01 SOLUTIONS HELLAS Ε.Π.Ε. Χελμού 20, Μαρούσι Αττικής Τηλ FAX

Transcript

1 01 SOLUTIONS HELLAS Ε.Π.Ε. Χελμού 20, Μαρούσι Αττικής Τηλ FAX Σύστημα Παρακολούθησης και Διαχείρισης των Αδειών του Προσωπικού HRMS 01_Leaves Συνοπτική Παρουσίαση

2 ΣΥΣΤΗΜΑ ΠΑΡΑΚΟΛΟΥΘΗΣΗΣ ΚΑΙ ΔΙΑΧΕΙΡΙΣΗΣ ΤΩΝ ΑΔΕΙΩΝ ΠΡΟΣΩΠΙΚΟΥ HRMS 01_ LEAVES Το σύστημα Παρακολούθησης και ιαχείρισης Αδειών Προσωπικού HRMS 01_Leaves (εφεξής Σύστημα Αδειών) είναι ένα σύστημα για την πλήρη παρακολούθηση των αδειών του προσωπικού, το οποίο καλύπτει την υποβολή και έγκριση αιτήσεων άδειας και την παρακολούθηση των δικαιούμενων αδειών του προσωπικού. Το Σύστημα Αδειών αποτελείται από: Την Εφαρμογή ιαχείρισης Αδειών, η οποία χρησιμοποιείται από τους υπεύθυνους αδειών (μέλη της διεύθυνσης διοικητικού). Η Εφαρμογή ιαχείρισης είναι Client-Server εφαρμογή, εγκατεστημένη στους σταθμούς εργασίας των χρηστών. Προαιρετικά, την Εφαρμογή Αδειών Προσωπικού, η οποία χρησιμοποιείται από το προσωπικό του φορέα πλην των υπευθύνων αδειών για την υποβολή και έγκριση αιτήσεων και την πρόσβαση του κάθε υπαλλήλου στα δικά του στοιχεία αδειών (σύνολο αδειών, υπόλοιπα, κτλ). Η Εφαρμογή Αδειών Προσωπικού είναι Web εφαρμογή, στην οποία έχουν πρόσβαση οι χρήστες μέσω προγραμμάτων πλοήγησης στο διαδίκτυο (web brwsers). Τη Βάση εδομένων του συστήματος, στην οποία αποθηκεύεται κεντρικά το σύνολο των στοιχείων των αδειών Εφαρμογή Διαχείρισης Αδειών Η Εφαρμογή ιαχείρισης Αδειών απευθύνεται στους Υπεύθυνους Αδειών, δηλαδή τα μέλη της ιεύθυνσης ιοικητικού που είναι υπεύθυνα για την διαχείριση και διεκπεραίωση των αδειών του προσωπικού. Μέσω της Εφαρμογής ιαχείρισης οι χρήστες μπορούν να εκτελούν: Εργασίες παραμετροποίησης του συστήματος: Να ορίζουν Τύπους Αδειών Να ορίζουν Ροές Εργασίας για την έγκριση και διεκπεραίωση των αδειών Εργασίες διαχείρισης αδειών: Να ορίζουν τα δικαιώματα του προσωπικού σε άδειες Να καταχωρούν και να επεξεργάζονται άδειες Εργασίες επίβλεψης: Πρόσβαση σε όλα τα στοιχεία αδειών Πρόσβαση και παρακολούθηση του υπολοίπου του προσωπικού για κάθε τύπο άδειας Εξαγωγή καταστάσεων και στατιστικών Σελίδα 2/18

3 Σημειώνεται στο σημείο αυτό ότι το σύστημα καλύπτει μέσω της εξειδικευμένης παραμετροποίησης που προσφέρεται για τους Τύπους Αδειών, μέσω των πεδίων που παρουσιάζονται στον ακόλουθο πίνακα, όλες τις κατηγορίες και τύπους αδειών που προβλέπονται από τον Υπαλληλικό Κώδικα για τους διοικητικούς υπαλλήλους. Όνομα Πεδίου Κωδικός Περιγραφή Εργασιακή Σχέση Περιγραφή Λεκτικό για τον κωδικό του τύπου. Συνήθως συντόμευση της Περιγραφής του Τύπου Άδειας. Περιγραφή του τύπου άδειας που χρησιμοποιείται κατά την υποβολή της αίτησης. Επιλογή των εργασιακών σχέσεων για τις οποίες είναι διαθέσιμος αυτός ο τύπος άδειας (το κενό σημαίνει ότι ο τύπος είναι διαθέσιμος για όλες τις εργασιακές σχέσεις). Κατηγορία Επιλογή από λίστα (Κανονική, Αναρρωτική, Ειδική, Ωροάδεια, Υπηρεσιακή). Οι τιμές έχουν την εξής λειτουργικότητα: Κανονική Αναρρωτική Ειδική Σελίδα 3/18

4 Ωροάδεια: Χρησιμοποιείται για τις βραχυχρόνιες υπηρεσιακές άδειες (καθυστέρηση προσέλευσης ή πρόωρη αποχώρηση από το χώρο εργασίας). Υπηρεσιακή: Χρησιμοποιείται για άτυπες και υπηρεσιακές άδειες όπως η εορταστική, η απουσία για υπηρεσιακούς λόγους, η απουσία για εκπαίδευση κτλ. ικαιούμενος Αριθμός Μέγιστος Αριθμός ανά Άδεια Μονάδα Μέτρησης ιάστημα ικαιούμενου Αριθμού Μον. Μέτρησης ιαστήματος ικαιούμενου Αριθμού Τρόπος Υπολογισμού Μεταφορά Υπολοίπου Έλεγχος από ικαιώματα Αδειών Μετά Αποδοχών Καθορίζει τον δικαιούμενο αριθμό για κάθε υπάλληλο (χρησιμοποιείται στην αρχικοποίηση των υπολοίπων). Καθορίζει το μέγιστο αριθμό που μπορεί να αιτηθεί ένας υπάλληλος σε μια αίτηση. Καθορίζει αν η άδεια μετράται σε ημέρες ή ώρες. Καθορίζουν το χρονικό διάστημα που αφορά ο ικαιούμενος Αριθμός (π.χ. 1 Έτος, 2 Μήνες ή Σύνολο Υπηρεσίας). Εργάσιμες/Ημερολογιακές. Καθορίζει αν μεταφέρεται το υπόλοιπο από το προηγούμενο έτος. Μόνο για άδειες με ιάστημα ικαιούμενου Αριθμού = 1 Έτος. Καθορίζει εάν για τον έλεγχο θετικού υπολοίπου πρέπει να υπάρχει καταχωρημένη εγγραφή για τον ίδιο Υπάλληλο, Τύπο Άδειας και Έτος στον πίνακα των ικαιωμάτων Αδειών. Ναι/Όχι. Ενημερωτικό πεδίο που καθορίζει εάν ο χρόνος της άδειας είναι μετά ή άνευ αποδοχών. Αφαίρεση Χρόνου Υπηρεσίας Ναι/Όχι. Ενημερωτικό πεδίο που καθορίζει εάν ο χρόνος της άδειας αφαιρείται από τον χρόνο πραγματικής υπηρεσίας του Υπαλλήλου. ημιουργία Ημερών Άδειας Εισαγωγή Από Ροή Εργασίας Απαιτούμενα ικ/τικά Καθορίζει εάν στην αίτηση μπορούν να δημιουργηθούν εγγραφές στον πίνακα Ημέρες Άδειας (αθλητικές, μείωση ωραρίου και άδειες υπηρεσιακής εκπαίδευσης). Όλοι/Υπεύθυνοι Αδειών. Καθορίζει εάν μπορούν όλοι οι χρήστες να καταχωρούν αιτήσεις για τον συγκεκριμένο τύπο άδειας ή μόνον οι υπεύθυνοι αδειών. Επιλογή της ροής εργασίας που ακολουθεί η αίτηση για την έγκριση της. Ενημερωτικό πεδίο, στο οποίο αναφέρονται τα δικαιολογητικά που απαιτούνται για την έγκριση των αδειών του συγκεκριμένου τύπου. Επισημαίνεται ότι το σύστημα παραδίδεται με έτοιμη την πρότυπη παραμετροποίηση τύπων αδειών με βάση των υπαλληλικό κώδικα. Ακολουθεί ενδεικτική λίστα των εν λόγω τύπων αδειών: Σελίδα 4/18

5 ιοικητικοί Υπάλληλοι (Μόνιμοι / Ι ΑΧ) Άδεια για εκλεγμένους στην Τοπική Αυτοδιοίκηση Άδεια για σοβαρούς προσωπικούς λόγους Άδεια εκτέλεσης καθηκόντων Προέδρου Γενικού Συμβουλίου Βιβλιοθηκών, Γενικών Αρχείων & Εκπαιδ. Ραδιοτηλεόρασης Άδεια χωρίς αποδοχές Αθλητική Αιμοδοτική Αναρρωτική (Γνωμάτευση /ντη Κλινικής ημ. Νοσοκομείου) Αναρρωτική (Γνωμάτευση Θεράποντος Ιατρού) Αναρρωτική (Υπεύθυνη ήλωση) Αναρρωτική για Επαπειλούμενη κύηση Ανατροφής για 3ο τέκνο και άνω Ανατροφής Τέκνου Ανατροφής τέκνου 10 μηνών για ανύπαντρη μητέρα Άνευ αποδοχών (ανάληψη θέσης στην Ε.Ε ή σε διεθνή οργανισμό) Άνευ αποδοχών (ανατροφής τέκνου) Άνευ αποδοχών (για σοβαρούς προσωπικούς λόγους) Άνευ αποδοχών (ο/η σύζυγος υπηρετεί στο εξωτερικό) Γάμου Γονική (ώρες) Ειδική για σύζυγο ή τέκνο που χρήζει περιοδικής νοσηλείας Εκλογών Εκτός έδρας Θανάτου Συγγενούς Κανονική Κανονική (για νυχτοφύλακες) Μακρά Αναρρωτική Μείωση ωραρίου για τέκνα Μηχανογραφική Συμμετοχής σε ίκη Συνδικαλιστική άδεια Σελίδα 5/18

6 Τοκετού (κύησης) Τοκετού (λοχείας) Τοκετού (συζύγου) Υιοθεσίας Υπηρεσιακή άδεια Υπηρεσιακής Εκπαίδευσης Φοιτητική άδεια Αναφορικά με τις ροές εργασίες εγκρίσεων αδειών, τονίζεται ότι αυτές «χτίζονται» μέσω ειδικού μηχανισμού που προσφέρει το σύστημα ώστε να μπορούν να προσαρμοστούν επακριβώς στους κανόνες που διέπουν τις εν λόγω διαδικασίες στον εκάστοτες Φορέα ενώ μετά την εν λόγω παραμετροποίηση το σύστημα δίνει τη δυνατότητα παραγωγής των σχετικών διαγραμμάτων για εύκολο έλεγχο τους αποτελέσματος. Παρακάτω παρατίθεται παράδειγμα διαγράμματος για αναρρωτικές ή ειδικές άδειες που απαιτούν γνωμοδότηση εξωτερικού οργάνου (π.χ. υγειονομική επιτροπή). Ακολούθως παρατίθεται η οθόνη συμπλήρωσης μιας αίτησης άδειας και επεξηγούνται τα βασικά πεδία της: Σελίδα 6/18

7 Όνομα Πεδίου Εισαγωγή από Χρήστη Περιγραφή Κατάσταση Όχι Κατά την καταχώρηση της άδειας τίθεται σε Υπό Συμπλήρωση. Αλλάζει μόνο με την λειτουργία Αλλαγή Κατάστασης και με βάση τις διαθέσιμες μεταβάσεις στην σχετική Ροή Εργασίας. Σε κάθε αλλαγή της Κατάστασης, συμπεριλαμβανομένης της πρώτης αποθήκευσης, προστίθεται μια εγγραφή στο Ιστορικό Καταστάσεων. Υπάλληλος Ναι Συμπληρώνεται από τον πίνακα Οργανόγραμμα / Προσωπικό. Αρχικά συμπληρώνεται με τον Υπάλληλο που αντιστοιχεί στον τρέχοντα χρήστη της εφαρμογής. Ο χρήστης μπορεί να επιλέξει κάποιον άλλο Υπάλληλο από το μητρώο, ώστε να καταχωρήσει αίτηση άδειας για λογαριασμό του. Οργανική Μονάδα Όχι Οργανική Μονάδα του Υπαλλήλου. Συμπληρώνεται αυτόματα όταν ο χρήστης συμπληρώνει το πεδίο Υπάλληλος. Τύπος Ναι Τύπος Άδειας. Συμπληρώνεται από τον παραμετρικό πίνακα Τύποι Αδειών. Κατηγορία Όχι Κατηγορία Τύπου Άδειας. Συμπληρώνεται αυτόματα όταν ο χρήστης συμπληρώνει το πεδίο Τύπος. ΩΠ Ναι Ώρα και ημερομηνία Παράδοσης. Όταν ο χρήστης ανοίγει την καρτέλα της αίτησης άδειας για νέα καταχώρηση, συμπληρώνεται με την τρέχουσα ημερομηνία και ώρα. Ο χρήστης μπορεί να αλλάξει την τιμή του πεδίου. Σελίδα 7/18

8 Ημ/νία Υποβολής Όχι Συμπληρώνεται αυτόματα όταν η αίτηση υποβληθεί για πρώτη φορά. Ημ/νία Έγκρισης Όχι Συμπληρώνεται αυτόματα όταν η αίτηση γίνει Εγκεκριμένη. Αιτούμενος Αρ. Ναι Αιτούμενος Αριθμός. Η μονάδα μέτρησης του συμπεραίνεται από τον Τύπο Άδειας, π.χ. για Κανονικές είναι Ημέρες. Εάν ο χρήστης συμπληρώσει πρώτα τα όρια της άδειας, ο αιτούμενος αριθμός συμπληρώνεται αυτόματα. Ημ/νία Αναχώρησης Ναι Ημερομηνία Αναχώρησης της άδειας. Ημ/νία Επανόδου Ναι Ημερομηνία Επανόδου. Ο χρήστης συμπληρώνει την ημερομηνία, κατά την οποία ο υπάλληλος θα επιστρέψει στην υπηρεσία του από την άδεια και όχι την τελευταία ημέρα της άδειας. Για τις ωροάδειες συμπληρώνεται αυτόματα η ίδια ημερομηνία με την Ημ/νία Αναχώρησης. Ώρα Από Ναι Ώρα έναρξης για άδειες με μονάδα μέτρησης ώρες. Ώρα Έως Ναι Ώρα λήξης για άδειες με μονάδα μέτρησης ώρες. Εάν ο χρήστης συμπληρώσει πρώτα τον Αιτούμενο Αριθμό και κατόπιν την Ώρα Από, το πεδίο συμπληρώνεται αυτόματα υπολογίζοντας την ώρα λήξης. Υπόλοιπο Έτους Προηγ. Όχι Υπόλοιπο Προηγούμενου Έτους. Συμπληρώνεται μόνο για άδειες, στις οποίες μεταφέρεται το υπόλοιπο από το προηγούμενο έτος. ικαιούμενος Αρ. Όχι ικαιούμενος Αριθμός. Συμπληρώνεται από τον πίνακα ικαιώματα Αδειών για τον συγκεκριμένο Υπάλληλο, Τύπο Άδειας και Έτος (εάν το ιάστημα ικαιούμενου Αριθμού του Τύπου Άδειας είναι 1 Έτος). Χρησιμοποιημένος Αρ. Όχι Χρησιμοποιημένος αριθμός. Αντιστοιχεί στο άθροισμα των Αριθμών Χρέωσης για τον συγκεκριμένο Υπάλληλο, Τύπο Άδειας και Έτος (εάν το ιάστημα ικαιούμενου Αριθμού του Τύπου Άδειας είναι 1 Έτος). Τρέχον Υπόλοιπο Όχι Αντιστοιχεί στο υπόλοιπο που έχει ο Υπάλληλος για τον συγκεκριμένο Τύπο Άδειας την χρονική στιγμή που καταχωρεί την άδεια. Τρέχον Υπόλοιπο = (Υπόλοιπο Προηγ. Έτους) + ( ικαιούμενος Αρ.) (Χρησιμοποιημένος Αρ.) Νέο Υπόλοιπο Όχι Νέο Υπόλοιπο = (Τρέχον Υπόλοιπο) (Αρ. Χρέωσης) Σχόλια Υπαλλήλου Ναι Σχόλια Υπαλλήλου. Σχόλια Ναι Σχόλια που εισάγουν οι Υπεύθυνοι Αδειών στις αιτήσεις. Το σύστημα προσφέρει πληθώρα καταστάσεων αλλά και την δυνατότητα στους διαχειριστές να κατασκευάσουν νέες καταστάσεις μέσω ενσωματωμένου reprt generatr. Ενδεικτικά περιγράφεται ακολούθως το reprt «Συγκεντρωτική Κατάσταση Αδειών»: Η εν λόγω αναφορά εμφανίζει μια συγκεντρωτική κατάσταση αιτήσεων αδειών, τις οποίες ομαδοποιεί σύμφωνα με τις επιλογές που καθορίζει ο χρήστης. Σελίδα 8/18

9 Το παράθυρο προτρέπει τον χρήστη να φιλτράρει τις εγγραφές των Αιτήσεων Αδειών που επιθυμεί να περιέχει η αναφορά με την βοήθεια των παρακάτω κριτηρίων: Ημ/νία Από Ημ/νία Έως Υπάλληλοι Οργαν. Μονάδα Υπομονάδες Κατηγορίες Αδειών Τύποι Αδειών Εσωτ. Καταστάσεις Καταστάσεις Τα κριτήρια των ημερομηνιών συμπληρώνονται αυτόματα με τα όρια του τρέχοντος μηνός και επιστρέφουν τις αιτήσεις αδειών που επικαλύπτονται με το δοθέν διάστημα. Εάν το κριτήριο Οργαν. Μονάδα είναι συμπληρωμένο, το κριτήριο Υπομονάδες καθορίζει εάν στην αναφορά θα περιέχονται και οι εγγραφές των υπαλλήλων που ανήκουν στις υπομονάδες της δοθείσας οργανικής μονάδας ή μόνο των υπαλλήλων που ανήκουν άμεσα σε αυτήν. Σελίδα 9/18

10 Στο πάνω μέρος της αναφοράς και μέχρι την πρώτη οριζόντια γραμμή, εμφανίζονται τα φίλτρα που όρισε ο χρήστης για την αναφορά. Κατόπιν εμφανίζονται οι στήλες της παραγόμενης αναφοράς: ΑΑ Υπάλληλος Ημ/νία Αναχώρησης Ημ/νία Επανόδου Ώρα Από Ώρα Έως Σελίδα 10/18

11 Υπόλοιπα ΠΕτ: Υπόλοιπο Προηγούμενου Έτους Αρ: ικαιούμενος Αριθμός ΧΑρ: Χρησιμοποιημένος Αριθμός ΤΥπ: Τρέχον Υπόλοιπο ΑΑρ: Αιτούμενος Αριθμός ΑρΧ: Αριθμός Χρέωσης Νέο Υπ.: Νέο Υπόλοιπο Μον. Μετρ.: Μονάδα Μέτρησης Στη συνέχεια εμφανίζονται οι εγγραφές με τις ομαδοποιήσεις που έχει ορίσει ο χρήστης. Η αναφορά μπορεί να τυπωθεί ή να εξαχθεί σε αρχείο μορφής PDF, Excel, κ.α Εφαρμογή Αδειών Προσωπικού (web) - Προαιρετικό Εισαγωγή Η Εφαρμογή Αδειών Προσωπικού απευθύνεται στο σύνολο του προσωπικού. Μέσω της Εφαρμογής Αδειών Προσωπικού: Όλοι οι υπάλληλοι μπορούν να: Καταχωρούν αιτήσεις αδειών Κάνουν επισκόπηση των αιτήσεων τους Κάνουν επισκόπηση των αιτήσεων τους Οι προϊστάμενοι μπορούν σε συνδυασμό με τα προηγούμενα να: Κάνουν επισκόπηση των αιτήσεων των υφισταμένων τους Εγκρίνουν ή να απορρίπτουν αιτήσεις με βάση τα δικαιώματα πρόσβασης και τις ροές εργασίας Η Εφαρμογή Αδειών Προσωπικού είναι διαδικτυακή. Η εφαρμογή διασφαλίζει ότι κάθε υπάλληλος έχει πρόσβαση στα δικά του μόνο στοιχεία και στην περίπτωση προϊσταμένων στα στοιχεία των υφισταμένων του. Εκκίνηση της Εφαρμογής Αρχική Σελίδα Η εκκίνηση της εφαρμογής γίνεται εισάγοντας στο πρόγραμμα πλοήγησης (web brwser) την διεύθυνση της εφαρμογής. Ο χρήστης καλείται να δώσει τα στοιχεία του (username και passwrd) και στην συνέχεια εισέρχεται στο βασικό μενού της εφαρμογής. Σελίδα 11/18

12 Η αρχική σελίδα των αδειών δίνει τις κάτωθι επιλογές: Χρήστης Υποβολή νέας αίτησης: Ανοίγει την οθόνη καταχώρησης αίτησης Οι αιτήσεις μου: Εμφανίζει τις αιτήσεις του χρήστη σε λίστα και επιτρέπει την επισκόπηση και διαχείρισή τους (π.χ. Ακύρωση, αν υπάρχει αυτή η δυνατότητα με βάση τη ροή εργασίας) Αιτήσεις που δεν έχουν υποβληθεί: Εμφανίζει τις αιτήσεις που έχει αποθηκεύσει ο χρήστης αλλά δεν έχει ακόμα υποβάλλει (είναι σε κατάσταση Υπό Συμπλήρωση). Τα υπόλοιπά μου: Εμφανίζει τα υπόλοιπα του χρήστη. Προϊστάμενος Αιτήσεις προς Ενέργεια: Εμφανίζει τις αιτήσεις που περιμένουν ενέργεια από τον προϊστάμενο με βάση τη ροή εργασίας (συνήθως έγκριση ή απόρριψη). Αιτήσεις Υφισταμένων: Εμφανίζει τις αιτήσεις των υφισταμένων και δίνει δυνατότητα αναζήτησης και επισκόπησης. Υποβολή Αίτησης Άδειας Στην παρακάτω εικόνα παρουσιάζεται η Καρτέλα Αίτησης, από την οποία γίνεται η καταχώρηση νέων αιτήσεων αδειών και η επισκόπηση υφιστάμενων αιτήσεων. Κατά την υποβολή ο χρήστης καλείται να συμπληρώσει τα: Τον Τύπο της άδειας Τον Αιτούμενο Αριθμό (ημερών ή ωρών, ανάλογα με τον τύπο) Την Ημερομηνία Αναχώρησης Την Ημερομηνία Επιστροφής Την Ώρα Αναχώρησης (για ωροάδειες) Την Ώρα Επανόδου (για ωροάδειες) Σελίδα 12/18

13 Τα Σχόλιά του Όταν ο χρήστης συμπληρώσει τα στοιχεία, πρέπει να Αποθηκεύσει την αίτηση. Στη συνέχεια εμφανίζονται οι δυνατές ενέργειες στο αντίστοιχο τμήμα της οθόνης. Για την υποβολή της αίτησης ο χρήστης επιλέγει «ΥΠΟΒΟΛΗ», οπότε εμφανίζεται η οθόνη αλλαγής κατάστασης της αίτησης. Ο χρήστης συμπληρώνει τα επιθυμητά σχόλια και πατάει «Αποδοχή». Ιστορικό Αίτησης Κάτω από την περιοχή με τις διαθέσιμες ενέργειες εμφανίζεται το πλήρες ιστορικό του κύκλου ζωής της αίτησης άδειας από την καταχώρηση μέχρι την τρέχουσα κατάστασή της. Οι εγγραφές του ιστορικού εμφανίζονται με χρονολογική σειρά, ξεκινώντας από την παλαιότερη. Οι εγγραφές του ιστορικού έχουν τα παρακάτω πεδία: Σελίδα 13/18

14 Κατάσταση: Κατάσταση αίτησης άδειας. Ημερομηνία: Η ημερομηνία κατά την οποία η αίτηση άδειας τέθηκε στην συγκεκριμένη Κατάσταση. Κατά την αρχική αποθήκευση οι αιτήσεις τίθενται πάντα σε κατάσταση Υπό Συμπλήρωση. Υπάλληλος: Ο υπάλληλος που έθεσε την αίτηση στην συγκεκριμένη Κατάσταση με ενέργεια αλλαγής κατάστασης. Σημειώσεις: Σημειώσεις που εισάγει ο Υπάλληλος κατά την εκτέλεση της ενέργειας αλλαγής κατάστασης. Σημείωση: Ο χρήστης της εφαρμογής δεν μπορεί να εκτελέσει καμία λειτουργία πάνω στις εγγραφές του ιστορικού. Ο πίνακας παρέχεται στους χρήστες μόνο για επισκόπηση. Αρχεία Ο χρήστης χρησιμοποιεί την περιοχή Προσθήκη Αρχείου για να προσθέσει συνημμένα αρχεία σε μία αίτηση άδειας. Επισκόπηση / Αναζήτηση Αιτήσεων Η οθόνη επισκόπησης / αναζήτησης Αιτήσεων εμφανίζει τη λίστα των αιτήσεων που αφορούν το χρήστη (τις δικές του αν πρόκειται για απλό χρήστη, ή τις δικές του και των υφισταμένων του αν πρόκειται για προϊστάμενο). Η οθόνη αυτή εμφανίζεται από τις επιλογές «Οι αιτήσεις μου», «Αιτήσεις που δεν έχουν υποβληθεί» και «Αιτήσεις υφισταμένων» της αρχικής σελίδας, με τα κατάλληλα κατά περίπτωση φίλτρα. Σελίδα 14/18

15 Στην οθόνη αναζήτησης των αιτήσεων ο χρήστης μπορεί να τροποποιήσει τα φίλτρα για να αναζητήσει τις αιτήσεις που επιθυμεί. Για κάθε αίτηση εμφανίζεται ο τύπος, η κατάσταση, η φάση, και οι ημερομηνίες της αίτησης. Ο χρήστης μπορεί να επιλέξει «ιαγραφή» προκειμένου να διαγράψει μια αίτηση (αν η κατάσταση της αίτησης το επιτρέπει) και «ιαχείριση» για να ανοίξει την καρτέλα της Αίτησης, προκειμένου να δει αναλυτικά τα στοιχεία της και να εκτελέσει ενέργειες που προβλέπονται από τη σχετική Ροή Εργασίας. Εμφάνιση Υπολοίπων Στην οθόνη των υπολοίπων εμφανίζονται τα υπόλοιπα του χρήστη ανά τύπο άδειας για το τρέχον έτος. Ο χρήστης μπορεί να κάνει επισκόπηση στα υπόλοιπα του για προηγούμενα έτη συμπληρώνοντας κατάλληλα το πεδίο Έτος ή να συμπληρώσει το κριτήριο του Τύπου Άδειας για να δει το υπόλοιπο του για τον συγκεκριμένο τύπο. Ακολουθεί αναλυτική περιγραφή των στηλών του πίνακα των Υπολοίπων. Σελίδα 15/18

16 Στήλη ικαιούμενος Αριθ. Υπόλοιπο Προηγ. Έτους Αιτούμενος Αριθ. Χρησιμοποιημένος Αριθ. Υπόλοιπο Περιγραφή ικαιούμενος Αριθμός. Συμπληρώνεται από τον πίνακα ικαιώματα Αδειών για τον συγκεκριμένο Υπάλληλο, Τύπο Άδειας και Έτος (εάν το ιάστημα ικαιούμενου Αριθμού του Τύπου Άδειας είναι 1 Έτος). Υπόλοιπο Προηγούμενου Έτους. Συμπληρώνεται από τον πίνακα ικαιώματα Αδειών μόνο για άδειες, στις οποίες μεταφέρεται το υπόλοιπο από το προηγούμενο έτος και εφόσον υπάρχει καταχωρημένη τιμή. Χρησιμοποιημένος αριθμός. Αντιστοιχεί στο άθροισμα των Αιτούμενων Αριθμών των αιτήσεων αδειών που βρίσκονται στη φάση Υποβληθείσα για τον συγκεκριμένο Υπάλληλο, Τύπο Άδειας και Έτος (εάν το ιάστημα ικαιούμενου Αριθμού του Τύπου Άδειας είναι 1 Έτος). Χρησιμοποιημένος αριθμός. Αντιστοιχεί στο άθροισμα των Αιτούμενων Αριθμών των εγκεκριμένων αιτήσεων αδειών για τον συγκεκριμένο Υπάλληλο, Τύπο Άδειας και Έτος (εάν το ιάστημα ικαιούμενου Αριθμού του Τύπου Άδειας είναι 1 Έτος). Αντιστοιχεί στο υπόλοιπο που έχει ο Υπάλληλος για τον συγκεκριμένο Τύπο Άδειας στο συγκεκριμένο Έτος. Για τις άδειες που δεν έχουν ικαιούμενο Αριθμό, π.χ. Ολιγόωρη Προσωπική, κενό. Υπολογίζεται ως εξής: Υπόλοιπο = (Υπόλοιπο Προηγ. Έτους) + ( ικαιούμενος Αριθ.) (Χρησιμοποιημένος Αρ.) Μον. Μέτρησης Μονάδα Μέτρησης (ώρες/ημέρες). Συμπληρώνεται από τον Τύπο Άδειας. ιάστημα Αριθ. ικαιούμενου ιάστημα ικαιούμενου Αριθμού. Συμπληρώνεται από τον Τύπο Άδειας. Σελίδα 16/18

17 1.3. Τεχνικές Προδιαγραφές Το σύστημα θα λειτουργεί σε client-server αρχιτεκτονική για τους υπαλλήλους της ιεύθυνσης ιοικητικού και σε web αρχιτεκτονική για το σύνολο των υπαλλήλων (αν επιλεγεί η χρήση της εφαρμογής web) και θα υποστηρίζει τους ευρέως διαδεδομένους brwsers της αγοράς (Internet Explrer, Firefx, Chrme κλπ). Το σύστημα θα εγκατασταθεί σε Υποδομές που θα υποδειχθούν από τη ιεύθυνση Πληροφορικής. Ο μόνος τεχνικός περιορισμός είναι το χρησιμοποιούμενο RDBMS να είναι είτε Oracle είτε SQL Server (αποδεκτές και οι δωρεάν εκδόσεις τύπου express) και σε περίπτωση επιλογής και του mdule πρόσβασης μέσω web ο χρησιμοποιούμενος web server να διαθέτει λειτουργικό Windws Server. Το σύστημα θα είναι απολύτως Ελληνικό. Όλες οι λειτουργίες τόσο σε επίπεδο χρήστη όσο και διαχειριστή θα προσφέρονται στα ελληνικά. Θα χρησιμοποιείται ασφαλής τρόπος ταυτοποίησης των συνδεόμενων χρηστών. Η διασύνδεση με την βάση θα είναι πλήρως transactinal, για να διασφαλίζεται η ακεραιότητα των εγγραφών. Η σχεδίαση της βάσης θα περιλαμβάνει τις απαραίτητες υποδομές για data integrity (cnstraints, freign keys κλπ) ώστε να μην επιτρέπονται μη αποδεκτές τιμές σε συγκεκριμένα πεδία. Θα προταθεί σαφώς ορισμένη διαδικασία backup/restre για τα δεδομένα. Τα δεδομένα των παραγόμενων αναφορών θα μπορούν εξαχθούν και σε επεξεργάσιμη μορφή (π.χ. Excel). Το σύστημα θα προσφέρει τη δυνατότητα στον ιαχειριστή, να ορίζει τις παραμέτρους λειτουργίας και ασφαλείας του, μέσα από ειδικό περιβάλλον (Σύστημα Επίβλεψης) Συνοδευτικές Υπηρεσίες Επεκτάσεις Το σύστημα Παρακολούθησης και ιαχείρισης των Αδειών αποτελεί υποσύστημα μιας ολοκληρωμένης πλατφόρμας HRMS, ενός σύγχρονου, πλήρους και εξειδικευμένου για τον ημόσιο Τομέα Συστήματος ιαχείρισης Προσωπικού, το οποίο έχει κατασκευαστεί κατ εντολή του Υπουργείου ιοικητικής Μεταρρύθμισης και Ηλεκτρονικής ιακυβέρνησης. Το σύστημα Παρακολούθησης και ιαχείρισης των Αδειών κατασκευάζεται εξ ολοκλήρου από την εταιρία μας, δίνοντας τη δυνατότητα για την υλοποίηση προσαρμογών στη λειτουργία του συστήματος, προκειμένου να καλυφθούν τυχόν ειδικευμένες ανάγκες του οργανισμού. Σελίδα 17/18

18 01 SOLUTIONS HELLAS Ε.Π.Ε. Χελμού 20, Μαρούσι Αττικής Τηλ , fax e mail : inf@01slutins.gr Σελίδα 18/18