ιευκρινίσεις επί Αιτημάτων για το ιαγωνισμό για το Έργο Αναθέτουσα Αρχή

Transcript

1 ιευκρινίσεις επί Αιτημάτων για το ιαγωνισμό για το Έργο «Αρχειοθέτηση και Ψηφιοποίηση Φυσικού Αρχείου της Υπηρεσίας όμησης του ήμου Αθηναίων» Αναθέτουσα Αρχή ΗΜΟΣ ΑΘΗΝΑΙΩΝ ΑΝΩΝΥΜΗ ΑΝΑΠΤΥΞΙΑΚΗ ΕΤΑΙΡΕΙΑ ΜΗΧΑΝΟΓΡΑΦΗΣΗΣ ΚΑΙ ΕΠΙΧΕΙΡΗΣΙΑΚΩΝ ΜΟΝΑ ΩΝ ΟΤΑ (.Α.Ε.Μ. Α.Ε.) Συνοπτικά στοιχεία Έργου ΤΙΤΛΟΣ ΕΡΓΟΥ ΑΝΑΘΕΤΟΥΣΑ ΑΡΧΗ ΦΟΡΕΑΣ ΛΕΙΤΟΥΡΓΙΑΣ ΚΥΡΙΟΣ ΤΟΥ ΕΡΓΟΥ ΠΡΑΞΗ ΥΠΟΕΡΓΟ Αρχειοθέτηση και Ψηφιοποίηση Φυσικού Αρχείου της Υπηρεσίας όμησης του ήμου Αθηναίων ήμος Αθηναίων Ανώνυμη Αναπτυξιακή Εταιρεία Μηχανογράφησης και Επιχειρησιακών Μονάδων ΟΤΑ (.Α.Ε.Μ. Α.Ε.) ήμος Αθηναίων ήμος Αθηναίων ΚΩ ΙΚΟΣ ΟΠΣ MIS ΦΟΡΕΑΣ ΧΡΗΜΑΤΟ ΟΤΗΣΗΣ ΕΙ ΟΣ ΣΥΜΒΑΣΗΣ ΕΙ ΟΣ ΙΑ ΙΚΑΣΙΑΣ ΠΡΟΫΠΟΛΟΓΙΣΜΟΣ ΙΚΑΙΩΜΑΤΑ ΠΡΟΑΙΡΕΣΗΣ ΠΡΟΫΠΟΛΟΓΙΣΜΟΣ (ΣΥΜΠΕΡΙΛΑΜΒΑΝΟΜΕΝΟΥ ΙΚΑΙΩΜΑΤΩΝ ΠΡΟΑΙΡΕΣΗΣ) «Στοχευμένες ράσεις Οργανωτικού και Επιχειρησιακού Ανασχεδιασμού Εξωστρεφών ιαδικασιών της ιεύθυνσης Σχεδίου Πόλεως και όμησης του ήμου Αθηναίων» Υποέργο 1: Αρχειοθέτηση και Ψηφιοποίηση Φυσικού Αρχείου της Υπηρεσίας όμησης του ήμου Αθηναίων Αποκεντρωμένη ιοίκηση Αττικής Ταξινόμηση κατά CPV: Υπηρεσίες Σάρωσης Υπηρεσίες Τεκμηρίωσης Εξοπλισμός ηλεκτρονικών υπολογιστών και προμήθειες Υπηρεσίες αποθήκευσης Ανοικτός ιεθνής ιαγωνισμός με κριτήριο ανάθεσης την πλέον συμφέρουσα από οικονομική άποψη Προσφορά Ο προϋπολογισμός του Έργου, χωρίς τα δικαιώματα προαίρεσης, ανέρχεται στο ποσό των δύο εκατομμυρίων πεντακοσίων πενήντα εννέα χιλιάδων τετρακοσίων τριάντα τριών ευρώ και είκοσι λεπτών, ,20 (συμπεριλαμβανομένου ΦΠΑ). (Προϋπολογισμός χωρίς ΦΠΑ: ,00 - ΦΠΑ: ,20 ) - σύμφωνα με Β.5.1.1, έως του ποσού: ,91 (περιλαμβανομένου ΦΠΑ) ,20 (χωρίς ΦΠΑ) - επιπλέον φυσικό αντικείμενο του έργου, έως του ποσού: ,96 (περιλαμβανομένου ΦΠΑ) ,00 (χωρίς ΦΠΑ) Ο συνολικός προϋπολογισμός του Έργου, με τα δικαιώματα προαίρεσης, ανέρχεται στο ποσό των τεσσάρων εκατομμυρίων εννιακοσίων τριάντα εννέα χιλιάδων εφτακοσίων έξι ευρώ και επτά λεπτών ,07

2 Συνοπτικά στοιχεία Έργου ΧΡΗΜΑΤΟ ΟΤΗΣΗ ΕΡΓΟΥ ΜΕΓΙΣΤΟΣ ΧΡΟΝΟΣ ΥΛΟΠΟΙΗΣΗΣ ΙΑΡΚΕΙΑ ΕΡΓΟΥ Ημερομηνία αποστολής για δημοσίευση Ημερομηνία δημοσίευσης στον Ημερήσιο Τύπο Ημερομηνία ανάρτησης στο διαδίκτυο Ημερομηνία αποστολής για δημοσίευση συμπεριλαμβανομένου ΦΠΑ (προϋπολογισμός χωρίς ΦΠΑ: ,20 - ΦΠΑ (23 %): ,87 ). Το Έργο χρηματοδοτείται από το Περιφερειακό Επιχειρησιακό Πρόγραμμα «ΑΤΤΙΚΗ», στο πλαίσιο του ΕΣΠΑ και από Εθνικούς Πόρους. Οι δαπάνες του Έργου θα βαρύνουν το Πρόγραμμα ημοσίων Επενδύσεων (Π Ε), και συγκεκριμένα τους κωδικούς έργων: ΣΑΕ ΕΠ 0858 και Κωδικό Πράξης MIS εκατέσσερις (14) μήνες από την υπογραφή της Σύμβασης (υπό την αίρεση ισχύος των υπολοίπων σχετικών όρων της σύμβασης) Στην επίσημη εφημερίδα της Ε.Ε.: 01/05/2014 Στο Εθνικό Τυπογραφείο: 02/05/ /05/ /05/ /05/2014 Κεντρική Ένωση Επιμελητηρίων: 02/05/2014 Γενική Γραμματεία Βιομηχανίας: 02/05/2014 Στοιχεία Τεύχους ιαγωνισμού Αρ. πρωτ.: 3286/ ήμος Αθηναίων Ανώνυμη Αναπτυξιακή Εταιρεία Μηχανογράφησης και Επιχειρησιακών Μονάδων ΟΤΑ (.Α.Ε.Μ. Α.Ε.), Λιοσίων 22, ιάθεση Τεύχους ιαγωνισμού Αθήνα, 1ος όροφος, κα ήμητρα Τσακανίκα τηλ , Fax ευτέρα Παρασκευή Προθεσμία για υποβολή διευκρινίσεων 12/06/2014 Καταληκτική ημερομηνία και ώρα υποβολής 25/06/2014 ώρα: προσφορών Τόπος υποβολής προσφορών Ημερομηνία και ώρα αποσφράγισης προσφορών ήμος Αθηναίων Ανώνυμη Αναπτυξιακή Εταιρεία Μηχανογράφησης και Επιχειρησιακών Μονάδων ΟΤΑ (.Α.Ε.Μ. Α.Ε.), Λιοσίων 22, Αθήνα, 1ος όροφος 25/06/2014 ώρα: Προοίμιο: Όπως είναι γνωστό, οι διευκρινίσεις που δίδονται στο πλαίσιο της παρούσας διαδικασίας από την Αναθέτουσα Αρχή σε καμία περίπτωση δεν επιτρέπεται να τροποποιούν ουσιωδώς το περιεχόμενο και τους όρους της διακήρυξης. Στο συγκεκριμένο στάδιο, οι ερωτήσεις εκ μέρους των διαγωνιζομένων οφείλουν να αποσκοπούν στην αποσαφήνιση επιμέρους σημείων της διακήρυξης ή στην επισήμανση προφανών σφαλμάτων και αντιφάσεων, οι δε απαντήσεις της Αναθέτουσας Αρχής έχουν ως στόχο να διευκολύνουν τους διαγωνιζομένους να προετοιμάσουν την προσφορά τους. Άλλωστε η συγκεκριμένη διακήρυξη έχει διέλθει, μεταξύ άλλων, και το στάδιο της δημόσιας διαβούλευσης στην ιστοσελίδα της Αναθέτουσας ( από 28/01/2014 έως και 10/02/2014, κατά το οποίο μπορούσαν να διατυπωθούν παρατηρήσεις χωρίς κανένα περιορισμό, από οποιονδήποτε ενδιαφερόμενο. Σύμφωνα με τον όρο Β.1.8. της Προκήρυξης για το διαγωνισμό για το Έργο «Αρχειοθέτηση και Ψηφιοποίηση Φυσικού Αρχείου της η Αναθέτουσα Αρχή θα απαντήσει ταυτόχρονα και συγκεντρωτικά σε όλες τις διευκρινίσεις που θα ζητηθούν εντός του ανωτέρω διαστήματος, σε όλους όσους έχουν παραλάβει τη ιακήρυξη, το αργότερο δέκα (10) ημέρες πριν από την ημερομηνία που έχει οριστεί για την υποβολή των Προσφορών. Σε απάντηση των ιευκρινήσεων που ζητήθηκαν επί της ιακήρυξης του ως άνω διαγωνισμού παρατίθενται και διευκρινίζονται τα εξής

3 ΖΗΤΟΥΜΕΝΕΣ ΙΕΥΚΡΙΝΙΣΕΙΣ 1.- στους πίνακες συμμόρφωσης δεν υπάρχουν απαιτήσεις για τα microfilm scanner. Θα θέλαμε να μας ενημερώσετε αν υπάρχουν συγκεκριμένες απαιτήσεις για τα microfilm scanner και αν υπάρχουν κάποια ιδιαίτερα χαρακτηριστικά των microfilm που έχει η υπηρεσία σας που να προσδιορίζουν και τα χαρακτηριστικά του scanner ΑΠΑΝΤΗΣΕΙΣ Οι απαιτήσεις για τη ψηφιοποίηση αναφέρονται αναλυτικά στο άρθρο «Α.3.3. Υπηρεσίες Ψηφιοποίησης Τεκμηρίωσης - Αρχειοθέτησης». Είναι αυτονόητο ότι πρέπει να χρησιμοποιηθεί εξοπλισμός κατάλληλος να καλύπτει τις ως άνω απαιτήσεις. 2.- θα θέλαμε να μας ενημερώσετε αν υπάρχει εκτίμηση για τον φυσικό όγκο που απαιτείται για τη φύλαξη του αρχείου 3.- Θα θέλαμε να μας ενημερώσετε αν υπάρχει δυνατότητα επίσκεψης στις διευθύνσεις ώστε να δούμε το φυσικό αντικείμενο προς ψηφιοποίηση. 4.- Στην διακήρυξη του διαγωνισμού «Αρχειοθέτηση και Ψηφιοποίηση Φυσικού Αρχείου της Υπηρεσίας όμησης του ήμου Αθηναίων» και ειδικότερα στην παράγραφο Β αναφέρετε: 1.2.Περιγραφή των μέτρων ή/και τυχόν επαγγελματικών πιστοποιήσεων ποιότητας, που έχει λάβει ο Υποψήφιος Ανάδοχος για τη διασφάλιση της ποιότητας των παραπάνω, παρεχόμενων υπηρεσιών όσον αφορά στην ψηφιοποίηση (σάρωση, τεκμηρίωση), καθώς και αποθήκευση και διαχείριση φυσικών αρχείων. Ειδικότερα, ο Υποψήφιος Ανάδοχος απαιτείται να υποβάλλει τα ακόλουθα: Πιστοποιητικό ISO 27001:2005 ή αντίστοιχο για Εμπιστευτική Αποθήκευση και ιαχείριση Αρχείων (σε έντυπη και ηλεκτρονική μορφή). Πιστοποιητικό ISO Ο φυσικός όγκος που απαιτείται προκύπτει από το άρθρο «Α.3.1.Υλικό προς Καταλογογράφηση και Ψηφιοποίηση Τεκμηρίωση», όπου περιγράφεται αναλυτικά το αντικείμενο του υπό ανάθεση έργου και μπορεί να προκύψει εκτίμηση για το φυσικό όγκο που απαιτείται για τη φύλαξη του αρχείου. Άλλωστε στο ίδιο άρθρο διευκρινίζεται: «1) Ο εξοπλισμός και το λογισμικό που θα χρησιμοποιηθεί για τη σάρωση θα είναι κυριότητας του Αναδόχου και δεν αποτελεί παραδοτέο του έργου. 2) Για τον εξοπλισμό και το λογισμικό σάρωσης που θα χρησιμοποιηθεί, ο Ανάδοχος θα διαθέτει όλες τις απαιτούμενες νόμιμες άδειες, τις οποίες η Αναθέτουσα Αρχή δύναται να ελέγξει οποιαδήποτε στιγμή.» Στο άρθρο «Α.3.1.Υλικό προς Καταλογογράφηση και Ψηφιοποίηση Τεκμηρίωση», αναφέρεται οτι τα φυσικά αρχεία (σε έντυπη μορφή) της Υπηρεσίας όμησης του ήμου Αθηναίων τηρούνται σε δύο διαφορετικά σημεία (Σωκράτους 57, Αθηνάς 16). Για τυχόν επίσκεψη στα σημεία αυτά θα πρέπει να υπάρξει σχετική συννενόηση με την αρμόδια Υπηρεσία για την ημέρα και την ώρα επίσκεψης. Για το αρχείο στη Σωκράτου αρ. 57, κατόπιν ενημερώσεώς μας, οι ενδιαφερόμενοι μπορούν να το επισκέπτονται καθημερινά και κατά τις ώρες 9.00 π.μ π.μ. Οι ελάχιστες προϋποθέσεις συμμετοχής αναφέρονται στο άρθρο Β.2.5. της ιακήρυξης. Ειδικότερα, η ζητούμενη τεχνική ικανότητα που αναφέρεται στο άρθρο Β αποτελεί μία από τις ελάχιστες προϋπόθεσεις συμμετοχής, για την απόδειξη της οποίας και την κάλυψη της συγκεκριμένης προϋποθέσεως θα πρέπει να προσκομιστούν τα αναφερόμενα στο άρθρο πιστοποιητικά ή τα ισοδύναμά τους.

4 9001:2008. Πιστοποίηση ISO 14001:2008 Παρακαλούμε ενημερώστε μας εάν ισοδύναμη σχετική τεκμηρίωση αντί της πιστοποίησης ΙSO14001, θα μπορούσε να αποτελεί η περιγραφή των διαδικασιών που διαθέτει και των μέτρων που λαμβάνει, για την εξασφάλιση της ποιότητας των παρεχόμενων υπηρεσιών στη παροχή, μέσω μιας συστηματικής προσέγγισης της αναγνώρισης των επιπτώσεων των δραστηριοτήτων της στο περιβάλλον και έχοντας θέσει σκοπούς, στόχους και προγράμματα για την παρακολούθηση και μείωση των επιπτώσεων αυτών. 5.- Στα πλαίσια της καλύτερης αξιολόγησης του έργου, μπορούμε να επισκεφτούμε τους χώρους εγκατάστασης του εξοπλισμού (παράγραφος Α.3.6, σελίδα 33/151 της προκήρυξης) προκειμένου να καταθέσουμε τεκμηριωμένη προσφορά που θα αφορά την καλωδίωση/ολοκλήρωση του εξοπλισμού; 6.- Στην παράγραφο B.1.4.3, σελίδα 92/151 της προκήρυξης αναφέρετε: Όλα τα επί μέρους κριτήρια βαθμολογούνται αυτόνομα από 80 έως 120 βαθμούς. Η βαθμολογία των επί μέρους κριτηρίων: είναι 100 όταν καλύπτονται ακριβώς όλες οι υποχρεωτικές [απαράβατοι όροι] απαιτήσεις, αυξάνεται έως 110 όταν καλύπτονται εκτός από τις υποχρεωτικές [απαράβατοι όροι] και οι λοιπές απαιτήσεις της διακήρυξης, αυξάνεται έως 120 όταν καλύπτονται όλες οι απαιτήσεις της διακήρυξης, τόσο οι υποχρεωτικές [απαράβατοι όροι] όσο και οι λοιπές απαιτήσεις, και υπερκαλύπτονται κάποιες από αυτές. Μπορείτε να διευκρινίσετε αν η βαθμολογία είναι από 80 έως 120 βαθμούς ή η βαθμολογία είναι από 100 έως 120 βαθμούς; 7.- Στην παράγραφο Α.3.1, σελίδα 28/151 της προκήρυξης, αναφέρετε την ύπαρξη: αδειών που διατίθενται σε μορφή microfilm. Τα microfilm περιέχουν μόνο τα Στελέχη Αδείας (όπως αυτά βρίσκονται και στους δερματόδετους τόμους); Περιλαμβάνονται στα microfilm και άλλα έγγραφα (όπως δικαιολογητικά κ.α.); Στο άρθρο «Α.3.1.Υλικό προς Καταλογογράφηση και Ψηφιοποίηση Τεκμηρίωση», αναφέρεται οτι τα φυσικά αρχεία (σε έντυπη μορφή) της Υπηρεσίας όμησης του ήμου Αθηναίων τηρούνται σε δύο διαφορετικά σημεία (Σωκράτους 57, Αθηνάς 16). Για τυχόν επίσκεψη στα σημεία αυτά θα πρέπει να υπάρξει σχετική συννενόηση με την αρμόδια Υπηρεσία για την ημέρα και την ώρα επίσκεψης. Για το αρχείo στη Σωκράτου αρ. 57, κατόπιν ενημερώσεώς μας, οι ενδιαφερόμενοι μπορούν να το επισκέπτονται καθημερινά και κατά τις ώρες 9.00 π.μ π.μ. Η παρατήρηση γίνεται αποδεκτή. Πρόκειται για λάθος εκ παραδρομής. Ασφαλώς το εύρος της βαθμολογία είναι από 100 έως 120 βαθμούς. Έτσι, η πρώτη παράγραφος του αρ. Β στη σελίδα 92 διορθώνεται ως εξής: «... Όλα τα επί μέρους κριτήρια βαθμολογούνται αυτόνομα από 100 έως 120 βαθμούς...» Στην παράγραφο Α.3.1, σελίδα 28 αναφέρονται όλα τα απαραίτητα στοιχεία για το αντικείμενο του έργου. Έτσι αναφέρεται: «...Ειδικότερα, στο πλαίσιο του παρόντος έργου προβλέπεται: 1. Η καταλογογράφηση κάθε επιμέρους φακέλου που τηρείται στην Υπηρεσία όμησης ( φάκελοι). Η καταλογογράφηση αφορά την καταγραφή του περιεχομένου κάθε φακέλου και την εισαγωγή των δεδομένων αυτών σε Βάση εδομένων. 2. Η ψηφιοποίηση του Στελέχους Άδειας για κάθε επιμέρους άδεια. Το Στέλεχος της Άδειας

5 αποτελείται από 4 σελίδες Α4 οι οποίες είναι βιβλιοθετημένες σε δερματόδετους τόμους (1.400 τόμοι, 100 άδειες ανά τόμο). Οι τόμοι προβλέπεται να ψηφιοποιηθούν με ειδικό σαρωτή (book scanner) προκειμένου να διατηρηθούν. ανέρχεται στις σελίδες 3. Η ψηφιοποίηση για κάθε επιμέρους άδεια (συμπεριλαμβανομένων των αναθεωρήσεων) τεσσάρων (4) επιμέρους εγγράφων που περιέχονται στους φυσικούς φακέλους: o Τοπογραφικό ιάγραμμα (μεγέθους Α0) o ιάγραμμα Κάλυψης (μεγέθους Α0) o Έντυπο Αίτησης Οικοδομικής Άδειας (μεγέθους Α1) o Τεχνική Έκθεση (5 σελίδες μεγέθους Α4) ανέρχεται στις σελίδες. 4. Η ψηφιοποίηση του συνόλου των εγγράφων που περιέχονται στα microfilms. Ο αριθμός των αδειών ανέρχεται στις 1200 οι οποίες είναι αποθηκευμένες σε 100 μπομπίνες κάθε μια εκ των οποίων περιέχει 12 άδειες. 5. Η τεκμηρίωση κάθε επιμέρους άδειας μέσω της καταχώρησης των ακόλουθων μεταδεδομένων: o Αριθμός Αδειας o Χρονολογία Άδειας o Ονοματεπώνυμο Ιδιοκτήτη o ιεύθυνση Ακινήτου o Αναθεωρήσεις Άδειας Συνολικά προβλέπεται η τεκμηρίωση αδειών...» 8.- Στην παράγραφο Α.3.1, σελίδα 28/151 της προκήρυξης, αναφέρετε την ύπαρξη: αδειών που διατίθενται σε μορφή microfilm. Πόσα mm είναι τα microfilm; Υπάρχουν microfilm που δεν είναι σε μπομπίνες; Αν ναι, σε ποια μορφή είναι; Στην παράγραφο Α.3.1, σελίδα 28 αναφέρονται όλα τα απαραίτητα στοιχεία για το αντικείμενο του έργου. Έτσι ειδικότερα αναφέρεται: 4. Η ψηφιοποίηση του συνόλου των εγγράφων που περιέχονται στα microfilms. Ο αριθμός των αδειών ανέρχεται στις 1200 οι οποίες είναι αποθηκευμένες σε 100 μπομπίνες κάθε μια εκ των οποίων περιέχει 12 άδειες.»

6 9.- Στην παράγραφο Α.3.1, σελίδα 28/151 της προκήρυξης, αναφέρετε : Στην παρούσα φάση τα φυσικά αρχεία (σε έντυπη μορφή) της Υπηρεσίας όμησης του ήμου Αθηναίων τηρούνται σε δύο διαφορετικά σημεία (Σωκράτους 57, Αθηνάς 16). Στα σημεία αυτά, για κάθε επιμέρους άδεια τηρείται ξεχωριστός (ένας ή περισσότεροι) φυσικός φάκελος ο οποίος περιλαμβάνει όλα τα αρχικά απαραίτητα δικαιολογητικά έκδοσης της άδειας, σχέδια, μελέτες, υπεύθυνες δηλώσεις, τροποποιήσεις κ.λπ.. Το μεγαλύτερο μέρος των στελεχών αδειών είναι βιβλιοδετημένα σε δερματόδετους τόμους και φυλάσσονται (σε ξεχωριστό μέρος από τους φακέλους) στο κτίριο της Υπηρεσίας όμησης που βρίσκεται στην οδό Σωκράτους. Θα μπορούσατε να μας δώσετε την αναλογία (ποσοστό) των φυσικών αρχείων στα δύο σημεία της Υπηρεσίας όμησης του ήμου Αθηναίων (Σωκράτους 57, Αθηνάς 16) ανά κατηγορία (φάκελοι και βιβλιοδετημένοι τόμοι με άδειες); Μπορούμε να επισκεφτούμε τους χώρους τήρησης του αρχείου; 10.- Στην παράγραφο Α.3.2, σελίδα 29/151 της προκήρυξης, αναφέρετε : Ακολούθως, θα πραγματοποιηθεί η καταλογογράφηση κάθε επιμέρους φακέλου, βάσει λίστας περιεχομένων (check list) που θα διατεθεί από την Αναθέτουσα Αρχή. Θα μπορούσατε να μας προσδιορίσατε τους διαφορετικούς τύπους εγγράφων που απαρτίζουν την λίστα περιεχομένου (check list); Κατόπιν διευκρίνισης από την αρμόδια υπηρεσία, το αρχείο στη Σωκράτους είναι και το πιο σημαντικό. Για τυχόν επίσκεψη στα σημεία αυτά θα πρέπει να υπάρξει σχετική συννενόηση με την αρμόδια Υπηρεσία για την ημέρα και την ώρα επίσκεψης. Για το αρχείo στη Σωκράτους αρ. 57, κατόπιν ενημερώσεώς μας, οι ενδιαφερόμενοι μπορούν να το επισκέπτονται καθημερινά και κατά τις ώρες 9.00 π.μ π.μ. Στο άρθρο Α.3.2. περιγράφεται: «...Ειδικότερα, κάθε επιμέρους φάκελος θα ανοίγεται και θα συμπληρώνεται η σχετική λίστα με το είδος των εγγράφων που περιέχονται σε αυτόν. Τα μεταδεδομένα της λίστας θα εισάγονται σε Βάση εδομένων του Αναδόχου. Επισημαίνεται ότι τα αποτελέσματα της καταλογογράφησης θα πρέπει να δίνουν τη δυνατότητα εντοπισμού των διαθέσιμων εγγράφων σε επίπεδο αδείας αλλά και σε επίπεδο επιμέρους φακέλου.» Ενώ στην παράγραφο Α.3.1, σελίδα 28 αναφέρονται όλα τα απαραίτητα στοιχεία για το αντικείμενο του έργου. Έτσι αναφέρεται: «...Ειδικότερα, στο πλαίσιο του παρόντος έργου προβλέπεται: 1. Η καταλογογράφηση κάθε επιμέρους φακέλου που τηρείται στην Υπηρεσία όμησης ( φάκελοι). Η καταλογογράφηση αφορά την καταγραφή του περιεχομένου κάθε φακέλου και την εισαγωγή των δεδομένων αυτών σε Βάση εδομένων. 2. Η ψηφιοποίηση του Στελέχους Άδειας για κάθε επιμέρους άδεια. Το Στέλεχος της Άδειας αποτελείται από 4 σελίδες Α4 οι οποίες είναι βιβλιοθετημένες σε δερματόδετους τόμους (1.400 τόμοι, 100 άδειες ανά τόμο). Οι τόμοι προβλέπεται να ψηφιοποιηθούν με ειδικό σαρωτή (book scanner) προκειμένου να διατηρηθούν. ανέρχεται στις σελίδες 3. Η ψηφιοποίηση για κάθε επιμέρους άδεια (συμπεριλαμβανομένων των

7 αναθεωρήσεων) τεσσάρων (4) επιμέρους εγγράφων που περιέχονται στους φυσικούς φακέλους: o Τοπογραφικό ιάγραμμα (μεγέθους Α0) o ιάγραμμα Κάλυψης (μεγέθους Α0) o Έντυπο Αίτησης Οικοδομικής Άδειας (μεγέθους Α1) o Τεχνική Έκθεση (5 σελίδες μεγέθους Α4) ανέρχεται στις σελίδες. 4. Η ψηφιοποίηση του συνόλου των εγγράφων που περιέχονται στα microfilms. Ο αριθμός των αδειών ανέρχεται στις 1200 οι οποίες είναι αποθηκευμένες σε 100 μπομπίνες κάθε μια εκ των οποίων περιέχει 12 άδειες. 5. Η τεκμηρίωση κάθε επιμέρους άδειας μέσω της καταχώρησης των ακόλουθων μεταδεδομένων: o Αριθμός Αδειας o Χρονολογία Άδειας o Ονοματεπώνυμο Ιδιοκτήτη o ιεύθυνση Ακινήτου o Αναθεωρήσεις Άδειας Συνολικά προβλέπεται η τεκμηρίωση αδειών...» 11.- Στην παράγραφο B.2.5, πίνακας 1.2, σελίδα 78/151 της προκήρυξης, αναφέρετε: Ειδικότερα, ο Υποψήφιος Ανάδοχος απαιτείται να υποβάλλει τα ακόλουθα: - Πιστοποιητικό ISO 27001:2005 ή αντίστοιχο για Εμπιστευτική Αποθήκευση και ιαχείριση Αρχείων (σε έντυπη και ηλεκτρονική μορφή). Οι ελάχιστες προϋποθέσεις συμμετοχής αναφέρονται στο άρθρο Β.2.5. της ιακήρυξης. Ειδικότερα, η ζητούμενη τεχνική ικανότητα που αναφέρεται στο άρθρο Β αποτελεί μία από τις ελάχιστες προϋπόθεσεις συμμετοχής, για την απόδειξη της οποίας και την κάλυψη της συγκεκριμένης προϋποθέσεως θα πρέπει να προσκομιστούν τα αναφερόμενα στο άρθρο πιστοποιητικά ή τα ισοδύναμά τους. Παρακαλούμε όπως μας επιβεβαιώσετε αν το πιστοποιητικό ISO απαιτείται να αφορά την εμπιστευτική Αποθήκευση και ιαχείριση Αρχείων (σε έντυπη και ηλεκτρονική μορφή), όπως ακριβώς απαιτείται και για αντίστοιχο πιστοποιητικό.

8 12.- Στην παράγραφο B.2.5, πίνακας 1.4, σελίδα 79/151 της προκήρυξης, αναφέρετε: Σε περίπτωση που ο Υποψήφιος Ανάδοχος προτίθεται να αναθέσει υπεργολαβικά σε τρίτους την υλοποίηση τμήματος του υπό ανάθεση Έργου, τότε θα πρέπει να καταθέσει συμπληρωμένο τον παρακάτω πίνακα καθώς και τις σχετικές δηλώσεις συνεργασίας. Οι δηλώσεις συνεργασίας πρέπει να είναι υπεύθυνες δηλώσεις; Αν ναι, πρέπει αυτές οι υπεύθυνες δηλώσεις να είναι θεωρημένες για το γνήσιο της υπογραφής; Ναι, θα πρέπει να είναι Υπεύθυνες ηλώσεις: Σύμφωνα δε με το άρθρο Β.2.2. ορίζεται: 5. Όπου ζητείται Υπεύθυνη ήλωση ως δικαιολογητικό, αυτή πρέπει να φέρει ημερομηνία εντός των τελευταίων τριάντα ημερολογιακών ημερών προ της καταληκτικής ημέρας υποβολής των προσφορών και δεν απαιτείται βεβαίωση του γνησίου της υπογραφής από αρμόδια διοικητική αρχή ή τα ΚΕΠ Στην παράγραφο B.2.5, πίνακας 3.3, σελίδα 81/151 της προκήρυξης, αναφέρετε: Ο Υποψήφιος Ανάδοχος, συμπληρωματικά με τον ανωτέρω Πίνακα, θα πρέπει να καταθέσει δηλώσεις συνεργασίας των εξωτερικών συνεργατών. Οι δηλώσεις συνεργασίας πρέπει να είναι υπεύθυνες δηλώσεις; Αν ναι, πρέπει αυτές οι υπεύθυνες δηλώσεις να είναι θεωρημένες για το γνήσιο της υπογραφής; Ναι, θα πρέπει να είναι Υπεύθυνες ηλώσεις: Σύμφωνα δε με το άρθρο Β.2.2. ορίζεται: 5. Όπου ζητείται Υπεύθυνη ήλωση ως δικαιολογητικό, αυτή πρέπει να φέρει ημερομηνία εντός των τελευταίων τριάντα ημερολογιακών ημερών προ της καταληκτικής ημέρας υποβολής των προσφορών και δεν απαιτείται βεβαίωση του γνησίου της υπογραφής από αρμόδια διοικητική αρχή ή τα ΚΕΠ Ειναι εφικτή η αυτοψία των χώρων φύλαξης των φυσικών φακέλων, των οικοδομικών αδειών και των μικροφίλμ? Εαν όχι παρακαλούμε να περιγραφούν αναλυτικά οι χώροι για να προσδιοριστεί κατάλληλα η μεθοδολογία ασφαλούς μεταφοράς τους Είναι εφικτή η αυτοψία των χώρων με σκοπό την καταγραφή δεδομένων αναφορικά με τις απαιτούμενες υπηρεσίες καλωδίωσης. Στο άρθρο «Α.3.1.Υλικό προς Καταλογογράφηση και Ψηφιοποίηση Τεκμηρίωση», αναφέρεται οτι τα φυσικά αρχεία (σε έντυπη μορφή) της Υπηρεσίας όμησης του ήμου Αθηναίων τηρούνται σε δύο διαφορετικά σημεία (Σωκράτους 57, Αθηνάς 16). Για τυχόν επίσκεψη στα σημεία αυτά θα πρέπει να υπάρξει σχετική συννενόηση με την αρμόδια Υπηρεσία για την ημέρα και την ώρα επίσκεψης. Για το αρχεί στη Σωκράτου αρ. 57, κατόπιν ενημερώσεώς μας, οι ενδιαφερόμενοι μπορούν να το επισκέπτονται καθημερινά και κατά τις ώρες 9.00 π.μ π.μ. Για τυχόν επίσκεψη στα σημεία αυτά θα πρέπει να υπάρξει σχετική συννενόηση με την αρμόδια Υπηρεσία για την ημέρα και την ώρα επίσκεψης. Για το αρχεί στη Σωκράτου αρ. 57, κατόπιν ενημερώσεώς μας, οι ενδιαφερόμενοι μπορούν να το επισκέπτονται καθημερινά και κατά τις ώρες 9.00 π.μ π.μ.

9 16.- ΠΑΡΑΓΡΑΦΟΣ Α.3.2 1)Παρακαλούμε να διευκρινιστεί ο μέσος όρος των σχεδίων και του έντυπου υλικού που υπάρχουν σε κάθε φυσικό φάκελο και για κάθε οικοδομική άδεια βάση των στατιστικών της υπηρεσίας. 2) Με δεδομένο οτι η καταλογογράφηση θα διατεθεί βάσει λίστας περιεχομένων check list που θα διατεθεί απο την Αναθέτουσα Αρχη θα πρέπει να οριστει από την Αναθέτουσα Αρχη το περιεχόμενο της λίστας ΠΡΟ ΤΗΣ ΥΠΟΒΟΛΗΣ ΤΩΝ ΠΡΟΣΦΟΡΩΝ δεδομένου οτι αυτο έχει άμεση σχέση με την ανθρωποπροσπάθεια που θα απαιτηθει και το σχετικό κόστος των απαιτητών υπηρεσιών. Η απάντηση είναι κρίσιμη αφού αναφέρεται και στο Παραδοτέο Π.3 (Α.4.3) 3) Αναφορικά με τα σημεία φύλαξης των φυσικών φακέλων, των οικοδομικών αδειών και των μικροφιλμ παρακαλούμε να διευκρινιστεί εαν υπάρχει η κατάλληλη υποδομή (επαρκής χώρος, γραφεία κτλ) που απαιτείται για τις υπηρεσίε καταλογογράφησης. Επαρκής χώρος εργασίας θεωρείται χώρος συνολικού εμβαδού τουλάχιστον 90 τμ. 4) Εαν δεν υπάρχει η κατάλληλη υποδομη, η καταλογογράφηση θα μπορουσε να ολοκληρωθεί στους χώρους του Αναδόχου? 5) Να προσδιοριστει το ωράριο εργάσιας στους χώρους της Αναθέτουσας αρχής Στην παράγραφο Α.3.1, σελίδα 28 αναφέρονται όλα τα απαραίτητα στοιχεία για το αντικείμενο του έργου. Έτσι αναφέρεται: «...Ειδικότερα, στο πλαίσιο του παρόντος έργου προβλέπεται: 1. Η καταλογογράφηση κάθε επιμέρους φακέλου που τηρείται στην Υπηρεσία όμησης ( φάκελοι). Η καταλογογράφηση αφορά την καταγραφή του περιεχομένου κάθε φακέλου και την εισαγωγή των δεδομένων αυτών σε Βάση εδομένων. 2. Η ψηφιοποίηση του Στελέχους Άδειας για κάθε επιμέρους άδεια. Το Στέλεχος της Άδειας αποτελείται από 4 σελίδες Α4 οι οποίες είναι βιβλιοθετημένες σε δερματόδετους τόμους (1.400 τόμοι, 100 άδειες ανά τόμο). Οι τόμοι προβλέπεται να ψηφιοποιηθούν με ειδικό σαρωτή (book scanner) προκειμένου να διατηρηθούν. ανέρχεται στις σελίδες 3. Η ψηφιοποίηση για κάθε επιμέρους άδεια (συμπεριλαμβανομένων των αναθεωρήσεων) τεσσάρων (4) επιμέρους εγγράφων που περιέχονται στους φυσικούς φακέλους: o Τοπογραφικό ιάγραμμα (μεγέθους Α0) o ιάγραμμα Κάλυψης (μεγέθους Α0) o Έντυπο Αίτησης Οικοδομικής Άδειας (μεγέθους Α1) o Τεχνική Έκθεση (5 σελίδες μεγέθους Α4) ανέρχεται στις σελίδες. 4. Η ψηφιοποίηση του συνόλου των εγγράφων που περιέχονται στα microfilms. Ο αριθμός των αδειών ανέρχεται στις 1200 οι οποίες είναι αποθηκευμένες σε 100 μπομπίνες κάθε μια εκ των οποίων περιέχει 12 άδειες. 5. Η τεκμηρίωση κάθε επιμέρους άδειας μέσω της καταχώρησης των ακόλουθων μεταδεδομένων: o Αριθμός Αδειας o Χρονολογία Άδειας o Ονοματεπώνυμο Ιδιοκτήτη o ιεύθυνση Ακινήτου o Αναθεωρήσεις Άδειας Συνολικά προβλέπεται η τεκμηρίωση αδειών...» 2) Στο άρθρο Α.3.2. περιγράφεται: «...Ειδικότερα, κάθε

10 επιμέρους φάκελος θα ανοίγεται και θα συμπληρώνεται η σχετική λίστα με το είδος των εγγράφων που περιέχονται σε αυτόν. Τα μεταδεδομένα της λίστας θα εισάγονται σε Βάση εδομένων του Αναδόχου. Επισημαίνεται ότι τα αποτελέσματα της καταλογογράφησης θα πρέπει να δίνουν τη δυνατότητα εντοπισμού των διαθέσιμων εγγράφων σε επίπεδο αδείας αλλά και σε επίπεδο επιμέρους φακέλου.». 3) Υπάρχει δυνατότητα επίσκεψης στους χώρους, όπως έχει δοθεί σε ανωτέρω διευκρινίσεις. 4) Ισχύει η παρ. Α.3.2 της προκήρυξης 5) Το ωράριο λειτουργίας της Αρμόδιας Υπηρεσίας είναι ευτ-παρ ΠΑΡΑΓΡΑΦΟΣ Α )Είναι απαιτητό να μας γνωρίσετε τον διαθέσιμο αποθηκευτικό χώρο (σε TB) τεχνικά χαρακτηριστικά του αφου η παράδοση των ηλεκτρονικών αρχείων στα format που προβλέπονται και ο συνολικός όγκος των παραδοτέων ΑΠΑΙΤΟΥΝ υποδομές πολλών TB απο την Αναθέτουσα. 2) Να προσδιοριστεί το μέσο παράδοσης (hdd κτλ) των ηλεκτρονικών αρχείων απο τον Ανάδοχο στην Αναθέτουσα Αρχη ΠΑΡΑΓΡΑΦΟΣ Α ιευκρινίστε τι θα συμβεί εφόσον ο συγκεκριμένος αριθμός των αιτημάτων υπερβαίνει συχνά την πρόβλεψη της παραγράφου Α Σύμφωνα με το άρθρο Α.3.3.: «Η αποθήκευση και τήρηση του ψηφιακού υλικού που προκύπτει από την ανωτέρω περιγραφόμενη διαδικασία ψηφιοποίησηςτεκμηρίωσης θα πραγματοποιηθεί σε υποδομές του Αναδόχου. Ο Υποψήφιος Ανάδοχος οφείλει να περιγράψει στην προσφορά του τις υποδομές που θα διαθέσει στο πλαίσιο υλοποίησης του έργου για την κάλυψη των αναγκών φύλαξης και διαχείρισης του παραγόμενου ψηφιακού υλικού. Με την ολοκλήρωση της διαδικασίας Ψηφιοποίησης Τεκμηρίωσης, το φυσικό αρχείο θα αρχειοθετηθεί στο χώρο Αποθήκευσης που θα διατεθεί από τον Ανάδοχο με τέτοιο τρόπο ώστε να είναι εφικτός ο άμεσος εντοπισμός και η ανάκληση του. Ο υποψήφιος Ανάδοχος θα πρέπει να παρουσιάσει αναλυτικά στην τεχνική προσφορά του το σύστημα / μεθοδολογία που θα εφαρμόσει σχετικά με τη φυσική φύλαξη του αρχείου (π.χ. φύλαξη βάσει αριθμού αδείας κ.λπ.).» Σύμφωνα με το άρθρο Α : «Σε περίπτωση που για κάποιες ημέρες ο αριθμός των αιτημάτων για ανάκληση/μεταφορά/ψηφιοποίηση τεκμηρίωση υπερβαίνει τους αντίστοιχους προβλεπόμενους στην παράγραφο Α τότε οι σχετικοί χρόνοι εξυπηρέτησης για τα επιπλέον αιτήματα ξεκινούν να υπολογίζονται από την επόμενη εργάσιμη ημέρα στις 07:00. Στις συγκεκριμένες περιπτώσεις η προτεραιότητα των αιτημάτων θα καθορίζεται από την Αναθέτουσα Αρχή.» 19.- ΠΑΡΑΓΡΑΦΟΣ Α.3.5 Να προσδιοριστούν οι διεπαφές που θα πρέπει να θέτει η Εφαρμογή ιαχείρισης Φυσικού Αρχείου (Record Management) και Ηλεκτρονικού Αρχείου (Document Management) για να προσδιοριστεί το σχετικό κόστος. Οι απαιτήσεις που απαιτούνται περιγράφονται αναλυτικά στο άρθρο Α.3.5.Εφαρμογή ιαχείρισης Φυσικού Αρχείου (Record Management) και Ηλεκτρονικού Αρχείου (Document Management)

11 20- Στα πλαίσια του ενδιαφέροντος μας για την υποβολή προσφοράς για το παραπάνω διαγωνισμό, παρακαλούμε γνωστοποιήστε μας ημερομηνίες και ώρες στις οποίες μπορούμε να επισκεφτούμε τα Γραφεία σας προκειμένου να δούμε και να λάβουμε γνώση για το προς ψηφιοποίηση υλικό (Φάκελλοι, Άδειες όμησης, microfilms). 21- Στην παράγραφο Α.3.1 της διακήρυξης αναφέρεται ότι: «Η καταλογογράφηση αφορά την καταγραφή του περιεχομένου κάθε φακέλου και την εισαγωγή των δεδομένων αυτών σε Βάση εδομένων». Επίσης, στην παράγραφο Α.3.2 αναφέρεται ότι: «Ακολούθως, θα πραγματοποιηθεί η καταλογογράφηση κάθε επιμέρους φακέλου, βάσει λίστας περιεχομένων (check-list) που θα διατεθεί από την Αναθέτουσα Αρχή». Προκειμένου να γίνει ορθή και ρεαλιστική κοστολόγηση του έργου: Παρακαλούμε προσδιορίστε ποιος είναι ο μέσος όρος των εγγράφων που υπάρχουν σε κάθε φάκελο. Παρακαλούμε επιβεβαιώστε ότι για την καταλογογράφηση των φακέλων δεν θα απαιτηθεί εκ μέρους του αναδόχου ουδεμία εργασία data-entry και ότι όλη η διαδικασία θα ολοκληρωθεί μόνο με την χρήση της check-list Παρακαλούμε διευκρινίστε πόσα θα είναι τα πεδία της check-list. Παρακαλούμε υποδείξτε ποια θα είναι η ορθή διαδικασία συμπλήρωσης της checklist σε περίπτωση που εντός του φακέλου υπάρχουν περισσότερα από ένα έγγραφα της ίδιας κατηγορίας (π.χ. δύο ή περισσότερα τοπογραφικά διαγράμματα). Σε αυτή την περίπτωση δηλαδή αρκεί το τσεκάρισμα του αντίστοιχου πεδίου ή θα πρέπει να αποτυπώνεται και ο αριθμός των εγγράφων που εμπίμπτουν στο ίδιο πεδίο; Στο άρθρο «Α.3.1.Υλικό προς Καταλογογράφηση και Ψηφιοποίηση Τεκμηρίωση», αναφέρεται οτι τα φυσικά αρχεία (σε έντυπη μορφή) της Υπηρεσίας όμησης του ήμου Αθηναίων τηρούνται σε δύο διαφορετικά σημεία (Σωκράτους 57, Αθηνάς 16). Για τυχόν επίσκεψη στα σημεία αυτά θα πρέπει να υπάρξει σχετική συννενόηση με την αρμόδια Υπηρεσία για την ημέρα και την ώρα επίσκεψης. Για το αρχείo στη Σωκράτου αρ. 57, κατόπιν ενημερώσεώς μας, οι ενδιαφερόμενοι μπορούν να το επισκέπτονται καθημερινά και κατά τις ώρες 9.00 π.μ π.μ. Στην παράγραφο Α.3.1, σελίδα 28 αναφέρονται όλα τα απαραίτητα στοιχεία για το αντικείμενο του έργου. Έτσι αναφέρεται: «...Ειδικότερα, στο πλαίσιο του παρόντος έργου προβλέπεται: 1. Η καταλογογράφηση κάθε επιμέρους φακέλου που τηρείται στην Υπηρεσία όμησης ( φάκελοι). Η καταλογογράφηση αφορά την καταγραφή του περιεχομένου κάθε φακέλου και την εισαγωγή των δεδομένων αυτών σε Βάση εδομένων. 2. Η ψηφιοποίηση του Στελέχους Άδειας για κάθε επιμέρους άδεια. Το Στέλεχος της Άδειας αποτελείται από 4 σελίδες Α4 οι οποίες είναι βιβλιοθετημένες σε δερματόδετους τόμους (1.400 τόμοι, 100 άδειες ανά τόμο). Οι τόμοι προβλέπεται να ψηφιοποιηθούν με ειδικό σαρωτή (book scanner) προκειμένου να διατηρηθούν. ανέρχεται στις σελίδες 3. Η ψηφιοποίηση για κάθε επιμέρους άδεια (συμπεριλαμβανομένων των αναθεωρήσεων) τεσσάρων (4) επιμέρους εγγράφων που περιέχονται στους φυσικούς φακέλους: o Τοπογραφικό ιάγραμμα (μεγέθους Α0) o ιάγραμμα Κάλυψης (μεγέθους Α0) o Έντυπο Αίτησης Οικοδομικής Άδειας (μεγέθους Α1) o Τεχνική Έκθεση (5 σελίδες μεγέθους Α4) ανέρχεται στις σελίδες. 4. Η ψηφιοποίηση του συνόλου των εγγράφων που περιέχονται στα microfilms. Ο αριθμός των αδειών ανέρχεται στις 1200 οι οποίες είναι αποθηκευμένες σε 100 μπομπίνες κάθε μια εκ των οποίων περιέχει 12 άδειες. 5. Η τεκμηρίωση κάθε επιμέρους άδειας μέσω της καταχώρησης των ακόλουθων μεταδεδομένων:

12 o Αριθμός Αδειας o Χρονολογία Άδειας o Ονοματεπώνυμο Ιδιοκτήτη o ιεύθυνση Ακινήτου o Αναθεωρήσεις Άδειας Συνολικά προβλέπεται η τεκμηρίωση αδειών...» Περαιτερω, στο άρθρο Α.3.2. περιγράφεται: «...Ειδικότερα, κάθε επιμέρους φάκελος θα ανοίγεται και θα συμπληρώνεται η σχετική λίστα με το είδος των εγγράφων που περιέχονται σε αυτόν. Τα μεταδεδομένα της λίστας θα εισάγονται σε Βάση εδομένων του Αναδόχου. Επισημαίνεται ότι τα αποτελέσματα της καταλογογράφησης θα πρέπει να δίνουν τη δυνατότητα εντοπισμού των διαθέσιμων εγγράφων σε επίπεδο αδείας αλλά και σε επίπεδο επιμέρους φακέλου.». 22- Στην παράγραφο Α.3.2 της διακήρυξης αναφέρεται ότι: «Ακολούθως θα εισάγεται σε βάση δεδομένων του αναδόχου, ο αριθμός των αδειών που περιέχει κάθε μπομπίνα microfilm». Παρακαλούμε επιβεβαιώστε ότι ο τρόπος καταγραφής των μπομπίνων microfilms θα είναι ίδιος με τις βιβλιοδετημένες άδειες, δηλαδή το εύρος των αδειών που περιέχεται σε κάθε μπομπίνα microfilm. Επίσης προσδιορίστε τον τύπο και τις διαστάσεις των μπομπίνων microfilm 23.- Στην παράγραφο Α.3.2 της διακήρυξης αναφέρεται ότι: «Πρόκειται για φακέλους (στην πλειοψηφία τους πανόδετους) το μέσο πλάτος των οποίων υπολογίζεται στα 10cm». Παρακαλούμε προσδιορίστε τις υπόλοιπες διαστάσεις των φακέλων, δηλαδή Μήκος και Ύψος. Ομοίως ως άνω. Οι φάκελοι περιέχουν σελίδες Α Στην παράγραφο Β.2.5 της διακήρυξης ζητείται να υποβληθεί Πιστοποίηση ISO 14001:2008. Παρακαλούμε επιβεβαιώστε ότι ζητείται ISO 14001:2004, καθώς ISO 14001:2008 δεν υπάρχει. Η παρατήρηση γίνεται αποδεκτή, καθώς πρόκειται για προφανές λάθος εκ παραδρομής. Το Πιστοποιητικό που ζητείται είναι το ISO 14001:2004. Έτσι το άρθρο Β διορθώνεται ως έξής: «. Πιστοποίηση ISO 14001:2004.» 25.- Στον Πίνακα Συμμόρφωσης C αναφέρεται ότι: «Ο Ανάδοχος αναλαμβάνει την παράδοση και εγκατάσταση του συνόλου του περιφερειακού εξοπλισμού στους χώρους της Υπηρεσίας όμησης». Επίσης, ο πίνακας C ζητάει την παροχή δομημένης καλωδίωσης «στο χώρο της Υπηρεσίας όμησης». εδομένου ότι στην παράγραφο Α.3.1 αναφέρονται δύο διαφορετικά σημεία για την Υπηρεσία όμησης, παρακαλούμε διευκρινίστε σε ποιο από τα δύο σημεία θα παραδοθεί ο εξοπλισμός και θα υλοποιηθούν οι εργασίες δομημένης καλωδίωσης. Ο τόπος είναι η Υπηρεσία όμησης του ήμου Αθηναίων, που εδρεύει στην οδό Σωκράτου αρ. 57.

13 26.- Σε συνέχεια του ανωτέρω και αναφορικά με την απαίτηση του Πίνακα C για Τηλεπικοινωνιακή Σύνδεση παρακαλούμε επιβεβαιώστε ότι στα πλαίσια του έργου θα πρέπει να παρασχεθούν από τον Ανάδοχο συνολικά 2 γραμμές κι όχι 2 γραμμές ανά σημείο. Επίσης, διευκρινίστε ποιο από τα δύο σημεία θα πρέπει να συνδεθεί στο internet μέσω των προσφερόμενων γραμμών. Θα πρέπει να παρασχεθούν από τον Ανάδοχο 2 γραμμές συνολικά, αφού πρόκειται για ένα σημείο Αναφορικά με τα πιστοποιητικά και λοιπά έγγραφα (π.χ. πρωτόκολλο παραλαβής) που ζητείται να υποβληθούν παρακαλούμε επιβεβαιώστε ότι αρκεί η υποβολή απλών φωτοαντιγράφων και όχι επικυρωμένων αντιγράφων, σύμφωνα με το άρθρο 1 του Νόμου 4250/2014 (ΦΕΚ Α 74/ ). 28- εδομένου ότι οι υπηρεσίες της παραγράφου Α (μεταφορά του αρχείου σε χώρο που θα υποδειχθεί από τον Κύριο του Έργου και αντιγραφή του ψηφιακού υλικού σε αποθηκευτικά ηλεκτρονικά μέσα) θα προσφερθούν άπαξ (όπως αναφέρεται και στην παράγραφο Β της διακήρυξης), παρακαλούμε επιβεβαιώστε ότι ο Πίνακας C.4.4 της Οικονομικής Προσφοράς πρέπει να συμπληρωθεί ως ακολούθως: 29- ΑΝΤΙΚΕΙΜΕΝΟ ΚΑΙ ΠΡΟ ΙΑΓΡΑΦΕΣ ΕΡΓΟΥ Σελ 29 Να προσδιοριστεί το format (16/35 χιλιοστών) και τα λοιπά τεχνικά χαρακτηριστικά των 100 μπομπίνων μικροφίλμ. Να προσδιοριστεί το ποσοστό σμίκρυνσης των περιεχομένων εγγράφων και σχεδίων στις μπομπίνες. 30- Να προσδιοριστεί επακριβώς η λίστα περιεχομένων των προς καταλογογράφηση επιμέρους φακέλων/αδειών. Το νομικό και θεσμικό πλαίσιο του ιαγωνισμού περιγράφεται αναλυτικά στο άρθρο Β.1.4. Ο πίνακας C.4.4 πρέπει να συμπληρωθεί υποχρεωτικά. Στην παράγραφο Α.3.1, σελίδα 28 αναφέρονται όλα τα απαραίτητα στοιχεία για το αντικείμενο του έργου. Έτσι ειδικότερα αναφέρεται: Η ψηφιοποίηση του συνόλου των εγγράφων που περιέχονται στα microfilms. Ο αριθμός των αδειών ανέρχεται στις 1200 οι οποίες είναι αποθηκευμένες σε 100 μπομπίνες κάθε μια εκ των οποίων περιέχει 12 άδειες.» Στην παράγραφο Α.3.1, σελίδα 28 αναφέρονται όλα τα απαραίτητα στοιχεία για το αντικείμενο του έργου. Έτσι αναφέρεται: «...Ειδικότερα, στο πλαίσιο του παρόντος έργου προβλέπεται: 6. Η καταλογογράφηση κάθε επιμέρους φακέλου που τηρείται στην Υπηρεσία όμησης ( φάκελοι). Η καταλογογράφηση αφορά την καταγραφή του περιεχομένου κάθε φακέλου και την εισαγωγή των δεδομένων αυτών σε Βάση εδομένων. 7. Η ψηφιοποίηση του Στελέχους Άδειας για κάθε επιμέρους άδεια. Το Στέλεχος της Άδειας αποτελείται από 4 σελίδες Α4 οι οποίες είναι βιβλιοθετημένες σε δερματόδετους τόμους (1.400 τόμοι, 100 άδειες ανά τόμο). Οι τόμοι προβλέπεται να ψηφιοποιηθούν με ειδικό σαρωτή (book scanner) προκειμένου να διατηρηθούν. ανέρχεται στις σελίδες 8. Η ψηφιοποίηση για κάθε επιμέρους άδεια

14 (συμπεριλαμβανομένων των αναθεωρήσεων) τεσσάρων (4) επιμέρους εγγράφων που περιέχονται στους φυσικούς φακέλους: o Τοπογραφικό ιάγραμμα (μεγέθους Α0) o ιάγραμμα Κάλυψης (μεγέθους Α0) o Έντυπο Αίτησης Οικοδομικής Άδειας (μεγέθους Α1) o Τεχνική Έκθεση (5 σελίδες μεγέθους Α4) ανέρχεται στις σελίδες. 9. Η ψηφιοποίηση του συνόλου των εγγράφων που περιέχονται στα microfilms. Ο αριθμός των αδειών ανέρχεται στις 1200 οι οποίες είναι αποθηκευμένες σε 100 μπομπίνες κάθε μια εκ των οποίων περιέχει 12 άδειες. 10. Η τεκμηρίωση κάθε επιμέρους άδειας μέσω της καταχώρησης των ακόλουθων μεταδεδομένων: o Αριθμός Αδειας o Χρονολογία Άδειας o Ονοματεπώνυμο Ιδιοκτήτη o ιεύθυνση Ακινήτου o Αναθεωρήσεις Άδειας Συνολικά προβλέπεται η τεκμηρίωση αδειών...» 31- Να προσδιοριστεί η χρονική διάρκεια του έργου για την κάλυψη του τηλεπικοινωνιακού κόστους. Το χρονοδιάγραμμα του έργου προβλέπεται αναλυτικά στο άρθρο Α.4. Επίσης σύμφωαν με τα οριζόμενα στο άρθρο Α.3.6.: «Επιπρόσθετα, ο Ανάδοχος θα καλύψει καθόλη τη διάρκεια του έργου το τηλεπικοινωνιακό κόστος για την πρόσβαση της Υπηρεσίας όμησης στο ιαδίκτυο.» 32.- Να προσδιοριστούν τα ηλεκτρονικά μέσα που θα προμηθευτεί ο Α. αφού ο Ανάδοχος θα πρέπει να διαθέσει το σύνολο του ψηφιοποιημένου αρχείου και να παρέχει τεχνική υποστήριξη στον Ανάδοχο του Υποέργου 2 εν αποτελεί μέρος της παρούσας διακήρυξης Η αμοιβή του Αναδόχου για το προβλεπόμενο κόστος που προβλέπεται στην συμπλήρωση του Πίνακα c.4.4 προσδιορίζει πληρωμές μετά την οριστική παραλαβή του Έργου. Σύμφωνα με την εγκύκλιο που εκδόθηκε στις 14/04/2014 αττό το Υ.ΠΑΑ.Ν. με αρ. Πρωτοκόλλου για λόγους δημοσιονομικής σταθερότητας απαγορεύονται συμβασιοποιήσεις κατακυρώσεις ή Ο προϋπολογισμός του έργου προβλέπεται στο άρθρο Β.1.2.: «...Το Έργο συγχρηματοδοτείται από το Ευρωπαϊκό Ταμείο Περιφερειακής Ανάπτυξης και το Ελληνικό ημόσιο, στο πλαίσιο του Περιφερειακού Επιχειρησιακού Προγράμματος «Αττική». Το σύνολο των δαπανών του Έργου (κοινοτική συνδρομή και εθνική συμμετοχή), θα βαρύνουν τις πιστώσεις του Προγράμματος ημοσίων Επενδύσεων

15 σύναψη συμβάσεων μέχρι νεοτέρας. Σε περίπτωση ττου δεν ανακληθεί η εν λόγω εγκύκλιος δεν υφίσταται χρηματοδότηση αττό την Σ.Α.Ε Επίσης είναι γνωστές οι καταληκτικές ημερομηνίες για την ολοκλήρωση των έργων που χρηματοδοτούνται από το ΕΣΠΑ (τέλος 2015). Προκειμένου να πληρωθεί ο Ανάδοχος για τις υπηρεσίες αυτές παρακαλούμε να μας προσδιορίσετε την χρηματοδότηση. (Π Ε), και συγκεκριμένα τον ενάριθμο κωδικό Συλλογικής Απόφασης Ένταξης (ΣΑΕ) ΕΠ » 34. Να διαθέτει στόλο αυτοκινήτων για την εξυπηρέτηση των αιτημάτων ανακλήσεων και μεταφοράς φυσικών αρχείων εντός του νομού Αττικής. Με τον όρο αυτό καταστρατηγείται η έννοια του ιεθνούς ιαγωνισμού. Είναι επιθυμητό να επαναπροσδιοριστεί. Η εξυπηρέτηση των αιτημάτων ανακλήσεων και μεταφοράς φυσικών αρχείων εντός του νομού Αττικής δεν καταστρατηγεί σε καμία περίπτωση την ένοια του ιεθνους ιαγωνισμού Να διαθέτει ασφαλιστήριο συμβόλαιο, για τους κινδύνους Πυράς, Φυσικών Καταστροφών, Τρομοκρατικών Ενεργειών, Πλημμύρας. Η παραπάνω Ασφάλιση θα πρέπει να καλύπτει και το Αρχείο της Εταιρίας ιευκρινίστε την έννοια της φράσης "Αρχείο της Εταιρείας' 1. Πως θα προσδιοριστεί ασφαλιστικά αυτό Να διαθέτει ασφαλιστήριο συμβόλαιο Αστικής Ευθύνης για λάθη και παραλείψεις του προσωπικού του, ύψους κατ' ελάχιστο ,00. ιευκρινίστε την έννοια λάθη και παραλείψεις προσωπικού,κάνοντας σαφή αναφορά στις περιπτώσεις εκείνες που εντάσσετε στην κατηγορία λάθη και παραλείψεις. Η διατύπωση που έχει χρησιμοποιηθεί είναι πολύ αόριστη / ασαφής ISO 27001:2005 Να διευκρινιστεί το ακόλουθο : Η εταιρία μας βρίσκεται στην διαδικασία πιστοποίησης. Μΰ αναλυτική περιγραφή των μέτρων και η υποβολή σχετικής βεβαίωσης από τον φορέα πιστοποίησης καλύπτει το ζητούμενο? ISO 27001:2005 Να προσδιοριστεί η φράση «ή αντίστοιχο» ISO IS014001:2008 Τα εν λόγο ζητούμενα πιστοποιητικά ποιότητας θα πρέπει να προσκομιστούν κατά την υποβολή των προτάσεων ή δύναται να προσκομιστούν προ της υπογραφής Σύμβασης. Οι απαιτήσεις που περιγράφονται δεν έχουν κάποια ιδιαίτερη έννοια, αλλά έχουν την έννοια που τους δίνεται από την κοινή λογική, τα συνναλακτική ήθη και τις συνήθεις περιπτώσεις που περιγράφονται στον ασφαλιστικό τομέα. Οι ελάχιστες προϋποθέσεις συμμετοχής αναφέρονται στο άρθρο Β.2.5. της ιακήρυξης. Ειδικότερα, η ζητούμενη τεχνική ικανότητα που αναφέρεται στο άρθρο Β αποτελεί μία από τις ελάχιστες προϋπόθεσεις συμμετοχής, για την απόδειξη της οποίας και την κάλυψη της συγκεκριμένης προϋποθέσεως θα πρέπει να προσκομιστούν τα αναφερόμενα στο άρθρο πιστοποιητικά ή τα ισοδύναμά τους. Σύμφωνα με το άρθρο Β : «...Ο φάκελος «ΙΚΑΙΟΛΟΓΗΤΙΚΑ ΣΥΜΜΕΤΟΧΗΣ» που θα υποβάλει κάθε Υποψήφιος Ανάδοχος πρέπει να περιέχει τα νομιμοποιητικά στοιχεία και άλλα απαραίτητα δικαιολογητικά του Υποψήφιου Αναδόχου ως προς τις τυπικές, χρηματοοικονομικές και τεχνικές απαιτήσεις συμμετοχής στον ιαγωνισμό και τα οποία προσδιορίζονται στις παραγράφους: Β.2.2. ικαιολογητικά Συμμετοχής Β.2.5. Ελάχιστες Προϋποθέσεις Συμμετοχής

16 Β.2.6. Εγγύηση Συμμετοχής..» 39.- Παρακαλούμε διευκρινίστε εάν η περιγραφή των διαδικασιών που διαθέτει ο υποψήφιος ανάδοχος και των μέτρων που λαμβάνει, για την εξασφάλιση της ποιότητας των παρεχόμενων υπηρεσιών στη παροχή, μέσω μιας συστηματικής προσέγγισης της αναγνώρισης των επιπτώσεων των δραστηριοτήτων του στο περιβάλλον θα μπορούσε να καλύψει ισοδύναμα την απαίτηση για πιστοποίηση κατά ΙSO Οι ελάχιστες προϋποθέσεις συμμετοχής αναφέρονται στο άρθρο Β.2.5. της ιακήρυξης. Ειδικότερα, η ζητούμενη τεχνική ικανότητα που αναφέρεται στο άρθρο Β αποτελεί μία από τις ελάχιστες προϋπόθεσεις συμμετοχής, για την απόδειξη της οποίας και την κάλυψη της συγκεκριμένης προϋποθέσεως θα πρέπει να προσκομιστούν τα αναφερόμενα στο άρθρο πιστοποιητικά ή τα ισοδύναμά τους Στην παράγραφο Α.3.1 της διακήρυξης γίνεται αναφορά σε 1200 άδειες, οι οποίες είναι σε μορφή microfilm. Θα θέλαμε να μας ενημερώσετε για τη διάσταση των microfilm και αν είναι μόνο σε μπομπίνες ή όχι. Επιπλέον, στα πλαίσια της καλύτερης ανάλυση/αξιολόγησης του έργου θα θέλαμε να επισκεψτούμε τους χώρους τόσο της εγκατάστασης του προσφερόμενου εξοπλισμού σύμφωνα με την παράγραφο Α.3.6 της διακήρυξης όσο και στο φυσικό αρχείο της υπηρεσίας. Παρακαλώ ενημερώστε μας αν αυτό είναι εφικτό. Στο άρθρο «Α.3.1.Υλικό προς Καταλογογράφηση και Ψηφιοποίηση Τεκμηρίωση», αναφέρεται οτι τα φυσικά αρχεία (σε έντυπη μορφή) της Υπηρεσίας όμησης του ήμου Αθηναίων τηρούνται σε δύο διαφορετικά σημεία (Σωκράτους 57, Αθηνάς 16). Για τυχόν επίσκεψη στα σημεία αυτά θα πρέπει να υπάρξει σχετική συννενόηση με την αρμόδια Υπηρεσία για την ημέρα και την ώρα επίσκεψης. Για το αρχείο στη Σωκράτου αρ. 57, κατόπιν ενημερώσεώς μας, οι ενδιαφερόμενοι μπορούν να το επισκέπτονται καθημερινά και κατά τις ώρες 9.00 π.μ π.μ. Στην παράγραφο Α.3.1, σελίδα 28 αναφέρονται όλα τα απαραίτητα στοιχεία για το αντικείμενο του έργου. Έτσι ειδικότερα αναφέρεται: 4. Η ψηφιοποίηση του συνόλου των εγγράφων που περιέχονται στα microfilms. Ο αριθμός των αδειών ανέρχεται στις 1200 οι οποίες είναι αποθηκευμένες σε 100 μπομπίνες κάθε μια εκ των οποίων περιέχει 12 άδειες.» Η Υπεύθυνη Επικοινωνίας για την Πράξη ήμητρα Τσακανίκα