Απαιτήσεις τιμολόγησης

Transcript

1 Απαιτήσεις τιμολόγησης Για να διασφαλίσετε την ταχεία και έγκαιρη διευθέτηση των τιμολογίων σας, διαβάστε προσεκτικά τις ακόλουθες οδηγίες. Υποχρεωτικές Απαιτήσεις Οι ακόλουθες απαιτήσεις είναι υποχρεωτικές. Εάν το τιμολόγιό σας δεν τις ακολουθεί, θα απορριφθεί και θα σας επιστραφεί ή θα υπάρξει καθυστέρηση πληρωμής. Εάν το τιμολόγιό σας απορριφθεί, θα πρέπει να υποβάλετε εκ νέου ένα διορθωμένο τιμολόγιο με νέα ημερομηνία τιμολόγησης. Τιμολόγια Εντολών παραγγελίας Η Εντολή παραγγελίας (PO) είναι η απαιτούμενη μέθοδος συναλλαγής με τη Vestas. Βεβαιωθείτε ότι διαθέτετε μια επίσημη εντολή παραγγελίας από τη Vestas. Βεβαιωθείτε ότι όλες οι συμφωνηθείσες αλλαγές αντικατοπτρίζονται σε αναθεωρημένη εντολή παραγγελίας. Το τιμολόγιο σας θα πρέπει να αντιστοιχεί σε μόνο ένα αριθμό εντολής παραγγελίας.(po) Το τιμολόγιό σας πρέπει να συμμορφώνεται με την υποχρεωτική νομοθεσία της χώρας Τα τιμολόγια που δείχνουν μεγαλύτερες ποσότητες από την ποσότητα που αναγράφεται στην συγκεκριμένη εντολή αγοράς θα απορρίπτονται, εκτός και εάν υπάρχει προηγούμενη γραπτή συμφωνία ανοχής παράδοσης με την Vestas Tο τιμολόγιο σας ποτέ δεν πρέπει να εκδίδεται πριν την πραγματική ημερομηνία παράδοσης Το τιμολόγιό σας πρέπει να αναγράφει ΦΠΑ, φόρο επί των πωλήσεων ή άλλα ποσά φόρου ως ξεχωριστό στοιχείο γραμμής από το συνολικό ποσό τιμολογίου Η επικεφαλίδα του τιμολογίου θα πρέπει να αναφέρει τα ακόλουθα: Αριθμός εντολής παραγγελίας (Purchase order #) Την λέξη ΤΙΜΟΛΟΓΙΟ" Επωνυμία εταιρίας προμηθευτή, διεύθυνση, και ΑΦΜ Κωδικό προμηθευτή σας όπως αυτός φαίνεται στην εντολή αγοράς της Vestas Τα στοιχεία του πελάτη σας (της VESTAS) που αναγράφονται στην σχετική εντολή παραγγελίας (Επωνυμία, διεύθυνση, επάγγελμα και ΑΦΜ) Αριθμό τιμολογίου & ημερομηνία έκδοσης (εάν το τιμολόγιο σας απορρίφθηκε προηγουμένως, η ημερομηνία υποβολής του νέου τιμολογίου) To νόμισμα του τιμολογίου θα πρέπει να ταιριάζει με το νόμισμα που αναγράφεται στην Εντολή παραγγελίας. Κάθε μία από τις γραμμές του τιμολογίου σας πρέπει: Να ταιριάζει με την περιγραφή και το ποσό που αναγράφεται σε κάθε γραμμή της σχετικής εντολής αγοράς της VESTAS. Αναφορά σε περίπτωση προκαταβολής από την VESTAS. Page 1 Revision: 12 Last modified:

2 Τιμολόγια για καταχώρηση χωρίς να κρίνεται απαραίτητη η εντολή παραγγελίας Η VESTAS απαιτεί τα τιμολόγια να αναγράφουν εντολή παραγγελίας, ωστόσο, υπάρχουν ειδικές περιπτώσεις όπου ένα τιμολόγιο μπορεί να υποβληθεί χωρίς αναφορά σε εντολή παραγγελίας. Αυτές οι περιπτώσεις είναι γνωστές ως εξαιρέσεις κατάχωσης με αναφορά σε εντολή παραγγελίας. Ο Υπεύθυνος λογαριασμού του προμηθευτή (αγοραστής) οφείλει να ενημερώσει τον προμηθευτή για αυτές τις περιπτώσεις. Για αυτές τις περιπτώσεις ισχύουν ακόμα όλες οι προαναφερόμενες απαιτήσεις, με εξαίρεση την αναφορά εντολής παραγγελίας και τις παραπομπές της γραμμής παραγγελίας. Πιστωτικά τιμολόγια Στην επικεφαλίδα να αναγράφεται «ΠΙΣΤΩΤΙΚΟ ΤΙΜΟΛΟΓΙΟ» Το πιστωτικό τιμολόγιο να δηλώνει πάντα το άτομο επικοινωνίας και την εντολή παραγγελίας Αν το πιστωτικό τιμολόγιο ακυρώνει ολοκληρωτικά ή εν μέρει ένα τιμολόγιο που έχει ήδη εκδοθεί, θα πρέπει να αναφέρεται το αρχικό σας τιμολόγιο και η εντολή παραγγελίας της Vestas. Για τυχόν αλλαγές στο τιμολόγιο, π.χ. διαφορά τιμής ή ποσότητας, στείλτε ενα πιστωτικό τιμολόγιο για το πλήρες ποσό του αρχικού τιμολογίου που ακολουθείται από ένα νέο, διορθωμένο τιμολόγιο. Εάν αυτό δεν είναι εφικτό λόγω των ειδικών απαιτήσεων της χώρας - παρακαλείστε να αποστείλετε μερική ακύρωση. Το πιστωτικό τιμολόγιο δεν πρέπει να καλύπτει πολλαπλά τιμολόγια Γενικές συστάσεις Η συμμόρφωση με τις ακόλουθες συστάσεις βοηθάει στην ταχύτερη επεξεργασία των τιμολογίων και των πιστωτικών τιμολογίων Το τιμολόγιο να είναι στην αγγλική ή δίγλωσσο (Αγγλικά και Ελληνικά) Είναι προτιμότερο τα τιμολόγια να μην είναι χειρόγραφα Οι όροι πληρωμής πρέπει να συμφωνούν απόλυτα με τους όρους πληρωμής της σχετικής εντολής παραγγελίας Οι γραμμές του τιμολογίου πρέπει να ακολουθούν την ίδια σειρά με τις γραμμές της σχετικής εντολής παραγγελίας Υποβολή τιμολογίων και πιστωτικών τιμολογίων Η αποστολή τιμολογίων ή πιστωτικών τιμολογίων θα πρέπει να γίνεται ηλεκτρονικά (σε μορφή pdf) στην διεύθυνση που αναφέρεται στην εντολή παραγγελίας. Για τα τιμολόγια που καταβάλλονται χωρίς απαίτηση εντολής αγοράς ανατρέξτε στην διεύθυνση που αναγράφεται στην εταιρική ιστοσελίδα μας Page 2 Revision: 12 Last modified:

3 Ηλεκτρονική αποστολή τιμολογίων Για να διασφαλίσετε ότι το τιμολόγιο σας αναγνωρίζεται από το σύστημα σάρωσης (Scanning system) και μπορεί να επεξεργαστεί από την VESTAS πρέπει να συμμορφώνεται με τους ακόλουθους κανόνες. Τα τιμολόγια που δεν συμμορφώνονται με τους κανόνες αυτούς θα απορριφτούν και θα υπάρχει καθυστέρηση πληρωμής. Τιμολόγια και πιστωτικά θα πρέπει να αποστέλλονται σε μορφή PDF ή TIFF - Τα αρχεία σε μορφή zip θα απορρίπτονται. Κάθε pdf ή tiff αρχείο θα περιέχει μόνο 1 τιμολόγιο Το σας θα πρέπει να περιέχει μόνο τιμολόγια και κανένα άλλο συνημμένο αρχείο Μην αποστέλλεται προτιμολόγια (PROFORMA) στις διευθύνσεις αποστολής τιμολογίων Τυχόν ειδικοί όροι θα πρέπει να αναγράφονται στο τιμολόγιο και όχι στο Μην αποστέλλετε τιμολόγια παραπάνω από μία φορά (εις διπλούν/τριπλούν κλπ) Ο αριθμός εντολής παραγγελίας θα πρέπει να είναι τυπωμένος στο τιμολόγιο και όχι χειρόγραφος Εάν απαιτείται να υπάρχει σφραγίδα θα πρέπει η σφραγίδα να τοποθετείται έτσι ώστε να είναι ευδιάκριτα τα δεδομένα του τιμολογίου Εάν το τιμολόγιο εκτείνεται σε πολλές σελίδες, δεν πρέπει να υπάρχουν άλλα έγγραφα μεταξύ των σελίδων τιμολογίου (όπως οι όροι πώλησης) Αποφύγετε τα σκούρα χρώματα ή τις βαριές γραφικές παραστάσεις πίσω από τα δεδομένα του τιμολογίου, καθώς μπορούν να οδηγήσουν σε μη αναγνώσιμες σαρώσεις Πρωτότυπα Τιμολόγια Για τους τοπικούς προμηθευτές στις ακόλουθες χώρες, θα πρέπει να αποστέλλεται ένα τιμολόγιο σε έντυπη μορφή στην ταχυδρομική διεύθυνση όπως φαίνεται στην εντολή αγοράς ή όπως αναφέρεται στην ιστοσελίδα Τουρκία Βραζιλία Ινδία Κίνα Πολωνία Ηλεκτρονική τιμολόγηση Αναφορικά με τις 10-ψήφιες εντολές παραγγελίας που ξεκινούν από 43, έχετε την επιλογή να στείλετε ένα ηλεκτρονικό τιμολόγιο. Αν έχετε αμφιβολίες σχετικά με το εάν μπορείτε να χρησιμοποιήσετε αυτήν τη λειτουργία, επικοινωνήστε με τον διαχειριστή λογαριασμού σας στην Vestas. Page 3 Revision: 12 Last modified:

4 Επίλυση προβλημάτων τιμολόγησης και πληρωμής Πριν να επικοινωνήσετε με την Vestas για θέματα που αφορούν την πληρωμή εκδοθέντος τιμολογίου παρακαλώ να έχετε προηγουμένως ελέγξει τα παρακάτω: Συμφωνούν οι όροι πληρωμής με εκείνους που αναγράφονται στην εντολή παραγγελίας? Έχει παραδοθεί η υπηρεσία ή το προϊόν? Έχει αποσταλεί το τιμολόγιο σε σωστή μορφή και στη σωστή διεύθυνση? Εφαρμογή ηλεκτρονικής αίτησης (Ticket) Η Vestas διαχειρίζεται τα ερωτήματα που σχετίζονται με τα τιμολόγια και τις πληρωμές χρησιμοποιώντας μια ηλεκτρονική πλατφόρμα. Στόχος μας είναι να απαντήσουμε σε όλα τα αιτήματα εντός 3 εργάσιμων ημερών από την ημερομηνία παραλαβής τους Η διεύθυνση ηλεκτρονικού ταχυδρομείου που αποστέλλεται το αίτημα σας εξαρτάται από το σύστημα στο οποίο εκδόθηκε η σχετική εντολή παραγγελίας Αν οι εντολές αγοράς έχουν 10 νούμερα τότε πρέπει να στείλετε το αίτημα σας στην εξής διεύθυνση: financesscsap@vestas.com Αν οι εντολές αγοράς αρχίζουν με το γράμμα P τότε η αποστολή του αιτήματος σας πρέπει να είναι στην εξής διεύθυνση: financesscxa@vestas.com Page 4 Revision: 12 Last modified:

5 Δικαιολογητικά Σας συνιστούμε να παρέχετε τα ακόλουθα δικαιολογητικά για να επιταχύνετε την επίλυση του συμβάντος: Αντίγραφο της εντολής παραγγελίας της VESTAS Αποδεικτικό παράδοσης o Υπογεγραμμένη φορτωτική από τον μεταφορέα της VESTAS o Υπογεγραμμένο δελτίο αποστολής o Έντυπο Καταγραφής ωρών από εξουσιοδοτημένο πρόσωπο Τακτικοί προμηθευτές της Vestas μπορούν να αποστέλλουν μηνιαία κατάσταση την τελευταία ημέρα του μήνα Συμφωνία υπολοίπου Οι προμηθευτές θα πρέπει να αποστέλλουν μηνιαία κατάσταση λογαριασμού τους την τελευταία ημέρα του μήνα για να διευκολύνουν τη συμφωνία υπολοίπου. Για αιτήματα σχετικά με την κατάσταση του Λογαριασμού σας έχετε ήδη αποστείλει, μπορείτε να στείλετε ένα ηλεκτρονικό μήνυμα στην εξής διεύθυνση: financesscsoa@vestas.com Πληρωμές και στοιχεία τραπέζης Η VESTAS πληρώνει κάθε 5 η και 15 η ημέρα του μήνα. Αν η ημερομηνία πληρωμής πέφτει σε μη εργάσιμη ημέρα, οι πληρωμές θα γίνουν την αμέσως επόμενη εργάσιμη ημέρα. Βεβαιωθείτε ότι έχετε ενημερώσει την VESTAS εκ των προτέρων με τυχόν αλλαγές στα στοιχεία πληρωμής της εταιρείας σας (αλλαγή τράπεζας κλπ) Ερωτήσεις Επικοινωνήστε με το διαχειριστή του λογαριασμού σας στην Vestas σχετικά με τις παραπάνω οδηγίες. Page 5 Revision: 12 Last modified: