Ολοκληρωμένο Πλαίσιο Διοίκηση Έργων

Transcript

1 Τμήμα Διοίκησης και Διαχείρισης Έργων Μεταπτυχιακό Πρόγραμμα Σπουδών Διοίκηση και Διαχείριση Έργων και Προγραμμάτων Ολοκληρωμένο Πλαίσιο Διοίκηση Έργων Π. Υψηλάντης

2 Σκοπός του Μαθήματος Να συνδέσει τις επιμέρους έννοιες, ενέργειες, πρακτικές, δεξιότητες, λειτουργίες, διοικητικές διαδικασίες, μεθόδους, τεχνικές και εργαλεία που χρησιμοποιούνται στη διαχείριση των διαφόρων πτυχών ενός έργου που διδάσκονται σε επιμέρους γνωστικές ενότητες του προγράμματος σπουδών, σε ένα ενιαίο ολοκληρωμένο περιβάλλον. Επιπλέον μέσω της ανάδειξης των κοινών στοιχείων της διοίκησης έργου, ανεξάρτητα από το συγκεκριμένο αντικείμενο τους, να καταδείξει τη διαφοροποίηση της διαδικασίας διοίκησης έργου από αυτή της υλοποίησης του φυσικού αντικειμένου και να συνθέσει τις τεχνικές με τις συμπεριφοριστικές ικανότητες που απαιτούνται στη διοίκηση έργου.

3 Μαθησιακοί Στόχοι Η ανάπτυξη δεξιοτήτων για την εκπόνηση των βασικών σχεδίων διοίκησης ενός έργου (Επιχειρηματικό σχέδιο, Ανάλυση στόχων, Ανάλυση περιβάλλοντος και σχέσεων εμπλεκομένων φορέων, Work breakdown Structure, Καθορισμός Οροσήμων, Ανάλυση Κινδύνου, Σχέδιο Διοίκησης Έργου, Προϋπολογισμός κόστους κ.λπ.) με χρήση κατάλληλων εργαλείων και μεθοδολογιών, με έναν τρόπο που να ενέχει εσωτερική συνέπεια. Η ικανότητα εφαρμογής των παραπάνω σχεδίων σε παραδείγματα έργων διαφορετικού φυσικού αντικειμένου Η ανάπτυξη ικανοτήτων εφαρμογής μεθοδολογιών ελέγχου και παρακολούθησης ενός έργου

4 Εκπαιδευτική Διαδικασία Συναντήσεις (7 τετράωρες) Παραδόσεις - Ανάπτυξη Ύλης Εκπόνηση σχεδίων Μελέτες Περίπτωσης Χρήση εργαλείων σχεδιασμού και ελέγχου Μία Τελική Εργασία Εκπόνηση συνολικού σχεδιασμού ενός Έργου (70%) Ατομική ή ομάδες 2 ατόμων Εξετάσεις (30%)

5 Εκπαιδευτική Διαδικασία Ημερομηνία Παραδοτέα 1. 11/3/ :00 17: /3/2017 9:00 13:00 Οριστικοποίηση Ομάδων 3. 22/4/2017 9:00 13:00 Υποβολή Περιγραφής Έργου Παρουσίαση (5 διαφάνειες). Έγκριση Θέματος 4. 13/5/ :00 17:00 Παράδοση Εργασίας Μέρος Ι 5. 27/5/ :00 17: /6/ :00 17: /6/ :00 17:00 Παράδοση Μέρους ΙΙ και Παρουσίαση

6 Εβδομαδιαίο πρόγραμμα συναντήσεων 1. Εισαγωγή στις διαδικασίες σχεδιασμού των έργων Επιχειρηματικό σχέδιο του έργου 1. Καταστατικό του έργου 2. Ανάλυση του περιβάλλοντος του έργου 1. Προσδιορισμός, αξιολόγηση και σχέδια διαχείρισης εμπλεκομένων μερών 3. Σχέδια διαχείρισης του Εύρους του έργου 1. Ανάλυση στόχων 2. WBS. Προδιαγραφές πακέτων εργασίας 3. Σχέδια διαχείρισης αλλαγών 4. Σχέδιο διαχείρισης χρονοδιαγράμματος 1. Εκτιμήσεις 2. Εκπόνηση χρονοδιαγράμματος 3. Fast tracking

7 Βιβλιογραφία "Διοίκηση-Διαχείριση Έργων με το Πρότυπο του IPMA, Πάρις Μιχ. Παντουβάκης, Αναπλ. Καθηγητή ΕΜΠ, Πρόεδρος της Επιτροπής Εκπαίδευσης του IPMA Το Σώμα Γνώσης της Διοίκησης Έργων (Project Management Body of Knowledge PMBOK). Έκδοση του Project Management Institute PMI διαθέσιμο στην ιστοσελίδα: Βάση Αναφοράς της Διοίκησης Έργων (PM Baseline). Έκδοση του PM Austria. Διαθέσιμο από τις σελίδες του Ελληνικού Δικτύου Διαχειριστών Έργων (σύνδεσμος πιστοποίηση) ή στη ιστοσελίδα : ICB 3.0, IPMA Competences Baseline. Έκδοση της διεθνούς ένωσης για τη διοίκηση έργου (International Project Management Association IPMA) διαθέσιμο στην ιστοσελίδα: Powerpoints διαλέξεων, και άλλο υλικό στο e-class. Ανοικτό για εγγραφή την 1 η εβδομάδα. Θα κλειδώσει στις 13 Μαρτίου, 2016 Υποδείγματα σχεδίων έργων (Project Plans Templates) διαθέσιμα στο διαδίκτυο

8 0. Επιχειρησιακό Περιβάλλον και Έργα

9 Τα αντικείμενα της Διοίκησης Προγραμματισμός Οργάνωση Ηγεσία Έλεγχος Επίτευξη Αποστολή / Στρατηγικός Σχεδιασμός Στοχοθεσία Λήψη αποφάσεων Ανάθεση εργασιών / Διαδικασίες Διαχείριση Χρόνου Κατευθύνσεις «Ευθυγράμμιση» εργαζομένων Δημιουργία κινήτρων, ενίσχυση δημιουργικότητας & έμπνευσης Τήρηση διαδικασιών / Προτύπων Λήψη διορθωτικών μέτρων Αξιολόγηση Σύνθεση όλων των παραπάνω για την επίτευξη των στόχων

10 Οργάνωση Από τον Προγραμματισμό στην Οργάνωση Λειτουργίες (Operations) Προγραμματισμός Στρατηγικός Απώτεροι στόχοι Όραμα / Αντικείμενο ενασχόλησης Μακροπρόθεσμος Προϊόντα Οικονομικοί στόχοι Ανάπτυξη πωλήσεων Πόροι και μέσα Τοποθεσίες Έργα (Projects) Λειτουργικός Λειτουργίες της επιχείρησης

11 Επίπεδο προγραμματισμού : Έργα Στρατηγικό Χαρτοφυλάκιο ή Πρόγραμμα έργων Αλληλένδετα έργα Εντάσσονται σε ένα στρατηγικό στόχο Ζητήματα Επιχειρηματική Αξιολόγηση (απόδοση / κίνδυνος, σύνδεση με στόχους) Επιλογή και προτεραιότητες υλοποίησης Μεσοπρόθεσμο Μεθοδολογίες Υλοποίησης Οργάνωση / Παρακολούθηση / Έλεγχος / Ανάπτυξη καλών πρακτικών Ζητήματα Οργάνωση ομάδας έργου Ανάπτυξη σχεδίων προγραμματισμού έργου Μεθοδολογίες Ελέγχου & Παρακολούθησης Παραλαβή έργου, Κλείσιμο Λειτουργικό Λειτουργία, αξιολόγηση, βελτιώσεις

12 Έργο: Πως ορίζεται Κοινά σημεία σε διάφορους ορισμούς. Μια προσωρινή προσπάθεια που αναλαμβάνεται για δημιουργηθεί ένα μοναδικό προϊόν ή υπηρεσία PMBOK, Project Management Institute Μια προσπάθεια στην οποία ανθρώπινοι, υλικοί και χρηματοοικονομικοί πόροι οργανώνονται με ένα νέο τρόπο προκειμένου να χρησιμοποιηθούν στην εκτέλεση εργασιών με συγκεκριμένες προδιαγραφές, σε χρονικούς και οικονομικούς περιορισμούς έτσι ώστε να επιτευχθεί κάποιο ωφέλιμο αποτέλεσμα που καθορίζεται από ποσοτικά και ποιοτικά κριτήρια. Turner J.R Έργο είναι μία προσωρινή διοικητική δομή στην οποία εκχωρούνται πόροι για να αναληφθεί μία μοναδική, νέα και παροδική προσπάθεια για τη διαχείριση της εγγενούς αβεβαιότητας και ανάγκης συντονισμού και ολοκλήρωσης ώστε να επέλθουν ωφέλιμες αλλαγές Turner J.R. 2002

13 Βασικά σημεία των ορισμών Προσωρινό: Συγκεκριμένες ημερομηνίες Έναρξης και Λήξης, και επομένως συγκεκριμένο αντικείμενο και πόροι Προσπάθεια: Απαιτεί εργασία, ανάλωση πόρων Μοναδικό: Μη επαναλαμβανόμενη λειτουργία, αλλά ένα σύνολο λειτουργιών για ένα μοναδικό σκοπό.. Ωφέλιμη αλλαγή: Στόχος να παραχθεί κάτι χρήσιμο (παραδοτέα του έργου) Καινοτόμο: Μία ομάδα έργου συχνά περιλαμβάνει άτομα που δεν έχουν εργασθεί ξανά μαζί, με διαφορετικό υπόβαθρο, δεσμεύσεις και αξίες. Καινοτομία και μοναδικότητα οδηγούν σε αβεβαιότητα και κινδύνους. Επίτευξη συγκεκριμένων αποτελεσμάτων μέσα στον προϋπολογισμό, σύμφωνα με ποιοτικές και ποσοτικές προδιαγραφές, με έγκαιρη παράδοση.

14 Υλοποίηση των στόχων: Έργα & Λειτουργίες Λειτουργίες (Operations) Παραγωγή Πωλήσεις Διαχείριση Αποθήκης Διανομές Διαφήμιση Διαχείριση επιστροφών Λογιστήριο Διαχείριση χρηματοροών Συντήρηση εξοπλισμού. Έργα (Projects) Σχεδιασμός νέας γραμμής παραγωγής Αντικατάσταση Εξοπλισμού Εισαγωγή νέου προϊόντος Διαρρύθμιση αποθήκης Εισαγωγή σε νέα αγορά Εκπαίδευση προσωπικού Καθορισμός διαφημιστικού πλάνου..

15 Διαφορές μεταξύ Γενικής Διοίκησης και Διοίκησης Έργου Γενική Διοίκηση Υπεύθυνη για τη διαχείριση της καθημερινής εργασίας Εξουσία ορίζεται από τη διοικητική δομή Επαναλαμβανόμενες δραστηριότητες Υπευθυνότητα περιορίζεται στον συγκεκριμένο τομέα Παρέχει εργασία μέσα σε μόνιμες οργανωτικές δομές Βασικός στόχος είναι η βελτιστοποίηση / αποτελεσματικότητα Η επιτυχία καθορίζεται από την επίτευξη ενδιάμεσων στόχων Επηρεάζεται από μικρό αριθμό τυχαίων παραγόντων Διοίκηση Έργου Υπεύθυνη για την εισαγωγή αλλαγών Γραμμές εξουσίας είναι ασαφείς Συνεχώς νέες δραστηριότητες Υπευθυνότητα για διατομεακές δραστηριότητες Εργάζεται σύμφωνα με δομές που υφίστανται μόνο για τη διάρκεια του έργου Η καινοτομία αποτελεί βασικό στόχο Κύριος στόχος είναι η επίλυση συγκρούσεων / αντικρουόμενων συμφερόντων Η επιτυχία καθορίζεται από την επίτευξη του τελικού στόχου Επηρεάζεται από εγγενή αβεβαιότητα

16 Μάρκετινγκ Ποιότητα Χρηματοοικονομικά Παραγωγή Ανθρώπινοι Πόροι Πωλήσεις Προμήθειες Λειτουργίες Έργα: Διαφορές στην Οργάνωση Διοικητικό Συμβούλιο Διευθυντές Τομέων Line Managers Διευθυντής Έργου Project Manager

17 Σημασία της Διαχείρισης Έργων» EU 27: 454 δις European Structural and Investment funds» Ελλάδα: 3 ο ΚΠΣ: projects, 25 δις, ΕΣΠΑ δις.» Η.Π.Α.: 2.3 τρις δολάρια (25% of GDP) αναλώνονται κάθε χρόνο σε έργα. Προβολή σε παγκόσμια οικονομία 10 τρις σε σύνολο 40,7 τρις. (PMI, The PMI Fact Book, 2 nd Ed., 2001)» Προβλήματα: Ιστορικά δεδομένα δείχνουν ότι μόνον 16,5% των έργων ανάπτυξης πληροφοριακών συστημάτων πετυχαίνουν τους στόχους τους (χρόνο παράδοσης, κόστος, λειτουργικότητα). Πάνω από 31% έργων πληροφορικής ακυρώνονται ή σταματούν πριν την ολοκλήρωση τους.» Εργοκεντρική Διοίκηση: Πολλές Επιχειρήσεις και Οργανισμοί ενδιαφέρονται για την εφαρμογή των τεχνικών και μεθοδολογιών της Διοίκησης Έργων ως μία πιο αποτελεσματική προσέγγιση στην άσκηση της διοίκησης

18 Η Δ.&Δ.Ε. στο αναδυόμενο οικονομικό περιβάλλον Οικονομία της Γνώσης Καινοτομία Ψηφιακή Οικονομία Συνεργασίες / Δικτύωση Μαζική Εξατομίκευση Η διοίκηση μέσω Έργων μπορεί να δώσει λύσεις: Διαφοροποίηση των Έργων Διεπιστημονική προσέγγιση Καθιέρωση ενός νέου επαγγέλματος Ανάγκες για : Ταχεία ανταπόκριση στις ανάγκες των «πελατών» Καλύτερη ποιότητα προϊόντων και Υπηρεσιών Χαμηλότερο Κόστος Συντόμευση του κύκλου ζωής των προϊόντων Αποτελεσματικότερο εσωτερικό συντονισμό εργασιών Time Cost Quality

19 Έργα και Λειτουργίες - Πρακτική Στα 2 παραδείγματα που ακολουθούν: Προσδιορίστε έργα και λειτουργίες 19

20 Έργα και Λειτουργίες: Παράδειγμα #1 Ο διευθυντής ενός ιδιωτικού εκπαιδευτικού οργανισμού προγραμματίζει τη λειτουργία ενός νέου τμήματος εκμάθησης πληροφορικής. Για να μπορέσει να θέσει σε εφαρμογή το σχέδιό του πρέπει να οργανώσει τους εκπαιδευτές, τις αίθουσες, την προβολή του προγράμματος και μία σειρά άλλων παραμέτρων. Στη συνέχεια, θα πρέπει να διευθύνει με τη μεγαλύτερη δυνατή συνέπεια το προσωπικό του οργανισμού και να λάβει τις κατάλληλες αποφάσεις προκειμένου να δώσει τις σωστές κατευθύνσεις. Κατά τη διάρκεια της σχολικής χρονιάς αξιολογεί τους πόρους και τα μέσα ενώ στο τέλος της χρονιάς κάνει τον απολογισμό του όλου εγχειρήματος.

21 Έργα και Λειτουργίες: Παράδειγμα #2 Ο ιδιοκτήτης μιας επιχείρησης: διερευνά αγορές και αποφασίζει τον σχεδιασμό ενός νέου προϊόντος αναθέτει μελέτες, σχεδιασμό πειραματικών και πιλοτικών εφαρμογών, χρηματοοικονομικές εκτιμήσεις κ.λπ. σχεδιάζει ένα νέο προϊόν, καθορίζει τιμολογιακή πολιτική καθορίζει και οργανώνει τους πόρους που απαιτούνται για την παραγωγή του προχωρά σε αναγκαίες προσαρμογές στην παραγωγική διαδικασία εκπαιδεύει και διευθύνει το προσωπικό προκειμένου να εκτελέσουν σωστά τις εργασίες που σχεδίασε και δίνει τις απαραίτητες κατευθύνσεις με τις εντολές για την πορεία που θα ακολουθήσει η επιχείρηση. τέλος, ελέγχει το παραγόμενο αποτέλεσμα και ανατροφοδοτεί τη διαδικασία.

22 1. Διαδικασίες Σχεδιασμού Έργων

23 Βασικά χαρακτηριστικά των έργων Κύκλος ζωής Χρόνος: Έναρξη, Λήξη, Διάρκεια, Προγραμματισμός Συγκεκριμένο Φυσικό Αντικείμενο Μη επαναλαμβανόμενες λειτουργίες Χρήση διαφορετικών Πόρων Κόστος Κύριος του έργου / Χορηγός του έργου Διαχειριστής του έργου / Οργανισμός του έργου / Ομάδα έργου Ενδιαφερόμενα μέρη Κίνδυνοι All the parameters are interrelated and hence play an important role in getting desired output

24 Ο τριπλός περιορισμός Απαιτεί ιεράρχηση & συμβιβασμούς Διαφορετικός σε κάθε έργο Φυσικό Αντικείμενο (Scope) Διάρκεια (Time) Κόστος (Cost) Περιορισμός Βελτιστοποίηση Συμβιβασμός Συμπληρώστε για τα παρακάτω παραδείγματα: 1. Ανάπτυξη από το Υπουργείο Εργασίας ενός ιστότοπου πληροφόρησης κάθε πολίτη σχετικά με την ασφαλιστική του κάλυψη 2. Γάμος 3. Ανάπτυξη ενός νέου προϊόντος

25 Ο τριπλός περιορισμός Απαιτεί ιεράρχηση & Συμβιβασμούς Εξαρτάται από κάθε έργο Φυσικό Αντικείμενο (Scope) Διάρκεια (Time) Κόστος (Cost) Περιορισμός Χ Χ Χ Βελτιστοποίηση Χ Χ Χ Συμβιβασμός Χ Χ Χ Συμπληρώστε για τα παρακάτω παραδείγματα: 1. Ανάπτυξη από το Υπουργείο Εργασίας ενός ιστότοπου πληροφόρησης κάθε πολίτη σχετικά με την ασφαλιστική του κάλυψη 2. Γάμος 3. Ανάπτυξη ενός νέου προϊόντος

26 Τι είναι η Διοίκηση & Διαχείριση Έργων Project Management? Project management is the application of knowledge, skills, tools and techniques to project activities in order to meet or exceed stakeholders needs and expectations from a project. Meeting or exceeding stakeholder needs and expectations invariably involves balancing competing demands among: Scope, Time, Cost, and Quality Stakeholders with different needs and expectations Identified requirements (needs) and unidentified requirements (expectations)* *PMI, A Guide to the Project Management Body of Knowledge (PMBOK Guide) (1996), p. 6.

27 Διοίκηση Έργων: Η θεώρηση του PMBOK The Project Management Framework Project Management Context Project Management Processes Project Management Body of Knowledge Project Management Institute, PMI Project Management Knowledge Areas I. Project Integration Management II. a. Project Plan Development b. Project Plan Execution c. Overall Change Control Project Scope Management a. Initiation b. Scope Planning c. Scope Definition d. Scope Verification e. Scope Change Control

28 Διοίκηση Έργων: Η θεώρηση του PMBOK Project Management Body of Knowledge Project Management Institute, PMI Project Management Knowledge Areas III. IV. Project Time Management a. Activity Definition b. Activity Sequencing c. Activity Duration Estimating d. Schedule Development e. Schedule Control Project Cost Management a. Resource Planning b. Cost Estimating c. Cost Budgeting d. Cost Control

29 Διοίκηση Έργων: Η θεώρηση του PMBOK Project Management Body of Knowledge Project Management Institute, PMI Project Management Knowledge Areas V. Project Quality Management VI. VII. a. Quality Planning b. Quality Assurance c. Quality Control Project Human Resource Management a. Organizational Planning b. Staff Acquisition c. Team Development Project Communications Management a. Communications Planning b. Information Distribution c. Performance Reporting d. Administrative Closure

30 Διοίκηση Έργων: Η θεώρηση του PMBOK Project Management Body of Knowledge Project Management Institute, PMI Project Management Knowledge Areas VIII. Project Risk Management IX. a. Risk Identification b. Risk Quantification c. Risk Response Development d. Risk Response Control Project Procurement Management a. Procurement Planning b. Solicitation Planning c. Solicitation d. Source Selection e. Contract Administration f. Contract Close-Out

31 Διοίκηση Έργων: Η θεώρηση του PMBOK Διαδικασίες Διαχείρισης Έργων Project Management Body of Knowledge Project Management Institute, PMI Μία διαδικασία είναι μία σειρά ενεργειών που κατευθύνεται σε ένα συγκεκριμένο αποτέλεσμα. Η διαχείριση του έργου μπορεί να εκληφθεί και ως μια σειρά αλληλοσυνδεδεμένων διαδικασιών. Η διαχείριση του έργου περιλαμβάνει τις εξής ομάδες διαδικασιών: I. Εκκίνηση του έργου (Initiation) II. III. IV. Σχεδιασμός (Planning) Υλοποίηση (Executing) Παρακολούθηση και Έλεγχος (Monitoring and controlling) V. Κλείσιμο (Closing)

32 Process Groups Over Project Life-Time Project Management Body of Knowledge Project Management Institute, PMI

33 Εκκίνηση του έργου H εκκίνηση ενός έργου περιλαμβάνει τις ενέργειες για την έναρξη του έργου ή μιας νέας φάσης του. Σε ορισμένες περιπτώσεις υπάρχει μία φάση προ-έναρξης, ενώ άλλες περιλαμβάνουν στοιχεία όπως την ανάπτυξη του επιχειρηματικού σχεδίου (business case) ως μέρος της εκκίνησης. Κύριος στόχος είναι η τυπική έναρξη του έργου. Βασικές εκροές περιλαμβάνουν: Ανάθεση του διαχειριστή του έργου. Συγγραφή του καταστατικού του έργου (project charter). Προσδιορισμός των βασικών ενδιαφερόμενων μερών. Ολοκλήρωση του επιχειρηματικού σχεδίου. Υπογραφή του καταστατικού. Questions What to do? Why? Actions Develop a Business Case Evaluate alternatives Undertake Feasibility Study Justify project value

34 Σχεδιασμός του έργου Ο κύριος σκοπός του σχεδιασμού του έργου είναι να αποτελέσει εργαλείο που καθοδηγεί την εκτέλεση. Κάθε περιοχή γνώσης περιλαμβάνει διαδικασίες σχεδιασμού. Βασικές εκροές περιλαμβάνουν : Συμβάσεις με μέλη της ομάδας έργου. Περιγραφή φυσικού αντικειμένου Ανάλυση δομής εργασιών (WBS). Χρονοδιάγραμμα του έργου, με τη μορφή διαγράμματος Gantt με όλες τις εξαρτήσεις; και πόρους που εμπλέκονται. Μια λίστα με ιεράρχηση των κινδύνων, (μέρος του μητρώου κινδύνου) Questions How to do it? Who is involved? When it can start & when expected to finish Actions Develop project plans

35 Υλοποίηση του έργου Η εκτέλεση του έργου καταναλώνει συνήθως τον περισσότερο χρόνο και πόρους. Ο διαχειριστής του έργου πρέπει να χρησιμοποιήσει τις ηγετικές του ικανότητες για να χειριστεί τις πολλές προκλήσεις που παρουσιάζονται κατά την εκτέλεση του έργου. Οι χορηγοί και οι πελάτες του έργου επικεντρώνονται σε παραδοτέα που σχετίζονται με την παροχή των προϊόντων, υπηρεσιών, ή του επιθυμητού αποτελέσματος. Μια λίστα ορόσημων μπορεί να διατηρήσει την επικέντρωση στην ολοκλήρωση των σημαντικών ορόσημων. Questions How is the project managed? Actions Follow project plans Produce deliverables Lead & manage the project team Manage procurements Communicate with stakeholders Resolve conflicts

36 Παρακολούθηση και Έλεγχος του έργου Περιλαμβάνει τη μέτρηση της προόδου ως προς τους στόχους του έργου, την παρακολούθηση αποκλίσεων από το σχέδιο, καθώς και τη λήψη διορθωτικών μέτρων για να μην υπάρχουν αποκλίσεις από το σχεδιασμό. Επηρεάζει όλες τις άλλες διαδικασίας και διατρέχει όλες τις φάσεις του κύκλου ζωής του έργου. Εκροές περιλαμβάνουν αναφορές απόδοσης, αιτήματα αλλαγών και επικαιροποιήσεις σχεδίων. Questions Is the project executed according to plans? How can processes be improved? Actions Identify deviations Manage changes Update plans Improve processes Development of the project team

37 Κλείσιμο του έργου Περιλαμβάνει την αποδοχή των ενδιαφερομένων μερών και του πελάτη των τελικών παραδοτέων. Ακόμα κι αν το έργο δεν έχει ολοκληρωθεί, θα πρέπει να κλείσει επισήμως προκειμένου να τεκμηριωθεί η γνώση που αποκτήθηκε και να βελτιωθούν μελλοντικά έργα. Εκροές περιλαμβάνουν αρχεία έργου Καλές πρακτικές ή. Τα περισσότερα έργα περιλαμβάνουν επίσης μια τελική έκθεση αξιολόγησης και παρουσίαση στον χορηγό ή την ανώτερη διοίκηση. Questions Lessons learned? Actions Plan remaining tasks Review of project completion Delivery of project results Documentation of lessons learned Closing of contracts Plan the after the project phase Release project team Congratulations / bonuses / party

38 IPMA Competences Baseline Διοίκηση Έργων: Η θεώρηση του ICB - IPMA International Project Management Association, IPMA

39 Μία βασική διαφορά Καθορισμός, Έναρξη Σχεδιασμός Ο κύκλος ζωής του Έργου Ανάλυση Υλοποίηση Κλείσιμο Αποτίμηση Σχεδιασμός Υλοποίηση Ο κύκλος ζωής του Προϊόντος / Υπηρεσίας Έλεγχος Εγκατάσταση

40 Ολοκληρωμένη Διαχείριση Έργου Project Integration Management Ολοκληρωμένη Διαχείριση Έργου Εκπόνηση Σχεδίων Υλοποίηση Σχεδιασμού Συνολικός Έλεγχος Αλλαγών 1. Εισροές Άλλα Σχέδια Πληροφορίες Πολιτικές και Κανονισμοί του Οργανισμού Περιορισμοί Παραδοχές 2. Εργαλεία & Τεχνικές Μεθοδολογία Σχεδιασμού Ικανότητες και Γνώσεις Εμπλεκομένων Πληροφοριακά Συστήματα Έργου 3. Εκροές Σχέδια Έργου Υποστηρικτικά έγγραφα 1. Εισροές Σχέδια Έργου Υποστηρικτικά Έγγραφα Εσωτερικοί Κανονισμοί και Πολιτικές Διορθωτικές Ενέργειες 2. Εργαλεία & Τεχνικές Γενικές ικανότητες διοίκησης Γνώσεις/ικανότητες σχετικές με το αντικείμενο του έργου Αναθέσεις εκτέλεσης έργου Επισκόπηση πορείας έργου Πληροφοριακό Συστήματα Έργου Εσωτερικές διαδικασίες 3. Εκροές Αποτελέσματα / Παραδοτέα Αιτήματα Αλλαγών 1. Εισροές Σχέδια του Έργου Αναφορές Προόδου Αιτήματα αλλαγών 2. Εργαλεία & Τεχνικές Σύστημα Ελέγχου Αλλαγών Διαχείριση Προδιαγραφών Φ.Α. Μέτρηση Προόδου Πληροφοριακό Συστήματα Έργου Επιπρόσθετος Σχεδιασμός 3. Εκροές Επικαιροποίηση Σχεδίων Έργου Διορθωτικές Ενέργειες Καλές Πρακτικές

41 Εκκίνηση του έργου Βασικά έγγραφα πριν την Εκπόνηση των σχεδίων του έργου 1. Περιγραφή του Έργου (Statement of Work) 2. Επιχειρηματικό Σχέδιο (Business Plan) Εσωτερικό έγγραφο Αναλύει το επιχειρηματικό περιβάλλον και τεκμηριώνει τα οφέλη που θα προκύψουν Θέτει προϋποθέσεις Αιτιολογεί την αναγκαιότητα εκτέλεσης του έργου Αποτελεί βασικό στοιχείο στο σχεδιασμό του έργου 3. Καταστατικό του έργου (Project Charter) Εκδίδεται από τον κύριο του έργου Έχει νομική ισχύ Αποτελεί το τυπικό σημείο εκκίνησης του έργου Σε απλά έργα μπορεί να συνδυάζονται σε ένα ή δύο ενιαία έγγραφα (το #1 να αποτελεί τμήμα του #2)

42 Επιχειρηματικό σχέδιο του Έργου (Project Business Plan) Το Επιχειρηματικό Σχέδιο (ΕΣ) βοηθά να διαπιστωθεί αν δικαιολογείται η επένδυση σε ένα έργο. Το ΕΣ προσδιορίζει το πρόβλημα και τις επιπτώσεις του και εκτελεί μια ανάλυση Κόστους Οφέλους για την προτεινόμενη λύση. Εξετάζει επίσης πιθανές εναλλακτικές λύσεις. Αν και συχνά παραβλέπεται, το ΕΣ ελέγχει για να δει αν το έργο ευθυγραμμίζεται με το στρατηγικό σχεδιασμό του οργανισμού. Περιλαμβάνει: Σύνοψη Υφιστάμενη κατάσταση προβλήματα Προσδοκώμενα αποτελέσματα Εναλλακτικές. Πρόταση. Περιγραφή του έργου. Σκοπός και αντικειμενικοί στόχοι Παραδοχές Αιτιολόγηση Ευθυγράμμιση με στρατηγικούς στόχους

43 Επιχειρηματικό Σχέδιο Στόχος του επιχειρηματικού σχεδίου του έργου είναι όχι μόνον να αναλύσει τα άμεσα κόστη και οφέλη του έργου αλλά και τα οφέλη και τυχόν κόστος μετά την ολοκλήρωση του έργου. Αξιολόγηση (Χρηματοοικονομική, Κοινωνική κ.λπ.) Σε κάθε περίπτωση Περιγραφή Έργου (Statement of Work). Μια αφηγηματική περιγραφή των προϊόντων και υπηρεσιών που θα αποτελέσουν τα παραδοτέα του έργου. Περιλαμβάνει: Την αναγκαιότητα ή τους λόγους στους οποίους απαντούν τα παραδοτέα του έργου Την περιγραφή του εύρους ή των απαιτήσεων των παραδοτέων με το κατάλληλο επίπεδο λεπτομέρειας ώστε να υποστηριχθεί αρχικά η διαδικασία σχεδιασμού και εκτιμήσεων του έργου Το σχέδιο στρατηγικής και πως το έργο υποστηρίζει τους στρατηγικούς στόχους του οργανισμού, ώστε να διευκολυνθεί η διαδικασία λήψης αποφάσεων στην επιλογή των έργων.

44 Αιτιολόγηση του έργου

45 Αποτελέσματα Έργων Αλλαγές Κάθε έργο προωθεί έναν ή περισσότερους στρατηγικούς στόχους Κάποια έργα διερευνούν συγκεκριμένα ζητήματα οδηγώντας τελικά σε νέους στρατηγικούς στόχους Κάποια έργα μπορεί να θεωρηθούν αποτυχημένα Διαχείριση γνώσης (Knowledge management) Η αποτυχία συνήθως αποκαλύπτει πληροφορίες κλειδιά Πρόγραμμα: Ένα σύνολο έργων που υλοποιεί στρατηγικούς στόχους που δεν μπορούν αν επιτευχθούν από κάθε έργο ξεχωριστά Χαρτοφυλάκιο Έργων: Ένα σύνολο έργων που υλοποιούνται με αξιοποίηση κοινών πόρων ενός οργανισμού

46 Στρατηγικός Χάρτης Συσχέτιση έργων με στρατηγικούς στόχους Στόχος 1 Στόχος 2 Στόχος 3 Έργο 1 Έργο 2 Έργο 3 Ισχυρή θετική συσχέτιση Αδύναμη θετική συσχέτιση Ισχυρή αρνητική συσχέτιση

47 Διαδικασία ανατροφοδότησης (Feedback) Πρόγραμμα: Ένταξη / Απένταξη έργων Παρακολούθηση του βαθμού επίτευξης στρατηγικού στόχου σε επίπεδο προγράμματος Επηρεάζεται από διαφοροποιήσεις των στρατηγικών στόχων Χαρτοφυλάκιο Έργων: Διαφοροποίηση κατανομής των διαθέσιμων (περιορισμένων) πόρων Μεγιστοποίηση αποτελέσματος (π.χ. κερδοφορίας) Επηρεάζεται από αλλαγές σε οικονομικό περιβάλλον Συμμετοχή / Απόσυρση από

48 Έργα και Στρατηγική: Προβλήματα Μη κατανόηση του ρόλου των έργων στην υλοποίηση στρατηγικής: Έμφαση σε προβλήματα η λύσεις με χαμηλή προτεραιότητα ( μη σωστή επιλογή έργων). Έμφαση σε συγκεκριμένους τελικούς «πελάτες» αντί της συνολικής αγοράς και της αλυσίδας αξίας ( ελλιπής αξιολόγηση ενδιαφερομένων μερών). Δυσανάλογη έμφαση σε τεχνολογία οδηγεί σε έργα που επιδιώκουν υψηλές τεχνολογικές λύσεις οι οποίες δεν είναι συμβατές με τη συνολική στρατηγική ή τις ανάγκες των πελατών (ελλιπής μελέτη απαιτήσεων, ερπυσμός εύρους). Προσπάθεια επίλυσης συγκεκριμένων ζητημάτων / προβλημάτων σε αντίθεση με τον κανόνα 20% / 80% (Pareto s Law) (μη ξεκάθαρος καθορισμός στόχων). Εμπλοκή σε ατέρμονα αναζήτηση της τελειότητας που μπορεί να ενδιαφέρει μόνον την ομάδα έργου και κανέναν άλλον (κλείσιμο έργου).

49 Επιλογή Έργων Μοντέλα Επιλογής Έργων Βασικά Ερωτήματα κατά την Επιλογή ενός έργου: Μεγιστοποίηση κερδών Μεγιστοποίηση Aξιοποίησης Ανθρώπινου Δυναμικού Διατήρηση/Αύξηση Μεριδίου Αγοράς Είσοδος σε νέες αγορές Μεγιστοποίηση εκμετάλλευσης εγκαταστάσεων/εξοπλισμού Βελτίωση Εικόνας Εταιρείας Ικανοποίηση στόχων/φιλοδοξιών συμμέτοχων Ανεκτό επίπεδο αβεβαιότητας / κινδύνου Συμβατότητα με Αντικείμενο Εργασιών Βαρύτητα σε κάθε παράμετρο αξιολόγησης

50 Επιλογή Έργων Επιλογή του «σωστού» έργου στο οποίο θα επενδύσει μία εταιρεία αποτελεί κρίσιμη απόφαση για τη μακροπρόθεσμη βιωσιμότητα της. Μοντέλα Επιλογής Έργων Μη Αριθμητικά : Ευρύτερη Οπτική γωνία, σύνδεση με στρατηγικές προτεραιότητές, ανταγωνιστική θέση, εσωτερικές δυνατότητες κλπ. Αριθμητικά: Βασίζονται κυρίως σε Χρηματοοικονομικά κριτήρια, π.χ. χρόνος αποπληρωμής, απόδοση επένδυσης κλπ. Το μοντέλο επιλογής έργου που θα επιλεγεί ως πλέον κατάλληλο θα πρέπει να αξιολογεί το εν δυνάμει έργο με βάση το βαθμό που αυτό ικανοποιεί τους στρατηγικούς στόχους και την αποστολή της εταιρείας

51 Επιλογή Έργων Πληροφορίες που απαιτούνται για να αξιολογηθεί κατά πόσον ένα έργο ικανοποιεί τους στρατηγικούς στόχους και την αποστολή της εταιρείας. Παράδειγμα: Αλλαγή μεθόδου κατεργασίας σε μονάδα εμπλουτισμού, τροποποίηση ποιοτικών χαρακτηριστικών τελικού προϊόντος Παραγωγή: Μέθοδος Υλοποίησης, Τροποποίηση Εξοπλισμού, Χρόνος εγκατάστασης, Περίοδος παρεμπόδισης παραγωγής, εκπαίδευση προσωπικού, καμπύλη μάθησης, κόστος των απαιτήσεων σε ενέργεια, ασφάλεια, ανάγκη εξωτερικού συμβούλου Μάρκετινγκ: Εν δυνάμει χρήστες, Μερίδιο αγοράς, Απαιτούμενος χρόνος για είσοδο στην αγορά, ποιότητα προϊόντος, σταθερή επίδοση, εκμεταλλεύσιμα παραπροϊόντα, βελτίωση εικόνας εταιρείας,.συνεχίζεται

52 Επιλογή Έργων Πληροφορίες που απαιτούνται για να αξιολογηθεί κατά πόσον ένα έργο ικανοποιεί τους στρατηγικούς στόχους και την αποστολή της εταιρείας. Παράδειγμα: Αλλαγή μεθόδου κατεργασίας σε μονάδα εμπλουτισμού, τροποποίηση ποιοτικών χαρακτηριστικών τελικού προϊόντος Χρηματοοικονομικά : Κόστος επένδυσης, Λειτουργικό κόστος, Επίδραση στην χρηματική ροή της εταιρείας, απαιτήσεις δανεισμού, περίοδος αποπληρωμής, NPV, IRR,.. Προσωπικό : Απαιτούμενες ειδικότητες, Κατάρτιση, νέες προσλήψεις, αντίσταση στην αλλαγή, υγιεινή και ασφάλεια Διοικητικές Υπηρεσίες : Συμμόρφωση σε πρότυπα, Νομικά ζητήματα, Εξυπηρέτηση πελατών.συνεχίζεται

53 Επιλογή Έργων Πληροφορίες που απαιτούνται για να αξιολογηθεί κατά πόσον ένα έργο ικανοποιεί τους στρατηγικούς στόχους και την αποστολή της εταιρείας. Παραγωγή, Μάρκετινγκ, Χρηματοοικονομικά,Προσωπικό, Διοικητικές Υπηρεσίες Πλεονέκτημα παρόμοιων αναλύσεων: Σχετικά πλήρης αξιολόγηση σχετικών παραγόντων-ανάλυση έργου, ευρύ φάσμα πιθανών προβλημάτων Μειονεκτήματα: Δεν προσδιορίζεται επίπεδο σφάλματος, συντελεστής βαρύτητας, κίνδυνος/αβεβαιότης, κατώφλι απόρριψης

54 Χρήση Μοντέλων στην Επιλογή Έργων Οι άνθρωποι λαμβάνουν αποφάσεις και φέρουν ευθύνη. Τα μοντέλα αντικατοπτρίζουν μέρος της πραγματικότητας. Βασίζονται στον προσδιορισμό κριτηρίων-αντικειμενικών στόχων της επιχείρησης για επιλογή έργου.

55 Μη αριθμητικά Μοντέλα Ιερή Αγελάδα Έργο που προτείνεται από ισχυρό στέλεχος. Δημιουργία σχεδίου για υλοποίηση του, πολλές φορές χωρίς τεκμηριωμένη αιτιολόγηση. Ιερό γιατί διατηρείται μέχρι την ολοκλήρωσή του ή τον τερματισμό του. Αναγκαιότητα Λειτουργίας Αναγκαιότητα έργου για διατήρηση του οργανισμού σε λειτουργία Αναγκαιότητα Ανταγωνισμού Αναγκαιότητα του έργου για να διατηρηθεί μια ανταγωνιστική θέση Επέκταση της Παραγωγικής Γραμμής Το έργο κρίνεται σε σχέση με το πως ταιριάζει στην τρέχουσα γραμμή παραγωγής, στην κάλυψη κενού και την επέκταση της γραμμής σε νέα κατεύθυνση Μοντέλο Συγκριτικού Κέρδους Επιλέγεται το έργο που υποκειμενικά θεωρείται ότι έχει το μεγαλύτερο αντιλαμβανόμενο όφελος για την επιχείρηση.

56 Αριθμητικά Μοντέλα Μοντέλα τα οποία δίνουν ένα αριθμητικό σκορ, ώστε να είναι δυνατή η αξιολόγηση της βιωσιμότητας τους και η σύγκριση με άλλα εναλλακτικά έργα. Κατηγορίες Αριθμητικών Μοντέλων Ανάλυση Κόστους - Οφέλους Ανάλυση Κόστους - Αποτελεσματικότητας Μέθοδοι Πολυκριτηριακής Ανάλυσης

57 Πολυκριτήρια μοντέλα επιλογής έργων Checklist Μοντέλα Η αποδοχή ή απόρριψη κάθε έργου βασίζεται στην αξιολόγηση των απαντήσεων σε μια σειρά ερωτήσεων. Αδυναμία αξιολόγησης της σχετικής σημαντικότητας ή αξίας ενός δυνητικού έργου και δεν συνεισφέρουν πολύ στη σύγκριση του με άλλα ομοειδή έργα. Μοντέλα πολλαπλής βαρύτητας (Multi-Weighted Scoring) Βασίζονται σε ένα σύνολο βαροδοτημένων ποσοτικών ή ποιοτικών κριτηρίων για την αξιολόγηση κάθε έργου. Επιτρέπουν συγκρίσεις με άλλα δυνητικά έργα.

58 Στρατηγικά κριτήρια (μη-χρηματοοικονομικά Απόκτηση μεγαλύτερου μεριδίου αγοράς Εμπόδια σε ανταγωνιστές να διεισδύσουν στην αγορά Η ανάπτυξη ενός συμπληρωματικού προϊόντος το οποίο θα συντελέσει στην αύξηση πωλήσεων σε κερδοφόρα προϊόντα (η θα μειώσει πιθανό χάσιμο από ανταγωνισμό) Ανάπτυξη βασικής τεχνολογίας και γνώσης (Know-how) απαραίτητη για το μέλλον Μείωση εξάρτησης από μη αξιόπιστους προμηθευτές Πρόληψη κρατικών παρεμβατισμών και ρυθμίσεων

59 Πεδίο Δείγμα ερωτήσεων επιλογής Ερώτημα Στρατηγική Ποια συγκεκριμένη στρατηγική εξυπηρετεί το έργο? Κίνητρο Ποιο είναι το επιχειρησιακό / επιχειρηματικό πρόβλημα που θα λύσει? Αν αυτή είναι η λύση ποιο είναι το πρόβλημα? Μετρικές Επιτυχίας Με ποιο τρόπο και διαδικασία αξιολογούμε την επιτυχία του έργου? Χορηγοί / Υποστηρικτές Ποιοι είναι οι χορηγοί του έργου? Πιθανοί υποστηρικτές Κίνδυνοι Ποιες οι επιπτώσεις αν δεν πραγματοποιηθεί το έργο? Ποιοι οι κίνδυνοι για τον οργανισμό μας? Πως επηρεάζει το προφίλ κινδύνου του οργανισμού? Οφέλη, Αξία, ROI Αξία του έργου για τον οργανισμό? Πότε θα γίνουν αντιληπτά τα οφέλη από το έργο? Στόχοι Ποιοι είναι οι αντικειμενικοί στόχοι του έργου?

60 Δείγμα ερωτήσεων επιλογής Πεδίο Κουλτούρα Οργανισμού Ερώτημα Ταιριάζει αυτό το έργο στην όλη κουλτούρα του οργανισμού μας? Πόροι Υπάρχουν διαθέσιμοι στον οργανισμό οι απαραίτητοι πόροι για την υλοποίηση του έργου? Προσέγγιση Κατασκευή ή Προμήθεια / Υπεργολαβία? Χρονοδιάγραμμα Ποιος είναι ο χρόνος υλοποίησης? Είναι η εκτίμηση της διάρκειας ρεαλιστική? Εκπαίδευση Απαιτείται περαιτέρω εκπαίδευση του προσωπικού? Χρηματοοικονομικά Ποια είναι η εκτίμηση κόστους για το έργο? Χαρτοφυλάκιο έργων Είναι το έργο κάτι εντελώς νέο ή μέρος ενός άλλου εκτελούμενου έργου? Ποια η σχέση / διασύνδεση του έργου με άλλα εκτελούμενα έργα? Τεχνολογία Βρίσκεται στο πλαίσιο της υφιστάμενης τεχνολογίας ή απαιτείται νέα τεχνολογία?

61 Πίνακας πολυκριτήριας αξιολόγησης έργων FIGURE 2.3

62 Βασικοί Ρόλοι (1/3) Κύριος του Έργου (Project Owner) O αποδέκτης των αποτελεσμάτων του έργου. Αυτός που αναθέτει το έργο στον ανάδοχο. Αυτός που θα εκμεταλλευτεί το προϊόν ή την υπηρεσία που παράγεται ή την αλλαγή που προκύπτει Χρήστες των αποτελεσμάτων παραδοτέων του Έργου (End Users) Τα άτομα / οργανισμοί που θα χρησιμοποιήσουν έμμεσα ή άμεσα, τα αποτελέσματα του έργου. Μπορεί να είναι Εσωτερικοί: ομάδες εργαζομένων / τμήματα / υπηρεσίες του οργανισμού του Κυρίου του Έργου. Εξωτερικοί: πελάτες, πολίτες συναλλασσόμενοι με μια δημόσια υπηρεσία Δεν εμπλέκονται άμεσα στον σχεδιασμό και υλοποίηση του έργου, αλλά στη λειτουργία του παραγόμενου αποτελέσματος Κρίνουν σε μεγάλο βαθμό την επιτυχία του έργου

63 Βασικοί Ρόλοι (2/3) Χορηγός του Έργου Ο χρηματοδότης του έργου μπορεί να είναι ο κύριος του έργου. Π.χ. σε ένα κτήριο, στην εγκατάσταση ενός πληροφοριακού συστήματος κ.ά. ή μπορεί να είναι πολλοί: π.χ. τράπεζες + κράτος, κράτος + ιδιώτης κ.λπ. επίσης μπορεί να είναι κάποιος τρίτος. Π.χ. στα έργα που χρηματοδοτούνται από την Ε.Ε. Ανάδοχος του έργου Ο οργανισμός που αναλαμβάνει την υλοποίηση του έργου Μπορεί να αποτελεί μία ομάδα / τμήμα μέσα στον οργανισμό του κύριου του έργου (περίπτωση αυτεπιστασίας) ή ένας τρίτος (οργανισμός, εταιρεία) που θα αναλάβει την υλοποίηση του έργου (περίπτωση εργολαβίας) Περιλαμβάνει τον Διαχειριστή του Έργου (Project Manager) και την Ομάδα του Έργου (Project Team)

64 Βασικοί Ρόλοι (3/3) Διαχειριστής του Έργου (Project manager) Έχει την υπευθυνότητα υλοποίησης του έργου και τον βασικό συντονιστικό / διευθυντικό ρόλο Ο βαθμός δικαιοδοσίας του διαφέρει ανάλογα με τον τύπο του οργανισμού του έργου. Είναι υπόλογος απέναντι στον ανάδοχο του έργου και τον κύριο του έργου Υπογράφει το καταστατικό του έργου Ομάδα του έργου Υπεύθυνοι για συγκεκριμένα υποέργα / παραδοτέα ή υποστηρικτικές λειτουργίες Διαφοροποίηση σε σχέση με την ένταση της συμβολής / συμμετοχής τους στο έργο Μέλη του οργανισμού που εκτελεί το έργο ή εξωτερικοί Πιθανοί εμπειρογνώμονες

65 Έναρξη του Έργου O Κύριος του Έργου (Project Owner) αναθέτει το έργο στον Ανάδοχο του έργου Υπογραφή Καταστατικού του Έργου. Συμφωνία για : ΤΙ ΘΑ ΠΑΡΑΔΟΘΕΙ, ποιος θα είναι Ο ΧΡΟΝΟΣ ΠΑΡΑΔΟΣΗΣ τι θα συμβεί αν υπάρξουν καθυστερήσεις, ποιο θα είναι το ΚΟΣΤΟΣ και πως θα γίνουν οι πληρωμές, με ποιο τρόπο θα γίνει Η ΠΑΡΑΔΟΣΗ του συστήματος και η ΑΠΟΔΟΧΗ του. Ορίζεται ο Διαχειριστής του Έργου Η υπογραφή του Καταστατικού του Έργου (Project Initiation Document PID, Project Charter) σηματοδοτεί την επίσημη έναρξη του έργου. ΚΑΝΕΝΑ ΕΡΓΟ ΔΕΝ ΞΕΚΙΝΑ ΧΩΡΙΣ ΥΠΟΓΡΑΦΗ ΣΥΜΒΑΣΗΣ

66 Καταστατικό του Έργου (Project Charter) Ένα έγγραφο που εκδίδεται από τον κύριο (master) ή τον χορηγό (sponsor) του έργου ή οποιονδήποτε ξεκινά ένα έργο (initiator) και το οποίο εγκρίνει τυπικά την ύπαρξη ενός έργου (project) και παρέχει στο διαχειριστή του έργου (project manager) την εξουσία να αναθέσει πόρους (resources) του οργανισμού στις δραστηριότητες (activities) του έργου. Εκδίδεται από εντολέα (εξωτερικό του έργου) με πιθανή βοήθεια συνεργασία με το διαχειριστή του έργου (project manager) Μπορεί να είναι το συμβόλαιο ανάθεσης σε μία υπεργολαβία Έχει την έγκριση όλων των ενδιαφερόμενων μερών Βασικός Στόχος Δεσμεύσεις μεταξύ όλων των εμπλεκομένων Περιλαμβάνει αρκετά στοιχεία ώστε οι δεσμεύσεις να είναι κατανοητές και να μη δημιουργούνται παρερμηνείες

67 Καταστατικό του Έργου (Project Charter) Περιλαμβάνει αναφορά σε: Σκοπό και Αιτιολόγηση του Έργου Τις επιχειρηματικές ανάγκες σκοπό και αιτιολόγηση του έργου (αν δεν υπάρχει αντίστοιχο επιχειρηματικό σχέδιο) Τις απαιτήσεις του έργου, τους στόχους και το αντικείμενο του έργου Περιγραφή του Έργου Προκαταρτική δήλωση του εύρους Λίστα Παραδοτέων Οργανωτικούς, περιβαλλοντικούς περιορισμούς και παραδοχές Αρχική εκτίμηση κινδύνων Συνοπτικό Προϋπολογισμό και Χρονοδιάγραμμα Βασικά Ορόσημα Διαδικασίες ελέγχων και εγκρίσεων Κριτήρια Αποδοχής, Παραλαβής και Τελικής Έγκρισης του Έργου Ανάθεση στον διαχειριστή του έργου

68 Το(α) Σχέδιο(α) Διαχείρισης Έργου Project Management Plan. Σχέδιο Διοίκησης Έργου. Ένα επίσημο, εγκεκριμένο έγγραφο (document) που ορίζει το πώς εκτελείται, παρακολουθείται και ελέγχεται το έργο. Μπορεί να είναι περιληπτικό ή λεπτομερές και να αποτελείται από ένα ή περισσότερα επικουρικά σχέδια διοίκησης και άλλα έγγραφα σχεδιασμού όπως : Σχέδιο Διαχείρισης Εύρους (Φυσικού Αντικειμένου) Σχέδιο Διαχείρισης Χρονοδιαγράμματος Σχέδιο Διαχείρισης Ποιότητας Σχέδιο Διαχείρισης Ανθρώπινων Πόρων Σχέδιο Διαχείρισης Επικοινωνιών Σχέδιο Διαχείρισης Κινδύνων Σχέδιο Διαχείρισης Προμηθειών κ.λπ.

69 Τι είναι τα σχέδια διαχείρισης. Project Scope Management Plan. Σχέδιο Διαχείρισης Εύρους του Έργου Το έγγραφο (document) που περιγράφει το πώς θα ορισθεί, θα αναπτυχθεί και θα επαληθευθεί το εύρος του έργου (project scope), και το πώς θα δημιουργηθεί και θα ορισθεί η δομή ανάλυσης εργασιών (work breakdown structure) και Και παρέχει καθοδήγηση στο πώς θα διοικηθεί και θα ελεγχθεί από την ομάδα διοίκησης έργου (project management team) το εύρος του έργου (project scope). Schedule Management Plan. Σχέδιο Διαχείρισης Χρονοδιαγράμματος Το έγγραφο (document) που θεσπίζει τα κριτήρια (criteria) και τις δραστηριότητες (activities) για την ανάπτυξη και τον έλεγχο του χρονοδιαγράμματος έργου (project schedule).

70 Τι είναι τα σχέδια διαχείρισης. Quality Management Plan. Σχέδιο Διαχείρισης Ποιότητας Το σχέδιο διοίκησης ποιότητας περιγράφει το πώς η ομάδα διοίκησης έργου (project management team) θα υλοποιήσει την πολιτική ποιότητας του ανάδοχου οργανισμού (performing organization). συμπληρωματικές απαραίτητες ενέργειες για τη διασφάλιση της ποιότητας των παραδοτέων Staffing Management Plan. Σχέδιο Διαχείρισης της Στελέχωσης της Ο.Ε. Το έγγραφο (document) που περιγράφει πότε και πώς θα οι ικανοποιηθούν οι απαιτήσεις ανθρωπίνου δυναμικού (human resource requirements): Αναθέσεις έργου, Προσλήψεις, Εποπτεία, Αμοιβές, Bonus κ.λπ. Cost Management Plan. Σχέδιο Διαχείρισης Κόστους Το έγγραφο που θέτει τη μορφή και θεσπίζει τις δραστηριότητες (activities) και τα κριτήρια (criteria) για το σχεδιασμό, τη δόμηση και τον έλεγχο του κόστους του έργου (project costs). Λογιστικό σύστημα, Πληροφοριακό σύστημα, Εγκρίσεις δαπανών, καταγραφή Άμεσων και έμμεσων δαπανών, συχνότητα και είδος αναφορών, κ.λπ.

71 Τι είναι τα σχέδια διαχείρισης. Communication Management Plan. Σχέδιο Διαχείρισης Επικοινωνιών. Το έγγραφο (document) που περιγράφει: τις ανάγκες και προσδοκίες επικοινωνίας (communications) για το έργο (project), πώς και σε ποια μορφή θα γίνει η επικοινωνία της πληροφορίας, πότε και πού θα γίνει η κάθε επικοινωνία και ποιος είναι υπεύθυνος για να παρέχει κάθε τύπο πληροφορίας. Το σχέδιο διοίκησης επικοινωνιών περιέχεται, ή είναι επικουρικό σχέδιο, του σχεδίου διοίκησης έργου (project management plan).

72 Τι είναι τα σχέδια διαχείρισης. Risk Management Plan. Σχέδιο Διαχείρισης Κινδύνων Το έγγραφο (document) που περιγράφει το πώς θα δομηθεί και θα εκτελεσθεί σε ένα έργο (project) η διοίκηση κινδύνων έργου (project risk management). Οι πληροφορίες στο σχέδιο διοίκησης κινδύνων ποικίλουν ανά περιοχή εφαρμογής (application area) και το μέγεθος του έργου. Το σχέδιο διοίκησης κινδύνων είναι διαφορετικό από το μητρώο κινδύνων (risk register) που περιέχει τον κατάλογο των κινδύνων (risks) έργου, των αποτελεσμάτων (results) της ανάλυσης κινδύνων, καθώς και τις τυχόν αποκρίσεις σε κινδύνους. Contract Management Plan. Σχέδιο Διαχείρισης Συμβάσεων. Το έγγραφο (document) που περιγράφει: την εφαρμογή και εξειδίκευση της πολιτικής του οργανισμού σε θέματα αναθέσεων έργων / προμηθειών στο έργο (π.χ. επιλογή προμηθευτών κ.λπ.) τον τρόπο διαχείρισης των συμβάσεων (contract)

73 Τι είναι τα σχέδια διαχείρισης. Όλα τα σχέδια διαχείρισης περιλαμβάνονται στο (ή είναι επικουρικά σχέδια προς) το σχέδιο διοίκησης έργου (project management plan). Μπορεί να είναι ανεπίσημα και γενικά, ή επίσημα και ιδιαίτερα λεπτομερή, βάσει των αναγκών του έργου (project). Οι πληροφορίες που περιέχουν ποικίλουν ανά περιοχή εφαρμογής (application area) και μέγεθος του έργου.

74 Τι είναι τα σχέδια διαχείρισης. Schedule Management Plan. Σχέδιο Διαχείρισης Χρονοδιαγράμματος Το χρονοδιάγραμμα κατά PERT / CPM μπορεί να θεωρηθεί ως ένα Schedule Management Plan? Αν Ναι, εξηγείστε αν ικανοποιεί τον ορισμό Αν Όχι, τι είναι?

75 Plans vs Planning Σχέδια έναντι Σχεδιασμού In preparing for battle, I have always found that plans are useless, but planning is indispensable President Dwight D. Eisenhower Τα Διαγράμματα, Πίνακες, κ.λπ. είναι ωραία να τα κοιτά κανείς αλλά λιγότερο χρήσιμα στη διοίκηση ενός έργου.. Κάθε σχέδιο έργου πρέπει να είναι «ζωντανό» δηλαδή να μεταβάλλεται δυναμικά. Σχεδιασμός Ένα σχέδιο είναι ένα μοντέλο που απεικονίζει την πραγματικότητα απλοποιημένη Ένα δυναμικό μοντέλο πρέπει να επικαιροποιείται συνεχώς Ένα δυναμικό μοντέλο εμπεριέχει τη δυνατότητα πρόβλεψης Σχέδια Διαχείρισης

76 Βασικά Στοιχεία των Σχεδίων Διαχείρισης Έργου Η στρατηγική / τρόπος διαχείρισης του έργου Επιλογή διαδικασιών, εργαλείων, τεχνικών που θα ακολουθηθούν Ο τρόπος διοίκησης και υλοποίησης των εργασιών Ο τρόπος με τον οποίο θα παρακολουθούνται και θα ελέγχονται οι αλλαγές στο έργο Ο τρόπος διαχείρισης της διαμόρφωσης των προδιαγραφών και λειτουργικών απαιτήσεων των παραδοτέων Η διατήρηση της ακεραιότητας των βάσεων αναφοράς των επιδόσεων (χρόνος, κόστος κ.λπ.) Ο τρόπος κλεισίματος του έργου Περιγραφή άλλων φάσεων ή σχετικών έργων Η συχνότητα και ο τρόπος επικοινωνίας με τα ενδιαφερόμενα μέρη Ο προγραμματισμός των βασικών σημείων ανασκόπησης της διοίκησης, επίλυσης ζητημάτων που προκύπτουν και λήψης αποφάσεων

77 Κάποιοι ορισμοί. Baseline. Βάση Αναφοράς. Εγκεκριμένο σχέδιο που μπορεί να αφορά στο χρονοδιάγραμμα του έργου, μία συνιστώσα της δομής ανάλυσης εργασιών (work breakdown structure component), ένα πακέτο εργασίας (work package), ή μία δραστηριότητα χρονοδιαγράμματος (schedule activity), το εγκεκριμένο αντικείμενο του έργου (scope), το κόστος κατά τη διάρκεια του έργου (cost). Αναφέρεται εν γένει στην τρέχουσα βάση αναφοράς, αν και μπορεί να αναφέρεται και στην αρχική ή σε κάποια αναθεωρημένη βάση αναφοράς. Συνήθως χρησιμοποιείται με έναν προσδιορισμό (π.χ., βάση αναφοράς κόστους (ή κόστος αναφοράς), βάση αναφοράς χρονοδιαγράμματος (ή χρονοδιάγραμμα αναφοράς), βάση αναφοράς μέτρησης απόδοσης, τεχνική βάση αναφοράς).

78 Κάποιοι ορισμοί. Configuration Management System. Σύστημα Διοίκησης Προδιαγραφών. Ένα υποσύστημα του συνολικού συστήματος διαχείρισης έργου (project management system). Είναι μία συλλογή επίσημα τεκμηριωμένων διαδικασιών (procedures) που χρησιμοποιούνται για την εφαρμογή τεχνικής και διαχειριστικής καθοδήγησης και επίβλεψης προκειμένου να: αναγνωρίζονται και καταγράφονται τα λειτουργικά και φυσικά χαρακτηριστικά ενός προϊόντος (product), αποτελέσματος (result), υπηρεσίας (service), ή συνιστώσας (component), να ελέγχονται τυχόν αλλαγές στα χαρακτηριστικά αυτά, να καταγράφεται και να αναφέρεται κάθε αλλαγή καθώς και η κατάσταση ολοκλήρωσής της, και να υποστηρίζεται η επιθεώρηση των προϊόντων, αποτελεσμάτων ή συνιστωσών ώστε να επαληθεύεται η συμμόρφωσή τους προς τις απαιτήσεις (requirements). Περιλαμβάνει την τεκμηρίωση, τα συστήματα (systems) επιτήρησης και τα καθορισμένα επίπεδα εγκρίσεων που είναι απαραίτητα για την εξουσιοδότηση και τον έλεγχο των αλλαγών. Στις περισσότερες περιοχές εφαρμογών (application areas), το σύστημα διοίκησης προδιαγραφών περιλαμβάνει το σύστημα ελέγχου αλλαγών (change control system).

79 Σχεδιασμός της Διαδικασίας Διοίκησης του Έργου Χρησιμοποιήστε επαρκείς δομές και δραστηριότητες επικοινωνίας Επιλογή κατάλληλων ΤΠΤ για την υποστήριξη των δραστηριοτήτων επικοινωνίας Καθορισμός κατάλληλης μορφής τεκμηρίωσης δραστηριοτήτων διοίκησης του έργου Τυποποίηση σχεδίων έργου και λίστες ελέγχου Επαρκής χρήση μεθόδων διοίκησης έργου Πιθανή χρήση συμβούλου διαχείρισης έργου.

80 1. Έργα και Διοίκηση Έργων