ρακτιβάν εξέδωσε την υπ αριθ. 300 πράξη της 14 Νοεμβρίου Με την οποία ιδρύεται Πρωτοδικείο στην Θεσσαλονίκη και τη Βέροια. Το Πρωτοδικείο Θεσσαλονίκης άρχισε να λειτουργεί συστηματικά από τα μέσα περίπου του Νοεμβρίου Μετά την προσάρτηση των απελευθερωμένων (νέων) χωρών στο Ελληνικό Βασίλειο (συνθήκη Λονδίνου 1913) εκδόθηκε ο Ν. 147 της 5 Ιανουαρίου - 1 Φεβρουαρίου 1914, που επεξέτεινε την εφαρμογή της ελληνικής νομοθεσίας στις χώρες αυτές και ρύθμισε με πολλές διατάξεις τη σύσταση και λειτουργία των δικαστηρίων, την κατάσταση των δικαστικών λειτουργών και των βοηθητικών προσώπων (γραμματέων, δικηγόρων κλπ.).ο νόμος αυτός κατήργησε πλήρως την προσωρινή οργάνωση της δικαιοσύνης που είχε εισάγει με τον Ν. ΔΡΛΔ'/1913 και τις υπ αριθ. 300, 293/1912 πράξεων του ο Κ. Ρακτιβάν αλλά διατήρησε όπως ήταν φυσικό το πρωτοδικείο Θεσσαλονίκης. Όσον αφορά τη στέγαση των δικαστηρίων εγκαταστάθηκαν αρχικά στο β' όροφο του Διοικητηρίου και αργότερα για ασφάλεια μετά την πυρκαγιά τον Αύγουστο του 1917 με τα αρχεία τους μεταφέρθηκαν σε κτίρια της δυτικής πλευράς της Εθνικής Αμύνης. Ως αίθουσες συνεδριάσεων εξακολουθούσαν να χρησιμοποιούνται τα ακροατήρια του παλαιού Διοικητηρίου. Όλα τα δικαστήρια 41

43 (εκτός του Ειρηνοδικείου) μετά από ενέργειες των αρμοδίων και από προσπάθειες του Δ.Σ. του Δικηγορικού Συλλόγου Θεσσαλονίκης, συγκεντρώθηκαν μετά από μερικά χρόνια (1924-5) στο οίκημα (τα λεγόμενα Σουλτανικά), όπου κατοικούσε επί τουρκοκρατίας ο βοηθός Γενικός Διοικητής Θεσσαλονίκης Κωνσταντινίδης Πασάς στη δυτική πλευρά της Εθνικής Αμύνης (πρώην λεωφόρος Χαμιδιέ). Γρήγορα όμως προέκυψε η ανάγκη ανέγερσης νέου σύγχρονου δικαστικού μεγάρου καθώς διαπιστώνονταν ότι το κτίριο αυτό δεν επαρκούσε για την ικανοποίηση των ολοένα αυξανόμενων αναγκών. Στις 6 Φεβρουαρίου 1978 εγκαινιάζεται το νέο Δικαστικό Μέγαρο Θεσσαλονίκης όπου στεγάζεται το Πρωτοδικείο μέχρι σήμερα. Λίγο αργότερα το παλιό κτίριο μετά το μεγάλο σεισμό εκείνης της χρονιάς κρίνεται κατεδαφιστέο και ισοπεδώνεται. Εικ. 5 Παλιά δικαστήρια στη λεωφόρο Χαμιδιέ (Εθνικής Αμύνης) Εικ. 6 Δικαστικό Μέγαρο Θεσσαλονίκης 42

44 11.Μεθοδολογία της Εργασίας Η όλη διαδικασία της εργασίας του αρχειονόμου ξεκινά με την παραλαβή του αρχείου. Σύμφωνα με τον ισχύοντα νόμο (Ν. 1946/1991 κεφ.2 αρ.41) που ορίζει ότι όλες οι δημόσιες υπηρεσίες κάθε ένα ή δυο χρόνια οφείλουν να διαχωρίζουν, να καταγράφουν το υλικό που δεν έχει πλέον υπηρεσιακή χρησιμότητα και να το κοινοποιούν στα Γ.Α.Κ. Εικ. 7 Αρχική παραλαβή Εικ. 8 Επεξεργασία υλικού Κατά την παράδοση του αρχείου η αρχειακή υπηρεσία που παραλαμβάνει το υλικό από τη δημιουργό υπηρεσία συντάσσει το πρωτόκολλο παράδοσης παραλαβής που συνοδεύεται από αναλυτική κατάσταση του υλικού σε δύο αντίγραφα ένα για την κάθε υπηρεσία. Το αρχείο στη συνέχεια καταγράφεται στο γενικό βιβλίο εισαγωγής εγγράφων και παίρνει έναν αύξοντα αριθμό Α.Β.Ε.(Αριθμός Βιβλίου Εισαγωγής) καθώς και ένα δεύτερο αριθμό Α.Ε.Ε.(Αριθμός Ειδικού Ευρετηρίου) που είναι ο ενδεικτικός αριθμός της κατηγορίας στην οποία ανήκει το αρχείο. Αυτές οι ενδείξεις εισαγωγής θα το συνοδεύουν στο εξής στην υπηρεσία των Γ.Α.Κ. από την προσωρινή του αποθήκευση μέχρι την τελική του επεξεργασία, που ολοκληρώνεται με την αρχειοθέτηση, ταξινόμηση και ταξιθέτηση του σε αρχειοστάσιο. Μετά από ραντεβού πραγματοποιήθηκε συνάντηση με την κυρία Κουρτούμη στο γραφείο της στο κτίριο του Ι.Α.Μ. Αρχικά έγινε ενημέρωση για τους κανόνες ασφαλείας και τα μέτρα προστασίας που έπρεπε να ληφθούν κατά την διάρκεια της εργασίας εκεί (χρήση μάσκας και γαντιών, πρόσβαση και ωράριο παραμονής στο χώρο, προστασία του υλικού κατά τη διάρκεια της επεξεργασίας λόγω ευαίσθητων προσωπικών δεδομένων που μπορεί να περιέχει). Ακολούθησε μια περιήγηση στο 43

45 χώρο του Ι.Α.Μ. και κυρίως στο Ταξινομητήριο. Εκεί έγινε αναζήτηση υλικού κατάλληλου για την διεκπεραίωση της εργασίας και η ανάθεση του προς ταξινόμηση αρχείου το οποίο ήταν συγκεντρωμένο σε επτά κιβώτια και τρεις μεγάλους δεμένους φακέλους. Έπειτα δόθηκαν κατευθύνσεις και εξηγήσεις για την διεκπεραίωση των εργασιών κατά τη διάρκεια των οποίων συνεχίστηκε η επίλυση αποριών που προέκυπταν κατά την πορεία μέχρι και το τέλος της επεξεργασίας. Το υλικό που επιλέχθηκε προερχόταν από το Πρωτοδικείο Θεσσαλονίκης, αφορούσε τα Ποινικά και Πολιτικά τμήματα του και αποτελούνταν από λυτά ή σε φακέλους. Η κατάσταση που βρισκόταν ήταν από καλή έως πολύ καλή και κάλυπτε τα έτη από το 1992 μέχρι Στο σημείο αυτό ξεκινά και η συγκεκριμένη εργασία. Αρχικά έπρεπε το αποθηκευμένο πρόχειρα υλικό να βγει από τη συσκευασία του, να ελεγχθεί, να καθαριστεί από ξένα και επιβλαβή στοιχεία όπως συνδετήρες, καρφίτσες και οτιδήποτε άλλο που θα μπορούσε να προκαλέσει φθορά στο χαρτί με το πέρασμα του χρόνου. Η ενότητα όμως που διαχώριζαν τα παραπάνω στοιχεία δεν έπρεπε να χαθεί με κανένα τρόπο και γι αυτό πάντα γινόταν αντικατάσταση τους από άλλα υλικά με μεγαλύτερα αντοχή στο χρόνο, κυρίως με ανοξείδωτα συρραπτικά σύρματα. Στη συνέχεια το υλικό τοποθετήθηκε σε δίφυλλα ή φακέλους που έφεραν την ειδική σφραγίδα του ΙΑΜ και αναγράφονταν οι αριθμοί Α.Β.Ε., Α.Ε.Ε., και ο αύξων αριθμός (Α/Α) φακέλου, που προέκυπτε κατά την επεξεργασία του υλικού. Παράλληλα γινόταν η καταγραφή του υλικού και των βασικών στοιχείων περιγραφής του σε έντυπα δελτία Σ.Α.Ε. αντιστοιχίζοντας μια καρτέλα ανά δίφυλλο ή αρχικό λευκό φάκελο με βάση τον Α/Α. Μετά ακολουθούσε η αποθήκευση τους σε ειδικούς μεγάλους φακέλους ταξινόμησης που στο εξωτερικό τους αναγράφονταν οι αριθμοί Α.Β.Ε. και Α.Ε.Ε. και ο Α/Α των δίφυλλων ή φακέλων που περιέχονταν και ακολουθούσε η αποθήκευση στο αρχειοστάσιο. Αφού ολοκληρώθηκε η ταξινόμηση και η ταξιθέτηση του αρχειακού υλικού ξεκίνησε η διαδικασία της ηλεκτρονικής μηχανογράφησης των καρτελών του κάθε τεκμηρίου ξεχωριστά, μέσω του λογισμικού-βάση δεδομένων Ένα αρχειακό λογισμικό που βοηθά στην διαχείριση, την πρόσβαση και τη γρήγορη ανάκτηση των «μεταδεδομένων» ενός αρχείου για την εύρεση του στο χώρο της συγκεκριμένης αρχειακής υπηρεσίας που αναλαμβάνει τη διατήρηση του στο διηνεκές ή και ακόμη του ίδιου αν έχει ψηφιοποιηθεί. Κατά την ηλεκτρονική καταχώρηση των τεκμηρίων γίνεται έλεγχος για τυχόν λάθη και παραλήψεις και στη 44

46 συνέχεια δίνεται η εντολή μετατροπής των δελτίων σε αρχείο Microsoft Word για τη χρήση τους στην γραπτή εργασία (υποδείγματα τους περιέχονται στο παράρτημα). Λόγω του μεγάλου μεγέθους του γενικότερου αρχείου Πρωτοδικείου Θεσσαλονίκης δεν ήταν δυνατό τα στοιχεία να εξαχθούν στην συγκεκριμένη μορφή, η οποία τελικά δημιουργήθηκε μετά από εξαγωγή των στοιχείων σε μορφή Html. Τελευταίο στάδιο ήταν η δημιουργία αλφαβητικού, χρονολογικού και αριθμητικού (κατά τον Α/Α του υλικού) ευρετηρίων με εξαγωγή των στοιχείων σε Microsoft Excel. Με αυτό τον τρόπο ολοκληρώθηκε το πρακτικό μέρος της εργασίας και άρχισε η συγγραφή του θεωρητικού μέρους. Με μια πιο ολοκληρωμένη και εμπεριστατωμένη εικόνα για το συγκεκριμένο υλικό αναζητήθηκε η κατάλληλη βιβλιογραφία, που αφορά την αρχειακή επιστήμη, τα Γ.Α.Κ, το Ι.Α.Μ. και το Πρωτοδικείο Θεσσαλονίκης και γενικότερα τη δικαστηριακή οργάνωση στη χώρα μας. Οι σημαντικές αυτές πληροφορίες δεν μπορούσαν να συγκεντρωθούν παρά μόνο από τις βιβλιοθήκες του ίδιου του Ιστορικού Αρχείου Μακεδονίας, του Δικαστικού Μεγάρου Θεσσαλονίκης, στο οποίο στεγάζεται το Πρωτοδικείο, απ όπου και προέρχεται το υλικό. Επιπλέον έρευνα έγινε στη βιβλιοθήκη του Δικηγορικού Συλλόγου Θεσσαλονίκης, σε αυτή της Νομικής Σχολής του Αριστοτελείου Πανεπιστημίου Θεσσαλονίκης και το Κέντρο Ιστορίας Θεσσαλονίκης. Τέλος, αξίζει να αναφερθεί μαζί με τα υπόλοιπα εργαλεία που χρησιμοποιήθηκαν για την δημιουργία της εργασίας και αναφέρθηκαν ήδη, η χρήση του Microsoft Word για την συγγραφή της εργασίας, το πρότυπο APA για τις παραπομπές και την βιβλιογραφία και το πρότυπο του Ε.Λ.Ο.Τ. (Ελληνικός Οργανισμός Τυποποίησης) για τις συντομογραφίες. Εικ. 9 Τελική ταξιθέτηση στο αρχειοστάσιο 45

47 12. Το Αρχειακό Υλικό Το αρχειακό υλικό, που τέθηκε υπό επεξεργασία, είχε διάφορες μορφές και διαφορετικό περιεχόμενο. Ανήκε σε δύο μεγάλες κατηγορίες, τα ποινικά και τα πολιτικά τμήματα του Πρωτοδικείου Θεσσαλονίκης. Συγκεκριμένα, η επεξεργασία αφορούσε τις εξής κατηγορίες δικαστικών αρχείων: Όσον αφορά τα πολιτικά τμήματα Σχετικά δικηγόρων όλων των διαδικασιών (τακτικής-εκούσιας και Πολυμελούς, ειδικής ετών 2010 και 2011). Αφορούν προτάσεις των δικηγόρων για τις διαδικασίες αυτές. Ασφαλιστικών Μέτρων Ειδικής, Εκούσιας ή Τακτικής Διαδικασίας. Περιέχει υποθέσεις των παραπάνω διαδικασιών. Συμβόλαια αυτοκινήτων και ενεχύρων Περιλαμβάνει συμβόλαια χρονομίσθωσης (leasing) αυτοκινήτων. Δηλώσεις υποψηφίων βουλευτικών εκλογών (ημερομηνία ) 17 φάκελοι. Περιέχονται δηλώσεις και τα απαραίτητα για τη συμμετοχή προσώπων που επιθυμούν να συμμετέχουν ως υποψήφιοι στις εκλογές. πτωχεύσεων εταιρειών. Αιτήσεις και διορισμοί δικαστικών αντιπροσώπων σε εκλογές σωματείων 2010 Καταστάσεις υπολογισμού εργασιών και πίνακες εκκρεμοτήτων Δικαστών Αφορούν οικονομικά στοιχεία μισθοδοσίας των δικαστών. Διαβιβαστικά νομικής βοήθειας σε πολίτες χαμηλού εισοδήματος Περιλαμβάνονται κυρίως στοιχεία οφειλών του δημοσίου σε δικηγόρους που ανέλαβαν πολίτες που αδυνατούσαν να τους πληρώσουν. Διαβιβαστικά πράξεων ορισμού εμπειρογνωμόνων για δικαστικά θέματα. 46

48 Όσον αφορά τα ποινικά τμήματα Ποινικές δικογραφίες - αντιμωλία (αμετάκλητες αποφάσεις) - Θεσσαλονίκης Ποινικές δικογραφίες - αντιμωλία (αμετάκλητες αποφάσεις) - Τριμελούς Θεσσαλονίκης 2008 Ποινικές δικογραφίες Τριμελούς Δικαστηρίου Ανηλίκων Θεσσαλονίκης 2008 Ποινικές δικογραφίες Θεσσαλονίκης 2000,2002. Αποφάσεις δηλαδή χωρίς την παρουσία του κατηγορουμένου ή αντιπροσώπου του. Δικογραφίες για τις οποίες εκδόθηκαν απαλλακτικά βουλεύματα έτους Απαλλακτικές αποφάσεις για συγκεκριμένες υποθέσεις μέσω βουλευμάτων, δηλαδή μετά από απόφαση δικαστικού συμβουλίου χωρίς δίκη. Εικ. 10 Μέρος του αρχειακού υλικού στα κιβώτια παραλαβής 47