Δ11 Διαδικασία Οικονοµικής Διαχείρισης

Transcript

1 Δ11 Διαδικασία Οικονοµικής Διαχείρισης Επάρκειας για την υλοποίηση Συγχρηµατοδοτούµενων Έργων Σύµφωνα µε το Πρότυπο ΕΛΟΤ 1429: 2008 Έκδοση Έγκριση 3 η 3 η Ηµεροµηνία 03/06/ /06/2016 Από Εκπρόσωπος Διοίκησης Πρόεδρος Δ.Σ. ΚΕΚΠΑ-ΔΙΕΚ Δέσποινα Κότογλου Υπογραφή 1

2 ΠΕΡΙΕΧΟΜΕΝΑ 1 ΣΚΟΠΟΣ ΠΕΔΙΟ ΕΦΑΡΜΟΓΗΣ ΤΗΣ ΔΙΑΔΙΚΑΣΙΑΣ ΣΧΕΤΙΚΕΣ ΑΝΑΦΟΡΕΣ ΣΧΕΤΙΚΗ ΠΑΡΑΓΡΑΦΟΣ ΠΡΟΤΥΠΟΥ 1429: ΔΙΑΔΙΚΑΣΙΕΣ ΣΥΣΤΗΜΑΤΟΣ ΒΑΣΙΚΟ ΘΕΣΜΙΚΟ ΠΛΑΙΣΙΟ ΑΡΜΟΔΙΟΤΗΤΕΣ ΔΙΑΔΙΚΑΣΙΑ ΤΗΡΗΣΗ ΛΟΓΙΣΤΙΚΩΝ ΥΠΟΧΡΕΩΣΕΩΝ ΣΥΓΧΡΗΜΑΤΟΔΟΤΟΥΜΕΝΩΝ ΕΡΓΩΝ ΔΙΕΚΠΕΡΑΙΩΣΗ ΠΛΗΡΩΜΩΝ ΤΗΡΗΣΗ ΛΟΓΙΣΤΙΚΟΥ ΣΥΣΤΗΜΑΤΟΣ ΕΝΤΥΠΑ ΚΑΙ ΤΗΡΟΥΜΕΝΑ ΑΡΧΕΙΑ ΙΣΤΟΡΙΚΟ ΤΡΟΠΟΠΟΙΗΣΕΩΝ

3 1 Σκοπός Σκοπός της διαδικασίας είναι η διασφάλιση της τήρησης των οικονοµικών υποχρεώσεων της ΚΕΚΠΑ-ΔΙΕΚ που προκύπτουν από τις απαιτήσεις που θέτει η νοµοθεσία για την καταγραφή και παρακολούθηση των λογιστικών γεγονότων που αφορούν στα έργα 3

4 2 Πεδίο Εφαρµογής της Διαδικασίας Η διαδικασία εφαρµόζεται για όλα τα συγχρηµατοδοτούµενα έργα, προµήθειες, υπηρεσίες και µελέτες, και υλοποίηση έργων µε ίδια µέσα, δηλαδή στο σύνολο των ενταγµένων πράξεων σε κάθε Επιχειρησιακό Πρόγραµµα 4

5 3 Σχετικές Αναφορές 3.1 Σχετική παράγραφος προτύπου 1429: Οικονοµική Διαχείριση 3.2 Διαδικασίες Συστήµατος Δ2 Διαδικασία Παροχής Νοµικής Υποστήριξης και Παρακολούθησης και Τήρησης Ισχύουσας Νοµοθεσίας Δ6 Διαδικασία Διαχείρισης-Συντήρησης Υλικοτεχνικής Υποδοµής Δ8 Διαδικασία Εκτέλεσης Έργου µε Ίδια Μέσα Δ9 Διαδικασία Εκτέλεσης Έργου µε Ανάδοχο Δ10 Διαδικασία Παρακολούθησης Εκτέλεσης Έργου 3.3 Βασικό Θεσµικό Πλαίσιο Η ΚΕΚΠΑ-ΔΙΕΚ τηρεί, µε οργανωµένο και συστηµατικό τρόπο, ενηµερωµένο αρχείο µε όλες τις ισχύουσες σχετικές διατάξεις (βλ. Δ2 Διαδικασία Παροχής Νοµικής Υποστήριξης και Παρακολούθησης και Τήρησης Ισχύουσας Νοµοθεσίας). Επιπλέον ο Δήµος παρέχει τη δυνατότητα έγκαιρης ενηµέρωσης από τους ιστοχώρους των ΥΠΕΣ, ΥΠΕKA, ΥΠΟΙΟ, ΜΟΔ, ΜΟΠΑΔΙΣ, Εθνικού Τυπογραφείου, ΚΕΔΚΕ, κ.λ.π. Ενδεικτικά αναφέρονται οι ακόλουθες υποχρεωτικές διατάξεις που διέπουν την εφαρµογή της διαδικασίας τήρηση λογιστικών υποχρεώσεων συγχρηµατοδοτούµενων έργων είναι: 1. Ν. 3463/2006: «Κώδικας Δήµων και Κοινοτήτων» 2. ΚΥΑ 7028 / :«Καθορισµός τύπου των προϋπολογισµών των Δήµων και Κοινοτήτων» 3. Π.Δ. 315/99 :«Κλαδικό Λογιστικό σχέδιο Δήµων και Κοινοτήτων» 5

6 4. Β.Δ. 17-5/ : «Περί οικονοµικής Διοίκησης και λογιστικού των Δήµων και Κοινοτήτων». 5. Βάσεις Νοµικών Πληροφοριών: Κανονισµός (ΕΚ) 1083/2006, άρθρο Κανονισµός (ΕΚ) 1828/2006, άρθρο Νόµος 3614/07: «Διαχείριση, έλεγχος και εφαρµογή αναπτυξιακών παρεµβάσεων για την προγραµµατική περίοδο », άρθρο 3 παρ.2, άρθρο 6, άρθρο 21 παρ Ν. 3840/2010 «Αποκέντρωση, απλοποίηση και ενίσχυση της αποτελεσµατικότητας των διαδικασιών του ΕΣΠΑ και άλλες διατάξεις» 6

7 4 Αρµοδιότητες Αρµόδια όργανα για τη διενέργεια της διαδικασίας είναι: 1. Το Διοικητικό Συµβούλιο 2. Η Διεύθυνση 3. Το Τµήµα Οικονοµικής Διαχείρισης & Ανθρώπινου Δυναµικού 7

8 5 Διαδικασία 5.1 Τήρηση λογιστικών υποχρεώσεων συγχρηµατοδοτούµενων έργων 1. Με την ένταξη της πράξης σε Επιχειρησιακό Πρόγραµµα, υπογράφεται από την ΚΕΚΠΑ-ΔΙΕΚ και τη Διαχειριστική Αρχή ή τον Ενδιάµεσο Φορέα Διαχείρισης, Σύµφωνο Αποδοχής Όρων Απόφασης Ένταξης Πράξης και Υποχρεώσεων Δικαιούχου 2. Το ανωτέρω Σύµφωνο κοινοποιείται στο Τµήµα Οικονοµικής Διαχείρισης & Ανθρώπινου Δυναµικού και στο αρµόδιο για το έργο τµήµα της επιχείρησης. Οι υπηρεσίες αυτές µελετούν τις υποχρεώσεις που απορρέουν από την ένταξη του έργου και σχεδιάζουν τον τρόπο τήρησής τους 3. Το Τµήµα Οικονοµικής Διαχείρισης & Ανθρώπινου Δυναµικού καθορίζει τις απαιτήσεις της οικονοµικής διαχείρισης του έργου, λαµβάνει τα απαιτούµενα µέτρα για την ικανοποίησή τους (επιλεξιµότητα δαπανών κ.λπ.) και προγραµµατίζει τις αναγκαίες ενέργειες 4. Στο οικονοµικό διαχειριστικό σύστηµα της επιχείρησης δηµιουργείται ξεχωριστή λογιστική µερίδα λογαριασµός για κάθε εκτελούµενο έργο στο οποίο καταχωρούνται όλες οι αντίστοιχες οικονοµικές πράξεις 5. Ανοίγεται ξεχωριστός/διακριτός τραπεζικός λογαριασµός για κάθε έργο ώστε να εξασφαλίζεται η διακριτότητα των οικονοµικών υποχρεώσεων/κινήσεων/κ.λπ. του κάθε έργου 6. Εφόσον υπάρχει σχετική υποχρέωση, ο Δήµος Βόλου ορίζει ορκωτό ελεγκτή για τον έλεγχο της οικονοµικής διαχείρισης του έργου σύµφωνα µε τα διεθνή ελεγκτικά πρότυπα 8

9 5.2 Διεκπεραίωση Πληρωµών 1. Πριν τη διενέργεια οποιασδήποτε δαπάνης που σχετίζεται µε την υλοποίηση ενός έργου, προµήθειας, κ.λπ., διατίθεται πίστωση από Τµήµα Οικονοµικής Διαχείρισης & Ανθρώπινου Δυναµικού 2. Στη συνέχεια συντάσσεται και υπογράφεται αρµοδίως, Απόφαση Ανάληψης Υποχρέωσης και Έκθεση Ανάληψης Δαπάνης 3. Η παραλαβή και ο έλεγχος των δικαιολογητικών που προσκοµίζουν οι ανάδοχοι για να εισπράξουν τις αµοιβές τους για την εκτέλεση έργων, γίνεται από τον υπεύθυνο όργανο που παρακολουθεί την εκτέλεση του φυσικού αντικειµένου και στη συνέχεια διαβιβάζονται στο Τµήµα Οικονοµικής Διαχείρισης & Ανθρώπινου Δυναµικού. Εκδίδεται το σχετικό παραστατικό από τον ανάδοχο, το οποίο υποβάλλεται στην οικονοµική υπηρεσία και καταχωρείται στο λογιστικό σύστηµα. Φωτοαντίγραφο του παραστατικού κοινοποιείται στον Υπεύθυνο του έργου. Ο Υπεύθυνος του έργου διαβιβάζει στην οικονοµική υπηρεσία τα αναγκαία δικαιολογητικά (πιστοποιήσεις, λογαριασµούς, πρωτόκολλα, κ.λπ.) 4. Το Τµήµα Οικονοµικής Διαχείρισης & Ανθρώπινου Δυναµικού προβαίνει στην εκκαθάριση, δηλ. ελέγχει την πληρότητα των δικαιολογητικών και εξετάζει τυχόν συµψηφισµούς ή παραγραφές 5. Μετά την εκκαθάριση από το Τµήµα Οικονοµικής Διαχείρισης & Ανθρώπινου Δυναµικού, εκδίδεται το αντίστοιχο παραστατικό (Εντολή Πληρωµής), το οποίο υπογράφεται από τα αρµόδια όργανα και στο οποίο αναγράφονται οι κρατήσεις και τα δικαιολογητικά 6. Το Ένταλµα Πληρωµής αποστέλλεται στον Επίτροπο του Ελεγκτικού Συνεδρίου για έλεγχο (αν οι δαπάνες της επιχείρησης δεν υπόκεινται στον προληπτικό έλεγχο του Ελεγκτικού Συνεδρίου, το βήµα αυτό παραλείπεται) 7. Μετά τον έλεγχο, και εφόσον αυτός αποβεί θετικός, το ένταλµα αποστέλλεται στο Ταµείο της επιχείρησης για εξόφληση 8. Ο Ταµίας της επιχείρησης ελέγχει την πληρότητα των δικαιολογητικών που αφορούν την εξόφληση (φορολογική, ασφαλιστική ενηµερότητα, εξακρίβωση στοιχείων δικαιούχων, κ.λπ.) και προβαίνει στην εξόφληση µε την έκδοση επιταγής σε βάρος του λογαριασµού που τηρείται για το έργο 9

10 9. Η Ταµειακή Υπηρεσία αρχειοθετεί τα παραστατικά όπως αυτό προβλέπεται από την ισχύουσα νοµοθεσία 10. Η κανονική καταχώρηση στο λογιστικό σύστηµα των εγγραφών που αφορούν τις διαδικασίες πληρωµής προς τους αναδόχους των έργων, γίνεται σε κάθε φάση από το Τµήµα Οικονοµικής Διαχείρισης & Ανθρώπινου Δυναµικού. Μετά την πληρωµή, ο υπεύθυνος του έργου ενηµερώνει το Φάκελο του Έργου και κοινοποιεί στο Τµήµα Προγραµµατισµού αντίγραφα των δικαιολογητικών που απαιτούνται για τη σύνταξη των Μηνιαίων Δελτίων Δήλωσης Δαπανών (τιµολόγιο, ένταλµα πληρωµής, extrait, επιταγή) 5.3 Τήρηση Λογιστικού Συστήµατος 1. Με την έγκριση της χρηµατοδότησης ενός έργου το Τµήµα Οικονοµικής Διαχείρισης & Ανθρώπινου Δυναµικού ανοίγει ειδική οικονοµική µερίδα λογαριασµό στον προϋπολογισµό (για την είσπραξη στους κωδικούς των εσόδων και για τις πληρωµές στους κωδικούς των εξόδων) καθώς και στο Λογιστικό Σχέδιο της επιχείρησης. Δεν επιτρέπεται η έναρξη της διαδικασίας υλοποίησης του έργου αν δεν υπάρχει πίστωση στον προϋπολογισµό 2. Με την έκδοση κάθε παραστατικού (Έκθεση Ανάληψης Δαπάνης, Εντολή Πληρωµής, Γραµµάτιο Είσπραξης) γίνεται ενηµέρωση των κωδικών των λογαριασµών του έργου καθώς και των αντίστοιχων Βιβλίων. Τα παραστατικά που καταχωρούνται στο λογιστικό σύστηµα χαρακτηρίζονται από τα υπεύθυνα όργανα του Τµήµατος Οικονοµικής Διαχείρισης & Ανθρώπινου Δυναµικού 3. Με την ολοκλήρωση των εγγραφών τα παραστατικά αρχειοθετούνται. Τηρείται οργανωµένο και ελεγχόµενο αρχείο για την τήρηση όλων των παραστατικών και των δικαιολογητικών που συνδέονται µε τις λογιστικές εγγραφές και γενικά την οικονοµική διαχείριση 4. Σε ετήσια βάση γίνεται έλεγχος των εγγραφών και διασφαλίζεται η συµφωνία των παραστατικών µε τις λογιστικές εγγραφές 5. Από το µηχανογραφηµένο λογιστικό σύστηµα εκδίδονται τα προβλεπόµενα βιβλία και οι προβλεπόµενες οικονοµικές καταστάσεις 10

11 6 Έντυπα και Τηρούµενα Αρχεία Κωδικός Περιγραφή Έντυπα Δ11_ΕΝ01 Δ11_ΕΝ02 Δ11_ΕΝ03 Αίτηση Έγκρισης Δαπάνης Εντολή Πληρωµής Έρευνα Αγοράς Αρχεία Φάκελος έργου Μηχανογραφηµένη λογιστική διαχείριση Αρχείο εντολών πληρωµών 11

12 7 Ιστορικό Τροποποιήσεων Έκδοση Περιγραφή Τροποποίησης Συντάχθηκε Εγκρίθηκε Ισχύει από 1 Αρχική Έκδοση Οµάδα εργασίας 2 2 η Έκδοση Οµάδα εργασίας Πρόεδρος: Βασίλειος Κοντορίζος Πρόεδρος: Αναστασία Μορφογιάννη 22/06/ /06/ η Έκδοση Οµάδα εργασίας Πρόεδρος: Δέσποινα Κότογλου 03/06/