Επαγγελματικά Συστήματα Πληροφορικής Ι. Γαβιώτης. ΟΔΗΓΙΕΣ ΧΡΗΣΗΣ ΤΗΣ ΕΦΑΡΜΟΓΗΣ ΔΙΑΧΕΙΡΙΣΗ ΥΛΙΚΩΝ 25/10/2013 1

Transcript

1 Επαγγελματικά Συστήματα Πληροφορικής Ι. Γαβιώτης ΟΔΗΓΙΕΣ ΧΡΗΣΗΣ ΤΗΣ ΕΦΑΡΜΟΓΗΣ ΔΙΑΧΕΙΡΙΣΗ ΥΛΙΚΩΝ 25/10/2013 1

2 Βασικές έννοιες Η εφαρμογή αυτή διαχειρίζεται δοσοληψίες που αφορούν υλικά, πχ μιας αποθήκης. Η αποθήκη έχει υλικά που είναι οργανωμένα σε ομάδες υλικών. Κάθε ομάδα υλικών, πχ 'ΑΝΑΛΩΣΙΜΑ' ή 'ΓΡΑΦΙΚΗ ΥΛΗ', έχει συγκεκριμένα είδη υλικών, πχ 'ΜΕΛΑΝΟΤΑΙΝΙΑ ΕΚΤΥΠΩΤΗ', ή 'ΜΠΛΕ ΣΥΡΡΑΠΤΙΚΟ'. Έτσι η πλήρης περιγραφή ενός υλικού αποτελείται από την ομάδα στην οποία ανήκει και το είδος του, πχ. 'ΕΠΙΠΛΑ ΤΡΑΠΕΖΙ ΣΥΝΕΔΡΙΑΣΕΩΝ'. Η αποθήκη παραλαμβάνει υλικά από τους προμηθευτές. Έτσι αυξάνεται το υπόλοιπο που διατηρεί (στοκ). Η αποθήκη δίνει υλικά σε πελάτες, που συνήθως μειώνουν το στοκ όταν παίρνουν υλικά. Υπάρχουν διάφορα σενάρια για τη χρήση των υλικών. Οι άνθρωποι χρησιμοποιούν ή καταναλώνουν τα υλικά ή μπορεί να τα τηρούν ως δανεικά. Τόσο οι προμηθευτές, όσο και οι πελάτες τηρούνται σε ένα ενιαίο μητρώο και μπορούν να ομαδοποιούνται με βάση το τμήμα που ανήκουν. Μια συνηθισμένη ομαδοποίηση τους κατατάσσει σε 'ΠΡΟΜΗΘΕΥΤΕΣ', 'ΠΕΛΑΤΕΣ ΕΣΩΤΕΡΙΚΟΥ', 'ΣΥΝΕΡΓΑΤΕΣ', κλπ. Στο μητρώο ανθρώπων, όπου φυλάγεται το ονοματεπώνυμο, ο κωδικός 1, το όνομα πατρός και μητρός, το τμήμα, το τηλέφωνο, αν είναι μόνιμος και αν είναι ενεργός, καθώς και ο,τιδήποτε άλλο ενημερωτικό σχόλιο και μια παραπομπή που μπορεί να είναι η φωτογραφία του ανθρώπου. Τα υλικά που είναι δοσμένα σε ανθρώπους αφαιρούνται από το στοκ της αποθήκης και χρεώνονται σε αυτούς. Αργότερα οι άνθρωποι μπορούν να τα επιστρέψουν στην αποθήκη. Επίσης, υλικά που έχουν δοθεί σε ανθρώπους μπορούν να χαθούν, σπάσουν ή φθαρούν. Υπάρχει το αρχείο υλικών όπου φυλάγεται η ομάδα και το είδος του υλικού, η μονάδα μέτρησης, η μάρκα, το μοντέλο, το serial number, το ελάχιστο στοκ και η τιμή μονάδος. Για κάθε υλικό διατηρούνται οι εργασίες συντήρησης που του έχουν γίνει και οι παραγγελίες (διακρίνονται σε αυτές που αναμένονται και σε αυτές που έχουν παραληφθεί). Η μεταβίβαση υλικών σε ανθρώπους, η επιστροφή τους στην αποθήκη, η παραλαβή νέων υλικών από τους προμηθευτές καταγράφονται με κινήσεις (δοσοληψίες). Για τους ανθρώπους υπάρχουν οι κινήσεις Δόθηκε, Χορήγηση, Επιστροφή, Απώλεια, Θραύση, Φθορά. Για την αποθήκη έχουμε τις κινήσεις Μεταφορά, Παραλαβή, Στοκ. Στοιχεία της εφαρμογής Η εφαρμογή είναι οργανωμένη σε φόρμες. Ο χρήστης αλληλεπιδρά με τις φόρμες, είτε συμπληρώνοντας στοιχεία πάνω τους, είτε επιλέγοντας κουμπιά εντολών που εκτελούν συγκεκριμένες ενέργειες. Ειδικότερα φόρμες που περιέχουν μόνον κουμπιά λέγονται μενού. Τα στοιχεία που αφορούν μια οντότητα, όπως ένα υλικό ή μια κίνηση, συνολικά ονομάζονται εγγραφή. Κάθε εγγραφή αναλύεται σε επιμέρους στοιχεία, όπως το όνομα ή το επώνυμο ενός ανθρώπου, που ονομάζονται πεδία. Συμβάσεις κατά τη χρήση Η εφαρμογή ακολουθεί τις συνηθισμένες παραθυρικές συμβάσεις. Για παράδειγμα, μια περιοχή μπορεί να μαρκαριστεί και ισχύουν οι λειτουργίες της «Επεξεργασίας» πχ. «Αντιγραφή», «Επικόλληση», κτλ. Μπορούν να υπάρχουν ταυτόχρονα ανοικτά πολλά παράθυρα. Στο κάτω μέρος της οθόνης εμφανίζονται πάντοτε πληροφορίες που σας καθοδηγούν για τη λειτουργία που εκτελεί το επιλεγμένο κουμπί ή το είδος των δεδομένων που πρέπει να εισάγετε εκείνη τη στιγμή σε κάποιο πεδίο. Υπάρχουν φόρμες που ανοίγουν με δύο τρόπους: σε κατάσταση ανάγνωσης-μόνον και σε κατάσταση αλλαγής. Στην πρώτη περίπτωση, τα στοιχεία της φόρμας δεν επιτρέπεται να αλλαχθούν. Αντίθετα, στην κατάσταση αλλαγής, τα φόντα των πεδίων που συμπληρώνετε είναι άσπρα. Γενικά, όταν το φόντο είναι γκρι, σημαίνει ότι δεν επιτρέπεται η αλλαγή της τιμής του. Όταν αλλαχθούν τα στοιχεία πάνω σε μια φόρμα, στο αριστερό περιθώριο της φόρμας εμφανίζεται ένα μολυβάκι. Όταν μετακινηθείτε σε άλλη εγγραφή, εκτελείται αυτόματη αποθήκευση οι αλλαγές και ο δείκτης γίνεται τρίγωνο. Δεν χρειάζεται να κάνετε αποθήκευση, παρά μόνον αν θέλετε να αποθηκεύσετε τις αλλαγές σε μια εγγραφή και να συνεχίσετε να δουλεύετε σε αυτήν. Ο χρήστης μπορεί να μετακινείται στα πεδία και στα πλήκτρα της κάθε φόρμας με το πλήκτρο Tab ή με τα βελάκια και με το ποντίκι. Ειδικά για τα κουμπιά εντολής μπορεί να τα επιλέγει με τον συνδυασμό του πλήκτρου Alt και του πλήκτρου του γράμματος που είναι υπογραμμισμένο στο κουμπί εντολής. Για παράδειγμα, το κουμπί που αναγράφει «Κινήσεις», μπορεί να ενεργοποιηθεί με το Alt-Κ. 1 Ο ειδικός κωδικός αντιστοιχεί στην ίδια την αποθήκη. Μην τον σβήνετε. 25/10/2013 2

3 Στα πεδία που δέχονται κείμενο μια καλή συνήθεια είναι να γράφει κανείς το κείμενο χωρίς κάποια μορφοποίηση, όπως αλλαγή γραμμής, κενά κτλ. Πάντως για να εισαχθεί αλλαγή γραμμής αντί για Enter, χρησιμοποιήστε Ctrl- Enter. Για να αντιγράψετε σε ένα πεδίο την ίδια τιμή που είχε το αντίστοιχο πεδίο της προηγούμενης εγγραφής, πληκτρολογήστε Ctrl- (πλήκτρο Ctrl πατημένο και το πλήκτρο με τα εισαγωγικά, δίπλα στο Enter). Για να κλείσετε μια φόρμα, πατήστε το κουμπί εντολής «Έξοδος», ή αν αυτό δεν υπάρχει το τετραγωνίδιο κλεισίματος που είναι στο πάνω δεξιά μέρος της οθόνης. Πάντως ο πιο σύντομος τρόπος είναι με Ctrl-F4. Στις φόρμες που υπάρχει το κουμπί εντολής με ετικέτα «Φίλτρο», επιτρέπεται στο χρήστη να ορίσει περιορισμούς με τους οποίους θα φιλτραριστούν οι εγγραφές και θα εμφανιστούν μόνον εκείνες που τους πληρούν. Για παράδειγμα, εάν θέλουμε όλα τα υλικά που μετρώνται σε ΤΕΜΑΧΙΑ, στο φίλτρο βάζουμε στο πεδίο Μον μετρ = ΤΕΜΑΧΙΑ και πατάμε ΟΚ. Το αστεράκι * μπορεί να χρησιμοποιηθεί ως χαρακτήρας πασπαρτού, πχ Μαρκα = S*, δηλώνει όλες τις μάρκες που ξεκινούν με S και ακολουθεί οτιδήποτε, όπως Siemens, SATO, κτλ. Για να επανεμφανιστούν όλα τα στοιχεία που είναι εισηγμένα, χρησιμοποιούμε το Όλα. Οι εγγραφές εμφανίζονται με τη σειρά που έχει οριστεί κατά σύμβαση, πχ κατά ομάδα υλικού. Μπορείτε να τις ταξινομήσετε με βάση κάποιο πεδίο κάνοντας κλικ με το ποντίκι πάνω στο πεδίο αυτό και επιλέγοντας «Ταξινόμηση» από το μενού «Εγγραφές» Στις περισσότερες φόρμες όπου συμπληρώνονται στοιχεία, υπάρχει ένα πεδίο όπου μπορείτε να εισάγετε ελεύθυρα ό,τι κείμενο θέλετε χωρίς περιορισμούς. Εκεί μπορείτε να βάζετε πληροφορίες που θέλετε να αποθηκευτούν και δεν υπάρχει ειδικό πεδίο για να τις εισάγετε. Διαδικασίες στη χρήση Το πρόγραμμα όταν ξεκινά εμφανίζει το κύριο μενού, από το οποίο με το πάτημα του κατάλληλου πλήκτρου μας οδηγεί στην αντίστοιχη λειτουργία. Οι πιο συχνές λειτουργίες είναι οι τρεις πρώτες. Από τη διαχείριση μπορούμε να ορίσουμε νέα τμήματα εργαζομένων, ομάδες εργαλείων, μονάδες μέτρησης εργαλείων και τύπους κινήσεων. Παραδείγματα χρήσης 1. Ξεκινάμε με την καταγραφή των υλικών που ανήκουν στην εταιρία. Ξεκινώντας από το Κύριο μενού, επιλέγουμε Διαχείριση / Ομάδες υλικών, όπου ορίζουμε τις ομάδες των υλικών, πχ. ΕΠΙΠΛΑ, ΥΠΟΛΟΓΙΣΤΕΣ, κτλ. Εάν μας ενδιαφέρει να υπολογίζουμε αποσβέσεις πάνω στις αξίες των υλικών, τότε σε κάθε ομάδα υλικών εισάγουμε τον αντίστοιχο συντελεστή απόσβεσης. Οργανώνουμε έτσι τις ομάδες, ώστε η ίδια ομάδα να μην περιλαμβάνει υλικά με διαφορετικό συντελεστή απόσβεσης. Εάν αφήσουμε σε κάποια ομάδα συντελεστή απόσβεσης το 0%, τότε για τα υλικά της ομάδας δεν θα δημιουργούνται κινήσεις 25/10/2013 3

4 απόσβεσης. Ολοκληρώνοντας την καταγραφή των ομάδων μπορούμε να τις εκτυπώσουμε, από Αναφορές / Ομάδες υλικών. 2. Το επόμενο βήμα είναι να καταγράψουμε τα υλικά. Εντάσσουμε κάθε υλικό σε μια ομάδα και συμπληρώνουμε το είδος του. Εάν από την περιγραφή δεν είναι εύκολο να διαφοροποιήσουμε το είδος, μπορούμε να εισάγουμε έναν αύξοντα αριθμό απογραφής που θα είναι κολλημένος με αυτοκόλλητο πάνω στο υλικό. Τα υπόλοιπα στοιχεία είναι προαιρετικά. 3. Μετά το άνοιγμα των υλικών, πρέπει να γίνουν οι κινήσεις παραλαβής τους από τους προμηθευτές. Εκεί εισάγεται και η ημερομηνία παραλαβής και η αξία του υλικού. 4. Οι αποσβέσεις υπολογίζονται σε ετήσια βάση από το Κύριο μενού / Διαχείριση / Βοηθητικά / Αποσβέσεις. Την πρώτη χρονιά κτήσης του υλικού, η απόσβεση υπολογίζεται αναλογικά με τους μήνες. Τα επόμενα έτη, υπολογίζεται ακέραια με βάση το συντελεστή απόσβεσης και μέχρις ότου η αναπόσβεστη αξία γίνει 1 δραχμή. 5. Προσλαμβάνεται νέος εργαζόμενος. Πρέπει να του ανοίξουμε καρτέλα στην οποία θα συμπληρώσουμε τα στοιχεία του, ονοματεπώνυμο, τμήμα, κτλ. Κατόπιν θέλουμε να του δώσουμε ένα ΥΠΟΛΟΓΙΣΤΗ DELL AX450. Δημιουργούμε μια νέα κίνηση τύπου Δόθηκε προς τον συγκεκριμένο εργαζόμενο και συμπληρώνουμε τα στοιχεία και την ποσότητα του υλικού που του δόθηκε. 6. Φθάνουν από έναν προμηθευτή νέα υλικά που δεν υπήρχαν μέχρι τώρα. Αν δεν έχουμε προμηθευτεί υλικά παλιότερα από τον συγκεκριμένο προμηθευτή, πρέπει να του ανοίξουμε καρτέλα στους συναλλασσόμενους ανθρώπους και στο τμήμα των προμηθευτών. Έπειτα, καταγράφουμε την κίνηση της παραλαβής του υλικού. 7. Συνταξιοδοτείται ένας εργαζόμενος. Πηγαίνουμε στην καρτέλα του και τυπώνουμε τα υλικά που έχει δανειστεί. Με βάση αυτή τη λίστα πρέπει ο εργαζόμενος να τα επιστρέψει ή να δικαιολογήσει την απώλειά τους (ως θραύση, φθορά ή απώλεια). Περνούμε τις κινήσεις επιστροφής και ο εργαζόμενος πλέον είναι ξεχρεωμένος. Τον θέτουμε ως μη ενεργό για να μην μπορούμε να του δανείσουμε κατά λάθος άλλα υλικά στο μέλλον. 8. Θέλουμε να κάνουμε φυσική απογραφή για όλα τα ΑΛΥΣΟΠΡΙΟΝΑ, δηλαδή να δούμε αν το στοκ που έχουμε στα ράφια συμφωνεί με το στοκ του προγράμματος. Από το κύριο μενού επιλέγουμε Πληροφορίες και μετά Υλικά. Επιλέγουμε υλικά μιας ομάδας και ΑΛΥΣΟΠΡΙΟΝΑ. Πατάμε Αναφορά. Θα τυπωθεί η λίστα όλων των υλικών της ομάδας με το στοκ για τη συγκεκριμένη ημερομηνία. Με τη λίστα πηγαίνουμε στις αποθήκες και όπου βρίσκουμε διαφορές τις σημειώνουμε στο χαρτί. Βρίσκουμε τι έχει συμβεί και χρησιμοποιούμε την ανάλογη κίνηση (παραλαβή ή απώλεια) με ειδικό κωδικό ανθρώπου (ΜΙΚΡΟΔΙΑΦΟΡΕΣ), έτσι ώστε το πραγματικό και το εμφανιζόμενο στο πρόγραμμα υπόλοιπο να συμφωνούν. Έπειτα περνάμε στα υλικά που ελέγξαμε κίνηση Απογραφή που πιστοποιεί ότι έγινε έλεγχος και πότε έγινε. Πληροφορίες των αρχείων Οι πληροφορίες είναι οργανωμένες σε τρεις κύριες ενότητες: για τους συναλλασσόμενους ανθρώπους και εταιρίες, για τα υλικά και τις κινήσεις (δοσοληψίες). Μπαίνοντας στις αντίστοιχες οθόνες μπορούμε να διαχειριστούμε τα περιεχόμενα των ενοτήτων. Οι λειτουργίες είναι λίγο ως πολύ κοινές: εύρεση, αναφορά, διαγραφή παλιού, τροποποίηση υπάρχοντος. Η μετακίνηση γίνεται με τα βελάκια στο κάτω μέρος της οθόνης (πρώτο, προηγούμενο, επόμενο, τελευταίο, άνοιγμα νέου). 25/10/2013 4

5 Η καρτέλα του ανθρώπου εμφανίζει τις κινήσεις του με χρονολογική σειρά. Οι κινήσεις με τις οποίες ο άνθρωπος χρεώνεται υλικά εμφανίζονται πράσινες στην οθόνη και δίπλα στην ποσότητα υπάρχει ένα +, ενώ εκείνες όπου επιστρέφει εργαλεία εμφανίζονται κόκκινες και δίπλα στην ποσότητα υπάρχει -. Κατ αντιστοιχία, στη φόρμα των υλικών υπάρχει η λειτουργία Καρτέλα που εμφανίζει τις κινήσεις του υλικού και το υπόλοιπό του, όπως διαμορφώνεται κάθε φορά. Και πάλι οι κινήσεις μαρκάρονται πράσινες ( + ) όταν αυξάνουν το στοκ, κόκκινες ( - ) όταν το μειώνουν, και μαύρες ( * ) όταν δεν το μεταβάλλουν. Από το Κινήσεις μπορούμε όχι μόνο να δούμε, αλλά και να τροποποιήσουμε, τις κινήσεις που αφορούν το τρέχον εργαλείο. Συνιστάται να το χρησιμοποιούμε μόνον για να διορθώνουμε λανθασμένες κινήσεις. Οι νέες κινήσεις κάθε ημέρας είναι πιο βολικό να εισάγονται από τη σχετική φόρμα. Το Υπόλοιπο υπολογίζει το τρέχον στοκ. Με το Παραγγελ εισάγουμε νέες παραγγελίες και όταν κάποια έλθει από τον προμηθευτή μπορούμε να κάνουμε παραλαβή, οπότε δημιουργείται αυτόματα η κίνηση (έτσι μπορούμε να γνωρίζουμε ποιες ανεκτέλεστες παραγγελίες έχουμε ή πόσες ημέρες μεσολάβησαν ανάμεσα στην παραγγελία και στην παραλαβή ενός υλικού). Με το Συντήρηση μπορούμε να διατηρούμε ιστορικό των διαδοχικών συντηρήσεων που έχουν εκτελεστεί στο τρέχον υλικό. Τα δύο πλήκτρα Εργαζόμ και Εργαλείο εμφανίζουν τις κινήσεις του εργαζόμενου και του εργαλείου που έχουν επιλεχθεί με την τρέχουσα κίνηση. Αυτό μπορεί να χρησιμεύσει πχ όταν κατά την επιστροφή ενός εργαλείου, το πρόγραμμα μας ειδοποιεί ότι αυτό το εργαλείο δεν είχε δανειστεί στον συγκεκριμένο εργαζόμενο, μπορούμε να ελέγξουμε άμεσα την καρτέλα του εργαζομένου και να βρούμε τι άλλο έχει πάρει. 25/10/2013 5