ΠΡΟΚΗΡΥΞΗ ΔΙΑΓΩΝΙΣΜΟΥ. Κωδικός: Ο.ΔΔ Αρ. Έκδ.: 1 Ημ/νία Έκδ.: Σελ. 1 από 17

Transcript

1 Κωδικός: Ο.ΔΔ Αρ. Έκδ.: 1 Ημ/νία Έκδ.: Σελ. 1 από Εισαγωγή Η παρούσα οδηγία περιγράφει όλες τις συντονισμένες ενέργειες για την προετοιμασία και την ανάθεση εκτέλεσης προμηθειών ή την παροχή υπηρεσιών, σύμφωνα με το ισχύον εθνικό και ευρωπαϊκό νομοθετικό και κανονιστικό πλαίσιο. 2. Αρμόδιοι 2.1 Διοικητικό Συμβούλιο 2.2 Πρόεδρος Δ.Σ. & Διευθυντής ΕΚΕΦΕ «Δ» 2.3 Διευθυντής Ινστιτούτου/ Διεύθυνσης 2.4 Τμήμα Προμηθειών της Διεύθυνσης Διοικητικού 2.5 Τμήμα Προσωπικού της Διεύθυνσης Διοικητικού 3. Περιγραφή 3.1. Διαδικασίες σύναψης δημοσίων συμβάσεων Σύμφωνα με τη νομοθεσία οι διαδικασίες διενέργειας ενός διαγωνισμού για τη σύναψη των δημοσίων συμβάσεων διακρίνονται σε: Ανοικτή διαδικασία (Δημόσιος Τακτικός ή Διεθνής Διαγωνισμός) Σε αυτή τη διαδικασία οποιοσδήποτε οικονομικός φορέας υποψήφιος ανάδοχος μπορεί να υποβάλει προσφορά σε ένα διαγωνισμό και δεν λαμβάνονται μέτρα για να μειωθεί ο αριθμός των προσφορών ή για να εξεταστεί η καταλληλότητα των οικονομικών φορέων πριν από την υποβολή των προσφορών. Τέτοιοι διαγωνισμοί που διενεργούνται με την Ανοικτή διαδικασία είναι για παράδειγμα για τις προμήθειες η αγορά γραφικής ύλης, αναλωσίμων Η/Υ, υγρών καυσίμων, αερίου και για τις υπηρεσίες η παροχή συμβουλευτικών υπηρεσιών, συντηρήσεων, καθαρισμού, μεταφορά προσωπικού κ.α. Κλειστή διαδικασία (Δημόσιος Τακτικός ή Διεθνής Διαγωνισμός) Αυτή η διαδικασία περιλαμβάνει δύο στάδια, βάσει των οποίων καλούνται να υποβάλουν προσφορές μόνον εκείνοι οι οικονομικοί φορείς που ικανοποιούν τις ελάχιστες απαιτήσεις που αφορούν την επαγγελματική ή τεχνική τους επάρκεια για την υλοποίηση μιας προμήθειας. Τα στάδια αυτά είναι: α. Στάδιο προεπιλογής: Δημοσιεύεται προκήρυξη διαγωνισμού (πρόσκληση υποβολής αίτησης συμμετοχής) και επιλέγονται οι υποψήφιοι που πληρούν τα ελάχιστα επίπεδα των κριτηρίων επιλογής που έχουν καθοριστεί στην προκήρυξη (πρόσκληση), αφού προηγούμενα οι υποψήφιοι έχουν υποβάλει τις σχετικές αιτήσεις συμμετοχής. Σύνταξη: Έλεγχος: Έγκριση: Υ.Π. Δ.Δ. Ε. ΜΑΪΔΟΥ Υ.Π. Μ. ΦΟΝΤΑΡΑ Δ/ΝΤΗΣ Δ.Δ. Γ. ΠΡΑΓΚΑΣΤΗΣ

2 Κωδικός: Ο.ΔΔ Αρ. Έκδ.: 1 Ημ/νία Έκδ.: Σελ. 2 από 17 β. Στάδιο ανάθεσης: Καλούνται οι προεπιλεγέντες υποψήφιοι να υποβάλουν προσφορές και αξιολογούνται οι προσφορές σύμφωνα με τα κριτήρια ανάθεσης που έχουν καθοριστεί στην πρόσκληση. Συνοπτική διαδικασία - Πρόχειρος διαγωνισμός Ο Πρόχειρος διαγωνισμός διενεργείται για τη σύναψη συμβάσεων προμήθειας αγαθών και παροχής υπηρεσιών όταν η κατά κωδικό ΚΑΕ ετήσια συνολική δαπάνη είναι κάτω από τα κατώτατα όρια που θέτει η ΕΕ και δεν υπερβαίνει το ποσό που καθορίζεται με απόφαση του Υπουργού Ανάπτυξης, σύμφωνα με το άρθρο 2 παρ. 12 περ. γ του ν. 2286/1995. Είναι μια συνοπτική διαδικασία διενέργειας διαγωνισμού που συμμορφώνεται με τις γενικότερες αρχές της διαφάνειας και της αποφυγής των διακρίσεων, απαιτεί την υποβολή τριών τουλάχιστον έγγραφων προσφορών και διενεργείται από τριμελή επιτροπή. Δημοσίευση προκήρυξης (περίληψης διακήρυξης) στην περίπτωση του πρόχειρου διαγωνισμού δεν απαιτείται. Διαδικασία Διαπραγμάτευσης Α. Διαδικασία διαπραγμάτευσης ΜΕ δημοσίευση προκήρυξης - Σε περιπτώσεις άκυρων ή απαράδεκτων προσφορών σε προηγηθείσα ανοικτή ή κλειστή διαδικασία. - Σε εξαιρετικές περιπτώσεις όταν πρόκειται για υπηρεσίες που η φύση τους ή αστάθμητοι παράγοντες δεν επιτρέπουν μια προκαταρτική συνολική τιμολόγηση. - Σε περίπτωση που οι προδιαγραφές της σύμβασης δεν είναι δυνατόν να καθορίζονται με επαρκή ακρίβεια (Υπηρεσίες). - Σε περίπτωση έργων που εκτελούνται αποκλειστικά για σκοπούς έρευνας, δοκιμής ή τελειοποίησης (Δημόσια έργα όχι προμήθειες, υπηρεσίες). Β. Διαδικασία διαπραγμάτευσης ΧΩΡΙΣ δημοσίευση προκήρυξης ΓΙΑ ΠΡΟΜΗΘΕΙΕΣ & ΥΠΗΡΕΣΙΕΣ 1. Σε περιπτώσεις που δεν έχει υποβληθεί καμία προσφορά ή καμία κατάλληλη προσφορά σε προηγηθείσα ανοικτή ή κλειστή διαδικασία, εφόσον δεν τροποποιούνται ουσιωδώς οι αρχικοί όροι της σύμβασης. 2. Για λόγους τεχνικούς, καλλιτεχνικούς ή σχετικούς με την προστασία αποκλειστικών δικαιωμάτων, η εκτέλεση των υπηρεσιών μπορεί να ανατεθεί μόνο σε συγκεκριμένο πρόσωπο (Υφίσταται τεχνική ιδιομορφία που καθιστά απολύτως

3 Κωδικός: Ο.ΔΔ Αρ. Έκδ.: 1 Ημ/νία Έκδ.: Σελ. 3 από 17 αναγκαία την ανάθεση σε συγκεκριμένο οικονομικό φορέα. 3. Σε περίπτωση έκτακτης και φανερά κατεπείγουσας ανάγκης οφειλόμενης σε γεγονότα απρόβλεπτα που δεν είναι δυνατή η τήρηση των προθεσμιών που προβλέπονται για τις ανοικτές, κλειστές ή με διαπραγμάτευση διαδικασίες με δημοσίευση προκήρυξης διαγωνισμού. Οι επικαλούμενες περιστάσεις για κατεπείγουσα ανάγκη θα πρέπει να αιτιολογούνται πλήρως και σε καμία περίπτωση δεν θα απορρέουν από ευθύνη της Υπηρεσίας. ΓΙΑ ΥΠΗΡΕΣΙΕΣ 1. Σε περίπτωση που η σύμβαση αποτελεί συνέχεια ενός διαγωνισμού μελετών. 2. Σε περίπτωση συμπληρωματικών συμβάσεων που κρίνονται αναγκαίες λόγω απρόβλεπτων περιστάσεων (όχι στις παραχωρήσεις). Οι εργασίες θα πρέπει να είναι συναφείς με την πρώτη σύμβαση, δηλαδή να μην διαχωρίζονται από τεχνική/ οικονομική άποψη από την πρώτη σύμβαση και να είναι απολύτως αναγκαίες για την τελειοποίησή της. Ωστόσο το σωρευτικό ποσό των συναπτόμενων συμβάσεων δε πρέπει να υπερβαίνει το 50% του ποσού της αρχικής σύμβασης. 3. Σε περίπτωση νέων συμβάσεων που συνίστανται στην επανάληψη παρόμοιων (ίδιων) εργασιών/ υπηρεσιών που ανατέθηκαν στον οικονομικό φορέα της αρχικής σύμβασης, υπό την προϋπόθεση ότι αυτές οι εργασίες/ υπηρεσίες είναι σύμφωνες με τη βασική μελέτη και ότι αυτή η μελέτη αποτέλεσε αντικείμενο αρχικής σύμβασης η οποία έχει συναφθεί σύμφωνα με την ανοικτή ή κλειστή διαδικασία. Προσφυγή στη διαδικασία αυτή μπορεί να γίνει μόνο επί μια τριετία μετά τη σύναψη μετά τη σύναψη της αρχικής σύμβασης και λαμβάνεται υπόψη ο συνολικός προϋπολογισμός. ΓΙΑ ΠΡΟΜΗΘΕΙΕΣ 1. Σε περίπτωση συμπληρωματικών παραδόσεων είτε για την μερική ανανέωση προμηθειών ή εγκαταστάσεων τρέχουσας χρήσης είτε για επέκταση των υφιστάμενων προμηθειών ή εγκαταστάσεων, εφόσον τυχόν αλλαγή προμηθευτή θα οδηγούσε σε προμήθεια προϊόντων με διαφορετικά τεχνικά χαρακτηριστικά τα

4 Κωδικός: Ο.ΔΔ Αρ. Έκδ.: 1 Ημ/νία Έκδ.: Σελ. 4 από 17 οποία είναι ασυμβίβαστα ή προκαλούν δυσανάλογες τεχνικές δυσχέρειες ως προς τη χρήση ή τη συντήρηση. Για όλες τις ανωτέρω περιπτώσεις διαπραγμάτευσης χωρίς δημοσίευση προκήρυξης απαιτείται υποβολή έκθεσης σκοπιμότητας με πλήρη αιτιολόγηση της αναγκαιότητας της προσφυγής στη συγκεκριμένη διαδικασία και όταν η απαίτηση αφορά εκτιμώμενη αξία που ξεπερνά τα ,00 απαιτείται σχετική έγκριση από το Δ.Σ. του Κέντρου. Ανταγωνιστικός διάλογος Σε περιπτώσεις ιδιαίτερα πολύπλοκων συμβάσεων όπου η ανάθεσή τους είναι αδύνατη με τις συνήθεις διαδικασίες είτε όταν αντικειμενικά δεν μπορούν να προσδιοριστούν οι τεχνικές, χρηματοοικονομικές ή τεχνικές πτυχές της σύμβασης, μπορεί να γίνει προσφυγή στον ανταγωνιστικό διάλογο. Η υβριδική αυτή διαδικασία συνθέτει στοιχεία κλειστής διαδικασίας και διαδικασίας με διαπραγμάτευση και εφαρμόζεται σύμφωνα με την Οδηγία 2004/18/ΕΚ. Συμφωνίες πλαίσιο Οι συμφωνίες πλαίσιο συνάπτονται είτε με έναν (1) οικονομικό φορέα είτε με περισσότερους από τρεις (3). Σε περίπτωση της επιλογής άνω των τριών (3) οικονομικών φορέων πραγματοποιείται ένας «μίνι» διαγωνισμός μεταξύ των μελών της συμφωνίας - πλαίσιο οι οποίοι μπορούν να ανταποκριθούν στις απαιτήσεις της συγκεκριμένης σύμβασης, με βάση τους αρχικούς όρους που ορίζονται στη συμφωνία πλαίσιο και χωρίς δικαίωμα ουσιαστικής τροποποίησής τους. Η διάρκεια μιας συμφωνίας πλαίσιο δεν μπορεί να υπερβαίνει τα τέσσερα (4) έτη, εκτός εξαιρετικών περιπτώσεων που δικαιολογούνται δεόντως, ιδίως από το αντικείμενο της συμφωνίας πλαίσιο. Ηλεκτρονικές δημόσιες προμήθειες Η ανάπτυξη εφαρμογής των ηλεκτρονικών δημόσιων προμηθειών στοχεύει στη μείωση του χρόνου που απαιτείται από το στάδιο της προετοιμασίας της προκήρυξης του διαγωνισμού μέχρι την οριστική παραλαβή των αγαθών/ υπηρεσιών, στη μείωση του χρόνου πληροφόρησης των ενδιαφερόμενων οικονομικών φορέων, στην ενίσχυση του ανταγωνισμού, στην επίτευξη καλύτερης ποιότητας των προϊόντων και των παρεχόμενων υπηρεσιών με την επίτευξη χαμηλότερων τιμών, στην συγκέντρωση απολογιστικών

5 Κωδικός: Ο.ΔΔ Αρ. Έκδ.: 1 Ημ/νία Έκδ.: Σελ. 5 από 17 στοιχείων και την αξιοποίηση αυτών για την εκροή αποτελεσμάτων με σκοπό και στη ταυτόχρονη ποιοτική αναβάθμιση του τρόπου με τον οποίο εκτελούνται οι διαδικασίες των δημοσίων προμηθειών. Επιπρόσθετα, αυξάνεται η αξιοπιστία των αποτελεσμάτων των διαδικασιών σε ένα περιβάλλον διαχείρισης διαδικτυακής μορφής. Στη χώρα μας είναι σε προκαταρτικό στάδιο οι διαδικασίες για την δημιουργία του Εθνικού Συστήματος Ηλεκτρονικών Δημόσιων Προμηθειών Βασικά στοιχεία για τη σύναψη δημοσίων συμβάσεων Η σύναψη μιας δημόσιας σύμβασης απαιτεί μια δομημένη, ανοικτή και διαφανή διαδικασία που συμμορφώνεται με την ισχύουσα ελληνική και ευρωπαϊκή νομοθεσία και καλύπτει κυρίως: Τον καθορισμό του αντικειμένου σύμβασης. Τον καθορισμό της πλέον κατάλληλης και ορθής διαδικασίας για τη σύναψη της δημόσιας σύμβασης. Τη σύνταξη των άρθρων των εγγράφων διαγωνισμού και της σύμβασης. Την οργάνωση της διαδικασίας διενέργειας του διαγωνισμού. Τη μεθοδολογία αξιολόγησης των προσφορών Προετοιμασία εγγράφων διαγωνισμού Η προετοιμασία των εγγράφων ενός διαγωνισμού είναι σημαντικής σημασίας γιατί ορίζει τόσο τους όρους και τις προϋποθέσεις διενέργειας του διαγωνισμού όσο και τους όρους εκτέλεσης και παρακολούθησης της σύμβασης. Στα έγγραφα του διαγωνισμού θα πρέπει να αποτυπωθεί με σαφήνεια και πληρότητα ο τρόπος με τον οποίο θα υλοποιηθεί η σύναψη της σύμβασης ώστε να επιτευχθούν οι επιλογές και οι στόχοι της Υπηρεσίας. Τα έγγραφα του διαγωνισμού θα πρέπει να είναι συνταγμένα σύμφωνα με το ισχύον θεσμικό - νομοθετικό και κανονιστικό πλαίσιο περί των διαδικασιών σύναψης δημοσίων συμβάσεων τόσο σε κοινοτικό όσο και σε εθνικό επίπεδο. Τα έγγραφα του διαγωνισμού θα πρέπει να διαπνέονται από τις βασικές αρχές της μη διάκρισης, της διαφάνειας και της ίσης μεταχείρισης. Για το λόγω αυτό η σύνταξη των εγγράφων του διαγωνισμού, εκτός του γεγονότος ότι προϋποθέτει τη γνώση των συντακτών τους σε θέματα τεχνικής και νομικής φύσεως, παράλληλα προϋποθέτει βαθιά γνώση και εμπειρία των διαδικασιών ανάθεσης των δημοσίων συμβάσεων. Σε αντίθετη περίπτωση πιθανές παραλείψεις, σφάλματα ή ανακρίβειες μπορεί να οδηγήσουν σε καθυστερήσεις στη διενέργεια, ολοκλήρωση ή και τη ματαίωση του διαγωνισμού με δυσμενής επιπτώσεις για το κύρος και την εικόνα του Κέντρου.

6 Κωδικός: Ο.ΔΔ Αρ. Έκδ.: 1 Ημ/νία Έκδ.: Σελ. 6 από 17 Σύμφωνα με το ισχύον νομοθετικό και κανονιστικό κοινοτικό και εθνικό πλαίσιο και τον προϋπολογισμό του δημοπρατούμενου αντικειμένου καθορίζεται το είδος του διαγωνισμού (πρόχειρος, δημόσιος, διεθνής) ή πιθανή διαδικασία με διαπραγμάτευση. Στις περιπτώσεις διενέργειας των τακτικών δημόσιων και των διεθνών διαγωνισμών οι σχετικές εγκριτικές Αποφάσεις συντάσσονται από το τμήμα Προμηθειών της Δ.Δ. και υπογράφονται από τον Πρόεδρο του Δ.Σ. και Δ/ντη του ΕΚΕΦΕ «Δ» σύμφωνα με τη μεταβίβαση αρμοδιοτήτων και εξουσιοδοτήσεων που του έχει δοθεί από το Δ.Σ. του Κέντρου με την Απόφαση της 356 ης Συνεδρίασης του Δ.Σ. στις Την έκδοση των Αποφάσεων αυτών προηγείται, για κάθε διαγωνισμό, η αποστολή από το Τμήμα Προμηθειών της Δ.Δ. της αιτήσεως προμήθειας (Έντυπο Ε.ΔΔ.120-1) και σχετικού συνοδευτικού εισηγητικού εγγράφου προς τον Πρόεδρο του Δ.Σ Κατάρτιση αναλυτικής διακήρυξης Η δομή των εγγράφων των αναλυτικών διακηρύξεων των διαγωνισμών για προμήθειες και υπηρεσίες είναι σχεδόν κοινή ενώ διαφοροποιείται μερικώς ανάλογα με τον τρόπο ανάθεσης που έχει επιλεγεί (ανοικτός ή κλειστός διαγωνισμός) και το κριτήριο κατακύρωσης (χαμηλότερη τιμή ή συμφερότερη προσφορά). Η αναλυτική διακήρυξη για τη διενέργεια ενός διαγωνισμού συντάσσεται σύμφωνα με το ισχύον νομοθετικό πλαίσιο και τα έγγραφα που την απαρτίζουν θα πρέπει να δίνουν με σαφήνεια όλες τις αναλυτικές πληροφορίες για το αντικείμενο του διαγωνισμού (σκοπός και στόχοι που υλοποιούνται στα πλαίσια της σύμβασης περιβάλλον που θα αναπτυχθεί χρονοδιαγράμματα παραδόσεων), τον καθορισμό των διαδικασιών ανάθεσης και των κριτηρίων επιλογής και αξιολόγησης του διαγωνισμού, τις προϋποθέσεις συμμετοχής και των στοιχείων και δικαιολογητικών αυτών καθώς των όρων και των κανόνων εκτέλεσης της σύμβασης (συμβατικό τίμημα, διάρκεια σύμβασης, παραδοτέα, πληρωμές, ρήτρες, εκπτώσεις Αναδόχου, εγγυήσεις). Η βασική δομή της αναλυτικής διακήρυξης ενός διαγωνισμού που διενεργείται με την ανοικτή διαδικασία (δημόσιος διεθνής) περιλαμβάνει τις κάτωθι κυρίως ενότητες: Α. ΠΕΡΙΒΑΛΛΟΝ ΚΑΙ ANTIKEIMENO - Σκοπός, Στόχοι, Γενικές Πληροφορίες. - Ορισμοί B. ΓΕΝΙΚΟΙ ΚΑΙ ΕΙΔΙΚΟΙ ΟΡΟΙ ΔΙΑΓΩΝΙΣΜΟΥ - Γενικές Πληροφορίες (Προϋπολογισμός - Τόπος και Χρόνος Διενέργειας Διαγωνισμού με την αναγραφή της ημερομηνίας διεξαγωγής του διαγωνισμού, το χώρο της υπηρεσίας στον οποίο θα γίνει η παραλαβή των προσφορών από την επιτροπή διαγωνισμού, την ώρα λήξης παραλαβής των προσφορών - Δημοσιότητα με την αναγραφή της ημερομηνίας αποστολής της προκήρυξης στο Τεύχος Διακηρύξεων Δημοσιών Συμβάσεων της Εφημερίδας της Κυβερνήσεως, στον ελληνικό τύπο, στα Επιμελητήρια και στην Υπηρεσία Επίσημων Εκδόσεων των Ευρωπαϊκών Κοινοτήτων όταν απαιτείται - Προθεσμίες Λήψης Εγγράφων και Παροχής διευκρινήσεων).

7 Κωδικός: Ο.ΔΔ Αρ. Έκδ.: 1 Ημ/νία Έκδ.: Σελ. 7 από 17 - Προϋποθέσεις Συμμετοχής (Γενικές Αρχές, δικαίωμα συμμετοχής, Επιχειρήσεις που δεν έχουν δικαίωμα συμμετοχής, Ελάχιστες προϋποθέσεις συμμετοχής,) - Κατάρτιση Προσφορών (Σαφείς οδηγίες για το περιεχόμενο των φακέλων των προσφορών με τα δικαιολογητικά, τη τεχνική προσφορά, την οικονομική προσφορά καθώς και το χρόνο ισχύος των προσφορών). - Φάκελος Προσωρινού Αναδόχου (Δικαιολογητικά προσωπικής κατάστασης, πιστοποίηση τεχνικής και επαγγελματικής ικανότητας, χρηματοοοικονομική επάρκεια). - Διαδικασίες Διενέργειας και Αξιολόγησης Προσφορών (Έλεγχος και αξιολόγηση φακέλων προσφορών, Καθορισμός κριτηρίων αξιολόγησης και ορισμός συντελεστών βαρύτητας - Μεθοδολογία Αξιολόγησης, Εγκριτικές Αποφάσεις διακριτών σταδίων, Παροχή Διευκρινήσεων, Ανάδειξη Προσωρινού Αναδόχου). - Επίδειξη εγγράφων, Απόρριψη προσφορών, Υποβολή και εξέταση Διοικητικών ενστάσεων και προσφυγών. - Κρίσεις Αποτελεσμάτων και Κατακύρωση Διαγωνισμού. Γ. ΣΧΕΔΙΟ - ΟΡΟΙ ΣΥΜΒΑΣΗΣ - Κατάρτιση Υπογραφή Σύμβασης Γενικοί Όροι (Ορισμοί, Επικοινωνία, Περιεχόμενα, Αντικείμενο, Ημερομηνία, Γλώσσα, Εγγυήσεις, Τίμημα, Τεχνική επάρκεια Αναδόχου, Χρονική Διάρκεια, Ομάδα Διοίκησης και Διαχείρισης αντικειμένου (όπου απαιτείται), Παραλαβή Παράδοση Πληρωμές). Αναλυτικό σχέδιο σύμβασης περιλαμβάνεται στην Οδηγία Ο.ΔΔ «Σύμβαση Προμήθειας». - Υποχρεώσεις Αναδόχου (Γενικές και Ειδικές) - Εγγυήσεις καλής εκτέλεσης - Ασφάλιση - Ποινικές Ρήτρες - Τροποποιήσεις, Μεταθέσεις Εκχωρήσεις - Ανωτέρα Βία - Λύση Καταγγελία Σύμβασης - Κυριότητα - Πνευματικά Δικαιώματα - Εμπιστευτικότητα, Εφαρμοστέο Δίκαιο Επίλυση Διαφορών - Άλλοι Λοιποί όροι Δ. ΤΕΧΝΙΚΕΣ ΠΡΟΔΙΑΓΡΑΦΕΣ ΦΥΛΛΟ ΣΥΜΜΟΡΦΩΣΗΣ - Εισαγωγή (σκοπός, προτεραιότητες, επιθυμητά αποτελέσματα, ειδικές αναφορές) - Ανάλυση Απαιτήσεων (Περιγραφή αντικειμένου, Διάρθρωση ανάλογα με τις επιμέρους απαιτήσεις, περιγραφή εκτέλεσης εργασιών, όροι και προϋποθέσεις, γενικές και ειδικές υποχρεώσεις,)

8 Κωδικός: Ο.ΔΔ Αρ. Έκδ.: 1 Ημ/νία Έκδ.: Σελ. 8 από 17 - Συμπλήρωση Φύλλου Συμμόρφωσης (όταν απαιτείται). (Καθορίζονται οι όροι και οι προϋποθέσεις συμπλήρωσης του Πίνακα Συμμόρφωσης με βάση τη διάρθρωση των τεχνικών προδιαγραφών και δίνονται οδηγίες σχετικές με τις παραπομπές στην τεχνική προσφορά και τα τεχνικά φυλλάδια του προσφέροντα) Ε. ΠΑΡΑΡΤΗΜΑΤΑ (όπου απαιτείται) ΣΤ. ΥΠΟΔΕΙΓΜΑΤΑ Υπόδειγμα Εγγυητικής Συμμετοχής στο Διαγωνισμό. Υπόδειγμα Εγγυητικής Καλής Εκτέλεσης της Προμήθειας. Υπόδειγμα Εγγυητικής Προκαταβολής. Υπόδειγμα Εγγυητικής Καλής Λειτουργίας. Στην περίπτωση του κλειστού διαγωνισμού η διακήρυξη περιλαμβάνει επιπλέον: α) τον τύπο και το περιεχόμενο των αιτήσεων συμμετοχής. β) την προθεσμία υποβολής τους. γ) την ημερομηνία αποστολής των προσκλήσεων για την υποβολή προσφορών. Στην περίπτωση προετοιμασίας των εγγράφων του Πρόχειρου Διαγωνισμού έπειτα από την έγκριση/ υπογραφή της αίτησης προμήθειας, την έκδοση απόφασης έγκρισης διενέργειας του διαγωνισμού και την έκδοση απόφασης συγκρότησης της σχετικής επιτροπής διενέργειας του διαγωνισμού, καταρτίζεται «Ανακοίνωση Πρόχειρου Διαγωνισμού» με τους βασικούς όρους και προϋποθέσεις βάση των οποίων θα διενεργηθεί ο διαγωνισμός και περιλαμβάνει κυρίως τα εξής στοιχεία: την περιγραφή του αντικειμένου, τον προϋπολογισμό, το κριτήριο κατακύρωσης, τον τόπο και την ημερομηνία διενέργειάς του, τη διαδικασία αποστολής των προσφορών, την ισχύ των προσφορών, τον τρόπο σύνταξης των προσφορών, τα τυχόν δικαιολογητικά που θα υποβληθούν, τον επιθυμητό χρόνο παράδοσης, τις εγγυήσεις που απαιτούνται, την διαδικασία διενέργειας του διαγωνισμού με τα στάδια και τον τρόπο αξιολόγησης καθώς και οποιονδήποτε άλλο όρο ή απαίτηση που είναι αναγκαία για την εκτέλεση της προμήθειας υπηρεσίας. Αναπόσπαστο μέρος (ΠΑΡΑΡΤΗΜΑ) της Ανακοίνωσης Πρόχειρου Διαγωνισμού είναι οι Τεχνικές Προδιαγραφές της Υπηρεσίας που στις περιπτώσεις όπου κριτήριο κατακύρωσης είναι η πλέον συμφέρουσα από οικονομική άποψη συνοδεύονται από πίνακα με τα κριτήρια αξιολόγησης και τους συντελεστές βαρύτητας για το καθένα από αυτά. Κατά τη διάρκεια σύνταξης της Διακήρυξης μπορεί, αν κριθεί αναγκαίο, να ζητηθεί η γνωμοδότηση της Νομικής Υπηρεσίας του Κέντρου ή η συνδρομή εξωτερικού Νομικού Συμβούλου Τεχνικές Προδιαγραφές (όπως αναλυτικά περιγράφονται στην Οδηγία Ο.ΔΔ «Σύνταξη Τεχνικών Προδιαγραφών») Κριτήρια Ποιοτικής Επιλογής & Ανάθεσης

9 Κωδικός: Ο.ΔΔ Αρ. Έκδ.: 1 Ημ/νία Έκδ.: Σελ. 9 από Ποιοτική Επιλογή Για τον έλεγχο της καταλληλότητας ή μη των υποψήφιων οικονομικών φορέων είναι αναγκαίος ο ποιοτικός έλεγχος αυτών με την χρήση κριτηρίων που αναφέρονται στην προσωπική τους κατάσταση τα χαρακτηριστικά τους και τις ικανότητες τους. Ό έλεγχος αυτός στοχεύει στο να αποδειχθεί ότι οι οικονομικοί φορείς πληρούν τις ελάχιστες εκείνες προϋποθέσεις που έχει θέσει η Αναθέτουσα Αρχή ως προς τα χαρακτηριστικά και τις ικανότητες που πρέπει να διαθέτουν, τόσο για να μπορούν να συμμετάσχουν στον διαγωνισμό όσο και για να μπορέσουν να εκτελέσουν επιτυχώς την σύμβαση που θα τους ανατεθεί. Τα κριτήρια ποιοτικής επιλογής για τους υποψήφιους οικονομικούς φορείς αφορούν κυρίως: 1. Στον έλεγχο της προσωπικής τους κατάστασης. Με τον καθορισμό των κριτηρίων αυτών αποφεύγεται η συμμετοχή στο διαγωνισμό οικονομικών φορέων που έχουν υποπέσει σε σοβαρά παραπτώματα ή έχουν προβεί σε παράνομες πράξεις και δραστηριότητες ή έχουν σημαντικά προβλήματα με την επαγγελματική τους διαγωγή και την οικονομική τους θέση και αξιοπιστία. Σε καμία περίπτωση τα κριτήρια αυτά δεν βαθμολογούνται. 2. Στον έλεγχο άσκησης της επαγγελματικής τους δραστηριότητας. Ο καθορισμός των κριτηρίων διασφαλίζει την εγγραφή των οικονομικών φορέων στα μητρώα των επιμελητηρίων και αποδεικνύει ότι το ειδικό επάγγελμα που ασκεί είναι σχετικό με το αντικείμενο της δημοπρατούμενης σύμβασης. 3. Στον έλεγχο της φερεγγυότητας και της οικονομικής και χρηματοοικονομικής τους επάρκειας. Ο καθορισμός των κριτηρίων αυτών αποδεικνύει την οικονομική δυνατότητα και βιωσιμότητα που έχει ο ενδιαφερόμενος οικονομικός φορέας να ανταποκριθεί στο μέγεθος της σύμβασης. 4. Στον έλεγχο των τεχνικών ή/και επαγγελματικών τους ικανοτήτων. Ο καθορισμός των κριτηρίων αυτών διασφαλίζει τη σύναψη συμβάσεων με τους οικονομικούς εκείνους φορείς οι οποίοι διαθέτουν την απαιτούμενη εμπειρία στην εκτέλεση παρόμοιων με το δημοπρατούμενο αντικείμενο προμηθειών ή υπηρεσιών και επίσης διαθέτουν ικανό αριθμό στελεχών με σημαντική εμπειρία και γνώσεις επί των τεχνικών κυρίως θεμάτων. Τέλος ανάλογα με τη φύση του έργου που θα εκτελεστεί τα κριτήρια αυτά διασφαλίζουν την καταλληλότητα των προϊόντων, του τεχνικού εξοπλισμού, των υπηρεσιών και υποδομών του υποψήφιου οικονομικού φορέα, την τήρηση στη χρήση προτύπων για την εξασφάλιση της ποιότητας καθώς και τα απαραίτητα μέτρα που πρέπει παρθούν για την προστασία του περιβάλλοντος. Η μη πλήρωση των κριτήριων προσωπικής κατάστασης και της άσκησης επαγγελματικής δραστηριότητας οδηγεί στον αποκλεισμό του υποψηφίου οικονομικού φορέα.

10 Κωδικός: Ο.ΔΔ Αρ. Έκδ.: 1 Ημ/νία Έκδ.: Σελ. 10 από 17 Σημείωση: Τα έγγραφα, δικαιολογητικά και κάθε άλλο στοιχείο που τεκμηριώνουν τα ανωτέρω κριτήρια ποιοτικής επιλογής περιγράφονται στην Οδηγία Ο.ΔΔ «Σύνταξη και Περιεχόμενο Φακέλων Προσφοράς» Κριτήρια Ανάθεσης Η ανάδειξη του τελικού Αναδόχου μιας προμήθειας ή υπηρεσίας γίνεται με την αξιολόγηση των προσφορών με βάση το ένα από τα δύο κατωτέρω κριτήρια κατακύρωσης (κριτήρια ανάθεσης): Α. την χαμηλότερη τιμή. Λαμβάνεται αποκλειστικά υπόψη η χαμηλότερη τιμή. Η επιλογή του κριτηρίου αυτού ενδείκνυται στις περιπτώσεις που οι τεχνικές προδιαγραφές είναι απολύτως σαφείς και προσδιορισμένες. Η ανάθεση, στην περίπτωση αυτή, γίνεται στον προσφέροντα με την χαμηλότερη τιμή, εκ των προσφερόντων των οποίων οι προσφορές είχαν κριθεί αποδεκτές, με βάση τις τεχνικές προδιαγραφές και τους όρους της διακήρυξης, κατά τα προηγούμενα στάδια του διαγωνισμού δηλ. κατά την διαδικασία της ποιοτικής επιλογής, της τεχνικής και οικονομικής αξιολόγησης και του ελέγχου των στοιχείων και δικαιολογητικών του Προσωρινού Αναδόχου. Β. την πλέον συμφέρουσα από οικονομική άποψη προσφορά. Λαμβάνονται υπόψη κριτήρια που σχετίζονται με το αντικείμενο της δημοπρατούμενης σύμβασης που αφορούν την τιμή, το κόστος εγκατάστασης, λειτουργίας και συντήρησης, τη συμφωνία με τις δοθείσες τεχνικές προδιαγραφές, τις παρεχόμενες εγγυήσεις καλής λειτουργίας, την ποιότητα εξυπηρέτησης (service), την ύπαρξη και εξασφάλιση για μεγάλο χρονικό διάστημα ανταλλακτικών αν πρόκειται για προμήθεια, το χρόνο παράδοσης και κάθε άλλο στοιχείο σημαντικό που συνδέεται με τις ιδιαίτερες ανάγκες της Αναθέτουσας Αρχής και σχετίζεται με τη φύση και τα χαρακτηριστικά του αντικειμένου που δημοπρατείται, εφόσον ζητείται από την Διακήρυξη του διαγωνισμού. Η ανάθεση, στην περίπτωση αυτή, γίνεται στον προσφέροντα με την πλέον συμφέρουσα από οικονομική άποψη προσφορά και αξιολογούνται μόνον οι προσφορές που είχαν κριθεί αποδεκτές και σύμφωνες με τους λοιπούς όρους της Διακήρυξης κατά τα προηγούμενα στάδια του διαγωνισμού. Σημείωση: Στους διαγωνισμούς που διενεργούνται τόσο με την ανοικτή όσο και με την κλειστή διαδικασία και, όταν ο προσφέρον προσωρινός Ανάδοχος έχει αναδειχθεί με κριτήριο κατακύρωσης είτε την χαμηλότερη τιμή είτε την πλέον συμφέρουσα από οικονομική άποψη προσφορά, δεν προσκομίσει ένα ή περισσότερα από τα έγγραφα και τα δικαιολογητικά που προβλέπονται στην διακήρυξη ως δικαιολογητικά του Προσωρινού Αναδόχου τότε η κατακύρωση γίνεται στον προσφέροντα με την αμέσως επόμενη χαμηλότερη τιμή ή στον προσφέροντα που προσφέρει την αμέσως επόμενη πλέον συμφέρουσα από οικονομική άποψη προσφορά. Σε περίπτωση που και αυτός δεν προσκομίσει ένα ή περισσότερα από τα έγγραφα και δικαιολογητικά τα οποία απαιτούνται κατά τα ανωτέρω, η κατακύρωση γίνεται στον προμηθευτή με την αμέσως επόμενη

11 Κωδικός: Ο.ΔΔ Αρ. Έκδ.: 1 Ημ/νία Έκδ.: Σελ. 11 από 17 χαμηλότερη τιμή ή την αμέσως επόμενη πλέον συμφέρουσα από οικονομική άποψη προσφορά, και ούτω καθ εξής. Κατά την τεχνική αξιολόγηση βαθμολογείται η τεχνική αξία των προσφορών με βάση επιμέρους στοιχεία κριτηρία (εκτός αυτών που αναφέρονται και σχετίζονται με την τιμή). Τα στοιχεία κριτήρια καθώς και η βαρύτητα αυτών καθορίζονται στην αναλυτική διακήρυξη του διαγωνισμού. Κατά την οικονομική αξιολόγηση, υπολογίζεται το συγκριτικό κόστος κάθε προσφοράς και όταν προβλέπεται από την διακήρυξη, λαμβάνεται υπόψη το κόστος εγκατάστασης ή η λειτουργία και συντήρηση στις περιπτώσεις κυρίως των προμηθειών. Η τελική κατάταξη επιλογή γίνεται με βάση την τελική βαθμολόγια των προσφορών (στάθμιση αξιολογήσεων για την τεχνική και οικονομική προσφορά) και η Πλέον συμφέρουσα από οικονομική άποψη προσφορά είναι εκείνη που παρουσιάζει τον μικρότερο λόγο της τιμής προσφοράς (συγκριτικής) προς την βαθμολογία της. (Π.Δ. 118/07) Δημοσιοποίηση & Προθεσμίες Διαγωνισμών Στα πλαίσια υλοποίησης των δημόσιων τακτικών και διεθνών διαγωνισμών είναι υποχρεωτική η ευρεία γνωστοποίηση της σχετικής διακήρυξης του διαγωνισμού με την αποστολή προς δημοσίευση της περίληψης των ουσιωδών στοιχείων αυτής (προκήρυξη). Τρεις είναι οι δημοσιεύσεις γνωστοποιήσεις κατά τη σύναψη μιας δημόσιας σύμβασης: Α. Η προκαταρτική προκήρυξη που είναι προαιρετική και ισχύει για τις περιπτώσεις διαγωνισμών που θα διενεργηθούν εντός των επομένων 12 μηνών. Γίνεται η γνωστοποίηση υποχρεωτική, μόνο στις περιπτώσεις που επιθυμείται να ασκηθεί το δικαίωμα μείωσης των προθεσμιών για την παραλαβή των προσφορών στους διαγωνισμούς που θα διενεργηθούν εφόσον η συνολική προϋπολογιζόμενη αξία των συμβάσεων που πρόκειται να ανατεθούν εντός ενός έτους είναι ίση ή μεγαλύτερη από ΕΥΡΩ ,00 με ΦΠΑ. (ή άρθρο 32 ΠΔ 60/07). Η σχετική ανακοίνωση αποστέλλεται στην Υπηρεσία Επίσημων Εκδόσεων των Ευρωπαϊκών Κοινοτήτων. Β. Η προκήρυξη διαγωνισμού που είναι υποχρεωτική. Γ. Η γνωστοποίηση ανάθεσης σύμβασης που είναι υποχρεωτική για τις περιπτώσεις που η αξία της σύμβασης είναι ίση ή πάνω από τα κατώτατα όρια που έχει θέσει η Ευρωπαϊκή Επιτροπή και για την οποία έχει προηγηθεί δημοσίευση της σχετικής προκήρυξης στην Ε.Ε. Τα αποτελέσματα της σύμβασης αποστέλλονται με σχετική ανακοίνωση, εντός 48 ημερών από την υπογραφή της, στην Υπηρεσία Επίσημων Εκδόσεων των Ευρωπαϊκών Κοινοτήτων. Κατά τη σύνταξη των προκηρύξεων των διαγωνισμών θα πρέπει να προσεχθεί ιδιαίτερα η ταύτιση του κειμένου με τους όρους και τα στοιχεία της αναλυτικής διακήρυξης όπως επίσης η συνάφεια μεταξύ του περιεχομένου του κειμένου που αποστέλλεται για δημοσίευση στο Τεύχος Διακηρύξεων Δημοσίων Συμβάσεων και στον Ελληνικό Τύπο με αυτό που αποστέλλεται στην Ε.Ε.Ε.Ε.

12 Κωδικός: Ο.ΔΔ Αρ. Έκδ.: 1 Ημ/νία Έκδ.: Σελ. 12 από 17 Επίσης μεγάλη προσοχή απαιτείται στον καθορισμό των προθεσμιών και των ημερομηνιών αποστολής των προκηρύξεων, που σε καμία περίπτωση δεν πρέπει οι προθεσμίες να είναι μικρότερες από αυτές που ορίζει η ισχύουσα νομοθεσία και οι ημερομηνίες αποστολής τέτοιες που να επηρεάζουν τον ορθό υπολογισμό των προθεσμιών. Μετά την αποστολή των προκηρύξεων το προσωπικό του τμήματος Προμηθειών παρακολουθεί την πορεία των προκηρύξεων, ελέγχει τις δημοσιευμένες προκηρύξεις και προβαίνει εγκαίρως σε διορθωτικές κινήσεις. Ό έλεγχος γίνεται μεταξύ των κειμένων των προκηρύξεων που στάλθηκαν για δημοσίευση και αυτών που δημοσιεύθηκαν είτε στο Φ.Ε.Κ., είτε στον ελληνικό, είτε αναρτήθηκαν στον δικτυακό τόπο της Ε.Ε.Ε.Ε. ( Δημοσιοποίηση Ανοικτού Διαγωνισμού Το προσωπικό του τμήματος Προμηθειών συντάσσει διαβιβαστικό έγγραφο το οποίο μαζί με την προκήρυξη του διαγωνισμού, αποστέλλεται με τηλεομοιοτυπικό σήμα στο Εθνικό Τυπογραφείο προκειμένου να δημοσιευτεί στο Τεύχος Διακηρύξεων Δημοσιών Συμβάσεων της Εφημερίδας της Κυβερνήσεως. Παράλληλα συντάσσει διαβιβαστικά έγγραφα, τα οποία μαζί με προκήρυξη του διαγωνισμού αποστέλλονται για δημοσίευση στον ελληνικό τύπο (δύο τουλάχιστον ημερήσιες οικονομικές εφημερίδες ευρείας κυκλοφορίας), στα επιμελητήρια και στον Ελληνικό Οργανισμό Μικρομεσαίων Μεταποιητικών Επιχειρήσεων και Χειροτεχνίας (Ε.Ο.Μ.Μ.Ε.Χ.). Επιπρόσθετα, στις περιπτώσεις διενέργειας διεθνών διαγωνισμών τα κείμενα των προκηρύξεων των διαγωνισμών συμπληρώνονται και αποστέλλονται στην Υπηρεσία Επίσημων Εκδόσεων της Ε.Ε. με ηλεκτρονικά τρόπο (χρήση ηλεκτρονικών εντύπων). Πληροφορίες σχετικές με τις προκηρύξεις που αποστέλλονται ηλεκτρονικά είναι διαθέσιμες στο διαδίκτυο στην διεύθυνση ( Τέλος, ανάρτηση των προκηρύξεων γίνεται και σε εμφανές σημείο της Υπηρεσίας και στην επίσημη ιστοσελίδα του ΕΚΕΦΕ «Δημόκριτος» στο διαδίκτυο, στη διεύθυνση Η δημοσίευση της προκήρυξης στον ελληνικό τύπο δεν γίνεται πριν από την ημερομηνία αποστολής της στην Υπηρεσία Επισήμων Εκδόσεων των Ευρωπαϊκών Κοινοτήτων, η οποία πρέπει να αναφέρει και την ημερομηνία αυτή και δεν μπορεί να περιέχει πληροφορίες διάφορες από τις δημοσιευμένες στην Επίσημη Εφημερίδα των Ευρωπαϊκών Κοινοτήτων Δημοσιοποίηση Κλειστού Διαγωνισμού Στην περίπτωση του κλειστού διαγωνισμού η δημοσιοποίηση της προκήρυξης γίνεται με τον ίδιο τρόπο, αλλάζουν όμως οι προθεσμίες. Στους προμηθευτές που έχουν επιλεγεί για την υποβολή προσφοράς, αποστέλλεται έγγραφη πρόσκληση, η οποία συνοδεύεται από την διακήρυξη του διαγωνισμού.

13 Κωδικός: Ο.ΔΔ Αρ. Έκδ.: 1 Ημ/νία Έκδ.: Σελ. 13 από Δημοσιοποίηση Πρόχειρου Διαγωνισμού Η Δημοσιότητα του πρόχειρου διαγωνισμού περιλαμβάνει την ανάρτηση της Ανακοίνωσης Πρόχειρου Διαγωνισμού στην επίσημη ιστοσελίδα του ΕΚΕΦΕ «Δ» στο διαδίκτυο στην διεύθυνση καθώς και την αποστολής της, που συνοδεύεται με έγγραφη πρόσκληση (Αιτήση Προσφοράς), σε προεπιλεγμένους οικονομικούς φορείς Προθεσμίες Διαγωνισμών Η ημερομηνία δημοσίευσης ή αποστολής της προκήρυξης ενός διαγωνισμού, τακτικού δημόσιου ή διεθνή, που διενεργείται είτε με την ανοικτή είτε με την κλειστή διαδικασία είναι πολύ σημαντική γιατί ουσιαστικά είναι η αρχική ημερομηνία με βάση την οποία θα υπολογιστούν οι προθεσμίες για την παραλαβή των προσφορών και θα ξεκινήσουν οι απαιτούμενες διαδικασίες διενέργειας του διαγωνισμού. Σε καμία περίπτωση οι προθεσμίες δεν πρέπει να είναι μικρότερες από τις προβλεπόμενες από την νομοθεσία (ελληνική και ευρωπαϊκή), μπορεί όμως να είναι μεγαλύτερες ανάλογα με την σημαντικότητα και την ιδιαιτερότητα της κάθε σύμβασης ώστε να είναι επαρκής ο χρόνος για την προετοιμασία των προσφορών. Για τους δημόσιους τακτικούς διαγωνισμούς οι προθεσμίες ξεκινούν από την ημερομηνία δημοσίευσης της προκήρυξης στο Τεύχος Διακηρύξεων των Δημοσίων Συμβάσεων και στον ελληνικό τύπο ενώ για τους διαγωνισμούς με αξία ίση ή πάνω από τα κατώτατα όρια (κατώφλια) που θέτει κάθε φορά η Ε.Ε. από την ημερομηνία αποστολής της προκήρυξης στην Ε.Ε.Ε.Ε. Έτσι, για στους ανοικτούς διαγωνισμούς η προθεσμία για την διενέργεια τους δεν πρέπει να είναι μικρότερη των πενήντα δύο (52) ημερών από την ημερομηνία αποστολής της προκήρυξης στην Υπηρεσία Επισήμων Εκδόσεων των Ευρωπαϊκών Κοινοτήτων ή των τριάντα (30) ημερών από την ημερομηνία δημοσίευσης της προκήρυξης στο Τεύχος Διακηρύξεων Δημοσίων Συμβάσεων και στον ελληνικό τύπο, όταν δεν απαιτείται δημοσίευση στην Επίσημη Εφημερίδα των Ευρωπαϊκών Κοινοτήτων. Σε περίπτωση επείγοντος, η προθεσμία των τριάντα (30) ημερών επιτρέπεται να συντμηθεί σε δέκα πέντε (15) το λιγότερο ημέρες με αιτιολογημένη απόφαση της Υπηρεσίας. Στους κλειστούς διαγωνισμούς η προθεσμία για την υποβολή των αιτήσεων συμμετοχής δεν πρέπει να είναι μικρότερη των τριάντα επτά (37) ημερών από την ημερομηνία αποστολής της προκήρυξης στην Υπηρεσία Επισήμων Εκδόσεων των Ευρωπαϊκών Κοινοτήτων για δημοσίευση ή των είκοσι (20) ημερών από την ημερομηνία δημοσίευσής της στο Τεύχος Διακηρύξεων Δημοσίων Συμβάσεων και στον ελληνικό τύπο, όταν δεν απαιτείται δημοσίευση στην Επίσημη Εφημερίδα των Ευρωπαϊκών Κοινοτήτων. Στις περιπτώσεις κατά τις οποίες επείγοντες λόγοι καθιστούν τις προθεσμίες αυτές ανεφάρμοστες, τότε μπορεί να περιορισθούν με αιτιολογημένη απόφαση της Υπηρεσίας, μέχρι δεκαπέντε (15) και δέκα (10) ημέρες, αντίστοιχα.

14 Κωδικός: Ο.ΔΔ Αρ. Έκδ.: 1 Ημ/νία Έκδ.: Σελ. 14 από 17 Η προθεσμία για την υποβολή των προσφορών δεν πρέπει να είναι μικρότερη των σαράντα (40) ημερών, από την ημερομηνία αποστολής της έγγραφης πρόσκλησης, στην περίπτωση που η προϋπολογιζόμενη αξία της προμήθειας εκτός ΦΠΑ, είναι ίση ή μεγαλύτερη των κατωτάτων ορίων (κατώφλια) που θέτει κάθε φορά η Ε.Ε. ή των είκοσι (20) ημερών από την αυτή ημερομηνία στις λοιπές περιπτώσεις. Σε περιπτώσεις κατά τις οποίες επείγοντες λόγοι καθιστούν τις προθεσμίες αυτές ανεφάρμοστες τότε μπορεί να περιορισθούν με αιτιολογημένη απόφαση της Υπηρεσίας, μέχρι δέκα (10) ημέρες από την ημερομηνία αποστολής της έγγραφης πρόσκλησης. Για τον καθορισμό των προθεσμιών αυτών συνυπολογίζονται οι ημερομηνίες της αποστολής προκήρυξης στην Υπηρεσία Επισήμων Εκδόσεων των Ευρωπαϊκών Κοινοτήτων ή της δημοσίευσης στο Τεύχος Διακηρύξεων Δημοσίων Συμβάσεων και στον ελληνικό τύπο και της τελευταίας ημερομηνίας για την υποβολή της αίτησης συμμετοχής. Στις περιπτώσεις, όπου έχει δημοσιευθεί προκαταρκτική προκήρυξη η ελάχιστη προθεσμία για την παραλαβή των προσφορών μπορεί να περιορίζεται σε τριάντα έξι (36) ημέρες, αλλά δεν είναι σε καμία περίπτωση μικρότερη των είκοσι δύο (22) ημερών. Η προθεσμία αυτή αρχίζει από την ημερομηνία αποστολής της προκήρυξης διαγωνισμού, προκειμένου για ανοικτή διαδικασία και από την ημερομηνία αποστολής της πρόσκλησης υποβολής προσφορών, προκειμένου για κλειστή διαδικασία. Η βραχύτερη προθεσμία (22 ημέρες) μπορεί να τάσσεται, υπό την προϋπόθεση ότι η προκαταρκτική προκήρυξη έχει περιλάβει όλες τις πληροφορίες, οι οποίες απαιτούνται από την προκήρυξη του διαγωνισμού και εφόσον οι πληροφορίες αυτές είναι διαθέσιμες κατά τη δημοσίευση της προκήρυξης και η προκαταρκτική προκήρυξη έχει αποσταλεί προς δημοσίευση μεταξύ ενός ελάχιστου διαστήματος πενήντα δύο (52) ημερών έως ενός μέγιστου διαστήματος δώδεκα (12) μηνών πριν από την ημερομηνία αποστολής της προκήρυξης διαγωνισμού. Για τις προκηρύξεις με αξία ίση ή πάνω από τα κατώτατα όρια (κατώφλια) που θέτει η Ε.Ε. που αποστέλλονται ηλεκτρονικά στην Ε.Ε.Ε.Ε. και παρέχεται η δυνατότητα ελεύθερης πρόσβασης σε αυτές αμέσως από την ημερομηνία δημοσίευσής τους από το επίσημο δικτυακό τόπο του Κέντρου, τότε παρέχεται η δυνατότητα μείωσης σύντμησης των προθεσμιών κατά επτά (7) και πέντε (5) αντίστοιχα. Οι συντμήσεις αυτές μπορούν να υπολογιστούν και αθροιστικά όποτε ο συνολικός χρόνος μείωσης ανέρχεται σε δώδεκα (12) ημέρες. Στο Παράρτημα Ι «Προθεσμίες Διενέργειας Διαγωνισμών» παρουσιάζονται συνοπτικά οι ισχύουσες προθεσμίες για την Κλειστή και Ανοικτή διαδικασία διαγωνισμού Διάθεση Διακήρυξης Η διάθεση της Διακήρυξης γίνεται από την έδρα του ΕΚΕΦΕ «Δ» από τη διεύθυνση Τέρμα Πατριάρχου Γρηγορίου και Νεαπόλεως 27, Αγ. Παρασκευή Αττικής / ΤΚ , Τμήμα Προμηθειών,. Η παραλαβή της γίνεται είτε αυτοπροσώπως είτε με εξουσιοδοτημένο αντιπρόσωπο είτε με ταχυμεταφορική (courier) συμπληρώνοντας το Ε.ΔΔ «Έντυπο Παραλαβής Διακήρυξης & Εγγράφων Διαγωνισμού»

15 Κωδικός: Ο.ΔΔ Αρ. Έκδ.: 1 Ημ/νία Έκδ.: Σελ. 15 από 17 Στην περίπτωση παραλαβής της Διακήρυξης μέσω ταχυμεταφορικής (courier), το ΕΚΕΦΕ «Δ» δεν έχει καμία απολύτως ευθύνη για την έγκαιρη και σωστή παράδοσή της. Επίσης, η Διακήρυξη διατίθεται και από την επίσημη ιστοσελίδα του ΕΚΕΦΕ «Δ» στο διαδίκτυο στη διεύθυνση Για τον τρόπο αυτό διάθεσης οι παραλήπτες της Διακήρυξης θα πρέπει να συμπληρώνουν στο Ε.ΔΔ «Έντυπο Παραλαβής Διακήρυξης & Εγγράφων Διαγωνισμού» τα κάτωθι στοιχεία: επωνυμία, διεύθυνση, τηλέφωνο, φαξ, διεύθυνση ηλεκτρονικού ταχυδρομείου και υπεύθυνο υπάλληλο, έτσι ώστε το ΕΚΕΦΕ «Δ» να έχει στη διάθεση του πλήρη κατάλογο όσων παρέλαβαν τη Διακήρυξη, για την περίπτωση που θα ήθελε να τους αποστείλει τυχόν συμπληρωματικά έγγραφα ή διευκρινίσεις επ αυτής. Οι παραλήπτες της Διακήρυξης από το διαδίκτυο θα πρέπει υποχρεωτικά να αποστείλουν τα ανωτέρω στοιχεία μέσω τηλεομοιοτυπίας (φαξ) για την παραλαβή της, αλλιώς θα θεωρείται ότι δεν την έχουν παραλάβει. Σε περιπτώσεις που κάποια από τα έγγραφα του διαγωνισμού απαιτούν κόστος για την δημιουργία και την εκτύπωσή τους τότε δύνανται οι ενδιαφερόμενοι οικονομικοί φορείς να καταβάλλουν ένα λογικό αντίτιμο κατά την παραλαβή των διακηρύξεων. Οι παραλήπτες της Διακήρυξης υποχρεούνται να ελέγξουν άμεσα το αντίτυπο της Διακήρυξης που παραλαμβάνουν από άποψη πληρότητας σύμφωνα με τον πίνακα περιεχομένων και τον συνολικό αριθμό σελίδων και εφόσον διαπιστώσουν οποιαδήποτε παράλειψη να το γνωρίσουν εγγράφως στο ΕΚΕΦΕ «Δ» και να ζητήσουν νέο πλήρες αντίγραφο. Προσφυγές κατά της νομιμότητας του Διαγωνισμού με το αιτιολογικό της μη πληρότητας του παραληφθέντος αντιγράφου της Διακήρυξης θα απορρίπτονται ως απαράδεκτες Παροχή Διευκρινήσεων Οι ενδιαφερόμενοι οικονομικοί φορείς μπορούν εγκαίρως να ζητήσουν γραπτώς (με τηλεομοιοτυπία FAX ή με ηλεκτρονικό ταχυδρομείο) συμπληρωματικές πληροφορίες ή διευκρινήσεις για το περιεχόμενο των διακηρύξεων, συνήθως δέκα (10) μέρες, πριν από την ημερομηνία που έχει οριστεί για την υποβολή των προσφορών. Οι αιτήσεις παροχής διευκρινήσεων θα πρέπει να απευθύνονται στο Τμήμα Προμηθειών και θα πρέπει να είναι συμπληρωμένες με τα στοιχεία που αναγράφονται στην διακήρυξη. Οι διευκρινήσεις παρέχονται ταυτόχρονα και συγκεντρωτικά σε όλους τους ενδιαφερόμενους και δίνονται το αργότερο εντός έξι (6) ημερών πριν από την ημερομηνία υποβολής των προσφορών. Αν υπάρξουν αλλαγές, προσθήκες ή τροποποιήσεις των εγγράφων της διακήρυξης που είναι ουσιώδεις και είναι αναγκαία η διόρθωση των εγγράφων αυτών τότε θα πρέπει να προβλεφθεί νέα προθεσμία υποβολής προσφορών ίσης με την αρχικά δοθείσα. Στην περίπτωση των διαγωνισμών που διενεργούνται με αξία πάνω από τα κατώτατα όρια που θέτει η Ε.Ε. θα πρέπει επιπρόσθετα να συμπληρωθεί και να αποσταλεί για δημοσίευση στην Υπηρεσία Επίσημων Εκδόσεων των Ευρωπαϊκών Κοινοτήτων σχετικό έντυπο μέσω της ιστοσελίδας της ΕΕ (SIMAP) ενώ παράλληλα θα πρέπει να τηρηθούν οι ίδιες

16 Κωδικός: Ο.ΔΔ Αρ. Έκδ.: 1 Ημ/νία Έκδ.: Σελ. 16 από 17 διαδικασίες δημοσιότητας με αυτής της αρχικής προκήρυξης και να ενημερωθούν όλοι οι ενδιαφερόμενοι οικονομικοί φορείς που έχουν παραλάβει την διακήρυξη Επιτροπές Διενέργειας Διαγωνισμών Η διενέργεια των διαγωνισμών καθώς και των διαδικασιών διαπραγμάτευσης γίνεται από επιτροπές. Η σύσταση, η συγκρότηση και ο ορισμός των μελών που απαρτίζουν τις επιτροπές διενέργειας των δημόσιων τακτικών και διεθνών διαγωνισμών γίνονται με Αποφάσεις του ΕΚΕΦΕ Δ που εκδίδονται από το Τμήμα Προσωπικού της Δ/νσης Διοικητικού και υπογράφονται από τον Δ/ντή του ΕΚΕΦΕ Δ και Πρόεδρο του Δ.Σ. Οι επιτροπές αυτές μπορεί να αποτελούνται από τρία ή πέντε μέλη. Όταν πρόκειται για πρόχειρο διαγωνισμό, οι επιτροπές είναι τριμελείς και οι σχετικές Αποφάσεις συγκρότησης τους υπογράφονται από τον εκάστοτε Δ/ντή της Διεύθυνσης Διοικητικού. Με τις ανωτέρω Αποφάσεις καθορίζονται οι αρμοδιότητες και το έργο των επιτροπών ή ομάδων εργασιών, η συγκρότηση, η σύνθεση, η διάρκεια και ο τρόπος λειτουργίας τους. Οι επιτροπές συγκροτούνται από υπαλλήλους που υπηρετούν με οποιαδήποτε σχέση εργασίας στο ΕΚΕΦΕ «Δ» ή και σε άλλο φορέα του δημοσίου τομέα και λειτουργούν σύμφωνα με τις ισχύουσες κάθε φορά γενικές διατάξεις περί συλλογικών οργάνων. Οι επιτροπές αξιολόγησης γνωμοδοτούν πέραν των θεμάτων αξιολόγησης προσφορών και για κάθε θέμα που προκύπτει κατά την διενέργεια των διαγωνισμών ή τη διαδικασία διαπραγμάτευσης, ως και κατά την εκτέλεση των συμβάσεων. Επίσης, με απόφαση του ΕΚΕΦΕ «Δ» συγκροτούνται, σε εφαρμογή του άρθρου 6 παρ. 3 του ν. 2286/1995, κατά περίπτωση και έκτακτες επιτροπές ή ομάδες εργασίας ή ομάδες εμπειρογνωμόνων για την αντιμετώπιση ειδικών θεμάτων προμηθειών ή υπηρεσιών. Πριν την έκδοση των ανωτέρω Αποφάσεων έχουν προηγηθεί από τα εκάστοτε Ινστιτούτα ή Δ/νσεις του Κέντρου τα οποία έχουν αιτηθεί την διενέργεια των σχετικών διαγωνισμών, οι αποστολές προς το Τμήμα Προμηθειών της Δ/νσης Διοικητικού αιτημάτων (Υπηρεσιακά Σημειώματα), υπογεγραμμένα από τον εκάστοτε Δ/ντή του Ινστιτούτου ή Δ/νσης, με τις προτάσεις των μελών που θα συγκροτούν τις επιτροπές. Τα αιτήματα αυτά ελέγχονται από το Τμήμα Προμηθειών το οποίο φροντίζει να τα διαβιβάσει με εσωτερικό έγγραφο προς το Τμήμα Προσωπικού το οποίο με βάση των αρμοδιοτήτων του θα μεριμνήσει για την έκδοση των σχετικών Αποφάσεων. 4. Σχετικά Έντυπα 4.1 Εγκριτική απόφαση 4.2 Ανακοίνωση πρόχειρου διαγωνισμού 4.3 Απόφαση συγκρότησης επιτροπής διενέργειας διαγωνισμού

17 Κωδικός: Ο.ΔΔ Αρ. Έκδ.: 1 Ημ/νία Έκδ.: Σελ. 17 από Διακήρυξη 4.5 Περίληψη Διακήρυξης 4.6 Αποκόμματα εφημερίδων 4.7 Αιτήσεις συμμετοχής 4.8 Προσκλήσεις για την υποβολή αιτήσεων συμμετοχής και προσφορών 4.9 Ε.ΔΔ , Έντυπο Παραλαβής Διακήρυξης & Εγγράφων Διαγωνισμού 5. Αρχεία 5.1 Όλα τα ανωτέρω έγγραφα που αφορούν τη διενέργεια των διαγωνισμών τηρούνται και αρχειοθετούνται στο σχετικό φάκελο διενέργειας του διαγωνισμού από το Τμήμα Προμηθειών της Διεύθυνσης Διοικητικού. 6. Αλλαγές του Εγγράφου Έκδοση / Ημερομηνία Περιγραφή τροποποίησης 1/ Αρχική Έκδοση