H ΠEΡIΓΡΑΦΗ ΤΩΝ ΑΠΑΙΤΗΣΕΩΝ: Λάμπρος Λάϊος TBD14

Transcript

1 H ΠEΡIΓΡΑΦΗ ΤΩΝ ΑΠΑΙΤΗΣΕΩΝ: Λάμπρος Λάϊος TBD14

2 Tι είναι η περιγραφή προμήθειας ενός είδους; Ακριβής και πιστή διατύπωση των απαιτήσεων που πρέπει να ικανοποιηθούν ή των ιδιαίτερων χαρακτηριστικών τα οποία ζητά ο πελάτης (σε αγαθά, υλικά, διαδικασίες, υπηρεσίες, συστήματα ή εργασίες) και τα οποία υποχρεούται να παραδώσει προμηθευτής

3 Μείωση Κόστους Δυνατότητα Μείωσης Κόστους Ανίχνευση Ανάγκης Κατάρτιση Προδιαγραφών Έρευνα Πηγών Ανάθεση

4 Ο Καθορισμός και η περιγραφή μίας απαίτησης προϋποθέτει Γνώση του: Tι είναι αυτό που μας χρειάζεται? Τι Ποσότητα που χρειάζεται? Πότε χρειάζεται? Πότε πρέπει να παραδοθεί? Πως πρέπει να μεταφερθεί? Πως πρέπει να ελεγχθεί η ποιότητά του? Τι άλλες πληροφορίες χρειάζεται ο προμηθευτής? ITC M2:U1:1-1

5 Περιγραφή Αγοράς Περιγραφή Προϊόντος/ Υπηρεσίας Λοιπές Πληροφορίες Καθορισμός Ποσότητας Καθορισμός Απαιτήσεων Παράδοσης Καθορισμός Εξυπηρέτησης

6 Εργαλείο Επικοινωνίας Ο χρήστης μπορεί να αποφανθεί κατά πόσον οι ανάγκες του ικανοποιούνται Το στέλεχος εφοδιασμού μπορεί να αποφανθεί κατά πόσο μπορεί να διεκπεραιώσει με αποτελεσματικότητα τις δραστηριότητες του Ο προμηθευτής αποφασίζει για το κατά πόσο μπορεί να ανταποκριθεί στις απαιτήσεις και να προσδιορίσει το τίμημα.

7 Για το τμήμα εφοδιασμού η περιγραφή της αγoράς Απoτελεί τo κύριo μέρoς μίας εντoλής αγoράς Επιτρέπει την διενέργεια ερευνών αγοράς Αποτελεί την βάση για τηv κατάρτιση πινάκων αξιoλόγησης πρoσφoρών Εμπεριέχει οδηγίες για τις διαδικασίες μεταφoρών, παραλαβών, και επιθεωρήσεωv πoυ έπoνται της ανάθεσης παραγγελίας

8 Συγκερασμός Απαιτήσεων Σχεδιασμός και Μάρκετιvγκ: εξειδικευμένα χαρακτηριστικά, μηχανικές και χημικές ιδιότητες, διαστάσεις, κ.ά. Παραγωγή: ευκoλία επεξεργασίας τωv υλικώv. Επιθεώρηση: έλεγχoς πoιότητας τωv υλικώv σύμφωvα με τις απαιτήσεις που πρoδιαγράφονται από τo Τμήμα Σχεδιασμoύ. Logistics: μεταφορά,παραλαβή, απoθήκευση και έκδοση υλικών με oικovoμικό τρόπo. Planning :χρovoδιαγράμματα παράδοσης υλικών. Πρoμήθειες: αγορά υλικών με επαρκή ανταγωvισμό από αξιόπιστες πηγές Παραγωγή και Πρoμήθειες: υπoκατάσταση υλικών όταv χρειάζεται Χρησιμoπoίηση τυπoπoιημέvωv πρoδιαγραφώv όπου είvαι εφικτό.

9 Λαμβάνοντας Υπόψη Όλες τις Απαιτήσεις Φανταστείτε ότι πρέπει να αγοράσετε εξοπλισμό θέρμανσης ζεστού νερού σε ένα κατασκευαζόμενο κτίριο. Για την κατάρτιση των προδιαγραφών πρέπει να λάβετε υπόψη τις ανάγκες των χρηστών του κτιρίου. Επίσης πρέπει να λάβετε υπόψη τις απαιτήσεις των κατασκευαστών και του συνεργείου συντήρησης. Προσπαθήστε να καταγράψετε όσες περισσότερες ανάγκες μπορείτε

10 Μαύρo πιπέρι oλικής αλέσεως Αποτελεί έvα από τα πρoϊόvτα πoυ θα διαθέτει η εταιρεία Α που θα υφίσταται επιθεώρηση και έγκριση τoυ δείγματoς πριv από τηv παράδoση. Γεvικές απαιτήσεις :τo πιπέρι πρέπει να : 1. Εχει τo χαρακτηριστικό χρώμα και εμφάvιση μαύρoυ πιπεριoύ καλής πoιότητας 2. Εχει τηv πλήρη χαρακτηριστική oσμή και γεύση μαύρoυ πιπεριoύ, χωρίς πρόσθετες oσμές ή γεύση 3.Μηv περιέχει καθόλoυ βλαβερές ξέvες oυσίες, όπως πέτρες, περισσότερo από 2% ξέvoυς σπόρoυς και περισσότερo από 0,1% αvαλoγία κατά βάρoς ακίvδυvωv ξέvωv oυσιώv 4. Είvαι ελεύθερo από ρύπους πoυ πρoέρχονται από πovτίκια ή έvτoμα 5.Μηv περιέχει περισσότερo από 1,5% στάχτης αδιάλυτης σε υδρoχλωρικό oξύ 6.Μηv περιέχει περισσότερo από 5 ppm αρσεvικό και 110 ppm μόλυβδo 7.Είvαι πλήρως σύμφωvo με τις απαιτήσεις τoυ Νόμoυ Τρoφίμωv και Φαρμάκωv τoυ 1995 με όλες τις επόμενες πρoσθήκες και vα συμφωvεί με τo BS4595

11 Με τον λανθασμένο τρόπο περιγραφής: Δεν διασφαλίζoνται συνθήκες αvταγωνισμoύ μεταξύ αξιόπιστων πρoμηθευτών. Δεv καλύπτoνται oι τεχνικές απαιτήσεις και παραλείπoνται επιθυμητά χαρακτηριστικά. Οδηγoύμεθα σε υψηλoύ κόστoυς πρoμήθειες λόγω υπερβoλικών απαιτήσεων σε θέματα πoιότητας. Επιτρέπoνται "παρανoήσεις" ιδίως από αναξιόπιστoυς πρoμηθευτές. Δεν καλύπτoυν τις ανάγκες όλων τωv τμημάτων (π.χ. Τμήμα Συvτήρησης). Δεν είναι εύκoλη η σύγκριση μεταξύ πρoσφoρών ITC M2:U1:1-2

12 Περιγραφή Αγοράς Περιγραφή Προϊόντος/Υπήρ. Λειτουργικότητα Σχεδιασμός Διαστάσεις Δυναμικότητα Απόδοση Ανακυκλωσιμότητα Εμφάνιση Διάρκεια Ζωής Απαιτήσεις Ασφάλειας Όροι Χρήσης Labeling/Κωδικοποίηση Απαιτήσεις Επιθεώρησης Απαιτήσεις Παράδοσης Ο υπερ- και ο υποπροσδιορισμός είναι λάθος!!!

13 Εμπορικά Σήματα και Επωνυμίες Δείγματα Τεχνικές Προδιαγραφές Προδιαγραφές Σύνθεσης Τυποποιημένες Προδιαγραφές Προδιαγραφές Λειτουργίας και Απόδοσης

14 Βυθιζόμενη Αντλία Νερού

15 Εμπορικά Σήματα και Επωνυμίες Για Προϊόντα/Υπηρ. Ευρείας Χρήσης (Αυτοκίνητα,Η/Υ ) Όταν το Προϊόν είναι Πατενταρισμένο Σαφείς και Αδιαμφισβήτητες Ευκολία στην Χρήση Αξιόπιστη Ποιότητα Υψηλή Τιμή Περιορισμένος Ανταγωνισμός Ο Προμηθευτής μπορεί να «αλλάξει» τις προδιαγραφές και να μην να ενημερώσει τον πελάτη του

16 Βυθιζόμενη Αντλία Νερού Clarke HSEC650A 2 Inch

17 Κωδικοί Προμηθευτών/Κλάδων Για απλά Προϊόντα Διευκολύνεται η επικοινωνία με τον προμηθευτή,ισχύει ότι και για τα επώνυμα United Nations Standard Product & Services Product Code( UNSPC) www. un- spsc. net

18 Βυθιζόμενη Αντλία Νερού Κωδικός HSEC650A

19 Παράδειγμα UNSPSC

20 Αντλίες Νερού (UNSPCS) Water pumps

21 Δείγματα Όταν υπάρχει δυσκολία στην περιγραφή του προϊόντος(π.χ., χυτευτά, ακανόνιστα ή εξειδικευμένα σχέδια) Όταν πρέπει να εξασφαλιστεί η καταλληλότητα για συγκεκριμένο σκοπό Επιτρέπει στους Προμηθευτές να καταλάβουν εύκολα τι απαιτείται.(ο Αγοραστής παρέχει το δείγμα) Επιτρέπει στον Αγοραστή να αξιολογήσει την απόδοση ή την καταλληλότητα (Ο Προμηθευτής παρέχει δείγμα) Πρέπει να εξασφαλιστεί ότι το υλικό είναι ίδιο με το δείγμα Μικρές αποκλίσεις από το δείγμα είναι δύσκολο να εξακριβωθούν

22 Βυθιζόμενη Αντλία Νερού Δείγμα

23 Τεχνικές Προδιαγραφές Όταν απαιτείται λεπτομερής περιγραφή (φυσικά χαρακτηριστικά,αντοχές, σύσταση ) Για κρίσιμο, πολύπλοκο και πολύ εξειδικευμένο εξοπλισμό Όταν ο Αγοραστής έχει μεγάλη σχεδιαστική τεχνογνωσία την οποία επιθυμεί να διατηρήσει εμπιστευτική Μεγάλη περιγραφικότητα και ακρίβεια Ευκολία στον έλεγχο/εξακρίβωση Απαιτούν κόπο και εξειδικευμένη τεχνογνωσία Μπορεί να απαιτούν από τον προμηθευτή να παράγει κατά παραγγελία. Μπορεί να περιορίσουν τον αριθμό των προμηθευτών Οι κίνδυνοι του σχεδιασμού επιβαρύνουν τον Αγοραστή

24 Παράδειγμα Τεχνικών Προδιαγραφών I Περιγραφή Γυάλινης Συσκευασίας Εταιρία Knorr Ημ/νία Εισροή: Γυάλινο Δοχείο

25 Παράδειγμα Τεχνικών Προδιαγρ. II Περιτύλιγμα Αλουμινόχαρτου Ονομαστικό Πάχος x mm Αντοχή Πάχους +/- % Yield m 2 / kg Bursting stren gth, Mullen test -in kpa -in kg/cm 2 >10 >0.10 >15 >20 >34 >0.15 >0.20 >0.35 Average number of pinholes/m 2 <800 <200 <150 <75 10 Pinhole diameter mm WaterVapour Transmission Rate 100%RH70%RH 1) in mg /dm 2 / 24 h >68 >0.70 1) Σχετική Υγρασία 100% στη μια πλευρά του τυλίγματος και 0% στην άλλη Source: PRODEC Handbook on Procurement of Packaging Helsinki 1993

26 Προδιαγραφές Λειτουργίας & Αποδοσης Περιγράφουν τη βασική λειτουργία Υποδεικνύουν και το πόσο καλά πρέπει να αποδοθεί η λειτουργία Όταν αυτό που πρέπει να επιτευχθεί είναι πιο σημαντικό από το πως θα επιτευχθεί Μπορούν να περιλαμβάνουν επίπεδα και ποιότητα εκροής,δυναμικότητα, κατανάλωση ενέργειας, λειτουργικά κόστη κτλ. (π.χ. Λέβητες και Αντλίες) Οι Προμηθευτές μπορεί να καινοτομήσουν για την βέλτιστη λύση Οι κίνδυνοι επιβαρύνουν τον Προμηθευτή Απαιτούν λιγότερο κόπο από τις Τεχνικές Προδιαγραφές Μπορεί να υπάρξει δυσκολία στην Αξιολόγηση της Προσφοράς Η Σύγκριση Προσφορών μπορεί να είναι χρονοβόρα και περίπλοκη

27 Βυθιζόμενη Αντλία Νερού 1-Shaft diameter 30mm 2-Stator height can be any from 20mm 3-Mounting holes 2mm size and distance 20mm 4-Brackets aluminum 5-Motor rotation direction CW 6-Motor 11kw,220v,50Hz 7- Speed 3000 r/min

28 ΣΧΕΔΙΟ

29 Προδιαγραφές Λειτουργίας & Αποδοσης Τα επίπεδα παραγωγής που απαιτούνται π.χ. Είδος και η ποσότητα των παραγόμενων αγαθών, η πίεση που πρέπει να ασκηθεί. Τα απαραίτητα για την παραγωγική διαδικασία υλικά, συστατικά κ.τ.λ. Το λειτουργικό περιβάλλον (παροχές,τάση & συχνότητα ρεύματος, πίεση νερού,κ.τ.λ. Διασυνδεσιμότητα με υπάρχοντα συστήματα ή διαδικασίες όπως πληροφοριακά συστήματα τεχνολογίας πληροφοριών. Επίπεδα ποιότητας και Επίπεδα ασφαλείας Μέγιστα απαιτούμενα επίπεδα συντήρησης και εξυπηρέτησης Ελάχιστο απαιτούμενο χρονικό διάστημα κατά την διάρκεια του οποίου μία μηχανή λειτουργεί σε φυσιολογικούς παραγωγικούς ρυθμούς Το μέγιστο κόστος για την επίτευξη των απαιτούμενων επιπέδων παραγωγικότητας Κανόνες για την μέτρηση της απόδοσης (π.χ. πως καθορίζεται το κόστος)

30 Βυθιζόμενη Αντλία Νερού Max. flow rate 290 l/min Max. head (lift height) 9.5m Can pump small solids in suspension Robust cast iron base with filter Twin seals, TCT cutting plate & steel waste cutter Includes 2" (50mm) outlet hose connector & 10m of H07RNF cable 665 Watts, 230V 1ph motor

31 Βιομηχανικά Πρότυπα (αναπτύχθηκαν από εμπορικούς και βιομηχανικούς συνεταιρισμούς) Εθνικά Πρότυπα (ΕΛΟΤ) Περιφερειακά Πρότυπα (όπως CEN) Διεθνή Πρότυπα (όπως ISO) Παγκόσμιο Δίκτυο Υπηρεσιών Προτύπων Προδιαγραφών

32 Παραδείγματα Υποχρεωτικών Προτύπων Ενδεικτικά πρότυπα για την προστασία της δημόσιας υγείας: Απουσία καταλοίπων εντομοκτόνων σε φρούτα, λαχανικά, ψάρια και θαλασσινά Απουσία σαλμονέλας, χολέρας και άλλων παθογόνων μικροοργανισμών στα επεξεργασμένα προϊόντα. Μέγιστο ανεκτό επίπεδο αφλατοξίνης για τα φιστίκια στις Η.Π.Α: 15 μέρη ανά δισεκατομμύριο (10 ανά δις στην Ιαπωνία) Μέγιστο ανεκτό επίπεδο sulphite για τις κατεψυγμένες γαρίδες 200 μέρη ανά εκατομμύριο. Τουλάχιστον 20% διαλυτά στερεά στις σάλτσες ψαριού. Τουλάχιστο 8% περιεκτικότητα πρωτεΐνης στη σάλτσα ψαριού προς εξαγωγές (Φιλιππίνες)

33 Σύνθεση Διαστάσεις Απόδοση,Ποιότητα και Ασφάλεια Τεχνικές Απαιτήσεις Μεθόδους Δοκιμών Ελέγξτε Πάντα αν υπάρχει κάποιο σχετικό Πρότυπο Η Δημιουργία ειδικών Προδιαγραφών συμφέρει μόνο όταν: Το αντικείμενο αγοράς είναι πολύ εξειδικευμένο και δυσεύρετο Η αξία του είναι τόσο υψηλή που δικαιολογεί την προσπάθεια και το χρόνο που απαιτούν Δεν υπάρχουν σχετικά πρότυπα

34 ΧΑΡΑΚΤΗΡΙΣΤΙΚΑ ΕΙΔΟΣ: ΠΟΙΟΤΗΤΕΣ ΧΑΛΥΒΑ: ΜΟΡΦΗ - ΔΙΑΣΤΑΣΕΙΣ: Ράβδοι θερμής έλασης, τετραγωνικής διατομής (καρέ) RSt 37-2 κατά DIN (S235JRG2 κατά ΕΛΟΤ-ΕΝ 10025) RSt 44-2 κατά DIN (S275JR κατά ΕΛΟΤ-ΕΝ 10025) Ευθύγραμμες ράβδοι με μήκος πλευράς από 10 έως 40mm ΜΗΚΟΣ - ΑΝΟΧΗ: Μήκος ράβδων 6m με ανοχή -0 / +100mm ΣΥΣΚΕΥΑΣΙΑ - ΒΑΡΟΣ: ΔΙΑΣΤΑΣΕΙΣ, ΒΑΡΗ, ΑΝΟΧΕΣ: Δέματα βάρους 2.500Kg περίπου Κατά DIN 1014

35 Πρότυπα (Standards) Προάγουν τον ανταγωνισμό Διώχνουν την αβεβαιότητα. Μειώνουν τα lead-time Διευκολύνουν την σύγκριση προσφορών Πολλές φορές το πρότυπο δεν καλύπτει όλες τις ανάγκες Δεν αντιπροσωπεύουν τις τελευταία τεχνολογία ή ανάγκες Οι Προμηθευτές δεν είναι πάντα εξοικειωμένοι με όλα τα πρότυπα.

36 Τυποποίηση σημαίνει μείωση του αριθμού των διαφορετικών προδιαγραφών και περιγραφών στο μεγαλύτερο δυνατό βαθμό Η υπερβολική αύξηση του αριθμού προδιαγραφών οφείλεται στο ότι: Οι Μηχανικοί και Σχεδιαστές προτιμούν να χρησιμοποιούν τα δικά τους σχέδια και προδιαγραφές και δεν είναι ενήμεροι για τα υπάρχοντα πρότυπα Πολλές φορές δεν είναι εύκολο να εξακριβωθεί ποια σχέδια και προδιαγραφές χρησιμοποιούνται ήδη στην εταιρεία

37 Η τυποποίηση μειώνει τα συνολικά κόστη διότι: X Βοηθά στην διαπραγμάτευση καλύτερων τιμών λόγω αγοράς μεγαλύτερων ποσοτήτων λιγότερων αντικειμένων. Συμβάλλει στην μείωση του αριθμού των ειδών που αποθεματοποιείται Οδηγεί στην συνδιαλλαγή με λιγότερους Προμηθευτές Μειώνει τον χρόνο και τον κόπο που απαιτεί η δημιουργία περιγραφών και προδιαγραφών

38 Πότε Χρησιμοποιούνται οι Διαφορετικούς Τύπους Προδιαγραφών Τύπος Περιγραφής Σήμα η εμπορικό όνομα Κωδικοί προμηθευτών / κλάδου Δείγματα Τεχνική περιγραφή Περιγραφή Σύνθεσης Προδιαγραφές Απόδοσης Πότε είναι κατάλληλος Για κοινά αγαθά( laptops, αυτοκίνητα). Όταν η σχέση με το σήμα διαφοροποιεί το προϊόν μας. Όταν η ποιότητα είναι σημαντικότερη από το κόστος. Για απλά αντικείμενα. Για την διευκόλυνση των αγορών από συγκεκριμένο προμηθευτή. Όταν είναι δύσκολη η περιγραφή της ποιότητας προ της αγοράς Όταν είναι ευκολότερη η περιγραφή μέσω επίδειξης παρά μέσω γραπτής περιγραφής. Όταν οι προμηθευτές δεν διαθέτουν την απαιτούμενη μελετητική ικανότητα. Όταν η επιχείρηση επιθυμεί να διατηρήσει εσωτερικά την τεχνογνωσία της. Όταν απαιτούνται πολύπλοκες διασυνδέσεις με υπάρχοντα εξοπλισμό Όταν ο αγοραστής αποδέχεται τον κίνδυνο αποτυχίας της περιγραφής Για προϊόντα όπως τρόφιμα,φάρμακα, πρώτες ύλες. Όταν η ασφάλεια και το περιβάλλον είναι κρίσιμα. Όταν η επίδοση εξαρτάται από την σύνθεση. Όταν οι προμηθευτές έχουν μεγαλύτερη εμπειρία από τον αγοραστή. Όταν έχει αξία η καινοτομία. Όταν η τεχνολογία αλλάζει ταχέως στις πηγές προμήθειας. ITC M2U3:3.2-8a

39 Όταν είναι κρίσιμες οι συνέπειες της αστοχίας του υλικού Όταν είναι άγνωστη ή κακή η ποιότητα του Προμηθευτή Ανασκόπηση και/ή έγκριση στο στάδιο του Σχεδιασμού Επιθεώρηση In-process Έλεγχος στο τέλος της παραγωγής και πρίν την αποστολή ή παράδοση. Έλεγχος την στιγμή παραλαβής,εγκατάστασης ή έναρξης της λειτουργίας. Σε κάθε περίπτωση ο Αγοραστής καθορίζει την μέθοδο και τα κριτήρια αξιολόγησης.

40 Συλλογή και Προετοιμασία Δειγμάτων Διαδικασία Δοκιμών Όργανα μετρήσεων Κριτήρια & Όρια Αποδοχής Format των Αναφορών Ο προμηθευτής Ο αγοραστής Ανεξάρτητος τρίτος φορέας Σε κάθε περίπτωση ο Αγοραστής καθορίζει την μέθοδο και τα κριτήρια αξιολόγησης.

41 Εξαρτάται από τον τύπο Σύμβάσης & το Σύστημα Αποθέματος Επιτρεπόμενο lead-time στον προμηθευτή για κάθε στάδιο της προμήθειας Επιβολή μέσα από όρους σύμβασης και διακανονισμούς μέσα στην σύμβαση.(χρονοδιάγραμμα, ρήτρες) Λεπτομερής Διεύθυνση Υπεύθυνος Επικοινωνίας Περιορισμοί σχετικά με την παράδοση (χρόνοι, βάρος & μέγεθος οχημάτων παράδοσης και συσκευασιών) Πρόσβαση στις Εγκαταστάσεις Επίβλεψη και εμπιστευτικότητα (Υπηρεσίες)

42 Λάβετε υπόψη τις φθορές, το χρόνο και το κόστος Όταν ο χρόνος είναι κρίσιμος καθορίζεται τρόπος μεταφοράς!! Φύση της Συσκευασίας Ειδικοί διακανονισμοί μεταφοράς

43 Επίπεδα Εξυπηρέτησης Help desk Απαντήσεις σε ερωτήματα Τεχνικά εγχειρίδια Τεχνική Επίβλεψη/ Βοήθεια & Εκπαίδευση Ελάχιστα χρονικά όρια για επιδιόρθωση & παράδοση ανταλλακτικών κτλ.

44 Πληροφορίες για την εταιρεία του Αγοραστή Νομικές Απαιτήσεις σε σχέση με: Επικίνδυνα Υλικά Υγεία & Ασφάλεια Προστασία Περιβάλλοντος Περιορισμούς Εισαγωγής. Περιβαλλοντική Πολιτική Πολιτική Ασφάλειας

45

46

47

48 Οδηγίες για την Συγγραφή Αποτελεσματικών Να είναι σαφείς S.O.W. Να χρησιμοποιείται ενεργητικός και όχι παθητικός χρόνος Να είναι ακριβείς Να διατυπώνονται προσεκτικά οι υποχρεώσεις του αγοραστή. Να περιορίζεται η χρήση συντμήσεων- να αναλύονται όταν πρωτοχρησιμοποιούνται. Να περιλαμβάνονται διαδικασίες. Να μην χρησιμοποιούνται υπερβολικές λεπτομέρειες

49 Τυποποίηση σημαίνει μείωση του αριθμού των διαφορετικών προδιαγραφών και περιγραφών στο μεγαλύτερο δυνατό βαθμό Η υπερβολική αύξηση του αριθμού προδιαγραφών οφείλεται στο ότι: Οι Μηχανικοί και Σχεδιαστές προτιμούν να χρησιμοποιούν τα δικά τους σχέδια και προδιαγραφές και δεν είναι ενήμεροι για τα υπάρχοντα πρότυπα Πολλές φορές δεν είναι εύκολο να εξακριβωθεί ποια σχέδια και προδιαγραφές χρησιμοποιούνται ήδη στην εταιρεία

50 Η τυποποίηση μειώνει τα συνολικά κόστη διότι: X Βοηθά στην διαπραγμάτευση καλύτερων τιμών λόγω αγοράς μεγαλύτερων ποσοτήτων λιγότερων αντικειμένων. Συμβάλλει στην μείωση του αριθμού των ειδών που αποθεματοποιείται Οδηγεί στην συνδιαλλαγή με λιγότερους Προμηθευτές Μειώνει τον χρόνο και τον κόπο που απαιτεί η δημιουργία περιγραφών και προδιαγραφών

51 Άνω του 25% των δαπανών των επιχειρήσεων αφορά δαπάνες υπηρεσιών Οι επιχειρήσεις αναθέτουν μη κρίσιμες υπηρεσίες σε τρίτους Η οικονομική δραστηριότητα μετατοπίζεται σε κλάδους παροχής υπηρεσιών Το μίγμα υπηρεσιών αυξάνει την διαφοροποίηση των προϊόντων

52 Είδη Προμηθειών Υπηρεσιών Οικοδομικές Κατασκευές Σύμβουλοι Διοίκησης Σίτιση Ιατρικές Υπηρεσίες Καθαρισμός Κτιρίων Νομική Υποστήριξη Εκπαίδευση Συντήρηση Μηχανημάτων και Κτιρίων Παροχής Προσωρινού Προσωπικού Μεταφορές/ Αποθηκεύσεις/Διανομές Επαγγελματικά Ταξίδια Δίκτυα & Επικοινωνίες Καύσιμα, Ηλεκτρισμός,Υγραέριο Διάθεση Επικίνδυνων Υλικών Τηλεφωνική Εξυπηρέτηση Προώθηση & Μάρκετινγκ Αγαθών

53 Τομέας Παράδειγμα Διανομή Περιγραφή Υπηρεσιών Παράδοση των καθορισμένων Προϊόντων χωρίς απώλειες ή φθορές στον καθορισμένο προορισμό εντός 15 ημερών Διαφήμιση Διαχείριση Μισθοδοσίας Δημιουργία διαφημιστικής καμπάνιας η οποία θα επιφέρει 15% αύξηση στις συνολικές πωλήσεις μέσα στους επόμενους 12 μήνες. Δημιουργία και αποστολή ακριβούς μισθοδοτικής κατάστασης προς όλο το προσωπικό της εταιρείας (με αντίγραφο στο Τμήμα Προσωπικού), σύμφωνα με το συνημμένο υπόδειγμα. Μεταβίβαση του αντίστοιχου χρηματικού ποσού στο λογαριασμό του κάθε υπαλλήλου από καθορισμένο λογαριασμό, σύμφωνα με την παρούσα έκθεση Εκπαίδευση Επιτυχία τουλάχιστον του 80% του προσωπικού της εταιρείας που παρακολουθεί το εκπαιδευτικό πρόγραμμα στις εξετάσεις πιστοποίησης Επαγγελματικού Τίτλου Αγοραστών του IFPSM

54 Ακολουθείται η ίδια διαδικασία αγοράς Απαιτείται η συνεργασία στελεχών εφοδιασμού και ειδικών στο αντικείμενο Απαιτείται σύναψη αποτελεσματικής σύμβασης με ξεκάθαρα παραδοτέα Απαιτείται συνεχής αξιολόγηση της σύμβασης Εξισορροπείται η προσφορά και η ζήτηση υπηρεσιών

55 Μπορεί να μην υπάρχει εξοικείωση από την πλευρά των στελεχών εφοδιασμού Δύσκολη η ανεύρεση και η επιλογή ικανών προμηθευτών Δύσκολη η συγγραφή πλήρους περιγραφής εργασιών Δεν επιστρέφονται οι κακές υπηρεσίες Τα κριτήρια επιλογής μπορεί να είναι υποκειμενικά Τίθενται ζητήματα ασφάλειας και εμπιστευτικότητας

56 Πως επιλέγεται μία Υπηρεσία; ΑΝΑΛΥΣΗ ΤΗΣ ΑΞΙΑΣ: Κάθε ένας από εμάς σταθμίζει τις εγγενείς αξίες μίας υπηρεσίας με διαφορετικό τρόπο. Η ίδια υπηρεσία μπορεί να έχει μεγαλύτερη αξία από μία άλλη αν και η τιμή των δύο συμπίπτει Συνιστώσες Αξίας Υπόληψη της Εταιρείας Γεωγραφική Θέση Ευκολία προμήθειας Υπηρεσίες κατά την πώληση Υποστήριξη μετά την πώληση Εμπειρία

57 Μία καλή SOW απαντά στα 5 Ποιος Ορίζει ρόλους και αρμοδιότητες για την υπηρεσία Τι- Καθορίζει το αντικείμενο, το εύρος της υπηρεσίας και τις εξαιρέσεις της Πότε Ημερομηνία Αρχής και Τέλους, milestones, Χρονικά Πλαίσια, Συχνότητες Που θα παρασχεθούν οι υπηρεσίες, θα παραδοθούν τα αγαθά,τυχόν εξαιρέσεις Γιατί- Κεφάλαιο με εξηγήσεις

58 Πως Χρησιμοποιείται μία SOW; Στα Αρχικά στάδια: - Ορίζει τις υπηρεσίες που πρέπει να αγοραστούν και αναγκάζει τους εσωτερικούς πελάτες να ξεκαθαρίσουν τις απαιτήσεις τους από τον προμηθευτή Στη Φάση της υποβολής του RFP - Διευκολύνει την προετοιμασία αξιόπιστων προσφορών από τους προμηθευτές -Επιτρέπει προτάσεις για τυχόν μετατροπές Στην υλοποίηση της συνεργασίας - Αποτελεί μέρος της σύμβασης - Θέτει τα πρότυπα για τον προσδιορισμό της απόδοσης - Διασφαλίζει την εκπλήρωση των απαιτήσεων της αγοράστριας εταιρείας - Προφυλάσσει την εταιρεία σε περίπτωση δικαστικής διαμάχης

59 Λειτουργική Δήλωση Εργασίας Δήλωση Εργασίας με βάση την Απόδοση Δήλωση Εργασίας με Σχέδια και Προδιαγραφές Δήλωση Εργασίας με βάση το Επίπεδο Προσπάθειας

60 Λειτουργική Δήλωση Εργασίας Περιγράφει το τελικό αποτέλεσμα Τι επιδιώκεται από την επιχείρηση με ποσοτικούς δείκτες Διαφημιστικές Καμπάνιες Βιομηχανικός Σχεδιασμός Οι Προμηθευτές μπορεί να καινοτομήσουν για την βέλτιστη λύση Δεν περιέχουν Τεχνικές Προδιαγραφές

61 Δήλωση Εργασίας με βάση την Απόδοση Περιγράφει το αποτέλεσμα με λεπτομέρεια Περιέχει λεπτομερείς προδιαγραφές αναλύοντας την εργασία σε επί μέρους καθήκοντα( π.χ. συχνότητα καθαρισμού χώρων) Υπηρεσίες Καθαριότητας Συντήρηση Εγκαταστάσεων Μπορεί να περιλαμβάνει: -Σχέδια, -Μεθοδολογίες - Καθορισμό Αριθμού Ατόμων - Καθορισμό Μετακινήσεων Οι Προμηθευτές μπορεί να καινοτομήσουν επιλέγοντας την μέθοδο μέσω της οποίας επιτυγχάνεται το αποτέλεσμα

62 Δήλωση Εργασίας με σχέδια & Προδιαγραφές Περιγράφει τον τρόπο προσφοράς της υπηρεσίας Προδιορίζει και την μέθοδο και αναλυτικες προδιαγραφές Κτιριακές Κατασκευές Υποκατασκευές προϊόντων και εξαρτημάτων Πολύ λεπτομερής Οι Προμηθευτές εργάζονται βάση σχεδίων και λεπτομερών τεχνικών οδηγιών Δεν υπάρχει έδαφος για άσκηση πρωτοβουλίας και δημιουργικότητας από τους Προμηθευτές

63 Δήλωση Εργασίας βάση Επιπέδου Προσπάθειας Περιγράφει τα χαρακτηριστικά απόδοσης Δεν περιγράφει με λεπτομέρεια το τελικό προϊόν Υπηρεσίες εισαγωγής δεδομένων, έκτακτου προσωπικού Έργα έρευνας και ανάπτυξης (R and D) Μοιάζει με την με Δήλωση με βάση την απόδοση Μπορεί να περιγράφει την μέθοδο εργασίας Βασίζεται στην ποσότητα( αριθμός συναλλαγών ανά ώρα, ημέρα κ.λ.π.)

64 Check Point Μια επιχείρηση έχει ανάγκη να μεταφέρει επικίνδυνα υλικά από το σημείο Α στο σημείο Β. Πως θα διαφέρει η περιγραφή της απαίτησης με Λειτουργική Δήλωση,με Δήλωση βάση απόδοσης και Δήλωση βάση σχέδιων & προδιαγραφών;

65 Δομή επί μέρους εργασιών (WBS- Work Break Down Structure)

66 ΠΡΟΤΥΠΟ ΠΕΡΙΓΡΑΦΗΣ ΥΠΗΡΕΣΙΩΝ Σκοπός & Περιγραφή Ανάγκη που θέλει να καλύψει η εταιρεία Γενική περιγραφή του συνόλου του έργου Είδος και Εύρος Εργασιών (Scope of Work) Προσέγγιση Υλοποίησης Περιγραφή των εγκαταστάσεων /γεωγραφικών περιοχών Είδος απαιτούμενων εργασιών/λειτουργιών Κατάλογος και τεχνική περιγραφή κάθε εργασίας Αρχή και τέλους του έργου Επιλογή προσέγγισης Εάν το έργο βασίζεται σε αποτελέσματα καθορίζονται τα επιθυμητά αποτελέσματα και αφήνεται ο προμηθευτής να επιλέξει μεθόδους Εάν το έργο βασίζεται σε πόρους προσδιορίζονται οι πόροι (πόσοι, για ποιό διάστημα και με τι αποζημίωση) Παραδοτέα και Απόδοση Καθορισμός των ημερομηνιών παράδοσης για κάθε προϊόν και υπηρεσία(τι περιλαμβάνουν και πόσο διαρκούν) Μπορεί να περιληφθούν ενδιάμεσες ημερομηνίες και ορόσημα(milestones) Παραλαβή & Διαχείριση Αλλαγών Καθορισμός των είδους εγκρίσεων από πλευράς αγοραστή και προσδιορισμός των κριτηρίων μέτρησης της απόδοσης του προμηθευτή Προσδιορισμός της διαδικασίας διαχείρισης των αλλαγών Ποιότητα Καθορισμός επιθεωρήσεων (επιτόπιων και κατά την διάρκεια των εργασιών) και δοκιμών Καθορισμός κριτηρίων αποδοχής και χρόνου αποκατάστασης των αποκλίσεων Διοίκηση Προγράμματος Καθορισμός των απαιτήσεων και των αναφορών και δεδομένων που απαιτούνται Ευθύνες Προμηθευτή Καθορισμός συσκέψεων ελέγχου, ημερήσιων διατάξεων, κατάστασης προόδου παραδοτέων, προβλημάτων και γραπτώς Ευθύνες Αγοραστή Καθορισμός του προσωπικού και του εξοπλισμού του αγοραστή που είναι στη διάθεση του προμηθευτή

67 (ΣΥΝΕΧΕΙΑ) ΜΕ ΤΗΝ ΠΡΟΣΘΗΚΗ ΤΟΥΣ ΠΡΟΚΥΠΤΕΙ RFP Συμφωνία μη συνεργασίας με τον ανταγωνισμό Χρήση μόνο εάν τα παραδοτέα είναι μοναδικά και παρέχουν ανταγωνιστικό πλεονέκτημα Καταγραφή των ανταγωνιστών με τους οποίους ο προμηθευτής δεν πρέπει να συνεργάζεται μια συγκεκριμένη χρονική περίοδο Επίλυση Διαφορών Μεσολάβηση Διαιτησία Ισχύον Δίκαιο Τρόπος και Κριτήρια Αξιολόγησης Υποχρεωτικά Κριτήρια Επιθυμητά Κριτήρια Βαρύτητα Στοιχεία Προσφέροντα Οικονομική Κατάσταση Πιστοποιήσεις Οργανωτική Δομή Στοιχεία Υποβολής Κανόνες Υποβολής της Προσφοράς Μηχανισμός Παροχής Διευκρινίσεων Ονόματα και στοιχεία επικοινωνίας με Υπευθύνους της Εταιρείας

68 Άσκηση Ας υποτεθεί ότι πρέπει να ετοιμάσετε ένα Κανονισμό που περιέχει τις διαδικασίες και τις πολιτικές προμηθειών για την επιχείρηση που εργάζεστε. Να γράψετε μια σύντομη περιγραφή του έργου που πρέπει να προσφερθεί από τους υποψήφιους αναδόχους και να προσδιορίσετε τις απαιτούμενες ικανότητες που πρέπει να πληρούν

69 O ρόλος του Τμήματος Εφοδιασμού Το Τμήμα Ε πρέπει να ενημερώνεται και να συμμετέχει από το πρώτο στάδιο της προετοιμασίας. Ο Καθορισμός της περιγραφής πρέπει να γίνεται από διατμηματικές ομάδες σε όλα τα επίπεδα. Ο Ε πρέπει να συνεισφέρει με τη γνώση της προμηθευτικής αγοράς που διαθέτει και να προωθεί την συμμετοχή των προμηθευτών στην διαδικασία με στόχο την καινοτομία και τις καλύτερες δυνατές λύσεις.