Σύνταξη δημοσίων εγγράφων με επεξεργαστές κειμένου

Transcript

1 Σύνταξη δημοσίων εγγράφων με επεξεργαστές κειμένου Μέρος 1 ο Κανονισμός Επικοινωνίας Δημοσίων Υπηρεσιών (ΚΕΔΥ) 1

2 ΚΕΔΥ Θεσμικό πλαίσιο Που θα βρω τον ΚΕΔΥ Γ.Γ.Δ.Δ. (ως Ιούνιο 2011) αναζήτηση ΚΕΔΥ N.2690/99 Κώδικας Διοικητικής Διαδικασίας Υπ. Διοικ. Ανασυγκρότησης ( Νομοθεσία (στο δεξί μέρος της ιστοσελίδας Επικαιροποιημένος Κώδικας Διοικητικής Διαδικασίας) Ν.2672/98, Αρθ. 14, Διακίνηση εγγράφων με ηλεκτρονικά μέσα (Τηλεομοιοτυπία Ηλεκτρονικό Ταχυδρομείο) Π.Δ.150/2001 Προσαρμογή στην οδηγία 99/93 για τις ψηφιακές υπογραφές Π.Δ.342/2002 Διακίνηση εγγράφων με ηλεκτρονικό ταχυδρομείο Ν.3979/2011 Για την ηλεκτρονική διακυβέρνηση και λοιπές διατάξεις 2

3 ΚΕΔΥ (1) Βασικές έννοιες Αλληλογραφία Υπηρεσία με υπηρεσία, υπηρεσία με πολίτες, εντός της υπηρεσίας Δημόσιο έγγραφο Οποιοδήποτε έγγραφο παράγει η δημόσια διοίκηση Σχέδιο Αυτό που έχει πάνω όλες τις υπογραφές / μονογραφές 3

4 ΚΕΔΥ (1) Βασικές έννοιες Συντάκτης Υπογραφή Ψηφιακή υπογραφή (απλά γνησιότητα) / Προηγμένη ψηφιακή υπογραφή (ταυτότητα υπογράφοντα) Προσυπογραφή Συμφωνία ως προς το περιεχόμενο όλων Τυχόν διαφωνία εκφράζεται εγγράφως, όχι με μη υπογραφή που ισοδυναμεί με υπογραφή! Συνυπογραφή 4

5 ΚΕΔΥ (1) Βασικές έννοιες Διαβάθμιση (βαθμός ασφαλείας) Άκρως απόρρητο, Απόρρητο, Εμπιστευτικό, Αδιαβάθμητο Άκρως απόρρητο, Απόρρητο πρωτοκολλούνται από ειδικά διαβαθμισμένο προσωπικό Προτεραιότητα Εξαιρετικά επείγον, Επείγον, Κοινό Ειδική μεταχείριση Προσωπικό, Με απόδειξη, Με αγγελιοφόρο Διεκπεραίωση 5

6 ΚΕΔΥ (2) Εγκυρότητα δημοσίου εγγράφου Ο συντάκτης να είναι όργανο της Δημόσιας Διοίκησης «Καθ' ύλην» αρμοδιότητα «Κατά τόπον» αρμοδιότητα Συνταγμένο κατά τους τύπους που ορίζει ο νόμος 2, 3 και 4 Κώδικας Πολιτικής Δικονομίας, αρθ

7 ΚΕΔΥ (3) Είδη διοικητικών εγγράφων Σελ του ΚΕΔΥ επεξήγηση και υποδείγματα Ευρείας χρήσης έγγραφο Όταν απλά διαβιβάζει κάποιο άλλο έγγραφο ονομάζεται Διαβιβαστικό Το έγγραφο που συντάσσεται με πρωτοβουλία της υπηρεσίας χωρίς να απαντά σε κάποιο έγγραφο ονομάζεται «οίκοθεν» Χρόνος διατήρησης Εισήγηση Απόφαση Εγκύκλιος Διαταγή Σημειώματα (Υπηρεσιακά Ενημερωτικά) 7

8 ΚΕΔΥ (3) Είδη διοικητικών εγγράφων Αιτήσεις αναφορές υπαλλήλων Αιτήσεις αναφορές πολιτών Αν ο πολίτης δηλώνει ότι δεν μπορεί να γράψει, συντάσσει την αίτηση ο αρμόδιος για την παραλαβή Αίτηση θεραπείας, ιεραρχική προσφυγή εντός 30 μερών Άλλα θέματα εντός 60 ημερών Βεβαιώσεις, πιστοποιητικά άμεσα Υποβολή σε αναρμόδια, διαβίβαση εντός 5 ημερών Τηλεγράφημα Τηλετύπημα (telex) Τηλεομοίοτυπο (fax) Μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου ( ) Τα πρακτικά 8

9 ΚΕΔΥ (4) Δομή διοικητικών εγγράφων Προμετωπίδα Αποδέκτες προς ενέργεια, κοινοποίηση, εσωτερική διανομή Παραλήπτης που εσφαλμένα δηλώνεται ως «προς ενέργεια» οφείλει να το διαβιβάσει ή να το επιστρέψει Πίνακας διανομής Σχετικά έγγραφά μόνο το τελευταίο προσδιόριζόμενο από εκδότη, αριθμό πρωτ., ημερομηνία και θέμα μέσα σε εισαγωγικά Κύριο κείμενο Αρίθμηση σελίδων Υπογραφές κ.α.α για αναπλήρωση Με εντολή <εντολέα> - για εξουσιοδότηση. Ο εξουσιοδοτών μπορεί ανά πάσα στιγμή να ασκήσει την αρμοδιότητα την οποία με εξουσιοδότηση παραχώρησε. 9

10 ΚΕΔΥ (4) Δομή διοικητικών εγγράφων Σφραγίδες Συνημμένα Παραρτήματα Χρήση προσφωνήσεων Παράρτημα Ε' ΚΕΔΥ 10

11 ΚΕΔΥ (5) Διακίνηση διοικητικών εγγράφων Όροι που χρησιμοποιούνται: Ηλεκτρονικό Πρωτόκολλο Αριθμός πρωτοκόλλου Εισερχόμενο έγγραφο Εξερχόμενο έγγραφο Οίκοθεν ενέργεια Διακίνηση εισερχομένων, εξερχομένων εγγράφων Εισερχόμενα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, αν δεν μπορούν να διακινηθούν ηλεκτρονικά, εκτυπώνονται και διακινούνται σαν έγγραφα 11

12 ΚΕΔΥ (7) Ηλεκτρονικό πρωτόκολλο Υπολογιστής, πρόγραμμα Σαρωτής (scanner) δίνει επιπλέον δυνατότητες ηλεκτρονικής διακίνησης εγγράφων Βεβαίωση για την πρωτοκόλληση του εγγράφου Η Υπηρεσία οφείλει να την χορηγεί (Ν.2690/99, Αρθ. 12) Υπόδειγμα: Παρ. Θ του ΚΕΔΥ Ότι παραλαμβάνεται μετά το πέρας του ωραρίου πρωτοκολλείται την επόμενη μέρα 12

13 ΚΕΔΥ (7) Διακίνηση εγγράφων με ηλεκτρονικά μέσα Απλούστευση διαδικασιών, μείωση λειτουργικού κόστους Πως λειτουργεί το φαξ, το ηλεκτρονικό ταχυδρομείο Πρόγραμμα πελάτης Πρόσβαση μέσω διαδικτύου 13

14 ΚΕΔΥ (7) Διακίνηση εγγράφων με ηλεκτρονικά μέσα Ποια έγγραφα μπορούν να διακινούνται με τηλεομοιοτυπία, με ηλεκτρονικό ταχυδρομείο Ποια έγγραφα εξαιρούνται Προϋποθέσεις για την έγκυρη διακίνηση με ηλεκτρονικά μέσα 14