Soft1 Version Νέες προδιαγραφές

Transcript

1 Soft1 Version Νέες προδιαγραφές

2 Περιεχόμενα Συνοπτική περιγραφή των νέων προδιαγραφών... 3 Αναλυτικά Λίστα Δώρου Βαρδιολόγιο μισθοδοσίας Cash Flow Φορολογική Αναμόρφωση Μεταφορά εξόδων αγορών /πωλήσεων Dashboards Εικόνα πωλήσεων χρήσης Συγκριτική Εικόνα πωλήσεων Εικόνα Αγορών χρήσης Συγκριτική Εικόνα Αγορών CRM Εικόνα ευκαιριών Παράμετροι γραφημάτων Σχεδιασμός γραφημάτων Σελίδα 2 από 47

3 Συνοπτική περιγραφή των νέων προδιαγραφών Loyalty Schemes Διαχείριση λίστας δώρου. Η λίστα δώρου σχεδιάστηκε για να καλύψει τις ανάγκες των επιχειρήσεων που θέλουν να διατηρούν λίστα γάμου βάπτισης ή γενικά δώρου. Φορολογική Αναμόρφωση Παρακολούθηση Φορολογικών αναμορφώσεων. Cash Flow Δημιουργήθηκε Cash Flow με εργαλεία του συστήματος. Dashboards Δημιουργήθηκαν στατιστικές σε μορφή Dashboards. Συγκεκριμένα σε: - Πωλήσεις: Εικόνα πωλήσεων χρήσης, Συγκριτική εικόνα πωλήσεων - Αγορές: Εικόνα αγορών χρήσης, Συγκριτική εικόνα αγορών - CRM: Εικόνα ευκαιριών πώλησης. Μισθοδοσία - Ημερολόγιο εργασίας. Δημιουργήθηκε Βαρδιολόγιο μισθοδοσίας. - Προστέθηκε στις παραμέτρους Μισθοδοσίας η οριακή ημερομηνία ανά ΣΣΕ. - Αυτόματη αποστολή αρχείου ΑΠΔ μέσα από την εφαρμογή. - Προστέθηκε η εκτύπωση "Υπόλοιπα αδειών". Μεταφορά εξόδων Δημιουργήθηκε εργασίας μεταφοράς των εξόδων που έχουν καταχωρηθεί σε παραστατικά πωλήσεων /αγορών και δημιουργίας παραστατικών ειδικών συναλλαγών πελατών /προμηθευτών. Οικονομικά στοιχεία Εισαγωγή διαγραμμάτων & pivot tables σε Οικονομικά στοιχεία Συναλλασσομένων, Χρηματικών λογαριασμών, Αποθήκης, Προδιαγραφών, Έργων, Υπηρεσιών, Χρεοπιστώσεων και Λογαριασμών Λογιστικής. Σελίδα 3 από 47

4 Εκτυπώσεις - Βελτιώθηκε η ταχύτητα στις εκτυπώσεις: Συναλλασσομένων :Καρτέλες, καρτέλες με ανάλυση αξιογράφων, καρτέλες σε νόμισμα συναλλαγής, Ισοζύγιο, Αναλυτικό ισοζύγιο, Ισοζύγιο υποκαταστημάτων. Αποθήκης: Καρτέλες ειδών, Βιβλίο αποθήκης, Ισοζύγιο, Θεωρημένο Βιβλίο αποθήκης, Μηναία κατάσταση, Μηνιαία κατάσταση ανά ΑΧ, Μηνιαία κατάσταση εισαγωγών, Μηνιαία κατάσταση εισαγωγών ανά ΑΧ, Βιβλίο απογραφών, Βιβλίο απογραφών ανά ΑΧ, Αναλυτικό Ισοζύγιο, Αναλυτικό ισοζύγιο ανά ΑΧ, Βιβλίο αποτίμησης ΔΛΠ, Τρέχοντα Υπόλοιπα, Υπόλοιπα ανά ΑΧ. - Προστέθηκε η δυνατότητα ομαδοποίησης ανά συντελεστή ΦΠΑ στο βιβλίο απογραφών αποθήκης. - Προστέθηκε η εκτύπωση Καρτέλα serial number ανά είδος. - Στην εκτύπωση "Πελατών συγκεντρωτικό ισοζύγιο" (Συναλλασσόμενοι Όμιλοι εταιριών) όταν επιλέγετε [Αναλυτικά ανά ιδιότητα], τότε εμφανίζει μια συγκεντρωτική γραμμή ανά Α.Φ.Μ. - Στις καρτέλες των έργων εμφανίζονται και οι κινήσεις από τις ειδικές χρηματικών λογαριασμών. - Προστέθηκε στο menu Χρηματοοικονομικά - Ταμεία - χρημ.λογαριασμοί, η στατιστική εισπράξεων και η στατιστική πληρωμών. - Στις εκτυπώσεις Λογαριασμών Εσόδων Εξόδων ανά περίοδο προστέθηκε φίλτρο το Ημερομηνιακό διάστημα. - Στο "Βιβλίο παραγωγής κοστολογίου" προστέθηκε και η αξία/κόστος των συμπαραγωγών έκτος από την ποσότητα. - Στο "Βιβλίο αποθήκης" προστέθηκε το φίλτρο [Συμμετοχή στο κόστος υπολοίπου] για την περίπτωση όπου υπάρχει ΑΧ που δε συμμετέχει στον υπολογισμό κόστους και θέλετε το υπόλοιπό του να μη συμμετέχει στον υπολογισμό του κόστους υπολοίπου. - Στην εκτύπωση "Βιβλίο αποθήκευσης" προστέθηκαν οι στήλες Καθαρή αξία, και Φ.Π.Α. - Προστέθηκε νέα εκτύπωση "Ληξιάριο αξιογράφων". Φάκελοι κοστολόγησης - Ο κωδικός παραστατικού του φακέλου εισαγωγών συμπληρώνεται και στην αιτιολογία του παραστατικού κλεισίματος και των γραμμών. - Προστέθηκε στις Σχετικές εργασίες του φακέλου κοστολόγησης η εργασία «Ενημέρωση τιμών πώλησης». Σελίδα 4 από 47

5 Συναρτήσεις - Προστέθηκαν συναρτήσεις όπου επιστρέφουν την τελευταία ημερομηνία και αξία πληρωμής στον προμηθευτή. - Προστέθηκε η συνάρτηση ΕxecuteReport για Αυτόματη επιλογή εκτυπωτή σε Εκτύπωση (χωρίς εμφάνιση στην οθόνη). ΕxecuteReport(ObjectName, ListName, Filters,Όνομα αρχείου ή όνομα εκτυπωτή) Παράδειγμα: ExecuteReport('SALDOC', '', 'SALDOC.TRNDATE=11/05/2011&SALDOC.TRNDATE_TO=23/05/2011&SALDOC.FPR MS=&SALDOC.TRDR=&SALDOC.FINCODE=', '928'); Φόρμες εκτύπωσης - Στις φόρμες εκτύπωσης προστέθηκε πεδίο για το προηγούμενο υπόλοιπο στο νόμισμα του συναλλασσομένου. - Δημιουργία pdf file με password Προσθήκη πεδίου Formula UserPassword στον πίνακα TEMPLATES Προσθήκη πεδίου Formula OwnerPassword στον πίνακα TEMPLATES Προσθήκη πεδίου Password στον πίνακα PRSN Γέφυρες λογιστικής Προστέθηκε resolver στα ανοικτά παραστατικά για το υποκατάστημα του πιστωτή στις γραμμές του παραστατικού. Πωλήσεις / Αγορές / Αποθήκη - Στους τύπους των παραστατικών στην παράμετρο για τις όμοιες γραμμές προστέθηκε επιπλέον επιλογή με 'Μεταφορά στο ίδιο'. Όταν είναι επιλεγμένη η συγκεκριμένη τιμή, σε καταχώρηση γραμμής παραστατικού με είδος που ήδη υπάρχει μεταφέρει αυτόματα στην γραμμή αυτού του είδους πριν καταχωρηθεί ποσότητα. - Προστέθηκε νέα παράμετρος στην Αποθήκη όπου ορίζεται αν η Ανεκτέλεστη ποσότητα των γραμμών (παραστατικών) θα μεταφέρεται στην Ποσ.1 όπως τώρα ή στην ακυρωμένη. Έντυπα Δυνατότητα Συμφωνίας Περιοδικών Δηλώσεων με Εκκαθαριστική ΦΠΑ για Β' και Γ κατηγορίας βιβλία μέσα από το έντυπο της Εκκαθαριστικής δήλωσης. Set ειδών Κατά την επιλογή του set στα παραστατικά της σύνθεσης μεταφέρεται στο itelines και η αιτιολογία γραμμών του set (SPCLINES.COMMENTS). Αξιόγραφα Σε αξιόγραφο, όταν ο κάτοχος είναι τρίτος τότε τα πεδία "Όνομα" και "Διεύθυνση" θα παραμένουν ενεργά. Σελίδα 5 από 47

6 Αναλυτικά 1. Λίστα Δώρου Η λίστα δώρου σχεδιάστηκε για να καλύψει τις ανάγκες των επιχειρήσεων πελατών που θέλουν να διατηρούν λίστα γάμου βάπτισης ή γενικά δώρου. Ο τρόπος λειτουργίας είναι: Καταγραφή των στοιχείων του πελάτη και του γεγονότος και καταχώρηση τους στο σύστημα. Καταγραφή των ειδών που ο κάτοχος λίστας θα ήθελε να αγοράσει. Κατάθεση χρηματικών ποσών σε λογαριασμό λίστας δώρου. Αγορά ειδών από τρίτο και κατάθεσή του στη λίστα δώρου (πώληση ειδών και κράτησή τους στο υποκατάστημα). Εξαργύρωση του υπολοίπου της λίστας με αγορά των ειδών είτε από τα επιθυμητά της λίστας, είτε διαφορετικά και μηδενισμός του υπολοίπου. Παραμετροποίηση Η παραμετροποίηση που απαιτείται είναι η δημιουργία νέου τύπου και σειράς παραστατικού στο κύκλωμα των πωλήσεων. Ο τύπος θα πρέπει να έχει συμπεριφορά [203 Λίστα δώρου] και δεν πρέπει να δημιουργεί κίνηση σε πελάτη ή αποθήκη. Λειτουργία Στις Εργασίες >Πωλήσεις >Λίστες δώρων καταχωρείτε τη νέα λίστα δώρου σε μορφή παραστατικού. Επιλέγετε τη Σειρά που θα χρησιμοποιήσετε για τη λίστα δώρου και συμπληρώνετε τις ημερομηνίες "Ανοίγματος", "γεγονότος", "παράδοσης", καθώς επίσης και τον πελάτη για τον οποίο δημιουργείται η λίστα. Επιλέγοντας τον πελάτη θα συμπληρωθούν αυτόματα τα πεδία "Διεύθυνση" και "Τηλέφωνο". Το flag "Κλειστή", κλειδώνει τη λίστα δώρου ώστε να μην μπορεί να συμμετέχει σε παραστατικά πώλησης ή είσπραξης. Στις γραμμές του πλέγματος <Λίστα Δώρων> καταχωρείτε τα είδη και την ποσότητα που επιθυμεί ο πελάτης. Οι στήλες <Εκτελεσμένα> και <Ακυρωμένα> ενημερώνονται - αυτόματα - βάσει των κινήσεων (καταχώρηση παραστατικού πώλησης με συμπληρωμένο το πεδίο "Λίστα δώρου") και είναι read only πεδία. Σελίδα 6 από 47

7 Από τις εισπράξεις πελατών καταχωρείτε είσπραξη από πελάτη εισάγοντας τον πελάτη δωρητή και στην συνέχεια συμπληρώνετε το πεδίο Λίστα δώρου που βρίσκεται στο tab <Λοιπά στοιχεία> και τον τομέα <Λίστα δώρου>. Με την συμπλήρωση του πεδίου ενημερώνεστε για τις ημερομηνίες Ανοίγματος και Γεγονότος καθώς και την Επωνυμία του πελάτη κατόχου λίστας (read only πεδία). Σελίδα 7 από 47

8 Στα παραστατικά λιανικής, συμπληρώνετε το πεδίο "Λίστα δώρου" στο tab <Λοιπά στοιχεία> και στην περίπτωση που η πώληση γίνει από πελάτη δωρητή καταχωρείτε στο πεδίο "Πελάτης" διαφορετικό πελάτη από τον κάτοχο της λίστας. Στην περίπτωση που η πώληση καταχωρηθεί για τον πελάτη κάτοχο της λίστας θα πρέπει να συμπληρώσετε στο πεδίο "Πελάτης" τον ίδιο πελάτη που είναι συμπληρωμένος ως κάτοχος λίστας δώρου. Με αυτόν τον τρόπο το εκτυπωτικό θα είναι σαφές για τον πελάτη. Σε οποιαδήποτε χρονική στιγμή μπορείτε να εκτελέσετε την εκτύπωση Κατάσταση λίστας δώρου είτε μέσα από την λίστα δώρου είτε από τις εκτυπώσεις πωλήσεων επιλέγοντας από το κεντρικό menu Πωλήσεις >Παραγγελίες & Picking> Κατάσταση λίστας δώρου, όπου αποτυπώνεται σε τρία τμήματα: Τα στοιχεία λίστας πελάτη με ανάλυση των επιθυμητών ειδών Τα παραστατικά πώλησης που συμμετέχει η λίστα δώρου, με ανάλυση γραμμών ποσότητα και αξία πώλησης Τα παραστατικά είσπραξης πελατών που συμμετέχει η λίστα δώρου και τα ονόματα των πελατών που έχουν κάνει την κατάθεση. Σελίδα 8 από 47

9 2. Βαρδιολόγιο μισθοδοσίας Η χρήση του βαρδιολόγιου αφορά εταιρείες που επιθυμούν να παρακολουθήσουν μέσα από την εφαρμογή του Soft1 το πρόγραμμα εργασίας των εργαζομένων τους. Επίσης υπάρχει η δυνατότητα εκτύπωσης των απαραίτητων αναφορών για τον έλεγχο από την Επιθεώρηση εργασίας. Info: Η συγκεκριμένη εργασία δεν λειτουργεί σε συνδυασμό με τον υπολογισμό μισθοδοσίας ή την καταχώρηση αδειών/απουσιών, είναι αυτόνομο μέρος της εφαρμογής και δεν επηρεάζει κανένα μισθολογικό στοιχείο. Παραμετροποίηση Αρχικά θα πρέπει να ορίσετε τα ωράρια εργασίας των εργαζομένων από Παράμετροι > Μισθοδοσία > Βασικοί Πίνακες >Ωράρια Εργασίας. Στη συνέχεια θα πρέπει να δημιουργήσετε τους τύπους και τις σειρές που θα συνδέονται με τις ενέργειες της μισθοδοσίας (Παράμετροι Ενέργειες & CRM Τύποι / Σειρές). Οι Σειρές που θα χρησιμοποιήσετε στις ενέργειες των εργαζομένων και θα εμφανίζονται στο Ημερολόγιο εργασίας, θα πρέπει στην παραμετροποίηση τους στο πεδίο "Υποενότητα" να έχουν την τιμή Ενέργειες εργαζομένων. Τέλος στις Παραμέτρους στελεχών (Παράμετροι > Στελέχη - επαφές), ορίζετε ποια θα είναι η Σειρά με την οποία θα καταχωρείτε τις ενέργειες ωραρίου των εργαζομένων και εφόσον το επιθυμείτε - χρωματική ζώνη ώστε να εμφανίζεται διαφορετικό χρώμα στο ημερολόγιο ανά ενέργεια. Σελίδα 9 από 47

10 Στη χρωματική ζώνη ορίζετε ως τιμή τον αριθμό της Σειράς και το χρώμα (φόντου ή κειμένου, bold, italic, underline, strikeout) με το οποίο θα εμφανίζεται η ενέργεια της Σειράς αυτής. Σελίδα 10 από 47

11 Λειτουργία Εφόσον ορίσετε τις παραπάνω παραμέτρους μπορείτε από Μισθοδοσία > Ενέργειες εργαζομένων να δημιουργήσετε τις εγγραφές για τον ορισμό του ωραρίου των εργαζομένων. Κάθε ενέργεια που καταχωρείτε ανά εργαζόμενο αποτυπώνεται στο Ημερολόγιο εργασίας. Η εργασία Ημερολόγιο εργασίας υπάρχει διαθέσιμη από Μισθοδοσία > Ημερολόγιο εργασίας. Σελίδα 11 από 47

12 Από το Ημερολόγιο εργασίας μπορείτε να κάνετε απευθείας καταχωρήσεις στον εργαζόμενο που επιθυμείτε επιλέγοντας την ημέρα και κάνοντας δεξί κλικ. Επίσης παρέχεται η δυνατότητα μαζικής καταχώρησης ενέργειας σε όλους τους εργαζομένους ταυτόχρονα. Σε περίπτωση που επιλεχθούν πολλές ημέρες για την καταχώρηση ενέργειας θα καταχωρηθεί μία ενέργεια για όλο το επιλεγμένο ημερομηνιακό διάστημα. Αν η ενέργεια που θα επιλεχθεί θα είναι η σειρά ωραρίου τότε ανά ημέρα θα δημιουργηθεί μία εγγραφή για όλο το επιλεγμένο διάστημα. Σελίδα 12 από 47

13 Στο κάτω μέρος της οθόνης του Ημερολογίου, εμφανίζονται τα διαθέσιμα φίλτρα τα οποία μπορείτε να ορίσετε και να φιλτράρετε αντίστοιχα βάσει των επιλογών από το αρχείο των εργαζομένων. Επιπλέον έχει προστεθεί στις εκτυπώσεις μισθοδοσίας η εκτύπωση Πρόγραμμα εργασίας στην οποία εμφανίζεται πλήρη ανάλυση του ωραρίου των εργαζομένων. Σελίδα 13 από 47

14 3. Cash Flow Η εφαρμογή παρέχει τη δυνατότητα ενός ολοκληρωμένου προγράμματος χρηματοοικονομικού προγραμματισμού. Σκοπός της εργασίας είναι η συνοπτική και αναλυτική απεικόνιση των μελλοντικών απαιτήσεων και υποχρεώσεων της εταιρίας για τη σωστή οργάνωση του ταμείου και του credit control. Κατηγορίες εισροών εκροών. Αρχικά θα πρέπει να δημιουργήσετε τις κατηγορίες των εισροών και εκροών σας. Από το menu Εργασίες >Χρηματοοικονομικά >CashFlow, επιλέγετε <Κατηγορίες εισροών εκροών> όπου και ορίζετε τις κατηγορίες σας. Εισροές Εκροές ταμειακής ροής Στη συγκεκριμένη εργασία καταχωρείτε τις προγραμματισμένες εισροές και εκροές καθώς και τις προβλέψεις ανά κατηγορία. Info: Εφόσον κάποια εισροή / εκροή χαρακτηριστεί ως «Εκτελεσμένη» τότε δεν εμφανίζεται στα αποτελέσματα του Cash Flow. Σελίδα 14 από 47

15 Ταμειακή ροή Για τον υπολογισμό και την εμφάνιση των αποτελεσμάτων η εργασία λαμβάνει υπόψη της : Υπόλοιπα χρηματικών λογαριασμών, Υπόλοιπα αξιογράφων, Διακανονισμούς, καθώς και τον πίνακα των εισροών εκροών. Info: Για τη σωστή απεικόνιση των αποτελεσμάτων θα πρέπει να εκτελείτε αντιστοιχίσεις παραστατικών. Στο πεδίο "Υπόλοιπα συγκεντρωτικά πριν την" συμπληρώνετε την ημερομηνία μέχρι την οποία θα υπολογιστούν τα υπόλοιπα συγκεντρωτικά (από μεταφορά). Στα πεδία "Ημερομηνία αναφοράς από" και "Έως" συμπληρώνετε το ημερομηνιακό διάστημα για το οποίο θα δείτε τα αποτελέσματα της ταμειακής ροής σας. Στο tab <Ενηλικιωμένα υπόλοιπα> εμφανίζονται τα υπόλοιπα των συναλλασσομένων ανά νόμισμα. Σελίδα 15 από 47

16 Στο tab <Ληξιπρόθεσμες επιταγές> εμφανίζονται οι ληξιπρόθεσμες επιταγές ανά συναλλασσόμενο. Και στα <Ενηλικιωμένα υπόλοιπα> όπως και στις <Ληξιπρόθεσμες επιταγές> τα στοιχεία που εμφανίζονται είναι από την ημερομηνία αναφοράς και πίσω. Στα tabs <Προγραμματισμένες εισροές εκροές> και <Προβλέψεις εισροών εκροών> εμφανίζονται αναλυτικά οι προγραμματισμένες και αντίστοιχα οι προβλέψεις σε εισροές και εκροές της επιχείρησης Σελίδα 16 από 47

17 Info: Σε κάθε ενότητα μπορείτε να αλλάξετε τα φίλτρα καθώς και τα πεδία που θα εμφανίζονται. Σελίδα 17 από 47

18 4. Φορολογική Αναμόρφωση Φορολογική αναμόρφωση κερδών είναι η πράξη εκείνη με την οποία προσδιορίζεται το καθαρό κέρδος ή η καθαρή ζημία μιας επιχείρησης προσθέτοντας στα λογιστικά κέρδη ή αφαιρώντας από τις λογιστικές ζημίες το ποσό των δαπανών εκείνων οι οποίες δεν αναγνωρίζονται από τις φορολογικές διατάξεις. Λογαριασμοί Γενικής Λογιστικής Στα <Γενικά στοιχεία> των λογαριασμών Λογιστικής έχει προστεθεί το tab <Φορολογική αναμόρφωση> όπου συμπληρώνετε τα εξής: Έχει ανάλυση: με την επιλογή του συγκεκριμένου flag, ορίζετε εάν ο συγκεκριμένος λογαριασμός αναμορφώνεται. Αντικριζόμενος λογαριασμός: συμπληρώνεται τον αντικριζόμενο λογαριασμό τάξεως του εξόδου. Μοντέλο Γ.Λ.: συμπληρώνετε μοντέλο Γ.Λ. όπου έχετε συμπληρώσει τον λογαριασμό τάξεως (καθώς και το ποσοστό συμμετοχής του), που θα συμμετέχει επίσης στο άρθρο αναμόρφωσης. Το ποσοστό συμμετοχής που ορίζετε στο μοντέλο είναι πάντα 100%, εφόσον υπάρχει ένας λογαριασμός. Η Σειρά που θα ορίσετε στο μοντέλο και με την οποία θα καταχωρείται το άρθρο αναμόρφωση δεν θα πρέπει να ενημερώνει τις παραμέτρους Κ.Ε.Π.Υ.Ο. Ποσοστό: συμπληρώνετε το ποσοστό αναμόρφωσης του λογαριασμού. Έντυπο: Θα πρέπει να ορίσετε τις αντίστοιχες μεταβλητές του εντύπου κατάσταση φορολογικής αναμόρφωσης (άρθρου 31 ΚΦΕ). Info: Τα παραπάνω στοιχεία, θα πρέπει να συμπληρωθούν στους λογαριασμούς των δαπανών. Σελίδα 18 από 47

19 Άρθρα λογιστικής Στα άρθρα της λογιστικής, επιλέγοντας δεξί κλικ στη στήλη [Ανάλυση] -ανά γραμμή άρθρου-, δημιουργείται το άρθρο αναμόρφωσης. Από το σημείο αυτό μπορείτε να δείτε το άρθρο αναμόρφωσης που θα δημιουργηθεί με βάση την παραμετροποίηση του λογαριασμού που ορίσατε πριν. Εάν θέλετε να γίνεται αυτόματα η αναμόρφωση του άρθρου, τότε θα πρέπει στις Παραμέτρους Λογιστικής να επιλέξετε [Αυτόματη αναμόρφωση: Ναι]. Στο ευρετήριο των άρθρων λογιστικής, θα εμφανίζονται 2 άρθρα. Το άρθρο της δαπάνης και το άρθρο της αναμόρφωσης της. Σελίδα 19 από 47

20 Από το menu Γενική Λογιστική - Άρθρα αναμόρφωσης, μπορείτε να δείτε τα άρθρα εκείνα που έχετε αναμορφώσει. Εκτυπώσεις Με τις εκτυπώσεις Φύλλα αναμόρφωσης (εξόδων) και Φύλλα αναμόρφωσης (τάξεων) μπορείτε να δείτε τους λογαριασμούς που συνδέονται με δαπάνες ή τάξεως. Αποτύπωση αναμόρφωσης στα φορολογικά έντυπα Β κατηγορίας βιβλία: κωδικοί 564, 565, 566 εντύπου Ε3 Γ κατηγορίας βιβλία: κωδικός 022 εντύπου Ε5 & Φ Η κατάσταση Φορολογικής Αναμόρφωσης, αποτυπώνει αυτόματα τα έξοδα της αναμόρφωσης, αρκεί να έχουν συμπληρωθεί στους λογαριασμούς των αναμορφωμένων δαπανών. Σελίδα 20 από 47

21 5. Μεταφορά εξόδων αγορών /πωλήσεων Η εργασία μεταφοράς εξόδων αγορών /πωλήσεων δημιουργεί με μαζικό τρόπο παραστατικά ειδικών συναλλαγών για το κύκλωμα των πελατών και των προμηθευτών. Η εργασία λαμβάνει υπ όψιν της τα έξοδα που έχουν καταχωρηθεί στα παραστατικά των αγορών /πωλήσεων και εφόσον έχετε ορίσει χρεοπίστωση σε αυτά, δημιουργεί παραστατικά ειδικών συναλλαγών πελατών ή/και προμηθευτών. Αρχικά στην εργασία θα πρέπει να δηλώσετε το κύκλωμα στο οποίο θα γίνει η δημιουργία των παραστατικών ειδικών συναλλαγών. Στη συνέχεια για το κύκλωμα που επιθυμείτε- επιλέγετε τις Σειρές παραστατικών και το ημερομηνιακό διάστημα στο οποίο θα γίνει έλεγχος για καταχωρημένα έξοδα στα παραστατικά. Στην ενότητα <Ειδικές συναλλαγές πελατών /προμηθευτών> επιλέγετε τη Σειρά και την ημερομηνία με την οποία θα δημιουργηθούν τα παραστατικά ειδικών συναλλαγών. Αν δεν επιλέξετε ημερομηνία τότε τα παραστατικά ειδικών συναλλαγών θα καταχωρηθούν με την ημερομηνία με την οποία είναι καταχωρημένα τα παραστατικά αγορών /πωλήσεων. Σε περίπτωση που επιλέξετε πελάτη /προμηθευτή τότε τα παραστατικά ειδικών συναλλαγών θα καταχωρηθούν με αυτόν το συγκεκριμένο πελάτη /προμηθευτή. Διαφορετικά τα παραστατικά θα καταχωρηθούν με τον πελάτη /προμηθευτή που υπάρχει στα παραστατικά πωλήσεων /αγορών. Σελίδα 21 από 47

22 Info: Για να δημιουργηθούν παραστατικά ειδικών συναλλαγών μέσα από την εργασία της μεταφοράς, θα πρέπει: -Στον τύπο του παραστατικού αγοράς η πώλησης να εφαρμόζονται επιβαρύνσεις. Στο παραστατικό να υπάρχει καταχωρημένο έξοδο. -Στις επιβαρύνσεις που θα επιλέξετε να υπάρχει χρεοπίστωση σύμφωνα με την οποία η εργασία θα δημιουργήσει το παραστατικό ειδικής συναλλαγής. -Η κατηγορία τιμολόγησης της χρεοπίστωσης, να εφαρμόζεται στο επιλεγμένο κύκλωμα (πχ. προμηθευτές η πελάτες) Σελίδα 22 από 47

23 6. Dashboards 6.1 Εικόνα πωλήσεων χρήσης Εικόνα 1 Στην εικόνα πωλήσεων χρήσης εμφανίζονται τα εξής στοιχεία: Στο tab <Περίοδοι ΜΚ(%)> εμφανίζεται ο τζίρος και το μικτό κέρδος ανά περίοδο της τρέχουσας χρήσης και ανά είδος. Τα γραφήματα απεικονίζουν τις περιόδους με το τζίρο, την ποσότητα και το μικτό κέρδος. Το pivot table που υπάρχει στο κάτω μέρος της οθόνης αναφέρεται στις τιμές σε κάθε διαθέσιμο γράφημα σε όλα τα tabs. Εικόνα 2 Σελίδα 23 από 47

24 Στο tab <Εταιρεία> πραγματοποιείται ανάλυση του τζίρου / μικτού κέρδους ανά υποκατάστημα εταιρείας και σε δεύτερο γράφημα ανά πωλητή εταιρείας. Εικόνα 3 Στο tab <Είδη> εμφανίζεται ο τζίρος και η ποσότητα ανά κατηγορία και ομάδα ειδών. Εικόνα 4 Στο tab <Πελάτες> τα γραφήματα αφορούν σε κατηγορίες και γεωγραφικές ζώνες πελατών ανά τζίρο και ποσότητα. Σελίδα 24 από 47

25 Εικόνα 5 Στο tab <Κορυφαία> εμφανίζονται τα πρώτα δέκα (10) είδη και οι πρώτοι δέκα (10) πελάτες με το μεγαλύτερο τζίρο και μικτό κέρδος. Εικόνα Συγκριτική Εικόνα πωλήσεων Στη συγκριτική εικόνα πωλήσεων μπορείτε να δείτε το τζίρο ανά χρήση και να έχετε συγκριτική εικόνα μεταξύ των χρήσεων που θα επιλέξετε στα φίλτρα. Σελίδα 25 από 47

26 Εικόνα 7 Στο tab <Συγκεντρωτικά> εμφανίζονται ο τζίρος ανά περίοδο και χρήση και σε δεύτερο γράφημα pivot ο τζίρος και το μικτό κέρδος ανά υποκατάστημα και χρήση. Τα γραφήματα που εμφανίζονται αναφέρονται στα διαθέσιμα pivot table που υπάρχουν δίπλα τους και είναι ξεχωριστά για το κάθε γράφημα. Εικόνα 8 Στο tab <Κόστος / Κερδοφορία> εμφανίζεται το μικτό κέρδος και ο τζίρος ανά περίοδο /πωλητή και χρήση. Σελίδα 26 από 47

27 Εικόνα 9 Στο tab <Μεταβολές> εμφανίζεται το μικτό κέρδος και ο τζίρος ανά περίοδο και χρήση. Εικόνα 10 Στο tab <Πελάτες> εμφανίζεται ο τζίρος ανά εμπορική κατηγορία και χρήση, το Μικτό κέρδος ανά γεωγραφική ζώνη και χρήση και τέλος οι κορυφαίοι πελάτες σε τζίρο και μικτό κέρδος. Σελίδα 27 από 47

28 Εικόνα 11 Στο tab <Είδη> εμφανίζεται ο τζίρος ανά κατηγορία ειδών και χρήση, το μικτό κέρδος ανά ομάδα ειδών και χρήση και τέλος τα κορυφαία είδη ανά τζίρο και μικτό κέρδος. Εικόνα 12 Σελίδα 28 από 47

29 Στο tab <Πωλητές> εμφανίζεται το μικτό κέρδος ανά χρήση και οι κορυφαίοι πωλητές ανά τζίρο. Εικόνα Εικόνα Αγορών χρήσης Εικόνα 14 Στην εικόνα αγορών χρήσης εμφανίζονται τα εξής στοιχεία: Στο tab <Περίοδοι)> εμφανίζεται ο τζίρος και η ποσότητα ανά περίοδο της τρέχουσας χρήσης και ανά είδος. Τα γραφήματα απεικονίζουν τις περιόδους με το τζίρο και την ποσότητα. Το pivot table που υπάρχει στο κάτω μέρος της οθόνης αναφέρεται στις τιμές σε κάθε διαθέσιμο γράφημα σε όλα τα tabs. Σελίδα 29 από 47

30 Εικόνα 15 Στο tab <Εταιρεία> γίνεται ανάλυση του τζίρου ανά υποκατάστημα εταιρείας και σε δεύτερο γράφημα ανά αγοραστή εταιρείας. Εικόνα 16 Στο tab <Είδη> εμφανίζεται ο τζίρος και η ποσότητα ανά κατηγορία και ομάδα ειδών. Σελίδα 30 από 47

31 Εικόνα 17 Στο tab <Προμηθευτές> τα γραφήματα αφορούν σε κατηγορίες και γεωγραφικές ζώνες προμηθευτών ανά τζίρο και ποσότητα. Εικόνα 18 Σελίδα 31 από 47

32 Στο tab <Κορυφαία> εμφανίζονται τα είδη και οι προμηθευτές με το μεγαλύτερο τζίρο και ποσότητα. Εικόνα Συγκριτική Εικόνα Αγορών Εικόνα 20 Στο tab <Συγκεντρωτικά> εμφανίζονται ο τζίρος ανά χρήση και περίοδο και σε δεύτερο γράφημα -pivot ο τζίρος και η ποσότητα ανά υποκατάστημα και χρήση. Τα γραφήματα που εμφανίζονται αναφέρονται στα διαθέσιμα pivot table που υπάρχουν δίπλα τους και είναι ξεχωριστά για το κάθε γράφημα. Σελίδα 32 από 47

33 Εικόνα 21 Στο <Κόστος / Κερδοφορία> εμφανίζεται ο τζίρος ανά περίοδο/πωλητή και ανά χρήση. Εικόνα 22 Στο tab <Μεταβολές> εμφανίζεται ο τζίρος και η ποσότητα ανά περίοδο και χρήση. Σελίδα 33 από 47

34 Εικόνα 23 Στο tab <Προμηθευτές> εμφανίζεται ο τζίρος ανά εμπορική κατηγορία και χρήση, η ποσότητα ανά γεωγραφική ζώνη και χρήση και τέλος οι κορυφαίοι προμηθευτές σε τζίρο και ποσότητα. Εικόνα 24 Στο tab <Είδη> εμφανίζεται ο τζίρος ανά κατηγορία ειδών και χρήση, η ποσότητα ανά ομάδα ειδών και χρήση και τέλος τα κορυφαία είδη ανά τζίρο και ποσότητα. Σελίδα 34 από 47

35 Εικόνα 25 Στο tab <Αγοραστές> εμφανίζεται ο τζίρος ανά χρήση και οι κορυφαίοι αγοραστές ανά τζίρο. Εικόνα 26 Σελίδα 35 από 47

36 6.5 CRM Εικόνα ευκαιριών Στην εικόνα ευκαιριών εμφανίζονται τα εξής στοιχεία: Στο tab <Κλεισμένες ευκαιρίες> εμφανίζεται η επιτυχία των ευκαιριών πώλησης σε ποσοστό, τα έσοδα ανά μήνα και έτος καθώς και η μέση ηλικία των ευκαιριών με το πλήθος τους ανά πωλητή. Το pivot table που υπάρχει διαθέσιμο στο κάτω μέρος της οθόνης αναφέρεται στις τιμές σε κάθε διαθέσιμο γράφημα. Σελίδα 36 από 47

37 Στο tab <Ανοιχτές ευκαιρίες> εμφανίζονται τα σταθμ.έσοδα ανά κατάσταση ευκαιρίας, τα εκτιμώμενα έσοδα ανά πωλητή και τέλος τα εκτιμώμενα έσοδα ανά μήνα και έτος. Το pivot table που υπάρχει διαθέσιμο στο κάτω μέρος της οθόνης αναφέρεται στις τιμές σε κάθε διαθέσιμο γράφημα. Σελίδα 37 από 47

38 6.6 Παράμετροι γραφημάτων Με δεξί κλικ στην περιοχή του γραφήματος εμφανίζονται οι εξής επιλογές : Εικόνα 27 Α. Μεγιστοποίηση: Με την επιλογή της Μεγιστοποίησης το επιλεγμένο γράφημα εμφανίζεται σε πλήρη οθόνη. Με δεξί κλικ και επιλογή Ελαχιστοποίηση επιστρέφετε στην προηγούμενη οθόνη. Εικόνα 28 Σελίδα 38 από 47

39 Β. Εκτύπωση: Με την επιλογή Εκτύπωση εμφανίζεται οθόνη με την προεπισκόπηση εκτύπωσης (print preview) για την παραμετροποίηση της σελίδας που θα εκτυπωθεί. Οι παράμετροι που εμφανίζονται για την αλλαγή των ιδιοτήτων σελίδας είναι όμοιες με τις παραμέτρους του MS-Word (για ευκολία χρήσης). Εικόνα 29 Γ. Παράμετροι: Με την επιλογή Παράμετροι εμφανίζεται νέο παράθυρο με τις διαθέσιμες επιλογές για την παραμετροποίηση του γραφήματος όπου και μπορείτε να πραγματοποιήσετε αλλαγές. Εικόνα 30 Σελίδα 39 από 47

40 Info : Οι αλλαγές που θα πραγματοποιήσετε στο σημείο αυτό θα είναι προσωρινές - για την αποθήκευση διαφορετικής παραμετροποίησης σε κάποιο γράφημα θα πρέπει να πραγματοποιήσετε σχεδιασμό νέου γραφήματος από το σχεδιασμό της προβολής. Παράδειγμα αλλαγής παραμετροποίησης γραφήματος Στην Εικόνα πωλήσεων χρήσης σε ένα γράφημα να εμφανίζεται η μπάρα εργασιών. Το γράφημα θα έχει τρισδιάστατη απεικόνιση με τη γραμμή που απεικονίζει την ποσότητα να εμφανίζεται ως μπάρα (όπως και ο τζίρος). Αρχικά επιλέγετε το γράφημα που επιθυμείτε να διαμορφώσετε και με δεξί κλικ στην περιοχή του επιλέγετε Παράμετροι (εικ.31). Εικόνα 31 Στη συνέχεια από τις Παραμέτρους επιλέγετε Τίτλο εμφάνισης ( Caption bar ) και το checkbox Show bar. Με τις επιλογές αυτές θα εμφανιστεί ο τίτλος /γραμμή εργασιών στο γράφημα (εικ.32). Με την επιλογή «Enable» στην ενότητα 3D, ενεργοποιείται η τρισδιάστατη απεικόνιση (εικ.32). Για την καλύτερη εμφάνιση του γραφήματος επιλέγετε την εμφάνιση των τίτλων επεξήγησης στο δεξιό μέρος του γραφήματος από την ενότητα Legend και στη συνέχεια γίνεται εμφάνιση των αλλαγών με την επιλογή Apply. Σελίδα 40 από 47

41 Εικόνα 32 Για την αλλαγή του πεδίου "Ποσότητα" από εμφάνιση γραμμής σε εμφάνιση μπάρας (όπως ο τζίρος), στο tab <Data>, επιλέγετε το συγκεκριμένο πεδίο και στο Gallery δίνεται την τιμή [Bar] (εικ.33). Εικόνα 33 Επιπλέον.. Αν θέλετε οι στήλες που απεικονίζουν το τζίρο (ή /και την ποσότητα) να έχουν περίγραμμα, τότε στο tab <Data> για το πεδίο "Τζίρος", επιλέγετε την εμφάνιση περιγράμματος (Border). Για την εμφάνιση των τίτλων στην κορυφή της στήλης /μπάρας, επιλέγετε "Mark Tips". Με <Apply> εμφανίζονται οι αλλαγές που πραγματοποιήσατε. Σελίδα 41 από 47

42 Εικόνα 34 Τέλος επιλέγοντας τη μεγέθυνση μπορείτε να δείτε σε πλήρη οθόνη το γράφημα στο οποίο έγινε οι παραμετροποίηση με όλες της αλλαγές. Εικόνα 35 Σελίδα 42 από 47

43 6.7 Σχεδιασμός γραφημάτων Ο σχεδιασμός των γραφημάτων ακολουθεί τη λογική του σχεδιασμού οθονών /προβολών. Για το σχεδιασμό επιλέγετε <Design>. Εικόνα 36 Με δεξί κλικ και επιλογή Ιδιότητες (εικ.37) εμφανίζεται νέο παράθυρο στο οποίο επιλέγοντας το πλήκτρο <Design> (εικ.38) εμφανίζονται οι διαθέσιμες επιλογές για την παραμετροποίηση /σχεδιασμό του γραφήματος. Εικόνα 37 Σελίδα 43 από 47

44 Εικόνα 38 Εικόνα 39 Στo tab <Data> επιλέγετε πάντα πρώτα πεδίο και μετά επιλέγετε τις ειδικές παραμέτρους. Σελίδα 44 από 47

45 Εικόνα 40 Στον παρακάτω πίνακα εμφανίζονται όλες οι διαθέσιμες επιλογές και οι δυνατές τιμές που μπορείτε να επιλέξετε για την παραμετροποίηση γραφήματος ανά πεδίο. Οι παράμετροι αφορούν γενικά όλα τα γραφήματα. Πεδίο Προεπιλογή Τιμές Περιγραφή General HORIZONTAL Πεδίο οριζόντιας ανάλυσης. TITLE GRID THEME Horizontal για όλα, Vertical για HorizBar None, Horizontal, Vertical Theme 1, Theme 2, Theme 3, Theme 4 Τίτλος. Πλέγμα που εμφανίζεται όπισθεν του γραφήματος. Θέμα. SHOW BAR True True/False Εμφάνιση ή όχι μπάρας πάνω από το γράφημα με επιλογές μεγέθυνσης, εκτύπωσης και παραμετροποίησης του γραφήματος. CAPTION BAR True True/False Τίτλος μπάρας πάνω από το γράφημα. PAGE TOOL False True/False Χωρισμός των δεδομένων σε σελίδες. PER PAGE >0 Αριθμός σελίδων στις οποίες θα εμφανιστεί το γράφημα. LEGEND Right None, Left, Right, Top, Bottom AXIS TITLES: TOP, BOTTOM, LEFT, RIGHT Επεξήγηση χρωμάτων. Τίτλοι αξόνων. 3D ENABLE False True/False 3D εμφάνιση ORTHOGONAL False True/False (Εφέ στο σχήμα) Σελίδα 45 από 47

46 Data - Series PERSPECTIVE 15 1 έως 100 (Εφέ στο σχήμα) ROTATION έως 360 (Εφέ στο σχήμα) ELEVATION έως 360 (Εφέ στο σχήμα) ZOOM έως 500 SELECTED FIELDS GENERAL GROUP BY GALLERY Bar Line, Bar, HorizBar, Area, Point, Pie, Bubble, CircularGauge SHOW GRADIENT True True/False GRADIENT DIR Right Left, Left Right for HorizBar, Left for CircularGauge Top Bottom, Bottom Top, Left Right, Right Left, From Center, From Top Left, From Bottom, Left, Radial, Diagonal Up, Diagonal Down SORT BY None None, Ascending, Descending Πεδία που θα εμφανιστούν. Πεδίο πάνω στο οποίο θα γίνει ομαδοποίηση. Τύπος γραφήματος. (Εφέ στο χρωματισμό) BORDER False True / False Περίγραμμα. MARK TIPS False True / False Λεζάντες. Ταξινόμηση δεδομένων γραφήματος. *σημαντικό όταν υπεισέρχεται η περίοδος/ Όταν υπάρχουν πάνω από ένα πεδία πρέπει να έχουν την ίδια ταξινόμηση TRANSPARENCY 0 0 έως 100 Επιλογή ποσοστού διαφάνειας AXIS VERTICAL LEFT LEFT, RIGHT, LEFT AND RIGHT HORIZONTAL BOTTOM BOTTOM, TOP, BOTTOM AND TOP (PROPERTIES OF EACH SERIES DATA) TICK LINES (Bar - HorizBar) STACKED (Bar - HorizBar) BARSTYLE (Bar- HorizBar) Σε ποιους άξονες θα αντιστοιχούν μετριούνται τα δεδομένα. Σε ποιους άξονες θα αντιστοιχούν μετριούνται τα δεδομένα. False True / False Εμφάνιση οριζόντιων γραμμών. Side Rect. Gradient None, Side, Stacked, Stacked 100%, Side All, Self Stack POINT (Line Point) Square Nothing, Square, Rect. Gradient, Rectangle, Round Rectangle Rect. Gradient -> GRADIENT=True / Rectangle, Round Rectangle -> GRADIENT=False Σελίδα 46 από 47

47 Circle, Cross, Diagonal Cross, Diamond, Down Triangle, Hexagon, Left Triangle, Right Triangle, Small Dot, Star WIDTH (Line Point) 4 >0 Point width. HEIGHT (Line Point) 4 >0 Point height. DEPTH (Line Point) 0 >0 Point depth. LINE MODE (Line) Default Default, Stairs, Smoothed RADIUS (Bubble) RED LINE: Start (Circular Gauge) RED LINE: End (Circular Gauge) GREEN LINE: Start (Circular Gauge) GREEN LINE: End (Circular Gauge) EXPLODE BIGGEST PART(Pie) DONAT PERCENTAGE(Pie) Πεδίο που εμφανίζεται στη διάμετρο του bubble. *αν δεν επιλέξουμε radius δε θα εμφανιστεί το γράφημα 70 <100 Έναρξη κόκκινης γραμμής. 100 RED LINE: Start έως 100 Τέλος κόκκινης γραμμής. 0 >0 Έναρξη πράσινης γραμμής. 60 GREEN LINE: Start έως 100 Τέλος πράσινης γραμμής. 0 >0 Αποκόβει κομμάτι της πίτας. 0 >0 Πίτα -> Δαχτυλίδι Σελίδα 47 από 47