ΙΑ ΙΚΑΣΙΕΣ ΠΑΡΑΚΟΛΟΥΘΗΣΗΣ ΠΡΑΞΕΩΝ 1

Transcript

1 Ο ΗΓΙΕΣ ΓΙΑ ΤΙΣ ΙΑ ΙΚΑΣΙΕΣ ΠΑΡΑΚΟΛΟΥΘΗΣΗΣ ΠΡΑΞΕΩΝ ΠΟΥ ΕΧΟΥΝ ΕΝΤΑΧΘΕΙ ΣΤΑ ΕΠΙΧΕΙΡΗΣΙΑΚΑ ΠΡΟΓΡΑΜΜΑΤΑ ΤΟΥ Γ ΚΠΣ ΙΑ ΙΚΑΣΙΕΣ ΠΑΡΑΚΟΛΟΥΘΗΣΗΣ ΠΡΑΞΕΩΝ 1

2 Π Ε Ρ Ι Ε Χ Ο Μ Ε Ν Α I. ΕΙΣΑΓΩΓΗ...4 I.1 ΒΑΣΙΚΕΣ ΕΝΝΟΙΕΣ, ΣΥΝ ΕΣΗ ΤΩΝ ΙΑ ΙΚΑΣΙΩΝ ΕΝΤΑΞΗΣ ΜΕ ΤΗΝ ΠΑΡΑΚΟΛΟΥΘΗΣΗ ΤΗΣ ΥΛΟΠΟΙΗΣΗΣ ΤΩΝ ΠΡΑΞΕΩΝ...4 I.2 EΝΝΟΙΑ ΚΑΙ ΣΚΟΠΟΣ ΤΗΣ ΠΑΡΑΚΟΛΟΥΘΗΣΗΣ...4 I.3 ΕΠΙΠΕ Α ΠΑΡΑΚΟΛΟΥΘΗΣΗΣ (Ε.Π., ΜΕΤΡΟ, ΠΡΑΞΗ)...5 I.4 ΤΡΟΠΟΣ ΠΑΡΑΚΟΛΟΥΘΗΣΗΣ ΤΩΝ ΠΡΑΞΕΩΝ...6 I.5 ΟΜΗ ΤΟΥ ΤΕΥΧΟΥΣ Ο ΗΓΙΩΝ...8 II. ΠΑΡΑΚΟΛΟΥΘΗΣΗ ΥΛΟΠΟΙΗΣΗΣ ΠΡΑΞΕΩΝ...9 II.1 ΤΥΠΙΚΗ ΙΑ ΙΚΑΣΙΑ ΠΑΡΑΚΟΛΟΥΘΗΣΗΣ ΤΗΣ ΠΟΡΕΙΑΣ ΥΛΟΠΟΙΗΣΗΣ ΠΡΑΞΕΩΝ ΜΕΣΩ ΕΝΤΥΠΩΝ ΕΝΗΜΕΡΩΣΗ Ο.Π.Σ...9 II.1.1 Το ισχύον θεσµικό κανονιστικό πλαίσιο και οι δεσµεύσεις που απορρέουν από αυτό...9 II.1.2 Εργαλεία παρακολούθησης των Πράξεων...9 II.1.3. ιαδικασία παρακολούθησης µέσω των ελτίων Παρακολούθησης.11 II.2 ΕΠΙΚΟΙΝΩΝΙΑ ΜΕ ΤΟΥΣ ΤΕΛΙΚΟΥΣ ΙΚΑΙΟΥΧΟΥΣ ΚΑΙ ΤΡΟΠΟΙ ΥΠΟΣΤΗΡΙΞΗΣ ΤΟΥΣ...15 II.3 ΙΑ ΙΚΑΣΙΑ ΧΡΗΜΑΤΟ ΟΤΗΣΗΣ ΠΡΑΞΕΩΝ ΠΑΡΑΚΟΛΟΥΘΗΣΗ ΠΛΗΡΩΜΩΝ...18 II.4 ΚΑΤΑΓΡΑΦΗ ΚΑΙ ΑΝΤΙΜΕΤΩΠΙΣΗ ΚΙΝ ΥΝΩΝ, ΠΑΡΑΚΟΛΟΥΘΗΣΗ ΕΦΑΡΜΟΓΗΣ ΙΟΡΘΩΤΙΚΩΝ ΕΝΕΡΓΕΙΩΝ...22 II.5 ΑΛΛΑΓΗ ΤΩΝ ΣΤΟΙΧΕΙΩΝ ΤΩΝ ΕΝΤΑΓΜΕΝΩΝ ΠΡΑΞΕΩΝ (ΤΡΟΠΟΠΟΙΗΣΗ - ΕΠΙΚΑΙΡΟΠΟΙΗΣΗ)...27 II.5.1 Το ισχύον θεσµικό κανονιστικό πλαίσιο και οι δεσµεύσεις που απορρέουν από αυτό...27 II.5.2 Κατηγορίες αλλαγής στοιχείων εγκεκριµένων Πράξεων ακολουθούµενες διαδικασίες...28 II.5.3 Η σηµασία των αλλαγών στοιχείων των ενταγµένων Πράξεων γενικές παρατηρήσεις...36 II.6 ΑΝΑΚΛΗΣΗ ΤΗΣ ΑΠΟΦΑΣΗΣ ΕΝΤΑΞΗΣ ΠΡΑΞΕΩΝ (ΑΠΕΝΤΑΞΗ ΠΡΑΞΕΩΝ)...38 II.6.1 Το ισχύον θεσµικό κανονιστικό πλαίσιο και οι δεσµεύσεις που απορρέουν από αυτό...38 II.6.2 Η σηµασία της απένταξης µιας ενταγµένης Πράξης...38 II.7 ΙΑ ΙΚΑΣΙΑ ΟΛΟΚΛΗΡΩΣΗΣ ΠΡΑΞΕΩΝ...40 II.7.1 Ολοκλήρωση του φυσικού και οικονοµικού αντικειµένου µιας Πράξης...40 II.7.2 ιαδικασία µε την οποία πιστοποιείται από το Πρόγραµµα η ολοκλήρωση µιας ενταγµένης Πράξης ΙΑ ΙΚΑΣΙΕΣ ΠΑΡΑΚΟΛΟΥΘΗΣΗΣ ΠΡΑΞΕΩΝ 2

3 ΠΑΡΑΡΤΗΜΑ Ι...48 ΠΡΟΕΓΚΡΙΣΗ ΣΤΑ ΙΩΝ ΕΚΤΕΛΕΣΗΣ ΥΠΟΕΡΓΩΝ...49 ΠΑΡΑΡΤΗΜΑ ΙΙ...58 ΥΠΟ ΕΙΓΜΑ ΗΛΩΣΗΣ ΟΛΟΚΛΗΡΩΣΗΣ ΠΡΑΞΕΩΝ...59 ΥΠΟ ΕΙΓΜΑ ΒΕΒΑΙΩΣΗΣ ΤΗΡΗΣΗΣ ΥΠΟΧΡΕΩΣΕΩΝ ΤΕΛΙΚΟΥ ΙΚΑΙΟΥΧΟΥ...61 ΥΠΟ ΕΙΓΜΑ ΑΠΟΛΟΓΙΣΤΙΚΗΣ ΕΚΘΕΣΗΣ ΠΡΑΞΕΩΝ...63 ΙΑ ΙΚΑΣΙΕΣ ΠΑΡΑΚΟΛΟΥΘΗΣΗΣ ΠΡΑΞΕΩΝ 3

4 I. ΕΙΣΑΓΩΓΗ I.1 ΒΑΣΙΚΕΣ ΕΝΝΟΙΕΣ, ΣΥΝ ΕΣΗ ΤΩΝ ΙΑ ΙΚΑΣΙΩΝ ΕΝΤΑΞΗΣ ΜΕ ΤΗΝ ΠΑΡΑΚΟΛΟΥΘΗΣΗ ΤΗΣ ΥΛΟΠΟΙΗΣΗΣ ΤΩΝ ΠΡΑΞΕΩΝ Το σύστηµα διαχείρισης, παρακολούθησης και ελέγχου του Κοινοτικού Πλαισίου Στήριξης (Κ.Π.Σ.) αποτελεί θεσµοθετηµένο πλαίσιο, στο οποίο περιγράφονται τα όργανα και οι διαδικασίες για την εφαρµογή, την παρακολούθηση και τη διασφάλιση της αποτελεσµατικότητας των παρεµβάσεων που συγχρηµατοδοτούνται από τα ιαρθρωτικά Ταµεία. Το πλαίσιο αυτό περιγράφεται στο νόµο 2860/2000 και τις κανονιστικές πράξεις που εκδίδονται κατ εξουσιοδότησή του, ενσωµατώνοντας τις βασικές αρχές του Κανονισµού 1260/99 του Συµβουλίου της Ευρωπαϊκής Ένωσης στο εθνικό θεσµικό πλαίσιο. Σηµαντική καινοτοµία του νέου συστήµατος διαχείρισης και παρακολούθησης του Κ.Π.Σ αποτελούν οι διαδικασίες ένταξης Πράξεων στα Επιχειρησιακά Προγράµµατα (Ε.Π.) καθώς και οι διαδικασίες παρακολούθησης και ελέγχου της υλοποίησης τους. Το σύνολο των διαδικασιών αυτών περιγράφεται στις ιατάξεις Εφαρµογής του Κ.Π.Σ και η πιστή τήρησή τους αποτελεί υποχρέωση των εθνικών αρχών. Ειδικότερα, οι διαδικασίες ένταξης Πράξεων, περιγράφονται στην παράγραφο του κεφαλαίου των ιατάξεων Εφαρµογής και µε βάση αυτές έχει συνταχθεί σχέδιο Εγκυκλίου για την περαιτέρω εξειδίκευση και αποσαφήνισή τους. Σε συνέχεια της παραπάνω Εγκυκλίου, το παρόν τεύχος έχει ως αντικείµενο τις διαδικασίες παρακολούθησης της υλοποίησης των Πράξεων που περιγράφονται στα Κεφάλαια 4.3, 4.4 και 4.5 των ιατάξεων Εφαρµογής του Κ.Π.Σ , προκειµένου και οι διαδικασίες αυτές να εξειδικευθούν και συστηµατοποιηθούν έτσι ώστε να διευκολυνθεί η οµοιογενής εφαρµογή τους από το σύνολο των Προγραµµάτων του. I.2 EΝΝΟΙΑ ΚΑΙ ΣΚΟΠΟΣ ΤΗΣ ΠΑΡΑΚΟΛΟΥΘΗΣΗΣ Με τον όρο «παρακολούθηση υλοποίησης Πράξεων», νοείται το σύνολο των διαδικασιών µε τις οποίες πραγµατοποιείται η συλλογή και διαχείριση πληροφοριών που αφορούν την υλοποίηση των Πράξεων. Μέσω των διαδικασιών αυτών παρακολουθείται και εποπτεύεται η πορεία εξέλιξής τους και σε περιπτώσεις όπου απαιτείται, γίνονται διορθωτικές ενέργειες προκειµένου να ΙΑ ΙΚΑΣΙΕΣ ΠΑΡΑΚΟΛΟΥΘΗΣΗΣ ΠΡΑΞΕΩΝ 4

5 ολοκληρωθεί µέσα στο εγκεκριµένο χρονοδιάγραµµα, το φυσικό και οικονοµικό αντικείµενο των Πράξεων αποδίδοντας το αντίστοιχο λειτουργικό αποτέλεσµα, όπως τα παραπάνω έχουν εγκριθεί µε την Απόφαση Ένταξης των Πράξεων στο Πρόγραµµα. Κατά συνέπεια, η παρακολούθηση δεν είναι µια απλή καταγραφή της πορείας υλοποίησης των Πράξεων µε την τακτική συλλογή στοιχείων προόδου της φυσικής και οικονοµικής υλοποίησης των Πράξεων. Περιλαµβάνει επιπλέον την παρακολούθηση της τήρησης των υποχρεώσεων των Τελικών ικαιούχων και της οµαλής χρηµατοδότησης των Πράξεων, τις διαδικασίες υποστήριξης και λήψης διορθωτικών µέτρων για την αντιµετώπιση προβληµάτων και γενικότερα το σύνολο των ενεργειών µε τις οποίες η διοίκηση ενός Ε.Π. εξασφαλίζει µετά από την ένταξη των Πράξεων τη λειτουργική ολοκλήρωση του εγκεκριµένου φυσικού αντικειµένου µέσα στα χρονικά και οικονοµικά πλαίσια τα οποία καθορίζονται στα εγκεκριµένα Τεχνικά ελτία. Επισηµαίνεται ότι υπάρχει σαφής διάκριση µεταξύ διαδικασιών και αρµοδιοτήτων παρακολούθησης και ελέγχου. Παρ όλα αυτά, οι διαδικασίες αυτές είναι συµπληρωµατικές και αλληλοτροφοδοτούµενες και ως εκ τούτου ο έλεγχος διευκολύνεται και απλουστεύεται στις περιπτώσεις όπου υπάρχει άρτια υλοποίηση και συστηµατική παρακολούθηση. I.3 ΕΠΙΠΕ Α ΠΑΡΑΚΟΛΟΥΘΗΣΗΣ (Ε.Π., ΜΕΤΡΟ, ΠΡΑΞΗ) Όπως είναι γνωστό, κάθε Ε.Π. αναλύεται σε Άξονες Προτεραιότητας που αποτελούν στρατηγικές επιλογές του Προγράµµατος, οι οποίοι στη συνέχεια αναλύονται στα Μέτρα του Ε.Π. για τα οποία έχουν τεθεί συγκεκριµένοι στόχοι. Για την υλοποίηση ενός Επιχειρησιακού Προγράµµατος αποφασίζεται η ένταξη Πράξεων στα Μέτρα. Πράξη ή Έργο καλείται το αποτέλεσµα ενός συνόλου εργασιών που προορίζεται να ανταποκρίνεται αυτόνοµα σε συγκεκριµένη τεχνική, οικονοµική ή κοινωνική λειτουργία. Οι Πράξεις έχουν καθορισµένο φυσικό και οικονοµικό αντικείµενο το οποίο προσδιορίζεται κατά τη διαδικασία ένταξής τους στο Ε.Π. και περιγράφεται στο αντίστοιχο εγκεκριµένο Τεχνικό ελτίο. Οι Πράξεις αναλύονται σε Υποέργα, καθένα από τα οποία αφορά την υλοποίηση συγκεκριµένου τµήµατος του συνολικού φυσικού αντικειµένου της Πράξης. Σε κάθε Υποέργο αντιστοιχεί µία επιµέρους νοµική δέσµευση (ή τµήµα αυτής) µεταξύ ΙΑ ΙΚΑΣΙΕΣ ΠΑΡΑΚΟΛΟΥΘΗΣΗΣ ΠΡΑΞΕΩΝ 5

6 Τελικού ικαιούχου (Φορέα Υλοποίησης) και αναδόχου (µελέτη, εργολαβία, προµήθεια, πρόγραµµα κατάρτισης, επένδυση κ.α.). Με την υλοποίηση των Πράξεων ολοκληρώνεται εποµένως συγκεκριµένο φυσικό αντικείµενο και επιτυγχάνονται στόχοι οι οποίοι αθροιστικά συµβάλλουν στην επίτευξη των στόχων του αντίστοιχου Μέτρου. Με τη σειρά τους οι στόχοι των Μέτρων συµβάλλουν στην επίτευξη των στόχων των Αξόνων Προτεραιότητας και κατ επέκταση και του Επιχειρησιακού Προγράµµατος. Με βάση τα παραπάνω, η διαδικασία υλοποίησης των στόχων του Προγράµµατος ξεκινάει από την έναρξη υλοποίησης του φυσικού και οικονοµικού αντικειµένου των Πράξεων, που βρίσκονται στην κατώτερη ιεραρχικά βαθµίδα προγραµµατισµού. Η ένταξη µιας Πράξης σε Μέτρο αποτελεί την αρχή της διαδικασίας υλοποίησης του Προγράµµατος, δεδοµένου ότι µε την ένταξη προσδιορίζεται και εγκρίνεται συγκεκριµένο φυσικό αντικείµενο που θα αποτελέσει τη βάση της πυραµίδας υλοποίησης των στόχων του Προγράµµατος. Κατά συνέπεια η Πράξη αποτελεί τη θεµελιώδη βαθµίδα υλοποίησης του Προγράµµατος. Εν τούτοις, θα πρέπει να σηµειωθεί ότι, δεδοµένου ότι κάθε Πράξη αναλύεται σε αυτοτελώς υλοποιούµενες ενέργειες, τα Υποέργα, η υλοποίηση του φυσικού αντικειµένου των οποίων συνθέτει το φυσικό αντικείµενο της Πράξης, το Υποέργο αποτελεί το στοιχειώδες επίπεδο παρακολούθησης των Πράξεων. I.4 ΤΡΟΠΟΣ ΠΑΡΑΚΟΛΟΥΘΗΣΗΣ ΤΩΝ ΠΡΑΞΕΩΝ Η διαδικασία υλοποίησης συναρτάται άµεσα µε τη διαδικασία ένταξης της Πράξης στο αντίστοιχο Ε.Π. Κατ αυτή την έννοια, όσο καλύτερη προετοιµασία έχει γίνει στο προενταξιακό στάδιο και όσο ωριµότερες για υλοποίηση είναι οι Πράξεις οι οποίες εντάσσονται σε ένα Ε.Π., τόσο ευκολότερη και χωρίς προβλήµατα είναι η υλοποίησή τους και κατά συνέπεια οµαλότερη η διαδικασία παρακολούθησης των Πράξεων αυτών. Με βάση τα παραπάνω, η κάλυψη των αναγκών παρακολούθησης από την ιαχειριστική Αρχή περιλαµβάνεται στις παρακάτω διαδικασίες : 1. Άµεση παρακολούθηση της πορείας υλοποίησης των Πράξεων µέσω επαφών µε τους Τελικούς ικαιούχους και εξασφάλιση της ανταπόκρισής τους στις υποχρεώσεις τους σύµφωνα µε την Απόφαση Ένταξης. ΙΑ ΙΚΑΣΙΕΣ ΠΑΡΑΚΟΛΟΥΘΗΣΗΣ ΠΡΑΞΕΩΝ 6

7 2. Έµµεση παρακολούθηση της πορείας υλοποίησης των Πράξεων, µέσω του Ολοκληρωµένου Πληροφοριακού Συστήµατος (Ο.Π.Σ.). 3. Παρακολούθηση και διατύπωση γνώµης για τη διαδικασία πληρωµής των Πράξεων από την έκδοση της Απόφασης Ένταξης στο Ε.Π. µέχρι την αποπληρωµή τους, σε συνεργασία και µε τους άλλους εµπλεκόµενους φορείς. 4. Πρόληψη κινδύνων οµαλής υλοποίησης και ολοκλήρωσης των Πράξεων µε τον εντοπισµό προβληµάτων, παροχή υποστήριξης στους Τελικούς ικαιούχους και πρόταση για διενέργεια ελέγχων προκειµένου να αντιµετωπιστούν τα προβλήµατα αυτά. 5. Αξιοποίηση των πορισµάτων των ελέγχων και παρακολούθηση της εφαρµογής των διορθωτικών ενεργειών προκειµένου να αντιµετωπιστούν τα προβλήµατα τα οποία εντοπίστηκαν. Ειδικά για τα έργα που έχουν ελεγχθεί από τον ΕΣΠΕΛ και εντοπίζονται ουσιώδη ελαττώµατα, η ιαχειριστική Αρχή υποχρεούται να παρακολουθεί την εφαρµογή των αναγκαίων ενεργειών αποκατάστασης, όπως περιγράφεται στην σχετική Κοινή Υπουργική Απόφαση. 6. Παρακολούθηση της διαδικασίας ολοκλήρωσης των Πράξεων και της διεξαγωγής ελέγχων ολοκλήρωσης και τήρησης όλων των διαδικασιών (θεσµικών - διοικητικών οργανωτικών) που αποδεικνύουν ότι ο Τελικός ικαιούχος κάλυψε πλήρως τις υποχρεώσεις του έναντι του Προγράµµατος. Οι παραπάνω διαδικασίες παρακολούθησης, οι οποίες θα αναλυθούν στη συνέχεια, ξεκινούν αµέσως µετά την έκδοση της Απόφασης Ένταξης µιας Πράξης σε ένα Ε.Π. και έχουν ως στόχο την εξασφάλιση της πιστής τήρησης των υποχρεώσεων που αναλαµβάνει ο Τελικός ικαιούχος για την υλοποίηση της Πράξης όπως αυτή περιγράφεται στο εγκεκριµένο Τεχνικό ελτίο Έργου. Για την εφαρµογή των παραπάνω διαδικασιών παρακολούθησης, η ιαχειριστική Αρχή χρησιµοποιεί µια σειρά εργαλείων τα οποία συστηµατοποιούν, τυποποιούν και διευκολύνουν τις διαδικασίες αυτές. Από τα εργαλεία αυτά θεσµική κατοχύρωση έχει το Ολοκληρωµένο Πληροφοριακό σύστηµα (Ο.Π.Σ.) και τα έντυπά του (Τεχνικά ελτία Έργου, Μηνιαία ελτία ήλωσης απανών, Τριµηνιαία ελτία Παρακολούθησης) και χρησιµοποιούνται οριζόντια από όλα τα Προγράµµατα, ενώ άλλα εργαλεία όπως πληροφοριακά συστήµατα, εγχειρίδια κ.α. δεν έχουν κατά κανόνα θεσµική κατοχύρωση και έχουν εξειδικευµένο χαρακτήρα, προσαρµοσµένο στις ιδιαιτερότητες των Πράξεων που παρακολουθούν σε συγκεκριµένα Προγράµµατα. ΙΑ ΙΚΑΣΙΕΣ ΠΑΡΑΚΟΛΟΥΘΗΣΗΣ ΠΡΑΞΕΩΝ 7

8 I.5 ΟΜΗ ΤΟΥ ΤΕΥΧΟΥΣ Ο ΗΓΙΩΝ Το παρόν τεύχος οδηγιών αφορά τις διαδικασίες παρακολούθησης της υλοποίησης των Πράξεων στα Επιχειρησιακά Προγράµµατα του Κ.Π.Σ από την πλευρά των αρµόδιων ιαχειριστικών Αρχών των Επιχειρησιακών Προγραµµάτων. Οι ιαχειριστικές Αρχές, στα πλαίσια των θεσµοθετηµένων αρµοδιοτήτων τους και ανάλογα µε την φύση των Πράξεων που παρακολουθούν, έχουν επιπλέον τη δυνατότητα εφαρµογής συµπληρωµατικών διαδικασιών και εργαλείων καθώς και έκδοσης οδηγιών µε περαιτέρω εξειδίκευση σε συνεννόηση µε την ιαχειριστική Αρχή του Κ.Π.Σ. Σκοπός του παρόντος τεύχους είναι να εξασφαλίσει την οµοιογενή εφαρµογή όλων των µέχρι σήµερα θεσµοθετηµένων διαδικασιών και εργαλείων στην παρακολούθηση της υλοποίησης των Πράξεων από όλες ανεξαιρέτως τις ιαχειριστικές Αρχές, παρέχοντας οδηγίες που εξειδικεύουν και τυποποιούν την εφαρµογή των διαδικασιών αυτών. Οι οδηγίες για την παρακολούθηση παρουσιάζονται σε ενότητες, κάθε µία από τις οποίες αντιµετωπίζει µια συγκεκριµένη διαδικασία παρακολούθησης. Τα στάδια της διαδικασίας παρακολούθησης όµως εµπλέκονται µεταξύ τους, δεδοµένου ότι οι περισσότερες διαδικασίες διαρκούν όλη τη χρονική περίοδο υλοποίησης των Πράξεων. Έτσι, για παράδειγµα, η διαδικασία χρηµατοδότησης αποτελεί προϋπόθεση για την έναρξη υλοποίησης µιας Πράξης και συνεχίζεται καθ όλη τη διάρκεια υλοποίησης µέχρι και την ολοκλήρωσή της. Το ίδιο συµβαίνει και µε τη διαδικασία της παρακολούθησης των Πράξεων µέσω των ελτίων Παρακολούθησης κ.ο.κ. Με βάση τα παραπάνω, το Κεφάλαιο II που ακολουθεί περιλαµβάνει τις παρακάτω ενότητες: Τυπική διαδικασία παρακολούθησης της πορείας υλοποίησης Πράξεων µέσω εντύπων Ενηµέρωση Ο.Π.Σ. Επικοινωνία µε τους Τελικούς ικαιούχους και τρόποι υποστήριξής τους. ιαδικασία χρηµατοδότησης Πράξεων Παρακολούθηση πληρωµών. Καταγραφή και αντιµετώπιση κινδύνων, παρακολούθηση εφαρµογής διορθωτικών µέτρων µετά από ελέγχους. Αλλαγή των στοιχείων των ενταγµένων Πράξεων (Τροποποίηση Επικαιροποίηση). Απένταξη Πράξεων. ιαδικασία ολοκλήρωσης Πράξεων. ΙΑ ΙΚΑΣΙΕΣ ΠΑΡΑΚΟΛΟΥΘΗΣΗΣ ΠΡΑΞΕΩΝ 8

9 II. ΠΑΡΑΚΟΛΟΥΘΗΣΗ ΥΛΟΠΟΙΗΣΗΣ ΠΡΑΞΕΩΝ II.1 ΤΥΠΙΚΗ ΙΑ ΙΚΑΣΙΑ ΠΑΡΑΚΟΛΟΥΘΗΣΗΣ ΤΗΣ ΠΟΡΕΙΑΣ ΥΛΟΠΟΙΗΣΗΣ ΠΡΑΞΕΩΝ ΜΕΣΩ ΕΝΤΥΠΩΝ ΕΝΗΜΕΡΩΣΗ Ο.Π.Σ. II.1.1 Το ισχύον θεσµικό κανονιστικό πλαίσιο και οι δεσµεύσεις που απορρέουν από αυτό. Ο Κανονισµός 1260/1999 του Συµβουλίου της Ε.Ε. και ο Νόµος 2860/2000 καθορίζουν τις αρµοδιότητες των.α. ως προς την παρακολούθηση των Ε.Π. και των Πράξεων, καθώς και την υποχρέωση χρήσης ηλεκτρονικών συστηµάτων συλλογής και ανταλλαγής δεδοµένων. Σχετική αναφορά ως προς αυτά γίνεται και στο Κεφάλαιο των ιατάξεων Εφαρµογής του Κ.Π.Σ Σύµφωνα µε τα παραπάνω, στα πλαίσια των αρµοδιοτήτων της, η ιαχειριστική Αρχή παρακολουθεί την υλοποίηση των Πράξεων του αντίστοιχου Επιχειρησιακού Προγράµµατος, µε την συλλογή στοιχείων που παρέχονται σε αυτήν από τους Τελικούς ικαιούχους σε τακτά χρονικά διαστήµατα καθώς και την τήρηση της υποχρέωσης των Τελικών ικαιούχων να παρέχουν τα παραπάνω στοιχεία, επιβεβαιώνοντας την αξιοπιστία τους. Τέλος, ενηµερώνει µε τα στοιχεία αυτά το Ο.Π.Σ. Προσθετικά µε τα παραπάνω ο ρόλος και οι υποχρεώσεις της ιαχειριστικής Αρχής καθίστανται εξαιρετικά κρίσιµοι στην περίπτωση παρακολούθησης των διαδικασιών αποκατάστασης έργων που έχουν ελεγχθεί από τον ΕΣΠΕΛ. Όπως προβλέπεται και από τη σχετική ΚΥΑ, η ιαχειριστική Αρχή έχει συστηµατική ενηµέρωση και υποχρεούται να παρακολουθεί την τήρηση των προθεσµιών για την προώθηση των αναγκαίων ενεργειών αποκατάστασης τυχόν ελαττωµάτων και αστοχιών που έχουν εντοπιστεί. II.1.2 Εργαλεία παρακολούθησης των Πράξεων Βασική ενέργεια για την παρακολούθηση των Πράξεων είναι η συστηµατική τήρηση αρχείου (φάκελος έργου) µε όλα τα δικαιολογητικά που αφορούν την εκτέλεσή της. εν είναι, ωστόσο, σκόπιµο για τις ιαχειριστικές Αρχές, να τηρούν το σύνολο του έντυπου υλικού κάθε Έργου, πράγµα που θα ήταν πρακτικά δύσκολο (εξασφάλιση υλικού και αντίστοιχου χώρου). Από το σύνολο του έντυπου υλικού η ιαχειριστική Αρχή οφείλει να τηρεί το αναγκαίο που της επιτρέπει να διαµορφώνει εικόνα για : ΙΑ ΙΚΑΣΙΕΣ ΠΑΡΑΚΟΛΟΥΘΗΣΗΣ ΠΡΑΞΕΩΝ 9

10 την ταυτότητα των φορέων που συµµετέχουν στην υλοποίηση (π.χ. Προϊσταµένη Αρχή, Οικονοµική Υπηρεσία) και των αναδόχων εκτέλεσης των Πράξεων την ταυτότητα των Πράξεων (ανάλυση σε Υποέργα, τεκµηρίωση οικονοµικού και φυσικού αντικειµένου του καθενός, χρονοδιάγραµµα) τη συντελούµενη πρόοδο ως προς το οικονοµικό και φυσικό αντικείµενο τη συµµόρφωση του Τελικού ικαιούχου µε τους όρους ένταξης της Πράξης (νοµιµότητα, κανονικότητα κλπ.) τις τροποποιήσεις, τα προβλήµατα και τις εκκρεµότητες στην εκτέλεση των Πράξεων. Υποδείγµατα για την τήρηση των φακέλων έργου/ υποέργου έχουν αποσταλεί από τη Μ.Ο.. ΑΕ προς τις ιαχειριστικές Αρχές. Τα σηµαντικότερα στοιχεία κάθε Πράξης που περιλαµβάνει ο φάκελος έργου είναι εκείνα τα οποία υποχρεωτικά καταχωρίζονται στο Ολοκληρωµένο Πληροφοριακό Σύστηµα (Ο.Π.Σ.) του Υπουργείου Οικονοµίας και Οικονοµικών. Ειδικότερα το υποσύστηµα του Ο.Π.Σ. το οποίο αφορά το Κ.Π.Σ. και τις Κοινοτικές Πρωτοβουλίες, αποτελεί το βασικό εργαλείο για την παρακολούθηση, την αξιολόγηση και τον έλεγχο των Πράξεων και των φορέων και έχει σχεδιαστεί έτσι ώστε να ενσωµατώνει τη λογική διαχείρισης των Επιχειρησιακών Προγραµµάτων. Για την τροφοδοσία του Ο.Π.Σ. µε τα απαραίτητα στοιχεία, αλλά και για την ίδια τη διαδικασία παρακολούθησης των Πράξεων που υλοποιούνται, έχουν θεσµοθετηθεί και χρησιµοποιούνται από το σύνολο των ιαχειριστικών Αρχών των Ε.Π., τυποποιηµένα έντυπα εργαλεία τα οποία είναι συµβατά µε το Ολοκληρωµένο Πληροφοριακό Σύστηµα. Η συµβατότητα αυτή εξασφαλίζεται µε την πρόβλεψη συγκεκριµένων πεδίων στα παραπάνω έντυπα που περιλαµβάνουν στοιχεία τα οποία τροφοδοτούν το Ο.Π.Σ., διασφαλίζοντας τη συνεχή και έγκυρη ενηµέρωσή του και επιτυγχάνοντας οµοιογένεια στην αποτύπωση των στοιχείων. Τα τυποποιηµένα είδη των εντύπων τα οποία περιέχουν πληροφορίες για την παρακολούθηση των Πράξεων και υποστηρίζουν την ενηµέρωση του Ο.Π.Σ. καθορίζονται στην Κ.Υ.Α. αρ /Γ ΑΠΠΠ Ε 235 (ΦΕΚ 1002 Β/ ) όπως αυτή ισχύει και είναι: ΙΑ ΙΚΑΣΙΕΣ ΠΑΡΑΚΟΛΟΥΘΗΣΗΣ ΠΡΑΞΕΩΝ 10

11 Το Τεχνικό ελτίο Έργου/ Υποέργου (Τ..Ε./Υ.) του οποίου προβλέπονται τρεις τύποι, το Τριµηνιαίο ελτίο Παρακολούθησης Έργου/ Υποέργων (Τ ΠΕ/Υ) και το Μηνιαίο ελτίο ήλωσης απανών Υποέργου. II.1.3. ιαδικασία παρακολούθησης µέσω των ελτίων Παρακολούθησης Με την έκδοση της Απόφασης Ένταξης µιας Πράξης σε Ε.Π., αρχίζει η διαδικασία υλοποίησης και ταυτόχρονα και η παρακολούθησή της από την αρµόδια ιαχειριστική Αρχή. Σύµφωνα µε την υπ.αριθ /Γ ΑΠΠΠ Ε 156 / Απόφαση του Υφυπουργού Εθνικής Οικονοµίας, µε την Απόφαση Ένταξης της Πράξης ο Τελικός ικαιούχος αναλαµβάνει την «υποχρέωση ενηµέρωσης της Ειδικής Υπηρεσίας ιαχείρισης του Επιχειρησιακού Προγράµµατος µε τα Μηνιαία ελτία ήλωσης απανών και τα Τριµηνιαία ελτία Παρακολούθησης του έργου και των υποέργων του µε την επισήµανση ότι τα δελτία αυτά επέχουν θέση υπεύθυνης δήλωσης του υπευθύνου του έργου». Η υποβολή των παραπάνω ελτίων αποτελεί υποχρέωση των Τελικών ικαιούχων µέχρι την οικονοµική εκκαθάρισή της Πράξης, ενώ στην ίδια Κ.Υ.Α. προβλέπεται ότι µη έγκαιρη υποβολή των στοιχείων εντός των οριζόµενων προθεσµιών µπορεί να οδηγήσει σε αναστολή ή διακοπή της χρηµατοδότησης. Σύµφωνα µε τα οριζόµενα στις Κ.Υ.Α. σύστασης των.α., (άρθρο 3), η Μονάδα Β µεταξύ άλλων «Συγκεντρώνει και ελέγχει τα στοιχεία παρακολούθησης εκτέλεσης των πράξεων ( ελτία Παρακολούθησης)» Με την παραπάνω διατύπωση περιγράφεται η υποχρέωση της Μονάδας Β, µε βάση τα δεδοµένα που έχει από την παρακολούθηση της Πράξης, το Τ..Ε., την Απόφαση Ένταξης, τα προγενέστερα ελτία Παρακολούθησης κλπ., να διασταυρώνει τα υποβαλλόµενα στοιχεία, και, σε περίπτωση που διαπιστώσει σφάλµατα, ανακρίβειες ή αναντιστοιχίες, να συνεργάζεται µε τον Τελικό ικαιούχο προκειµένου αυτός να επανυποβάλει τα ελτία Παρακολούθησης µε τις αναγκαίες διορθώσεις. Η επανυποβολή των ελτίων θα πρέπει να γίνει από τον Τελικό ικαιούχο το ταχύτερο δυνατόν και όχι αργότερα από τις προαναφερθείσες προθεσµίες. Οι.Α. θα πρέπει να επιστήσουν ιδιαιτέρως την προσοχή των τελικών δικαιούχων στην έγκαιρη και ορθή συµπλήρωση των ελτίων Παρακολούθησης Έργου/Υποέργου, αξιοποιώντας τα στοιχεία που έχουν προκύψει από τη συστηµατική παρακολούθηση του έργου και τις ειδικότερες πληροφορίες των υπηρεσιών επίβλεψης. ΙΑ ΙΚΑΣΙΕΣ ΠΑΡΑΚΟΛΟΥΘΗΣΗΣ ΠΡΑΞΕΩΝ 11

12 Οι τελικοί δικαιούχοι θα πρέπει να διασφαλίζουν τη συστηµατική παρακολούθηση του φυσικού (ποσότητες) και οικονοµικού (κόστους) αντικειµένου του έργου, τα οποία σε συνδυασµό µε την παρακολούθηση της χρονικής εξέλιξης του έργου τους παρέχουν τον πλήρη έλεγχο της πορείας του, τον έγκαιρο εντοπισµό τυχόν προβληµάτων και τη λήψη των αναγκαίων διορθωτικών ενεργειών. Ειδικότερες οδηγίες προς τους τελικούς δικαιούχους θα πρέπει να δοθούν από τις.α., για την αξιοποίηση των στοιχείων του εγκεκριµένου χρονοδιαγράµµατος του έργου (άρθρο 5, παρ. 4 του Ν.1418/84, Άρθρο 32 του Π 609/85 και Άρθρο 36 του Π 609/85) κατά τη συµπλήρωση των Τριµηνιαίων ελτίων Παρακολούθησης Έργου/Υποέργου. εδοµένου ότι το εγκεκριµένο χρονοδιάγραµµα περιλαµβάνει όλες τις αναγκαίες πληροφορίες, έτσι ώστε να απεικονίζεται µε ακρίβεια η πραγµατική διαδικασία κατασκευής του έργου, οι πληροφορίες αυτές θα πρέπει να χρησιµοποιούνται για την περιγραφή της προόδου του φυσικού αντικειµένου του έργου, την αποτίµηση µε µετρήσιµους δείκτες της προόδου αυτής, την αξιολόγηση των χρονικών καθυστερήσεων- παρατάσεων και των επιπτώσεών τους. Στη βάση όλων των πληροφοριών αυτών θα πρέπει επίσης να δίδονται οι προβλέψεις δαπανών για το υπόψη υποέργο. Τονίζεται ότι η αξιοπιστία των δηµοσιονοµικών προβλέψεων που υποβάλλονται σε ετήσια βάση από τη.α. του Προγράµµατος προς την Αρχή Πληρωµής και στη συνέχεια στην Επιτροπή, αποτελούν παράµετρο που συνδέεται µε τη ορθή και αποτελεσµατική διαχείριση του Προγράµµατος. Με την υποβολή των Τ ΠΕ/Υ και την ολοκλήρωση της διαδικασίας παραλαβής και εξέτασης από τη Μονάδα Β, η ιαχειριστική Αρχή προχωρεί στην καταχώρηση των στοιχείων του ελτίου Παρακολούθησης στο Ο.Π.Σ. και παράλληλα αποτιµά και επεξεργάζεται τα στοιχεία του ελτίου προκειµένου να εντοπίσει τυχόν προβλήµατα στην υλοποίηση της Πράξης. Τα προβλήµατα αυτά µπορεί είτε να έχουν ήδη εκδηλωθεί και οι συνέπειές τους να είναι άµεσες, είτε να διαφαίνεται προοπτική εµφάνισής τους στο µέλλον. Η ιαχειριστική Αρχή παρεµβαίνει και στις δύο παραπάνω περιπτώσεις µε στόχο την έγκαιρη και ολοκληρωµένη αντιµετώπισή τους προκειµένου να διασφαλισθεί η οµαλή πορεία υλοποίησης της Πράξης. Για το σκοπό αυτό συνεργάζεται στενά µε τους Τελικούς ικαιούχους προκειµένου να δροµολογηθούν και υλοποιηθούν οι ΙΑ ΙΚΑΣΙΕΣ ΠΑΡΑΚΟΛΟΥΘΗΣΗΣ ΠΡΑΞΕΩΝ 12

13 κατάλληλες κατά περίπτωση διορθωτικές ενέργειες. Στα πλαίσια αυτά περιλαµβάνονται διαδικασίες οι οποίες αναπτύσσονται αναλυτικά στα αντίστοιχα Κεφάλαια του παρόντος τεύχους. Επισηµαίνεται ότι η ορθότητα και η αξιοπιστία των στοιχείων που υποβάλλονται από τον Τελικό ικαιούχο µέσω των ελτίων Παρακολούθησης (και αποτελούν αντικείµενο ελέγχου από τη Μονάδα Γ) είναι καίριας σηµασίας προκειµένου να είναι δυνατός ο έγκαιρος εντοπισµός αποκλίσεων προβληµάτων έτσι ώστε να δροµολογηθούν διορθωτικές ενέργειες πριν την ολοκλήρωση της Πράξης (βλ. Kεφάλαιο II.7). Προκειµένου η ιαχειριστική Αρχή να παρακολουθεί την τήρηση των προθεσµιών για την υποβολή των ελτίων από τους Τελικούς ικαιούχους, θα πρέπει να οργανώσει σύστηµα παρακολούθησης των ηµεροµηνιών κατάθεσής τους ανά Τελικό ικαιούχο και ανά Πράξη. Με το σύστηµα αυτό θα µπορεί να λαµβάνει, εφ όσον το κρίνει σκόπιµο, κατά περίπτωση τα κατάλληλα διορθωτικά µέτρα (συστάσεις, υποστήριξη, διακοπή χρηµατοδότησης κ.α.). Τέλος, θα πρέπει να τονισθεί ότι ο υποχρεωτικός χαρακτήρας της υποβολής των ελτίων Παρακολούθησης και της διαδικασίας ενηµέρωσης του Ο.Π.Σ. δεν αποκλείει τη χρήση συµπληρωµατικών εργαλείων διαδικασιών για την παρακολούθηση των Πράξεων. Ανάλογα µε το είδος των Πράξεων που υλοποιούνται και τις δυνατότητες των Τελικών ικαιούχων είναι δυνατόν, κατά την κρίση της αρµόδιας ιαχειριστικής Αρχής, να αναπτυχθούν εξειδικευµένα, συµπληρωµατικά εργαλεία παρακολούθησης όπως βάσεις δεδοµένων, εξειδικευµένα έντυπα συλλογής στοιχείων, γεωγραφικά συστήµατα πληροφοριών (G.I.S.) κ.ο.κ. Επίσης για τη διαχρονική παρακολούθηση του φυσικού και οικονοµικού αντικειµένου των έργων υποδοµής, ο τελικός δικαιούχος ή/ και η.α. µπορεί να χρησιµοποιεί εργαλεία που θα επιτρέπουν τη σύγκριση του εκάστοτε πραγµατοποιηθέντος φυσικού αντικειµένου µε το προδιαγεγραµµένο από τη σχετική σύµβαση, τον εντοπισµό αποκλίσεων και προβληµάτων και κατ επέκταση την ανάδειξη πιθανών κινδύνων για την οµαλή εξέλιξή του. Κατά το σχεδιασµό των εργαλείων αυτών θα πρέπει να λαµβάνεται υπόψη η δυνατότητα συµβατότητας µε το Ο.Π.Σ. προκειµένου να είναι εφικτή η ανταλλαγή ηλεκτρονικών δεδοµένων. Ειδικότερα, όσον αφορά Πράξεις στις οποίες ο ακριβής αριθµός Υποέργων και το περιεχόµενό τους προσδιορίζεται µέσω ανοικτής διαδικασίας και βάσει προδιαγραφών που έχει θέσει ο Τελικός ικαιούχος (π.χ. δράσεις κρατικών ενισχύσεων ή δράσεις συγχρηµατοδοτούµενες από το Ε.Κ.Τ.), τα παραπάνω ΙΑ ΙΚΑΣΙΕΣ ΠΑΡΑΚΟΛΟΥΘΗΣΗΣ ΠΡΑΞΕΩΝ 13

14 εξειδικευµένα εργαλεία είναι συχνά απαραίτητα για την παρακολούθηση της υλοποίησής τους καθώς και για την συλλογή των αναγκαίων για καταχώρηση στοιχείων στο Ο.Π.Σ. Για το λόγο αυτό στις παραπάνω περιπτώσεις θα πρέπει οι αρµόδιες ιαχειριστικές Αρχές να παρέχουν υποδείξεις ή υποστήριξη στους Τελικούς ικαιούχους (όπως αναλυτικά αναφέρεται στο Κεφάλαιο II.2). Επισηµαίνεται ότι, για την διευκόλυνση της ιαδικασίας Ένταξης και Παρακολούθησης των Πράξεων, έχουν αναπτυχθεί εφαρµογές για την ηλεκτρονική υποβολή (συµπλήρωση ηλεκτρονικής φόρµας) των παρακάτω εντύπων: Τεχνικό ελτίο Έργου / Υποέργου (Τ Ε/Υ) Μηνιαίο ελτίο Παρακολούθησης Υποέργου (Μ ΠΥ) Τριµηνιαίο ελτίο Παρακολούθησης Έργου / Υποέργου (Τ ΠΕ/Υ) Στοιχεία Νοµικής έσµευσης (Ν..). Τα στοιχεία αυτά µεταφέρονται στη συνέχεια ηλεκτρονικά στο ΟΠΣ. Αυτό είναι εφικτό µε τη χρήση ειδικών εφαρµογών (σε web περιβάλλον) στις οποίες έχουν πρόσβαση: οι Τελικοί ικαιούχοι και οι ιαχειριστικές Αρχές. Στις εν λόγω εφαρµογές, οι Τελικοί ικαιούχοι: είτε συµπληρώνουν απ ευθείας τις ηλεκτρονικές φόρµες των εφαρµογών web, οι οποίες είναι σε ένα βαθµό προσυµπληρωµένες µε υφιστάµενα στοιχεία στο ΟΠΣ, είτε τροφοδοτούν τις εφαρµογές, µε αντίστοιχα αρχεία XML που προκύπτουν από υφιστάµενα πληροφοριακά συστήµατα που χρησιµοποιούν οι Τελικοί ικαιούχοι. Συνεπώς, κατά το σχεδιασµό των όποιων βοηθητικών βάσεων δεδοµένων, θα πρέπει να λαµβάνεται υπόψη η συµβατότητα τόσο µε το ΟΠΣ, όσο και µε τις παραπάνω εφαρµογές ηλεκτρονικής υποβολής, για την διευκόλυνση της ανταλλαγής ηλεκτρονικών δεδοµένων. Για το σκοπό αυτό, οι αρµόδιες ιαχειριστικές Αρχές θα πρέπει να έρχονται σε επικοινωνία µε την Ε.Υ. ΟΠΣ για την εξασφάλιση σχετικής υποστήριξης. ΙΑ ΙΚΑΣΙΕΣ ΠΑΡΑΚΟΛΟΥΘΗΣΗΣ ΠΡΑΞΕΩΝ 14

15 II.2 ΕΠΙΚΟΙΝΩΝΙΑ ΜΕ ΤΟΥΣ ΤΕΛΙΚΟΥΣ ΙΚΑΙΟΥΧΟΥΣ ΚΑΙ ΤΡΟΠΟΙ ΥΠΟΣΤΗΡΙΞΗΣ ΤΟΥΣ Ο Νόµος 2860/2000, στο άρθρο 4 παρ. 1γ, προβλέπει την παροχή υποστήριξης από την ιαχειριστική Αρχή στους Τελικούς ικαιούχους προκειµένου να ανταποκριθούν στις υποχρεώσεις τους. Η υποστήριξη αυτή είναι συνεχής και παρέχεται καθ όλη τη διάρκεια εφαρµογής του Επιχειρησιακού Προγράµµατος, καλύπτει δε όλες τις φάσεις εκτέλεσης µιας Πράξης, από τον προγραµµατισµό και την ένταξή της στο Πρόγραµµα µέχρι την υλοποίηση και την ολοκλήρωσή της. Η πρώτη ενέργεια υποστήριξης των Τελικών ικαιούχων αφορά την ενηµέρωσή τους και καλύπτει κατά κύριο λόγο τη φάση της διαδικασίας ένταξης των Πράξεων σε ένα Ε.Π. Η ενηµέρωση αυτή παρέχεται κυρίως µέσω του γραφείου πληροφοριών και της ιστοσελίδας της αντίστοιχης ιαχειριστικής Αρχής. Στη συνέχεια, µέσω της Απόφασης Ένταξης της Πράξης στο Ε.Π. (Υπουργική Απόφαση 18527/Γ ΑΠΠΠ Ε 156 της ), ο Τελικός ικαιούχος δεσµεύεται µε συγκεκριµένες υποχρεώσεις έναντι του Προγράµµατος. Κατά τη διαδικασία ωρίµανσης των Υποέργων και στη συνέχεια εκτέλεσης της Πράξης, η ιαχειριστική Αρχή, στα πλαίσια των προεγκρίσεων των σταδίων εξέλιξης, υποστηρίζει τον Τελικό ικαιούχο. Η υποστήριξη αυτή εστιάζεται: στο σαφή και εξ αρχής καθορισµό των σταδίων εξέλιξης των Υποέργων για τα οποία απαιτείται προέγκριση στην παροχή κατευθύνσεων για την έναρξη του εποµένου σταδίου, ούτως ώστε να µην υπάρξει εµπλοκή στη διαδικασία προέγκρισης των σταδίων από την ίδια τη.α. Βάσει του άρθρου 6 του Ν.2860/00, η προέγκριση από τη.α. των σταδίων εξέλιξης για τις Πράξεις η εκτέλεση των οποίων διέπεται από το Ν. 1418/84 όπως ισχύει είναι υποχρεωτική. Τα στάδια που αφορούν τις περιπτώσεις αυτές αναφέρονται στο Παράρτηµα I. Σε όλες τις άλλες κατηγορίες Πράξεων, και όπου αυτό απαιτείται, τα στάδια εξέλιξης καθορίζονται από τη.α. κατά περίπτωση. Επίσης, η ιαχειριστική Αρχή υποστηρίζει τους Τελικούς ικαιούχους στην τήρηση της υποχρέωσης για έγκαιρη και αξιόπιστη παροχή στοιχείων ενηµέρωσης του Ο.Π.Σ. µέσω των Μηνιαίων ελτίων ήλωσης απανών και των Τριµηνιαίων ελτίων Παρακολούθησης, όπως και κάθε άλλης τυπικής υποχρέωσης η οποία αναφέρεται στην Απόφαση Ένταξης της Πράξης (βλ. Kεφάλαιο II.1). ΙΑ ΙΚΑΣΙΕΣ ΠΑΡΑΚΟΛΟΥΘΗΣΗΣ ΠΡΑΞΕΩΝ 15

16 Μεταξύ των υποχρεώσεων αυτών περιλαµβάνονται η τήρηση από τον Τελικό ικαιούχο αρχείου µε τα απαραίτητα δικαιολογητικά της Πράξης που υλοποιείται (φάκελος έργου), η τήρηση αυτοτελούς λογιστικής µερίδας για την Πράξη και η τήρηση ξεχωριστού τραπεζικού λογαριασµού όπου απαιτείται. Επισηµαίνεται, επίσης, ότι κατά τη διάρκεια υλοποίησης της Πράξης είναι δυνατόν να προκύψουν κατά περίπτωση ιδιαίτερα τεχνικά ή διοικητικά προβλήµατα, τα οποία απαιτούν εξειδικευµένη αντιµετώπιση από την ιαχειριστική Αρχή. Για την επίλυση των προβληµάτων αυτών, τα οποία στοιχειοθετούνται µε κατάλληλη τεκµηρίωση απαιτείται στενή συνεργασία της ιαχειριστικής Αρχής µε τον Τελικό ικαιούχο, προκειµένου να επιλεγεί η βέλτιστη εναλλακτική λύση, η οποία να διασφαλίζει την άρτια και έγκαιρη ολοκλήρωση της Πράξης στα πλαίσια του Προγράµµατος. Για την παροχή υποστήριξης στους Τελικούς ικαιούχους από τη ιαχειριστική Αρχή ακολουθούνται τα παρακάτω βήµατα : Βήµα 1 : Εντοπισµός των αναγκών υποστήριξης Στο πρώτο αυτό βήµα, η ιαχειριστική Αρχή σε συνεργασία µε τον Τελικό ικαιούχο, εντοπίζει τυχόν προβλήµατα ή δυσλειτουργίες και εκτιµά τις ανάγκες του για υποστήριξη. Βήµα 2 : Προσδιορισµός του είδους της υποστήριξης Η ιαχειριστική Αρχή προσδιορίζει, στα πλαίσια των αρµοδιοτήτων και δυνατοτήτων της και ανάλογα µε τις ανάγκες τις οποίες εντόπισε στο προηγούµενο βήµα, το κατάλληλο είδος υποστήριξης. Βήµα 3 : Υποστήριξη του Τελικού ικαιούχου Η ιαχειριστική Αρχή δίνει τις απαραίτητες κατευθύνσεις ή παρέχει στον Τελικό ικαιούχο την κατάλληλη υποστήριξη, όπως αυτή προσδιορίστηκε κατά το προηγούµενο βήµα. Βήµα 4 : ιαπίστωση της αποτελεσµατικότητας της υποστήριξης Η ιαχειριστική Αρχή, διαπιστώνει την αποτελεσµατικότητα της υποστήριξης σε στενή συνεργασία µε τον Τελικό ικαιούχο και κατά περίπτωση επανακαθορίζει τη στάση της (διακοπή υποστήριξης, υποστήριξη διαφορετικού είδους, κ.ο.κ.). ΙΑ ΙΚΑΣΙΕΣ ΠΑΡΑΚΟΛΟΥΘΗΣΗΣ ΠΡΑΞΕΩΝ 16

17 Σηµειώνεται ότι η υποστήριξη της ιαχειριστικής Αρχής µπορεί να παρέχεται είτε σε µεµονωµένους Τελικούς ικαιούχους για µία ή περισσότερες από τις Πράξεις τους, είτε σε οµάδες Τελικών ικαιούχων για οριζόντια θέµατα. Η παροχή των υπηρεσιών υποστήριξης από τη ιαχειριστική Αρχή γίνεται είτε από τα ίδια τα στελέχη της, είτε από εξωτερικούς εξειδικευµένους συνεργάτες ή εµπειρογνώµονες κατά περίπτωση. Ο τρόπος µε τον οποίο παρέχεται υποστήριξη, ποικίλει ανάλογα µε το είδος των αναγκών που προκύπτουν καθώς και τις δυνατότητες (στελέχωση, οργάνωση, υλικοτεχνική υποδοµή) της ιαχειριστικής Αρχής και του Τελικού ικαιούχου. Ενδεικτικά αναφέρονται ως τρόποι υποστήριξης: τηλεφωνικές επαφές και ανταλλαγή ηλεκτρονικών µηνυµάτων για παροχή διευκρινίσεων σύνταξη και αποστολή ενηµερωτικών εγγράφων, εγχειριδίων και προτυποποιηµένων εντύπων (π.χ. ελτία Παρακολούθησης προσαρµοσµένα ανά τύπο Τ.. ή Πράξης) για παροχή οδηγιών και κατευθύνσεων διοργάνωση συσκέψεων εργασίας, τηλεδιασκέψεων και ηµερίδων για ανταλλαγή απόψεων αλλά και συντονισµό µε άλλους εµπλεκόµενους φορείς, παροχή υπηρεσιών εξωτερικού συµβούλου, σύνταξη εµπειρογνωµοσυνών, κ.α. Είναι προφανές ότι καθοριστικός παράγοντας για τη σωστή παρακολούθηση των Πράξεων που υλοποιούνται αλλά και για την επιτυχία των παραπάνω ενεργειών υποστήριξης είναι η στενή επικοινωνία της ιαχειριστικής Αρχής µε τον Τελικό ικαιούχο. Θεωρείται σκόπιµο, κατά την κρίση της ιαχειριστικής Αρχής και ανάλογα µε το είδος των Πράξεων που υλοποιούνται και τα ιδιαίτερα χαρακτηριστικά των Τελικών ικαιούχων, να καθορισθούν τακτικές ηµεροµηνίες επικοινωνίας µε τους Τελικούς ικαιούχους του αντίστοιχου Επιχειρησιακού Προγράµµατος. Ενδεικτικά αναφέρεται ότι θα µπορούσε να προγραµµατιστεί τακτική επικοινωνία µε Τελικούς ικαιούχους που υλοποιούν παρόµοιες Πράξεις ή αντιµετωπίζουν οµοειδή προβλήµατα. Ωστόσο, η δυνατότητα υποστήριξης των Τελικών ικαιούχων από τις ιαχειριστικές Αρχές δεν είναι απεριόριστη. Για το λόγο αυτό έχει ιδιαίτερη σηµασία η εκτίµηση των κοινών αναγκών υποστήριξης των Τελικών ικαιούχων µε οριζόντιες υποστηρικτικές ενέργειες ώστε να επιτυγχάνεται αξιοποίηση του ανθρώπινου δυναµικού και να γίνεται βέλτιστη χρήση των πόρων της Τεχνικής Βοήθειας. Μεγάλη σηµασία έχει λοιπόν, η άρτια προετοιµασία κάθε Πράξης πριν ενταχθεί στο Πρόγραµµα, προκειµένου να ελαχιστοποιηθούν κατά το δυνατόν τα προβλήµατα υλοποίησής της ΙΑ ΙΚΑΣΙΕΣ ΠΑΡΑΚΟΛΟΥΘΗΣΗΣ ΠΡΑΞΕΩΝ 17

18 και οι συνοδευτικές ανάγκες υποστήριξης του Τελικού ικαιούχου για την αντιµετώπισή τους. Τέλος, επισηµαίνεται ότι σε κάθε περίπτωση ο Τελικός ικαιούχος φέρει ακέραια την ευθύνη για την ολοκλήρωση των Πράξεων τις οποίες υλοποιεί στο πλαίσιο των εγκεκριµένων Αποφάσεων Ένταξης και κατά συνέπεια η υποστήριξη του από την ιαχειριστική Αρχή δεν αποτελεί προϋπόθεση για την κάλυψη των υποχρεώσεών του έναντι του Προγράµµατος. II.3 ΙΑ ΙΚΑΣΙΑ ΧΡΗΜΑΤΟ ΟΤΗΣΗΣ ΠΡΑΞΕΩΝ ΠΑΡΑΚΟΛΟΥΘΗΣΗ ΠΛΗΡΩΜΩΝ Το θεσµικό πλαίσιο της χρηµατοδότησης και των πληρωµών των ενταγµένων στα Ε.Π. Πράξεων, παρουσιάζεται στο άρθρο 11 του Νόµου 2860/2000. Το παραπάνω πλαίσιο εξειδικεύεται στις ιατάξεις Εφαρµογής του Κ.Π.Σ., στο Κεφάλαιο 4.4 της Χρηµατοδότησης, ενώ στο Σύστηµα ιαχείρισης και Ελέγχου των Επιχειρησιακών Προγραµµάτων του Κ.Π.Σ , στο Κεφάλαιο 6 «Σύστηµα διαχείρισης χρηµατοροών» γίνεται αναλυτική περιγραφή των σχετικών διαδικασιών. Η διαδικασία χρηµατοδότησης παρακολούθησης των πληρωµών µιας Πράξης, που έχει ήδη ενταχθεί σε κάποιο Ε.Π., περιλαµβάνει τα εξής στάδια : 1 ο Στάδιο: Εγγραφή της Πράξης στο Πρόγραµµα ηµοσίων Επενδύσεων. 2 ο Στάδιο: ιάθεση χρηµατοδότησης στον Τελικό ικαιούχο (άµεσες-έµµεσες πληρωµές). 3 ο Στάδιο: Παροχή χρηµατοοικονοµικών πληροφοριών. 4 ο Στάδιο: Είσπραξη και απόδοση κοινοτικής συµµετοχής. Στο 1ο Στάδιο, η διαδικασία εγγραφής της Πράξης στο Π..Ε. ξεκινά µε την έκδοση της Απόφασης Ένταξης της Πράξης στο Ε.Π.. Η ιαχειριστική Αρχή εκδίδει την Απόφαση Ένταξης, η οποία αποστέλλεται στον Τελικό ικαιούχο και κοινοποιείται στο Φορέα Χρηµατοδότησης της Πράξης. Ο Τελικός ικαιούχος, µε βάση τα στοιχεία της Απόφασης Ένταξης (συνολικός προϋπολογισµός, ετήσια κατανοµή) προτείνει στο Φορέα Χρηµατοδότησης (Υπουργείο, Περιφέρεια ή Νοµαρχιακή Αυτοδιοίκηση) την εγγραφή της Πράξης στην αντίστοιχη Συλλογική Απόφαση (Σ.Α.) του Προγράµµατος ηµοσίων Επενδύσεων. ΙΑ ΙΚΑΣΙΕΣ ΠΑΡΑΚΟΛΟΥΘΗΣΗΣ ΠΡΑΞΕΩΝ 18

19 Ο Φορέας Χρηµατοδότησης, συµπεριλαµβάνει τις παραπάνω προτάσεις στον ετήσιο προγραµµατισµό του και, εφ όσον τα στοιχεία που οι Τελικοί ικαιούχοι προτείνουν δεν είναι διαφορετικά από αυτά που η αρµόδια ιαχειριστική Αρχή ενέκρινε, εισηγείται στο Υπουργείο Οικονοµίας και Οικονοµικών την έκδοση της αντίστοιχης Συλλογικής Απόφασης (Σ.Α.Ε., Σ.Α.Ε.Π., Σ.Α.Ν.Α.). Το Υπουργείο Οικονοµίας και Οικονοµικών µετά την υποβολή της πρότασης από το αρµόδιο Υπουργείο, Περιφέρεια ή Νοµαρχία και, εγγράφει την Πράξη στο Π..Ε. µε την έκδοση της αντίστοιχης Συλλογικής Απόφασης. Η εγγραφή στο Π..Ε. περιλαµβάνει τα παρακάτω στοιχεία της Πράξης όπως αυτά αναφέρονται στην Απόφαση Ένταξης: την επωνυµία του Τελικού ικαιούχου της Πράξης τον τίτλο της Πράξης το Ε.Π. στο οποίο έχει ενταχθεί η Πράξη τον εγκεκριµένο προϋπολογισµό ο οποίος αναλύεται σε Εθνική και Κοινοτική δηµόσια δαπάνη και την ετήσια κατανοµή του τον χαρακτηρισµό του τρόπου χρηµατοδότησης της Πράξης (άµεση ή έµµεση πληρωµή µε βάση το άρθρο 11 του Ν. 2860/2000). Η Συλλογική Απόφαση που εκδίδεται κοινοποιείται στον Φορέα Χρηµατοδότησης, στον Τελικό ικαιούχο, στις ιαχειριστικές Αρχές των Επιχειρησιακών Προγραµµάτων στα οποία εντάσσονται οι Πράξεις που αναφέρονται στην απόφαση αυτή, στην Αρχή Πληρωµής, στο Υπουργείο Οικονοµίας και Οικονοµικών και στην Τράπεζα της Ελλάδος. Σε συγκεκριµένες περιπτώσεις Πράξεων, προκειµένου να µην παρατηρηθούν καθυστερήσεις στις χρηµατοδοτήσεις τους, µπορεί να ακολουθηθεί κατ εξαίρεση η διαδικασία της προέγκρισης µιας µεµονωµένης Πράξης στο Πρόγραµµα ηµοσίων Επενδύσεων. Η έκδοση απόφασης προέγκρισης ακολουθεί κανονικά όλα τα βήµατα που περιγράφηκαν παραπάνω, αλλά αναφέρεται σε µία µόνο Πράξη. Επισηµαίνεται τέλος ότι, σε περίπτωση κατά την οποία τροποποιηθεί ένα ή περισσότερα από τα στοιχεία της Πράξης τα οποία εµφανίζονται στο Π..Ε., κατά κανόνα απαιτείται τροποποίηση της εγγραφής στο Π..Ε. µε την επανάληψη εξ αρχής της διαδικασίας η οποία παρουσιάστηκε παραπάνω (βλ. Κεφάλαιο II.5). ΙΑ ΙΚΑΣΙΕΣ ΠΑΡΑΚΟΛΟΥΘΗΣΗΣ ΠΡΑΞΕΩΝ 19

20 Το 2 ο ικαιούχο. Στάδιο αφορά στη διαδικασία διάθεσης της χρηµατοδότησης στον Τελικό Κατά το Στάδιο αυτό η διαδικασία διαφοροποιείται ανάλογα µε τον χαρακτηρισµό της πληρωµής σε άµεση ή έµµεση, σύµφωνα µε το άρθρο 3 του Νόµου 2860/2000. Άµεσες πληρωµές «είναι αυτές που πραγµατοποιούνται από τους φορείς των συλλογικών αποφάσεων σε αναδόχους έργων για παραγωγή έργου, παροχή αγαθών σύµφωνα µε τις κείµενες διατάξεις» ενώ έµµεσες πληρωµές «είναι οι πληρωµές επιχορηγήσεων ή χρηµατοδοτήσεων προς νοµικά πρόσωπα δηµοσίου ή ιδιωτικού δικαίου που πραγµατοποιούνται από τους φορείς των συλλογικών αποφάσεων». άµεσες πληρωµές Στις περιπτώσεις αυτές ο Τελικός ικαιούχος, σύµφωνα µε τις απαιτήσεις που έχουν δηµιουργηθεί στα πλαίσια υλοποίησης της Πράξης, υποβάλλει αίτηµα διάθεσης χρηµατοδότησης στον αντίστοιχο Φορέα Χρηµατοδότησης, το οποίο κοινοποιεί ταυτόχρονα και στην ιαχειριστική Αρχή. Προκειµένου το αίτηµα αυτό του Τελικού ικαιούχου να γίνει αποδεκτό από το Φορέα Χρηµατοδότησης, θα πρέπει να έχει τη σύµφωνη γνώµη της ιαχειριστικής Αρχής. Η σύµφωνη γνώµη κατά κύριο λόγο στηρίζεται στην εξέταση των στοιχείων των διαθέσιµων ελτίων Παρακολούθησης και θα πρέπει να αποστέλλεται στο Φορέα Χρηµατοδότησης σε εύλογο χρονικό διάστηµα. Στη συνέχεια, ο Φορέας Χρηµατοδότησης υποβάλλει στο Υπουργείο Οικονοµίας και Οικονοµικών αίτηµα διάθεσης χρηµατοδότησης από τη Συλλογική Απόφαση. Το Υπουργείο Οικονοµίας και Οικονοµικών, µε βάση το αίτηµα και το διαθέσιµο όριο πληρωµών, εκδίδει Απόφαση ιάθεσης χρηµατοδότησης της Συλλογικής Απόφασης, η οποία κοινοποιείται στον Τελικό ικαιούχο, στο Φορέα Χρηµατοδότησης, στο Γενικό Λογιστήριο του Κράτους, στην Τράπεζα Ελλάδος και στη ιαχειριστική Αρχή. Σε περίπτωση που η Απόφαση ιάθεσης διαφοροποιείται από το αίτηµα του Τελικού ικαιούχου, απαιτείται η σύµφωνη γνώµη της ιαχειριστικής Αρχής. Με βάση την συνολική πίστωση που διατίθεται στη Συλλογική Απόφαση, ο Φορέας Χρηµατοδότησης, έχοντας υπόψη τα αιτήµατα που έχουν υποβληθεί, κατανέµει µε εντολή του προς το Γενικό Λογιστήριο του Κράτους και την Τράπεζα Ελλάδος τις χορηγηθείσες πιστώσεις ανά Πράξη. ΙΑ ΙΚΑΣΙΕΣ ΠΑΡΑΚΟΛΟΥΘΗΣΗΣ ΠΡΑΞΕΩΝ 20

21 Με την κατανοµή χρηµατοδότησης στην Πράξη, τα κονδύλια είναι διαθέσιµα στον Τελικό ικαιούχο και µπορεί να προχωρήσει σε χρεώσεις του λογαριασµού της Πράξης (κωδικός έργου Σ.Α.) εκδίδοντας επιταγές προς τους αναδόχους. Οι πληρωµές προς τους αναδόχους βαρύνουν άµεσα το λογαριασµό της Συλλογικής Απόφασης (Σ.Α.Ε., Σ.Α.Ε.Π., Σ.Α.Ν.Τ.) της Πράξης. Οι κινήσεις αυτές της χρηµατοδότησης γίνονται µέσω του Ο.Π.Σ. και είναι άµεσα διαθέσιµες στην Αρχή Πληρωµής, η οποία και παρακολουθεί την οµαλή διακίνηση των χρηµατοδοτήσεων. έµµεσες πληρωµές Στις περιπτώσεις των έµµεσων πληρωµών η διαδικασία υποβολής της πρότασης του Τελικού ικαιούχου και του Φορέα Χρηµατοδότησης στο Υπουργείο Οικονοµίας και Οικονοµικών, η διάθεση χρηµατοδότησης στη Συλλογική Απόφαση και η κατανοµή της χρηµατοδότησης στον κωδικό Σ.Α. της Πράξης είναι όµοιες µε αυτές των άµεσων πληρωµών. Στην περίπτωση των έµµεσων πληρωµών, από τον κωδικό Σ.Α. της Πράξης δεν πληρώνεται ο ανάδοχος, αλλά τα κονδύλια µεταφέρονται σε λογαριασµό του Τελικού ικαιούχου (περιπτώσεις νοµικών προσώπων ή ειδικών λογαριασµών), µέσω του οποίου γίνεται η πληρωµή της Πράξης. Στην περίπτωση αυτή γίνεται εντολή µεταφοράς από το Φορέα Χρηµατοδότησης στο λογαριασµό του Τελικού ικαιούχου, προκειµένου να πραγµατοποιήσει πληρωµές. Η µεταφορά των ποσών γίνεται υπό µορφή άµεσης επιχορήγησης ή αύξησης µετοχικού κεφαλαίου στις Ανώνυµες Εταιρείες του ηµοσίου. Ο Τελικός ικαιούχος έχει την υποχρέωση να παρέχει στοιχεία κίνησης του λογαριασµού αυτού στη ιαχειριστική Αρχή. Όλα τα κονδύλια του Π..Ε. κινούνται µε ενέργειες µέσω του Ο.Π.Σ. και τα στοιχεία είναι διαθέσιµα στην Αρχή Πληρωµής. Το 3 ο Στάδιο περιλαµβάνει την παροχή χρηµατοοικονοµικών πληροφοριών από τον Τελικό ικαιούχο και την ενηµέρωση του Προγράµµατος. Ο Τελικός ικαιούχος πραγµατοποιεί τις δαπάνες εις βάρος του λογαριασµού της Πράξης και στις δύο περιπτώσεις (άµεσων ή έµµεσων πληρωµών) και ενηµερώνει τη ΙΑ ΙΚΑΣΙΕΣ ΠΑΡΑΚΟΛΟΥΘΗΣΗΣ ΠΡΑΞΕΩΝ 21

22 ιαχειριστική Αρχή του Ε.Π. µε τα Μηνιαία ελτία ήλωσης απανών και τα Τριµηνιαία ελτία Παρακολούθησης (βλ. Kεφάλαιο II.1). Η ιαχειριστική Αρχή επαληθεύει τα στοιχεία και τα καταχωρεί στο Ο.Π.Σ. Επίσης καταχωρεί στο Ο.Π.Σ. και τα έσοδα, τα οποία προκύπτουν από την Πράξη ως συνέπεια της εκτέλεσής της. Τα στοιχεία των τόκων που δηµιουργούνται σε επίπεδο Ενδιαµέσων ή Τελικών ικαιούχων, παρακολουθούνται και καταχωρούνται από την Αρχή Πληρωµής στο Ο.Π.Σ. Υπενθυµίζεται ότι σε περιπτώσεις έργων που µε βάση τα πορίσµατα του ΕΣΠΕΛ κατατάσσονται στις κατηγορίες (ii) και (iii) και µέχρι την επιβεβαίωση αποκατάστασης της κακοτεχνίας µε δεύτερο έλεγχο από τον ΕΣΠΕΛ, η ιαχειριστική Αρχή δεν επιβεβαιώνει τις πληρωµές των αντίστοιχων υποέργων και κατά συνέπεια οι εν λόγω πληρωµές δεν λαµβάνονται υπόψη. Σε περίπτωση που και µετά το δεύτερο έλεγχο, το έργο καταταχθεί και πάλι στις κατηγορίες (ii) και (iii) ακολουθείται η διαδικασία που προβλέπεται στην παράγραφο 6 του άρθρου 6 του Ν.2860/00 και στην ΚΥΑ 907/052/ του Εθνικού Συστήµατος ηµοσιονοµικών ιορθώσεων. Η Αρχή Πληρωµής προκειµένου να τεκµηριώσει τα επιµέρους στοιχεία που απαιτείται να επιβεβαιώσει στην Ε.Ε., πέραν των ελέγχων που η ίδια πραγµατοποιεί, επικοινωνεί µε τις ιαχειριστικές Αρχές και την Ε..Ε.Λ. για την επιβεβαίωση των προσαρµογών αυτών. Με το Στάδιο αυτό ολοκληρώνεται η διαδικασία χρηµατοδότησης της Πράξης και παρακολούθησης των πληρωµών από τη ιαχειριστική Αρχή του Προγράµµατος, ενώ ακολουθούν οι διαδικασίες υποβολής αιτήσεων ενδιάµεσων πληρωµών για την εξασφάλιση της είσπραξης της κοινοτικής συµµετοχής. II.4 ΚΑΤΑΓΡΑΦΗ ΚΑΙ ΑΝΤΙΜΕΤΩΠΙΣΗ ΚΙΝ ΥΝΩΝ, ΠΑΡΑΚΟΛΟΥΘΗΣΗ ΕΦΑΡΜΟΓΗΣ ΙΟΡΘΩΤΙΚΩΝ ΕΝΕΡΓΕΙΩΝ Στα προηγούµενα Κεφάλαια εξετάσθηκε η διαδικασία παρακολούθησης της υλοποίησης των Πράξεων, που είναι ενταγµένες σε ένα Ε.Π. από την ιαχειριστική Αρχή. Ωστόσο, κατά τη διάρκεια της υλοποίησης, είναι δυνατόν µέσα από τη διαδικασία της παρακολούθησης να εντοπιστεί σε κάποιες Πράξεις κίνδυνος ο οποίος είτε έχει ήδη εκδηλωθεί, είτε αναµένεται να εκδηλωθεί στο άµεσο µέλλον. ΙΑ ΙΚΑΣΙΕΣ ΠΑΡΑΚΟΛΟΥΘΗΣΗΣ ΠΡΑΞΕΩΝ 22

23 Με τον όρο κίνδυνος, νοείται ένα γεγονός το οποίο µπορεί να έχει ανεπιθύµητες ή αρνητικές επιπτώσεις στην πορεία υλοποίησης µιας Πράξης µε αποτέλεσµα τη σηµαντική καθυστέρηση ή/ και αδυναµία ολοκλήρωσής της σύµφωνα µε τα προβλεπόµενα στην αντίστοιχη Απόφαση Ένταξής της στο Πρόγραµµα καθώς και στο εγκεκριµένο Τ Ε/Υ που τη συνοδεύει. Σηµειώνεται κατ αρχήν ότι κρίσιµοι παράµετροι για την αποτροπή ή τον περιορισµό ανάδειξης κινδύνων κατά τη διάρκεια υλοποίησης µιας Πράξης είναι καταρχήν η ορθή εφαρµογή των διαδικασιών ένταξής της στο Επ. Πρόγραµµα. Ενδεικτικά σηµειώνονται τα ακόλουθα: Η πλήρης και τεκµηριωµένη συµπλήρωση των Τ Ε/Υ αποτελεί βασική προϋπόθεση για τη διάγνωση κατά τη φάση της αξιολόγησης της Πράξης ενδεχοµένων κινδύνων που πρέπει να αποτραπούν. Ενδεικτικά αναφέρεται ότι η αναλυτική τεκµηρίωση του οικονοµικού αντικειµένου και η σαφής περιγραφή των παραδοτέων εργασιών συνιστούν βασικές αφετηρίες για την αποτίµηση της αξιοπιστίας του προτεινόµενου προϋπολογισµού και την αποτροπή µελλοντικών υπερβάσεων. Με τη στοιχειοθετηµένη αξιολόγηση της πρότασης στο αντίστοιχο Φύλλο Αξιολόγησης, στη βάση των προσδιορισµένων κριτηρίων, εντοπίζονται έγκαιρα ενδεχόµενοι κίνδυνοι και δύνανται να προταθούν µέτρα πρόληψής τους. Η διενέργεια προληπτικών ελέγχων πριν από την ένταξη της Πράξης στο Ε.Π. και ο επιτόπιος προληπτικός έλεγχος στη περίπτωση που η προτεινόµενη Πράξη βρίσκεται σε εκτέλεση, συνιστούν σηµαντικές ενέργειες εντοπισµού εν εξελίξει προβληµάτων και αποτροπής µεταγενέστερων. Από τα παραπάνω καθίσταται σαφές ότι, παρά το γεγονός ότι κατά τη φάση ένταξης µιας Πράξης καταβάλλεται µέσω της ακολουθούµενης διαδικασίας προσπάθεια προκειµένου η Πράξη που εντάσσεται να είναι επαρκώς ώριµη και υλοποιήσιµη, δεν µπορεί να αποκλειστεί η πιθανότητα να προκύψουν προβλήµατα κατά τη διάρκεια υλοποίησής της (ενδεικτικά: απρόβλεπτες καταστάσεις σε ένα τεχνικό έργο, αποχώρηση προσωπικού από τον Τελικό ικαιούχο, τυχόν παραλείψεις ή λανθασµένες εκτιµήσεις κ.ο.κ.). Εφόσον τα προβλήµατα αυτά είναι σοβαρά, µπορούν να αποτελέσουν κίνδυνο για την υλοποίηση της, και κατά συνέπεια απαιτείται η έγκαιρη αντιµετώπισή τους. Η ιαχειριστική Αρχή, στα πλαίσια της διαδικασίας παρακολούθησης των ενταγµένων Πράξεων, εντοπίζει, καταγράφει και αξιολογεί τους κινδύνους. Επίσης, υποδεικνύει τις κατάλληλες ενέργειες για την αντιµετώπισή τους στον Τελικό ΙΑ ΙΚΑΣΙΕΣ ΠΑΡΑΚΟΛΟΥΘΗΣΗΣ ΠΡΑΞΕΩΝ 23

24 ικαιούχο και παρακολουθεί την εφαρµογή τους. Στην διαδικασία αυτή εµπλέκονται η Μονάδα Β (Παρακολούθησης και ιαχείρισης) και η Μονάδα Γ (Ελέγχου). Οι δύο αυτές Μονάδες συνεργάζονται συµπληρωµατικά σύµφωνα µε τις αρµοδιότητές τους, και αλληλοϋποστηρίζονται σε όλα τα παραπάνω στάδια για την αντιµετώπιση των κινδύνων στην υλοποίηση των ενταγµένων Πράξεων. Σηµαντικό στοιχείο του συστήµατος παρακολούθησης της υλοποίησης των Πράξεων από τη ιαχειριστική Αρχή πρέπει να είναι η συστηµατική καταγραφή και αντιστοίχηση των Πράξεων και των Τελικών τους ικαιούχων µε τους εν δυνάµει κινδύνους (µε τη χρήση κατάλληλων εργαλείων όπως βάσεις δεδοµένων, πίνακες κ.ο.κ.). Η καταγραφή αυτή απαιτείται προκειµένου να εξασφαλισθεί η συστηµατική παρακολούθηση από τη ιαχειριστική Αρχή όλων των Πράξεων που αντιµετωπίζουν κινδύνους και να εξασφαλισθεί η ενεργοποίηση όλων των αντίστοιχων Τελικών ικαιούχων για την αποτροπή των κινδύνων. Ο εντοπισµός και η καταγραφή του κινδύνου από τη ιαχειριστική Αρχή γίνεται : Κατά τη διαδικασία παρακολούθησης της υλοποίησης της ενταγµένης Πράξης και συγκεκριµένα µέσω: των ελτίων Παρακολούθησης (βλ. Kεφάλαιο II.1) της διαδικασίας τακτικής επικοινωνίας ιαχειριστικής Αρχής και Τελικού ικαιούχου (βλ. Kεφάλαιο II.2). Κατά τη διαδικασία ελέγχου πρώτου επιπέδου από τη ιαχειριστική Αρχή καθώς και ελέγχων άλλων επιπέδων από τα άλλα αρµόδια όργανα. Αναλυτικότερα, µέσα από τις διαδικασίες αυτές εντοπίζονται προβλήµατα τα οποία αξιολογούνται από τη ιαχειριστική Αρχή ως προς τη σοβαρότητά τους προκειµένου να διαπιστωθεί εάν αποτελούν κίνδυνο για την υλοποίηση της Πράξης, σύµφωνα µε τον ορισµό που δόθηκε παραπάνω. Είναι προφανές ότι υπάρχουν προβλήµατα δευτερεύουσας σηµασίας, τα οποία δεν αποτελούν κίνδυνο, όπως για παράδειγµα η περιστασιακή καθυστέρηση αποστολής στοιχείων από τον Τελικό ικαιούχο, η καθυστέρηση υλοποίησης κάποιων επιµέρους εργασιών µιας εργολαβίας όταν δεν επηρεάζεται το συνολικό χρονοδιάγραµµά της κ.α. ΙΑ ΙΚΑΣΙΕΣ ΠΑΡΑΚΟΛΟΥΘΗΣΗΣ ΠΡΑΞΕΩΝ 24

25 Μετά την αξιολόγηση των προβληµάτων και την καταγραφή του αντίστοιχου κινδύνου, η ιαχειριστική Αρχή εξετάζει µέτρα αντιµετώπισής του και επιλέγει για το σκοπό αυτό τις κατάλληλες προληπτικές ή διορθωτικές ενέργειες. Με τον όρο αυτό νοούνται οι ενέργειες τις οποίες θα πρέπει να εκτελέσει ο Τελικός ικαιούχος, για την αποτροπή ή άρση σφαλµάτων ή παραλείψεων και την αντιµετώπιση απρόβλεπτων γεγονότων προκειµένου να αντιµετωπιστεί ο κίνδυνος που καταγράφηκε. Οι παραπάνω ενέργειες ανακοινώνονται εγγράφως στον Τελικό ικαιούχο, οπότε αρχίζει η ενεργοποίησή του για την εφαρµογή τους. Ειδικότερα για τις διορθωτικές ενέργειες και ανάλογα µε την αµεσότητα του κινδύνου είναι δυνατόν η ιαχειριστική Αρχή να απαιτήσει την τήρηση συγκεκριµένου χρονοδιαγράµµατος εφαρµογής των παραπάνω ενεργειών προκειµένου να διασφαλισθεί η οµαλή αλληλουχία και η έγκαιρη εφαρµογή τους. Η ιαχειριστική Αρχή παρακολουθεί την εφαρµογή των διορθωτικών ενεργειών από τον Τελικό ικαιούχο και αξιολογεί την αποτελεσµατικότητά τους. ιακρίνονται οι παρακάτω περιπτώσεις : Η εφαρµογή των διορθωτικών ενεργειών από τον Τελικό ικαιούχο είναι επιτυχής και ο κίνδυνος αντιµετωπίζεται, οπότε δεν απαιτείται καµία νέα διορθωτική ενέργεια. Η εφαρµογή των διορθωτικών ενεργειών από τον Τελικό ικαιούχο δεν αποδίδει αποτελέσµατα, οπότε ο κίνδυνος παραµένει. Στη δεύτερη περίπτωση η ιαχειριστική Αρχή αξιολογεί εκ νέου τον κίνδυνο και επανακαθορίζει τα µέτρα αντιµετώπισής του. Εξυπακούεται ότι και στις δύο παραπάνω περιπτώσεις ο Τελικός ικαιούχος έχει εφαρµόσει τις διορθωτικές ενέργειες και κατά συνέπεια η τυχόν αναποτελεσµατικότητά τους οφείλεται αποκλειστικά στην επιλογή των ενεργειών αυτών, καθώς και στα ιδιαίτερα χαρακτηριστικά του κινδύνου. Εάν όµως ο Τελικός ικαιούχος δεν εφαρµόσει ή εφαρµόσει πληµµελώς τις διορθωτικές ενέργειες, η αναποτελεσµατικότητά τους αποτελεί αποκλειστικά δική του ευθύνη. Στην περίπτωση αυτή η ιαχειριστική Αρχή θα πρέπει να επαναξιολογήσει τα µέτρα αντιµετώπισης του κινδύνου συνεκτιµώντας την αδυναµία ή/ και απροθυµία ανταπόκρισης του Τελικού ικαιούχου και τις τυχόν ενέργειες συµµόρφωσης. ΙΑ ΙΚΑΣΙΕΣ ΠΑΡΑΚΟΛΟΥΘΗΣΗΣ ΠΡΑΞΕΩΝ 25

26 Η παρακολούθηση της εφαρµογής των διορθωτικών ενεργειών από τη ιαχειριστική Αρχή, εντάσσεται στη γενικότερη διαδικασία παρακολούθησης της υλοποίησης της Πράξης και είναι µία συνεχής διαδικασία η οποία διαρκεί µέχρι την οριστική αποτροπή του κινδύνου. Η παρακολούθηση αυτή εµφανίζει τα παρακάτω ιδιαίτερα χαρακτηριστικά: Καλύπτει εκτός των συγκεκριµένων διορθωτικών ενεργειών και το σύνολο της Πράξης, προκειµένου να διαπιστώσει τις συνολικές επιπτώσεις και την αποτελεσµατικότητά τους στην πορεία υλοποίησής της. Πραγµατοποιείται µε τη χρήση εξειδικευµένων εργαλείων και διαδικασιών ανάλογα µε το είδος των διορθωτικών ενεργειών που εφαρµόζονται (π.χ. αυτοψίες στο φυσικό αντικείµενο, τεχνικές εµπειρογνωµοσύνες, νοµικές γνωµοδοτήσεις κ.α.). Είναι στενή και συνεχής προκειµένου, αν απαιτηθεί, να υπάρξει άµεσος επανακαθορισµός των διορθωτικών ενεργειών για την αποτροπή του κινδύνου. Επίσης, σε ορισµένες περιπτώσεις, η παρακολούθηση της εφαρµογής των διορθωτικών ενεργειών από τη ιαχειριστική Αρχή µπορεί να επεκταθεί πέρα από τον Τελικό ικαιούχο, όταν στην υλοποίηση της Πράξης εµπλέκονται άλλοι αρµόδιοι φορείς. Ενδεικτικά αναφέρεται η ανάγκη αντιµετώπισης της καθυστέρησης στη δηµοπράτηση µιας εργολαβίας, λόγω καθυστέρησης στην έγκριση περιβαλλοντικών όρων, της διακοπής εργασιών λόγω ανεύρεσης αρχαιολογικών ευρηµάτων, οπότε απαιτείται ανασκαφική έρευνα από την αρµόδια Εφορία Αρχαιοτήτων, κ.ο.κ. Στην περίπτωση αυτή χρειάζεται επαναπροσδιορισµός των διορθωτικών ενεργειών. Πρόκειται για µια σύνθετη διαδικασία κατά την οποία σε αρκετές περιπτώσεις απαιτείται συνεργασία µε τρίτους εµπλεκόµενους φορείς προκειµένου να εκτιµήσει η ιαχειριστική Αρχή τα πραγµατικά δεδοµένα του προβλήµατος και να κατευθύνει ανάλογα τον Τελικό ικαιούχο για την αποτροπή του κινδύνου. ΙΑ ΙΚΑΣΙΕΣ ΠΑΡΑΚΟΛΟΥΘΗΣΗΣ ΠΡΑΞΕΩΝ 26