Σχεδιασµός Προδιαγραφών. Applied Mathematics

Transcript

1 1

2 Η αποστολή του τµήµατος εφοδιασµού είναι να ικανοποιεί τις απαιτήσεις των εσωτερικών πελατών του µε αγορές που ανταποκρίνονται στις προσδοκίες τους και στους στόχους της επιχείρησης Οσχεδιασµός των προδιαγραφών (περιγραφή απαιτήσεων) αποτελεί το πλέον σηµαντικό βήµα µίας προµήθειας αφού προσδιορίζει την τιµή αγοράς και το ολικό κόστος ιδιοκτησίας 75-85% του κόστους και το 50% των προβληµάτων ποιότητας µπορεί να αποφευχθούν στην φάση σχεδιασµού των προδιαγραφών, και όχι σε µεταγενέστερα στάδια 2

3 Τύποι Απαιτήσεων Τυποποιηµένα Αγαθά Απλά πάγια Σύνθετα αγαθά ειδικών προδιαγραφών Απλές υπηρεσίες Σύνθετες υπηρεσίες

4 Αγοραστικός Κύκλος

5

6 Περιγραφή Αγοράς Τι είναι αυτό που απαιτείται σε σχέση µε τηνποιότητα, την απόδοση και την λειτουργικότητα? Τι ποσότητα απαιτείται? Πότε απαιτείται η παράδοση? Που θα παραδοθεί? Πως θα µεταφερθεί? Πως θα ελεγχθεί η ποιότητα του?

7 Ηπεριγραφήαγοράς απαιτήσεων περιλαµβάνει: Περιγραφή του προϊόντος ή της υπηρεσίας Λειτουργικότητα Σχεδιασµός Χαρακτηριστικά (µέγεθος, χρώµα κ.α.) Ανακυκλωσιµότητα ιάρκεια ζωής Απαιτήσεις ασφάλειας Όροι χρήσης Labelling / Κωδικοποίηση Απαιτήσεις Επιθεώρησης Παράδοση...

8 «...εάν η περιγραφή των απαιτήσεων ενός υλικού αγαθού ή µίας υπηρεσίας είναι σαφής και πλήρης σε όλα τα εµπλεκόµενα µέρη, διασφαλίζεται σε µεγάλο βαθµό η αποτελεσµατικότητα της προµήθειας»

9 Το στέλεχος εφοδιασµού πρέπει: Να διασφαλίζει συνθήκες ανταγωνισµού µεταξύ αξιόπιστων προµηθευτών Να καλύπτει πλήρως τις τεχνικές απαιτήσεις Να µην παραλείπει επιθυµητά χαρακτηριστικά Να µην θέτει υπερβολικές απαιτήσεις σε θέµατα ποιότητας που θα οδηγήσουν σε υψηλού κόστους προµήθειες Να µην θέτει ασαφείς προδιαγραφές που να επιτρέπουν «παρανοήσεις» ιδίως από αναξιόπιστους προµηθευτές Να καλύπτεί τις ανάγκες όλων των τµηµάτων που επηρεάζονται από την προµήθεια (π.χ. Τµήµα Συντήρησης). Να παρέχεί την βάση για εύκολη σύγκριση µεταξύ των προσφορών

10 Η περιγραφή των απαιτήσεων αποτελεί το βασικό εργαλείο επικοινωνίας µεταξύ όλων των φορέων που εµπλέκονται σε µία προµήθεια Για παράδειγµα: Ο χρήστης µπορεί να αποφανθεί κατά πόσον οι ανάγκες του ικανοποιούνται Το στέλεχος εφοδιασµού µπορεί να αποφανθεί κατά πόσο µπορεί να διεκπεραιώσει µε αποτελεσµατικότητα τις δραστηριότητες του Ο προµηθευτής αποφασίζει για το κατά πόσο µπορεί να ανταποκριθεί στις απαιτήσεις και να προσδιορίσει το τίµηµα

11 Για το τµήµα εφοδιασµού η περιγραφή των απαιτήσεων είναι απαραίτητη για την διεκπεραίωση βασικών ενεργειών: Απoτελεί τo κύριo µέρoς της απoρρέoυσας εvτoλής αγoράς Επιτρέπει την διενέργεια ερευνών αγοράς Αποτελεί την βάση για τηv κατάρτιση πινάκων αξιoλόγησης πρoσφoρώv Εµπεριέχει οδηγίες για τις διαδικασίες µεταφoρών, παραλαβών και επιθεωρήσεωv πoυ έπovται της αvάθεσης παραγγελίας.

12 Οι απαιτήσεις πρέπει µην είναι ούτε υπερβολικά λεπτοµερείς ούτε και υπερβολικά γενικές Περιορίζεται ο αριθµός των προµηθευτών (µε αποτέλεσµα το κόστος προµήθειας να αυξάνεται) Τυποποιηµέναείδηεύκολαδιαθέσιµα αποκλείονταιµε αποτέλεσµα οιπροµηθευτές παράγουν ειδικές σειρές µε αυξηµένο κατασκευαστικό κόστος που µετακυλύουν στον αγοραστή. Παρανοήσεις από αναξιόπιστους προµηθευτές Το στέλεχος εφοδιασµού δεν δύναται να κατανοήσει κατά πόσο το προσφερόµενο είδος ικανοποιεί την απαίτηση ή να συγκρίνει διαφορετικές προσφορές.

13 Οι απαιτήσεις πρέπει να καταρτίζονται έχοντας κατά νου το ολικό κόστος ιδιοκτησίας ενός αντικειµένου ή µίας υπηρεσίας, και όχι την αγοραία τιµή. Για παράδειγµα οι προδιαγραφές φωτοτυπικών µηχανηµάτων ή φορητών υπολογιστών πρέπει να ενσωµατώνουν θέµατα εγγυήσεων και υποστήριξης.

14 Πως καταρτίζονται οι απαιτήσεις? Κατά την κατάρτιση της περιγραφής αγοράς είναι επιβεβληµένη η συµµετοχή των φορέων-τµηµάτων που επηρεάζονται από την προµήθεια, ιδιαίτερα για αντικείµενα υψηλής αξίας Κατά την διαδικασία κατάρτισης πρέπει να επιδιώκεται ισορροπία µεταξύ πολλαπλών συχνά αντικρουόµενων στόχων Χρησιµοποίηση εµπορικών και βιοµηχανικών τυπoπoιηµέvωv προδιαγραφών όπου είναι εφικτό

15 Τµήµα Σχεδιασµού και Μάρκετιvγκ: εξειδικευµένα λειτουργικά χαρακτηριστικά, µηχανικές και χηµικές ιδιότητες, διαστάσεις κ.ά. Τµήµα Παραγωγής: ευκολία επεξεργασίας των υλικών Τµήµα Επιθεώρησης: έλεγχο ποιότητας των υλικών σύµφωνα µε τις απαιτήσεις που καθορίζονται από το Τµήµα Σχεδιασµoύ. Τµήµα Logistics: µεταφορά, παραλαβή, αποθήκευση και έκδοση υλικών µε οικονοµικό τρόπο Τµήµα Ελέγχoυ Παραγωγής: προγραµµατισµός του χρονοδιαγράµµατος παράδοσης τελικών προϊόντων Τµήµα Πρoµηθειώv: αγορά υλικών χωρίς δυσκολία και µε επαρκή ανταγωνισµό από αξιόπιστες πηγές προµήθειας

16 Οι προδιαγραφές καθορίζουν τα ποιοτικά χαρακτηριστικά των προς αγορά ειδών ή υπηρεσιών Τύποι Προδιαγραφών (απλές ή σύνθετες) Ηχρονοµίσθωση «12 αυτοκινήτων VW Θ µε πακέτο συντήρησης και επισκευών, χωρίς δικαίωµα εξαγοράς» αποτελεί µία απλή αλλά και πλήρη προδιαγραφή Η ανάθεσης υποκατασκευής ενός φαρµακευτικού σκευάσµατος αποτελεί µια σύνθετη προδιαγραφή (απαιτείται κάθε δυνατή λεπτοµέρεια της συνταγής, της κατασκευής, της συσκευασίας, της συντήρησης, των ελέγχων, των πιστοποιήσεων κ.α.) Επωνυµία ή Ισοδύναµο, είγµατα, Τυποποιηµένες Προδιαγραφές, Τεχνικές Προδιαγραφές, Προδιαγραφές Απόδοσης & Λειτουργίας

17 Επωvυµία Ηχρήση«εµπoρικoύ ονόµατος» είvαι o απλoύστερoς τρόπoς vα περιγράψoυµε τι θα πρoµηθευτoύµε Η επιλογή αυτού του τύπου περιγραφής υποδηλώνει ότι ο αγοραστής δέχεται ότι η υπόληψη του κατασκευαστή αποτελεί εγγύηση για την ποιότητα του Ένα επώνυµο είδοςδιατηρεί µέσα στον χρόνο σταθερή ποιότητα και κατά συνέπεια επαναλαµβανόµερες αγορές του έχουν µικρό κίνδυνο αποτυχίας Η µόvη επιθεώρησηπoυ απαιτείται είvαι η απλή διαβεβαίωση ότι το είδος ταυτίζεται µε τηvµάρκα πoυ παραγγέλθηκε

18 Επωvυµία Πότε Ενδείκνυται Κοινά προϊόντα και υπηρεσίες ευρείας χρήσης (π.χ. Αυτοκίνητα, Η/Υ κ.α.) Όταν το προϊόν είναι πατενταρισµένο Όταν η ποιότητα κατασκευής ήεργασίαςδεv είναι εύκολα µετρήσιµη Όταν απαιτείται υψηλή ποιότητα τελικού προϊόντος Όταν η σχέση µε τοσήµα διαφοροποιεί το προϊόν µας Όταν η ποιότητα είναι σηµαντικότερη από το κόστος Οταv ηδαπάνηαγοράςείvαι µικρή ώστε η συγγραφή πρoδιαγραφώv είvαι αvεπιθύµητη

19 Επωvυµία Πλεονεκτήµατα Απλή µέθoδoς περιγραφής Αξιοπιστία και υψηλή ποιότητα Το υλικό µε "επώvυµo σήµα" διαφηµίζεται και συµβάλει στην πρoώθηση τoυ πρoιόvτoς µας στo oπoίo πρόκειται να εvσωµατωθεί oκιµές και επιθεωρήσεις δεν είναι απαραίτητες Ο κατασκευαστής υπoστηρίζει τo επώvυµo πρoϊόv τoυ µε εξυπηρέτηση µετά τηv πώληση, εγγυήσεις, κλπ.

20 Επωvυµία Μειονεκτήµατα Υψηλότερες τιµές Περιορισµένος ανταγωνισµός Ηχρήση"επώvυµoυ σήµατoς" µπoρεί vα έχεισαv απoτέλεσµα γιατov αγoραστή vα µηv επωφελείται από τις βελτιώσεις πoυ παρoυσιάζovται από τoυς αvταγωvιστές τoυ "επώvυµoυ σήµατoς" Μη διαφοροποιηµένα χαρακτηριστικά από αντίστοιχα «µη επώνυµα» προϊόντα και υψηλό τίµηµα λόγοδιαφήµισης Ο κατασκευαστής µπoρεί vα κάvει αλλαγές στo πρoϊόv τoυ oι oπoίες vα επηρεάσoυv αρvητικά τον αγοραστή

21 Επωvυµία ή Ισοδύναµο Συνθήκες ανταγωνισµού εξασφαλίζονται εάν η έκφραση "ή ισoδύvαµo" ακoλoυθήσει την αναγραφή του επώvυµoυ πρoϊόvτος (πολλαπλοί κατασκευαστές) Συνέπεια Αvεπιθύµητες διακυµάvσεις στηv πoιότητα τoυ πρoϊόvτoς, σε σχέση µε αγoρές πoυ γίvovται µόvo από έvαv κατασκευαστή ή µε αγoρές πoυ γίvovται µε βάση λεπτoµερείς τεχvικές πρoδιαγραφές

22 είγµατα Ενίοτε η προετοιµασία προδιαγραφών απoφεύγεται µέσω τηςχρήσηςδειγµάτωv Οι υπoψήφιoι πρoµηθευτές εvθαρρύvovται vα αvταγωvιστoύv ή vα αvτιγράψoυv τo δείγµα εvός αγoραστή

23 είγµατα Πότε Ενδείκνυται Όταν γίνονται σποραδικές αγoρές υλικών χαµηλής αξίας και η πoιότητα δεv είvαι ρυθµιστικός παράγovτας Όταν δεν είναι δυνατή η περιγραφή µε άλλοτρόπο(π.χ. χυτευτά, ακανόνιστα, εξειδικευµένασχέδιακ.α.) Όταν πρέπει να εξασφαλιστεί η καταλληλότητα για έναν συγκεκριµένο σκοπό

24 είγµατα Πλεονεκτήµατα & Μειονεκτήµατα Επιτρέπει στους προµηθευτές να καταλάβουν εύκολα τι απαιτείται Επιτρέπει στους αγοραστές να αξιολογήσουν την καταλληλότητα Μπορεί να απαιτηθούν λεπτoµερείς δoκιµές και επιθεωρήσεις για vα καθoρίσoυv σε πoιo βαθµό τo αγoραζόµεvo υλικό συµπίπτει µε τo δείγµα εv αvαπτύσσovται καθoρισµέvες, τυπoπoιηµέvες πρoδιαγραφές πoυ καταγράφovται σε αρχεία για vα χρησιµoπoιηθούν σαv βάση για µελλovτικές πρoµήθειες

25 Τυπoπoιηµέvες Πρoδιαγραφές Η ανάγκη για σταθερό επίπεδo πoιότητας έχει οδηγήσει στην αvαπτύξη τυπoπoιηµέvων προδιαγραφών (oρισµέvα υλικά) Εµπoρικά πρότυπα και πρoδιαγραφές πoυ συvτάσσovται από κρατικoύς και επιστηµovικoύς φoρείς Εθνικά πρότυπα (Ελληvικός Οργαvισµός Τυπoπoίησης - ΕΛ.Ο.Τ) Περιφερειακά πρότυπα (CEN κ.α.) ιεθνή πρότυπα (DIN, BSI, AFNOR, JISC, ISO κ.α.) Τέτoιες τυπoπoιηµέvες πρoδιαγραφές περιλαµβάvoυv περιγραφές της πoιότητας τωv υλικώv και της εργασίας πoυ χρησιµoπoιείται στηv κατασκευή τους κτλ

26 Τυπoπoιηµέvες Πρoδιαγραφές Πλεονεκτήµατα ιευκoλύvει σηµαvτικά τηv επικoιvωvία τωv εµπλεκόµεvωv µερώv. Τo κόστoς πρoετoιµασίας τεχvικώv πρoδιαγραφώv απoφεύγεται Αυξηµέvo αvταγωvισµό εκµέρoυς τωv πρoµηθευτώv και χαµηλότερες τιµές ιευκoλύvει τo πρόγραµµα τυπoπoίησης της επιχείρησης µας Τα τυπoπoιηµέvα υλικά συvήθως διατίθεvται εύκoλα

27 Τυπoπoιηµέvες Πρoδιαγραφές Μειονεκτήµατα Πεπαλαιωµέvες προδιαγραφές (µη χρήσηυλικών τελευταίας τεχvoλoγίας) Τηv ευθύvη γιατηv καταλληλότητα τoυ αγoραζόµεvoυ υλικoύ τηv έχει o αγoραστής Ηαγoρά τυπoπoιηµέvωv υλικώv µπoρεί vα έρχεταισε αvτίθεση µε τηv επιθυµία τoυ Μάρκετιvγκ για διαφoρoπoίηση τoυ πρoϊόvτoς µας

28 Τεχvικές πρoδιαγραφές Εξηγoύv µελεπτoµέρεια τα υλικά που θα χρησιµoπoιηθoύv, το σχήµα, τov χρόvo αvoχής, τα ακριβή φυσικά και χηµικά χαρακτηριστικά τους και τον τρόπo βιoµηχαvoπoίησής τους Περιγράφoυv επίσης την διαδικασία ελέγχoυ που θα χρησιµoπoιηθεί για τηv επαλήθευση της ικαvoπoίησης όλωv τωv απαιτήσεωv Πρoσδιoρίζoυv την µέθoδo κατασκευής, την διαδικασία δoκιµώv, τις αvoχές κ.α.

29 Τεχvικές πρoδιαγραφές Πότε Ενδείκνυται Για κρίσιµο, πολύπλοκο και πολύ εξειδικευµένο εξοπλισµό Για υλικά που απαιτείται λεπτοµερής περιγραφή Όταν υπάρχει µεγάλη σχεδιαστική τεχνογνωσία την οποία επιθυµούµε να κρατήσουµε µυστική

30 Τεχvικές πρoδιαγραφές Πλεονεκτήµατα Ηαγoράστρια εταιρεία απoφεύγει vα πρoµηθεύεται από µία και µovαδικήπηγήπρoµήθειας. Ηαγoράστρια εταιρεία απoφεύγει vα πληρώvει υψηλότερες τιµές ως πρoς τα υλικά πoυ αγoράζovται µε εµπoρικό σήµα. Οι τεχvικές πρoδιαγραφές διεκoλύvoυv τo πρόγραµµα τυπoπoίησης της εταιρείας.

31 Τεχvικές πρoδιαγραφές Μειονεκτήµατα Ηαvάπτυξη τεχvικώv πρoδιαγραφώv απαιτεί χρόvo και δαπάvη Απoκλειστική ευθύvη γιατηv επάρκεια τωv πρoδιαγραφώv Υψηλότερες τιµές συγκριτικα µε τυποποιηµένα προϊόντα Οι πρoµήθειες µέσω τεχvικώv πρoδιαγραφώv τείvoυv vα περιπλέκoυv τηv διεκπεραίωση µίας εvτoλής αγoράς (καθυστερηµέvες παραδόσεις κ.α.)

32 Πρoδιαγραφές Απόδoσης Οι πρoδιαγραφές απόδoσης γεvικά περιγραφoυv έvα προϊόν µε βάση τις λειτoυργικές απαιτήσεις (απόδοση - αποτελεσµατικότητα) παρά µε ταβασικάφυσικά, χηµικά και πoιoτικά χαρακτηριστικά του Προδιαγραφές απόδοσης µπορεί να χρησιµοποιηθούν για να περιγράψουν µηχανολογικά εξαρτήµατα

33 Πρoδιαγραφές Απόδoσης Πότε Ενδείκνυται Όταν αυτό που πρέπει να επιτευχθεί είναι πιο σηµαντικό απότοπωςθαεπιτευχθεί Όταν οι προµηθευτές έχουν µεγαλύτερη εµπειρία από τους αγοραστές Όταν η τεχνολογία αλλάζει ταχέως στις πηγές προµήθειας

34 Πρoδιαγραφές Απόδoσης Πλεονεκτήµατα Σχετικά εύκoλη προετοιµασία Αξιoπoίηση τωv τελευταίωv εξελίξεωv της τεχvoλoγίας ιασφαλίζουν ότι απoλαµβάvουµε τo επιθυµητό επίπεδo πoιότητας Οταv διάφoρα υλικά µπoρoύv vαικαvoπoιήσoυv τις πρoδιαγραφές απόδoσης, τo βάθoς τoυ αvταγωvισµoύ θα αυξηθεί και τo κόστoς πρoµηθειώv θα ελαττωθεί Επιτρέπoυv έvα µεγαλύτερo βαθµό πρωτoβoυλίας από τoυς πρoµηθευτές, αφου αυτος αvαλαµβάvει τηv ευθύvη παραγωγής εvός πρoιόvτoς πoυ θα ικαvoπoιεί τις απαιτήσεις τoυ αγoραστή.

35 Πρoδιαγραφές Απόδoσης Μειονεκτήµατα Απαιτείται πρoσπάθεια ώστε vα εξασφαλίζεται ότι µόvo αξιόπιστoι πρoµηθευτές υπoβάλλoυv πρoσφoρές Περιoρίζεται o αvταγωvισµός όταv απαιτείται από τoυς πρoµηθευτές vα υπoβάλλoυv λεπτoµερή σχέδια και µελέτες κατά τηv υπoβoλή τωv πρoσφoρώv τoυς

36 Συλλoγή πληρoφoριώv: διαθεσιµότητα τυπoπoιηµέvωv ή µή πρoιόvτωv πoυ µας ικαvoπoιoύv όρoι, πρoυπoθέσεις και τιµές πωλήσεως και τα κόστη των υλικών εµπoρικoί περιoρισµoί καιvoµικά κωλύµατα, πoιoτικά χαρακτηριστικά βαθµός ικαvoπoίησης τωv χρηστώv µέθoδoι βιoµηχαvικής παραγωγής ικαvότητες διαvoµής και υπoστηρίξης τωv πιθαvώv πρoµηθευτώv

37 Για µικρές µή κρίσιµες αγoρές τα εµπoρικά σήµατα ή τα δείγµατα περιγράφoυv συvήθως αρκετά καλά τις απαιτήσεις Οταv έχει εvτoπιστεί η αvάγκη και τo ύψoς τηςαγoράς, θα πρέπει vα γίvει έρευvα για vα εξακριβωθεί η ύπαρξη ή όχι εµπoρικώv πρoιόvτωv Εφ όσov έvα εµπoρικό πρoιόv δεv είvαι διαθέσιµo (στηv κατάλληλη τιµή), τότε θα πρέπει vα διερευvηθεί κατά πόσov πρέπει vα χρησιµoπoιηθεί η µέθoδoς τωv τεχvικώv πρoδιαγραφώv ήτωv πρoδιαγραφώv απόδoσης Κατά τηv αvάπτυξη τωv πρoδιαγραφώv πρέπει vα δoθεί µεγάλη σηµασία στov αvταγωvισµό µεταξύ τωv πρoµηθευτώv και στηv απoφυγή περιoριστικώv κριτηρίωv

38 Περιγραφή Επιθεωρήσεων, Έλεγχων & οκιµών Σε περιπτώσεις όπου οι συνέπειες από τις αστοχίες ενός υλικού έχουν σοβαρές επιπτώσεις ενδείκνυται η ενσωµάτωσητουςστιςπεριγραφέςαγοράς ιαφορετικά επίπεδα: Κατά την φάση της ανάπτυξης και έγκρισης των προδιαγραφών Κατά την φάση κατασκευής Κατά την φάση της αποστολής Κατά την φάση της παράδοσης, εγκατάστασης ή και κατά την έναρξη χρησιµοποίησης του υλικού

39 Περιγραφή Επιθεωρήσεων, Έλεγχων & οκιµών Για τους σκοπούς της επιθεώρησης ο προµηθευτής πρέπει να ενηµερώνεται για τις διαδικασίες ελέγχου και επιθεωρήσεων συµπεριλαµβανοµένων: Τρόπων επιλογής και προετοιµασίας των δειγµάτων Μεθόδων δοκιµών Εργαλείων και εξοπλισµού επιθεώρησης Κριτηρίων Αποδοχής Τρόπων προετοιµασίας των σχετικών αναφορών

40 Περιγραφή Παράδοσης Περιέχονται πληροφορίες σχετικές µε χρόνους και χρονοδιαγράµµατα παράδοσης, σηµεία παράδοσης, µεταφοράς και συσκευασίας Επιτρεπόµενος χρόνος αναπλήρωσης και επιβολή προθεσµιών (όροι σύµβασης) Υπεύθυνος Επικοινωνίας Περιορισµοί σχετικά µε τηνπαράδοση(χρόνοι, βάρος & µέγεθος οχηµάτων παράδοσης και συσκευασιών) Πρόσβαση στις Εγκαταστάσεις Επίβλεψη και εµπιστευτικότητα (Υπηρεσίες) Φύση της Συσκευασίας Ειδικοί διακανονισµοί µεταφοράς

41 Περιγραφή Εξυπηρέτησης & Ανταπόκρισης Μίγµα των υπηρεσιών που πρέπει να παρέχει ένας προµηθευτής ταχύτητα και αποτελεσµατικότητα της αναπόκρισης σε αιτήµατα, την αξιοπιστία των παραδόσεων υποδοµές που πρέπει να διαθέτει ο προµηθευτής για να ανταποκρίνεται στις απαιτήσεις του αγοραστή για τεχνική υποστήριξη και συντήρηση Επίσης περιλαµβάνονται: Επίπεδα Εξυπηρέτησης (π.χ. βαθµό ανταπόκρισης στην υποστήριξη χρηστών, ταχύτητα αποστολής τεχνικών εγχειριδίων κ.α.) Τεχνική επίβλεψη κατά την εγκατάσταση Πρόγραµµα εκπαίδευσης χρηστών Χρονική ανταπόκριση κατά την επιδιόρθωση βλαβών Παράδοση της απαραίτητης σειράς ανταλλακτικών