ΙH ΔΚΠΑΙΓΔΤΣΙΚΗ ΔΙΡΑ

Transcript

1 Ε ΔΘΝΙΚΗ ΥΟΛΗ ΓΗΜΟΙΑ ΓΙΟΙΚΗΗ ΙH ΔΚΠΑΙΓΔΤΣΙΚΗ ΔΙΡΑ ΣΜΗΜΑ ΓΙΑΥΔΙΡΙΗ ΠΛΗΡΟΦΟΡΙΑΚΧΝ ΤΣΗΜΑΣΧΝ ΣΔΛΙΚΗ ΔΡΓΑΙΑ Θέκα: Καηαγξαθή θαη Αλαζρεδηαζκόο δηαδηθαζηώλ ηεο Γεληθήο Γηεύζπλζεο Γηνηθεηηθνύ Δθζπγρξνληζκνύ ηνπ Τπνπξγείνπ Δζσηεξηθώλ, Γεκόζηαο Γηνίθεζεο θαη Απνθέληξσζεο Δπηβιέπσλ: Γξ. Η. Βαξιάκεο πνπδάζηξηα: Υαλησηάθε Διέλε ΑΘΗΝΑ

2 ΠΡΟΛΟΓΟ Η παξνχζα εξγαζία εθπνλήζεθε ζηα πιαίζηα ηεο ηειηθήο θάζεο ηνπ πξνγξάκκαηνο ζπνπδψλ ηεο Δζληθήο ρνιήο Γεκφζηαο Γηνίθεζεο γηα ηελ ΙΗ Δθπαηδεπηηθή εηξά θαη πην ζπγθεθξηκέλα γηα ην Σκήκα Γηαρείξηζεο Πιεξνθνξηαθψλ πζηεκάησλ. Η ζπγγξαθή ηεο μεθίλεζε ηνλ Ινχιην θαη νινθιεξψζεθε ηνλ Οθηψβξην ηνπ αλ πξφινγν, ζα ήζεια λα παξαζέζσ ηηο επραξηζηίεο κνπ πξνο θάπνηα άηνκα πνπ ζπλέβαιιαλ νπζηαζηηθά γηα ηελ επηηπρή έθβαζε θαη ηελ νινθιήξσζε ηνπ έξγνπ ην νπνίν αλέιαβα. Καη αξρήλ ζα ήζεια λα επραξηζηήζσ ηνλ επηβιέπσλ θαζεγεηή κνπ Γξ. Ηξαθιή Βαξιάκε γηα ηε βνήζεηα θαη ηελ θαζνδήγεζε πνπ κνπ πξφζθεξε θαζ φιε ηε δηάξθεηα ηεο ζπγγξαθήο ηεο παξνχζαο εξγαζίαο. Υσξίο ηε ζπκβνιή ηνπ, ε επηηπρήο έθβαζε ηνπ έξγνπ ζα ήηαλ αβέβαηε. Δπίζεο, ζα ήζεια λα απεπζχλσ ηδηαίηεξεο επραξηζηίεο ζηελ Πξντζηακέλε ηεο Γεληθήο Γηεχζπλζεο Γηνηθεηηθνχ Δθζπγρξνληζκνχ ηνπ Τπνπξγείνπ Δζσηεξηθψλ, Γεκφζηαο Γηνίθεζεο θαη Απνθέληξσζεο, θ. Μαίξε Κνηξσληά, πνπ κνπ έδσζε ηελ επθαηξία λα ρξεζηκνπνηήζσ ηε Γεληθή Γηεχζπλζε Γηνηθεηηθνχ Δθζπγρξνληζκνχ ζαλ πεδίν εθαξκνγήο γηα ηελ εξγαζία κνπ. Δπραξηζηψ επίζεο ηνλ θ. Μηράιε Καξαράιην, ηελ θ. Θψκε Νηίλε θαη ηελ θ. Παπαζπχξνπ, ππαιιήινπο ηεο Γεληθήο Γηεχζπλζεο πνπ δηεπθφιπλαλ ηδηαίηεξα ηελ πξφζβαζή κνπ ζε πιεξνθφξεζε γχξσ απφ ην αληηθείκελν εξγαζίαο ησλ νξγαλσηηθψλ κνλάδσλ ζηηο νπνίεο εξγάδνληαη. Σέινο, ζα ήζεια λα επραξηζηήζσ ηνλ θ. πειησηφπνπιν, πνπ κε έθεξε ζε επαθή κε ηε Γεληθή Γηεχζπλζε κε ηελ νπνία αζρνιήζεθε ε παξνχζα εξγαζία. 2

3 ΠΔΡΙΛΗΦΗ Ο αληηθεηκεληθφο ζηφρνο ηεο παξνχζαο εξγαζίαο είλαη λα επηρεηξήζεη λα θαηαλνήζεη ην ζεσξεηηθφ ππφβαζξν ηνπ αλαζρεδηαζκνχ δηαδηθαζηψλ (Business Process Reengineering) θαη λα ην ρξεζηκνπνηήζεη ζηελ πξάμε πάλσ ζε έλαλ ππαξθηφ θνξέα πνπ έρεη αλάγθε λα εθηεινχληαη νη δηαδηθαζίεο ηνπ κε δηαθνξεηηθφ ηξφπν. Σν παξφλ έξγν πεξηνξίδεηαη ζηελ απνηχπσζε ηεο πθηζηάκελεο θαηάζηαζεο θαη ηνλ αλαζρεδηαζκφ ησλ επηιεγκέλσλ δηαδηθαζηψλ θαη δελ πξνρσξάεη ζηε θάζε ηεο πινπνίεζεο θαη ζπλεπψο νχηε ζηελ απνηίκεζε ηεο αλαζρεδηαζκέλεο ιεηηνπξγίαο ηεο Γεληθήο Γηεχζπλζεο. Παξφια απηά, επηρεηξείηαη κία εθηίκεζε ησλ αλακελφκελσλ αιιαγψλ απφ ηνλ αλαζρεδηαζκφ θαη γίλεηαη ζχγθξηζε κε ηελ παξνχζα θαηάζηαζε. Η κεζνδνινγία πνπ εθαξκφζηεθε γηα ηελ εθπφλεζε ηεο εξγαζίαο μεθηλάεη κε ηε κειέηε ηεο δηαζέζηκεο βηβιηνγξαθίαο θαη ηελ επηινγή ησλ πεγψλ πνπ ρξεζηκνπνηήζεθαλ. ηε ζπλέρεηα πξαγκαηνπνηήζεθαλ ζπλαληήζεηο κε πξντζηάκελνπο απφ δηάθνξνπο Φνξείο ηνπ Γεκνζίνπ Σνκέα, πξνθεηκέλνπ λα επηιεγεί ην αληηθείκελν ηνπ αλαζρεδηαζκνχ. Σελ επηινγή ηνπ αληηθεηκέλνπ αθνινχζεζε κία ζεηξά απφ ζπλεληεχμεηο κε ππαιιήινπο ηνπ Φνξέα γηα ηε ζπιινγή πιεξνθνξηψλ γχξσ απφ ηηο δηαδηθαζίεο πνπ εθηεινχληαη ζηα πιαίζηά ηνπ. Σέινο, κε ηε βνήζεηα ηεο βηβιηνγξαθίαο θαη ησλ ζηνηρείσλ πνπ ζπιιέρζεθαλ κέζσ ησλ ζπλεληεχμεσλ, έγηλε ε ζπγγξαθή ηεο εξγαζίαο, ε δνκή ηεο νπνίαο πεξηγξάθεηαη αλαιπηηθά παξαθάησ. Ο Φνξέαο πνπ επηιέρζεθε γηα αλαζρεδηαζκφ είλαη ε Γεληθή Γηεχζπλζε Γηνηθεηηθνχ Δθζπγρξνληζκνχ πνπ ππάγεηαη ζην Τπνπξγείν Δζσηεξηθψλ, Γεκφζηαο Γηνίθεζεο θαη Απνθέληξσζεο. Η θχζε ηνπ πξνβιήκαηνο πνπ έπξεπε λα ιπζεί δηέθεξε αλά δηαδηθαζία θαη αλαδείρηεθε κέζσ ησλ ζπλεληεχμεσλ κε ηνπο ππαιιήινπο ηεο Γεληθήο Γηεχζπλζεο. Η εξγαζία μεθηλά κε κία ζπλνπηηθή αλαθνξά ζην ζεσξεηηθφ ππφβαζξν ηνπ αλαζρεδηαζκνχ θαη ζπλερίδεη κε ηελ πεξηγξαθή ηνπ Φνξέα, ησλ δηαδηθαζηψλ πνπ επηιέρζεθαλ γηα αλαζρεδηαζκφ θαη ησλ θξηηεξίσλ κε βάζε ηα νπνία έγηλε απηή ε επηινγή. ηε ζπλέρεηα πεξηγξάθεηαη ε κεζνδνινγία πνπ εθαξκφζηεθε γηα ηελ αληηκεηψπηζε ηνπ πξνβιήκαηνο θαη αθνινπζεί απνηχπσζε ηεο πθηζηάκελεο θαηάζηαζεο φζνλ αθνξά ηηο δηαδηθαζίεο πνπ επηιέρζεθαλ γηα αλαζρεδηαζκφ. 3

4 Μεηά απφ ηελ θαηαγξαθή ηεο πθηζηάκελεο θαηάζηαζεο, ε εξγαζία επηρεηξεί λα αλαζρεδηάζεη ηηο επηιεγκέλεο δηαδηθαζίεο θαη λα αλαπαξαζηήζεη ηηο δηαθνξεηηθέο φςεηο ηνπο κε κεζφδνπο κνληεινπνίεζεο πνπ ρξεζηκνπνηνχλ δηαγξάκκαηα γηα ην ζθνπφ απηφ. Χο κέζνδνη κνληεινπνίεζεο ρξεζηκνπνηνχληαη ε UML θαη ε IDEF. Σέινο, επηρεηξείηαη λα γίλεη εθηίκεζε ησλ κεηξήζηκσλ απνηειεζκάησλ ηνπ έξγνπ, ζπγθξίλνληαο ηα ίδηα ραξαθηεξηζηηθά ηνπ ζπζηήκαηνο πξηλ θαη κεηά ηνλ αλαζρεδηαζκφ θαη πνζνηηθνπνηψληαο ηα απνηειέζκαηα κε απφιπηα λνχκεξα θαη πνζνζηά. Σν γεληθφ ζπκπέξαζκα πνπ πξνθχπηεη απφ ηελ παξνχζα εξγαζία είλαη φηη έλα έξγν αλαζρεδηαζκνχ σο εξγαιείν ηεο δηαρείξηζεο αιιαγψλ, επηθέξεη αιιαγέο πνπ έρνπλ ζρέζε κε ηηο δηαδηθαζίεο, κε ηνπο αλζξψπνπο (δηνηθνχληεο θαη ππαιιήινπο) θαη κε ηελ ηερλνινγία. Χο εθ ηνχηνπ, έληνλε είλαη θαη ε θξηηηθή πνπ έρεη δερηεί ν αλαζρεδηαζκφο, ζαλ απνηέιεζκα ησλ ειέγρσλ πνπ εηζάγεη ζε έλαλ νξγαληζκφ, νη νπνίνη πεξηνξίδνπλ θαη επηθνξηίδνπλ ηνπο ππαιιήινπο ηνπ. Η απάληεζε γηα ην θαηά πφζν σθέιηκνο είλαη ν αλαζρεδηαζκφο, πξνθχπηεη απφ ην απνηέιεζκα, ην νπνίν είλαη ζπλήζσο ζεηηθφ γηα ηνλ νξγαληζκφ ή ηελ επηρείξεζε. Λέμεηο θιεηδηά: Αλαζρεδηαζκφο δηαδηθαζηψλ, Γεληθή Γηεχζπλζε Γηνηθεηηθνχ Δθζπγρξνληζκνχ, Αξρέο Αλαζρεδηαζκνχ, ηάδηα αλαζρεδηαζκνχ, Μεζνδνινγία αλαζρεδηαζκνχ, UML, IDEF, δηάγξακκα, πθηζηάκελε θαηάζηαζε, εθηίκεζε απνηειεζκάησλ 4

5 ABSTRACT The objective of this assignment is to attempt to understand the theoretical background of Business Process Reengineering (BPR) and put it into practice on the case of an institution that needs its processes to be carried out differently. This reengineering project was constrained to the mapping of the current state and the redesigning of the selected processes according to their needs and does not include the implementation stage and its evaluation. However, a comparative analysis of the existing process and the estimated changes is being performed. The methodology, according to which this assignment was elaborated starts off by collecting and studying the relevant bibliography and continues with a number of meetings that were held with the contact persons of certain institutions, that led to the choice of the General Directorate that would subject to reengineering. The following step was a number of interviews with some key stakeholders of the institution for the collection of the data that was necessary for the project. Finally, the main body of the assignment was composed, the structure of which is being described in detail later in this section. The institution chosen for the project is the General Directorate of Administrative Modernization, which belongs to the Ministry of the Interior, Public Administration and Decentralization. The nature of the problem to be solved differed significantly among the procedures and became obvious through a number of meetings with the employees of the General Directorate. The assignment starts by citing the most important points of the theoretical background of BPR and goes on by describing the institution, its departments, their scope of business and the criteria according to which these processes were chosen to redesign. The methodology of the reengineering project in its whole was then described and the current state of the selected processes was mapped. The project goes on by attempting to redesign the selected processes by using certain modelling techniques to produce the necessary designs, such as the IDEF and the UML modelling techniques. The designs used in this part of the project are of great value for 5

6 the reengineering project, as they demonstrate different aspects of the redesigned processes. In its final chapter, the assignment attempts to evaluate the redesign stage of the project, by grouping all the quantifiable attributes of the selected process prior to and after their redesigning. As a conclusion, it can be stated that the reengineering project has implications for processes, people (management and employees) and technology. The fact that it usually imposes strict controls to the organization has rendered it unpopular among employees. The question whether it is beneficial or not can only be answered by taking account of its results for businesses, which are usually positive. Keywords: Business Process Reengineering, BPR, General Directorate of Administrative Modernization, BPR principles, BPR methodology, BPR phases, UML, IDEF, current state, benefits evaluation 6

7 ΠΙΝΑΚΑ ΠΔΡΙΔΥΟΜΔΝΩΝ 1 Δηζαγσγή Σν ζεσξεηηθφ ππφβαζξν ηνπ Αλαζρεδηαζκνχ Γηαδηθαζηψλ Οξηζκφο Οη βαζηθέο αξρέο ηνπ αλαζρεδηαζκνχ Η κεζνδνινγία ηνπ αλαζρεδηαζκνχ Δπηινγή θαη θαηαλφεζε ησλ δηαδηθαζηψλ πνπ ζα απνηειέζνπλ αληηθείκελν αλαζρεδηαζκνχ Δπηινγή ηνπ Φνξέα Πεξηγξαθή ηνπ Φνξέα θαη απνηχπσζε ησλ δηαδηθαζηψλ ηνπ Η Γεληθή Γηεχζπλζε Γηνηθεηηθνχ Δθζπγρξνληζκνχ Η Γηεχζπλζε Γηνηθεηηθψλ Μεηαξξπζκίζεσλ Η Γηεχζπλζε Πνηφηεηαο θαη Απνδνηηθφηεηαο Σν Σκήκα Βηβιηνζήθεο ηνπ ΤΠ.Δ.Γ.Α Η Γηεχζπλζε Γηεζλψλ ρέζεσλ Δπηινγή ησλ δηαδηθαζηψλ πξνο αλαζρεδηαζκφ Πεξηγξαθή ηεο κεζνδνινγίαο πνπ ρξεζηκνπνηήζεθε ζην έξγν ηνπ αλαζρεδηαζκνχ ηάδην νξακαηηζκνχ ηάδην αξρηθνπνίεζεο ηεο δηαδηθαζίαο Γηαγλσζηηθφ ζηάδην ηάδην αλαζρεδηαζκνχ ηάδην αλαθαηαζθεπήο ηάδην απνηίκεζεο Η θαηαγξαθή ηεο πθηζηάκελεο θαηάζηαζεο

8 5.1 Γηεχζπλζε Γηνηθεηηθψλ Μεηαξξπζκίζεσλ Καηάηκεζε δηαδηθαζηψλ θαη δηεξγαζηψλ ηνπ ζπζηήκαηνο Η ζηαηηθή φςε ηνπ ζπζηήκαηνο Η ξνή δηαδηθαζηψλ ηνπ ζπζηήκαηνο Η ξνή εξγαζηψλ Γηεχζπλζε Πνηφηεηαο θαη Απνδνηηθφηεηαο Καηάηκεζε δηαδηθαζηψλ θαη δηεξγαζηψλ ηνπ ζπζηήκαηνο Η ζηαηηθή φςε ηνπ ζπζηήκαηνο Η ξνή ησλ δηαδηθαζηψλ Ρνή εξγαζηψλ Σκήκα Βηβιηνζήθεο ΤΠ.Δ.Γ.Α Η θαηάηκεζε ησλ ιεηηνπξγηψλ θαη ησλ δηεξγαζηψλ Η ζηαηηθή φςε ηνπ ζπζηήκαηνο Η ξνή ησλ δηαδηθαζηψλ ηνπ ζπζηήκαηνο Η ξνή ησλ εξγαζηψλ ηνπ ζπζηήκαηνο Ο αλαζρεδηαζκφο ησλ δηαδηθαζηψλ ηεο Γεληθήο Γηεχζπλζεο Γηνηθεηηθνχ Δθζπγρξνληζκνχ Η Γηεχζπλζε Γηνηθεηηθψλ Μεηαξξπζκίζεσλ Καηάηκεζε δηαδηθαζηψλ θαη εξγαζηψλ ηνπ ζπζηήκαηνο Η ζηαηηθή φςε ηνπ ζπζηήκαηνο Η πεξηγξαθή ηνπ πιαηζίνπ ηνπ ζπζηήκαηνο Η δπλακηθή φςε ηνπ ζπζηήκαηνο Ρνή δηαδηθαζηψλ Ρνή Δξγαζηψλ Η κεηάπησζε θαηαζηάζεσλ

9 6.2 Η Γηεχζπλζε Πνηφηεηαο θαη Απνδνηηθφηεηαο Καηάηκεζε δηαδηθαζηψλ θαη εξγαζηψλ ηνπ ζπζηήκαηνο Η ζηαηηθή φςε ηνπ ζπζηήκαηνο Η πεξηγξαθή ηνπ πιαηζίνπ ηνπ ζπζηήκαηνο Η δπλακηθή φςε ηνπ ζπζηήκαηνο Ρνή Γηαδηθαζηψλ Η ξνή ησλ εξγαζηψλ Σν Σκήκα Βηβιηνζήθεο ηνπ ΤΠ.Δ.Γ.Α Η θαηάηκεζε δηαδηθαζηψλ θαη δηεξγαζηψλ ηνπ ζπζηήκαηνο Η ζηαηηθή φςε ηνπ ζπζηήκαηνο Η πεξηγξαθή ηνπ πιαηζίνπ ηνπ ζπζηήκαηνο Η δπλακηθή φςε ηνπ ζπζηήκαηνο Ρνή δηαδηθαζηψλ Ρνή εξγαζηψλ Μεηάπησζε θαηαζηάζεσλ Δθηίκεζε ηνπ έξγνπ ηνπ αλαζρεδηαζκνχ Γηεχζπλζε Γηνηθεηηθψλ Μεηαξξπζκίζεσλ Γηεχζπλζε Πνηφηεηαο θαη Απνδνηηθφηεηαο Σκήκα Βηβιηνζήθεο πκπεξάζκαηα ΠΑΡΑΠΟΜΠΔ ΠΑΡΑΡΣΗΜΑΣΑ

10 ΠΙΝΑΚΑ ΥΗΜΑΣΩΝ ρήκα 2.3.1: Σα ζηάδηα ελφο έξγνπ αλαζρεδηαζκνχ ρήκα 2.3.2: Ο ξφινο ηεο πιεξνθνξηθήο ζηνλ αλαζρεδηαζκφ ρήκα 2.3.3: Ο θχθινο ηνπ αλαζρεδηαζκνχ ρήκα : Σν δηάγξακκα θαηάηκεζεο δηαδηθαζηψλ θαη δηεξγαζηψλ ηεο Γηεχζπλζεο Γηνηθεηηθψλ Μεηαξξπζκίζεσλ ρήκα : Σν δηάγξακκα νληνηήησλ-ζπζρεηίζεσλ ηεο Γηεχζπλζεο Γηνηθεηηθψλ Μεηαξξπζκίζεσλ ρήκα : Σν δηάγξακκα ηάμεσλ ηεο Γηεχζπλζεο Γηνηθεηηθψλ Μεηαξξπζκίζεσλ ρήκα : Σν δηάγξακκα IDEF3+entities ηεο δηαδηθαζίαο έληαμεο έξγσλ ζην πξφγξακκα ΠΟΛΙΣΔΙΑ ρήκα : Σν δηάγξακκα IDEF3+entities ηεο δηαδηθαζίαο «Διέγρνπ ΚΤΑ γηα ηε ζχζηαζε Οκάδσλ Γηνίθεζεο Έξγνπ» ρήκα : Σν δηάγξακκα IDEF3 γηα ηε δηαδηθαζία «Έληαμε έξγσλ ζην πξφγξακκα ΠΟΛΙΣΔΙΑ» ρήκα : Σν δηάγξακκα IDEF3 ηεο πθηζηάκελεο θαηάζηαζεο γηα ηε δηαδηθαζία «Έιεγρνο ζρεδίσλ ΚΤΑ γηα ηε ζχζηαζε Οκάδσλ Γηνίθεζεο Έξγσλ» ρήκα : Σν δηάγξακκα θαηάηκεζεο δηαδηθαζηψλ θαη δηεξγαζηψλ ηεο πθηζηάκελεο θαηάζηαζεο ηεο Γηεχζπλζεο Πνηφηεηαο θαη Απνδνηηθφηεηαο ρήκα : Σν δηάγξακκα νληνηήησλ-ζπζρεηίζεσλ ηεο πθηζηάκελεο θαηάζηαζεο ηεο δηαδηθαζίαο ηεο δηαρείξηζεο ηνπ ζπζηήκαηνο «Γηνίθεζε κέζσ ζηφρσλ» ρήκα : Σν δηάγξακκα νληνηήησλ-ζπζρεηίζεσλ ηεο δηαδηθαζίαο «Δθαξκνγή ηνπ Κ.Π.Α.» ρήκα : Σν δηάγξακκα ηάμεσλ ηεο πθηζηάκελεο θαηάζηαζεο ηεο Γηεχζπλζεο Πνηφηεηαο θαη Απνδνηηθφηεηαο

11 ρήκα : Σν δηάγξακκα IDEF3+entities γηα ηελ πθηζηάκελε θαηάζηαζε ηεο δηαδηθαζίαο ηεο δηαρείξηζεο ηνπ ζπζηήκαηνο «Γηαρείξηζε κέζσ ζηφρσλ» ρήκα : Σν δηάγξακκα IDEF3+entities ηεο πθηζηάκελεο θαηάζηαζεο ηεο δηαδηθαζίαο «Δθαξκνγή ηνπ Κ.Π.Α.» ρήκα : Σν δηάγξακκα IDEF3 ηεο πθηζηάκελεο θαηάζηαζεο γηα ηε δηαδηθαζία ηεο δηαρείξηζεο ηνπ ζπζηήκαηνο «Γηνίθεζε κέζσ ζηφρσλ» ρήκα : Σν δηάγξακκα IDEF3 ηεο πθηζηάκελεο θαηάζηαζεο ηεο δηαδηθαζίαο «Δθαξκνγή ηνπ Κ.Π.Α.» ρήκα : Σν δηάγξακκα θαηάηκεζεο δηαδηθαζηψλ θαη δηεξγαζηψλ ηεο πθηζηάκελεο θαηάζηαζεο ηνπ Σκήκαηνο Βηβιηνζήθεο ρήκα : Σν δηάγξακκα νληνηήησλ-ζπζρεηίζεσλ ηεο πθηζηάκελεο θαηάζηαζεο ηνπ Σκήκαηνο Βηβιηνζήθεο ρήκα : Σν δηάγξακκα ηάμεσλ ηεο πθηζηάκελεο θαηάζηαζεο ηνπ Σκήκαηνο Βηβιηνζήθεο ρήκα : Σν δηάγξακκα IDEF3+entities ηεο πθηζηάκελεο θαηάζηαζεο ηεο δηαδηθαζίαο ηεο ηαμηλφκεζεο βηβιίσλ ρήκα : Σν δηάγξακκα IDEF3+entities γηα ηελ πθηζηάκελε θαηάζηαζε ηεο δηαδηθαζίαο ηνπ δαλεηζκνχ βηβιίσλ ρήκα : Σν δηάγξακκα IDEF3+entities ηεο πθηζηάκελεο θαηάζηαζεο ηεο δηαδηθαζίαο ηεο επηζηξνθήο βηβιίνπ ρήκα : Σν δηάγξακκα IDEF3+entities ηεο πθηζηάκελεο θαηάζηαζεο ηεο δηαδηθαζίαο ηεο πξνκήζεηαο βηβιίσλ ρήκα : Σν δηάγξακκα IDEF3 ηεο πθηζηάκελεο θαηάζηαζεο ηεο δηαδηθαζίαο ηεο ηαμηλφκεζεο βηβιίσλ ρήκα : Σν δηάγξακκα IDEF3 ηεο πθηζηάκελεο θαηάζηαζεο ηεο δηαδηθαζίαο ηνπ δαλεηζκνχ βηβιίσλ ρήκα : Σν δηάγξακκα IDEF3 ηεο πθηζηάκελεο θαηάζηαζεο ηεο δηαδηθαζίαοηεο επηζηξνθήο βηβιίσλ

12 ρήκα : Σν δηάγξακκα IDEF3 ηεο πθηζηάκελεο θαηάζηαζεο ηεο δηαδηθαζίαο ηεο πξνκήζεηαο βηβιίσλ ρήκα : Σν δηάγξακκα θαηάηκεζεο ησλ δηαδηθαζηψλ θαη δηεξγαζηψλ ηεο Γηεχζπλζεο Γηνηθεηηθψλ Μεηαξξπζκίζεσλ κεηά απφ ηνλ αλαζρεδηαζκφ ρήκα : Σν δηάγξακκα νληνηήησλ-ζπζρεηίζεσλ ηεο Γηεχζπλζεο Γηνηθεηηθψλ Μεηαξξπζκίζεσλ κεηά απφ ηνλ αλαζρεδηαζκφ ρήκα : Σν δηάγξακκα ηάμεσλ ηεο Γηεχζπλζεο Γηνηθεηηθψλ Μεηαξξπζκίζεσλ κεηά απφ ηνλ αλαζρεδηαζκφ ρήκα : Σν δηάγξακκα IDEFØ κεδεληθνχ επηπέδνπ ηεο Γηεχζπλζεο Γηνηθεηηθψλ Μεηαξξπζκίζεσλ κεηά απφ ηνλ αλαζρεδηαζκφ ρήκα : Σν δηάγξακκα IDEFØ πξψηνπ επηπέδνπ ηεο Γηεχζπλζεο Γηνηθεηηθψλ Μεηαξξπζκίζεσλ κεηά απφ ηνλ αλαζρεδηαζκφ ρήκα : Σν δηάγξακκα πεξηπηψζεσλ ρξήζεο ηεο Γηεχζπλζεο Γηνηθεηηθψλ Μεηαξξπζκίζεσλ κεηά απφ ηνλ αλαζρεδηαζκφ ρήκα : Σν δηάγξακκα IDEFØ δεχηεξνπ επηπέδνπ ηεο αλαζρεδηαζκέλεο δηαδηθαζίαο «Έιεγρνο ζρεδίσλ ΚΤΑ γηα ηε ζχζηαζε Οκάδσλ Γηνίθεζεο Έξγσλ» ρήκα : Σν δηάγξακκα IDEFØ δεχηεξνπ επηπέδνπ ηεο αλαζρεδηαζκέλεο δηαδηθαζίαο ηεο παξαθνινχζεζεο ηεο πνξείαο ησλ έξγσλ ηνπ πξνγξάκκαηνο ΠΟΛΙΣΔΙΑ ρήκα : Σν δηάγξακκα IDEFØ ηεο αλαζρεδηαζκέλεο δηαδηθαζίαο ηεο παξαθνινχζεζεο ησλ απνηειεζκάησλ ησλ εξγαζηψλ ησλ Οκάδσλ Γηνίθεζεο Έξγνπ. 107 ρήκα : Σν δηάγξακκα IDEF3+entities ηεο αλαζρεδηαζκέλεο δηαδηθαζίαο «Έληαμε έξγσλ ζην πξφγξακκα ΠΟΛΙΣΔΙΑ» ρήκα : Σν δηάγξακκα IDEF3+entities ηεο αλαζρεδηαζκέλεο δηαδηθαζίαο «Έιεγρνο ΚΤΑ γηα ηε ζχζηαζε Οκάδσλ Γηνίθεζεο Έξγσλ» ρήκα : Σν δηάγξακκα IDEF3+entities ηεο λέαο δηαδηθαζίαο «Παξαθνινχζεζε πινπνίεζεο έξγσλ πξνγξάκκαηνο ΠΟΛΙΣΔΙΑ»

13 ρήκα : Σν δηάγξακκα IDEF3+entities ηεο αλαζρεδηαζκέλεο δηαδηθαζίαο «Παξαθνινχζεζε απνηειεζκάησλ εξγαζηψλ Οκάδσλ Γηνίθεζεο Έξγσλ» ρήκα : Σν δηάγξακκα ζπλεξγαζίαο ηεο αλαζρεδηαζκέλεο δηαδηθαζίαο «Έληαμε έξγσλ ζην πξφγξακκα ΠΟΛΙΣΔΙΑ» ρήκα : Σν δηάγξακκα αθνινπζίαο ηεο αλαζρεδηαζκέλεο δηαδηθαζίαο «Έληαμε έξγσλ ζην πξφγξακκα ΠΟΛΙΣΔΙΑ» ρήκα : Σν δηάγξακκα ζπλεξγαζίαο ηεο αλαζρεδηαζκέλεο δηαδηθαζίαο «Έιεγρνο ζρεδίσλ ΚΤΑ γηα ηε ζχζηαζε Οκάδσλ Γηνίθεζεο Έξγσλ» ρήκα : Σν δηάγξακκα αθνινπζίαο ηεο αλαζρεδηαζκέλεο δηαδηθαζίαο «Έιεγρνο ζρεδίσλ ΚΤΑ γηα ηε ζχζηαζε Οκάδσλ Γηνίθεζεο Έξγσλ» ρήκα : Σν δηάγξακκα ζπλεξγαζίαο ηεο λέαο δηαδηθαζίαο «Παξαθνινχζεζε πινπνίεζεο έξγσλ πξνγξάκκαηνο ΠΟΛΙΣΔΙΑ» ρήκα : Σν δηάγξακκα αθνινπζίαο ηεο λέαο δηαδηθαζίαο «Παξαθνινχζεζε πινπνίεζεο έξγσλ πξνγξάκκαηνο ΠΟΛΙΣΔΙΑ» ρήκα : Σν δηάγξακκα ζπλεξγαζίαο ηεο λέαο δηαδηθαζίαο «Παξαθνινχζεζε απνηειεζκάησλ εξγαζηψλ Οκάδσλ Γηνίθεζεο Έξγσλ» ρήκα : Σν δηάγξακκα αθνινπζίαο ηεο λέαο δηαδηθαζίαο «Παξαθνινχζεζε απνηειεζκάησλ εξγαζηψλ Οκάδσλ Γηνίθεζεο Έξγσλ» ρήκα : Σν δηάγξακκα IDEF3 ηεο αλαζρεδηαζκέλεο δηαδηθαζίαο «Έληαμε έξγσλ ζην πξφγξακκα ΠΟΛΙΣΔΙΑ» ρήκα : Σν δηάγξακκα IDEF3 ηεο αλαζρεδηαζκέλεο δηαδηθαζίαο «Έιεγρνο ζρεδίσλ ΚΤΑ γηα ηε ζχζηαζε Οκάδσλ Γηνίθεζεο Έξγσλ» ρήκα : Σν δηάγξακκα IDEF3 ηεο λέαο δηαδηθαζίαο «Παξαθνινχζεζε πινπνίεζεο έξγσλ πξνγξάκκαηνο ΠΟΛΙΣΔΙΑ» ρήκα : Σν δηάγξακκα IDEF3 ηεο λέαο δηαδηθαζίαο «Παξαθνινχζεζε απνηειεζκάησλ εξγαζηψλ Οκάδσλ Γηνίθεζεο Έξγσλ» ρήκα : Σν δηάγξακκα δξαζηεξηνηήησλ ηεο αλαζρεδηαζκέλεο δηαδηθαζίαο «Έληαμε έξγσλ ζην πξφγξακκα ΠΟΛΙΣΔΙΑ»

14 ρήκα : Σν δηάγξακκα δξαζηεξηνηήησλ ηεο αλαζρεδηαζκέλεο δηαδηθαζίαο «Έιεγρνο ζρεδίσλ ΚΤΑ γηα ηε ζχζηαζε Οκάδσλ Γηνίθεζεο Έξγσλ» ρήκα : Σν δηάγξακκα δξαζηεξηνηήησλ ηεο λέαο δηαδηθαζίαο «Παξαθνινχζεζε πινπνίεζεο έξγσλ πξνγξάκκαηνο ΠΟΛΙΣΔΙΑ» ρήκα : Σν δηάγξακκα δξαζηεξηνηήησλ ηεο λέαο δηαδηθαζίαο «Παξαθνινχζεζε απνηειεζκάησλ εξγαζηψλ Οκάδσλ Γηνίθεζεο Έξγσλ» ρήκα : Σν δηάγξακκα θαηαζηάζεσλ ηνπ αληηθεηκέλνπ ρέδην ΚΤΑ γηα ηε ζχζηαζε Οκάδσλ Γηνίθεζεο Έξγσλ ρήκα : Σν δηάγξακκα θαηάηκεζεο δηαδηθαζηψλ θαη δηεξγαζηψλ ηεο Γηεχζπλζεο Πνηφηεηαο θαη Απνδνηηθφηεηαο κεηά απφ ηνλ αλαζρεδηαζκφ ρήκα : Σν δηάγξακκα IDEFØ κεδεληθνχ επηπέδνπ ηεο Γηεχζπλζεο Πνηφηεηαο θαη Απνδνηηθφηεηαο κεηά απφ ηνλ αλαζρεδηαζκφ ρήκα : Σν δηάγξακκα IDEFØ πξψηνπ επηπέδνπ ηεο Γηεχζπλζεο Πνηφηεηαο θαη Απνδνηηθφηεηαο κεηά απφ ηνλ αλαζρεδηαζκφ ρήκα : Σν δηάγξακκα πεξηπηψζεσλ ρξήζεο ηεο Γηεχζπλζεο Πνηφηεηαο θαη Απνδνηηθφηεηαο κεηά απφ ηνλ αλαζρεδηαζκφ ρήκα : Σν δηάγξακκα IDEF3+entities ηεο αλαζρεδηαζκέλεο δηαδηθαζίαο ηεο δηαρείξηζεο ηνπ ζπζηήκαηνο «Γηνίθεζε κέζσ ζηφρσλ» ρήκα : Σν δηάγξακκα IDEF3+entities ηεο αλαζρεδηαζκέλεο δηαδηθαζίαο «Δθαξκνγή ηνπ Κ.Π.Α.» ρήκα : Σν δηάγξακκα ζπλεξγαζίαο ηεο αλαζρεδηαζκέλεο δηαδηθαζίαο ηεο δηαρείξηζεο ηνπ ζπζηήκαηνο «Γηνίθεζε κέζσ ζηφρσλ» ρήκα : Σν δηάγξακκα ζπλεξγαζίαο ηεο αλαζρεδηαζκέλεο δηαδηθαζίαο «Δθαξκνγή ηνπ Κ.Π.Α.» ρήκα : Σν δηάγξακκα αθνινπζίαο ηεο αλαζρεδηαζκέλεο δηαδηθαζίαο ηεο δηαρείξηζεο ηνπ ζπζηήκαηνο «Γηνίθεζε κέζσ ζηφρσλ» ρήκα : Σν δηάγξακκα αθνινπζίαο ηεο αλαζρεδηαζκέλεο δηαδηθαζίαο «Δθαξκνγή ηνπ Κ.Π.Α.»

15 ρήκα : Σν δηάγξακκα IDEF3 ηεο αλαζρεδηαζκέλεο δηαδηθαζίαο ηεο δηαρείξηζεο ηνπ ζπζηήκαηνο «Γηνίθεζε κέζσ ζηφρσλ» ρήκα : Σν δηάγξακκα IDEF3 ηεο αλαζρεδηαζκέλεο δηαδηθαζίαο «Δθαξκνγή ηνπ Κ.Π.Α.» ρήκα : Σν δηάγξακκα δξαζηεξηνηήησλ ηεο αλαζρεδηαζκέλεο δηαδηθαζίαο «Δθαξκνγή ηνπ Κ.Π.Α.» ρήκα : Σν δηάγξακκα δξαζηεξηνηήησλ ηεο αλαζρεδηαζκέλεο δηαδηθαζίαο «Δθαξκνγή ηνπ Κ.Π.Α.» ρήκα : Σν δηάγξακκα θαηάηκεζεο δηαδηθαζηψλ θαη δηεξγαζηψλ ηνπ Σκήκαηνο ηεο Βηβιηνζήθεο κεηά απφ ηνλ αλαζρεδηαζκφ ρήκα : Σν δηάγξακκα νληνηήησλ-ζπζρεηίζεσλ ηνπ Σκήκαηνο ηεο Βηβιηνζήθεο κεηά απφ ηνλ αλαζρεδηαζκφ ρήκα : Σν δηάγξακκα ηάμεσλ ηνπ Σκήκαηνο ηεο Βηβιηνζήθεο κεηά απφ ηνλ αλαζρεδηαζκφ ρήκα : Σν δηάγξακκα IDEFØ κεδεληθνχ επηπέδνπ ηνπ Σκήκαηνο ηεο Βηβιηνζήθεο κεηά απφ ηνλ αλαζρεδηαζκφ ρήκα : Σν δηάγξακκα IDEFØ πξψηνπ επηπέδνπ ηνπ Σκήκαηνο ηεο Βηβιηνζήθεο κεηά απφ ηνλ αλαζρεδηαζκφ ρήκα : Σν δηάγξακκα πεξηπηψζεσλ ρξήζεο ηνπ Σκήκαηνο ηεο Βηβιηνζήθεο κεηά απφ ηνλ αλαζρεδηαζκφ ρήκα : Σν δηάγξακκα IDEFØ δεχηεξνπ επηπέδνπ ηεο αλαζρεδηαζκέλεο δηαδηθαζίαο «Γαλεηζκφο βηβιίσλ» ρήκα : Σν δηάγξακκα IDEFØ ηεο αλαζρεδηαζκέλεο δηαδηθαζίαο «Δπηζηξνθή βηβιίνπ» ρήκα : Σν δηάγξακκα IDEFØ ηεο αλαζρεδηαζκέλεο δηαδηθαζίαο «Πξνκήζεηα βηβιίσλ» ρήκα : Σν δηάγξακκα IDEF3+entities ηεο αλαζρεδηαζκέλεο δηαδηθαζίαο «Σαμηλφκεζε βηβιίσλ»

16 ρήκα : Σν δηάγξακκα IDEF3+entities ηεο αλαζρεδηαζκέλεο δηαδηθαζίαο «Γαλεηζκφο βηβιίσλ» ρήκα : Σν δηάγξακκα IDEF3+entities ηεο αλαζρεδηαζκέλεο δηαδηθαζίαο «Δπηζηξνθή βηβιίνπ» ρήκα : Σν δηάγξακκα IDEF3+entities ηεο αλαζρεδηαζκέλεο δηαδηθαζίαο «Πξνκήζεηα βηβιίσλ» ρήκα : Σν δηάγξακκα ζπλεξγαζίαο ηεο αλαζρεδηαζκέλεο δηαδηθαζίαο «Σαμηλφκεζε βηβιίνπ» ρήκα : Σν δηάγξακκα ζπλεξγαζίαο ηεο αλαζρεδηαζκέλεο δηαδηθαζίαο «Γαλεηζκφο βηβιίνπ» ρήκα : Σν δηάγξακκα ζπλεξγαζίαο ηεο αλαζρεδηαζκέλεο δηαδηθαζίαο «Δπηζηξνθή βηβιίνπ» ρήκα : Σν δηάγξακκα ζπλεξγαζίαο ηεο αλαζρεδηαζκέλεο δηαδηθαζίαο «Πξνκήζεηα βηβιίσλ» ρήκα : Σν δηάγξακκα αθνινπζίαο ηεο αλαζρεδηαζκέλεο δηαδηθαζίαο «Σαμηλφκεζε βηβιίνπ» ρήκα : Σν δηάγξακκα αθνινπζίαο γηα ηελ αλαζρεδηαζκέλε δηαδηθαζία «Γαλεηζκφο βηβιίνπ» ρήκα : Σν δηάγξακκα αθνινπζίαο ηεο αλαζρεδηαζκέλεο δηαδηθαζίαο: «Δπηζηξνθή βηβιίνπ» ρήκα : Σν δηάγξακκα αθνινπζίαο ηεο αλαζρεδηαζκέλεο δηαδηθαζίαο «Πξνκήζεηα βηβιίσλ» ρήκα : Σν δηάγξακκα IDEF3 ηεο αλαζρεδηαζκέλεο δηαδηθαζίαο «Σαμηλφκεζε βηβιίνπ» ρήκα : Σν δηάγξακκα IDEF3 ηεο αλαζρεδηαζκέλεο δηαδηθαζίαο «Γαλεηζκφο βηβιίνπ» ρήκα : Σν δηάγξακκα IDEF3 ηεο αλαζρεδηαζκέλεο δηαδηθαζίαο «Δπηζηξνθή βηβιίνπ»

17 ρήκα : Σν δηάγξακκα IDEF3 ηεο αλαζρεδηαζκέλεο δηαδηθαζίαο «Πξνκήζεηα βηβιίσλ» ρήκα : Σν δηάγξακκα δξαζηεξηνηήησλ ηεο αλαζρεδηαζκέλεο δηαδηθαζίαο «Σαμηλφκεζε βηβιίνπ» ρήκα : Σν δηάγξακκα δξαζηεξηνηήησλ ηεο αλαζρεδηαζκέλεο δηαδηθαζίαο «Γαλεηζκφο βηβιίνπ» ρήκα : Σν δηάγξακκα δξαζηεξηνηήησλ ηεο αλαζρεδηαζκέλεο δηαδηθαζίαο «Δπηζηξνθή βηβιίνπ» ρήκα : Σν δηάγξακκα δξαζηεξηνηήησλ ηεο αλαζρεδηαζκέλεο δηαδηθαζίαο «Πξνκήζεηα βηβιίσλ» ρήκα : Σν δηάγξακκα θαηαζηάζεσλ γηα ην αληηθείκελν «Βηβιίν»

18 1 Δηζαγσγή Καηά ηε δηάξθεηα ησλ ηειεπηαίσλ εηψλ, νη επηρεηξήζεηο θαη νη νξγαληζκνί έρνπλ λ αληηκεησπίζνπλ κηα ζεηξά απφ πξσηνθαλείο αιιαγέο: ηελ παγθνζκηνπνίεζε, ηηο πνιηηηθέο αλαδηνξγαλψζεηο θαη ηε γξήγνξε αιιαγή ηεο ηερλνινγίαο. Με ην θφλην απηψλ ησλ αιιαγψλ, ε έλλνηα ηνπ Αλαζρεδηαζκνύ Γηαδηθαζηώλ (BPR 1 ) γξήγνξα ηξάβεμε ηελ πξνζνρή ησλ δηνηθνχλησλ ησλ νξγαληζκψλ. Παξφιν πνπ πνιιέο θνξέο έρεη ιεηηνπξγήζεη σο επθεκηζκφο γηα ηελ απεξίζθεπηε κείσζε ηνπ πξνζσπηθνχ ελφο νξγαληζκνχ, ζε πνιιέο πεξηπηψζεηο έρεη επηθέξεη ζεακαηηθά απνηειέζκαηα. Έρεη δψζεη ηε δπλαηφηεηα ζηηο επηρεηξήζεηο θαη ηνπο νξγαληζκνχο λα ιεηηνπξγνχλ πην γξήγνξα θαη απνδνηηθά θαη λα ρξεζηκνπνηνχλ ηελ πιεξνθνξηθή πην παξαγσγηθά. Έρεη βειηηψζεη ηηο ζέζεηο εξγαζίαο, δίλνληαο ζηνπο ππαιιήινπο ησλ νξγαληζκψλ πεξηζζφηεξε εμνπζία, θαζψο θαη κία μεθάζαξε ζεψξεζε ηνπ ηξφπνπ κε ηνλ νπνίν ελαξκνλίδεηαη ε εξγαζία ηνπο ζηε ιεηηνπξγία ηνπ νξγαληζκνχ ζαλ ζχλνιν. Έρεη αληακείςεη ηνπο πειάηεο κε πξντφληα θαιχηεξεο πνηφηεηαο θαη κε ππεξεζίεο πνπ αληαπνθξίλνληαη θαιχηεξα ζηηο αλάγθεο ηνπο θαη έρεη απνδψζεη κεγάια κεξίζκαηα ζηνπο κεηφρνπο, κεηψλνληαο ηαπηφρξνλα ηα ιεηηνπξγηθά θφζηε, απμάλνληαο ηα έζνδα θαη εθηνμεχνληαο ηηο ηηκέο ησλ κεηνρψλ ηνπο. Πάλσ απ φια φκσο, ν αλαζρεδηαζκφο έρεη αιιάμεη ηελ πξννπηηθή ησλ δηνηθνχλησλ ησλ νξγαληζκψλ. Σα ζηειέρε ηνπο δε βιέπνπλ πηα ηνπο νξγαληζκνχο ηνπο ζαλ ζχλνια δηαθξηηψλ κνλάδσλ κε απζηεξά νξηζκέλα φξηα. Αληίζεηα, ηνπο βιέπνπλ ζαλ επέιηθηα ζχλνια αιιειέλδεησλ ξνψλ εξγαζίαο θαη πιεξνθνξηψλ πνπ κεηαθέξνληαη νξηδφληηα κέζα ζηνλ νξγαληζκφ, θαηαιήγνληαο ζε ζεκεία επαθήο κε ηνπο πειάηεο. Όια φζα πξναλαθέξζεθαλ απνηεινχλ ηνπο ιφγνπο γηα ηνπο νπνίνπο ε παξνχζα κειέηε αζρνιείηαη κε ην ζέκα ηνπ αλαζρεδηαζκνχ δηαδηθαζηψλ. Ο αληηθεηκεληθόο ηεο ζηόρνο ηεο είλαη λα επηρεηξήζεη λα θαηαλνήζεη ην ζεσξεηηθφ ππφβαζξν ηνπ αλαζρεδηαζκνχ θαη λα ην ρξεζηκνπνηήζεη ζηελ πξάμε πάλσ ζε έλαλ ππαξθηφ θνξέα πνπ έρεη αλάγθε λα εθηεινχληαη νη δηαδηθαζίεο ηνπ κε δηαθνξεηηθφ ηξφπν. 1 Business Process Reengineering 18

19 Έηζη, ζηε δεχηεξε ελφηεηα ηεο εξγαζίαο παξαζέηνληαη θάπνηα βαζηθά ζηνηρεία ηνπ ζεσξεηηθνχ ππνβάζξνπ ηνπ αλαζρεδηαζκνχ φπσο ηνλ νξηζκφ, ηηο βαζηθέο αξρέο θαη ηε κεζνδνινγία πνπ εθαξκφδεηαη ζε έξγα αλαζρεδηαζκνχ, ζχκθσλα κε ηε δηαζέζηκε βηβιηνγξαθία. ηελ ηξίηε ελφηεηα, εμεγείηαη κε πνην ηξφπν θαη κε βάζε πνηα θξηηήξηα επηιέρζεθε ν Φνξέαο γηα αλαζρεδηαζκφ. Αθνινπζεί ε πεξηγξαθή ηνπ Φνξέα, ησλ Γηεπζχλζεσλ θαη ησλ Σκεκάησλ ζηηο νπνίεο δηαηξείηαη. Η ελφηεηα ζπλερίδεη κε ηελ αλαιπηηθή θαηαγξαθή ησλ δηαδηθαζηψλ πνπ εθηειεί ε θάζε νξγαλσηηθή κνλάδα. ηε ζπλέρεηα παξαζέηνληαη ηα θξηηήξηα θαη ν ηξφπνο κε ηνλ νπνίν γίλεηαη ε επηινγή ησλ δηαδηθαζηψλ πνπ ζα απνηειέζνπλ αληηθείκελν αλαζρεδηαζκνχ. Σν ζηάδην απηφ είλαη πνιχ ζεκαληηθφ, δεδνκέλνπ φηη δελ επηδέρνληαη φιεο νη δηαδηθαζίεο θαη φιεο νη Γηεπζχλζεηο ηνπ Φνξέα αλαζρεδηαζκφ θαη επηπιένλ ν αλαζρεδηαζκφο δε κπνξεί λα εθαξκνζηεί ζηελ πξάμε αλ ν Φνξέαο δελ ηνλ ρξεηάδεηαη. Έηζη, θαη έρνληαο επηιέμεη ηηο πξνο αλαζρεδηαζκφ δηαδηθαζίεο, ζηελ ηέηαξηε ελφηεηα πεξηγξάθεηαη ε κεζνδνινγία πνπ αθνινπζήζεθε γηα ην έξγν ηνπ αλαζρεδηαζκνχ. Η κεζνδνινγία εμεγείηαη αλά δηαθνξεηηθφ ζηάδην ηνπ έξγνπ θαη δείρλεηαη πψο ζα εθηειεζηεί ζηα πιαίζηα ηεο παξνχζαο κειέηεο. Η πέκπηε ελφηεηα πεξηιακβάλεη ηελ απνηχπσζε ηεο πθηζηάκελεο θαηάζηαζεο ησλ δηαδηθαζηψλ πνπ επηιέρζεθαλ γηα αλαζρεδηαζκφ. Απηφ γίλεηαη κε ηελ θαηαζθεπή θαη παξάζεζε δηαγξακκάησλ πνπ απεηθνλίδνπλ ηελ θαηάηκεζε ησλ δηαδηθαζηψλ ζε δηεξγαζίεο, ηε ζηαηηθή φςε ηνπ ζπζηήκαηνο, δειαδή ηηο νληφηεηεο πνπ ην απαξηίδνπλ θαη ηηο ζρέζεηο κεηαμχ ηνπο, θαζψο θαη ηε ξνή εξγαζίαο ησλ δηαδηθαζηψλ. Σελ απνηχπσζε ηεο πθηζηάκελεο θαηάζηαζεο αθνινπζεί ην ζηάδην ηνπ αλαζρεδηαζκνχ, ην νπνίν γίλεηαη ζηελ έθηε ελφηεηα ηεο εξγαζίαο, φπνπ κε ηε βνήζεηα ησλ κεζφδσλ κνληεινπνίεζεο UML θαη IDEF παξαηίζεηαη γηα θάζε δηαδηθαζία κία ζεηξά απφ δηαγξάκκαηα, ηα νπνία θαηεγνξηνπνηνχληαη ζε ελφηεηεο. Κάζε ελφηεηα απφ δηαγξάκκαηα αλαπαξηζηά δηαθνξεηηθή φςε ηνπ ζπζηήκαηνο. Δθηφο απφ ηα δηαγξάκκαηα πνπ αλαθέξζεθαλ ζηελ πξνεγνχκελε παξάγξαθν θαη πνπ έρνπλ ρξεζηκνπνηεζεί θαη θαηά ηελ απνηχπσζε ηεο πθηζηάκελεο θαηάζηαζεο, έρνπλ παξαηεζεί θαη άιινη ηχπνη δηαγξακκάησλ, ηα νπνία ζηνρεχνπλ λα δψζνπλ πιεξνθνξίεο γηα ην πψο ζα ιεηηνπξγνχλ νη αλαζρεδηαζκέλεο δηαδηθαζίεο. 19

20 Η εξγαζία ζπλερίδεη κε ηελ έβδνκε ελφηεηα φπνπ γίλεηαη εθηίκεζε ηνπ έξγνπ ηνπ αλαζρεδηαζκνχ ρξεζηκνπνηψληαο πίλαθεο κε κεηξήζηκα ζηνηρεία ηα νπνία πξνθχπηνπλ απφ ηε ζχγθξηζε αληίζηνηρσλ δηαγξακκάησλ ηεο πθηζηάκελεο θαηάζηαζεο θαη ηεο δηαδηθαζίαο κεηά απφ ηνλ αλαζρεδηαζκφ. Θα πξέπεη λα αλαθεξζεί ζην ζεκείν απηφ φηη ε απνηίκεζε ζηα πιαίζηα ηεο παξνχζαο κειέηεο έρεη λφεκα κφλν φζνλ αθνξά ηα νθέιε απφ ηελ πινπνίεζε ηνπ αλαζρεδηαζκνχ, θαζψο ζε ζεσξεηηθφ επίπεδν δελ ήηαλ δπλαηφ νχηε λα πινπνηεζεί ν αλαζρεδηαζκφο ζηε πξάμε, αιιά νχηε λα πξαγκαηνπνηεζεί αλάιπζε θφζηνπο-νθέινπο, ε νπνία ζα καο έδεηρλε αλ πξαγκαηηθά ν αλαζρεδηαζκφο είλαη ζπκθέξνπζα ιχζε γηα ην ζπγθεθξηκέλν Φνξέα. Σέινο, αλαθέξνληαη ηα ζπκπεξάζκαηα ηα νπνία πξνέθπςαλ κεηά απφ ηελ νινθιήξσζε ηνπ παξφληνο έξγνπ. 20

21 2 Σν ζεσξεηηθφ ππφβαζξν ηνπ Αλαζρεδηαζκνχ Γηαδηθαζηψλ Οξηζκφο Σν γεγνλφο φηη νη πεξηζζφηεξνη ζχγρξνλνη νξγαληζκνί ιεηηνπξγνχλ κέζα ζε πεξίπινθν νηθνλνκηθφ, θνηλσληθφ, πνιηηηθφ θαη ηερλνινγηθφ πεξηβάιινλ, πνπ ραξαθηεξίδεηαη απφ θαηλφκελα φπσο ε παγθνζκηνπνίεζε, νη απμεκέλεο πξνζδνθίεο ησλ πειαηψλ θαη ε αλάπηπμε ηεο κεηα-βηνκεραληθήο Κνηλσλίαο ηεο Πιεξνθνξίαο απνηειεί πιένλ ζηεξεφηππν. Με απηφ ην θφλην, εξεπλεηέο θαη απφ άιινη επαγγεικαηίεο δίλνπλ εθηεηακέλε έκθαζε ζηελ αλάπηπμε κεζφδσλ, ηερληθψλ θαη εξγαιείσλ πνπ βνεζνχλ ηνπο νξγαληζκνχο λα επηηχρνπλ ηελ αιιαγή. Σέηνηεο πξνζεγγίζεηο ηεο Γηαρείξηζεο Αιιαγψλ (change management) πεξηιακβάλνπλ ηνλ Αλαζρεδηαζκό Γηαδηθαζηώλ, ηε δηαξθή βειηίσζε θαη άιιεο. 3 ηε δεθαεηία ηνπ 90 ν Αλαζρεδηαζκφο Γηαδηθαζηψλ ηξάβεμε ηελ πξνζνρή πνιιψλ εγεηηθψλ επηρεηξήζεσλ ζε φιν ηνλ θφζκν πνπ ζηφρεπαλ κέζα απφ ηε ξηδηθή αλαζεψξεζε θαη ην ζεκειηψδε επαλαζρεδηαζκφο ησλ δηαδηθαζηψλ ελφο νξγαληζκνχ λα επηηχρνπλ δξακαηηθή βειηίσζε ζηελ απνδνηηθφηεηά ηνπο. Η αχμεζε ηεο απνδνηηθφηεηαο αλακέλεηαη κέζσ ηνπ απηνκαηηζκνχ, ηεο εμνηθνλφκεζεο αλζξσπίλσλ πφξσλ θαη ηνπ εθζπγρξνληζκνχ ζπζηεκάησλ θαη δηαδηθαζηψλ. Η βηνκεραλία δέρεηαη ηνλ Αλαζρεδηαζκφ Γηαδηθαζηψλ ζαλ κία ζηξαηεγηθή πξσηνβνπιία γηα ηε δηαρείξηζε αιιαγψλ θαη γηα ην ιφγν απηφ νη πξνζπάζεηεο ζηξέθνληαη πξνο δηάθνξεο θαηεπζχλζεηο φπσο: ηε δνκή, ηνπο αλζξψπνπο, ηε δηνίθεζε θαη ην ζχζηεκα. Δίλαη κία πνιπδηάζηαηε πξνζέγγηζε πνπ δίλεη έκθαζε ζε πνιχ ζεκαληηθέο βειηηψζεηο ηνπ νξγαληζκνχ ζε πνηφηεηα, θφζηνο, δηαλνκή, επίπεδν ππεξεζηψλ θ.α. κε απψηεξν ζθνπφ ηε δεκηνπξγία αληαγσληζηηθνχ πιενλεθηήκαηνο γηα ηνλ νξγαληζκφ. Ο Αλαζρεδηαζκφο Γηαδηθαζηψλ θαη αξρήλ επηθεληξψλεηαη ζην γεληθφ κεηαζρεκαηηζκφ ησλ δηαδηθαζηψλ θαη ζπλεπψο εζηηάδεη ζε 2 Business Process Reengineering (BPR) 3 Giaglis, On the Integrated design and evaluation of Business Processes and Information Systems, Brunel University,

22 δηάθνξά ζπζηήκαηα κέζα ζε έλαλ νξγαληζκφ. Δπίζεο, δίλεη ηε δπλαηφηεηα λα αλαδηαξζξψζνπκε ηα δηάθνξα δηνηθεηηθά ζπζηήκαηα θαη δηαδηθαζίεο κε απψηεξν ζθνπφ λα αλαπηπρζνχλ θαηλνηνκίεο πνπ ζα δεκηνπξγήζνπλ αμία ζηελ επηρείξεζε Οη βαζηθέο αξρέο ηνπ αλαζρεδηαζκνχ Η δεκηνπξγία λέσλ θαλφλσλ πξνζαξκνζκέλσλ ζηηο αλάγθεο ηνπ ζχγρξνλνπ νξγαλσηηθνχ πεξηβάιινληνο απαηηεί κία λέα θαζνιηθή αληίιεςε ηεο επηρεηξεκαηηθήο δηαδηθαζίαο. ηα πιαίζηα ηνπ αλαζρεδηαζκνχ δηαδηθαζηψλ, αλαιχνληαη φια ηα βήκαηα θαη νη απαηηνχκελνη πφξνη, εληνπίδνληαη θαη παξαθάκπηνληαη νη πεξηηηέο δηεξγαζίεο αιιά θαη απηνκαηνπνηείηαη ν έιεγρνο ξνήο εξγαζηψλ κε ζηφρν ηελ φζν ην δπλαηφ πην γξήγνξε επίηεπμε απνηειέζκαηνο. Παξαθάησ αλαθέξνληαη νη βαζηθέο αξρέο πνπ δηέπνπλ ηνλ αλαζρεδηαζκφ δηαδηθαζηψλ: 5 Οξγάλσζε γύξσ από ηα απνηειέζκαηα, όρη γύξσ από ηηο δηεξγαζίεο. Απηή ε αξρή ππνζηεξίδεη φηη έλα άηνκν πξέπεη λα εθηειεί φια ηα βήκαηα ζε κία δηαδηθαζία. Η εξγαζία απηνχ ηνπ αηφκνπ πξέπεη λα ζρεδηάδεηαη γχξσ απφ έλαλ αληηθεηκεληθφ ζθνπφ ή γχξσ απφ έλα απνηέιεζκα θαη φρη γχξσ απφ κία κεκνλσκέλε δηεξγαζία. Η δηαδηθαζία πξέπεη λα εθηειείηαη από εθείλνπο πνπ ζα θάλνπλ ρξήζε ησλ απνηειεζκάησλ ηεο. ηελ πξνζπάζεηά ηνπο λα θεθαιαηνπνηήζνπλ ηα νθέιε ηεο εμεηδίθεπζεο θαη ηεο θιίκαθαο, πνιινί νξγαληζκνί ίδξπζαλ εμεηδηθεπκέλα ηκήκαηα γηα ην ρεηξηζκφ εηδηθεπκέλσλ δηαδηθαζηψλ. Κάζε ηκήκα εθηειεί έλαλ κφλν ηχπν εξγαζίαο θαη είλαη ν «πειάηεο» γηα δηαδηθαζίεο άιισλ νκάδσλ. Σψξα πνπ ηα ειεθηξνληθά δεδνκέλα θαη ε εκπεηξία είλαη εχθνια δηαζέζηκα, ηα ηκήκαηα, νη κνλάδεο θαη ηα άηνκα κπνξνχλ λα θάλνπλ πεξηζζφηεξα γηα ηνλ εαπηφ ηνπο. Τπάξρνπλ επθαηξίεο γηα αλαζρεδηαζκφ δηαδηθαζηψλ, έηζη ψζηε ηα άηνκα πνπ ρξεηάδνληαη ην απνηέιεζκα κίαο δηαδηθαζίαο λα ηελ εθηειέζνπλ κφλα ηνπο. 4 Mohantry, Desmukh, Reengineering materials management system: A case study, International journal of production economics, Hammer, Reengineering Work: Don t Automate, Obliterate, Harvard Business Review,

23 Η επεμεξγαζία ηεο πιεξνθνξίαο πξέπεη λα εληάζζεηαη ζηελ εξγαζία πνπ παξάγεη ηελ πιεξνθνξία. Δλψ νη πξνεγνχκελεο δχν αξρέο επηβάιινπλ ηε ζπκπίεζε ησλ γξακκηθψλ δηαδηθαζηψλ, απηή ε αξρή πξνηείλεη ηε κεηαθίλεζε δηεξγαζηψλ απφ ην έλα άηνκν ή ηκήκα ζην άιιν. Σν ξφιν ησλ νξγαλσηηθψλ κνλάδσλ πνπ ζπλέιεγαλ θαη επεμεξγάδνληαλ ηελ πιεξνθνξία φισλ ησλ άιισλ κνλάδσλ θαη ηηο αλαηξνθνδνηνχζαλ κε δεδνκέλα αλαιακβάλεη κία λέα δηάηαμε, ζχκθσλα κε ηελ νπνία ζε θάζε κνλάδα ππάξρνπλ εθαξκνγέο πνπ κπνξνχλ εχθνια λα ζπγθξίλνπλ ηα απνηειέζκαηα ηεο επεμεξγαζίαο ηεο πιεξνθνξίαο κε ηελ εξγαζία πνπ παξήγαγε απηά ηα απνηειέζκαηα θαη λα μεθηλήζνπλ ηελ απαξαίηεηε δηαδηθαζία, ζηελ πεξίπησζε πνπ ηα απνηειέζκαηα επηβάιινπλ θάηη ηέηνην. Με ηνλ ηξφπν απηφ απνθεληξψλεηαη ε επεμεξγαζία ηεο πιεξνθνξίαο θαη κεηψλεηαη ε άζθνπε δηαθίλεζή ηεο κεηαμχ ησλ ηκεκάησλ ηνπ νξγαληζκνχ. Πξέπεη λα ρεηξηδόκαζηε ηνπο γεσγξαθηθά δηάζπαξηνπο πόξνπο ζαλ λα ήηαλ ζπγθεληξσκέλνη. Όπσο αλαθέξζεθε, ε απνθέληξσζε ελφο πφξνπ (είηε πξφθεηηαη γηα άλζξσπν, εμνπιηζκφ ή απφζεκα) πξνζθέξεη θαιχηεξεο ππεξεζίεο ζηα άηνκα πνπ ηνλ ρξεζηκνπνηνχλ, δεκηνπξγεί φκσο πιενλαζκφ θαη απμάλεη ηε γξαθεηνθξαηία θαη ηηο ρακέλεο νηθνλνκίεο θιίκαθαο. Με ηε ρξήζε βάζεσλ δεδνκέλσλ, ηειεπηθνηλσληαθψλ δηθηχσλ θαη ηππνπνηεκέλσλ ζπζηεκάησλ επεμεξγαζίαο νη απνζηάζεηο εμαλεκίδνληαη, απμάλεηαη ν ζπληνληζκφο θαη δηαηεξείηαη ε επειημία ηνπ νξγαληζκνχ. Οη παξάιιειεο δξαζηεξηόηεηεο πξέπεη λα ζπλδένληαη αληί λα ελνπνηνύληαη ηα απνηειέζκαηά ηνπο. Η λέα απηή αξρή πξνηείλεη λα δεκηνπξγνχληαη εηθνληθνί ζχλδεζκνη αλάκεζα ζε παξάιιειεο ιεηηνπξγίεο πνπ λα επηηξέπνπλ ην ζπληνληζκφ θαηά ηελ εθηέιεζε θαη φρη κεηά ηελ νινθιήξσζε. Σα δίθηπα επηθνηλσλίαο, νη δηακνηξαζκέλεο βάζεηο δεδνκέλσλ θαη ε ηειεδηάζθεςε κπνξνχλ λα θέξλνπλ θνληά ηηο αλεμάξηεηεο νκάδεο πξνθεηκέλνπ λα πξνρσξήζεη ν ζπληνληζκφο. Σν ζεκείν απόθαζεο πξέπεη λα ηνπνζεηείηαη εθεί πνπ εθηειείηαη ε εξγαζία θαη λα θάλεη ηνλ έιεγρν ζηε δηαδηθαζία. ηνπο πεξηζζφηεξνπο νξγαληζκνχο, ηα άηνκα πνπ εξγάδνληαη είλαη δηαθνξεηηθά απφ ηα άηνκα πνπ παξαθνινπζνχλ θαη ειέγρνπλ ηελ εξγαζία θαη παίξλνπλ απνθάζεηο γη απηήλ. Η ζησπεξή παξαδνρή είλαη φηη ηα άηνκα πνπ ζηελ πξαγκαηηθφηεηα εθηεινχλ ηελ εξγαζία δελ έρνπλ νχηε ην ρξφλν νχηε ηελ ηθαλφηεηα λα ηελ παξαθνινπζνχλ θαη λα ηελ ειέγρνπλ, θαζψο 23

24 θαη φηη δε δηαζέηνπλ ηε γλψζε θαη ηελ πξφζεζε λα παίξλνπλ απνθάζεηο γη απηήλ. Οιφθιεξε ε ηεξαξρηθή αμίσζε ηεο δηνίθεζεο ζηεξίδεηαη ζε απηή ηελ παξαδνρή. Η λέα αξρή πξνηείλεη λα παίξλνπλ ηηο απνθάζεηο απηνί πνπ εθηεινχλ ηελ εξγαζία αξθεί λα ππάξρεη γηα θάζε δηαδηθαζία ελζσκαησκέλνο κεραληζκφο ειέγρνπ. Σα δηνηθεηηθά ζηξψκαηα ηεο ππξακίδαο κπνξνχλ ζπλεπψο λα ζπκπηέδνληαη θαη ε νξγάλσζε λα γίλεηαη πην επίπεδε. Καζψο νη δξάζηεο γίλνληαη δηαρεηξηζηέο θαη ειεγθηέο ηνπ εαπηνχ ηνπο, ε ηεξαξρία, θαζψο θαη ε βξαδχηεηα θαη ε γξαθεηνθξαηία πνπ ζπλδένληαη κε απηήλ, εμαθαλίδνληαη. Η πιεξνθνξία πξέπεη λα ζπιιέγεηαη κία θνξά θαη από ηελ πεγή. Όηαλ ε πιεξνθνξία ήηαλ δχζθνιν λα κεηαδνζεί, ε επαλαιακβαλφκελε ζπιινγή ηεο είρε λφεκα. Υσξίο θνηλά πξφηππα θαη πξνδηαγξαθέο, θάζε άηνκν, ηκήκα ή κνλάδα είρε ηηο δηθέο ηνπ απαηηήζεηο ζε πιεξνθνξία θαη νη θαζπζηεξήζεηο, ηα ιάζε θαηαρψξεζεο θαη ηα πςειά ιεηηνπξγηθά έμνδα ήηαλ αλαπφθεπθηα. ήκεξα, ε ρξήζε πξνηχπσλ, νη θνηλφρξεζηεο βάζεηο δεδνκέλσλ θαη ε Ηιεθηξνληθή Αληαιιαγή Γεδνκέλσλ δηεπθνιχλνπλ ηε ζπιινγή, αληαιιαγή θαη απνζήθεπζε ηεο πιεξνθνξίαο. 2.3 Η κεζνδνινγία ηνπ αλαζρεδηαζκνχ Όπσο θάζε επηρεηξεκαηηθή δξαζηεξηφηεηα, έηζη θαη ν ίδηνο ν αλαζρεδηαζκφο κπνξεί λα ζεσξεζεί ζαλ κία δηαδηθαζία πνπ απνηειείηαη απφ κία ζεηξά δξαζηεξηνηήησλ, εηζξνψλ θαη εθξνψλ, πειαηψλ θαη άιισλ ελδηαθεξφκελσλ κεξψλ. Παξφιν πνπ ππάξρνπλ παξαιιαγέο ζηνλ ηξφπν κε ηνλ νπνίν πξαγκαηνπνηείηαη ν αλαζρεδηαζκφο ζηνπο δηάθνξνπο νξγαληζκνχο, ηα πεξηζζφηεξα έξγα έρνπλ πνιιέο θνηλέο ζπληζηψζεο, εηδηθά ζηε θάζε ηνπ ζρεδηαζκνχ. ηε θάζε ηεο εθαξκνγήο, ηα πνιηηηθά, εγεηηθά θαη πνιηηηζηηθά ραξαθηεξηζηηθά ησλ νξγαληζκψλ νδεγνχλ ζε κεγάιε κεηαβιεηφηεηα απφ νξγαληζκφ ζε νξγαληζκφ. 6 6 Reengineering a Business Process, Harvard Business School,

25 Σα πεξηζζφηεξα έξγα αλαζρεδηαζκνχ απνηεινχληαη απφ έμη βήκαηα (ζρήκα 2.3.1): ηελ επηινγή ησλ δηαδηθαζηψλ πνπ ζα αλαζρεδηαζηνχλ, ηελ αλαγλψξηζε ησλ παξαγφλησλ πνπ ζα θαηαζηήζνπλ δπλαηή ηελ αιιαγή, ηελ αλάπηπμε ηνπ νξάκαηνο θαη ηνπ αληηθεηκεληθνχ ζθνπνχ γηα ηνλ αλαζρεδηαζκφ, ηελ θαηαλφεζε θαη ηε κέηξεζε ησλ δηαδηθαζηψλ πνπ ήδε ππάξρνπλ, ην ζρεδηαζκφ θαη ηελ πξνηππνπνίεζε ησλ λέσλ δηαδηθαζηψλ θαη ηελ εθαξκνγή ησλ λέσλ δηαδηθαζηψλ. Δπηινγή ησλ δηαδηθαζηώλ γηα αλαζρεδηαζκό Αλαγλώξηζε ησλ παξαγόλησλ πνπ ζα βνεζήζνπλ ζηελ αιιαγή Γεκηνπξγία ηνπ νξάκαηνο θαη ησλ αληηθεηκεληθώλ ζθνπώλ ησλ δηαδηθαζηώλ Καηαλόεζε θαη βειηίσζε ησλ πθηζηάκελσλ δηαδηθαζηώλ ρεδηαζκόο θαη πξνηππνπνίεζε ησλ λέσλ δηαδηθαζηώλ θαη ηεο λέαο νξγάλσζεο Δθαξκνγή ηεο λέαο νξγάλσζεο πνπ βαζίδεηαη ζηηο δηαδηθαζίεο ρήκα 2.3.1: Σα ζηάδηα ελόο έξγνπ αλαζρεδηαζκνύ 1) Δπηινγή ησλ δηαδηθαζηώλ γηα αλαζρεδηαζκό Ο αλαζρεδηαζκφο ζα πξέπεη λα μεθηλά κε κία έξεπλα ηνπ πεξηβάιινληνο ησλ δηαδηθαζηψλ, ε νπνία ζηνρεχεη ζηελ αλαγλψξηζε ησλ ππνςήθησλ δηαδηθαζηψλ γηα αιιαγή. Κάπνηεο ραξαθηεξηζηηθέο νπζηψδεηο δηαδηθαζίεο γηα νξγαληζκνχο απεηθνλίδνληαη ζην ζρήκα Σφζν ε νιηθή θαηαγξαθή ησλ δηαδηθαζηψλ κέζα ζε έλαλ νξγαληζκφ, φζν θαη ε εζηίαζε ζε εθείλεο πνπ απαηηνχλ άκεζν αλαζρεδηαζκφ είλαη δσηηθήο ζεκαζίαο γηα ηελ επηηπρία ηεο πξνζπάζεηαο γηα αιιαγή. Η δηαδηθαζία ηεο αλαγλψξηζεο ζέηεη ηα φξηα ησλ δηαδηθαζηψλ ζηηο νπνίεο ζα ζηξαθνχκε, δίλνληαο ηε δπλαηφηεηα ζηνλ νξγαληζκφ λα εζηηάζεη ζε εθείλεο πνπ ρξεηάδνληαη πεξηζζφηεξν ξηδηθή αιιαγή. Φπζηθά, πνιινί νξγαληζκνί απιψο επηιέγνπλ κία δηαδηθαζία θάπσο απζαίξεηα θαη μεθηλνχλ ηνλ αλαζρεδηαζκφ ηεο. Μπνξεί λα απαληνχλ ζε παξάπνλα ή αηηήκαηα απφ βαζηθνχο πειάηεο ή ξπζκηζηέο. Κάπνηνο ελζνπζηψδεο ππνζηεξηθηήο ηνπ αλαζρεδηαζκνχ 25

26 κπνξεί λα επηζπκεί λα μεθηλήζεη απφ κία δηαδηθαζία πάλσ ζηελ νπνία αζθεί έιεγρν. Όινη νη παξαπάλσ δελ απνηεινχλ άζρεκνπο ιφγνπο γηα λα μεθηλήζεη θαλείο λα εξγάδεηαη πάλσ ζε κία δηαδηθαζία, αιιά ηειηθά ν νξγαληζκφο ζα πξέπεη λα απαξηζκήζεη θαη λα βάιεη ζε πξνηεξαηφηεηα ηηο δηαδηθαζίεο ηνπ βάζεη κίαο πην ινγηθήο νκάδαο επηρεηξεκάησλ. Σα βαζηθά βήκαηα πνπ πξέπεη λα αθνινπζνχληαη ζην ζηάδην ηεο επηινγήο αλαθέξνληαη παξαθάησ. i) Απαξίζκεζε ζεκαληηθώλ δηαδηθαζηώλ Μεγάιε δηακάρε γίλεηαη γχξσ απφ ηνλ αξηζκφ ησλ δηαδηθαζηψλ πνπ είλαη θαηάιιειεο γηα αλαζρεδηαζκφ κέζα ζε έλαλ δεδνκέλν νξγαληζκφ. Η δπζθνιία πξνθχπηεη απφ ηε ζρεδφλ άπεηξε δηαηξεηφηεηα ησλ δηαδηθαζηψλ. Ο «θαηάιιεινο» αξηζκφο ησλ δηαδηθαζηψλ δελ είλαη πξνθαζνξηζκέλνο θαη κπνξεί λα θπκαίλεηαη απφ δχν έσο εθαηφ θαη πιένλ δηαδηθαζίεο. Σν επηζπκεηφ επίπεδν ηεο αιιαγήο ζε κία δηαδηθαζία είλαη δσηηθήο ζεκαζίαο γηα ηνλ πξνζδηνξηζκφ ηνπ αξηζκνχ ησλ δηαδηθαζηψλ. Αλ ν αληηθεηκεληθφο ζθνπφο είλαη ε ζηαδηαθή βειηίσζε, ηφηε αξθεί λα εξγαζηνχκε κε πνιιέο θαη ιεπηνκεξώο πξνζδηνξηζκέλεο δηαδηθαζίεο. Σφζν ηα νθέιε, φζν θαη ν θίλδπλνο γηα απνηπρία ζα είλαη ζρεηηθά ρακειά. Όηαλ φκσο ν αληηθεηκεληθφο ζθνπφο είλαη κία ξηδηθή αιιαγή, ε δηαδηθαζία πξέπεη λα νξηζηεί κε πεξηζζφηεξν επξχ ηξφπν. Μία βαζηθή πεγή νθέινπο απφ κία δηαδηθαζία είλαη ε βειηίσζε ησλ ελαιιαγώλ αλάκεζα ζηηο δηεξγαζίεο, ε νπνία κπνξεί λα ζπκβεί κφλν φηαλ νη δηαδηθαζίεο είλαη επξέσο πξνζδηνξηζκέλεο. Οη πεξηζζφηεξνη νξγαληζκνί πνπ έρνπλ πξνζδηνξίζεη ηηο δηαδηθαζίεο ηνπο φζνλ αθνξά ηνλ αλαζρεδηαζκφ έρνπλ απαξηζκήζεη 10 κε 20 δηαδηθαζίεο. Όζν ιηγφηεξεο θαη επξχηεξεο είλαη νη δηαδηθαζίεο, ηφζν κεγαιχηεξε ε πηζαλφηεηα ηεο θαηλνηνκίαο κέζσ ηνπ αλαζρεδηαζκνχ θαη ηφζν κεγαιχηεξεο νη δπζθνιίεο θαηαλφεζεο, κέηξεζεο θαη αιιαγήο ηεο δηαδηθαζίαο. ii) Πξνζδηνξηζκόο ησλ νξίσλ ησλ δηαδηθαζηώλ Μφιηο πξνζδηνξηζηνχλ νη δηαδηθαζίεο ζε πςειφ επίπεδν, πξέπεη λα δηαρεηξηζηνχκε ηα φξηα κεηαμχ ηνπο. Μία ζεηξά εξσηήζεσλ κπνξνχλ λα βνεζήζνπλ ζηνλ πξνζδηνξηζκφ ησλ νξίσλ, φπσο: 26

27 Πφηε κπνξεί ν δηαρεηξηζηήο ηεο δηαδηθαζίαο λα ζηακαηήζεη λα αλεζπρεί γηα ηε δηαδηθαζία; Πφηε ζα πξέπεη λα μεθηλήζεη θαη λα ηειεηψζεη ε εκπινθή ηνπ «πειάηε» ηεο δηαδηθαζίαο; Πνχ μεθηλνχλ θαη ηειεηψλνπλ νη ππνδηαδηθαζίεο; Δλζσκαηψλεηαη ε δηαδηθαζία πιήξσο κέζα ζε κία άιιε δηαδηθαζία; Δίλαη πηζαλφ λα πξνθχςνπλ νθέιε απφδνζεο απφ ην ζπλδπαζκφ ησλ δηαδηθαζηψλ κε άιιεο δηαδηθαζίεο ή ππνδηαδηθαζίεο; iii) Πξνηεξαηόηεηα αλάκεζα ζηηο δηαδηθαζίεο γηα αλαζρεδηαζκό Έρνληαο αλαγλσξίζεη θαη νξηνζεηήζεη ηηο βαζηθέο ηνπ δηαδηθαζίεο, έλαο νξγαληζκφο πξέπεη λα επηιέμεη θάπνηεο απφ απηέο γηα αλαζρεδηαζκφ. Η εκπεηξία ππνδεηθλχεη φηη ην εχξνο ηνπ έξγνπ ζα πξέπεη λα βαζίδεηαη ζηηο ηθαλφηεηεο θαη ηνπο πφξνπο ηνπ νξγαληζκνχ. Αθφκα θαη αλ έρνπλ ζαθή αλάγθε γηα αλαζρεδηαζκφ, νη πεξηζζφηεξνη νξγαληζκνί ζηεξνχληαη επαξθείο πφξνπο - αλζξψπνπο, θεθάιαην θαη ρξφλν - γηα λα θάλνπλ θάηη ηέηνην. Πέξα απφ ηνπο πφξνπο, νη πεξηζζφηεξνη νξγαληζκνί δε ζα κπνξνχζαλ λα ππνκείλνπλ ηελ νξγαλσηηθή αιιαγή, ε νπνία ζα κπνξνχζε λα επηηαρζεί απφ ηνλ αλαζρεδηαζκφ φισλ ησλ δηαδηθαζηψλ ηαπηφρξνλα. Πέξα απ απηφ, ε ηαπηφρξνλε αιιαγή ζε πεξηζζφηεξεο δηαδηθαζίεο κπνξεί λα είλαη δχζθνιε ζην ζπληνληζκφ. Πέληε θξηηήξηα κπνξνχλ λα νδεγνχλ ηελ επηινγή ησλ δηαδηθαζηψλ: Η ηάζε ηεο δηαδηθαζίαο λα βξίζθεηαη ζην θέληξν ηεο εθηέιεζεο ηεο ζηξαηεγηθήο ηνπ νξγαληζκνχ Η «θαηάζηαζε πγείαο» ηεο δηαδηθαζίαο Η θνπιηνχξα θαη ε εγεζία ηεο δηαδηθαζίαο Σν πθηζηάκελν θφζηνο ηεο δηαδηθαζίαο Η εκβέιεηα ηνπ έξγνπ πνπ κπνξνχκε λα δηαρεηξηζηνχκε 2) Αλαγλώξηζε ησλ παξαγόλησλ πνπ ζα βνεζήζνπλ ηελ αιιαγή Μφιηο επηιεγεί κία δηαδηθαζία γηα αλαζρεδηαζκφ, ε νκάδα ζρεδηαζκνχ κπνξεί λα μεθηλήζεη λα αλαινγίδεηαη πψο ηα πξσηαξρηθά «δνκηθά πιηθά» ησλ δηαδηθαζηψλ ζα θαηαζηήζνπλ δπλαηφ έλαλ λέν ηξφπν εξγαζίαο. Η πιεξνθνξηθή θαη νη άλζξσπνη είλαη νη βαζηθνί 27

28 παξάγνληεο πνπ ζα βνεζήζνπλ ηελ αιιαγή. Παξφια απηά, απνηεινχλ επίζεο θαη ηα βαζηθά εκπφδηα γηα αιιαγή. Σν δχζθνιν έξγν είλαη λα θαζνξίζνπκε πνηεο επθαηξίεο πνπ ζρεηίδνληαη κε ηελ πιεξνθνξηθή θαη ηε δηνίθεζε αλζξσπίλσλ πφξσλ κπνξνχκε λα εθκεηαιιεπηνχκε θαη πνηα ππάξρνληα εκπφδηα πξέπεη λα απνδερηνχκε. i) Απνηίκεζε ησλ ηερλνινγηώλ πνπ ζα βνεζήζνπλ ηνλ αλαζρεδηαζκό Οη ηερλνινγίεο δελ είλαη κφλν ζεκαληηθέο ζηελ εθαξκνγή ησλ λέσλ δηαδηθαζηψλ, αιιά θαζηζηνχλ επίζεο δπλαηφ ην ζρεδηαζκφ θαη ηε κνληεινπνίεζή ηνπο (ζρήκα 2.3.2). Όηαλ θαηαλνήζνπκε κε πνην ηξφπν νη δηάθνξνη νξγαληζκνί έρνπλ ρξεζηκνπνηήζεη ηελ ηερλνινγία σο ηψξα, κπνξνχκε λα ζρεδηάζνπκε θαιχηεξα ηηο λέεο δηαδηθαζίεο δίλνληαο έκθαζε ζε ζέκαηα πιεξνθνξηψλ (βάζεηο δεδνκέλσλ) θαη ππεξεζηψλ (εθαξκνγέο). Ζ πιεξνθνξηθή ζαλ βνεζεηηθόο παξάγνληαο Ο ζρεδηαζκόο λέαο δηαδηθαζίαο Ζ πιεξνθνξηθή ζαλ πινπνηεηήο Δπθαηξίεο Δξγαιεία κνληεινπνίεζεο Πεξηνξηζκνί ρεδηαζκόο ζπζηεκάησλ θαη πιεξνθνξίαο ρήκα 2.3.2: Ο ξόινο ηεο πιεξνθνξηθήο ζηνλ αλαζρεδηαζκό ii) Απνηίκεζε ησλ νξγαλσηηθώλ θαη αλζξώπηλσλ παξαγόλησλ πνπ ζα ελδπλακώζνπλ ηνλ αλαζρεδηαζκό Η πιεξνθνξία θαη νη ηερλνινγίεο δελ είλαη νη κφλνη παξάγνληεο πνπ πξέπεη λα πξνζέμνπκε θαηά ηελ αιιαγή ησλ δηαδηθαζηψλ. Δμίζνπ ηζρπξνί παξάγνληεο είλαη ε νξγαλσηηθή δνκή θαη ε πνιηηηθή αλζξσπίλσλ πφξσλ πνπ επεξεάδνπλ ζεκαληηθά ηηο απνθάζεηο ηνπ αλαζρεδηαζκνχ. Οη νξγαλσηηθνί παξάγνληεο πνπ βνεζνχλ ηνλ αλαζρεδηαζκφ εκπίπηνπλ ζε δχν θαηεγνξίεο: ηε δνκή θαη ηελ θνπιηνχξα. Απφ ηα πνιιά είδε δνκηθψλ αιιαγψλ πνπ κπνξνχλ λα δηεπθνιχλνπλ λέεο ζπκπεξηθνξέο, έλα απφ ηα πην ηζρπξά εκπεξηέρεη δφκεζε ηεο απφδνζεο κίαο δηαδηθαζίαο κε νκαδηθφ ηξφπν. 28

29 ηνπο αλζξψπηλνπο παξάγνληεο πνπ δηεπθνιχλνπλ ηνλ αλαζρεδηαζκφ κπνξνχκε λα αλαθέξνπκε ηνλ ηξφπν κε ηνλ νπνίν εθπαηδεχνληαη, παξαθηλνχληαη, απνδεκηψλνληαη θαη αμηνινγνχληαη νη κεκνλσκέλνη εξγαδφκελνη. Σέινο, ζαλ παξάγνληεο πνπ βνεζνχλ ηνλ αλαζρεδηαζκφ κπνξνχλ λα ζεσξεζεί θαη έλα πιήζνο πνιηηηθψλ ζρεηηδφκελσλ κε ηνπο αλζξψπηλνπο πφξνπο, ζπλδπαδφκελνπο κε ηερλνινγηθέο θαη άιιεο νξγαλσηηθέο αιιαγέο. iii) Πξνζδηνξηζκόο ησλ πεξηνξηζκώλ πνπ πξέπεη λα απνδερηνύκε Οη παξάγνληεο πνπ βνεζνχλ ηνλ αλαζρεδηαζκφ κπνξνχλ ηαπηφρξνλα λα ζέζνπλ θαη ζεκαληηθνχο πεξηνξηζκνχο γη απηφλ. Σα νξγαλσηηθά θαη ηα αλζξψπηλα δεηήκαηα απαηηνχλ πξνζεθηηθέο αιιαγέο θαη θάζε αιιαγή ζε απηά πξέπεη λα γίλεηαη αθνχ πξψηα αλαιπζνχλ θαη θαηαλνεζνχλ νη ζπλέπεηεο. Δίλαη εχθνιν λα ππνδείμνπκε ζηνπο νξγαληζκνχο λα αγλνήζνπλ ηα πθηζηάκελα ζπζηήκαηα θαη ηηο ηερλνινγηθέο ππνδνκέο, ηα νξγαλσηηθά εκπφδηα θαη ηα ππάξρνληα επίπεδα εκπεηξίαο φηαλ ζρεδηάδνπλ κηα λέα δηαδηθαζία. Δίλαη φκσο ζπρλά ππεξβνιηθά αθξηβφ θαη πεξίπινθν λα απνκαθξχλνπκε ηα πθηζηάκελα πνπ είλαη ελζσκαησκέλα ζηελ ππάξρνπζα νξγάλσζε. Αληίζηνηρα, νη πεξηνξηζκνί πνπ ζρεηίδνληαη κε ηελ πιεξνθνξηθή είλαη εμίζνπ ζεκαληηθνί. Έλα παθέην ινγηζκηθνχ ή έλα πθηζηάκελν ζχζηεκα πνπ κπνξεί λα ζεσξείηαη δεδνκέλν ή έλαο πεξηνξηζκφο ζην ζρεδηαζκφ κίαο λέαο δηαδηθαζίαο ζα πξέπεη λα αμηνινγείηαη ζε φξνπο ησλ δνκηθψλ ζπζηαηηθψλ ησλ δηαδηθαζηψλ πνπ πεξηιακβάλνληαη κέζα ζην ζχζηεκα. Θα πξέπεη λα αλαιπζνχλ ζέκαηα φπσο: Πνηνη είλαη νη ρξήζηεο γηα ηνπο νπνίνπο πξννξίδεηαη ην ζχζηεκα; Πνηεο είλαη νη εηζξνέο θαη νη εθξνέο ηνπ ζπζηήκαηνο; Πνηεο εξγαζίεο ηεο δηαδηθαζίαο είλαη ζρεδηαζκέλν ην ζχζηεκα λα ππνζηεξίδεη; Πφζν δχζθνιν είλαη λα πξνζζέζνπκε ιεηηνπξγηθφηεηα ζην ζχζηεκα; Πνηεο δηεπαθέο κε άιια ζπζηήκαηα είλαη δπλαηέο; ε πνηεο δηαδηθαζίεο ρξεζηκνπνηνχλ άιινη νξγαληζκνί ην ζχζηεκα; 3) Γεκηνπξγία νξάκαηνο γηα ηηο δηαδηθαζίεο Σν φξακα γηα κία κειινληηθή δηαδηθαζία είλαη ν ππξήλαο ηεο θάζεο ζρεδηαζκνχ. Απνηειεί ζηελ νπζία έλα «ζηξαηεγηθφ ζρέδην» γηα ην πψο ζα εξγαζηνχκε. Παξαθάησ παξαηίζεληαη ηα βήκαηα πνπ πξέπεη λ αθνινπζεζνχλ γηα ηε δεκηνπξγία ηνπ νξάκαηνο γηα ηνλ αλαζρεδηαζκφ. 29

30 i) Απνηίκεζε ηεο ππάξρνπζαο ζηξαηεγηθήο γηα ηηο θαηεπζύλζεηο ησλ δηαδηθαζηώλ Μία θαιά νξηζκέλε ζηξαηεγηθή ζα πξέπεη λα πξνεγεζεί κίαο πξσηνβνπιίαο αλαζρεδηαζκνχ. Μία θαζνξηζκέλε ζηξαηεγηθή είλαη ν πξσηαξρηθφο θαζνξηζηηθφο παξάγνληαο ηφζν ζηελ επηινγή, φζν θαη ζηελ αλάπηπμε ησλ νξακάησλ γηα ηηο δηαδηθαζίεο γηα ηνλ αλαζρεδηαζκφ ηνπο. Μία θαιή ζηξαηεγηθή αλαζρεδηαζκνχ ζα πξέπεη λα αθνζησζεί ηφζν ζε κε νηθνλνκηθνχο, φζν θαη ζε νηθνλνκηθνχο ζηφρνπο, ζα πξέπεη λα είλαη κεηξήζηκε, λα εζηηάδεη ηελ πξνζνρή ηεο ζε ζπγθεθξηκέλεο δηαδηθαζίεο ή νπηηθέο ησλ νξγαληζκψλ θαη λα εκπλέεη ηηο πξνζπάζεηεο γηα αιιαγή. ii) πλεξγαζία κε ηνπο «πειάηεο» ηεο δηαδηθαζίαο γηα ηνλ θαζνξηζκό ησλ αληηθεηκεληθώλ ζθνπώλ γηα ηελ απόδνζε Μία έλλνηα-θιεηδί γηα ηε δεκηνπξγία ηνπ νξάκαηνο ηεο δηαδηθαζίαο είλαη ε θαηαλφεζε ηεο πιεπξάο ηνπ «πειάηε». Ο πειάηεο κίαο δηαδηθαζίαο κπνξεί λα είλαη είηε εζσηεξηθφο, ή εμσηεξηθφο ηνπ νξγαληζκνχ. ηελ πξάμε, νη πεξηζζφηεξνη νξγαληζκνί ελδηαθέξνληαη γηα ηνπο εμσηεξηθνχο πειάηεο θαη επνκέλσο βάδνπλ ζε πςειή πξνηεξαηφηεηα ηηο δηαδηθαζίεο πνπ έρνπλ ζρέζε κε απηνχο. Πάληα βνεζάεη λα ξσηάκε ηνπο πειάηεο ηη απαηηνχλ απφ ηηο δηαδηθαζίεο ηνπ νξγαληζκνχ. Σν λα επηδεηά θαλείο ηελ άπνςε ηνπ πειάηε ππνδεηθλχεη κία επηζπκία γηα ζηελή ζπλεξγαζία κε απηφλ θαη ηνλ πιεξνθνξεί φηη κπνξεί λα ρξεηαζηεί λα αιιάμεη θαη ηε δηθή ηνπ ζπκπεξηθνξά πξνθεηκέλνπ λα είλαη πιήξσο απνδνηηθή ε δηαδηθαζία. Δλ ηνχηνηο, ζπάληα νη πειάηεο παξέρνπλ επαλαζηαηηθέο ηδέεο γηα ηνλ αλαζρεδηαζκφ. Αληίζεηα, νη αληηθεηκεληθνί ηνπο ζθνπνί είλαη ε βειηίσζε ηεο ππάξρνπζαο δηαδηθαζίαο ιίγν-ιίγν κε ηελ πάξνδν ηνπ ρξφλνπ. Παξφια απηά, νη πιεξνθνξίεο απηνχ ηνπ είδνπο είλαη ρξήζηκεο, γηαηί πξνζδηνξίδνπλ ηηο πεξηνρέο ζηηο νπνίεο ζα πξέπεη λα ππάξμεη βειηίσζε. iii) Μέηξεζε επηδόζεσλ 7 ησλ ζηόρσλ απόδνζεο ησλ δηαδηθαζηώλ θαη παξαδείγκαηα θαηλνηνκίαο 7 Benchmarking 30

31 Λφγσ ηνπ αλαζρεδηαζκνχ, νη νξγαληζκνί ρξεηάδνληαη ηφζν ηελ παξαδνζηαθή θαη αληαγσληζηηθή δνθηκαζία επηδφζεσλ, φζν θαη εθείλε πνπ ζρεηίδεηαη κε ηηο «βέιηηζηεο πξαθηηθέο» ή ηελ «θαηλνηνκία». Ο ηειεπηαίνο ηχπνο επηιέγεη νξγαληζκνχο ζηε βάζε ηεο απφδνζεο κίαο ζπγθεθξηκέλεο δηαδηθαζίαο, ρσξίο λα δίλεη ζεκαζία ζηνλ θιάδν, θαη επηδίδεηαη ζε ζπγθεθξηκέλεο θαηλνηνκίεο ρξεζηκνπνηψληαο δηάθνξνπο βνεζεηηθνχο παξάγνληεο, αιιά θαη ηε ζπλνιηθή απφδνζε ησλ δηαδηθαζηψλ. Οη πεγέο ηεο κέηξεζεο επηδφζεσλ πνηθίιινπλ θαη θπκαίλνληαη απφ επηζθέςεηο έσο ηειεθσληθέο ζπλνκηιίεο κε ζπκβνχινπο θαη ζηειέρε άιισλ νξγαληζκψλ, κέρξη δεκνζηεχζεηο θαη αθαδεκατθέο κειέηεο πεξηπηψζεσλ. iv) Γηαηύπσζε ησλ αληηθεηκεληθώλ ζηόρσλ γηα ηελ απόδνζε ηεο δηαδηθαζίαο Οη αληηθεηκεληθνί ζηφρνη κίαο δηαδηθαζίαο, νη νπνίνη απνηεινχλ ζπζηαηηθφ-θιεηδί ηνπ νξάκαηνο, πεξηιακβάλνπλ ην ζπλνιηθφ ζηφρν ηεο δηαδηθαζίαο, ην ζπγθεθξηκέλν ηχπν βειηίσζεο πνπ επηζπκνχκε λα απνθνκίζνπκε, έλαλ αξηζκεηηθφ ζηφρν γηα ηελ θαηλνηνκία, θαζψο θαη έλα ρξνληθφ πιαίζην ζην νπνίν πξέπεη λα εθπιεξσζνχλ νη αληηθεηκεληθνί ζθνπνί. Σφζν ε γεληθή ιεηηνπξγηθφηεηα ηεο δηαδηθαζίαο, φζν θαη νη ζηφρνη γηα αιιαγή ζα πξέπεη λα ιακβάλνληαη ππφςε απφ απηνχο ηνπο αληηθεηκεληθνχο ζθνπνχο. Οη αληηθεηκεληθνί ζθνπνί ησλ δηαδηθαζηψλ πξέπεη λα πνζνηηθνπνηνχληαη θαη λα κεηαηξέπνληαη ζε ζπγθεθξηκέλνπο ζηφρνπο γηα ηελ αιιαγή. v) Καηαγξαθή ησλ ηδηνηήησλ ησλ δηαδηθαζηώλ Οη ηδηφηεηεο ησλ δηαδηθαζηψλ, δειαδή νη πεξηγξαθηθνί, κε πνζνηηθνί πξνζδηνξηζκνί ζηνπο αληηθεηκεληθνχο ζθνπνχο ησλ δηαδηθαζηψλ, απνηεινχλ ην φξακα γηα ηε ιεηηνπξγία ηεο δηαδηθαζίαο ζην κέιινλ θαη αθνξνχλ ηφζν ηα ραξαθηεξηζηηθά πςεινχ επηπέδνπ ησλ δηαδηθαζηψλ, φζν θαη ζπγθεθξηκέλνπο βνεζεηηθνχο παξάγνληεο. Οη αληηθεηκεληθνί ζθνπνί θαη ηα ραξαθηεξηζηηθά ησλ δηαδηθαζηψλ εμάγνληαη απφ δηάθνξεο πεγέο, αλάκεζα ζηηο νπνίεο είλαη νη αλαιχζεηο ηεο ζηξαηεγηθήο θαη ηνπ νξάκαηνο ηνπ νξγαληζκνχ, νη ζεσξήζεηο πςεινχ επηπέδνπ ησλ ξφισλ ηεο ηερλνινγίαο θαη ησλ αηφκσλ (ηφζν ζαλ επθαηξίεο, φζν θαη ζαλ πεξηνξηζκνί), νη ζπλεληεχμεηο πειαηψλ, ε κέηξεζε ησλ επηδφζεσλ ησλ βέιηηζησλ πξαθηηθψλ ζε άιινπο νξγαληζκνχο θαη νη αληηθεηκεληθνί ζθνπνί ηεο απφδνζεο ηνπ νξγαληζκνχ. 31

32 4) Καηαλόεζε θαη βειηίσζε ησλ πθηζηάκελσλ δηαδηθαζηώλ Δίλαη ζεκαληηθφ λα θαηαλνήζνπκε ηελ πθηζηάκελε δηαδηθαζία πξηλ ζρεδηάζνπκε κία λέα. Οξηζκέλεο πξνζεγγίζεηο γηα ηνλ αλαζρεδηαζκφ ησλ δηαδηθαζηψλ δελ πεξηιακβάλνπλ απηφ ην ζηάδην θαη θάπνηνη νξγαληζκνί δπζηπρψο ην παξαιείπνπλ ζηα έξγα αλαζρεδηαζκνχ πνπ αλαιακβάλνπλ. Τπάξρνπλ ηνπιάρηζηνλ ηέζζεξηο ιφγνη γηα ηνπο νπνίνπο πξέπεη λα ηεθκεξηψζνπκε ηηο ήδε ππάξρνπζεο δηαδηθαζίεο πξηλ λα πξνρσξήζνπκε ζηνλ αλαζρεδηαζκφ. Πξώηνλ, ε θαηαλφεζε ησλ ήδε πθηζηάκελσλ δηαδηθαζηψλ δηεπθνιχλεη ηελ επηθνηλσλία αλάκεζα ζηνπο ζπκκεηέρνληεο ζηελ πξσηνβνπιία αλαζρεδηαζκνχ. Γεύηεξνλ, ζε πην πεξίπινθνπο νξγαληζκνχο δε κπνξνχκε λα έρνπκε κεηάπησζε ζε κία λέα δηαδηθαζία ρσξίο λα έρνπκε θαηαλνήζεη ηελ παιηά. Σξίηνλ, ε αλαγλψξηζε ησλ πξνβιεκάησλ ζε κία ήδε ππάξρνπζα δηαδηθαζία κπνξεί λα καο βνεζήζεη λα δηαζθαιίζνπκε φηη ηα πξνβιήκαηα απηά δε ζα επαλαιεθζνχλ ζηε λέα δηαδηθαζία. Σέινο, ε θαηαλφεζε ηεο πθηζηάκελεο δηαδηθαζίαο παξέρεη κέηξν ηεο αμίαο ηεο πξνηεηλφκελεο θαηλνηνκίαο. Παξαθάησ αλαθέξνληαη νη βαζηθέο εξγαζίεο απφ ηηο νπνίεο απνηειείηαη απηφ ην ζηάδην: i) Απνηίκεζε ηεο πθηζηάκελεο ξνήο δηαδηθαζηώλ πρλά ζπκβαίλεη νη πθηζηάκελεο δηαδηθαζίεο λα κελ έρνπλ πνηέ πεξηγξαθεί ή αθφκα θαη ζεσξεζεί δηαδηθαζίεο. Η πθηζηάκελε θαηάζηαζε ηεο δηαδηθαζίαο, ζπκπεξηιακβαλφκελσλ ησλ βαζηθψλ ελεξγεηψλ θαη ξνψλ, ζα πξέπεη λα ηεθκεξηψλεηαη αθνχ ιάβνπκε ππφςε ηα άηνκα πνπ ηηο εθηεινχλ. Η δηαδηθαζία κπνξεί λα θαηαγξαθεί είηε ζην ραξηί, είηε ζηνλ ππνινγηζηή κε ηε βνήζεηα ινγηζκηθνχ κνληεινπνίεζεο δηαδηθαζηψλ. Η εκβέιεηα ηεο πθηζηάκελεο δηαδηθαζίαο ζα πξέπεη λα είλαη ε ίδηα φπσο απηή πνπ έρνπκε νξακαηηζηεί γηα ηε λέα δηαδηθαζία. ii) Μέηξεζε ηεο δηαδηθαζίαο ζε ζρέζε κε ηνπο αληηθεηκεληθνύο ζθνπνύο θαη ηα ραξαθηεξηζηηθά ηεο λέαο δηαδηθαζίαο Δπεηδή ζα ρξεζηκνπνηεζεί ζαλ βάζε γηα ζπγθξίζεηο κε ηε λέα δηαδηθαζία, ε πθηζηάκελε δηαδηθαζία ζα πξέπεη λα απνηηκεζεί ζε φξνπο ησλ ίδησλ θξηηεξίσλ πνπ έρνπλ 32

33 επηζηξαηεπζεί γηα ην λέν ζρεδηαζκφ, δειαδή ησλ ζπγθεθξηκέλσλ αληηθεηκεληθψλ ζθνπψλ ηεο απφδνζήο ηνπο θαη ησλ ραξαθηεξηζηηθψλ ησλ δηαδηθαζηψλ. Απηφ βνεζάεη λα κεησζεί ν ρξφλνο θαη ε πξνζπάζεηα πνπ απαηηείηαη γηα ηελ αλάιπζε ηεο πθηζηάκελεο δηαδηθαζίαο. iii) Αλαγλώξηζε ησλ πξνβιεκάησλ ή αηειεηώλ ηεο δηαδηθαζίαο Οη πεξηζζφηεξνη νξγαληζκνί δε κειεηνχλ ηηο δηαδηθαζίεο ζε ηαθηηθή βάζε θαη επνκέλσο ε επθαηξία λα εμεηάζνπλ κία δηαδηθαζία ζην ζχλνιφ ηεο ζπρλά θέξλεη ζηελ επηθάλεηα καθξνρξφληα πξνβιήκαηα, φπσο θαζπζηεξήζεηο, πιενλαζκνχο θαη πεξηηηέο ελέξγεηεο, πνπ είραλ πεξάζεη απαξαηήξεηα. Η αλαγλψξηζε απηψλ ησλ πξνβιεκάησλ ζα δηεπθνιχλεη ηελ απνθπγή ηνπο ζην ζρεδηαζκφ ηεο λέαο δηαδηθαζίαο. Οη πειάηεο ζα πξέπεη λα απνηεινχλ κία βαζηθή πεγή πνπ βνεζάεη ηνλ νξγαληζκφ λα κάζεη ηα πξνβιήκαηα ηεο πθηζηάκελεο δηαδηθαζίαο. iv) Απνηίκεζε ησλ πθηζηάκελσλ ηερλνινγηώλ πιεξνθνξηθήο θαη ηεο πθηζηάκελεο νξγάλσζεο Η αλάιπζε ησλ πθηζηάκελσλ δηαδηθαζηψλ ζα πξέπεη αθφκα λα πεξηιακβάλεη ηελ απνηίκεζε ησλ ηερλνινγηψλ πιεξνθνξηθήο θαη ησλ νξγαλσηηθψλ πξνζεγγίζεσλ ζηε δηαδηθαζία. Η απνηίκεζε ηεο πθηζηάκελεο αξρηηεθηνληθήο πιεξνθνξηθήο ζα πξέπεη λα πεξηιακβάλεη ηηο πθηζηάκελεο εθαξκνγέο, βάζεηο δεδνκέλσλ, ηερλνινγίεο θαη πξφηππα. Η νξγαλσηηθή αμηνιφγεζε ζα πξέπεη λα ιάβεη ππφςε ηηο ππάξρνπζεο πεξηγξαθέο ησλ ζέζεσλ, ηελ απνγξαθή ησλ δεμηνηήησλ θαη νπνηεζδήπνηε πξφζθαηεο νξγαλσηηθέο αιιαγέο (π.ρ. πινπνίεζε ελφο λένπ ζπζηήκαηνο κέηξεζεο απφδνζεο). v) Αλαγλώξηζε ησλ βξαρππξόζεζκσλ βειηηώζεσλ ηεο δηαδηθαζίαο Οη βξαρππξφζεζκεο βειηηψζεηο κπνξεί λα είλαη ν κφλνο ηξφπνο λα επηηχρνπκε βξαρπρξφληα νθέιε. Όηαλ ν θαζνιηθφο αλαζρεδηαζκφο ρξεηάδεηαη αξθεηά ρξφληα γηα λα εθαξκνζηεί πιήξσο, νη βξαρππξφζεζκεο βειηηψζεηο πξνζθέξνπλ κία επέιηθηε ιχζε. Οη βξαρππξφζεζκεο βειηηψζεηο κπνξνχλ λα πινπνηεζνχλ ελψ πξνρσξάεη ε εξγαζία αλαζρεδηαζκνχ. Πνιινί νξγαληζκνί ζεσξνχλ ηε βειηίσζε ησλ δηαδηθαζηψλ ζε ζχληνκν ρξνληθφ νξίδνληα ζαλ έλα κέζν γηα ηε ρξεκαηνδφηεζε ηνπ αλαζρεδηαζκνχ καθξνπξφζεζκα. 5) ρεδηαζκόο θαη πξνηππνπνίεζε ησλ λέσλ δηαδηθαζηώλ θαη ηεο λέαο νξγάλσζεο 33

34 Με ην φξακα λα ππάξρεη, ν ζρεδηαζκφο εμαξηάηαη ζε κεγάιν βαζκφ απφ ηελ χπαξμε κίαο νκάδαο επθπψλ, δεκηνπξγηθψλ αηφκσλ ηα νπνία ζα εμεηάζνπλ ηελ πιεξνθνξία πνπ έρνπλ ζπιιέμεη ζε πξνεγνχκελεο θάζεηο ηνπ έξγνπ θαη ζα ηε ζπλζέζνπλ ζε κία λέα δηαδηθαζία. Τπάξρνπλ ηερληθέο πνπ δηεπθνιχλνπλ ηε δηαδηθαζία ηεο αλαζεψξεζεο, αιιά ε επηηπρία ή απνηπρία ηεο πξνζπάζεηαο ζα ζηξαθεί πάλσ ζηελ νκάδα ησλ αηφκσλ πνπ εξγάζηεθαλ γηα ην ζρεδηαζκφ. Σα απνηειέζκαηα απηήο ηεο θάζεο ελφο έξγνπ αλαζρεδηαζκνχ πεξηιακβάλνπλ ιεπηνκεξείο ξνέο δηαδηθαζηψλ θαη δεδνκέλσλ, ιεπηνκεξείο αξρηηεθηνληθέο ηερλνινγίαο θαη ζρέδηα αλζξσπίλσλ πφξσλ π.ρ. πεξηγξαθή ζέζεσλ εξγαζίαο θαη αξρέηππα ησλ δηαδηθαζηψλ. i) Αληαιιαγή ηδεώλ γηα ελαιιαθηηθά ζρέδηα Ιδαληθά, ε νκάδα ζρεδηαζκνχ ζα δεκηνπξγήζεη αξθεηά δηαθνξεηηθά ζρέδηα πνπ ηθαλνπνηνχλ ηνπο αληηθεηκεληθνχο ζθνπνχο θαη ηα ραξαθηεξηζηηθά πνπ πεξηγξάθεθαλ ζην φξακα ηεο δηαδηθαζίαο. Η θαηλνηνκία ζην ζρεδηαζκφ κπνξεί λα επηηεπρζεί κε ηνλ θαιχηεξν ηξφπν ζε κία ζεηξά απφ ζπλαληήζεηο θαη ε αληαιιαγή ηδεψλ είλαη έλα απνηειεζκαηηθφ κέζν γηα λα αλαδπζνχλ ζηελ επηθάλεηα δεκηνπξγηθά ζρέδηα. ii) Απνηίκεζε ηεο επηηεπμηκόηεηαο, ησλ θηλδύλσλ θαη ησλ νθειώλ ησλ δηάθνξσλ ελαιιαθηηθώλ ζρεδίσλ θαη επηινγή ηεο θαιύηεξεο ιύζεο Η γξαθηθή αλαπαξάζηαζε θάπνηαο δηαδηθαζίαο κπνξεί λα βνεζήζεη ζεκαληηθά ζηελ θαηαλφεζε ηεο ξνήο ησλ δηαδηθαζηψλ. Σα ππνινγηζηηθά εξγαιεία πνπ ρξεζηκνπνηνχληαη γηα ην ζρεδηαζκφ, ηελ επίδεημε θαη ηελ πξνζνκνίσζε είλαη ηδηαίηεξα ρξήζηκα ζε απηφ ην ζηάδην. Πνιιά ππνινγηζηηθά εξγαιεία ρξεζηκνπνηνχλ γξαθηθή απεηθφληζε γηα λα αλαπαξαζηήζνπλ δηαθνξεηηθέο νληφηεηεο ηεο δηαδηθαζίαο, αιιά απηφ δελ είλαη απαξαίηεην. Σα ελαιιαθηηθά ζρέδηα πνπ πξνθχπηνπλ ζηελ πνξεία, πξέπεη λα ππφθεηληαη ζε αλάιπζε επηηεπμηκφηεηαο πξνθεηκέλνπ λα αμηνινγεζνχλ ηα ζρεηηθά ηνπο νθέιε, ηα θφζηε, νη θίλδπλνη θαη νη ρξνληθνί πεξηνξηζκνί. Κάζε λέν ζρέδην πξέπεη λα ζπγθξίλεηαη κε ηελ πθηζηάκελε θαηάζηαζε ζε φξνπο δνκήο, ηερλνινγίαο θαη νξγάλσζεο γηα λα θαηαλνήζνπκε πιήξσο ηηο επηπινθέο θάζε ελαιιαθηηθήο. Σα απνηειέζκαηα απηψλ ησλ αλαιχζεσλ παξέρνπλ ηε βάζε γηα ηελ επηινγή ηνπ ηδαληθνχ ζρεδίνπ. iii) Πξσηνηππνπνίεζε ηνπ λένπ ζρεδίνπ ηεο δηαδηθαζίαο 34

35 Μφιηο ζρεδηαζηεί κία λέα δηαδηθαζία, έλαο ηξφπνο γηα λα πξνζνκνηψζνπκε θαη λα ειέγμνπκε ηε ιεηηνπξγία ηεο είλαη ε αλάπηπμε ελφο αξρέηππνπ. Πξφθεηηαη γηα κία επαλαιεπηηθή δηαδηθαζία ζηελ νπνία ην «ηαίξηαζκα» αλάκεζα ζηε δνκή ηεο λέαο δηαδηθαζίαο, ηελ πιεξνθνξηθή θαη ηελ νξγάλσζε πξέπεη λα βειηησζεί θαη λα επαλαβειηησζεί. Γελ ππάξρεη ηξφπνο λα πξνβιέςνπκε ην αληίθηππν κίαο αλαζρεδηαζκέλεο δηαδηθαζίαο θαη ηεο ζπζρεηηδφκελεο ηερλνινγίαο πιεξνθνξηθήο ζηνλ νξγαληζκφ κε κεγάιε αθξίβεηα. Ο ζηφρνο ηνπ αξρέηππνπ είλαη λα δηακνξθψζεη δηαδνρηθά ην νξγαλσηηθφ πεξηβάιινλ ή, ελαιιαθηηθά, λα επαλεμεηάζεη ηελ ηερλνινγία. Η πξσηνηππνπνίεζε πξέπεη λα ζεσξείηαη ζαλ εξγαζία κάζεζεο ηφζν γηα ηνπο ζρεδηαζηέο ηεο δηαδηθαζίαο, φζν θαη γηα ηνπο ρξήζηεο. Μπνξεί λα ρξεηαζηνχλ πνιιέο επαλαιήςεηο γηα λα επηηχρνπκε ην επηζπκεηφ απνηέιεζκα θαη γη απηφ ην ιφγν, ε αλάγθε γηα επαλάιεςε δε ζα πξέπεη λα ζεσξείηαη απνηπρία. iv) ρεδηαζκόο ηεο ζηξαηεγηθήο ηεο κεηάπησζεο Έρνληαο ζρεδηάζεη θαη ειέγμεη κία δηαδηθαζία αξρέηππν, ν νξγαληζκφο αληηκεησπίδεη ηελ αμηνζεκείσηε πξφθιεζε ηεο κεηάβαζεο απφ ην πεξηβάιινλ ηεο πθηζηάκελεο δηαδηθαζίαο ζην λέν ζρέδην. Μία πιήξεο κεηάβαζε απφ ηελ πξψηε ζηηγκή κπνξεί λα είλαη δχζθνιε ή αδχλαηε. Αλ ε λέα δηαδηθαζία εκπιέθεη πειάηεο, έζνδα ή ππαιιήινπο πνπ ραίξνπλ εθηίκεζεο, ή αλ ε αιιαγή ηεο δηαδηθαζίαο ζα είλαη πνιχ εκθαλήο εζσηεξηθά ή εμσηεξηθά, ν νξγαληζκφο κπνξεί λα κε ζέιεη λα ξηζθάξεη κία πιήξε, απφηνκε κεηάβαζε. Οη ελαιιαθηηθέο ηεο πιήξνπο κεηάβαζεο είλαη ε εηζαγσγή ζε θάζεηο, ε δεκηνπξγία πηιόηνπ ή ε δεκηνπξγία κίαο μερσξηζηήο λέαο νξγαλσηηθήο κνλάδαο. v) Δθαξκνγή ησλ λέσλ νξγαλσηηθώλ δνκώλ θαη ζπζηεκάησλ Αλ νη πεξηνξηζκνί ζην πθηζηάκελν πεξηβάιινλ είλαη πνιχ κεγάινη, κπνξεί λα είλαη επηζπκεηφ λα δεκηνπξγήζνπκε κία εληειψο δηαθνξεηηθή νξγάλσζε γηα ηε λέα δηαδηθαζία. Απηφο ν νξγαληζκφο κπνξεί λα ιεηηνπξγεί παξάιιεια κε ηνλ ππάξρνληα θαη λα είλαη ην θέληξν δξάζεο γηα ζπγθεθξηκέλα πξντφληα, θαλάιηα ή πειάηεο. 6) Δθαξκνγή ηεο λέαο νξγάλσζεο κεηά από ηνλ αλαζρεδηαζκό Οη ζεκεξηλνί νξγαληζκνί ηείλνπλ λα είλαη δνκεκέλνη κε ηξφπν πνπ δελ αθήλεη ηελ επηηπρία ησλ αλαζρεδηαζκέλσλ δηαδηθαζηψλ ηνπο λα αλαδεηρηεί. Οη πεξηζζφηεξεο 35

36 νξγαλσηηθέο δνκέο βαζίδνληαη είηε ζηε ιεηηνπξγία είηε ζην πξντφλ, παξακειψληαο ηε δηαδηθαζία. Οη νξγαληζκνί πνπ είλαη νξγαλσκέλνη κε βάζε ηηο ιεηηνπξγίεο δπζθνιεχνληαη λα ηθαλνπνηήζνπλ ηηο αλάγθεο ησλ πειαηψλ ηνπο νκνηφκνξθα κέζα απφ δηαθνξεηηθέο δηαδηθαζίεο, επεηδή θαλείο δε γλσξίδεη πφζν ζα δηαξθέζεη ή πφζν ζα θνζηίζεη ε ηθαλνπνίεζε ησλ αλαγθψλ ησλ πειαηψλ. Ο πιήξεο θχθινο ηνπ αλαζρεδηαζκνχ απεηθνλίδεηαη ζην ζρήκα Η θαηλνηνκία θαη ε δεκηνπξγία κίαο λέαο νξγαλσηηθήο δνκήο πξέπεη λα αθνινπζείηαη απφ έλα ιεπηνκεξέο ζρέδην ηνπ ζπζηήκαηνο, ηελ αλάπηπμε λέσλ ζπζηεκάησλ γηα ηε κέηξεζε ηεο απφδνζεο θαη ησλ δεμηνηήησλ/ηθαλνηήησλ θαη ηελ θαηαζθεπή θαη αλάπηπμε ζπζηεκάησλ. Μία πιήξεο πξνζπάζεηα αλαζρεδηαζκνχ ιακβάλεη ρψξα γηα αξθεηά ρξφληα θαη ζηελ πξαγκαηηθφηεηα ζα πξέπεη λα εθηειείηαη επαλαιεπηηθά. Ο άθακπηνο ηεκαρηζκφο ησλ εξγαζηψλ δε ζα επηθέξεη ηα κέγηζηα απνηειέζκαηα ηνπ αλαζρεδηαζκνχ. Οξακαηηζκόο δηαδηθαζίαο Λεπηνκεξέο ζρέδην ηεο δηαδηθαζίαο Καηαζθεπή ηνπ ζπζηήκαηνο Αλάπηπμε ρήκα 2.3.3: Ο θύθινο ηνπ αλαζρεδηαζκνύ Οη νξγαληζκνί πνπ εκπιέθνληαη ζε έξγα αλαζρεδηαζκνχ ζπρλά πηζηεχνπλ φηη ην πην δχζθνιν θνκκάηη ηνπ έξγνπ ηειεηψλεη φηαλ παξάγεηαη ην λέν ζρέδην ηεο δηαδηθαζίαο. Η αληίιεςε ησλ νθειψλ ηνπ αλαζρεδηαζκνχ, παξφια απηά, δελ είλαη ηεηειεζκέλν γεγνλφο. Σα νθέιε ηνπ αλαζρεδηαζκνχ, φπσο ηα νθέιε θάζε άιιεο θαηλνηνκίαο, πξέπεη λα ηα δηαρεηξηζηεί θαλείο κε ηελ πάξνδν ηνπ ρξφλνπ θαη κπνξεί θαλείο λα ηα επηηχρεη κε πξνζεθηηθή παξαθνινχζεζε ησλ βαζηθψλ ζπκπεξηθνξψλ, ηεο ιεηηνπξγηθήο απφδνζεο ηεο δηαδηθαζίαο θαη ησλ βαζηθψλ ρξεκαηννηθνλνκηθψλ δεηθηψλ. 36

37 3 Δπηινγή θαη θαηαλφεζε ησλ δηαδηθαζηψλ πνπ ζα απνηειέζνπλ αληηθείκελν αλαζρεδηαζκνχ 3.1 Δπηινγή ηνπ Φνξέα Σν πξψην πξάγκα πνπ πξέπεη λα γίλεη ζηα πιαίζηα ηεο πεξηγξαθήο ηεο δηαδηθαζίαο επηινγήο ησλ πξνο αλαζρεδηαζκφ δηαδηθαζηψλ είλαη ε πεξηγξαθή ηνπ ηξφπνπ θαη ησλ θξηηεξίσλ επηινγήο ηνπ Φνξέα ηνπ νπνίνπ νη δηαδηθαζίεο ζα καο απαζρνιήζνπλ θαηά ηε θάζε ηνπ αλαζρεδηαζκνχ. Θα πξέπεη θαηαξρήλ λα επηζεκάλνπκε φηη ε παξνχζα αλάιπζε αθνξά κία ζεσξεηηθή κφλν κειέηε θαη φρη έλα ππαξθηφ έξγν αλαζρεδηαζκνχ πνπ έρεη αλαηεζεί απφ θάπνηνλ νξγαληζκφ ή επηρείξεζε ζε κία νκάδα ή ζε θάπνηνλ ζχκβνπιν επηρεηξήζεσλ. Χο εθ ηνχηνπ, θαη επεηδή έλαπζκα γηα ην έξγν αλαζρεδηαζκνχ δελ είλαη ε αλάγθε ηνπ «πειάηε», ήηαλ απαξαίηεην λα επηιεγεί θάπνηνο θνξέαο ζηνλ νπνίν ππάξρεη πξφζθνξν έδαθνο γηα κία κειέηε αλαζρεδηαζκνχ θαη ηαπηφρξνλα θαιή πξφζβαζε ζε πιεξνθνξίεο πνπ απαηηεί κία ηέηνηα κειέηε. Η αλαδήηεζε ηνπ θνξέα, δειαδή ηεο Γεληθήο Γηεχζπλζεο πνπ ζα απνηεινχζε αληηθείκελν αλαζρεδηαζκνχ, έγηλε αλάκεζα ζηα Τπνπξγεία Αλάπηπμεο θαη Δζσηεξηθψλ, Γεκφζηαο Γηνίθεζεο θαη Απνθέληξσζεο. Σεο επηινγήο ηνπ Φνξέα πξνεγήζεθαλ ζπλεληεχμεηο κε Γεληθνχο Γηεπζπληέο θαη Γηεπζπληέο δηαθφξσλ Γεληθψλ Γηεπζχλζεσλ θαη ησλ δχν Τπνπξγείσλ θαη κέζα απφ απηέο πξνέθπςε φηη ν Φνξέαο πνπ ήηαλ ηδαληθφο γηα αλαζρεδηαζκφ δεδνκέλσλ ησλ ζπλζεθψλ ήηαλ ε Γεληθή Γηεχζπλζε Γηνηθεηηθνχ Δθζπγρξνληζκνχ ηνπ Τπνπξγείνπ Δζσηεξηθψλ, Γεκφζηαο Γηνίθεζεο θαη Απνθέληξσζεο. Οη παξάγνληεο θαη ηα θξηηήξηα πνπ νδήγεζαλ απηή ηελ επηινγή είλαη ηα εμήο: Η πξφζβαζε ζε πιεξνθφξεζε Σν κέγεζνο ηεο Γεληθήο Γηεχζπλζεο Σν κέγεζνο ησλ επηκέξνπο νξγαλσηηθψλ κνλάδσλ θαη ν αξηζκφο ησλ δηαδηθαζηψλ πνπ εθηεινχλ 37

38 Η θαηαιιειφηεηα ησλ δηαδηθαζηψλ πνπ εθηεινχληαη θαη ην θαηά πφζν επηδέρνληαη θαη ρξεηάδνληαη αλαζρεδηαζκφ ηελ επφκελε παξάγξαθν πεξηγξάθεηαη ν επηιεγκέλνο Φνξέαο θαη ην αληηθείκελν εξγαζίαο ηνπ, θαζψο θαη παξαζέηνληαη νη δηαδηθαζίεο ζηηο νπνίεο εκπιέθεηαη. 3.2 Πεξηγξαθή ηνπ Φνξέα θαη απνηχπσζε ησλ δηαδηθαζηψλ ηνπ Η Γεληθή Γηεχζπλζε Γηνηθεηηθνχ Δθζπγρξνληζκνχ Η Γηεχζπλζε Γηνηθεηηθνχ Δθζπγρξνληζκνχ αλήθεη ζηε Γεληθή Γξακκαηεία Γεκφζηαο Γηνίθεζεο θαη Ηιεθηξνληθήο Γηαθπβέξλεζεο ηνπ Τπνπξγείνπ Δζσηεξηθψλ, Γεκφζηαο Γηνίθεζεο θαη Απνθέληξσζεο θαη ζπζηάζεθε κε ην Π.Γ. 135/1993. Δίλαη ππεχζπλε γηα ηε κειέηε θαη ηηο πξνηάζεηο ηξφπσλ θαη κέζσλ γηα ηελ αχμεζε ηεο απνδνηηθφηεηαο ηνπ πξνζσπηθνχ, ηε βειηίσζε ηεο απνηειεζκαηηθφηεηαο ησλ δεκνζίσλ ππεξεζηψλ θαη ην ζρεδηαζκφ θαη ηελ παξαθνινχζεζε ηεο εθαξκνγήο ηνπ πξνγξάκκαηνο ηεο δηνηθεηηθήο κεηαξξχζκηζεο. Δπίζεο, είλαη ππεχζπλε γηα ηηο Γηεζλείο ρέζεηο, θαζψο θαη ηε ιεηηνπξγία ηεο βηβιηνζήθεο ηνπ Τπνπξγείνπ. 8 Η απνζηνιή ηεο Γεληθήο Γηεχζπλζεο είλαη θπξίσο: Να πξνσζεί ηνλ εθζπγρξνληζκφ ζηε Γεκφζηα Γηνίθεζε Να εξεπλά θαη λα αμηνινγεί ηηο αλάγθεο δηνηθεηηθψλ κεηαξξπζκίζεσλ θαη λα πξνηείλεη κέηξα γεληθνχ ή εηδηθνχ ελδηαθέξνληνο γηα ηηο ελδεηθλπφκελεο αλαπξνζαξκνγέο Να κεξηκλά γηα ηελ θαηάξηηζε θαη ηελ παξαθνινχζεζε ηεο εθαξκνγήο ηνπ πξνγξάκκαηνο δηνηθεηηθνχ εθζπγρξνληζκνχ Να κεξηκλά γηα ηελ θαηάξηηζε θαη ηελ παξαθνινχζεζε ηεο εθαξκνγήο ηνπ πξνγξάκκαηνο ηνπ δηνηθεηηθνχ εθζπγρξνληζκνχ

39 Να κεξηκλά θαη λα ζπληάζζεη ην γεληθφ πιαίζην πξνγξακκαηηθήο δξάζεο ηνπ ππνπξγείνπ, κέζα ζην πιαίζην ησλ γεληθψλ ζηφρσλ θαη θαηεπζχλζεσλ ηεο αθνινπζνχκελεο θπβεξλεηηθήο πνιηηηθήο Να εηζεγείηαη ηξφπνπο θαη κέζα γηα ηελ αχμεζε ηεο απνδνηηθφηεηαο ηνπ πξνζσπηθνχ θαη ηε βειηίσζε ηεο απνηειεζκαηηθφηεηαο ησλ δεκνζίσλ ππεξεζηψλ, κε ηε δηεμαγσγή εξεπλψλ, ζε ζπλεξγαζία κε ηα επηκέξνπο ππνπξγεία Να παξέρεη ηερληθή ππνζηήξημε ζηηο ππεξεζηαθέο κνλάδεο ηνπ ππνπξγείνπ θαη ηδηαίηεξα κε ηε δηελέξγεηα εξεπλψλ, ηελ εθπφλεζε ζπγθξηηηθψλ ή άιισλ κειεηψλ, ηελ θαηάξηηζε εηδηθψλ πξνγξακκάησλ ή ηελ παξνρή ζπκβνπιεπηηθψλ ππεξεζηψλ Να κεξηκλά γηα ηελ αλάπηπμε ησλ δηεζλψλ ζρέζεσλ ησλ ππεξεζηψλ ηνπ ππνπξγείνπ, ην ζρεδηαζκφ πξνγξακκάησλ δηεζλνχο ζπλεξγαζίαο, ηε δηεζλή εθπξνζψπεζε ηνπ ππνπξγείνπ θαη ηηο απνζηνιέο ππαιιήισλ ζην εμσηεξηθφ Να κεξηκλά γηα ην γεληθφ λνκνζεηηθφ ζπληνληζκφ ησλ ππεξεζηψλ ηνπ ππνπξγείνπ, θαζψο θαη γηα ηελ θαηάξηηζε ζε ζπλεξγαζία κε ηηο αξκφδηεο ππεξεζηαθέο κνλάδεο, βαζηθψλ ζρεδίσλ λφκσλ ή άιισλ θαλνληζηηθψλ πξάμεσλ αξκνδηφηεηαο ηνπ ππνπξγείνπ, ηε λνκνηερληθή επεμεξγαζία ηνπο θαη ηε κέξηκλα γηα ηελ ςήθηζε θαη δεκνζίεπζή ηνπο Να κεξηκλά γηα ηελ νξγάλσζε θαη ιεηηνπξγία ηεο βηβιηνζήθεο ηνπ ππνπξγείνπ Να πξνγξακκαηίδεη ηε δξαζηεξηφηεηα θαη λα ζπληνλίδεη ηε ιεηηνπξγία ησλ επί κέξνπο νξγαληθψλ κνλάδσλ, απφ ηηο νπνίεο ζπγθξνηείηαη, κε ζθνπφ ηελ θαιχηεξε πξαγκαηνπνίεζε ησλ πην πάλσ ζηφρσλ Η Γεληθή Γηεχζπλζε Γηνηθεηηθνχ Δθζπγρξνληζκνχ ζπγθξνηείηαη απφ ηέζζεξηο νξγαληθέο κνλάδεο, νη νπνίεο ζηα πιαίζηα ηεο παξνχζαο κειέηεο ζα αληηκεησπηζηνχλ ζαλ ηέζζεξα μερσξηζηά ππνζπζηήκαηα, ηα νπνία εθηεινχλ δηαθνξεηηθέο δηαδηθαζίεο. Οη νξγαληθέο κνλάδεο απφ ηηο νπνίεο απνηειείηαη ε Γεληθή Γηεχζπλζε, είλαη νη εμήο: 1) Η Γηεύζπλζε Γηνηθεηηθώλ Μεηαξξπζκίζεσλ 2) Η Γηεύζπλζε Γηεζλώλ ρέζεσλ 3) Η Μνλάδα Απνδνηηθόηεηαο θαη 4) Σν Σκήκα Βηβιηνζήθεο. 39

40 Παξαθάησ, πεξηγξάθνληαη αλαιπηηθά νη νξγαλσηηθέο κνλάδεο ηεο Γεληθήο Γηεχζπλζεο, θαζψο θαη νη ιεηηνπξγίεο ηεο θάζε κίαο Η Γηεχζπλζε Γηνηθεηηθψλ Μεηαξξπζκίζεσλ Η Γηεύζπλζε Γηνηθεηηθώλ Μεηαξξπζκίζεσλ απνηειεί νξγαλσηηθή κνλάδα ρσξίο Σκήκαηα ηεο Γεληθήο Γξακκαηείαο Γεκφζηαο Γηνίθεζεο, εληαγκέλε ζηε Γεληθή Γηεχζπλζε Γηνηθεηηθνχ Δθζπγρξνληζκνχ θαη ζχκθσλα κε ην Π.Γ. 135/ έρεη σο απνζηνιή: 1) Να πξνσζεί ηνλ εθζπγρξνληζκφ ζηε Γεκφζηα Γηνίθεζε. 2) Να εξεπλά θαη λα αμηνινγεί ηηο αλάγθεο δηνηθεηηθψλ κεηαξξπζκίζεσλ θαη λα πξνηείλεη κέηξα γεληθνχ ή εηδηθνχ ελδηαθέξνληνο γηα ηηο ελδεηθλπφκελεο αλαπξνζαξκνγέο. 3) Να κεξηκλά γηα ηελ θαηάξηηζε θαη ηελ παξαθνινχζεζε ηεο εθαξκνγήο ηνπ πξνγξάκκαηνο δηνηθεηηθνχ εθζπγρξνληζκνχ. 4) Να κεξηκλά θαη λα ζπληάζζεη ην γεληθφ πιαίζην πξνγξακκαηηθήο δξάζεο ηνπ ππνπξγείνπ, κέζα ζην πιαίζην ησλ γεληθψλ ζηφρσλ θαη θαηεπζχλζεσλ ηεο αθνινπζνχκελεο θπβεξλεηηθήο πνιηηηθήο. 5) Να παξέρεη ηερληθή ππνζηήξημε ζηηο ππεξεζηαθέο κνλάδεο ηνπ ππνπξγείνπ θαη ηδηαίηεξα κε ηε δηελέξγεηα εξεπλψλ, ηελ εθπφλεζε ζπγθξηηηθψλ ή άιισλ κειεηψλ, ηελ θαηάξηηζε εηδηθψλ πξνγξακκάησλ ή ηελ παξνρή ζπκβνπιεπηηθψλ ππεξεζηψλ. 6) Να κεξηκλά γηα ην γεληθφ λνκνζεηηθφ ζπληνληζκφ ησλ ππεξεζηψλ ηνπ ππνπξγείνπ, θαζψο θαη γηα ηελ θαηάξηηζε, ζε ζπλεξγαζία κε ηηο αξκφδηεο ππεξεζηαθέο κνλάδεο, βαζηθψλ ζρεδίσλ λφκσλ ή άιισλ θαλνληζηηθψλ πξάμεσλ αξκνδηφηεηαο ηνπ ππνπξγείνπ, ηε λνκνηερληθή επεμεξγαζία ηνπο θαη ηε κέξηκλα γηα ηελ ςήθηζε θαη δεκνζίεπζή ηνπο. Καηά ηελ παξνχζα ρξνληθή πεξίνδν, νη αξκνδηφηεηεο πνπ έρνπλ εθρσξεζεί ζηε Γηεχζπλζε Γηνηθεηηθψλ Μεηαξξπζκίζεσλ ζρεηίδνληαη κε ηνπο παξαθάησ ηνκείο δξαζηεξηφηεηαο: 40

41 1. Δπηρεηξεζηαθό Πξόγξακκα «ΠΟΛΙΣΔΙΑ» Σν Δπηρεηξεζηαθφ Πξφγξακκα «Πνιηηεία» είλαη έλα Δζληθφ ρέδην Γξάζεσλ γηα ηε Γεκφζηα Γηνίθεζε, ην νπνίν ζεζπίζηεθε κε ηα άξζξα 1-4 ηνπ λ.2880/2001, ηα νπνία αληηθαηαζηάζεθαλ απφ ην άξζξν 17 ηνπ λ.3345/2005 θαη εθπνλείηαη θάζε ηξία ρξφληα απφ ην Τπνπξγείν Δζσηεξηθψλ, Γεκφζηαο Γηνίθεζεο θαη Απνθέληξσζεο. ηόρνο ηνπ Πξνγξάκκαηνο είλαη ε πξνζαξκνγή ηεο Γεκφζηαο Γηνίθεζεο ζηηο πνιηηηθέο ηεο Δπξσπατθήο Έλσζεο, ε δηαξθήο βειηίσζή ηεο κε ηελ εηζαγσγή λέσλ ζπζηεκάησλ νξγάλσζεο θαη ε αμηνπνίεζε ησλ λέσλ ηερλνινγηψλ. Σν Δπηρεηξεζηαθφ Πξφγξακκα «Πνιηηεία» , ππνζηεξίδεη δξάζεηο Τπνπξγείσλ θαη Πεξηθεξεηψλ, θπξίσο, θαη πινπνηείηαη κέζα απφ δξάζεηο ζε επηά Τπνπξνγξάκκαηα. Η Γηεχζπλζε Γηνηθεηηθψλ Μεηαξξπζκίζεσλ είλαη ππεχζπλε γηα ην ζπληνληζκφ θαη ηε δηεμαγσγή ηεο δηαδηθαζία έληαμεο ησλ έξγσλ ζην Πξφγξακκα «ΠΟΛΙΣΔΙΑ», δηαδηθαζία πνπ ζα εμεγήζνπκε παξαθάησ κε ηε βνήζεηα ησλ θαηάιιεισλ δηαγξακκάησλ. 2. Έιεγρνο Κνηλώλ Τπνπξγηθώλ Απνθάζεσλ γηα ηε ζύζηαζε Οκάδσλ Γηνίθεζεο Έξγσλ ζύκθσλα κε ην Ν.2503/97 Με ηελ παξάγξαθν 18 ηνπ άξζξνπ 18 ηνπ Ν.2503/97 παξέρεηαη ε δπλαηφηεηα γηα ηε ζπγθξφηεζε ζην ρψξν επζχλεο θάζε ππνπξγείνπ, κε Κνηλέο Τπνπξγηθέο Απνθάζεηο ηνπ Τπνπξγνχ Δ.Γ.Γ.Α. θαη ηνπ νηθείνπ Τπνπξγνχ, ζπιινγηθψλ νξγάλσλ γηα ην ζρεδηαζκφ, ζπληνληζκφ, δηνίθεζε, δηαρείξηζε, παξαθνινχζεζε, έιεγρν θαη αμηνιφγεζε ησλ εθηεινχκελσλ θάζε θνξά πξνγξακκάησλ θαη έξγσλ νξγαλσηηθνχ θαη δηνηθεηηθνχ εθζπγρξνληζκνχ, θαζψο θαη έξγσλ πιεξνθνξηθήο ή άιισλ ζπλαθψλ πξνγξακκάησλ ή έξγσλ. Η Γηεχζπλζε Γηνηθεηηθψλ Μεηαξξπζκίζεσλ επεμεξγάδεηαη ηα ζρέδηα θνηλψλ ππνπξγηθψλ απνθάζεσλ πνπ ππνβάιινπλ ηα Τπνπξγεία θαη πξνσζεί γηα ππνγξαθή ζηνλ Τπνπξγφ Δ.Γ.Γ.Α. φζα απφ απηά είλαη ζχκθσλα κε ηηο δηαηάμεηο ηνπ Ν.2503/97. 41

42 Η Γηεχζπλζε Πνηφηεηαο θαη Απνδνηηθφηεηαο Η Μνλάδα Απνδνηηθόηεηαο ζπζηάζεθε κε ην Π.Γ. 315/93, κεηνλνκάζζεθε ζε Γηεύζπλζε Πνηόηεηαο θαη Απνδνηηθόηεηαο κε ην Νφκν 3230/04 (ΦΔΚ.44/Α / ) θαη ππάγεηαη ζηε Γεληθή Γηεχζπλζε Γηνηθεηηθνχ Δθζπγρξνληζκνχ. πγθξνηείηαη απφ ηα ηκήκαηα: 1) Σκήκα Δξεπλώλ θαη Μεηξήζεσλ Απνδνηηθόηεηαο κε ηηο αθφινπζεο αξκνδηφηεηεο: ρεδίαζε ζπζηεκάησλ θαη κεζφδσλ κέηξεζεο ηεο απνδνηηθφηεηαο ησλ ππεξεζηψλ. Γηεμαγσγή εξεπλψλ απνδνηηθφηεηαο ησλ ππεξεζηψλ. Αλάπηπμε θαη εθαξκνγή πνιηηηθψλ γηα ηε ζπγθξηηηθή επίδνζε ησλ ππεξεζηψλ. Δηζήγεζε, παξαθνινχζεζε θαη αμηνιφγεζε κέηξσλ γηα ηε δηαξθή βειηίσζε ηεο απνδνηηθφηεηαο θαη απνηειεζκαηηθφηεηαο ησλ ππεξεζηψλ θαη ηεο αληαπφθξηζήο ηνπο ζηηο αλάγθεο ησλ πνιηηψλ. 2) Σκήκα Σεθκεξίσζεο θαη θαιύηεξσλ πξαθηηθώλ κε ηηο αθφινπζεο αξκνδηφηεηεο: πιινγή ζηνηρείσλ θαη δεδνκέλσλ πνπ αλαθέξνληαη ζηελ απνδνηηθφηεηα θαη απνηειεζκαηηθφηεηα ησλ ππεξεζηψλ. Παξαθνινχζεζε ηεο εμέιημεο θαη ηεο επεμεξγαζίαο ηνπο, θαζψο θαη ε έθδνζε ελεκεξσηηθψλ θπιιαδίσλ Αλαιπηηθή παξνπζίαζε εηεζίσο ησλ εθζέζεσλ απνδνηηθφηεηαο θαη απνηειεζκαηηθφηεηαο ησλ ππεξεζηψλ πλεξγαζία κε άιια θέληξα ηεθκεξίσζεο απνδνηηθφηεηαο θαη απνηειεζκαηηθφηεηαο ησλ ππεξεζηψλ Δληνπηζκφο ησλ θαιχηεξσλ πξαθηηθψλ θαη εθαξκνγή ηνπο ζε άιιεο ππεξεζίεο 42

43 Παξαθνινχζεζε ηεο εθαξκνγήο ηνπο θαη αμηνιφγεζε ησλ απνηειεζκάησλ ηνπο Δηζήγεζε γηα ηε βξάβεπζε ησλ ππεξεζηψλ πνπ δηαθξίλνληαη γηα ηελ απνδνηηθφηεηα θαη ηελ απνηειεζκαηηθφηεηά ηνπο Σν Σκήκα Βηβιηνζήθεο ηνπ ΤΠ.Δ.Γ.Α. Η Βηβιηνζήθε ηνπ ΤΠ.Δ.Γ.Α. ιεηηνπξγεί απφ ην θνπόο ηεο είλαη λα θαιχπηεη ηηο αλάγθεο πιεξνθφξεζεο ηεο θνηλφηεηαο ηνπ ΤΠΔΓΓΑ θαη λα ππνζηεξίδεη ην εθπαηδεπηηθφ θαη εξεπλεηηθφ έξγν ηνπ ΤΠΔΓΓΑ θαη ησλ απνθεληξσκέλσλ ππεξεζηψλ ηνπ. Η Βηβιηνζήθε είλαη "εηδηθή" θπξίσο ζε ζέκαηα Γεκφζηαο Γηνίθεζεο. Άιια ζέκαηα πνπ θαιχπηεη ε ζπιινγή είλαη: Γηνίθεζε θαη Οξγάλσζε Δπηρεηξήζεσλ-Οξγαληζκψλ, Γηνηθεηηθφ δίθαην, Σνπηθή Απηνδηνίθεζε, Κνηλσληθέο επηζηήκεο, Πνιηηηθή, Γεκνζηνυπαιιειηθά ζέκαηα, Γίθαην, θ. α. Σν έληππν πιηθφ ηεο βηβιηνζήθεο αλέξρεηαη ζε ηφκνπο πεξίπνπ θαη απνηειείηαη απφ: Βηβιία, θπιιάδηα, πεξηνδηθά θαη εθεκεξίδεο Διιεληθά θαη Ξελφγισζζα Πιεξνθνξηαθφ πιηθφ (εγθπθινπαίδεηεο, ιεμηθά, νδεγνχο, abstracts θ.α.) Πιήξε ζεηξά ησλ Φ.Δ.Κ. απφ ηελ πξψηε έθδνζή ηνπο ζηα ηεχρε Α, Β, θαη Γ εηξά απνθάζεσλ ηνπ πκβνπιίνπ ηεο Δπηθξαηείαο, θσδηθνπνηήζεηο Ραπηάξρε θ.α. Πξαθηηθά ηεο Βνπιήο Δθζέζεηο μέλσλ εκπεηξνγλσκφλσλ πνπ κειέηεζαλ ζέκαηα Διιεληθήο Γεκφζηαο Γηνίθεζεο απφ ην 1964 Σν Αξρείν ηνπ Α..Γ.Τ. Δμαηξεηηθήο ζεκαζίαο ζπάληα βηβιία θαη εθδφζεηο θαη άιιν αξρεηαθφ πιηθφ. Μειέηεο, εθζέζεηο, θψδηθεο θαη πξνγξάκκαηα ηνπ ΤΠΔΓΓΑ θαζψο θαη ηνπ Δζληθνχ Κέληξνπ Γεκφζηαο Γηνίθεζεο, θ.α. 43

44 Η βηβιηνζήθε γηα ηελ θαιχηεξε εμππεξέηεζε ησλ ρξεζηψλ ηεο θπθινθνξεί εηήζην βηβιηνγξαθηθφ θαηάινγν κε ηηο λέεο παξαιαβέο πιηθνχ. Δίλαη δαλεηζηηθή γηα φινπο ηνπο δεκνζίνπο ππαιιήινπο, θαζψο επίζεο δηαζέηεη ην πιηθφ ηεο ζην αλαγλσζηήξην γηα κειέηε ζε εξεπλεηέο, θνηηεηέο-ζπνπδαζηέο θαη άιινπο ελδηαθεξφκελνπο. Οη ιεηηνπξγίεο ηηο νπνίεο εθηειεί πξνο ην παξφλ ε βηβιηνζήθε είλαη νη εμήο: Σαμηλφκεζε βηβιίσλ: Γηα ηελ ηαμηλφκεζε ησλ βηβιίσλ θαη ηελ θαηαρψξεζε ησλ ζηνηρείσλ ηνπο ζε ειεθηξνληθή κνξθή ρξεζηκνπνηείηαη ήδε ην ινγηζκηθφ ηαμηλφκεζεο βηβιηνζεθψλ ΑΒΔΚΣ (Απηνκαηηζκφο Βηβιηνζεθψλ Δζληθνχ Κέληξνπ Σεθκεξίσζεο). Η βηβιηνζήθε έρεη μεθηλήζεη, ρσξίο λα έρεη αθφκα νινθιεξψζεη, ην έξγν ηεο ηαμηλφκεζεο ησλ βηβιίσλ κε θσδηθνχο θαη ζεκαηηθέο ελφηεηεο. Γαλεηζκφο βηβιίνπ: Ο δαλεηζκφο ησλ βηβιίσλ ζηνπο ππαιιήινπο γίλεηαη πξνο ην παξφλ ρσξίο Η/Τ, αθνχ δελ έρεη αθφκα νινθιεξσζεί ην έξγν ηεο ειεθηξνληθήο ηαμηλφκεζεο θαη ε βηβιηνζήθε δε δηαζέηεη ζρεηηθφ ινγηζκηθφ γηα ηε δηεμαγσγή ηνπ δαλεηζκνχ κε ειεθηξνληθά κέζα Παξαγγειία βηβιίσλ: Η παξαγγειία βηβιίσλ γίλεηαη αλά ηαθηά ρξνληθά δηαζηήκαηα, αιιά ην ηκήκα ηεο βηβιηνζήθεο δε δηαζέηεη θάπνην ινγηζκηθφ πνπ λα ηε βνεζάεη ζηε ιήςε απνθάζεσλ γηα ηα βηβιία θαη ηελ πνζφηεηα πνπ πξέπεη λα παξαγγείιεη, θαζψο θαη ζηε δηεμαγσγή ηεο ίδηαο ηεο παξαγγειίαο θαη αγνξάο Η Γηεχζπλζε Γηεζλψλ ρέζεσλ Η Γηεχζπλζε Γηεζλψλ ρέζεσλ έρεη αξκνδηφηεηα λα κεξηκλά γηα ηελ αλάπηπμε ησλ δηεζλψλ ζρέζεσλ ησλ ππεξεζηψλ ηνπ ππνπξγείνπ, ην ζρεδηαζκφ πξνγξακκάησλ δηεζλνχο ζπλεξγαζίαο, ηε δηεζλή εθπξνζψπεζε ηνπ ππνπξγείνπ θαη ηηο απνζηνιέο ππαιιήισλ ζην εμσηεξηθφ. Οη θχξηεο αξκνδηφηεηεο ηεο Γηεύζπλζεο Γηεζλώλ ρέζεσλ είλαη: 1) ε πξνψζεζε θαη αλάπηπμε ησλ δηεζλψλ ζρέζεσλ ησλ Τπεξεζηψλ ηνπ Τπνπξγείνπ. 44

45 2) ν ζρεδηαζκφο θαη ε πινπνίεζε πξνγξακκάησλ δηεζλνχο ζπλεξγαζίαο, φπσο ζπκκεηνρή ζην Πξφγξακκα Γηκεξνχο Κξαηηθήο Αλαπηπμηαθήο πλεξγαζίαο & Βνήζεηαο, ζην πιαίζην ησλ αξρψλ ηεο Development Assistance Committee (D.A.C.) ηνπ Οξγαληζκνχ Οηθνλνκηθήο πλεξγαζίαο θαη Αλάπηπμεο. Δπίζεο, ζπκκεηνρή ζην "Διιεληθφ ρέδην Οηθνλνκηθήο Αλαζπγθξφηεζεο ησλ Βαιθαλίσλ" (Δ..Ο.Α.Β.) κε δξάζεηο, παξνρή ηερλνγλσζίαο θαη άιιεο δξαζηεξηφηεηεο πξνο ηηο ρψξεο πνπ έρνπλ εληαρζεί ζ' απηφ. 3) ε παξαθνινχζεζε ησλ ζεκάησλ Γεκφζηαο Γηνίθεζεο ζηελ Δπξσπατθή Έλσζε, ηνλ Ο.Ο..Α., άιινπο δηεζλείο νξγαληζκνχο θαη ην ζπληνληζκφ ησλ ελεξγεηψλ γηα ηελ πιεξέζηεξε παξνπζίαζε ηεο εθπξνζψπεζεο ηνπ Τπνπξγείνπ ζε δηεζλείο νξγαληζκνχο θαη ζηα φξγαλα ηεο Δπξσπατθήο Έλσζεο. Δηδηθά, θαηά ηελ Διιεληθή Πξνεδξία ην Α εμάκελν ηνπ 2003, ε Γηεχζπλζε Γηεζλψλ ρέζεσλ ήηαλ ππεχζπλε γηα ηελ πξνεηνηκαζία ησλ δξάζεσλ θαη εθδειψζεσλ αξκνδηφηεηαο ηνπ Τπνπξγείνπ Δζσηεξηθψλ, Γεκφζηαο Γηνίθεζεο θαη Απνθέληξσζεο. 3.3 Δπηινγή ησλ δηαδηθαζηψλ πξνο αλαζρεδηαζκφ Όπσο αλαθέξζεθε θαη ζε πξνεγνχκελε ελφηεηα, είλαη απαξαίηεην λα πξνεγεζεί ε θαηαγξαθή θαη γλσξηκία φισλ ησλ δηαδηθαζηψλ πνπ εθηεινχληαη απφ ην Φνξέα. Γηα ην ιφγν απηφ, ε πξψηε ελέξγεηα κεηά απφ ηελ επηινγή ηεο Γεληθήο Γηεχζπλζεο ήηαλ ε δηεμαγσγή κηαο ζεηξάο ζπλεληεχμεσλ κε ηα εκπιεθφκελα κέξε, ηα νπνία ζα απνηεινχζαλ θαη ηελ πεγή πιεξνθνξηψλ ηεο παξνχζαο κειέηεο. Έηζη, έγηλαλ ζπλεληεχμεηο κε ηελ Πξντζηακέλε ηεο Γεληθήο Γηεχζπλζεο θαη ηνπο Πξντζηάκελνπο ησλ Γηεπζχλζεσλ θαη νξγαλσηηθψλ κνλάδσλ πνπ αλήθνπλ ζε απηήλ γηα ηε ζπιινγή πιεξνθνξηψλ γηα ηηο δηαδηθαζίεο θαη θαηαγξαθή ησλ απαηηήζεσλ ησλ νξγαλσηηθψλ κνλάδσλ. Απφ ηηο ζπλεληεχμεηο απηέο πξνέθπςε φηη ηφζν ιφγσ ρξνληθψλ πεξηνξηζκψλ, φζν θαη ιφγσ ηεο θχζεο ησλ δηαδηθαζηψλ, πξέπεη λα γίλεη επηινγή νξηζκέλσλ κφλν δηαδηθαζηψλ πξνο αλαζρεδηαζκφ. Η επηινγή απηή έγηλε κε βάζε ηα αθφινπζα θξηηήξηα: Αλάγθεο ησλ νξγαλσηηθψλ κνλάδσλ 45

46 Βαζκφο πνιππινθφηεηαο ησλ δηάθνξσλ δηαδηθαζηψλ θαη ε αλάγθε γηα απινχζηεπζή ηνπο Ννκηθφ θαη θαλνληζηηθφ πιαίζην πνπ δηέπεη ηηο δηαδηθαζίεο θαη ε απζηεξφηεηά ηνπ Βαζκφο δπλαηφηεηαο παξέκβαζεο πάλσ ζηηο δηαδηθαζίεο Βαζκφο θαηά ηνλ νπνίν νη δηαδηθαζίεο επηδέρνληαη αλαζρεδηαζκφ Χο εθ ηνχηνπ θαη κεηά απφ ηελ νινθιήξσζε ησλ ζπλεληεχμεσλ κε ηνπο εκπιεθφκελνπο θνξείο απφ θάζε νξγαλσηηθή κνλάδα, πξνέθπςαλ νη πξνο αλαζρεδηαζκφ δηαδηθαζίεο αλά νξγαλσηηθή κνλάδα, νη νπνίεο είλαη νη εμήο: Γηεχζπλζε Γηνηθεηηθψλ Μεηαξξπζκίζεσλ o o Έληαμε ζην πξόγξακκα ΠΟΛΙΣΔΙΑ. Αλάγθε είλαη λα εληζρπζεί ε δηαθάλεηα θαη λα απμεζνχλ νη έιεγρνη θαη ε παξαθνινχζεζε ηφζν θαηά ηε δηαδηθαζία έληαμεο, φζν θαη κεηά απφ απηήλ. Έιεγρνο ρεδίσλ ΚΤΑ γηα ηε ζύζηαζε Οκάδσλ Γηνίθεζεο Έξγσλ. Η Γηεχζπλζε ειέγρεη θαη δίλεη ηε ζπγθαηάζεζή ηεο γηα ηε ζχζηαζε Οκάδσλ Γηνίθεζεο Έξγσλ, αιιά φρη γηα θαη ην απνηέιεζκα ησλ εξγαζηψλ ησλ νκάδσλ, θάηη ην νπνίν ζα ελίζρπε ηε δηαθάλεηα. Απηή είλαη θαη ε αλάγθε ηεο Γηεχζπλζεο γηα ηε ζπγθεθξηκέλε δηαδηθαζία. Γηεχζπλζε Πνηφηεηαο θαη Απνδνηηθφηεηαο o Γηαρείξηζε ζπζηήκαηνο «Γηνίθεζε κέζσ ζηόρσλ». Η πνιππινθφηεηα ηεο δηαδηθαζίαο επηηάζζεη ηελ απινχζηεπζή ηεο. o Δθαξκνγή Κ.Π.Α. Πξφθεηηαη γηα κία επίζεο πνιχπινθε δηαδηθαζία, ε νπνία πξέπεη λα απινπζηεπηεί θαη παξάιιεια λα εληζρπζεί ν έιεγρνο ηεο Γηεχζπλζεο πάλσ ζηνπο δηάθνξνπο Φνξείο. Σκήκα Βηβιηνζήθεο Πξφθεηηαη γηα ηκήκα ηνπ νπνίνπ ε ιεηηνπξγία κπνξεί εχθνια λα απηνκαηνπνηεζεί κε ηε ρξήζε ηνπ θαηάιιεινπ ινγηζκηθνχ. Οη δηαδηθαζίεο ηνπ ηκήκαηνο εθηεινχληαη σο επί ην πιείζηνλ ρσξίο Η/Τ γεγνλφο πνπ κεηψλεη ηελ απνδνηηθφηεηά ηνπ. Αλάγθε εδψ είλαη λα αλαζρεδηαζηνχλ νη 46

47 παξαθάησ δηαδηθαζίεο πξνθεηκέλνπ λα είλαη ζε ζέζε λα γίλνληαη κε ειεθηξνληθφ ηξφπν: o o o o Σαμηλόκεζε βηβιίσλ Γαλεηζκόο βηβιίσλ Δπηζηξνθή βηβιίσλ Πξνκήζεηα βηβιίσλ Σέινο, πξέπεη λα ζεκεησζεί φηη απφ ηελ ηέηαξηε Οξγαλσηηθή Μνλάδα, ηε Γηεχζπλζε Γηεζλψλ ρέζεσλ ηνπ Τπνπξγείνπ δελ επηιέρζεθε θακία δηαδηθαζία σο αληηθείκελν αλαζρεδηαζκνχ θαη ζπλεπψο ε ζπγθεθξηκέλε Γηεχζπλζε δελ απαζρφιεζε θαζφινπ ηελ παξνχζα εξγαζία. Ο ιφγνο έγθεηηαη ζηελ ίδηα ηε θχζε ησλ δηαδηθαζηψλ, νη νπνίεο δελ απνηεινχληαη απφ επηκέξνπο θαη δηαδνρηθέο δηεξγαζίεο θαη επηπιένλ δε κπνξνχλ λα απηνκαηνπνηεζνχλ πεξαηηέξσ. Έηζη, ν αλαζρεδηαζκφο ζα πεξηνξηζηεί ζηηο ηξεηο κφλν απφ ηηο ηέζζεξηο Οξγαλσηηθέο Μνλάδεο ηεο Γεληθήο Γηεχζπλζεο θαη κάιηζηα ζε ζπγθεθξηκέλεο κφλν δηαδηθαζίεο. 47

48 4 Πεξηγξαθή ηεο κεζνδνινγίαο πνπ ρξεζηκνπνηήζεθε ζην έξγν ηνπ αλαζρεδηαζκνχ Όπσο αλαθέξζεθε θαηά ηε δεχηεξε ελφηεηα ηεο εξγαζίαο, έλα έξγν αλαζρεδηαζκνχ δηαηξείηαη ζε θάζεηο, θάζε κία απφ ηηο νπνίεο εθηειείηαη ζχκθσλα κε θάπνηα νξηζκέλε κεζνδνινγία. ήκεξα ε βηβιηνγξαθία θαη ε έξεπλα καο πξνζθέξνπλ πιεζψξα δηαθνξεηηθψλ κεζνδνινγηψλ πνπ κπνξνχλ λα ρξεζηκνπνηεζνχλ ζε θάζε θάζε ηεο δηαδηθαζίαο. θνπόο ηνπ παξφληνο θεθαιαίνπ είλαη ε πεξηγξαθή ηεο επηιεγκέλεο κεζφδνπ γηα θάζε ζηάδην ηνπ έξγνπ θαη ε ηεθκεξίσζε ησλ ιφγσλ πνπ νδήγεζαλ ζηελ επηινγή ηεο. ηηο επφκελεο παξαγξάθνπο ζα αλαιπζεί ε επηιεγκέλε κεζνδνινγία γηα θάζε ζηάδην ηεο δηαδηθαζίαο μερσξηζηά. 4.1 ηάδην νξακαηηζκνχ ε απηή ηελ πξψηε θάζε ηνπ έξγνπ, ε βηβιηνγξαθία παξαζέηεη ηξεηο δηαθνξεηηθέο κεζνδνινγίεο κε ηε βνήζεηα ησλ νπνίσλ ε νκάδα ηνπ αλαζρεδηαζκνχ ζα θαηαιήμεη ζην φξακα θαη ζηνλ αληηθεηκεληθφ ζθνπφ ηνπ έξγνπ. Οη ηξεηο απηέο κεζνδνινγίεο είλαη ε δηάζθεςε έξεπλαο, ε αλάιπζε πιεξνθνξηθήο/δηαδηθαζηώλ θαη ε κήηξα πξνηεξαηόηεηαο ησλ δηαδηθαζηψλ. Απφ ηηο ηξεηο απηέο κεζνδνινγίεο επηιέρζεθε ε ρξήζε ηεο πξψηεο, δειαδή ηεο δηάζθεςεο έξεπλαο, φπνπ φινη νη εκπιεθφκελνη θνξείο ζηελ πξνθεηκέλε πεξίπησζε θπξίσο νη πξντζηάκελνη ησλ νξγαλσηηθψλ κνλάδσλ ζπλαληηνχληαη κε ηελ νκάδα πνπ έρεη αλαιάβεη ην έξγν πξνθεηκέλνπ λα πξνζδηνξίζνπλ ηφζν ηελ αλάγθε γηα αιιαγή, φζν θαη ηνλ ηξφπν κε ηνλ νπνίν απηή ζα επηηεπρζεί. Ο ιφγνο γηα ηνλ νπνίν επηιέρζεθε ε ζπγθεθξηκέλε κεζνδνινγία είλαη φηη ζπγθεληξψλεη κία νκάδα αλζξψπηλσλ πφξσλ πξνθεηκέλνπ λα ζπκκεηάζρνπλ ζε έλαλ ελεξγφ δηάινγν ζε πξαγκαηηθφ ρξφλν πξνθεηκέλνπ λα θαηαλνήζνπλ ην πξφβιεκα επηδηψθνληαο κία γεληθή ζεψξεζή ηνπ θαη ηξνθνδνηψληαο ηελ αλάγθε γηα αιιαγή κε ηελ ελεξγή ζπκκεηνρή. 48

49 4.2 ηάδην αξρηθνπνίεζεο ηεο δηαδηθαζίαο Η κεζνδνινγία πνπ πξνηείλεη ε βηβιηνγξαθία γηα ην ζηάδην απηφ αθνξά ηελ αλάπηπμε ηεο πνηνηηθήο ιεηηνπξγίαο. Η κεζνδνινγία απηή κεηαθξάδεη ηηο αλάγθεο ησλ «πειαηψλ» ζε ραξαθηεξηζηηθά ηεο δηαδηθαζίαο. Σα κέιε ηεο νκάδαο ηνπ αλαζρεδηαζκνχ νξίδνπλ ζαλ πξνηεξαηφηεηα θάπνηεο αλάγθεο ησλ «πειαηψλ» θαη ηηο ζπζρεηίδνπλ κε θάπνηα ραξαθηεξηζηηθά ησλ δηαδηθαζηψλ. Η παξνχζα κεζνδνινγία ζπλεηζθέξεη ζηε δηαδηθαζία ηνπ αλαζρεδηαζκνχ κε ηξεηο ηξφπνπο: Πξνζθέξεη έλαλ απνηειεζκαηηθφ ηξφπν γηα ηελ αλαγλψξηζε ησλ δηεξγαζηψλ πνπ επζχλνληαη γηα ηε δπζαξέζθεηα ησλ «πειαηψλ» Η κεζνδνινγία απηή απαηηεί ζηελή ζπλεξγαζία αλάκεζα ζηηο δηάθνξεο δηεξγαζίεο πνπ εκπιέθνληαη ζηελ ίδηα δηαδηθαζία Σα κεηξήζηκα ραξαθηεξηζηηθά θαη ηα πξφηππα πνπ πξνθχπηνπλ ζην ζηάδην απηφ κπνξνχλ λα ρξεζηκνπνηεζνχλ ζαλ κέηξα απνδνηηθφηεηαο γηα ηηο δηάθνξεο δηεξγαζίεο θαη γηα ηε κέηξεζε ησλ επηδφζεσλ. 4.3 Γηαγλσζηηθφ ζηάδην ην ζηάδην απηφ ε βηβιηνγξαθία καο επηηξέπεη λα επηιέμνπκε αλάκεζα ζε δχν ελαιιαθηηθέο κεζνδνινγίεο: ηηο ηερληθέο απεηθόληζεο δηαδηθαζηώλ θαη ηελ αλάιπζε αηηίνπ (fishbone analysis). Απφ ηηο δχν απηέο κεζνδνινγίεο επηιέρζεθε ε πξψηε, ε νπνία βνεζά ηελ νκάδα πνπ αζρνιείηαη κε ην έξγν λα ηεθκεξηψζεη ηηο πθηζηάκελεο δηαδηθαζίεο. Πνιιέο θνξέο νη ζχκβνπινη επηρεηξήζεσλ πνπ αζρνινχληαη κε ηνλ αλαζρεδηαζκφ ρξεζηκνπνηνχλ απιέο ηερληθέο απεηθφληζεο, φπσο δηαγξάκκαηα ξνήο ησλ δηαδηθαζηψλ ή πεξηζζφηεξν δνκεκέλεο ηερληθέο φπσο ηελ παξαγσγή δηαγξακκάησλ πνπ πεξηγξάθνπλ ηνπο ξφινπο ησλ δηεξγαζηψλ θαη ηε κνληεινπνίεζε ηεο ξνήο εξγαζίαο. ηελ πξνθεηκέλε πεξίπησζε, γηα ηελ απνηχπσζε ηεο πθηζηάκελεο θαηάζηαζεο ρξεζηκνπνηήζεθαλ ηφζν δηαγξάκκαηα ξνήο δηαδηθαζηψλ θαη εξγαζίαο, φζν θαη 49

50 δηαγξάκκαηα απεηθφληζεο ηεο ζηαηηθήο φςεο ηνπ ζπζηήκαηνο, φπσο δηαγξάκκαηα νληνηήησλ ζπζρεηίζεσλ θαη δηαγξάκκαηα ηάμεσλ. 4.4 ηάδην αλαζρεδηαζκνχ ε απηφ ην ζηάδην ηξεηο είλαη νη κεζνδνινγίεο πνπ πξνηείλνληαη απφ ηε κεζνδνινγία γηα ηνλ αλαζρεδηαζκφ. Απηέο είλαη νη ηερληθέο δεκηνπξγηθόηεηαο θαη ε γιώζζα IDEF 9, νη ηερληθέο πξνζνκνίσζεο δηαδηθαζηώλ θαη ε κνληεινπνίεζε δεδνκέλσλ. Απφ ηηο ηερληθέο απηέο επηιέρζεθαλ γηα ην ζηάδην αλαζρεδηαζκνχ νη ηερληθέο δεκηνπξγηθφηεηαο κε ηα δηαγξάκκαηα IDEF θαη ε κνληεινπνίεζε δεδνκέλσλ. ηα πιαίζηα ηεο κνληεινπνίεζεο δεδνκέλσλ ρξεζηκνπνηήζεθαλ δηαγξάκκαηα IDEF θαη UML γηα λα απνδψζνπλ ηηο δηάθνξεο φςεηο ηνπ ζπζηήκαηνο κε δηαθνξεηηθφ ηξφπν. Σα κνληέια IDEF πεξηέρνπλ ηηο εηζξνέο θαη εθξνέο ησλ δηεξγαζηψλ, ηνπο πφξνπο θαη ηνπο ειέγρνπο, θαζψο θαη ηηο ζρέζεηο κεηαμχ ηνπο. Παξέρνπλ επίζεο κία ζπζηεκαηνπνηεκέλε νηθνγέλεηα ηερληθψλ γηα ηε ζχιιεςε, ηελ πξνζνκνίσζε θαη ην ζρεδηαζκφ ησλ δηαδηθαζηψλ. Απφ ηελ άιιε πιεπξά, νη ηερληθέο κνληεινπνίεζεο δεδνκέλσλ πξνεηνηκάδνπλ ην δξφκν γηα ηελ αλάπηπμε ζπζηεκάησλ θαη ρξεζηκνπνηνχλ ηηο εθξνέο ηεο απνηχπσζεο ησλ δηαδηθαζηψλ γηα λα παξέρνπλ ηε βάζε γηα ηελ αξρηηεθηνληθή δεδνκέλσλ ηεο λέαο δηαδηθαζίαο. Μέξνο ηνπ ζηαδίνπ ηνπ αλαζρεδηαζκνχ απνηειεί θαη ε εθηίκεζε ή αμηνιόγεζε ησλ λέσλ δηαδηθαζηψλ, ε νπνία γίλεηαη αθνχ νινθιεξσζεί ε παξάζεζε ησλ λέσλ ζρεδίσλ. ην ζεκείν απηφ ρξεζηκνπνηνχληαη πίλαθεο γηα ηελ παξάζεζε κεηξήζηκσλ κεγεζψλ πνπ αθνξνχλ ηηο παιηέο θαη ηηο λέεο δηαδηθαζίεο. Με ηνλ ηξφπν απηφ είλαη εχθνιν λα γίλεη ζχγθξηζε ησλ παιηψλ θαη ησλ λέσλ δηαδηθαζηψλ πάλσ ζε θνηλφ ζεκείν αλαθνξάο. Παξφια απηά, κέζα ζε έλα έξγν αλαζρεδηαζκνχ είλαη επηζπκεηφ λα γίλεη αλάιπζε θφζηνπο-νθέινπο, ε νπνία φκσο δελ ήηαλ δπλαηφ λα πξαγκαηνπνηεζεί κέζα ζηα πιαίζηα ηεο παξνχζαο εξγαζίαο, δεδνκέλεο ηεο αληηθεηκεληθήο δπζθνιίαο λα εθηηκεζεί ην θφζηνπο ελφο ηέηνηνπ εγρεηξήκαηνο,

51 4.5 ηάδην αλαθαηαζθεπήο Γηα ην ζηάδην απηφ, ην νπνίν μεπεξλά ηα πιαίζηα ηεο παξνχζαο κειέηεο, ε βηβιηνγξαθία πξνηείλεη ηελ αλάιπζε πεδίνπ δύλακεο (force field analysis). Η κεζνδνινγία απηή βνεζά ηελ νκάδα αλαζρεδηαζκνχ λα αλαγλσξίζεη ηηο δπλάκεηο πνπ αληηζηέθνληαη ζηελ εθαξκνγή ησλ λέσλ δηαδηθαζηψλ. Γηα ηελ ππνζηήξημε ηεο δηαρείξηζεο ηεο αιιαγήο, έρεη δηαπηζησζεί φηη είλαη απνηειεζκαηηθέο νξηζκέλεο ηερληθέο πνπ ζηνρεχνπλ λα αιιάμνπλ γλψκε ζηνπο ππαιιήινπο βαζηδφκελεο ζηελ επηθνηλσλία κε απηνχο. Έλαο ζεκαληηθφο πεξηνξηζκφο ηνπ BPR είλαη ε έιιεηςε απνηειεζκαηηθψλ ηερληθψλ δηνίθεζεο αλζξσπίλσλ πφξσλ πνπ ζα κπνξνχζαλ λα βνεζήζνπλ ηελ αιιαγή κέζσ απνδεκηψζεσλ, δηαθνξεηηθψλ δπλαηνηήησλ ζηαδηνδξνκίαο θαη ελαιιαγή ξφισλ εξγαζίαο, νη νπνίεο επηβάιινληαη ιφγσ ηνπ δηαθνξεηηθνχ ζρεδηαζκνχ. Παξφιν πνπ ν ζπγθεθξηκέλνο ηνκέαο έρεη πεξηνξηζκέλν εκπνξηθφ ελδηαθέξνλ, έρνπλ αξρίζεη λα εκθαλίδνληαη ζην πξνζθήλην κία ζεηξά απφ εξγαιεία κε ζθνπφ λα βνεζήζνπλ απηέο ηηο δξαζηεξηφηεηεο. 4.6 ηάδην απνηίκεζεο Γηα ην ζπγθεθξηκέλν ζηάδην, πνπ πξνυπνζέηεη ηελ εθηέιεζε ηνπ πξνεγνχκελνπ θαη πνπ δελ εκπίπηεη ζηα πιαίζηα ηεο παξνχζαο κειέηεο, πξνζθέξνληαη κεζνδνινγίεο πνπ απνηππψλνπλ ην θφζηνο αλά δηεξγαζία, θαζψο θαη ηελ θαηά Pareto αλάιπζε. Πξφθεηηαη γηα ηερληθέο πνπ επηηξέπνπλ ζηηο νκάδεο πνπ εκπιέθνληαη ζε έξγα αλαζρεδηαζκνχ λα αλαζέηνπλ ηηο δηεξγαζίεο ησλ δηαδηθαζηψλ ζε δηάθνξα θέληξα θφζηνπο θαη λα πνζνηηθνπνηνχλ ηελ απφδνζή ηνπο. Η ζπγθεθξηκέλε κεζνδνινγία ελζσκαηψλεηαη ζε πνιιά απφ ηα νινθιεξσκέλα εξγαιεία ηνπ αλαζρεδηαζκνχ. Γηα κεραληθέο θαη δνκεκέλεο δηαδηθαζίεο είλαη δηαζέζηκα νξηζκέλα εξγαιεία γηα ηελ παξαθνινχζεζε ηεο απφδνζεο ησλ δηαδηθαζηψλ κέζσ ζηαηηζηηθνχ ειέγρνπ. Γηα ηε γξαθηθή δηάηαμε ησλ αηηηψλ ησλ δηαθφξσλ πξνβιεκάησλ απφ ηελ πεξηζζφηεξν πξνο ηε ιηγφηεξν ζεκαληηθή είλαη εμαηξεηηθά ρξήζηκα ηα δηαγξάκκαηα Pareto. 51

52 5 Η θαηαγξαθή ηεο πθηζηάκελεο θαηάζηαζεο 5.1 Γηεχζπλζε Γηνηθεηηθψλ Μεηαξξπζκίζεσλ Καηάηκεζε δηαδηθαζηψλ θαη δηεξγαζηψλ ηνπ ζπζηήκαηνο Πξνθεηκέλνπ λα εμεγήζνπκε ηε ιεηηνπξγία ηνπ ππνζπζηήκαηνο, είλαη απαξαίηεην λα παξαζέζνπκε ηηο δηεξγαζίεο ηνπ θαη λα ηηο νκαδνπνηήζνπκε ζε δηαδηθαζίεο. πγθεθξηκέλα, νη δηεξγαζίεο ηνπ ππνζπζηήκαηνο κπνξνχλ λα νκαδνπνηεζνχλ ζηηο δχν βαζηθέο δηαδηθαζίεο, νη νπνίεο έρνπλ πεξηγξαθεί αλαιπηηθά ζε πξνεγνχκελε ελφηεηα: Έληαμε έξγσλ ζην Πξφγξακκα «ΠΟΛΙΣΔΙΑ» Έιεγρνο ρεδίσλ Κνηλψλ Τπνπξγηθψλ Απνθάζεσλ (ΚΤΑ) γηα ηε ζχζηαζε ζπιινγηθψλ νξγάλσλ Αθνινπζεί ην Γηάγξακκα Καηάηκεζεο Λεηηνπξγηψλ θαη Γηεξγαζηψλ ηνπ ππνζπζηήκαηνο: 52

53 0. Γηεύζπλζε Γηνηθεηηθώλ Μεηαξπζκίζεσλ 1. Έληαμε έξγσλ ζην πξόγξακκα Πνιηηεία 2. Έιεγρνο ρεδίσλ ΚΤΑ 1.1. Έθδνζε πξνζθιήζεσλ γηα Φνξείο 2.1. Παξαιαβή ρεδίνπ Τπνγεγξακκέλνπ από ηνλ Τπνπξγό 1.2. Παξαιαβή πξνηάζεσλ θνξέσλ ζε κνξθή Σερληθώλ Γειηίσλ 2.2. Γηελέξγεηα Διέγρσλ πκβαηόηεηαο θαη Οξζόηεηαο ρεδίνπ Πξάμεο 1.3. Παξάδνζε Σερληθώλ Γειηίσλ ζηε Γξακκαηεία ηεο Σερληθήο Γηνίθεζεο 1.4. Παξαιαβή Τπνγεγξακκέλεο Απόθαζεο Έληαμεο ή Απόξξηςεο Έξγνπ από Γ. Γξακκαηεία 2.3. Απνζηνιή Πξνηάζεσλ κε κνξθή Τπεξεζηαθνύ εκεηώκαηνο πξνο Πνιηηηθή Ζγεζία γηα ην ρέδην 2.4. Παξαιαβή πξνηάζεσλ γηα ηξνπνπνίεζε ηνπ ρεδίνπ 1.5. Κνηλνπνίεζε Απόθαζεο ζην Φνξέα θαη ζηνλ Τπεύζπλν ηνπ Τπνπξνγξάκκαηνο 2.5. Δηδνπνίεζε Φνξέα λα παξαιάβεη ρέδην Τπνγεγξακκέλεο ΚΤΑ 1.6. Γηεθπεξαίσζε Απόθαζεο ρήκα : Σν δηάγξακκα θαηάηκεζεο δηαδηθαζηώλ θαη δηεξγαζηώλ ηεο Γηεύζπλζεο Γηνηθεηηθώλ Μεηαξξπζκίζεσλ 53

54 5.1.2 Η ζηαηηθή φςε ηνπ ζπζηήκαηνο Η ζηαηηθή φςε ηνπ ζπζηήκαηνο πεξηέρεη ηηο πιεξνθνξίεο ηνπ θαη αθνξά ζηελ πεξηγξαθή ησλ δεδνκέλσλ πνπ κπνξνχλ λα απνζεθεπηνχλ ζε απηφ, ησλ ζπζρεηίζεσλ θαη ησλ πεξηνξηζκψλ πνπ πθίζηαληαη. Γηα ηελ πεξηγξαθή ηεο πθηζηάκελεο θαηάζηαζεο, ρξεζηκνπνηνχληαη ηα δηαγξάκκαηα νληνηήησλ-ζπζρεηίζεσλ (ζρήκα ) θαη ηάμεσλ (ζρήκα ), ηα νπνία είλαη θαηάιιεια γηα λα αλαπαξηζηνχλ ηε δνκή ησλ δεδνκέλσλ θαη ηε δνκή, ηηο ζρέζεηο θαη ηηο ιεηηνπξγίεο ησλ νληνηήησλ αληίζηνηρα θαη είλαη ηδαληθά γηα ηελ πεξηγξαθή ηεο ζηαηηθήο φςεο ελφο ζπζηήκαηνο. Ξεθηλψληαο κε ην δηάγξακκα νληνηήησλ-ζπζρεηίζεσλ, νη βαζηθέο νληφηεηεο πνπ κπνξνχλ λα αλαπαξαζηαζνχλ ζε απηφ είλαη νη εμήο: Γηνηθεηηθφο Τπάιιεινο, Πηζηψζεηο ζηνπο θνξείο, Δλεκεξσηηθά ππεξεζηαθά ζεκεηψκαηα γηα έληαμε έξγσλ, Πξνζθιήζεηο γηα ππνβνιή πξνηάζεσλ, Απφθαζε γηα έληαμε έξγσλ, Γηαβηβαζηηθφ έγγξαθν κε ελζηάζεηο πξνο πνιηηηθή εγεζία, Πξνηάζεηο/εηζεγήζεηο γηα ζρέδηα ΚΤΑ, Πξνηάζεηο γηα έξγα πξνο έληαμε ζε κνξθή ηερληθνχ δειηίνπ, Κνηλνπνίεζε κεηαθνξάο πηζηψζεσλ πξνο θνξείο, ρέδηα ΚΤΑ. Οη παξαπάλσ νληφηεηεο θαη νη ζρέζεηο αλάκεζά ηνπο θαίλνληαη ζρεκαηηθά κε ηε βνήζεηα ηνπ παξαθάησ δηαγξάκκαηνο νληνηήησλ-ζπζρεηίζεσλ: 54

55 Πηζηώζεηο ζηνπο Φνξείο 0,n Γηελεξγεί πληάζζεη 0,n Δλεκεξσηηθά Τπεξεζηαθά εκεηώκαηα γηα έληαμε έξγσλ 1,n Κνηλνπνηεί Γηνηθεηηθόο Τπάιιεινο Δθδίδεη 1,n Πξνζθιήζεηο γηα ππνβνιή πξνηάζεσλ 0,n Απόθαζε γηα έληαμε έξγσλ Λακβάλεη Απνζηέιιεη Διέγρεη 1,n 0,n 1,n 1,n ρέδηα ΚΤΑ Κνηλνπνίεζε κεηαθνξάο Πηζηώζεσλ πξνο Φνξείο Πξνηάζεηο γηα έξγα πξνο έληαμε ζε κνξθή Σερληθνύ Γειηίνπ Πξνηάζεηο/ Δηζεγήζεηο γηα ζρέδηα ΚΤΑ 0,n Γηαβηβαζηηθό έγγξαθν κε ελζηάζεηο πξνο πνιηηηθή εγεζία ρήκα : Σν δηάγξακκα νληνηήησλ-ζπζρεηίζεσλ ηεο Γηεύζπλζεο Γηνηθεηηθώλ Μεηαξξπζκίζεσλ Απφ ην δηάγξακκα νληνηήησλ-ζπζρεηίζεσλ, εχθνια πξνθχπηεη ην δηάγξακκα ηάμεσλ, ην νπνίν απεηθνλίδεη ηηο ηάμεηο ηνπ ζπζηήκαηνο, θαζψο θαη ηηο ζπζρεηίζεηο αλάκεζά ηνπο. Οη ηάμεηο θαη ππνηάμεηο απφ ηηο νπνίεο απαξηίδεηαη ην ζχζηεκα είλαη νη αθφινπζεο: Γηνηθεηηθφο Τπάιιεινο Πξφζθιεζε γηα ππνβνιή πξνηάζεσλ Φνξέαο Πξφηαζε ζε κνξθή Σερληθνχ Γειηίνπ γηα έληαμε έξγνπ Γξακκαηεία Δπηηξνπήο Γηνίθεζεο Απφθαζε γηα έληαμε έξγσλ o Απφθαζε έγθξηζεο Απφθαζε έληαμεο έξγσλ ΤΠΔΓΑΑ Απφθαζε έληαμεο άιισλ Φνξέσλ 55

56 o Απφθαζε απφξξηςεο/απέληαμεο Δλεκεξσηηθφ Τπεξεζηαθφ εκείσκα γηα έληαμε έξγσλ Γηεχζπλζε Οηθνλνκηθνχ, Σκήκα Πξνυπνινγηζκνχ Δηδνπνίεζε απνζηνιή πηζηψζεσλ πξνο Φνξείο ρέδην ΚΤΑ Πξφηαζε/Δηζήγεζε γηα ζρέδηα ΚΤΑ o o Αξλεηηθή εηζήγεζε Θεηηθή εηζήγεζε Γηαβηβαζηηθφ έγγξαθν κε ελζηάζεηο Αθνινπζεί ην Γηάγξακκα Σάμεσλ ηνπ ζπζηήκαηνο, ζην νπνίν απεηθνλίδνληαη ζρεκαηηθά νη ηάμεηο ηνπ ζπζηήκαηνο θαη νη ζρέζεηο αλάκεζά ηνπο: 56

57 ρήκα : Σν δηάγξακκα ηάμεσλ ηεο Γηεύζπλζεο Γηνηθεηηθώλ Μεηαξξπζκίζεσλ 57

58 5.1.3 Η ξνή δηαδηθαζηψλ ηνπ ζπζηήκαηνο Σν δηάγξακκα IDEF3+entities (ζρήκαηα θαη ) εκθαλίδεη ηε δηαδνρή ησλ δηεξγαζηψλ κέζα ζε κία ιεηηνπξγία ηνπ ζπζηήκαηνο θαη επηπιένλ νξίδεη πνην ξφιν έρεη ε θάζε νξγαλσηηθή νληφηεηα πνπ εκπιέθεηαη ζην ζχζηεκα. Οη νληφηεηεο παξηζηάλνληαη κε θάζεηεο ισξίδεο ζην δηάγξακκα θαη ππάξρνπλ δηαθνξεηηθά ζρήκαηα γηα ηελ θαηαγξαθή ηνπ ζελαξίνπ, αλάινγα κε ηνλ ηχπν ηεο θάζε δηεξγαζίαο. ην παξφλ ππνζχζηεκα, έρνπλ ζρεδηαζηεί δχν δηαθνξεηηθά δηαγξάκκαηα, έλα γηα θάζε ιεηηνπξγία πνπ εθηειείηαη ζηα πιαίζηά ηνπ. Γηα ηελ πξψηε ιεηηνπξγία, ηελ έληαμε έξγσλ ζην πξφγξακκα ΠΟΛΙΣΔΙΑ, νη εκπιεθφκελεο νξγαλσηηθέο νληφηεηεο είλαη νη εμήο: Γηνηθεηηθφο Τπάιιεινο (Γ. Γηνηθεηηθψλ Μεηαξξπζκίζεσλ) Γξακκαηεία Δπηηξνπήο Γηνίθεζεο Δπηηξνπή Γηνίθεζεο Τπεχζπλνο Τπνπξνγξάκκαηνο Γεληθφο Γξακκαηέαο Σκήκα Πξνκεζεηψλ Γηεχζπλζε Οηθνλνκηθνχ Γεληθφ Λνγηζηήξην ηνπ Κξάηνπο ηε δεχηεξε ιεηηνπξγία πνπ εθηειεί ην ππνζχζηεκα, ηνλ έιεγρν ζρεδίσλ ΚΤΑ γηα ηε ζχζηαζε Οκάδσλ Γηνίθεζεο Έξγνπ, νη εκπιεθφκελεο νληφηεηεο είλαη νη αθφινπζεο: Γηνηθεηηθφο Τπάιιεινο (Γηεχζπλζεο Γηνηθεηηθψλ Μεηαξξπζκίζεσλ) Πνιηηηθή Ηγεζία Αξκφδην Τπνπξγείν ην ζεκείν απηφ ζα πξέπεη λα ζεκεησζεί φηη απφ ηηο παξαπάλσ νξγαλσηηθέο νληφηεηεο είλαη εζσηεξηθέο ηνπ ζπζηήκαηνο κφλν ν Γηνηθεηηθφο Τπάιιεινο ηεο Γηεχζπλζεο Γηνηθεηηθψλ Μεηαξξπζκίζεσλ, ελψ νη ππφινηπεο νληφηεηεο πνπ εκπιέθνληαη ζηηο ιεηηνπξγίεο ηεο παξνχζαο Γηεχζπλζεο είλαη εμσηεξηθέο ηνπ ζπζηήκαηνο. 58

59 Αθνινπζνχλ ηα δηαγξάκκαηα IDEF3 + entities πνπ πεξηγξάθνπλ ηε δηαδνρή ησλ δηεξγαζηψλ ζε θάζε ιεηηνπξγία ζηα πιαίζηα ηεο πθηζηάκελεο θαηάζηαζεο: 59

60 <Γηαδηθαζία έληαμεο έξγσλ ζην πξόγξακκα ΠΟΛΗΣΔΗΑ> <Γηνηθεηηθόο Τπάιιεινο > Έθδνζε πξνζθιήζεσλ γηα <Γξακκαηεία Δπηηξνπήο Γηνίθεζεο> <Δπηηξνπή Γηνίθεζεο> <Τπεύζπλνο Τπνπξνγξάκκαη νο> <Γ. Γξακκαηέαο> <Σκήκα Πξνκεζεηώλ> <Γηεύζπλζε Οηθνλνκηθνύ> <Γ. Λνγηζηήξην ηνπ Κξάηνπο> Φνξείο Παξαιαβή πξνηάζεσλ Φνξέσλ ζε κνξθή Σερληθώλ Γειηίσλ Παξάδνζε Σερληθώλ Γειηίσλ ζηε Γξακαηεία ηεο Δπηηξνπήο Γηνίθεζεο Δηζήγεζε γηα Σερληθά Γειηία έξγσλ ΘΔΣΗΚΖ πλεδξίαζε γηα έληαμε έξγσλ ΑΠΟΦ. ΔΝΣΑΞΖ ύληαμε απόθαζεο ΑΡΝΖΣΗΚΖ ΑΠΟΦ. ΑΠΟΡΡΗΦΖ Τπνγξαθή Απόθαζεο Παξαιαβή ππνγεγξακκέλεο Απόθαζεο Κνηλνπνίεζε απόθαζεο ζην Φνξέα θαη ζηνλ Τπεπζ. Τπνπξνγξ. XOR Κνηλνπνίεζε απόθαζεο ζην Σκήκα Πξνκεζεηώλ ηεο Γηεύζπλζεο Οηθνλνκηθνύ (έξγα ΤΠΔΓΑΑ) ύληαμε ππεξεζηαθνύ ζεκεηώκαηνο πξνο Γηεπζ. Οηθνλνκ. Σκήκα Πξνππνινγηζκνύ (έξγα άιισλ θνξέσλ) Λήςε θνηλνπνίεζεο κεηαθνξάο πηζηώζεσλ Γηεθπεξαίσζε Γηαγσληζκνύ ύληαμε εγγξάθνπ πξνο Γ. Λνγ. Κξάηνπο γηα κεηαθ. Πηζηώζεσλ ζηνπο Φνξείο ζηνπο Φνξείο Απνζηνιή πηζηώζεσλ ζηνπο Φνξείο ρήκα : Σν δηάγξακκα IDEF3+entities ηεο δηαδηθαζίαο έληαμεο έξγσλ ζην πξόγξακκα ΠΟΛΙΣΔΙΑ 60

61 <Έιεγρνο ρεδίσλ ΚΤΑ γηα ηε ζύζηαζε δηνηθεηηθώλ νξγάλσλ> <Γηνηθεηηθόο Τπάιιεινο > <Πνιηηηθή Ζγεζία> <Αξκόδην Τπνπξγείν> Παξαιαβή ρεδίνπ ππνγεγξακκέλνπ από ηνλ Τπνπξγό Έιεγρνο ζπκβαηόηεηαο θαη νξζόηεηαο Απνζηνιή πξνηάζεσλ πξνο πνιηηηθή εγεζία Έιεγρνο πξνηάζεσλ Γηεύζπλζεο ΠΟΛ. ΖΓΔΗΑ ΤΜΦΧΝΖ ΜΔ ΠΡΟΣΑΔΗ ΠΟΛ. ΖΓΔΗΑ ΜΖ ΎΜΦΧΝΖ ΜΔ ΠΡΟΣΑΔΗ Απνζηνιή αληηπξνηάζεσλ Παξαιαβή ππνγεγξακκέλεο απόθαζεο Παξαιαβή αληηπξνηάζεσλ Απνζηνιή δηαβηβαζηηθνύ εγγξάθνπ Δπηθνηλσλία κε Φνξέα γηα παξαιαβή ρεδίνπ Δπαλππνβνιή ρεδίνπ ρήκα : Σν δηάγξακκα IDEF3+entities ηεο δηαδηθαζίαο «Διέγρνπ ΚΤΑ γηα ηε ζύζηαζε Οκάδσλ Γηνίθεζεο Έξγνπ» 61

62 5.1.4 Η ξνή εξγαζηψλ Η ξνή εξγαζηψλ δείρλεη ηα ζηάδηα απφ ηα νπνία απνηειείηαη ε θάζε ιεηηνπξγία ηεο Γηεχζπλζεο Γηνηθεηηθψλ Μεηαξξπζκίζεσλ πνπ παξάγεη έξγν. Η πεξηγξαθή εξγαζηψλ είλαη απαξαίηεηε γηα ηελ θαηαλφεζε ηεο πθηζηάκελεο θαηάζηαζεο ηεο Γηεχζπλζεο θαη γηα ην ζθνπφ απηφ ρξεζηκνπνηνχληαη ηα δηαγξάκκαηα ξνήο εξγαζηψλ ή δηαγξάκκαηα IDEF3 (ζρήκαηα θαη ). Η πξψηε ιεηηνπξγία ηεο νπνίαο ηε ξνή εξγαζηψλ ζα πεξηγξάςνπκε, είλαη ε «Γηαδηθαζία έληαμεο έξγσλ ζην πξφγξακκα ΠΟΛΙΣΔΙΑ». Σν δηάγξακκα IDEF3 ηεο δηαδηθαζίαο θαίλεηαη παξαθάησ: Έθδνζε πξνζθιήζεσλ γηα Φνξείο Παξαιαβή πξνηάζεσλ θνξέσλ ζε κνξθή Σερληθώλ Γειηίσλ Παξάδνζε Σερληθώλ Γειηίσλ ζηε Γξακκαηεία Δπηηξνπήο Γηνίθεζεο Δηζήγεζε γηα Σερληθά Γειηία έξγσλ πλεδξίαζε γηα έληαμε έξγσλ XOR ύληαμε απόθαζεο απόξξηςεο ύληαμε απόθαζεο έληαμεο Τπνγξαθή απόθαζεο απόξξηςεο Τπνγξαθή απόθαζεο απόξξηςεο Απνζηνιή ππνγεγξακκέλεο απόθαζεο ζηε Γηεύζπλζε Γηνηθεηηθώλ Μεηαξπζκίζεσλ Απνζηνιή ππνγεγξακκέλεο απόθαζεο ζηε Γηεύζπλζε Γηνηθεηηθώλ Μεηαξπζκίζεσλ Κνηλνπνίεζε κεηαθνξάο πηζηώζεσλ ζηνπο Φνξείο ζηε Γηεύζ. Γηνηθεηηθώλ Μεηαξπζκίζεσλ Μεηαθνξά πηζηώζεσλ ζηνπο Φνξείο Κνηλνπνίεζε απόθαζεο ζην Φνξέα θαη ζηνλ Τπέπζπλν Τπνπξνγξάκκαηνο ύληαμε ππεξεζηαθνύ ζεκεηώκαηνο πξνο Γηεύζ. Οηθνλνκηθνύ, Σκήκα Πξνππνινγηζκνύ (έξγα άιισλ Φνξέσλ) Κνηλνπνίεζε απόθαζεο ζην Φνξέα θαη ζηνλ Τπέπζπλν Τπνπξνγξάκκαηνο ύληαμε εγγξάθνπ πξνο Γ. Λνγ. Κξάηνπο γηα κεηαθνξά πηζηώζεσλ ζηνπο Φνξείο Γηεθπεξαίσζε δηαγσληζκνύ Κνηλνπνίεζε απόθαζεο ζην Σκήκα Πξνκεζεηώλ ηεο Γηεύζπλζεο Οηθνλνκηθνύ (έξγα ΤΠΔΓΑ) XOR ρήκα : Σν δηάγξακκα IDEF3 γηα ηε δηαδηθαζία «Έληαμε έξγσλ ζην πξόγξακκα ΠΟΛΙΣΔΙΑ» 62

63 Η ξνή εξγαζίαο ηεο δεχηεξεο δηαδηθαζίαο ηεο Γηεχζπλζεο, ηνπ «Διέγρνπ ζρεδίσλ ΚΤΑ γηα ηε ζχζηαζε Οκάδσλ Γηνίθεζεο Έξγνπ» πεξηγξάθεηαη ζρεκαηηθά κε ηε βνήζεηα ηνπ παξαθάησ δηαγξάκκαηνο IDEF3: 63

64 Παξαιαβή ρεδίνπ ππνγεγξακκέλν από ηνλ Τπνπξγό Έιεγρνο ζπκβαηόηεηαο κε ηηο ππάξρνπζεο δηαηάμεηο θαη νξζόηεηαο XOR Πξνώζεζε απόθαζεο γηα ππνγξαθή από Τπνπξγό Δζσηεξηθώλ Απνζηνιή πξνηάζεσλ πξνο πνιηηηθή εγεζία Έιεγρνο πξνηάζεσλ Γηεύζπλζεο XOR Παξαιαβή ππνγεγξακκέλεο απόθαζεο από Γ. Γηνηθ. Μεηαξξπζκίζεσλ Απνζηνιή αληηπξνηάζεσλ Δπηθνηλσλία κε ην Φνξέα γηα ηελ παξαιαβή ηνπ ρεδίνπ Απνζηνιή δηαβηβαζηηθνύ εγγξάθνπ ζην αξκόδην Τπνπξγείν Δαλππνβνιή ζρεδίνπ ρήκα : Σν δηάγξακκα IDEF3 ηεο πθηζηάκελεο θαηάζηαζεο γηα ηε δηαδηθαζία «Έιεγρνο ζρεδίσλ ΚΤΑ γηα ηε ζύζηαζε Οκάδσλ Γηνίθεζεο Έξγσλ» 64

65 5.2 Γηεχζπλζε Πνηφηεηαο θαη Απνδνηηθφηεηαο Καηάηκεζε δηαδηθαζηψλ θαη δηεξγαζηψλ ηνπ ζπζηήκαηνο Καη ζηελ πεξίπησζε ηνπ ππνζπζηήκαηνο ηεο Γηεχζπλζεο Πνηφηεηαο θαη Απνδνηηθφηεηαο, είλαη απαξαίηεην λα μεθηλήζνπκε ηε κειέηε ηεο πθηζηάκελεο θαηάζηαζεο παξαζέηνληαο ηελ θαηάηκεζε ησλ ιεηηνπξγηψλ θαη δηεξγαζηψλ πνπ εθηεινχληαη. Όπσο αλαθέξζεθε θαη παξαπάλσ, δχν είλαη νη δηαδηθαζίεο πνπ καο ελδηαθέξνπλ εδψ: Η δηαρείξηζε ηνπ ζπζηήκαηνο «Γηνίθεζε κέζσ ζηόρσλ» θαη ε Δθαξκνγή ηνπ Κ.Π.Α. Λφγσ ηεο πνιππινθφηεηάο ηεο θαη ηνπ πιήζνπο ησλ δηεξγαζηψλ απφ ηηο νπνίεο απνηειείηαη, ε δηαδηθαζίαο Δθαξκνγή ηνπ Κ.Π.Α. έρεη δηαηξεζεί ζε ηέζζεξηο ππνδηαδηθαζίεο. Ο ξφινο ηεο Γηεχζπλζεο Πνηφηεηαο θαη Απνδνηηθφηεηαο ζηηο δχν δηαδηθαζίεο κε ηηο νπνίεο ζα αζρνιεζνχκε αθνξά πεξηζζφηεξν ζην ζρεδηαζκφ θαη ζηελ επνπηεία ηεο ζσζηήο ιεηηνπξγίαο ηνπο θαη φρη ζηελ εθηέιεζε ησλ φισλ ησλ δηεξγαζηψλ απφ ηηο νπνίεο απνηεινχληαη νη ελ ιφγσ ιεηηνπξγίεο. Παξαθάησ θαίλεηαη ην Γηάγξακκα Καηάηκεζεο ησλ Λεηηνπξγηψλ θαη Γηεξγαζηψλ ηνπ ππνζπζηήκαηνο: 65

66 0. Γηεύζπλζε Πνηόηεηαο θαη Απνδνηηθόηεηαο 1. Γηαρείξηζε ζπζηήκαηνο «Γηνίθεζε κέζσ ζηόρσλ» 2. Δθαξκνγή Κ.Π.A Γλσζηνπνίεζε θαη θαηαλνκή Τπνπξγνύ ζηξαηεγηθώλ ζηόρσλ ζηηο δεκόζηεο ππεξεζίεο 1.2. Αλάιπζε ζηξαηεγηθώλ ζηόρσλ από Γελ. Γηεπζύλζεηο Φνξέα 1.3.Δλεκέξσζε Πξνηζηάκελσλ Γηεύζπλζεο γηα ηνπο ζηόρνπο ηεο Γελ. Γηεπζ Πξνζδηνξηζκόο πεδίνπ εθαξκνγήο - πγθξόηεζε νκάδαο Πξνζδηνξηζκόο πεδίνπ Κ.Π.Α πγθξόηεζε θαη νξηζκόο κειώλ Οκάδαο Έξγνπ γηα ηελ εθαξκνγή ηνπ Κ.Π.Α Καηαλνκή Καζεθόλησλ - πξνζδηνξηζκόο εζσηεξηθήο ιεηηνπξγίαο νκάδαο Δλεκέξσζε ησλ ζπκκεηερόλησλ γηα ηε δηαδηθαζία αμηνιόγεζεο Γηαλνκή έληππνπ πιηθνύ γηα ηελ ππνβνήζεζε ηεο εθαξκνγήο ηνπ Κ.Π.Α πιινγή, επεμεξγαζία ησλ ζηνηρείσλ ηεθκεξίσζεο, ζύληαμε έθζεζεο αμηνιόγεζεο, βαζκνιόγεζε πκπιήξσζε εξσηεκαηνινγίσλ από ππαιιήινπο Δπεμεξγαζία εξσηεκαηνινγίσλ από νκάδα αμηνιόγεζεο 2.4. ύληαμε έθζεζεο κέηξσλ βειηίσζεο Δμαγσγή ζπκπεξαζκάησλ ζπό ηελ έθζεζε αμηνιόγεζεο Πξνζδηνξηζκόο ζεηξάο πξνηεξαηόηεηαο κέηξσλ πνιηηηθήο 1.4. Δμεηδίθεπζε θαη επηκεξηζκόο ζηόρσλ Γηεύζπλζεο αλά Σκήκα 1.5. Καζνξηζκόο αηνκηθώλ ζηόρσλ γηα θάζε ππάιιειν Καζνξηζκόο ηξόπνπ ιεηηνπξγίαο ηεο νκάδαο Γηάζθάιηζε άκεζεο επηθνηλσλίαο κεηαμύ ησλ κειώλ ηεο νκάδαο Πξνζδηνξηζκόο ησλ ζηνηρείσλ ηοθκεξίσζεο ηεο βαζκνινγίαο Καηαλνκή κειώλ ζε ππν-νκάδεο αμηνιόγεζεο πιινγή θαη ηαμηλόκεζε ζηνηρείσλ ηεθκεξίσζεο πγγξαθή πξνζρεδίνπ έθζεζεο αμηνιόγεζεο Καζνξηζκόο εμεηδηθεπκέλσλ δξάζεσλ βειηίσζεο θαη πξνζδηνξηζκόο ζρεηηθνύ ρξνλνδηαγξάκκαηνο Σαμηλόκεζε δξάζεσλ βειηίσζεο ζε δέζκεο ελεξγεηώλ 1.6. Απνζηνιή ζηόρσλ ζε κνξθή πξνζρεδίνπ ζε Γηεπζ. Πνηνη. θαη Απνδνη Δμαγσγή Γείθησλ Μέηξεζεο Απνδνηηθόηεηαο από Μνλάδα Απνδνηηθόηεηαο ηνπ Φνξέα 1.8. πληαμε Έθζεζεο Απνινγηζκνύ από ην Φνξέα 1.9. Τπνβνιή Έθζεζεο Απνινγηζκνύ πξνο Τπνπξγό Κνηλνπνίεζε Έθζεζεο Απνινγηζκνύ ζηε Γηεύζπλζε Πνηόηεηαο θαη Απνδνηηθόηεηαο Καζνξηζκόο ρξνλνδηαγξάκκαηνο δηαδηθαζίαο εθαξκνγήο Καζνξηζκόο ηξόπνπ ζπιινγήο απαξαίηεησλ ζηνηρείσλ ηεθκεξίσζεο Πξνζδηνξηζκόο ππαιιήισλ πνπ ζα απαληήζνπλ ζηα εξσηεκαηνιόγηα πδήηεζε επηκέξνπο πξνζρεδίσλ έθζεζεο αμηνιόγεζεο έληαμε εληαίαο έθζεζεο αμηνιόγεζεο Βαζκνιόγεζε Παξαδεηγκάησλ- Τπνθξηηεξίσλ- Κξηηεξίσλ Τπνβνιή ηεθκ. Τιηθνύ, έθζεζεο απηναμ. Πξνηάζεσλ γηα βειη. Γξάζεηο ζηε Γηεπζ. Απνδνη Έιεγρνο ζπλάθεηαο Έθζεζεο απηναμηνι. Με ηεθκεξηση. Τιηθό από Γηεπζ. Απνδνη Σήξεζε ζηαηηζηηθώλ ζηνηρείσλ Δηζήγεζε ζε επηηξνπή αμηνιόγεζεο ππνςεθηνηήησλ γηα ην βξαβείν πνηόηεηαο ύληαμε έθζεζεο γηα Γεκόζηα Γηνίθεζε Τπνβνιή έθζεζεο ζηνπο αξκόδηνπο θνξείο ρήκα : Σν δηάγξακκα θαηάηκεζεο δηαδηθαζηώλ θαη δηεξγαζηώλ ηεο πθηζηάκελεο θαηάζηαζεο ηεο Γηεύζπλζεο Πνηόηεηαο θαη Απνδνηηθόηεηαο 66

67 5.2.2 Η ζηαηηθή φςε ηνπ ζπζηήκαηνο Καη ζηελ πεξίπησζε απηνχ ηνπ ππνζπζηήκαηνο, γηα λα απεηθνλίζνπκε ηε ζηαηηθή φςε ηνπ ζπζηήκαηνο, πξέπεη λα παξαζέζνπκε ηα δηαγξάκκαηα νληνηήησλ-ζπζρεηίζεσλ (ζρήκαηα θαη ) θαη ηάμεσλ (ζρήκα ). Λφγσ πνιππινθφηεηαο ηνπ παξφληνο ππνζπζηήκαηνο, ζεσξήζεθε ζθφπηκν λα δηαηξεζεί ζε δχν κέξε, αλάινγα κε ηηο δηαδηθαζίεο πνπ ζα καο απαζρνιήζνπλ ζην πιαίζην ηνπ αλαζρεδηαζκνχ. Γηα ην ιφγν απηφ, έρνπλ θαηαζθεπαζηεί δχν δηαγξάκκαηα νληνηήησλ-ζπζρεηίζεσλ θαη δχν δηαγξάκκαηα ηάμεσλ, έλα γηα θάζε δηαδηθαζία πνπ καο ελδηαθέξεη. Ξεθηλψληαο απφ ηε δηαδηθαζία ηεο δηαρείξηζεο ηνπ ζπζηήκαηνο «Γηνίθεζε κέζσ ζηφρσλ», ην δηάγξακκα νληνηήησλ-ζπζρεηίζεσλ πεξηέρεη ηηο εμήο νληφηεηεο: Τπνπξγφο ή φξγαλν Γηνίθεζεο ηξαηεγηθνί ζηφρνη Πξντζηάκελνο Γεληθήο Γηεχζπλζεο Πξντζηάκελνο Γηεχζπλζεο ηφρνη Γηεχζπλζεο Πξντζηάκελνο Σκήκαηνο Αηνκηθνί ζηφρνη γηα ππαιιήινπο ηελ παξνχζα δηαδηθαζία δελ ππάξρεη θχξηα νληφηεηα. Αθνινπζεί ην δηάγξακκα νληνηήησλ-ζπζρεηίζεσλ γηα ηε ιεηηνπξγία ηεο δηαρείξηζεο ηνπ ζπζηήκαηνο «Γηνίθεζε κέζσ ζηφρσλ»: 67

68 Πξνηζηάκελνο Γηεύζπλζεο Δλεκεξώλεη 1, n Πξνηζηάκελνο Γεληθήο Γηεύζπλζεο Αλαιύεη 1, n Δμεηδηθέπεη 1, n ηόρνη Γηεύζπλζεο 1, n ηξαηεγηθνί ζηόρνη 1, n Πξνηζηάκελνο Σκήκαηνο Καζνξίδνπλ 1, n Αηνκηθνί ζηόρνη γηα ππαιιήινπο Γλσζηνπνηεί πληάζζεη Γηεύζπλζε Πνηόηεηαο Απνδνηηθόηεηαο 1 Διέγρεη 1 Έθζεζε γηα Γεκόζηα Γηνίθεζε Κνηλνπνηείηαη Αξκόδηνη Φνξείο 1,n Τπνβάιιεηαη Μνλάδα Απνδνηηθόηεηαο Φνξέα 1,n Έθζεζε 1 1 πληάζζεη Τπνβάιιεηαη Τπνπξγόο Απνινγηζκνύ ρήκα : Σν δηάγξακκα νληνηήησλ-ζπζρεηίζεσλ ηεο πθηζηάκελεο θαηάζηαζεο ηεο δηαδηθαζίαο ηεο δηαρείξηζεο ηνπ ζπζηήκαηνο «Γηνίθεζε κέζσ ζηόρσλ» Όπσο πξναλαθέξζεθε, ε δεχηεξε δηαδηθαζία ηεο Γηεχζπλζεο είλαη πην πεξίπινθε θαη έρεη ζαλ θχξηα νληφηεηα ηελ Οκάδα έξγνπ γηα ηελ εθαξκνγή ηνπ Κ.Π.Α ή γηα ράξε ζπληνκίαο Οκάδα Αμηνιφγεζεο. Οη νληφηεηεο πνπ εκθαλίδνληαη εδψ είλαη νη αθφινπζεο: Πνιηηηθή εγεζία Οκάδα Έξγνπ γηα ηελ εθαξκνγή ηνπ Κ.Π.Α. Τπννκάδεο αμηνιφγεζεο Υξνλνδηάγξακκα δηαδηθαζίαο Πεδίν Κ.Π.Α. Δλεκεξσηηθφ πιηθφ Τπάιιεινη πνπ απαληνχλ ζηα εξσηεκαηνιφγηα 68

69 Δξσηεκαηνιφγηα ηνηρεία ηεθκεξίσζεο βαζκνινγίαο Έθζεζε αμηνιφγεζεο Πξφηαζε βειηίσζεο Γηεχζπλζε Πνηφηεηαο θαη Απνδνηηθφηεηαο ηαηηζηηθά ζηνηρεία Αθνινπζεί ην δηάγξακκα νληνηήησλ ζπζρεηίζεσλ γηα ηε δηαδηθαζία «Δθαξκνγή ηνπ Κ.Π.Α.» ηεο Γηεχζπλζεο Πνηφηεηαο θαη Απνδνηηθφηεηαο. Τπννκάδεο αμηνιόγεζεο 1, n 1, n Δξσηεκαηνιόγηα Δπεμεξγάδεηαη πγθξνηεί πληάζζεη Οκάδα Έξγνπ γηα ηελ εθαξκνγή ηνπ Κ.Π.Α. 1 Πξνζδηνξίδεη 1, n Τπαιιήινη πνπ απαληνύλ ζηα εξσηεκαηνιόγηα πκπιεξώλνπ λ Τπνβάιιεη πιιέγεη 1,n ηνηρεία ηεθκεξίσζεο βαζκνινγίαο 1 1 Έθζεζε αμηνιόγεζεο Πξόηαζε βειηίσζεο Διέγρεη 1 Γηεύζπλζε Πνηόηεηαο Απνδνηηθόηεηαο ρήκα : Σν δηάγξακκα νληνηήησλ-ζπζρεηίζεσλ ηεο δηαδηθαζίαο «Δθαξκνγή ηνπ Κ.Π.Α.» Η ζηαηηθή φςε ηνπ ζπζηήκαηνο νινθιεξψλεηαη κε ην δηάγξακκα ηάμεσλ, ην νπνίν αθνξά θαη ηηο δχν δηαδηθαζίεο ηνπ ζπζηήκαηνο θαη αλαπαξηζηά ηηο ηάμεηο ηνπ 69

70 ζπζηήκαηνο θαη ηηο ζρέζεηο αλάκεζά ηνπο. Πην ζπγθεθξηκέλα, ην ζχζηεκα πεξηιακβάλεη ηηο αθφινπζεο ηάμεηο: Τπνπξγφο ηξαηεγηθνί ζηφρνη ηφρνη Γεληθήο Γηεχζπλζεο Πξντζηάκελνο Γεληθήο Γηεχζπλζεο ηφρνη Γηεχζπλζεο Πξντζηάκελνο Γηεχζπλζεο ηφρνη Σκήκαηνο Αηνκηθνί ζηφρνη Πξντζηάκελνο Σκήκαηνο Γηεχζπλζε Πνηφηεηαο θαη Απνδνηηθφηεηαο Έθζεζε γηα Γεκφζηα Γηνίθεζε Αξκφδηνη Φνξείο Έθζεζε Απνινγηζκνχ Φνξέαο Τπνπξγφο Μνλάδα Απνδνηηθφηεηαο ηνπ Φνξέα Γείθηεο Μέηξεζεο Πνιηηηθή εγεζία Πεδίν ΚΠΑ Οκάδα έξγνπ γηα ηελ εθαξκνγή ηνπ ΚΠΑ Τπννκάδα αμηνιφγεζεο Υξνλνδηάγξακκα δηαδηθαζίαο Τπάιιεινο πνπ ζα απαληήζεη ην εξσηεκαηνιφγην 70

71 Δξσηεκαηνιφγην Σεθκεξησηηθφ πιηθφ Πξφηαζε βειηίσζεο Έθζεζε αμηνιφγεζεο Δλεκεξσηηθφ πιηθφ Αθνινπζεί ε ζρεκαηηθή απεηθφληζε ηνπ δηαγξάκκαηνο ηάμεσλ γηα ηε Γηεχζπλζε Πνηφηεηαο θαη Απνδνηηθφηεηαο: 71

72 ρήκα : Σν δηάγξακκα ηάμεσλ ηεο πθηζηάκελεο θαηάζηαζεο ηεο Γηεύζπλζεο Πνηόηεηαο θαη Απνδνηηθόηεηαο 72

73 5.2.3 Η ξνή ησλ δηαδηθαζηψλ Καη ζηελ πεξίπησζε ησλ ιεηηνπξγηψλ ηεο Γηεχζπλζεο Πνηφηεηαο θαη Απνδνηηθφηεηαο ζα ρξεζηκνπνηήζνπκε ην δηάγξακκα IDEF3+entities (ζρήκαηα θαη ) πξνθεηκέλνπ λα δείμνπκε ηε δηαδνρή ησλ δηεξγαζηψλ θαη ην ξφιν πνπ παίδεη ε θάζε νληφηεηα ζε απηήλ. Ξεθηλάκε κε ηε δηαδηθαζία ηεο δηαρείξηζεο ηνπ ζπζηήκαηνο «Γηνίθεζε κέζσ ζηφρσλ», φπνπ νη εκπιεθφκελεο νξγαλσηηθέο νληφηεηεο είλαη νη αθφινπζεο: Γηεχζπλζε Πνηφηεηαο θαη Απνδνηηθφηεηαο Πξντζηάκελνο Γεληθήο Γηεχζπλζεο Πξντζηάκελνο Γηεχζπλζεο Πξντζηάκελνο Σκήκαηνο Μνλάδα Απνδνηηθφηεηαο Φνξέα Φνξέαο ηε δεχηεξε ιεηηνπξγία, ηελ εθαξκνγή ηνπ Κ.Π.Α. ζπκκεηέρνπλ νη εμήο νξγαλσηηθέο νληφηεηεο: Πνιηηηθή Ηγεζία Οκάδα Αμηνιφγεζεο Τπάιιεινη Γηεχζπλζε Πνηφηεηαο θαη Απνδνηηθφηεηαο Αθνινπζνχλ ηα δηάγξακκαηα IDEF3+entities ησλ δηαδηθαζηψλ ηεο δηαρείξηζεο ηνπ ζπζηήκαηνο «Γηνίθεζε κέζσ ζηφρσλ» θαη ηεο «Δθαξκνγήο ηνπ Κ.Π.Α.»: 73

74 <Γηαρείξηζε ηνπ ζπζηήκαηνο «Γηνίθεζε κέζσ ζηόρσλ»> <Τπνπξγόο> <Γηεύζπλζε Πνηόηεηαο Πνηόηεηαο θαη θαη Απνδνηηθόηεηαο> <Πξνηζηάκελνο Γεληθήο Γεληθήο Γηεύζπλζεο> <Πξνηζηάκελνο Γηεύζπλζεο> <Πξνηζηάκελνο Σκήκαηνο> Σκήκαηνο> <Μνλάδα <Μνλάδα Απνδνηηθόηεηαο Φνξέα> Φνξέα> Γλσζηνπνίεζε ηξαηεγηθώλ ζηόρσλ Αλάιπζε ηξαηεγηθώλ ζηόρσλ ζε ζηόρνπο Γεληθήο Γηεύζπλζεο Δλεκέξσζε Πξνηζηακέλσλ Γηεπζύλζεσλ γηα ζηόρνπο Γελ. Γηεύζ. Δμεηδίθεπζε ζηόρσλ ζε επίπεδν Γηεύζπλζεο Οξηζκόο ζηόρσλ ηκήκαηνο Οξηζκόο αηνκηθώλ ζηόρσλ ππαιιήισλ ΛΑΝΘΑΜΔΝΟΗ Έιεγρνο αηνκηθώλ ζηόρσλ ππαιιήισλ ΧΣΟΗ Δμαγσγή δεηθηώλ κέηξεζεο ύληαμε Έθζεζεο Απνινγηζκνύ Τπνβνιή Έθζεζεο Απνινγηζκνύ ζηνλ Τπνπξγό Παξαιαβή θνηλνπνίεζεο Έθζεζεο Απνινγηζκνύ ύληαμε έθζεζεο Γεκόζηαο Γηνίθεζεο Τπνβνιή Δθζεζεο Γεκόζηαο Γηνίθεζεο ζηνπο αξκόδηνπο θνξείο ρήκα : Σν δηάγξακκα IDEF3+entities γηα ηελ πθηζηάκελε θαηάζηαζε ηεο δηαδηθαζίαο ηεο δηαρείξηζεο ηνπ ζπζηήκαηνο «Γηαρείξηζε κέζσ ζηόρσλ» 74

75 <Δθαξκνγή ηνπ Κ.Π.Α.> <Πνιηηηθή <Πνιηηηθή εγεζία> εγεζία> <Οκάδα <Οκάδα Αμηνιόγεζεο> <Τπάιιεινη Φνξέσλ> Φνξέσλ> <Γηεύζπλζε Πνηόηεηαο Πνηόηεηαο θαη θαη Απνδνηηθόηεηαο> Οξηζκόο πεδίνπ Κ.Π.Α. πγθξόηεζε νκάδαο αμηνιόγεζεο Καζνξηζκόο ηξόπνπ ιεηηνπξγίαο νκάδαο Γηάζθάιηζε άκεζεο επηθνηλσλίαο κεηαμύ κειώλ νκάδαο Οξηζκόο ρξνλνδηαγξάκκαη νο δηαδηθαζίαο Δλεκέξσζε ζπκκεηέρνλησλ γηα ηε δηαδηθαζία αμηνιόγεζεο Γηαλνκή ελεκεξσηηθνύ πιηθνύ Πξνζδηνξηζκόο ζηνηρείσλ ηεθκεξίσζεο Καηαλνκή κειώλ ζε ππννκάδεο αμηνιόγεζεο Καζνξηζκόο ηξόπνπ ζπιινγήο απαξαίηεησλ ζηνηρείσλ ηεθκεξίσζεο Πξνζδηνξηζκόο ππαιιήισλ πνπ ζα απαληήζνπλ ηα εξσηεκαηνιόγηα Δπεμεξγαζία εξσηεκαηνινγίσλ Απάληεζε εξσηεκαηνινγίσλ πιινγή ζηνηρείσλ ηεθκεξίσζεο πεεξαθή πξνζρεδίνπ Έθζεζεο Αμηνιόγεζεο πδήηεζε γηα επηκέξνπο πξνζρέδηα έθζεζεο αμηνιόγεζεο ύληαμε εληαίαο Έθζεζεο Αμηνιόγεζεο Βαζκνιόγεζε παξαδεηγκάησλ, θξηηεξίσλ, ππνθξηηεξίσλ Δμαγσγή ζπκπεξαζκάησλ από ηελ Έθζεζε Αμηνιόγεζεο Πξνζδηνξηζκόο πξνηεξαηόηεηαο κέηξσλ πνιηηηθήο Καζνξηζκόο ζπγθεθξηκέλσλ δξάζεσλ βειηίσζεο θαη πξνζδηνξ. Υξνλνδηαγξ. Σαμηλόκεζε δξάζεσλ ελεξγεηώλ ζε δέζκεο ελεξγεηώλ Τπνβνιή ηεθκ. Τιηθνύ, έθζ. Αμηνι. Καη πξνηάζεσλ βειηίσζεο ΜΖ ΔΓΚΤΡΑ Έιεγρνο ζπλάθεηαο ππνβιεζέλησλ ζηνηρείσλ ΔΓΚΤΡΑ Σήξεζε ζηαηηζηηθώλ ζηνηρείσλ Δηζήγεζε γηα βξαβείν πνηόηεηαο ρήκα : Σν δηάγξακκα IDEF3+entities ηεο πθηζηάκελεο θαηάζηαζεο ηεο δηαδηθαζίαο «Δθαξκνγή ηνπ Κ.Π.Α.» 75

76 5.2.4 Ρνή εξγαζηψλ Η ξνή εξγαζηψλ δείρλεη ηηο θάζεηο απφ ηηο νπνίεο απνηειείηαη ε θάζε δηαδηθαζία πνπ παξάγεη έξγν γηα ηε Γηεχζπλζε Πνηφηεηαο θαη Απνδνηηθφηεηαο. Η πεξηγξαθή ηεο είλαη απαξαίηεηε πξνθεηκέλνπ λα θαηαλνήζνπκε πιήξσο ηελ πθηζηάκελε θαηάζηαζε ησλ δηαδηθαζηψλ θαη πξνθεηκέλνπ λα ηελ επεμεγήζνπκε κε πην ζαθή ηξφπν ζα ρξεζηκνπνηήζνπκε δηαγξάκκαηα ξνήο εξγαζίαο, ή δηαγξάκκαηα IDEF3 (ζρήκαηα θαη ), ηα νπνία απεηθνλίδνπλ ζρεκαηηθά ηε δηαδνρή ησλ δηεξγαζηψλ πνπ απαξηίδνπλ ηελ θάζε δηαδηθαζία. Οη δηεξγαζίεο απεηθνλίδνληαη κε ηεηξάγσλα ηα νπνία πεξηέρνπλ έλα φλνκα, θαζψο θαη αξίζκεζε, ε νπνία αληηζηνηρεί ζ εθείλε πνπ έρεη δνζεί ζηηο ελέξγεηεο ζην Γηάγξακκα Καηάηκεζεο Γηαδηθαζηψλ θαη Γηεξγαζηψλ ηνπ ζπζηήκαηνο. Η δηαδνρή ησλ ελεξγεηψλ θαίλεηαη κε βέιε πνπ μεθηλνχλ απφ κία ελέξγεηα θαη θαηαιήγνπλ ζε κία άιιε. ρεκαηηθά, ε ξνή εξγαζηψλ ηεο δηαδηθαζίαο ηεο δηαρείξηζεο ηνπ ζπζηήκαηνο «Γηνίθεζε κέζσ ζηφρσλ» αλαπαξίζηαηαη κε ηε βνήζεηα ηνπ παξαθάησ δηαγξάκκαηνο IDEF3: 76

77 Γλσζηνπνίεζε ζηξαηεγηθώλ ζηόρσλ 1.1. Αλάιπζε ζηξαηεγηθώλ ζηόρσλ ζε ζηόρνπο Γεληθήο Γηεύζπλζεο 1.2. Δλεκέξσζε ησλ Πξνηζηάκελσλ Γηεύζπλζεο γηα ηνπο ζηόρνπο ηεο Γελ. Γηεπζ Δμεηδίθεπζε ησλ ζηόρσλ ζε επίπεδν Γηεύζπλζεο 1.4. Οξηζκόο ζηόρσλ Σκήκαηνο 1.5. Οξηζκόο αηνκηθώλ ζηόρσλ ππαιιήισλ 1.6. Έιεγρνο αηνκηθώλ ζηόρσλ ππαιιήισλ από Γηεύζπλζε Απνδνηηθόηεηαο 1.7. XOR Δμαγσγή δεηθηώλ κέηξεζεο 1.8. Τπνβνιή Έθζεζεο Γεκόζηαο Γηνίθεζεο ζηνπο αξκόδηνπο θνξείο ύληαμε Έθζεζεο Γεκόζηαο Γηνίθεζεο Κνηλνπνίεζε Έθζεζεο Απνινγηζκνύ ζηε Γηεύζ. Πνηόηεηαο θαη Απνδνηηθόηεηαο Τπνβνιή Έθζεζεο Απνινγηζκνύ ζηνλ Τπνπξγό 1.10 ύληαμε Έθζεζεο Απνινγηζκνύ 1.9 ρήκα : Σν δηάγξακκα IDEF3 ηεο πθηζηάκελεο θαηάζηαζεο γηα ηε δηαδηθαζία ηεο δηαρείξηζεο ηνπ ζπζηήκαηνο «Γηνίθεζε κέζσ ζηόρσλ» πλερίδνπκε κε ηε δεχηεξε ιεηηνπξγία ηνπ ζπζηήκαηνο, ηελ εθαξκνγή ηνπ Κ.Π.Α., ηνπ νπνίνπ ε ξνή εξγαζηψλ πεξηγξάθεηαη ζρεκαηηθά κε ηε βνήζεηα ηνπ παξαθάησ δηαγξάκκαηνο IDEF3: 77

78 Οξηζκόο πεδίνπ Κ.Π.Α πγθξόηεζε Οκάδαο Αμηνιόγεζεο Καζνξηζκόο ηξόπνπ ιεηηνπξγίαο νκάδαο Γηαζθάιηζε άκεζεο επηθνηλσλίαο κεηαμύ ησλ κειώλ ηεο νκάδαο Οξηζκόο ρξνλνδηαγξάκκαηνο δηαδηθαζίαο Δλεκέξσζε ζπκκεηερόλησλ γηα ηε δηαδηθαζία αμηνιόγεζεο Γηαλνκή ελεκξσηηθνύ πιηθνύ Πξνζδηνξηζκόο ζηνηρείσλ ηεθκεξίσζεο Καηαλνκή κειώλ ζε ππννκάδεο αμηνιόγεζεο Καζνξηζκόο ηξόπνπ ζπιινγήο απαξαίηεησλ ζηνηρείσλ ηεθκεξίσζεο Σαμηλόκεζε δξάζεσλ βειηίσζεο ζε δέζκεο ελεξγεηώλ Τπνβνιή ηεθκ. Τιηθνύ, Έθζεζεο απηναμηνι. Καη Πξνηάζεσλ γηα δξάζεηο βειηίσζεο Έιεγρνο ζπλάθεηαο Έθζεζεο Αμηνιόγεζεο κε ηεθκεξησηηθό πιηθό XOR Σήξεζε ζηαηηζηηθώλ ζηνηρείσλ Πξνζδηνξηζκόο ππαιιήισλ πνπ ζα απαληήζνπλ ηα εξσηεκαηνιόγηα Καζνξ. ζπγθεθξ. δξάζεσλ βειηίσζεο θαη πξνζδηνξ. ζρεη. Υξνλνδηαγξάκκαηνο Δηζήγεζε γηα ην βξαβείν πνηόηεηαο Απάληεζε εξσηεκαηνινγίσλ Πξνζδηνξηζκόο πξνηεξαηόηεηαο κέηξσλ πνιηηηθήο Δπεμεξγαζία εξσηεκαηνινγίσλ Δμεγσγή ζπκπεξαζκάησλ από ηελ Έθζεζε Αμηνιόγεζεο Βαζκνιόγεζε Παξαδεηγκάησλ, Κξηηεξίσλ, Τπνθξηηεξίσλ ύληαμε εληαίαο Έθζεζεο Αμηνιόγεζεο πδήηεζε επηκέξνπο πξνζρεδίσλ έθζεζεο αμηνιόγεζεο πγγξαθή πξνζρεδίνπ Έθζεζεο Αμηνιόγεζεο πιινγή ζηνηρείσλ ηεθκεξίσζεο ρήκα : Σν δηάγξακκα IDEF3 ηεο πθηζηάκελεο θαηάζηαζεο ηεο δηαδηθαζίαο «Δθαξκνγή ηνπ Κ.Π.Α.» 78

79 5.3 Σκήκα Βηβιηνζήθεο ΤΠ.Δ.Γ.Α Η θαηάηκεζε ησλ ιεηηνπξγηψλ θαη ησλ δηεξγαζηψλ Η βηβιηνζήθε ηνπ ΤΠ.Δ.Γ.Α. εθηειεί, ζχκθσλα κε ηελ πθηζηάκελε θαηάζηαζε, ηξεηο δηαδηθαζίεο, νη νπνίεο ζα καο απαζρνιήζνπλ θαη θαηά ηε θάζε ηνπ αλαζρεδηαζκνχ, δεδνκέλνπ φηη νη δχν απφ απηέο γίλνληαη εμ νινθιήξνπ ρσξίο ηε ρξήζε Η/Τ, ελψ ε ηξίηε γίλεηαη κε εκηαπηνκαηνπνηεκέλν ηξφπν. Οη ιεηηνπξγίεο πνπ εθηεινχληαη απφ ην Σκήκα Βηβιηνζήθεο, θαζψο θαη νη δηεξγαζίεο απφ ηηο νπνίεο απνηεινχληαη, θαίλνληαη ζρεκαηηθά ζην παξαθάησ δηάγξακκα θαηάηκεζεο ιεηηνπξγηψλ θαη δηεξγαζηψλ (WBS diagram) (ζρήκα ). 79

80 Σκήκα Βηβιηνζήθεο ΤΠ.Δ.Γ.Α. 1. Σαμηλόκεζε βηβιίσλ 2. Γαλεηζκόο βηβιίσλ 3. Δπηζηξνθή βηβιίσλ 4. Παξαγγειία βηβιίσλ 1.1.θξάγηζκα βηβιίσλ 2.1. πκπιήξσζε Γειηίνπ Γαλεηζκνύ 3.1. πιινγή απνθόκκαηνο Γειηίνπ Γαλεηζκνύ 4.1. Παξαιαβή πξνηάζεσλ από Γηεύζπλζεηο Τπνπξγείνπ 1.2. Δηζαγσγή ζηνηρείσλ βηβιίνπ 2.2. Έιεγρνο θαηάζηαζεο δαλεηδόκελνπ 3.2 Έιεγρνο ζηνηρείσλ δαλεηδόκελνπ θαη βηβιίνπ 4.2. Παξαιαβή θαηαιόγσλ Δθδνηηθώλ Οίθσλ 1.3. Απόδνζε ηαμηλνκηθνύ αξηζκνύ 2.3. Έιεγρνο δηαζεζηκόηεηαο βηβιίνπ 3.3. Παξαιαβή βηβιίνπ πξνο επηζηξνθή 4.3. On-line ελεκέξσζε γηα λέεο θπθινθνξίεο 1.4. Έθδνζε θάξηαο κε ζηνηρεία βηβιίνπ 2.4. Έιεγρνο θαηάζηαζεο βηβιίνπ 4.4. Έιεγρνο δπλαηόηεηαο δαπάλεο κε Σκ. Οηθνλ. Γηαρείξηζεο 1.5. Σνπνζέηεζε βηβιίνπ ζην ξάθη 2.5. Δύξεζε ζέζεο βηβιίνπ ζην ξάθη 4.5. Γηακόξθσζε θαηαζηάζεσλ παξαγγειηώλ 2.6. Παξάδνζε βηβιίνπ 4.6. Έγθξηζε θαηαζηάζεσλ παξαγγειίαο από Γελ. Γξακκαηεία 2.7. Σειεθ. Δπηθνηλσλία κε ππαιιήινπο πνπ έρνπλ θαζπζηεξήζεη λα επηζηξέςνπλ βηβιία 4.7. Απνζηνιή παξαγγειίαο κε fax ζηνλ Δθδ. Οίθν 2.8. Δπηθνηλσλία κε άιιεο βηβιηνζήθεο θαη παξαπνκπή ηνπ ππαιιήινπ εθεί 4.8. Παξαιαβή βηβιίσλ 4.9. Έιεγρνο παξαιεθζέλησλ βηβιίσλ Δπηζηξνθή βηβιίσλ ζηνλ εθδνηηθό νίθν ρήκα : Σν δηάγξακκα θαηάηκεζεο δηαδηθαζηώλ θαη δηεξγαζηώλ ηεο πθηζηάκελεο θαηάζηαζεο ηνπ Σκήκαηνο Βηβιηνζήθεο 80

81 5.3.2 Η ζηαηηθή φςε ηνπ ζπζηήκαηνο Καη ζηελ πεξίπησζε ηνπ παξφληνο ππνζπζηήκαηνο, ην πξψην πξάγκα πνπ πξέπεη λα γίλεη γηα ηελ θαηαγξαθή ηεο πθηζηάκελεο θαηάζηαζεο είλαη ε πεξηγξαθή ηεο ζηαηηθήο όςεο ηνπ ζπζηήκαηνο. Ξεθηλάκε κε ην δηάγξακκα νληνηήησλ-ζπζρεηίζεσλ, ηνπ νπνίνπ ε θχξηα νληφηεηα είλαη ν Τπάιιεινο ηεο βηβιηνζήθεο, ν νπνίνο ζρεηίδεηαη κε ηηο ππφινηπεο νληφηεηεο ηνπ ζπζηήκαηνο, νη νπνίεο είλαη νη εμήο: Τιηθφ βηβιηνζήθεο Γαλεηδφκελνο Γειηίν δαλεηζκνχ Καηάινγνη εθδνηηθψλ νίθσλ Γηεπζχλζεηο ΤΠ.Δ.Γ.Α. Δθδνηηθφο νίθνο Κάξηα κε ζηνηρεία βηβιίνπ Σκήκα Οηθνλνκηθήο Γηαρείξηζεο Παξαθάησ θαίλεηαη ην δηάγξακκα νληνηήησλ ζπζρεηίζεσλ γηα ην Σκήκα Βηβιηνζήθεο ηνπ Τπνπξγείνπ: 81

82 Τιηθό βηβιηνζήθεο 1, n Λακβάλεη επηζηξνθέο Τιηθνύ βηβιηνζήθεο Παξαιακβάλεη Σαμηλνκεί Σκήκα Οηθνλνκηθήο Γηαρείξηζεο 1 Απνζηέιιεη θαηαζηάζεηο παξαγγειηώλ Γαλείδεη Τιηθό βηβιηνζήθεο 1, n Τπάιιεινο Τπνπξγείνπ 1, n Καξηα κε ζηνηρεία βηβιίνπ 1, n Δθδίδεη Τπάιιεινο βηβιηνζήθεο πγθεληξώλεη 1,n Γειηίν δαλεηζκνύ πκπιεξώλεη Δθδνηηθόο Οίθνο 1, n Απνζηέιιεη παξαγγειία Απνζηέιινπλ πξνηάζεηο Λακβάλεη 1, n Γηεπζύλζεηο ΤΠ.Δ.Γ.Α. 1, n Καηάινγνη εθδνηηθώλ νηίθσλ ρήκα : Σν δηάγξακκα νληνηήησλ-ζπζρεηίζεσλ ηεο πθηζηάκελεο θαηάζηαζεο ηνπ Σκήκαηνο Βηβιηνζήθεο Απφ ην δηάγξακκα νληνηήησλ ζπζρεηίζεσλ πξνθχπηεη ην δηάγξακκα ηάμεσλ γηα ηε βηβιηνζήθε, ην νπνίν απνηειείηαη απφ ηηο εμήο ηάμεηο: Τπάιιεινο Βηβιηνζήθεο Τιηθφ Βηβιηνζήθεο o o o Βηβιία Πεξηνδηθά ΦΔΚ Γειηίν Γαλεηζκνχ Γαλεηδφκελνο Καηάινγνο Δθδνηηθνχ Οίθνπ Γηεπζχλζε ΤΠ.Δ.Γ.Α. Δθδνηηθφο Οίθνο 82

83 Σκήκα Οηθνλνκηθήο Γηαρείξηζεο Κάξηα κε ζηνηρεία βηβιίνπ Σν δηάγξακκα ηάμεσλ γηα ηε βηβιηνζήθε θαίλεηαη ζην παξαθάησ ζρήκα: 83

84 ρήκα : Σν δηάγξακκα ηάμεσλ ηεο πθηζηάκελεο θαηάζηαζεο ηνπ Σκήκαηνο Βηβιηνζήθεο 84

85 5.3.3 Η ξνή ησλ δηαδηθαζηψλ ηνπ ζπζηήκαηνο Σν Σκήκα ηεο Βηβιηνζήθεο εθηειεί, ζχκθσλα κε ηελ πθηζηάκελε θαηάζηαζε, ηέζζεξηο ιεηηνπξγίεο, νη νπνίεο πεξηγξάθνληαη ζρεκαηηθά κε ηε βνήζεηα ηνπ δηαγξάκκαηνο IDEF3+ entities (ζρήκαηα , , θαη ) θαη νη νπνίεο ζα καο απαζρνιήζνπλ θαη θαηά ηε θάζε ηνπ αλαζρεδηαζκνχ. Σα δηαγξάκκαηα IDEF3+entities ηεο Βηβιηνζήθεο, θαίλνληαη παξαθάησ: <Σαμηλόκεζε βηβιίσλ> <Τπάιιεινο βηβιηνζήθεο> θξάγηζκά βηβιίσλ 1.1. Καηαρώξεζε ζηνηρείσλ βηβιίνπ 1.2. Απόδνζε ηαμηλνκηθν ύ αξηζκνύ 1.3. Έθδνζε θάξηαο κε ζηνηρεία βηβιίνπ 1.4. Σνπνζέηεζε βηβιίνπ ζην ξάθη 1.5. ρήκα : Σν δηάγξακκα IDEF3+entities ηεο πθηζηάκελεο θαηάζηαζεο ηεο δηαδηθαζίαο ηεο ηαμηλόκεζεο βηβιίσλ 85

86 <Γαλεηζκόο βηβιίσλ> <Τπάιιεινο βηβιηνζήθεο> <Γαλεηδόκελνο> πκπιήξσζε Γειηίνπ Γαλεηζκνύ 2.1. Έιεγρνο θαηάζηαζεο δαλεηδόκελνπ 2.2. ΓΔ ΥΡΧΣΑΔΗ ΒΗΒΛΗΟ Έιεγρνο δηάζεζηκόηεηαο βηβιίνπ 2.3. ΓΗΑΘΔΗΜΟ ΓΗΑΘΔΗΜΟ Δ ΑΛΛΖ ΒΗΒΛΗΟΘΖΚΖ Έιεγρνο θαηάζηαζεο βηβιίνπ 2.4. ΟΥΗ ΓΑΝΔΗΜΔΝΟ ΜΔ ΚΑΘΤΣΔΡΖΖ ΣΖΝ ΔΠΗΣΡΟΦΖ ΣΟΤ Σει. Δπηθνηλσλία κε άιιε βηβιηνζήθε θαη παξαπνκπή ππαιιήινπ 2.8. Δύξεζε ζέζεο βηβιίνπ ζην ξάθη 2.5. Σει. Δπηθνηλσλία κε δαλεηδόκελν 2.7 Παξάδνζε βηβιίνπ 2.6 Δπηζηξνθή βηβιίνπ 3 ρήκα : Σν δηάγξακκα IDEF3+entities γηα ηελ πθηζηάκελε θαηάζηαζε ηεο δηαδηθαζίαο ηνπ δαλεηζκνύ βηβιίσλ 86

87 <Δπηζηξνθή βηβιίνπ> <Τπάιιεινο βηβιηνζήθεο> <Γαλεηδόκελνο> Παξάδνζε απνθόκκαηνο Γειηίνπ Γαλεηζκνύ 3.1 Έιεγρνο ζηνηρείσλ δαλεηδόκελνπ θαη βηβιίνπ 3.2 Παξαιαβή βηβιίνπ πξνο επηζηξνθή 3.3 ρήκα : Σν δηάγξακκα IDEF3+entities ηεο πθηζηάκελεο θαηάζηαζεο ηεο δηαδηθαζίαο ηεο επηζηξνθήο βηβιίνπ 87

88 <Πξνκήζεηα βηβιίσλ> <Τπάιιεινο βηβιηνζήθεο> Παξαιαβή πξνηάζεσλ γηα βηβιία από ηηο Γηεπζύλζεηο 4.1. <Σκήκα Οηθνλνλνκηθήο Γηαρείξηζεο> <Γελ. Γξακκαηεία> Παξαιαβή θαηαιόγσλ Δθδνηηθώλ Οίθσλ 4.2. On-line ελεκέξσζε γηα λέεο θπθινθνξίεο 4.3. Έιεγρνο δπλαηόηεηαο δαπάλεο 4.4. Γηακόξθσζε παξαγγειίαο βηβιίσλ 4.5. ΜΖ ΔΓΚΡΗΖ Έιεγρνο θαηαζηάεσλ παξαγγειίαο 4.6. Απνζηνιή πααξαγειίαο πξνο ηνλ Δθδνηηθό Οίθν 4.7. ΔΓΚΡΗΖ Παξαιαβή βηβιίσλ παξαγγειίαο 4.8. Έιεγρνο παξαιεθζέλησ λ βηβιίσλ 4.9. ΠΑΡΑΓΓΔΛΗΑ ΧΣΖ ΠΑΡΑΓΓΔΛΗΑ ΛΑΝΘΑΜΔΝΖ Σαμηλόκεζε βηβιίσλ 1 Δπηζηξνθή βηβιίσλ ζηνλ εθδνηηθό νίθν ρήκα : Σν δηάγξακκα IDEF3+entities ηεο πθηζηάκελεο θαηάζηαζεο ηεο δηαδηθαζίαο ηεο πξνκήζεηαο βηβιίσλ 88

89 5.3.4 Η ξνή ησλ εξγαζηψλ ηνπ ζπζηήκαηνο Καη ζηελ πεξίπησζε ηεο βηβιηνζήθεο ζα ρξεηαζηνχκε ηε βνήζεηα ησλ δηαγξακκάησλ ξνήο εξγαζίαο ή IDEF3 (ζρήκαηα έσο ) πξνθεηκέλνπ λα αλαπαξαζηήζνπκε ηε ξνή ησλ εξγαζηψλ ησλ ηξηψλ ιεηηνπξγηψλ. Σα δηαγξάκκαηα απηά δηαθέξνπλ απφ ηα IDEF+entities ζην φηη ελδηαθέξνληαη κφλν γηα ηε ξνή ησλ δηεξγαζηψλ θαη φρη γηα ηηο νληφηεηεο πνπ ηηο εθηεινχλ. Η ξνή εξγαζηψλ ηεο δηαδηθαζίαο ηεο ηαμηλφκεζεο ησλ βηβιίσλ κπνξεί λα αλαπαξαζηαζεί ζρεκαηηθά κε ην παξαθάησ δηάγξακκα IDEF3: θξάγηζκα βηβιίνπ 1.1. Δηζαγσγή ζηνηρείσλ βηβιίνπ 1.2. Απόδνζε ηαμηλνκηθνύ αξηζκνύ 1.3. Έθδνζε θάξηαο κε ζηνηρεία βηβιίνπ 1.4. Σνπνζέηεζε βηβιίνπ ζην ξάθη 1.5. ρήκα : Σν δηάγξακκα IDEF3 ηεο πθηζηάκελεο θαηάζηαζεο ηεο δηαδηθαζίαο ηεο ηαμηλόκεζεο βηβιίσλ Αθνινπζεί ε ζρεκαηηθή αλαπαξάζηαζε ηεο ξνήο εξγαζηψλ ηεο δηαδηθαζίαο ηνπ δαλεηζκνχ κε ηε βνήζεηα ηνπ παξαθάησ δηαγξάκκαηνο IDEF3: 89

90 πκπιήξσζε Γειηίνπ Γαλεηζκνύ 2.1. Έιεγρνο θαηάζηαζεο δαλεηδόκελνπ 2.2. XOR Έιεγρνο δηαζεζηκόηεηαο βηβιίνπ 2.3 XOR Σει. Δπηθνηλσλία κε άιιε βηβιηνζήθε θαη παξαπνκπή δαλεηδνκέλνπ εθεί 2.8. Έιεγρνο θαηάζηαζεο βηβιίνπ 2.4. XOR Σει. Δπηθνηλσλία κε δαλεηδόκελν 2.7. Δύξεζε ζέζεο βηβιίνπ ζην ξάθη 2.5. Παξάδνζε βηβιίνπ 2.6. Δπηζηξνθή βηβιίνπ 3 ρήκα : Σν δηάγξακκα IDEF3 ηεο πθηζηάκελεο θαηάζηαζεο ηεο δηαδηθαζίαο ηνπ δαλεηζκνύ βηβιίσλ Η ηξίηε δηαδηθαζία πνπ εθηειεί ε βηβιηνζήθε είλαη ε επηζηξνθή ησλ δαλεηζκέλσλ βηβιίσλ, ε νπνία θαίλεηαη ζρεκαηηθά ζην παξαθάησ δηάγξακκα IDEF3: Παξάδνζε απνθόκκαηνο Γειηίνπ Γαλεηζκνύ 3.1 Έιεγρνο ζηνηρείσλ δαλεηδόκελνπ θαη βηβιίνπ 3.2 Παξαιαβή βηβιίνπ πξνο επηζηξνθή 3.3 Σαμηλόκεζε βηβιίνπ 1 ρήκα : Σν δηάγξακκα IDEF3 ηεο πθηζηάκελεο θαηάζηαζεο ηεο δηαδηθαζίαοηεο επηζηξνθήο βηβιίσλ Σέινο, ε ηέηαξηε δηαδηθαζία ηεο βηβιηνζήθεο ζχκθσλα κε ηελ πθηζηάκελε θαηάζηαζε είλαη ε πξνκήζεηα ησλ βηβιίσλ, ηεο νπνίαο ε ξνή εξγαζηψλ θαίλεηαη ζρεκαηηθά ζην παξαθάησ δηάγξακκα IDEF3: 90

91 Παξαιαβή πξνηάζεσλ γηα βηβιία από Γηεπζύλζεηο 4.1. Παξαιαβή θαηαιόγσλ εθδνηηθώλ νίθσλ 4.2. On-line ελεκέξσζε γηα λέεο θπθινθνξίεο 4.3. Έιεγρνο δπλαηόηεηαο δαπάλεο 4.4. Γηακόξθσζε παξαγγειίαο 4.5. Σαμηλόκεζε βηβιίσλ 1 Δπηζηξνθή βηβιίσλ ζηνλ εθδνηηθό νίθν Έιεγρνο θαηαζηάζεσλ παξαγγειίαο 4.6. XOR XOR Έιεγρνο παξαιεθζέλησλ βηβιίσλ 4.9. Παξαιαβή βηβιίσλ παξαγγειίαο 4.8. Απνζηνιή παξαγγειίαο πξνο ηνλ Δθδνηηθό Οίθν 4.7. ρήκα : Σν δηάγξακκα IDEF3 ηεο πθηζηάκελεο θαηάζηαζεο ηεο δηαδηθαζίαο ηεο πξνκήζεηαο βηβιίσλ 91

92 6 Ο αλαζρεδηαζκφο ησλ δηαδηθαζηψλ ηεο Γεληθήο Γηεχζπλζεο Γηνηθεηηθνχ Δθζπγρξνληζκνχ Μεηά απφ ηελ θαηαγξαθή θαη ηελ θαηαλφεζε ηεο πθηζηάκελεο θαηάζηαζεο κπνξνχκε λα πξνρσξήζνπκε ζηνλ αλαζρεδηαζκό ησλ δηαδηθαζηώλ πνπ έρνπκε δηαιέμεη λα αιιάμνπκε. Πξηλ πξνρσξήζνπκε ζηελ παξάζεζε ησλ λέσλ ζρεδίσλ, ζα πξέπεη λα αλαθέξνπκε κία ζεηξά απφ παξαδνρέο θαη παξαηεξήζεηο: Πξώηνλ θάζε Γηεχζπλζε θαη Οξγαλσηηθή Μνλάδα πνπ ππάγεηαη ζηε Γεληθή Γηεχζπλζε Γηνηθεηηθνχ Δθζπγρξνληζκνχ έρεη δηαθνξεηηθέο αλάγθεο θαη σο εθ ηνχηνπ, ν αλαζρεδηαζκφο ησλ δηαδηθαζηψλ ηεο πξέπεη λα γίλεη κε δηαθνξεηηθφ γλψκνλα θαη πξνζαλαηνιηζκέλε ζε δηαθνξεηηθά πνηνηηθά ραξαθηεξηζηηθά ηεο θάζε δηαδηθαζίαο. Σέηνηα πνηνηηθά ραξαθηεξηζηηθά κπνξεί λα είλαη ε ελίζρπζε ηνπ ειέγρνπ απφ πιεπξάο ηεο Γηεχζπλζεο θαη ζπλεπψο θαη ηεο δηαθάλεηαο, ε απινχζηεπζε ηεο δηαδηθαζίαο ή απιψο ε εθηέιεζε ηεο δηαδηθαζίαο κε πεξηζζφηεξν απηνκαηνπνηεκέλν ηξφπν. Γεύηεξνλ, απαξαίηεηε πξνυπφζεζε γηα ηελ εθηέιεζε θάπνησλ απφ ησλ αλαζρεδηαζκέλσλ δηαδηθαζηψλ είλαη ε αλάπηπμε εθαξκνγψλ ινγηζκηθνχ ή αθφκα θαη θάπνηνπ πιεξνθνξηαθνχ ζπζηήκαηνο πνπ ζα επηηξέπεη ηε κεραλνξγάλσζε ηεο Γεληθήο Γηεχζπλζεο θαη ηελ απηνκαηνπνίεζε ησλ δηαδηθαζηψλ πνπ εθηεινχληαη. Χο εθ ηνχηνπ, απαξαίηεηε πξνυπφζεζε γηα ηε ρξήζε ηνπ πξνο αλάπηπμε ινγηζκηθνχ είλαη ε χπαξμε ηνπ απαξαίηεηνπ πιηθνχ εμνπιηζκνχ ζε φιεο ηηο νξγαλσηηθέο κνλάδεο ηεο Γεληθήο Γηεχζπλζεο. Η παξαδνρή απηή επηηάζζεη ηελ πξνκήζεηα εμνπιηζκνχ γηα νξγαλσηηθέο κνλάδεο πνπ θαηά ηελ παξνχζα θαηάζηαζε δελ είλαη κεραλνγξαθεκέλεο. Δθηφο απφ ηελ πξνκήζεηα πιηθνχ, είλαη απαξαίηεην ζε απηέο ηηο πεξηπηψζεηο, λα πξνεγεζεί εθπαίδεπζε ησλ βαζηθψλ ρξεζηψλ ηνπ ινγηζκηθνχ ή ηνπ πιεξνθνξηαθνχ ζπζηήκαηνο πνπ ζα εθηειεί ηηο αλαζρεδηαζκέλεο δηαδηθαζίεο. Σξίηνλ, ζε πεξηπηψζεηο φπνπ ζηφρνο ηνπ αλαζρεδηαζκνχ είλαη ε κείσζε ησλ εθηππψζεσλ θαη ηεο ρξήζεο ραξηηνχ, ζα πξέπεη λα πξνεγεζεί ε ζεζκηθή θαζηέξσζε θαη ε ζέζε ζε ηζρχ ησλ ςεθηαθψλ ππνγξαθψλ ζηνλ ειιεληθφ δεκφζην ηνκέα, πξνθεηκέλνπ λα θαηαζηεί δπλαηή ε απνζηνιή θαη ιήςε επίζεκσλ εγγξάθσλ απνθιεηζηηθά κε ςεθηαθφ ηξφπν θαη ε εθηχπσζή ηνπο ζην ηέινο κφλν ηεο δηαδηθαζίαο. Η ζέζε ζε ηζρχ ησλ 92

93 ςεθηαθψλ ππνγξαθψλ ζην Γεκφζην Σνκέα απνηειεί ίζσο θαη κία απφ ηηο ζεκαληηθφηεξεο πξνυπνζέζεηο γηα ηελ επηηπρία φρη κφλν ηνπ ζπγθεθξηκέλνπ, αιιά γεληθφηεξα φισλ ησλ έξγσλ αλαζρεδηαζκνχ ησλ δεκφζησλ νξγαληζκψλ. Σέηαξηνλ, γηα ηελ εθαξκνγή ησλ αλαζρεδηαζκέλσλ δηαδηθαζηψλ πξέπεη ζε πνιιέο πεξηπηψζεηο λα αιιάμεη ν ηξφπνο αιιειεπίδξαζεο ηεο ελ ιφγσ νξγαλσηηθήο κνλάδαο κε άιιεο νξγαλσηηθέο κνλάδεο ή άιινπο θνξείο κε ηνπο νπνίνπο αιιειεπηδξά θαη επνκέλσο πξέπεη λα ιεθζεί ππφςε θαηά πφζν απηφ είλαη εθηθηφ απφ ηε δηθή ηνπο πιεπξά. Απηφ είλαη ηδηαίηεξα ζεκαληηθφ ζε πεξηπηψζεηο φπνπ ε νξγαλσηηθή κνλάδα πνπ εθηειεί θάπνηα δηαδηθαζία δε ζπκκεηέρεη ελεξγά ζηελ εθηέιεζή ηεο, αιιά έρεη κφλν ζρεδηαζηηθφ θαη επνπηηθφ ξφιν απέλαληη ζηνπο θνξείο πνπ ζπκκεηέρνπλ ελεξγά ζε απηήλ. Αθνινπζεί ε αλαιπηηθή πεξηγξαθή ησλ αλαζρεδηαζκέλσλ δηαδηθαζηψλ αλά νξγαλσηηθή κνλάδα θαη ε παξάζεζε ησλ αληίζηνηρσλ ζρεκάησλ. ε θάζε νξγαλσηηθή κνλάδα ζα πεξηγξάθνληαη κφλν νη φςεηο ηνπ ππνζπζηήκαηνο πνπ αλακέλεηαη λα αιιάμνπλ κεηά απφ ηνλ αλαζρεδηαζκφ. 6.1 Η Γηεχζπλζε Γηνηθεηηθψλ Μεηαξξπζκίζεσλ Καηά ηελ απνηχπσζε ηεο πθηζηάκελεο θαηάζηαζεο πξνέθπςε κία ζαθήο εηθφλα ησλ αλαγθψλ ηεο Γηεχζπλζεο Γηνηθεηηθψλ Μεηαξξπζκίζεσλ αλαθνξηθά κε ηηο δηαδηθαζίεο πνπ εθηειεί. Οη δηαδηθαζίεο ηεο ελ ιφγσ Γηεχζπλζεο είλαη ζε γεληθέο γξακκέο απιέο θαη δελ είλαη εθηθηφ λα απινπνηεζνχλ πεξαηηέξσ θαη λα κεησζνχλ ηα βήκαηα απφ ηα νπνία απνηεινχληαη. Απηφ νθείιεηαη θπξίσο ζην λνκηθφ πιαίζην πνπ δηέπεη ηε Γηεχζπλζε θαη ηηο δηαδηθαζίεο ηεο, ην νπνίν δελ επηηξέπεη λα παξαιεθζεί θαλέλα απφ ηα βήκαηα απφ ηα νπνία απνηεινχληαη νη δηαδηθαζίεο. Η απηνκαηνπνίεζε ησλ δηαδηθαζηψλ είλαη εθηθηή κφλν σο ην βαζκφ πνπ αθνξά ηελ κείσζε ησλ εθηππψζεσλ ησλ εγγξάθσλ θαη ηελ απνζηνιή ηνπο ζηνπο παξαιήπηεο ζε ειεθηξνληθή κνξθή. ηε ζπγθεθξηκέλε πεξίπησζε ν αλαζρεδηαζκφο αλακέλεηαη λα έρεη αμία γηα ηε Γηεχζπλζε κέζσ ηεο αχμεζεο ηνπ ειέγρνπ πνπ ζα αζθείηαη πάλσ ζηηο δηαδηθαζίεο. Με άιια ιφγηα, ν αλαζρεδηαζκφο ζηελ πεξίπησζε απηή ζηνρεχεη λα αιιάμεη ην ξφιν ηεο Γηεχζπλζεο ζηηο δηαδηθαζίεο απηέο θαη λα ηεο δψζεη ηε δπλαηφηεηα λα αζθεί κεγαιχηεξν έιεγρν ζηνπο Φνξείο κε ηνπο νπνίνπο 93

94 αιιειεπηδξά. Πην ζπγθεθξηκέλα, ν ζηφρνο είλαη λα ειέγρεη ε Γηεχζπλζε θαη λα παξαθνινπζεί ηα απνηειέζκαηα ησλ δηαδηθαζηψλ ηηο νπνίεο ηψξα εθηειεί, φπσο γηα παξάδεηγκα ηα απνηειέζκαηα ησλ εξγαζηψλ ησλ Οκάδσλ Γηνίθεζεο Έξγνπ, ησλ νπνίσλ ηε ζπγθξφηεζε έιεγμε θαη δηεθπεξαίσζε. Γηα κία αλαιπηηθή πεξηγξαθή ησλ αιιαγψλ πνπ πξναλαθέξζεθαλ, αιιά θαη πξνθεηκέλνπ λα θαηαλνήζνπκε πιήξσο ην λέν ηξφπν ιεηηνπξγίαο ηνπ ζπζηήκαηνο, είλαη απαξαίηεην λα αθνινπζήζεη αλάιπζε ησλ δηαδηθαζηψλ απφ φιεο ηηο φςεηο, νη νπνίεο κάιηζηα ζα εμεγεζνχλ θαιχηεξα κε ηε βνήζεηα ησλ θαηάιιεισλ ζρεκάησλ Καηάηκεζε δηαδηθαζηψλ θαη εξγαζηψλ ηνπ ζπζηήκαηνο Καζψο ν ζηφρνο ηνπ αλαζρεδηαζκνχ ζηελ πεξίπησζε ηεο Γηεχζπλζεο Γηνηθεηηθψλ Μεηαξξπζκίζεσλ είλαη ε ελίζρπζε ηνπ ειέγρνπ πάλσ ζηηο δηαδηθαζίαο θαη ζπλεπψο θαη ηεο δηαθάλεηαο ζηελ εθηέιεζή ηνπο, ην δηάγξακκα θαηάηκεζεο ησλ ιεηηνπξγηψλ θαη ησλ εξγαζηψλ ηνπ ζπζηήκαηνο (ζρήκα ) ζα πξέπεη λα δηαθνξνπνηεζεί γηα λα αληηθαηνπηξίδεη απηή ηελ αιιαγή. Η αιιαγή αθνξά ηφζν ηελ αιιαγή ησλ ήδε πθηζηάκελσλ δηαδηθαζηψλ κε ηελ πξνζζήθε θπξίσο λέσλ εξγαζηψλ θαη ηελ αιιαγή ηνπ ηχπνπ θάπνησλ απφ ηηο εξγαζίεο πνπ ήδε εθηεινχληαη, φζν θαη ηελ πξνζζήθε δχν λέσλ δηαδηθαζηψλ πνπ αθνξνχλ ηελ παξαθνινχζεζε θαη ηνλ έιεγρν ησλ πθηζηακέλσλ δηαδηθαζηψλ. Αθνινπζεί ην αλαζρεδηαζκέλν δηάγξακκα θαηάηκεζεο δηαδηθαζηψλ θαη δηεξγαζηψλ ηεο Γηεχζπλζεο Γηνηθεηηθψλ Μεηαξξπζκίζεσλ: 94

95 0. Γηεύζπλζε Γηνηθεηηθώλ Μεηαξπζκίζεσλ 1. Έληαμε έξγσλ ζην πξόγξακκα Πνιηηεία 2. Έιεγρνο ρεδίσλ ΚΤΑ γηα ηε ζύζηαζε Οκάδσλ Γηνίθεζεο Έξγσλ 3. Παξαθνινύζεζε θαη έιεγρνο πινπνίεζεο έξγσλ πξνγξάκκαηνο ΠΟΛΗΣΔΗΑ 4. Παξαθνινύζεζε θαη έιεγρνο απνηειεζκάησλ εξγαζηώλ Οκάδσλ Γηνίθεζεο Έξγσλ 1.1. Έθδνζε πξνζθιήζεσλ γηα Φνξείο 2.1. Παξαιαβή ρεδίνπ Τπνγεγξακκέλνπ από ηνλ Τπνπξγό 3.1. Έιεγρνο αλαθνξάο Φνξέα γηα πνξεία έξγσλ 4.1. Έιεγρνο ιίζηαο εξγαζηώλ πνπ εθηεινύληαη από Οκάδεο Γηνίθεζεο Έξγσλ 1.2. Έιεγρνο ζηνηρείσλ Σερληθώλ Γειηίσλ κε πξνηάζεηο Φνξέσλ 2.2. Γηελέξγεηα Διέγρσλ πκβαηόηεηαο θαη Οξζόηεηαο ρεδίνπ Πξάμεο 3.2. Έιεγρνο ηεθκεξησηηθνύ πιηθνύ γηα πνξεία έξγσλ 4.2. Έιεγρνο απνηειεζκάησλ εξγαζηώλ Οκάδσλ Γηνίθεζεο Έξγσλ 1.3. Παξάδνζε Σ.Γ. ηε Γξακκαηεία ηεο Δπηηξνπήο Γηνίθεζεο 2.3. Απνζηνιή Πξνηάζεσλ κε κνξθή Τπεξεζηαθνύ εκεηώκαηνο πξνο Πνιηηηθή Ζγεζία γηα ην ρέδην 3.3. Δλεκέξσζε πξνο Τπνπξγό γηα πνξεία έξγσλ 4.3. Έιεγρνο ηεθκεξησηηθνύ πιηθνύ γηα απνηειέζκαηα εξγαζηώλ 1.4. Παξαιαβή Τπνγεγξακκέλεο Απόθαζεο Έληαμεο ή Απόξξηςεο Έξγνπ από Γ. Γξακκαηεία 2.4. Παξαιαβή πξνηάζεσλ γηα ηξνπνπνίεζε ηνπ ρεδίνπ 4.4. Δλεκέξσζε πξνο Τπνπξγό γηα απνηειέζκαηα ελεξγεηώλ Οκάδσλ Γηνίθεζεο Έξγσλ 1.5. Απνζηνιή εγθπθιίσλ πξνο Φνξείο Τινπνίεζεο 2.5. Έιεγρνο αληηπξνηάζεσλ πνιηηηθήο εγεζίαο 1.6. Κνηλνπνίεζε Απόθαζεο ζην Φνξέα θαη ζηνλ Τπεύζπλν ηνπ Τπνπξνγξάκκαηνο 2.6. Απνζηνιή δηαβηβαζηηθνύ εγγξάθνπ θαη πξνώζεζε αληηπξνηάζεσλ 1.7. Κνηλνπνίεζε απόθαζεο έληαμεο έξγνπ ζην Σκήκα Πξνκεζεηώλ ηεο Γηεπζ. Οηθνλνκηθνύ 2.7. Απνζηνιή ζρεδίνπ ΚΤΑ ζε ειεθηξνληθή κνξθή 1.8.ύληαμε ππεξεζηαθνύ ζεκεηώκαηνο πξνο Γηεπζ. Οηθνλ. Σκήκα Πξνππνι Λήςε θνηλνπνίεζεο γηα απνζηνιή πηζηώζεσλ ζηνπο Φνξείο ρήκα : Σν δηάγξακκα θαηάηκεζεο ησλ δηαδηθαζηώλ θαη δηεξγαζηώλ ηεο Γηεύζπλζεο Γηνηθεηηθώλ Μεηαξξπζκίζεσλ κεηά από ηνλ αλαζρεδηαζκό 95

96 6.1.2 Η ζηαηηθή φςε ηνπ ζπζηήκαηνο ην ζεκείν απηφ είλαη απαξαίηεην λα παξαζέζνπκε ηελ πεξηγξαθή ηεο ζηαηηθήο φςεο ηνπ ζπζηήκαηνο, πνπ πεξηέρεη ηηο πιεξνθνξίεο ηνπ θαη αθνξά ζηελ πεξηγξαθή ησλ δεδνκέλσλ πνπ ζα απνζεθεπηνχλ ζε απηφ, ησλ ζπζρεηίζεσλ θαη ησλ πεξηνξηζκψλ πνπ πθίζηαληαη. Η ζηαηηθή φςε ηνπ ζπζηήκαηνο πεξηιακβάλεη ηα λέα δηαγξάκκαηα νληνηήησλ ζπζρεηίζεσλ (ζρήκα ) θαη ηάμεσλ (ζρήκα )ηνπ ζπζηήκαηνο, ηα νπνία ζα πεξηγξαθνχλ ζρεκαηηθά θαη κε ιφγηα παξαθάησ. Σν λέν δηάγξακκα νληνηήησλ ζπζρεηίζεσλ ηνπ ζπζηήκαηνο έρεη εκπινπηηζηεί κε ηελ πξνζζήθε λέσλ νληνηήησλ πνπ πξνέθπςαλ απφ ηηο λέεο δηαδηθαζίεο ηνπ ζπζηήκαηνο, θαζψο θαη ζρέζεσλ αλάκεζά ηνπο. πγθεθξηκέλα, νη λέεο νληφηεηεο ηνπ ζπζηήκαηνο είλαη νη αθφινπζεο: Δλεκεξσηηθέο εγθχθιηνη Σεθκεξησηηθφ πιηθφ γηα απνηειέζκαηα εξγαζηψλ Οκάδσλ Γηνίθεζεο Έξγσλ Σεθκεξησηηθφ πιηθφ γηα πνξεία έξγσλ πξνγξάκκαηνο ΠΟΛΙΣΔΙΑ Λίζηα εξγαζηψλ πνπ εθηεινχληαη απφ Οκάδεο Γηνίθεζεο Έξγσλ Απνηειέζκαηα εξγαζηψλ Οκάδσλ Γηνίθεζεο Έξγσλ Πνξεία έξγσλ πξνγξάκκαηνο ΠΟΛΙΣΔΙΑ ην ζρήκα νληνηήησλ ζπζρεηίζεσλ πνπ αθνινπζεί θαίλνληαη νη νληφηεηεο ηνπ ζπζηήκαηνο, θαζψο θαη νη ζρέζεηο πνπ ηηο ζπλδένπλ: 96

97 1, n Απόθαζεηο γηα έληαμε έξγσλ 0, n 0, n 1, n 1, n Πξνηάζεηο γηα ηξνπνπνίεζε ζρεδίνπ ΚΤΑ Κνηλνπνίεζε γηα κεηαθνξά πηζηώζεσλ πξνο Φνξείο ρέδην ΚΤΑ 1, n Σεθκεξησηηθό πιηθό γηα απνηειέζκαηα εξγαζηώλ Οκάδσλ Γηνίθεζεο Έξγσλ Σεθκεξησηηθό Τιηθό γηα πνξεία έξγσλ πξνγξάκαηνο ΠΟΛΗΣΔΗΑ Κνηλνπνηεί Λακβάλεη Απνζηέιιεη ζε ειεθηξνληθή κνξθή 1 Λίζηα εξγαζηώλ πνπ εθηεινύληαη από Οκάδεο Γηνίθεζεο Έξγσλ 1, n Πξνζθιήζεηο γηα ππνβνιή πξνηάζεσλ Δθδίδεη 1, n Γηνηθεηηθόο Τπάιιεινο Διέγρεη Δλεκεξώλεη Τπνπξγό γηα 1, n 1, n Απνηειέζκαηα εξγαζηώλ Οκάδσλ Γηνίθεζεο Έξγσλ Πνξεία έξγσλ πξνγξάκκαηνο ΠΟΛΗΣΔΗΑ πληάζζεη 0, n Τπεξεζηαθά ζεκεηώκαηα γηα κεηαθνξά πηζηώζεσλ ζηνπο Φνξείο Απνζηέιιεη Πξνηάζεηο γηα ρέδην ΚΤΑ 1, n 0, n Πξνηάζεηο ζε κνξθή Σερληθνύ Γειηίνπ γηα έληαμε έξγσλ ρήκα : Σν δηάγξακκα νληνηήησλ-ζπζρεηίζεσλ ηεο Γηεύζπλζεο Γηνηθεηηθώλ Μεηαξξπζκίζεσλ κεηά από ηνλ αλαζρεδηαζκό Σν δηάγξακκα ηάμεσλ ηνπ ζπζηήκαηνο έρεη επίζεο εκπινπηηζηεί κε λέεο ηάμεηο θαη λέεο ζρέζεηο πνπ ηηο ζπλδένπλ. Οη λέεο ηάμεηο ηνπ ζπζηήκαηνο είλαη νη αθφινπζεο: Σεθκεξησηηθφ πιηθφ γηα απνηειέζκαηα εξγαζηψλ Οκάδσλ Γηνίθεζεο Έξγνπ Σεθκεξησηηθφ πιηθφ γηα πνξεία έξγσλ πξνγξάκκαηνο ΠΟΛΙΣΔΙΑ Απνηειέζκαηα εξγαζηψλ Οκάδσλ Γηνίθεζεο Έξγσλ Λίζηα εξγαζηψλ Οκάδσλ Γηνίθεζεο Έξγσλ Δξγαζία Οκάδαο Γηνίθεζεο Έξγσλ Δλεκεξσηηθή εγθχθιηνο Πνξεία έξγσλ πξνγξάκκαηνο ΠΟΛΙΣΔΙΑ Αθνινπζεί ην δηάγξακκα ηάμεσλ ηνπ ζπζηήκαηνο, ζην νπνίν θαίλνληαη νη ηάμεηο ηνπ θαη νη ζρέζεηο αλάκεζά ηνπο: 97

98 ρήκα : Σν δηάγξακκα ηάμεσλ ηεο Γηεύζπλζεο Γηνηθεηηθώλ Μεηαξξπζκίζεσλ κεηά από ηνλ αλαζρεδηαζκό 98

99 6.1.3 Η πεξηγξαθή ηνπ πιαηζίνπ ηνπ ζπζηήκαηνο Μία γεληθή ζεψξεζε ηεο ιεηηνπξγίαο ηεο Γηεχζπλζεο Γηνηθεηηθψλ Μεηαξξπζκίζεσλ κπνξεί λα πξνζθέξεη ην δηάγξακκα IDEFØ κεδεληθνχ επηπέδνπ (ζρήκα ), ην νπνίν καο δείρλεη ηηο εηζξνέο θαη εθξνέο ηνπ ζπζηήκαηνο, θαζψο θαη ηνπο κεραληζκνχο θαη ειέγρνπο ηνπ. ην παξφλ ζχζηεκα, νη εηζξνέο είλαη ην ζρέδην ΚΤΑ γηα ζχζηαζε Οξγάλσλ Γηνίθεζεο Έξγσλ θαη ε αλάγθε γηα έληαμε έξγσλ ζην πξφγξακκα ΠΟΛΙΣΔΙΑ, νη εθξνέο είλαη ηα εληαγκέλα έξγα ζην πξφγξακκα ΠΟΛΙΣΔΙΑ, ε ζχζηαζε Οξγάλσλ Γηνίθεζεο Έξγσλ θαη ε ελεκέξσζε πξνο ηνλ Τπνπξγφ. Ο κεραληζκφο ηνπ ζπζηήκαηνο είλαη ν Γηνηθεηηθφο Τπάιιεινο θαη νη έιεγρνη είλαη ε ζπκβαηφηεηα θαη νξζφηεηα ηνπ ζρεδίνπ ΚΤΑ θαη ησλ πξνηάζεσλ έξγσλ. Σν δηάγξακκα IDEFØ γηα ηε ιεηηνπξγία ηεο Γηεχζπλζεο Γηνηθεηηθψλ Μεηαξξπζκίζεσλ θαίλεηαη παξαθάησ: πκβαηόηεηα θαη νξζόηεηα ρεδίνπ ΚΤΑ πκβαηόηεηα θαη νξζόηεηα πξνηάζεσλ έξγσλ ρέδην ΚΤΑ γηα ζύζηαζε Οξγάλσλ Γηνίθεζεο Έξγσλ Λεηηνπξγία Γηεύζπλζεο Γηνηθεηηθώλ Μεηαξξπζκίζεσλ Αλάγθε γηα έληαμε έξγσλ ζην πξόγξακκα ΠΟΛΗΣΔΗΑ 0 Έξγα εληαγκέλα ζην πξόγξακκα ΠΟΛΗΣΔΗΑ ύζηαζε Οξγάλσλ Γηνίθεζεο Έξγσλ Δλεκέξσζε πξνο Τπνπξγό Γηνηθεηηθόο ππάιιεινο ρήκα : Σν δηάγξακκα IDEFØ κεδεληθνύ επηπέδνπ ηεο Γηεύζπλζεο Γηνηθεηηθώλ Μεηαξξπζκίζεσλ κεηά από ηνλ αλαζρεδηαζκό Σν δηάγξακκα IDEFØ επηπέδνπ 1 (ζρήκα ) πξνζθέξεη κία γεληθή ζεψξεζε ηεο ιεηηνπξγίαο ηεο θάζε κίαο απφ ηηο δηαδηθαζίεο ηνπ ζπζηήκαηνο θαη δείρλεη πψο νη δηαδηθαζίεο ζπλδένληαη θαη δηαδέρνληαη ε κία ηελ άιιε. Οη δηαδηθαζίεο αλαπαξίζηαληαη κε ηεηξάγσλα θαη ηα βέιε ζηα αξηζηεξά θαη δεμηά δείρλνπλ ηηο εηζξνέο θαη εθξνέο ηνπο. Σα 99

100 βέιε ζην πάλσ θαη θάησ κέξνο ησλ δηαδηθαζηψλ δείρλνπλ ηνπο ειέγρνπο θαη ηνπο κεραληζκνχο πνπ παίξλνπλ κέξνο ζε απηέο. ην παξαθάησ δηάγξακκα θαίλεηαη ην δηάγξακκα IDEFØ επηπέδνπ 1 ηνπ ζπζηήκαηνο. 100

101 Οξζόηεηα θαη ζπκβαηόηεηα ζρεδίνπ ΚΤΑ Αλάγθε έληαμεο έξγσλ ζην πξόγξακκα ΠΟΛΗΣΔΗΑ Οξζόηεηα θαη ζπκβαηόηεηα πξνηάζεσλ έξγσλ Έληαμε έξγσλ ζην πξόγξακκα Πνιηηεία Γηνηθεηηθόο Τπάιιεινο 1 Δληαγκέλα έξγα ζην πξόγξακκα ΠΟΛΗΣΔΗΑ Δληαγκέλα έξγα ζην πξόγξακκα ΠΟΛΗΣΔΗΑ Μεηαθνξά πηζηώζεσλ ζηνπο Φνξείο ρέδην ΚΤΑ γηα ζύζηαζε Οκάδσλ Γηνίθεζεο Έξγσλ Πνζνζηό πινπνίεζεο έξγσλ Παξαθνινύζεζε θαη έιεγρνο πινπνίεζεο έξγσλ πξνγξάκκαηνο ΠΟΛΗΣΔΗΑ 3 Έιεγρνο ρεδίσλ ΚΤΑ γηα ηε ζύζηαζε Οκάδσλ Γηνίθεζεο Έξγσλ Γηνηθεηηθόο Τπάιιεινο Δλεκέξσζε πξνο Τπνπξγό γηα πνξεία έξγσλ 2 Γηνηθεηηθέο νκάδεο Γηνηθεηηθέο νκάδεο Απνηειέζκαηα εξγαζηώλ Οκάδσλ Γηνίθεζεο Έξγσλ Παξαθνινύζεζε θαη έιεγρνο απνηειεζκάησλ εξγαζηώλ δηνηθεηηθώλ νξγάλσλ Γηνθεηηθόο Τπάιιεινο 4 Δλεκέξσζε πξνο Τπνπξγό γηα απνηειέζκαηα εξγαζηώλ Οκάδσλ Γηνίθεζεο Έξγσλ Γηνηθεηηθόο Τπάιιεινο ρήκα : Σν δηάγξακκα IDEFØ πξώηνπ επηπέδνπ ηεο Γηεύζπλζεο Γηνηθεηηθώλ Μεηαξξπζκίζεσλ κεηά από ηνλ αλαζρεδηαζκό 101

102 Σν δηάγξακκα πεξηπηψζεσλ ρξήζεο (ζρήκα ), ηέινο, πεξηγξάθεη επίζεο ηε ιεηηνπξγία ηνπ ζπζηήκαηνο, αιιά απηή ηε θνξά απφ ηε ζθνπηά ησλ εξγαζηψλ πνπ εθηειεί θαη φρη ηνπ ηξφπνπ κε ηνλ νπνίν ηηο εθηειεί. Απ φ,ηη θαίλεηαη ζην δηάγξακκα πνπ αθνινπζεί, φιεο ηηο πεξηπηψζεηο ρξήζεο ηνπ ζπζηήκαηνο ηηο εθηειεί ν δηνηθεηηθφο ππάιιεινο. Δηδηθά κεηά ηελ εθαξκνγή ηνπ έξγνπ ηνπ αλαζρεδηαζκνχ, ν δηνηθεηηθφο ππάιιεινο έρεη επηθνξηηζηεί κε ηελ εθηέιεζε ελφο απμεκέλνπ αξηζκνχ ειέγρσλ. Απηφ ζα θαηαζηεί δπλαηφ κε ηελ απηνκαηνπνίεζε ελφο κεγάινπ κέξνπο ησλ ειέγρσλ θαη ησλ δηεξγαζηψλ πνπ εθηεινχληαη κέζσ ινγηζκηθνχ πνπ ζα εγθαηαζηαζεί γη απηφ ην ζθνπφ. Αθνινπζεί ην δηάγξακκα πεξηπηψζεσλ ρξήζεο ηεο Γηεχζπλζεο Γηνηθεηηθψλ Μεηαξξπζκίζεσλ: 102

103 Έθδνζε πξνζθιήζεσλ γηα Φνξείο <<include>> <<include>> Έιεγρνο ζηνηρείσλ Σερληθώλ Γειηίσλ κε πξνηάζεηο Φνξέσλ <<include>> Παξάδνζε Σ.Γ. ζηε γξακκαηεία Σερληθήο Γηνίθεζεο <<include>> <<include>> Γηνηθ. Τπάιιεινο Έληαμε έξγσλ ζην πξόγξακκα ΠΟΛΗΣΔΗΑ <<include>> Απνζηνιή εγθπθιίσλ πξνο Φνξείο Τινπνίεζεο Παξαιαβή ππνγεγξακ. απόθαζεο έληαμεο ή απόξηςεο έξγνπ Έιεγρνο ζρεδίσλ ΚΤΑ γηα ηε ζύζηαζε Οκάδσλ Γηνίθεζεο Έξγνπ <<include>> Παξαιαβή ζρεδίνπ ππνγεγξακκέλνπ από ηνλ Τπνπξγό <<include>> Κνηλνπνίεζε απόθαζεο ζην Σκήκα Πξνππνινγηζκνύ <<include>> <<include>> Κνηλνπνίεζε απόθαζεο ζην Φνξέα θαη Τπεύζ. Τπνπξνγξ. Παξαθνινύζεζε απνηειεζκάησλ εξγαζηώλ Οκάδσλ Γηνίθεζεο Έξγνπ Παξαθνινύζεζε πινπνίεζεο έξγσλ πξνγξάκκαηνο ΠΟΛΗΣΔΗΑ <<include>> <<include>> <<include>> <<include>> Έιεγρνο ζπκβαηόηεηαο θαη νξζόηεηαο Κνηλνπνίεζε απόθαζεο έληαμεο Λήςε ζην θνηλνπνίεζεο γηα κεηαθνξά Σκήκα Πξνκεζεηώλ πηζηώζεσλ <<include>> <<include>> <<include>> <<include>> Παξαιαβή πξνηάζσλ γηα Έιεγρνο αλαθνξάο Φνξέα γηα πνξεία ηξνπνπνίεζε ρεδίνπ έξγσλ Απνζηνιή πξνηάζεσλ γηα ην ρέδην Έιεγρνο ιίζηαο εξγαζηώλ δοκάδσλ Γηνίθεζεο Έξγνπ <<include>> Δλεκέξσζε πξνο Τπνπξγό Απνζηνιή ζρεδίνπ ΚΤΑ ζε ειεθηξνληθή κνξθή Δλεκέξσζε πξνο Τπνπξγό Έιεγρνο ηεθκεξησηηθνύ πιηθνύ Έιεγρνο απνηειεζκάησλ εξγαζηώλ Οκάδσλ Γηνίθεζεο Έξγνπ <<include>> Έιεγρνο ηεθκεξησηηθνύ πιηθνύ ρήκα : Σν δηάγξακκα πεξηπηώζεσλ ρξήζεο ηεο Γηεύζπλζεο Γηνηθεηηθώλ Μεηαξξπζκίζεσλ κεηά από ηνλ αλαζρεδηαζκό 103

104 6.1.4 Η δπλακηθή φςε ηνπ ζπζηήκαηνο Ρνή δηαδηθαζηψλ Η αλάιπζε ησλ λέσλ δηαδηθαζηψλ ηνπ ζπζηήκαηνο ζε εξγαζίεο γίλεηαη κε ηε βνήζεηα ηνπ δεπηέξνπ επηπέδνπ ηνπ δηαγξάκκαηνο IDEFØ (ζρήκαηα έσο ). Σν δηάγξακκα απηφ δείρλεη εθηφο απφ ηελ αιιεινπρία ησλ εξγαζηψλ κέζα ζηελ θάζε κία απφ ηηο ηέζζεξηο δηαδηθαζίεο ηνπ ζπζηήκαηνο, ηηο εηζξνέο θαη εθξνέο ηνπο, αιιά θαη ηνπο κεραληζκνχο θαη ειέγρνπο πνπ δηέπνπλ ηελ εθηέιεζή ηνπο. Αθνινπζνχλ ηα δηαγξάκκαηα IDEFØ γηα ηηο ηέζζεξηο λέεο ιεηηνπξγίεο ηνπ ζπζηήκαηνο ηεο Γηεχζπλζεο Γηνηθεηηθψλ Μεηαξξπζκίζεσλ: 104

105 Έθδνζε πξνζθιήζεσλ γηα Φνξείο Γηνηθεηηθόο Τπάιιεινο 1.1 Πξνζθιήζεηο γηα Φνξείο Οξζόηεηα θαη ζπκβαηόηεηα πξνηάζεσλ Έιεγρνο ζηνηρείσλ Σερληθώλ Γειηίσλ κε πξνηάζεηο Φνξέσλ Διεγκέλα Σ.Γ. Με πξνηάζεηο Φνξέσλ 1.2 Σ.Γ. Τπνβιεζέλ Γηνηθεηηθόο Τπάιιεινο Παξάδνζε Σ.Γ. ηε Γξακκαηεία ηεο Σερληθήο Γηνίθεζεο Γηνηθεηηθόο Τπάιιεινο 1.3 Παξαιαβή Τπνγεγξακκέλεο Απόθαζεο Έληαμεο ή Απόξξηςεο Έξγνπ από Γ. Γξακκαηεία Έξγα εληαγκέλα ή απνξηθζέληα 1.4 Απνζηνιή εγθπθιίσλ πξνο Γηνηθεηηθόο Φνξείο Τινπνίεζεο Τπάιιεινο 1.5 Δλεκεξσκέλνη Φνξείο Τινπνίεζεο Γηνηθεηηθόο Τπάιιεινο Φνξέαο θαη Τπεύζ. Τπνπξ. ελεκεξσκέλνο Μξηαθνξά πηζηώζεσλ ζηνπο Φνξείο Λήςε θνηλνπνίεζεο γηα κεηαθνξά πηζηώζεσλ ζηνπο Φνξείο Γηνηθεηηθόο Τπάιιεινο Σκήκα Πξνππνινγηζκνύ ελεκεξσκέλν 1.9 ύληαμε ππεξεζηαθνύ ζεκεηώκαηνο πξνο Γηεπζ. Οηθνλ. Σκήκα Πξνππνι. Γηνηθεηηθόο Τπάιιεινο Σκήκα Πξνκεζεηώλ ελεκεξσκέλν 1.8 Κνηλνπνίεζε απόθαζεο έληαμεο έξγνπ ζην Σκήκα Πξνκεζεηώλ ηεο Γηεπζ. Οηθνλνκηθνύ Γηνηθεηηθόο Τπάιιεινο 1.7 Κνηλνπνίεζε Απόθαζεο ζην Φνξέα θαη ζηνλ Τπεύζπλν ηνπ Τπνπξνγξάκκαηνο Γηνηθεηηθόο Τπάιιεινο 1.6 ρήκα : Σν δηάγξακκα IDEFØ δεύηεξνπ επηπέδνπ ηεο αλαζρεδηαζκέλεο δηαδηθαζίαο «Έληαμε έξγσλ ζην πξόγξακκα ΠΟΛΙΣΔΙΑ» 105

106 Παξαιαβή ρεδίνπ Τπνγεγξακκέλνπ από ηνλ Τπνπξγό Γηνηθεηηθόο Τπάιιεινο ρέδην Τπνγεγξακκέλν 2.1 πκβαηόηεηα θαη νξζόηεηα ρεδίνπ Πξάμεο Γηελέξγεηα Διέγρσλ πκβαηόηεηαο θαη Οξζόηεηαο ρεδίνπ Πξάμεο Γηνηθεηηθόο Τπάιιεινο 2.2 ρέδην Πξάμεο ειεγκέλν Πξνηάζεηο γηα ρέδην απεζηαικέλεο πξνο Πνιηηηθή Ζγεζία Απνζηνιή Πξνηάζεσλ κε κνξθή Τπεξεζηαθνύ εκεηώκαηνο πξνο Πνιηηηθή Ζγεζία γηα ην ρέδην 2.3 Παξαιαβή πξνηάζεσλ γηα ηξνπνπνίεζε ηνπ ρεδίνπ Γηνηθεηηθόο Τπάιιεινο 2.4 Γηνηθεηηθόο Τπάιιεινο Πξνηάζεηο ηξνπνπνίεζεο δηαζέζηκεο Απνζηνιή ζρεδίνπ ΚΤΑ ζε ειεθηξνληθή κνξθή 2.5 ρέδην ΚΤΑ απεζηαικέλν Γηνηθεηηθόο Τπάιιεινο ρήκα : Σν δηάγξακκα IDEFØ δεύηεξνπ επηπέδνπ ηεο αλαζρεδηαζκέλεο δηαδηθαζίαο «Έιεγρνο ζρεδίσλ ΚΤΑ γηα ηε ζύζηαζε Οκάδσλ Γηνίθεζεο Έξγσλ» 106

107 Έξγα εληαγκέλα ζην πξόγξακκα ΠΟΛΗΣΔΗΑ Πνζνζηό νινθιήξσζεο έξγσλ Έιεγρνο αλαθνξάο Φνξέα γηα πνξεία έξγσλ Γηνηθεηηθόο Τπάιιεινο 3.1 Πνξεία έξγσλ ειεγκέλε πλάθεηα ηεθκεξησηηθνύ πιηθνύ Έιεγρνο ηεθκεξησηηθνύ πιηθνύ γηα πνξεία έξγσλ Γηνηθεηηθόο Τπάιιεινο 3.2 Σεθκεξησηηθό πιηθό ειεγκέλν Δλεκέξσζε πξνο Τπνπξγό γηα πνξεία έξγσλ 3.3 Τπνπξγόο ελεκεξσκέλνο Γηνηθεηηθόο Τπάιιεινο ρήκα : Σν δηάγξακκα IDEFØ δεύηεξνπ επηπέδνπ ηεο αλαζρεδηαζκέλεο δηαδηθαζίαο ηεο παξαθνινύζεζεο ηεο πνξείαο ησλ έξγσλ ηνπ πξνγξάκκαηνο ΠΟΛΙΣΔΙΑ ύζηαζε Οκάδσλ Γηνίθεζεο Έξγσλ Λίζηα εξγαζηώλ Οκάδσλ Γηνίθεζεο Έξγσλ Έιεγρνο ιίζηαο εξγαζηώλ πνπ εθηεινύληαη από Οκάδεο Γηνίθεζεο Έξγσλ Γηνηθεηηθόο Τπάιιεινο 4.1 Λίζηα εξγαζηώλ ειεγκέλε Απνηειέζκαηα εξγαζηώλ Οκάδσλ Γηνίθεζεο Έξγσλ Έιεγρνο απνηειεζκάησλ εξγαζηώλ Οκάδσλ Γηνίθεζεο Έξγσλ Γηνηθεηηθόο Τπάιιεινο Απνηειέζκαηα εξγαζηώλ Οκάδσλ Γηνίθεζεο Έξγσλ ειεγκέλα 4.2 πλάθεηα ηεθκεξησηηθνύ πιηθνύ κε απνηειέζκαηα εξγαζηώλ Έιεγρνο ηεθκεξησηηθνύ πιηθνύ γηα απνηειέζκαηα εξγαζηώλ Γηνηθεηηθόο Τπάιιεινο 4.3 Σεθκεξησηηθό πιηθό ειεγκέλν Τπνπξγόο ελεκεξσκέλνο Δλεκέξσζε πξνο Τπνπξγό γηα απνηειέζκαηα ελεξγεηώλ Οκάδσλ Γηνίθεζεο Έξγσλ 4.4 Γηνηθεηηθόο Τπάιιεινο ρήκα : Σν δηάγξακκα IDEFØ ηεο αλαζρεδηαζκέλεο δηαδηθαζίαο ηεο παξαθνινύζεζεο ησλ απνηειεζκάησλ ησλ εξγαζηώλ ησλ Οκάδσλ Γηνίθεζεο Έξγνπ 107

108 Γηα κεγαιχηεξε ιεπηνκέξεηα ζηελ αλάιπζε ησλ λέσλ δηαδηθαζηψλ ηνπ ζπζηήκαηνο ρξεζηκνπνηνχκε ηα δηαγξάκκαηα IDEF3+entities, ηα νπνία, εθηφο απφ ηε ξνή ησλ δηαδηθαζηψλ, δείρλνπλ θαη ηνλ ηχπν ηεο θάζε εξγαζίαο πνπ εθηειείηαη ζηα πιαίζηά ηνπο, ηελ νξγαλσηηθή νληφηεηα πνπ ηελ εθηειεί, αιιά θαη ηηο δηαθνξεηηθέο εθβάζεηο (ζελάξηα) πνπ κπνξεί λα έρεη ε πνξεία κίαο δηαδηθαζίαο. Παξαθάησ θαίλνληαη ηα δηαγξάκκαηα IDEF3+entities πνπ πεξηγξάθνπλ ηε ξνή ησλ δηαδηθαζηψλ ηνπ ζπζηήκαηνο. 108

109 109 <Έληαμε έξγσλ ζην πξόγξακκα ΠΟΛΗΣΔΗΑ> <Γηνηθ. Τπάιιεινο Γηεπζ. Γηνηθ. Μεηαξξπζκίζεσλ> <Φνξέαο> <Γξακκαηεία Δπηηξνπήο Γηνίθεζεο> <Δπηηξνπή Γηνίθεζεο> <Τπ. Τπνπξνγξάκκαη νο> <Γ. Γξακκαηέαο> <Σκήκα Πξνκεζεηώλ> <Γ.Λνγηζηήξην Κξάηνπο> Απνζηνιή πξνζθιήζεσλ εθδήισζεο ελδηαθέξνληνο Φνξέσλ 1.1 Δηζαγσγή ζηνηρείσλ Σερληθνπ Γειηίνπ ζην ζύζηεκα Έιεγρνο ζηνηρείσλ Σερληθώλ Γειηίσλ 1.2 ΣΔΥΝΗΚΟ ΓΔΛΣΗΟ ΜΖ ΑΠΟΓΔΚΣΟ ΣΔΥΝΗΚΟ ΓΔΛΣΗΟ ΑΠΟΓΔΚΣΟ Δηζήγεζε γηα Σερληθά Γειηία έξγσλ ΘΔΣΗΚΖ πλεδξίαζε γηα έληαμε έξγσλ ΑΠΟΦΑΖ ΔΝΣΑΞΖ ΑΠΟΦΑΖ ΑΠΟΡΡΗΦΖ ύληαμε απόθαζεο ΑΡΝΖΣΗΚΖ Τπνγξαθή Απόθαζεο Παξαιαβή ππνγεγξακκέλεο απόθαζεο 1.4 V Κνηλνπνίεζε απόθαζεο ζην Φνξέα θαη ζηνλ Τπεπζ. Τπνπξνγξ. 1.6 Απνζηνιή εγθπθιίσλ πξνο Φνξείο Τινπνίεζεο 1.5 XOR Κνηλνπνίεζε απόθαζεο ζην Σκήκα Πξνκεζεηώλ ηεο Γηεπζ. Οηθνλνκηθνύ (έξγα άιισλ θνξέσλ) 1.7 ύληαμε ππεξεζηαθνύ ζεκεηώκαηνο πξνο Γηεπζ. Οηθνλ. Σκήκα Πξνππνι. (έξγα ΤΠ.Δ.Γ.Α.) 1.8 Γηεθπεξαίσζε δηαγσληζκνύ Μεηαθνξά πηζηώζεσλ ζηνπο Φνξείο Λήςε θνηλνπνίεζεο γηα κεηαθνξά πηζηώζεσλ ζηνπο θνξείο 1.9 ρήκα : Σν δηάγξακκα IDEF3+entities ηεο αλαζρεδηαζκέλεο δηαδηθαζίαο «Έληαμε έξγσλ ζην πξόγξακκα ΠΟΛΙΣΔΙΑ»

110 <Έιεγρνο ζρεδίσλ ΚΤΑ γηα ηε ζύζηαζε δηνηθεηηθώλ νξγάλσλ> <Γηνηθεηηθόο Τπάιιεινο Γηεπζ. Γηνηθ. Μεηαξξπζκίζεσλ > Παξαιαβή ζρεδίνπ ππνγεγξακκέλν από Τπνπξγό 2.1 <Πνιηηηθή Ζγεζία> <Αξκόδην Τπνπξγείν> Έιεγρνο ζπκβαηόηεηαο θαη νξζόηεηαο 2.2 Απνζηνιή πξνηάζεσλ πξνο πνιηηηθή εγεζία 2.3 Έιεγρνο ΠΟΛ. ΖΓΔΗΑ ΤΜΦΧΝΖ ΜΔ ΠΡΟΣΑΔΗπξνηάζεσλ Γηεύζπλζεο Παξαιαβή ππνγεγξακκέλεο απόθαζεο 2.4 ΠΟΛΗΣΗΚΖ ΖΓΔΗΑ ΟΥΗ ΤΜΦΧΝΖ ΜΔ ΠΡΟΣΑΔΗ Απνζηνιή αληηπξνηάζεσλ Απνζηνιή ρεδίνπ ζε ειεθηξνληθή κνξθή ζην Φνξέα 2.7 Έιεγρνο αληηπξνηάζεσλ 2.5 Απνζηνιή δηαβηβαζηηθνύ εγγξάθνπ θαη πξνώζεζε αληηπξνηάζεσλ 2.6 Δπαλππνβνιή ρεδίνπ ρήκα : Σν δηάγξακκα IDEF3+entities ηεο αλαζρεδηαζκέλεο δηαδηθαζίαο «Έιεγρνο ΚΤΑ γηα ηε ζύζηαζε Οκάδσλ Γηνίθεζεο Έξγσλ» 110

111 <Παξαθνινύζπεζε πινπνίεζεο έξγσλ πξνγξάκκαηνο ΠΟΛΗΣΔΗΑ> <Γηνηθεηηθόο Τπάιιεινο> <Φνξέαο> Τπνβνιή αλαθνξάο γηα πινπνίεζε έξγσλ Τπνβνιή ζηνηρείσλ ηεθκεξίσζεο πινπνίεζεο έξγσλ Έιεγρνο αλαθνξάο Φνξέα 3.1 Έιεγρνο ζηνηρείσλ ηεθκεξίσζεο 3.2 Δλεκέξσζε Τπνπξγνύ γηα πινπνίεζε έξγσλ 3.3 ρήκα : Σν δηάγξακκα IDEF3+entities ηεο λέαο δηαδηθαζίαο «Παξαθνινύζεζε πινπνίεζεο έξγσλ πξνγξάκκαηνο ΠΟΛΙΣΔΙΑ» 111

112 <Παξαθνινύζεζε απνηειεζκάησλ εξγαζηώλ Οκάδσλ Γηνίθεζεο Έξγσλ> <Γηνηθεηηθόο Τπάιιεινο> <Οκάδα Γηνίθεζεο Έξγνπ> Τπνβνιή ιίζηαο εξγαζηώλ Οκάδσλ Γηνίθεζεο Έξγσλ Έιεγρνο ιίζηαο εξγαζηώλ Οκάδαο Γηνίθεζεο Έξγνπ 4.1 Τπνβνιή απνηειεζκάησλ εξγαζηώλ Οκάδαο Γηνίθεζεο Έξγνπ Τπνβνιή ζηνηρείσλ ηεθκεξίσζεο απνηειεζκάησ λ εξγαζηώλ Έιεγρνο απνηειεζκάησλ εξγαζηώλ Οκάδαο Γηνίθεζεο Έξγνπ 4.2 Έιεγρνο ζηνηρείσλ ηεθκεξίσζεο απνηειεζκάησλ εξγαζηώλ 4.3 Δλεκέξσζε Τπνπξγνύ γηα απνηειέζκαηα εξγαζηώλ Οκάδσλ Γηνίθεζεο Έξγσλ 4.4 ρήκα : Σν δηάγξακκα IDEF3+entities ηεο αλαζρεδηαζκέλεο δηαδηθαζίαο «Παξαθνινύζεζε απνηειεζκάησλ εξγαζηώλ Οκάδσλ Γηνίθεζεο Έξγσλ» 112

113 ηελ θαηαλφεζε ηεο ξνήο ησλ λέσλ δηαδηθαζηψλ κπνξνχλ λα καο βνεζήζνπλ θαη ηα δηαγξάκκαηα ζπλεξγαζίαο (ζρήκαηα έσο ) θαη αθνινπζίαο ( έσο ). Πξφθεηηαη γηα δηαγξάκκαηα πνπ δείρλνπλ ηελ αιιειεπίδξαζε ησλ αληηθεηκέλσλ ηνπ ζπζηήκαηνο, κε ηε δηαθνξά φηη ηα δηαγξάκκαηα ζπλεξγαζίαο επηθεληξψλνληαη ζηνπο ξφινπο ησλ αληηθεηκέλσλ, ελψ ηα δηαγξάκκαηα αθνινπζίαο ζην ρξφλν ζηνλ νπνίν αιιειεπηδξνχλ ηα αληηθείκελα ην έλα κε ην άιιν. Αθνινπζνχλ ηα δηαγξάκκαηα ζπλεξγαζίαο θαη αθνινπζίαο γηα ηελ θάζε κία απφ ηηο ηέζζεξηο δηαδηθαζίεο ηνπ ζπζηήκαηνο: 113

114 7: πλεδξίαζε γηα έληαμε έξγσλ Δπηηξνπή Γηνηθεηηθνύ 8: ύληαμε απόθαζεο γηα έληαμε έξγσλ Τπεύζπλνο Τπνπξνγξάκκαηνο 9: Τπνγξαθή απόθαζεο Γεληθόο Γξακκαηέαο 6: Απνζηνιή εηζήγεζεο 5: Δηζήγεζε γηα Σερληθά Γειηία 3: Έιεγρνο ζηνηρείσλ Σερληθώλ Γειηίσλ 10: Απνζηνιή απόθαζεο 1: Απνζηνιή πξνζθιήζεσλ εθδήισζεο ελδηαθέξνληνο Γξακκαηεία Σερληθήο Γηνίθεζεο Φνξείο 4: Απνζηνιή Σερληθώλ Γειηίσλ 2: Δηζαγσγή πξόηαζεο ζε κνξθή Σερληθνύ Γειηίνπ Γηνηθεηηθόο Τπάιιεινο 11: Κνηλνπνίεζε απόθαζεο 13: Κνηλνπνίεζε απόθαζεο 12: Απνζηνιή ελεκεξσηηθώλ εγθπθιίσλ Σκήκα Πξνκεζεηώλ 17: Κνηλνπνίεζε κεηαθνξάο πηζηώζεσλ 16: Μεηαθνξά πηζηώζεσλ 15: Γηεθπεξαίσζε δηαγσληζκνύ 14: ύληαμε ππεξεζηαθνύ ζεκεηώκαηνο Γηεύζπλζε Οηθνλνκηθνύ, Σκήκα Πξνππνινγηζκνύ ρήκα : Σν δηάγξακκα ζπλεξγαζίαο ηεο αλαζρεδηαζκέλεο δηαδηθαζίαο «Έληαμε έξγσλ ζην πξόγξακκα ΠΟΛΙΣΔΙΑ» 114

115 Φνξείο : (Φνξείο) Γξακκαηεία Γηνηθεηηθόο Σερλη... Τπάιιειν... Απνζηνιή πξνζθιήζεσλ εθδήισζεο ελδηαθέξνληνο Δπηηξνπή Γηνηθεηηθν... Τπεύζπλνο Τπνπξνγξά... Γεληθόο Γξακκαηέα... Σκήκα Πξνκεζεηώ... Γηεύζπλζε Οηθνλνκηθ... Δηζαγσγή πξόηαζεο ζε κνξθή Σερληθνύ Γειηίνπ Έιεγρνο ζηνηρείσλ Σερληθώλ Γειηίσλ Απνζηνιή Σερληθώλ Γειηίσλ Απνζηνιή εηζήγεζεο ύληαμε απόθαζεο γηα έληαμε έξγσλ Τπνγξαθή απόθαζεο Απνζηνιή απόθαζεο Κνηλνπνίεζε απόθαζεο Απνζηνιή ελεκεξσηηθώλ εγθπθιίσλ Κνηλνπνίεζε απόθαζεο ύληαμε ππεξεζηαθνύ ζεκεηώκαηνο Γηεθπεξαίσζε δηαγσληζκνύ Μεηαθνξά πηζηώζεσλ Κνηλνπνίεζε κεηαθνξάο πηζηώζεσλ ρήκα : Σν δηάγξακκα αθνινπζίαο ηεο αλαζρεδηαζκέλεο δηαδηθαζίαο «Έληαμε έξγσλ ζην πξόγξακκα ΠΟΛΙΣΔΙΑ» 115

116 2: Έιεγρνο ζπκβαηόηεηαο θαη νξζόηεηαο 4: Έιεγρνο πξνηάζεσλ Τπνπξγόο 1: Απνζηνιή ζρεδίνπ ΚΤΑ Γηνηθεηηθόο Τπάιιεινο 3: Απνζηνιή πξνηάζεσλ 5: Απνζηνιή ππνγεγξακκέλεο απόθαζεο Πνιηηηθή εγεζία 6: Απνζηνιή ρεδίνπ ζε ειεθηξνληθή κνξθή Φνξέαο ρήκα : Σν δηάγξακκα ζπλεξγαζίαο ηεο αλαζρεδηαζκέλεο δηαδηθαζίαο «Έιεγρνο ζρεδίσλ ΚΤΑ γηα ηε ζύζηαζε Οκάδσλ Γηνίθεζεο Έξγσλ» 116

117 Τπνπξγόο : Γηνηθεηηθόο Τπνπξγόο Τπάιιειν... Απνζηνιή ζρεδίνπ ΚΤΑ Πνιηηηθή εγεζία : Πνιηηηθή εγεζία Φνξέαο : Φνξέαο Έιεγρνο ζπκβαηόηεηαο θαη νξζόηεηαο Απνζηνιή πξνηάζεσλ Έιεγρνο πξνηάζεσλ Απνζηνιή ππνγεγξακκέλεο απόθαζεο Απνζηνιή ρεδίνπ ζε ειεθηξνληθή κνξθή ρήκα : Σν δηάγξακκα αθνινπζίαο ηεο αλαζρεδηαζκέλεο δηαδηθαζίαο «Έιεγρνο ζρεδίσλ ΚΤΑ γηα ηε ζύζηαζε Οκάδσλ Γηνίθεζεο Έξγσλ» 117

118 4: Έιεγρνο ζηνηρείσλ ηεθκεξίσζεο 3: Έιεγρνο αλαθνξάο Φνξέα Φνξέαο 1: Τπνβνιή αλαθνξάο γηα πινπνίεζε έξγσλ πξνγξάκκαηνο ΠΟΛΗΣΔΗΑ Γηνηθεηηθόο Τπάιιεινο 2: Τπνβνιή ζηνηρείσλ ηεθκεξίσζεο γηα πινπνίεζε έξγσλ 5: Δλεκέξσζε γηα πινπνίεζε έξγσλ Τπνπξγόο ρήκα : Σν δηάγξακκα ζπλεξγαζίαο ηεο λέαο δηαδηθαζίαο «Παξαθνινύζεζε πινπνίεζεο έξγσλ πξνγξάκκαηνο ΠΟΛΙΣΔΙΑ» 118

119 Φνξέαο : Τπνπξγόο : Γηνηθεηηθόο Απόθαζε... Τπνπξγόο Τπάιιειν... Τπνβνιή αλαθνξάο γηα πινπνίεζε έξγσλ πξνγξάκκαηνο ΠΟΛΗΣΔΗΑ Τπνβνιή ζηνηρείσλ ηεθκεξίσζεο γηα πινπνίεζε έξγσλ Έιεγρνο αλαθνξάο Φνξέα Έιεγρνο ζηνηρείσλ ηεθκεξίσζεο Δλεκέξσζε γηα πινπνίεζε έξγσλ ρήκα : Σν δηάγξακκα αθνινπζίαο ηεο λέαο δηαδηθαζίαο «Παξαθνινύζεζε πινπνίεζεο έξγσλ πξνγξάκκαηνο ΠΟΛΙΣΔΙΑ» 119

120 6: Έιεγρνο ζηνηρείσλ ηεθκεξίσζεο 5: Έιεγρνο απνηειεζκάησλ εξγαζηώλ 2: Έιεγρνο ιίζηαο εξγαζηώλ 4: Τπνβνιή ζηνηρείσλ ηεθκεξίσζεο 3: Τπνβνιή απνηειεζκάησλ εξγαζηώλ Οκάδα Γηνίθεζεο Δξγσλ Γηνηθεηηθόο Τπάιιεινο 1: Τπνβνιή ιίζηαο εξγαζηώλ 7: Δλεκέξσζε γηα απνηειέζκαηα εξγαζηώλ Οκάδσλ Γηνίθεζεο Έξγσλ Τπνπξγόο ρήκα : Σν δηάγξακκα ζπλεξγαζίαο ηεο λέαο δηαδηθαζίαο «Παξαθνινύζεζε απνηειεζκάησλ εξγαζηώλ Οκάδσλ Γηνίθεζεο Έξγσλ» 120

121 Γηνηθεηηθόο Τπάιιεινο Οκάδα Γηνίθεζεο Δξγσλ : (Οκάδα Γηνίθεζεο Δξγσλ) Τπνβνιή ιίζηαο εξγαζηώλ Τπνπξγόο : Τπνπξγόο Έιεγρνο ιίζηαο εξγαζηώλ Τπνβνιή απνηειεζκάησλ εξγαζηώλ Τπνβνιή ζηνηρείσλ ηεθκεξίσζεο Έιεγρνο απνηειεζκάησλ εξγαζηώλ Έιεγρνο ζηνηρείσλ ηεθκεξίσζεο Δλεκέξσζε γηα απνηειέζκαηα εξγαζηώλ Οκάδσλ Γηνίθεζεο Έξγσλ ρήκα : Σν δηάγξακκα αθνινπζίαο ηεο λέαο δηαδηθαζίαο «Παξαθνινύζεζε απνηειεζκάησλ εξγαζηώλ Οκάδσλ Γηνίθεζεο Έξγσλ» 121

122 Ρνή Δξγαζηψλ Η αλαπαξάζηαζε ηεο ξνήο εξγαζίαο δείρλεη ηηο θάζεηο ή ηε κέζνδν κε ηε νπνία παξάγεηαη έξγν κέζα ζην ζχζηεκα. Απηφ γίλεηαη κε ηε βνήζεηα ησλ δηαγξακκάησλ ξνήο εξγαζίαο ή IDEF3 (ζρήκαηα έσο ), θαζψο θαη ησλ δηαγξακκάησλ δξαζηεξηνηήησλ (ζρήκα έσο ), ηα νπνία δείρλνπλ κε δηαθνξεηηθφ ηξφπν ηε δηαδνρή ησλ ελεξγεηψλ πνπ αλήθνπλ ζηηο λέεο δηαδηθαζίεο ηνπ ζπζηήκαηνο. Αθνινπζνχλ ηα δηαγξάκκαηα IDEF3 θαη ηα δηαγξάκκαηα δξαζηεξηνηήησλ γηα θάζε κία απφ ηηο ηέζζεξηο αλαζρεδηαζκέλεο δηαδηθαζίεο ηνπ ζπζηήκαηνο: 122

123 Δπηθνηλσλία κε Φνξέα γηα επαλαππνβνιή Σερληθώλ Γειηίσλ Έθδνζε θαη Απνζηνιή πξνζθιήζεσλ εθδήισζεο ελδηαθέξνληνο Φνξέσλ 1.1 Έιεγρνο πξνηάζεσλ Φνξέσλ ζε κνξθή Σερληθνύ Γειηίνπ 1.2 XOR Παξάδνζε Σερληθώλ Γειηίσλ ζηε Γξακκαηεία Σερληθήο Γηνίθεζεο 1.3 Δηζήγεζε γηα Σερληθά Γειηία πλεδξίαζε επηηξνπήο Γηνηθεηηθνύ γηα έξγα ύληαμε απόθαζεο Τπνγξαθή απόθαζεο από Γελ. Γξακκαηέα Απνζηνιή απόθαζεο πξνο Γ.Γηνηθεηηθώλ Μεηαξξπζκίζεσλ 1.4 Κνηλνπνίεζε απόθαζεο ζην Σκήκα Πξνκεζεηώλ ηεο Γηεύζ. Οηθνλνκηθνύ 1.7 V Κνηλνπνίεζε κεηαθνξάο πηζηώζεσλ ζηε Γ. Γηνηθ. Μεηαξξπζκίζεσλ 1.9 Μεηαθνξά πηζηώζεσλ ζηνπο Φνξείο από Γελ.Λνγηζηήξην ηνπ Κξάηνπο Γηεθπεξαίσζε Γηαγσληζκνύ από Σκήκα Πξνκεζεηώλ ύληαμε ππεξεζηαθνύ ζεκεηώκαηνο πξνο Σκήκα Πξνππνι., Γηεύζ. Οηθνλνκηθνύ 1.8 XOR Απνζηνιή εγθπθιίσλ πξνο Φνξέίο Τινπνίεζεο 1.5 Κνηλνπνίεζε απόθαζεο ζην Φνξέα θαη ζηνλ Τπεύζπλν ππνπξνγξάκκαηνο 1.6 ρήκα : Σν δηάγξακκα IDEF3 ηεο αλαζρεδηαζκέλεο δηαδηθαζίαο «Έληαμε έξγσλ ζην πξόγξακκα ΠΟΛΙΣΔΙΑ» 123

124 Παξαιαβή ζρεδίνπ ΚΤΑ ππνγεγξακκέλν από Τπνπξγό 2.1 Έιεγρνο ζπκβαηόηεηαο θαη νξζόηεηαο ζρεδίνπ 2.2 Απνζηνιή πξνηάζεσλ πξνο πνιηηηθή εγεζία 2.3 Έιεγρνο πξνηάζεσλ από πνιηηηθή εγεζία XOR Απνζηνιή ππνγεγξακκέλεο απόθαζεο ζε Γ. Γηνηθ. Μεηαξξπζκίζεσλ Απνζηνιή αληηπξνηάζεσλ από Πνιηηηθή Ζγεζία 2.4 Απνζηνιή ρεδίνπ ζην Φνξέα ζε ειεθηξνληθή κνξθή 2.7 Έιεγρνο αληηπξνηάζεσλ από Γ. Γηνηθ. Μεηαξξπζκίζεσλ 2.5 Απνζηνιή δηαβηβ. Έγγξαθνπ θαη πξνώζεζε αληηπξνηάζεσλ ζην Αξκόδην Τπνπξγείν 2.6 Δπαλππνβνιή ρεδίνπ ΚΤΑ ρήκα : Σν δηάγξακκα IDEF3 ηεο αλαζρεδηαζκέλεο δηαδηθαζίαο «Έιεγρνο ζρεδίσλ ΚΤΑ γηα ηε ζύζηαζε Οκάδσλ Γηνίθεζεο Έξγσλ» 124

125 Τπνβνιή αλαθνξάο γηα πινπνίεζε έξγσλ από Φνξέα Τπνβνιή ζηνηρείσλ ηεθκεξίσζεο Έιεγρνο αλαθνξά Φνξέα από Γ. Γηνηθ. Μεηαξξπζκίζεσλ 3.1 Έιεγρνο ζηνηρείσλ ηεθκεξίσζεο 3.2 Δλεκέξσζε Τπνπξγνύ γηα πνξεία έξγσλ πξνγξάκκαηνο ΠΟΛΗΣΔΗΑ 3.3 ρήκα : Σν δηάγξακκα IDEF3 ηεο λέαο δηαδηθαζίαο «Παξαθνινύζεζε πινπνίεζεο έξγσλ πξνγξάκκαηνο ΠΟΛΙΣΔΙΑ» Τπνβνιή ιίζηαο εξγαζηώλ δηνηθ. νξγάλνπ από αξκόδην Τπνπξγείν Έιεγρνο ιίζηαο εξγαζηώλ 4.1 Τπνβνιή απνηειεζκάησλ εξγαζηώλ δηνηθεηηθώλ νξγάλσλ Τπνβνιή ζηνηρείσλ ηεθκεξίσζεο απνηειεζκάησλ εξγαζηώλ Έιεγρνο απνηειεζκάησλ εξγαζηώλ δηνηθεηηθνύ νξγάλνπ 4.2 Έιεγρνο ζηνηρείσλ ηεθκεξίσζεο εξγαζηώλ δηνηθεηηθώλ νξγάλσλ 4.3 Δλεκέξσζε Τπνπξγνύ γηα απνηειέζκαηα εξγαζηώλ δηνηθεηηθώλ νξγάλσλ 4.4 ρήκα : Σν δηάγξακκα IDEF3 ηεο λέαο δηαδηθαζίαο «Παξαθνινύζεζε απνηειεζκάησλ εξγαζηώλ Οκάδσλ Γηνίθεζεο Έξγσλ» 125

126 Σπιινγή πξνηάζεσλ Φνξέσλ Λήςε απόθαζεο έλ ηαμεο έξγσλ Δηεθπεξαίσζε απόθαζεο Απνζηνιή πξνζθιήζεσλ εθδήισζεο ελδηαθέξνληνο Φνξέσλ Δηζαγσγή ζηνηρείσλ Σερληθνύ Γειηίνπ κε πξόηαζε έξγνπ ζην ζύζηεκα Έιεγρνο ζηνηρείσλ Σερληθώλ Γειηίσλ Δηζήγεζε γηα Σερληθά Γειηία πλεδξίαζε γηα έληαμε έξγσλ ύληαμε απόθαζεο Τπνγξαθή απόθαζεο Κνηλνπνίεζε απόθαζεο αην Φνξέα θαη ζηνλ Τπέπζ. Τπνπξνγξάκκαηνο Απνζηνιή εγθπθιίσλ πξνο Φνξείο Τινπνίεζεο Κνηλνπνίεζε απόθαζεο ζην Σκήκα Πξνκεζεηώλ ηεο Γ. Οηθνλνκηθνύ ύληαμε ππεξεζηαθνύ ζεκεηώκαηνο πξνο Σκήκα Πξνππνι., Γ. Οηθνλνκηθνύ Γηεθπεξαίσζε δηαγσληζκνύ Μεηαθνξά πηζηώζεσλ ζηνπο Φνξείο Κνηλνπνίεζε κεηαθνξάο πηζηώζεσλ πξνο Γ. Γηνηθ. Μεηαξξπζκίζεσλ ρήκα : Σν δηάγξακκα δξαζηεξηνηήησλ ηεο αλαζρεδηαζκέλεο δηαδηθαζίαο «Έληαμε έξγσλ ζην πξόγξακκα ΠΟΛΙΣΔΙΑ» 126

127 Παξαιαβή ζρεδίνπ ΚΥΑ Απνζηνιή πξνηάζεσλ από Δηεύζπλ ζε Αμηνιόγεζε ζρεδίνπ από πνιηηηθή εγεζία Παξαιαβή ζρεδίνπ ΚΤΑ ππνγεγξακκέλν απν ηνλ Τπνπξγό Έιεγρνο ζπκβαηόηεηαο θαη νξζόηεηαο Απνζηνιή πξνηάζεσλ πξνο πνιηηηθή εγεζία Έιεγρνο πξνηάζεσλ δηεύζπλζεο Απνζηνιή ππνγεγξακκέλεο απόθαζεο Απνζηνιή αληηπξνηάζεσλ Απνζηνιή ζρεδίνπ ζην Φνξέα ζε ειεθηξνληθή κνξθή Έιεγρνο αληηπξνηάζεσλ Απνζηνιή δηαβηβαζηηθνύ εγγξάθνπ θαη πξνώζεζε αληηπξνηάζεσλ Δπαλππνβνιή ηνπ ρεδίνπ ρήκα : Σν δηάγξακκα δξαζηεξηνηήησλ ηεο αλαζρεδηαζκέλεο δηαδηθαζίαο «Έιεγρνο ζρεδίσλ ΚΤΑ γηα ηε ζύζηαζε Οκάδσλ Γηνίθεζεο Έξγσλ» 127

128 Υπνβνιή ζηνηρείσλ από Φνξέα Έιεγρνο ζηνηρείσλ Ελ εκέξσζε Υπνπξγνύ Τπνβνιή αλαθνξάο γηα πινπνίεζε έξγσλ Τπνβνιή ζηνηρείσλ ηεθκεξίσζεο πινπνίεζεο έξγσλ Έιεγρνο αλαθνξάο Φνξέα Έιεγρνο ζηνηρείσλ ηεθκεξίσζεο Δλεκέξσζε Τπνπξγνύ γηα πινπνίεζε έξγσλ ρήκα : Σν δηάγξακκα δξαζηεξηνηήησλ ηεο λέαο δηαδηθαζίαο «Παξαθνινύζεζε πινπνίεζεο έξγσλ πξνγξάκκαηνο ΠΟΛΙΣΔΙΑ» Υπνβνιή ζηνηρείσλ Έιεγρνο ζηνηρείσλ από Δηεύζπλ ζε Ελ εκέξσζε πξνο Υπνπξγό Τπνβνιή ιίζηαο εξγαζηώλ Οκάδαο Γηνίθεζεο Έξγσλ Έιεγρνο ιίζηαο εξγαζηώλ Τπνβνιή απνηειεζκάησλ εξγαζηώλ Οκάδαο Γηνίθεζεο 'Δξγσλ Τπνβνιή ζηνηρείσλ ηεθκεξίσζεο Έιεγρνο απνηειεζκάησλ εξγαζηώλ Οκάδσλ Γηνίθεζεο Έξγσλ Έιεγρνο ηεθκεξησηηθνύ πιηθνύ Δλεκέξσζε Τπνπξγνύ γηα απνηειέζκαηα εξγαζηώλ Οκάδσλ Γηνίθεζεο Έξγσλ ρήκα : Σν δηάγξακκα δξαζηεξηνηήησλ ηεο λέαο δηαδηθαζίαο «Παξαθνινύζεζε απνηειεζκάησλ εξγαζηώλ Οκάδσλ Γηνίθεζεο Έξγσλ» 128

129 Η κεηάπησζε θαηαζηάζεσλ Σελ αλάιπζή καο ζην παξφλ ππνζχζηεκα ζα θιείζεη ε πεξηγξαθή ηεο κεηάπησζεο θαηαζηάζεσλ γηα ην αληηθείκελν «ρέδην ΚΤΑ», θαζψο απηφ δηέξρεηαη απφ δηάθνξεο δηεξγαζίεο ηνπ ζπζηήκαηνο. Η έκθαζε ζην ζεκείν απηφ ηεο αλάιπζεο δίλεηαη ζηελ αιιαγή ηεο θαηάζηαζεο ηνπ αληηθεηκέλνπ θαη φρη ζηε δηαδνρή ησλ δηεξγαζηψλ. Σν δηάγξακκα θξίλεηαη απαξαίηεην γηα ην ζρέδην ΚΤΑ θαζψο δηεπθνιχλεη ζεκαληηθά ηελ παξαθνινχζεζε ηεο εμέιημεο ησλ δηαδηθαζηψλ ζηηο νπνίεο εκπιέθεηαη. Η κεηάπησζε ησλ θαηαζηάζεσλ ηνπ ζρεδίνπ ΚΤΑ ζα αλαπαξαζηαζεί κε ην δηάγξακκα κεηάπησζεο θαηαζηάζεσλ (state transition diagram) πνπ αθνινπζεί: Παξαιαβή ζρεδίνπ ΚΤΑ ζρέδην ΚΤΑ παξειεθζέλ έιεγρνο ζπκβαηόηεηαο θαη νξζόηεηαο ζρέδην ΚΤΑ έιεγκέλν έγθξηζε ζρεδίνπ ΚΤΑ από πνιηηηθή εγεζία θαη Γηεύζπλζε ζρέδην ΚΤΑ απεζηαικέλν απνζηνιή ζρεδίνπ ΚΤΑ ζε ειεθηξνληθή κνξθή ζρέδην ΚΤΑ εγθεθξηκέλν ρήκα : Σν δηάγξακκα θαηαζηάζεσλ ηνπ αληηθεηκέλνπ ρέδην ΚΤΑ γηα ηε ζύζηαζε Οκάδσλ Γηνίθεζεο Έξγσλ 129

130 6.2 Η Γηεχζπλζε Πνηφηεηαο θαη Απνδνηηθφηεηαο Η θαηαγξαθή ηεο πθηζηάκελεο θαηάζηαζεο ησλ δχν δηαδηθαζηψλ ηεο ελ ιφγσ Γηεχζπλζεο πνπ επηιέρζεθαλ γηα αλαζρεδηαζκφ έδεημε ηηο αλάγθεο θαη ηηο αδπλακίεο ηνπο θαη έδσζε ηηο θαηεπζπληήξηεο γξακκέο γηα ηε θάζε ηνπ αλαζρεδηαζκνχ. πγθεθξηκέλα, πξφθεηηαη γηα δχν πεξίπινθεο δηαδηθαζίεο πνπ απνηεινχληαη απφ πνιιά βήκαηα ε θάζε κία θαη γηα ηελ νινθιήξσζή ηνπο απαηηείηαη πνιχο ρξφλνο ιφγσ ηεο απζηεξήο δηαδνρήο ηεο κίαο εξγαζίαο απφ ηελ άιιε. Δπηπιένλ, ε κία απφ ηηο δχν δηαδηθαζίεο, ε Γηαρείξηζε ηνπ ζπζηήκαηνο «Γηνίθεζε κέζσ ζηφρσλ» δηέπεηαη απφ λνκηθφ πιαίζην, ην νπνίν δελ επηηξέπεη ζε θάπνηα απφ ηα βήκαηα ησλ δηαδηθαζηψλ λα παξαιεθζνχλ. Ο ζηφρνο ηνπ αλαζρεδηαζκνχ, επνκέλσο, ζηελ πεξίπησζε απηή, είλαη ε αλαδηάηαμε ησλ εξγαζηψλ έηζη ψζηε λα παξαθακθζεί ε απζηεξή αιιεινπρία ηνπο θαη λα εμνηθνλνκεζεί ρξφλνο κέζσ παξάιιεισλ εξγαζηψλ Καηάηκεζε δηαδηθαζηψλ θαη εξγαζηψλ ηνπ ζπζηήκαηνο Σν δηάγξακκα θαηάηκεζεο ησλ δηαδηθαζηψλ θαη εξγαζηψλ ηνπ ζπζηήκαηνο (ζρήκα ) έρεη δηαθνξνπνηεζεί ζε κηθξφ βαζκφ, θπξίσο φζνλ αθνξά ηε ζπγρψλεπζε θάπνησλ εξγαζηψλ πνπ ζεσξνχληαη ιηγφηεξν ζεκαληηθέο θαη ζα κπνξνχζαλ λα εθηειεζηνχλ ζε κηθξφηεξν ρξφλν θαη ηελ πξνζζήθε θάπνησλ ειέγρσλ πνπ ζε θάπνην βαζκφ απνπζίαδαλ. Αθνινπζεί ην λέν δηάγξακκα θαηάηκεζεο δηαδηθαζηψλ θαη εξγαζηψλ ηνπ ζπζηήκαηνο ηεο Γηεχζπλζεο Πνηφηεηαο θαη Απνδνηηθφηεηαο: 130

131 0. Γηεύζπλζε Πνηόηεηαο θαη Απνδνηηθόηεηαο 1. Γηαρείξηζε ζπζηήκαηνο «Γηνίθεζε κέζσ ζηόρσλ» 2. Δθαξκνγή Κ.Π.Α Γλσζηνπνίεζε θαη θαηαλνκή Τπνπξγνύ ζηξαηεγηθώλ ζηόρσλ ζηηο δεκόζηεο ππεξεζίεο 1.2. Αλάιπζε ζηξαηεγηθώλ ζηόρσλ από Γελ. Γηεπζύλζεηο Φνξέα 2.1. Πξνζδηνξηζκόο πεδίνπ εθαξκνγήο - πγθξόηεζε νκάδαο Πξνζδηνξηζκόο πεδίνπ Κ.Π.Α Καηαλνκή Καζεθόλησλ - πξνζδηνξηζκόο εζσηεξηθήο ιεηηνπξγίαο νκάδαο Δλεκέξσζε ησλ ζπκκεηερόλησλ γηα ηε δηαδηθαζία αμηνιόγεζεο 2.3. πιινγή, επεμεξγαζία ησλ ζηνηρείσλ ηεθκεξίσζεο, ζύληαμε έθζεζεο αμηνιόγεζεο, βαζκνιόγεζε πκπιήξσζε εξσηεκαηνινγίσλ από ππαιιήινπο 2.4. ύληαμε έθζεζεο κέηξσλ βειηίσζεο Παξαγσγή γξαθεκάησλ θαη εμαγσγή ζπκπεξαζκάησλ ζπό ηελ έθζεζε αμηνιόγεζεο 1.3.Δμεηδίθεπζε ζηόρσλ ζε επίπεδν Γηεύζπλζεο πγθξόηεζε θαη νξηζκόο κειώλ Οκάδαο Έξγνπ γηα ηελ εθαξκνγή ηνπ Κ.Π.Α Γηαλνκή έληππνπ πιηθνύ γηα ηελ ππνβνήζεζε ηεο εθαξκνγήο ηνπ Κ.Π.Α Δπεμεξγαζία εξσηεκαηνινγίσλ θαη παξαγσγή γξαθεκάησλ Πξνζδηνξηζκόο ζεηξάο πξνηεξαηόηεηαο κέηξσλ πνιηηηθήο 1.4. Δμεηδίθεπζε θαη επηκεξηζκόο ζηόρσλ Γηεύζπλζεο αλά Σκήκα 1.5. Καζνξηζκόο αηνκηθώλ ζηόρσλ γηα θάζε ππάιιειν 1.6. Έιεγρνο ζηόρσλ όισλ ησλ επηπέδσλ από Γ. Πνηόηεηαο Απνδνηηθόηεηαο 1.7. Δμαγσγή Γείθησλ Μέηξεζεο Απνδνηηθόηεηαο από Μνλάδα Απνδνηηθόηεηαο ηνπ Φνξέα 1.8. Μέηξεζε επίηεπμεο ζηόρσλ 1.9. Παξαγσγή Έθζεζεο Αμηνιόγεζεο κε πνζνηηθά ζηνηρεία από ην ύζηεκα Τπνβνιή Έθζεζεο Απνινγηζκνύ πξνο Τπνπξγό Καζνξηζκόο ηξόπνπ ιεηηνπξγίαο ηεο νκάδαο Γηάζθάιηζε άκεζεο επηθνηλσλίαο κεηαμύ ησλ κειώλ ηεο νκάδαο Καζνξηζκόο ρξνλνδηαγξάκκαηνο δηαδηθαζίαο εθαξκνγήο Πξνζδηνξηζκόο ησλ ζηνηρείσλ ηοθκεξίσζεο ηεο βαζκνινγίαο Καηαλνκή κειώλ ζε ππν-νκάδεο αμηνιόγεζεο Καζνξηζκόο ηξόπνπ ζπιινγήο απαξαίηεησλ ζηνηρείσλ ηεθκεξίσζεο Πξνζδηνξηζκόο ππαιιήισλ πνπ ζα απαληήζνπλ ζηα εξσηεκαηνιόγηα πιινγή θαη ηαμηλόκεζε ζηνηρείσλ ηεθκεξίσζεο Παξαγσγή πξνζρεδίνπ έθζεζεο αμηνιόγεζεο από ην ύζηεκα πδήηεζε επηκέξνπο πξνζρεδίσλ έθζεζεο αμηνιόγεζεο ύληαμε εληαίαο έθζεζεο αμηνιόγεζεο Παξαγσγή βαζκνινγίαο Παξαδεηγκάησλ- Τπνθξηηεξίσλ-Κξηηεξίσλ από ην ύζηεκα Καζνξηζκόο εμεηδηθεπκέλσλ δξάζεσλ βειηίσζεο θαη πξνζδηνξηζκόο ζρεηηθνύ ρξνλνδηαγξάκκαηνο Σαμηλόκεζε δξάζεσλ βειηίσζεο ζε δέζκεο ελεξγεηώλ Τπνβνιή ηεθκ. Τιηθνύ, έθζεζεο απηναμ. Πξνηάζεσλ γηα βειη. Γξάζεηο ζηε Γηεπζ. Απνδνη Έιεγρνο ζπλάθεηαο Έθζεζεο απηναμηνι. κε ηεθκεξηση. Τιηθό από Γηεπζ. Απνδνη Σήξεζε ζηαηηζηηθώλ ζηνηρείσλ Δηζήγεζε ζε επηηξνπή αμηνιόγεζεο ππνςεθηνηήησλ γηα ην βξαβείν πνηόηεηαο Κνηλνπνίεζε Έθζεζεο Απνινγηζκνύ ζηε Γηεύζπλζε Πνηόηεηαο θαη Απνδνηηθόηεηαο ύληαμε έθζεζεο γηα Γεκόζηα Γηνίθεζε Τπνβνιή έθζεζεο ζηνπο αξκόδηνπο θνξείο ρήκα : Σν δηάγξακκα θαηάηκεζεο δηαδηθαζηώλ θαη δηεξγαζηώλ ηεο Γηεύζπλζεο Πνηόηεηαο θαη Απνδνηηθόηεηαο κεηά από ηνλ αλαζρεδηαζκό 131

132 6.2.2 Η ζηαηηθή φςε ηνπ ζπζηήκαηνο ηελ πεξίπησζε ηεο Γηεχζπλζεο Πνηφηεηαο θαη Απνδνηηθφηεηαο δελ έρνπκε θακία δηαθνξνπνίεζε ζηε ζηαηηθή φςε ηνπ ζπζηήκαηνο πξηλ θαη κεηά απφ ηνλ αλαζρεδηαζκφ. Απηφ νθείιεηαη ζην φηη δελ έρνπλ δηαθνξνπνηεζεί νη νληφηεηεο ηνπ ζπζηήκαηνο κε ηε δηαγξαθή ή ηελ πξνζζήθε θάπνησλ απφ απηψλ θαη σο εθ ηνχηνπ δελ ππάξρεη θακία δηαθνξνπνίεζε θαη ζηηο ηάμεηο πνπ απαξηίδνπλ ην δηάγξακκα ηάμεσλ. Δπνκέλσο, ε ζηαηηθή φςε ηνπ ζπζηήκαηνο κεηά απφ ηνλ αλαζρεδηαζκφ κπνξεί λα πεξηγξάθεί απφ ηα ζρήκαηα θαη ηεο ελφηεηαο

133 6.2.3 Η πεξηγξαθή ηνπ πιαηζίνπ ηνπ ζπζηήκαηνο Η ιεηηνπξγία ηεο Γηεχζπλζεο Πνηφηεηαο θαη Απνδνηηθφηεηαο πεξηγξάθεηαη κε ηε βνήζεηα ησλ δηαγξακκάησλ IDEFØ κεδεληθνχ θαη πξψηνπ επηπέδνπ (ζρήκαηα θαη ), θαζψο θαη κε ην δηάγξακκα πεξηπηψζεσλ ρξήζεο ηνπ ζπζηήκαηνο (ζρήκα ). ην δηάγξακκα IDEFØ πνπ αθνινπζεί πεξηγξάθεηαη ε γεληθή ιεηηνπξγία ηνπ ζπζηήκαηνο θαη θαίλνληαη νη εηζξνέο, εθξνέο, νη κεραληζκνί θαη νη έιεγρνί ηνπ: πλάθεηα ππνβιεζέλησλ ζηνηρείσλ ζηα πιαίζηα ηνπ ΚΠΑ Έιεγρνο ζηόρσλ Μέηξεζε επίηεπμεο ζηόρσλ Αλάγθε γηα δηαρείξηζε πξνγξάκκαηνο «Γηνίθεζε κέζσ ζηόρσλ» Αλάγθε γηα εθαξκνγή Κνηλνύ Πιαηζίνπ Αμηνιόγεζεο Λεηηνπξγία Γ. Πνηόηεηαο θαη Απνδνηηθόηεηαο 0 Έθζεζε γηα Γεκόζηα Γηνίθεζε Αμηνιόγεζε Γεκόζησλ Φνξέσλ Δηζήγεζε γηα βξαβείν πνηόηεηαο Γηνηθεηηθόο Τπάιιεινο ρήκα : Σν δηάγξακκα IDEFØ κεδεληθνύ επηπέδνπ ηεο Γηεύζπλζεο Πνηόηεηαο θαη Απνδνηηθόηεηαο κεηά από ηνλ αλαζρεδηαζκό Σν δηάγξακκα IDEFØ πξψηνπ επηπέδνπ, κε ηε ζεηξά ηνπ, καο δείρλεη ηελ αλάιπζε ηνπ ζπζηήκαηνο ζε δηαδηθαζίεο θαη ηνλ ηξφπν κε ηνλ νπνίν δηαδέρεηαη ε κία ηελ άιιε. Σν δηάγξακκα IDEFØ πξψηνπ επηπέδνπ ηεο Γηεχζπλζεο Πνηφηεηαο θαη Απνδνηηθφηεηαο θαίλεηαη ζην παξαθάησ ζρήκα: 133

134 Έιεγρνο ζηόρσλ Μέηξεζε επίηεπμεο ζηόρσλ πλάθεηα ππνβιεζέλησλ ζηνηρείσλ ζην πιαίζην ηνπ ΚΠΑ Αλάγθε γηα δηαρείξηζε πξνγξάκκαηνο «Γηνίθεζε κέζσ ζηόρσλ» Γηαρείξηζε ζπζηήκαηνο «Γηνίθεζε κέζσ ζηόρσλ» 1 Έθζεζε γηα Γεκόζηα Γηνίθεζε Αλάγθε γηα εθαξκνγή Κνηλνύ Πιαηζίνπ Αμηνιόγεζεο Δθαξκνγή Κ.Π.Α. 2 Αμηνιόγεζε Γεκνζίσλ Φνξέσλ Δηζήγεζε γηα ην βξαβείν πνηόηεηαο Γηνηθεηηθόο Τπάιιεινο Γηνηθεηηθόο Τπάιιεινο ρήκα : Σν δηάγξακκα IDEFØ πξώηνπ επηπέδνπ ηεο Γηεύζπλζεο Πνηόηεηαο θαη Απνδνηηθόηεηαο κεηά από ηνλ αλαζρεδηαζκό 134

135 Σέινο, ην δηάγξακκα πεξηπηψζεσλ ρξήζεο ηνπ ζπζηήκαηνο, ην νπνίν καο δείρλεη ηε ζπκπεξηθνξά ηνπ ζπζηήκαηνο θαη ηηο εξγαζίεο ηηο νπνίεο εθηειεί, θαίλεηαη ζην παξαθάησ ζρήκα: 135

136 πραγματοποιεί Μέινο Οκάδαο Αμηνιόγεζεο πραγματοποιεί πραγματοποιεί πραγματοποιεί Οξηζκόο ρξνλνδηαγξάκκαηνο εθαξκνγήο ΚΠΑ Δλεκέξσζε ζπκκεηέρνλησλ γηα ηε δηαδηθαζία αμηνιόγεζεο πραγματοποιεί Πξνζδηνξηζκόο ζηνηρείσλ ηεθκεξίσζεο θαη ηξόπνπ ζπιιν... Καηαλνκή κειώλ ζε ππννκάδεο αμηνιόγεζεο <<include>> <<include>> <<include>> <<include>> <<include>> <<include>> <<include>> Δθαξκνγή Κ.Π.Α. <<include>> <<include>> <<include>> Καηαρώξεζε ζηνηρείσλ ηεθκεξίσζεο πγθξόηεζε θαη νξηζκόο κειώλ νκάδαο αμηνιόγεζεο <<include>> <<include>> <<include>> <<include>> <<include>> <<include>> Πξνηζδηνξηζκόο πεδίνπ ΚΠΑ πραγματοποιεί Γλσζηνπνίεζε ζηξαηεγηθώλ ζηόρσλ Πξνζδηνξηζκόο ππαιιήισλ πνπ ζα απαληήζνπλ ηα εξσηεκαηνιόγηα πραγματοποιεί Τπνπξγόο Παξαγσγή βαζκνινγίαο θνξέσλ ύληαμε εληαίαο Έθζεζεο Αμηνιόγεζεο πραγματοποιεί +πξαγκαηνπνηεί πραγματοποεί πραγματοποιεί Δηζήγεζε γηα βξαβείν πνηόηεηαο πραγματοποιεί Γηνηθεηηθόο Τπάιιεινο εκτελεί πραγματοποιεί εκτελεί πραγματοποιεί Σήξεζε ζηαηηζηηθώλ ζηνηρείσλ Έιεγρνο ζπλάθεηαο ππνβιεζέλησλ ζηνηρείσλ ΚΠΑ Έιεγρνο ζηόρσλ όισλ ησλ επηπέδσλ Απάληεζε εξσηεκαηνινγίσλ πραγματοποιεί πραγματοποιεί Αλάιπζε ζηξαηεγηθώλ ζηόρσλ ζε πραγματοποιεί ζηόρνπο Γελ. Γηεύζπλζεο Τπάιιεινο Φνξέα <<include>> <<include>> Πξνηζηάκελνο Γελ. Γηεύζπλζεο πραγματοποιεί Δπεμεξγαζία εξσηεκαηνινγίσλ θαη παξαγσγή γξαθεκάησλ πραγματοποιεί Παξαγσγή πξνζρεδίνπ Έθζεζεο Αμηνιόγεζεο ύληαμε Έθζεζεο κέηξσλ βειηίσζεο Μέινο ππννκάδσλ αμηνιόγεζεο ύληαμε Έθζεζεο Γεκόζηαο πραγματοποιεί Γηνίθεζεο πραγματοποιεί Πξνηζηάκελνο Γηεύζπλζεο Τπνβνιή Έθζεζεο Γεκόζηαο Γηνίθεζεο ζηνπο αξκόδηνπο Φνξείο πραγματοποιεί Δμεηδίθεπζε ζηόρσλ ζε επίπεδν Γηεύζπλζεο Δμαγσγή θαη θαηαρώξεζε δεηθηώλ κέηξεζεο <<include>> πραγματοποιεί <<include>> <<include>> <<include>> <<include>> <<include>> Οξηζκόο ζηόρσλ ηκήκαηνο <<include>> <<include>> Γηαρείξηζε πζηήκαηνο "Γηνίθεζε κέζσ ζηόρσλ" πραγματοποιεί Οξηζκόο αηνκηθώλ ζηόρσλ ππαιιήισλ <<include>> <<include>> <<include>> Πξνηζηάκελνο Σκήκαηνο πραγματοποιεί Παξαγσγή Έθζεζεο Απνινγηζκνύ θαη ζηαηηζηηθώλ ζηνηρείσλ πραγματοποιεί πραγματοποιεί Τπνβνιή Έθζεζεο Απνινγηζκνύ ζηνλ Τπνπξγό <<include>> Κνηλνπνίεζε Έθζεζεο Απνινγηζκνύ ζηε Γ. Πνηόηεηαο θαη Απνδνηηθόηεηαο Τπάιιεινο Φνξέα πραγματοποιεί Μέηξεζε επίηεπμεο ζηόρσλ Τπάιιεινο Μνλ. Απνδνηηθόηε... ρήκα : Σν δηάγξακκα πεξηπηώζεσλ ρξήζεο ηεο Γηεύζπλζεο Πνηόηεηαο θαη Απνδνηηθόηεηαο κεηά από ηνλ αλαζρεδηαζκό 136

137 6.2.4 Η δπλακηθή φςε ηνπ ζπζηήκαηνο Ρνή Γηαδηθαζηψλ Η ξνή ησλ λέσλ δηαδηθαζηψλ ηνπ ζπζηήκαηνο καδί κε ηηο εηζξνέο, εθξνέο, κεραληζκνχο θαη ειέγρνπο ηνπο κπνξεί λα πεξηγξαθεί αξρηθά κε ηα δηαγξάκκαηα IDEFØ δεπηέξνπ επηπέδνπ, ηα νπνία θαίλνληαη παξαθάησ (ζρήκαηα έσο ). Πξέπεη λα ζεκεησζεί, φηη ιφγσ κεγάιεο πεξηπινθφηεηαο ηεο δεχηεξεο δηαδηθαζίαο ηνπ ζπζηήκαηνο, ηεο «Δθαξκνγήο ηνπ Κ.Π.Α.», ήηαλ αλαγθαίν λα δηαηξεζεί ε ζπγθεθξηκέλε δηαδηθαζία ζε ηέζζεξηο ππν-δηαδηθαζίεο, πξνθεηκέλνπ λα κπνξέζνπλ λα απεηθνληζηνχλ φιεο νη εξγαζίεο ηεο δηαγξακκαηηθά. 137

138 Αλάγθεο Γεκόζηαο Γηνίθεζεο Γλσζηνπνίεζε ηξαηεγηθώλ ζηόρσλ Τπνπξγόο ή άιιν όξγαλν δηνίθεζεο 1 Πνξεία Γελ. ηξαηεγηθνί ζηόρνηγηεπζύλζεσλ Αλάιπζε ηξαηεγηθώλ ζηόρσλ ζε ζηόρνπο Γεληθήο Γηεύζπλζεο Πξνηζηάκελνο Γελ. Γηεύζπλζεο ηόρνη Γελ. Γηεπζύλζεσλ 2 Πνξεία Γηεπζύλζεσλ Δμεηδίθεπζε ζηόρσλ ζε επίπεδν Γηεύζπλζεο ηόρνη Γηεύζπλζεο Πνξεία Σκεκάησλ 3 Οξηζκόο ζηόρσλ ηκήκαηνο Πξνηζηάκελνο Γηεύζπλζεο 4 ηόρνη Σκεκάησλ Αηνκηθή πνξεία ππαιιήισλ Αηνκηθνί ζηόρνη ππαιιήισλ πλάθεηα ζηόρσλ Γηνηθεηηθόο Τπάιιεινο Γ. Πνηόηεηαο Απνδνηηθόηεηαο ύληαμε έθζεζεο Γεκόζηαο Γηνίθεζεο 12 Έθζεζε Απνινγηζκνύ θνηλνπνηεκέλε Έθζεζε Γεκόζηαο Γηνίθεζεο Τπνβνιή Δθζεζεο Γεκόζηαο Γηνίθεζεο ζηνπο αξκόδηνπο θνξείο Κνηλνπνίεζε Έθζεζεο Απνινγηζκνύ ζηε Γ. Πνηόηεηαο θαη Απνδνηηθόηεηαο 11 Έθζεζε Γεκόζηαο Γηνίθεζεο ππνβιεζείζα Γηνηθεηηθόο Τπάιιεινο Γ. Πνηόηεηαο Απνδνηηθόηεηαο 13 Έθζεζε Απνινγηζκνύ ππνβιεζείζα Τπνβνιή Έθζεζεο Απνινγηζκνύ ζηνλ Τπνπξγό Φνξέαο Έθζεζε Απνινγηζκνύ 10 Παξαγσγή Έθζεζεο Απνινγηζκνύ κε πνζνηηθά ζηνηρεία από ην ζύζηεκα Φνξέαο Πξνηζηάκελνο Σκήκαηνο Δπίηεπμε ζηόρσλ πνζνηηθνπνηεκέλε 9 Μέηξεζε επίηεπμεο ζηόρσλ Μνλάδα Απνδνηηθόηεηαο Φνξέα Οξηζκόο αηνκηθώλ ζηόρσλ ππαιιήισλ Πξνηζηάκελνο Σκήκαηνο Γείθηεο Μέηξεζεο 8 5 Δγθεθξηκέλνη ζηόρνη Δμαγσγή θαη θαηαρώξεζε δεηθηώλ κέηξεζεο Μνλάδα Απνδνηηθόηεηαο Φνξέα 7 Έιεγρνο ζηόρσλ όισλ ησλ επηπέδσλ 6 Γηνηθεηηθόο Τπάιιεινο Γ. Πνηόηεηαο Απνδνηηθόηεηαο Φνξέαο ρήκα : Σν δηάγξακκα IDEFØ δεύηεξνπ επηπέδνπ ηεο αλαζρεδηαζκέλεο δηαδηθαζίαο ηεο δηαρείξηζεο ηνπ ζπζηήκαηνο «Γηνίθεζε κέζσ ζηόρσλ» 138

139 Οξηζκόο πεδίνπ Κ.Π.Α. Τπνπξγόο ή άιιν Όξγαλν Γηνίθεζεο 1 Πεδίν Κ.Π.Α. πγθξόηεζε νκάδαο αμηνιόγεζεο θαη θαζνξηζκόο ηξόπνπ ιεηηνπξγίαο ηεο Τπνπξγόο ή άιιν όξγαλν Γηνίθεζεο Οκάδα Αμηνιόγεζεο 2 Υξνληθά πεξηζώξην νινθιήξσζεο εξγαζηώλ Οξηζκόο θαη θαηαρώξεζε ρξνλνδηαγξάκκαηνο δηαδηθαζίαο Υξνλνδηάγξακκα εθαξκνγήο Κ.Π.Α 3 Οκάδα Αμηνιόγεζεο ρήκα : Σν δηάγξακκα IDEFØ δεύηεξνπ επηπέδνπ ηεο αλαζρεδηαζκέλεο ππνδηαδηθαζίαο «Πξνζδηνξηζκόο πεδίνπ εθαξκνγήο πγθξόηεζε νκάδαο» σο κέξνο ηεο δηαδηθαζίαο «Δθαξκνγή ηνπ Κ.Π.Α.» πκκεηέρνληεο ζηε δηαδηθαζία ελεκεξσκέλνη Δλεκέξσζε ζπκκεηέρνλησλ γηα ηε δηαδηθαζία αμηνιόγεζεο Οκάδα Αμηνιόγεζεο 1 Πξνζδηνξηζκόο ζηνηρείσλ ηεθκεξίσζεο θαη ηξόπνπ ζπιινγήο ηνπο Οκάδα Αμηνιόγεζεο 2 ηνηρεία ηεθκεξίσζεο θαζνξηζκέλα Καηαλνκή κειώλ ζε ππννκάδεο αμηνιόγεζεο Οκάδα Αμηνιόγεζεο 3 Οκάδεο αμηνιόγεζεο Πξνζδηνξηζκόο ππαιιήισλ πνπ ζα απαληήζνπλ ηα εξσηεκαηνιόγηα 4 Ολόκαηα ππαιιήισλ θαζνξηζκέλα Τπννκάδεο Αμηνιόγεζεο ρήκα : Σν δηάγξακκα IDEFØ δεύηεξνπ επηπέδνπ ηεο ππνδηαδηθαζίαο «Καηαλνκή θαζεθόλησλπξνζδηνξηζκόο εζσηεξηθήο ιεηηνπξγίαο νκάδαο» σο κέξνο ηεο δηαδηθαζίαο «Δθαξκνγή ηνπ Κ.Π.Α.» 139

140 Απαληεκέλα εξσηεκαηνιόγηα Απάληεζε εξσηεκαηνινγίσλ ηνηρεία ηεθκεξηώζεο θαηαρσξεκέλα Τπάιιεινη θνξέσλ 1 Καηαρώξεζε ζηνηρείσλ ηεθκεξίσζεο Τπάιιεινη Φνξέσλ 2 Δπεμεξγαζία εξσηεκαηνινγίσλ θαη παξαγσγή γξαθεκάησλ Τπννκάδεο αμηνιόγεζεο 3 Γξαθήκαηα Παξαγσγή πξνζρεδίνπ Έθζεζεο Αμηνιόγεζεο από ην ύζηεκα Τπννκάδεο αμηνιόγεζεο Πξνζρέδην έθζεζεο αμηνιόγεζεο 4 ύληαμε εληαίαο Έθζεζεο Αμηνιόγεζεο Τπννκάδεο Αμηνιόγεζεο Δληαία Έθζεζε Αμηνιόγεζεο 5 Παξαγσγή βαζκνινγίαο παξαδεηγκάησλ, θξηηεξίσλ, ππνθξηηεξίσλ από ην ύζηεκα 6 Βαζκνινγία Φνξέσλ ρήκα : Σν δηάγξακκα IDEFØ δεύηεξνπ επηπέδνπ ηεο αλαζρεδηαζκέλεο ππνδηαδηθαζίαο «πιινγή, επεμεξγαζία ησλ ζηνηρείσλ ηεθκεξίσζεο, ζύληαμε έθζεζεο αμηνιόγεζεο βαζκνιόγεζε» σο κέξνο ηεο δηαδηθαζίαο «Δθαξκνγή ηνπ Κ.Π.Α.» 140

141 Παξαγσγή γξαθεκάησλ από ην ύζηεκα θαη εμαγσγή ζπκπεξαζκάησλ Τπννκάδεο αμηνιόγεζεο 1 Γξαθήκαηα Αλάγθεο πνπ πξνθύπηνπλ από αμηνιόγεζε Πξνζδηνξηζκόο κέηξσλ πνιηηηθήο θαη δεζκώλ ελεξγεηώλ βειηίσζεο Τπννκάδεο αμηνιόγεζεο 2 Δλέξγεηεο βειηίσζεο Γξάζεηο βειηίσζεο, ρξνλνδηάγξακκα Καζνξηζκόο ζπγθεθξηκέλσλ δξάζεσλ βειηίσζεο θαη πξνζδηνξ. Υξνλνδηαγξ. 3 Σαμηλόκεζε δξάζεσλ βειηίσζεο ζε δέζκεο ελεξγεηώλ Τπννκάδεο αμηνιόγεζεο 4 Τπννκάδεο αμηνιόγεζεο Γέζκεο ελεξγεηώλ Τπνβνιή ηεθκ. Τιηθνύ, έθζ. Αμηνι. Καη πξνηάζεσλ βειηίσζεο 5 ηνηρεία ππνβιεζέληα πλάθεηα ζηνηρείσλ Αμηνιόγεζε ηαηηζηηθά Φνξέσλ ζηνηρεία Δηζήγεζε γηα βξαβείν πνηόηεηαο 8 Τπννκάδεο αμηνιόγεζεο Έιεγρνο ζπλάθεηαο ππνβιεζέλησλ ζηνηρείσλ Σήξεζε ζηαηηζηηθώλ ζηνηρείσλ Γηνηθ. Τπάιιεινο Γ. Πνηόη. Απνδνηηθόηεηαο 7 Γηνηθ. Τπάιιεινο Γ. Πνηόη. Απνδνηηθόηεηαο 6 Γηνηθ. Τπάιιεινο Γ. Πνηόηεηαο Απνδνηηθόηεηαο ρήκα : Σν δηάγξακκα IDEFØ δεύηεξνπ επηπέδνπ ηεο αλαζρεδηαζκέλεο ππνδηαδηθαζίαο «ύληαμε Έθζεζεο Μέηξσλ Βειηίσζεο» σο κέξνο ηεο δηαδηθαζίαο «Δθαξκνγή ηνπ Κ.Π.Α.» 141

142 Σν δηάγξακκα IDEF3+entities (δηάγξακκα ζελαξίσλ) (ζρήκαηα θαη ) πνπ πεξηγξάθεη επίζεο ηε ξνή ησλ δηαδηθαζηψλ κπνξεί λα ρξεζηκνπνηεζεί ζε αληηπαξαβνιή κε απηφ ηεο πθηζηάκελεο θαηάζηαζεο γηα λα δείμεη πψο έρεη κεηαβιεζεί ν ηχπνο ησλ εξγαζηψλ ζε νξηζκέλεο πεξηπηψζεηο θαη πψο έρεη αιιάμεη ε δηάηαμή ηνπο ζε άιιεο. Μπνξνχκε λα παξαηεξήζνπκε πσο, εηδηθά ζηελ πεξίπησζε ηεο δηαδηθαζίαο ηεο εθαξκνγήο ηνπ Κ.Π.Α. ε δηαδηθαζία έρεη ζπξξηθλσζεί αξθεηά ρξνληθά, ιφγσ ηεο ζεκαζίαο πνπ έρεη ιάβεη ε δηαίξεζε ηεο νκάδαο αμηνιφγεζεο ζε ππννκάδεο θαη ν θαηακεξηζκφο θάπνησλ εξγαζηψλ ζε απηέο νη νπνίεο κπνξνχλ λα εξγάδνληαη παξάιιεια. Αθνινπζνχλ ηα δηαγξάκκαηα IDEF3+entities πνπ πεξηγξάθνπλ ηε ξνή ησλ δχν δηαδηθαζηψλ ηνπ ζπζηήκαηνο: 142

143 <Γηαρείξηζε ηνπ ζπζηήκαηνο «Γηνίθεζε κέζσ ζηόρσλ»> <Τπνπξγόο (ή (ή άιιν άιιν όξγαλν όξγαλν δηνίθεζεο)> <Γηνηθεηηθόο <Πξνηζηάκελνο Τπάιιεινο Γ. Γ. Γεληθήο Πνηόηεηαο Γεληθήο Πνηόηεηαο θαη θαη Γηεύζπλζεο> Απνδνηηθόηεηαο> <Πξνηζηάκελνο Γηεύζπλζεο> <Πξνηζηάκελνο Σκήκαηνο> Σκήκαηνο> <Μνλάδα <Μνλάδα Απνδνηηθόηεηαο Φνξέα> Φνξέα> Γλσζηνπνίεζε ηξαηεγηθώλ ζηόρσλ 1.1 Αλάιπζε ηξαηεγηθώλ ζηόρσλ ζε ζηόρνπο Γεληθήο Γηεύζπλζεο 1.2 Δμεηδίθεπζε ζηόρσλ ζε επίπεδν Γηεύζπλζεο 1.3 Οξηζκόο ζηόρσλ ηκήκαηνο 1.4 Οξηζκόο αηνκηθώλ ζηόρσλ ππαιιήισλ 1.5 Έιεγρνο ζηόρσλ όισλ ησλ επηπέδσλ 1.6 ΛΑΝΘΑΜΔΝΟΗ ΧΣΟΗ Δμαγσγή θαη θαηαρώξεζε δεηθηώλ κέηξεζεο 1.7 Μέηξεζε επίηεπμεο ζηόρσλ 1.8 Παξαγσγή Έθζεζεο Απνινγηζκνύ κε πνζνηηθά ζηνηρεία από ην ζύζηεκα 1.9 Τπνβνιή Έθζεζεο Απνινγηζκνύ ζηνλ Τπνπξγό 1.10 ύληαμε έθζεζεο Γεκόζηαο Γηνίθεζεο 1.12 Κνηλνπνίεζε Έθζεζε Απνινγηζκνύ ζηε Γ. Πνηόηεηαο θαη Απνδνηηθόηεηαο 1.11 Τπνβνιή Δθζεζεο Γεκόζηαο Γηνίθεζεο ζηνπο αξκόδηνπο θνξείο 1.13 ρήκα : Σν δηάγξακκα IDEF3+entities ηεο αλαζρεδηαζκέλεο δηαδηθαζίαο ηεο δηαρείξηζεο ηνπ ζπζηήκαηνο «Γηνίθεζε κέζσ ζηόρσλ» 143

144 <Δθαξκνγή ηνπ Κ.Π.Α.> <Τπνπξγόο (ή (ή άιιν άιιν όξγαλν όξγαλν δηνίθεζεο)> Οξηζκόο πεδίνπ Κ.Π.Α <Οκάδα <Οκάδα Αμηνιόγεζεο> <Τπννκάδεο Αμηνιόγεζεο> <Τπάιιεινη Φνξέσλ> Φνξέσλ> <Γηνηθεηηθόο Τπάιιεινο Γ. Γ. Πνηόηεηαο Πνηόηεηαο θαη θαη Απνδνηηθόηεηαο> πγθξόηεζε νκάδαο αμηνιόγεζεο θαη θαζνξηζκόο ηξόπνπ ιεηηνπξγίαο ηεο Οξηζκόο θαη θαηαρώξεζε ρξνλνδηαγξάκκα ηνο δηαδηθαζίαο Δλεκέξσζε ζπκκεηέρνλησλ γηα ηε δηαδηθαζία αμηνιόγεζεο Πξνζδηνξηζκόο ζηνηρείσλ ηεθκεξίσζεο θαη ηξόπνπ ζπιινγήο ηνπο Καηαλνκή κειώλ ζε ππννκάδεο αμηνιόγεζεο Πξνζδηνξηζκόο ππαιιήισλ πνπ ζα απαληήζνπλ ηα εξσηεκαηνιόγηα Απάληεζε εξσηεκαηνινγί Παξαγσγή πξνζρεδίνπ Έθζεζεο Αμηνιόγεζεο από ην ύζηεκα πδήηεζε γηα επηκέξνπο πξνζρέδηα έθζεζεο αμηνιόγεζεο ύληαμε εληαίαο Έθζεζεο Αμηνιόγεζεο Δπεμεξγαζία εξσηεκαηνινγίσ λ θαη παξαγσγή γξαθεκάησλ Παξαγσγή βαζκνινγίαο παξαδεηγκάησλ, θξηηεξίσλ, ππνθξηηεξίσλ από ην ύζηεκα Παξαγσγή γξαθεκάησλ από ην ύζηεκα θαη εμαγσγή ζπκπεξαζκάησλ Πξνζδηνξηζκόο κέηξσλ πνιηηηθήο θαη δεζκώλ ελεξγεηώλ βειηίσζεο Καζνξηζκόο ζπγθεθξηκέλσλ δξάζεσλ βειηίσζεο θαη πξνζδηνξ. Υξνλνδηαγξ Σαμηλόκεζε δξάζεσλ ελεξγεηώλ ζε δέζκεο ελεξγεηώλ σλ Καηαρώξεζε ζηνηρείσλ ηεθκεξίσζεο Τπνβνιή ηεθκ. Τιηθνύ, έθζ. Αμηνι. Καη πξνηάζεσλ βειηίσζεο ΜΖ ΤΝΑΦΖ Έιεγρνο ζπλάθεηαο ππνβιεζέλησλ ζηνηρείσλ ΤΝΑΦΖ Σήξεζε ζηαηηζηηθώλ ζηνηρείσλ Δηζήγεζε γηα βξαβείν πνηόηεηαο ρήκα : Σν δηάγξακκα IDEF3+entities ηεο αλαζρεδηαζκέλεο δηαδηθαζίαο «Δθαξκνγή ηνπ Κ.Π.Α.» 144

145 Η ξνή ησλ αλαζρεδηαζκέλσλ δηαδηθαζηψλ θαίλεηαη επίζεο κε ηα δηαγξάκκαηα ζπλεξγαζίαο (ζρήκαηα θαη ), ηα νπνία δείρλνπλ ηε αιιειεπίδξαζε ησλ νληνηήησλ θαη επηθεληξψλνληαη ζην ηη θάλεη ην αλαζρεδηαζκέλν ζχζηεκα. Αθνινπζνχλ ηα δηαγξάκκαηα ζπλεξγαζίαο γηα ηηο δηαδηθαζίεο ηεο δηαρείξηζεο ηνπ ζπζηήκαηνο «Γηνίθεζε κέζσ ζηφρσλ» θαη δηαρείξηζε ηνπ Κ.Π.Α.: 145

146 Τπάιιεινο Μνλ. Απνδνηηθόηεηαο Φνξέα 10: Τπνβνιή Έθζεζεο Απνινγηζκνύ 7: Δμαγσγή θαη θαηαρώξεζε δεηθηώλ κέηξεζεο 6: Έιεγρνο ζηόρσλ 8: Μέηξεζε επίηεπμεο ζηόρσλ 9: Παξαγσγή Έθζεζεο Απνινγηζκνύ κε πνζνηηθά ζηνηρεία Τπνπξγόο 1: Γλσζηνπνίεζε ζηξαηεγηθώλ ζηόρσλ 11: Κνηλνπνίεζε Έθζεζεο Απνινγηζκνύ Αξκόδηνη Φνξείο 12: Τπνβνιή Έθζεζεο Γεκόζηαο Γηνίθεζεο Γηνηθεηηθόο Τπάιιεινο Γ. Πνηόηεηαο Απνδνηηθόηεηαο Πξνηζηάκελνο Γελ. Γηεύζπλζεο 5: Οξηζκόο αηνκηθώλ ζηόρσλ ππαιιήισλ 4: Οξηζκόο ζηόρσλ Σκήκαηνο 2: Αλάιπζε ζηόρσλ ζε ζηόρνπο Γελ. Γηεύζπλζεο 3: Δμεηδίθεπζε ζηόρσλ ζε επίπεδν Γηεύζπλζεο Πξνηζηάκελνο Σκήκαηνο Πξνηζηάκελνο Γηεύζπλζεο ρήκα : Σν δηάγξακκα ζπλεξγαζίαο ηεο αλαζρεδηαζκέλεο δηαδηθαζίαο ηεο δηαρείξηζεο ηνπ ζπζηήκαηνο «Γηνίθεζε κέζσ ζηόρσλ» 146

147 4: Καηαλνκή κειώλ ζε ππννκάδεο αμηνιόγεζεο Τπνπξγόο 3: Πξνζδηνξηζκόο ζηνηρείσλ ηεθκεξίσζεο θαη ηξόπνπ ζπιινγήο ηνπο 1: Οξηζκόο πεδίνπ Κ.Π.Α. 2: Οξηζκόο ρξνλνδηαγξάκκαηνο δηαδηθαζίαο Οκάδα Αμηνιόγεζεο Τπννκάδεο Αμηνιόγεζεο 6: Απάληεζε εξσηεκαηνινγίσλ 7: Δπεμεξγαζία εξσηεκαηνινγίσλ 10: Έιεγρνο ζπλάθεηαο ππνβιεζέλησλ ζηνηρείσλ 8: Καηαρώξεζε ηεθκεξησηηθνύ πιηθνύ 5: Πξνζδηνξηζκόο ππαιιήισλ πνπ ζα απαληήζνπλ ηα εξσηεκαηνιόγηα 9: Τπνβνιή ηεθκ. πιηθνύ, έθζ. αμηνιόγεζεο θαη πξνηάζεσλ βειηίσζεο Γηνηθεηηθόο Τπάιιεινο Γ. Πνηόηεηαο Τπάιιεινο Φνξέα Απνδνηηθόηεηαο ρήκα : Σν δηάγξακκα ζπλεξγαζίαο ηεο αλαζρεδηαζκέλεο δηαδηθαζίαο «Δθαξκνγή ηνπ Κ.Π.Α.» Αλάινγε εηθφλα δίλνπλ θαη ηα δηαγξάκκαηα αθνινπζίαο (ζρήκαηα θαη ), ηα νπνία επηθεληξψλνληαη ζην ρξφλν ζηνλ νπνίν νη νληφηεηεο αιιειεπηδξνχλ. Σα δηαγξάκκαηα αθνινπζίαο γηα ηηο δχν δηαδηθαζίεο πνπ εθηειεί ην ζχζηεκα θαίλνληαη ζηα παξαθάησ ζρήκαηα: 147

148 Τπνπξγόο : Πξνηζηάκελνο Γελ. Τπνπξγόο Γηεύζπλζε... Γλσζηνπνίεζε ζηξαηεγηθώλ ζηόρσλ Πξνηζηάκελνο Γηεύζπλζε... Πξνηζηάκελνο Σκήκαην... Γηνηθεηηθόο Τπάιιεινο... Τπάιιεινο Μνλ. Απνδνηηθόηε... Αξκόδηνη Φνξείο : Αξκόδ... Αλάιπζε ζηόρσλ ζε ζηόρνπο Γελ. Γηεύζπλζεο Δμεηδίθεπζε ζηόρσλ ζε επίπεδν Γηεύζπλζεο Οξηζκόο ζηόρσλ Σκήκαηνο Οξηζκόο αηνκηθώλ ζηόρσλ ππαιιήισλ Έιεγρνο ζηόρσλ Δμαγσγή θαη θαηαρώξεζε δεηθηώλ κέηξεζεο Μέηξεζε επίηεπμεο ζηόρσλ Παξαγσγή Έθζεζεο Απνινγηζκνύ κε πνζνηηθά ζηνηρεία Τπνβνιή Έθζεζεο Απνινγηζκνύ Κνηλνπνίεζε Έθζεζεο Απνινγηζκνύ Τπνβνιή Έθζεζεο Γεκόζηαο Γηνίθεζεο ρήκα : Σν δηάγξακκα αθνινπζίαο ηεο αλαζρεδηαζκέλεο δηαδηθαζίαο ηεο δηαρείξηζεο ηνπ ζπζηήκαηνο «Γηνίθεζε κέζσ ζηόρσλ» 148

149 Τπνπξγόο : Τπνπξγόο Οκάδα Αμηνιόγεζε... Οξηζκόο πεδίνπ Κ.Π.Α. Τπννκάδεο Αμηνιόγεζε... Τπάιιεινο Φνξέα : Τπάιιεινο Φνξέα Γηνηθεηηθόο Τπάιιεινο... Οξηζκόο ρξνλνδηαγξάκκαηνο δηαδηθαζίαο Πξνζδηνξηζκόο ζηνηρείσλ ηεθκεξίσζεο θαη ηξόπνπ ζπιινγήο ηνπο Καηαλνκή κειώλ ζε ππννκάδεο αμηνιόγεζεο Πξνζδηνξηζκόο ππαιιήισλ πνπ ζα απαληήζνπλ ηα εξσηεκαηνιόγηα Απάληεζε εξσηεκαηνινγίσλ Δπεμεξγαζία εξσηεκαηνινγίσλ Καηαρώξεζε ηεθκεξησηηθνύ πιηθνύ Τπνβνιή ηεθκ. πιηθνύ, έθζ. αμηνιόγεζεο θαη πξνηάζεσλ βειηίσζεο Έιεγρνο ζπλάθεηαο ππνβιεζέλησλ ζηνηρείσλ ρήκα : Σν δηάγξακκα αθνινπζίαο ηεο αλαζρεδηαζκέλεο δηαδηθαζίαο «Δθαξκνγή ηνπ Κ.Π.Α.» 149

150 Η ξνή ησλ εξγαζηψλ Οη αλαζρεδηαζκέλεο δηαδηθαζίεο ηεο Γηεχζπλζεο Πνηφηεηαο θαη Απνδνηηθφηεηαο ζα πξέπεη λα αλαιπζνχλ θαη σο ηε ξνή ησλ δηεξγαζηψλ απφ ηηο νπνίεο απνηεινχληαη. Πξνο ηελ θαηεχζπλζε απηή ζα βνεζήζεη αξρηθά ην δηάγξακκα ξνήο εξγαζίαο ή δηάγξακκα IDEF3 (ζρήκαηα θαη ), ην νπνίν πεξηγξάθεη ηνλ ηξφπν εξγαζίαο ηνπ ζπζηήκαηνο. Σα δηαγξάκκαηα IDEF3 γηα ηηο δηαδηθαζίεο ηεο δηαρείξηζεο ηνπ ζπζηήκαηνο «Γηνίθεζε κέζσ ζηφρσλ» θαη ηεο εθαξκνγήο ηνπ ΚΠΑ θαίλνληαη παξαθάησ: 150

151 Γλσζηνπνίεζε ηξαηεγηθώλ ζηόρσλ 1.1 Αλάιπζε ηξαηεγηθώλ ζηόρσλ ζε ζηόρνπο Γεληθήο Γηεύζπλζεο 1.2 Δμεηδίθεπζε ζηόρσλ ζε επίπεδν Γηεύζπλζεο 1.3 Οξηζκόο ζηόρσλ ηκήκαηνο 1.4 Οξηζκόο αηνκηθώλ ζηόρσλ ππαιιήισλ 1.5 Έιεγρνο ζηόρσλ όισλ ησλ επηπέδσλ 1.6 XOR Δμαγσγή θαη θαηαρώξεζε δεηθηώλ κέηξεζεο 1.7 Τπνβνιή Δθζεζεο Γεκόζηαο Γηνίθεζεο ζηνπο αξκόδηνπο θνξείο 1.13 ύληαμε έθζεζεο Γεκόζηαο Γηνίθεζεο 1.12 Κνηλνπνίεζε Έθζεζε Απνινγηζκνύ ζηε Γ. Πνηόηεηαο θαη Απνδνηηθόηεηαο 1.11 Τπνβνιή Έθζεζεο Απνινγηζκνύ ζηνλ Τπνπξγό 1.10 Παξαγσγή Έθζεζεο Απνινγηζκνύ κε πνζνηηθά ζηνηρεία από ην ζύζηεκα 1.9 Μέηξεζε επίηεπμεο ζηόρσλ 1.8 ρήκα : Σν δηάγξακκα IDEF3 ηεο αλαζρεδηαζκέλεο δηαδηθαζίαο ηεο δηαρείξηζεο ηνπ ζπζηήκαηνο «Γηνίθεζε κέζσ ζηόρσλ» 151

152 Οξηζκόο πεδίνπ Κ.Π.Α πγθξόηεζε νκάδαο αμηνιόγεζεο θαη θαζνξηζκόο ηξόπνπ ιεηηνπξγίαο ηεο Οξηζκόο θαη θαηαρώξεζε ρξνλνδηαγξάκκαηνο δηαδηθαζίαο Δλεκέξσζε ζπκκεηέρνλησλ γηα ηε δηαδηθαζία αμηνιόγεζεο Πξνζδηνξηζκόο ζηνηρείσλ ηεθκεξίσζεο θαη ηξόπνπ ζπιινγήο ηνπο Καηαλνκή κειώλ ζε ππννκάδεο αμηνιόγεζεο Σήξεζε ζηαηηζηηθώλ ζηνηρείσλ Δηζήγεζε γηα βξαβείν πνηόηεηαο Πξνζδηνξηζκόο ππαιιήισλ πνπ ζα απαληήζνπλ ηα εξσηεκαηνιόγηα XOR Απάληεζε εξσηεκαηνινγίσλ Έιεγρνο ζπλάθεηαο ππνβιεζέλησλ ζηνηρείσλ Τπνβνιή ηεθκ. Τιηθνύ, έθζ. Αμηνι. Καη πξνηάζεσλ βειηίσζεο ύληαμε εληαίαο Έθζεζεο Αμηνιόγεζεο πδήηεζε γηα επηκέξνπο πξνζρέδηα έθζεζεο αμηνιόγεζεο Παξαγσγή πξνζρεδίνπ Έθζεζεο Αμηνιόγεζεο από ην ύζηεκα V Καηαρώξεζε ζηνηρείσλ ηεθκεξίσζεο V Παξαγσγή γξαθεκάησλ από ην ύζηεκα θαη εμαγσγή ζπκπεξαζκάησλ Παξαγσγή βαζκνινγίαο παξαδεηγκάησλ, θξηηεξίσλ, ππνθξηηεξίσλ από ην ύζηεκα V Δπεμεξγαζία εξσηεκαηνινγίσλ θαη παξαγσγή γξαθεκάησλ Σαμηλόκεζε δξάζεσλ ελεξγεηώλ ζε δέζκεο ελεξγεηώλ Καζνξηζκόο ζπγθεθξηκέλσλ δξάζεσλ βειηίσζεο θαη πξνζδηνξ. Υξνλνδηαγξ Πξνζδηνξηζκόο κέηξσλ πνιηηηθήο θαη δεζκώλ ελεξγεηώλ βειηίσζεο ρήκα : Σν δηάγξακκα IDEF3 ηεο αλαζρεδηαζκέλεο δηαδηθαζίαο «Δθαξκνγή ηνπ Κ.Π.Α.» 152

153 Σν δηάγξακκα δξαζηεξηνηήησλ (ζρήκα θαη ), αληίζηνηρα, καο δίλεη κε δηαθνξεηηθφ ηξφπν κία εηθφλα γηα ηε ξνή εξγαζίαο ηνπ ζπζηήκαηνο θαη γηα ην ιφγν απηφ έρνπλ παξαρζεί δηαγξάκκαηα δξαζηεξηνηήησλ γηα ηηο δχν δηαδηθαζίεο πνπ καο ελδηαθέξνπλ, ηα νπνία θαίλνληαη ζηα αθφινπζα ζρήκαηα: 153

154 Οξηζκόο θαη έιεγρνο ζηόρσλ Μέηξεζε απνηειεζκάησλ Σύληαμε Έθζεζεο Απνινγηζκνύ Σύληαμε Έθζεζεο Δεκόζηαο Δηνίθεζεο Γλσζηνπνίεζε ζηξαηεγηθώλ ζηόρσλ Αλάιπζε ζηξαηεγηθώλ ζηόρσλ ζε ζηόρνπο Γελ. Γηεύζπλζεο Δμεηδίθεπζε ζηόρσλ ζε επίπεδν Γηεύζπλζεο Οξηζκόο ζηόρσλ Σκήκαηνο Οξηζκόο αηνκηθώλ ζηόρσλ Τπαιιήισλ ηόρνη ιαλζαζκέλνη Έιεγρνο ζηόρσλ όισλ ησλ επηπέδσλ ηόρνη ζσζηνί Δμαγσγή θαη θαηαρώξεζε δεηθηώλ κέηξεζεο Μέηξεζε επίηεπμεο ζηόρσλ Παξαγσγή Έθζεζεο Απνινγηζκνύ κε πνζνηηθά ζηνηρεία από ην ύζηεκα Τπνβνιή Έθζεζεο Απνινγηζκνύ ζηνλ Τπνπξγό Κνηλνπνίεζε Έθζεζεο Απνινγηζκνύ ζηε Γ. Πνηόηεηαο θαη Απνδνηηθόηεηαο ύληαμε Έθζεζεο Γεκόζηαο Γηνίθεζεο Τπνβνιή Έθζεζεο Γεκόζηαο Γηνίθεζεο ζηνπο αξκόδηνπο Φνξείο ρήκα : Σν δηάγξακκα δξαζηεξηνηήησλ ηεο αλαζρεδηαζκέλεο δηαδηθαζίαο «Δθαξκνγή ηνπ Κ.Π.Α.» 154

155 Πξνεηνηκαζία γηα εθηέιεζε δηαδηθαζίαο Πξνεηνηκαζία θαη ππνβνιή πιηθνύ ΚΠΑ Έιεγρνο ζηνηρειησλ θαη εηζήγεζε γηα βξαβ... Οξηζκόο πεδίνπ ΚΠΑ πγθξόηεζε νκάδαο αμηνιόγεζεο θαη θαζνξηζκόο ηξόπνπ ιεηηνπξγίαο ηεο Οξηζκόο θαη θαηαρώξεζε ρξνλνδηαγξάκκαηνο δηαδηθαζίαο Δλεκέξσζε ζπκκεηερόλησλ γηα ηε δηαδηθαζία αμηνιόγεζεο Πξνζδηνξηζκόο ζηνηρείσλ ηεθκεξίσζεο θαη ηξόπνπ ζπιινγήο ηνπο Καηαλνκή κειώλ ζε ππννκάδεο αμηνιόγεζεο Πξνζδηνξηζκόο ππαιιήισλ πνπ ζα απαληήζνπλ ηα εξσηεκαηνιόγηα Απάληεζε εξσηεκαηνινγίσλ Καηαρώξεζε ζηνηρείσλ ηεθκεξίσζεο Δπεμεξγαζία εξσηεκαηνινγίσλ θαη παξαγσγή γξαθεκάησλ Παξαγσγή πξνζρεδίνπ Έθζεζεο Αμηνιόγεζεο από ην ζύζηεκα Παξαγσγή βαζκνινγίαο, παξαδεηγκάησλ, θξηηεξίσλ, ππνθξηηεξίσλ από ην ύζηεκα Πξνζδηνξηζκόο κέηξσλ πνιηηηθήο θαη δεζκώλ ελεξγεηώλ βειηίσζεο πδήηεζε γηα επηκέξνπο πξνζρέδηα Έθζεζεο Αμηνιόγεζεο Παξαγσγή γξαθεκάησλ από ην ύζηεκα θαη εμαγσγή ζπκπεξαζκάησλ Καζνξηζκόο δξάζεσλ βειηίσζεο θαη πξνζδηνξηζκόο Υξνλνδηαγξάκκαηνο ύληαμε εληαίαο Έθζεζεο Αμηνιόγεζεο Σαμηλόκεζε δξάζεσλ ελεξγεηώλ ζε δέζκεο ελεξγεηώλ Τπνβνιή ηεθκεξησηηθνύ πιηθνύ, έθζεζεο αμηνιόγεζεο θαη πξνηάζεσλ βειηίσζεο Έιεγρνο ζπλάθεηαο ππνβιεζέλησλ ζηνηρείσλ Σήξεζε ζηαηηζηηθώλ ζηνηρείσλ Δηζήγεζε γηα βξαβείν πνηόηεηαο ρήκα : Σν δηάγξακκα δξαζηεξηνηήησλ ηεο αλαζρεδηαζκέλεο δηαδηθαζίαο «Δθαξκνγή ηνπ Κ.Π.Α.» 155

156 6.3 Σν Σκήκα Βηβιηνζήθεο ηνπ ΤΠ.Δ.Γ.Α. Η απνηχπσζε ηεο πθηζηάκελεο θαηάζηαζεο ζηελ πεξίπησζε ηεο βηβιηνζήθεο, αλέδεημε ηηο αλάγθεο ηνπ ηκήκαηνο θαη ηα ζέκαηα ζηα νπνία πξέπεη λα πξνζαλαηνιηζηεί ν αλαζρεδηαζκφο. χκθσλα κε ηελ παξνχζα θαηάζηαζε, φιεο ζρεδφλ νη εξγαζίεο ηνπ ηκήκαηνο εθηεινχληαη κε ην ρέξη, κε απνηέιεζκα λα είλαη κεησκέλε ε ηαρχηεηα θαη ε απνδνηηθφηεηα ηεο εξγαζίαο θαη λα είλαη πεξηνξηζκέλε ε δπλαηφηεηα λα εθηειέζνπλ θάπνηεο δχζθνιεο ππνινγηζηηθά εξγαζίεο. Χο εθ ηνχηνπ, ε απνδνηηθφηεηα ηνπ ηκήκαηνο ζα απμεζεί ζεκαληηθά αλ εγθαηαζηαζεί θάπνην ινγηζκηθφ δηαρείξηζεο βηβιηνζεθψλ (πέξαλ ηνπ ΑΒΔΚΣ), κε ηε βνήζεηα ηνπ νπνίνπ ζα αιιάμεη ν ηξφπνο εθηέιεζεο ησλ πθηζηάκελσλ δηαδηθαζηψλ θαη ζα κπνξέζνπλ νη ππάιιεινη ηεο βηβιηνζήθεο λα εθηεινχλ θαη λέεο δηαδηθαζίεο, νη νπνίεο ζα παξέρνπλ αμία ζηε ιεηηνπξγία ηνπ ηκήκαηνο. Πην ζπγθεθξηκέλα, κε ηε βνήζεηα ηνπ θαηάιιεινπ ινγηζκηθνχ ζα αιιάμεη ν ηξφπνο εθηέιεζεο ησλ δηαδηθαζηψλ θαη νη εθξνέο ηνπο ζα είλαη δπλαηφ λα απνζεθεχνληαη σο πιεξνθνξία ζε βάζε δεδνκέλσλ πξνθεηκέλνπ λα ρξεζηκνπνηεζνχλ ζαλ εηζξνέο ζε άιιεο δηαδηθαζίεο. Απηφ ζα είρε ηδηαίηεξε αμία ζηελ πεξίπησζε ηεο βηβιηνζήθεο φπνπ ππάξρεη κεγάινο αξηζκφο βηβιίσλ θαη πεξηνδηθψλ πξνο δαλεηζκφ θαη είλαη πνιχ δχζθνιν λα γίλεη επεμεξγαζία ησλ δεδνκέλσλ ηνπο ρσξίο κεραλνγξάθεζε. Δθηφο απφ ηηο θαζεκεξηλέο δηαδηθαζίαο ηεο ηαμηλφκεζεο, ηνπ δαλεηζκνχ θαη ηεο επηζηξνθήο βηβιίσλ, ηδηαίηεξε αμία γηα ηε βηβιηνζήθε έρεη θαη ην γεγνλφο φηη κε ηε βνήζεηα ηεο κεραλνγξάθεζεο ζα κπνξνχλ λα ηεξνχληαη ζηαηηζηηθά ζηνηρεία γηα ηηο δηαδηθαζίεο ηεο βηβιηνζήθεο, ηα νπνία ζα κπνξνχλ λα ηξνθνδνηνχλ ηηο δηαδηθαζίεο ηνπ ζπζηήκαηνο κε δεδνκέλα, ηα νπνία ζα ηηο απινπζηεχζνπλ ζε κεγάιν βαζκφ Η θαηάηκεζε δηαδηθαζηψλ θαη δηεξγαζηψλ ηνπ ζπζηήκαηνο Απφ ηα φζα ιέρζεθαλ παξαπάλσ πξνθχπηεη φηη ην δηάγξακκα θαηάηκεζεο δηαδηθαζηψλ ζα δηαθνξνπνηεζεί ζεκαληηθά κε ηελ αθαίξεζε δηεξγαζηψλ πνπ είλαη πεξηηηέο κε ηελ 156

157 χπαξμε κεραλνγξάθεζεο, θαη κε ηελ πξνζζήθε άιισλ δηεξγαζηψλ, αθφκα θαη δηαδηθαζηψλ πνπ πξνζηίζεληαη κε ηε ρξήζε ηεο πιεξνθνξηθήο ζην ηκήκα. ην ζρήκα πνπ αθνινπζεί θαίλεηαη ην λέν δηάγξακκα θαηάηκεζεο δηαδηθαζηψλ θαη δηεξγαζηψλ ηνπ ζπζηήκαηνο ηεο βηβιηνζήθεο: 157

158 Σκήκα Βηβιηνζήθεο ΤΠ.Δ.Γ.Α. 1. Σαμηλόκεζε βηβιίσλ 2. Γαλεηζκόο βηβιίσλ 3. Δπηζηξνθή βηβιίσλ 4. Πξνκήζεηα βηβιίσλ 5. Σήξεζε ζηαηηζηηθώλ ζηνηρείσλ 1.1.θξάγηζκα βηβιίσλ 2.1. Δύξεζε ζηνηρείσλ δαλεηδνκέλνπ 3.1. Δύξεζε ζηνηρείσλ δαλεηζκνύ 4.1. Έιεγρνο ζηνηρείσλ θίλεζεο βηβιίσλ από ζηαηηζηηθέο 1.2. Δηζαγσγή ζηνηρείσλ βηβιίνπ 2.2. Έιεγρνο θαηάζηαζεο δαλεηδόκελνπ 3.2 Έιεγρνο ζηνηρείσλ δαλεηδόκελνπ θαη βηβιίνπ 4.2. Έιεγρνο ζηνηρείσλ βηβιίσλ πνπ δεηήζεθαλ θαη δελ ήηαλ δηαζέζηκα 1.3. Απόδνζε ηαμηλνκηθνύ αξηζκνύ 2.3 Δύξεζε ζηνηρείσλ βηβιίνπ 3.3. Γήισζε επηζηξνθήο βηβιίνπ 4.3. Παξαιαβή θαηαιόγσλ Δθδνηηθώλ Οίθσλ 1.5. Σνπνζέηεζε βηβιίνπ ζην ξάθη 2.4. Έιεγρνο δηαζεζηκόηεηαο βηβιίνπ 3.3. Παξαιαβή βηβιίνπ 4.4. On-line ελεκέξσζε γηα λέεο θπθινθνξίεο 2.5. Έιεγρνο θαηάζηαζεο βηβιίνπ 4.5. Έιεγρνο δπλαηόηεηαο δαπάλεο κε Σκ. Οηθνλ. Γηαρείξηζεο 2.6. Καηαρώξεζε ζηνηρείσλ δαλεηζκνύ 4.6. Γηακόξθσζε παξαγγειίαο βηβιίσλ 2.7. Δύξεζε ζέζεο βηβιίνπ ζην ξάθη 4.7. Έιεγρνο θαη έγθξηζε παξαγγειίαο παξαγγειίαο από Γελ. Γξακκαηεία 2.8. Παξάδνζε βηβιίνπ 4.8. Απνζηνιή παξαγγειίαο ζηνλ Δθδ. Οίθν 2.9. Απνζηνιή κελπκάησλ ππελζύκηζεο ζηνπο δαλεηδνκέλνπο γηα επηζηξνθή βηβιίσλ 4.9. Παξαιαβή βηβιίσλ παξαγγειίαο Δπηθνηλσλία κε άιιεο βηβιηνζήθεο θαη παξαπνκπή ηνπ ππαιιήινπ εθεί Έιεγρνο παξαιεθζέλησλ βηβιίσλ 2.11.Καηαρώξεζε ζηνηρείσλ κε δηαζέζηκνπ βηβιίνπ γηα ηήξεζε ζηαηηζηηθώλ ζηνηρείσλ Δπηζηξνθή ιαλζαζκέλσλ παξαγγειηώλ ζε εθδνηηθόπο νίθνπο ρήκα : Σν δηάγξακκα θαηάηκεζεο δηαδηθαζηώλ θαη δηεξγαζηώλ ηνπ Σκήκαηνο ηεο Βηβιηνζήθεο κεηά από ηνλ αλαζρεδηαζκό 158

159 6.3.2 Η ζηαηηθή φςε ηνπ ζπζηήκαηνο Καζψο ην δηάγξακκα θαηάηκεζεο δηαδηθαζηψλ θαη δηεξγαζηψλ ηεο βηβιηνζήθεο έρεη αιιάμεη ξηδηθά, ζα ππάξμεη κεγάιε δηαθνξνπνίεζε θαη ζηελ απεηθφληζε ηεο ζηαηηθήο φςεο ηνπ ζπζηήκαηνο. Ξεθηλψληαο απφ ην δηάγξακκα νληνηήησλ ζπζρεηίζεσλ, πξέπεη λα αλαθέξνπκε φηη έρνπλ αθαηξεζεί απφ απηφ νη νληφηεηεο «Γηεπζχλζεηο ΤΠ.Δ.Γ.Α.», «Κάξηα κε ζηνηρεία βηβιίνπ» θαη «Γειηίν δαλεηζκνχ» θαη έρεη πξνζηεζεί ε νληφηεηα «ηαηηζηηθά ζηνηρεία». Απηή ε απινχζηεπζε ηνπ δηαγξάκκαηνο νληνηήησλ ζπζρεηίζεσλ νθείιεηαη αζθαιψο ζηελ απινχζηεπζε ησλ δηαδηθαζηψλ θαη ηνπ ηξφπνπ εθηέιεζήο ηνπο κέζσ ηνπ αλαζρεδηαζκνχ πνπ εθαξκφζηεθε. ην παξαθάησ ζρήκα απεηθνλίδεηαη ην λέν δηάγξακκα νληνηήησλ ζπζρεηίζεσλ ηεο βηβιηνζήθεο: 159

160 Τιηθό βηβιηνζήθεο 1, n Γελ. Γξακκαηεία 1 Απνζηέιιεη θαηαζηάζεηο παξαγγειηώλ Παξαιακβάλεη Σαμηλνκεί Λακβάλεη επηζηξνθέο Τιηθνύ βηβιηνζήθεο 1, n Σκήκα Οηθνλ. Γηαρείξηζεο 1 Εεηά έγθξηζε δπλαηόηεηαο δαπάλεο Τπάιιεινο βηβιηνζήθεο Γαλείδεη Τιηθό βηβιηνζήθεο 1, n Τπάιιεινο Τπνπξγείνπ Απνζηέιιεη παξαγγειία Δλεκεξώλεηαη ειεθηξνληθά γηα λέεο θπθινθνξίεο από Λακβάλεη θαηαιόγνπο από Δπηζηξέθεη ιαλζαζκέλε παξαγγειία 1, n Δθδνηηθόο Οίθνο ρήκα : Σν δηάγξακκα νληνηήησλ-ζπζρεηίζεσλ ηνπ Σκήκαηνο ηεο Βηβιηνζήθεο κεηά από ηνλ αλαζρεδηαζκό Αληίζηνηρε απινπνίεζε θαη κείσζε ησλ ηάμεσλ έρεη επέιζεη θαη ζην δηάγξακκα ηάμεσλ ηεο βηβιηνζήθεο, θαζψο πνιιέο ηάμεηο θαη ζρέζεηο αλάκεζά ηνπο έρνπλ δηαγξαθεί απφ ην λέν δηάγξακκα, ην νπνίν απεηθνλίδεηαη ζρεκαηηθά παξαθάησ: 160

161 ρήκα : Σν δηάγξακκα ηάμεσλ ηνπ Σκήκαηνο ηεο Βηβιηνζήθεο κεηά από ηνλ αλαζρεδηαζκό 161