ΠΡΟΫΠΟΛΟΓΙΣΜΟΙ - ΜΕΛΕΤΗ ΠΕΡΙΠΤΩΣΗΣ & ΕΦΑΡΜΟΓΗ

Transcript

1 Ο ΡΟΛΟΣ ΚΑΙ Η ΣΗΜΑΣΙΑ ΤΩΝ ΠΛΗΡΟΦΟΡΙΑΚΩΝ ΣΥΣΤΗΜΑΤΩΝ ΣΤΟ ΣΥΓΧΡΟΝΟ Χ Ρ ΗΜΑΤΟΟΙΚΟΝΟΜΙΚΟ ΠΕΡΙΒΑΛΛΟΝ ΠΡΟΫΠΟΛΟΓΙΣΜΟΙ - ΜΕΛΕΤΗ ΠΕΡΙΠΤΩΣΗΣ & ΕΦΑΡΜΟΓΗ ΣΧΟΛΗ ΔΙΟΙΚΗΣΗΣ & ΟΙΚΟΝΟΜΙΑΣ ΤΜΗΜΑ ΛΟΓΙΣΤΙΚΗΣ & ΧΡΗΜΑΤΟΟΙΚΟΝΟΜΙΚΗΣ ΠΡΕΒΕΖΑ

2 ΠΡΟΫΠΟΛΟΓΙΣΜΟΣ ΠΡΟΥΠΟΛΟΓΙΣΜΟΣ: Ένα επιχειρησιακό οικονομικό σχέδιο, το οποίο περιλαμβάνει ποσοτικοποιημένες πληροφορίες αποτελέσματα που αναμένει να επιτύχει η επιχείρηση σε ένα συγκεκριμένο χρονικό διάστημα. ΕΥΑΓΓΕΛΟΣ Θ. ΧΥΤΗΣ 2

3 Η ΣΗΜΑΣΙΑ ΚΑΤΑΡΤΙΣΗΣ ΠΡΟΥΠΟΛΟΓΙΣΜΩΝ ΣΤΟ ΣΥΓΧΡΟΝΟ ΧΡΗΜΑΤΟΟΙΚΟΝΟΜΙΚΟ ΠΕΡΙΒΑΛΛΟΝ Οι συνεχείς οικονομικές εξελίξεις αναγκάζουν τις επιχειρήσεις σε σχεδιασμό και έλεγχο των δραστηριοτήτων τους. Οι μικρές σε μέγεθος ελληνικές επιχειρήσεις παραβλέπουν τη σημαντικότητα κατάρτισης του προϋπολογισμού. Ο προϋπολογισμός αποτελεί την πυξίδα για την δράση της επιχείρησης, ενθυμίζοντας της τους στόχους και τις επιδιώξεις της. ΕΥΑΓΓΕΛΟΣ Θ. ΧΥΤΗΣ 3

4 Α Ν Α Π Τ Υ Ξ Η Δ Ι Α Δ Ι Κ Α Σ Ι Ω Ν Κ ΑΤΑ Ρ Τ Ι Σ Η Σ Λ Ε Ι Τ ΟΥ Ρ Γ Ι Α Σ Σ Υ Σ Τ Η Μ ΑΤ ΟΣ Π Ρ ΟΥ Π Ο ΛΟ Γ Ι Σ Μ ΟΥ & Π Α ΡΑ ΚΟ ΛΟΥ Θ Η Σ Η Σ Α Π Ο Κ Λ Ι Σ Ε Ω Ν Τ ΟΥ ΓΕΝΙΚΕΣ ΑΡΧΕΣ «Η φιλοσοφία και ο τρόπος με τον οποίο μπορεί να εφαρμοστεί και να υλοποιηθεί ένα σύστημα Προϋπολογισμού, εξαρτάται και από το μοντέλο και τις αρχές διοίκησης που ακολουθούνται από μία εταιρία».

5 Σ Υ Μ Φ Ω Ν Α Μ Ε ΤΑ ΔΥΟ Β Α Σ Ι Κ Α Μ Ο Ν Τ Ε Λ Α Δ Ι Ο Ι Κ Η Σ Η Σ, Η Ε Φ Α Ρ Μ Ο Γ Η ΤΟΥ Π Ρ ΟΫ Π Ο Λ Ο Γ Ι Σ Μ ΟΥ Π Ε Ρ Ι Λ Α Μ Β Α Ν Ε Ι :

6 Προτείνεται ένα μικτό μοντέλο όπου οι βασικές κατευθύνσεις (στρατηγική, οικονομική πολιτική κλπ.) θα δίνονται από την Διοίκηση, αλλά οι Διευθύνσεις και τα Τμήματα θα είναι υπεύθυνα για την κατάρτιση των επί μέρους προϋπολογισμών ανάλογα με τις ανάγκες τους. Διοικητική Ιεραρχία & Ροή Πληροφοριών Προμηθευτές Πληροφορίες σχετικές με Προϋπολογισμούς & οδηγίες Δ.Σ. Πληροφορίες σχετικές με μέτρηση της απόδοσης Λειτουργικό επίπεδο Μέτοχοι Πληροφορίες σχετικές με τις καθημερινές δραστηριότητες Πελάτες

7 ΔΕΔΟΜΕΝΑ ΚΑΤΑΡΤΙΣΗΣ ΠΡΟΫΠΟΛΟΓΙΣΜΟΥ Κατά την κατάρτιση του προϋπολογισμού πρέπει να ληφθούν υπ' όψη τα δεδομένα: ΟΥΣΙΑΣΤΙΚΗ ΣΥΜΜΕΤΟΧΗ Η κατάρτιση του προϋπολογισμού σύμφωνα με την αρχή "Bottom Up" προϋποθέτει την ουσιαστική συμμετοχή όλων των Διευθύνσεων και των Τμημάτων τους, στην διαδικασία αυτή. ΚΑΤΗΓΟΡΙΕΣ ΔΙΕΥΘΥΝΣΕΩΝ Οι Διευθύνσεις χωρίζονται σε δύο βασικές κατηγορίες, σύμφωνα με την οργανωτική δομή και σύμφωνα με την φιλοσοφία που έχουμε ακολουθήσει. Οι κατηγορίες αυτές σχετίζονται άμεσα με τις δραστηριότητες της κάθε Διεύθυνσης και είναι οι ακόλουθες: Λειτουργικές Διευθύνσεις Υποστηρικτικές Διευθύνσεις

8 Ο ΠΡΟΥΠΟΛΟΓΙΣΜΟΣ- ΠΩΛΗΣΕΩΝ ΕΚΤΙΜΗΣΗ ΠΟΣΟΤΗΤΩΝ -ΑΞΙΑΣ 8

9 ΠΟΣΟΤΗΤΑ ΠΩΛΗΘΕΝΤΩΝ Ποσότητα Πωληθέντων Ποσότητα Πωληθέντων Μήνες Προιόν 1 Προιόν 2 Προιόν 3 Μήνες Προιόν 1 Προιόν 2 Προιόν 3 Ιαν Δεκ Φεβ Ιαν Μαρ Απρ Μαϊ Ιουν Ιουλ Αυγ Σεπ Οκτ Νοε Δεκ

10 ΠΡΟΫΠΟΛΟΓΙΣΜΟΣ ΕΣΟΔΩΝ Εμπορεύματα Μέση Τιμή Ιανουαρίου Φεβρουαρίου Μαρτίου Απριλίου Μαΐου Ιουνίου Κωδικός Περιγραφή Πώλησης Ποσότητα Αξία Ποσότητα Αξία Ποσότητα Αξία Ποσότητα Αξία Ποσότητα Αξία Ποσότητα Αξία 1 Ένα Δύο Τρία Σύνολο Ιουλίου Αυγούστου Σεπτεμβρίου Οκτωβρίου Νοεμβρίου Δεκεμβρίου Σύνολο Ποσότητα Αξία Ποσότητα Αξία Ποσότητα Αξία Ποσότητα Αξία Ποσότητα Αξία Ποσότητα Αξία Ποσότητα Αξία

11 ΠΡΟΫΠΟΛΟΓΙΣΜΟΣ ΑΠΟΘΕΜΑΤΩΝ Εμπορεύματα Ιανουαρίου Φεβρουαρίου Μαρτίου Απριλίου Μαΐου Ιουνίου Ιουλίου Αυγούστου Σεπτεμβρίου Οκτωβρίου Νοεμβρίου Δεκεμβρίου Κωδικός Περιγραφή Ποσότητα Αξία Ποσότητα Αξία Ποσότητα Αξία Ποσότητα Αξία Ποσότητα Αξία Ποσότητα Αξία Ποσότητα Αξία Ποσότητα Αξία Ποσότητα Αξία Ποσότητα Αξία Ποσότητα Αξία Ποσότητα Αξία 1 Ένα Δύο Τρία Σύνολο

12 Ο ΠΡΟΥΠΟΛΟΓΙΣΜΟΣ- ΔΑΠΑΝΩΝ ΚΑΤΗΓΟΡΙΕΣ ΔΑΠΑΝΩΝ 12

13 ΦΥΣΗ (ΕΙΔΟΣ) ΕΞΟΔΟΥ Συμβάσεις που αφορούν τη λειτουργία του Τμήματος / της Διεύθυνσης Προσωπικό που απασχολείται στο Τμήμα / στη Διεύθυνση Παροχές Τρίτων που απορρέουν από τις δραστηριότητες του Τμήματος / της Διεύθυνσης Φόροι Τέλη που επιβαρύνουν τη λειτουργία του Τμήματος / της Διεύθυνσης Διάφορα Άλλα Έξοδα που αφορούν τις λειτουργίες του Τμήματος / της Διεύθυνσης

14 ΠΡΟΫΠΟΛΟΓΙΣΜΟΣ ΕΞΟΔΩΝ ιτουργικά Έξοδα Ιανουαρίου Φεβρουαρίου Μαρτίου Απριλίου Μαΐου Ιουνίου Ιουλίου Αυγούστου Σεπτεμβρίου Οκτωβρίου Νοεμβρίου Δεκεμβρίου Σύνολο Διοικήσεως Διαθέσεως λο Λειτουργικα εξοδα Ιανουαρίου Φεβρουαρίου Μαρτίου Απριλίου Μαΐου Ιουνίου Ιουλίου Αυγούστου Σεπτεμβρίου Οκτωβρίου Νοεμβρίου Δεκεμβρίου Σύνολο Αμοιβές & έξοδα Προσωπικου Αμοιβές τρίτων Παροχές τρίτων Φόροι - Τέλη Έξοδα μεταφορών Έξοδα ταξιδίων Έξοδα διαφήμισης Αποσβέσεις Διάφορα έξοδα λο

15 ΠΡΟΫΠΟΛΟΓΙΣΜΟΣ ΑΠΟΤΕΛΕΣΜΑΤΩΝ Αποτέλεσμα περιόδου Ι-94 Φ-94 Μ-94 Α-94 Μ-94 Ι-94 Ι-94 Α-94 Σ-94 Ο-94 Ν-94 Δ-94 Σύνολο Πωλήσεις Μέιον: Κόστος Πωληθέντων Μικτό Κέρδος Πλέον: Άλλα έσοδα εκμεταλλεύσεως Σύνολο Μέιον: Έξοδα Διοικήσεως Έξοδα Διαθέσεως Χρηματοοικονομικά έξοδα Ολικά αποτελέσματα εκμεταλλεύσεως Πλέον: Έκτακτα έσοδα Μέιον: Έκτακτα έξοδα Καθαρά αποτελέσματα

16 ΤΑΜΕΙΑΚΟΣ ΠΡΟΫΠΟΛΟΓΙΣΜΟΣ 16

17 ΠΡΟΫΠΟΛΟΓΙΣΜΟΣ ΕΙΣΠΡΑΞΕΩΝ Απαιτήσεις από Πελάτες Ιανουαρίου Φεβρουαρίου Μαρτίου Απριλίου Μαΐου Ιουνίου Ιουλίου Αυγούστου Σεπτεμβρίου Οκτωβρίου Νοεμβρίου Δεκεμβρίου Σύνολο Αρχικές (+) Πωλήσεις (-) Εισπράξεις Απαιτήσεις στο τέλος της περιόδου

18 ΠΡΟΫΠΟΛΟΓΙΣΜΟΣ ΠΛΗΡΩΜΩΝ Υποχρεώσεις προς Προμηθευτές Ιανουαρίου Φεβρουαρίου Μαρτίου Απριλίου Μαΐου Ιουνίου Ιουλίου Αυγούστου Σεπτεμβρίου Οκτωβρίου Νοεμβρίου Δεκεμβρίου Σύνολο Αρχικές (+) Αγορές (-) Πληρωμές Υποχρεώσεις στο τέλος της περιόδου

19 ΤΑΜΕΙΑΚΟΣ ΠΡΟΫΠΟΛΟΓΙΣΜΟΣ Εισροές - Εκροές Ιανουαρίου Φεβρουαρίου Μαρτίου Απριλίου Μαΐου Ιουνίου Ιουλίου Αυγούστου Σεπτεμβρίου Οκτωβρίου Νοεμβρίου Δεκεμβρίου Σύνολο Εισπράξεις Πωλήσεων ανά Μήνα Πλέον: Δάνεια Εισροή από πώληση περιουσιακού στοιχείου Συνολικές εισπράξεις Μείον: Πηρωμές σε προμηθευτές Έξοδα Διοικήσεως Έξοδα Διαθέσεως Χρηματοοικονομικά έξοδα Φόροι Συνολικές πληρωμές Ταμειακό απότέλεσμα μηνός Ταμείο στην αρχή του κάθε Μήνα Διαθέσιμα στο τέλος του κάθε Μήνα

20 ΠΡΟΫΠΟΛΟΓΙΣΜΟΣ ΠΑΓΙΩΝ 20

21 ΠΡΟΫΠΟΛΟΓΙΣΜΟΣ ΑΠΟΚΤΗΣΕΩΝ-ΠΑΓΙΩΝ Ιανουαρίου Φεβρουαρίου Μαρτίου Απριλίου Μαΐου Ιουνίου Ιουλίου Αυγούστου Σεπτεμβρίου Οκτωβρίου Νοεμβρίου Δεκεμβρίου Σύνολο Αξία κτήσης Αποσβέσεις εως 31/12/ Αποσβέσεις Συνολικές αποσβέσεις Αναπόσβεστη αξία

22 ΠΑΡΑΔΕΙΓΜΑ ΑΝΑΠΤΥΞΗ ΔΙΑΔΙΚΑΣΙΩΝ ΚΑΤΑΡΤΙΣΗΣ ΛΕΙΤΟΥΡΓΙΑΣ ΣΥΣΤΗΜΑΤΟΣ ΠΡΟΥΠΟΛΟΓΙΣΜΟΥ & ΠΑΡΑΚΟΛΟΥΘΗΣΗΣ ΑΠΟΚΛΙΣΕΩΝ ΤΟΥ 22

23 ΑΝΑΠΤΥΞΗ ΔΙΑΔΙΚΑΣΙΩΝ ΚΑΤΑΡΤΙΣΗΣ Λ ΕΙΤΟΥΡΓΙΑΣ ΣΥΣΤΗΜΑΤ ΟΣ ΠΡΟΥ ΠΟΛΟΓΙΣΜΟΥ Περιλαμβάνονται: Ανάλυση των μεθόδων παρακολούθησης και των πλεονεκτημάτων εφαρμογής του συστήματος. Ορισμός Δεδομένων κατάρτισης του. Περιγραφή Διαδικασιών/ Υποδιαδικασιών κατάρτισης και ορισμός των βημάτων εργασίας ανά Διεύθυνση/Τμήμα. Προκαταρτικού Προϋπολογισμού Τελικού Προϋπολογισμού Αναθεωρημένου Προϋπολογισμού Σχεδιασμός των εντύπων εργασίας (ΕΧCEL). Περιγραφή της διαδικασίας λειτουργίας του προϋπολογισμού και προσδιορισμός των βημάτων εργασίας ανά υποδιαδικασία (ανάλυση ανά αίτηση αγοράς).

24 Α Ν Α Π Τ Υ Ξ Η Δ Ι Α Δ Ι Κ Α Σ Ι Ω Ν Κ ΑΤ Α Ρ Τ Ι Σ Η Σ Λ Ε Ι Τ Ο Υ Ρ Γ Ι Α Σ Σ Υ Σ Τ Η Μ ΑΤ Ο Σ Π Ρ Ο Υ Π Ο Λ Ο Γ Ι Σ Μ Ο Υ & Π Α ΡΑ Κ Ο Λ Ο Υ Θ Η Σ Η Σ Α Π Ο Κ Λ Ι Σ Ε Ω Ν Τ Ο Υ ΣΤΟΧΟΙ Μείωση του αριθμού των εγκρίσεων που απαιτούνται κατά την παρακολούθηση υλοποίησης του προϋπολογισμού, Χρήση τυποποιημένων εντύπων για την απλοποίηση των διαδικασιών, Περιορισμός των διαδικασιών μόνο σε προϋπολογισμό εξόδων και επενδύσεων, και Χρήση αυτοματοποιημένων εργαλείων για την μείωση του κόστους και του ποσοστού ανθρώπινης εργασίας

25 . ΠΕΡΙΓΡΑΦΗ ΔΙΑΔΙΚΑΣΙΑΣ ΚΑΤΑΡΤΙΣΗΣ ΠΡΟΥΠΟΛΟΓΙΣΜΟΥ 1. Η διαδικασία του Σχεδιασμού του Προκαταρκτικού Προϋπολογισμού είναι το πρώτο βήμα στην κατάρτιση του και αποτελεί σημαντικό και αναπόσπαστο κομμάτι. Ένας ορθός και σωστά οργανωμένος σχεδιασμός θα οδηγήσει στην ομαλότερη και ευκολότερη σύνταξη του βασικού προϋπολογισμού και θα συμβάλει στην πιθανή αποφυγή πολλαπλών αναθεωρήσεων. 2. Η διαδικασία της Σύνταξης του Τελικού Προϋπολογισμού αποτελεί και το ουσιαστικότερο βήμα στην κατάρτιση του. Κατά τη διαδικασία αυτή γίνεται η λεπτομερής ποσοτικοποίηση των προϋπολογιστικών μεγεθών τόσο ανά κέντρο κόστους (Διευθύνσεις / Τμήματα) όσο και ανά πηγή εσόδου του (για τις Λειτουργικές Διευθύνσεις).

26 ΠΕΡΙΓΡΑΦΗ ΔΙΑΔΙΚΑΣΙΑΣ ΕΓΚΡΙΣΗΣ ΠΡΟΥΠΟΛΟΓΙΣΜΟΥ 1. Η διαδικασία της Έγκρισης του Τελικού Προϋπολογισμού αποτελεί το τελευταίο βήμα στην κατάρτιση του. Με την έγκριση του προϋπολογισμού γίνεται εφικτή και η ουσιαστική υλοποίηση του ή οποία και θα οδηγήσει τελικά στην επίτευξη των βασικών στόχων του προϋπολογισμού. 2. Η διαδικασία της Αναθεώρησης του Προϋπολογισμού και η τήρηση της, εξυπηρετεί στην παρακολούθηση του προϋπολογισμού, στον προσδιορισμό των αποκλίσεων που μπορεί να επισημανθούν, στον επανέλεγχο των στοιχείων και στην πιθανή αναπροσαρμογή τους για το επόμενο χρονικό διάστημα λειτουργίας του προϋπολογισμού. Η διαδικασία προϋποθέτει ουσιαστικά τη συνοπτική κατάρτιση ενός νέου προϋπολογισμού

27 ΠΕΡΙΓΡΑΦΗ ΔΙΑΔΙΚΑΣΙΑΣ ΛΕΙΤΟΥΡΓΙΑΣ ΠΡΟΥΠΟΛΟΓΙΣΜΟΥ Από την στιγμή που καταρτίζεται και εγκρίνεται και με την αρχή του νέου οικονομικού έτους, αρχίζει να «τρέχει», να λειτουργεί δηλαδή και ο προϋπολογισμός. Η κάθε διεύθυνση είναι ενήμερη για το ποσό που έχει προϋπολογισθεί για την κάλυψη των αναγκών της αναλυτικά ανά κατηγορία εξόδου. Σε κάθε γραμμή του προϋπολογισμού των τμημάτων και των διευθύνσεων αντιστοιχεί ένας Κωδικός Προϋπολογισμού. Στόχος της χρήσης του Μοναδικού κωδικού εξόδου είναι το γεγονός ότι οποιαδήποτε έξοδο στην αρχή της γέννησής του (Αίτηση Αγοράς) πρέπει να δένεται με αντίστοιχο κωδικό προϋπολογισμού ανά τμήμα

28 Π. Χ. Α Ν Α Γ ΡΑ Φ Ο Μ Ε Ν Α Σ ΤΟ Ι Χ Ε Ι Α Ε Π Ι «Α Ι Τ Η Σ Η Σ Α ΓΟ ΡΑ Σ» : τον κωδικό προϋπολογισμού το ποσό ετήσιας πρόβλεψης το υλοποιημένο ποσό το δεσμευμένο ποσό το υπόλοιπο του προϋπολογισμού το όριο υπέρβασης Ιδιαίτερη έμφαση θα πρέπει να δοθεί στην διαμόρφωση του κωδικού αυτού, ούτος ώστε να διασφαλίζεται η μοναδικότητα του σε σχέση με το κάθε τμήμα της κάθε διεύθυνσης και να αντιστοιχεί ουσιαστικά ένας κωδικός σε κάθε γραμμή των προϋπολογισμών των Τμημάτων και Διευθύνσεων (Π003 & Π004) Υλοποίηση ανά Κατηγορία Εξόδων - Διαδικασίες Έγκρισης Κατά τη διαδικασία της Λειτουργίας του Προϋπολογισμού διαφαίνεται η χρησιμότητα και η αναγκαιότητα του προϋπολογισμού καθώς επίσης ελέγχεται η ορθότητα με την οποία έχει συνταχθεί. Η διαδικασία αποτελείται από τα παρακάτω βήματα:

29 ΔΕΔΟΜΕΝΑ ΚΑΤΑΡΤΙΣΗΣ ΠΡΟΫΠΟΛΟΓΙΣΜΟΥ ΔΡΑΣΤΗΡΙΟΤΗΤΕΣ ΔΙΕΥΘΥΝΣΕΩΝ Υφιστάμενες δραστηριότητες των Διευθύνσεων και των Τμημάτων τους, όπως αυτές μας δηλώθηκαν και καταγράφηκαν Η καταγραφή των δραστηριοτήτων του κάθε Τμήματος δίνει τη δυνατότητα προσδιορισμού: των δραστηριοτήτων του κάθε εργαζόμενου ξεχωριστά του χρόνου που απαιτείται και αφιερώνεται σε κάθε δραστηριότητα, τόσο σε επίπεδο εργαζόμενου, όσο και συνολικά

30 ΔΙΟΙΚΗΤΙΚΟ ΣΥΜΒΟΥΛΙΟ ΠΡΟΕΔΡΟΣ Δ.Σ. ( ) ΕΠΙΤΡΟΠΗ Υπηρεσία Εσωτερικού Ελέγχου ( ) ΔΙΕΥΘΥΝΩΝ ΣΥΜΒΟΥΛΟΣ ( ) Νομική Υπηρεσία ( ) Γραφείο Πληροφορικής και Τηλεπικοινωνιών ( ) ΔΙΕΥΘΥΝΣΗΣ ΑΝΕΞΑΡΤΗΤΕΣ ΥΠΗΡΕΣΙΕΣ ( ) Γραφείο Τύπου & Ενημέρωσης ( ) Γραφείο Εφαρμογής Κώδικα ISPS ( ) Γραφείο Διοικητικής Υποστήριξης ( ) Γραφείο Οργάνωσης & Διασφάλισης Ποιότητας ( ) ΔΙΕΥΘΥΝΣΗ ΔΙΟΙΚΗΤΙΚΟΥ, ΟΙΚΟΝΟΜΙΚΩΝ & ΠΡΟΜΗΘΕΙΩΝ ( ) ΔΙΕΥΘΥΝΣΗ (A ) ( ) ΔΙΕΥΘΥΝΣΗ (B) (92.02&03.03) ΔΙΕΥΘΥΝΣΗ ΕΡΓΩΝ ( ) Τμήμα Διοικητικού ( ) Τμήμα Οικονομικών ( ) Τμήμα Προμηθειών ( ) Τμήμα Λ Υποστήριξης ( ) Τμήμα Εκμετάλλευσης Χώρων & Εγκαταστάσεων ( ) Τμήμα Μάρκετινγκ ( ) Τμήμα Μελετών, Έρευνας & Ευρωπαϊκών προγραμμάτων ( ) Τμήμα Έργων, Τεχνικών Μελετών ( ) & Τμήμα Έργων, Προστασίας Περιβάλλοντος ( ) ( )

31

32 Διοικητική Πληροφόρηση 32

33 ΔΙΟΙΚΗΤΙΚΗ ΠΛΗΡΟΦΟΡΗΣΗ Γενικά Η Διοικητική Πληροφόρηση που είναι διαθέσιμη στα στελέχη της εταιρίας πρέπει να έχει τα παρακάτω χαρακτηριστικά. Εγκυρότητα και σταθερότητα διαμορφωμένης πληροφορίας Έγκαιρη παρουσίαση πληροφοριών Παρακολούθηση ιστορικότητας διαμορφωμένης πληροφορίας Παροχή δυνατότητας αναλύσεων / διείσδυσης στην πληροφορία Παραμετρικότητα / Επεκτασιμότητα Συστήματος Διοικητικής Πληροφόρησης

34 ΙΕΡΑΡΧΙΑ ΠΛΗΡΟΦΟΡΗΣΗΣ ΜΟΡΦΗ ΑΠΟΦΑΣΗΣ ΟΡΓΑΝΩΤΙΚΑ ΕΠΙΠΕΔΑ Διοικητικό συμβούλιο Επιτροπές Επιτροπές Διοικητικό συμβούλιο ΕΣΩΤΕΡΙΚΟΙ ΑΠΟΔΕΚΤΕΣ Στρατηγικές αποφάσεις Στρατηγική Διοικητικό επίπεδο ΕΞΩΤΕΡΙΚΟΙ ΑΠΟΔΕΚΤΕΣ Μέτοχοι Συνεργαζόμενες εταιρίες Ομίλου Διευθύνων Σ. /Γενική διεύθυνση Αποφάσεις τακτικής Επιχειρησιακή πληροφόρηση Διευθυντικό επίπεδο Ανταγωνιστές Εξωτερικού Διευθυντές Φορολογικές Αρχές Προϊστάμενοι Προσωπικό Λειτουργικές αποφάσεις Λειτουργική πληροφόρηση Σύστημα 018, Αναλυτική Λογιστική Επίπεδο προσωπικού Χρεώστες Πελάτες Προμηθευτές

35 ΔΙΟΙΚΗΤΙΚΗ ΠΛΗΡΟΦΟΡΗΣΗ Για τις ανάγκες πληροφόρησης των διοικητικών στελεχών για την πορεία υλοποίησης του προϋπολογισμού εξόδων και επενδύσεων, προτείνεται να σχεδιαστούν και να παράγονται από το E.R.P Πληροφοριακό Σύστημα οι παρακάτω πίνακες / εκθέσεις: Έκθεση Προϋπολογισμού (συνοπτική και αναλυτική) Έκθεση Προϋπολογισμού συνολικοί (Μηνιαία) Έκθεση Προϋπολογισμού συνολική (Τρίμηνου/ Εξαμήνου ) Έκθεση Προϋπολογισμού κατά Διευθύνσεις (Μηνιαία) Έκθεση Προϋπολογισμού κατά Διευθύνσεις / Τμήματα (Τρίμηνου/Εξαμήνου )

36 ΕΝΑΛΛΑΚΤΙΚΑ ΜΠΟΡΕΙ. να σχεδιαστούν και να παράγονται από το E.R.P Πληροφοριακό Σύστημα οι παρακάτω πίνακες / εκθέσεις: Έκθεση Διαχείρισης Διαθεσίμων Έκθεση Χρηματοοικονομικών Έκθεση Προσωπικού Έκθεση Παγίων Ωρίμανση Απαιτήσεων (Days Outstanding) Ωρίμανση Υποχρεώσεων (Days Outstanding) Έκθεση Αποτελεσμάτων Χρήσεων

37 ΕΠΟΜΕΝΑ ΑΝΑΓΚΑΙΑ ΒΗΜΑΤΑ Πλήρης αποδοχή της προτεινόμενης διαδικασίας από την Διοίκηση (Επίσημη ενημέρωση, ενσωμάτωση διαδικασίας στον εσωτερικό κανονισμό). Ορισμός υπευθύνων, σε επίπεδο Διευθύνσεων / Τμημάτων. Καταγεγραμμένες αρμοδιότητες π.χ. Υπεύθυνος Συμπλήρωσης τροποποιημένων εντύπων (Διεύθυνση / Τμήμα), Υπεύθυνος παρακολούθησης των αποκλίσεων και έκδοσης REPORT (Οικονομική Διεύθυνση). Καταγεγραμμένη ροή πληροφορίας π.χ. Έκδοση τυποποιημένων αναφορών, τακτικότητα, κλπ. Ορισμός ορίου απόκλισης από τον προϋπολογισμό ανά επίπεδο οργάνωσης και πιθανόν ανά φύση (είδος) εξόδου.

38 ΕΠΟΜΕΝΑ ΑΝΑΓΚΑΙΑ ΒΗΜΑΤΑ.. Σχεδιασμός/ προσαρμογή των διακινούμενων εντύπων (Αίτηση αγοράς κλπ.) με προσθήκη των δεδομένων του προϋπολογισμού. Τροποποίηση/Προσαρμογή του Λογιστικού Σχεδίου και τήρηση της Αναλυτικής λογιστικής αντίστοιχο με τα προϋπολογιστικά μεγέθη προκειμένου να παρακολουθούνται οι αποκλίσεις. Σύνταξη αναλυτικών οδηγιών από την Οικονομική Διεύθυνση και έκδοση εγχειριδίου σύνταξης προϋπολογισμού π.χ. Κατανομή στον χρόνο των προβλέψεων (είδος εξόδου ανά γραμμή κλπ.). Έλεγχος των δυνατοτήτων του Λογιστικού Πληροφοριακού Συστήματος ERP ως προς την δυνατότητα παρακολούθησης του προϋπολογισμού, τήρησης του προϋπολογισμού, προσαρμογή του ή αναζήτηση άλλων μηχανογραφικών λύσεων.

39 ERP & ΠΡΟΥΠΟΛΟΓΙΣΜΟΙ 39

40 Η ΕΠΙΔΡΑΣΗ ΤΩΝ ΛΟΓΙΣΤΙΚΩΝ ΠΛΗΡΟΦΟΡΙΑΚΩΝ ΣΥΣΤΗΜΑΤΩΝ ΣΤΗΝ ΣΥΝΤΑΞΗ - ΠΑΡΑΚΟΛΟΥΘΗΣΗΤΟΥ ΠΡΟΥΠΟΛΟΓΙΣΜΟΥ Για την δημιουργία προϋπολογιστικών καταστάσεων απαιτείται χρήση δεδομένων προηγούμενων περιόδων καθώς επίσης άμεσες και έγκυρες πρόσθετες πληροφορίες. Η άμεση ροή των πληροφοριών μέσω των λογιστικών συστημάτων καθιστά ευκολότερη την εύρεση στοιχείων καθώς αυτά ζητούνται µε χρονικές και ποσοτικές μεταβλητές. ΕΥΑΓΓΕΛΟΣ Θ. ΧΥΤΗΣ 40

41 Η ΕΠΙΔΡΑΣΗ ΤΩΝ ERP ΣΤΗΝ ΣΥΝΤΑΞΗ- ΠΑΡΑΚΟΛΟΥΘΗΣΗ ΤΟΥ ΠΡΟΥΠΟΛΟΓΙΣΜΟΥ ΠΡΟΥΠΟΛΟΓΙΣΜΟΣ ΠΩΛΗΣΕΩΝ: Εκτίμηση των συνολικών εσόδων κατά τη διάρκεια αναφοράς του προϋπολογισμού (3 μήνες, 6 μήνες,12 κ.τ.λ) Η εφαρμογή ενός πληροφοριακού συστήματος μπορεί να συμβάλλει στο σχεδιασμό εκστρατειών καταγράφοντας όλες τις προωθητικές ενέργειες με αναλυτικά στοιχεία. Με χρήση του εν λόγω συστήματος, υπάρχει η δυνατότητα του ελέγχου και συνεχούς επίβλεψης των προϋπολογισθέντων και πραγματικών οικονομικών μεγεθών. ΕΥΑΓΓΕΛΟΣ Θ. ΧΥΤΗΣ 41

42 ΣΥΝΤΑΞΗ ΚΑΙ ΠΑΡΑΚΟΛΟΥΘΗΣΗ ΠΡΟΥΠΟΛΟΓΙΣΜΟΥ ΠΩΛΗΣΕΩΝ EnterSoft: Εταιρία πληροφορικής ΕΥΑΓΓΕΛΟΣ Θ. ΧΥΤΗΣ 42

43 ΣΥΝΤΑΞΗ ΚΑΙ ΠΑΡΑΚΟΛΟΥΘΗΣΗ ΠΡΟΥΠΟΛΟΓΙΣΜΟΥ ΕΞΟΔΩΝ ΠΡΟΥΠΟΛΟΓΙΣΜΟΣ ΕΞΟΔΩΝ: Εκτίμηση συνολικών δαπανών και εξόδων που βαρύνουν τα έσοδα της επιχείρησης. Με τη χρήση του ERP όλες οι δαπάνες και τα έξοδα της επιχείρησης μπορούν να χωριστούν σε ομάδες σύμφωνα με τα κέντρα κόστους τους και να παρακολουθούνται από όλα τα τμήματα της, μέσω μιας κοινής σε όλους οθόνη. Κάθε δαπάνη μπορεί να ελέγχεται και να περιορίζεται μέσω της διαδικασίας αυτόματης επικύρωσης. ΕΥΑΓΓΕΛΟΣ Θ. ΧΥΤΗΣ 43

44 ΣΥΝΤΑΞΗ ΚΑΙ ΠΑΡΑΚΟΛΟΥΘΗΣΗ ΠΡΟΥΠΟΛΟΓΙΣΜΟΥ ΕΞΟΔΩΝ EnterSoft: Εταιρία πληροφορικής ΕΥΑΓΓΕΛΟΣ Θ. ΧΥΤΗΣ 44

45 Η ΕΠΙΔΡΑΣΗ ΤΩΝ ERP ΣΥΣΤΗΜΑΤΩΝ ΣΤΗΝ ΣΥΝΤΑΞΗ -ΠΑΡΑΚΟΛΟΥΘΗΣΗΤΟΥ ΠΡΟΫΠΟΛΟΓΙΣΜΟΥ Η συγκέντρωση όλων των προϋπολογισμών σε μία κοινή για όλους βάση δεδομένων, μειώνει σημαντικά το χρόνο που απαιτείται για την ενοποίηση όλων των προϋπολογισμών, αποδεσμεύοντας τον ώστε να είναι διαθέσιμος για την επίβλεψη και τη λήψη αναγκαίων στρατηγικών αποφάσεων. Μείωση του λειτουργικού κόστους της επιχείρησης μέσω της μείωσης του αριθμού των εργαζομένων. Εξάλειψη ανθρώπινων λαθών. ΕΥΑΓΓΕΛΟΣ Θ. ΧΥΤΗΣ 45

46 ERP ATLANTIS & ΠΡΟΫΠΟΛΟΓΙΣΜΟΣ Κατάρτιση προϋπολογισμών πωλήσεων, αγορών, δαπανών, διαχείρισης κοστολογικών διαδικασιών. Κατάρτιση επιλογή μοντέλου κατανομής του προϋπολογισμού (σε περιόδους ανά μήνα). Καθορισμός μέχρι και 5 διαστάσεων (οριζόμενες στη διαχείριση κοστολογικών διαδικασιών). Δημιουργία-ενημέρωση πραγματικών ή προϋπολογισθέντων δεδομένων. 46

47 ERP ATLANTIS & ΠΡΟΫΠΟΛΟΓΙΣΜΟΣ Επεξεργασία των δημιουργηθέντων προϋπολογισμών με εμφάνιση και των αποκλίσεων σε ποσότητες και αξίες. Προβολή των αποτελεσμάτων των προϋπολογισμών αναλυτικά ή με τη χρήση γραφικών. Πλήρης σειρά εκτυπώσεων οριστικοποιημένων ή μη προϋπολογισμών. Επιλογές ταξινόμησης-ομαδοποίησης και layout, με πλήθος επιλογών ως προς τον τρόπο διαμόρφωσης του οπτικού αποτελέσματος της εκτύπωσης. 47

48 48