ΠΛΗΡΗΣ ΚΑΛΥΨΗ ΤΩΝ ΑΝΑΓΚΩΝ ΜΕ ΠΡΟΣΑΡΜΟΣΤΙΚΟΤΗΤΑ ΚΑΙ ΕΥΕΛΙΞΙΑ

Transcript

1 ΠΛΗΡΗΣ ΚΑΛΥΨΗ ΤΩΝ ΑΝΑΓΚΩΝ ΜΕ ΠΡΟΣΑΡΜΟΣΤΙΚΟΤΗΤΑ ΚΑΙ ΕΥΕΛΙΞΙΑ Το Singular Enterprise είναι ένα ολοκληρωµένο πληροφοριακό σύστηµα διαχείρισης επιχειρησιακών πόρων (ERP) που περιλαµβάνει τα παρακάτω υποσυστήµατα: Οικονοµική ιαχείριση Παρακολούθηση, προγραµµατισµός και έλεγχος των οικονοµικών πόρων της επιχείρησης. Γενική και Αναλυτική Λογιστική. Εµπορική ιαχείριση Παρακολούθηση αποθήκης, αγορών, πωλήσεων, πωλητών. Εφοδιαστική ιαχείριση Αποθηκών Παρακολούθηση, καταγραφή και έλεγχος της διακίνησης των ειδών σε όλες τις φάσεις της εφοδιαστικής αλυσίδας. Προγραµµατισµός & Έλεγχος Αποθεµάτων Προγραµµατισµός και έλεγχος αποθεµάτων. ιαχείριση της στοχοθεσίας και της αναπλήρωσης των αποθεµάτων. ιαχείριση ιανοµών ιαχείριση του προγραµµατισµού και της εκτέλεσης των αποστολών αγαθών στον τελικό πελάτη σε όλα τους τα στάδια. Παρακολούθηση δροµολογίων διανοµών αλλά και µεταφορών πρακτορείων µε παράλληλο έλεγχο των φορτωτικών των µεταφορέων. ιαχείριση συµφωνιών και τιµολογήσεων υπηρεσιών διανοµών για τις 3PL και 4PL επιχειρήσεις. Management Information System (M.I.S.) Πλήρες σύστηµα αναφορών και εκτυπώσεων µαζί µε ενσωµατωµένη γεννήτρια αναφορών µε στοιχεία από όλα τα υποσυστήµατα της εφαρµογής για την υποστήριξη του M.I.S. µιας επιχείρησης. ιαχείριση Ασύρµατων Τερµατικών Υποστήριξη των εργασιών που πραγµατοποιούνται µέσω Ασύρµατων Τερµατικών (RF terminals). ιαχείριση Παγίων Παρακολούθηση των παγίων στοιχείων και διαχείριση Αποθήκης Παγίων. ιαχείριση Προϋπολογισµών Καταχώριση των προβλέψεων, παρακολούθηση του προϋπολογισµού, έκθεση αποτελεσµάτων, αναθεώρηση του προϋπολογισµού. ιοίκηση Παραγωγής ιαχείριση Συνταγών Παραγωγής, Φασεολογίου, Εντολών Παραγωγής και Κοστολόγησης Παραγωγής. Βασική ιαχείριση Παραγωγής Παρακολούθηση παραγωγικής κοστολογικής διαδικασία µε την λιγότερη δυνατή παραµετροποίηση (ορισµός µόνο συνταγολογίων και συστατικών κόστους Third Party Logistics ιαχείριση των υπηρεσιών που προσφέρουν οι εταιρίες 3PL για την αποθήκευση εµπορευµάτων τρίτων στους χώρους τους. Singular Enterprise e-order Εισαγωγή και παρακολούθηση παραγγελιών από επιχειρηµατικούς συνεργάτες (business Partners), µέσω του Internet. Πλήρης, on-line και real-time λειτουργία µε τα δεδοµένα της εφαρµογής Singular Enterprise για ελαχιστοποίηση επαναεισαγωγής στοιχείων και διασφάλισης της ενηµερότητας των δεδοµένων.

2 ΓΕΝΙΚΑ ΧΑΡΑΚΤΗΡΙΣΤΙΚΑ Τα γενικά χαρακτηριστικά του Singular Enterprise τα οποία διέπουν όλα τα προσφερόµενα υποσυστήµατα είναι τα εξής: Ασφάλεια - Περιβάλλον Λειτουργίας Υψηλά επίπεδα ασφαλείας σε ότι αφορά στην πρόσβαση και τα δικαιώµατα στο σύστηµα µε τη χρήση κλειδιών (passwords), τον ορισµό ρόλων µέσα στην επιχείρηση, τη σύνδεση συγκεκριµένων χειριστών µε ρόλους και τον καθορισµό της λίστας των επιτρεποµένων εργασιών για κάθε ρόλο από τον super-user. Εκτεταµένη τήρηση audit-trail για τη χρονική ιχνηλάτιση των µεταβολών σε επίπεδο εγγραφής για όλες τις βασικές οντότητες της εφαρµογής. Μη ύπαρξη δεσµευτικών περιορισµών στο πλήθος των εγγραφών που µπορούν να καταχωρηθούν σε όλους τους βασικούς και βοηθητικούς (παράµετροι, look-up-tables κλπ.) πίνακες της εφαρµογής. Παραµετρικότητα Ταυτόχρονη διαχείριση µέχρι και 999 διαφορετικών εταιριών. Ταυτόχρονη παρακολούθηση απεριορίστων χρήσεων ανά εταιρία µε οριζόµενες περιόδους, ηµεροµηνίες έναρξης - λήξης και λοιπές παραµέτρους. υνατότητα ορισµού απεριόριστου αριθµού ιεραρχικών κατηγοριών για κάθε βασική οντότητα της εφαρµογής (Πελάτες, Προµηθευτές, Είδη κλπ.) και δυνατότητα άντλησης συγκεντρωτικών και αναλυτικών στοιχείων (reporting) σε όλα τα επίπεδα αυτά. υνατότητα ορισµού ειδικών πεδίων για κάθε βασική οντότητα της εφαρµογής τα οποία συγκεντρώνουν ποσοτικές και αξιακές πληροφορίες για άµεση εµφάνιση στην οθόνη και τη γρήγορη παραγωγή reports. Οι τρόποι που τα πεδία αυτά ενηµερώνονται on-line από τις κινήσεις - συναλλαγές είναι πλήρως παραµετρικοί και οριζόµενοι από τον χρήστη. υνατότητα προϋπολογισµού (πολλαπλά σενάρια) καθώς και ορισµού user-defined οθονών προβολής και εκτυπώσεων - οικονοµικών αναφορών (Ισοζύγια, Καρτέλες κλπ.) που αξιοποιούν τα πεδία αυτά. Πλήρης παραµετρικότητα σε ότι αφορά στις κινήσεις και στις συναλλαγές, στα ηµερολόγια και στα παραστατικά (τύποι, σειρές, φόρµες εκτύπωσης, φόρµες καταχώρησης & προβολής), διαδοχικά στάδια, τρόποι ενηµέρωσης προκαθορισµένων και user-defined αθροιστικών πεδίων κλπ.) Πλήρης παραµετρικότητα στη γραµµογράφηση των Καρτελών και των Ισοζυγίων όλων των υποσυστηµάτων της εφαρµογής. Εύχρηστο οριζόµενο από το χρήστη menu. Λειτουργική διαχείριση των browsers από τον χρήστη. υναµικός των shortcut keys για παράλληλη χρήση mouse και πληκτρολογίου. Λειτουργικότητα υνατότητα επαναληπτικού drill-down σε όλα τα πεδία των οθονών όπου εµφανίζονται συγκεντρωτικά στοιχεία για την περαιτέρω ανάλυση και διερεύνηση της προέλευσης των στοιχείων αυτών (π.χ. από υπόλοιπο Πελάτη zoom σε λίστα ανεξόφλητων Τιµολογίων και ακολούθως zoom σε συγκεκριµένο Τιµολόγιο). υνατότητα ενιαίας εικόνας και Καρτέλας για κάθε συναλλασσόµενο ανεξάρτητα από τον τύπο των συναλλαγών του και την σχέση του µε την επιχείρηση (Πελάτης, Προµηθευτής, Χρεώστης, Πιστωτής κλπ.). Εξελιγµένο και εύχρηστο σύστηµα αντιστοίχησης ανοικτών εγγραφών (many-to-many open-item matching) που µπορούν να ανήκουν ακόµα και σε διαφορετικές χρήσεις. ιαχείριση µέχρι 5 διαφορετικών user-defined τοµέων ειδικού οικονοµικού ενδιαφέροντος (επιχειρηµατικές µονάδες, κέντρα κόστους, έργα, τοµείς δραστηριότητας κλπ.) και δυνατότητα επιµερισµού των αξιών κάθε παραστατικού το οποίο καταχωρείται σε ένα ή περισσότερους τέτοιους τοµείς. Πλήρης αξιοποίηση της παραπάνω πληροφορίας για τη δηµιουργία οικονοµικών αναφορών για κάθε τοµέα, καθώς και για τη διενέργεια αυτόµατων επιµερισµών στην Αναλυτική Λογιστική.

3 ιαχείριση των υποκαταστηµάτων της επιχείρησης που δεν έχουν λογιστική αυτοτέλεια. Για κάθε υποκατάστηµα ορίζονται επιτρεπτοί χρήστες, πελάτες, προµηθευτές, είδη και πωλητές καθώς και οι επιτρεπτοί αποθηκευτικοί χώροι. Φορολογιστική Νοµοθεσία Πλήρης εναρµόνιση της εφαρµογής µε την Ελληνική νοµοθεσία (ΚΒΣ, ΕΓΛΣ, ΦΠΑ, Γνωµάτευση ΕΣΥΛ 270/ , απαιτήσεις ΚΕΠΥΟ κλπ.). Ολοκληρωµένη διαχείριση και υποστήριξη συναλλαγών σε ξένα νοµίσµατα Πλήρης αυτοµατοποίηση στον υπολογισµό των συναλλαγµατικών διαφορών καθώς και των αποσβέσεων των Παγίων, τόσο κατά την καταχώριση και αντιστοίχηση των εγγραφών, όσο και στο τέλος κάθε περιόδου ή χρήσης. Όλα τα υποσυστήµατα του SINGULAR Enterprise συνεργάζονται αρµονικά και λειτουργούν από κοινού µε τρόπο τελείως διαφανή προς τον χρήστη (seamlessly integrated). Επιπλέον, το περιβάλλον ανάπτυξης και λειτουργίας του προϊόντος, επιτρέπει και την αµφίδροµη επικοινωνία µε δηµοφιλείς εφαρµογές office automation (π.χ. Microsoft Word, Excel κλπ.) που εµπλουτίζουν και συµπληρώνουν την συνολική λειτουργικότητα του συστήµατος. Τέλος, η πλατφόρµα αυτή εγγυάται τη δυνατότητα πλήρους αξιοποίησης των νέων τεχνολογιών στον τοµέα του Ηλεκτρονικού Εµπορίου για την επικοινωνία και την ανταλλαγή δεδοµένων µε συστήµατα τρίτων (EDI) καθώς και την πρόσβαση µέσω του Internet σε επιλεγµένες λειτουργίες του συστήµατος (π.χ. Τιµοκατάλογοι, λήψη παραγγελιών, παρακολούθηση πορείας εκτέλεσης παραγγελίας κλπ.) διαφόρων κατηγοριών εξωτερικών χρηστών (external user-groups) όπως πελάτες, αντιπρόσωποι συνεργάτες κ.λπ. ΕΜΠΟΡΙΚΗ ΙΑΧΕΙΡΙΣΗ ιαχείριση Πωλήσεων Το κύκλωµα πωλήσεων παρακολουθεί άπειρα στάδια παραστατικών τιµολόγησης µε οριζόµενο τρόπο µετασχηµατισµού από στάδιο σε στάδιο (Work-Flow). Το βασικό χαρακτηριστικό στο κύκλωµα πωλήσεων είναι ότι όλα τα παραστατικά καταχωρούνται σε µια οθόνη και ανάλογα µε την περίπτωση (είδος παραστατικού), µετατρέπονται µερικά ή ολικά σε άλλο παραστατικό, π.χ. µια Παραγγελία µετασχηµατίζεται σε ελτίο Αποστολής, (µπορεί να είναι περισσότερα του ενός) και αυτό σε Τιµολόγιο. Από το κύκλωµα των πωλήσεων ενηµερώνονται όλα τα βασικά υποσυστήµατα της εφαρµογής (ON-LINE). Σε περίπτωση που ένα παραστατικό δεν εκδοθεί τότε δεν ενηµερώνονται τα υποσυστήµατα οπότε το παραστατικό θεωρείται πρόχειρο. Οι παραγγελίες έχουν την δυνατότητα να δεσµεύουν τις ποσότητες των ειδών στην αποθήκη. Οι βασικές εργασίες του υποσυστήµατος είναι: υνατότητα καταχώρησης, µεταβολής, διαγραφής πρόχειρων παραστατικών πωλήσεων. Έκδοση των παραστατικών σε προτυπωµένο µηχανογραφικό χαρτί. υνατότητα µαζικής ενηµέρωσης και έκδοσης, µετασχηµατισµού παραστατικών καθώς και µαζική ή επιλεκτική συγκέντρωση παραστατικών ίδιου πελάτη για την έκδοση ενός παραστατικού. Αντιγραφή ενός παραστατικού σε κάποιο άλλο ίδιου ή διαφορετικού τύπου. Κατάταξη των παραστατικών σε οµάδες για την εύκολη παραγωγή σχετικών reports. Πραγµατοποιεί όλους τους απαραίτητους ελέγχους (όριο πίστωσης, µέγιστης έκπτωσης, υπολοίπου κλπ). Ειδική διαχείριση αρίθµησης των παραστατικών, µε απεριόριστο αριθµό σειρών κατά τύπο παραστατικού και την υποχρέωση κάθε καταχωρούµενο παραστατικό, ανεξάρτητα εάν εκδίδεται από την εταιρία ή κάποιον συναλλασσόµενο, να αποκτά ενδο-εταιρικό µοναδικό αριθµό σε επίπεδο οικονοµικής χρήσης.

4 Αυτόµατος υπολογισµός των προβλέψεων για εκκρεµή παραστατικά καθώς και αντιλογισµός τους όταν πάψει η εκκρεµότητα τους. Επιτρέπει την καταχώρηση και παρακολούθηση παραστατικών πωλήσεων τόσο σε ευρώ όσο και σε ξένο νόµισµα. Παρακολούθηση επιβαρύνσεων πωλήσεων καθώς και φόρους ή κρατήσεις. Οι επιβαρύνσεις των πωλήσεων µπορούν να υπολογίζονται µε αυτόµατο τρόπο και µάλιστα σε συγκεκριµένες κατηγορίες ειδών. Υποστηρίζει ειδική εκπτωτική πολιτική όπως ποσοτικές εκπτώσεις, εκπτώσεις τιµοκαταλόγων, εκπτώσεις πελάτη, είδους, τρόπου πληρωµής, δραχµική έκπτωση στο σύνολο του παραστατικού µε οριζόµενη προτεραιότητα στη σειρά των υπολογισµών τους σύµφωνα µε τις ιδιαιτερότητες της εκάστοτε εταιρίας. Εκτυπώνει όλες τις απαραίτητες καταστάσεις (καταστάσεις ελέγχου, ηµερολόγια πωλήσεων κλπ.). Παράγει όλα τα απαραίτητα reports που θα διευκολύνουν τον έλεγχο των καταχωρηµένων παραστατικών καθώς και όλα τα απαιτούµενα από τον ΚΒΣ reports (ηµερολόγια). Καταχώρηση παραστατικών σε συγκεκριµένα υποκαταστήµατα βάσει των επιτρεπτών σειρών, πελατών, υποκαταστηµάτων πελάτη, συµβάσεων πελατών, τον αποθηκευτικό χώρο, των ειδών, επιβαρύνσεων, φόρων και πωλητών ανά χρήστη. υνατότητα ελέγχου των παραστατικών πώλησης ως προς την τήρηση της τιµολογιακής πολιτικής. υνατότητα µαζικής τιµολόγησης πελατών βάσει προτύπων. Πωλητές Εισπράκτορες-Αντιπρόσωποι Τήρηση όλων των βασικών στοιχείων ενός πωλητή, εισπράκτορα ή αντιπροσώπου καθώς και των προϊσταµένων τους. Ορισµός κλίµακας προµηθειών λόγω τζίρου τόσο για κινήσεις που γίνονται απ ευθείας από αυτούς είτε µέσω υφισταµένων τους. Παρακολούθηση του τζίρου των πωλητών, εισπρακτόρων και αντιπροσώπων και απόδοση των προµηθειών που τους αναλογούν βάσει των κλιµάκων τζίρου, αλλά και εξαιτίας ειδικών προµηθειών πωλήσεων συγκεκριµένων ειδών. Απόδοση των προµηθειών σε όλο το δέντρο της ιεραρχίας των πωλητών, εισπρακτόρων, αντιπροσώπων. ιαχείριση Αγορών Τα κυριότερα λειτουργικά χαρακτηριστικά του κυκλώµατος είναι: υνατότητα καταχώρησης, µεταβολής, διαγραφής πρόχειρων παραστατικών αγορών. Έκδοση των παραστατικών σε προτυπωµένο µηχανογραφικό χαρτί. υνατότητα µαζικής ενηµέρωσης και έκδοσης, µετασχηµατισµού παραστατικών καθώς και µαζική ή επιλεκτική συγκέντρωση παραστατικών ίδιου προµηθευτή για την καταχώρηση ενός παραστατικού. Αντιγραφή ενός παραστατικού σε κάποιο άλλο ίδιου ή διαφορετικού τύπου. Κατάταξη των παραστατικών σε οµάδες για την εύκολη παραγωγή σχετικών reports. Πραγµατοποίηση όλων των απαραίτητων ελέγχων (όριο πίστωσης, υπολοίπου κλπ). Ειδική διαχείριση αρίθµησης των παραστατικών, µε απεριόριστο αριθµό σειρών κατά τύπο παραστατικού και την υποχρέωση κάθε καταχωρούµενο παραστατικό, ανεξάρτητα εάν εκδίδεται από την εταιρία ή κάποιον συναλλασσόµενο, να αποκτά ενδο-εταιρικό µοναδικό αριθµό σε επίπεδο οικονοµικής χρήσης. Αυτόµατος υπολογισµός των προβλέψεων για εκκρεµή παραστατικά καθώς και αντιλογισµός τους όταν πάψει η εκκρεµότητα τους. Επιτρέπει την καταχώρηση και παρακολούθηση παραστατικών αγορών τόσο σε ευρώ όσο και σε ξένο νόµισµα. Παρακολούθηση φακέλου εισαγωγών επιµερίζοντας παραστατικά εξόδων σε περισσότερους του ενός φακέλου. Κοστολόγηση των ειδών (βάσει αξίας, ποσότητας, δασµολογικής κλάσης, βαρών) λαµβάνοντας υπόψη τυχόν επιβαρύνσεις που τα βαρύνουν.

5 Αυτόµατος υπολογισµός επιβαρύνσεων και µάλιστα για συγκεκριµένες κατηγορίες ειδών Έκδοση των καταστάσεων INTRASTAT, VIES Παρακολούθηση φόρων και κρατήσεων. Εκτυπώνει όλες τις απαραίτητες καταστάσεις (καταστάσεις ελέγχου, ηµερολόγια αγορών κλπ.). Παράγει όλα τα απαραίτητα reports που θα διευκολύνουν τον έλεγχο των καταχωρηµένων παραστατικών καθώς και όλα τα απαιτούµενα από τον ΚΒΣ reports (ηµερολόγια). υνατότητα ελέγχου των παραστατικών αγορών ως προς την τήρηση της τιµολογιακής πολιτικής. υνατότητα µαζικής τιµολόγησης πελατών βάσει προτύπων. ιαχείριση Παραλαβών Με τη ιαχείριση Παραλαβών µια επιχείρηση επιτυγχάνει τη σωστή ενηµέρωση του αποθέµατος βάσει των ποσοτήτων που καταµετρήθηκαν, τον έλεγχο των παραδόσεων των προµηθευτών σε σχέση µε τα παραγγελθέντα είδη και ποσότητες, την άµεση λήψη διορθωτικών ενεργειών για ποσοτικές αποκλίσεις εφαρµόζοντας την πολιτική της είτε αποφασίζοντας ad hoc. Η υλοποίηση της ενότητας διαχείρισης των παραλαβών στα πλαίσια του υποσυστήµατος διαχείρισης των προµηθειών παρέχει στους χρήστες του Singular Enterprise τις εξής νέες δυνατότητες: υνατότητα καταγραφής των παραλαβών υνατότητα παραλαβής ειδών σε επίπεδο λογιστικού κωδικού µε βάση υνατότητα παραλαβής ειδών σε επίπεδο αναλυτικού είδους, παρτίδας, serial number υνατότητα δηµιουργίας του συνοδευτικού παραστατικού του προµηθευτή µε βάση τα σχετικά στοιχεία που καταγράφηκαν στην παραλαβή. υνατότητα άµεσου εντοπισµού των προβληµάτων της παραλαβής υνατότητα πρότασης προς επιστροφή των ειδών και των ποσοτήτων που δεν παραγγέλθηκαν είτε µε βάση την πολιτική παραλαβών που ακολουθεί η επιχείρηση είτε µε απόφαση του χρήστη. υνατότητα αυτόµατης τακτοποίησης των προβληµάτων της παραλαβής κατά την οριστικοποίησή της ως εξής: υνατότητα αναστολής των πληρωµών που αφορούν σε προβληµατικές παραλαβές. υνατότητα έκδοσης εντολών τοποθέτησης στην αποθήκη των ειδών που παραλήφθηκαν. υνατότητα ελέγχου των προµηθευτών ως προς την τήρηση των συµφωνηµένων τιµών. Τα παραπάνω συντελούν στην βελτιστοποίηση της διαδικασίας των παραλαβών και στην µείωση του χρηµατοοικονοµικού κόστους των προµηθειών. Αιτήσεις Προµήθειας Με τις Αιτήσεις Προµήθειες παρακολουθούνται όλες εκείνες οι διαδικασίες που σχετίζονται µε την διαχείριση της αγοράς εµπορευµάτων, Α και βοηθητικών υλών, αναλωσίµων, παγίων κ.λ.π. Με τις Αιτήσεις προµήθειας του Singular Enterprise καταγράφονται οι ανάγκες σε Αναλώσιµα, Έξοδα, Υπηρεσίες και Πάγια (εφόσον αυτά παρακολουθούνται ως είδη), καθώς επίσης και οι ανάγκες σε Α & Β ύλες, υλικά συσκευασίας και Εµπορεύµατα Οι ανάγκες αυτές καταχωρούνται συνολικά στην επιχείρηση, ανά υποκατάστηµα ή οργανωτική µονάδα (πχ. τµήµα = οικονοµική ιεραρχία) και µπορούν να διαφοροποιηθούν ως προς τα είδη ή τις κατηγορίες των ειδών που µπορούν να συµπεριληφθούν σε αυτές. Ανατίθενται και επεξεργάζονται από εξουσιοδοτηµένους υπεύθυνους αγοράς. οι οποίοι µπορούν να ελέγχουν να συµπληρώνουν και να επαναπροσδιορίζουν τους κωδικούς ειδών / κατηγοριών ειδών / κατηγοριών παγίου να µεταβάλουν τις ποσότητες εξυπηρέτησης, τις ηµεροµηνίες παράδοσης µε ταυτόχρονη διατήρηση των αρχικώς αιτηθέντων ποσοτήτων και χρόνων παράδοσης.

6 Οι ανάγκες µπορούν να εξυπηρετηθούν µερικώς ή και ολικώς µέσω του διαθέσιµου αποθέµατος (πραγµατικού ή αναµενόµενου) ή να ενταχθούν σε Πλάνα Προµηθειών για µαζική επεξεργασία και αγορά. Επιλέγονται, ανάµεσα από τον κύριο προµηθευτή, προµηθευτή τελευταίας αγοράς ή τις ενεργές συµβάσεις, οι προµηθευτές στους οποίους θα ανατεθεί η εξυπηρέτηση µίας αίτησης προµήθειας. Επίσης δίνεται η δυνατότητα ελεύθερης επιλογής προµηθευτή από τον υπεύθυνο αγοράς µε ταυτόχρονη καταγραφή της προσφοράς που έλαβε από αυτόν. Τηρούνται ιστορικά στοιχεία σχετικά µε την εξέλιξη µίας αίτησης προµήθειας και παρακολουθείται η εξελικτική πορεία της διαδικασίας εξυπηρέτησης της. ηµιουργούνται παραγγελίες προς τους προµηθευτές είτε συγκεντρωτικά ανά προµηθευτή και τόπο παράδοσης είτε ανά αίτηση προµήθειας µε ταυτόχρονη διατήρηση του σχετικού ίχνους Συνοπτικά µέσω των Αιτήσεων Προµήθειας Αγοράς καλύπτονται οι παρακάτω επιχειρηµατικές διαδικασίες : Αναπλήρωση Εµπορευµάτων, Α Υλών και Υλικών Συσκευασίας. Αναπλήρωση Αναλωσίµων και Παγίων Προµήθειες Αναλωσίµων και Παγίων ιαχείριση Ειδών Τα σηµαντικότερα χαρακτηριστικά της διαχείρισης των ειδών είναι: 30ψήφιος αλφαριθµητικός κωδικός ο οποίος µπορεί να µεταβάλλεται οποιαδήποτε χρονική στιγµή µέσα στη χρήση, ανεξάρτητα αν έχουν γίνει ή όχι κινήσεις για το συγκεκριµένο είδος. ίνει τη δυνατότητα ορισµού απεριόριστων εναλλακτικών κωδικών, για τους οποίους εάν δηλωθεί ότι ο τύπος τους είναι EAN 13, EAN 8 ή UPC η εφαρµογή ελέγχει για την ορθότητα τους. Παρακολουθεί τα βασικά στοιχεία των ειδών (εµπορεύµατα, πρώτες ύλες, προϊόντα κλπ.) καθώς και set kit αυτών. Παρακολούθηση δύο µονάδων µέτρησης για όσα είδη επιθυµεί ο χειριστής µε ή χωρίς σταθερή σχέση µεταξύ τους. ίνει τη δυνατότητα απεριόριστου αριθµού αποθηκευτικών χώρων. Παρακολούθηση ειδών εγγυοδοσίας Ειδικά πεδία όπως συνδυασµένη ονοµατολογία, καθαρή µάζα κλπ. για την έκδοση καταστάσεων ενδοκοινοτικών συναλλαγών Intrastat, Vies. ιαθέτει ειδική διαχείριση τιµοκαταλόγων πωλήσεων. Υπάρχουν διαφορετικές τιµές πώλησης ενός είδους ανά αποθηκευτικό χώρο και για συγκεκριµένο χρονικό διάστηµα. Μπορούν να υπάρχουν τιµές πώλησης σε όσα νοµίσµατα επιθυµεί ο χειριστής. Μπορούν να υπάρχουν διαφορετικές τιµές πώλησης ανάλογα µε την ποσότητα που προµηθεύεται κάποιος πελάτης από το συγκεκριµένο είδος Παρακολουθεί ειδική εκπτωτική πολιτική ειδών για είδη που ανήκουν σε συγκεκριµένες ζώνες ειδών και τα προµηθεύονται πελάτες που ανήκουν σε συγκεκριµένες ζώνες πελατών. Η κάθε εκπτωτική πολιτική µπορεί να εµφανίζεται σαν αλλαγή της τιµής πώλησης του είδους ή σαν µια επιπλέον έκπτωση κατά τη τιµολόγηση. Ελέγχει τη µέγιστη επιτρεπόµενη έκπτωση η οποία µπορεί να γίνει σε κάποιο είδος. Ο έλεγχος µπορεί παραµετρικά να οριστεί να είναι απαγορευτικός, προειδοποιητικός ή να µη γίνεται κανένας έλεγχος. Παρακολουθεί ειδική πολιτική προµηθειών για είδη που ανήκουν σε συγκεκριµένες ζώνες προµηθειών και τα διαθέτουν πωλητές οι οποίοι ανήκουν σε συγκεκριµένες ζώνες προµηθειών πωλητών. ιενεργεί κοστολόγηση των ειδών σύµφωνα µε τη τελευταία γνωµάτευση του ΕΣΥΛ (270/ ).

7 Χρησιµοποίηση πολλαπλών τρόπων αποτίµησης των υπολοίπων των ειδών (τελευταία τιµή, µέση τιµή, FIFO, LIFO, τυπικό κόστος, ΜΣΤΚ), παρέχοντας παραµετρική δυνατότητα παρακολούθησης διαφορετικών τιµών κόστους ανά αποθηκευτικό χώρο. υνατότητα απαγόρευσης της πώλησης κάποιου είδους ή εµφάνισης προειδοποιητικού µηνύµατος κατά τη τιµολόγηση του. υνατότητα απαγόρευσης της αγοράς ενός είδους καθώς και ορισµού της ποσότητας µε την οποία γίνεται η τιµολόγηση των αγορών εφόσον το είδος παρακολουθείται σε δυο µονάδες µέτρησης. Παρακολούθηση του ορίου ασφαλείας, του επιθυµητού αποθέµατος, του ορίου παραγγελίας καθώς και της θέσης τοποθέτησης του είδους ανά αποθηκευτικό χώρο. Καταχώρηση ελεύθερου κειµένου παρατηρήσεων ανά είδος. υνατότητα ορισµού σε κάθε είδος µέχρι 7 προσδιοριστικά χαρακτηριστικά. Τέτοια χαρακτηριστικά µπορεί να είναι το χρώµα, το µέγεθος, η ποιότητα κλπ Κάθε χαρακτηριστικό µπορεί να έχει διακριτές τιµές όπως για το χρώµα µπορεί να παρακολουθείται σε κόκκινο, πράσινο & κίτρινο ενώ για κάποιο άλλο χαρακτηριστικό να ορίζονται οι τιµές τους την ώρα της κίνησης του. Ορισµός πρότυπων προσδιοριστικών χαρακτηρισµών χαρακτηριστικά του προτύπου. όπου εντάσσεται το κάθε είδος οπότε αυτόµατα κληρονοµεί και τα Παρακολούθηση πολλών ειδών (χαρακτηριστικών) συσκευασιών όπως φόρτωσης, συσκευασίας, υποσυσκευασίας κλπ Παρακολούθηση πρότυπων συσκευασιών όπου ορίζονται σε ποιες συσκευασίες θα παρακολουθούνται S/N και τις σχέσεις µεταξύ των συσκευασιών και της κύριας µονάδας µέτρησης των ειδών. Ορισµός για την κάθε συσκευασία των διαστάσεων της όπως πλάτος, όγκος, µήκος, βάρος, ύψος. Ορισµός σε κάθε είδος αν θα παρακολουθείται σε παρτίδες ή όχι. Ορισµός των παρτίδων µε όλα τα απαραίτητα στοιχεία όπως ηµεροµηνία παραγωγής, ηµεροµηνία λήξης, παρτίδα συναλλασσόµενου κλπ. υνατότητα ελέγχου του υπολοίπου ανά παρτίδα υνατότητα ορισµού της µορφής κωδικού της παρτίδας χρησιµοποιώντας αθροιστές συνολικά, ανά χρήση, είδος και χρήση κλπ. Ορισµός σε κάθε είδος αν θα παρακολουθείται σε S/N ή όχι. υνατότητα ελέγχου του υπολοίπου σε επίπεδο S/N υνατότητα ορισµού της µορφής κωδικού του S/N χρησιµοποιώντας αθροιστές συνολικά, ανά χρήση, είδος και χρήση κλπ υνατότητα ορισµού σε ποια ή ποιες συσκευασίες ή υποσυσκευασίες του είδους θα παρακολουθείτε S/N υνατότητα διαχείρισης Brand. Ως Brand ορίζεται κατηγορία προϊόντων που είναι γνωστά στην αγορά µε το ίδιο λογότυπο, για τα οποία η επιχείρηση θέλει διαφορετική χρηµατοοικονοµική παρακολούθηση. Παρακολούθηση ανοικτών υπολοίπων πελατών και προµηθευτών ανά Brand και πλήθος εκτυπώσεων και προβολών ιαχείριση Παραστατικών Αποθήκης Η εφαρµογή επιτρέπει τη διαχείριση όλων των παραστατικών που αφορούν είδη και δεν είναι συναλλαγή πώλησης ή αγοράς όπως παραστατικά ενδοδιακινήσεων, παραστατικά κόστους, καταστροφές κλπ. Αναλυτικότερα: υνατότητα καταχώρησης, µεταβολής, διαγραφής πρόχειρων παραστατικών ειδών. Εκδίδονται τα παραστατικά σε προτυπωµένο µηχανογραφικό χαρτί. υνατότητα µαζικής έκδοσης / ενηµέρωσης πρόχειρων παραστατικών ειδών. Αντιγραφή ενός παραστατικού σε ένα άλλο ίδιου ή διαφορετικού τύπου. Κατάταξη των παραστατικών σε οµάδες, για την εύκολη παραγωγή σχετικών reports.

8 Ενηµερώνει το υποσύστηµα των ειδών. Πραγµατοποιεί όλους τους απαραίτητους ελέγχους (υπόλοιπο είδους, ΚΒΣ κλπ.) Εκτυπώνει όλες τις απαραίτητες καταστάσεις (καταστάσεις ελέγχου, ηµερολόγια κλπ.). Εσωλογιστική Κοστολόγηση Παραγωγής (Ισοζύγιση Μάζας) υνατότητα πλήρους ισοζύγισης της µάζας των πρώτων υλών µε εκείνη των παραγόµενων προϊόντων σύµφωνα µε τις πρότυπες συνταγές. Επιµερισµός του κόστους Μισθοδοσίας και των Γενικών Βιοµηχανικών Εξόδων (ή όποιων άλλων εξόδων κρίνονται από την επιχείρηση κρίσιµα για την διαµόρφωση του κόστους) στα παραχθέντα προϊόντα. ηµιουργία κινήσεων καταλογισµού κόστους στην αποθήκη µέσω των οποίων µπορεί να εκτυπώνεται το Βιβλίο Αποθήκης µε τις ανάλογες στήλες και να ενηµερώνεται συγκεντρωτικά η Αναλυτική λογιστική. Εκτύπωση των θεωρηµένων βιβλίων: Βιβλίο Τεχνικών Προδιαγραφών, Βιβλίο Παραγωγής Κοστολογίου. Απογραφή Αποθηκών Φυσική Απογραφή είναι η καταµέτρηση των αποθεµάτων µε στόχο την συµµόρφωση του διαµορφούµενου αποθέµατος µε το πραγµατικό απόθεµα Η διαδικασία αυτή είναι κρίσιµη για τη σωστή λειτουργία της επιχείρησης και µπορεί να επαναλαµβάνεται κατά τη διάρκεια του έτους. Η συχνότητα των απογραφών εξαρτάται από τη κινητικότητα (ταχύτητα κυκλοφορίας των ειδών), την αξία των ειδών ή από άλλους στατιστικούς δείκτες που ενδιαφέρουν την επιχείρηση. Η διαδικασία της φυσικής απογραφής µέσα από την εφαρµογή Singular Enterprise σας δίνει την δυνατότητα: Της καταγραφής των αποθεµάτων συγκεντρωτικά ή αναλυτικά για κάθε στοιχείο στο οποίο αναλύει τη πληροφορία της αποθήκης µια επιχείρηση. Των πολλαπλών µετρήσεων των αποθεµάτων. Της σύγκρισης των µετρήσεων. Της επεξεργασίας µόνο των ειδών που οι µετρήσεις τους παρουσιάζουν διαφορά. Της δηµιουργίας των κατάλληλων διορθωτικών κινήσεων µε στόχο την τακτοποίηση των διαφορών (ελλειµµάτων - πλεονασµάτων) ή την µετακίνηση ειδών σε διαφορετικά σηµεία της αποθήκης µε σκοπό την απεικόνιση της πραγµατικής κατάστασης της αποθήκης στην εφαρµογή. Της εύκολης και γρήγορης καταχώρησης των µετρήσεων. Της εισαγωγής των µετρήσεων µέσω αρχείων (ASCII). Της καταµέτρησης και της εισαγωγής µέσω RF τερµατικών. Της καταγραφής των αποθεµάτων οποιαδήποτε χρονική στιγµή χωρίς να επηρεάζει την λειτουργία της επιχείρησης.

9 ΟΙΚΟΝΟΜΙΚΗ ΙΑΧΕΙΡΙΣΗ Γενική και Αναλυτική Λογιστική Το υποσύστηµα Γενικής & Αναλυτικής Λογιστικής περιλαµβάνει όσα επιβάλλονται από τον νόµο και έχει τα παρακάτω επιπλέον χαρακτηριστικά: ιαχειρίζεται όλους τους τύπους λογαριασµών του λογιστικού σχεδίου όπως Ενεργητικού, Παθητικού, Αποτελεσµάτων κλπ. Ελεύθερη διαµόρφωση αναλυτικών λογαριασµών κατά πρωτοβάθµιο. υνατότητα παράλληλης παρακολούθησης πολλών λογιστικών σχεδίων. Σύνδεση όποιων λογαριασµών του Λογιστικού Σχεδίου επιθυµεί ο χειριστής µε Τράπεζα καθώς και µε Αριθµό Λογαριασµού. Σύνδεση όποιων λογαριασµών του Λογιστικού Σχεδίου επιθυµεί ο χειριστής µε ένα Συναλλασσόµενο σας. υνατότητα χρησιµοποίησης των Λογαριασµών του Λογιστικού Σχεδίου κατά τη τιµολόγηση αγορών και πωλήσεων καθώς και στα χρηµατοοικονοµικά παραστατικά. Καταχώρηση προϋπολογιστικών κινήσεων και κινήσεων προβλέψεων. υνατότητα καταχώρησης κινήσεων που δεν επηρεάζουν το λογιστικό αποτέλεσµα και χρησιµοποιούνται σε οικονοµικές αναφορές και στο Cash Flow. υνατότητα αντιστοίχησης των κινήσεων (Open Items). υνατότητα παρακολούθησης πολλών νοµισµάτων. Καταχώρηση λογιστικών οδηγιών στις οποίες ορίζονται ποιοι λογαριασµοί επιτρέπεται να κινούνται σε κάθε λογιστική οδηγία και τον τρόπο που τους ενηµερώνουν. Έτσι η καταχώρηση των κινήσεων είναι ευκολότερη και αποφεύγονται τα λάθη. υνατότητα έκδοσης ακυρωτικού, δηµιουργίας όλων των απαραίτητων εγγραφών αντιλογισµού και έκδοσης σχετικού παραστατικού κατόπιν επιλογής του χειριστή σε περιπτώσεις λανθασµένων εγγραφών. υνατότητα ενοποίησης ισολογισµών, αποτελεσµάτων χρήσης. διάθεσης αποτελεσµάτων σε κεντρικό επίπεδο µέσω των Οικονοµικών Αναφορών. υνατότητα δηµιουργίας και εκτύπωσης Ισολογισµού και Λογαριασµού Αποτελεσµάτων σε δηµοσιεύσιµη µορφή, για οποιαδήποτε χρονική περίοδο, µε χρήση έτοιµου Spread Sheet. υνατότητα αυτόµατων επιµερισµών των κινήσεων στην Αναλυτική Λογιστική είτε κατά την ώρα της καταχώρησης των κινήσεων στη Γενική Λογιστική, είτε των κινήσεων που γίνονται στην Εµπορική ιαχείριση, µέσω άρθρων επιµερισµού ή των Οικονοµικών Ιεραρχιών (dimensions). υνατότητα δηµιουργίας κινήσεων επιµερισµού βάσει του ανεπιµέριστου ποσού του κάθε λογαριασµού σε επίπεδο ηµέρας, µήνα, έτους. Εκτύπωση όλων των απαραίτητων καταστάσεων θεωρηµένων ή µη όπως Ηµερολόγια, Καθολικά, Ισοζύγια κλπ. υνατότητα εκτύπωσης Cash flow λαµβάνοντας υπ όψη κινήσεις που έχουν πραγµατοποιηθεί στην Εµπορική ιαχείριση (πελάτες, προµηθευτές, αξιόγραφα) καθώς και κινήσεις που έχουν πραγµατοποιηθεί στη Λογιστική. υνατότητα δηµιουργίας κινήσεων σύµφωνα µε τους κανόνες.λ.π για εξαγωγή αποτελεσµάτων. ηµιουργία άρθρων βάσει προτύπων.

10 ιαχείριση Συναλλασσόµενων Με τη ιαχείριση Συναλλασσοµένων, µια επιχείρηση µπορεί να παρακολουθεί τα χρεωπιστωτικά υπόλοιπα των Συναλλασσοµένων της και να αντλεί στατιστικά ή και αναλυτικά στοιχεία όσον αφορά το ύψος των συναλλαγών τους. Η εφαρµογή δίνει τη δυνατότητα να οριστούν τα βασικά στοιχεία του συναλλασσόµενου και αυτός να χαρακτηριστεί σαν πελάτης ή/και σαν προµηθευτής ή/και σαν Λογαριασµός του Λογιστικού Σχεδίου (Τράπεζες, χρεώστες κλπ.). Το κύκλωµα των συναλλασσοµένων προσφέρει: Τη δυνατότητα ενιαίας παρακολούθησης των Πελατών, των Προµηθευτών και των Λοιπών Συναλλασσοµένων µιας εταιρίας. Πλήρη παραµετρικότητα των στοιχείων των συναλλασσόµενων. Καταχώρηση πολλών διευθύνσεων για κάθε συναλλασσόµενο όπου ο χρήστης µπορεί να ορίσει ποια από αυτές είναι η Κύρια ιεύθυνση και ποια η ιεύθυνση Προορισµού του συναλλασσόµενου, οι οποίες προτείνονται κατά τη τιµολόγηση καθώς και υποκαταστηµάτων τους. υνατότητα ορισµού υπευθύνων, της αρµοδιότητάς τους, καθώς και τη φυσική διεύθυνση στην οποία ανήκουν. υνατότητα ορισµού Τραπεζών µε τις οποίες συναλλάσσεται ο συναλλασσόµενος καθώς και τους αριθµούς των λογαριασµών σε αυτές. εντρική κατηγοριοποίηση των συναλλασσόµενων για συγκεντρωτικές καταστάσεις π.χ κατά γεωγραφική κατανοµή, µεγέθους εταιρίας κλπ. Έλεγχο ορθότητας και µοναδικότητας του ΑΦΜ. Ο έλεγχος του ΑΦΜ γίνεται ανάλογα µε τη χώρα στην οποία ανήκει ο συναλλασσόµενος και τον αλγόριθµο που χρησιµοποιεί η κάθε χώρα για να δίνει ή να ελέγχει τους Α.Φ.Μ. Πελάτες Τα σηµαντικότερα χαρακτηριστικά του κυκλώµατος πελατών είναι: 20ψήφιος αλφαριθµητικός κωδικός ο οποίος µπορεί να µεταβάλλεται οποιαδήποτε χρονική στιγµή µέσα στη χρήση, ανεξάρτητα αν έχουν γίνει ή όχι κινήσεις για το συγκεκριµένο πελάτη. Καθορισµός Πλαφόν υπολοίπου και έλεγχος του κατά την τιµολόγηση. Ο χειριστής µπορεί να επιλέξει να µη γίνεται κανένας έλεγχος του πλαφόν (όριο πίστωσης), ο έλεγχος να είναι προειδοποιητικός ή απαγορευτικός. Καταγραφή της πιστωτικής πολιτικής της επιχείρησης σε πολλαπλά επίπεδα και την ανάθεση των πιστωτικών πολιτικών στους πελάτες. υνατότητα ορισµού πολλαπλών δικλείδων ελέγχου και ορίων (πλαφόν) σε όλες τις παραµέτρους της πιστωτικής πολιτικής (λογιστικό υπόλοιπο, πραγµατικό υπόλοιπο, πραγµατικές και συµφωνηθείσες µέρες αποπληρωµής, καθώς και συνδυασµούς αυτών). Αυξηµένη δυνατότητα ορισµού υπευθύνων (ρόλων χρηστών) για τον έλεγχο των υπερβάσεων της πιστωτικής πολιτικής υνατότητα να καταγράφεται µε αυτόµατο τρόπο η ιστορία των επισφαλών απαιτήσεων των πελατών (bad debt history), ώστε οι υπεύθυνοι του πιστωτικού ελέγχου να παίρνουν κατάλληλες αποφάσεις. Καταγραφή του κινδύνου επισφάλειας κάθε πελάτη, µέσω βαθµών ποινής πιστοληπτικής ικανότητας. Καθορισµός τρόπων πληρωµής στους οποίους µπορεί να οριστεί ποσοστό έκπτωσης καθώς και «Συµφωνία Αποπληρωµής». Για κάθε συµφωνία αποπληρωµής, ο χρήστης µπορεί να καταχωρήσει τις ηµέρες αποπληρωµής για συγκεκριµένο ποσό οφειλής πχ σε 20 ηµέρες το 60% της οφειλής ενώ σε 50 ηµέρες το υπόλοιπο 40%. Καθορισµός των τιµών πώλησης των ειδών σε σχέση µε τον πελάτη ή/και µε τους τρόπους πληρωµής. υνατότητα ορισµού ανά πελάτη του πωλητή και του εισπράκτορα που τον παρακολουθεί. υνατότητα απαγόρευσης της πώλησης σε κάποιον πελάτη ή εµφάνισης προειδοποιητικού µηνύµατος κατά την τιµολόγηση σε αυτόν, κάποιου παραστατικού. Καταγραφή των αποστολών των εµπορευµάτων ανά υποκατάστηµα πελάτη.

11 Παρακολουθούνται τα ανοικτά υπόλοιπα των πελατών ανά υποκατάστηµα. Υπολογισµός της ενηλικίωσης των υπολοίπων των υποκαταστηµάτων Έλεγχος των ηµερών αποπληρωµής των υποκαταστηµάτων ενδρική κατηγοριοποίηση των πελατών για συγκεντρωτικές καταστάσεις π.χ κατά γεωγραφική κατανοµή, µεγέθους εταιρίας κλπ. Προβολή Πελάτη µε όλα τα σταθερά στοιχεία, συνολικά και µηνιαία οικονοµικά στοιχεία, διαφορές συνολικές και µηνιαίες τζίρων στόχων χρεώσεων πιστώσεων, κινήσεων παραστατικών και πλήθος άλλων οικονοµικών και στατιστικών πληροφοριών. Επίσης δίνεται η δυνατότητα ορισµού οθονών προβολής πλήρως οριζόµενους από το χειριστή. Οριζόµενη µορφή εκτυπώσεων όπως καρτέλες, ισοζύγια κλπ. υνατότητα επιλεκτικής αντιστοίχισης για όποιους Πελάτες ορίσει ο χειριστής. Εµπορική Πολιτική Πελατών Σαν Εµπορική Πολιτική Πελατών δηλώνεται το σύνολο των κανόνων που ορίζουν την τιµή, την έκπτωση και τον τρόπο αποπληρωµής των ειδών που η επιχείρηση εµπορεύεται και διακρίνεται στις εξής ενότητες: Τιµολογιακή Πολιτική Εργασίες µαζικής ανάθεσης τιµών. Ανατίθενται για συγκεκριµένο χρονικό διάστηµα, σε κατηγορίες πελατών σε συνδυασµό µε τα είδη, σε κατηγορίες πελατών και κατηγορίες ειδών, σε πελάτες και κατηγορίες ειδών, σε είδη και πελάτες. Εκπτωτική Πολιτική υνατότητα επιπλέον εκπτώσεων οι οποίες µπορούν να οριστούν ως ποσοστά, αξίες, µε κλίµακα αξιακή ή ποσοτική η οποία εφαρµόζεται σταδιακά ή στο σύνολο. Κάθε έκπτωση µπορεί να διαφοροποιηθεί στην διάρκεια του χρόνου, τον αποθηκευτικό χώρο καθώς και τον τρόπο πληρωµής. Οι παραπάνω εκπτώσεις µπορούν να συνδυαστούν µεταξύ τους σε διαφορετικές συνθέσεις και να εφαρµοστούν µε προτεραιότητα δηλωµένη από τον χρήστη. Μέσω εργασιών µαζικής ανάθεσης ανατίθενται για συγκεκριµένο χρονικό διάστηµα σε κατηγορία πελατών και είδος, σε κατηγορία πελατών και κατηγορία ειδών, σε πελάτη και είδος, σε πελάτη και κατηγορία ειδών. Οι παραπάνω εκπτώσεις εφαρµόζονται είτε σε επίπεδο γραµµής είδους είτε στο σύνολο κάθε συναλλαγής είτε στο σύνολο γκάµας ειδών. Η εφαρµογή παρέχει επίσης εκτυπώσεις ελέγχου για την ορθή τήρηση της εκπτωτικής πολιτικής. Σε περιπτώσεις αποκλίσεων µπορούν να δηµιουργηθούν αυτόµατα παραστατικά για την διόρθωση τους. Πιστωτική Πολιτική Ορίζεται πως, πόσο και πότε πληρώνει ο πελάτης την επιχείρηση. Θεσπίζονται κανόνες και παρακολουθείται η τήρηση αυτών. Ανατίθεται Συµφωνία Αποπληρωµής για συγκεκριµένο χρονικό διάστηµα, σε κατηγορίες πελατών σε συνδυασµό µε τα είδη, σε κατηγορίες πελατών και κατηγορίες ειδών, σε πελάτες και κατηγορίες ειδών, σε είδη και πελάτες. Για κάθε συµφωνία Αποπληρωµής ορίζονται επιπλέον ηµέρες αποδοχής χρέωσης ( η ηµεροµηνία µέχρι την οποία πρέπει να έχει γίνει αποδεχτή έµπρακτα µία οφειλή) και ο τρόπος είσπραξης. Ο υπολογισµός των ηµεροµηνιών αποδοχής λήξης γίνεται βάσει της ηµεροµηνίας παραγγελίας, αποστολής, χρέωσης ή βάσει οριζόµενης ηµεροµηνίας. Οι ηµεροµηνίες προσαρµόζονται στις ανάγκες του εκάστοτε πελάτη ή της επιχείρησης (πληρωµή σε συγκεκριµένες ηµέρες του µήνα της εβδοµάδας κ.λ.π.). Επίσης προβλέπεται διαφοροποίηση του τρόπου πληρωµής των φόρων κάθε συναλλαγής. ιαχείριση Συµβάσεων Πελατών Για κάθε σύµβαση καταγράφονται τα είδη µε ποσότητα και τιµή συµφωνίας και ο τρόπος ελέγχου του υπολοίπου εκτέλεσης. Κάθε σύµβαση µπορεί να τιµολογηθεί αυτόνοµα και να συνδεθεί προαιρετικά µε εµπορική πολιτική. Η τήρηση της πολιτικής µέσω σύµβασης, µπορεί να είναι προτεινόµενη ή δεσµευτική. Η παρακολούθηση της τήρησης της σύµβασης επιτυγχάνεται µε έναν µεγάλο αριθµό προβολών και εκτυπώσεων. Παρακολουθούνται τα είδη της σύµβασης, το υπόλοιπο τους, οι τιµές, η τήρηση της εµπορικής πολιτικής, το µικτό κέρδος ανά είδος και σύµβαση, τα σχετικά συνδεδεµένα παραστατικά, οι ανοικτές κινήσεις, υπόλοιπα και εξοφλήσεις ανά σύµβαση και πελάτη.

12 Τέλος οι συµβάσεις µπορούν να ανανεωθούν - επεκταθούν ως προς την ηµεροµηνία λήξης, την ποσότητα ανά είδος, τα είδη και τους πελάτες που αφορούν. Συµφωνίες Απολογιστικών Εκπτώσεων Πελατών Παρακολούθηση των συµφωνιών της επιχείρησης µε τον κάθε πελάτη της για την παροχή πρόσθετων απολογιστικών εκπτώσεων εάν και εφόσον επιτευχθούν οι στόχοι της συµφωνίας (ποσοτικοί ή αξιακοί) µέσα σε οριζόµενο χρονικό διάστηµα, συνήθως ενός έτους. Καταγραφή των απολογιστικών Εκπτωτικών συµφωνιών µε πελάτες. ορίζοντας το χρονικό διάστηµα ισχύος, το χρονικό διάστηµα απόδοσης και τον τρόπο απόδοσης. Επίσης µπορούν να ορίσουν συµφωνίες και σε κεντρικούς πελάτες ώστε οι πωλήσεις και οι αποδόσεις να γίνονται µέσω αντιπροσώπων. Στο στάδιο της καταγραφής προσδιορίζονται στόχοι σε συγκεκριµένα είδη, κατηγορίες ειδών ή νέα είδη, µε την κάλυψη των οποίων θα ενεργοποιηθούν οι συµφωνίες εκπτώσεων. Οι στόχοι µπορεί να αποτελούν κλίµακα που αφορά σε ποσότητες, αξίες, βάρος /όγκο ή αριθµό κινηθέντων ειδών, που αποδίδεται ποσοστιαία, ή αξιακά και εφαρµόζεται στα είδη /κατηγορίες του στόχου ή σε διαφορετικά είδη/ κατηγορίες. Μπορεί να είναι σύνθετοι (να απαρτίζονται από επιµέρους δηλαδή στόχους ) ώστε να για να αποδοθούν οι εκπτώσεις των επιµέρους στόχων να πρέπει να επιτευχθεί το σύνολο των στόχων που αποτελούν τον σύνθετο στόχο. Επίσης να οριστεί η αυτόµατη µείωση της απόδοσης ενός επιµέρους στόχου µε βάση το ποσοστό µη επίτευξης του στόχου αυτού Επιλογή των παραστατικών που θα συµµετέχουν στην διαµόρφωση του στόχου µε δυνατότητα εξαίρεσης γραµµών από την απόδοση. Υπολογισµός και απόδοση µε αναγωγή του στόχου στην λήξη συµφωνίας ή τµηµατικά για κάθε απολογιστική συµφωνία, δηµιουργία παραστατικού στην εφαρµογή για την απεικόνιση των αποδόσεων αλλά και ακύρωση αυτόµατα των υπολογισµών. ηµιουργία παραστατικών προβλέψεων των ποσών εκπτώσεων ανά οικονοµική περίοδο µε βάση τη συµφωνία λαµβάνοντας υπόψη τα πραγµατικά στοιχεία ή προκαθορισµένο ύψος στόχου Παρακολούθηση των συµφωνιών και της πορείας επίτευξης των στόχων που έχουν τεθεί στις συµφωνίες εκπτώσεων, προβολής των συνολικών εκπτώσεων ανά πελάτη, προβολής των παραστατικών απόδοσης ανά συµφωνία καθώς και των προβλέψεων Προµηθευτές Τα σηµαντικότερα χαρακτηριστικά του κυκλώµατος των προµηθευτών είναι: 20ψήφιος αλφαριθµητικός κωδικός ο οποίος µπορεί να µεταβάλλεται οποιαδήποτε χρονική στιγµή µέσα στη χρήση, ανεξάρτητα αν έχουν γίνει ή όχι κινήσεις για το συγκεκριµένο προµηθευτή. Καθορισµός Πλαφόν υπολοίπου και έλεγχος του κατά την τιµολόγηση. Ο χειριστής µπορεί να επιλέξει να µη γίνεται κανένας έλεγχος του πλαφόν (όριο πίστωσης), ο έλεγχος να είναι προειδοποιητικός ή απαγορευτικός. Καθορισµός τρόπων πληρωµής στους οποίους µπορεί να οριστεί ποσοστό έκπτωσης καθώς και Συµφωνία Αποπληρωµής. Για κάθε συµφωνία αποπληρωµής, ο χρήστης µπορεί να καταχωρήσει τις ηµέρες αποπληρωµής για συγκεκριµένο ποσό οφειλής πχ. σε 20 ηµέρες το 60% της οφειλής ενώ σε 50 ηµέρες το υπόλοιπο 40%. ενδρική κατηγοριοποίηση των προµηθευτών για συγκεντρωτικές καταστάσεις π.χ. κατά γεωγραφική κατανοµή, µεγέθους εταιρίας κλπ. υνατότητα απαγόρευσης της αγοράς από κάποιον προµηθευτή ή εµφάνισης προειδοποιητικού µηνύµατος κατά την καταχώρηση των τιµολογίων που εκδίδονται από αυτόν. υνατότητα ορισµού ανά προµηθευτή του αντιπρόσωπου µέσω του οποίου γίνονται οι αγορές από το συγκεκριµένο πωλητή. Προβολή Προµηθευτή µε όλα τα σταθερά στοιχεία, συνολικά και µηνιαία οικονοµικά στοιχεία, διαφορές συνολικές και µηνιαίες τζίρων στόχων χρεώσεων πιστώσεων, κινήσεων παραστατικών και πλήθος άλλων οικονοµικών και στατιστικών πληροφοριών. Επίσης δίνεται η δυνατότητα ορισµού οθονών προβολής πλήρως οριζόµενους από τον χειριστή. Οριζόµενη µορφή εκτυπώσεων όπως καρτέλες, ισοζύγια κλπ. υνατότητα επιλεκτικής αντιστοίχισης για όσους Προµηθευτές ορίσει ο χειριστής.

13 Ορισµός των ειδών τα οποία αγοράζονται ή θα αγοραστούν από προµηθευτές ή δυνητικούς προµηθευτές. Αυτά τα είδη µπορούν να αντιστοιχηθούν µε είδη αποθήκης, λογαριασµούς λογιστικής ή κατηγορίες παγίων. Για κάθε είδος Προµηθευτή ορίζεται η τιµολογιακή, εκπτωτική και πιστωτική πολιτική που έχει συµφωνήσει η επιχείρηση µε τον προµηθευτή. Η ύπαρξη τους διευκολύνει στην λεπτοµερή καταγραφή συµφωνίας της επιχείρησης µε τον προµηθευτή ώστε να ελέγχεται αυτόµατα η ορθή τήρηση της. Εµπορική Πολιτική Προµηθευτών Σαν Εµπορική Πολιτική Προµηθευτών δηλώνεται το σύνολο των κανόνων που ορίζουν την τιµή, την έκπτωση και τον τρόπο αποπληρωµής των ειδών που η επιχείρηση προµηθεύεται και διακρίνεται στις εξής ενότητες: Τιµολογιακή Πολιτική Κάθε πολιτική αφορά σε έναν προµηθευτή και ανατίθεται σε είδη του Προµηθευτή. Οι τιµές χαρακτηρίζονται ως συµφωνηµένες ή ενδεικτικές. Οι συµφωνηµένες προτείνονται στα παραστατικά του προµηθευτή, οι ενδεικτικές χρησιµοποιούνται για µη οριστικοποιηµένους τιµοκαταλόγους. Εκπτωτική Πολιτική υνατότητα επιπλέον εκπτώσεων οι οποίες µπορούν να οριστούν ως ποσοστά, αξίες, µε κλίµακα αξιακή ή ποσοτική η οποία εφαρµόζεται σταδιακά ή στο σύνολο. Κάθε έκπτωση µπορεί να διαφοροποιηθεί στην διάρκεια του χρόνου, τον αποθηκευτικό χώρο καθώς και τον τρόπο πληρωµής. Οι παραπάνω εκπτώσεις µπορούν να συνδυαστούν µεταξύ τους σε διαφορετικές συνθέσεις και να εφαρµοστούν µε προτεραιότητα δηλωµένη από τον χρήστη. Μέσω εργασιών µαζικής ανάθεσης ανατίθενται για συγκεκριµένο χρονικό διάστηµα ανά προµηθευτή, κατηγορία είδους προµηθευτή και είδος προµηθευτή. Οι παραπάνω εκπτώσεις εφαρµόζονται είτε σε επίπεδο γραµµής είδους είτε στο σύνολο κάθε συναλλαγής είτε στο σύνολο γκάµας ειδών. Η εφαρµογή παρέχει επίσης εκτυπώσεις ελέγχου για την ορθή τήρηση της εκπτωτικής πολιτικής. Σε περιπτώσεις αποκλίσεων µπορούν να δηµιουργηθούν αυτόµατα παραστατικά για την διόρθωση τους. Πιστωτική Πολιτική Η πιστωτική πολιτική ορίζεται ανά προµηθευτή, κατηγορία είδους προµηθευτή και είδος προµηθευτή ιαχείριση Συµβάσεων Προµηθευτή Οι συµβάσεις αφορούν συγκεκριµένο Προµηθευτή και τα είδη αυτού. Συµφωνίες Απολογιστικών Εκπτώσεων Προµηθευτών Παρακολούθηση των συµφωνιών της επιχείρησης µε τον κάθε προµηθευτή για την παροχή πρόσθετων απολογιστικών εκπτώσεων εάν και εφόσον επιτευχθούν οι στόχοι της συµφωνίας (ποσοτικοί ή αξιακοί) µέσα σε οριζόµενο χρονικό διάστηµα, συνήθως ενός έτους. Καταγραφή των απολογιστικών Εκπτωτικών συµφωνιών µε προµηθευτές. ορίζοντας το χρονικό διάστηµα ισχύος, το χρονικό διάστηµα απόδοσης και τον τρόπο απόδοσης. Στο στάδιο της καταγραφής προσδιορίζονται στόχοι σε συγκεκριµένα είδη, κατηγορίες ειδών ή νέα είδη, µε την κάλυψη των οποίων θα ενεργοποιηθούν οι συµφωνίες εκπτώσεων. Οι στόχοι µπορεί να αποτελούν κλίµακα που αφορά σε ποσότητες, αξίες, βάρος /όγκο ή αριθµό κινηθέντων ειδών, που αποδίδεται ποσοστιαία, ή αξιακά και εφαρµόζεται στα είδη /κατηγορίες του στόχου ή σε διαφορετικά είδη/ κατηγορίες. Μπορεί να είναι σύνθετοι (να απαρτίζονται από επιµέρους δηλαδή στόχους ) ώστε να για να αποδοθούν οι εκπτώσεις των επιµέρους στόχων να πρέπει να επιτευχθεί το σύνολο των στόχων που αποτελούν τον σύνθετο στόχο. Επίσης να οριστεί η αυτόµατη µείωση της απόδοσης ενός επιµέρους στόχου µε βάση το ποσοστό µη επίτευξης του στόχου αυτού. Επιλογή των παραστατικών που θα συµµετέχουν στην διαµόρφωση του στόχου µε δυνατότητα εξαίρεσης γραµµών από την απόδοση. Υπολογισµός και απόδοση µε αναγωγή του στόχου στην λήξη συµφωνίας ή τµηµατικά για κάθε απολογιστική συµφωνία, δηµιουργία παραστατικού στην εφαρµογή για την απεικόνιση των αποδόσεων αλλά και ακύρωση αυτόµατα των υπολογισµών. ηµιουργία παραστατικών προβλέψεων των ποσών εκπτώσεων ανά οικονοµική περίοδο µε βάση τη συµφωνία λαµβάνοντας υπόψη τα πραγµατικά στοιχεία ή προκαθορισµένο ύψος στόχου.

14 Παρακολούθηση των συµφωνιών και της πορείας επίτευξης των στόχων που έχουν τεθεί στις συµφωνίες εκπτώσεων, προβολής των συνολικών εκπτώσεων ανά προµηθευτή, προβολής των παραστατικών απόδοσης ανά συµφωνία καθώς και των προβλέψεων. Παραλαβή από τον προµηθευτή συγκεντρωτικού παραστατικού µε δυνατότητα επιµερισµού των αξιών στα είδη που αφορά. ιαχείριση αξιόγραφων Τα κυριότερα λειτουργικά χαρακτηριστικά του κυκλώµατος είναι: Τήρηση όλων των βασικών στοιχεία των αξιόγραφων µιας επιχείρησης καθώς και τα στοιχεία του εκδότη, του δικαιούχου και του τριτεγγυητή (εάν υπάρχει). ιαχειρίζεται όλους τους τύπους αξιόγραφων όπως επιταγές, γραµµάτια, συναλλαγµατικές και έκδοση αυτών. Παρακολουθεί τα αξιόγραφα σε όλα τα στάδια στα οποία µπορεί να περιέλθουν όπως στο χαρτοφυλάκιο, στη τράπεζα για προεξόφληση, διαµαρτυρηµένο, επίδικο, µεταβιβασµένο σε προµηθευτή κλπ. Προβολή των αξιόγραφων ιαχείριση εξόφλησης αξιόγραφων Παρακολούθηση µπλοκ επιταγών της εταιρίας και εκτύπωση των πληρωτέων αξιογράφων κάθε µπλοκ σε ειδικά προτυπωµένα έντυπα. Εκτύπωση όλων των απαραίτητων καταστάσεων που αφορούν τα αξιόγραφα όπως Ευρετήρια, Καρτέλες, Καταστάσεις Αξιόγραφων κλπ. Χρηµατοοικονοµικά Παραστατικά Τα χρηµατοοικονοµικά παραστατικά είναι παραστατικά συναλλαγών, τα οποία δεν αφορούν αγορά ή πώληση, όπως ταµειακές κινήσεις, κινήσεις δαπανών, αξιογράφων κλπ. Οι βασικές εργασίες του υποσυστήµατος είναι: υνατότητα καταχώρησης, µεταβολής, διαγραφής πρόχειρων χρηµατο-οικονοµικών παραστατικών. Καταχώρηση πρότυπων (σκελετών) χρηµατο-οικονοµικών παραστατικών. Έκδοση των παραστατικών σε προτυπωµένο µηχανογραφικό χαρτί. υνατότητα µαζικής ενηµέρωσης και έκδοσης χρηµατο-οικονοµικών παραστατικών. Αντιγραφή ενός παραστατικού σε κάποιο άλλο ίδιου ή διαφορετικού τύπου. Κατάταξη των παραστατικών σε οµάδες για την εύκολη παραγωγή σχετικών reports. Πραγµατοποίηση όλων των απαραίτητων ελέγχων (όριο πίστωσης, υπολοίπου κλπ). Ειδική διαχείριση αρίθµησης των παραστατικών, µε απεριόριστο αριθµό σειρών κατά τύπο παραστατικού και την υποχρέωση κάθε καταχωρούµενο παραστατικό, ανεξάρτητα εάν εκδίδεται από την εταιρία ή κάποιον συναλλασσόµενο, να αποκτά ενδο-εταιρικό µοναδικό αριθµό σε επίπεδο οικονοµικής χρήσης. Επιτρέπει την καταχώρηση και παρακολούθηση χρηµατοοικονοµικών παραστατικών τόσο σε ευρώ όσο και σε ξένο νόµισµα. Εκτυπώνει όλες τις απαραίτητες καταστάσεις (καταστάσεις ελέγχου, ηµερολόγια κλπ.). Παράγει όλα τα απαραίτητα reports που θα διευκολύνουν τον έλεγχο των καταχωρηµένων παραστατικών καθώς και όλα τα απαιτούµενα από τον ΚΒΣ reports (ηµερολόγια). Επιτρέπει την ταχεία καταχώρηση εισπράξεων για πιο εύκολη, γρήγορη και φιλική, προς τον χρήστη, διαχείριση των εισπράξεων. Μέσα από απλοποιηµένες οθόνες επιτυγχάνεται : Αυτόµατη δηµιουργία χρηµατοοικονοµικού παραστατικού Αυτόµατη δηµιουργία αξιόγραφων

15 Είσπραξη µέσω πιστωτικών καρτών. Παρακολούθηση δόσεων των καρτών Είσπραξη µε προεπιλογή ανοιχτών χρεώσεων του πελάτη και αυτόµατη αντιστοίχιση ιαχείριση Οριζόµενων Οικονοµικών Ιεραρχιών Η εφαρµογή δίνει τη δυνατότητα αποτύπωσης και παρουσίασης όλων των οικονοµικών δεδοµένων µιας επιχείρησης σε οριζόµενες οικονοµικές ιεραρχίες (εκµεταλλεύσεις, κέντρα κόστους - κέρδους κλπ.) και συνδυασµούς αυτών, πέραν της απλής λογιστικής. Αναλυτικότερα: Επιτρέπει τον ορισµό πέντε δενδρικών οικονοµικών ιεραρχιών. Επιτρέπει την ανάλυση των ποσών κάθε γραµµής του παραστατικού σε συνδυασµούς στοιχείων των οικονοµικών ιεραρχιών. Επιτρέπει την αυτόµατη πρόταση τέτοιων συνδυασµών ανάλογα µε τις οντότητες που συµµετέχουν σε κάθε γραµµή παραστατικού (πελάτες, προµηθευτές, είδη, πωλητές, λογαριασµοί) και τις προτεραιότητες που έχουν οριστεί. Υπολογίζει και επιµερίζει τη συνολική αξία κάθε παραστατικού στους συνδυασµούς των στοιχείων των οικονοµικών ιεραρχιών των γραµµών του παραστατικού. Προγραµµατισµός Πληρωµών Ο προγραµµατισµός των πληρωµών δίνει την δυνατότητα σε µία επιχείρηση να προγραµµατίσει την πληρωµή των υποχρεώσεων της λαµβάνοντας υπόψη την διαθέσιµη ταµειακή ρευστότητα. Tο υποσύστηµα του Προγραµµατισµού Πληρωµών παρέχει στις επιχειρήσεις τις παρακάτω δυνατότητες υνατότητα αυτόµατης και προοδευτικής δηµιουργίας προτάσεων πληρωµών µε βάση ληξιπρόθεσµες ή µη υποχρεώσεις της επιχείρησης οι οποίες επιλέγονται δυναµικά µέσω πολλαπλών κριτηρίων. υνατότητα επιλεκτικής πληρωµής των ληξιπρόθεσµων υποχρεώσεων µε βάση τη διαθέσιµη ρευστότητα. υνατότητα µερικής ή ολικής πληρωµής µιας υποχρέωσης. υνατότητα αυτόµατης εφαρµογής των προκαθορισµένων συµφωνιών αποπληρωµής όπως αυτές αποτυπώνονται στα παραστατικά αγορών αλλά και δυνατότητα τροποποίησης αυτών. υνατότητα αποπληρωµής: µε µετρητά (επιταγή ηµέρας) µε αξιόγραφα µέσω τραπεζών µε εντολές πληρωµής υνατότητα αναστολής των πληρωµών για συγκεκριµένο χρονικό διάστηµα και άρσης της αναστολής υνατότητα παρακολούθησης της ρευστότητας πριν και µετά την εκτέλεση των εντολών πληρωµής υνατότητα έγκρισης του ποσού πληρωµής. υνατότητα συγκέντρωσης υποχρεώσεων µε διαφορετικές ηµεροµηνίας λήξης σε ένα αξιόγραφο ανά προµηθευτή, όπου η ηµεροµηνία λήξης του µπορεί να υπολογισθεί µε έναν από τους παρακάτω τρόπους: Μεσοσταθµική Την µικρότερη Την µεγαλύτερη Οριζόµενη από τον χρήστη υνατότητα αυτόµατης εκτέλεσης των προγραµµατισµένων πληρωµών υνατότητα δηµιουργίας αξιόγραφων και εκτύπωση αυτών

16 υνατότητα δηµιουργίας χρηµατοοικονοµικών παρ/κών και εκτύπωση αυτών καθώς και αντιστοίχηση των υποχρεώσεων. υνατότητα εκτέλεσης εκ νέου των προγραµµατισµένων πληρωµών όταν ακυρωθούν ή διαγραφούν τα σχετικά χρηµατοοικονοµικά παραστατικά. υνατότητα µεταφοράς των εκκρεµοτήτων µια πρότασης σε επόµενη πρόταση. ιαχείριση Απαιτήσεων Με το υποσύστηµα αυτό δίνεται η δυνατότητα παρακολούθησης των απαιτήσεων των πελατών της επιχείρησης είτε αυτές αφορούν ανοικτές χρεώσεις είτε αυτές αφορούν αξιόγραφα. Σκοπός του υποσυστήµατος είναι να βοηθήσει στην πραγµατική παρακολούθηση των απαιτήσεων. Αναπροσαρµόζονται και παρακολουθούνται οι πραγµατικές ηµέρες αποπληρωµής των απαιτήσεων βάσει των συνεννοήσεων και συµφωνιών µε τους πελάτες στα πλαίσια της καθηµερινής λειτουργίας της επιχείρησης. Επιγραµµατικά δίνεται η δυνατότητα στις επιχειρήσεις: Να καταγράψουν τις πολιτικές απαιτήσεων είτε για ανοικτές χρεώσεις είτε για αξιόγραφα. Σε κάθε πολιτική ορίζονται µία ή περισσότερες καταστάσεις στις οποίες µπορεί να περιέλθει µια απαίτηση πελάτη. Να ορίσουν τους τύπους ενεργειών που εκτελούν σε καθηµερινή βάση για να παρακολουθήσουν τις αλλαγές των ηµεροµηνιών λήξης ή άλλων στοιχείων των απαιτήσεων των πελατών. Να παρακολουθούν καθηµερινά µε βάση την κατάσταση την κάθε απαίτηση και να καταγράφουν την εκτέλεση µιας ενέργειας (παράδειγµα η τηλεφωνική επικοινωνία µε τον πελάτη µε αποτέλεσµα την αναπροσαρµογή της ηµεροµηνίας λήξης της απαίτησης). Να εκτυπώνουν προκαθορισµένες επιστολές για το σύνολο των απαιτήσεων των πελατών σε σχέση µε τη σοβαρότητα της κατάστασης στην οποία έχουν περιέλθει οι απαιτήσεις τους. Να παρακολουθούν ιστορικά στοιχεία απαιτήσεων µε τη βοήθεια των κατάλληλων εκτυπώσεων, να προγραµµατίζουν την είσπραξη ανοικτών χρεώσεων και να έχουν µια εικόνα της αποδοτικότητας του συστήµατος διαχείρισης των απαιτήσεων όσον αφορά στις εξοφλήσεις των απαιτήσεων σε σχέση µε την κατάσταση στην οποία έχουν περιέλθει. Συµπερασµατικά το υποσύστηµα αυτό συµβάλλει στην πραγµατική καθηµερινή παρακολούθηση των απαιτήσεων των πελατών µιας επιχείρησης. Πιστοληπτική Ικανότητα Μπορούν να χαρακτηριστούν οι συναλλασσόµενοι (και µέσω αυτών οι πελάτες) ως προς την πιστοληπτική τους ικανότητα Αυτό γίνεται προσθέτοντας βαθµούς ποινής έπειτα από ανάλογες κινήσεις (πχ διαµαρτυρηµένα γραµµάτια, καθυστέρηση στις εξοφλήσεις, υπέρβαση υπολοίπου πάνω από ένα όριο κλπ) Πιστωτικός έλεγχος Η εφαρµογή κάνει έλεγχο υπέρβασης των ορίων κάποιων στοιχείων, το ύψος των οποίων ορίζεται από το χρήστη. Τα όρια αυτά είναι: Το Υπόλοιπο Τα Αξιόγραφα Ιδίας Έκδοσης Τα Αξιόγραφα Τρίτων Το σύνολο των Αξιόγραφων Το Υπόλοιπο + τα Αξιόγραφα Ιδίας Έκδοσης Το Υπόλοιπο + τα Αξιόγραφα Έκδοσης Τρίτων

17 Το Υπόλοιπο + τα Αξιόγραφα Οι Συµφωνηθείσες ηµέρες Αποπληρωµής Οι Πραγµατικές ηµέρες Αποπληρωµής Οι Ηµέρες Αποπληρωµής Ανοικτών Υπολοίπων λαµβάνοντας υπόψη και τις πραγµατικές ηµέρες αποπληρωµής. Για κάθε τύπο ελέγχου υπάρχει ένα όριο (πλαφόν) και ένα ποσοστό επιτρεπόµενης απόκλισης. Επίσης ορίζεται και ένα επιπλέον ποσοστό, του οποίου η υπέρβαση θα επισύρει και βαθµούς ποινής. Ο αριθµός των βαθµών ποινής θα µπορεί να είναι διαφορετικός από τύπο σε τύπο ελέγχου (Άλλος για το υπόλοιπο, άλλος για τις ηµέρες αποπληρωµής) Ο έλεγχος γίνεται κατά την ενηµέρωση των παραστατικών. Ο έλεγχος λαµβάνει πάντα υπόψη τις συνολικές κινήσεις του πελάτη και όχι την συγκεκριµένη (Πχ συνολικό ελεγχόµενο υπόλοιπο και όχι το ποσό που επηρεάζει το υπόλοιπο ή την κίνηση) Ο έλεγχος λαµβάνει υπόψη και τους υπάρχοντες βαθµούς ποινής και δουλεύει απαγορευτικά Ορισµένοι χρήστες µπορούν να έχουν δικαίωµα υπέρβασης του πλαφόν µέχρι το επιπλέον ποσοστό, ενώ άλλοι χρήστες µπορούν να έχουν δικαίωµα υπέρβασης και του επιπλέον ποσοστού (ανώτερο δικαίωµα) Επίσης ορισµένοι χρήστες πέρα των παραπάνω έχουν και δικαίωµα να παρακάµπτουν την µειωµένη πιστοληπτική ικανότητα ( ύπαρξη βαθµών ποινής). Μάλιστα µπορούν να οριστούν πέντε επίπεδα για τους αντίστοιχους βαθµούς ποινής, ενώ το πέµπτο ειδικά ισχύει ανεξάρτητα από το ύψος των βαθµών Σε κάθε περίπτωση όµως (είτε παραβίασης πλαφόν, είτε µειωµένης πιστοληπτικής ικανότητας) εµφανίζονται τα προειδοποιητικά µηνύµατα. Η πιστοληπτική ικανότητα ενηµερώνεται: Όταν γίνεται υπέρβαση Πλαφόν + ποσοστού βαθµών ποινής. Τότε στον συναλλασσόµενο του πελάτη προστίθενται οι αντίστοιχοι βαθµοί ποινής Όταν καταχωρούνται συγκεκριµένες κινήσεις (πχ διαµαρτυρηµένα γραµµάτια) Από κινήσεις αξιογράφων και µάλιστα αυτή του εκδότη, του τριτεγγυητή και του εκχωρητή Υπάρχει η δυνατότητα καταχώρησης (πρόσθεσης η αφαίρεσης) βαθµών ποινής απευθείας στην πιστοληπτική ικανότητα και όχι µόνο µέσω της κίνησης κάποιου πελάτη. Οικονοµικές Καταστάσεις Το υποσύστηµα των οικονοµικών καταστάσεων ενεργοποιείται από το κεντρικό µενού της εφαρµογής: Οικονοµική ιαχείριση Λοιπά Οικονοµικές Καταστάσεις. Μέσω του υποσυστήµατος αυτού παρέχεται στην επιχείρηση η δυνατότητα σχεδιασµού του ισολογισµού της, της φορολογικής δήλωσης και πολλών ακόµα οικονοµικών καταστάσεων, οι οποίες αντλούν τα στοιχεία τους, από τα καταχωρηµένα στην εφαρµογή δεδοµένα. Επίσης, δίνεται η δυνατότητα µεταφοράς των στοιχείων αυτών σε EXCEL αρχεία, από όπου ο χρήστης µπορεί να τα εκτυπώσει και να τα επεξεργαστεί. Χρηµατορροές Μέσω του συγκεκριµένου υποσυστήµατος, ο χρήστης ενηµερώνεται σχετικά µε τη ρευστότητα (αγορές πωλήσεις) της εκάστοτε επιχείρησης.

18 Συγκεκριµένα, το υποσύστηµα αυτό παρέχει πληροφόρηση για τις κινήσεις των πελατών, προµηθευτών και λογαριασµών που ανήκουν σε κάποια κλάση. ΙΑΧΕΙΡΙΣΗ ΠΑΓΙΩΝ Σκοπός του συστήµατος ιαχείρισης Παγίων είναι η καταγραφή και ο έλεγχος των εγγραφών και των οικονοµικών δραστηριοτήτων που σχετίζονται µε τα πάγια στοιχεία για φορολογικούς και διαχειριστικούς σκοπούς. Συγκεκριµένα το Σύστηµα επιτρέπει: Την ανάπτυξη πολιτικών και διαδικασιών διαχείρισης Παγίων Κατηγοριοποίηση, κεφαλοποίηση και εγγραφές Παγίων στοιχείων (προσθήκες, µεταφορές, αποσύρσεις) για διαχειριστικούς και φορολογικούς λόγους. Τον αυτόµατο υπολογισµό και εγγραφή της απόσβεσης. Τη δυνατότητα τήρησης αποθήκης Παγίων. Την αυτόµατη εγγραφή των σχετικών κινήσεων στην Γενική Λογιστική. Λογιστική & Χωροταξική παρακολούθηση Παγίων Τήρηση Μητρώου Παγίων µε πλήρη Ιστορικότητα Αυτόµατος Υπολογισµός Αποσβέσεων Αναπροσαρµογές, συγχωνεύσεις, πωλήσεις κλπ Παγίων Σηµεία εγκατάστασης και µετακινήσεις Παγίων Γρήγορη και οn-line πρόσβαση στην ιστορική απόσβεση και την τρέχουσα αξία βιβλίων Ευέλικτος σχεδιασµός στα πεδία εισαγωγής και προεπιλογών στα πεδία αυτά. Ξεχωριστά και ιεραρχικά δικαιώµατα ανά χρήστη. Παρακολούθηση παγίων βάσει κανόνων.λ.π. ΙΑΧΕΙΡΙΣΗ ΠΡΟΫΠΟΛΟΓΙΣΜΩΝ Οικονοµικός Προϋπολογισµός Σαν Οικονοµικός Προϋπολογισµός ορίζεται η διαδικασία που σκοπό έχει να απεικονίσει την µελλοντική οικονοµική θέση µιας επιχείρησης, εάν και εφόσον επιβεβαιωθούν οι προβλέψεις. Συνήθως οι επιχειρήσεις έχουν περισσότερα από ένα σενάρια προβλέψεων που αναφέρονται σε παραπάνω από µία διαχειριστική περίοδο. Ο Οικονοµικός Προϋπολογισµός στην εφαρµογή Singular Enterprise: Επιταχύνει και διευκολύνει τη διαδικασία κατάρτισης προϋπολογισµού. Προειδοποιεί έγκαιρα µε τις αποκλίσεις έναντι των προβλέψεων. ίνει τη δυνατότητα αναθεώρησης και τήρηση ιστορικότητας. ίνει τη δυνατότητα δηµιουργίας πολλαπλών σεναρίων προϋπολογισµού. Παρέχει βοήθεια στην κατανοµή των πόρων της επιχείρησης

19 Εκδίδει Κατάσταση Αποτελεσµάτων ανά κατηγορία εσόδου, ανά κέντρο κέρδους και συνολικά της επιχείρησης. Εκδίδει Προϋπολογιστικό Ισολογισµό Εκδίδει Ταµειακό πρόγραµµα. ΠΡΟΒΛΕΨΕΙΣ Επενδύσεων Εσόδων (Πωλήσεις από δραστηριότητες της επιχείρησης) Λοιπών Εσόδων (έσοδα από συµµετοχές κ.λ.π) Λειτουργικών Εξόδων σύµφωνα µε την οργανωτική δοµή της επιχείρησης. Αγορών αποθεµάτων Α&Β υλών εµπορευµάτων κ.λ.π. Χρηµατοοικονοµικών Εξόδων Μακροπρόθεσµων και Βραχυπρόθεσµων ανείων Αρχικής ταµειακής θέσης Απαιτήσεων έναρξης πελατών Λοιπών Απαιτήσεων έναρξης Λοιπών Απαιτήσεων Υποχρεώσεων έναρξης προµηθευτών Λοιπών Υποχρεώσεων έναρξης Λοιπών υποχρεώσεων Αύξηση Μετοχικού Κεφαλαίου Πληρωτέων Μερισµάτων ιαφόρων προβλέψεων ΑΠΟΤΕΛΕΣΜΑΤΑ Κατάσταση Αποτελεσµάτων επιχείρησης ανά περίοδο 1,3,6 και ανά οικονοµική χρήση Κατάσταση Αποτελεσµάτων ανά τµήµα(κέντρο κέρδους) και ανά περίοδο 1,3,6 και ανά οικονοµική χρήση Κατάσταση Αποτελεσµάτων ανά έσοδο ανά περίοδο 1,3,6 και ανά οικονοµική χρήση Κατάσταση ιάθεσης Αποτελεσµάτων Ταµειακό Πρόγραµµα ανά περίοδο1,3,6 και ανά οικονοµική χρήση Προϋπολογιστικός Ισολογισµός ανά περίοδο 1,3,6 και ανά οικονοµική χρήση. Τα παραπάνω αποτελέσµατα εκδίδονται συνδυάζοντας τα πραγµατικά στοιχεία για το παρελθόν και τα προϋπολογιστικά για το µέλλον. ΠΑΡΑΚΟΛΟΥΘΗΣΗ ΑΝΑΘΕΩΡΗΣΗ Σύγκριση Πραγµατικών Ποσών µε αρχικές Προβλέψεις Σύγκριση Πραγµατικών Ποσών µε αναθεωρηµένες προβλέψεις. Αναθεώρηση ( ιορθωτικές κινήσεις) µε διάφορες µεθόδους. Τήρηση Ιστορικότητας Καταχώρηση απολογιστικών στοιχείων δυναµικότητας ανά δραστηριότητα και κέντρο κέρδους ΕΥΚΟΛΙΕΣ ΣΤΗ ΧΡΗΣΗ Εύχρηστη καταχώρηση των προβλέψεων.

20 υνατότητα δηµιουργίας σεναρίων από άλλα σενάρια. Προϋπολογισµός Πωλήσεων Ο προϋπολογισµός πωλήσεων ( Sales Budget ) ή µε την ευρύτερη έννοια προγραµµατισµός πωλήσεων εσόδων που αφορά σε µία καθορισµένη χρονική περίοδο. είναι η πρόβλεψη των Με το υποσύστηµα του Προϋπολογισµού Πωλήσεων οι επιχειρήσεις µπορούν να καταστρώσουν και να παρακολουθήσουν σε ενιαίο σύστηµα µε το εµπορικό λογισµικό, πολυδιάστατα πλάνα πωλήσεων (προσαρµοσµένα στην οργάνωση της επιχείρησης και στους τοµείς της αγοράς) και σε πολλαπλά σενάρια. Μπορούν να δηµιουργήσουν προβλέψεις σε διάφορα επίπεδα είτε µε χειροκίνητη καταχώρηση, είτε µε δηµιουργία προβλέψεων από προηγούµενο έτος µε ποσοστά µεταβολής στα πραγµατικά ή στις προβλέψεις, είτε µε αντιγραφή από άλλο σενάριο µε ποσοστά µεταβολής. Σηµαντικό πλεονέκτηµα είναι : δυνατότητα εξαγωγής των προβλέψεων στο Excel και στην συνέχεια η αυτόµατη εισαγωγή των επεξεργασµένων στοιχείων στην εφαρµογή. Συλλέγονται οι πραγµατικές πωλήσεις σε όλες τις διαστάσεις και για όλα τα σενάρια από στοιχεία προγενέστερων περιόδων µε δυνατότητα σύγκρισης Προϋπολογιστικών και Πραγµατικών στοιχείων. Αναθεωρούνται οι αρχικές προβλέψεις σε περιπτώσεις αποκλίσεων ή έκτακτων συµβάντων και συγκρίνονται τα αναθεωρηµένα ποσά µε το αρχικό τους πλάνο και µε τα πραγµατικά στοιχεία Ύπαρξη πολλαπλών δυναµικών σεναρίων, πολλαπλών διαστάσεων. Όλα τα παραπάνω παρακολουθούνται µε πολυδιάστατες αναφορές οι οποίες λαµβάνονται σε οποιαδήποτε περίοδο της οικονοµικής χρήσης σε συνδυασµό και µε τα πραγµατικά ποσά (για το χρονικό διάστηµα παρακολούθησης). Αποτέλεσµα αυτού είναι η δυναµική παρακολούθηση της εξέλιξης του προϋπολογισµού σε σχέση µε τις αρχικές προβλέψεις ώστε έγκαιρα αν χρειαστεί να προβεί η εταιρία σε αναθεωρήσεις αυτών και διορθωτικές ενέργειες. SINGULAR ENTERPRISE / MIS Με το υποσύστηµα Singular Enterprise /MIS δίνεται η δυνατότητα να εκτυπώσετε από τις ήδη έτοιµες στατιστικές καταστάσεις ή να δηµιουργήσετε νέες. Το συγκεκριµένο υποσύστηµα βασίζεται σε πολλαπλά reporting tools - Crystal Reports, Sen SRG, OLAP, τα οποία είναι ενσωµατωµένα στην εφαρµογή και προσφέρουν δυνατότητες όπως η άµεση αναζήτηση των εγγραφών µε κριτήρια επιλογής όπου ακολουθούν την ίδια φιλοσοφία µε αυτή των εκτυπώσεων που δίνονται µέσα από την εφαρµογή. Επιπλέον υπάρχουν οι παρακάτω δυνατότητες: Μεταφορά των δεδοµένων που αφορούν στις εκτυπώσεις σε «πίνακες συλλογής αριθµητικών δεδοµένων (data warehouses) ώστε όταν γίνεται µια εκτύπωση να αντλεί στοιχεία από τους συγκεκριµένους πίνακες και να µην επιβαρύνει την εφαρµογή. Η ενηµέρωση αυτή των πινάκων µπορεί να γίνεται αυτόµατα µε χρονοπρογραµµατισµό όποια χρονική στιγµή αποφασίσει ο υπεύθυνος του συστήµατος π.χ κάθε βράδυ. Κάθε φορά που εκτυπώνεται µια κατάσταση από κάποιον χρήστη τα αποτελέσµατα της µπορούν να αποθηκεύονται ώστε να είναι διαθέσιµα από τους υπόλοιπους χρήστες της εφαρµογής χωρίς να απαιτείται η εφαρµογή να ξαναυπολογίζει τα αποτελέσµατα της εκτύπωσης. Υπάρχει δυνατότητα drill down στις εκτυπώσεις ώστε για κάθε γραµµή της εκτύπωσης να εµφανίζονται τα στοιχεία από τους πίνακες συλλογής των αριθµητικών δεδοµένων.