Τεχνολογίες Πληροφορικής στην Εφοδιαστική Αλυσίδα

Transcript

1 Τεχνολογίες Πληροφορικής στην Εφοδιαστική Αλυσίδα

2 Τεχνολογίες πληροφορικής Βασικά Πληροφοριακά Συστήματα Ηλεκτρονικοποίηση διαδικασιών (Β2Β και Β2C) Συστήματα ERP Συστήματα Διαχείρισης Αποθεμάτων - Αποθηκευτικών Κέντρων Συστήματα Διαχείρισης Στόλου φορτηγών

3 Τεχνολογίες πληροφορικής Hλεκτρονικοποίηση διαδικασιών Καλύπτεται ολόκληρο το φάσμα της επιχειρηματικής οργάνωσης και λειτουργίας με τον όρο e-business ή στα ελληνικά «ηλεκτρονικό επιχειρείν» ή «ηλεκτρονική επιχειρηματική δράση». Αυτό αναφέρεται ουσιαστικά σε δύο κατηγορίες δραστηριοτήτων: (α) Business-to-business (BtoB ή B2B), που αφορά τις συναλλαγές που πραγματοποιούνται μεταξύ επιχειρήσεων (συνεργάτες, προμηθευτές, πελάτες). (β) Business-to-Customer (ΒtoC ή B2C), που αφορά στην ποιοτική εξυπηρέτηση των πελατών από την επιχειρηματική μονάδα.

4 Τεχνολογίες πληροφορικής Hλεκτρονικοποίηση διαδικασιών Αξίζει να σημειωθούν κάποια θεμελιώδη πλεονεκτήματα, τα οποία είναι συνυφασμένα με τη λειτουργία των ηλεκτρονικών αγορών: Δυνατότητα του παραγωγού ή του επιχειρηματία να γνωστοποιήσει, να διαφημίσει και τέλος να πουλήσει τα προϊόντα του σε απομακρυσμένες γεωγραφικά περιοχές είτε σε εθνικό είτε σε διεθνές επίπεδο. Σημαντική μείωση του συνόλου των δαπανών που σχετίζονται με πληροφοριακά έντυπα (δημιουργία, επεξεργασία, αποθήκευση, διανομή κλπ.). Αποτελεσματικότερη διαχείριση των αποθεμάτων. Μείωση του χρόνου τοποθέτησης του εκάστοτε προϊόντος στην αγορά και του χρόνου δέσμευσης κεφαλαίων. Σήμερα, θα μπορούσε να θεωρηθεί «αχίλλειος πτέρνα» για την εικόνα μιας επιχείρησης η απουσία μιας εταιρικής ιστοσελίδας. Σημαντική βελτίωση των επιπέδων εξυπηρέτησης της πελατείας και των συναλλασσόμενων γενικότερα.

5 Τεχνολογίες πληροφορικής Hλεκτρονικοποίηση διαδικασιών Από τη σκοπιά των καταναλωτών, το ηλεκτρονικό εμπόριο: Προσφέρει τη δυνατότητα διενέργειας μιας ευρύτατης γκάμας συναλλαγών από οποιοδήποτε γεωγραφικό σημείο του πλανήτη και σε 24ωρη βάση Προσφέρει τη δυνατότητα διενέργειας έρευνας αγοράς, η οποία θα συντελέσει στο να πάρει ο καταναλωτής τη βέλτιστη οικονομική απόφαση. Συμμετοχή σε ηλεκτρονικές δημοπρασίες σε πραγματικό χρόνο. Επικοινωνία σε πραγματικό χρόνο τόσο με άλλους καταναλωτές όσο και με εκπροσώπους τον οργανισμών ή των επιχειρήσεων.

6 Κεντρικές Προμήθειες Διαχείριση Αποθεμάτων Καλύτερος έλεγχος αποθεμάτων για την διασφάλιση ορθολογικών παραγγελιών διαφορετικά κίνδυνος δημιουργίας αποθέματος άνευ λόγου αύξηση φθορών και απαξίωση προϊόντων, δέσμευση χώρων Συνεργασία για αλληλοκάλυψη αναγκών ορθολογική διαχείριση αποθεμάτων ολιστικά για όλο το Δ.Τ. Κριτήρια και διαδικασία επιλογής προμηθευτών σύμφωνα με συγκεκριμένες προδιαγραφές σχέσης ποιότητας τιμής (value for money) Εισαγωγή ολοκληρωμένης εφοδιαστικής και σύγχρονων (ηλεκτρονικών προμηθειών και δημοπρασιών). εργαλείων

7 Ταχύτητα με αυτοματοποιημένες διαδικασίες υποβολης προσφορών &...paperless συναλλαγές ΟΡΓΑΝΙΣΜΟΣ B2G B2Β ΣΥΣΤΗΜΑ ΗΛΕΚΤΡΟΝΙΚΩΝ ΠΡΟΜΗΘΕΙΩΝ Προμηθευτής Προμηθευτής Προμηθευτής Προμηθευτής.

8 ΥΠΟΒΟΛΗ ΠΡΟΤΑΣΕΩΝ ΑΠΌ ΠΡΟΜΗΘΕΥΤΕΣ ΑΞΙΟΛΟΓΗΣΗ ΠΡΟΣΦΟΡΩΝ ΔΙΑΧΕΙΡΙΣΗ ΠΑΡΑΓΓΕΛΙΩΝ ΔΙΑΧΕΙΡΙΣΗ ΠΛΗΡΩΜΩΝ

9 Μείωση Κόστους Τοποθέτησης Παραγγελιών - Επιστροφών 1 Δημιουργία της παραγγελίας Διόρθωση της παραγγελίας Αποδοχή της παραγγελίας Κόστος τοποθέτησης παραγγελιών Τελική Τοποθέτηση Paper-based: Επιπλέον κόστος εξαιτίας πιθανής εσωτερικής συνεννόησης μεταξύ των τμημάτων του οργανισμού με χαρτιά, τηλεφωνικών συνδιαλέξεων, ταχυδρομείου, φωτοτυπιών και αποθήκευσης εγγράφων

10 Μείωση Κόστους Τοποθέτησης Παραγγελιών - Επιστροφών e-based: 2 Περιορισμός λαθών: Χρήση ευκρινών και σωστά σχεδιασμένων ηλεκτρονικών καταλόγων, ο αγοραστής απλά τοποθετεί στο σύστημα, την ποσότητα που χρειάζεται. Αποτέλεσμα να περιορίζονται τα λάθη που σχετίζονται με τα προϊόντα (κατά μέσο όρο, 25% των παραγγελιών χρειάζονται κάποια επανεπεξεργασία). Μείωση επιστροφών: λόγω μεγάλης ακρίβειας και μείωσης χειρόγραφων, μείωση επιπρόσθετων κοστών επιστροφής (μεταφορά, εργασία στα λογιστήρια) που συχνά επιβαρύνουν τον αγοραστή. Περιορισμός σημαντικά κόστους τηλεφωνικών συνδιαλέξεων, FAX και ταχυδρομείου. Εξοικονόμηση χώρου - χρόνου αρχείου: Δεν χρειάζεται η διατήρηση αρχείου με χαρτιά, μιας και οι υπολογιστές δίνουν την δυνατότητα αυτή - Δημιουργία Data-Base προμηθευτών

11 Μείωση Χρόνου Τοποθέτησης Παραγγελιών Εξοικονόμηση χρόνου στη διαδικασία εύρεσης προμηθευτών - δυνατότητα υποβολής προσφορών, εύρεσης προμηθευτών σε παγκόσμια κλίμακα και πολύ σύντομα. Ευκολότερη δυνατότητα συνεργασίας προμηθευτών στις προσφορές. Ταχύτητα εσωτερικής επικοινωνίας στον οργανισμό με χρήση ή ακόμη γνωστοποίησης αναγών σε πλατφόρμα ηλεκτρονική εσωτερική από τα διάφορα τμήματα. Ενοποίηση συστήματος προμηθειών από διαφορετικά τμήματα της επιχείρησης, με μία ενιαία διαδικασία

12 Δυνατότητες για χαμηλότερες τιμές Πιο ανταγωνιστικοί ως προμηθευτές: Δυνατότητα προσφοράς καλύτερων εκπτώσεων εξαιτίας της μείωσης του εσωτερικού κόστους των εταιριών - προμηθευτών Πιο κερδοφόροι ως αγοραστές: Εκμετάλλευση των καλύτερων εκπτώσεων εξαιτίας της μείωσης του εσωτερικού κόστους των εταιριών - προμηθευτών αλλά και του ανταγωνισμού

13 Τεχνολογίες πληροφορικής ERP (Enteprise Resource Planning) Τα συστήματα σχεδιασμού πόρων (ERP) συγκεντρώνουν και χρησιμοποιούν πληροφοριακό υλικό από ολόκληρο το φάσμα των επιχειρηματικών λειτουργιών. Διαθέτουν το πλεονέκτημα ότι διευκολύνουν τον συντονισμό σε ολόκληρη την εφοδιαστική αλυσίδα. Για τον λόγο αυτό έχει επεκταθεί ευρέως η χρήση τους. Παρέχει πληροφόρηση σε όλα τα τμήματα της επιχείρησης σε πραγματικό χρόνο, ενισχύοντας την επικοινωνία μεταξύ των διαφόρων στελεχών.

14 Τεχνολογίες πληροφορικής ERP (Enteprise Resource Planning) Βασικά δομημένα λειτουργικά υποσυστήματα o Οικονομική διαχείριση o Πωλήσεις μάρκετινγκ o Παραγωγή o Προμήθειες o Aποθήκη Logistics o Πληροφόρηση διοίκησης (διαδικασία reporting)

15 Τεχνολογίες πληροφορικής Συστήματα Διαχείρισης Αποθηκών Θεμελιώδη παράγοντα της εύρυθμης λειτουργίας της διαδικασίας αποθήκευσης αποτελεί η πληροφορία. Η αποθήκη μιας επιχείρησης συνεργάζεται σχεδόν με όλα τα υπόλοιπα τμήματα της επιχείρησης ανταλλάσσοντας πληροφορίες καθημερινά σχετικά με τα διαθέσιμα αποθέματα, τις παραγγελίες που εκκρεμούν, τις παραλαβές που θα πραγματοποιηθούν, κτλ. Η διαχείριση των αποθηκευτικών θέσεων και των χώρων εντός της αποθήκης (παραλαβών, κύριος αποθηκευτικός χώρος, κτλ.) αποτελεί τη βασική λειτουργία των πληροφοριακών συστημάτων διαχείρισης αποθηκών.

16 Τεχνολογίες πληροφορικής Συστήματα Διαχείρισης Αποθηκών Τα πλεονεκτήματα από τη χρήση των πληροφοριακών αυτών συστημάτων είναι πολύ σημαντικά για μια επιχείρηση. Συνοπτικά είναι τα ακόλουθα: Εκμετάλλευση διαθέσιμων πόρων κινητού και μη εξοπλισμού (ράφια, οχήματα). Ταχύτητα και ακρίβεια εργασιών με ελαχιστοποίηση των κινήσεων του προσωπικού και αξιοποίηση των «νεκρών» χρόνων. Καλύτερη διαχείριση των αποθεμάτων με εργαλεία ελέγχου και παρακολούθησης της ταχύτητας των κινήσεων των προϊόντων (συχνότητα και ποσότητες κίνησης). Επίσης, με την αποτελεσματική παρακολούθηση των θέσεων επιτυγχάνεται μείωση της απαξίωσης των προϊόντων, εφόσον εφαρμόζονται, υπό την καθοδήγηση του συστήματος, οι αρχές FIFO (first-in, first-out) και FEFO (firstexpired, first-out). Υποστήριξη ασύρματης επικοινωνίας και bar-code, αναγκαία πλέον εργαλεία στη λειτουργία των σύγχρονων αποθηκών. Καταγραφή, αποθήκευση και επεξεργασία στοιχείων απαραιτήτων για εξαγωγή συμπερασμάτων από τη διοίκηση της επιχείρησης. Πηγή: Μαλινδρέτος, Γ. (2015), Εφοδιαστική Αλυσίδα, Logistics και Εξυπηρέτηση Πελατών,

17 Τεχνολογίες πληροφορικής Συστήματα Διαχείρισης Αποθηκών Βασικές λειτουργίες ενός συστήματος WMS είναι οι εξής: ΔΙΑΧΕΙΡΙΣΗ ΕΙΣΑΓΩΓΩΝ Παραλαβές Παραγωγή (χορήγηση παραλαβή) Ποιοτικός Έλεγχος Cross Docking Επιστροφές ΔΙΑΧΕΙΡΙΣΗ ΠΑΡΑΓΓΕΛΙΩΝ Προετοιμασία Παραγγελιών Διαχείριση αποθεμάτων και παρτίδων Προετοιμασία ομάδων παραγγελιών Προγραμματισμός φορτώσεων Διακινήσεις μεταξύ αποθηκών ΕΣΩΤΕΡΙΚΕΣ ΔΙΑΚΙΝΗΣΕΙΣ Εντολές αποθήκευσης Διαχείριση αποθηκευτικών θέσεων Ανατροφοδοσίες ΔΙΑΧΕΙΡΙΣΗ ΑΠΟΣΤΟΛΩΝ Συσκευασία και φόρτωση Σήμανση μονάδων Έλεγχος φόρτωσης Έκδοση παραστατικών ΔΙΑΧΕΙΡΙΣΗ ΑΠΟΓΡΑΦΩΝ Κανονικές-Μερικές Απογραφές Κυκλικές Απογραφές

18 Τεχνολογίες πληροφορικής Συστήματα Διαχείρισης Στόλου Φορτηγών (FLEET MANAGEMENT) Θέση του οχήματος σε πραγματικό χρόνο Πληροφορίες για το εμπόρευμα που μεταφέρει (π.χ. εναπομένον απόθεμα) Λειτουργίες ή κατάσταση του ίδιου του οχήματος (π.χ. κινητήρας σε λειτουργία, θερμοκρασία, πόρτα ανοιχτή κτλ.) Στην αποτελεσματικότερη χρήση του στόλου των οχημάτων - συνταίριαμα όγκου παραγγελιών τόπου παράδοσης τύπου φορτηγού Στη βελτιστοποίηση της δρομολόγησης βάσει ψηφιακών χαρτών Στην παρακολούθηση των μεταφορών σε πραγματικό χρόνο και αξιολόγηση τους απολογιστικά (κόστος, περιβαλλοντικό αποτύπωμα) Προγραμματισμός συντήρησης

19 παρακολούθηση ιδιαίτερων συνθηκών μεταφοράς παρακολούθηση των μεταφορών σε πραγματικό χρόνο και αξιολόγηση τους απολογιστικά (σε όρους κόστους και χρόνου σύγκριση με δείκτες) Δρ. Γ.Μαλινδρέτος

20 G.I.S. + ΜΕΤΑΦΟΡΕΣ + CUSTOMER SERVICE WEB-Tracking Ο πελάτης πηγαίνοντας στην ιστοσελίδα της επιχείρησης και συμπληρώνοντας μια ηλεκτρονική φόρμα με τα στοιχεία του ή τον αριθμό φορτωτικής της παραγγελίας του, μπορεί εύκολα να μάθει που βρίσκεται η αποστολή της. Tracking Ο πελάτης γνωρίζοντας τον αριθμό φορτωτικής της παραγγελίας του, μπορεί εύκολα να μάθει που βρίσκεται η αποστολή της, μέσω . Η αποστολή θα εντοπιστεί και η αναλυτική πληροφόρηση θα του αποσταλεί με άμεσα στην ηλεκτρονική του διεύθυνση. SMS Tracking Ο πελάτης μπορεί εύκολα να μάθει που βρίσκεται η αποστολή της παραγγελίας του, μέσω γραπτού μηνύματος του κινητού του, από όπου και αν βρίσκεται. Δεν έχει παρά να στείλει τον αριθμό φορτωτικής ως γραπτό μήνυμα σε συγκεκριμένο τηλέφωνο της επιχείρησης και σε ελάχιστα δευτερόλεπτα θα ενημερωθεί μέσω του κινητού του για το στάδιο στο οποίο βρίσκεται η αποστολή της παραγγελίας του. Η χρέωση θα μπορεί να είναι όσο ένα τοπικό γραπτό μήνυμα.

21 Τεχνολογίες πληροφορικής Συστήματα Διαχείρισης Στόλου Φορτηγών Το σύστημα Fleet Management παρέχει τα εξής οφέλη: Μείωση του κόστους λειτουργίας του εταιρικού στόλου όπως έξοδα επικοινωνίας, συντήρησης, υπερωριών, κατανάλωσης καυσίμων, Βελτίωση του επιπέδου εξυπηρέτησης των πελατών, Καλύτερη οργάνωση καθημερινών δρομολογίων και αποφάσεων διαχείρισης, Προστασία του μεταφερόμενου φορτίου από πιθανές αλλοιώσεις, Αυτοματοποίηση και επιτάχυνση διαδικασιών παραγγελιοληψίας και παράδοσης, Μεγαλύτερη εκμετάλλευση των οχημάτων και αύξηση παραγωγικότητας, Αποτελεσματική αντιμετώπιση εκτάκτων καταστάσεων, Υπολογισμός περιβαλλοντικού αποτυπώματος CO 2 και λοιπών αερίων του θερμοκηπίου ανά όχημα και ημέρα. Πηγή: Μαλινδρέτος, Γ. (2015), Εφοδιαστική Αλυσίδα, Logistics και Εξυπηρέτηση Πελατών,

22 ΒΑΣΙΚΟ ΕΡΓΑΛΕΙΟ ΑΝΑΣΧΕΔΙΑΣΜΟΥ ΔΙΑΔΙΚΑΣΙΩΝ ACTIVITY BASED COSTING

23 Σύγχρονη μέθοδος κοστολόγησης που βασίζεται στην ανάλυση διαδικασιών σε δραστηριότητες (activities) και αποσκοπεί στην ορθολογική παρακολούθηση και επιμερισμό του κόστους των πόρων Επίγνωση της κερδοφορίας ή ζημίας που προκαλεί κάποιο προϊόν ή κάποιος πελάτης Σύγκριση της απόδοσης κάθε διαδικασία με τις υψηλότερες αντίστοιχες του κλάδου μέσω δεικτών Τεκμηριωμένη λήψη αποφάσεων σχετικά με την ανάθεση μέρους των δραστηριοτήτων σε τρίτους (outsourcing), στην περίπτωση βέβαια που αυτό θα αποφέρει κέρδη

24 Ανάλυση των διαδικασιών σε δραστηριότητες Διάταξη της ροής δραστηριοτήτων, επιμερισμός πόρων Α ΦΑΣΗ Καθορισμός Cost drivers & Oμάδων Επιμερισμού Eπιμερισμός δραστηριοτήτων στους πελάτες (προϊόντα) Β ΦΑΣΗ Διαμόρφωση Κέρδους / Ζημίας (P/L) Γ ΦΑΣΗ Έλεγχος, αναθεώρηση & προσαρμογή στις εκάστοτε νέες ανάγκες

25 PROCESS 1 ACTIVITIES Activity A1.1 Activity A1.2 RESOURCES cost Resource R Resource R Resource R Resource R Resource R total cost CD a a b b a OE x x y y z Customer Customer Customer Customer Customer Activity A1.3 Activity A1.4 Activity A1.5

26 Διαμόρφωση Κέρδους / Ζημίας Process 1 Process 2 Process 3 total cost revenue profit/loss Customer Customer Customer Customer Customer