Microsoft Advanced Excel 2007

Transcript

1 Information Technology Services and Solutions Σύμβουλοι Μηχανογράφησης και Εκπαίδευσης Σερφιώτου 83-85, Καλλίπολη, Πειραιάς Microsoft Advanced Excel 2007 Κωνσταντίνος Κωβαίος Αναλυτής Συστημάτων Η/Υ Οι Ειδικοί στην Πληροφορική

2 Microsoft Excel 2007 Τo MS Excel 2007 είναι ένα μέλος του Microsoft Office 2007, και πιο συγκεκριμένα η εφαρμογή Υπολογιστικών Φύλλων. Εκκίνηση Excel 2007 Έναρξη Όλα τα Προγράμματα Microsoft Office Microsoft Office Excel 2007 Το περιβάλλον εργασίας του Excel 2007 Σελίδα 2 από 101

3 Ενεργό Κελί, Επικεφαλίδες Γραμμών και Στηλών Το κύριο μέρος της οθόνης καταλαμβάνεται από το Φύλλο Εργασίας. Εκεί δίνουμε Αλφαριθμητικά Δεδομένα και Τύπους. Το Φύλλο Εργασίας χωρίζεται σε Αλφαβητικές Στήλες και Αριθμημένες Γραμμές, οι οποίες ορίζουν τα Κελιά στα οποία τοποθετούμε τα Αλφαριθμητικά Δεδομένα και τους Τύπους. Τα Κελιά προσδιορίζονται από τις Αναφορές Γραμμών και Στηλών. Παράδειγμα: το πρώτο Κελί στη Στήλη Α και στη Γραμμή 1 ονομάζεται Α1. ΠΡΟΣΟΧΗ!!! Οι αναφορές στα Κελιά, όπως θα δούμε και παρακάτω, γίνονται ΠΑΝΤΟΤΕ με τη χρήση Λατινικών Χαρακτήρων, διαφορετικά λαμβάνουμε το μήνυμα λάθους #ONOMA? Το Κελί Α1 αναφέρεται με Ελληνικούς Χαρακτήρες. Το Ενεργό Κελί είναι εκείνο μέσα στο οποίο βρισκόμαστε και μπορούμε να το επεξεργαστούμε. Στο πιο πάνω παράδειγμα, Ενεργό Κελί είναι το Β1. Εμφανίζεται όπως βλέπουμε γύρω του ένα έντονο μαύρο πλαίσιο και προσδιορίζεται στο Πλαίσιο Όνομα με το όνομα Στήλης / Γραμμής. Γραμμή Τύπων Καρτέλες Φύλλων (Tabs) Ένα Αρχείο Excel (Spreadsheet) ουσιαστικά είναι ένα σύνολο από Φύλλα Εργασίας διατεταγμένα σαν Σελίδες ενός Βιβλίου και αναφέρεται μαζί σαν Βιβλίο Εργασίας (Workbook). Κάθε Φύλλο μέσα στο Βιβλίο Εργασίας προσδιορίζεται από μία Καρτέλα Φύλλου (Tab) στο κάτω μέρος του Παραθύρου. Μπορούμε να επιλέξουμε ένα Φύλλο, κάνοντας Κλικ στην Καρτέλα του. Σελίδα 3 από 101

4 Λήψη Βοήθειας στο Excel 2007 Ο πιο κλασσικός τρόπος για να ενεργοποιήσουμε τη Βοήθεια στο Excel 2007 είναι το να πατήσουμε από το Πληκτρολόγιο το πλήκτρο F1 οπότε κι εμφανίζεται ο Βοηθός του Office. Ονομασία Περιοχής Κελιών Επιλέγουμε τα επιθυμητά Κελιά. Τοποθετούμε το δρομέα στη θυρίδα του Πλαισίου Ονόματος. Δίνουμε το επιθυμητό όνομα για την Περιοχή Κελιών. Η περιοχή ή οι περιοχές που ονοματίζουμε, εμφανίζονται στο Πλαίσιο Ονόματος και μπορούμε πλέον να αναφερόμαστε με το όνομα που δώσαμε σε Τύπους, Συναρτήσεις και Αναφορές. Στο παράδειγμα που ακολουθεί γίνεται υπολογισμός του Υπολοίπου: Σελίδα 4 από 101

5 Διαχείριση Ονομάτων Περιοχής Κελιών Κορδέλα Τύποι Ομάδα Καθορισμένα Ονόματα Διαχείριση Ονομάτων Εμφανίζεται Πλαίσιο Διαλόγου μέσω του οποίου διαχειριζόμαστε τα Ονόματα Περιοχής Κελιών. (Δημιουργία, Επεξεργασία, Διαγραφή). Σαν παράδειγμα, επιλέξαμε να επεξεργαστούμε το όνομα Έξοδα. Σελίδα 5 από 101

6 Αυτόματη Δημιουργία Ονομάτων Μπορούμε να δημιουργήσουμε Ονόματα αυτόματα με βάση τις ετικέτες Στήλης ή Γραμμής που πιθανότατα να περιέχουν τα Δεδομένα μας. Εργαζόμαστε ως εξής : Μαρκάρουμε τα επιθυμητά Δεδομένα μαζί με την ετικέτα. Κορδέλα Τύποι Ομάδα Καθορισμένα Ονόματα Δημιουργία από επιλογή Στο Πλαίσιο Ονόματος : Έπειτα μπορούμε να αξιοποιήσουμε τα Ονόματα που δημιουργήσαμε ως εξής : Σελίδα 6 από 101

7 Στο πιο πάνω παράδειγμα, το Όνομα επικολλήθηκε σαν Όρισμα στη Συνάρτηση Sum ως εξής : Δημιουργία Σταθερής Τιμής Σε πολλές περιπτώσεις είναι προτιμότερο να υπάρχει μια σταθερή τιμή στην οποία να αναφερόμαστε ονομαστικά και όχι με αναφορά σε κάποιο κελί, ώστε να αποφεύγουμε τυχόν προβλήματα που πιθανόν να προκύψουν από αναπαραγωγή (αντιγραφή) τύπων συναρτήσεων χωρίς τη χρήση απόλυτης αναφοράς κελιών. Για τη δημιουργία Σταθερής Τιμής εργαζόμαστε ως εξής : Κορδέλα Τύποι Ομάδα Καθορισμένα Ονόματα Ορισμός Ονόματος Σελίδα 7 από 101

8 Εφαρμογή Ονομάτων σε Βιβλίο Εργασίας Μπορούμε να αντικαταστήσουμε κλασσικές συναρτήσεις με αναφορές σε Ονόματα Κελιών που δημιουργήσαμε. Παράδειγμα : Δημιουργούμε τα επιθυμητά Ονόματα. (Μαρκάρουμε τιμές από Τρίμηνο 1 έως Τρίμηνο 4 και στο Πλαίσιο Ονόματος δίνουμε το επιθυμητό Όνομα). Κάνουμε τις Αθροίσεις μέσω της Συνάρτησης Sum. Επιλέγουμε στο Βιβλίο εργασίας τα κελιά που προέκυψαν με την κλασσική χρήση συνάρτησης [=sum(c2:f2)] Κορδέλα Τύποι Ομάδα Καθορισμένα Ονόματα Εφαρμογή Ονομάτων. Επιλέγουμε τα επιθυμητά Ονόματα και πατάμε ΟΚ. Σελίδα 8 από 101

9 Μορφοποίηση Υπό Όρους Υπάρχουν περιπτώσεις που επιθυμούμε κάποιο ή κάποια από τα Κελιά να αποκτούν κάποιες μορφοποιήσεις ανάλογα με κάποιες συνθήκες. Κορδέλα Κεντρική Ομάδα Στυλ Μορφοποίηση υπό όρους Όπως βλέπουμε από το Drop-Down Menu, υπάρχουν πολλές επιλογές και δυνατότητες Μορφοποίησης υπό όρους. Συχνότερη χρήση (λόγω των πολλών ιδιοτήτων που παρέχει) γίνεται στην επιλογή Διαχείριση Κανόνων γιατί μπορούμε να ορίσουμε πολλαπλούς κανόνες (πολλαπλές συνθήκες) μορφοποίησης. Παράδειγμα : Σελίδα 9 από 101

10 Σελίδα 10 από 101

11 Επαναλαμβάνουμε την πιο πάνω διαδικασία μέχρις ότου καλύψουμε όλες τις επιθυμητές επιλογές μέσω Κανόνων. Σελίδα 11 από 101

12 Οπότε έχουμε : Με το Πινέλο Μορφοποίησης αντιγράφουμε τους Κανόνες που εφαρμόσαμε στο Κελί G2 ώστε να εφαρμοστούν και στα υπόλοιπα επιθυμητά Κελιά. Σελίδα 12 από 101

13 Για Διαχείριση ή Απαλοιφή Κανόνων : Σελίδα 13 από 101

14 Μορφοποίηση ως Πίνακα (Αυτόματη Μορφοποίηση) Επιλέγουμε τα επιθυμητά κελιά και : Αποτέλεσμα : Σελίδα 14 από 101

15 Προσαρμοσμένες Μορφές Αριθμών Επιλέγουμε τα επιθυμητά Κελιά και εμφανίζουμε το Πλαίσιο Διαλόγου Μορφοποίηση Κελιών πατώντας στην Ομάδα Αριθμός το εικονίδιο Πριν να δημιουργήσετε τη δική σας προσαρμοσμένη μορφή αριθμού, θα πρέπει να γνωρίζετε ορισμένους απλούς κανόνες σχετικά με τη σύνταξη των μορφών αριθμού: Κάθε μορφή που δημιουργείτε μπορεί να περιλαμβάνει έως τρεις ενότητες αριθμών και μια τέταρτη ενότητα για κείμενο. <POSITIVE>;<NEGATIVE>;<ZERO>;<TEXT> Η πρώτη ενότητα είναι η μορφή για τους θετικούς αριθμούς, η δεύτερη για τους αρνητικούς αριθμούς και η τρίτη για τις μηδενικές τιμές. Οι ενότητες αυτές διαχωρίζονται με ερωτηματικά. Σε περίπτωση που έχετε μόνο μία ενότητα, όλοι οι αριθμοί (θετικοί, αρνητικοί και μηδενικοί) μορφοποιούνται με βάση αυτήν τη μορφή. Μπορείτε να αποτρέψετε την εμφάνιση οποιωνδήποτε τύπων αριθμού (θετικών, αρνητικών, μηδενικών), εάν δεν πληκτρολογήσετε σύμβολα στην αντίστοιχη ενότητα. Για παράδειγμα, η ακόλουθη μορφή αριθμού αποτρέπει την εμφάνιση οποιωνδήποτε αρνητικών ή μηδενικών αριθμών: 0,00;; Σελίδα 15 από 101

16 Για να ορίσετε το χρώμα μιας οποιασδήποτε ενότητας της προσαρμοσμένης μορφής, πληκτρολογήστε στην ενότητα το όνομα του χρώματος μέσα σε αγκύλες. Για παράδειγμα, η ακόλουθη μορφή αριθμού μορφοποιεί τους θετικούς αριθμούς με μπλε χρώμα και τους αρνητικούς με κόκκινο: [ΜΠΛΕ]#.##0;[ΚΟΚΚΙΝΟ]#.##0 Στη θέση των προεπιλεγμένων θετικών, αρνητικών και μηδενικών ενοτήτων της μορφής, μπορείτε να καθορίσετε προσαρμοσμένα κριτήρια τα οποία θα πρέπει να πληρούνται για κάθε ενότητα. Οι δηλώσεις υπό όρους που καθορίζετε πρέπει να είναι μέσα σε αγκύλες. Για παράδειγμα, η ακόλουθη μορφή αριθμού μορφοποιεί όλους τους αριθμούς που είναι μεγαλύτεροι από το 100 με πράσινο χρώμα, όλους τους αριθμούς που είναι μικρότεροι ή ίσοι με το -100 με κίτρινο χρώμα και όλους τους υπόλοιπους αριθμούς με κυανό χρώμα: [>100][GREEN]#,##0;[<=-100][YELLOW]#,##0;[CYAN]#,##0 Για κάθε τμήμα της μορφής, πληκτρολογήστε σύμβολα που να αντιστοιχούν στην εμφάνιση που θέλετε να έχουν οι αριθμοί σας. Ανατρέξτε στον παρακάτω πίνακα για λεπτομέρειες σχετικά με όλα τα διαθέσιμα σύμβολα. Για να δημιουργήσετε μια προσαρμοσμένη μορφή αριθμού, κάντε κλικ στο στοιχείο Προσαρμογή (Custom) της λίστας Κατηγορία (Category) στην καρτέλα Αριθμός (Number) του παραθύρου διαλόγου Μορφοποίηση κελιών (Format Cells). Στη συνέχεια, πληκτρολογήστε την προσαρμοσμένη μορφή αριθμού που θέλετε στο πλαίσιο Τύπος (Type). Ο παρακάτω πίνακας περιγράφει όλα τα διαφορετικά σύμβολα που είναι διαθέσιμα για χρήση με τις προσαρμοσμένες μορφές αριθμού: Σύμβολο μορφής Περιγραφή/αποτέλεσμα Θέση ψηφίου. Για παράδειγμα, εάν πληκτρολογήσετε 8,9 και θέλετε να εμφανίζεται ως 8,90, χρησιμοποιήστε τη μορφή #,00 # Θέση ψηφίου. Ακολουθεί τους ίδιους κανόνες με το σύμβολο 0, με τη διαφορά ότι το Excel δεν εμφανίζει επιπλέον μηδενικά όταν ο αριθμός που πληκτρολογείτε περιέχει λιγότερα ψηφία, είτε πριν είτε μετά την υποδιαστολή, από τον αριθμό των συμβόλων # που περιέχονται στη μορφή. Για παράδειγμα, εάν η προσαρμοσμένη μορφή είναι #,## και πληκτρολογήσετε 8,9 στο κελί, εμφανίζεται ο αριθμός 8,9.? Θέση ψηφίου. Ακολουθεί τους ίδιους κανόνες με το σύμβολο 0, με τη διαφορά ότι το Εxcel προσθέτει ένα διάστημα για τα μη σημαντικά μηδενικά που βρίσκονται είτε πριν είτε μετά την υποδιαστολή ώστε οι υποδιαστολές να στοιχίζονται στη στήλη. Για παράδειγμα, η προσαρμοσμένη μορφή 0,0? στοιχίζει τις υποδιαστολές για τους αριθμούς 8,9 και 88,99 σε μια στήλη.. (κόμμα) Υποδιαστολή. Σελίδα 16 από 101

17 % Ποσοστό. Εάν πληκτρολογήσετε έναν αριθμό μεταξύ του 0 και 1 και χρησιμοποιήσετε την προσαρμοσμένη μορφή 0%, το Excel πολλαπλασιάζει τον αριθμό με το 100 και προσθέτει το σύμβολο % στο κελί.. (τελεία) Διαχωριστικό χιλιάδων. Το Excel χωρίζει τις χιλιάδες με τελείες, εάν η μορφή περιέχει μια τελεία ανάμεσα σε σύμβολα '#' ή '0'. Μια τελεία ακολουθούμενη από ένα σύμβολο κράτησης θέσης προσαρμόζει τον αριθμό με βάση το χίλια. Για παράδειγμα, εάν η μορφή είναι #,0.. και πληκτρολογήσετε την τιμή στο κελί, εμφανίζεται ο αριθμός 12,2. E- E+ e- e+ Επιστημονική μορφή. Το Excel εμφανίζει έναν αριθμό δεξιά από το σύμβολο "E" που αντιστοιχεί στον αριθμό των θέσεων που μετακινήθηκε η υποδιαστολή. Για παράδειγμα, εάν η μορφή είναι 0,00E+00 και πληκτρολογήσετε στο κελί, εμφανίζεται ο αριθμός 1,22E+07. Εάν αλλάξετε την μορφή αριθμού σε #0,0E+0 εμφανίζεται ο αριθμός 12,2E+6. $-+/():διάστημα Εμφανίζει το σύμβολο. Εάν θέλετε να εμφανιστεί κάποιος χαρακτήρας που δεν περιλαμβάνεται σε αυτά τα σύμβολα, πληκτρολογήστε μια ανάστροφη κάθετο (\) πριν από το χαρακτήρα ή περικλείστε το χαρακτήρα σε εισαγωγικά (" "). Για παράδειγμα, εάν η προσαρμοσμένη μορφή είναι (000) και πληκτρολογήσετε στο κελί την τιμή 12, εμφανίζεται ο αριθμός (012). \ Εμφανίζει τον επόμενο χαρακτήρα στη μορφή. Το Excel δεν εμφανίζει την ανάστροφη κάθετο. Για παράδειγμα, εάν η μορφή αριθμού είναι 0\! και πληκτρολογήσετε την τιμή 3 στο κελί, εμφανίζεται η τιμή 3! 3! * Επαναλαμβάνει τον επόμενο χαρακτήρα στη μορφή μέχρι τη συμπλήρωση της στήλης στο τρέχον πλάτος. Δεν επιτρέπονται περισσότεροι από ένας αστερίσκοι στην ίδια ενότητα της μορφής. Για παράδειγμα, εάν η μορφή αριθμού είναι 0*x και πληκτρολογήσετε 3 στο κελί, εμφανίζεται η τιμή 3xxxxxx. Σημειώστε, ότι ο αριθμός των χαρακτήρων "x" που εμφανίζονται στο κελί διαφέρει ανάλογα με το πλάτος της στήλης. _ (υπογράμμιση) Παράκαμψη του πλάτους του επόμενου χαρακτήρα. Πρόκειται για μια χρήσιμη λειτουργία για τη στοίχιση αρνητικών και θετικών τιμών σε διαφορετικά κελιά της ίδιας στήλης. Για παράδειγμα, εάν η μορφή του αριθμού είναι _(0,0_);(0,0), οι αριθμοί 2,3 και -4,5 στοιχίζονται στη στήλη παρόλο που ο αρνητικός αριθμός είναι σε παρενθέσεις. Εμφανίζει οποιοδήποτε κείμενο βρίσκεται μέσα στα εισαγωγικά. Για παράδειγμα, η μορφή 0,00 "δολάρια" εμφανίζει "1,23 δολάρια" (χωρίς εισαγωγικά), όταν πληκτρολογείτε την τιμή 1,23 στο κελί. Θέση κειμένου. Όταν υπάρχει κείμενο σε ένα κελί, το κείμενο του κελιού τοποθετείται στη μορφή στο σημείο όπου εμφανίζεται το Για παράδειγμα, εάν η μορφή του αριθμού είναι "Μαρία "@" Χατζή" (συμπεριλαμβανομένων των εισαγωγικών) και πληκτρολογήσετε "Νικολάου" (χωρίς εισαγωγικά) στο κελί, εμφανίζεται η τιμή "Μαρία Νικολάου Χατζή" (χωρίς εισαγωγικά). Σελίδα 17 από 101

18 ΜΟΡΦΕΣ ΗΜΕΡΟΜΗΝΙΑΣ μ μμ μμμ μμμμ η ηη ηηη ηηηη εε εεεε Εμφανίζει το μήνα ως αριθμό χωρίς μηδενικό μπροστά. Εμφανίζει το μήνα ως αριθμό με μηδενικό μπροστά, όταν χρειάζεται. Εμφανίζει το μήνα με μορφή συντομογραφίας (Ιαν-Δεκ). Εμφανίζει το μήνα με το πλήρες όνομά του (Ιανουαρίου-Δεκεμβρίου). Εμφανίζει ην ημέρα ως αριθμό χωρίς μηδενικό μπροστά. Εμφανίζει την ημέρα ως αριθμό με μηδενικό μπροστά, όταν χρειάζεται. Εμφανίζει την ημέρα με μορφή συντομογραφίας (Κυρ-Σαβ). Εμφανίζει την ημέρα με το πλήρες όνομά της (Κυριακή-Σάββατο). Εμφανίζει το έτος με τη μορφή διψήφιου αριθμού. Εμφανίζει το έτος με τη μορφή τετραψήφιου αριθμού. ΜΟΡΦΕΣ ΩΡΑΣ ω [ω] ωω λ [λ] λλ δ Εμφανίζει την ώρα ως αριθμό χωρίς μηδενικό μπροστά. Χρόνος που πέρασε, σε ώρες. Εάν εργάζεστε με έναν τύπο ο οποίος επιστρέφει έναν χρόνο όπου ο αριθμός ωρών υπερβαίνει το 24, χρησιμοποιήστε μια μορφή αριθμού που να είναι παρόμοια με[ω]:λλ:δδ. Εμφανίζει την ώρα ως αριθμό με μηδενικό μπροστά, όταν χρειάζεται. Εάν η μορφή περιέχει ΠΜ ή ΜΜ, η ώρα βασίζεται στο 12ωρο διάστημα. Διαφορετικά, η ώρα βασίζεται στο 24ωρο διάστημα. Εμφανίζει το λεπτό ως αριθμό χωρίς μηδενικό μπροστά. Χρόνος που πέρασε, σε λεπτά. Εάν εργάζεστε με έναν τύπο ο οποίος επιστρέφει έναν χρόνο όπου ο αριθμός λεπτών υπερβαίνει το 60, χρησιμοποιήστε μια μορφή αριθμού που να είναι παρόμοια με [λλ]:δδ. Εμφανίζει τα λεπτά ως αριθμό με μηδενικό μπροστά, όταν χρειάζεται. Τα σύμβολα λ ή λλ πρέπει να εμφανίζονται αμέσως μετά τα σύμβολα ω ή ωω, αλλιώς το Excel εμφανίζει το μήνα αντί για το λεπτό. Εμφανίζει το δευτερόλεπτο ως αριθμό χωρίς μηδενικό μπροστά. Σελίδα 18 από 101

19 [δ] δδ Χρόνος που πέρασε, σε δευτερόλεπτα. Εάν εργάζεστε με έναν τύπο ο οποίος επιστρέφει έναν χρόνο όπου ο αριθμός δευτερολέπτων υπερβαίνει το 60, χρησιμοποιήστε μια μορφή αριθμού που να είναι παρόμοια με [δδ]. Εμφανίζει το δευτερόλεπτο ως αριθμό με μηδενικό μπροστά, όταν χρειάζεται. ΣΗΜΕΙΩΣΗ: Εάν θέλετε να εμφανίζονται κλάσματα του δευτερολέπτου, χρησιμοποιήστε μια μορφή αριθμού που να είναι παρόμοια με ω:λλ:δδ.00. ΠΜ/ΜΜ πμ/μμ Π/Μ μ/π Εμφανίζει την ώρα χρησιμοποιώντας το 12ωρο διάστημα. Το Excel εμφανίζει ΠΜ, πμ, Π ή π για χρόνους που κυμαίνονται από τα μεσάνυχτα μέχρι το μεσημέρι, και ΜΜ, μμ, Μ ή μ για χρόνους από το μεσημέρι μέχρι τα μεσάνυχτα. Σελίδα 19 από 101

20 Δημιουργία προσαρμοσμένης λίστας με πληκτρολόγηση τιμών 1. Κάνουμε κλικ στο Κουμπί του Microsoft Office και κατόπιν κάνουμε κλικ στο κουμπί Επιλογές του Excel. 2. Κάνουμε κλικ στην κατηγορία Δημοφιλή και, στη συνέχεια, στην περιοχή Καλύτερες επιλογές για την εργασία με το Excel, κάνουμε κλικ στην Επεξεργασία προσαρμοσμένων λιστών. 3. Στο πλαίσιο Προσαρμοσμένες λίστες, κάνουμε κλικ στο στοιχείο ΝΕΑ ΛΙΣΤΑ και, στη συνέχεια, πληκτρολογούμε τις εγγραφές στο πλαίσιο Εγγραφές λίστας, ξεκινώντας από την πρώτη εγγραφή. Πατάμε ENTER μετά από κάθε καταχώριση. 4. Όταν ολοκληρώσουμε τη λίστα, κάνουμε κλικ στο κουμπί Προσθήκη. Τα στοιχεία στη λίστα που επιλέξατε προσθέτονται στο πλαίσιο Προσαρμοσμένες λίστες. Κάνουμε κλικ στο κουμπί OK δύο φορές και τερματίζουμε τη διαδικασία. Δημιουργία προσαρμοσμένης λίστας από υπάρχουσες τιμές Με τον πιο πάνω τρόπο εμφανίζουμε το Πλαίσιο Διαλόγου Προσαρμοσμένες λίστες κι εργαζόμαστε ως εξής: επιστρέψουμε στο Ms Excel. Επιλέγουμε τα επιθυμητά κελιά και κλείνουμε το παράθυρο επιστρέφοντας στο αρχικό Πλαίσιο Διαλόγου. Ακολούθως πατάμε το κουμπί Εισαγωγή για να εισαχθεί η λίστα και τερματίζουμε την όλη διαδικασία, πατώντας διαδοχικά ΟΚ μέχρι να Σελίδα 20 από 101

21 Πίνακες Δεδομένων (Λίστες Δεδομένων) Οι Πίνακες Δεδομένων στο Excel 2007 είναι μία νέα πολύ ισχυρή Δομή Δεδομένων η οποία αποτελεί την εξέλιξη της Λίστας Δεδομένων που γνωρίζαμε στο Excel Για να δημιουργήσουμε έναν Πίνακα Δεδομένων, πληκτρολογούμε μια σειρά Επικεφαλίδων Στηλών σε διαδοχικά κελιά και κατόπιν πληκτρολογούμε μια σειρά Δεδομένων κάτω από τις Επικεφαλίδες, όπως βλέπουμε στο παράδειγμα: Ακολούθως, επιλέγουμε τις Επικεφαλίδες και τα Δεδομένα και στην Κεντρική Καρτέλα στην Ομάδα Στυλ, κάνουμε Κλικ στο κουμπί Μορφοποίηση ως Πίνακα. Έπειτα εμφανίζεται το Πλαίσιο Διαλόγου Μορφοποίηση ως Πίνακα και καλούμαστε να επιβεβαιώσουμε ότι τα Κελιά στο Πεδίο Θέση Δεδομένων για τον Πίνακα αντιστοιχούν στην τρέχουσα επιλογή μας και ότι είναι ενεργοποιημένο το Check Box Ο Πίνακας έχει Κεφαλίδες. Πατώντας ΟΚ, τερματίζεται η διαδικασία ορισμού Πίνακα Δεδομένων: Σελίδα 21 από 101

22 Αν θέλουμε να Προσθέσουμε Δεδομένα σε έναν Πίνακα Δεδομένων, επιλέγουμε ένα Κελί στη γραμμή που βρίσκεται ακριβώς κάτω από την τελευταία γραμμή του Πίνακα, ή ένα Κελί στη Στήλη ακριβώς στα δεξιά του Πίνακα και μετά πληκτρολογούμε μία τιμή στο Κελί αυτό. Όταν καταχωρήσουμε την τιμή και βγούμε από το κελί εμφανίζεται η Έξυπνη Ετικέτα (Smart Tag) Επιλογές Αυτόματης Διόρθωσης. Αν ΔΕΝ έχουμε σκοπό να συμπεριλάβουμε τα δεδομένα αυτά στον Πίνακα Δεδομένων, επιλέγουμε Αναίρεση Αυτόματης Επέκτασης Πίνακα. Αν ΔΕΝ θέλουμε το Excel 2007 να συμπεριλάβει τα γειτονικά δεδομένα σε έναν Πίνακα σε καμία περίπτωση, επιλέγουμε Διακοπή Αυτόματης Επέκτασης Πίνακα. Αν για οποιονδήποτε λόγο επιθυμούμε τη Μετατροπή του Πίνακα Δεδομένων σε κανονική περιοχή κελιών, κάνουμε Κλικ σε οποιοδήποτε κελί του Πίνακα και από την Καρτέλα Σχεδίαση, στην Ομάδα Εργαλεία, κάνουμε Κλικ στο κουμπί Μετατροπή σε Περιοχή. Επιλέγουμε ΟΚ στο προειδοποιητικό μήνυμα. Σελίδα 22 από 101

23 Ταξινόμηση Δεδομένων Έχουμε τη δυνατότητα να ταξινομήσουμε τα περιεχόμενα ενός Πίνακα Δεδομένων με βάση επιθυμητά κριτήρια. Η εν λόγω ταξινόμηση γίνεται ως εξής: Καρτέλα Δεδομένα Ομάδα Ταξινόμηση και Φιλτράρισμα Εμφανίζεται το παρακάτω Πλαίσιο Διαλόγου στο οποίο ορίζουμε τα επιθυμητά κριτήρια Ταξινόμησης: Με τη χρήση του κουμπιού Προσθήκη Πεδίου, προσθέτουμε τα επιθυμητά πεδία κριτήρια ταξινόμησης, μέσω της αναδιπλούμενης λίστας Ταξινόμηση με Βάση ορίζουμε το επιμέρους κριτήριο ταξινόμησης και τέλος μέσω της αναδιπλούμενης λίστας Διάταξη καθορίζουμε αν θα είναι Αύξουσα, Φθίνουσα ή Προσαρμοσμένη Λίστα. Πατώντας ΟΚ ολοκληρώνεται ο ορισμός των κριτηρίων ταξινόμησης και εμφανίζεται ο Πίνακας Δεδομένων με βάση τις επιλογές μας. Σελίδα 23 από 101

24 Παραδείγματα Χρήσης Πίνακα Δεδομένων Εμφάνιση Με Βάση Φίλτρο Απλή Ταξινόμηση (Ταξινόμηση με βάση Ένα μόνο Κριτήριο) Σελίδα 24 από 101

25 Σύνθετη Ταξινόμηση (Ταξινόμηση με βάση Πολλαπλά Κριτήρια) Κλικ ΟΚ Σελίδα 25 από 101

26 Προσαρμοσμένα Φίλτρα Σελίδα 26 από 101

27 Ομαδοποίηση Διάρθρωση Δεδομένων Μερικά Αθροίσματα Με την Ομαδοποίηση και τη Διάρθρωση Δεδομένων μπορούμε να εμφανίζουμε ή να αποκρύπτουμε επίπεδα λεπτομερειών από τα Δεδομένα μας. Εργαζόμαστε ως εξής : Επιλέγουμε τα επιθυμητά Δεδομένα Καρτέλα Δεδομένα Ομάδα Περίγραμμα Ομαδοποίηση Ομαδοποίηση Παράδειγμα κατά Γραμμές. Με Κλικ στο σύμβολο (+, σύμβολα Διάρθρωσης) Σελίδα 27 από 101

28 Παράδειγμα κατά Στήλες. Με Κλικ στο σύμβολο (+, σύμβολα Διάρθρωσης) Για Κατάργηση Διάρθρωσης (σε κάθε περίπτωση) Σελίδα 28 από 101

29 Μερικά Αθροίσματα Το Ms Excel μας παρέχει τη δυνατότητα αυτόματης εισαγωγής Μερικών και Γενικών Αθροισμάτων σε μια Λίστα Δεδομένων. Όταν εισάγουμε Μερικά Αθροίσματα, το Ms Excel εφαρμόζει αυτόματα Διάρθρωση στη Λίστα Δεδομένων για καλύτερη διαχείριση των αποτελεσμάτων. Απαιτείται Ταξινόμηση της Λίστας Δεδομένων έτσι ώστε οι γραμμές των οποίων θέλουμε το Μερικό Άθροισμα να Ομαδοποιηθούν μαζί. Για τη δημιουργία Μερικών Αθροισμάτων εργαζόμαστε ως εξής : Αρχική Μορφή Δεδομένων Ταξινόμηση κατά Περιοχή Καρτέλα Δεδομένα Ομάδα Περίγραμμα Μερικό Άθροισμα Με Κλικ Κατάργηση όλων καταργούμε τα Μερικά Αθροίσματα. Σελίδα 29 από 101

30 Συναρτήσεις με Λογικές Συνθήκες SumIf(range;criteria;sum_range) Η Μαθηματική Συνάρτηση SumIf αποδίδει το άθροισμα των κελιών της περιοχής που καθορίζεται τα οποία ικανοποιούν δεδομένα κριτήρια. CountIf(range;criteria) Η Στατιστική Συνάρτηση CountIf αποδίδει το πλήθος των κελιών μιας περιοχής τα οποία ικανοποιούν δεδομένα κριτήρια. Σελίδα 30 από 101

31 Συναρτήσεις Βάσεων Δεδομένων DSum(database;field;criteria) Η Συνάρτηση Βάσεων Δεδομένων DSum αποδίδει το άθροισμα των αριθμών σε μια Στήλη Λίστας ή Βάσης Δεδομένων που ικανοποιούν τις συνθήκες που καθορίζουμε. Σελίδα 31 από 101

32 DMin(database;field;criteria) Η Συνάρτηση Βάσεων Δεδομένων DMin αποδίδει τον μικρότερο αριθμό σε μια Στήλη Λίστας ή Βάσης Δεδομένων που ικανοποιεί τις συνθήκες που καθορίζουμε. Σελίδα 32 από 101

33 DMax(database;field;criteria) Η Συνάρτηση Βάσεων Δεδομένων DMax αποδίδει τον μεγαλύτερο αριθμό σε μια Στήλη Λίστας ή Βάσης Δεδομένων που ικανοποιεί τις συνθήκες που καθορίζουμε. Σελίδα 33 από 101

34 DCount(database;field;criteria) Η Συνάρτηση Βάσεων Δεδομένων DCount αποδίδει τον αριθμό των Κελιών μιας Στήλης Λίστας ή Βάσης Δεδομένων τα οποία περιέχουν αριθμούς που ικανοποιούν τις συνθήκες που καθορίζουμε. Σελίδα 34 από 101

35 Συναρτήσεις Αναζήτησης και Αναφοράς VLooκUp(lookup_value;table_array;col_index_num;range_lookup) Η Συνάρτηση VLookUp αναζητά μια τιμή στην πρώτη αριστερά στήλη ενός Πίνακα και επιστρέφει την τιμή του κελιού που βρίσκεται στην ίδια γραμμή και σε δεδομένη στήλη του Πίνακα. lookup_value (Τιμή_αναζήτησης) Υποχρεωτικό. Η τιμή προς αναζήτηση στην πρώτη στήλη του πίνακα ή της περιοχής. Το όρισμα τιμή_αναζήτησης μπορεί να είναι τιμή ή αναφορά. Εάν η τιμή για το όρισμα τιμή_αναζήτησης είναι μικρότερη από τη μικρότερη τιμή της πρώτης στήλης του ορίσματος πίνακας, η συνάρτηση VLookUp επιστρέφει την τιμή σφάλματος #Δ/Υ. table_array (Πίνακας) Υποχρεωτικό. Η περιοχή κελιών που περιέχει τα δεδομένα. Μπορείτε να χρησιμοποιήσετε μια αναφορά σε περιοχή (για παράδειγμα, A2:D8) ή ένα όνομα περιοχής. Οι τιμές στην πρώτη στήλη του ορίσματος πίνακας είναι τιμές για τις οποίες η αναζήτηση γίνεται βάσει του ορίσματος τιμή_αναζήτησης. Αυτές οι τιμές μπορεί να είναι κείμενο, αριθμοί ή λογικές τιμές. Τα κεφαλαία και πεζά γράμματα θεωρούνται ισοδύναμα. col_index_num (Αριθμός_δείκτη_στήλης) Υποχρεωτικό. Ο αριθμός στήλης στο όρισμα πίνακας από την οποία επιστρέφεται η τιμή αντιστοίχισης. Ένα όρισμα αριθμός_δείκτη_στήλης με τιμή 1 επιστρέφει την τιμή της πρώτης στήλης στο όρισμα πίνακας. Ένα όρισμα αριθμός_δείκτη_στήλης με τιμή 2 επιστρέφει την τιμή της δεύτερης στήλης στο όρισμα πίνακας και ούτω καθεξής. Εάν η τιμή του ορίσματος αριθμός_δείκτη_στήλης είναι: Μικρότερη από 1, η συνάρτηση VLookUp επιστρέφει #ΤΙΜΗ! ως τιμή σφάλματος. Μεγαλύτερη από τον αριθμό στηλών στο όρισμα πίνακας, η συνάρτηση VLookUp επιστρέφει #ΑΝΑΦ! ως τιμή σφάλματος. range_lookup (Περιοχή_αναζήτησης) Προαιρετικό. Μια λογική τιμή που καθορίζει εάν η συνάρτηση VLookUp θα αναζητήσει ακριβή ή κατά προσέγγιση αντιστοιχία: Εάν το όρισμα περιοχή_αναζήτησης είναι TRUE ή παραλείπεται, επιστρέφεται ακριβής αντιστοιχία ή κατά προσέγγιση. Εάν δεν βρεθεί ακριβής αντιστοιχία, επιστρέφεται η αμέσως μεγαλύτερη τιμή που είναι μικρότερη από την τιμή του ορίσματος τιμή_αναζήτησης. Σελίδα 35 από 101

36 Παράδειγμα Σελίδα 36 από 101

37 HLooκUp(lookup_value;table_array;col_index_num;range_lookup) Η Συνάρτηση HLookUp αναζητά μια τιμή στην πρώτη γραμμή ενός Πίνακα και επιστρέφει την τιμή του κελιού που βρίσκεται στην αντίστοιχη στήλη και σε δεδομένη γραμμή του Πίνακα. lookup_value (Τιμή_αναζήτησης) Υποχρεωτικό. Η τιμή που θα αναζητήσετε στην πρώτη γραμμή του πίνακα. Το όρισμα τιμή_αναζήτησης μπορεί να είναι τιμή, αναφορά ή συμβολοσειρά κειμένου. table_array (Πίνακας) Υποχρεωτικό. Ένας πίνακας τιμών, στον οποίο θα αναζητηθούν τα δεδομένα που θέλετε. Χρησιμοποιήστε μια αναφορά σε περιοχή ή όνομα περιοχής. Οι τιμές στην πρώτη γραμμή του ορίσματος πίνακας μπορεί να είναι κείμενο, αριθμοί ή λογικές τιμές. Εάν το όρισμα περιοχή_αναζήτησης είναι TRUE, οι τιμές στην πρώτη γραμμή του ορίσματος πίνακας πρέπει να ταξινομηθούν με αύξουσα σειρά:...-2, -1, 0, 1, 2,..., Α-Ω, FALSE, TRUE. Διαφορετικά, η συνάρτηση HLookUp μπορεί να μην επιστρέψει τη σωστή τιμή. Εάν η τιμή του ορίσματος περιοχή_αναζήτησης είναι FALSE, ο πίνακας δεν χρειάζεται να ταξινομηθεί. Τα κεφαλαία και πεζά γράμματα θεωρούνται ισοδύναμα. Ταξινομήστε τις τιμές κατά αύξουσα σειρά, από αριστερά προς τα δεξιά. row_index_num (Αριθμός_δείκτη_γραμμής) Υποχρεωτικό. Ο αριθμός γραμμής στο όρισμα πίνακας από την οποία θα επιστραφεί η τιμή που ταιριάζει. Όταν η τιμή του ορίσματος αριθμός_δείκτη_γραμμής είναι 1 επιστρέφεται η τιμή της πρώτης γραμμής στο όρισμα πίνακας, ενώ όταν είναι 2 επιστρέφεται η τιμή της δεύτερης γραμμής κ.ο.κ. Εάν η τιμή του ορίσματος αριθμός_δείκτη_γραμμής είναι μικρότερη του 1, η συνάρτηση HLookUp επιστρέφει #ΑΡΙΘ! ως τιμή σφάλματος, ενώ εάν είναι μεγαλύτερη από τον αριθμό των γραμμών στο όρισμα πίνακας, επιστρέφει #ΑΝΑΦ! ως τιμή σφάλματος. range_lookup (Περιοχή_αναζήτησης) Προαιρετικό. Μια λογική τιμή που καθορίζει εάν η συνάρτηση HLOOKUP θα αναζητήσει ακριβή ή κατά προσέγγιση τιμή. Εάν το όρισμα περιοχή_αναζήτησης είναι TRUE ή παραλειφθεί, επιστρέφεται κατά προσέγγιση τιμή. Δηλαδή, αν δεν υπάρχει ακριβές αποτέλεσμα, επιστρέφεται η αμέσως μεγαλύτερη τιμή, που είναι μικρότερη από την τιμή του ορίσματος τιμή_αναζήτησης. Εάν είναι FALSE, η συνάρτηση HLookUp θα αναζητήσει ακριβή τιμή. Εάν δεν υπάρχει, επιστρέφεται η τιμή σφάλματος #Δ/Υ. Σελίδα 37 από 101

38 Παράδειγμα Σελίδα 38 από 101

39 Οικονομικές Συναρτήσεις ΣΗΜΕΙΩΣΗ : Όλα τα ορίσματα που αντιπροσωπεύουν το ποσό που καταβάλλεται αποδίδονται με αρνητικούς αριθμούς (όπως οι πληρωμές δόσεων). PMT(rate;nper;pv;fv;type) Η Συνάρτηση PMT (Payment) αποδίδει το ποσό της δόσης ενός δανείου με βάση σταθερές πληρωμές και σταθερό επιτόκιο. Είναι μια ιδιαίτερη χρήσιμη συνάρτηση αφού μας δίνει τη δυνατότητα να υπολογίζουμε τη δόση ενός δανείου (ή μιας αγοράς με δόσεις). rate Το επιτόκιο ενός δανείου. nper Το συνολικό πλήθος πληρωμών του δανείου. pv Η παρούσα αξία ή το συνολικό ποσό στο οποίο ανέρχεται αυτή τη στιγμή μια σειρά μελλοντικών πληρωμών, γνωστό και ως αρχικό κεφάλαιο. fv Η μελλοντική αξία ή το υπόλοιπο ταμείου που θέλουμε να επιτύχουμε μετά την καταβολή της τελευταίας πληρωμής, που αν, παραληφθεί θεωρείται ίσο με 0, δηλαδή η μελλοντική αξία ενός δανείου είναι 0. type Ο αριθμός 0 ή 1 και επισημαίνει πότε πρέπει να καταβάλλονται οι πληρωμές (τέλος ή αρχή της περιόδου αντίστοιχα). Αν παραληφθεί θεωρείται 0. Σελίδα 39 από 101

40 FV(rate;nper;pmt;pv;type) Η Συνάρτηση FV (Future Value) αποδίδει τη μελλοντική αξία μιας επένδυσης με βάση περιοδικές, σταθερές πληρωμές και σταθερό επιτόκιο. Περίοδος εννοείται το χρονικό διάστημα που μεσολαβεί μεταξύ δύο πληρωμών (μήνες, 3μηνο, χρόνος κλπ). rate Το επιτόκιο ανά περίοδο. nper Ο συνολικός αριθμός των περιόδων πληρωμής μιας προσόδου (πλήθος δόσεων). pmt Η πληρωμή που καταβάλλεται σε κάθε περίοδο και δεν μπορεί να αλλάξει κατά τη διάρκεια της προσόδου. Θα πρέπει να προσέξουμε ότι : o Το όρισμα pmt περικλείει αρχικό κεφάλαιο και επιτόκιο αλλά όχι τέλη ή φόρους. o Αν παραληφθεί το όρισμα pmt, πρέπει να συμπεριληφθεί το όρισμα pv. pv Η παρούσα αξία ή το εφάπαξ ποσό που αντιπροσωπεύει μια σειρά μελλοντικών πληρωμών σε τρέχουσες τιμές. Σε περίπτωση που παραληφθεί αυτό το όρισμα, θεωρείται ίσο με 0 και θα πρέπει να συμπεριληφθεί το όρισμα pmt. type Ο αριθμός 0 ή 1 και επισημαίνει πότε πρέπει να καταβάλλονται οι πληρωμές (τέλος ή αρχή της περιόδου αντίστοιχα). Αν παραληφθεί θεωρείται 0. Παράδειγμα 1 Σελίδα 40 από 101

41 Παράδειγμα 2 Σελίδα 41 από 101

42 PV(rate;nper;pmt;fv;type) Η Συνάρτηση PV (Present Value) αποδίδει τη παρούσα αξία μιας επένδυσης η οποία είναι το εφάπαξ ποσό που αντιπροσωπεύει μια σειρά μελλοντικών πληρωμών σε τρέχουσες τιμές. Μπορούμε να τη χρησιμοποιήσουμε και για περιπτώσεις δανεισμού χρημάτων, αφού το ποσό του Δανείου αποτελεί για το δανειστή την παρούσα αξία. rate Το επιτόκιο ανά περίοδο. nper Ο συνολικός αριθμός των περιόδων πληρωμής μιας προσόδου (πλήθος δόσεων). pmt Η πληρωμή που καταβάλλεται σε κάθε περίοδο και δεν μπορεί να αλλάξει κατά τη διάρκεια της προσόδου. Θα πρέπει να προσέξουμε ότι : o Το όρισμα pmt περικλείει αρχικό κεφάλαιο και επιτόκιο αλλά όχι τέλη ή φόρους. o Αν παραληφθεί το όρισμα pmt, πρέπει να συμπεριληφθεί το όρισμα fv. fv Η μελλοντική αξία ή το υπόλοιπο που θέλουμε να έχουμε μετά την καταβολή της τελευταίας πληρωμής. Σε περίπτωση που παραληφθεί αυτό το όρισμα, θεωρείται ίσο με 0 και θα πρέπει να συμπεριληφθεί το όρισμα pmt. type Ο αριθμός 0 ή 1 και επισημαίνει πότε πρέπει να καταβάλλονται οι πληρωμές (τέλος ή αρχή της περιόδου αντίστοιχα). Αν παραληφθεί θεωρείται 0. Παράδειγμα 1 Σελίδα 42 από 101

43 Παράδειγμα 2 Σελίδα 43 από 101

44 NPV(rate;value1;value2) Η Συνάρτηση NPV (Net Present Value) αποδίδει την καθαρή παρούσα αξία μιας επένδυσης με βάση ένα προεξοφλητικό επιτόκιο και μια σειρά μελλοντικών πληρωμών (αρνητικές τιμές) και εισοδημάτων (θετικές τιμές). rate Το προεξοφλητικό επιτόκιο ανά περίοδο. value1;value2 1 έως 29 ορίσματα που αντιπροσωπεύουν πληρωμές και εισοδήματα. Θα πρέπει να δοθεί ιδιαίτερη προσοχή στο ότι οι εναλλαγές των ορισμάτων value1;value2 κλπ που αντιπροσωπεύουν διαδοχικές ταμειακές ροές (και πρέπει να καταχωρούνται με τη σωστή σειρά), πρέπει να απέχουν ίσα χρονικά διαστήματα μεταξύ τους και να πραγματοποιούνται στο τέλος κάθε περιόδου. ΣΗΜΕΙΩΣΗ Η Συνάρτηση NPV είναι παρόμοια με τη Συνάρτηση PV με τη βασική διαφορά ότι η PV επιτρέπει την πραγματοποίηση ταμειακών ροών στο τέλος ή στην αρχή της περιόδου και ότι οι ταμειακές ροές της NPV είναι μεταβλητές ενώ οι ταμειακές ροές της PV πρέπει να είναι σταθερές σε όλη τη διάρκεια της επένδυσης. Σελίδα 44 από 101

45 RATE(nper;pmt;pv;fv;type;guess) Η Συνάρτηση RATE αποδίδει το επιτόκιο μιας προσόδου ανά περίοδο και υπολογίζεται με επαναληπτική μέθοδο και μπορεί να μην έχει λύση ή να έχει αρκετές λύσεις. Αν οι διαδοχικές επιλύσεις τη Συνάρτησης RATE δεν συγκλίνουν με ακρίβεια της τάξης του 0, , μετά από 20 διαδοχικές προσεγγίσεις, τότε η συνάρτηση RATE αποδίδει την τιμή σφάλματος #ΑΡΙΘ!. nper Ο συνολικός αριθμός των περιόδων πληρωμής μιας προσόδου (πλήθος δόσεων). pmt Η πληρωμή που καταβάλλεται σε κάθε περίοδο και δεν μπορεί να αλλάξει κατά τη διάρκεια της προσόδου. Θα πρέπει να προσέξουμε ότι : o Το όρισμα pmt περικλείει αρχικό κεφάλαιο και επιτόκιο αλλά όχι τέλη ή φόρους. o Αν παραληφθεί το όρισμα pmt, πρέπει να συμπεριληφθεί το όρισμα fv. fv Η μελλοντική αξία ή το υπόλοιπο που θέλουμε να έχουμε μετά την καταβολή της τελευταίας πληρωμής. Σε περίπτωση που παραληφθεί αυτό το όρισμα, θεωρείται ίσο με 0 και θα πρέπει να συμπεριληφθεί το όρισμα pmt. type Ο αριθμός 0 ή 1 και επισημαίνει πότε πρέπει να καταβάλλονται οι πληρωμές (τέλος ή αρχή της περιόδου αντίστοιχα). Αν παραληφθεί θεωρείται 0. guess Η πρόβλεψή μας για το επιτόκιο και χρειάζεται επειδή είναι προσεγγιστική μέθοδος. Θα πρέπει να σημειωθεί ότι αν το όρισμα guess παραληφθεί τότε θεωρείται ίσο με 10%. Σελίδα 45 από 101

46 Εργαλεία Υποθετικής Ανάλυσης : (α) Σενάρια Μια από τις πρακτικές εφαρμογές και λύσεις των Υπολογιστικών Φύλλων είναι το να παρέχουν απαντήσεις σε ερωτήσεις του τύπου : Τι θα γίνει αν ;. Σε αυτή την περίπτωση θα πρέπει να δοκιμάζονται αρκετοί συνδυασμοί Δεδομένων για να μπορέσουμε να εξάγουμε ασφαλή συμπεράσματα. Τα Σενάρια είναι μέρος μιας σειράς εντολών που λέγονται και Εργαλεία Υποθετικής Ανάλυσης. Ένα Σενάριο είναι ένα σύνολο Τιμών που αποθηκεύουμε στο Ms Excel και μπορεί να αντικαταστήσουμε αυτόματα στο Φύλλο Εργασίας. Εργαζόμαστε ως εξής : Δημιουργία Σεναρίου Ορίζουμε τις αρχικές τιμές και τους αντίστοιχους Τύπους για τα Σενάρια που θα δημιουργήσουμε. Ακολούθως : Κορδέλα Δεδομένα Ομάδα Εργαλεία Δεδομένων Ανάλυση Πιθανοτήτων Κλικ Διαχείριση Σεναρίων. Εμφανίζεται το Πλαίσιο Διαλόγου που ακολουθεί και πατάμε το κουμπί Προσθήκη : Σελίδα 46 από 101

47 Όνομα Σεναρίου : Επιθυμητό Όνομα για το Σενάριο που δημιουργούμε. Μεταβαλλόμενα Κελιά : Ορίζουμε τα Κελιά η μεταβολή των οποίων θα επιφέρει τα αποτελέσματα. Αποτροπή Αλλαγών : Για να αποτρέψουμε τις όποιες αλλαγές στα Κελιά που χρησιμοποιεί το Σενάριο. Απόκρυψη : Απόκρυψη Σεναρίου. Ολοκληρώνουμε τη δημιουργία του Σεναρίου πατώντας ΟΚ, οπότε κι εμφανίζεται το Πλαίσιο Διαλόγου Τιμές Σεναρίου. Πληκτρολογούμε τις Τιμές που θέλουμε για τα μεταβαλλόμενα Κελιά και ολοκληρώνουμε το Σενάριο πατώντας ΟΚ. Αν θέλουμε να δημιουργήσουμε επιπλέον Σενάρια, πατάμε ξανά το κουμπί Προσθήκη και απλά επαναλαμβάνουμε την πιο πάνω διαδικασία. Σελίδα 47 από 101

48 Για να Επεξεργαστούμε ή να Διαγράψουμε ένα υπάρχον Σενάριο, ακολουθούμε τα πιο πάνω βήματα, επιλέγουμε το επιθυμητό Σενάριο και πατάμε το κουμπί Επεξεργασία ή Διαγραφή αντίστοιχα. Στο σχόλιο που εμφανίζεται σε κάθε Σενάριο έχει προστεθεί το πότε τροποποιήθηκε. Για να Εμφανίσουμε ένα Σενάριο, ακολουθούμε την πιο πάνω διαδικασία, επιλέγουμε το επιθυμητό Σενάριο και πατάμε το κουμπί Εμφάνιση. Σελίδα 48 από 101

49 Υπάρχουν περιπτώσεις που λόγω ομοιότητας, συμφέρει (ή πρέπει) να Συγχωνεύσουμε Σενάρια από άλλα Φύλλα Εργασίας του τρέχοντος ή άλλου ανοιχτού Βιβλίου Εργασίας. Προϋπόθεση Συγχώνευσης : Όλα τα μεταβαλλόμενα Κελιά στα Φύλλα Εργασίας προέλευσης πρέπει να αναφέρονται στα αντίστοιχα μεταβαλλόμενα Κελιά του ενεργού Φύλλου Εργασίας. Εργαζόμαστε ως εξής : Κορδέλα Δεδομένα Ομάδα Εργαλεία Δεδομένων Ανάλυση Πιθανοτήτων Διαχείριση Σεναρίων Συγχώνευση. Επιλέγουμε Βιβλίο Εργασίας, Φύλλο Εργασίας, και πατάμε ΟΚ. Σελίδα 49 από 101

50 Όταν έχουμε δημιουργήσει πολλά Σενάρια, είναι πολύ πρακτικό το να έχουμε μια συνοπτική εικόνα τους, μια Σύνοψη Σεναρίου. Εργαζόμαστε ως εξής : Από το γνωστό μας Πλαίσιο Διαλόγου Διαχείρισης Σεναρίων πατάμε το κουμπί Σύνοψη. Επιλέγουμε αν θέλουμε να δημιουργήσουμε έναν Τύπο Αναφοράς Σύνοψη Σεναρίου ή Αναφορά Συγκεντρωτικού Πίνακα (Pivot Table) Σεναρίου. Με τη χρήση του Πλαίσιο Κειμένου Κελιά Αποτελεσμάτων πληκτρολογήσουμε τις Αναφορές για τα Κελιά που αναφέρονται σε Κελιά, οι τιμές των οποίων έχουν αλλαχθεί από τα Σενάρια ή χρησιμοποιούμε το κουμπί Σύμπτυξη Παραθύρου για να μεταβούμε στο Φύλλο Εργασίας που επιθυμούμε και να επιλέξουμε τα Κελιά που θέλουμε. Αν θέλουμε να πληκτρολογήσουμε πολλαπλές Αναφορές σε Κελιά στο Πλαίσιο Κειμένου Κελιά Αποτελεσμάτων τις διαχωρίζουμε με κόμματα. Στο παράδειγμα που ακολουθεί επιλέγουμε μέσω drag n drop τα Κελιά Ε2:Ε6. Σελίδα 50 από 101

51 Δημιουργείται ένα Νέο Φύλλο Εργασίας το οποίο περιέχει τη Σύνοψη Σεναρίου. Σελίδα 51 από 101

52 Η άλλη επιλογή που έχουμε είναι η Δημιουργία Αναφοράς Συγκεντρωτικού Πίνακα. Σελίδα 52 από 101

53 Εργαλεία Υποθετικής Ανάλυσης : (β) Αναζήτηση Στόχου Η Αναζήτηση Στόχου είναι μια εναλλακτική πρόταση σε σχέση με τα Σενάρια και τη χρησιμοποιούμε όταν γνωρίζουμε το επιθυμητό αποτέλεσμα ενός Τύπου αλλά όχι την Τιμή εισαγωγής που χρειάζεται ο εν λόγω Τύπος για να καθορίσει το αποτέλεσμα. Κατά τη χρήση της, το Ms Excel μεταβάλλει την Τιμή σε ένα συγκεκριμένο Κελί ώσπου ο Τύπος που εξαρτάται από αυτό το Κελί να επιστρέψει το επιθυμητό αποτέλεσμα. Για να ρυθμίσουμε την Τιμή ενός Κελιού έτσι ώστε να αναζητήσουμε έναν Στόχο συγκεκριμένου αποτελέσματος για ένα άλλο Κελί εργαζόμαστε ως εξής : Ορίζουμε τις αρχικές τιμές στα επιθυμητά Κελιά Έπειτα Κορδέλα Δεδομένα Ομάδα Εργαλεία Δεδομένων Ανάλυση Πιθανοτήτων Αναζήτηση Στόχου Στο Πλαίσιο Διαλόγου που ακολουθεί δίνουμε τα παρακάτω ορίσματα : Ορισμός Κελιού : Καθορίζουμε το Κελί που περιέχει τον Τύπο που θέλουμε να επιλύσουμε. Στην Τιμή : Πληκτρολογούμε το αποτέλεσμα που θέλουμε να αναζητηθεί (το Στόχο). Αλλαγή του Κελιού : Καθορίζουμε το Κελί που περιέχει την Τιμή που θέλουμε να αλλάξουμε. Κλικ ΟΚ Κλικ ΟΚ Σελίδα 53 από 101

54 Εργαλεία Υποθετικής Ανάλυσης : (γ) Πίνακες Δεδομένων Οι Πίνακες Δεδομένων είναι ένα μέρος μιας σειράς εντολών που δείχνουν με ποιον τρόπο η αλλαγή ορισμένων Τιμών στους Τύπους επηρεάζει τα αποτελέσματα των Τύπων. Οι Πίνακες Δεδομένων μπορούν να έχουν Μία ή Δύο Μεταβλητές. Ένας Πίνακας Δεδομένων με Δύο Μεταβλητές μπορεί να δείξει τον τρόπο με τον οποίο διαφορετικοί όροι επηρεάζουν έναν άλλον αριθμό ή υπολογισμό (όπως για παράδειγμα το πώς διαφορετικά επιτόκια και πλήθος δόσεων επηρεάζουν την πληρωμή ενός δανείου). Θα πρέπει να γνωρίζουμε ότι : Κελιά Εισαγωγής : Αναφέρονται στα Κελιά τα οποία έχουν τις Αρχικές Τιμές. Λίστα Τιμών Εισαγωγής : Οι Τιμές που θέλουμε να χρησιμοποιηθούν για τους εναλλακτικούς υπολογισμούς στον Πίνακα. Σελίδα 54 από 101

55 Δημιουργία Πίνακα Δεδομένων με Μία Μεταβλητή Οι Πίνακες Δεδομένων Μίας Μεταβλητής χρησιμοποιούν μόνο έναν Τύπο με μία Λίστα Τιμών Εισαγωγής. Ο Τύπος πρέπει να βρίσκεται αριστερά από την πρώτη υπολογιζόμενη Τιμή (αν οι Τιμές Εισαγωγής είναι καταχωρημένες σε μία Γραμμή) ή ακριβώς επάνω από την πρώτη υπολογιζόμενη τιμή (αν οι Τιμές Εισαγωγής είναι καταχωρημένες σε μία Στήλη). Στο παράδειγμα που ακολουθεί θα χρησιμοποιηθεί ένας Πίνακας Δεδομένων Μίας Μεταβλητής (Επιτόκιο) για να υπολογίσουμε τον Τόκο μιας επένδυσης. Εισάγουμε τα Δεδομένα και στο Κελί Β5 δημιουργούμε τον Τύπο που υπολογίζει τον Τόκο της Επένδυσης. Ο εν λόγω υπολογισμός προκύπτει από το Γινόμενο του Επιτοκίου (Κελί Β1) επί του Ποσού Επένδυσης (Κελί Β2). Ακολούθως, μαρκάρουμε τα Κελιά Α5:Β21 και : Κορδέλα Δεδομένα Ομάδα Εργαλεία Δεδομένων Ανάλυση Πιθανοτήτων Πίνακας Δεδομένων Κλικ ΟΚ Σελίδα 55 από 101

56 Δημιουργία Πίνακα Δεδομένων με Δύο Μεταβλητές Οι Πίνακες Δεδομένων Δύο Μεταβλητών χρησιμοποιούν μόνο έναν Τύπο αλλά Δύο Λίστες Τιμών Εισαγωγής. Ο Τύπος πρέπει να αναφέρεται σε Δύο διαφορετικά Κελιά Εισαγωγής. Η γενική περιγραφή της διαδικασίας για τη δημιουργία ενός Πίνακα Δεδομένων με Δύο Μεταβλητές είναι η παρακάτω : Σε ένα Κελί στο Φύλλο Εργασίας, πληκτρολογούμε τον Τύπου που αναφέρεται στα δύο Κελιά Εισαγωγής. Πληκτρολογούμε μια Λίστα από Τιμές Εισαγωγής στην ίδια Στήλη κάτω από τον Τύπο. Πληκτρολογούμε τη Δεύτερη Λίστα στην ίδια γραμμή στα δεξιά του Τύπου. Επιλέγουμε την Περιοχή Κελιών που περιέχει τον Τύπο και τη Γραμμή και τη Στήλη Τιμών. Ολοκληρώνουμε τη διαδικασία καλώντας τις επιλογές του Πίνακα Δεδομένων και περνώντας παραμέτρους. Η όλη διαδικασία περιγράφεται αναλυτικά στο παράδειγμα που ακολουθεί : Αρχικά Δεδομένα Εισαγωγή Τύπου που θα αναφέρεται στα Δύο Κελιά Εισαγωγής (Επιτόκιο και Αριθμός Δόσεων) Σελίδα 56 από 101

57 Στα κελιά C3, C4, και C5 πληκτρολογούμε τα Εναλλακτικά Επιτόκια, κάτω από τον τύπο Στα κελιά D2, E2, και F2 πληκτρολογούμε τον Διαφορετικό Αριθμό Πληρωμών του Δανείου, δεξιά από τον τύπο Επιλέγουμε την περιοχή C2:F5 Κορδέλα Δεδομένα Ομάδα Εργαλεία Δεδομένων Ανάλυση Πιθανοτήτων Πίνακας Δεδομένων Κλικ ΟΚ Σελίδα 57 από 101

58 Σελίδα 58 από 101

59 Έλεγχος Βιβλίου Εργασίας 1. Σχόλια Για να εισάγουμε Σχόλια, ο πιο συνηθισμένος τρόπος είναι το να κάνουμε Δεξί Κλικ στο επιθυμητό Κελί και από το Παράθυρο που εμφανίζεται επιλέγουμε : Πληκτρολογούμε το σχόλιο της αρεσκείας μας και ολοκληρώνουμε την εισαγωγή μας κάνοντας Κλικ σε κάποιο άλλο σημείο του Βιβλίου Εργασίας. Το Κελί που περιέχει ένα Σχόλιο επισημαίνεται με έναν Κόκκινο Τριγωνικό Δείκτη στην πάνω Δεξιά γωνία του. Το σχόλιο είναι ορατό κάθε φορά που θα περνάει ο Κέρσορας πάνω από το εν λόγω Κελί. Για Επεξεργασία ή Διαγραφή Σχολίου, κάνουμε Δεξί Κλικ στο επιθυμητό Κελί και από το Παράθυρο που εμφανίζεται επιλέγουμε : Ο άλλος τρόπος πλήρους διαχείρισης Σχολίων λαμβάνει χώρα ως εξής : Κορδέλα Αναθεώρηση Ομάδα Σχόλια Σε Κελί χωρίς Σχόλιο : Σε Κελί με υπάρχον Σχόλιο : Σελίδα 59 από 101

60 Εκτύπωση Σχολίων Κορδέλα Διάταξη Σελίδας Ομάδα Διαμόρφωση Σελίδας Κλικ Σελίδα 60 από 101

61 2. Παρακολούθηση Αλλαγών Πολλές φορές παρουσιάζεται η ανάγκη ελέγχου των αλλαγών που λαμβάνουν χώρα σε ένα Βιβλίο Εργασίας, ειδικά αν αυτό το επεξεργάζονται πολλά άτομα. Για να ενεργοποιήσουμε την Παρακολούθηση Αλλαγών εργαζόμαστε ως εξής : Κορδέλα Αναθεώρηση Ομάδα Αλλαγές Εμφανίζεται το Πλαίσιο Διαλόγου που ακολουθεί Κλικ ΟΚ Πριν την ενεργοποίηση Παρακολούθησης Αλλαγών Πριν την ενεργοποίηση Παρακολούθησης Αλλαγών Σελίδα 61 από 101

62 Μετά από τις όποιες αλλαγές λάβουν χώρα, πρέπει να αποφασίσουμε το αν θα τις αποδεχθούμε ή όχι. Κορδέλα Αναθεώρηση Ομάδα Αλλαγές Εμφανίζεται το Πλαίσιο Διαλόγου που ακολουθεί Κλικ ΟΚ Ορίζουμε επιθυμητές συνθήκες Κλικ ΟΚ Σελίδα 62 από 101

63 Ολοκληρώνουμε τις ενέργειές μας ανάλογα με τις αλλαγές που προέκυψαν. Για να απενεργοποιήσουμε την Παρακολούθηση Αλλαγών, εργαζόμαστε ως εξής : Κορδέλα Αναθεώρηση Ομάδα Αλλαγές Εμφανίζεται το Πλαίσιο Διαλόγου που ακολουθεί Uncheck και Κλικ ΟΚ Κλικ Ναι Σελίδα 63 από 101

64 3. Ανίχνευση Κελιών σε Φύλλο Εργασίας Μπορούμε να εμφανίσουμε τα προηγούμενα Κελιά (δηλαδή τα κελιά στα οποία αναφέρεται ένας Τύπος ενός άλλου Κελιού) και τα εξαρτημένα Κελιά των Τύπων (δηλαδή τα κελιά που περιέχουν Τύπους που αναφέρονται σε άλλα Κελιά). Η εν λόγω δυνατότητα μας βοηθάει στην ανίχνευση και εντοπισμό λαθών και σχέσεων μεταξύ Κελιών. Πριν την έναρξη ανίχνευσης θα πρέπει να έχουμε υπόψη τα παρακάτω : Κάνουμε Κλικ στο Κουμπί του Microsoft Office, κάνουμε Κλικ στο στοιχείο Επιλογές του Excel και κατόπιν κάνουμε Κλικ στην κατηγορία Τύποι. Στην ενότητα Έλεγχος σφαλμάτων, επιλέγουμε το πλαίσιο ελέγχου Έλεγχος σφαλμάτων στο παρασκήνιο. Για να αλλάξουμε το χρώμα του τριγώνου που σημειώνει τη θέση όπου παρουσιάζεται σφάλμα, στο πλαίσιο Ένδειξη για σφάλματα χρησιμοποιώντας χρώμα, επιλέγουμε ένα νέο χρώμα. Επιλέγουμε ένα Κελί με τρίγωνο στην επάνω αριστερή γωνία του. Δίπλα στο Κελί, κάνουμε Κλικ στο κουμπί Έλεγχος σφαλμάτων που εμφανίζεται και, στη συνέχεια, κάνουμε Κλικ στην επιλογή που θέλουμε. Οι εντολές είναι διαφορετικές για κάθε τύπο σφάλματος και η πρώτη καταχώρηση περιγράφει το σφάλμα. Εάν κάνουμε Κλικ στην επιλογή Παράβλεψη σφάλματος, το σφάλμα σημειώνεται έτσι ώστε να παραβλέπεται σε κάθε διαδοχικό έλεγχο. Επαναλαμβάνουμε τα δύο προηγούμενα βήματα. Στο επιθυμητό προς έλεγχο Φύλλο Εργασίας, εργαζόμαστε ως εξής : Κορδέλα Τύποι Ομάδα Έλεγχος Τύπου Έλεγχος Σφαλμάτων Επιλέγουμε Σελίδα 64 από 101

65 Επιλέγοντας εμφανίζεται το Πλαίσιο Διαλόγου : Αξιοποιούμε τις προτεινόμενες επιλογές προς επίλυση του λάθους που ανιχνεύτηκε. Εμφάνιση βημάτων υπολογισμού Υπολογισμός Επανεκκίνηση Υπολογισμός Σελίδα 65 από 101

66 Βηματική εκτέλεση Εκτέλεση έως το τέλος Σελίδα 66 από 101

67 Ανίχνευση Προηγουμένων Ανίχνευση Εξαρτημένων Εμφάνιση Τύπων Σελίδα 67 από 101

68 Παράθυρο Παρακολούθησης Για να παρακολουθούμε τις ενδιάμεσες καταστάσεις Τιμών σε επιθυμητά Κελιά. Σελίδα 68 από 101

69 4. Προστασία Στοιχείων Φύλλου Εργασίας 1.Επιλέγουμε το φύλλο εργασίας που επιθυμούμε να προστατεύσουμε. 2.Για να ξεκλειδώσουμε τυχόν κελιά ή περιοχές που θέλουμε να μπορούν να αλλάξουν άλλοι χρήστες, κάνουμε τα εξής: Α.Επιλέγουμε κάθε κελί ή περιοχή που θέλουμε να ξεκλειδώσουμε. Β.Στην Κεντρική κορδέλα, στην ομάδα Κελιά, κάνουμε Κλικ στο στοιχείο Μορφοποίηση και κατόπιν στο στοιχείο Μορφοποίηση κελιών. Γ.Στην κορδέλα Προστασία, καταργούμε την επιλογή του πλαισίου ελέγχου Κλειδωμένο και, στη συνέχεια, κάνουμε Κλικ στο κουμπί OK. 4.Για να αποκρύψετε τυχόν τύπους που δεν θέλουμε να είναι ορατοί, κάνουμε τα εξής: Α.Στο φύλλο εργασίας, Επιλέγουμε τα κελιά, τα οποία περιέχουν τους τύπους που θέλουμε να αποκρύψετε. Β.Στην Κεντρική κορδέλα, στην ομάδα Κελιά, κάνουμε Κλικ στο στοιχείο Μορφοποίηση και κατόπιν στο στοιχείο Μορφοποίηση κελιών. Γ.Στην κορδέλα Προστασία, Επιλέγουμε το πλαίσιο ελέγχου Κρυφό και, στη συνέχεια, κάνουμε Κλικ στο κουμπί OK. 4.Στην Κορδέλα Αναθεώρηση, στην ομάδα Αλλαγές, κάνουμε Κλικ στο στοιχείο Προστασία φύλλου. 5.Στη λίστα Όλοι οι χρήστες αυτού του φύλλου εργασίας έχουν δικαίωμα να, επιλέγουμε τα στοιχεία που θέλουμε να μπορούν να αλλάξουν οι χρήστες. Σελίδα 69 από 101

70 Στοιχεία φύλλου εργασίας Απενεργοποίηση αυτού του πλαισίου ελέγχου Επιλογή κλειδωμένων κελιών Επιλογή μη κλειδωμένων κελιών Για να αποτρέπονται οι χρήστες από Μετακίνηση του δείκτη του ποντικιού σε κελιά για τα οποία είναι ενεργοποιημένο το πλαίσιο ελέγχου Κλειδωμένο στην καρτέλα Προστασία του παραθύρου διαλόγου Μορφοποίηση κελιών. Από προεπιλογή, οι χρήστες επιτρέπεται να επιλέγουν κλειδωμένα κελιά. Μετακίνηση του δείκτη του ποντικιού σε κελιά για τα οποία είναι απενεργοποιημένο το πλαίσιο ελέγχου Κλειδωμένο στην καρτέλα Προστασία του παραθύρου διαλόγου Μορφοποίηση κελιών. Από προεπιλογή, οι χρήστες επιτρέπεται να επιλέγουν μη κλειδωμένα κελιά και μπορούν να πατήσουν το πλήκτρο TAB για να μετακινούνται μεταξύ των μη κλειδωμένων κελιών σε ένα προστατευμένο φύλλο εργασίας. Μορφοποίηση κελιών Αλλαγή οποιασδήποτε από τις επιλογές στα παράθυρα διαλόγου Μορφοποίηση κελιών ή Μορφοποίηση υπό όρους. Αν εφαρμόσατε μορφοποιήσεις υπό όρους πριν να προστατεύσετε το φύλλο εργασίας, η μορφοποίηση συνεχίζει να αλλάζει όταν ένας χρήστης εισαγάγει μια τιμή που καλύπτει μια διαφορετική συνθήκη. Μορφοποίηση στηλών Χρήση οποιασδήποτε από τις εντολές μορφοποίησης στηλών, συμπεριλαμβανομένης της αλλαγής πλάτους στηλών ή της απόκρυψης στηλών (καρτέλα Αρχική, ομάδα Κελιά, κουμπί Μορφοποίηση). Μορφοποίηση γραμμών Εισαγωγή στηλών Εισαγωγή γραμμών Εισαγωγή υπερσυνδέσεων Διαγραφή στηλών Διαγραφή γραμμών Ταξινόμηση Χρήση οποιασδήποτε από τις εντολές μορφοποίησης γραμμών, συμπεριλαμβανομένης της αλλαγής ύψους γραμμών ή της απόκρυψης γραμμών (καρτέλα Αρχική, ομάδα Κελιά, κουμπί Μορφοποίηση). Εισαγωγή στηλών. Εισαγωγή γραμμών. Εισαγωγή νέων υπερ-συνδέσεων, ακόμη και σε μη κλειδωμένα κελιά. Διαγραφή στηλών. ΣΗΜΕΙΩΣΗ Εάν είναι προστατευμένη η επιλογή Διαγραφή στηλών και δεν είναι προστατευμένη η επιλογή Εισαγωγή στηλών, ένας χρήστης μπορεί να εισαγάγει στήλες, τις οποίες δεν μπορεί να διαγράψει. Διαγραφή γραμμών. ΣΗΜΕΙΩΣΗ Εάν είναι προστατευμένη η επιλογή Διαγραφή γραμμών και δεν είναι προστατευμένη η επιλογή Εισαγωγή γραμμών, ένας χρήστης μπορεί να εισαγάγει γραμμές, τις οποίες δεν μπορεί να διαγράψει. Χρήση οποιωνδήποτε εντολών για την ταξινόμηση δεδομένων (καρτέλα Δεδομένα, ομάδα Ταξινόμηση & φιλτράρισμα). ΣΗΜΕΙΩΣΗ Οι χρήστες δεν μπορούν να ταξινομήσουν περιοχές Σελίδα 70 από 101

71 που περιέχουν κλειδωμένα κελιά σε ένα προστατευμένο φύλλο εργασίας, ανεξάρτητα από αυτήν τη ρύθμιση. Χρήση Αυτόματου Φίλτρου Χρήση των αναπτυσσόμενων βελών για την αλλαγή του φίλτρου σε περιοχές, όταν εφαρμόζονται Αυτόματα Φίλτρα. ΣΗΜΕΙΩΣΗ Οι χρήστες δεν μπορούν να εφαρμόσουν ή να καταργήσουν Αυτόματα Φίλτρα σε ένα προστατευμένο φύλλο εργασίας, ανεξάρτητα από αυτήν τη ρύθμιση. Χρήση αναφορών Συγκεντρωτικού Πίνακα Μορφοποίηση, αλλαγή της διάταξης, ανανέωση ή άλλου τύπου τροποποίηση αναφορών Συγκεντρωτικού Πίνακα ή δημιουργία νέων αναφορών. Επεξεργασία Εκτέλεση οποιουδήποτε από τα εξής: αντικειμένων Εκτέλεση αλλαγών σε αντικείμενα γραφικών, συμπεριλαμβανομένων χαρτών, ενσωματωμένων γραφημάτων, σχημάτων, πλαισίων κειμένου και στοιχείων ελέγχου, τα οποία δεν ξεκλειδώσατε πριν να προστατεύσετε το φύλλο εργασίας. Για παράδειγμα, αν ένα φύλλο εργασίας έχει ένα κουμπί με το οποίο εκτελείται μια μακροεντολή, μπορείτε να κάνετε κλικ στο κουμπί για να εκτελεστεί η μακροεντολή, αλλά δεν μπορείτε να διαγράψετε το κουμπί. Εκτέλεση οποιωνδήποτε αλλαγών, όπως μορφοποίηση, σε ένα ενσωματωμένο γράφημα. Το γράφημα συνεχίζει να ενημερώνεται κατά την αλλαγή των δεδομένων αρχείου προέλευσης. Προσθήκη ή επεξεργασία σχολίων. Επεξεργασία σεναρίων Προβολή σεναρίων που έχετε αποκρύψει, εκτέλεση αλλαγών σε σενάρια στα οποία δεν επιτρέπετε αλλαγές και διαγραφή αυτών των σεναρίων. Οι χρήστες μπορούν να αλλάξουν τις τιμές στα κελιά αλλαγής, αν τα κελιά δεν είναι προστατευμένα, και να προσθέσουν νέα σενάρια. Στοιχεία φύλλου γραφήματος Ενεργοποίηση αυτού του πλαισίου ελέγχου Περιεχόμενα Αντικείμενα Για να αποτρέπονται οι χρήστες από Εκτέλεση αλλαγών σε στοιχεία που αποτελούν μέρος του γραφήματος, όπως σειρές δεδομένων, άξονες και υπομνήματα. Το γράφημα συνεχίζει να αναπαριστά τις αλλαγές που γίνονται στα δεδομένα του αρχείου προέλευσης. Εκτέλεση αλλαγών σε αντικείμενα γραφικών, συμπεριλαμβανομένων σχημάτων, πλαισίων κειμένου και στοιχείων ελέγχου, εκτός αν ξεκλειδώσετε τα αντικείμενα πριν να προστατεύσετε το φύλλο γραφήματος. Σελίδα 71 από 101

72 6.Στο πλαίσιο Κωδικός πρόσβασης για την κατάργηση προστασίας φύλλου, πληκτρολογούμε έναν κωδικό πρόσβασης για το φύλλο, κάνουμε Κλικ στο κουμπί OK και πληκτρολογούμε ξανά τον κωδικό πρόσβασης για να τον επιβεβαιώσουμε. ΣΗΜΕΙΩΣΗ Ο κωδικός πρόσβασης είναι προαιρετικός. Αν δεν θέλετε να καταχωρήσετε έναν κωδικό πρόσβασης, τότε κάθε χρήστης μπορεί να καταργήσει την προστασία του φύλλου και να αλλάξει τα προστατευμένα στοιχεία. Βεβαιωθείτε για τη χρήση ενός κωδικού πρόσβασης που μπορείτε να θυμάστε, επειδή αν χάσετε τον κωδικό πρόσβασης δεν μπορείτε να αποκτήσετε ξανά πρόσβαση στα προστατευμένα στοιχεία του φύλλου εργασίας. Σελίδα 72 από 101

73 5. Προστασία Στοιχείων Βιβλίου Εργασίας Προστασία στοιχείων βιβλίου εργασίας 1. Στην Κορδέλα Αναθεώρηση, στην ομάδα Αλλαγές, κάνουμε Κλικ στο στοιχείο Προστασία βιβλίου εργασίας. 2. Στο στοιχείο Προστασία βιβλίου εργασίας για, κάνουμε οποιοδήποτε από τα εξής: Για να προστατεύσουμε τη δομή ενός βιβλίου εργασίας, ενεργοποιούμε το πλαίσιο ελέγχου Δομή. Για να διατηρήσουμε τα παράθυρα βιβλίου εργασίας στο ίδιο μέγεθος και στην ίδια θέση σε κάθε άνοιγμα του βιβλίου εργασίας, ενεργοποιούμε το πλαίσιο ελέγχου Παράθυρα. Στοιχεία βιβλίου εργασίας Ενεργοποίηση αυτού του πλαισίου ελέγχου Για να αποτρέπονται οι χρήστες από Δομή Προβολή φύλλων εργασίας που έχετε αποκρύψει. Μετακίνηση, διαγραφή, απόκρυψη ή αλλαγή των ονομάτων των φύλλων εργασίας. Εισαγωγή νέων φύλλων εργασίας ή φύλλων γραφήματος. ΣΗΜΕΙΩΣΗ Οι χρήστες θα μπορούν να εισαγάγουν ένα ενσωματωμένο γράφημα σε ένα υπάρχον φύλλο εργασίας. Μετακίνηση ή αντιγραφή φύλλων εργασίας σε άλλο βιβλίο εργασίας. Σε αναφορές Συγκεντρωτικού Πίνακα, εμφάνιση των δεδομένων αρχείου προέλευσης για ένα κελί στην περιοχή δεδομένων ή εμφάνιση σελίδων πεδίων σελίδας σε ξεχωριστά φύλλα εργασίας. Σε σενάρια, δημιουργία μιας αναφοράς σύνοψης σεναρίου. Στο πακέτο εργαλείων ανάλυσης, χρήση των εργαλείων ανάλυσης που τοποθετούν αποτελέσματα σε ένα νέο φύλλο εργασίας. Εγγραφή νέων μακροεντολών. ΣΗΜΕΙΩΣΗ Κατά την εκτέλεση μιας μακροεντολής που περιλαμβάνει μια λειτουργία που δεν μπορεί να εκτελεστεί σε ένα προστατευμένο βιβλίο εργασίας, εμφανίζεται ένα μήνυμα και σταματά η εκτέλεση της μακροεντολής. Παράθυρα Αλλαγή του μεγέθους και της θέσης των παραθύρων για το βιβλίο εργασίας, όταν είναι ανοιχτό το βιβλίο εργασίας. Μετακίνηση, αλλαγή μεγέθους ή κλείσιμο των παραθύρων. ΣΗΜΕΙΩΣΗ Οι χρήστες θα μπορούν να εκτελούν απόκρυψη και κατάργηση απόκρυψης παραθύρων. Σελίδα 73 από 101

74 3. Για να εμποδίσετε άλλους χρήστες να καταργήσουν την προστασία του βιβλίου εργασίας, στο πλαίσιο Κωδικός πρόσβασης (προαιρετικά), πληκτρολογήστε έναν κωδικό πρόσβασης, κάνουμε Κλικ στο κουμπί OK και μετά πληκτρολογήστε ξανά τον κωδικό πρόσβασης για να τον επιβεβαιώσετε. ΣΗΜΕΙΩΣΗ Ο κωδικός πρόσβασης είναι προαιρετικός. Αν δεν καταχωρήσουμε έναν κωδικό πρόσβασης, τότε κάθε χρήστης μπορεί να καταργήσει την προστασία του βιβλίου εργασίας και να αλλάξει τα προστατευμένα στοιχεία. Βεβαιωθείτε για τη χρήση ενός κωδικού πρόσβασης που μπορείτε να θυμάστε, επειδή αν χάσετε τον κωδικό πρόσβασης δεν μπορείτε να αποκτήσετε ξανά πρόσβαση στα προστατευμένα στοιχεία του βιβλίου εργασίας. Σελίδα 74 από 101

75 Συγκεντρωτικοί Πίνακες (Pivot Tables) Οι Συγκεντρωτικοί Πίνακες είναι αλληλεπιδραστικοί Πίνακες οι οποίοι Εξάγουν, Οργανώνουν και Συνοψίζουν αυτόματα τα Δεδομένα μας, και μπορούν να χρησιμοποιηθούν για την Αναφορά και Ανάλυση των εν λόγω Δεδομένων μας. Επίσης μπορούμε να χρησιμοποιήσουμε μια Αναφορά Συγκεντρωτικού Πίνακα για να αναλύσουμε σχετιζόμενα αθροίσματα, ειδικά όταν συνοψίζουμε μια μεγάλη Λίστα από ποσά και θέλουμε να συγκρίνουμε πολλά στοιχεία σχετικά με κάθε ποσό. Πιο πάνω αναφέραμε ότι οι Συγκεντρωτικοί Πίνακες είναι αλληλεπιδραστικοί Πίνακες, που σημαίνει ότι μπορούμε να αλλάζουμε την προβολή των Δεδομένων για να δούμε περισσότερες πληροφορίες ή να δημιουργήσουμε διαφορετικές συνόψεις ανάλογα με τις ανάγκες μας. Τα βήματα που πρέπει να ακολουθήσουμε για τη Δημιουργία και την μετέπειτα Επεξεργασία ενός Συγκεντρωτικού Πίνακα είναι τα εξής : Προετοιμασία των Δεδομένων μας. o Σωστή οργάνωση δεδομένων που σημαίνει : η Πρώτη Γραμμή της Λίστας να περιέχει τις Ετικέτες των Στηλών και κάθε Στήλη να περιέχει ομοειδή στοιχεία. o Κατάργηση Αυτόματων Μερικών Αθροισμάτων (αν υπάρχουν στη Λίστα). Δημιουργία Αναφοράς Συγκεντρωτικού Πίνακα. Προσαρμογή Αναφοράς Συγκεντρωτικού Πίνακα. Εκτύπωση Αναφοράς Συγκεντρωτικού Πίνακα. 1. Δημιουργία Αναφοράς Συγκεντρωτικού Πίνακα Επιλέγουμε ένα οποιοδήποτε Κελί από τη Λίστα Δεδομένων Κορδέλα Εισαγωγή Ομάδα Πίνακες Συγκεντρωτικός Πίνακας Σελίδα 75 από 101

76 Εμφανίζεται το Πλαίσιο Διαλόγου Δημιουργία Συγκεντρωτικού Πίνακα μέσω του οποίου επιλέγουμε (α) Δεδομένα και (β) Θέση αποθήκευσης Αναφοράς. Κλικ ΟΚ. 1 : Περιοχή Διάταξης για την Αναφορά Συγκεντρωτικού Πίνακα. 2 : Λίστα Πεδίων Συγκεντρωτικού Πίνακα. Συμβουλή Εάν κάνουμε Κλικ έξω από την Περιοχή Διάταξης μίας αναφοράς Συγκεντρωτικού Πίνακα, εξαφανίζεται η Λίστα πεδίων του Συγκεντρωτικού Πίνακα. Για να επαναφέρουμε τη Λίστα Πεδίων, κάνουμε Κλικ μέσα στην Περιοχή Διάταξης του Συγκεντρωτικού Πίνακα ή στην Αναφορά. Σελίδα 76 από 101

77 Από τη Λίστα Πεδίων επιλέγουμε τα επιθυμητά Πεδία τα οποία εμφανίζονται στην Περιοχή Διάταξης ή κάνουμε χρήση της γνωστής μας ιδιότητας Drag n Drop. Σελίδα 77 από 101

78 Ακολουθούν παραδείγματα στη χρήση του Συγκεντρωτικού Πίνακα που δημιουργήσαμε. Σελίδα 78 από 101

79 Σελίδα 79 από 101

80 Με Κλικ Μέσω του αναδυόμενου Μενού, μπορούμε να αλλάξουμε τη μορφή του Συγκεντρωτικού Πίνακα που δημιουργήσαμε. Να μετακινήσουμε Πεδία, να αλλάξουμε τις Ρυθμίσεις τους, να δημιουργήσουμε Φίλτρα, ακόμα και να καταργήσουμε ένα Πεδίο. Συνήθως, στα Πεδία Γραμμών εισάγουμε τα Πεδία τα οποία θέλουμε να συνοψίσουμε ανά Γραμμή (στο παράδειγμά μας Πωλητής) και αντίστοιχα εργαζόμαστε για τα Πεδία Στηλών (στο παράδειγμά μας Τιμές). Σελίδα 80 από 101

81 Ενημέρωση Τιμών Συγκεντρωτικού Πίνακα Έστω ότι κάναμε την πιο κάτω αλλαγή στο Φύλλο με τα Δεδομένα μας : Μεταβαίνοντας στον Συγκεντρωτικό Πίνακα βλέπουμε ότι η μορφή που είχε ο παραμένει ίδια με την προηγούμενη άσχετα με την αλλαγή που έλαβε χώρα. Για να γίνει Ενημέρωση με τα νέα Δεδομένα που εισάγαμε, κάνουμε Δεξί Κλικ στον Συγκεντρωτικό Πίνακα και από το αναδυόμενο Μενού επιλέγουμε Ανανέωση. Ο Συγκεντρωτικός Πίνακας έχει πλέον την σωστή (ενημερωμένη) μορφή. Σελίδα 81 από 101

82 Ομαδοποίηση Δεδομένων με βάση συγκεκριμένο κριτήριο Η Ομαδοποίηση Δεδομένων αναφέρεται στη δυνατότητα της προβολής μιας σύνοψης ενός Συγκεντρωτικού Πίνακα με λιγότερες λεπτομέρειες (πχ η προβολή Δεδομένων Πωλήσεων ανά Τρίμηνο κι όχι ανά Μήνα). Εργαζόμαστε ως εξής : Κάνουμε Δεξί Κλικ στο Πεδίο που θέλουμε να ορίσουμε Ομαδοποίηση και από το αναδυόμενο Μενού επιλέγουμε Ομαδοποίηση. Αρχική Μορφή Συγκεντρωτικού Πίνακα Δεξί Κλικ Ομαδοποίηση Σελίδα 82 από 101

83 Νέα Μορφή Συγκεντρωτικού Πίνακα Για Κατάργηση Ομαδοποίησης Δεξί Κλικ Κατάργηση Ομαδοποίησης Σελίδα 83 από 101

84 Μορφοποίηση Συγκεντρωτικού Πίνακα Εργαλεία Συγκεντρωτικού Πίνακα Σχεδίαση Επιλογή Στυλ Κατάργησης Μορφοποίησης Συγκεντρωτικού Πίνακα Εργαλεία Συγκεντρωτικού Πίνακα Σχεδίαση Διαγραφή Αναφοράς Συγκεντρωτικού Πίνακα Εργαλεία Συγκεντρωτικού Πίνακα Επιλογές Απαλοιφή Απαλοιφή Όλων Σελίδα 84 από 101

85 2. Δημιουργία Συγκεντρωτικού Πίνακα με Συγκεντρωτικό Γράφημα Αν έχουμε ήδη δημιουργήσει έναν Συγκεντρωτικό Πίνακα, επιλέγουμε ένα οποιοδήποτε Κελί από τον Πίνακα, διαφορετικά επιλέγουμε ένα οποιοδήποτε Κελί από τη Λίστα Δεδομένων Κορδέλα Εισαγωγή Ομάδα Πίνακες Συγκεντρωτικός Πίνακας Εμφανίζεται το Πλαίσιο Διαλόγου Δημιουργία Συγκεντρωτικού Πίνακα με Συγκεντρωτικό Γράφημα μέσω του οποίου επιλέγουμε (α) Δεδομένα και (β) Θέση αποθήκευσης Γραφήματος. Κλικ ΟΚ. Σελίδα 85 από 101

86 Σελίδα 86 από 101

87 Το περιβάλλον εργασίας ενός Συγκεντρωτικού Γραφήματος είναι όμοιο με το περιβάλλον εργασίας ενός κλασσικού Γραφήματος στο Ms Excel αλλά οι δυνατότητες είναι πολύ περισσότερες Οι Γραμμές Εργαλείων Συγκεντρωτικού Γραφήματος είναι οι εξής : Σχεδίαση Διάταξη Μορφή Ανάλυση Στα παραδείγματα που ακολουθούν βλέπουμε ένα σημαντικό μέρος των δυνατοτήτων των Συγκεντρωτικών Γραφημάτων. Σελίδα 87 από 101

88 όπως βλέπουμε ακολούθως : Επιλέγουμε έναν Πωλητή. Το Γράφημα αλλάζει Σελίδα 88 από 101

89 Αλλαγή Τύπου Γραφήματος Σελίδα 89 από 101

90 Σελίδα 90 από 101

91 Προσθήκη Πεδίων και Αλλαγή από Γραμμή σε Στήλη Σελίδα 91 από 101

92 Επαναληπτικό Παράδειγμα (με βηματική εκτέλεση) Δημιουργίας, Τροποποίησης και Εξαγωγής Συμπερασμάτων από Συγκεντρωτικούς Πίνακες Βήμα 1 Εκκίνηση Διαδικασίας Δημιουργίας Συγκεντρωτικού Πίνακα Βήμα 2 Επιλογή Πεδίων Σελίδα 92 από 101

93 Βήμα 3 Τοποθέτηση επιθυμητών Πεδίων στις Κατάλληλες Περιοχές Σελίδα 93 από 101

94 Βήμα 4 Μορφοποίηση Πεδίων (Νομισματική Μορφή ) Σελίδα 94 από 101

95 Σελίδα 95 από 101

96 Βήμα 5 Προσθήκη Πεδίου Περιοχής Βήμα 6 Εμφάνιση Λεπτομερειών για Πεδίο Ημερομηνίας Σελίδα 96 από 101

97 Σελίδα 97 από 101

98 Βήμα 7 (α) Ρύθμιση Εμφάνισης Πωλήσεων συγκεκριμένου Πωλητή (β) Εμφάνιση όλων των Πωλητών Σελίδα 98 από 101

99 Βήμα 8 Δημιουργία Συγκεντρωτικού Γραφήματος με βάση τον συγκεκριμένο Συγκεντρωτικό Πίνακα Σελίδα 99 από 101

100 Βήμα 9 Ομαδοποίηση Δεδομένων ανά Εβδομάδα Σελίδα 100 από 101