Για ποιους λόγους είναι απαραίτητη η μηχανογράφηση; Λόγω του όγκου της λογιστικής εργασίας. Των απαιτήσεων της φορολογικής νομοθεσίας

Μέγεθος: px

Εμφάνιση ξεκινά από τη σελίδα:

Download "Για ποιους λόγους είναι απαραίτητη η μηχανογράφηση; Λόγω του όγκου της λογιστικής εργασίας. Των απαιτήσεων της φορολογικής νομοθεσίας"

Παλλάς Ταμτάκος
6 χρόνια πριν
Προβολές:

1 Για ποιους λόγους είναι απαραίτητη η μηχανογράφηση; Λόγω του όγκου της λογιστικής εργασίας Των απαιτήσεων της φορολογικής νομοθεσίας Της διείσδυσης της πληροφορικής στην επιχείρηση και την εξάρτησή της από τις νέες Τεχνολογίες Πληροφορικής και Επικοινωνιών (ΤΠΕ) Λόγω των εξειδικευμένων απαιτήσεων στην υψηλή ιεραρχία της διοίκησης εξ αιτίας του έντονου ανταγωνιστικού επιχειρηματικού περιβάλλοντος 1 Διαλέξεις Τμήμα Οικονομικών Επιστημών Εθνικό και Καποδιστριακό Πανεπιστήμιο Αθηνών Η εισαγωγή ηλεκτρονικών υπολογιστών στα λογιστήρια βοήθησε στην επίλυση προβλημάτων τα οποία δεν έλυνε το χειρόγραφο σύστημα Σημαντικό ρόλο ενέχει το κόστος καθιέρωσης και λειτουργίας ενός λογιστικού συστήματος Το λογιστικό σύστημα που θα επιλεγεί πρέπει να έχει κόστος λειτουργίας το οποίο να συμβαδίζει με το μέγεθος της οικονομικής μονάδας, τον κύκλο εργασιών και τα κέρδη της Ένα άλλο σημαντικό στοιχείο είναι τα «δικαιολογητικά». Χαρά Ντελοπούλου, Μάρτιος

2 Κατασκευή ΛΠΣ από την επιχείρηση Η δημιουργία του ΛΠΣ γίνεται από ειδικούς επιστήμονες σε συνεργασία με τους λογιστές. Αρχικά θα πρέπει να καταγραφούν οι λογιστικές εργασίες θα διαμορφωθεί η οργανωτική δομή κι ο καταμερισμός των εργασιών και σε συνεργασία με τους αναλυτές-προγραμματιστές θα κατασκευαστεί ένα ΛΠΣ το οποίο να καλύπτει τις ανάγκες της συγκεκριμένης επιχείρησης και θα ακολουθεί την εκάστοτε νομοθεσία 3 Πλεονεκτήματα και Μειονεκτήματα από την κατασκευή ΛΠΣ από την επιχείρηση Πλεονεκτήματα Ανά πάσα στιγμή ο λογιστής υποστηρίζεται από το τμήμα Μηχανογράφησης της εταιρείας Το ΛΠΣ είναι ευπροσάρμοστο στις αλλαγές και στις μεταβολές Δυνατότητα προσθαφαίρεσης υποπρογραμμάτων (modules) Μειονεκτήματα Υψηλό κόστος Εξάρτηση της επιχείρησης από το Τμήμα Μηχανογράφησης 4 2

3 Αγορά ΛΠΣ επί παραγγελία Θα πρέπει να πραγματοποιηθεί μία μελέτη σκοπιμότητας Αναλυτική καταγραφή των εργασιών του λογιστηρίου και των άλλων τμημάτων της επιχείρησης, Καταγραφή των πληροφοριών που επιθυμεί να λαμβάνει ο επιχειρηματίας και τα επιμέρους τμήματα της επιχείρησης (αποθήκη, τμήμα προώθησης πωλήσεων κ.λ.π.) Τεχνικές Προδιαγραφές του ΛΠΣ και ποια η υπάρχουσα τεχνολογική υποδομή Καταγραφή των χρηστών του συστήματος και ποιες οι απαιτήσεις των χρηστών από το ΛΠΣ Κόστος αγοράς επί παραγγελία, χρόνος παράδοσης του ΛΠΣ, τεχνική υποστήριξη, πιστότητα εταιρείας που θα αναλάβει το έργο Πόσο θα διαρκέσει το δοκιμαστικό στάδιο εφαρμογής του ΛΠΣ 5 Πλεονεκτήματα και Μειονεκτήματα από την αγορά ΛΠΣ επί παραγγελία Πλεονεκτήματα Εάν το ΛΠΣ ικανοποιεί τις προσδοκίες Τότε ικανοποιούνται κι οι πιο εξειδικευμένες απαιτήσεις των χρηστών Ικανοποιούνται οι ιδιαιτερότητες της επιχείρησης Είναι εύκολα παραμετροποιήσιμο από την εταιρία η οποία το κατασκεύασε Μειονεκτήματα Υψηλό κόστος Απώλεια χρόνου-δοκιμαστικό στάδιο Τα εγχειρίδια στάδιο συνήθως δεν είναι πλήρη στο αρχικό 6 3

4 Αγορά τυποποποιημένου ΛΠΣ Είναι ευρέως χρησιμοποιούμενα από μικρές και μεσαίες επιχειρήσεις Για την επιλογή του καταλληλότερου «πακέτου» για την Χ επιχείρηση ο επιχειρηματίας/λογιστής μπορεί να ζητήσει την χρήση ενός demo του προγράμματος. Συλλογή στοιχείων από άλλους χρήστες του ΛΠΣ Διατίθεται συντήρηση του ΛΠΣ και πως χρεώνεται; Περιλαμβάνεται το κόστος εκπαίδευσης στην τιμή αγοράς του ΛΠΣ; Είναι φιλικό και εύχρηστο; Είναι multiuser; Eίναι παραμετροποιήσιμο από τον χρήστη; 7 Αγορά τυποποποιημένου ΛΠΣ Δυνατότητα μηχανογραφικής έκδοσης παραστατικών Ακολουθεί την κείμενη νομοθεσία; Παρέχει δυνατότητα διαμόρφωσης και εκτύπωσης πληροφοριακών καταστάσεων (reports) Προσφέρει βοηθήματα, επεξηγηματικές οθόνες και στατιστική πληροφόρηση; 8 4

5 Πλεονεκτήματα και Μειονεκτήματα από την αγορά τυποποιημένου ΛΠΣ Πλεονεκτήματα Το κόστος αγοράς είναι χαμηλό Ο αγοραστής μπορεί να το ελέγξει (demo) Παροχή εγχειριδίων, εκπαίδευσης των χρηστών Παροχή αναβαθμίσεων (upgrades) Τεχνική υποστήριξη και συντήρηση λογισμικού Μειονεκτήματα Δεν καλύπτουν εξειδικευμένες ανάγκες Είναι προσαρμοσμένα για pc 9 Πλεονεκτήματα από τα Λογιστικά Πληροφοριακά Συστήματα Υπάρχει άμεση, ακριβής και αξιόπιστη πληροφόρηση Οι πληροφορίες σε μία επιχείρηση μπορούν να ταξινομηθούν: Ανά ομάδα λογαριασμού σε οποιοδήποτε βαθμό (πρωτοβάθμιο, δευτεροβάθμιο κ.λ.π. Ανά κατηγορία λογαριασμού (έσοδα, έξοδα, αγορές, πωλήσεις κ.λ.π.) Ανάλογα με την κίνηση που πραγματοποιείται από τα υποκαταστήματα της κάθε επιχείρησης Ανάλογα με τη κίνηση του ταμείου, ποιες εκρεμότηtες υπάρχουν σε τράπεζες κ.α., Ταχύτητα στην εξαγωγή συμπερασμάτων 10 5

6 Πλεονεκτήματα από τα Λογιστικά Πληροφοριακά Συστήματα Αυτοματοποίηση λογιστικών διαδικασιών Αφού καταχωρούνται τα λογιστικά άρθρα, η υπόλοιπες λογιστικές διαδικασίες όπως, η ενημέρωση γενικών και αναλυτικών καθολικών, ημερολογίων, καταστάσεων ΦΠΑ κ.λ.π γίνεται αυτόματα από το Λογιστικό Πληροφοριακό Σύστημα. Αυτόματη ενημέρωση βιβλίων. Αυτοματοποίηση και τυποποίηση λογιστικών καταστάσεων Με την μηχανογραφική τήρηση των βιβλίων, για παράδειγμα ο Ισολογισμός και τα αποτελέσματα χρήσης μπορούν να εκτυπώνονται σε τυποποιημένη μορφή και να γίνεται σύγκριση τρέχουσας και παρελθούσης χρήσης 11 Πλεονεκτήματα από τα Λογιστικά Πληροφοριακά Συστήματα Άμεση και διαρκής ενημέρωση για τη πορεία της επιχείρησης Δίνεται η δυνατότητα η κατασκευή αριθμοδεικτών από τον λογιστή της επιχείρησης και άντληση πληροφοριών ανά πάσα στιγμή για την επιχείρηση Λιγότερο προσωπικό και μικρότερος χώρος εργασίαςαποθήκευσης Ασφαλής έλεγχος και διασταύρωση στοχείων 12 6

7 Μεονεκτήματα από τα Λογιστικά Πληροφοριακά Συστήματα Εξάρτηση από την τεχνολογία Σε περίπτωση που υπάρχει βλάβη στην τροφοδότηση ηλεκτρικής ενέργειας η επιχείρηση εξαρτάται απόλυτα από αυτό Εξάρτηση από τεχνικούς η/υ και προγραμματιστές Σε περίπτωση βλάβης ή λανθασμένου χειρισμού η επιχείρηση πρέπει να αναμένει μέχρι διόρθωσης της βλάβης από ειδικούς τεχνικούς η/υ ή προγραμματιστές Απαιτείται χρόνος για την χρήση ενός Λογιστικού Πληροφοριακού Συστήματος 13 Μεονεκτήματα από τα Λογιστικά Πληροφοριακά Συστήματα Υψηλό κόστος Αγοράς του Λογιστικού Πληροφοριακού Συστήματος και συντήρησης αυτού Τήρηση ημερήσιων αντίγραφων ασφαλείας Χρόνος για την εξοικείωση των χρηστών με τη φιλοσοφία του ΛΠΣ Χρόνος για την αρχική προετοιμασία του ΛΠΣ 14 7

8 Ποιοί λόγοι ωθούν τις επιχειρήσεις στη χρήση Λογιστικών Πληροφοριακών Συστημάτων; Η παγκοσμιοποίηση Η κοινωνία των πληροφοριών Ο μετασχηματισμός της δομής της επιχείρησης Η διαδικτυακή επιχείρηση 15 Η λειτουργία οποιουδήποτε πληροφοριακού συστήματος είναι πολύπλοκη Μπορεί να εκφρασθεί ως μετασχηματισμός (επεξεργασία) ορισμένων εισόδων (από τις οποίες εισάγονται δεδομένα) σε αποτελέσματα (τα οποία είναι δεδομένα) τα οποία αποθηκεύονται (ως δεδομένα) σε αποθηκευτικό χώρο. Αρα κύρια χαρακτηριστικά ενός συστήματος είναι τα δεδομένα και τα επεξεργασμένα δεδομένα (οι πληροφορίες) 16 8

Σχετικά έγγραφα

περιεχόμενα Γενικές Αρχές Οργάνωσης Λογιστηρίου Δικαιολογητικά Έγγραφα και Οργάνωση αυτών Εισαγωγή 15

περιεχόμενα Γενικές Αρχές Οργάνωσης Λογιστηρίου Δικαιολογητικά Έγγραφα και Οργάνωση αυτών Εισαγωγή 15 περιεχόμενα Εισαγωγή 15 Κεφ. Ιο Γενικές Αρχές Οργάνωσης Λογιστηρίου 1.1. Έννοια οργάνωσης 24 1.2. Οργάνωση λογιστηρίου 26 1.2.1. Προβλήματα διάρθρωσης οργανωτικού σχεδίου 27 1.2.2. Λειτουργικές βαθμίδες