ΣΗΜΕΙΩΣΕΙΣ ΒΑΣΙΚΕΣ ΑΡΧΕΣ ΟΡΓΑΝΩΣΗΣ ΚΑΙ ΔΙΟΙΚΗΣΗΣ «ΔΕΟ 11». ΕΠΙΜΕΛΕΙΑ : ΒΙΚΥ ΒΑΡΔΑ

Transcript

1 ΣΗΜΕΙΩΣΕΙΣ ΤΟΜΟΣ Α ΒΑΣΙΚΕΣ ΑΡΧΕΣ ΟΡΓΑΝΩΣΗΣ ΚΑΙ ΔΙΟΙΚΗΣΗΣ «ΔΕΟ 11». ΕΠΙΜΕΛΕΙΑ : ΒΙΚΥ ΒΑΡΔΑ Κ. Β Α Ρ Ν Α Λ Η 5 4 Π Ε Ρ Ι Σ Τ Ε Ρ Ι e - m a i l : i n f e c l a s s 4 u. g r, v a s s i l i k i v y a h o o. g r

2 ΚΕΦΑΛΑΙΟ 1. ΒΑΣΙΚΈΣ ΈΝΝΟΙΕΣ & ΘΕΩΡΊΕΣ ΤΗΣ ΔΙΟΙΚΗΤΙΚΉΣ ΕΠΙΣΤΉΜΗΣ Η ΈΝΝΟΙΑ ΤΗΣ ΟΡΓΆΝΩΣΗΣ. Οργάνωση είναι ο συνδυασμός των δομών (θέσεων εργασίας, τμημάτων, σχέσεων εξουσίας, ιεραρχικών επιπέδων), των διαδικασιών και των κανόνων λειτουργίας ώστε να εξασφαλίζεται η αποτελεσματικότητα στην επιχείρηση. Το εσωτερικό περιβάλλον μιας επιχείρησης αποτελείται από τους εσωτερικούς πόρους μιας επιχείρησης, φυσικούς, ανθρώπινους, τεχνολογικούς, χρηματοοικονομικούς κ.α. Το εξωτερικό περιβάλλον αποτελείται από παράγοντες που είναι εξωτερικοί με την οργάνωση όπως κοινωνικοί, πολιτικοί, τεχνολογικοί και περιβαλλοντολογικοί. Η ΈΝΝΟΙΑ ΤΗΣ ΔΙΟΊΚΗΣΗΣ ΚΑΙ ΤΟΥ ΔΙΟΙΚΗΤΙΚΟΎ ΣΤΕΛΈΧΟΥΣ Διοίκηση είναι η διαδικασία επιλογής στόχων, η διαδικασία καταμερισμού ανθρώπινων, τεχνολογικών και φυσικών πόρων σε επί μέρους δραστηριότητες που συμμετέχουν στην επίτευξη των στόχων καθώς και η διαδικασία συντονισμού της δράσης για μεγιστοποίηση της απόδοσης των κατανεμημένων πόρων. Βασικές λειτουργίες της είναι ο προγραμματισμός, η οργάνωση, η καθοδήγηση και ο έλεγχος. Σελίδα 2 από 106

3 Δραστηριότητα 1/Κεφάλαιο 1 Οι παρακάτω ορισμοί της οργάνωσης, παρά τις διαφορές τους, έχουν ορισμένα κοινά σημεία. Να καταγράψετε τα κοινά αυτά σημεία σε 5 σειρές. Εννοιολογικοί προσδιορισμοί της οργάνωσης: Σύστημα δομημένων διαπροσωπικών σχέσεων. Σύστημα δραστηριοτήτων που κατευθύνονται προς κάποιο συγκεκριμένο στόχο. Κοινωνικές ενότητες, προορισμένες κυρίως για την εκπλήρωση ορισμένων στόχων. Μορφή κοινωνικής ομαδοποίησης για την επίτευξη κάποιου συγκεκριμένου αποτελέσματος. Ενδεικτική απάντηση Όπως παρατηρούμε στους διάφορους ορισμούς που έχουν δοθεί για την οργάνωση οι κοινές έννοιες είναι: επίτευξη στόχου (αποτελέσματος), κοινωνική ομάδα, σύστημα. Οι έννοιες αυτές χρησιμοποιούνται για να διαφοροποιήσουν τις οργανώσεις από άλλες μορφές κοινωνικής οργάνωσης όπως είναι η οικογένεια, η γειτονιά, η κοινότητα, η πολιτική οργάνωση κ.α. Η αδυναμία να δοθεί ένας ολοκληρωμένος ορισμός της οργάνωσης οδηγείς την δυσκολία μιας κοινά αποδεκτής ταξινόμησης των διαφόρων μορφών οργανισμών. Σελίδα 3 από 106

4 1.3. ΤΑ ΚΥΡΙΌΤΕΡΑ ΘΕΩΡΗΤΙΚΆ ΡΕΎΜΑΤΑ ΤΗΣ ΔΙΟΙΚΗΤΙΚΉΣ ΕΠΙΣΤΉΜΗΣ 1. Θεωρία του «επιστημονικού Μάνατζμεντ του F.Taylor ( ) Ο Taylor ασχολήθηκε κυρίως με την μελέτη χρόνου και κινήσεων. Οι βασικές αρχές από τις οποίες έπρεπε να καθοδηγείται το Μάνατζμεντ ήσαν κατά τον Taylor οι εξής : Κάθε εργάτης να είναι υπεύθυνος για την εκτέλεση μιας σαφώς καθορισμένης εργασίας για κάθε μέρα Είναι ανάγκη να υπάρχουν πρότυπα εργασίας, ώστε να εξασφαλίζεται η ευκολότερη εκτέλεση των ανατεθειμένων καθηκόντων Πρέπει να υπάρχει υψηλή αμοιβή για την επιτυχή εκτέλεση των καθηκόντων 2. ΔΙΟΙΚΗΤΙΚΉ ΘΕΩΡΊΑ ΤΟΥ H. FAYOL O H. Fayol στη διοικητική του θεωρία (διαχειριστικό managment) εστιάζει στην οργανωτική και διοικητική πυραμίδα και διαχωρίζει τα καθήκοντα των διοικητικών στελεχών, επιμένοντας στη δημιουργία και διατήρηση αγαστής συνεργασίας μεταξύ των εργαζομένων. Διαχωρίζει πέντε λειτουργίες για βέλτιστη λειτουργικότητα, οι οποίες είναι α) προγραμματισμός, β) οργάνωση, γ) διεύθυνση, δ) συντονισμός και ε)έλεγχος σφαλμάτων Σελίδα 4 από 106

5 3. Η ΣΧΟΛΉ ΤΗΣ ΓΡΑΦΕΙΟΚΡΑΤΙΚΉΣ ΔΙΟΊΚΗΣΗΣ (M.WEBER) Η έλλειψη κινήτρων για πρωτοβουλία των εργαζομένων καθώς και η σκληρή γραμμή της οργανωτικής δομής σε συνδυασμό με τις απρόσωπες σχέσεις και την υλοποίηση -διεκπεραίωση των καθηκόντων, είναι τα χαρακτηριστικά συστατικά της σχολής Weber.Επίσης κατά τον Weber υπάρχουν τρία βασικά είδη εξουσίας, η νόμιμη, η χαρισματική και η παραδοσιακή εξουσία. Η αξιοκρατία, η γραπτή διατύπωση των διαδικασιών καθώς και η απρόσωπη διοίκηση από τα στελέχη είναι τα βασικά στοιχεία προς κριτική της θεωρίας αυτής. 4. ΘΕΩΡΊΑ ΤΩΝ ΑΝΘΡΩΠΊΝΩΝ ΣΧΈΣΕΩΝ Σύμφωνα με τη θεωρία αυτή η οποία στηρίχθηκε σε έρευνες του E.Mayo η συμμετοχή των εργαζομένων στην επιχείρηση, είναι ένα εργαλείο το οποίο δημιουργεί τις προϋποθέσεις πιο αποδοτικής λειτουργίας.επίσης οι αποκεντρωμένες μέθοδοι λήψης αποφάσεων καθώς και η λειτουργικότητα της οργάνωσης σε επίπεδο ομάδων και όχι σε άτομα είναι και αυτά με τη σειρά τους κριτήρια αποδοτικότητας στο πλαίσιο της επικοινωνίας ανάμεσα στον προϊστάμενο και στους υφιστάμενους του. 5. ΕΝΔΕΧΟΜΕΝΙΚΉ ΠΡΟΣΈΓΓΙΣΗ Οι επιχειρήσεις που λειτουργούν σε σταθερά περιβάλλοντα (μικρή αγορά, λίγες καινοτομίες) έχουν διαφορετικές δομές οργάνωσης από εκείνες που λειτουργούν σε μεταβαλλόμενα περιβάλλοντα (έντονος ανταγωνισμός, αλλαγές στην καταναλωτική συμπεριφορά, διαρκείς καινοτομίες). Αντίστοιχα ο τύπος οργάνωσης θα είναι μηχανιστικός (εξειδίκευση, αυστηρό περιεχόμενο εργασίας, ιεραρχική δομή εξουσίας) και οργανικός (ομαδική εργασία, αποκεντρωμένη λήψη αποφάσεων). Σελίδα 5 από 106

6 Διαχείρισης. Ανάλογα με την περίσταση υπάρχει η κατάλληλη άσκηση Διοίκησης & 6. ΤΕΧΝΟΛΟΓΙΚΉ ΕΚΔΟΧΉ Η οργάνωση και η δομή μιας επιχείρησης καθώς και ο τρόπος διασύνδεσης ανάμεσα σε άτομα και τμήματα για την υλοποίηση ενός έργου καθορίζεται πλέον από την βασική μεταβλητή που ονομάζεται τεχνολογία. Ένας νέος τρόπος κατάταξης των επιχειρήσεων (κατά Woodward) γίνεται με βάση τις τεχνικές μεθόδους που αξιοποιούν για την παραγωγική διαδικασία ενός ή πολλών προϊόντων σε γραμμές συστήματα ροής παραγωγής 7. ΆΛΛΕΣ ΠΡΟΣΕΓΓΊΣΕΙΣ Ιαπωνική προσέγγιση (συλλογικότητα στην ευθύνη,στην λήψη αποφάσεων καθώς και συνεχής βελτίωση) Ολική ποιότητα (τεχνική του ιαπωνικού μάνατζμεντ, εφαρμογή κύκλων ποιότητας, βασική επιδίωξη η ικανοποίηση των αναγκών των πελατών και η ποιότητα χαρακτηρίζει όλες τις λειτουργίες της επιχείρησης) Τογιοτισμός (αυτονομία συμμετεχόντων, ευελιξία, λιτή παραγωγή και εφαρμογή της αρχής πέντε μηδενικών σε: λάθη-βλάβες-γραφειοκρατίααποθήκευση-καθυστερήσεις) Ανασχεδιασμός (δεν αρκούν οι βελτιώσεις σε μικρά βήματα, απαιτείται επανεξέταση οργάνωσης εκ βάθρων για ριζική μείωση του κόστους) Σελίδα 6 από 106

7 Ποσοτική προσέγγιση (Χρήση μαθηματικών στατιστικών μοντέλων.επεξεργασία πληροφοριών από τη διοίκηση της επιχείρησης μέσα από την χρήση Πληροφοριακών συστημάτων ) 1.4. ΔΙΟΊΚΗΣΗ ΕΠΙΧ/ΣΕΩΝ ΣΤΗ ΣΗΜΕΡΙΝΉ ΕΠΟΧΉ- ΠΡΟΚΛΉΣΕΙΣ ΤΟΥ ΣΎΓΧΡΟΝΟΥ ΜΆΝΑΤΖΜΕΝΤ Έλλειψη επαρκώς καταρτισμένου εργατικού δυναμικού, διαχείριση της διαφορετικότητας, αξίες και πρότυπα, ραγδαία συντελούμενες αλλαγές, νέα τεχνολογία, νέες μέθοδοι οργάνωσης, παγκοσμιοποίηση, ηθική και κοινωνική ευθύνη, ποιότητα, οικονομία των υπηρεσιών, επιτήρηση μέσα από το διαδίκτυο, άυπνες εταιρείες και υποβόσκουσα δυσφορία ΕΠΙΧΕΙΡΗΜΑΤΙΚΌΤΗΤΑ (Η διαδικασία σχεδιασμού, οργάνωσης, λειτουργίας και παρακολούθησης της πορείας και των κινδύνων μιας επιχείρησης) Η επιχειρηματικότητα και τα χαρακτηριστικά της Η μικρομεσαία επιχ/ση ως φορέας επιχειρηματικότητας Επιχειρηματικές στρατηγικές Οργάνωση του επιχειρηματικού εγχειρήματος Η δικαιόχρηση (franchising) ως εναλλακτική μορφή επιχειρηματικότητας Λόγοι αποτυχίας ενός επιχειρηματικού εγχειρήματος Σελίδα 7 από 106

8 1.6. ΕΠΙΧΕΙΡΗΣΙΑΚΉ ΗΘΙΚΉ Ηθική και επιχειρήσεις (πως η εταιρεία αντιμετωπίζει τους εργαζομένους της, πως οι εργαζόμενοι αντιμετωπίζουν την εταιρεία, πως τα στελέχη και οι επιχειρήσεις αντιμετωπίζουν άλλους οικονομικούς παράγοντες) Διαχείριση ηθικής συμπεριφοράς Το μάνατζμεντ αποκτά ηθική υπόσταση όταν οι αποφάσεις του είναι αντικειμενικά αιτιολογημένες και αποδεκτές από όλες τις εμπλεκόμενες ομάδες. Η επιχειρησιακή ηθική εξαρτάται από το αν και σε ποιο βαθμό το σύστημα την αποδέχεται ως δικαιολογημένη. Η επιχειρησιακή ηθική πρέπει να τεθεί συμπληρωματικά προς όλες τις νομικές ρυθμίσεις λειτουργίας του συστήματος. Είναι αναγκαίο να ενταθούν οι αυτόνομες ηθικές προσπάθειες των επιχειρήσεων για εθελοντική ρύθμιση, ώστε να πάψει η δυσφήμιση των ηγετικών στελεχών. Οι μάνατζερ πρέπει να αντιλαμβάνονται πλήρως του διάφορους ηθικούς δεσμούς μεταξύ των επιχειρήσεων, των εργαζομένων και των λοιπών εμπλεκομένων και να διασφαλίζουν ότι αυτοί οι δεσμοί καλλιεργούνται και προάγονται σύμφωνα με τις πρέπουσες ηθικές αρχές. Διαχείριση κοινωνικής ευθύνης Οι τυπικές εκφάνσεις οργάνωσης, που αναδεικνύουν την κοινωνική ευθύνη είναι η συμμόρφωση με τους νόμους, η ηθική συμμόρφωση σε βασικούς κανόνες συμπεριφοράς και οι φιλανθρωπικές δωρεές. Οι άτυπες εκφάνσεις οργάνωσης είναι η Σελίδα 8 από 106

9 ηγεσία και κουλτούρα της επιχείρησης, η στάση απέναντι στην ανήθικη συμπεριφορά και η αξιολόγηση της κοινωνικής ευθύνης. Η επιχείρηση που δείχνει κοινωνική υπευθυνότητα κερδίζει την εμπιστοσύνη της κοινωνίας και επιβραβεύεται από τον καταναλωτή. Δραστηριότητα 2/Κεφάλαιο 1 Ένα κριτήριο διάκρισης των οργανώσεων είναι ο τομέας παραγωγής. Σύμφωνα με τις υπάρχουσες γνώσεις και εμπειρίες σας, να γράψετε άλλα 5-6 κριτήρια διάκρισης. Ενδεικτική απάντηση Με τη χρήση ορισμένων κριτηρίων έχει καταστεί εφικτή η ταξινόμηση των οργανώσεων (επιχειρήσεων) σε διάφορες κατηγορίες, οι οποίες ενδεικτικά είναι: 1. Με κριτήριο τον τομέα παραγωγής: πρωτογενούς παραγωγής (π.χ. γεωργικές), δευτερογενούς παραγωγής(π.χ. βιομηχανίες), τριτογενούς παραγωγής (π.χ. τράπεζες, εμπόριο, κ.λπ.) 2. Με κριτήριο τον φορέα: δημόσιες, ιδιωτικές, δημοτικές, μεικτές 3. Με κριτήριο το μέγεθος: μικρές, μεσαίες, μικρομεσαίες, μεγάλες 4. Με κριτήριο το νομικό πρόσωπο: ομόρρυθμη (ΟΕ), ανώνυμη εταιρεία (ΑΕ), συνεταιρισμοί, εταιρεία περιορισμένης ευθύνης (ΕΠΕ) κ.λπ. 5. Με κριτήριο το στόχο: κερδοσκοπικές ή μη κερδοσκοπικές. 6. Με κριτήριο το χώρο: πολυεθνικές ή μη πολυεθνικές 7. Με κριτήριο τη δομή: απλές ή σύνθετες Σελίδα 9 από 106

10 8. Με κριτήριο το ρόλο των μελών τους: δομημένες ή μη δομημένες 9. Με κριτήριο τη μορφή εξουσίας των προϊσταμένων (καταναγκαστική, ωφελιμιστική, κανονιστική)και τον τύπο συμμετοχής των υφιστάμενων (αλλοτριωμένος, υπολογιστικός, ηθικός). Δραστηριότητα 3/Κεφάλαιο 1 Με βάση τα παράλληλα κείμενα και τις πιθανές εμπειρίες και γνώσεις που έχετε αποκομίσει από το χώρο εργασίας σας, να γράψετε σε σειρές τις βασικές κατηγορίες στις οποίες μπορεί να ταξινομηθεί καθώς και τα χαρακτηριστικά με βάση τα οποία μπορεί να αξιολογηθεί το εξωτερικό περιβάλλον της επιχείρησης. Καθώς η αστάθεια του περιβάλλοντος αποτελεί πηγή αβεβαιότητας για τους φορείς λήψης αποφάσεων (Μάνατζερ), προσπαθήστε να χρησιμοποιήσετε δείκτες για τη μέτρηση του βαθμού μεταβλητότητας του. Ενδεικτική απάντηση Το εξωτερικό περιβάλλον του συστήματος επιχείρηση το ποίο περιγράφεται περιλαμβάνει: Την οικονομική διάσταση (κεφάλαιο εργασία, ανταγωνιστές, προμηθευτές, καταναλωτές δημόσιος τομέας, κεφαλαιαγορά) Την τεχνολογική εξέλιξη (νέα υλικά και μηχανήματα, καινοτομίες κ.λπ.) Την κοινωνική πολιτισμική διάσταση (αξίες, πεποιθήσεις, καταναλωτική συμπεριφορά) Τον νομικό πολιτικό περίγυρο (πολιτική σταθερότητα, κυβέρνηση, νόμοι, διεθνές περιβάλλον κ.λπ.) Σελίδα 10 από 106

11 Το εξωτερικό περιβάλλον διακρίνεται επίσης ανάλογα με τον τρόπο που επιδρά στην επιχείρηση σε άμεσο και έμμεσο. Το άμεσο ή ειδικό εξωτερικό περιβάλλον περιλαμβάνει: ανταγωνιστές, προμηθευτές, πελάτες και τους λεγόμενους ρυθμιστικούς παράγοντες (δημόσια διοίκηση, εργοδότες, συνδικάτα κ.α) Το έμμεσο ή ειδικό εξωτερικό περιβάλλον περιλαμβάνει: τον πολιτικό περίγυρο, την κοινωνική διάταση, το διεθνές περιβάλλον, την τεχνολογική εξέλιξη και την γενική κατάσταση μιας οικονομίας. Για να μετρηθεί, προσφέρονται τρεις δείκτες: Η συχνότητα των αλλαγών που συντελούνται στο περιβάλλον Η ένταση των αλλαγών αυτών και Η περιοδικότητα εποχικότητα εμφάνισής τους. Μόνο με τον υπολογισμό της πολυπλοκότητας και της δυναμικής γίνεται εφικτή η μέτρηση του βαθμού μεταβλητότητας του περιβάλλοντος ο οποίος ευθύνεται για το μέγεθος της αντιλαμβανόμενης από τα ηγετικά στελέχη αβεβαιότητας κατά τη λήψη αποφάσεων. Ενότητα 1.2 Δραστηριότητα 4/Κεφάλαιο 1 Με βάση τις γνώσεις ή τις τυχόν εμπειρίες που έχετε αποκτήσει από το χώρο της εργασίας σας, μπορείτε να διατυπώσετε τη διαφορά ανάμεσα στο μάνατζμεντ των δημόσιων οργανισμών και σε αυτό των κερδοσκοπικών (ιδιωτικών) Σελίδα 11 από 106

12 οργανισμών; Μπορείτε κατόπιν να συγκρίνετε την απάντησή σας με όσα αναφέρονται στη συνέχεια αυτής της ενότητας Ενδεικτική απάντηση Το μάνατζμεντ των μη κερδοσκοπικών οργανισμών (δημόσιων οργανισμών κ.λπ.) διαφέρει από αυτό των κερδοσκοπικών οργανισμών, αφού οι μη κερδοσκοπικοί οργανισμοί έχουν στόχο να προσφέρουν υπηρεσίες στο κοινωνικό σύνολο χωρίς να επιδιώκουν κέρδη. Δημόσιο μάνατζμεντ είναι η εφαρμογή των αρχών της διοίκησης των ιδιωτικών επιχειρήσεων στη διοίκηση των δημόσιων οργανισμών. H μόνη διαφορά είναι ότι ο ρόλος του μάνατζμεντ των δημόσιων οργανισμών είναι περισσότερο κοινωνικός από ό,τι οικονομικός, αφού επιδιώκει τη μεγιστοποίηση της ωφέλειας και όχι τη μεγιστοποίηση του κέρδους. Δραστηριότητα 5/Κεφάλαιο 1 Με βάση τις γνώσεις ή τις τυχόν εμπειρίες που έχετε αποκτήσει από το χώρο της εργασίας σας, να αναπτύξετε τις δικές σας σκέψεις σε ένα κείμενο 10 σειρών σχετικά με το ποιοι είναι οι βασικοί ρόλοι που επιτελεί ένα διοικητικό στέλεχος. Εμπλουτίστε στη συνέχεια τις απόψεις σας, μελετώντας την ταξινόμηση που ακολουθεί. Μετά να αναφέρετε παραδείγματα κατώτερων, μεσαίων και ανώτερων διοικητικών στελεχών σε μια τράπεζα. H δική μας πρόταση παρουσιάζεται στο Παράρτημα, στο τέλος του κεφαλαίου. Ενδεικτική απάντηση Βασικοί ρόλοι του μάνατζερ Σελίδα 12 από 106

13 Διαπροσωπικοί ρόλοι 1. ηγετικός ρόλος (πρόσληψη, εκπαίδευση, παρότρυνση ανθρώπινου δυναμικού) 2. συνδετικός κρίκος (επικοινωνία με το εξωτερικό περιβάλλον) 3. κατ' επίφαση επικεφαλής (εκτέλεση τελετουργικών ρόλων ως εκπρόσωπος του οργανισμού). Πληροφοριακοί ρόλοι 1. ο ρόλος του παραλήπτη (λαμβάνει πληροφορίες για τη λειτουργία του οργανισμού) 2. ο ρόλος του διασπορέα (μετάδοση πληροφοριών στους υφισταμένους) 3. ο ρόλος του εκπροσώπου (δημόσια εκπροσώπηση της επιχείρησης). Αποφασιστικοί ρόλοι 1. ο ρόλος του επιχειρηματία (βελτίωση της επιχείρησης και προσαρμογή της στις μεταβαλλόμενες συνθήκες του περιβάλλοντος) 2. ο ρόλος αυτού που επιλύει προβλήματα (π.χ. αντιμετώπιση μιας απεργίας) 3. ο ρόλος του διαπραγματευτή 4. ο ρόλος του κατανομέα των μέσων. Παραδείγματα κατώτερων, μεσαίων και ανώτερων διοικητικών στελεχών σε μια τράπεζα Κατώτερο στέλεχος: Προϊστάμενος δανείων Μεσαίο στέλεχος: Διευθυντής καταστήματος Ανώτερο στέλεχος: Διευθυντής κεντρικής διεύθυνσης Σελίδα 13 από 106

14 Ενότητα 1.3 Δραστηριότητα 6/Κεφάλαιο 1 Αφού διαβάσετε προσεκτικά τις θεωρίες διοίκησης του F. Taylor και H. Fayol να διατυπώσετε σε 7-8 γραμμές τα κοινά τους σημεία. Ενδεικτική απάντηση Οι F. Taylor και H. Fayol θεωρούνται οι εκφραστές τις κλασικής προσέγγισης της διοικητικής επιστήμης, οι οποία αντιλαμβάνεται την επιχείρηση ως κλειστό κοινωνικό σύστημα. Κοινά τους σημεία στην λειτουργία της διοίκησης αποτελούν: 1. Η διαίρεση κατακερματισμός του έργου με καταγραφεί κινήσεων που απαιτούνται για την εκτέλεση του 2. Η αυστηρή πειθαρχία με εξουσία από επάνω προς τα κάτω 3. Η ιεραρχική οργανωτική δομή με ευθύνη για τον σχεδιασμό και την προετοιμασία της εργασίας στα υψηλοτέρα κλιμάκια ιεραρχίας 4. Ενθάρρυνση της ομαδικής εργασίας και συνεργασίας Δραστηριότητα 7/Κεφάλαιο 1 Από την εμπειρία που έχετε ποια θεωρείτε ότι είναι τα κίνητρα που ωθούν τον εργαζόμενο να αποδώσει ή να παραγάγει έργο σε μια θέση εργασίας; Γράψτε τις προτάσεις σας σε 5 σειρές και στη συνέχεια μελετήστε το κείμενο που ακολουθεί, ώστε να εμπλουτίσετε τις ιδέες σας. Σελίδα 14 από 106

15 Ενδεικτική απάντηση Ο εργαζόμενος δεν έχει μοναδικό κίνητρο τη μεγιστοποίηση των αποδοχών του. Υπάρχουν και άλλα κίνητρα που τον παρακινούν να έχει βελτιωμένη απόδοση, κίνητρα που αφορούν την ικανοποίηση των αναγκών του, την αναγνώριση της προσφοράς του, τη διαπροσωπική επικοινωνία που αναπτύσσεται στο χώρο της εργασίας. Για το λόγο αυτό και σε αντίθεση με τα υλικά κίνητρα και την αυστηρή ιεραρχική δομή του μοντέλου του Taylor, χρειάζεται να δοθεί ιδιαίτερη σημασία στα κοινωνικο-ψυχολογικά κίνητρα και στις διαπροσωπικές σχέσεις, και η επιχείρηση να δομηθεί με τέτοιο τρόπο ώστε να ενθαρρύνεται η ανάληψη πρωτοβουλίας από τους εργαζομένους. Η παραγωγικότητα των εργαζομένων εξαρτάται από την ικανοποίηση που εισπράττουν από το εργασιακό περιβάλλον. O K. Lewin έδειξε επίσης ότι οι άτυπες ομάδες που δημιουργούνται μέσα στην επιχείρηση επιδρούν στην απόδοση των ατόμων και αποτελούν προσπάθεια των εργαζομένων να δημιουργήσουν διαύλους επικοινωνίας για να παρακάμψουν τους αυστηρούς κανόνες της διοίκησης. Όπως διαπιστώσαμε, κατά τον F. Taylor η απόδοση και η συμπεριφορά των εργαζομένων υποκινείται από οικονομικά κίνητρα: ο άνθρωπος: αντιμετωπίζεται ως ορθολογιστικό οικονομικό ον. Κατά τον Ε. Mayo σημαντικό ρόλο παίζουν τα ψυχοκοινωνικά κίνητρα και οι διαπροσωπικές σχέσεις που αναπτύσσονται στο χώρο εργασίας, μέσω των οποίων ο άνθρωπος ικανοποιεί την ανάγκη του να αναγνωριστεί από τους άλλους. Σελίδα 15 από 106

16 Δραστηριότητα 9/Κεφάλαιο 1 Στο εσωτερικό της ίδιας επιχείρησης είναι δυνατόν να συνυπάρχουν διαφορετικές οργανωτικές δομές. Κάποιος τύπος οργάνωσης μπορεί να είναι μηχανιστικός, ενώ κάποιος άλλος οργανικός. Αναλογιστείτε το παράδειγμα μιας βιομηχανίας κατασκευής αυτοκινήτων και εξηγήστε σε 10 σειρές πώς είναι δυνατόν να συμβαίνει αυτό. Να συγκρίνετε την απάντησή σας με το Παράδειγμα που ακολουθεί. Ενδεικτική απάντηση Παράδειγμα: To τμήμα παραγωγής μιας επιχείρησης αντιμετωπίζει σταθερό περιβάλλον ενώ το τμήμα μάρκετινγκ μεταβαλλόμενο. O διευθυντής παραγωγής, στην προσπάθειά του να μειώσει το κόστος παραγωγής και να εκπληρώσει τα καθημερινά πλάνα παραγωγής, θα εφαρμόσει μια μηχανιστική δομή (εξειδίκευση της εργασίας, αυστηρή τήρηση κανόνων κ.λπ.). O διευθυντής μάρκετινγκ, στην προσπάθειά του να διερευνήσει τις δυνατότητες εισαγωγής νέων προϊόντων στην αγορά, να αυξήσει τις πωλήσεις και να ανταποκριθεί στις μεταβαλλόμενες προτιμήσεις των καταναλωτών, θα εφαρμόσει μια οργανική δομή (ελαστικοί κανόνες, ομαδική εργασία κ.λπ.). Άσκηση Αυτοαξιολόγησης 1/Κεφάλαιο 1 Μπορείτε να συνδέσετε με βέλη κάθε θεωρητικό της διοικητικής επιστήμης (A, B, Γ, Δ) με την αντίστοιχη θεωρία του (1, 2, 3, 4); Σελίδα 16 από 106

17 Α. F. Taylor 1. θεωρία ανθρώπινων σχέσεων B. E. Mayo 2. διοικητική θεωρία Γ. P. Lawrence 3. επιστημονικό μάνατζμεντ Δ. H. Fayol 4. ενδεχομενική προσέγγιση E. Μ. Weber 5. σχολή της γραφειοκρατικής διοίκησης Ενδεικτική απάντηση Α. F. Taylor 3. επιστημονικό μάνατζμεντ B. E. Mayo 1. θεωρία ανθρώπινων σχέσεων Γ. P. Lawrence 4. ενδεχομενική προσέγγιση Δ. H. Fayol 2. διοικητική θεωρία E. Μ. Weber 5. σχολή της γραφειοκρατικής διοίκησης Άσκηση Αυτοαξιολόγησης 2/Κεφάλαιο 1 O τύπος οργάνωσης που αντιστοιχεί σε επιχειρήσεις που λειτουργούν σε σταθερό περιβάλλον χαρακτηρίζεται από (να επιλέξετε μία από τις παρακάτω φράσεις): 1. ιεραρχική δομή εξουσίας Σελίδα 17 από 106

18 2. επανακαθορισμό του περιεχομένου της εργασίας 3. ομαδική εργασία 4. κάθετη και οριζόντια επικοινωνία προϊσταμένων και υφισταμένων Ενδεικτική απάντηση Ο τύπος οργάνωσης που αντιστοιχεί σε επιχειρήσεις που λειτουργούν σε σταθερό περιβάλλον χαρακτηρίζεται από ιεραρχική δομή εξουσίας. Τα χαρακτηριστικά της ομαδικής εργασίας, του επανακαθορισμού του περιεχομένου της εργασίας, της κάθετης και οριζόντιας επικοινωνίας προϊσταμένων και υφισταμένων αναφέρονται σε επιχειρήσεις που λειτουργούν σε μεταβαλλόμενο περιβάλλον (οργανικός τύπος οργάνωσης). Άσκηση Αυτοαξιολόγησης 3/Κεφάλαιο 1 Προσπαθήστε να βρείτε ποια δεδομένα της δεξιάς στήλης σχετίζονται με τα δεδομένα της αριστερής: α. ομαδική εργασία Σελίδα 18 από 106

19 1. μηχανιστικός β. ιεραρχική δομή γ. εξειδίκευση 2. οργανικός δ. αποκεντρωμένη λήψη αποφάσεων ε. κάθετη επικοινωνία Ενδεικτική απάντηση 1. μηχανιστικός β. ιεραρχική δομή γ. εξειδίκευση ε. κάθετη επικοινωνία 2. οργανικός α. ομαδική εργασία δ. αποκεντρωμένη λήψη αποφάσεων Άσκηση Αυτοαξιολόγησης 4/Κεφάλαιο 1 & Ενδεικτική απάντηση Ποιες από τις επόμενες προτάσεις είναι σωστές (Σ) και ποιες λάθος (Λ); Σ ή Λ. Γράψτε σε ένα φύλλο χαρτί τον αριθμό κάθε πρότασης και δίπλα την ένδειξη 1. H οργάνωση (επιχείρηση) ως ανοικτό σύστημα είναι μια οικονομική οντότητα συστηματικά που συνδυάζει συστηματικά τους συντελεστές παραγωγής για να παραγάγει αγαθά και υπηρεσίες που προορίζονται να ικανοποιήσουν ανάγκες της αγοράς και έχει στόχο τη μεγιστοποίηση του κέρδους. (ΣΩΣΤΟ) 2. Οι οργανώσεις με κριτήριο το φορέα διακρίνονται σε ιδιωτικές, ομόρρυθμες και κερδοσκοπικές. (ΛΑΘΟΣ) Σελίδα 19 από 106

20 3. Ένα από τα συμπεράσματα της σχολής των ανθρώπινων σχέσεων είναι ότι οι αποφάσεις πρέπει να λαμβάνονται από πάνω προς τα κάτω. (ΛΑΘΟΣ) 4. Στο γραφειοκρατικό τύπο οργάνωσης η εξουσία είναι ιεραρχικά διαρθρωμένη. (ΣΩΣΤΟ) 5. H οργανωτική δομή, στην τεχνολογική εκδοχή, διαφέρει ανάλογα με την ειδίκευση των εργαζομένων και των διευθυντικών στελεχών. (ΛΑΘΟΣ) 6. Ο H. Fayol καθόρισε τις βασικές δραστηριότητες ενός οργανισμού ως εξής: διαίρεση έργου, πειθαρχία, συγκεντρωτισμός, ενότητα εντολής, δίκαιη αμοιβή, σταθερότητα θέσης, ομαδική εργασία. (ΛΑΘΟΣ) 7. Στο άμεσο εξωτερικό περιβάλλον της επιχείρησης περιλαμβάνονται οι καταναλωτές, το κοινωνικό περιβάλλον, το διεθνές περιβάλλον και οι προμηθευτές. (ΛΑΘΟΣ) Άσκηση Αυτοαξιολόγησης 5/Κεφάλαιο 1 Το εξωτερικό περιβάλλον της επιχείρησης περιλαμβάνει (να επιλέξετε μία από τις παρακάτω φράσεις): 1. τις εργασιακές ομάδες 2. την καταναλωτική συμπεριφορά 3. την παραγωγική δομή 4. τα διοικητικά στελέχη 5. την έρευνα Σελίδα 20 από 106

21 Ενδεικτική απάντηση Στο εξωτερικό περιβάλλον της επιχείρησης περιλαμβάνεται η καταναλωτική συμπεριφορά. H έρευνα, η παραγωγική δομή και οι εργασιακές ομάδες αποτελούν στοιχεία του εσωτερικού περιβάλλοντος. Ενότητα 1.4 Άσκηση Αυτοαξιολόγησης 6/Κεφάλαιο 1 Διευθύνετε μια επιχείρηση και αποφασίζετε να μελετήσετε την εφαρμογή σύγχρονων συστημάτων παραγωγής και πληροφοριών. Με ποιο τρόπο θα καθορίσετε τα ωράρια του ειδικού προσωπικού στο οποίο θα αναθέσετε τη δουλειά αυτή καθώς και την οργάνωση του τρόπου εργασίας τους; Δικαιολογήστε την απάντησή σας. Ενδεικτική απάντηση Καθώς τέτοια εξειδικευμένα στελέχη γνωρίζουν κατά αποκλειστικότητα τι και πώς πρέπει να γίνει, πρέπει να τους δοθεί η ελευθερία να αποφασίζουν και να δρουν αυτόνομα (ευέλικτο ωράριο, απουσία ιεραρχίας κ.ά.). Αυτό βέβαια προϋποθέτει από την πλευρά τους υψηλό αίσθημα ευθύνης, ικανότητα αυτοελέγχου και έντονο επαγγελματισμό. Δραστηριότητα 13/Κεφάλαιο 1 Ποια είναι τα σύγχρονα θέματα και οι προκλήσεις που καλείται να αντιμετωπίσει ο μάνατζερ σήμερα με βάση τα παραπάνω; Σελίδα 21 από 106

22 Ενδεικτική απάντηση Το στρατηγικό μάνατζμεντ είναι προσανατολισμένο στην πρόβλεψη και στη διαμόρφωση των σχέσεων της επιχείρησης με το περιβάλλον της. Κύριο χαρακτηριστικό των σχέσεων αυτών είναι η απόκτηση ευελιξίας, δηλαδή ικανότητας επηρεασμού η προσαρμογής στις αλλαγές της τεχνολογίας, στους μη πιστούς πελάτες, στους δύσκολους προμηθευτές, στους νέους ανταγωνιστές κ.ά. Τα απαραίτητα για τις συγκεκριμένες περιστάσεις στρατηγικά μέτρα αποσκοπούν στην αναθεώρηση και τροποποίηση της φιλοσοφίας (π.χ. διατήρηση του πυρήνα δραστηριοτήτων και παραχώρηση των λοιπών σε συνεργάτες, υπεργολάβους κ.ά.), της οργάνωσης και των υπόλοιπων υποσυστημάτων της επιχείρησης, τα οποία με αυτό τον τρόπο αναβαθμίζονται σε εργαλεία του στρατηγικού μάνατζμεντ. Ενότητα 1.5 Δραστηριότητα 15/Κεφάλαιο 1 Ποια είναι τα κυριότερα χαρακτηριστικά γνωρίσματα που συγκροτούν την «προσωπικότητα του επιχειρηματία»; Αναφέρετε τα πέντε, κατά τη γνώμη σας, σημαντικότερα από αυτά. Ενδεικτική απάντηση 1. Επικοινωνιακή ικανότητα για συνεργασία με διαρκώς νέα πρόσωπα, που συχνά διαφέρουν οι χαρακτήρες τους 2. Ικανότητα συνθετικής σκέψης, δηλαδή εξέτασης των σχέσεων και αμοιβαίων εξαρτήσεων διαφόρων παραγόντων. Αυτό βέβαια προϋποθέτει την ύπαρξη Σελίδα 22 από 106

23 γενικής μόρφωσης σε θέματα οικονομίας καθώς και ειδικής γνώσης στο αντικείμενο. 3. Εκπροσώπηση: Η εμφάνιση του επιχειρηματία και η κουλτούρα που αυτός επιβάλλει στην επιχείρηση του πρέπει να είναι πειστικές. 4. Ικανότητα να εμπνέει εμπιστοσύνη στους πελάτες με την υιοθέτηση ηθικών προτύπων και να ικανοποιεί τις ανάγκες τους με τον καλύτερο τρόπο. 5. Ικανότητα να κατανοεί τα περιβλήματα των συνεργατών του (ανάγκες και συναισθήματα) και να δείχνει ενεργό ενδιαφέρον για την επίλυση τους. 6. Ικανότητα να παρακινεί και να καθοδηγεί ομάδες και άτομα όπως οι περιστάσεις το απαιτούν. 7. Ικανότητα αυτοαξιολόγησης: Να έχει επίγνωση των ελαττωμάτων και προτερημάτων του. 8. Αυτοπεποίθηση: αυτοεκτίμηση και αυτοαναγνώριση της αξίας και των δεξιοτήτων του. 9. Προσαρμοστικότητα: Ικανότητα ευέλικτης προσαρμογής σε επερχόμενες αλλαγές και αναφυόμενα προβλήματα. Άσκηση Αυτοαξιολόγησης 7/Κεφάλαιο 1 & Ενδεικτική απάντηση Γιατί είναι σημαντικοί για την κοινωνία οι επιχειρηματίες και οι μικρομεσαίες επιχειρήσεις; Ποιες από τις παρακάτω προτάσεις είναι σωστές (Σ) και ποιες λάθος (Λ); 1. Συμμετέχουν σημαντικά στην παραγωγή του ΑΕΠ. (Σ) 2. Συμβάλλουν στην κοινωνική και οικονομική ανάπτυξη. (Σ) Σελίδα 23 από 106

24 3. Λειτουργούν ανταγωνιστικά προς τις μεγάλες επιχειρήσεις. (Λ) 4. Συμβάλλουν στη δημιουργία θέσεων εργασίας. (Σ) 5. Προωθούν την καινοτομία. (Σ) 6. Δεν απολύουν προσωπικό με το παραμικρό πρόβλημα που αντιμετωπίζουν. (Λ) 7. Η εφεύρεση του ηλεκτρονικού υπολογιστή έγινε από μικρή εταιρεία. (Σ) Δραστηριότητα 17/Κεφάλαιο 1 Ποια είναι τα περιεχόμενα ενός σωστού επιχειρηματικού σχεδίου; Ενδεικτική απάντηση Η διατύπωση του επιχειρηματικού σχεδίου επιτρέπει την έγκαιρη διάγνωση προβλημάτων και τη λήψη κατάλληλων μέτρων για την αντιμετώπιση τους. Προκειμένου να αποτελέσει εργαλείο προγραμματισμού και κατά τη φάση της ανάπτυξης, είναι απαραίτητο να επικαιροποιείται σε τακτά χρονικά διαστήματα. Τα πλέον σημαντικά στοιχεία που συνθέτουν ένα επιχειρησιακό σχέδιο είναι τα εξής: Περίληψη του επιχειρησιακού εγχειρήματος Γενική περιγραφή της επιχείρησης Πρόσωπα-κλειδιά και οργάνωση της επιχείρησης Προϊόντα και/η υπηρεσίες Ανάλυση αγοράς και πρόγνωση πωλήσεων Μάρκετινγκ και προώθηση Χρηματοοικονομικός προγραμματισμός Χρηματοδότηση Ευκαιρίες και κίνδυνοι. Σελίδα 24 από 106

25 Άσκηση Αυτοαξιολόγησης 8/Κεφάλαιο 1 Ποια στοιχεία συνθέτουν την επιτυχία ή αποτυχία ενός επιχειρηματικού εγχειρήματος; Προσπαθήστε να βρείτε ποια δεδομένα της δεξιάς στήλης σχετίζονται με τα δεδομένα της αριστερής: Α) εμπειρία/δεξιότητες 1.Επιτυχία Β) αδιαφορία Γ) απερίσκεπτη επεκτατική πολιτική Δ) αφοσίωση/εργατικότητα 2.Αποτυχία Ε) έλλειψη επαρκούς κεφαλαίου Ζ) ανάλυση της αγοράς Ενδεικτική απάντηση Α) εμπειρία/δεξιότητες 1.Επιτυχία Δ) αφοσίωση/εργατικότητα Ζ) ανάλυση της αγοράς Β) αδιαφορία 2 Αποτυχία Γ) απερίσκεπτη επεκτατική πολιτική Ε) έλλειψη επαρκούς κεφαλαίου Σελίδα 25 από 106

26 Ενότητα 1.6 Άσκηση Αυτοαξιολόγησης 9/Κεφάλαιο 1 Έχουν οι οργανισμοί ηθική; Δικαιολογήστε την απάντησή σας. Ενδεικτική απάντηση Όχι, οι οργανισμοί δεν έχουν ηθική, καθώς η ηθική είναι μια υποκειμενική υπόθεση η οποία εξαρτάται σε σημαντικό βαθμό από το σύνολο των κοινωνικών αρχών που επηρεάζουν ένα άτομο (κοινωνικοποίηση). Συνεπώς, το άτομοεπιχειρηματίας είναι φορέας της ηθικής που χαρακτηρίζει μια επιχείρηση. Άσκηση Αυτοαξιολόγησης 10/Κεφάλαιο 1 Ποια είναι η σχέση του νόμου-δικαίου με την ηθική συμπεριφορά; Δώστε σχετικό παράδειγμα. Ενδεικτική απάντηση Ηθική μπορεί αλλά και πρέπει να τεθεί σε ισχύ συμπληρωματικά προς όλες τις νομικές ρυθμίσεις λειτουργίας του συστήματος. Παράδειγμα αποτελεί ένα φορτηγό πλοίο που ενώ δεν είναι υποχρεωμένο να συμμορφωθεί με τους κανόνες προστασίας του περιβάλλοντος όταν διέρχεται από τη θάλασσα κάποιας χώρας με έλλειψη των σχετικών νομικών προβλέψεων, παρ' όλα αυτά αναλαμβάνει πρωτοβουλίες που σέβονται το περιβάλλον. Σελίδα 26 από 106

27 Άσκηση Αυτοαξιολόγησης 11/Κεφάλαιο 1 Ποιες χαρακτηριστικές συνέπειες της κοινωνικής υπευθυνότητας είναι σωστές και ποιες λάθος; Προσπαθήστε να βρείτε ποια από τα δεδομένα της δεξιάς στήλης είναι σωστά και ποια λάθος. 1.Ενισχύει τη φήμη της επιχείρησης ΣΩΣΤΟ 2. Τονώνει την εμπιστοσύνη της κοινωνίας προς την επιχείρηση 3. Κάνει τα στελέχη πιο ριψοκίνδυνα ΛΑΘΟΣ 4. Εξομαλύνει τις πολιτισμικές αντιθέσεις Ενισχύει τη σταθεροποίηση οριζόντιων δομών Οδηγεί σε απώλεια επιχειρηματικών ευκαιριών Ενδεικτική απάντηση 1.Ενισχύει τη φήμη της επιχείρησης ΣΩΣΤΟ 2. Τονώνει την εμπιστοσύνη της κοινωνίας προς την επιχείρηση 4. Εξομαλύνει τις πολιτισμικές αντιθέσεις 2 Οδηγεί σε απώλεια επιχειρηματικών ευκαιριών 3. Κάνει τα στελέχη πιο ριψοκίνδυνα ΛΑΘΟΣ 5. Ενισχύει τη σταθεροποίηση οριζόντιων δομών Σελίδα 27 από 106

28 ΚΕΦΆΛΑΙΟ 2 Η ΛΕΙΤΟΥΡΓΊΑ ΤΟΥ ΠΡΟΓΡΑΜΜΑΤΙΣΜΟΎ ΚΑΙ Η ΛΉΨΗ ΤΩΝ ΑΠΟΦΆΣΕΩΝ 2.1. Η ΛΕΙΤΟΥΡΓΊΑ ΤΟΥ ΠΡΟΓΡΑΜΜΑΤΙΣΜΟΎ 1. Επεξηγήσεις και έννοια του προγραμματισμού Η διαδικασία η οποία σχετίζει τα τελικά αποτελέσματα με τον τρόπο υλοποίησης τους, ονομάζεται προγραμματισμός ΚΡΙΤΙΚΉ ΠΟΥ ΈΧΕΙ ΑΣΚΗΘΕΊ ΓΙΑ ΤΟΝ ΠΡΟΓΡΑΜΜΑΤΙΣΜΌ Ο προγραμματισμός στερείται ευελιξίας λόγω της αβεβαιότητας και της αστάθειας των συνθηκών του περιβάλλοντος. Τα προγράμματα δεν μπορούν να αναπτυχθούν σε δυναμικό περιβάλλον Τα προγράμματα δεν μπορούν να αντικαταστήσουν τη διαίσθηση και τη δημιουργικότητα Ο προγραμματισμός εστιάζει την προσοχή των στελεχών του στο σημερινό ανταγωνισμό και όχι στη μελλοντική επιβίωσή του Σελίδα 28 από 106

29 Ο προγραμματισμός ενισχύει την επιτυχία, η οποία μπορεί να οδηγήσει σε αποτυχία. Γενικά ο τυπικός προγραμματισμός βοηθάει στο να έχουμε θετικά οικονομικά αποτελέσματα, όμως οι συνθήκες & οι περιορισμοί του περιβάλλοντος μπορεί να μειώσουν την επίδρασή του. 2. ΕΊΔΗ ΠΡΟΓΡΑΜΜΑΤΙΣΜΟΎ Στρατηγικός προγραμματισμός, είναι η διαδικασία ανάπτυξης και ανάλυσης της αποστολής και του οράματος του οργανισμού των σκοπών του, των στρατηγικών και του καθορισμού των πηγών. Τακτικός ή λειτουργικός προγραμματισμός, πραγματοποιείται στα χαμηλά κλιμάκια της διοικητικής ιεραρχίας και έχει ως σκοπό να εκπληρώσει λειτουργικούς στόχους. Δραστηριότητα 2/Κεφάλαιο 2 Με βάση όσα έχετε μελετήσει μέχρι τώρα και αφού λάβετε υπόψη και την προτεινόμενη ύλη που αναφέρεται στον Οδηγό για Περαιτέρω Μελέτη, διατυπώστε τις έννοιες του προγραμματισμού, του στρατηγικού προγραμματισμού και του σχεδιασμού. Σε ποια σημεία εντοπίζετε τις μεταξύ τους διαφορές; Δώστε την απάντησή σας σε 15 περίπου σειρές. Ενδεικτική απάντηση Η λειτουργία του προγραμματισμού περιλαμβάνει τον προσδιορισμό των αντικειμενικών και επιθυμητών στόχων του οργανισμού, τη διαμόρφωση μιας Σελίδα 29 από 106

30 συνολικής στρατηγικής για την επίτευξη αυτών των στόχων και την ανάπτυξη μιας πλήρους ιεράρχησης των προγραμμάτων η σχεδίων δράσης για την ολοκλήρωση και το συντονισμό των δραστηριοτήτων. Συνεπώς, ο προγραμματισμός ως λειτουργία είναι η διεργασία η οποία έχει σχέση με τα τελικά αποτελέσματα (τι πρέπει να γίνει) καθώς και με τα μέσα (πώς πρέπει να γίνει). Στρατηγικός προγραμματισμός είναι η διεργασία μέσω της οποίας ένας οργανισμός διαμορφώνει την αποστολή του, το όραμά του, τους αντικειμενικούς στόχους του και τις στρατηγικές του. Ο στρατηγικός σχεδιασμός όμως δεν είναι στρατηγική. Αντίθετα, μερικές φορές, δυσχεραίνει τη στρατηγική σκέψη αποπροσανατολίζοντας τους μάνατζερ από το πραγματικό όραμά τους και εμπλέκοντάς τους στη διαμόρφωση αριθμών και δεικτών. Ο στρατηγικός σχεδιασμός αναλύει, διασπά το όραμα και τη στρατηγική σε επιμέρους στόχους, οι οποίοι μπορούν να επιδιωχθούν άμεσα. Επίσης, ασχολείται σε μεγάλο βαθμό με την εφαρμογή της στρατηγικής, με τα προϊόντα που προϋπάρχουν, με τα τμήματα που προϋπάρχουν, συνήθως όμως δεν είναι στρατηγική. Κι αυτό γιατί η στρατηγική απαιτεί δημιουργικότητα, έμπνευση και σύνθεση γνώσεων, στοιχεία που μάλλον τείνουν να μην υπάρχουν στη διεργασία σχεδιασμού πολλών επιχειρήσεων και οργανισμών. Σελίδα 30 από 106

31 3. Η διεργασία του στρατηγικού σχεδιασμού Διαπίστωση της τρέχουσας αποστολής στόχων και στρατηγικών του οργανισμού. (αποστολή, όραμα, αξίες και κατευθυντήριες αρχές, αντικειμενικοί στόχοι, στρατηγικές). Ανάλυση του εξωτερικού περιβάλλοντος. Ακριβής αντίληψη του περιβάλλοντος και των τάσεων, που θα μπορούσαν να επηρεάσουν τις λειτουργίες της επιχ/σης. Διαπίστωση ευκαιριών και απειλών. Θετικοί και αρνητικοί εξωτερικοί παράγοντες. Ανάλυση των πόρων και ικανοτήτων του οργανισμού. Εσωτερικοί πόροι, π.χ. κεφάλαια, δυνατότητες λειτουργικών μονάδων, πρότυπα, κα. Διαπίστωση δυνατών και αδύνατων σημείων. (SWOT) Επανεκτίμηση αποστολής και στόχων του οργανισμού. Διαμόρφωση στρατηγικής. Επιχειρηματική, ανταγωνιστική, επιμέρους λειτουργικών και επιχειρηματικών μονάδων. Υλοποίηση στρατηγικής Αξιολόγηση & έλεγχος των αποτελεσμάτων Σελίδα 31 από 106

32 4. ΑΝΑΓΚΑΙΌΤΗΤΑ ΚΑΙ ΑΡΧΈΣ ΤΟΥ ΠΡΟΓΡΑΜΜΑΤΙΣΜΟΎ Ο προγραμματισμός δίνει κατεύθυνση στους μάνατζερ και στους εργαζόμενους Μειώνει την επίδραση που έχουν οι αλλαγές στον οργανισμό Ελαχιστοποιεί τις σπατάλες και τη χρήση υπέρογκων διαθέσιμων πόρων Θέτει πρότυπα που διευκολύνουν την αξιολόγηση και τον έλεγχο των αποτελεσμάτων. Σύμφωνα με τον Drucker, ο προγραμματισμός είναι ό, τι πρέπει να γίνει σήμερα για να δικαιούμαστε το αύριο. Για να είναι αποτελεσματικός ο προγραμματισμός θα πρέπει να εφαρμόζονται οι επόμενες βασικές αρχές: 1. Αρχή της χρονικής δέσμευσης: Οι στόχοι, οι πολιτικές, οι διαδικασίες και τα προγράμματα πρέπει να προσδιορίζονται χρονικά, ώστε τα στελέχη να δεσμεύονται για την υλοποίησή τους. 2. Αρχή της διόρθωσης: Η επιχείρηση πρέπει να παρακολουθεί συστηματικά την πορεία του περιβάλλοντος μέσα στο οποίο δραστηριοποιείται. 3. Αρχή της ελαστικότητας: Το πρόγραμμα θα πρέπει να είναι ελαστικό, ώστε να τροποποιείται με εναλλακτικές προτάσεις. Σελίδα 32 από 106

33 5. ΔΙΟΊΚΗΣΗ ΜΕ ΣΤΌΧΟΥΣ Η διοίκηση με βάση αντικειμενικούς στόχους είναι η διαδικασία εκείνη κατά την οποία τα διοικητικά στελέχη ενός οργανισμού διαμορφώνουν και ιεραρχούν τους στόχους από κοινού με τους υφισταμένους τους. Τα στάδια της διοίκησης με στόχους είναι (1) η εισαγωγή στο πρόγραμμα, (2) ο καθορισμός των αντικειμενικών στόχων και προσδιορισμός ευθύνης κάθε τμήματος, (3) διάλογος για τον προσδιορισμό των στόχων, (4) κατά τη διάρκεια υλοποίησης γίνεται αξιολόγηση και επανακαθορισμός των στόχων και (5) τέλος αξιολογείται η απόδοση των εργαζομένων. Σελίδα 33 από 106

34 2.2. Η ΛΉΨΗ ΤΩΝ ΑΠΟΦΆΣΕΩΝ- ΈΝΝΟΙΑ ΚΑΙ ΣΥΝΘΉΚΕΣ ΑΠΟΦΆΣΕΩΝ Τα στάδια λήψης αποφάσεων είναι: Το στάδιο διάγνωσης του προβλήματος Το στάδιο εξεύρεσης και ανάλυσης των εναλλακτικών λύσεων, αφού έχουν συγκεντρωθεί και αξιολογηθεί όλες οι πληροφορίες που αφορούν το πρόβλημα Το στάδιο επιλογής της καλύτερης εναλλακτικής, που μπορεί να εκπληρώσει καλύτερα τους αντικειμενικούς στόχους του οργανισμού & είναι ρεαλιστική Τέλος, το στάδιο υλοποίησης της εναλλακτικής Λύσης ΕΊΔΗ ΚΑΙ ΤΡΌΠΟΙ ΑΠΟΦΆΣΕΩΝ Προγραμματισμένες αποφάσεις κατά τη διεργασία λήψης αποφάσεων είναι ο πιο αποδοτικός τρόπος για το σωστό χειρισμό ορισμένων προβλημάτων. Οι μάνατζερ βασίζονται σε μη-προγραμματισμένες αποφάσεις όταν τα προβλήματα δεν είναι σωστά δομημένα. Ο τρόπος σκέψης που χαρακτηρίζει τους λήπτες αποφάσεων είναι ορθολογικός (επεξεργάζεται τις πληροφορίες με μια γραμμική διαδικασία και πολύ προσεκτικά) ή διαισθητικός (σκέφτονται δημιουργικά και χρησιμοποιούν τη διαίσθηση και το συναίσθημα). Σελίδα 34 από 106

35 Οι τρόποι λήψης αποφάσεων είναι: Καθοδηγητικός τρόπος λήψης αποφάσεων (χαρακτηρίζει άτομα με ορθολογικό τρόπο σκέψης και με μικρή ανοχή στην αβεβαιότητα του περιβάλλοντος) Αναλυτικός τρόπος λήψης αποφάσεων (ορθολογικός τρόπος σκέψης και αντιμετώπιση υψηλής αβεβαιότητας συνθηκών περιβάλλοντος) Τρόπος λήψης αποφάσεων σχετικός με την αντίληψη (ευρεία αντίληψη των πραγμάτων και υψηλή αβεβαιότητα) Τρόπος λήψης αποφάσεων σχετικός με τη συμπεριφορά (διαισθητικός τρόπος σκέψης και μικρός βαθμός αβεβαιότητας) Δραστηριότητα 3/Κεφάλαιο 2 Μπορείτε να διατυπώσετε την έννοια της αποστολής; Δώστε την απάντησή σας σε 4-5 σειρές. Ενδεικτική απάντηση Αποστολή (mission). Συνοψίζει το λόγο ύπαρξης της επιχείρησης. Απαντά στο ερώτημα «γιατί είμαστε στον κόσμο των επιχειρήσεων» και εκθέτει το βασικό σκοπό της επιχείρησης. Η αποστολή μπορεί να περιλαμβάνει: Το εύρος των δραστηριοτήτων σε σχέση με τα προϊόντα η τις υπηρεσίες που παρέχει η επιχείρηση. Σελίδα 35 από 106

36 Τις τεχνολογίες που χρησιμοποιούνται για την παροχή αυτών των προϊόντων/υπηρεσιών. Τις πιο σημαντικές ανάγκες των πελατών Τις ξεχωριστές ικανότητες της επιχείρησης (π.χ. την εξειδίκευση, η οποία την ξεχωρίζει από τις άλλες επιχειρήσεις). Επίσης η αποστολή της επιχείρησης: Καθοδηγεί (είναι οδηγός κατεύθυνσης) την ανάπτυξη των στρατηγικών από διαφορετικές ομάδες εντός της επιχείρησης. Καθιερώνει το περίγραμμα εντός του οποίου λαμβάνονται λειτουργικές αποφάσεις και θέτει τα όρια σε διαθέσιμες εναλλακτικές στρατηγικές. Εμψυχώνει τους εργαζομένους ώστε να επικεντρώνουν τις προσπάθειές τους προς την ολοσχερή επίτευξη του σκοπού της επιχείρησης. Τέλος, η αποστολή πρέπει να εμπνέει και να έχει τη θερμή αποδοχή όλων των ενδιαφερομένων για την επιχείρηση και πρέπει να είναι απλή και εύκολη στη διατύπωση της, ώστε κάποιος να τη θυμάται ανά πάσα στιγμή. Δραστηριότητα 5/Κεφάλαιο 2 Να καταθέσετε τις δικές σας σκέψεις, σε ένα κείμενο 10 σειρών, σχετικά με τα πλεονεκτήματα που πιθανόν προσφέρει η εφαρμογή της διοίκησης με στόχους. Ενδεικτική απάντηση H εφαρμογή της διοίκησης με στόχους προσφέρει αρκετά και σημαντικά πλεονεκτήματα, όπως είναι: Σελίδα 36 από 106

37 1. H αποτελεσματική λειτουργία του προγραμματισμού, μέσα από τη διευκόλυνση που προσφέρει ο καθορισμός των αντικειμενικών στόχων του οργανισμοί 2. H βελτίωση της αποτελεσματικότητας της διοίκησης, στο βαθμό που καθορίζει τι αναμένεται ως απόδοση του εργαζομένου 3. H δημιουργία κινήτρων για την αύξηση της απόδοσης των εργαζομένων, μέσα από τη συμμετοχή τους στον προσδιορισμό των στόχων. 4. H βελτίωση της επικοινωνίας στους οργανισμούς, μέσα από την αλληλεπίδραση μεταξύ προϊσταμένων και υφισταμένων. Να σημειώσουμε επίσης ότι υπάρχουν και μειονεκτήματα, με βασικότερο την ποσοτικοποίηση των στόχων, και κατά συνέπεια την ποσοτική μέτρηση της απόδοσης, η οποία οδηγεί σε μηχανοποίηση της εργασίας και των ανθρώπινων σχέσεων. Άσκηση Αυτοαξιολόγησης 1/Κεφάλαιο 2 & Ενδεικτική απάντηση Ποιες κατά τη γνώμη σας από τις επόμενες προτάσεις είναι σωστές (Σ) και ποιες λάθος (Λ); Σ ή Λ. Γράψτε σε ένα φύλλο χαρτί τον αριθμό κάθε πρότασης και δίπλα την ένδειξη 1. Προγραμματισμός είναι η εκτίμηση της θέσης της επιχείρησης στο εξωτερικό περιβάλλον και η εκπόνηση μακροχρόνιων στρατηγικών προγραμμάτων. (Λ) Σελίδα 37 από 106

38 2. Ο προσδιορισμός των αντικειμενικών στόχων μιας επιχείρησης εξαρτάται από την αξιολόγηση του περιβάλλοντος μέσα στο οποίο αυτή δραστηριοποιείται και από την πρόβλεψη των μελλοντικών τάσεων και γεγονότων. (Σ) 3. Οι πολιτικές που καθορίζονται σε έναν οργανισμό περιέχουν τους τακτικούς στόχους και υλοποιούνται από τα μεσαία στελέχη. (Λ) 4. Κάθε λειτουργικό πρόγραμμα πρέπει να είναι σύνθετο, αυστηρά προσδιορισμένο και να έχει εκπονηθεί από τα στελέχη της ιεραρχίας. (Λ) 5. H αξιολόγηση της απόδοσης των εργαζομένων αποτελεί βασικό στοιχείο της διοίκησης με στόχους. (Σ) Άσκηση Αυτοαξιολόγησης 2/Κεφάλαιο 2 & Ενδεικτική απάντηση Διαβάστε τη φράση: Κάθε λειτουργικό πρόγραμμα περιγράφει με σαφήνεια τους στόχους, τις πολιτικές και τις διαδικασίες όλων των λειτουργιών της επιχείρησης και είναι ποσοτικά εκφρασμένο. Ποιον από τους επόμενους όρους πρέπει να τοποθετήσουμε στον κενό χώρο; 1. αρχές 2. πολιτικές 3. αποφάσεις 4. προβλέψεις Σελίδα 38 από 106

39 Δραστηριότητα 6/Κεφάλαιο 2 Τώρα που έχει ολοκληρωθεί το κεφάλαιο 2, ως προς το σκέλος της λειτουργίας του προγραμματισμού, μπορείτε να αναφέρετε δύο τουλάχιστον παραδείγματα από τη λειτουργία του προγραμματισμού που να περιλαμβάνουν τη λειτουργία λήψης αποφάσεων; Ενδεικτική απάντηση Κατά τη διαδικασία του προγραμματισμού ένα ανώτερο διοικητικό στέλεχος λαμβάνει αποφάσεις: 1) για τον προσδιορισμό των αντικειμενικών στόχων της επιχείρησης, 2) για τον καθορισμό των πολιτικών (μάρκετινγκ, παραγωγής κ.λπ.). Δραστηριότητα 8/Κεφάλαιο 2 Με βάση τις πιθανές εμπειρίες και γνώσεις που έχετε αποκομίσει από το χώρο της εργασίας σας και την προηγούμενη παρουσίαση των σταδίων λήψης αποφάσεων, γράψτε σε 6-7 σειρές ποιο είναι το στάδιο απόφασης που έχει αποφασιστική σημασία στη λειτουργία της λήψης των αποφάσεων. Ενδεικτική απάντηση Το στάδιο της εφαρμογής της λύσης που επιλέχθηκε αποτελεί μια από τις σημαντικότερες φάσεις της λειτουργίας λήψης αποφάσεων, εφόσον κρίνει τη σωστή εκτέλεση μιας απόφασης. Όσο σωστή και αν είναι κάποια απόφαση, εάν δεν εφαρμοστεί σωστά, θα οδηγήσει σε επανάληψη της όλης διαδικασίας λήψης της απόφασης. Σελίδα 39 από 106

40 Άσκηση Αυτοαξιολόγησης 3/Κεφάλαιο 2 & Ενδεικτική απάντηση Μη προγραμματισμένες αποφάσεις είναι (επιλέξτε την κατάλληλη απάντηση): 1. Οι αποφάσεις που σχετίζονται με τις προσλήψεις προσωπικού 2. Οι εντολές για τη συντήρηση των μηχανημάτων 3. Η απόφαση για την υιοθέτηση μιας νέας μεθόδου πώλησης των προϊόντων 4. Οι τεχνικές που εφαρμόζονται στο τμήμα παραγωγής της επιχείρησης Άσκηση Αυτοαξιολόγησης 4/Κεφάλαιο 2 & Ενδεικτική απάντηση Οι τεχνικές λήψης αποφάσεων είναι (επιλέξτε την κατάλληλη απάντηση): 1. η επιλογή της καλύτερης λύσης 2. η προσομοίωση 3. η διοίκηση με στόχους 4. η αξιολόγηση. Σελίδα 40 από 106

41 ΚΕΦΑΛΑΙΟ 3 Η ΦΎΣΗ ΚΑΙ Ο ΣΚΟΠΌΣ ΤΗΣ ΟΡΓΆΝΩΣΗΣ Η ΦΎΣΗ ΚΑΙ Ο ΣΚΟΠΌΣ ΤΗΣ ΟΡΓΆΝΩΣΗΣ Λειτουργία οργάνωσης σημαίνει διαδικασία μέσα από την οποία η επιχείρηση δημιουργεί - διαμορφώνει την οργανωτική δομής της. Σκοπός αυτής της οργανωτικής λειτουργίας είναι η ομαδοποίηση όλων των δραστηριοτήτων και ενεργειών από την επιχείρηση ώστε να καταστεί η λειτουργία αυτή αποτελεσματική. Το οργανόγραμμα μιας επιχείρησης αποτελεί την τυπική γραφική απεικόνιση της επίσημης σχεδίασης της δομής της, όπου αποτυπώνονται οι ρόλοι στους οποίους έχει κατατμηθεί η επιχειρηματική λειτουργία ΚΡΙΤΉΡΙΑ ΤΜΗΜΑΤΟΠΟΊΗΣΗΣ ΤΗΣ ΔΙΟΙΚΗΤΙΚΉΣ ΔΡΆΣΗΣ Τμηματοποίηση και κατανομή του διοικητικού έργου σε τομείς - επίπεδα διοίκησης και αναζήτηση των βέλτιστων κριτηρίων διαίρεσης της εργασίας. Ανάλυση Αρχών - κριτηρίων τμηματοποίησης Το κριτήριο του σκοπού: Η οργάνωση μιας επιχείρησης αναφέρεται στη διαδικασία δημιουργίας μέσα στο ίδιο οργανωτικό πλαίσιο μιας ομάδας ανθρώπων που εκτελούν σχετικά μεταξύ τους καθήκοντα και δραστηριότητες που συμβάλλουν στην πραγμάτωση ενός κύριου σκοπού ή και στην παροχή συγκεκριμένων υπηρεσιών. Σελίδα 41 από 106

42 Το κριτήριο των διαδικασιών: Η οργάνωση στην ίδια διοικητική ενότητα ενός αριθμού ομοειδών ειδικοτήτων, τεχνικών ή δραστηριοτήτων. Η οργάνωση με βάση το κριτήριο αυτό διευκολύνει την εξειδίκευση, αυξάνει την παραγωγικότητα και εξασφαλίζει τις αναγκαίες οικονομίες μεγέθους. Το κριτήριο του κοινού ή των πελατών: Η επιχ/ση οργανώνεται με βάση την εξυπηρέτηση και ικανοποίησης των αναγκών ενός αριθμού πελατών. Βασικά πλεονεκτήματα μιας τέτοιας οργανωτικής δομής αποτελούν: Η Απλοποίηση και ο συντονισμός των ενεργειών και των Απλοποιείται ο συντονισμός των ενεργειών και των δράσεων, περιορίζονται οι επικαλύψεις και οι συγκρούσεις και ενθαρρύνεται ο προσανατολισμός της διοικητικής συμπεριφοράς προς τις ανάγκες των πελατών. Μειονεκτήματα του συγκεκριμένου τύπου δομής αποτελούν: Η απώλεια πλεονεκτημάτων που πηγάζουν από την αρχή της εξειδίκευσης των καθηκόντων, η υποταγή της επιχείρησης σε συγκεκριμένο κοινό και ο μη σαφείς προσδιορισμός των ομάδων πελατών ή ακόμα και η τάσεις μείωσης τους έως και εξαφάνισης τους. Το κριτήριο του χώρου ή του τόπου: Η οργάνωση γίνεται με βάση την περιφέρεια, το χώρο ή τον τόπο στον οποίο εκτυλίσσεται η διοικητική δράση, δηλαδή συνενώνονται ανομοιοειδείς δραστηριότητες με κοινή γεωγραφική βάση. Αποδίδεται ειδικό βάρος στις τοπικές ιδιαιτερότητες, βελτιώνεται ο συντονισμός δράσεων σε κάθε περιοχή και διευκολύνεται η επαφή με τα τοπικά ενδιαφέροντα. Σελίδα 42 από 106

43 ΔΟΜΉ ΠΛΕΓΜΑΤΙΚΟΎ ΤΎΠΟΥ (MATRIX ORGANIZATION) Μέσω της σχεδίασης μιας δομής πλεγματικού τύπου επιχειρούνται η αξιοποίηση των πλεονεκτημάτων και η αποφυγή των μειονεκτημάτων του κάθε κριτηρίου τμηματοποίησης του διοικητικού έργου. Τα δύο χαρακτηριστικά γνωρίσματα μιας πλεγματικής δομής είναι η διττή εξουσία και η ισόρροπη δύναμη. Αυτό σημαίνει πως ένας υφιστάμενος έχει δύο προϊσταμένους και μεταξύ των προϊσταμένων υφίσταται πραγματική ίση δύναμη ΕΝΔΕΧΟΜΕΝΙΚΉ ΘΕΏΡΗΣΗ ΤΟΥ ΟΡΓΑΝΩΤΙΚΟΎ ΣΧΕΔΙΑΣΜΟΎ Οι θεωρητικοί της σχολής αυτής υποστηρίζουν ότι δεν υφίσταται μία και μόνη άριστη οργανωτική δομή. Απεναντίας, η αποτελεσματικότητα της οργανωτικής διάρθρωσης μιας επιχείρησης είναι συνάρτηση: της πολυπλοκότητας της χρησιμοποιούμενης τεχνολογίας από την επιχείρηση, του μεγέθους και του περιβάλλοντος λειτουργίας μιας επιχείρησης αλλά και από το είδος και το περιεχόμενο της επιχειρησιακής στρατηγικής ΤΕΧΝΟΛΟΓΊΑ ΚΑΙ ΟΡΓΑΝΩΤΙΚΌΣ ΣΧΕΔΙΑΣΜΌΣ Η οργανωτική τεχνολογία περιλαμβάνει το σύνολο των γνώσεων, τεχνικών, μεθόδων, μέσων & δραστηριοτήτων που χρησιμοποιούνται από τις επιχ/σεις για το μετασχηματισμό των εισροών τους σε εκροές. Έχουμε α) τεχνολογία μικρής ποσότητας παραγωγής, β) μαζικής παραγωγής και γ) συνεχόμενης διαδικασίας παραγωγής. Σελίδα 43 από 106

44 Συμπεράσματα μελετών για τη σχέση τεχνολογίας - οργανωτικού σχεδιασμού δείχνουν τα εξής: Δεν υπάρχει σημαντική σχέση μεταξύ τεχνολογικής πολυπλοκότητας και οργανωτικού μεγέθους Το εύρος εποπτείας, ο ρόλος και οι λειτουργίες των ανωτέρω στελεχών προσδιορίζονται από την τεχνολογία Η αναλογία διοικητικού & τεχνικού προσωπικού αυξάνεται παράλληλα με την τεχνολογική πολυπλοκότητα Αυξάνονται οι προϊστάμενοι όσο αυξάνεται το προσωπικό και ο αριθμός του ειδικευμένου προσωπικού όσο αυξάνεται η πολυπλοκότητα της τεχνολογίας Η αύξηση της τεχνολογικής πολυπλοκότητας μειώνει το κόστος παραγωγής. Συμπερασματικά, θα λέγαμε ότι η τεχνολογία μεταξύ άλλων παραγόντων προσδιορίζει κι αυτή, τον οργανωτικό σχεδιασμό ΜΈΓΕΘΟΣ ΟΡΓΆΝΩΣΗΣ ΚΑΙ ΟΡΓΑΝΩΤΙΚΌΣ ΣΧΕΔΙΑΣΜΌΣ Το μέγεθος σχετίζεται με τον τρόπο τμηματοποίησης του διοικητικού έργου αναλογικά. Δηλαδή αυξάνεται αναλογικά η κάθετη και οριζόντια δομή μιας επιχείρησης. Η αύξηση του οργανωτικού μεγέθους επηρεάζει το βαθμό γραφειοκρατικοποίησης ή δόμησης της οργανωτικής συμπεριφοράς. Σελίδα 44 από 106

45 Η αύξηση του μεγέθους μιας επιχείρησης επιφέρει αλυσιδωτές συνέπειες στον τρόπο οργάνωσης της επιχειρησιακής συμπεριφοράς επηρεάζοντας τόσο την αύξηση της τυποποίησης, όσο και τη διαφοροποίησή της, ενώ ανάλογα εξελίσσεται και η εκχώρηση της εξουσίας λήψης αποφάσεων ΠΕΡΙΒΆΛΛΟΝ ΚΑΙ ΟΡΓΑΝΩΤΙΚΌΣ ΣΧΕΔΙΑΣΜΌΣ Μεταξύ των επιχειρήσεων και του περιβάλλοντός τους διαμορφώνονται σχέσεις αλληλεπίδρασης. Η επιχ/ση θεωρείται ανοιχτό σύστημα, που έχει την ικανότητα να ανταποκρίνεται στις συνθήκες λειτουργίας της. Οι τύποι περιβάλλοντος είναι το ήρεμο-τυχαίο, το ήρεμο-σύμπλεγμα, το διάσπαρτο-αναδραστικό και το ταραχώδες. Η δομή μιας επιχείρησης δε μπορεί και δεν πρέπει να είναι ανεξάρτητη του περιβαλλοντικού τύπου της. Έτσι σε στατικά, σταθερά και απλά περιβάλλοντα η υιοθέτηση μιας μηχανιστικής δομής είναι πιο πρόσφορη ΣΤΡΑΤΗΓΙΚΉ ΚΑΙ ΟΡΓΑΝΩΤΙΚΌΣ ΣΧΕΔΙΑΣΜΌΣ Η οργανωτική δομή μιας επιχ/σης είναι ένα εργαλείο υλοποίησης των στρατηγικών σκοπών και επιδιώξεών της. Η διαδικασία του οργανωτικού σχεδιασμού έχει ως κύρια στοιχεία της τα εξής: Προσδιορισμός των βασικών σκοπών της επιχ/σης, Σελίδα 45 από 106

46 οργάνωση της επιχ/σης «από πάνω προς τα κάτω», καθορισμός θέσεων διοίκησης, ομαδοποίηση καθηκόντων και μέσων αναφορικά με τα επιθυμητά αποτελέσματα, εξισορρόπηση των κατανεμημένων πόρων και Προσδιορισμός του εύρους εποπτείας ΣΥΝΤΟΝΙΣΜΌΣ, ΣΥΝΟΧΉ ΚΑΙ ΕΠΟΠΤΕΊΑ Η διαίρεση της εργασίας καθιστά απολύτως απαραίτητο το σχεδιασμό και κάποιων συντονιστικών μηχανισμών, ώστε να αμβλύνονται οι φυγόκεντρες τάσεις από τη διαίρεση του έργου. Οι βασικοί τύποι (εργαλεία) συντονισμού είναι: Συντονισμός μέσω προτύπων, Συντονισμός μέσω προγραμμάτων, Συντονισμός μέσω της αμοιβαίας προσαρμογής. Το εύρος ελέγχου ή εποπτείας είναι ο αριθμός των θέσεων εργασίας για τη διοίκηση των οποίων δημιουργείται μια θέση προϊσταμένου. Φαίνεται ότι μια αναλογία 1:5, δηλ. ένας προϊστάμενος ανά 5 υφισταμένους, έως 1:7 είναι λειτουργική και εφικτή ΤΟ ΖΉΤΗΜΑ ΤΗΣ ΕΚΧΏΡΗΣΗΣ ΤΗΣ ΕΞΟΥΣΊΑΣ ΛΉΨΗΣ ΑΠΟΦΆΣΕΩΝ Η συγκέντρωση της εξουσίας προσδιορίζεται από το επίπεδο και την ποικιλία των ομάδων που συμμετέχουν στη λήψη στρατηγικών αποφάσεων, σε σχέση με τον αριθμό των ομάδων που λειτουργούν στην επιχείρηση. Σελίδα 46 από 106

47 Ανάθεση και εκχώρηση εξουσίας σημαίνει ότι παραχωρείται από έναν προϊστάμενο σε κάποιον υφιστάμενο το δικαίωμα να ενεργεί κατά την κρίση του. Ο βαθμός διάχυσης προσδιορίζεται από τον αριθμό των αποφάσεων και τη σπουδαιότητά τους στα κατώτερα κλιμάκια, το βαθμό επιρροής στις λειτουργίες της οργάνωσης και τον έλεγχο που ασκείται σε αυτές. Οι αρχές ανάθεσης εξουσίας αναφέρονται: Στο συσχετισμό της ανάθεσης της εξουσίας λήψης αποφάσεων με τα προσδοκώμενα αποτελέσματα Στην αποτελεσματικότερη συγκεκριμενοποίηση των περιοχών δράσης, των ενεργειών, των προσδοκώμενων αποτελεσμάτων και των δραστηριοτήτων που ανατίθενται. Στην ισόρροπη σχέση μεταξύ εξουσίας και ευθύνης Στην ενότητα εντολών, όπου κάθε κάτοχος θέσης πρέπει να διοικείται από ένα μόνο προϊστάμενο για να μη δημιουργείται σύγχυση εντολών, καθηκόντων και στόχων Η ΔΙΑΛΕΚΤΙΚΉ ΣΧΈΣΗ ΜΕΤΑΞΎ ΓΡΑΜΜΉΣ ΚΑΙ ΕΠΙΤΕΛΕΊΟΥ Με τον όρο στελέχη γραμμής αναφερόμαστε στις λειτουργίες γραμμής που φέρουν άμεση ευθύνη για την εκπλήρωση των αντικειμενικών σκοπών της επιχ/σης. Σελίδα 47 από 106

48 Ο όρος επιτελείο αναφέρεται στη βοήθεια που παρέχεται στα στελέχη γραμμής, ώστε να μπορούν να εργάζονται αποτελεσματικά. Η εξουσία ανήκει στα στελέχη γραμμής. δράσης είναι Οι βασικοί λόγοι που καθιστούν αναγκαία τη συγκρότηση μονάδων επιτελικής α) η επιχειρησιακή υπερφόρτωση, β) η ανταπόκριση, γ) η αντικειμενικότητα και δ) ο συντονισμός ΟΡΓΑΝΩΤΙΚΉ ΚΟΥΛΤΟΎΡΑ ΚΑΙ ΟΡΓΑΝΩΤΙΚΌΣ ΣΧΕΔΙΑΣΜΌΣ Στο επίπεδο της διοικητικής επιστήμης ο όρος η κουλτούρα θα μπορούσε να ορισθεί σαν ένα σύστημα κοινών αξιών, πιστεύω, βασικών παραδοχών και άτυπων κανόνων το οποίο, ως κοινό νοητικό πλαίσιο, συνδέει τους ανθρώπους μιας επιχείρησης προσδιορίζοντας το πώς σκέφτονται και συμπεριφέρονται, τι κάνουν και για ποιο λόγο το κάνουν. Σελίδα 48 από 106

49 Δραστηριότητα 2/Κεφάλαιο 3 Μπορείτε να επισημάνετε 2-3 περιπτώσεις άτυπης διοικητικής συμπεριφοράς που αναπτύσσονται μεταξύ των εργαζομένων στο εσωτερικό μιας επιχείρησης ή μεταξύ επιχείρησης και εξωτερικού περιβάλλοντος; Περιγράψτε τις συμπεριφορές αυτές σε ένα κείμενο 5 σειρών και στη συνέχεια συγκρίνετε την απάντησή σας με τα Παραδείγματα που ακολουθούν. Ενδεικτική απάντηση Παράδειγμα 1 Ο διευθυντής προσωπικού μιας μεγάλης βιομηχανικής επιχείρησης, όταν σκοπεύει να προχωρήσει σε προσλήψεις προσωπικού, συχνά εμπιστεύεται την κρίση της γραμματέως του. Η γραμματέας, που δεν έχει καμία αρμοδιότητα σε θέματα προσλήψεων, εξαιτίας των κοινωνικών της σχέσεων (άτυπη δομή) με το διευθυντή προσωπικού που ανήκει στην τυπική οργάνωση της επιχείρησης επηρεάζει τις αποφάσεις για τις προσλήψεις. Παράδειγμα 2 Παράδειγμα επίσης άτυπων συμπεριφορών είναι οι σχέσεις και οι συζητήσεις που αναπτύσσονται στο πλαίσιο ενός διαλείμματος στους εργασιακούς χώρους ή οι κοινωνικές σχέσεις που δημιουργούνται μεταξύ των στελεχών της επιχείρησης και των πελατών. Σελίδα 49 από 106