ΘΕΜΑ ΠΤΥΧΙΑΚΗΣ ΕΡΓΑΣΙΑΣ: ΟΡΓΑΝΩΤΙΚΟΣ ΣΧΕΔΙΑΣΜΟΣ, Ο ΡΟΛΟΣ ΤΟΥ ΣΤΗ ΣΥΓΧΡΟΝΗ ΕΠΙΧΕΙΡΗΣΗ. ΥΠΟΒΛΗΘΕΙΣΑ ΣΤΗΝ ΚΑΘΗΓΗΤΡΙΑ : ΖΑΪΜΗ ΑΝΤΙΓΟΝΗ

Transcript

1 Τ.Ε.Ι ΚΑΒΑΛΑΣ ΣΧΟΛΗ ΔΙΟΙΚΗΣΗΣ & ΟΙΚΟΝΟΜΙΑΣ ΤΜΗΜΑ ΔΙΑΧΕΙΡΙΣΗΣ ΠΛΗΡΟΦΟΡΙΩΝ ΘΕΜΑ ΠΤΥΧΙΑΚΗΣ ΕΡΓΑΣΙΑΣ: ΟΡΓΑΝΩΤΙΚΟΣ ΣΧΕΔΙΑΣΜΟΣ, Ο ΡΟΛΟΣ ΤΟΥ ΣΤΗ ΣΥΓΧΡΟΝΗ ΕΠΙΧΕΙΡΗΣΗ. ΥΠΟΒΛΗΘΕΙΣΑ ΣΤΗΝ ΚΑΘΗΓΗΤΡΙΑ : ΖΑΪΜΗ ΑΝΤΙΓΟΝΗ ΑΠΟ ΤΗ ΣΠΟΥΔΑΣΤΡΙΑ : ΜΑΝΤΑΚΗ ΖΩΗ ( Α.Ε.Μ. 525 ) ΚΑΒΑΛΑ 2010

2 Πίνακας περιεχομένων ΚΕΦΑΛΑΙΟ 10: ΕΙΣΑΓΩΓΕΣ ΕΝΝΟΙΕΣ ΤΗΣ ΟΡΓΑΝΩΣΗΣ-ΕΠΙΧΕΙΡΗΣΗΣ ΕΙΣΑΓΩΓΗ ΔΙΑΙΡΕΣΗ ΤΗΣ ΕΡΓΑΣΙΑΣ-ΕΞΕΙΔΙΚΕΥΣΗ ΜΗ ΔΙΑΙΡΕΣΗ ΤΩΝ ΣΥΝΤΕΛΕΣΤΩΝ ΠΑΡΑΓΩΓΗΣ ΟΙΚΟΝΟΜΙΕΣ ΚΛΙΜΑΚΟΣ ΣΥΝΕΡΓΕΙΑ-ΣΥΝΕΝΩΣΗ ΔΥΝΑΜΕΩΝ ΙΚΑΝΟΠΟΙΗΣΗ ΑΝΑΓΚΩΝ ΚΟΣΤΟΣ ΣΥΝΑΛΛΑΓΗΣ ΣΤΟΧΟΙ ΤΗΣ ΟΡΓΑΝΩΣΗΣ ΚΕΦΑΛΑΙΟ 20: ΟΡΓΑΝΩΤΙΚΗ ΘΕΩΡΙΑ ΚΑΙ ΣΧΕΔΙΑΣΜΟΣ-ΒΑΣΙΚΑ ΣΤΟΙΧΕΙΑ ΟΡΓΑΝΩΤΙΚΗΣ ΘΕΩΡΙΑΣ ΕΙΣΑΓΩΓΗ ΟΡΓΑΝΩΤΙΚΕΣ ΔΟΜΕΣ ΚΑΙ ΟΡΓΑΝΩΤΙΚΟΣ ΣΧΕΔΙΑΣΜΟΣ ΒΑΣΙΚΕΣ ΕΝΝΟΙΕΣ ΔΙΑΣΤΑΣΕΙΣ-ΧΑΡΑΚΤΗΡΙΣΤΙΚΑ ΤΩΝ ΟΡΓΑΝΩΤΙΚΩΝ ΔΟΜΩΝ ΜΟΝΤΕΛΑ ΟΡΓΑΝΩΤΙΚΩΝ ΔΟΜΩΝ ΤΟ ΓΡΑΦΕΙΟΚΡΑΤΙΚΟ ΜΟΝΤΕΛΟ ΣΥΜΠΕΡΙΦΟΡΙΚΑ ΜΟΝΤΕΛΑ ΟΡΓΑΝΙΚΗ ΚΑΙ ΜΗΧΑΝΙΣΤΙΚΗ ΔΟΜΗ ΚΕΦΑΛΑΙΟ 30 ΜΟΡΦΕΣ ΟΡΓΑΝΩΣΙΑΚΗΣ ΛΕΙΤΟΥΡΓΙΑΣ ΕΙΣΑΓΩΓΗ ΘΕΩΡΙΕΣ ΚΑΙ ΜΕΘΟΔΟΙ ΟΡΓΑΝΩΣΗΣ ΓΡΑΦΕΙΟΚΡΑΤΙΚΗ ΘΕΩΡΙΑ

3 3.3 ΘΕΩΡΙΑ ΤΟΥ TAYLOR Η ΘΕΩΡΙΑ ΤΩΝ ΑΝΘΡΩΠΙΝΩΝ ΣΧΕΣΕΩΝ ΘΕΩΡΙΑ ΤΩΝ ΑΛΛΗΛΕΞΑΡΤΗΣΕΩΝ ΘΕΩΡΙΕΣ ΑΠΟΦΑΣΕΩΝ ΟΡΓΑΝΩΣΙΑΚΗΣ ΣΥΜΠΕΡΙΦΟΡΑΣ ΟΡΘΟΛΟΓΙΚΗ ΕΠΙΛΟΓΗ ΤΟ ΠΟΛΙΤΙΚΟ ΜΟΝΤΕΛΟ ΤΩΝ ΑΠΟΦΑΣΕΩΝ ΣΥΓΚΡΟΥΣΙΑΚΟ ΜΟΝΤΕΛΟ ΑΠΟΦΑΣΕΩΝ ΤΟ ΜΟΝΤΕΛΟ ΤΩΝ ΣΤΑΔΙΑΚΩΝ ΑΛΛΑΓΩΝ ΤΟ ΜΟΝΤΕΛΟ ΤΗΣ ΟΡΓΑΝΩΜΕΝΗΣ ΑΝΑΡΧΙΑΣ Η ΘΕΩΡΙΑ ΤΗΣ ΑΝΘΡΩΠΙΝΗΣ ΣΥΜΠΕΡΙΦΟΡΑΣ Η ΣΥΣΤΗΜΙΚΗ ΘΕΩΡΗΣΗ Η ΕΝΔΕΧΟΜΕΝΙΚΗ ΘΕΩΡΗΣΗ ΤΥΠΙΚΗ ΟΡΓΑΝΩΣΗ ΑΤΥΠΗ ΟΡΓΑΝΩΣΗ ΚΕΦΑΛΑΙΟ 4ο ΒΑΣΙΚΑ ΘΕΜΑΤΑ ΟΡΓΑΝΩΤΙΚΟΥ ΣΧΕΔΙΑΣΜΟΥ ΕΙΣΑΓΩΓΗ ΣΧΕΔΙΑΣΜΟΣ ΘΕΣΕΩΝ ΕΡΓΑΣΙΑΣ ΔΙΑΙΡΕΣΗ ΕΡΓΑΣΙΑΣ- ΕΞΕΙΔΙΚΕΥΣΗ ΠΛΕΟΝΕΚΤΗΜΑΤΑ-ΜΕΙΟΝΕΚΤΗΜΑΤΑ ΕΞΕΤΛΤΚΕΥΣΗΣ ΕΝΑΛΛΑΓΗ ΘΕΣΕΩΝ ΕΡΓΑΣΙΑΣ ΕΜΠΛΟΥΤΙΣΜΟΣ ΘΕΣΕΩΝ ΕΡΓΑΣΙΑΣ ΕΠΙΛΟΓΗ ΠΡΟΣΩΠΙΚΟΥ ΕΝΤΑΞΗ Ή ΕΝΣΩΜΑΤΩΣΗ ΤΟΥ ΠΡΟΣΩΠΙΚΟΥ ΣΤΟ ΕΡΓΑΣΙΑΚΟ ΠΕΡΙΒΑΛΛΟΝ ΕΚΠΑΙΔΕΥΣΗ ΠΡΟΣΩΠΙΚΟΥ ΑΞΙΟΛΟΓΗΣΗ ΠΡΟΣΩΠΙΚΟΥ ΜΕΘΟΔΟΙ ΑΞΙΟΛΟΓΗΣΗΣ ΠΡΟΣΩΠΙΚΟΥ ΣΧΕΔΙΑΣΜΟΣ ΤΜΗΜΑΤΩΝ-ΤΜΗΜΑΤΟΠΟΙΗΣΗ

4 4.2.1 ΕΝΝΟΙΑ ΤΜΗΜΑΤΟΣ ΘΕΜΕΛΙΩΔΗ ΚΡΙΤΗΡΙΑ ΤΜΗΜΑΤΟΠΟΙΗΣΗΣ ΤΜΗΜΑΤΟΠΟΙΗΣΗ ΚΑΤΑ ΛΕΙΤΟΥΡΓΙΑ ΤΜΗΜΑΤΟΠΟΙΗΣΗ ΚΑΤΑ ΠΡΟΪΟΝ Ή ΥΠΗΡΕΣΙΑ ΓΕΩΓΡΑΦΙΚΗ ΤΜΗΜΑΤΟΠΟΙΗΣΗ ΑΛΛΕΣ ΜΟΡΦΕΣ ΤΜΗΜΑΤΟΠΟΙΗΣΗΣ ΜΗΤΡΙΚΗ ΟΡΓΑΝΩΣΗ ΔΙΑΜΟΡΦΩΣΗ ΣΧΕΣΕΩΝ ΕΞΟΥΣΙΑΣ ΣΧΕΣΕΙΣ ΕΞΟΥΣΙΑΣ ΒΑΣΙΚΕΣ ΑΡΧΕΣ- ΛΕΙΤΟΥΡΓΙΚΗ ΕΞΟΥΣΙΑ ΓΡΑΜΜΙΚΗ-ΕΠΙΤΕΛΙΚΗ ΕΞΟΥΣΙΑ ΣΥΓΚΕΝΤΡΩΣΗ-ΑΠΟΚΕΝΤΡΩΣΗ ΕΞΟΥΣΙΑΣ ΑΝΑΘΕΣΗ ΚΑΘΗΚΟΝΤΩΝ ΚΑΙ ΜΕΤΑΒΙΒΑΣΗ ΕΞΟΥΣΙΑΣ ΜΕΘΟΔΟΙ ΜΕΤΑΒΙΒΑΣΗΣ ΤΗΣ ΕΞΟΥΣΙΑΣ ΚΑΙ ΤΗΣ ΕΥΘΥΝΗΣ ΣΥΛΛΟΓΙΚΑ ΟΡΓΑΝΑ ΕΞΟΥΣΙΑΣ ΣΥΛΛΟΓΙΚΑ ΟΡΓΑΝΑ ΕΞΟΥΣΙΑΣ ΣΕ ΕΠΙΠΕΔΟ ΗΓΕΣΙΑΣ ΛΟΙΠΑ ΣΥΛΛΟΓΙΚΑ ΟΡΓΑΝΑ ΤΗΣ ΕΠΙΧΕΙΡΗΣΗΣ ΑΛΛΑ ΒΟΗΘΗΤΙΚΑ ΤΜΗΜΑΤΑ ΤΗΣ ΕΠΙΧΕΙΡΗΣΗΣ ΤΥΠΙΚΟΤΗΤΑ ΤΗΣ ΟΡΓΑΝΩΣΗΣ ΕΝΝΟΙΑ ΟΡΓΑΝΟΓΡΑΜΜΑ ΠΕΡΙΓΡΑΦΗ ΘΕΣΕΩΝ ΕΡΓΑΣΙΑΣ ΕΛΕΓΧΟΣ ΣΤΗΝ ΟΡΓΑΝΩΣΗ ΕΝΝΟΙΑ ΤΟΥ ΕΛΕΓΧΟΥ ΤΑ ΧΑΡΑΚΤΗΡΙΣΤΙΚΑ ΤΟΥ ΑΠΟΤΕΛΕΣΜΑΤΙΚΟΥ ΕΛΕΓΧΟΥ Η ΔΙΑΔΙΚΑΣΙΑ ΕΛΕΓΧΟΥ ΜΕΘΟΔΟΙ ΕΛΕΓΧΟΥ

5 ΚΕΦΑΛΑΙΟ 50: ΕΦΑΡΜΟΓΕΣ ΣΤΗΝ ΠΡΑΞΗ ΤΩΝ ΘΕΩΡΙΩΝ...57 ΕΠΙΛΟΓΟΣ 64 ΠΑΡΑΡΤΗΜΑ ΕΡΩΤΗΜΑΤΟΛΟΓΙΟ ΕΧΕ. ΑΕΕ.Ε. ΕΝΔΥΜΑΤΩΝ ΠΑΝΕΜΠΟΡΙΚΗ Α.Ε ΒΙΒΛΙΟΓΡΑΦΙΑ 74 5

6 ΠΡΟΛΟΓΟΣ Η ικανότητα κάποιου να οργανώνει, να διευθύνει και να οδηγεί τους άλλους είναι μια από τις βασικότερες δεξιότητες, που έχει να επιδείξει ο σημερινός manager. Η ικανότητα αυτή είναι ζωτικής σημασίας για την περαιτέρω πρόοδο των ήδη αναπτυγμένων χωρών και αποτελεί απαραίτητο στοιχείο προκειμένου να υλοποιηθούν οι φιλοδοξίες των αναπτυσσόμενων χωρών. Για το λόγο αυτό, αλλά και γιατί πάντα με ενδιέφερε ότι σχετίζεται με τη διοίκηση και την οργάνωση των επιχειρήσεων, αποφάσισα να ασχοληθώ με το συγκεκριμένο θέμα, με στόχο να ανακαλύψω κάτι νέο στο μαγικό αυτό χώρο. Η έννοια του όρου της οργάνωσης ακόμη και σήμερα δεν είναι πλήρως κατανοητή. Σίγουρα, δε σημαίνει, τη χωρίς περιεχόμενο και στόχους διοργάνωση μιας επιχείρησης ή ενός οργανισμού, αλλά κάτι πολύ πιο βασικό και ουσιαστικό. Και με αυτό ακριβώς το σημείο ασχολείται η συγκεκριμένη εργασία. Αναφέρεται σε θεωρίες και απόψεις, που έχουν κατά καιρούς διατυπωθεί σχετικά με την επιστήμη της Οργάνωσης μιας επιχείρησης ή ενός οργανισμού, παρουσιάζοντας τα βασικότερα μέρη, καθώς και τους τρόπους με τους οποίους ο οργανισμός θα πετύχει τον κοινό σκοπό που έχει θέσει. Η εργασία αποτελείται από πέντε κεφάλαια. Στο πρώτο κεφάλαιο γίνεται μια εισαγωγή στη φύση της οργάνωσης καθώς και στους λόγους δημιουργίας της. Το δεύτερο κεφάλαιο εμπεριέχει τα βασικά στοιχεία της Οργανωτικής Θεωρίας, τα οποία είναι ιδιαίτερα χρήσιμα για την κατανόηση της φύσης των οργανισμών, καθώς και τα βασικά ζητήματα του σχεδιασμού των οργανωτικών δομών αυτών. Το τρίτο κεφάλαιο εμπεριέχει τις κύριες έννοιες και θεωρίες της οργανωσιακής λειτουργίας, που αποτελούν τη βάση για την εξήγηση και κατανόηση του σκοπού, της δημιουργίας, της ύπαρξης και του τρόπου λειτουργίας των οργανισμών. Στο τέταρτο κεφάλαιο παρουσιάζονται τα βασικά θέματα του οργανωτικού σχεδιασμού τα οποία αναφέρονται στο σχεδιασμό των θέσεων εργασίας, στην τμηματοποίηση, στις σχέσεις εξουσίας, στην τυπικότητα και στον έλεγχο της οργάνωσης. Στο 5ο κεφάλαιο, με τη βοήθεια ενός ερωτηματολογίου, εξετάζεται και αναλύεται ο τρόπος με τον οποίο έχουν οργανωθεί κάποιες επιχειρήσεις. 6

7 ΚΕΦΑΛΑΙΟ 1ο ΕΙΣΑΓΩΓΙΚΕΣ ΕΝΝΟΙΕΣ ΤΗΣ ΟΡΓΑΝΩΣΗΣ-ΕΠΙΧΕΙΡΗΣΗΣ ΕΙΣΑΓΩΓΗ Ως οργάνωση θα μπορούσε να ορισθεί μια διακριτή κοινωνική οντότητα (ένωση ή σύνολο ανθρώπων), η οποία μέσω της διαίρεσης της εργασίας, δομών και σχεδίων επιδιώκει την επίτευξη σκοπών1. Σύμφωνα με αυτό τον ορισμό τα βασικά στοιχεία, που συνιστούν την οργάνωση είναι: 1. Άνθρωποι. Η οργάνωση αποτελείται από ανθρώπους ή ομάδες ανθρώπων οι οποίοι αλληλεπιδρούν - αναπτύσσουν σχέσεις - μεταξύ τους παίζοντας ρόλους, που οδηγούν στην πραγματοποίηση των βασικών λειτουργιών και σκοπών της οργάνωσης. 2. Σκοποί. Η οργάνωση έχει αποστολή και στόχους. Δημιουργείται και διατηρείται ακριβώς για την υλοποίηση συγκεκριμένης αποστολής και στόχων. Συνήθως, οι στόχοι μπορεί να είναι περισσότεροι και εκφράζουν, σε μικρό ή μεγάλο βαθμό, τους ατομικούς και ομαδικούς στόχους ή ανάγκες των ατόμων ή ομάδων που συνθέτουν ή επιδρούν στην οργάνωση. 3. Διαίρεση εργασίας, δομές, συστήματα, σχέδια. Η οργάνωση δεν αποτελεί απλά ένα άθροισμα ατόμων ή λειτουργιών. Υπάρχει συνειδητή διάρθρωση των ρόλων και των σχέσεων των ατόμων. Το συνολικό έργο της οργάνωσης διαιρείται σε καθήκοντα ή εργασίες, ομάδες των οποίων συνιστούν θέσεις εργασίας ή ρόλους που τα άτομα-μέλη αναλαμβάνουν να εκτελέσουν ή να παίξουν. Η λειτουργία και η δράση της οργάνωσηςατόμων γίνεται σχεδιασμένα και συντονισμένα. 4. Σύνορα. Η οργάνωση είναι διακριτή από το περιβάλλον της μέσω των συνόρων. Παρά τις πολυάριθμες αλληλεπιδράσεις και αλληλεξαρτήσεις, μια οργάνωση αποτελεί μια κοινωνική οντότητα με δικά της στοιχεία και χαρακτηριστικά, δομές, σκοπούς, άτομα κ.λ.π., που την ξεχωρίζουν από άλλες οργανώσεις και το περιβάλλον της γενικότερα. 5. Χρονική διάρκεια. Η οργάνωση δεν αποτελεί αυθόρμητο και «στιγμιαίο» κοινωνικό φαινόμενο, αλλά έχει μια συνέχεια στο χρόνο. Σύμφωνα με τον παραπάνω ορισμό και την περιγραφή των βασικών στοιχείων της οργάνωσης, γίνεται φανερό ότι οι επιχειρήσεις, τα υπουργεία, οι συνδικαλιστικοί 1 ΜΠΟΥΡΑΝΤΑΣ ΔΗΜΗΤΡΗΣ, ΜΑΝΑΤΖΜΕΝΤ, ΕΚΔΟΣΕΙΣ ΜΠΕΝΟΥ, ΑΘΗΝΑ 2002, σελ. 25 7

8 σύλλογοι, η εκκλησία, ο στρατός, τα κόμματα, τα πανεπιστήμια, αποτελούν οργανώσεις. Αντίθετα, οι φίλαθλοι που τυχαία βρίσκονται την Κυριακή στο γήπεδο, παρά το γεγονός ότι είναι σύνολα ατόμων με κοινούς σκοπούς (να κερδίσει η ομάδα τους, να απολαύσουν θέαμα κ.λ.π.) δεν αποτελούν οργάνωση, διότι ούτε ουσιαστικές δομές, σχέσεις και σχέδια υπάρχουν, ούτε διάρκεια έχουν στο χρόνο2. Η επιχείρηση, ως κύριο πεδίο άσκησης του μάνατζμεντ, αποτελεί μια κατ εξοχήν οργάνωση. Πρόκειται για μια παραγωγική-οικονομική οργάνωση, με όλα τα στοιχεία της κοινωνικής οργάνωσης, η οποία αποτελεί έναν από τους πιο σημαντικούς θεσμούς στη σύγχρονη κοινωνία. 1.1 ΔΙΑΙΡΕΣΗ ΤΗΣ ΕΡΓΑΣΙΑΣ-ΕΞΕΙΔΙΚΕΥΣΗ3 Για να απαντήσει κάποιος στο ερώτημα για ποιο λόγο δημιουργούνται οι οργανώσεις, αρκεί να σκεφθεί και να αναφέρει το απλό παράδειγμα της κατασκευής του αυτοκινήτου, η οποία δεν πραγματοποιείται από έναν μόνο άνθρωπο, αλλά από μια ομάδα ανθρώπων. Όταν οι άνθρωποι ενώνονται σε οργανώσεις επιτρέπουν τη διαίρεση του έργου και την εξειδίκευση. Χρησιμοποιώντας σαν παράδειγμα την κατασκευή του αυτοκινήτου, καταλαβαίνουμε ότι είναι δύσκολο για έναν άνθρωπο να αποκτήσει γνώση και δεξιοτεχνία, για να κατασκευάζει όλα τα μέρη του αυτοκινήτου σε εύλογο χρονικό διάστημα. Έτσι η κατασκευή του αυτοκινήτου διαιρείται σε χιλιάδες επιμέρους εργασίες επιτρέποντας την εξειδίκευση από την οποία προκύπτει η αποτελεσματικότητα της εργασίας του ανθρώπου. Αυτό συμβαίνει επειδή ο άνθρωπος με την εξειδίκευση επαναλαμβάνει περισσότερες φορές την ίδια δουλειά, γεγονός που αυξάνει τις δεξιότητές του. Αν υποθέσουμε ότι ένας άνθρωπος θα γνωρίσει κάποτε να κατασκευάζει όλα τα μέρη του αυτοκινήτου, τότε πρέπει κανείς να αναρωτηθεί σε πόσο χρόνο θα ολοκληρώσει την κατασκευή του αυτοκινήτου. Η απάντηση, ασφαλώς, είναι: σε πολύ περισσότερο χρόνο από αυτόν θα χρειαζόταν αν εργάζονταν ταυτόχρονα δέκα ή περισσότεροι άνθρωποι. 2,3 ΜΠΟΥΡΑΝΤΑΣ ΔΗΜΗΤΡΗΣ, ΜΑΝΑΤΖΜΕΝΤ, ΕΚΔΟΣΕΙΣ ΜΠΕΝΟΥ, ΑΘΗΝΑ 2002, σελ. 27. BLACK S., PORTER L. MANAGEMENT, PRENTICE HALL, 2000, σελ.35 8

9 1.2 ΜΗ ΔΙΑΙΡΕΣΗ ΤΩΝ ΣΥΝΤΕΛΕΣΤΩΝ ΠΑΡΑΓΩΓΗΣ4 Η κατασκευή του αυτοκινήτου από έναν μόνο άνθρωπο θα έχει κόστος σίγουρα πολύ μεγαλύτερο απ ό,τι αν κατασκευαζόταν σε μια βιομηχανία, η οποία διαθέτει μηχανήματα με τεράστιες δυνατότητες εκτέλεσης μαζικών εργασιών και μαζικής παραγωγής. Μηχανήματα τα οποία ασφαλώς δεν είναι δυνατό να διαθέτει ένας άνθρωπος. Αυτό σημαίνει ότι η ύπαρξη οργανώσεων εξηγείται σε αρκετές περιπτώσεις από την αδυναμία να διαιρεθούν οι συντελεστές παραγωγής (π.χ. τεχνολογία, εργασία). 1.3 ΟΙΚΟΝΟΜΙΕΣ ΚΛΙΜΑΚΟΣ5 Οι οικονομίες κλίμακας βοηθούν τις οργανώσεις να επιτύχουν πιο αποτελεσματική αξιοποίηση των συντελεστών παραγωγής. Αυτό σημαίνει ότι, λόγω της μεγάλης ποσότητας εργασιών ή παραγωγής προϊόντων ή υπηρεσιών, έχουμε εξοικονόμηση πόρων. «Για παράδειγμα, σε ένα σχολείο με 100 μαθητές που διαθέτει ένα φύλακα με αμοιβή euro μηνιαίως, το κόστος του φύλακα για κάθε μαθητή είναι 10 euro μηνιαίως. Αν όμως το σχολείο είχε 200 μαθητές, τότε το κόστος του φύλακα για κάθε μαθητή θα ήταν μόνο 5 euro μηνιαίως και, αν οι μαθητές ήταν 1.000, το κόστος αυτό θα ήταν μόλις 1 6 euro». 1.4 ΣΥΝΕΡΓΕΙΑ-ΣΥΝΕΝΩΣΗ ΔΥΝΑΜΕΩΝ7 Η οργάνωση σημαίνει ότι περισσότεροι άνθρωποι ενώνουν τις δυνάμεις τους, πράγμα που οδηγεί στη δημιουργία συνέργειας. Συνέργεια σημαίνει ότι «η ολότητα είναι μεγαλύτερη από το άθροισμα των μερών της («εν τη ενώσει η ισχύς»)8. Για παράδειγμα, ένας εργαζόμενος μόνος του όσο και αν προσπαθεί δε θα καταφέρει ποτέ να επηρεάσει την εισοδηματική πολιτική της κυβέρνησης. Αντίθετα, όταν όλοι οι εργαζόμενοι ενωθούν και δημιουργήσουν μια συνδικαλιστική οργάνωση, τότε η δύναμη επιρροής τους θα είναι σίγουρα πολύ μεγαλύτερη. 4,5, 6, 7, 8 ΜΠΟΥΡΑΝΤΑΣ ΔΗΜΗΤΡΗΣ, ΜΑΝΑΤΖΜΕΝΤ, ΕΚΔΟΣΕΙΣ ΜΠΕΝΟΥ, ΑΘΗΝΑ 2002, σελ

10 1.5 ΙΚΑΝΟΠΟΙΗΣΗ ΑΝΑΓΚΩΝ*9 Η συμμετοχή του ατόμου σε κοινωνικές οργανώσεις ικανοποιεί τις μη υλικές ανάγκες του, όπως την ανάγκη να αισθάνεται ασφαλής, την ανάγκη για δημιουργία φιλικών σχέσεων, την ανάγκη για αναγνώριση, επιτυχία, κύρος, εκτίμηση. Μέσα στις οργανώσεις το άτομο ολοκληρώνεται και αποκτά αυτοσεβασμό. 1.6 ΚΟΣΤΟΣ ΣΥΝΑΛΛΑΓΗΣ10 Για να επιτευχθεί ένα έργο χρειάζεται τα άτομα που ασχολούνται με αυτό να συνεργαστούν μεταξύ τους και να προσαρμόσουν τις δραστηριότητές τους. Θα πρέπει, λοιπόν, να προσπαθήσουν, να συλλέξουν πληροφορίες, να συζητήσουν για το πως θα συντονιστούν και θα συνεργαστούν. Από όλα τα παραπάνω δημιουργείται κόστος, το οποίο ονομάζεται κόστος συναλλαγών και αποτελεί βασικό λόγο δημιουργίας των οργανώσεων, αφού το αντίστοιχο κόστος συνεργασίας και συντονισμού στην ίδια οργάνωση είναι μικρότερο. Συνοψίζοντας λοιπόν, όλοι οι λόγοι δημιουργίας των οργανώσεων έχουν έναν κοινό παρονομαστή. Έχουν ως στόχο την αποτελεσματικότερη ικανοποίηση των αναγκών του ανθρώπου, με την έννοια ότι οι άνθρωποι πετυχαίνουν την ικανοποίηση αναγκών με μικρότερες «θυσίες». 1.7 ΣΤΟΧΟΙ ΤΗΣ ΟΡΓΑΝΩΣΗΣ11 Κάθε οργάνωση έχει στόχους, οι οποίοι δικαιολογούν και την ύπαρξή της. Ως στόχος της οργάνωσης θα μπορούσε να ορισθεί η επιθυμητή κατάσταση στην οποία επιδιώκει να φθάσει. Οι στόχοι θα μπορούσαν να διακριθούν σε θεσμικούς και λειτουργικούς. Οι θεσμικοί στόχοι διατυπώνονται στο καταστατικό της οργάνωσης και αφορούν στόχους γενικούς ή συγκεκριμένους που συνθέτουν την αποστολή της οργάνωσης στα πλαίσια του περιβάλλοντός της. Οι στόχοι αυτοί εκφράζουν τα καθήκοντα της οργάνωσης και δικαιολογούν το λόγο δημιουργίας της. Για παράδειγμα, η αποστολή ενός νοσοκομείου είναι η παροχή υπηρεσιών υγείας στους κατοίκους μιας περιοχής. Οι λειτουργικοί στόχοι της οργάνωσης αναφέρονται στα αποτελέσματα, τα οποία επιδιώκει να επιτύχει, δηλαδή στα κέρδη, το ρυθμό ανάπτυξής της, τη φήμη που θα 9 9 CERTO S., MODERN MANAGEMENT, PRENTICE HALL, 2000, σελ. 42, ΜΠΟΥΡΑΝΤΑΣ ΔΗΜΗΤΡΗΣ, ΜΑΝΑΤΖΜΕΝΤ, ΕΚΔΟΣΕΙΣ ΜΠΕΝΟΥ, ΑΘΗΝΑ 2002, σελ ,11 ΜΠΟΥΡΑΝΤΑΣ ΔΗΜΗΤΡΗΣ, ΜΑΝΑΤΖΜΕΝΤ, ΕΚΔΟΣΕΙΣ ΜΠΕΝΟΥ, ΑΘΗΝΑ 2002, σελ

11 διαμορφώσει στο περιβάλλον της, στα εμπόδια εισόδου που θα δημιουργήσει στους ανταγωνιστές της. Επίσης, στοχεύει στην ικανοποίηση, εκπαίδευση και ανάπτυξη των εργαζομένων της, στην άριστη ποιότητα των προϊόντων της και στην υιοθέτηση καινοτομιών που θα βοηθήσουν στην ανάπτυξή της. Η οργάνωση έχει γενικούς στόχους, οι οποίοι προσδιορίζονται από επιμέρους στόχους και συμφέροντα των ομάδων, που λειτουργούν μέσα σε αυτή. Αυτό σημαίνει ότι σε κάθε οργάνωση υπάρχουν περισσότεροι στόχοι, που συχνά μπορεί να είναι και αλληλοσυγκρουόμενοι, το οποίο σημαίνει ότι για να επιτευχθεί ένας στόχος επηρεάζεται αρνητικά η επίτευξη κάποιου άλλου. Η οργάνωση προσπαθεί να εναρμονίσει τους στόχους, που υπάρχουν μεταξύ των διαφόρων ομάδων. Αυτό επιτυγχάνεται με διαδικασίες διαπραγματεύσεων, συναίνεσης, συμβιβασμού και άσκησης εξουσίας. 11

12 ΚΕΦΑΛΑΙΟ 2Ο ΟΡΓΑΝΩΤΙΚΗ ΘΕΩΡΙΑ ΚΑΙ ΣΧΕΔΙΑΣΜΟΣ-ΒΑΣΙΚΑ ΣΤΟΙΧΕΙΑ ΟΡΓΑΝΩΤΙΚΗΣ ΘΕΩΡΙΑΣ ΕΙΣΑΓΩΓΗ Στο κεφάλαιο αυτό θα παρουσιασθούν οι βασικές έννοιες, αρχές και θεωρίες που αφορούν στις οργανωτικές δομές μιας επιχείρησης ή οργανισμού, καθώς και οι παράγοντες που προσδιορίζουν τις μορφές αυτές και θα πρέπει να λαμβάνονται υπόψη κατά τη διαδικασία του οργανωτικού σχεδιασμού. Θα αναφερθούμε, επίσης, στις διαφορετικές μορφές που μπορεί να προσλάβει μια οργάνωση, με αποτέλεσμα να σχηματίζονται διαφορετικοί τύποι οργανωτικών δομών. 2.1 ΟΡΓΑΝΩΤΙΚΕΣ ΔΟΜΕΣ ΚΑΙ ΟΡΓΑΝΩΤΙΚΟΣ ΣΧΕΔΙΑΣΜΟΣ ΒΑΣΙΚΕΣ ΕΝΝΟΙΕΣ*12 Κάθε οργάνωση χαρακτηρίζεται από την αρχιτεκτονική της, δηλαδή αποτελείται από ένα σύνολο μερών, από τα οποία το καθένα παίζει συγκεκριμένους ρόλους για τη λειτουργία και υλοποίηση των σκοπών και στόχων της. Ο τρόπος με τον οποίο σχεδιάζονται τα μέρη της οργάνωσης αποτελούν ένα σημαντικό κεφάλαιο της οργανωτικής θεωρίας, που διακρίνεται με τον όρο «οργανωτικός σχεδιασμός». Ο οργανωτικός σχεδιασμός περιλαμβάνει τις διαδικασίες εκείνες που διαμορφώνουν τη δομή μιας οργάνωσης, καθώς και τις αποφάσεις και επιλογές, που γίνονται στα πλαίσια αυτής της διαδικασίας. Αποφασίζεται, λοιπόν, ο αριθμός και η μορφή των μερών της οργάνωσης, καθώς και οι σχέσεις που αναπτύσσονται μεταξύ αυτών. Το βασικό περιεχόμενο του οργανωτικού σχεδιασμού αφορά το σχεδιασμό των θέσεων εργασίας, την ομαδοποίησή τους σε τμήματα, τον καθορισμό του εύρους της διοίκησης και τον καθορισμό των ιεραρχικών επιπέδων της οργάνωσης, τον καθορισμό των σχέσεων εξουσίας μεταξύ των διάφορων θέσεων εργασίας καθώς και τη διαμόρφωση βασικών μηχανισμών, προκειμένου να συντονιστούν τα διάφορα μέρη της οργάνωσης. Επίσης, με τον οργανωτικό σχεδιασμό η οργάνωση σχεδιάζει τους κανόνες και τα πρότυπα για τις αποφάσεις που λαμβάνονται προκειμένου να επιτευχθεί το έργο της ΜΠΟΥΡΑΝΤΑΣ ΔΗΜΗΤΡΗΣ, ΜΑΝΑΤΖΜΕΝΤ, ΕΚΔΟΣΕΙΣ ΜΠΕΝΟΥ, ΑΘΗΝΑ 2002, σελ

13 Θα πρέπει, όμως, όλα αυτά να γίνονται συντονισμένα μεταξύ τους γιατί από το σχεδιασμό τους προσδιορίζεται το πόσο αποτελεσματικά λειτουργεί η επιχείρηση ΔΙΑΣΤΑΣΕΙΣ-ΧΑΡΑΚΤΗΡΙΣΤΙΚΑ ΤΩΝ ΟΡΓΑΝΩΤΙΚΩΝ ΔΟΜΩΝ13 Δίνοντας ορισμό στην οργάνωση προσδιορίζονται τα βασικά κοινά στοιχεία που συνιστούν όλες τις οργανώσεις. Πέραν όμως αυτών, η κάθε οργάνωση διαθέτει μια συγκεκριμένη φυσιογνωμία, την οποία προσδιορίζουν μια σειρά διαστάσεων ή χαρακτηριστικών και την κάνουν να διαφοροποιείται από τις άλλες οργανώσεις. Τα χαρακτηριστικά αυτά αφορούν κυρίως στις μορφές των δομών της οργάνωσης όπως αυτές ορίστηκαν πιο πάνω. Κύρια τέτοια χαρακτηριστικά των οργανώσεων είναι: ΣΧΕΣΕΙΣ ΕΞΟΥΣΙΑΣ-ΙΕΡΑΡΧΙΚΑ ΕΠΙΠΕΔΑ. Σε κάθε οργάνωση οι θέσεις εργασίας συνδέονται μεταξύ τους με σχέσεις εξουσίας. Μια «προϊστάμενη» - διοικητική θέση έχει το δικαίωμα να ασκεί εξουσία σε έναν αριθμό θέσεων εργασίας με σκοπό τον προγραμματισμό, τον έλεγχο, την καθοδήγηση και τη στελέχωσή τους για την αποτελεσματικότερη επίτευξη των στόχων της οργάνωσης. Ο αριθμός αυτός των θέσεων που ασκεί εξουσία ή διοικεί μια προϊστάμενη θέση λέγεται εύρος ελέγχου ή διοίκησης και συνήθως διαφέρει από οργάνωση σε οργάνωση. Τα ιεραρχικά επίπεδα της οργάνωσης προσδιορίζονται από το μέγεθος αυτού του αριθμού σε συνάρτηση με το μέγεθος της οργάνωσης. Έτσι η δομή των οργανώσεων με μεγάλο εύρος ελέγχου έχουν μικρότερο αριθμό ιεραρχικών επιπέδων και συνήθως αποκαλούνται πεπλατυσμένες δομές, ενώ οι δομές των οργανώσεων με μικρό εύρος ελέγχου έχουν μεγαλύτερο αριθμό ιεραρχικών επιπέδων και συνήθως αποκαλούνται όρθιες δομές. ΣΥΓΚΕΝΤΡΩΣΗ-ΑΠΟΚΕΝΤΡΩΣΗ ΕΞΟΥΣΙΑΣ. Αυτό το χαρακτηριστικό εκφράζει το βαθμό κατά τον οποίο η εξουσία σε μια οργάνωση συγκεντρώνεται στα ανώτερα ιεραρχικά επίπεδα. Αντίθετα, αποκέντρωση της εξουσίας σημαίνει ότι αρκετές και σημαντικές αποφάσεις λαμβάνονται από τα χαμηλότερα ιεραρχικά επίπεδα της οργάνωσης. Ανάλογα λοιπόν με αυτό το βαθμό υπάρχουν συγκεντρωτικές και αποκεντρωμένες οργανώσεις. 13 ΜΠΟΥΡΑΝΤΑΣ ΔΗΜΗΤΡΗΣ, ΜΑΝΑΤΖΜΕΝΤ, ΕΚΔΟΣΕΙΣ ΜΠΕΝΟΥ, ΑΘΗΝΑ 2002, σελ , HALL R., ORGANIZTIONS, PRENTICE HALL, 1999, σελ

14 ΤΥΠΙΚΟΤΗΤΑ. Η τυπικότητα της οργάνωσης εκφράζει το βαθμό στον οποίο υπάρχουν σε αυτήν επίσημοι, τυπικοί και γραπτοί κανόνες, οδηγίες, διαδικασίες και λειτουργίες σχεδιασμού, ελέγχου, λήψης αποφάσεων, συμπεριφορών κ.λ.π., όπως περιγραφές θέσεων, οργανογράμματα, έντυπα, εγχειρίδια κανόνων και διαδικασιών, πολιτικών, προϋπολογισμού κ.λ.π. ΤΥΠΟΠΟΙΗΣΗ. Η διάσταση αυτή εκφράζει το βαθμό στον οποίο λειτουργίες και συμπεριφορές στην οργάνωση είναι τυποποιημένες. Δηλαδή, κατά πόσο όμοιες δουλειές, ενέργειες, δραστηριότητες, λειτουργίες και συμπεριφορές που συνήθως επαναλαμβάνονται γίνονται με τον ίδιο τρόπο. Για να επιτευχθεί αυτό τίθενται κανονισμοί, διαδικασίες και πρότυπα που θα πρέπει να ακολουθούνται σε κάθε περίπτωση ΜΟΝΤΕΛΑ ΟΡΓΑΝΩΤΙΚΩΝ ΔΟΜΩΝ Υπάρχουν πολλοί διαφορετικοί τύποι οργανωτικών δομών. Τέτοιους τύπους οργανωτικών δομών προσπαθούν να περιγράψουν τα παρακάτω βασικά υποδείγματα που αναφέρονται στη βιβλιογραφία της Οργανωτικής Θεωρίας ΤΟ ΓΡΑΦΕΙΟΚΡΑΤΙΚΟ ΜΟΝΤΕΛΟ14 Το γραφειοκρατικό μοντέλο προσπαθεί με τη διατύπωση κάποιων αρχών να εξασφαλίσει την αποδοτικότερη λειτουργία της οργάνωσης. Σύμφωνα με τις αρχές αυτές: α) κάθε θέση εργασίας πρέπει να καταλαμβάνεται από έναν ειδικό στον οποίο θα δίνεται η αντίστοιχη εξουσία για την εκτέλεση των καθηκόντων του, β) πρέπει να υπάρχουν κανόνες, που να αποσκοπούν στην εκτέλεση των εργασιών με συγκεκριμένο τρόπο, γ) κάθε εργαζόμενος πρέπει να ελέγχεται από μια ανώτερη θέση, δ) οι προϊστάμενοι πρέπει να διοικούν απρόσωπα με βάση τους κανονισμούς, ε) οι κανόνες και αποφάσεις πρέπει να καταγράφονται, ώστε να μη λησμονούνται με την πάροδο του χρόνου και τέλος, στ) η εξέλιξη των εργαζομένων πρέπει να είναι αποτέλεσμα μόνο της ικανότητάς τους και όχι αποτέλεσμα φιλικών ή οικογενειακών σχέσεων. Αναμφισβήτητα στο γραφειοκρατικό μοντέλο διακρίνουμε πολλά πλεονεκτήματα, αφού η διαίρεση της εργασίας, το σύστημα κανόνων και προτύπων λειτουργίας, η ιεραρχία και 14 ΜΠΟΥΡΑΝΤΑΣ ΔΗΜΗΤΡΗΣ, ΜΑΝΑΤΖΜΕΝΤ, ΕΚΔΟΣΕΙΣ ΜΠΕΝΟΥ, ΑΘΗΝΑ 2002, σελ , HALL R., ORGANIZTIONS, PRENTICE HALL, 1999, σελ

15 το κριτήριο της ικανότητας των εργαζομένων συμβάλλουν θετικά στην αποτελεσματικότητα της οργάνωσης. Από την άλλη, όμως, υπάρχουν και κάποια μειονεκτήματα. Η αυστηρή τήρηση των κανόνων δημιουργεί δυσκαμψία με αποτέλεσμα να μη μπορεί η οργάνωση να προσαρμοστεί με ευκολία στο περιβάλλον όταν αυτό είναι δυναμικό και πολύπλοκο. Επίσης, η αδιαφορία για τις ανάγκες των εργαζομένων μπορεί να οδηγήσει σε μείωση της απόδοσής τους ΣΥΜΠΕΡΙΦΟΡΙΚΑ ΜΟΝΤΕΛΑ15 Τα συμπεριφορικά μοντέλα δίνουν περισσότερο έμφαση στις κοινωνικές και ψυχολογικές διαστάσεις της οργάνωσης. Το κοινωνικοτεχνικό μοντέλο του Tavistock Institute και το Σύστημα 4 του Likert αποτελούν εναλλακτικές προσεγγίσεις του σχεδιασμού των οργανωτικών δομών. Σύμφωνα με το κοινωνικοτεχνικό μοντέλο θα πρέπει να δίνεται βαρύτητα όχι μόνο στη τεχνική διάσταση της οργάνωσης, αλλά και στην ικανοποίηση των αναγκών των εργαζομένων. Επίσης, οι σχεδιαστές των μηχανημάτων θα πρέπει, εκτός από τις τεχνικές επιδόσεις, να λαμβάνουν ως κριτήριο και τον ανθρώπινο παράγοντα. Το σύστημα 4 του Likert χρησιμοποιώντας ως κριτήρια την ηγεσία, την παρακίνηση, την επικοινωνία, τον έλεγχο και την επίτευξη των στόχων, προσπάθησε να δημιουργήσει έναν τύπο οργανωτικής δομής και να ελέγξει την αποτελεσματικότητά της. Περιέγραψε τέσσερις τύπους ή μοντέλα οργανωτικών δομών από τα οποία το Σύστημα 1 και το Σύστημα 4 είναι τα πιο σημαντικά. Τα χαρακτηριστικά αυτών των συστημάτων παρουσιάζονται στον πίνακα 1. Το Σύστημα 1 του Likert ουσιαστικά ταυτίζεται με το ιδανικό γραφειοκρατικό μοντέλο, ενώ το Σύστημα 4 αποτελεί ένα ανθρωποκεντρικό μοντέλο που βασίζεται στην ενεργοποίηση και τον αυτοέλεγχο των ατόμων, το οποίο ο Likert θεωρεί και το πλέον αποτελεσματικό. Η προσέγγιση αυτή του Likert δίνει ιδιαίτερη σημασία στον ανθρώπινο παράγοντα, χωρίς όμως να λαμβάνει υπόψη την τεχνολογία και κυρίως το περιβάλλον της οργάνωσης. 15 HALL R., ORGANIZATIONS, PRENTICE HALL, 1999, σελ

16 ΠΙΝΑΚΑΣ 1: ΤΑ ΣΥΣΤΗΜΑΤΑ ΟΡΓΑΝΩΣΗΣ ΤΟΥ LIKERT Χ Α ΡΑ Κ Τ Η ΡΙΣ Τ ΙΚ Α Σ Υ Σ Τ Η Μ Α 1 Σ Υ Σ Τ Η Μ Α 2 Σ Υ Σ Τ Η Μ Α 3 Σ Υ Σ Τ Η Μ Α 4 ΗΓΕΣΙΑ ΕΜΠΙΣΤΟΣΥΝΗ καθόλου καθόλου ουσιαστική πλήρης ΣΤΟΥΣ ΥΦΙΣΤΑΜΕΝΟΥΣ σπάνια μερικές φορές συνήθως πάντα ΟΙ ΙΔΕΕΣ ΥΦΙΣΤΑΜΕΝΩΝ ΑΞΙΟΠΟΙΟΥΝΤΑΙ ΠΑΡΑΚΙΝΗΣΗ ΚΙΝΗΤΡΑ σιγουριά, θέση οικονομικά, εγώ οικονομικά, εγώ όλα τα κίνητρα κ.α. ΙΚΑΝΟΠΟΙΗΣΗ γενική μικρή μέτρια υψηλή δυσαρέσκεια ικανοποίηση ικανοποίηση ικανοποίηση ΕΠΙΚΟΙΝΩΝΙΑ ΠΟΣΟΤΗΤΑ ελάχιστη λίγη μέτρια πολύ ΚΑΤΕΥΘΥΝΣΗ από κάτω προς τα κυρίως από πάνω από πάνω προς τα από πάνω προς πάνω προς κάτω κάτω κ τα κάτω, αντίστροφα αντίστροφα, οριζοντίως ΑΛΛΗΛΕΠΙΔΡΑΣΗ ΠΟΣΟΤΗΤΑ ελάχιστη λίγη μέτρια πολύ ΟΜΑΔΙΚΗ καμία σχεδόν καμία μέτρια ουσιαστική ΣΥΝΕΡΓΑΣΙΑ ΛΗΨΗ ΑΠΟΦΑΣΕΩΝ ΕΠΙΠΕΔΟ ανώτατο οι πολιτικές οι μεγάλες σε όλα τα αποφασίζονται πολιτικές επίπεδα στα ανώτατα αποφασίζονται επίπεδα στο ανώτατο επίπεδο ΣΥΜΜΕΤΟΧΗ καμία μερικές φορές συνήθως πλήρης ΥΦΙΣΤΑΜΕΝΩΝ συμμετοχή ΚΑΘΟΡΙΣΜΟΣ ΣΤΟΧΩΝ ΤΡΟΠΟΣ διαταγή διαταγή με μετά από συμμετοχή επεξήγηση συζήτηση ΑΠΟΔΟΧΗ ελάχιστη μέτρια αρκετή πλήρη ΔΙΑΔΙΚΑΣΙΑ ΕΛΕΓΧΟΥ ΕΠΙΠΕΔΟ ανώτατο σε όλα τα επίπεδα μεσαία επίπεδα όλα τα επίπεδα συχνά μη πλήρεις, μέτρια ΠΛΗΡΟΦΟΡΙΕΣ μη πλήρεις, ανακριβείς ανακριβείς πλήρεις, ακριβείς πλήρεις ακριβείς ΑΠΟΔΟΣΗ μέτρια αποδεκτή-καλή καλή άριστη Πηγή: ΜΠΟΥΡΑΝΤΑΣ ΔΗΜΗΤΡΗΣ, ΜΑΝΑΤΖΜΕΝΤ, ΕΚΔΟΣΕΙΣ ΜΠΕΝΟΥ, ΑΘΗΝΑ 2002, σελ

17 ΟΡΓΑΝΙΚΗ ΚΑΙ ΜΗΧΑΝΙΣΤΙΚΗ ΔΟΜΗ16 Από το συνδυασμό των διάφορων χαρακτηριστικών της οργάνωσης έχουν προκύψει δύο ακραίες μορφές οργάνωσης μεταξύ των οποίων μπορούμε να διακρίνουμε και ενδιάμεσες μορφές. Η μια μορφή αποκαλείται μηχανιστική και βρίσκεται κοντά στη γραφειοκρατία, η άλλη αποκαλείται οργανική και αποτελεί το άλλο άκρο. Τα βασικά χαρακτηριστικά των δύο αυτών μορφών οργάνωσης παρουσιάζονται στον πίνακα 2. Η επιλογή της κάθε μορφής θα πρέπει να εξαρτάται από τη συγκεκριμένη περίπτωση της επιχείρησης και από τη συνολική αποτελεσματικότητα. Ύστερα από έρευνες που έγιναν παρατηρούμε ότι η μηχανιστική οργάνωση ενδείκνυται όταν πρόκειται για περιβάλλον σχετικά σταθερό και προβλέψιμο. Από την άλλη, η οργανική οργάνωση είναι πιο αποτελεσματική όταν οι συνθήκες αλλάζουν σχετικά γρήγορα, συχνά εμφανίζονται πρωτότυπα προβλήματα και η γνώση σχετικά με το χειρισμό τους είναι περιορισμένη. 16 ΜΠΟΥΡΑΝΤΑΣ ΔΗΜΗΤΡΗΣ, ΜΑΝΑΤΖΜΕΝΤ, ΕΚΔΟΣΕΙΣ ΜΠΕΝΟΥ, ΑΘΗΝΑ 2002, σελ , DAFT R., ORGANIZATION THEORY AND DESIGN, WEST PUBLISHING COMPANY, 1996, σελ

18 ΠΙΝΑΚΑΣ 2: ΜΗΧΑΝΙΣΤΙΚΕΣ ΚΑΙ ΟΡΓΑΝΙΚΕΣ ΟΡΓΑΝΩΤΙΚΕΣ ΔΟΜΕΣ ΜΗΧΑΝΙΣΤΙΚΗ ΟΡΓΑΝΩΣΗ ΟΡΓΑΝΙΚΗ ΟΡΓΑΝΩΣΗ υψηλή διαίρεση εργασίας χαμηλή πολλά διαφορετικά τμήματα και θέσεις εξειδίκευση λίγα τμήματα και λίγες διαφορετικές θέσεις πολλά ιεραρχικά επίπεδα λίγα στενό εύρος διοίκησης ευρύ συγκεντρωμένη εξουσία αποκεντρωμένη ισχυρή τυποποίηση ασθενής τυπικές διαδικασίες, τυποποίηση λειτουργιών και αποτελεσμάτων, ιεραρχία, περιγραφή θέσεων συντονισμός αμοιβαία προσαρμογή, ομάδες, αυτοέλεγχος κάθετες σχέσεις οριζόντιες ο προϊστάμενος επίλυση συγκρούσεων αμοιβαία αλληλεπίδραση, επικοινωνία μέσα προσανατολισμός μελών στόχοι οδηγίες, εντολές, διαταγές κυρίως κάθετα περιεχόμενο επικοινωνίας συμβουλές, πληροφορίες, κάθετα και οριζόντια από τη θέση στην οργάνωση κύρος από τη συμβολή στα αποτελέσματα Πηγή: ΜΠΟΥΡΑΝΤΑΣ ΔΗΜΗΤΡΗΣ, ΜΑΝΑΤΖΜΕΝΤ, ΕΚΔΟΣΕΙΣ ΜΠΕΝΟΥ, ΑΘΗΝΑ 2002, σελ

19 ΚΕΦΑΛΑΙΟ 3ο ΜΟΡΦΕΣ ΟΡΓΑΝΩΣΙΑΚΗΣ ΛΕΙΤΟΥΡΓΙΑΣ ΕΙΣΑΓΩΓΗ Οι σύγχρονες κοινωνίες και πολύ περισσότερο οι επιχειρήσεις συνδέονται άμεσα ή έμμεσα με οργανώσεις. Η οργάνωση έγινε το κυρίαρχο κοινωνικό χαρακτηριστικό των σύγχρονων κοινωνιών, ενώ ταυτόχρονα αυξήθηκε η σημασία της και το μέγεθός της. Η οργανωτική επανάσταση έγινε ταυτόχρονα με τη βιομηχανική επανάσταση. Οι συνθήκες που συνόδευσαν την οργανωτική επανάσταση και βοήθησαν στην άνοδο των γραφειοκρατικών οργανώσεων συνδέονται με κοινωνικές, πολιτιστικές, οικονομικές και ψυχολογικές αλλαγές. Η Οργάνωση και Διοίκηση των Επιχειρήσεων έχει απασχολήσει τους ειδικούς επιστήμονες για πολλές δεκαετίες. Τέθηκαν κατά καιρούς πολλά θέματα και αρχές λειτουργίας όσον αφορά τις οργανωμένες μορφές δράσης και κυρίως της επιχειρησιακής δράσης. Οι αρχές και οι κανόνες πάνω στους οποίους κινήθηκαν οι δράσεις αυτές είχαν μια εξελικτική πορεία. Υπήρχαν αντιθέσεις αλλά και συγκρούσεις απόψεων μεταξύ των εργαζομένων, καπιταλιστών, γραφειοκρατών κ.τ.λ. παρακάτω θα κάνουμε μια αναφορά στις διάφορες παραδοσιακές σχολές και θα προσπαθήσουμε να ομαδοποιήσουμε το πλήθος των θεωριών που έχουν δει το φως της δημοσιότητας. Θα αναλύσουμε ορισμένες θεωρίες της Διοικητικής και Οργανωτικής σκέψης σε σχέση με διάφορες ιστορικές τάσεις. Θα διαπιστώσουμε τις διαφορές που υπήρχαν κατά τις διάφορες ιστορικές χρονικές περιόδους. Οι απόψεις αυτές εξελίσσονται και θα εξελίσσονται στο μέλλον αφού είναι αναγκασμένες να υπηρετούν την ευημερία των ανθρώπων. Διαφορετικά θα δημιουργούνται καταστροφικές συγκρούσεις και κατασπατάληση απαραιτήτων πόρων (ανθρώπινων και φυσικών). 19

20 3.1 ΘΕΩΡΙΕΣ ΚΑΙ ΜΕΘΟΔΟΙ ΟΡΓΑΝΩΣΗΣ17 Με τις θεωρίες οργάνωσης μπορούμε να κατανοήσουμε τον σκοπό για τον οποίο δημιουργούνται και υπάρχουν οι οργανισμοί, καθώς και τον τρόπο με τον οποίο λειτουργούν. Υπάρχουν πάρα πολλές θεωρίες οργάνωσης, οι κυριότερες των οποίων παρουσιάζονται παρακάτω: Ενδεχομενική θεωρία: Η θεωρία αυτή αναπτύχθηκε από τους Lawrence και Lorsch. Σύμφωνα με τη θεωρία αυτή η δομή της οργάνωσης δεν επηρεάζεται από το περιβάλλον, αλλά διάφορα υπο-περιβάλλοντα. Όπως η τεχνολογία, η έρευνα και η ανάπτυξη επηρεάζουν διάφορους τομείς, όπως την παραγωγή και τη διάθεση. Εάν επικρατούν αβέβαιες περιβαλλοντικές συνθήκες (π.χ. τεχνολογική πρόοδος), τότε οι επιχειρήσεις θα πρέπει να είναι περισσότερο ευέλικτες και δυναμικές. Σαν μονάδα ανάλυσης χρησιμοποιείται η γραφειοκρατική οργάνωση. Σύμφωνα με το μοντέλο του Weber, σε μια οργάνωση θα πρέπει να εφαρμόζονται συγκεκριμένες τυπικές αρχές και μέτρα λειτουργίας. Η αντιμετώπιση της αβεβαιότητας και των ανισορροπιών θα πρέπει να αποτελούν κύριο στόχο της οργάνωσης. Έρευνα Resource-Dependence: Υπάρχει σχέση εξάρτησης ανάμεσα στην οργάνωση και σε διάφορους εξωγενείς πόρους. Μονάδα ανάλυσης αποτελεί η οργάνωση, οι διαοργανωσιακές σχέσεις καθώς και οι σχέσεις εξουσίας εντός αυτής. Η οργάνωση θέτει ως στόχο να απεξαρτηθεί από τους εξωγενείς πόρους, να αντιμετωπίσει επιτυχώς τα όποια περιβαλλοντικά προβλήματα και να μειώσει την αβεβαιότητα με την ανάπτυξη διαρκών και συνεπών σχέσεων, π.χ. μακροχρόνιων συμβολαίων. Οικονομική των θεσμών: Στη θεωρία αυτή οι ανταλλαγές των αγαθών και υπηρεσιών προσδιορίζονται από τους θεσμούς. Οι ανταλλαγές αυτές δημιουργούν κόστη τα οποία επηρεάζουν την αποτελεσματικότητα ΜΑΝΤΖΑΡΗΣ Γ., ΣΥΓΧΡΟΝΗ ΟΡΓΑΝΩΣΗ ΚΑΙ ΔΙΟΙΚΗΣΗ ΕΠΙΧΕΙΡΗΣΕΩΝ, Β. ΓΚΙΟΥΡΔΑΣ ΕΚΔΟΤΙΚΗ, ΑΘΗΝΑ 2003, σελ

21 3.2 ΓΡΑΦΕΙΟΚΡΑΤΙΚΗ ΘΕΩΡΙΑ18 O Weber, αναλύοντας τη γραφειοκρατική θεωρία, έγινε πρωτοπόρος της μοντέρνας οργανωτικής θεωρίας. Σε σχέση με τις άλλες μορφές διοίκησης, η γραφειοκρατία υπερτερεί σε αποτελεσματικότητα και χαρακτηρίζεται από την μηχανιστική λειτουργία, της οποίας το εργασιακό αποτέλεσμα μπορεί να υπολογιστεί όπως η απόδοση των μηχανών. Μια οργανωμένη ομάδα από επαγγελματίες γραφειοκράτες αποτελεί σήμερα τη γραφειοκρατική διοικητική δομή. Ενώ ο ηγέτης μπορεί να αποκτήσει τη θέση του μέσω εκλογών ή κληρονομικότητας, ο γραφειοκράτης (δημόσιος υπάλληλος) έχει μια συμβασιακή σχέση. Διαφοροποιούνται από τους προηγούμενους ηγέτες από τη μονιμότητα και: Σταθερούς μισθούς (όχι αργόμισθοι - πληρωμή από φόρους) Εξειδίκευση (όχι ερασιτέχνες) Επιλογή μετά από έλεγχο (και όχι εκ προελεύσεως) Ανάδειξη (χωρίς εκλογές, κληρονομιά) Σταδιοδρομία (μη περιορισμένη χρονικά - μονιμότητα) Η γραφειοκρατική όμως δομή παρουσιάζει εκτός από τα παραπάνω και άλλα χαρακτηριστικά όπως: Εξειδίκευση - καταμερισμό εργασίας: σταθερές αρμοδιότητες (ικανότητα και εξουσιοδότηση στη λήψη αποφάσεων), Διοικητική και ιεραρχική εξέλιξη: εξουσία και αρμοδιότητα ελέγχου, Προσήλωση σε κανόνες και νόμους: απρόσωποι νόμοι-κανόνες, που είναι μετρήσιμοι και ελέγξιμοι, Γ ραπτές διατυπώσεις: όλες οι διαδικασίες κανονίζονται γραπτά και ελέγχονται. Όμως υπάρχουν και ορισμένες δυσλειτουργίες, που προέρχονται από την γραφειοκρατική οργάνωση και αναφέρονται στο ότι: Η γραφειοκρατία είναι λιγότερο ευαίσθητη σε νέες προκλήσεις εξαιτίας του άκαμπτου περιορισμού των αρμοδιοτήτων, Ο μεγάλος καταμερισμός εργασίας οδηγεί σε ταυτοποίηση με τους στόχους του τμήματος και όχι σε ταυτοποίηση με γενικούς στόχους, ίο 18 ΖΕΥΓΑΡΙΔΗΣ Σ., ΟΡΓΑΝΩΣΗ ΚΑΙ ΔΙΟΙΚΗΣΗ, ΕΚΔΟΣΕΙΣ ΚΥΡΙΑΚΙΔΗ, ΘΕΣ/ΝΙΚΗ 1982, σελ. 54. ΜΑΝΤΖΑΡΗΣ Γ., ΣΥΓΧΡΟΝΗ ΟΡΓΑΝΩΣΗ ΚΑΙ ΔΙΟΙΚΗΣΗ ΕΠΙΧΕΙΡΗΣΕΩΝ, Β. ΓΚΙΟΥΡΔΑΣ ΕΚΔΟΤΙΚΗ, ΑΘΗΝΑ 2003, σελ