Εγχειρίδιο Συντονιστή Τηλεδιασκέψεων Υπηρεσίας e:presence

Transcript

1 Εγχειρίδιο Συντονιστή Τηλεδιασκέψεων Υπηρεσίας e:presence Έκδοση 0.8 Ιανουάριος 2012

2 Περιεχόμενα Εφαρμογή Διαχείρισης Τηλεδιασκέψεων... 2 Προβολή τηλεδιασκέψεων... 3 Προσθήκη τηλεδιάσκεψης... 4 Τροποποίηση τηλεδιάσκεψης... 6 Κατάργηση τηλεδιασκέψεων... 7 Τροποποίηση συνθηματικού συνδεδεμένου χρήστη... 7 Αποσύνδεση

3 ΕΦΑΡΜΟΓΗ ΔΙΑΧΕΙΡΙΣΗΣ ΤΗΛΕΔΙΑΣΚΕΨΕΩΝ Η εφαρμογή διαχείρισης τηλεδιασκέψεων παρέχει στον συντονιστή τηλεδιασκέψεων τη δυνατότητα προγραμματισμού νέων τηλεδιασκέψεων και πρόσκλησης συμμετεχόντων σε αυτές καθώς και διαχείρισης υφιστάμενων τηλεδιασκέψεων. Η πρόσβαση στην εφαρμογή διαχείρισης τηλεδιασκέψεων επιτρέπεται μόνο σε πιστοποιημένους χρήστες οι οποίοι έχουν αποκτήσει λογαριασμό συντονιστή έπειτα από ηλεκτρονική αίτηση που έχουν υποβάλει στην ΕΔΕΤ Α.Ε. μέσω του ιστοτόπου της υπηρεσίας epresence. Γενικότερος σκοπός της εφαρμογής είναι να επιτρέψει στο συντονιστή τηλεδιασκέψεων την δέσμευση πόρων του συστήματος της υπηρεσίας e:presence για τη πραγματοποίηση κάποιας τηλεδιάσκεψης σε δεδομένο χρόνο, ενώ ταυτόχρονα να κάνει εφικτή την προσθήκη συμμετεχόντων σε αυτή με δήλωση των διευθύνσεων τους καθώς και την πρόσκληση τους για συμμετοχή στην τηλεδιάσκεψη με αποστολή αυτοματοποιημένου . Το τελευταίο παρέχει στον προσκεκλημένο μοναδικό σύνδεσμο που ακολουθεί την ώρα έναρξης της τηλεδιάσκεψης προκειμένου να οδηγηθεί με εύκολο τρόπο στο εικονικό δωμάτιο τηλεδιάσκεψης μαζί με τους άλλους συμμετέχοντες. Οι λειτουργίες που μπορούν να πραγματοποιηθούν από τα μενού της εφαρμογής, είναι οι ακόλουθες: 1. Προβολή τηλεδιασκέψεων 2. Προσθήκη τηλεδιάσκεψης 3. Τροποποίηση τηλεδιάσκεψης 4. Κατάργηση τηλεδιάσκεψης 5. Αλλαγή συνθηματικού συνδεδεμένου χρήστη 6. Αποσύνδεση Το περιβάλλον της εφαρμογής διαχείρισης τηλεδιασκέψεων αποτελείται από δύο κεντρικές καρτέλες: «Διαχείριση τηλεδιασκέψεων» και «Αλλαγή συνθηματικού». Η καρτέλα «Διαχείριση τηλεδιασκέψεων» διακρίνεται σε δύο ξεχωριστά τμήματα που επιτρέπουν τη πρόσβαση σε διαφορετικές λειτουργίες της εφαρμογής. Το πρώτο τμήμα είναι το περιβάλλον διαχείρισης και επίβλεψης τηλεδιασκέψεων, στο οποίο προβάλλονται όλες οι προγραμματισμένες τηλεδιασκέψεις και παρέχεται επιπλέον η δυνατότητα προσθήκης, τροποποίησης ή κατάργησης ήδη προγραμματισμένων τηλεδιασκέψεων. Το δεύτερο τμήμα της εφαρμογής γίνεται προσπελάσιμο στο συντονιστή αφού γίνει προσθήκη κάποιας νέας τηλεδιάσκεψης ή όταν επιλεγεί τροποποίηση κάποιας παλαιότερα προγραμματισμένης τηλεδιάσκεψης. Σε αυτό το τμήμα μπορεί ο χρήστης να δει και να αλλάξει τα χαρακτηριστικά κάποιας ήδη προγραμματισμένης τηλεδιάσκεψης ή να ορίσει τα απαραίτητα πεδία για τον ορισμό μιας νέας τηλεδιάσκεψης. Η καρτέλα «Αλλαγή συνθηματικού» επιτρέπει στον πιστοποιημένο χρήστη να μεταβάλλει τη συνθηματική λέξη (password) που χρησιμοποιεί για να εισέρχεται στην εφαρμογή διαχείρισης τηλεδιασκέψεων. Στη συνέχεια του παρόντος εγχειριδίου συντονιστή τηλεδιασκέψεων θα εξηγηθούν αναλυτικά τα επιμέρους πεδία της εφαρμογής διαχείρισης τηλεδιασκέψεων και οι λειτουργίες που μπορεί να εκτελέσει ο πιστοποιημένος συντονιστής τηλεδιασκέψεων της πλατφόρμας e:presence. 2

4 Εικόνα 1: Κεντρικό μενού εφαρμογής διαχείρισης τηλεδιασκέψεων ΠΡΟΒΟΛΗ ΤΗΛΕΔΙΑΣΚΕΨΕΩΝ Η λειτουργία αυτή παρέχει στο χρήστη τη δυνατότητα να βλέπει όλες τις τρέχουσες και μελλοντικές τηλεδιασκέψεις έπειτα από την επιλογή της καρτέλας «Διαχείριση τηλεδιασκέψεων». Μέσα από το μενού, ο χρήστης μπορεί να φιλτράρει και να ταξινομήσει τις προγραμματισμένες τηλεδιασκέψεις με βάση τα διαθέσιμα πεδία (βλ. Εικόνα 2). Τα πεδία ταξινόμησης των προγραμματισμένων τηλεδιασκέψεων είναι: «Όνομα τηλεδιάσκεψης», «Ημ/νια έναρξης», «Ώρα έναρξης», «Ημ/νία τέλους», «Ώρα τέλους», «Συντονιστής», «#vidyo», «#Η323», «#Skype», «VidyoRoom», «Κρυφό». Τα φίλτρα λειτουργούν αθροιστικά (σχέση λογικού AND) μεταξύ τους, και απενεργοποιούνται με το πάτημα του πλήκτρου «Καθαρισμός φίλτρων». 3

5 Εικόνα 2: Φιλτράρισμα διαθέσιμων τηλεδιασκέψεων ΠΡΟΣΘΗΚΗ ΤΗΛΕΔΙΑΣΚΕΨΗΣ Επιλέγοντας το πλήκτρο «Προσθήκη» της καρτέλας «Διαχείριση τηλεδιασκέψεων» ο έλεγχος της εφαρμογής μεταφέρεται στο δεύτερο πεδίο και ο χρήστης μπορεί να εισάγει τις λεπτομέρειες για μια νέα τηλεδιάσκεψη. Επιλέγεται αυτόματα η καρτέλα «Λεπτομέρειες επιλεγμένης τηλεδιάσκεψης», όπου ο χρήστης έχει τη δυνατότητα να εισάγει τα δεδομένα της νέας τηλεδιάσκεψης στα ακόλουθα πεδία: Αριθμός VidyoDesktop χρηστών Δηλώνει τον αριθμό των χρηστών που θα συνδεθούν στην τηλεδιάσκεψη με την χρήση προσωπικού υπολογιστή με λειτουργικό σύστημα Microsoft Windows ή Mac OS και την χρήση της εφαρμογής πελάτη VidyoDesktop η οποία παρέχεται από το σύστημα κατά την πρώτη σύνδεση του χρήστη έπειτα από πρόσκληση σε κάποια τηλεδιάσκεψη. Αριθμός H323 τερματικών (εφ' όσον επιτρέπεται) Δηλώνει τον αριθμό των χρηστών που θα συνδεθούν στην τηλεδιάσκεψη με την χρήση τερματικού τηλεδιάσκεψης που υποστηρίζει το πρωτόκολλο H.323. Αριθμός Skype χρηστών (εφ' όσον επιτρέπεται) 1 Δηλώνει τον αριθμό των χρηστών που θα συνδεθούν στην τηλεδιάσκεψη με την χρήση της εφαρμογής Skype. Αριθμός VidyoRoom τερματικών (εφ' όσον επιτρέπεται) 1 Δηλώνει τον αριθμό των χρηστών που θα συνδεθούν στην τηλεδιάσκεψη με την χρήση τερματικού τηλεδιάσκεψης της εταιρείας Vidyo. Όνομα τηλεδιάσκεψης Ημ/νία έναρξης Ώρα έναρξης 1 Αυτή η δυνατότητα δεν παρέχεται στην τρέχουσα έκδοση του e:presence 4

6 Ημ/νία τέλους Ώρα τέλους Κρυφή τηλεδιάσκεψη Όταν μία τηλεδιάσκεψη είναι δηλωμένη ως κρυφή, ο τίτλος της και οι προσκεκλημένοι σε αυτήν δεν είναι ορατά σε κανέναν άλλο παρά μόνο στους διαχειριστές ή στον δημιουργό της τηλεδιάσκεψης. Κείμενο Αποτελεί το εισαγωγικό κείμενο που θα περιλαμβάνεται στο πρόσκληση που θα λάβουν οι προσκεκλημένοι σε μια τηλεδιάσκεψη. Σημειώνεται ότι ο χρήστης πρέπει να επιλέξει αρχικά τουλάχιστον δύο προσκεκλημένους στο σύνολο εκ των οποίων τουλάχιστον ο ένας θα πρέπει να είναι VidyoDesktop χρήστης. Κατά την επιλογή της ώρας έναρξης και λήξης, εμφανίζονται με κόκκινο οι ώρες που δεν υπάρχει διαθεσιμότητα ανάλογα με τους αριθμούς χρηστών που έχουν ζητηθεί ανά κατηγορία. Η διαδικασία εισαγωγής ολοκληρώνεται πιέζοντας το πλήκτρο «Αποθήκευση λεπτομερειών» (βλ. Εικόνα 3). Εικόνα 3: Λεπτομερή πεδία εισαγωγής νέας τηλεδιάσκεψης Εφόσον για το χρονικό διάστημα που όρισε ο χρήστης υπάρχει διαθεσιμότητα, η εφαρμογή δημιουργεί τη νέα τηλεδιάσκεψη. Εάν δεν είναι δυνατή η δέσμευση των ζητούμενων πόρων, επιστρέφεται ενημερωτικό μήνυμα με την διαθεσιμότητα στο επιλεγμένο χρονικό διάστημα και δίνεται η δυνατότητα τροποποίησης των στοιχείων της τηλεδιάσκεψης έτσι ώστε να ανταποκρίνεται σε αυτήν. 5

7 Έπειτα από την επιτυχή δημιουργία μιας τηλεδιάσκεψης, ο χρήστης μπορεί να μεταβεί στην καρτέλα «Συμμετέχοντες στην τηλεδιάσκεψη», όπου μπορεί να εισάγει τις απαραίτητες λεπτομέρειες για κάθε συμμετέχοντα (βλ. Εικόνα 4). Τα απαραίτητα πεδία που πρέπει να συμπληρώσει ο χρήστης είναι « χρήστη», «Τύπος χρήστη», «Εξ. Χρήστης» και «Αποστολή ». Το πεδίο « χρήστη» συμπληρώνεται με τη διεύθυνση του προσκεκλημένου στην τηλεδιάσκεψη. Το πεδίο «Τύπος χρήστη» αναφέρεται στον τρόπο με τον οποίο ο προσκεκλημένος χρήστης θα συνδεθεί στην τηλεδιάσκεψη (όπως VidyoDesktop ή H323). Το πεδίο «Εξ. Χρήστης» αναφέρεται στο κατά πόσον ο προσκεκλημένος στην τηλεδιάσκεψη χρήστης θα θεωρηθεί ως εξωτερικός χρήστης, δηλαδή χρήστης που δεν περνάει από τη διαδικασία αυθεντικοποίησης με τον λογαριασμό που διατηρεί στο ίδρυμα του. Απαραίτητη προϋπόθεση για την αυθεντικοποίηση του χρήστη με τον ιδρυματικό λογαριασμό του είναι το ίδρυμα να συμμετέχει στην ομοσπονδία ταυτοποίησης και εξουσιοδότησης της ΕΔΕΤ Α.Ε. ( καθώς και το δηλωμένο να είναι αυτό που διατηρεί στο ίδρυμα του και όχι σε άλλο πάροχο της υπηρεσίας . Το πεδίο «Αποστολή » πρέπει πάντα να είναι επιλεγμένο προκειμένου οι προσκεκλημένοι χρήστες να λάβουν τα ειδοποίησης στην προγραμματιζόμενη τηλεδιάσκεψη. Ο μέγιστος αριθμός συμμετεχόντων που μπορεί να εισάγει ισούται με το άθροισμα των επιθυμητών χρηστών από όλους τους διαφορετικούς τύπους που έχει επιλέξει στην προηγούμενη καρτέλα. Αν ξεπεράσει αυτό το πλήθος, η εφαρμογή τον ενημερώνει κατάλληλα. Επίσης, δεν μπορεί να ξεπεράσει το επιμέρους πλήθος από κάθε τύπο προσκεκλημένων (όπως VidyoDesktop, Η323, κλπ.) που δήλωσε στην προηγούμενη καρτέλα. Προκειμένου να ενημερωθεί ο προσκεκλημένος χρήστης μέσω ηλεκτρονικού ταχυδρομείου με τις απαραίτητες πληροφορίες της τηλεδιάσκεψης για την συμμετοχή του, πρέπει να εκτελεστεί η επιλογή «Αποστολή ειδοποιήσεων». Για τους συμμετέχοντες που τους έχει σταλεί ειδοποίησης, το πεδίο «Απεστάλη » εμφανίζεται ενεργό. Αν ο προσκεκλημένος μέσω επιβεβαιώσει την συμμετοχή του στην τηλεδιάσκεψη ακολουθώντας τον σύνδεσμο που παρέχεται στο που λαμβάνει, τότε το πεδίο «Επιβεβαιώθηκε» εμφανίζεται ενεργό στο περιβάλλον του συντονιστή τηλεδιασκέψεων. Εικόνα 4: Συμμετέχοντες στην τηλεδιάσκεψη ΤΡΟΠΟΠΟΙΗΣΗ ΤΗΛΕΔΙΑΣΚΕΨΗΣ Η λειτουργία αυτή πραγματοποιείται όταν ο χρήστης εκτελέσει «διπλό κλικ» σε κάποια από τις διαθέσιμες τηλεδιασκέψεις του αντίστοιχου μενού του πρώτου τμήματος. Εφόσον ο συγκεκριμένος χρήστης έχει δικαίωμα να τροποποιήσει την επιλεγμένη τηλεδιάσκεψη, ο έλεγχος του προγράμματος μεταφέρεται στο δεύτερο τμήμα του 6

8 μενού, από όπου μπορεί να επιλέξει την καρτέλα «Λεπτομέρειες επιλεγμένης τηλεδιάσκεψης» ή την καρτέλα «Συμμετέχοντες στην τηλεδιάσκεψη», και ισχύουν όσα αναφέρθηκαν στη λειτουργία «Προσθήκη τηλεδιάσκεψης» (βλ. Εικόνα 3). Αν ο χρήστης δεν έχει δικαίωμα να τροποποιήσει τη συγκεκριμένη τηλεδιάσκεψη, του επιστρέφεται κατάλληλο μήνυμα. Ο κάθε χρήστης έχει δικαίωμα να τροποποιεί μόνο τις δικές του τηλεδιασκέψεις εφόσον αυτές δεν έχουν παρέλθει. ΚΑΤΑΡΓΗΣΗ ΤΗΛΕΔΙΑΣΚΕΨΕΩΝ Στο μενού «Διαθέσιμες τηλεδιασκέψεις» ο χρήστης έχει το δικαίωμα να επιλέξει μία ή περισσότερες τηλεδιασκέψεις (με τη βοήθεια των πλήκτρων Ctrl και Shift), και πιέζοντας το πλήκτρο «Διαγραφή» να τις διαγράψει (βλ. Εικόνα 1). Για να επιτύχει η διαγραφή, θα πρέπει ο χρήστης να έχει το δικαίωμα διαγραφής στις επιλεγμένες τηλεδιασκέψεις, αλλιώς του επιστρέφεται ανάλογο μήνυμα. Ο κάθε χρήστης έχει δικαίωμα να διαγράψει μόνο τις δικές του τηλεδιασκέψεις. ΤΡΟΠΟΠΟΙΗΣΗ ΣΥΝΘΗΜΑΤΙΚΟΥ ΣΥΝΔΕΔΕΜΕΝΟΥ ΧΡΗΣΤΗ Επιλέγοντας την καρτέλα «Τροποποίηση συνθηματικού συνδεδεμένου χρήστη», ο χρήστης βλέπει τρία πεδία, τα οποία και πρέπει να συμπληρώσει (βλ. Εικόνα 5). Στο πρώτο πεδίο («Παλιό συνθηματικό») πρέπει να συμπληρώσει το παρόν συνθηματικό του, και στα υπόλοιπα δύο («Νέο συνθηματικό» και «Επανάληψη νέου συνθηματικού») πρέπει να εισάγει το νέο συνθηματικό που επιθυμεί. Επιλέγοντας «Αποθήκευση» ολοκληρώνεται η διαδικασία. Η ολοκλήρωση θα είναι επιτυχής, εφόσον το παλιό συνθηματικό που εισήγαγε ο χρήστης είναι σωστό, και εφόσον τα άλλα δύο συνθηματικά είναι ίδια. Σε αντίθετη περίπτωση, η εφαρμογή επιστρέφει μήνυμα λάθους. Εικόνα 5: Αλλαγή συνθηματικού συνδεδεμένου χρήστη ΑΠΟΣΥΝΔΕΣΗ Πιέζοντας το πλήκτρο «Αποσύνδεση», ο χρήστης εγκαταλείπει την εφαρμογή και ο φυλλομετρητής τον δρομολογεί πίσω στη σελίδα εισαγωγής ονόματος χρήστη και συνθηματικού. 7