Συστήματα Χρηματοοικονομικής Διοίκησης

Transcript

1 Εθνικό Μετσόβιο Πολυτεχνείο Σχολή Ηλεκτρολόγων Μηχανικών & Μηχανικών Υπολογιστών Συστήματα Χρηματοοικονομικής Διοίκησης Ακαδημαϊκό Έτος Εξάμηνο 8 ο 6 η Διάλεξη: Προϋπολογισμοί Ιωάννης Ψαρράς Καθηγητής

2 Εισαγωγή στους προϋπολογισμούς Βασικά χαρακτηριστικά προϋπολογισμών. Διακρίσεις προϋπολογισμών. Επίπτωση των προϋπολογισμών στη συμπεριφορά των στελεχών. Είδη προϋπολογισμών.

3 Εισαγωγή στους Προϋπολογισμούς 1) Οι προϋπολογισμοί είναι η ποσοτική έκφραση ενός συγκεκριμένου προγράμματος δράσης μιας επιχείρησης και ένα εργαλείο για το συντονισμό και την εφαρμογή του προγράμματος. Είναι η διαδικασία με την οποία η διοίκηση αποφασίζει πως θα χρησιμοποιηθούν οι πόροι της επιχείρησης μέσα σε μια ορισμένη χρονική περίοδο. Η περίοδος είναι συνήθως βραχεία και δεν υπερβαίνει τον ένα χρόνο.

4 Εισαγωγή στους Προϋπολογισμούς 2) Οι προϋπολογισμοί ως ένα συγκροτημένο σύνολο αποφάσεων για τις διάφορές δραστηριότητες και προγράμματα, καλύπτουν την επιχείρηση σαν σύνολο, αλλά και κάθε ένα από τα επιμέρους τμήματά της ξεχωριστά. 3) Κατά τη διάρκεια της λειτουργίας της επιχείρησης, οι προϋπολογισμοί χρησιμοποιούνται σαν βάση σύγκρισης και διευκολύνουν τη διαδικασία του ελέγχου. 4) Οι πληροφορίες που συγκεντρώνονται από τη λειτουργία της επιχείρησης χρησιμοποιούνται για την κατάρτιση αρτιότερων προϋπολογισμών στο μέλλον.

5 Εισαγωγή στους Προϋπολογισμούς 5) Ο Προϋπολογισμός είναι ένα αναλυτικό σχέδιο για την απόκτηση και χρησιμοποίηση Οικονομικών και άλλων πόρων μέσα σε μια καθορισμένη χρονική περίοδο. Αντιπροσωπεύει ένα σχέδιο για το μέλλον που εκφράζεται με επίσημους ποσοτικούς όρους. Η διαδικασία της σύνταξης ενός προϋπολογισμού ονομάζεται Κατάρτιση Προϋπολογισμού. Η χρήση προϋπολογισμών για τον έλεγχο των δραστηριοτήτων μιας επιχείρησης είναι γνωστή ως προϋπολογιστικός έλεγχος (Budgetary Control).

6 Σχεδιασμός Έλεγχος Προϋπολογισμών Ο σχεδιασμός περιλαμβάνει την ανάπτυξη στόχων και την κατάρτιση ποικίλων προϋπολογισμών για την επίτευξη αυτών των στόχων. Ο έλεγχος περιλαμβάνει τις ενέργειες που γίνονται από τα στελέχη ώστε να αυξηθεί η πιθανότητα να επιτευχθούν οι στόχοι που τέθηκαν στη φάση του σχεδιασμού και όλα τα τμήματα του οργανισμού να συνεργαστούν προς την επίτευξη αυτού του στόχου.

7 Λογιστική με βάση το Χώρο Ευθύνης Στη Λογιστική με βάση το χώρο ευθύνης κάθε στέλεχος πρέπει να θεωρείται υπεύθυνο για τα στοιχεία που μπορεί να ελέγχει σε σημαντικό βαθμό. Την ευθύνη για κάθε κονδύλιο του προϋπολογισμού (κόστος ή έσοδο) την αναλαμβάνει ένα στέλεχος το οποίο θεωρείται υπεύθυνο για τις αποκλίσεις που θα σημειωθούν ανάμεσα στους προϋπολογισθέντες στόχους και τα πραγματικά αποτελέσματα. Η λογιστική με βάση το χώρο ευθύνης προσωποποιεί τις λογιστικές πληροφορίες, εξετάζοντας τα στοιχεία του κόστους από την οπτική γωνία του προσωπικού ελέγχου.

8 Λογιστική με βάση το Χώρο Ευθύνης Το στέλεχος που θεωρείται υπεύθυνο για το κόστος δε σημαίνει ότι θα υποστεί κυρώσεις αν τα πραγματικά αποτελέσματα δε φτάσουν τους προϋπολογισθέντες στόχους. Το υπεύθυνο στέλεχος πρέπει να αναλαμβάνει την πρωτοβουλία να διορθώνει τυχόν μη ευνοϊκές αποκλίσεις και να εξηγεί στα ανώτερα στελέχη τους λόγους στους οποίους οφείλονται οι αποκλίσεις. Σκοπός ενός αποτελεσματικού συστήματος ευθυνών είναι να διασφαλίσει πως ο οργανισμός θα αντιδράσει γρήγορα και με τον κατάλληλο τρόπο στις αποκλίσεις από τα σχέδιά του και θα διδαχτεί από την ανατροφοδότηση που θα έχει συγκρίνοντας τους προϋπολογισθέντες στόχους με τα πραγματικά αποτελέσματα.

9 Οριακοί και Υψηλών Απαιτήσεων Προϋπολογισμοί Οι εταιρίες καταρτίζουν προϋπολογισμούς οι οποίοι χαρακτηρίζονται είτε ως «Οριακοί» είτε «Υψηλών Απαιτήσεων». Οριακός Προϋπολογισμός χαρακτηρίζεται ο προϋπολογισμός που έχει πολύ μικρή πιθανότητα υλοποίησης και στην πράξη θα υλοποιηθεί λιγότερες από τις μισές φορές. Προϋπολογισμός Υψηλών Απαιτήσεων χαρακτηρίζεται θεωρείται εκείνος που περιέχει ρηξικέλευθους και δύσκολα επιτεύξιμους στόχους, αλλά μπορεί να υλοποιηθεί με σκληρή δουλειά. Τα στελέχη προτιμούν συνήθως τους προϋπολογισμούς Υψηλών Απαιτήσεων.

10 Οριακοί και Υψηλών Απαιτήσεων Προϋπολογισμοί Τέτοιοι προϋπολογισμοί συνδυάζονται συνήθως με μπόνους που δίνονται όταν επιτευχθούν οι προϋπολογισθέντες στόχοι, ενώ δίνονται επιπλέον μπόνους όταν ξεπεραστούν οι στόχοι. Οι προϋπολογισμοί Υψηλών Απαιτήσεων αυξάνουν την αυτοπεποίθηση των στελεχών και δημιουργούν μεγαλύτερη αφοσίωση προς το προϋπολογιστικό πρόγραμμα.

11 Παραδοσιακή Προσέγγιση Κατάρτισης Προϋπολογισμού Στην παραδοσιακή προσέγγιση της κατάρτισης προϋπολογισμών, τα στελέχη ξεκινούν χρησιμοποιώντας ως βάση τον προϋπολογισμό του παρελθόντος έτους και κάνουν σε αυτόν προσθήκες (ή αφαιρέσεις) ανάλογα με τις προβλεπόμενες ανάγκες. Αυτή είναι μια βήμα προς βήμα προσέγγιση στην κατάρτιση προϋπολογισμών, στην οποία ο προϋπολογισμός του προηγούμενο έτους λαμβάνεται ως βάση αναφοράς.

12 Λειτουργία των Προϋπολογισμών Αναγκάζουν τα στελέχη να προγραμματίζουν. Μειώνουν τον κίνδυνο που ενέχουν οι μελλοντικές δραστηριότητες. Ενισχύουν την επικοινωνία και τη συνεργασία μεταξύ των τμημάτων. Παρέχουν ένα σχέδιο δράσης.

13 Λειτουργία των Προϋπολογισμών Οι προϋπολογισμοί χρησιμοποιούνται κυρίως από μεγάλες Ανώνυμες και εισηγμένες στο χρηματιστήριο εταιρείες, οι οποίες τους χρησιμοποιούν καθημερινά σαν εργαλεία στη λήψη αποφάσεων. Εντούτοις, είναι πολύ χρήσιμοι και για τις μεσαίες και μικρές επιχειρήσεις. Πολλές πτωχεύσεις και πολλές μη εξασφαλισμένες ενάρξεις επιχειρήσεων θα είχαν αποφευχθεί εάν γινόταν εγκαίρως μια προσπάθεια ποσοτικοποίησης της μελλοντικής λειτουργίας τους.

14 Λειτουργία των Προϋπολογισμών Αποτελούν βάση για τη μέτρηση και την αξιολόγηση της απόδοσης της επιχείρησης. Αποτελούν βάση ελέγχου. Βοηθούν στην ταύτιση των στόχων.

15 Χρονική Διάσταση Προϋπολογισμών Λειτουργικοί προϋπολογισμοί (operational budgets) ετήσιοι προϋπολογισμοί & κυλιόμενοι προϋπολογισμοί (rolling budgets) Μακροπρόθεσμοι προϋπολογισμοί (long term budgets)

16 Ετήσιοι Λειτουργικοί Προϋπολογισμοί Οι λειτουργικοί προϋπολογισμοί χρησιμοποιούνται από σημαντικό αριθμό Οργανισμών. Οι λειτουργικοί προϋπολογισμοί καλύπτουν μια περίοδο ενός έτους που αντιστοιχεί στο οικονομικό έτος της εταιρίας. Πολλές εταιρίες χωρίζουν το έτος του προϋπολογισμού τους σε 4 τρίμηνα. Στη συνέχεια το πρώτο τρίμηνο υποδιαιρείται σε μήνες και γίνεται η κατάρτιση των μηνιαίων προϋπολογισμών. Με το πέρας της χρονικής περιόδου, τα στοιχεία για το δεύτερο τρίμηνο αναλύονται σε μηνιαία ποσά. Εν συνεχεία, τα στοιχεία του τρίτου τριμήνου και ούτω καθεξής. Η προσέγγιση αυτή έχει το πλεονέκτημα ότι απαιτεί περιοδική αναθεώρηση και επανεκτίμηση των στοιχείων του προϋπολογισμού σε όλη τη διάρκεια του έτους.

17 Κυλιόμενοι Λειτουργικοί Προϋπολογισμοί Κυλιόμενος Λειτουργικός Προϋπολογισμός είναι ένας 12μηνος συνεχής προϋπολογισμός που κυλίεται στον επόμενο μήνα (ή τρίμηνο), καθώς ολοκληρώνεται ο τρέχων μήνας (ή τρίμηνο). Ο υπολογισμός των κοντινών αυτών στοιχείων μπορεί να γίνει με μεγάλη ακρίβεια. Τα στοιχεία που αφορούν τα τρία τελευταία τρίμηνα μπορεί να εμφανίζονται στον προϋπολογισμό μόνο ως σύνολα τριμήνου. Η μέθοδος αυτή αναγκάζει τα στελέχη να εστιάσουν στο μέλλον με χρονικό ορίζοντα τουλάχιστον ενός έτους.

18 Γενικές Κατηγορίες Προϋπολογισμών Οι προϋπολογισμοί ταξινομούνται σε δύο Γενικές κατηγορίες: Λειτουργικούς Προϋπολογισμούς. Χρηματοοικονομικούς Προϋπολογισμούς. Οι Λειτουργικοί περιλαμβάνουν τους προϋπολογισμούς Εσόδων Εξόδων και παρουσιάζουν τα ποσά των προϊόντων και των υπηρεσιών τα οποία η επιχείρηση προγραμματίζει να χρησιμοποιήσει κατά τη διάρκεια της περιόδου λειτουργίας της και τα οφέλη τα οποία αναμένει να αποκομίσει από τις δραστηριότητές της. Οι χρηματοοικονομικοί προϋπολογισμοί, παρουσιάζουν τα ποσά των χρημάτων τα οποία η επιχείρηση προγραμματίζει να ξοδέψει κατά τη διάρκεια μιας συγκεκριμένης περιόδου και τις πηγές από τις οποίες προγραμματίζει να τα προμηθευτεί.

19 ΛΕΙΤΟΥΡΓΙΚΟΙ ΠΡΟΫΠΟΛΟΓΙΣΜΟΙ ΧΡΗΜΑΤΟΟΙΚΟΝΟΜΙΚΟΙ ΠΡΟΫΠΟΛΟΓΙΣΜΟΙ

20 Πλεονεκτήματα Κατάρτισης Προϋπολογισμών Τα πλεονεκτήματα των προϋπολογισμών μπορεί να συνοψισθούν ως εξής: Οι προϋπολογισμοί παρέχουν ένα μέσο μετάδοσης των σχεδίων των διευθυντικών στελεχών σε όλα τα κλιμάκια του οργανισμού Οι προϋπολογισμοί υποχρεώνουν τα στελέχη να λάβουν υπόψη το μέλλον και να καταστρώσουν σχέδια για αυτό. Η διαδικασία κατάρτισης προϋπολογισμού προσφέρει ένα μέσο κατανομής πόρων σε εκείνα τα τμήματα του οργανισμού που μπορούν να χρησιμοποιηθούν αποτελεσματικότερα. Η διαδικασία κατάρτισης προϋπολογισμού μπορεί να αποκαλύψει πιθανά προβλήματα πριν αυτά εκδηλωθούν

21 Πλεονεκτήματα Κατάρτισης Προϋπολογισμών Οι προϋπολογισμοί συντονίζουν τις δραστηριότητες ολόκληρου του οργανισμού ολοκληρώνοντας τα σχέδια των διάφορων μερών. Η κατάρτιση του προϋπολογισμού βοηθάει ώστε να διασφαλιστεί ότι οι προσπάθειες όλων στον οργανισμό συγκλίνουν προς την ίδια κατεύθυνση. Οι προϋπολογισμοί καθορίζουν σκοπούς και στόχους που μπορούν να παίξουν ρόλο προτύπων βέλτιστης πρακτικής για την αξιολόγηση της μετέπειτα απόδοσης.

22 Πλεονεκτήματα Κατάρτισης Προϋπολογισμών Είναι τα εργαλεία τα οποία ετοιμάζονται και χρησιμοποιούνται από τη διοίκηση της επιχείρησης. Είναι οι διαδικασίες και οι προσπάθειες που καταβάλλονται για τον καταρτισμό προγραμμάτων (με τη μορφή πινάκων), σύμφωνα με τα οποία προσδιορίζεται εκ των προτέρων ένα αναμενόμενο αποτέλεσμα στα πλαίσια των επιδιωκόμενων σκοπών και στόχων της επιχείρησης για μια σαφώς ορισμένη περίοδο. Είναι μια ποσοτική έκφραση της αναμενόμενης λειτουργίας της επιχείρησης. Βοηθούν τη διοίκηση στη συγκεκριμενοποίηση των στόχων και επιβεβαιώνει ότι η πραγματική λειτουργία της επιχείρησης συμμορφώνεται προς τα εγκεκριμένα προγράμματα.

23 Γενικές Αρχές Προϋπολογισμού Ο προϋπολογισμός πρέπει αν αναφέρεται σε συγκεκριμένη χρονική περίοδο. Τα μεγέθη (ποσοτικά, ποιοτικά) πρέπει να καθορίζονται με ακρίβεια. Ο προϋπολογισμός πρέπει να είναι κατανοητός, σαφής και απλός και να δίνει πλήρεις απαντήσεις στα ερωτήματα που δημιουργούνται. Είναι αναγκαία η υποδιαίρεση του σε επί μέρους προϋπολογισμούς που θα αναφέρονται σε κάθε τομέα ευθύνης χωριστά. Πρέπει να λαμβάνει υπόψη την εναρμόνιση των επί μέρους αντικειμενικών στόχων της επιχείρησης. Δεν πρέπει ο υιοθετημένος στόχος κάποιου τομέα να αντιστρατεύεται τον στόχο άλλου τομέα.

24 Γενικές Αρχές Προϋπολογισμού Η εναρμόνιση των στόχων του προϋπολογισμού με το ολοκληρωμένο μακροχρόνιο πρόγραμμα δράσης της επιχείρησης. Οι στόχοι που θέτει ένας προϋπολογισμός να είναι πραγματοποιήσιμοι κάτω από τις υπάρχουσες συνθήκες. Πρέπει να μην είναι ούτε πολύ συντηρητικοί ούτε ιδιαίτερα αισιόδοξοι. Ο προϋπολογισμός πρέπει να είναι εύκαμπτος και ελαστικός. Να μπορεί να προσαρμόζεται στις μεταβολές των συνθηκών λειτουργίας και τις μεταβολές του περιβάλλοντος.

25 Γενικές Αρχές Προϋπολογισμού Στην κατάρτιση του προϋπολογισμού πρέπει να συμμετέχουν όλοι οι φορείς της διοίκησης (ανώτερα και κατώτερα επίπεδα διοίκησης). Ο προϋπολογισμός πρέπει να χρησιμοποιείται για την άσκηση ελέγχου και να γίνεται δεκτός σε όλα τα επίπεδα άσκησης της διοίκησης. Δεν θα πρέπει να είναι καταπιεστικός και να περιορίζει την πρωτοβουλία των εργαζομένων.

26 Προϋποθέσεις Επιτυχούς κατάρτισης Προϋπολογισμού Για τη σωστή και εύκολη κατάρτιση του προϋπολογισμού και για την πραγματοποίηση των σκοπών του, είναι απαραίτητες οι ακόλουθες προϋποθέσεις: Οργανωτική Διάρθρωση και Λογιστική Οργάνωση. Στενή συνεργασία των στελεχών της επιχείρησης. Ανθρώπινοι Παράγοντες στη διαδικασία κατάρτισης των προϋπολογισμών. Σωστή εκτίμηση των παραγωγικών δυνατοτήτων της επιχείρησης.

27 Οργανωτική Διάρθρωση και Λογιστική Οργάνωση. 1) Είναι απαραίτητο η επιχείρηση να υποδιαιρείται σε μικρά τμήματα - διευθύνσεις, γνωστά και ως κέντρα ευθύνης. Τα κέντρα αυτά υποδιαιρούνται σε μικρότερα τμήματα ή ομάδες που επιτρέπουν την πιο ευκολη διοίκησή τους από τον υπεύθυνο που έχει τον έλεγχο του προϋπολογισμού στον τομέα του. 2) Η παραχώρηση εξουσίας στον κάθε υπευθυνο προϋπολογισμού, απαιτεί τον ακριβή καθορισμό των ορίων του κάθε κέντρου ευθύνης. Επίσης, απαιτείται ο ακριβής καθορισμός των αρμοδιοτήτων και των ευθυνών των διοικητικών στελεχών των παραπάνω κέντρων, όσο αφορά τις απολογιστικές εκθέσεις (σύγκριση πραγματοποιηθέντων προγραματισθέντων).

28 Οργανωτική Διάρθρωση και Λογιστική Οργάνωση 3) Η κατάρτιση του προϋπολογισμού γίνεται με τέτοιο τρόπο, ώστε κάθε υποδιαίρεση του να ανταποκρίνεται στο αντίστοιχο Κέντρο Ελέγχου. Η κατάταξη επίσης των διάφορων λογαριασμών, όχι μόνο ανάλογα του περιεχομένου, αλλά και του κέντρου ευθύνης τα οποία αφορούν, βοηθάει στη συστηματικότερη παρακολούθηση της πορείας κάθε Κέντρου Ευθύνης. 4) Τα Κέντρα Ευθύνης είναι δυνατό να διακριθούν σε Κέντρα Κόστους και Κέντρα Κέρδους, ανάλογα με το αν εμφανίζουν αντίστοιχα το σύνολο των δαπανών και του κέρδους.

29 Συνεργασία των Στελεχών Απαραίτητη προϋπόθεση αποτελεί επίσης η στενή συνεργασία των στελεχών της επιχείρησης και η ύπαρξη ενός αρμόδιου φορέα της Διεύθυνσης Προϋπολογισμού για την επεξεργασία των ακολούθων: Επιμέρους προϋπολογισμών Της κατάρτισης του γενικού προϋπολογισμού Της δημιουργίας ενός Συμμετοχικού Προϋπολογισμού Της εισήγησης αυτού για έγκριση στη Γενική Διεύθυνση.

30 Συμμετοχικός Προϋπολογισμός Η επιτυχία ενός προϋπολογιστικού προγράμματος θα καθοριστεί σε μεγάλο βαθμό από τον τρόπο με τον οποίο γίνεται η κατάρτιση του προϋπολογισμού. Στα πιο επιτυχημένα προϋπολογιστικά προγράμματα τα στελέχη που είναι αρμόδια για τον έλεγχο του κόστους συμμετέχουν ενεργά στην κατάρτιση του προϋπολογισμού τους. Η εν λόγω προσέγγιση έρχεται σε αντίθεση με την προσέγγιση σύμφωνα με την οποία οι προϋπολογισμοί επιβάλλονται άνωθεν. Ο Συμμετοχικός Προϋπολογισμός καταρτίζεται με την πλήρη συνεργασία και τη συμμετοχή των στελεχών από όλα τα επίπεδα.

31 Συμμετοχικός Προϋπολογισμός Άτομα από όλες τις βαθμίδες του οργανισμού αναγνωρίζονται ως μέλη της ομάδας, της οποίας οι απόψεις και οι κρίσεις λαμβάνονται υπόψη από τα διευθυντικά στελέχη. Οι εκτιμήσεις του προϋπολογισμού που κάνουν τα στελέχη της πρώτης γραμμής μπορούν να είναι ακριβέστερες και πιο αξιόπιστες από τις εκτιμήσεις που κάνουν τα στελέχη που βρίσκονται στα κορυφαία κλιμάκια και που δε βρίσκονται πολύ κοντά στις καθημερινές δραστηριότητες.

32 Συμμετοχικός Προϋπολογισμός Η παρακίνηση είναι κατά κανόνα υψηλότερη όταν κάποιος συμμετέχει στον καθορισμό των στόχων του από όταν οι στόχοι επιβάλλονται άνωθεν. Οι συμμετοχικοί προϋπολογισμοί δημιουργούν αφοσίωση προς τον οργανισμό. Αν ένα στέλεχος δεν μπορεί να τηρήσει τον προϋπολογισμό και ο προϋπολογισμός αυτός έχει επιβληθεί άνωθεν, το στέλεχος αυτό μπορεί να ισχυριστεί πως προϋπολογισμός αυτός ήταν ανέφικτος και δεν ήταν δυνατή η τήρησή του κάτι που δεν μπορεί να συμβεί στην περίπτωση του Συμμετοχικού Προϋπολογισμού.

33 Συμμετοχικός Προϋπολογισμός Από τη στιγμή που θα καταρτιστεί ο Συμμετοχικός Προϋπολογισμός υπόκεινται σε έλεγχο από τα στελέχη των ανώτερων κλιμακίων. Αν κριθούν επιθυμητές αλλαγές, θα συζητηθούν τα σχετικά κονδύλια και θα γίνουν οι αναγκαίες τροποποιήσεις. Δεδομένου πως τα ανώτερα στελέχη δεν είναι κατά κανόνα εξοικειωμένα με τις καθημερινές λειτουργίες, χρειάζεται να στηριχθούν σε υφισταμένους για την παροχή λεπτομερών στοιχείων για την κατάρτιση του προϋπολογισμού. Τα ανώτερα στελέχη έχουν όμως μια σφαιρική εικόνα που και αυτή διαδραματίζει σημαντικό και ζωτικό ρόλο. Κάθε κλιμάκιο αρμοδιοτήτων σε ένα οργανισμό πρέπει να συμβάλει όσο καλύτερα μπορεί σε μια συνεργατική προσπάθεια, ώστε να αναπτυχθεί ένας ολοκληρωμένος προϋπολογισμός.

34 Ανθρώπινοι Παράγοντες στη διαδικασία κατάρτισης Προϋπολογισμών. Η επιτυχία ενός προϋπολογιστικού προγράμματος εξαρτάται από τα ακόλουθα: Βαθμό στον οποίο τα κορυφαία στελέχη αποδέχονται το πρόγραμμα ως ζωτικό τμήμα των δραστηριοτήτων της εταιρίας. Από τον τρόπο με τον οποίο τα κορυφαία στελέχη χρησιμοποιούν τα δεδομένα του προϋπολογισμού. Ο προϋπολογισμός πρέπει να χρησιμοποιείται ως εργαλείο που θα βοηθήσει στον καθορισμό των στόχων, τη μέτρηση των λειτουργικών αποτελεσμάτων και στον εντοπισμό των τομέων εκείνων που χρειάζονται επιπλέον προσπάθεια ή προσοχή.

35 Παραγωγικές Δυνατότητες Η παραγωγική δυναμικότητα της επιχείρησης δεν πρέπει να υπερεκτιμηθεί ή να υποεκτιμηθεί, γιατί σε αυτή την περίπτωση όλοι οι προϋπολογισμοί θα συντάσσονται σε λανθασμένη βάση και δε θα ανταποκρίνονται στην πραγματικότητα. Η παραγωγική δυναμικότητα αναφέρεται τόσο στον εξοπλισμό και την οργάνωση της επιχείρησης σε μηχανολογικό και σε ανθρώπινο δυναμικό.

36 Όργανα Προϋπολογισμού Τα αρμόδια όργανα για την κατάρτιση του προϋπολογισμού είναι ο Διευθυντής Προϋπολογισμού και η Επιτροπή Προϋπολογισμού. Οι αρμοδιότητες του Διευθυντή Προϋπολογισμού περιλαμβάνουν τη διανομή γενικών κατευθύνσεων και οδηγιών την παροχή πληροφοριών και στατιστικών στοιχείων, σχετικών με την επιχείρηση την επεξεργασία των υποβαλλόμενων σχεδίων προϋπολογισμών την υπόδειξη των αναγκαίων τροποποιήσεων τη μελέτη των αποκλίσεων την έκδοση του κανονικού προϋπολογισμού την υποβολή αυτού για έγκριση. Η επιτροπή προϋπολογισμού είναι υπεύθυνη για την κατάρτιση του προϋπολογισμού και είναι συνήθως αρμόδια για γενικής φύσεως θέματα πολιτικής που σχετίζονται με το προϋπολογιστικό πρόγραμμα και το συντονισμό της κατάρτισης του προϋπολογισμού συμβουλευτικό σώμα που αποτελείται από ανώτερα διοικητικά στελέχη.

37 Επιτροπή Προϋπολογισμού Είναι απαραίτητη για τις μεγάλες επιχειρήσεις και έχει τις ίδιες αρμοδιότητες με το Διευθυντή Προϋπολογισμού. Καθορίζει δηλαδή τις γενικές γραμμές που πρέπει να ακολουθηθούν και γενικά συντονίζει όλη τη διαδικασία της κατάρτισης του προϋπολογισμού. Η επιτροπή αυτή αποτελείται από τον Πρόεδρος της εταιρίας, τους αντιπροέδρους που είναι αρμόδιοι για διάφορες λειτουργίες όπως οι πωλήσεις, η παραγωγή και οι προμήθειες και από τον Εσωτερικό Ελεγκτή. Οι διαφωνίες και οι δυσκολίες που ανακύπτουν ανάμεσα σε τμήματα του Οργανισμού για θέματα που σχετίζονται με τον προϋπολογισμό επιλύονται από την Επιτροπή Προϋπολογισμού.

38 Επιτροπή Προϋπολογισμού Δεδομένου πως οι προϋπολογισμοί κατανέμουν πόρους, διαδικασία κατάρτισης προϋπολογισμών σε μεγάλο βαθμό καθορίζει ποια τμήματα αποκτούν τους περισσότερους πόρους και ποια σχετικά λιγότερους. Επίσης, ο προϋπολογισμός καθορίζει τα πρότυπα αναφοράς με τα οποία τα στελέχη και τα τμήματα τους θα αξιολογηθούν. Συνεπώς τα στελέχη θεωρούν τη διαδικασία της κατάρτισης των προϋπολογισμών πολύ σημαντική και καταβάλλουν έντονες προσπάθειες να για να διασφαλίσουν τα συμφέροντά τους και τα συμφέροντα των τμημάτων τους. Εξαιτίας αυτού η διαδικασία της κατάρτισης μπορεί να εξελιχτεί σε διαμάχη μεταξύ των τμημάτων του Οργανισμού, με αποτέλεσμα να λησμονείται πως όλοι προσπαθούν για την επίτευξη κοινών στόχων.

39 Διακρίσεις Προϋπολογισμών Οι προϋπολογισμοί διακρίνονται ανάλογα με: Το χρονικό διάστημα που καλύπτουν. Τη φιλοσοφία προσδιορισμού των προϋπολογιστικών ποσών.

40 Φιλοσοφία Προϋπολογιστικών Ποσών Προϋπολογισμός μηδενικής βάσης (zero based budgeting) Επαυξητικός προϋπολογισμός (incremental budgeting)

41 Προϋπολογισμός μηδενικής βάσης Ο προϋπολογισμός μηδενικής βάσης είναι μια ενναλακτική μέθοδος που χρησιμοποιείται μερικές φορές, ιδιαίτερα στο δημόσιο και στο μη κερδοσκοπικό τομέα της οικονομίας. Στον προϋπολογισμό Μηδενικής Βάσης, τα στελέχη καλούνται να δικαιολογήσουν όλες τις προσυπολογιζόμενες δαπάνες και όχι απλώς τις μεταβολές που σημειώθηκαν στον προϋπολογισμό σε σχέση με το προηγούμενο έτος. Το σημείο εκκίνησης είναι το μηδέν και όχι ο προϋπολογισμός του προηγούμενου έτους.

42 Προϋπολογισμός μηδενικής βάσης Ο προϋπολογισμός μηδενικής βάσης απαιτεί σημαντική τεκμηρίωση. Εκτός από όλες τις καταστάσεις που χρησιμοποιούνται στο συνήθη συνολικό προϋπολογισμό, τα στελέχη καλούνται να ετοιμάσουν μια σειρά από «πακέτα αποφάσεων», στα οποία όλες οι δραστηριότητες του τμήματος ιεραρχούνται σύμφωνα με τη σχετική σπουδαιότητά τους ενώ προσδιορίζεται και το κόστος κάθε δραστηριότητας. Τα στελέχη των υψηλότερων κλιμάκιων μπορούν να επανεξετάσουν τα πακέτα αποφάσεων και να κάνουν περικοπές σε εκείνα που αφορούν λιγότερο κρίσιμους τομείς ή των οποίων το κόστος δε φαίνεται να δικαιολογείται.

43 Προϋπολογισμός μηδενικής βάσης Κάθε στοιχείο του προϋπολογισμού εξετάζεται και ελέγχεται η σκοπιμότητα του Δεν εφαρμόζεται συχνά στη πράξη λόγω του ότι: Έχει υψηλό κόστος Τα στελέχη έχουν επαρκή γνώση της σκοπιμότητας των δαπανών Κατάλληλη μορφή προϋπολογισμού για το Δημόσιο Τομέα Οι επικριτές του Προϋπολογισμού Μηδενικής βάσης υποστηρίζουν πως η διαδικασία κατάρτισής του είναι υπερβολικά χρονοβόρα και δαπανηρή με αποτέλεσμα να μην δικαιολογείται σε ετήσια βάση. Επιπλέον, υποστηρίζουν ότι οι ετήσιες επανεξετάσεις σύντομα γίνονται μηχανικές με αποτέλεσμα να χάνεται ο λόγος ύπαρξης των προϋπολογισμών Μηδενικής Βάσης.

44 Επαυξητικός προϋπολογισμός Συντάσσεται λαμβάνοντας υπόψη τα ποσά της προηγούμενης χρήσης και αλλαγές λόγω: Αύξησης των τιμών (πληθωρισμός) Μεταβολές του επιπέδου δραστηριοποίησης της επιχείρησης

45 Συνολικός Προϋπολογισμός Ο συνολικός Προϋπολογισμός είναι μια σύνοψη των σχεδίων μιας εταιρίας. Ορίζει συγκεκριμένους στόχους για τις πωλήσεις, την παραγωγή, τη διανομή και τις χρηματοδοτικές δραστηριότητες. Κατά κανόνα καταλήγει σε ένα Προϋπολογισμό Μετρητών, σε μια Προσυπολογισμένη Κατάσταση Αποτελεσμάτων Χρήσης και σε ένα Προσυπολογιζόμενο Ισολογισμό. Αντιπροσωπεύει μια σφαιρική εικόνα των σχεδίων της εταιρίας για το μέλλον και τον τρόπο με τον οποίο θα επιτευχθούν αυτά τα σχέδια.

46 Συνολικός Προϋπολογισμός Ο συνολικός Προϋπολογισμός αποτελείται από μια σειρά χωριστούς, αλλά αλληλεξαρτώμενου προϋπολογισμούς. Στο ακόλουθο σχήμα παρουσιάζεται μια συνολική άποψη των διαφόρων μερών του συνολικού προϋπολογισμού και του τρόπου με τον οποίο σχετίζονται.

47 Προϋπολογισμός Πωλήσεων Προϋπολογισμός αποθεμάτων Τέλους Χρήσης Προϋπολογισμός άμεσων υλικών Προϋπολογισμός Παραγωγής Προϋπολογισμός Άμεσης Εργασίας Προϋπολογισμός Δαπανών πωλήσεων και διοίκησης Προϋπολογισμός Έμμεσου Κόστους Παραγωγής Προϋπολογιζόμενα Αποτελέσματα Χρήσης Προϋπολογισμός Μετρητών Προϋπολογιζόμενος Ισολογισμός

48 Ανάπτυξη συνολικού προϋπολογισμού (συν.) Η ανάπτυξη του συνολικού προϋπολογισμού συντελείται σε βήματα Ορισμένοι επιμέρους προϋπολογισμοί αναπτύσσονται σειριακά Πωλήσεις Παραγωγή Πωλήσεις Διανομή Άλλοι προϋπολογισμοί αναπτύσσονται ανεξάρτητα Προϋπολογισμός διοίκησης

49 Ανάπτυξη συνολικού προϋπολογισμού (συν.) Συνήθως χρησιμοποιείται πρόγραμμα λογισμικού ή λογιστικά φύλλα Απαραίτητη η αναλυτική καταγραφή και τεκμηρίωση των υποθέσεων που γίνονται σε κάθε βήμα για τη διευκόλυνση αναμορφώσεων

50 Προϋπολογισμός πωλήσεων Οι προϋπολογισμοί των Πωλήσεων ετοιμάζονται πριν από όλους τους άλλους προϋπολογισμούς γιατί αποτελούν την βάση και προϋπόθεση της κατάρτισης των προϋπολογισμών όλων των άλλων δραστηριοτήτων των διάφορων τμημάτων της επιχείρησης. Για την κατάρτισή του λαμβάνονται υπόψη: Εσωτερικοί παράγοντες Εξωτερικοί παράγοντες Καταρτίζεται αναλυτικά ανά προϊόν, μήνα, πελάτη, κτλ.

51 Προϋπολογισμός παραγωγής Για τον προϋπολογισμό της παραγωγής λαμβάνονται υπόψη: Αναμενόμενες πωλήσεις Αρχικά αποθέματα ετοίμων Επιθυμητά τελικά αποθέματα Συνήθως καταρτίζεται ανά προϊόν σε μηνιαία βάση

52 Προϋπολογισμός χρησιμοποίησης α υλών Για την κατάρτιση του προϋπολογισμού χρησιμοποίησης α υλών λαμβάνονται υπόψη: Το προϋπολογισθέν επίπεδο της παραγωγής Οι τεχνικές προδιαγραφές των προϊόντων συμπεριλαμβανομένης και της φύρας

53 Προϋπολογισμός αγοράς α υλών Για την κατάρτιση του προϋπολογισμού αγοράς α υλών λαμβάνονται υπόψη: Ο προϋπολογισμός χρησιμοποίησης α υλών Τα αρχικά αποθέματα α υλών Τα επιθυμητά τελικά αποθέματα α υλών Οι τιμές των α υλών (συμπεριλαμβανομένων τυχόν εξόδων μεταφοράς)

54 Προϋπολογισμός άμεσης εργασίας Για την κατάρτιση του προϋπολογισμού άμεσης εργασίας λαμβάνονται υπόψη: Ο προϋπολογισμός της παραγωγής Το κόστος της άμεσης εργασίας Καθορίζονται οι ανάγκες σε ώρες άμεσης εργασίας σε κάθε παραγωγικό τμήμα της επιχείρησης Προσδιορίζονται οι ανάγκες για μόνιμο, εποχικό προσωπικό και υπερωρίες

55 Προϋπολογισμός ΓΒΕ Ο προϋπολογισμός των ΓΒΕ αφορά τα έξοδα των κύριων και των βοηθητικών τμημάτων της παραγωγής Ο προϋπολογισμός κάθε κατηγορίας ΓΒΕ θα πρέπει να είναι επαρκώς τεκμηριωμένος

56 Προϋπολογισμός εξόδων πωλήσεων Ο προϋπολογισμός αφορά κυρίως: Έξοδα κίνησης πωλητών Έξοδα εκθέσεων Αναλώσιμα για την παροχή υπηρεσιών μετά την πώληση Αμοιβές πωλητών και προμήθειες

57 Προϋπολογισμός εξόδων διοίκησης Ο προϋπολογισμός αυτό αφορά κυρίως σταθερές δαπάνες. Παραδείγματα τέτοιων δαπανών είναι: Έξοδα καθαριότητας Αμοιβές Δ.Σ Αμοιβές ελεγκτών Αποσβέσεις, ενοίκια, κτλ. Ορισμένες από τις παραπάνω δαπάνες προϋπολογίζονται συγκεντρωτικά στη συνέχεια επιμερίζονται σε άλλες διευθύνσεις και συμπεριλαμβάνονται στον προϋπολογισμό τους

58 Ταμειακός προϋπολογισμός Για την κατάρτιση του ταμειακού προϋπολογισμού λαμβάνονται υπόψη: Το αρχικό ταμειακό υπόλοιπο Οι εισπράξεις κάθε περιόδου (μήνας, τρίμηνο, κτλ.) Επηρεάζονται από τους όρους πίστωσης που δίνονται στους πελάτες Οι πληρωμές κάθε περιόδου Επηρεάζονται από το είδος της δαπάνης και το διακανονισμό των πωλήσεων

59 Παράδειγμα Προϋπολογισμού Δίνεται ο ακόλουθος Ισολογισμός εταιρείας κατασκευής τσιμέντου. Επίσης δίνονται επιπλέον στοιχεία και πληροφορίες για να ετοιμαστεί ο Γενικός Προϋπολογισμός της επιχείρησης για το πρώτο τρίμηνο του έτους Ο Γενικός Προϋπολογισμός περιλαμβάνει τους προϋπολογισμούς: Πωλήσεων Παραγωγής Αγοράς άμεσων πρώτων υλών Προϋπολογισμός χρησιμοποίησης πρώτων υλών Προϋπολογισμός Άμεσης Εργασίας Προϋπολογισμός Γενικών Βιομηχανικών Εξόδων Προϋπολογισμός Εξόδων Πωλήσεων Προϋπολογισμός Εξόδων Διοίκησης

60 ΙΣΟΛΟΓΙΣΜΟΣ ΕΝΕΡΓΗΤΙΚΟ ΔΙΑΘΕΣΙΜΟ ΕΝΕΡΓΗΤΙΚΟ Ταμείο ΠΑΘΗΤΙΚΟ+ΚΑΘΑΡΗ ΘΕΣΗ ΒΡΑΧΥΠΡΟΘΕΣΜΟ ΠΑΘΗΤΙΚΟ Πιστωτές ΚΥΚΛΟΦΟΡΟΎΝ ΕΝΕΡΓΗΤΙΚΟ Χρεώστες Πρώτες Ύλες Έτοιμα Προϊόντα ΚΑΘΑΡΗ ΘΕΣΗ Μετοχικό Κεφάλαιο ΠΑΓΙΟ ΕΝΕΡΓΗΤΙΚΟ Εξοπλισμός Αποσβ. Εξοπλισμός Κτήρια Αποσβ. Κτήρια ΣΥΝΟΛΟ ΕΝΕΡΓΗΤΙΚΟΥ ΣΥΝΟΛΟ ΠΑΘΗΤΙΚΟΥ&ΚΑΘΑΡΗΣ ΘΕΣΗΣ

61 Προβλέψεις Πωλήσεων (Μονάδες) Προβλέψεις Πωλήσεων 2011 (Μονάδες) Περιοχή Ιανουάριος Φεβρουάριος Μάρτιος Μεταβλητά Έξοδα Μεταβλητά Έξοδα: (Ποσοστό επί των συνολικών πωλήσεων) Προμήθειες 5 % Ταξίδια 3 % Διαφήμιση 7 %

62 Σταθερά Έξοδα ανά μήνα ΣΤΑΘΕΡΑ ΕΞΟΔΑ ΑΝΑ ΜΗΝΑ Έμμεσα υλικά Έμμεσα εργατικά Έξοδα συντήρησης Θέρμανση και φωτισμός 880 Ενέργεια 586 Ασφάλιστρα 792 Αποσβέσεις Φόροι Ακίνητης Περιουσίας Μισθοί Πωλητών Μισθοί Διευθυντών Διοικητικά έξοδα Έξοδα πωλήσεων 3.815

63 Επίπεδο Αποθεμάτων Επιθυμητό επίπεδο αποθεμάτων Ετοίμων Προϊόντων (Μονάδες): 1 η Ιανουαρίου 950 Μονάδες 31 η Ιανουαρίου 900 Μονάδες 28 η Φεβρουαρίου 980 Μονάδες 31 η Μαρτίου Μονάδες

64 Άλλα Στοιχεία Μέση τιμή πώλησης 440 Κόστος άμεσων πρώτων υλών 73 ανά μονάδα Αγορές Δεκεμβρίου Επιθυμητό επίπεδο τελικών αποθεμάτων άμεσων πρώτων υλών Παραγωγή Απριλίου 2011 Ώρες άμεσης εργασίας Άμεσα υλικά (ά υλών) Κόστος εργασίας Φόρος εισοδήματος 50% Γ.Β.Ε. ανά ώρα άμεσης εργασίας 30% της παραγωγής του επόμενου μήνα 600 τεμάχια Έμμεσα εργατικά 0,55 Συντήρηση 0,88 Ενέργεια 1,60 3 ώρες ανά μονάδα 1 μονάδα ανά προϊόν 6,60 την ώρα

65 Άλλα Στοιχεία (2) Εκτιμάται ότι οι εισπράξεις από πελάτες θα πραγματοποιηθούν ως εξής: 10% των πωλήσεων επί πιστώσει του τρέχοντος μηνός εισπράττεται στον ίδιο μήνα, στον οποίο εισπράττεται το 85% των πωλήσεων επί πιστώσει του προηγούμενου μήνα και το 5% των πωλήσεων που έγιναν προ δύο μηνών. Οι πληρωμές των αγορών πρώτων υλών γίνονται κατά 60% στον ίδιο μήνα που έγινε η αγορά και κατά 40% στον επόμενο μήνα. Οι πωλήσεις του Δεκεμβρίου 2010 ήταν οι πωλήσεις σε μετρητά του Δεκεμβρίου 2010 ήταν του Ιανουαρίου 2011, , του Φεβρουαρίου και του Μαρτίου Δίνεται επίσης ότι το ελάχιστο ποσό μετρητών που θέλει να διατηρεί η επιχείρηση είναι

66 Προϋπολογισμός Πωλήσεων ΠΡΟΥΠΟΛΟΓΙΣΜΟΣ ΠΩΛΗΣΕΩΝ (ΜΟΝΑΔΕΣ) Περιοχή Ιανουάριος Φεβρουάριος Μάρτιος Σύνολο Σύνολο ΠΡΟΥΠΟΛΟΓΙΣΜΟΣ ΠΩΛΗΣΕΩΝ (ΕΥΡΩ) Περιοχή Ιανουάριος Φεβρουάριος Μάρτιος Σύνολο Σύνολο

67 Προϋπολογισμός Πωλήσεων O προϋπολογισμός πωλήσεων είναι το σημείο εκκίνησης για την κατάρτιση του συνολικού προϋπολογισμού. Όπως είδαμε νωρίτερα όλα τα άλλα στοιχεία του συνολικού προϋπολογισμού μεταξύ των οποίων οι η παραγωγή οι προμήθειες τα αποθέματα, και οι δαπάνες εξαρτώνται κατά κάποιον τρόπο από αυτόν. Ο προϋπολογισμός πωλήσεων καταρτίζεται πολλαπλασιάζοντας τις προϋπολογιζόμενες πωλήσεις σε μονάδες επί την τιμή πώλησης.

68 Προϋπολογισμός Παραγωγής (Μονάδες) Καταρτίζεται με βάση τις πληροφορίες του Προϋπολογισμού Πωλήσεων και του επιθυμητού επιπέδου αποθεμάτων. (προϋπολογισμός Παραγωγής = Προϋπολογισμός Πωλήσεων + Επιθυμητό Επίπεδο τελικών Αποθεμάτων Αρχικά Αποθέματα). Ο προϋπολογισμός παραγωγής αναφέρει τον αριθμό των μονάδων που πρέπει να παραχθούν σε κάθε περίοδο του προϋπολογισμού για να καλυφθούν οι ανάγκες σε πωλήσεις και για να εξασφαλιστεί το τελικό απόθεμα. Οι ανάγκες παραγωγής για ένα τρίμηνο επηρεάζονται από το επιθυμητό ύψος του τελικού αποθέματος. Ο προγραμματισμός των αποθεμάτων πρέπει να γίνεται προσεκτικά. Τα πλεονάζοντα αποθέματα δεσμεύουν κεφάλαια και δημιουργούν προβλήματα αποθήκευσης.

69 Προϋπολογισμός Παραγωγής ΠΡΟΥΠΟΛΟΓΙΣΜΟΣ ΠΑΡΑΓΩΓΗΣ (ΜΟΝΑΔΕΣ) Ιανουάριος Φεβρουάριος Μάρτιος Σύνολο Προυπολογ. Πωλήσεων Επιθυμητό Επίπεδο Τελικών Αποθ Μερικό Σύνολο Αρχικά Αποθέματα Απαιτούμενη Παραγωγή

70 Προϋπολογισμός Αγοράς Αμέσων Υλικών Οι απαιτούμενες αγορές πρώτων υλών εξαρτώνται από το Επίπεδο Παραγωγής κάθε περιόδου, Το Αρχικό Επίπεδο Αποθεμάτων πρώτων υλών και το επιθυμητό επίπεδο αποθεμάτων πρώτων υλών στο τέλος της περιόδου. Μπορούμε να χρησιμοποιήσουμε τις ακόλουθες σχέσεις: Απαιτούμενο επίπεδο αγοράς πρώτων υλών (Μονάδες) = Προϋπολογισμός Παραγωγής (Μονάδες) + επιθυμητό τελικό επίπεδο αποθεμάτων πρώτων υλών (Μονάδες) αρχικό επίπεδο αποθεμάτων πρώτων υλών (Μονάδες). Κόστος αγοράς πρώτων υλών = απαιτούμενο επίπεδο αγοράς πρώτων υλών (Μονάδες) * κόστος αγοράς πρώτων υλών ανά μονάδα.

71 Προϋπολογισμός Αγοράς Αμέσων Υλικών ΠΡΟΥΠΟΛΟΓΙΣΜΟΣ ΑΓΟΡΩΝ ΑΜΕΣΩΝ ΥΛΙΚΩΝ Ιανουάριος Φεβρουάριος Μάρτιος Σύνολο Απαιτούμενη Παραγωγή Προυπολογ Επιθυμητό Επίπεδο Τελικών Αποθ. (2) (3) 891 Μερικό Σύνολο Αρχικά Αποθέματα (4) Απαιτούμενες αγορές Κόστος αγοράς Ά Υλών / Μονάδα Κόστος Αγορών Ά Υλών

72 Προϋπολογισμός Αγοράς Αμέσων Υλικών (Επεξηγήσεις) (2) Το επιθυμητό επίπεδο τελικών αποθεμάτων άμεσων υλικών είναι το 30% της παραγωγής του επόμενου μήνα: (1.580*30%, (790*30%). (3)600 μονάδες (Παραγωγή Απριλίου) *30% = 180 Μονάδες. (4) Τα αρχικά αποθέματα άμεσων υλικών είναι το 30 % της παραγωγής του ιδίου μήνα. Το ίδιο όπως το επιθυμητό επίπεδο των τελικών αποθεμάτων του προηγούμενου μήνα.

73 Προϋπολογισμός Χρησιμοποίησης Άμεσων Υλικών Ο προϋπολογισμός χρησιμοποίησης ά υλικών (σε μονάδες και κόστος) βασίζεται πάνω στις απαιτήσεις του συστήματος του πρότυπου κόστους δηλ. στον αριθμό των μονάδων του άμεσου κόστους που απαιτείται για να παραχθεί μια μονάδα έτοιμου προϊόντος. Η σχέση που χρησιμοποιείται για τον καθορισμό του Κόστους χρησιμοποίησης άμεσων πρώτων υλών είναι: Απαιτούμενες μονάδες άμεσων υλικών * κόστους άμεσων υλικών ανά μονάδα.

74 Προϋπολογισμός Χρησιμοποίησης Άμεσων Υλικών ΠΡΟΥΠΟΛΟΓΙΣΜΟΣ ΑΓΟΡΩΝ ΑΜΕΣΩΝ ΥΛΙΚΩΝ Ιανουάριος Φεβρουάριος Μάρτιος Σύνολο Απαιτούμενες Ποσότητες άμεσων υλικών (Μον) (5) Κόστος αγοράς Ά Υλών / Μονάδα Κόστος Χρησιμ/σης άμεσων Υλικών (Ευρώ) (5) Για κάθε μονάδα παραγωγής απαιτείται μια μονάδα άμεσων υλικών, επομένως οι ποσότητες είναι ίδιες με τις απαιτούμενες ποσότητες παραγωγής στον προϋπολογισμό 3.

75 Προϋπολογισμός Άμεσης Εργασίας Τα πρότυπα άμεσης εργασίας συνήθως βασίζονται σε μελέτες χρόνου που ετοιμάζονται από ειδικούς τεχνικούς. Το κόστος της έμμεσης εργασίας περιλαμβάνεται στον Προϋπολογισμό Γενικών Βιομηχανικών Εξόδων. Η σχέση που χρησιμοποιείται για τον καθορισμό του κόστους της άμεσης εργασίας είναι η εξής: Απαιτούμενες Μονάδες Παραγωγής * Ώρες άμεσης εργασίας ανά μονάδα * Κόστος Εργασίας ανά ώρα.

76 Προϋπολογισμός Άμεσης Εργασίας ΠΡΟΥΠΟΛΟΓΙΣΜΟΣ ΑΜΕΣΗΣ ΕΡΓΑΣΙΑΣ Ιανουάριος Φεβρουάριος Μάρτιος Σύνολο Απαιτούμενη Παραγωγή Προυπολογ. 3 * Ώρες Άμεσης Εργασίας Ώρες Άμεσης Εργασίας * Κόστος ανά Ώρα Εργασίας (Ευρώ) = Κόστος Άμεσης Εργασίας (Ευρώ) ,60 6,60 6,60 6,

77 Προϋπολογισμός ΓΒΕ Το κόστος των Γενικών Βιομηχανικών Εξόδων προϋπολογίζεται για τα διάφορα επίπεδα παραγωγής. Το συνολικό κόστος των ΓΒΕ αποτελείται από το σταθερό μέρος που εκφράζεται συνολικά σε Ευρώ και το μεταβλητό που μέρος που εκφράζεται με δείκτες και βασίζεται συνήθως σε ώρες άμεσης εργασίας. Η σχέση για τον προσδιορισμό του κόστους άμεσης εργασίας είναι η εξής: Σταθερά ΓΒΕ για κάθε κατηγορία εξόδου + προϋπολογιζόμενες συνολικές ώρες άμεσης εργασίας * μεταβλητό κόστος ανά ώρα άμεσης εργασίας.

78 Προϋπολογισμός ΓΒΕ (Ιανουάριος) - ΣΤΑΘΕΡΑ ΜΕΤΑΒΛΗΤΑ ΣΥΝΟΛΟ Έμμεσα υλικά Έμμεσα εργατικά (2.640*0,55) Έξοδα συντήρησης ,200 (2.640*0,88) Θέρμανση και φωτισμός Ενέργεια (2.640*1,60) Ασφάλιστρα Αποσβέσεις Φόροι Ακίνητης Περιουσίας Σύνολο

79 Προϋπολογισμός ΓΒΕ (Φεβρουάριος) - ΣΤΑΘΕΡΑ ΜΕΤΑΒΛΗΤΑ ΣΥΝΟΛΟ Έμμεσα υλικά Έμμεσα εργατικά (4.740*0,55) Έξοδα συντήρησης ,20 (4.740*0,88) Θέρμανση και φωτισμός Ενέργεια (4.740*1,60) Ασφάλιστρα Αποσβέσεις Φόροι Ακίνητης Περιουσίας Σύνολο

80 Προϋπολογισμός ΓΒΕ (Μάρτιος) - ΣΤΑΘΕΡΑ ΜΕΤΑΒΛΗΤΑ ΣΥΝΟΛΟ Έμμεσα υλικά Έμμεσα εργατικά ,50 (2.370*0,55) Έξοδα συντήρησης ,60 (2.370*0,88) Θέρμανση και φωτισμός Ενέργεια (2.370*1,60) Ασφάλιστρα Αποσβέσεις Φόροι Ακίνητης Περιουσίας Σύνολο

81 Προϋπολογισμός Εξόδων Πωλήσεων Ο προϋπολογισμός εξόδων πωλήσεων αποτελείται από σταθερά και μεταβλητά έξοδα. Τα μεταβλητά έξοδα μεταβάλλονται με τις πωλήσεις ενώ τα σταθερά έξοδα είναι τα ίδια κάθε μήνα. Ο υπολογισμός των εξόδων βασίζεται στην εξής σχέση: Σταθερά έξοδα κάθε κατηγορίας + πωλήσεις * ποσοστό μεταβλητών εξόδων

82 Προϋπολογισμός Εξόδων Πωλήσεων (Ιανουάριος) ΕΙΔΟΣ ΕΞΟΔΟΥ ΣΤΑΘΕΡΑ ΕΞΟΔΑ ΜΕΤΑΒΛΗΤΑ ΕΞΟΔΑ ΣΥΝΟΛΟ Μισθοί Πωλητών Προμήθειες Πωλητών ( * 5%) Έξοδα ταξιδιών ( *3%) Έξοδα διαφήμισης ( * 7%) Έξοδα πωλήσεων Σύνολο

83 Προϋπολογισμός Εξόδων Πωλήσεων (Φεβρουάριος) ΕΙΔΟΣ ΕΞΟΔΟΥ ΣΤΑΘΕΡΑ ΕΞΟΔΑ ΜΕΤΑΒΛΗΤΑ ΕΞΟΔΑ ΣΥΝΟΛΟ Μισθοί Πωλητών Προμήθειες Πωλητών ( * 5%) Έξοδα ταξιδιών ( *3%) Έξοδα διαφήμισης ( *7%) Έξοδα πωλήσεων Σύνολο

84 Προϋπολογισμός Εξόδων Πωλήσεων (Μάρτιος) ΕΙΔΟΣ ΕΞΟΔΟΥ ΣΤΑΘΕΡΑ ΕΞΟΔΑ ΜΕΤΑΒΛΗΤΑ ΕΞΟΔΑ ΣΥΝΟΛΟ Μισθοί Πωλητών Προμήθειες Πωλητών ( * 5%) Έξοδα ταξιδιών ( *3%) Έξοδα διαφήμισης ( *7%) Έξοδα πωλήσεων

85 Προϋπολογισμός Διοικητικών Εξόδων Ο προϋπολογισμός Διοικητικών Εξόδων αποτελείται από σταθερά έξοδα. Επομένως, ο καταρτισμός του προϋπολογισμού αυτού για ένα μήνα μπορεί να χρησιμοποιηθεί για κάθε μήνα. Μισθοί Διευθυντών Διοικητικά έξοδα Σύνολο

86 ΑΣΚΗΣΗ 2 Στον πίνακα 1 φαίνεται ο δημοσιευμένος Ισολογισμός της εταιρίας «ΘΗΤΑ Α.Ε.». Οι πωλήσεις του μηνός Δεκεμβρίου ήταν ενώ οι πωλήσεις για τους επόμενους 4 μήνες δίνονται στον πίνακα 1. Οι πωλήσεις αυτές γίνονται κατά 60% σε μετρητά ενώ το υπόλοιπο 40% με πίστωση που συλλέγεται (μαζί με όλα τα χρέη) στις αρχές του επόμενου μήνα. Το επιθυμητό απόθεμα της εταιρίας στο τέλος κάθε μήνα ισούται με το σύνολο του αποθέματος ασφαλείας που είναι ίσο με και του 80% του κόστους του εμπορεύματος που θα πουληθεί τον επόμενο μήνα. Το κόστος του εμπορεύματος ανέρχεται στο 70% των πωλήσεων.

87 ΑΣΚΗΣΗ 2 Η εταιρία πληρώνει τις υποχρεώσεις προς τους προμηθευτές της μέσα σε 30 ημέρες. Οι υποχρεώσεις κάθε μηνά καταβάλλονται κατά 50% στην διάρκεια του ιδίου μήνα και κατά 50% κατά την διάρκεια του επόμενου μήνα. Οι μισθοί και οι προμήθειες επί των μισθών καταβάλλονται στο τέλος του κάθε μήνα και αποτελούνται από το πάγιο μέρος το οποίο ανέρχεται σε καθώς και στην προμήθεια η οποία αντιστοιχεί στο 15% επί των πωλήσεων του ιδίου μήνα. Λοιπά έξοδα της εταιρία φαίνονται στον πίνακα 2. Επίσης τον μήνα Ιανουάριο αγοράζει ένα επαγγελματικό φορτηγό για Η εταιρία επιθυμεί να έχει στο ταμείο της στο τέλος κάθε μήνα το ελάχιστο ποσό των Έχει την δυνατότητα να δανειστεί (με επιτόκιο 18%) ακέραιο ποσό σε χιλ. και το ίδιο ισχύει για την αποπληρωμή.

88 Πίνακας 1 ΘΗΤΑ Α.Ε. (Προβλέψεις πωλήσεων) Δεκέμβριος Ιανουάριος Φεβρουάριος Μάρτιος Απρίλιος Μάιος ΘΗΤΑ Α.Ε. Λοιπά Έξοδα (μηνιαία) Ενοίκιο (καταβάλλεται αμέσως) Ασφάλεια 200 (λήγει κάθε μήνα) Αποσβέσεις 500 Διάφορα 5% επί των πωλήσεων (καταβάλλονται αμέσως)

89 ΑΣΚΗΣΗ 2 Ζητούνται για τους επόμενους 4 μήνες: Ο προϋπολογισμός πωλήσεων Ο προϋπολογισμός των εισπράξεων Ο προϋπολογισμός αγορών (α ύλης) Ο προϋπολογισμός καταβολών μετρητών για αγορές Ο προϋπολογισμός λειτουργικών εξόδων Ο προϋπολογισμός καταβολών μετρητών για τα λειτουργικά έξοδα. Η Έκθεση Εισπράξεων Δαπανών κατά τον κάθε μήνα Η Έκθεση αποτελεσμάτων Χρήσης του τετραμήνου

90 Προβλέψεις Πωλήσεων Δεκέμβριος Ιανουάριος Φεβρουάριος Μάρτιος Απρίλιος Μάιος Π.1 Δεδομένα από Δεκέμβριο Εισπρακτέτοι λογαριασμοί 0.4* Απόθεμα ,8*(0,7*πωλησεις Ιανουαρίου) Υποχρεώσεις προς εργαζομένους 0 0

91 Προϋπολογισμός Πωλήσεων Οι πωλήσεις αυτές γίνονται κατά 60% σε μετρητά ενώ το υπόλοιπο 40% με πίστωση που συλλέγεται (μαζί με όλα τα χρέη) στις αρχές του επόμενου μήνα. Προβλέψεις Πωλήσεων Δεκέμβριος Ιανουάριος Φεβρουάριος Μάρτιος Απρίλιος Μάιος Π.2 - Πωλήσεις Δεκέμβριος Ιανουάριος Φεβρουάριος Μάρτιος Απρίλιος Πίστωση (40%) Μετρητά (60%) Σύνολο

92 Προϋπολογισμός Εισπράξεων Οι πωλήσεις αυτές γίνονται κατά 60% σε μετρητά ενώ το υπόλοιπο 40% με πίστωση που συλλέγεται (μαζί με όλα τα χρέη) στις αρχές του επόμενου μήνα. Π.2 - Πωλήσεις Δεκέμβριος Ιανουάριος Φεβρουάριος Μάρτιος Απρίλιος Πίστωση (40%) Μετρητά (60%) Σύνολο Π.3 - Εισπράξεις Δεκέμβριος Ιανουάριος Φεβρουάριος Μάρτιος Απρίλιος Ιδιου μηνα προηγουμενου Σύνολο

93 Προϋπολογισμός Αγορών (1/2) Το επιθυμητό απόθεμα της εταιρίας στο τέλος κάθε μήνα ισούται με το σύνολο του αποθέματος ασφαλείας που είναι ίσο με και του 80% του κόστους του εμπορεύματος που θα πουληθεί τον επόμενο μήνα. Το κόστος του εμπορεύματος ανέρχεται στο 70% των πωλήσεων Αγορές Αγορές = Κόστος Πωληθέντων +Επιθυμητό Τελ. Απόθεμα - Αρχικό Απόθεμα Κόστος Πωληθέντων = 0,7* πωλήσεις τελικό απόθεμα = ,8*(0,7*πωλήσεις επόμενου) Αρχικό απόθεμα μήνα Ν = τελικό απόθεμα μήνα Ν-1

94 Προϋπολογισμός Αγορών (2/2) Π.4 - Αγορές Αγορές = Κόστος Πωληθέντων + Επιθυμητό Τελ. Απόθεμα - Αρχικό Απόθεμα Κόστος Πωληθέντων τελικό απόθεμα = 0,7* πωλήσεις = ,8*(0,7*πωλήσεις επόμενου) Αρχικό απόθεμα μήνα Ν = τελικό απόθεμα μήνα Ν-1 Προβλέψεις Πωλήσεων Δεκέμβριος Ιανουάριος Φεβρουάριος Μάρτιος Απρίλιος Μάιος Δεκέμβριος Ιανουάριος Φεβρουάριος Μάρτιος Απρίλιος Κόστος Πωληθέντων , , , , , Τελικό Απόθεμα (επιθυμητο) , , , , , Απαιτούμενο Σύνολο , , , , , Μείον Αρχ. Απόθεμα , , , , , Αγορές , , , , ,

95 Προϋπολογισμός Καταβολής Μετρητών για Αγορές Η εταιρία πληρώνει τις υποχρεώσεις προς τους προμηθευτές της μέσα σε 30 ημέρες. Οι υποχρεώσεις κάθε μηνά καταβάλλονται κατά 50% στην διάρκεια του ιδίου μήνα και κατά 50% κατά την διάρκεια του επόμενου μήνα. Δεκέμβριος Ιανουάριος Φεβρουάριος Μάρτιος Απρίλιος Αγορές , , , , , Π.5 - ΚαταβολέςΜετρητών για αγορές Δεκέμβριος Ιανουάριος Φεβρουάριος Μάρτιος Απρίλιος Προηγούμενου (50%) Ιδίου (50%) Σύνολο

96 Προϋπολογισμός Λειτουργικών Εξόδων Οι μισθοί και οι προμήθειες επί των μισθών καταβάλλονται στο τέλος κάθε μήνα και αποτελούνται από το πάγιο το οποίο ανέρχεται σε καθώς και στην προμήθεια η οποία αντιστοιχεί στο 15% επί των πωλήσεων του ιδίου μήνα. Λοιπά έξοδα της εταιρία φαίνονται στον πίνακα 2. Π.6 - Λειτουργικά Έξοδα Δεκέμβριος Ιανουάριος Φεβρουάριος Μάρτιος Απρίλιος Μισθοί 2.500, , , , ,00 Προμήθεια (15% επι πωλ) 6.000, , , , ,00 Σύνολο 8.500, , , , , Διάφορα (5% επι πωλ) 2.500, , , , Ενοίκιο 2.000, , , , Ασφάλεια Λήξασα 200,00 200,00 200,00 200, Αποσβέσεις 500,00 500,00 500,00 500, Σύνολο υπολοίπων 5.200, , , , Γενικό Σύνολο , , , ,

97 Προϋπολογισμός Δαπανών Λειτουργικών Εξόδων Π.7 - Δαπάνες για ΛειτουργικάΈξοδα Δεκέμβριος Ιανουάριος Φεβρουάριος Μάρτιος Απρίλιος Μισθοί & Προμήθειες 8.500, , , , , Διάφορα Έξοδα 2.500, , , , Ενοίκιο 2.000, , , , Σύνολο Δαπανών , , , , Οι αποσβέσεις και η ασφάλεια ΔΕΝ καταβάλλονται και άρα δεν εμφανίζονται σε αυτόν τον προϋπολογισμό! Η ασφάλεια έχει προπληρωθεί και οι αποσβέσεις αναφέρονται σε παλαίωση εξοπλισμού.

98 Έκθεση Εισπράξεων Δαπανών (1/5) Έκθεση Εισπράξεων - Δαπανών Η έκθεση χρειάζεται για να βρεθούν τα έξοδα δανεισμού (εάν υπάρχουν) ώστε να γίνει η Κ.Α.Χ. Αποτελείται από τα εξής: Α. Διαθέσιμα μετρητά. Αρχικά μετρητά συν εισπράξεις Β. Τις καταβολές για αγορές, λειτουργικά έξοδα και τις άλλες δαπάνες Γ. Την Χρηματοδότηση. (Σύγκριση διαθεσίμων Αναγκαίων (επιθυμητών)) Δ. Τα τελικά μετρητά που ισούνται με Α+Γ-Β αν έχουμε δανεισμό ή Α-Γ-Β εάν έχουμε αποπληρωμή

99 Έκθεση Εισπράξεων Δαπανών (2/5) Π.3 - Εισπράξεις Δεκέμβριος Ιανουάριος Φεβρουάριος Μάρτιος Απρίλιος Σύνολο Ιανουάριος Φεβρουάριος Μάρτιος Απρίλιος Αρχικά μετρητά ,00 Εισπράξεις από πελάτες ,00 A. Διαθέσιμα μετρητά ,00

100 Έκθεση Εισπράξεων Δαπανών (3/5) Π.5 Καταβολές Μετρητών για αγορές Δεκέμβριος Ιανουάριος Φεβρουάριος Μάρτιος Απρίλιος Σύνολο Π.7 - Δαπάνες για ΛειτουργικάΈξοδα Δεκέμβριος Ιανουάριος Φεβρουάριος Μάρτιος Απρίλιος ΣύνολοΔαπανών , , , ,00 Επίσης τον μήνα Ιανουάριο αγοράζει ένα επαγγελματικό φορτηγό για Ιανουάριος Φεβρουάριος Μάρτιος Απρίλιος Καταβολές μετρητών (Αγορες) , , , ,00 Λειτουργικά Έξοδα , , , ,00 Αλλα έξοδα (Αγορα φορτηγού) 3.000,00 B. Σύνολο Καταβολών , , , ,00

101 Έκθεση Εισπράξεων Δαπανών (4/5) Η εταιρία επιθυμεί να έχει στο ταμείο της στο τέλος κάθε μήνα το ελάχιστο ποσό των Έχει την δυνατότητα να δανειστεί (με επιτόκιο 18%) ακέραιο ποσό σε χιλ. και το ίδιο ισχύει για την αποπληρωμή. A. Διαθέσιμα μετρητά ,00 Ιανουάριος Φεβρουάριος Μάρτιος Απρίλιος Ιανουάριος Φεβρουάριος Μάρτιος Απρίλιος B. Σύνολο Καταβολών , , , ,00 Ελάχιστα τελικά μετρητά ,00 Σύνολο Αναγκαίων μετρητών ,00 Πλεόνασμα (έλλειμα) ,00 Χρηματοδότηση Δανεισμός (στην αρχή) ,00 Αποπληρωμή (στο τέλος) Τόκος Αποπληρωμής 18% Γ. Αύξηση (μείωση) μετρητών από χρηματοδότηση ,00 Ιανουάριος Φεβρουάριος Μάρτιος Απρίλιος

102 Έκθεση Εισπράξεων Δαπανών (5/5) Π.8 Ιανουάριος Φεβρουάριος Μάρτιος Απρίλιος Αρχικά μετρητά , , , ,00 Εισπράξεις από πελάτες , , , ,00 A. Διαθέσιμα μετρητά , , , ,00 Καταβολές μετρητών (Αγορες) , , , ,00 Λειτουργικά Έξοδα , , , ,00 Αλλα έξοδα (Αγορα φορτηγού) 3.000,00 B. Σύνολο Καταβολών , , , ,00 Ελάχιστα τελικά μετρητά , , , ,00 Σύνολο Αναγκαίων μετρητών , , , ,00 Πλεόνασμα (έλλειμα) ,00 0, , ,00 Χρηματοδότηση Δανεισμός (στην αρχή) ,00 Αποπληρωμή (στο τέλος) 9.000, ,00 Τόκος Αποπληρωμής 18% 1.620,00 900,00 Γ. Αύξηση (μείωση) μετρητών από χρηματοδότηση ,00 0, , ,00 Δ. Τελικά Μετρητά (Α+Γ-Β) , , , ,00

103 Κ.Α.Χ. 9 - ΚΑΧ Σύνολο εξόδων δανεισμού = 2.520,00 KAX βασίζετα ισε Π.2,Π.4,Π.6 Πωλήσεις ,00 Μείον: Κόστος Πωληθέντων ,00 Μικτό Κέρδος ,00 Λειτουργικά Έξοδα Μισθοί & Προμήθειες ,00 Ενοίκιο 8.000,00 Διάφορα Έξοδα ,00 Ασφάλεια Λήξασα 800,00 Απoσβέσεις 2.000, , ,00 Εισόδημα από δραστηριότητες 3.200,00 Μείον Έξοδα Δανεισμού + Έκτακτα Έξοδα 5.520, ,00 Καθαρό Εισόδημα ,00