Κεφάλαιο : ΤΜΗΜΑ ΑΓΟΡΩΝ ΚΕΦ.7 Σχολική Χρονιά

Transcript

1 Μάθημα : ΠΡΑΚΤΙΚΗ ΓΡΑΦΕΙΟΥ Καθηγητής : Αλέξανδρος Σωκράτους Κεφάλαιο : ΤΜΗΜΑ ΑΓΟΡΩΝ ΚΕΦ.7 Σχολική Χρονιά Στο τμήμα αγορών συνήθως ανατίθεται η διαχείρηση της αποθήκης. Είναι υπεύθυνο για τον κανονικό και έγκαιρο εφοδιασμό της επιχείρησης, με οτι είναι αναγκαίο για την ομαλή και απρόσκοπτη λειτουργία της επιχείρησης, δηλαδή τον εφοδιασμό της επιχείρησης: Με εμπορεύματα για μεταπώληση αν είναι εμπορική εταιρεία. Με πρώτες ύλες, καύσιμα και άλλα υλικά που είναι αναγκαία για την παραγωγή. Με υλικά συσκευασίας. Με γραφική ύλη. Με κεφαλαιουχικό εξοπλισμό (εργαλεία, μηχανήματα, τεχνικό εξοπλισμό, έπιπλα, είδη πρώτης ανάγκης, αναλώσιμα,...κ.λ.π). ΣΤΟΧΟΙ ΤΜΗΜΑΤΟΣ ΑΓΟΡΩΝ Κάθε τμήμα της επιχείρησης έχει τους δικούς του στόχους, που είναι άρρικτα συνδεδεμένοι με αυτούς της επιχείρησης. Έτσι και το τμήμα αγορών έχει τους δικούς του στόχους. Κυριότεροι απο αυτούς είναι: 1. Ο εφοδιασμός της επιχείρησης με τις αναγκαίες ποσότητες εμπορευμάτων ή άλλων υλικών, στον κατάλληλο χρόνο, για να μην δημιουργούνται προβλήματα ελείψεων ή πλεονασμάτων. Αυτό προϋποθέτει σωστό προγραμματισμό και συνεχή παρακολούθηση των αποθεμάτων και των αναγκών της επιχείρησης. 2. Η εξασφάληση εμπορευμάτων ή άλλων υλικών με όσο το δυνατό χαμηλότερο κόστος και ευνοϊκούς όρους πληρωμής. Αυτό προϋποθέτει συνεχή έρευνα και παρακολούθηση των τιμών της αγοράς. 3. Η εξασφάληση όσον το δυνατό καλύτερης ποιότητας εμπορευμάτων και πρώτων ύλών ώστε να εξυπηρετήσουν με τον καλύτερο τρόπο τις ανάγκες της επιχείρησης. Για να μπορέσει να ανταπεξέλθει με αποτελεσματικό τρόπο στους στόχους του βασική προϋπόθεση είναι να έχει πλήρη γνώση της αγοράς. Πρέπει να εντοπίζει τους προμηθευτές, να παίρνει δείγματα και τιμοκαταλόγους, να τα συγκεντρώσει, να τα μελετήσει με προσοχή, να τα αξιολογήσει και σε συνεννόηση με τα ενδιαφερόμενα τμήματα να κάνει τις επιλογές, τις πιο συμφέρουσες. ΠΗΓΕΣ ΠΛΗΡΟΦΟΡΙΩΝ Αναφέραμε παραπάνω οτι βασική πρϋπόθεση είναι η πλήρη γνώση της αγοράς. Για να μπορέσει να το πετύχει αυτό πρέπει να αποταθεί στα κατάλληλα σημεία απ όπου μπορεί να πάρει πληροφορίες για ονόματα και διευθύνσεις προμηθευτών. Τα πιο κατάλληλα σημεία γι αυτό το σκοπό είναι: Εμορικοί Οδηγοί, Περιοδικά, Χρυσός Οδηγός, Εμπορικές Εκθέσεις, κ.λ.π. Κυβερνητικές Υπηρεσίες (Υπουργείο Εμπορίου) Εμπορικά και Βιοτεχνικά Επιμελητήρια. Ξένες πρεσβείες (για εισαγωγές) Τοπικές και Διεθνείς Εκθέσεις Σήμερα γι αυτόν το σκοπό χρησιμοποιείται πολύ το Internet. Εκτός όμως απο ονόματα και διευθύνσεις, πρέπει να πάρει και δείγματα και τιμοκαταλόγους και κάποιες άλλες πληροφορίες. Κατάλληλα μέρη γι αυτό είναι : Οι περιοδεύοντες πωλητές ή αντιπρόσωποι. Με προσωπικές επισκέψεις και επαφές με τους ίδιους τους προμηθευτές. Με αλληλογραφία.

2 Απο τις Εκθέσεις. Μεσω Internet κ.λ.π. Πριν απο κάθε παραγγελία για αγορά εμπορευμάτων ή πρώτων ύλών κ.λ.π, πρέπει οποσδήποτε ο αγοραστής και ο πωλητής να συμφωνήσουν σε κάποιους όρους για να αποφευχθούν οποιοδήποτε λάθη και παρεξηγήσεις που μπορεί να οδηγήσουν σε ανεπιθύμητες καταστάσεις. Οι όροι αυτοί είναι: 1. Στο είδος και στην ποιότητα των εμπορευμάτων ή των πρώτων υλών. 2. Στην ποσότητα. 3. Στην τιμή. 4. Στο χρόνο παράδοσης. 5. Στον τόπο παράδοσης. 6. Στον τρόπο και χρόνο πληρωμής. ΕΓΓΡΑΦΑ ΚΑΙ ΔΙΑΔΙΚΑΣΙΑ ΑΓΟΡΑΣ Για να πραγματοποιηθεί οποιαδήποτε αγορά απο μια επιχείρηση ακολουθείται κάποια καθορισμένη διαδικασία και συμπληρώνονται και κάποια απαραίτητα έγγραφα. Παρακάτω παραθέτονται με σειρά, η διαδικασία και τα έγγραφα: 1. Εντολή Αγοράς (υπόδειγμα σελ.91): Συμπληρώνεται απο το τμήμα που έχει ανάγκη κάποια υλικά και παραδίδεται στο τμήμα αγορών. Τα είδη πρέπει να καθορίζονται με ακρίβεια και σαφήνεια για να αποφεύγονται λάθη. Το τμήμα αγορών δεν προβαίνει σε καμίαν αγορά αν δεν έχει αυτήν την εντολή. 2. Ζήτηση δειγμάτων, τιμών και άλλων πληροφοριών : Το τμήμα αγορών αφού πάρει την εντολή αγοράς θα απευθυνθεί σε έναν ή περισσότερους προμηθευτές, είτε με επιστολή, είτε με προσωπική επαφή και θα ζητήσει, δείγματα,τιμές και όποιες άλλες πληροφορίες θέλει. 3. Παραγγελία (υπόδειγμα σελ.92): Όταν ολοκληρωθεί η παραλαβή των δειγμάτων, των τιμών, και άλλων πληροφοριών και αφού γίνει και η επιλογή του ή των προμηθευτών θα δωθεί η Παραγγελία. Συνήθως γίνεται με ειδικό έντυπο το «Δελτίο Παραγγελίας» πάνω στο οποίο τα είδη που παραγγέλνονται πρέπει να καθορίζονται με ακρίβεια και σαφήνεια, να αναγράφεται η ημερομηνία, η τιμή, ο χρόνος παράδοσης, ο τόπος παράδοσης και ο τρόπος πληρωμής. Αν η παραγγελία δοθεί στον περιοδεύων πωλητή, θα εκδόσει αυτός το δελτίο με τα ίδια στοιχεία και αφού υπογραφεί απο τον ίδιον και απο τον αγοραστή θα δώσει στον αγοραστή το πρωτότυπο της παραγγελίας. Αν η παραγγελία δωθεί τηλεφωνικά ή σταλεί με FAX καλό είναι να ακολουθεί και επιστολή για επιβεβαίωση. 4. Εξασφάλιση άδειας εισαγωγής και Ανοιγμα Πιστωσης : Όταν πρόκειται να γίνει εισαγωγή προϊόντων ή πρώτων υλών απο το εξωτερικό, πρέπει ο προμηθευτής να στείλει ένα Προσωρινό Τιμολόγιο (Proforma Invoice). Αυτό θα το χρησιμοποιήσει ο αγοραστής για να εξασφαλίσει άδεια εισαγωγής, αν χρειάζεται,και για να ανοίξει ενέγγυο πίστωση στην τράπεζα. Όταν η τράπεζα ειδοποιήσει τον προμηθευτή οτι ανοίχθηκε η πίστωση, ο προμηθευτής θα στείλει στην τράπεζα όλα τα απαραίτητα έγγραφα (φορτωτική, τιμολόγιο, πιστοποιητικό προέλευσης, ασφαλιστήριο συμβόλαιο, κ.λπ..) και αυτή με τη σειρά της θα τα παραδώσει στον αγοραστή για να μπορέσει να παραλάβει τα εμπορεύματα. 5. Παραλαβή Εμπορευμάτων : Στην περίπτωση που η αγορά εμπορευμάτων γίνεται απο το εξωτερικό, όταν ο αγοραστής πάρει όλα τα έγγραφα απο την τράπεζα πηγαίνει στο τελωνείο ή στο αεροδρόμιο και παραλαμβάνει τα εμπορεύματα. Αν απαιτείται εκτελώνηση τότε αναλαμβάνει Εκτελωνιστής να διεκπεραιώσει όλες τις εργασίες που απαιτούνται και παραλαμβάνει αυτός τα εμπορεύματα και τα στέλνει στον αγοραστή. Στην περίπτωση που η αγορά εμπορευμάτων γίνεται

3 απο το εσσωτερικό, όταν τα εμπορεύματα φθάσουν στην αποθήκη του αγοραστή αυτός θα τα ελέξει, αν είναι αυτά που παρήγγειλε, θα τα μετρήσει και μετά θα υπογράψει το «Δελτίο Παράδοσης» που εκδίδει ο πωλητής όταν τα στείλει με δικό του μέσο ή το «Δελτίο Αποστολής» αν τα στείλει με άλλο μεταφορικό μέσο. Για οποιανδήποτε παραλαβή το τμήμα αγορών είναι υποχρεωμένο να εκδόσει «Δελτίο Παραλαβής Εμπορευμάτων» (υπόδειγμα σελ.94) με το οποίο γνωστοποιείται σε κάθε ενδιαφερόμενο η παραλαβή των εμπορευμάτων. ΕΠΙΣΤΡΟΦΗ ΕΜΠΟΡΕΥΜΆΤΩΝ Αν το τμήμα αγορών διαπιστώσει οτι έχει διαφορές ή προβλήματα στα εμπορεύματα που του στείλανε (είδος, ποιότητα, τιμή, ελαττωματικά, κ.λ.π.) τότε θα μεριμνήσει για την επιστροφή τους και, ή θα εκδόσει αυτός «Χρεωστικό Σημείωμα» (υπόδειγμα σελ.95) ή θα εκδόσει ο προμηθευτής «Πιστωτικό Σημείωμα». Μπορεί όμως να συμφωνήσει με τον προμηθευτή και να μην κάνει επιστροφή, να τα κρατήσει και να του γίνει κάποια έκπτωση. Σ αυτήν την περίπτωση ο προμηθευτής πρέπει να εκδόσει ένα «Πιστωτικό» για το συμφωνηθέν ποσό της έκπτωσης και να αναφέρει σ αυτό και τον λόγο για τον οποίον εκδίδεται. ΑΠΟΘΗΚΗ Όπως προαναφέραμε η διαχείρησή της ανατείθεται στο τμήμα αγορών. Σε αρκετές περιπτώσεις και δει σε πολύ μεγάλες επιχειρήσεις ή οργανισμούς, λειτουργεί σαν ανεξάρτητο τμήμα. Ο υπεύθυνος αποθήκης έχει ορισμένες υποχρεώσεις οι οποίες πρέπει να γίνουν για να λειτουργεί ομαλά και απρόσκοπτα η επιχείρηση. Οι κυριότερες απ αυτές είναι: 1. Να υπάρχει απόλυτη ασφάλεια και προστασία των εμπορευμάτων και των υλικών που βρίσκονται μέσα στην αποθήκη απο κινδύνους, κλοπής, φωτιάς, υγρασίας, ήλιου, βροχής, θερμοκρασίας, σκόνης, κ.λ.π. 2. Όλα τα εμπορεύματα και υλικά να είναι τοποθετημένα με την κατάλληλη ταξινόμηση ώστε να ανευρίσκονται εύκολα. 3. Να γίνεται πλήρη αξιοποίηση του αποθηκευτικού χώρου και οριζόντια και κάθετα όσο είναι δυνατόν και το επιτρέπουν οι συνθήκες. 4. Να υπάρχει πάντοτε αρκετό απόθεμα ανάλογα με τις ανάγκες της επιχείρησης και να αποφεύγονται τα πλεονάσματα. Καρτέλλες Αποθήκης: (υπόδειγμα σελ.96) Για να είναι πιο εύκολη η συνεχή παρακολούθηση των αποθεμάτων απαραίτητα πρέπει να τηρούνται καρτέλλες για κάθε είδος. Σ αυτές θα γράφονται όλες οι εισαγωγές και όλες οι εξαγωγές και το υπόλοιπο των εμπορευμάτων με χρονολογική σειρά. Αυτές φυλάσσονται σε ειδικές καρτελλοθήκες, ανάλογα με ποιό είδος ταξινόμησης είναι το κατάλληλο, για γρήγορη ανεύρεσή τους. Για τις εισαγωγές η ενημέρωση των καρτελλών γίνεται, με το δελτίο παραλαβής ή το δελτίο παράδοσης ή το δελτίο αποστολής ή το τιμολόγιο. Για τις εξαγωγές η ενημέρωση γίνεται με, το δελτίο παράδοσης ή το δελτίο αποστολή ή το πιστωτικό σημείωμα. Σε πολλές επιχειρήσεις σήμερα η ενημέρωση γίνεται κατευθείαν απο τους Η/Υ. Εντολή Παράδοσης Υλικού : (υπόδειγμα σελ.97) Για να παραδοθούν εμπορεύματα σε οποιοδήποτε τμήμα της επιχείρησης πρέπει απαραίτητα το ενδιαφερόμενο τμήμα να εκδόσει εντολή παράδοσης υλικού και να το παραδώσει στην αποθήκη. Στήν περίπτωση που δεν παραδοθεί απο το τμήμα αυτή η εντολή τότε η αποθήκη είναι υποχρεωμένη να εκδόσει αυτή την εντολή παράδοσης. Απογραφή : Όταν τηρούνται καρτέλλες παρακολούθησης εμπορευμάτων τότε το έργο της απογραφής είναι πιο εύκολο. Κατα καιρούς πρέπει να γίνεται καταμέτρηση των αποθεμάτων για να διαπιστωθεί αν συμφωνούν με το υπόλοιπο της καρτέλλας. Αυτό θα βοηθήσει πολύ στο τέλος του χρόνου που γίνεται γεννική απογραφή και εκδίδεται το «Φύλλο Απογραφής». Σ αυτό καταγράφονται, το είδος, η ποσότητα, η τιμή και η ολική αξία. Βάσει αυτού υπολογίζεται και η αξία του τελικού αποθέματος.

4 ΑΠΟΤΙΜΗΣΗ ΑΠΟΘΕΜΑΤΟΣ Η αποτίμηση των αποθεμάτων μπορεί να γίνει με τους εξής τρόπους : Αποτίμηση στην τιμή κτίσης Αποτίμηση στην τρέχουσα τιμή (τιμή αντικατάστασης) Αποτίμηση στη χαμηλότερη τιμή μεταξύ της τιμής κτίσης και της τρέχουσας τιμής (τιμής αντικατάστασης). Αποτίμηση βάσει κόστους παραγωγής ΑΠΟΤΙΜΗΣΗ ΣΤΗΝ ΤΙΜΗ ΚΤΙΣΗΣ Για να κάνουμε αποτίμηση των αποθεμάτων στην τιμή κτίσης χρησιμοποιούμε τις πιο κάτω μεθόδους: Α) Τη μέθοδο μέσης σταθμικής τιμής: Υπολογίζεται η μέση σταθμική τιμή για όλες τις αγορές που έγιναν μέσα στο έτος (ή στο τέλος κάθε λογιστικής περιόδου): (Παράδειγμα σελ ) Ημερομηνία Αγορές Τιμ. Πωλήσεις Υπόπλοιπο Αγοράς Αγορές Τιμή Αγοράς Αξία , Σύνολο Αξίας , Μέση Τιμή = = = 3, , Σύνολο Αγορών , Τό τελικό Απόθεμα είναι 1250 κιλά. Η Αξία του Τελικού Αποθέματος θα είναι ,36 = 4200 Β) Τη μέθοδο F.I.F.O (First In First Out) : Κάθε φορά θα φεύγουν απο την αποθήκη τα εμπορεύματα που αγοράστηκαν πρώτα.σύμφωνα με το πιο πάνω παράδειγμα το τελικό απόθεμα είναι 1250,υπολογίζοντάς τα με τη μέθοδο F.I.F.O παρέμειναν στην αποθήκη τα 1000 της τελευταίας αγοράς και τα 250 της πρωτελευταίας, και έτσι έχουμε

5 1000 χ 3.80 = χ 3.50 = 875 Επομένως η αξία του Τελικού Αποθέματος είναι 4675 Γ) Τη μέθοδο L.I.F.O (Last In First Out) : Κάθε φορά θα φεύγουν απο την αποθήκη τα εμπορεύματα που αγοράστηκαν τελευταία. Σύμφωνα με το πιο πάνω παράδειγμα το τελικό απόθεμα είναι 1250, υπολογίζοντάς τα με τη μέθοδο L.I.F.O, παρέμειναν στην αποθήκη Ποσότητα Τα 300 της πρώτης παραλαβής ( ) Τα 200 της δεύτερης παραλαβής( ) Τα 300 της τρίτης παραλαβής ( ) Τα 450 της τέταρτης παραλαβής ( ) Επομένως η αξία του Τελικού Αποθέματος είναι 4300 Δ) Τιμή Κτήσης Τρέχουσα Τιμή Χαμηλότερη Τη μέθοδο της Είδη Ποσότητα Αξία Α 100 5,00 500,00 5,50 550,00 5,00 500, Β 200 4,50 900,00 4,00 800,00 4,00 800, = 4750 Γ 150 6,00 900,00 6,20 930,00 6,00 900, , , ,00 τελευταίας τιμής αγοράς: Βάσει αυτής της μεθόδου θα έχουμε Αξία Τελικού Αποθέματος ΑΠΟΤΙΜΗΣΗ ΤΗΝ ΤΡΕΧΟΥΣΑ ΤΙΜΗ Γίνεται βάσει της τιμής που πουλούν οι προμηθευτές την ημέρα της απογραφής. Π.χ Αν οι προμηθευτές την ημέρα της απογραφής πουλούν με την τιμη 3.40 τότε θα έχουμε Αξία Τελικού Αποθέματος = 4250 ΑΠΟΤΙΜΗΣΗ ΜΕΤΑΞΥ ΤΗΣ ΤΙΜΗΣ ΚΤΙΣΗΣ ΚΑΙ ΤΗΣ ΤΡΕΧΟΥΣΑΣ ΤΙΜΗΣ Υπολογίζεται η αξία όλων των αποθεμάτων πρώτα με τις τιμές κτίσεως και μετά με τις τρέχουσες τιμές. Για να υπολογίσουμε την αξία του τελικού αποθέματος λαμβάνουμεν υπ όψιν μας τη χαμηλότερη τιμη απο τις δύο τη στιγμή της απογραφής. (Παράδειγμα σελ. 101)

6 Η Αξία του Τελικού Αποθέματος είναι 2200 που είναι και η χαμηλότερη τιμή ΑΠΟΤΙΜΗΣΗ ΒΑΣΕΙ ΚΟΣΤΟΥΣ ΠΑΡΑΓΩΓΗΣ Για να χρησιμοποιήσουμε αυτήν τη μέθοδο πρέπει τα εμπορεύματα να έχουν κατασκευαστεί απο την ίδια την επιχείρηση. Ο υπολογισμός του κόστους γίνεται απο το Λογιστήριο και το Τμήμα Παραγωγής. Αφού υπολογιστή το κόστος μπορούμε στη συνέχεια να χρησιμοποιήσουμε μίαν απο τις τέσσερεις μεθόδους της Αποτίμησης στην Τιμή Κτίσης.