ΕΝΟΤΗΤΑ 11α. ΕΠΙΚΟΙΝΩΝΙΑ ΕΡΓΟΥ ΟΡΓΑΝΩΤΙΚΕΣ ΔΟΜΕΣ ΕΡΓΟΥ. Κατερίνα Αδάμ, Μ. Sc., PhD Eπίκουρος Καθηγήτρια

Transcript

1 ΔΙΑΧΕΙΡΙΣΗ ΕΡΓΟΥ Τομέας Μεταλλευτικής Τμήμα Μηχανικών Μεταλλείων Μεταλλουργών ΕΝΟΤΗΤΑ 11α. ΕΠΙΚΟΙΝΩΝΙΑ ΕΡΓΟΥ ΟΡΓΑΝΩΤΙΚΕΣ ΔΟΜΕΣ ΕΡΓΟΥ Κατερίνα Αδάμ, Μ. Sc., PhD Eπίκουρος Καθηγήτρια

2 ΑΔΕΙΑ ΧΡΗΣΗΣ 2 Το παρόν εκπαιδευτικό υλικό υπόκειται σε άδειες χρήσης Creative Commons. Για εκπαιδευτικό υλικό, όπως εικόνες, που υπόκειται σε άδεια χρήσης άλλου τύπου, αυτή πρέπει να αναφέρεται ρητώς.

3 ΕΠΙΚΟΙΝΩΝΙΑ ΕΡΓΟΥ 3 «PMBOK διαδικασία που εξασφαλίζει την κατάλληλη, και έγκαιρη συλλογή, διάχυση, αποθήκευση και τελικά απόθεση πληροφοριών που αφορούν το έργο. Η επικοινωνία έργου παρέχει κρίσιμης σημασίας συνδετικούς κρίκους ανάμεσα σε ανθρώπους, ιδέες και πληροφορίες, απαραίτητες για τη επιτυχία του έργου. Κομβικός ο ρόλος του Διευθυντή έργου, στην επικοινωνία. Επικοινωνία: Eπίσημη Γραπτή, υπηρεσιακά σημειώματα, memos, reports, προδιαγραφές Επίσημη Προφορική, τηλεφωνήματα, (τηλε) διασκέψεις, Ανεπίσημη προφορική/ Μη προφορική

4 ΕΠΙΚΟΙΝΩΝΙΑ ΕΡΓΟΥ 4 Γραμμές επικοινωνίας Board of Directors TVX Gold President & CEO Mgnt Committee Environment Chief Operating Officer Corporate Public Affairs Permits Grants Leases Government Relations Public Relations Media Relations Comm. Strategy&Plan Publications Administrations Environment Olympias Project Stratoni Health Safety Ind. Finance & Human A/QC Mgr Team Operations Mgr Hygiene Mgr Administration Mgr Resources Mgr Finance Olympias Team Occupational Health Payroll Industrial Relations Local Environment Supt SNC Lavalin Stratoni Mine Site Safety Inform. Technology Housing&Permits/Licenses Communications Environment Dept spr. Stratoni MNTC Warehouse OD&Training G.I.S. Stratoni Mill Financial Plan. Recuneration&Recruiting QC/QA spr. Technical Services Security Olympias MNTC Ποιες πληροφορίες κοινοποιούνται?

5 ΕΠΙΚΟΙΝΩΝΙΑ ΕΡΓΟΥ 5 Σύστημα Πληροφόρησης και Ελέγχου του έργου, συμπληρώνει τις γραμμές επικοινωνίας και το σύστημα ελέγχου, επικέντρωση στη ροή πληροφοριών. Εργασίες/ συσκέψεις Συλλογή στοιχείων ενημέρωσης Πληροφορίες Επεξεργασία πληροφοριών/ Εκθέσεις προόδου

6 ΕΠΙΚΟΙΝΩΝΙΑ ΕΡΓΟΥ 6 Σύνταξη εκθέσεων Δομή, Συχνότητα, Κατάσταση Διανομής εκθέσεων αποφασίζονται στην έναρξη του έργου Έκθεση τρέχουσας κατάστασης ποσοτική εκτίμηση κόστους, χρόνου, ποιότητας έργου Πιστοποιημένη αξία

7 ΕΠΙΚΟΙΝΩΝΙΑ ΕΡΓΟΥ 7 Μηνιαίες Εκθέσεις Olympias Permitting Status PRE-APPROVAL approved FOR LOCATION awaiting approval ARCHEOLOGICAL APPROVAL EIS APPROVAL awaiting Supreme Court Decision TECHNICAL STUDY FOREST AREA CONCESSION APPROVAL PLANT & DAM CONSTRUCTION PERMIT APPROVAL BUILDING CONSTRUCTION PERMIT LIQUID WASTE STUDY APPROVAL SUBMIT APPLICATION FOR CONSTRUCTION PERMIT SOLID WASTE WITH: STUDY APPROVAL FIRE-FIGHTING STUDY APPROVAL SEVESO STUDY SUBMISSION DAM CONSTRUCTION STUDY PLANT CONSTRUCTION STUDY STATIC STUDY FOR MACHINERY FOUNDATION APRIL 2001 Actual Budget Deviation Madem Mavres Total Madem Mavres Total Madem Mavres Total Lakkos Petres Lakkos Petres Lakkos Petres % 16% 27% (End of May) % -5% -12% ast June % 27% 32% ast end of Semester % 2% -4%

8 8 Προσδιορίζει τα καθήκοντα, τις δικαιοδοσίες των συμμετεχόντων στο έργο, και τις μεταξύ τους σχέσεις Ομάδα Έργου Οργανωτική δομή τύπου μητρώου Μητρώο ευθυνών Διασύνδεση συντελεστών έργου

9 9 Προσδιορίζει τα καθήκοντα, τις δικαιοδοσίες των συμμετεχόντων στο έργο, και τις μεταξύ τους σχέσεις Ομάδα Έργου Οργανωτική δομή τύπου μητρώου Μητρώο ευθυνών Διασύνδεση συντελεστών έργου

10 10 Προσδιορίζει τα καθήκοντα, τις δικαιοδοσίες των συμμετεχόντων στο έργο, και τις μεταξύ τους σχέσεις Ομάδα Έργου Οργανωτική δομή τύπου μητρώου Μητρώο ευθυνών Διασύνδεση συντελεστών έργου

11 11 Προσδιορίζει τα καθήκοντα, τις δικαιοδοσίες των συμμετεχόντων στο έργο, και τις μεταξύ τους σχέσεις Ομάδα Έργου Οργανωτική δομή τύπου μητρώου Μητρώο ευθυνών Διασύνδεση συντελεστών έργου

12 12 Κατανέμονται σε ένα συνεχές φάσμα Αμιγής Δομή κατά λειτουργίες Δομές τύπου μητρώου Αμιγής Δομή έργου

13 13 Αμιγής Δομή κατά λειτουργίες Δομές τύπου μητρώου President & CEO Mgnt Committee Αμιγής Δομή έργου Environment Chief Operating Officer Corporate Public A ffairs Permits Grants Leas es Government Relations Public Relations Media Relations Comm. Strategy&Plan Publications A dminis trations Environment New Project Existing Health Safety Ind. Finance & Human A /QC M gr Team Operations M gr Hygiene Mgr Administration M gr Resources M gr Finance Project Team Occupational Health Payroll Industrial Relations Local Environment Supt SNC Lavalin M ine Site Safety Inform. Technology Housing&Permits/Licenses Communications Environment Dept spr. M NTC W arehouse OD&Training G.I.S. M ill Financial Plan. Recuneration&Recruiting QC/QA spr. Technical Services Security Υποδιαίρεση της γραμμής προϊόντων/ειδικοτήτων σε διαφορετικά τμήματα και δόμηση με κάθετη ιεραρχία

14 14 Αμιγής Δομή κατά λειτουργίες Δομές τύπου μητρώου Αμιγής Δομή έργου ΠΛΕΟΝΕΚΤΗΜΑΤΑ Απλή/Ευέλικτη, εύκολη εναλλαγή απασχολήσεων μεταξύ έργων Συσσώρευση τεχνογνωσίας στα λειτουργικά τμήματα Καλή υποστήριξη/μικρός χρόνος αντίδρασης Διευκόλυνση παρακολούθησης/ελέγχου εργασίας Γραμμές επικοινωνίας, μικρές και καλά εγκατεστημένες Προσδιορισμένες ευθύνες και γραμμές εξουσίας ΜΕΙΟΝΕΚΤΗΜΑΤΑ Δεν υπάρχει ένας υπεύθυνος, μειονέκτημα ειδικά για σύνθετα έργα Μακρύτεροι κύκλοι επικοινωνίας, μέσω του ΓΔ Το έργο δεν είναι η κύρια προτεραιότητα των τμημάτων/καθυστερήσεις Έλλειψη συντονισμού μεταξύ των τμημάτων Δεν είναι αποτελεσματική για περιβάλλον πολλαπλών έργων, συγκρούσεις στον ορισμό προτεραιοτήτων Απαιτήσεις για οριζόντιες γραμμές συντονισμού

15 15 Αμιγής Δομή κατά λειτουργίες Δομές τύπου μητρώου Αμιγής Δομή έργου Οργανωτική δομή τύπου μητρώου Κάθετες γραμμές: ευθύνη επί μέρους τμημάτων Οριζόντιες γραμμές: ευθύνη έργου ΜΗ ΜΟΝΙΜΗ ΜΟΡΦΗ, ΤΙΘΕΤΑΙ ΕΠΙ ΤΗΣ ΥΠΑΡΧΟΥΣΑΣ ΛΕΙΤΟΥΡΓΙΚΗΣ ΔΟΜΗΣ

16 16 Αμιγής Δομή κατά λειτουργίες Δομές τύπου μητρώου Αμιγής Δομή έργου Οργανωτική δομή τύπου μητρώου ΠΛΕΟΝΕΚΤΗΜΑΤΑ Διευθυντής έργου, υπεύθυνος Ορθολογικός επιμερισμός πόρων, χρόνου μηχανημάτων Αίσθηση συνέχειας στο προσωπικό, εξέλιξη επαγγελματική, έκθεση σε διαφορετικά προβλήματα Δομή προσαρμόζεται στις ανάγκες του έργου Διάχυση πληροφοριών/ Trouble shooting με συνεργασία εμπειρογνωμόνων Πολλή καλή εμπειρία για Project Managers ΜΕΙΟΝΕΚΤΗΜΑΤΑ Πολύπλοκη και δυσνόητη. Κίνδυνοι για κενό ευθύνης εξουσίας Σύγκρουση αρμοδιοτήτων, ανάγκη διαπραγματεύσεων για λήψη αποφάσεων Δεν δημιουργείται ισχυρή αίσθηση δέσμευσης στους εργαζόμενους, πολλά έργα ταυτόχρονα/μεγάλης διάρκειας έργα Ταυτόχρονη εκτέλεση έργων/δυσχερής ο καθορισμός προτεραιοτήτων Διευθυντής έργου/ευθύνη για λήψη διοικητικών αποφάσεων, Διευθυντές τμημάτων/ευθύνη τεχνικών αποφάσεων Τα λειτουργικά τμήματα δεν δίνουν τους καλλίτερους εργαζόμενους στα έργα

17 17 Αμιγής Δομή κατά λειτουργίες Δομές τύπου μητρώου Αμιγής Δομή έργου Μητρώο Συντονισμού, Ο Διευθυντής έργου < εξουσία Διευθυντών Τμημάτων και συντονίζει την χρήση πόρων επί μέρους τμημάτων Μητρώο Επικάλυψης: Διευθυντής έργου, Διευθυντές Λειτουργικών τμημάτων ισόβαθμοι Μητρώο Αποσπάσεων Ισχυρός Διευθυντής έργου, οι αποσπασμένοι εργαζόμενοι λογοδοτούν σε αυτόν. Καθορισμός διαδικασιών, reporting

18 18 Αμιγής Δομή κατά λειτουργίες Δομές τύπου μητρώου Αμιγής Δομή έργου Υπεύθυνος διασφάλισης Ποιότητας έργου ΣΥΝΤΟΝΙΣΤΗΣ ΕΡΓΟΥ Αναπληρωτές Συντονιστή Έργου ΕΠΙΣΤΗΜΟΝΙΚΟΙ ΣΥΜΒΟΥΛΟΙ ΜΕΤΑΛΛΕΙΟΛΟΓΟΣ ΜΕΤΑΛΛΕΙΟΛΟΓΟΣ ΥΔΡΑΥΛΙΚΟΣ ΥΔΡΑΥΛΙΚΟΣ ΑΚΤΟΜΗΧΑΝΙΚΟΣ Ειδική Μελέτη Προσδιορισμού Ειδική Μελέτη Προσδιορισμού ρύπανσης στην παραλία Θορικού ρύπανσης στην παραλία Θορικού Καθορισμός έργων Καθορισμός έργων αποκατάστασης αποκατάστασης Μελέτη Ασφάλειας και Μελέτη Ασφάλειας και Υγιεινής εργοταξίου Υγιεινής εργοταξίου Τοπογραφικές Τοπογραφικές Εργασίες Εργασίες Τεύχη Τεύχη Δημοπράτησης Δημοπράτησης Μελέτη Περιβαλλοντικών Μελέτη Περιβαλλοντικών Επιπτώσεων Επιπτώσεων Γεωτεχνική Έρευνα Γεωτεχνική Έρευνα και Μελέτη και Μελέτη

19 19 Αμιγής Δομή Διοικητικής Οργάνωσης Έργου ΠΛΕΟΝΕΚΤΗΜΑΤΑ Διευθυντής έργου, απόλυτα υπεύθυνος, συγκεντρωτική εξουσία Αποτελεσματική επικοινωνία, συντομότερες γραμμές, γρήγορες αποφάσεις Ισχυρή Ομάδα, Ομάδα ειδικών ΜΕΙΟΝΕΚΤΗΜΑΤΑ Εάν η εταιρεία έχει αναλάβει πολλά έργα ταυτόχρονα, πολλαπλή προσπάθεια, αναποτελεσματική χρήση εταιρικών πόρων Δέσμευση προσωπικού και εξοπλισμού για μεγάλη περίοδο Διαχωρισμός Ομάδας έργου από λειτουργικά τμήματα, ανακόπτει ροή ιδεών Ολιστική προσέγγιση του έργου Οι εργαζόμενοι εργάζονται για να κλείσουν τις θέσεις τους/υπεργολάβοι Διάχυση πληροφοριών/ Trouble shooting με συνεργασία Ομάδας

20 20 Περιγραφή Θέσεων Εργασίας, Job Description ΠΛΑΙΣΙΟ Σε ποιον αναφέρεται Ποιοι αναφέρονται σε αυτόν Για ποια καθήκοντα είναι υπεύθυνος Δικαιοδοσία σε σχέση με την έκδοση οδηγιών ΠΑΡΑΔΕΙΓΜΑΤΑ Διευθυντής έργου Επίτευξη στόχων έργου Επιλογή/Διοίκηση Ομάδας έργου Διαχείριση/έλεγχο έργου Ανάπτυξη αντικειμένου εργασιών Εκπροσώπηση εταιρείας, πελάτες, αρχές Διαδικασίες/Αλληλογραφία/εκθέσεις Έγκριση Προμηθειών/Εργασιών Επεξεργασία εκθέσεων αστοχίας/απόκλισης/αλλαγές ΙΚΑΝΟΤΗΤΕΣ : Επικοινωνία, διαπραγμάτευση, υλοποίηση ποσοτικών και ποιοτικών στόχων ΕΞΟΥΣΙΑ ΑΝΑΛΟΓΗ ΜΕ ΕΥΘΥΝΕΣ

21 21 ΕΠΙΛΟΓΗ ΚΑΤΑΛΛΗΛΗΣ ΟΡΓΑΝΩΤΙΚΗΣ ΔΟΜΗΣ Λειτουργία εξισορρόπησης μεταξύ των αναγκών του έργου/αντικείμενο εργασιών των αναγκών της ομάδας έργου ανάγκες των ατόμων Κενό ευθύνης εξουσίας. Αντιμετωπίζεται με: Eπίσημη δικαιοδοσία/καταναγκαστική εξουσία Εξουσ. επί του προϋπολογισμού (budget manager) Εξουσία επί των πληροφοριών Εξουσία επί των αμοιβών Πειθώ μέσω λογικής/συναισθηματική πειθώ/εξουσία προσωπικότητας

22 ΧΡΗΜΑΤΟΔΟΤΗΣΗ Το παρόν εκπαιδευτικό υλικό έχει αναπτυχθεί στα πλαίσια του εκπαιδευτικού έργου του διδάσκοντα. Το έργο «Ανοικτά Ακαδημαϊκά Μαθήματα Ε.Μ.Π.» έχει χρηματοδοτήσει μόνο την αναδιαμόρφωση του εκπαιδευτικού υλικού. Το έργο υλοποιείται στο πλαίσιο του Επιχειρησιακού Προγράμματος «Εκπαίδευση και Δια Βίου Μάθηση» και συγχρηματοδοτείται από την Ευρωπαϊκή Ένωση (Ευρωπαϊκό Κοινωνικό Ταμείο) και από εθνικούς πόρους.