Πολυ καλη Ελληνικη Ιστολελιδα για εκμαθηση Η/Υ. 5.1 Κατανόηση Βάσεων Δεδομένων

Transcript

1 5.1 Κατανόηση Βάσεων Δεδομένων Access 2010 is a relational database application in the Microsoft 2010 Office suite that lets you enter, manage, and run reports on large amounts of data. In this tutorial, you'll learn the essential skills needed to use a database, including entering data into forms and tables, running queries to search data, and producing meaningful reports. Talk about different versions of Access (95, 97, 2000, XP, 2003, 2007, 2010, 2013, Office 365 subscription, OfficeOnLine - free and Office for mobile devices) and different format of documents (ppt, pptx = XML). Internal structure of the documents. Mention Viewers in use for older versions. There are also Free alternatives to Access (and Office) e.g. Open Office (Sun Micro). Talk about different relational database systems some from Microsoft (SQL Server) some from other vendors (Oracle, Ingres), and some Open systems which are free (MySQL, SQL Lite). They all have differences between them but they all implement the same access language (SQL) although at different levels. Then go over the Ribbon and lightly over the tabs. Go through an example of each interaction (Tabs, groups, commands, galleries, buttons, dialogs, etc.). Show use of keyboard shortcuts. ALT to show them. Explain the Quick Access Menu, Backstage, and bottom line. Here is a reference to the Microsoft Office Website: Here is a reference to the OfficeOnLine Website: Here is a reference to the GCF Learn Free Website to be used as an aid. Ιστοσελιδα με χρησιμες πληροφοριες του Κεντρου Φλωρινας: Ιστοσελιδα με χρησιμες πληροφοριες του Πανεπ. Πατρων (προχωρημενο) Πολυ καλη Ελληνικη Ιστολελιδα για εκμαθηση Η/Υ

2 5.1.1 Βασικές Έννοιες Κατανόηση του τι είναι μια βάση δεδομένων. A database is a collection of data that is stored in a computer system. Databases allow their users to enter, access, and analyze their data quickly and easily. Give a brief history of the types of databases, sequential (tapes), random, hierarchical (ISAM), network, relational (σχεσιακη) Κατανόηση της διαφοράς μεταξύ δεδομένων και πληροφοριών. Data are facts that may appear disconnected or meaningless. When they are organized so that they have meaning they are information Κατανόηση του τρόπου που είναι οργανωμένη μια βάση δεδομένων όσον αφορά τους πίνακες, τις εγγραφές και τα πεδία Γνώση μερικών κοινών χρήσεων μεγάλης κλίμακας βάσεων δεδομένων, όπως: συστήματα κρατήσεων αερογραμμών, κυβερνητικά μητρώα, εγγραφές τραπεζικών λογαριασμών, πληροφορίες ασθενών νοσοκομείων Οργάνωση Βάσεων Δεδομένων Κατανόηση ότι κάθε πίνακας σε μια βάση δεδομένων πρέπει να περιέχει δεδομένα σχετικά με έναν μοναδικό τύπο αντικειμένου Κατανόηση ότι κάθε πεδίο ενός πίνακα πρέπει να περιέχει μόνο ένα στοιχείο δεδομένων Κατανόηση ότι το περιεχόμενο ενός πεδίου συσχετίζεται μ έναν κατάλληλο τύπο δεδομένων, όπως: κείμενο, αριθμό, ημερομηνία/ώρα, ναι/όχι Κατανόηση ότι τα πεδία έχουν συσχετιζόμενες ιδιότητες πεδίων, όπως: μέγεθος πεδίου, μορφή, προεπιλεγμένη τιμή Κατανόηση του τι είναι το πρωτεύον κλειδί. Discuss indices, No Duplicates, Duplicates OK Κατανόηση του τι είναι το ευρετήριο πίνακα. Κατανόηση πώς ένα ευρετήριο επιτρέπει τη γρηγορότερη πρόσβαση στα δεδομένα Σχέσεις Κατανόηση ότι ο κύριος σκοπός της συσχέτισης πινάκων σε μια βάση δεδομένων είναι η ελαχιστοποίηση της επανάληψης των δεδομένων. Briefly discuss Normalization Κατανόηση, δημιουργία/διαγραφή σχέσης που βασίζεται στο ταίριασμα ενός μοναδικού πεδίου ενός πίνακα με ένα πεδίο ενός άλλου πίνακα. Discuss Foreign keys DataBase Tools Relationships Add the Tables you want to Relationships Pane. Close. Drag the PK from one table to the FK field in the other. Dialog opens up. Verify it s OK, Create Go through with example of MyTable & MyTableRel and show how the double-clicking of the relationship arrow on diagram brings up the dialog (Advanced: correlate with SQL JOIN) Note In this case, "left" and "right" refer to the position of the tables in the Edit Relationships dialog box, not the Relationships window Κατανόηση της σημασίας και καθορισμός της διατήρησης ακεραιότητας αναφορών στις σχέσεις μεταξύ πινάκων. DataBase Tools Relationships Add the Tables you want to Relationships Pane. Double-click the relationship line or arrow and edit it. If you opt to Enforce Referential Integrity you cannot have records that don t match. Exercise: do not enforce, add an orphan record and the try to enforce it, it fails. Delete the orphan and repeat, it works. The purpose of referential integrity is to prevent orphan records records that reference other records that no longer exist. You enforce referential integrity by enabling it for a table relationship. Once enforced, Access rejects any operation that would violate referential integrity for that table relationship. This means that Access will reject both updates that change the target of a reference and deletions that remove the target of a reference. To have Access

3 5.1.4 Λειτουργία propagate referential updates and deletions so that all related rows are changed accordingly, Set the cascade options Γνώση του ότι μια επαγγελματική βάση δεδομένων σχεδιάζεται και δημιουργείται από ειδικούς των βάσεων δεδομένων Γνώση του ότι η εισαγωγή, η συντήρηση και η ανάκτηση δεδομένων διεκπεραιώνεται από χρήστες Γνώση του ότι ο διαχειριστής μιας βάσης δεδομένων παρέχει στους κατάλληλους χρήστες πρόσβαση σε συγκεκριμένα δεδομένα Γνώση του ότι ο διαχειριστής μιας βάσης δεδομένων είναι υπεύθυνος για την ανάκτηση μιας βάσης δεδομένων μετά από κατάρρευση (crash) ή σημαντικά σφάλματα.

4 5.2 Χρήση της Εφαρμογής Εργασία με Βάσεις Δεδομένων Άνοιγμα και κλείσιμο μιας εφαρμογής βάσεων δεδομένων Άνοιγμα και κλείσιμο μιας βάσης δεδομένων. Can Open other types of file e.g. EXCEL (give example with Recipients, link and create a report). Access can be used as a Report Generator for EXCEL or Word files (via txt) Δημιουργία μιας νέας βάσης δεδομένων και αποθήκευσή της σε συγκεκριμένη θέση σε μια μονάδα δίσκου. Templates are available for typical applications and older DBs can be Save As duplicated Εμφάνιση και απόκρυψη των διαθέσιμων γραμμών εργαλείων. Επαναφορά και ελαχιστοποίηση της κορδέλας (ribbon) Χρήση διαθέσιμων λειτουργιών Βοήθειας Συνήθεις Εργασίες Άνοιγμα, αποθήκευση και κλείσιμο πίνακα, ερωτήματος, φόρμας, έκθεσης/αναφοράς. Note: Object Tabs show open object. X on far right closes current object) Object Tabs DO NOT appear if you are using an older DB format e.g. mdb Εναλλαγές μεταξύ των προβολών πίνακα, ερωτήματος, φόρμας, έκθεσης Διαγραφή πίνακα, ερωτήματος, φόρμας, έκθεσης Πλοήγηση μεταξύ εγγραφών σε πίνακα, ερώτημα, φόρμα Ταξινόμηση δεδομένων σ έναν πίνακα ή φόρμα, ταξινόμηση των αποτελεσμάτων ερωτήματος κατά αύξουσα ή φθίνουσα αλφαβητική ή αριθμητική σειρά και αντίστροφη αλφαβητική σειρά.

5 5.3 Πίνακες Εγγραφές Προσθήκη και διαγραφή εγγραφών σε έναν πίνακα Εισαγωγή, τροποποίηση και διαγραφή δεδομένων σε μια εγγραφή. Can format the text of the table in a variety of ways to make it more pleasant to read. Use Text Formatting group, alternate rows highlight, click extras for more. You can change the fonts, change size of rows and columns, Hide and Unhide fields that are not needed, hide the left Pane, etc. Trick: Press Shft-F2 to Zoom the field you are entering, or to Copy/Paste easier. Also Freeze fields so they stay put while you are scrolling off the screen (usually the ID) Σχεδίαση Δημιουργία και ονομασία ενός πίνακα και καθορισμός των πεδίων και των τύπων τους, όπως: κείμενο, αριθμός, ημερομηνία/ώρα, ναι/όχι. Can start by creating table and simply entering the data as you go. Then go to Design view and give the names of the fields and data types. Or you can create and then go to Design view and specify everything before you enter data (that way you could enforce rules). In the first case a primary key is created and auto-incremented by Access as the first field. Note: There are automatic fields you can include when creating records. When you click to add new field the Table Tools contextual menu appears. Select Fields and pick one of many auto types (e.g. telephone brings in Home,Mobile,Fax, etc). Note: Comment about the names of fields. If they have no spaces less trouble in writing queries, and you can use caption in Design view. Careful: Default values, blank fields, don t leave anything to chance Εφαρμογή ρυθμίσεων ιδιοτήτων πεδίων: μέγεθος πεδίου, μορφή αριθμού, μορφή ημερομηνίας/ώρας, προεπιλεγμένη τιμή Δημιουργία κανόνα επικύρωσης για αριθμό, ημερομηνία/ώρα, νομισματική μονάδα Κατανόηση των επιπτώσεων της μεταβολής του τύπου και των ιδιοτήτων των πεδίων σε έναν πίνακα Ορισμός πεδίου ως πρωτεύοντος κλειδιού Δημιουργία ευρετηρίου (με ή χωρίς ύπαρξη διπλότυπων εγγραφών) Προσθήκη, διαγραφή, μετακίνηση πεδίου σε υπάρχοντα πίνακα. Click field to select it until a white arrow appears then drag it to the final position. If done on DataSheet view it s temporary. Design view is permanent if you save the table Μεταβολή του πλάτους των στηλών ενός πίνακα.

6 5.4 Ανάκτηση Πληροφοριών Κύριες Λειτουργίες Χρήση της εντολής αναζήτησης για συγκεκριμένη λέξη, αριθμό, ημερομηνία σε κάποιο πεδίο. Careful: Search for Any Part of Field to avoid problems with leading blanks. (e.g. Robert) Εφαρμογή φίλτρου σε πίνακα ή φόρμα. Right-Click field to select it, Text Filters in menu, select filter, enter text Απαλοιφή της εφαρμογής φίλτρου από πίνακα ή φόρμα Ερωτήματα Κατανόηση ότι ένα ερώτημα χρησιμοποιείται για εξαγωγή και ανάλυση δεδομένων Δημιουργία και ονομασία ενός ερωτήματος βασισμένο σ έναν πίνακα, χρησιμοποιώντας συγκεκριμένα κριτήρια αναζήτησης/επιλογής. ALTERNATIVE 1 Click on Table (no need to open) then Create Tab, QUERY DESIGN, then go through the detail process but you can define everything. Note the Query Tools Design allow you to create queries to Append,Update,Delete records from your Table. Also Crosstab query, Union of queries. Note also the Return option allowing you to return a number or a percentage of the result, useful for returning the highest, lowest etc. values. ALTERNATIVE 2 Click on Table (no need to open) then Create Tab, QUERY WIZARD. It has built-in queries for Simple, Crosstab, Duplicates and Unmatched. ALTERNATIVE 3 Click on Table (no need to open) then Create Tab, QUERY WIZARD. It has built-in queries for Simple, Crosstab, Duplicates and Unmatched. OTHER ALTERNATIVES Create Tab, QUERY DESIGN and close without selecting any Table. Then Data Definition clears pane and you can enter DDL (ALTER, DROP, etc) or plain SQL by hand on Tables appearing on the Objects pane on the left. Or click Pass-Through to run an ODBC query on a DNS. Click Property Sheet and click on the ODBC string to select your source. Then enter SQL statements by hand in the main pane. Note : Use the Builder to help you building expressions within queries. E.g. you can define Calculated columns in queries as expressions and you can use VB functions. One interesting function is CCUR which converts an expression to Currency thereby making it align nicely in the column, as queries do not provide for Formatting of columns (grayed out). Note : May set column header to any value after selecting a field by entering: Value : Field or Value : [Field] equivalent to SQL SELECT Field AS Value Or SELECT function(field) AS Value e.g. HowMany : Name and put Count in the Total row in Design View, equivalent to SQL: SELECT Count(Name) AS HowMany Δημιουργία και ονομασία ενός ερωτήματος βασισμένο σε δύο πίνακες, χρησιμοποιώντας

7 συγκεκριμένα κριτήρια αναζήτησης/επιλογής Προσθήκη κριτηρίων σ ένα ερώτημα χρησιμοποιώντας έναν ή περισσότερους από τους ακόλουθους τελεστές: = (Ίσο), <> (Διάφορο), < (Μικρότερο από), <= (Μικρότερο ή ίσο του), > (Μεγαλύτερο από), >= (Μεγαλύτερο ή ίσο του). Equal "x" Searches for values equal to x Not Equal Not in ("x") Searches for all values except those equal to x Null Is Null Searches for empty fields Not Null Is Not Null Searches for non-empty fields Contains Like "*x*" Searches for all values that contain x Not Contain Not like "*x*" Searches for all values except those that contain x Begins with Like "x*" Searches for all values beginning withx Ends with Like "*x" Searches for all values ending with x Comes After >= "x" Searches for all values that come after x in alpha order. Comes Before <= "x" Searches for all values that come before x in alpha order. Between Between x" and "y" Searches for values in the range between x and y < < x Searches for all values smaller than x <= <= x Searches for all valuessmaller than or equal to x > > x Searches for all values larger than x >= >= x Searches for all values larger than or equal to x Between Between "#mm/dd/yy#" and "#mm/dd/yy#" Searches for dates that fall between two dates. Before < #mm/dd/yy# Dates before a certain date After > #mm/dd/yy# Dates after a certain date. Today = Date() All records containing today's date Days Before Today <= Date() x All records containing dates x or more days in the past Note: When using dates in comparisons or expressions surround them with #. Note: If you start entering a letter in the criteria it will display the built-in functions and other objects you can use Προσθήκη κριτηρίων σ ένα ερώτημα χρησιμοποιώντας έναν ή περισσότερους από τους ακόλουθους λογικούς τελεστές: AND (Λογικό ΚΑΙ), OR (Λογικό Ή), NOT (Λογικό Όχι) Χρήση χαρακτήρα μπαλαντέρ (wildcard) σ ένα ερώτημα: * ή %,? ή. Consider also the following Like syntax: Type of match Pattern Match (returns True) No match (returns False) Multiple characters a*a aa, aba, abbba abc *ab* abc, AABB, Xab azb, bac

8 Special character a[*]a a*a Aaa Multiple characters ab* abcdefg, abc cab, aab Single character a?a aaa, a3a, aba abbba Single digit a#a a0a, a1a, a2a aaa, a10a Range of characters [a-z] f, p, j 2, & Outside a range [!a-z] 9, &, % b, a Not a digit [!0-9] A, a, &, ~ 0, 1, 9 Combined a[!b-m]# An9, az0, a99 abc, aj0 Also (ANSI 92): Character Description Example % Matches any number of characters. It can be used as the first or last character in the wh% finds what, white, and why, but not awhile or watch. character string. _ Matches any single alphabetic character B_ll finds ball, bell, and bill [ ] Matches any single character within the brackets B[ae]ll finds ball and bell, but not bill ^ Matches any character not in the brackets b[^ae]ll finds bill and bull, but not ball or bell Careful: When including special characters in queries you should surround them with [] OR use Chr(). The special characters are: * ` $ # $ ; : %?! ^ > <. + [] {} \ ~ Επεξεργασία ερωτήματος: προσθήκη, τροποποίηση, απαλοιφή κριτηρίων Επεξεργασία ερωτήματος: προσθήκη, διαγραφή, μετακίνηση, απόκρυψη, επανεμφάνιση πεδίων Εκτέλεση ενός ερωτήματος.

9 5.5 Αντικείμενα Φόρμες Κατανόηση ότι μια φόρμα χρησιμοποιείται για να προβάλλονται και να συντηρούνται οι εγγραφές. Tables often contain PKs and IDs of other records as Foreign Keys for efficiency and simplicity (also for Normalization). As a result a table would be very difficult to maintain without forms. Forms can lookup the PKs and IDs and bring up descriptive info which humans can deal with Δημιουργία και ονομασία μιας φόρμας. Click on Table (no need to open) then Create Tab, Form, will pull all fields from that Table and put up a basic form. If Table is linked, it will also create Subforms (which we can delete if not needed. If deleted you can add them later using the Subform Control. Save the form and name it. We can then play with the fields formatting them, converting some to Controls (e.g. Combo Box). If we revisit the form we can add more fields by clicking Add Existing Fields and either take from current table or Show all tables and select. Explain Hiding Fields and prefilling data especially for dates with current date. Note: All the controls will be moving and resizing together. If you want to undo this, in Design View select the controls (e.g. CTL-click), then Right-Click, Layout Remove. You can also group/ungroup in DV Arrange Size/Space. We can use the Property Sheet to modify the elements of the Form. Use it to select elements rather than clicking on them as that can be messy. Also use it to size them and make them similar in size if you need to. Within the Sheet Control Source is the field on the record where information comes from. Remember also Tab Order ALTERNATIVE 1 Click on Table (no need to open) then Create Tab, NAVIGATION, and select the type, go to Field List, click Show all Tables select your Table and then drag the fields you want into the Form. Open Property Sheet for the Form and select Navigation Buttons Yes ALTERNATIVE 2 Click on Table (no need to open) then Create Tab, FORM WIZARD, then go through the detail process but you can define everything. ALTERNATIVE 3 (not bad) Click on Table (no need to open) then Create Tab, Blank Form, then on the right hand panel (Field List) bring the Table you want, then drag and drop the fields you need. You get a tabular form that is easier to manipulate. See this article from Microsoft Χρήση φόρμας για εισαγωγή νέων εγγραφών. Controls, Use Control Wizards, Button and select action to have a button NEW Χρήση φόρμας για διαγραφή εγγραφών. Controls, Use Control Wizards, Button and select action to have a buton DELETE Χρήση μιας φόρμας για την καταχώριση, μεταβολή, διαγραφή δεδομένων σε μια εγγραφή Προσθήκη, μεταβολή κειμένου σε Κεφαλίδα/Υποσέλιδο μιας φόρμας.

10 5.6 Αποτελέσματα Εκθέσεις/Αναφορές, Εξαγωγή Δεδομένων Κατανόηση του ότι μια έκθεση/αναφορά χρησιμοποιείται για την εκτύπωση επιλεγμένων πληροφοριών ενός πίνακα ή ενός ερωτήματος Δημιουργία και ονομασία μιας έκθεσης βασισμένη σε έναν πίνακα ή ερώτημα. Tip: Base your Report on a query. There are more tools in the Create Query group for calculations, etc. Then do a straightforward Report off of that query. For simple one-table report (just like the forms) select Table/Query (need not be open) then Create Report. Report Wizard to create reports from multiple tables and to introduce subtotals etc. Very helpful for breaks, subtotals etc. Report Design goes into Design View and you re on your own but have absolute control. Last resort. You SHOULD use Design View after you got started with one of the other tools. Blank Report apparently works only with Tables, all others offer Tables/Queries Layouts etc. are similar to Forms especially in the Design View, with additional (quirky) behaviors. Go through the Layout View process of merging, resizing, etc. of areas. Explain pluses and minus, talk about Layout Remove. If you use the simple Report generators and need Grand Totals etc. select the column you want then in Design Mode click on Sigma Totals in the Grouping and Totals group and select the aggregate function you need (Sum, Count, Avg, etc). It will be inserted in the Report footing. Another way of showing aggregate functions of a column (Sum, Count, Avg, etc.) is to insert a textbox control at the bottom, and enter into it: =Sum( [columnname] ) (or whatever) you can then format it as Currency as a textbox. Here's a Microsoft Office Web page with Report creation suggestions Note that in Report Layout view you can still use Filters, Sorting etc. on a finished report to see only what you need, and you can even create permanent Filters for later (they are really queries on your report) Μεταβολή της διευθέτησης των πεδίων δεδομένων και των επικεφαλίδων στη διάταξη μιας έκθεσης Παρουσίαση συγκεκριμένων πεδίων σε ομαδοποιημένη έκθεση χρησιμοποιώντας συνοπτικές τιμές αθροίσματος, ελάχιστου, μέγιστου, μέσου όρου και καταμέτρησης με τα κατάλληλα σημεία διακοπής/αλλαγής. Walk through the Report Wizard step-by-step to create reports from multiple tables and to introduce subtotals etc. Then go into Design View to complete the design Προσθήκη, τροποποίηση κειμένου στην Κεφαλίδα ή το Υποσέλιδο μιας έκθεσης. Layout View or Design View Header/Footer group, Date and time, in dialog Include Date then cut and paste or click and drag wherever you want it (for example in the footer). Insert a Label Control and add whatever text you like on Header or Footer Εξαγωγή ενός πίνακα, των αποτελεσμάτων ενός ερωτήματος σε αρχείο υπολογιστικών φύλλων, αρχείο κειμένου (.txt,.csv), μορφή XML σε μια συγκεκριμένη θέση στον δίσκο Εκτύπωση Αλλαγή στον προσανατολισμό (οριζόντιος, κατακόρυφος) πίνακα, φόρμας, αποτελεσμάτων ερωτήματος, έκθεσης/αναφοράς. Αλλαγή του μεγέθους του χαρτιού εκτύπωσης Εκτύπωση και προεπισκόπηση μιας σελίδας, επιλεγμένων εγγραφών ή συνολικού πίνακα. Remember you can always Export the report to PDF, Excel, etc. but also to Word where you can reformat it any way you like using Themes and other tools Εκτύπωση και προεπισκόπηση όλων των εγγραφών ή συγκεκριμένων σελίδων

11 χρησιμοποιώντας μια διάταξη φόρμας Εκτύπωση και προεπισκόπηση των αποτελεσμάτων ενός ερωτήματος Εκτύπωση και προεπισκόπηση συγκεκριμένων σελίδων μιας έκθεσης ή ολόκληρης της έκθεσης.