Θέμα: «Εκκαθάριση αρχείων των υπηρεσιών της Ανεξάρτητης Αρχής Δημοσίων Εσόδων (Α.Α.Δ.Ε.)»

Transcript

1 ΕΛΛΗΝΙΚΗ ΔΗΜΟΚΡΑΤΙΑ ΓΕΝΙΚΗ ΔΙΕΥΘΥΝΣΗ ΗΛΕΚΤΡΟΝΙΚΗΣ ΔΙΑΚΥΒΕΡΝΗΣΗΣ & ΑΝΘΡΩΠΙΝΟΥ ΔΥΝΑΜΙΚΟΥ ΔΙΕΥΘΥΝΣΗ ΟΡΓΑΝΩΣΗΣ ΤΜΗΜΑ Γ - ΑΝΑΛΥΣΗΣ ΠΟΛΙΤΙΚΗΣ ΤΗΣ ΠΑΡΑΓΩΓΙΚΟΤΗΤΑΣ ΟΡΘΗ ΕΠΑΝΑΛΛΗΨΗ ως προς την ταχυδρομικ διεύθυνση και το τηλέφωνο του Τελωνείου Α Εισαγωγών - Εξαγωγών Θεσσαλονίκης, στον ΠΙΝΑΚΑ Α. Αθνα, 5 Ιουλίου 2017 Αριθ. Πρωτ.: Δ.ΟΡΓ.Γ ΕΞ2017 Ταχ. Δ/νση : Λεωχάρους 2 ΠΡΟΣ: ΑΠΟΔΕΚΤΕΣ Π.Δ. Ταχ. Κώδικας : Αθνα Πληροφορίες : Κ. Αυλωνίτη Τηλέφωνο : Fax : k.avloniti@aade.gr Url : Θέμα: «Εκκαθάριση αρχείων των υπηρεσιών της Ανεξάρτητης Αρχς Δημοσίων Εσόδων (Α.Α.Δ.Ε.)» 1.- Όπως επανειλημμένως σας έχουμε γνωρίσει, σύμφωνα με τις διατάξεις του άρθρου 9 του π.δ. 162/1979 (Α 42) «Περί εκκαθαρίσεως των αρχείων των Δημοσίων Υπηρεσιών» και του άρθρου 6 του π.δ. 276/ 2000 (Α 226) «Εκκαθάριση αρχείων των Υπηρεσιών του Υπουργείου Οικονομικών», εντός του πρώτου τριμνου κάθε έτους, όλες οι Υπηρεσίες οφείλουν να επιμελούνται την εκκαθάριση των αρχείων τους, από τα έγγραφα και τα λοιπά στοιχεία αδιαβάθμητου υλικού, των οποίων έχει παρέλθει ο χρόνος διατρησς τους, κατά τα οριζόμενα στις κείμενες διατάξεις και με την επιφύλαξη των οριζομένων στις διατάξεις του άρθρου 7 του π.δ. 276/2000 «Εκκαθάριση παλαιών αρχείων παραγεγραμμένων υποθέσεων και τυχόν ειδικών διατάξεων. Η ανάγκη ετσιας εκκαθάρισης των αρχείων καθίσταται άκρως απαραίτητη και επιτακτικ για τη διευκόλυνση του έργου των υπαλλλων, τη βελτίωση της αποτελεσματικότητας και αποδοτικότητας των υπηρεσιών, την τρηση των κανόνων υγιεινς και ασφάλειας, την καλύτερη αξιοποίηση των χώρων εργασίας και κατ επέκταση τη μείωση του κόστους μίσθωσης περιττών χώρων. 2.- Σε εφαρμογ των ανωτέρω παρακαλούμε, σε περίπτωση που δεν έχετε δη προβεί στις σχετικές ενέργειες, όπως οφείλατε, μέχρι την 31/03/2017, να μεριμνσετε για την ετσια εκκαθάριση των αρχείων των υπηρεσιών σας, σύμφωνα με τις προαναφερθείσες διατάξεις. Οι διαδικασίες εκκαθάρισης παρακαλούμε να έχουν ολοκληρωθεί το αργότερο μέχρι την Παρασκευ, 22/09/2017 και στη συνέχεια να ενημερώσετε εγγράφως τη Διεύθυνση Οργάνωσης, μέχρι την Παρασκευ 29/09/2017, στη διεύθυνση ηλεκτρονικού ταχυδρομείου k.avloniti@aade.gr στο ΦΑΞ Οι Δ.Ο.Υ., τα Τελωνεία, οι Χημικές Υπηρεσίες και οι Υ.Ε.Δ.Δ.Ε. να ενημερώσουν, επίσης και τους Προϊσταμένους των Φορολογικών Περιφερειών, των Τελωνειακών Περιφερειών, το Τμμα Β - Σχεδιασμού και Ποιότητας της Διεύθυνσης Σχεδιασμού και Υποστριξης Εργαστηρίων της Γενικς Διεύθυνσης Γ.Χ.Κ. και τη Διεύθυνση Προγραμματισμού και Αξιολόγησης Ελέγχων και Ερευνών (ΔΙ.Π.Α.Ε.Ε.), αντίστοιχα, αποστέλλοντας σε κάθε περίπτωση συμπληρωμένο τον επισυναπτόμενο Πίνακα Β, με τίτλο: «ΠΙΝΑΚΑΣ ΑΝΑΦΟΡΑΣ ΕΤΗΣΙΑΣ ΕΚΚΑΘΑΡΙΣΗΣ ΑΡΧΕΙΟΥ». 3.- Ι. Σχετικά με τη διαδικασία εκκαθάρισης υπενθυμίζεται ότι : α) Για την εκκαθάριση των αρχείων που αφορούν σε γενικά θέματα κοινά για όλες τις Δημόσιες Υπηρεσίες, ισχύουν οι διατάξεις του π.δ. 162/1979 (Α 42) «Περί εκκαθαρίσεως των αρχείων των Δημοσίων Υπηρεσιών», όπως τροποποιθηκε με τις διατάξεις του π.δ. 87/1981 (Α 27) «Περί εκκαθαρίσεως των αρχείων των δημοσίων υπηρεσιών και Ν.Π.Δ.Δ.» και για τα θέματα που αφορούν ειδικότερα στην Α.Α.Δ.Ε. ισχύει, κατά το μέρος που την αφορά, το π.δ. 276/ 2000 (Α 226) «Εκκαθάριση των αρχείων του Υπουργείου Οικονομικών», σε συνδυασμό με τις διατάξεις της παρ. 1 του άρθρου 2 και των παρ. 2 έως 5 του άρθρου 41 του ν. 4389/2016 (Α 94). 1

2 β) Για τα θέματα που αφορούν στη δημιουργία και τρηση ηλεκτρονικών αρχείων ισχύουν οι διατάξεις του π.δ. 25/2014 (Α 44) «Ηλεκτρονικό Αρχείο και Ψηφιοποίηση εγγράφων». γ) Στις διατάξεις του άρθρου 4 του π.δ. 276/2000 (Α 226), ορίζεται, μεταξύ άλλων, ότι ο Προϊστάμενος κάθε Διεύθυνσης Υπηρεσίας ορίζει έναν περισσότερους υπαλλλους από κάθε Τμμα, για την εκκαθάριση του άχρηστου προσωρινού αρχειακού υλικού (εγγράφων και λοιπών στοιχείων). Ο/Οι παραπάνω υπάλληλος/οι, αφού εξετάσει/σουν τους φακέλους του αρχείου, αποχωρίζει/ζουν τα έγγραφα και τα λοιπά στοιχεία, τα οποία πρέπει κατά την κρίση του/τους, να καταστραφούν και καταγράφει/φουν σε κατάσταση, τον αριθμό πρωτοκόλλου, τη χρονολογία και την περίληψη του θέματος, που αφορά στο έγγραφο. δ) Σύμφωνα με τις διατάξεις της παραγράφου 2 του άρθρου 7 του π.δ. 162/1979 και των παραγράφων 2 και 3 του άρθρου 5 του π.δ. 276/2000, αντίστοιχα, ύστερα από την εκκαθάριση των αρχείων, καλούνται με έγγραφο «επί αποδείξει» τα Γενικά Αρχεία του Κράτους (Γ.Α.Κ.), προκειμένου να επιλέξουν εντός τακτς προθεσμίας, όχι μικρότερης των εννέα (9) μηνών για τις υπηρεσίες του Νομού Αττικς και του ενός (1) έτους για τις υπηρεσίες των λοιπών νομών, από το προς καταστροφ υλικό, τα τυχόν ιστορικού ενδιαφέροντος έγγραφα. ε) Ύστερα από την επιλογ από τα Γ.Α.Κ. των ιστορικς σημασίας εγγράφων από την παρέλευση άπρακτης της τεθείσας προθεσμίας, για την παράδοση του προς καταστροφ υλικού, διαδικασία που δεν μπορεί να παραληφθεί, να απευθύνονται υποχρεωτικά: αα) στη Διεύθυνση Διαχείρισης (ΔΙ.Δ.Δ.Υ.) της Γενικς Διεύθυνσης Τελωνείων και Ειδικών Φόρων Κατανάλωσης (Ε.Φ.Κ.) της Α.Α.Δ.Ε., οι υπηρεσίες που εδρεύουν στους νομούς της κατά τόπον αρμοδιότητά της, σύμφωνα με τις διατάξεις της υποπαραγράφου α της παραγράφου 3 του άρθρου 48 της αριθ. Δ.ΟΡΓ.Α / (Β 968 και 1238) απόφασης του Διοικητ της Ανεξάρτητης Αρχς Δημοσίων Εσόδων «Οργανισμός Ανεξάρτητης Αρχς Δημοσίων Εσόδων (Α.Α.Δ.Ε.)», ββ) στα Τελωνεία Α Εισαγωγών - Εξαγωγών Θεσσαλονίκης Πατρών Λάρισας, κατά περίπτωση, οι υπηρεσίες που εδρεύουν στους νομούς της χωρικς αρμοδιότητάς τους, για την άσκηση των αρμοδιοττων των Τμημάτων «Διαχείρισης, όπως καθορίζεται στις διατάξεις της υποπαραγράφου (γ) της παραγράφου 6 του άρθρου 49 της ίδιας ως άνω απόφασης. στ) Κατά τα λοιπά εφαρμόζονται οι διατάξεις των ανωτέρω προεδρικών διαταγμάτων. ΙΙ. Για διευκόλυνσ σας επισυνάπτεται ο «Πίνακας Α» στον οποίο περιλαμβάνονται οι ανωτέρω αναφερόμενες υπηρεσίες, για την παραλαβ του προς καταστροφ υλικού από την εκκαθάριση των αρχείων, με τους αντίστοιχους νομούς που ασκούν την αρμοδιότητά τους, καθώς και σχετικά στοιχεία επικοινωνίας με αυτές. 4.- Επειδ παρατηρείται ότι πολλές υπηρεσίες δεν τηρούν, για διάφορους λόγους, την υποχρέωσ τους για την εκκαθάριση των αρχείων τους, παρά τις επανειλημμένες οδηγίες και οχλσεις, παρακαλούνται οι Προϊστάμενοι: α) της Γενικς Διεύθυνσης Γ.Χ.Κ., β) των Φορολογικών Περιφερειών της Γενικς Διεύθυνσης Φορολογικς Διοίκησης, γ) των Τελωνειακών Περιφερειών της Γενικς Διεύθυνσης Τελωνείων και Ειδικών Φόρων Κατανάλωσης (Ε.Φ.Κ.) και δ) της Διεύθυνσης Προγραμματισμού και Αξιολόγησης Ελέγχων και Ερευνών (ΔΙ.Π.Α.Ε.Ε.) να εποπτεύσουν, να συντονίσουν και να παρακολουθσουν την πορεία και την ολοκλρωση της διαδικασίας εκκαθάρισης των αρχείων των Υπηρεσιών αρμοδιότητάς τους. Επίσης, επισημαίνεται ότι σε κάθε περίπτωση που υπηρεσίες της Α.Α.Δ.Ε. πρόκειται να μεταστεγαστούν είναι απαραίτητο να προηγείται η εκκαθάριση του αρχείου τους πριν από τη μεταστέγασ τους, προκειμένου να αποφευχθούν άσκοπα έξοδα μεταφοράς περιττού αρχείου, ώστε να επιτευχθεί εξοικονόμηση πόρων, καθώς και η ορθολογικότερη διαχείριση των εργασιακών χώρων. 5.- Προκειμένου να αποφευχθούν τυχόν δυσλειτουργίες στην ομαλ λειτουργία των υπηρεσιών της Α.Α.Δ.Ε. από την απασχόληση των υπαλλλων με την εκκαθάριση των αρχείων τους, η οποία καθίσταται άκρως επιτακτικ, λαμβανομένης υπόψη της έλλειψης του προσωπικού και του φόρτου της καθημερινς εργασίας, οι Προϊστάμενοι των Γενικών Διευθύνσεων και των Αυτοτελών Υπηρεσιών της Α.Α.Δ.Ε. παρακαλούνται να μεριμνσουν για την κατά το δυνατόν παροχ κιντρων στο προσωπικό, ώστε να ολοκληρωθούν έγκαιρα οι εργασίες της εκκαθάρισης των αρχείων των υπηρεσιών, γεγονός που θα συμβάλει, όπως προαναφέρθηκε, στη βελτίωση της τρηση των κανόνων υγιεινς και ασφάλειας, των συνθηκών εργασίας και της εμφάνισης του εργασιακού περιβάλλοντος, στην εξοικονόμηση χώρων και κατ επέκταση στην εξοικονόμηση πόρων από τον περιορισμό των μισθωμάτων. 2

3 Για διευκόλυνσ σας, το παρόν έγγραφο, είναι καταχωρημένο στην Ηλεκτρονικ Βιβλιοθκη της Α.Α.Δ.Ε., στη διαδρομ: - Ηλεκτρονικ Βιβλιοθκη - Θέματα Διοικητικά/Οργανωτικά/Στρατηγικού Σχεδιασμού & Οικονομικς Διοίκησης - Οργάνωση Υπηρεσιών - Εγκύκλιος , ( Τέλος, σας γνωρίζουμε ότι τα στελέχη του Τμματος Γ - Ανάλυσης Πολιτικς της Παραγωγικότητας της Διεύθυνσης Οργάνωσης της Γενικς Διεύθυνσης Ηλεκτρονικς Διακυβέρνησης και Ανθρώπινου Δυναμικού είναι στη διάθεσ σας, για τυχόν περαιτέρω διευκρινίσεις. ΜΕ ΕΝΤΟΛΗ ΔΙΟΙΚΗΤΗ Ο ΠΡΟΪΣΤΑΜΕΝΟΣ ΤΗΣ ΓΕΝΙΚΗΣ ΔΙΕΥΘΥΝΣΗΣ ΗΛΕΚΤΡΟΝΙΚΗΣ ΔΙΑΚΥΒΕΡΝΗΣΗΣ ΚΑΙ ΑΝΘΡΩΠΙΝΟΥ ΔΥΝΑΜΙΚΟΥ ΝΙΚΟΛΑΟΣ ΠΑΝΑΓΙΩΤΟΠΟΥΛΟΣ Συνημμένα: 1) ΠΙΝΑΚΑΣ Α «Πίνακας Αρμόδιων Υπηρεσιών για την Παραλαβ του προς Καταστροφ Υλικού από την Εκκαθάριση των Αρχείων» 2) ΠΙΝΑΚΑΣ Β «Πίνακας Αναφοράς Ετσιας Εκκαθάρισης Αρχείου» ΠΙΝΑΚΑΣ ΔΙΑΝΟΜΗΣ: Ι. ΑΠΟΔΕΚΤΕΣ ΓΙΑ ΕΝΕΡΓΕΙΑ Αποδέκτες των ΠΙΝΑΚΩΝ ΔΙΑΝΟΜΗΣ Α (με α/α 1) έως ΣΤ II. ΚΟΙΝΟΠΟΙΗΣΗ: Περιοδικό «ΦΟΡΟΛΟΓΙΚΗ ΕΠΙΘΕΩΡΗΣΗ» (με την παράκληση για τη δημοσίευσ του και την ανάρτηση στην ιστοσελίδα ΙII. ΕΣΩΤΕΡΙΚΗ ΔΙΑΝΟΜΗ 1. Γραφείο Διοικητ της Ανεξάρτητης Αρχς Δημοσίων Εσόδων 2. Ειδικό Νομικό Γραφείο Δημοσίων Εσόδων (Ε.Ν.Γ.Δ.Ε.) 3. Προϊσταμένους των Γενικών Διευθύνσεων της Α.Α.Δ.Ε. 4. Δ/νση Οργάνωσης - Τμματα: Α, Β, Γ, Δ 3

4 ΠΙΝΑΚΑΣ Α ΠΙΝΑΚΑΣ ΑΡΜΟΔΙΩΝ ΥΠΗΡΕΣΙΩΝ ΓΙΑ ΤΗΝ ΠΑΡΑΛΑΒΗ ΤΟΥ ΠΡΟΣ ΚΑΤΑΣΤΡΟΦΗ ΥΛΙΚΟΥ ΑΠΟ ΤΗΝ ΕΚΚΑΘΑΡΙΣΗ ΤΩΝ ΑΡΧΕΙΩΝ ΥΠΗΡΕΣΙΑ Διεύθυνση Διαχείρισης Δημόσιου Υλικού (ΔΙ.Δ.Δ.Υ.) - Τμμα Β - Αποθηκών - Γραφείο Γ - Αποθηκών Τρίτων και Παραδόσεων ΑΡΜΟΔΙΟΤΗΤΑ ΓΙΑ ΤΙΣ ΥΠΗΡΕΣΙΕΣ ΠΟΥ ΕΔΡΕΥΟΥΝ ΣΤΟΥΣ ΝΟΜΟΥΣ Αττικς, Βοιωτίας, Εύβοιας, Ευρυτανίας, Φθιώτιδας, Φωκίδος, Αργολίδος, Κορινθίας, Λέσβου, Σάμου, Χίου, Δωδεκανσου, Κυκλάδων, Ηρακλείου, Λασιθίου, Ρεθύμνης και Χανίων. ΤΑΧΥΔΡΟΜΙΚΗ ΔΙΕΥΘΥΝΣΗ Σταδίου 60 - Τ.Κ , ΑΘΗΝΑ ΤΗΛΕΦΩΝΑ ΕΠΙΚΟΙΝΩΝΙΑΣ/ ΦΑΞ Τηλ ΦΑΞ Τελωνείο Πατρών - Αιτωλοακαρνανίας, Αχαΐας, Ηλείας, Αρκαδίας, Λακωνίας, Μεσσηνίας, Ζακύνθου, Κεφαλληνίας και Λευκάδος. Ιεροθέου -Αρχιεπισκόπου 2 Τ.Κ , ΠΑΤΡΑ Τηλ ΦΑΞ Τελωνείο Α Εισαγωγών- Εξαγωγών Θεσσαλονίκης - Δράμας, Έβρου, Καβάλας, Ξάνθης, Ροδόπης, Ημαθίας, Θεσσαλονίκης, Κιλκίς, Πέλλας, Πιερίας, Σερρών, Χαλκιδικς, Γρεβενών, Καστοριάς Κοζάνης και Φλώρινας. Λιμένας Θεσσαλονίκης - Τ.Κ , ΘΕΣΣΑΛΟΝΙΚΗ Τηλ ΦΑΞ Τελωνείο Λάρισας - Καρδίτσας, Λάρισας, Μαγνησίας, Τρικάλων, Άρτας, Θεσπρωτίας, Ιωαννίνων, Πρέβεζας και Κέρκυρας. Φαρσάλων 21 - Τ.Κ ΛΑΡΙΣΑ Τηλ ΦΑΞ

5 ΕΛΛΗΝΙΚΗ ΔΗΜΟΚΡΑΤΙΑ ΠΙΝΑΚΑΣ Β ΠΙΝΑΚΑΣ ΑΝΑΦΟΡΑΣ ΕΤΗΣΙΑΣ ΕΚΚΑΘΑΡΙΣΗΣ ΑΡΧΕΙΟΥ ΓΕΝΙΚΗ ΔΙΕΥΘΥΝΣΗ: ΥΠΗΡΕΣΙΑ: ΤΜΗΜΑ: ΑΡΜΟΔΙΟΣ ΥΠΑΛΛΗΛΟΣ: ΤΗΛΕΦΩΝΟ: ΦΑΞ: ΗΜΕΡΟΜΗΝΙΑ: ΕΧΕΙ ΓΙΝΕΙ ΕΚΚΑΘΑΡΙΣΗ ΤΟΥ ΑΡΧΕΙΟΥ ΕΝΤΟΣ ΤΟΥ ΠΡΩΤΟΥ ΤΡΙΜΗΝΟΥ ΤΟΥ ΧΡΟΝΟΣ ΟΛΟΚΛΗΡΩΣΗΣ ΤΗΣ ΕΚΚΑΘΑΡΙΣΗΣ ΤΟΥ ΑΡΧΕΙΟΥ ΣΕ ΠΕΡΙΠΤΩΣΗ ΠΟΥ ΑΥΤΗ ΒΡΙΣΚΕΤΑΙ ΣΕ ΕΞΕΛΙΞΗ. ΠΡΟΣ: ΑΝΕΞΑΡΤΗΤΗ ΑΡΧΗ ΔΗΜΟΣΙΩΝ ΕΣΟΔΩΝ 1) ΓΕΝΙΚΗ ΔΙΕΥΘΥΝΣΗ ΗΛΕΚΤΡΟΝΙΚΗΣ ΔΙΑΚΥΒΕΡΝΗΣΗΣ ΚΑΙ ΑΝΘΡΩΠΙΝΟΥ ΔΥΝΑΜΙΚΟΥ ΔΙΕΥΘΥΝΣΗ ΟΡΓΑΝΩΣΗΣ ΤΜΗΜΑ Γ - ΑΝΑΛΥΣΗΣ ΠΟΛΙΤΙΚΗΣ ΤΗΣ ΠΑΡΑΓΩΓΙΚΟΤΗΤΑΣ ΤΗΛ. : ΦΑΞ: , k.avloniti@aade.gr 2) α) ΓΕΝΙΚΗ ΔΙΕΥΘΥΝΣΗ ΦΟΡΟΛΟΓΙΚΗΣ ΔΙΟΙΚΗΣΗΣ ΦΟΡΟΛΟΓΙΚΗ ΠΕΡΙΦΕΡΕΙΑ β) ΓΕΝΙΚΗ ΔΙΕΥΘΥΝΣΗ ΤΕΛΩΝΕΙΩΝ ΚΑΙ ΕΙΔΙΚΩΝ ΦΟΡΩΝ ΚΑΤΑΝΑΛΩΣΗΣ (Ε.Φ.Κ.) ΤΕΛΩΝΕΙΑΚΗ ΠΕΡΙΦΕΡΕΙΑ.. γ) ΓΕΝΙΚΗ ΔΙΕΥΘΥΝΣΗ ΓΕΝΙΚΟΥ ΧΗΜΕΙΟΥ ΤΟΥ ΚΡΑΤΟΥΣ (Γ.Χ.Κ.) ΔΙΕΥΘΥΝΣΗ ΣΧΕΔΙΑΣΜΟΥ ΚΑΙ ΥΠΟΣΤΗΡΙΞΗΣ ΕΡΓΑΣΤΗΡΙΩΝ ΤΜΗΜΑ Β δ) ΔΙΕΥΘΥΝΣΗ ΠΡΟΓΡΑΜΜΑΤΙΣΜΟΥ ΚΑΙ ΑΞΙΟΛΟΓΗΣΗΣ ΕΛΕΓΧΩΝ ΚΑΙ ΕΡΕΥΝΩΝ (ΔΙ.Π.Α.Ε.Ε.) ΛΟΓΟΣ ΜΗ ΟΛΟΚΛΗΡΩΣΗΣ ΤΗΣ ΕΚΚΑΘΑΡΙΣΗΣ ΕΝΤΟΣ ΤΟΥ ΠΡΩΤΟΥ ΤΡΙΜΗΝΟΥ ΠΑΡΑΤΗΡΗΣΕΙΣ ΠΡΟΤΑΣΕΙΣ ΓΙΑ ΤΗ ΒΕΛΤΙΩΣΗ ΤΟΥ ΤΡΟΠΟΥ ΕΚΚΑΘΑΡΙΣΗΣ ΤΩΝ ΑΡΧΕΙΩΝ ΝΑΙ / ΟΧΙ Ο /Η ΠΡΟΪΣΤΑΜΕΝΟΣ /Η ΤΗΣ ΥΠΗΡΕΣΙΑΣ (Ονοματεπώνυμο και υπογραφ) 5