Η Λειτουργία του Ελέγχου. Η Δραστηριότητα του Ελέγχου Η αναγκαιότητα του Ελέγχου

Transcript

1 Μάθηµα 9 Ο Η Λειτουργία του Ελέγχου Η Δραστηριότητα του Ελέγχου Η αναγκαιότητα του Ελέγχου Η δραστηριότητα του ελέγχου εξασφαλίζει την αποδοτική εκπλήρωση των στόχων της επιχείρησης Είναι αναγκαίος γιατί: ü Το περιβάλλον της επιχείρησης αλλάζει απρόβλεπτα Οι αλλαγές αυτές είναι ικανές να επηρεάσουν την προγραµµατισµένη επίδοση της επιχείρησης ü Μπορεί να υπάρχουν εσωτερικές αλλαγές ü Λάθη εργαζοµένων ή έλλειψη κινήτρων για την επίτευξη των στόχων Ο έλεγχος δεν έχει την έννοια της τιµωρίας. Είναι φυσικό στοιχείο γιατί βοηθά την επιχείρηση να πετύχει τους στόχους της 2 1

2 Η αναγκαιότητα του Ελέγχου O Fayol (1915) ανέφερε ότι η λειτουργία του ελέγχου είναι τριπλή καθώς ο έλεγχος λειτουργεί ως παράγοντας: Κανονιστικός, γιατί µε τη γνώση ή τον φόβο του ελέγχου ρυθµίζεται η εκτέλεση των εργασιών Κυρωτικός, γιατί µέσω του ελέγχου επιβάλλονται κυρώσεις όταν πρέπει Δηµιουργικός, γιατί συντελεί στην βελτίωση της απόδοσης 3 Η αναγκαιότητα του Ελέγχου 4 2

3 Η αποτελεσµατικότητα του Ελέγχου Κριτήρια για αποτελεσµατικό έλεγχο: i. Αποτελεσµατικός ως προς το κόστος. Τα οφέλη που αποφέρει θα πρέπει να είναι πιο πολλά από τις δαπάνες του. ii. Αποδεκτός από εκείνους στους οποίους εφαρµόζεται Είναι αναποτελεσµατικός αν τα άτοµα τα οποία αφορά θίγονται ή βλάπτουν την προσωπική τους ευηµερία. δυνατός µόνο αν οι άνθρωποι τους οποίους αφορά πιστεύουν ότι είναι αναγκαίος. iii. Κατάλληλος Να ανταποκρίνεται στα προγράµµατα της επιχείρησης και να είναι λεπτοµερής. Να είναι σχεδιασµένος για το τµήµα για το οποίο προορίζεται 5 Η Διαδικασία του Ελέγχου 6 3

4 Η Διαδικασία του Ελέγχου Φάση Ι: Καθορισµός των προτύπων Τα πρότυπα είναι µέτρα σύγκρισης για τη µέτρηση της απόδοσης Η επιχείρηση θα πρέπει να καθορίζει στόχους, άρα και πρότυπα, για κάθε περιοχή που είναι ζωτικής σηµασίας για την ύπαρξή της: Ø Μερίδιο αγοράς Ø Καινοτοµίες Ø Παραγωγικότητα Ø Φυσικοί και οικονοµικοί πόροι Ø Αποδοτικότητα Ø Απόδοση των διοικητικών στελεχών και εργαζοµένων Ø Κοινωνική Ευθύνη Τα πρότυπα πρέπει να βασίζονται σε παρελθούσα απόδοση, στην κρίση της διοίκησης και σε τεχνικές αναλύσεις. 7 Η Διαδικασία του Ελέγχου Φάση ΙΙ: Σύγκριση της απόδοσης µε τα πρότυπα Η απόδοση µετράται και συγκρίνεται µε τα πρότυπα που καθορίστηκαν στην πρώτη φάση. Σύγκριση ανάµεσα σε αυτό που είναι και σε αυτό που θα έπρεπε να είναι Η σύγκριση της απόδοσης µε τα πρότυπα όχι µόνο στο τέλος της περιόδου απόδοσης αλλά και ενδιάµεσα Με αυτό τον τρόπο µπορούµε να ανιχνεύσουµε τυχόν αποκλίσεις προτού αυτές συµβούν και να αναλάβουµε κατάλληλες διορθωτικές δράσεις 8 4

5 Η Διαδικασία του Ελέγχου Φάση ΙΙ: Σύγκριση της απόδοσης µε τα πρότυπα Υπάρχουν 2 τρόποι ελέγχου της απόδοσης µε τα πρότυπα: Ø Έλεγχος ανατροφοδότησης: µπορούµε να περιµένουµε να εµφανιστούν τα προβλήµατα και να πάρουµε διορθωτικά µέτρα Ø Έλεγχος προτροφοδότησης: µπορούµε να προτρέξουµε των προβληµάτων και να αναλάβουµε προληπτική δράση. 9 Φάση ΙΙΙ: Ενίσχυση των επιτυχιών - Διόρθωση των µειονεκτηµάτων Ο αποτελεσµατικός έλεγχος ενισχύει τακτικά τις επιτυχίες και διορθώνει τις αποτυχίες. Όταν υπάρχουν µειονεκτήµατα θα πρέπει πρώτα να αντιµετωπίσουµε τα σοβαρότερα: l l καθορίζοντας τη φύση και την έκταση των δυσκολιών προχωρώντας στις διορθωτικές ενέργειες που είναι αναγκαίες. Με αυτό τον τρόπο το σύστηµα ελέγχου είναι αυτορυθµιζόµενο ή «κυβερνητικό». 10 5

6 I. Σταθεροί (Συνεχείς) Έλεγχοι a) Αυτο - έλεγχος i. Αναφέρεται στον έλεγχο που ασκούν οι εργαζόµενοι στον ίδιο τους τον εαυτό. ii. Η απουσία αυτού του είδους ελέγχου θα απαιτούσε τεράστια επένδυση σε άλλες µεθόδους ελέγχου. iii. Καµία επιχείρηση δεν µπορεί να υπάρξει πολύ καιρό χωρίς την ύπαρξη του αυτοελέγχου. b) Οµαδικός έλεγχος ii. Οι οµάδες εργασίες είναι επίσης πηγή ελέγχου. iii. Οι κανόνες λειτουργίας της οµάδας ασκούν επιρροή στις πράξεις των ατόµων iv. Μερικές επιχειρήσεις δίνουν µεγάλο βάρος στον έλεγχο της οµάδας. 11 II.Περιοδικοί έλεγχοι α. Πληροφοριακά συστήµατα διοίκησης ü MIS: Μηχανισµός ο οποίος είναι σχεδιασµένος για να συλλέγει, συνδυάζει, συγκρίνει, αναλύει δεδοµένα µε την µορφή χρήσιµων πληροφοριών. ü Συνδέει µεταξύ τους τα διάφορα κέντρα λήψης αποφάσεων στο εσωτερικό της επιχείρησης. ü Τα ΠΣΔ βοηθούν στον αποτελεσµατικό έλεγχο κατανοµής των πόρων µιας επιχείρησης. 12 6

7 ΙΙ. Περιοδικοί έλεγχοι β. Προϋπολογισµοί Είναι προγράµµατα που αναφέρονται στην κατανοµή των πόρων της επιχείρησης στις διάφορες λειτουργίες σε µια χρονική περίοδο. Ασκούν έλεγχο: ü κατανέµοντας τους πόρους ü προσδιορίζοντας τον τρόπο µε τον οποίο θα χρησιµοποιηθούν ü παρέχοντας ένα πρότυπο σύγκρισης της πραγµατικής µε την προγραµµατισµένη απόδοση 13 ΙΙΙ. Περιπτωσιακοί έλεγχοι a. Ειδικές εκθέσεις Χρησιµοποιούνται όταν οι έλεγχοι υποδεικνύουν ότι η δραστηριότητα της επιχείρησης απαιτεί περαιτέρω ανάλυση. Στηρίζεται σε πληροφορίες από το εσωτερικό της επιχείρησης, αλλά και από το εξωτερικό περιβάλλον της Σε ορισµένες περιπτώσεις µπορεί επίσης να χρησιµοποιηθούν εξωτερικές συµβουλευτικές εταιρείες. b.προσωπική Παρατήρηση Στοιχεία έλεγχου που προέρχονται από προσωπική παρατήρηση του διοικητικού στελέχους. Γνώση του τι συµβαίνει ανά πάσα στιγµή για να µπορούµε να λάβουµε διορθωτική δράση. 14 7

8 ΙΙΙ. Περιπτωσιακοί έλεγχοι c. Έλεγχος ειδικών προγραµµάτων/ έργων (projects) v Διαγράµµατα Gannt Διάγραµµα τύπου ραβδόγραµµατος Κάθε ράβδος είναι χωρισµένη σε δύο τµήµατα που δείχνουν τις προγραµµατισθείσες και τις πραγµατικές εκροές κάθε σταδίου Δείχνει οπτικά πότε πρέπει να τελειώσει µια εργασία και που βρίσκεται την στιγµή του ελέγχου. Δείχνει τι πρέπει ακόµα να γίνει για να ολοκληρωθεί το έργο