Η αναγκαιότητα του Εσωτερικού Ελέγχου στη Δημόσια Διοίκηση

Transcript

1 Η αναγκαιότητα του Εσωτερικού Ελέγχου στη Δημόσια Διοίκηση Φωτεινή Χατζηκώστα Προϊσταμένη Αυτοτελούς Τμήματος Εσωτερικού Ελέγχου Περιφέρειας Κεντρικής Μακεδονίας

2 1. Έλεγχοι στο Δημόσιο Τομέα 1.1 Εσωτερικός 'Ελεγχος (Ορισμός σύμφωνα με τα Διεθνή Πρότυπα): Μια ανεξάρτητη και αντικειμενική διαβεβαιωτική και συμβουλευτική δραστηριότητα, σχεδιασμένη να προσθέτει αξία και να βελτιώνει τις λειτουργίες του Οργανισμού. Βοηθά τον Οργανισμό να επιτύχει τους αντικειμενικούς σκοπούς του, υιοθετώντας μία συστηματική επαγγελματική προσέγγιση στην αξιολόγηση και βελτίωση της αποτελεσματικότητας των διαδικασιών διαχείρισης των κινδύνων, των συστημάτων εσωτερικού ελέγχου και της διακυβέρνησης αυτού.

3 1. Έλεγχοι στο Δημόσιο Τομέα 1.2 Εξωτερικοί Έλεγχοι (κατασταλτικοί κυρίως έλεγχοι ΟΤΑ): Ελεγκτικό Συνέδριο Οικονομικοί Επιθεωρητές Υπουργείου Οικονομικών Γενικός Επιθεωρητής Δημόσιας Διοίκησης Σώμα Επιθεωρητών Ελεγκτών Δημόσιας Διοίκησης Αποκεντρωμένες Διοικήσεις Συνήγορος του Πολίτη

4 2. Εσωτερικός Έλεγχος και Δημόσια Διοίκηση 2.1 Βασικές αρχές διακυβέρνησης του Δημοσίου Τομέα Διαφάνεια (Τήρηση νομίμων προϋποθέσεων για τη λήψη αποφάσεων, Τήρηση διαδικασιών) Ακεραιότητα (Αντικειμενικότητα - Εντιμότητα στη διαχείριση των δημόσιων πόρων) Υπευθυνότητα και υποχρέωση λογοδοσίας

5 2.2 Περιορισμοί της Δημόσιας Διοίκησης Αυστηρό και άκαμπτο σύστημα κανόνων (Νόμοι, Διατάγματα, Υπουργικές Αποφάσεις, Εγκύκλιοι) Κύριοι περιορισμοί λειτουργίας της Δημόσιας Διοίκησης: Νομικοί (Αρχή Νομιμότητας, Αρχή Προστασίας Δημοσίου Συμφέροντος, Διαφάνεια) Οικονομικοί (Δημόσιο Λογιστικό, Τρόπος διαχείρισης δημοσίων πόρων) Τεχνικοί (Οργάνωση και τρόπος λειτουργίας Δημόσιας Διοίκησης) Αποφυγή αυθαιρεσίας και αποτελεσματική άσκηση ελέγχου

6 2.3 Κίνδυνοι διακυβέρνησης στο Δημόσιο Τομέα Νομοθεσία (Συχνές αλλαγές, Κατακερματισμός διατάξεων, Έλλειψη κωδικοποίησης, Αντιφατικές διατάξεις, Ασάφειες περιεχομένου, Αμφιβολία για την ορθή ερμηνεία διατάξεων) Διαδικασίες (Μεγάλη συχνότητα αλλαγών, Αδυναμία άμεσης εφαρμογής, Αναμονή έκδοσης διευκρινιστικών εγκυκλίων και οδηγιών, Απουσία καταγραφής τυποποιημένων διαδικασιών) Διαχείριση οικονομικών πόρων (χρηματοοικονομικοί κίνδυνοι) ή φαινόμενα ποινικά κολάσιμων πράξεων (απάτης, απιστίας, δωροδοκίας κ.α.) Προσωπικό (Μη επαρκής στελέχωση υπηρεσιών, Έλλειψη επιμόρφωσης, Έλλειψη καθηκοντολογίου και σαφούς περιγράμματος θέσεων εργασίας, Έλλειψη κουλτούρας αλλαγών και λήψης πρωτοβουλιών, Ελλιπής ενημέρωση για τους στόχους της υπηρεσίας λόγω μη εφαρμογής στοχοθεσίας)

7 2.4 Διαφορές Εσωτερικού Έλεγχου Δημοσίου - Ιδιωτικού Τομέα Δημόσιος τομέας Ιδιωτικός Τομέας Τήρηση θεσμοθετημένων κανόνων και διαδικασιών Απουσία ευελιξίας και πραγματοποίησης αλλαγών Έμφαση όχι μόνο στο αποτέλεσμα αλλά και στον τρόπο παραγωγής αυτού Στοχεύει στην προστασία κοινωνικών αγαθών Ενεργεί με γνώμονα την αρχή του δημοσίου συμφέροντος Ευελιξία και προσαρμοστικότητα ιδιωτικών επιχειρήσεων Ευρύτητα επιλογών και ελευθερία κινήσεων Έμφαση στο αποτέλεσμα Υψηλή προτεραιότητα στους παράγοντες κόστους και τα ζητήματα της κερδοφορίας

8 3. Εσωτερικός Έλεγχος 3.1 Προϋποθέσεις Εσωτερικού Ελέγχου Ανεξαρτησία υπηρεσίας: απευθείας υπαγωγή στην ανώτερη ιεραρχικά διοικητική βαθμίδα Αντικειμενική λειτουργία: τήρηση διοικητικών αρχών της αμεροληψίας και της αιτιολόγησης των πράξεων Mε στόχο: Προστασία των δικαιωμάτων των πολιτών Εξασφάλιση ίσης μεταχείρισης των πολιτών Διασφάλιση και ευχερή αξιολόγησή του έργου του εσωτερικού ελεγκτή

9 3. Εσωτερικός Έλεγχος 3.1 Προϋποθέσεις Εσωτερικού Ελέγχου (συνέχεια) Διαβεβαιωτική λειτουργία: υποβολή υποδείξεων για τη διόρθωση της διοικητικής πρακτικής και υποβολή προτάσεων και μεθόδων για την επίτευξη των στόχων του φορέα Συμβουλευτική λειτουργία: συνιστά προσωπική γνωμοδότηση, η οποία αξιολογείται και εφαρμόζεται ελεύθερα από τη διοίκηση σε αντιδιαστολή από την προστακτική και καταλογιστική εργασία

10 3.2 Χαρακτηριστικά Εσωτερικών Ελεγκτών Ανεξάρτητοι, αντικειμενικοί και αξιόπιστοι Παρέχουν οδηγίες και συμβουλές με στόχο την παροχή αξίας στο φορέα Διαχειρίζονται τους κινδύνους που απειλούν την επίτευξη των αντικειμενικών στόχων του φορέα (στα πλαίσια αξιολόγησης των συστημάτων ασφαλείας) Προτείνουν βελτιώσεις/ τροποποιήσεις της λειτουργίας του φορέα (εφαρμογή βέλτιστης πρακτικής και όχι «αστυνόμευση» των υπαλλήλων) Συμβάλλουν στην αποτελεσματική επίτευξη των αντικειμενικών σκοπών του φορέα

11 4. Διοικητική Αναδιάρθρωση Τοπικής Αυτοδιοίκησης και Εσωτερικός Έλεγχος Ν. 3852/2010 «Πρόγραμμα Καλλικράτης» Διοικητικός επανασχεδιασμός και μεταρρύθμιση των βαθμίδων αυτοδιοίκησης (Δήμων, Περιφερειών και Αποκεντρωμένων Διοικήσεων) Βασικό εργαλείο λειτουργικού εκσυγχρονισµού η Εισαγωγή καινοτόμων διοικητικών εργαλείων και μεθόδων διοίκησης (Αιτιολογική έκθεση του νόμου) Καινοτόμος διαδικασία η σύσταση Υπηρεσιών Εσωτερικού Ελέγχου

12 5. Οργανόγραμμα Περιφέρειας Κεντρικής Μακεδονίας Π.Δ. 133/10 i. Γραφείο Περιφερειάρχη ii. Γραφεία Αντιπεριφερειαρχών iii. Αυτοτελείς Υπηρεσίες iv. 6 Γενικές Διευθύνσεις (57 Διευθύνσεις Τμήματα κατανεμημένα στις 7 Περιφερειακές Ενότητες της ΠΚΜ) Αναπτυξιακού Προγραμματισμού, Περιβάλλοντος και Υποδομών Εσωτερικής Λειτουργίας Περιφερειακής Αγροτικής Οικονομίας και Κτηνιατρικής Ανάπτυξης Μεταφορών και Επικοινωνιών Δημόσιας Υγείας και Κοινωνικής Μέριμνας

13 5. Οργανόγραμμα Περιφέρειας Κεντρικής Μακεδονίας Αυτοτελείς Υπηρεσίες Περιφέρειας Νομική Υπηρεσία Αυτοτελής Διεύθυνση Πολιτικής Προστασίας Αυτοτελές Τμήμα Εσωτερικού Ελέγχου Αυτοτελές Τμήμα Παλλαϊκής Άμυνας και Πολιτικής Σχεδίασης Εκτάκτων Αναγκών Αυτοτελές Γραφείο Τύπου και Δημοσίων Σχέσεων

14 6. Αρμοδιότητες και Δράσεις Αυτοτελούς Τμήματος Εσωτερικού Ελέγχου (Άρθρο 32 Π.Δ. 133/10) 6.1. Αρμοδιότητες «To Αυτοτελές Τμήμα Εσωτερικού Ελέγχου είναι αρμόδιο ιδίως για τον έλεγχο της διοικητικής δράσης όλων των υπηρεσιών της Περιφέρειας, ώστε να προλαμβάνονται και να αποκαθίστανται διοικητικές και οργανωτικές δυσλειτουργίες, και για τη διερεύνηση καταγγελιών των πολιτών. Το τμήμα υποχρεούται να υποβάλλει ανά τρίμηνο αναλυτική έκθεση στον περιφερειάρχη για κάθε οργανική μονάδα ξεχωριστά»

15 6.2. Δράσεις Αυτοτελούς Τμήματος Εσωτερικού Ελέγχου Έλεγχος διοικητικής δράσης: Ερωτήματα προς Υπουργεία, Νομική Υπηρεσία, Ελεγκτικούς φορείς, Δημόσιες υπηρεσίες (αποσαφήνιση διοικητικών διαδικασιών και επιμέρους νομικών ζητημάτων) Αλληλογραφία με ανεξάρτητες Αρχές, λοιπά Ελεγκτικά Όργανα της Διοίκησης (συνεργασία σε θέματα ελέγχου σοβαρών ζητημάτων) Γνωμοδοτήσεις για τη νομιμότητα και την πληρότητα διοικητικών πράξεων επί γενικότερων θεμάτων (προτάσεις βελτίωσης του Οργανισμού, περιεχόμενο αποφάσεων εξουσιοδότησης και μεταβίβασης υπογραφών, εκσυγχρονισμός της διοίκησης με ενσωμάτωση νέων εφαρμογών όπως ψηφιακή υπογραφή, περιεχόμενο προγραμματικών συμβάσεων)

16 Έλεγχος διοικητικής δράσης (συνέχεια): Γνωμοδοτήσεις επί διοικητικών πράξεων υπηρεσιών (εντοπισμός εσφαλμένων πρακτικών και υπόδειξη της ορθής, σύννομης και ακολουθητέας διαδικασίας, σύμφωνα με το κανονιστικό και νομοθετικό πλαίσιο ) Εισηγήσεις για την ορθή αντιμετώπιση ζητημάτων κατόπιν ενστάσεων πολιτών (αιτήσεις θεραπείας, αιτήσεις ανάκλησης, προσφυγές)

17 Διερεύνηση καταγγελιών πολιτών Εξέταση της βασιμότητας καταγγελιών που υποβάλλονται από πολίτες ή διαβιβάζονται από άλλους φορείς του Δημοσίου και αφορούν διοικητικές πράξεις οργάνων της Περιφέρειας Διαβίβαση καταγγελιών στις αρμόδιες υπηρεσίες για διερεύνηση και υποβολή των απόψεών τους Εξέταση των απόψεων των υπηρεσιών βάσει του ισχύοντος νομικού πλαισίου, διερεύνηση τυχόν πειθαρχικών παραπτωμάτων και παρακολούθηση εξέλιξης των σχετικών υποθέσεων

18 Πειθαρχικές υποθέσεις Παρακολούθηση σοβαρών πειθαρχικών υποθέσεων σε όλα τα στάδια της πειθαρχικής διαδικασίας, και ειδικότερα: Έλεγχος πορισμάτων Ένορκης Διοικητικής Εξέτασης Έλεγχος πορισμάτων Προκαταρκτικής Εξέτασης Έλεγχος αποφάσεων επιβολής ποινών Έλεγχος τήρησης προθεσμιών και οφειλομένων ενεργειών Γνωμοδοτήσεις περί παραπομπής υποθέσεων στο Πειθαρχικό Συμβούλιο

19 7. Διαπιστώσεις Ανάγκη υιοθέτησης, ανάπτυξης και εφαρμογής ενός πλαισίου μεθοδολογιών και τεχνικών (σύμφωνα με τα στοιχεία του Διεθνούς Πλαισίου Επαγγελματικής Εφαρμογής του Εσωτερικού Ελέγχου και των Προτύπων του) προκειμένου να επιτευχθεί: Ουσιαστική αναβάθμιση του ρόλου του Τμήματος και συστηματοποίηση των διαδικασιών εσωτερικού ελέγχου Ενίσχυση της αξιοπιστίας Αποδοτικότερη επιτέλεση του κύριου σκοπού του Τμήματος Καθιέρωση μέτρων και διαδικασιών που διασφαλίζουν την εύρυθμη λειτουργία της Περιφέρειας και την επίτευξη των αντικειμενικών της στόχων.

20 8. Απαραίτητες ενέργειες Σύνταξη Κανονισμού Εσωτερικού Ελέγχου, στον οποίο να περιέχεται ο σκοπός, η δικαιοδοσία, οι αρχές και τα στάδια του ελέγχου, η τυποποίηση των εντύπων ελέγχου καθώς και οι υποχρεώσεις των Εσωτερικών Ελεγκτών και των ελεγχομένων υπηρεσιών, σύμφωνα με τον ορισμό του Εσωτερικού Ελέγχου, τον Κώδικα Δεοντολογίας και τα Διεθνή Πρότυπα. Υιοθέτηση Διεθνών Προτύπων για την επαγγελματική εφαρμογή του Εσωτερικού Ελέγχου, των επεξηγήσεών τους, των διευκρινιστικών εγγράφων, των συμβουλευτικών οδηγιών και των οδηγών πρακτικής εφαρμογής.

21 8. Απαραίτητες ενέργειες (συνέχεια) Ενημέρωση των υπαλλήλων της ΠΚΜ για τη δημιουργία ενιαίας αντίληψης του ρόλου και της αποστολής του εσωτερικού ελέγχου, καθώς και για την επίτευξη της απαιτούμενης συνεργασίας, ιδιαίτερα στο πλαίσιο αξιολόγησης των συστημάτων εσωτερικού ελέγχου και της διαχείρισης κινδύνων. Στελέχωση του Τμήματος με υπαλλήλους που πληρούν τις αρχές του εσωτερικού ελεγκτή και τους Κανόνες Συμπεριφοράς κατά τον Κώδικα Δεοντολογίας του Ιnternational Ιnternal Audit (IIΑ) Εξοπλισμός του Τμήματος με κατάλληλα πληροφοριακά συστήματα, για τη συστηματοποίηση εργασιών και άντληση πληροφοριών για τη διευκόλυνση των ελέγχων και την ευχερή και αποτελεσματική άσκησή τους

22 9. Συμπέρασμα Η επίτευξη των ανωτέρω οδηγεί σε έναν εσωτερικό έλεγχο που: ενδυναμώνει τη διακυβέρνηση προωθεί την αξιοπιστία διασφαλίζει το δημόσιο συμφέρον μειώνει τον κίνδυνο της διαφθοράς προασπίζει τη νομιμότητα και τη διαφάνεια της εν γένει δράσης της δημόσιας διοίκησης παρέχει βοήθεια σε όλα τα στελέχη ενός φορέα για τη βελτίωση της λειτουργίας του και την επίτευξη των σκοπών και στόχων του