ΠΑΝΕΠΙΣΤΗΜΙΟ ΑΙΓΑΙΟΥ

Transcript

1 ΠΑΝΕΠΙΣΤΗΜΙΟ ΑΙΓΑΙΟΥ Τμήμα Πολιτισμικής Τεχνολογίας & Επικοινωνίας Π.Μ.Σ. Πολιτισμική Πληροφορική & Επικοινωνία Μεταπτυχιακή Διατριβή Τίτλος Εργασίας: "Ψηφιακή Διαχείριση Οπτικοακουστικού Υλικού. Η περίπτωση του Ψηφιακού Αποθετηρίου της Βιβλιοθήκης του Πανεπιστημίου Αιγαίου" Μυτιλήνη 2012

2 ΠΑΝΕΠΙΣΤΗΜΙΟ ΑΙΓΑΙΟΥ Ψηφιακή Διαχείριση Οπτικοακουστικού Υλικού. Η περίπτωση του Ψηφιακού Αποθετηρίου της Βιβλιοθήκης του Πανεπιστημίου Αιγαίου Εργασία που υποβλήθηκε από την Κόζα Μαρία ως μερική εκπλήρωση των απαιτήσεων για την απόκτηση ΜΕΤΑΠΤΥΧΙΑΚΟΥ ΔΙΠΛΩΜΑΤΟΣ ΕΙΔΙΚΕΥΣΗΣ Ονοματεπώνυμο: Κόζα Μαρία Τριμελής επιτροπή αξιολόγησης: Καβακλή Ευαγγελία, Επιβλέπουσα Οικονόμου Μαρία, Συνεπιβλέπουσα Σαμπανίκου Ευαγγελία, Μέλος 2

3 3

4 Περιεχόμενα Περιεχόμενα... 4 Εισαγωγή Σκοπός της εργασίας και αποτελέσματα Δομή της εργασίας... 7 Κεφάλαιο 1 ο : Εισαγωγικά Στοιχεία για τη Βιβλιοθήκη του Πανεπιστημίου Αιγαίου Η Βιβλιοθήκη του Πανεπιστημίου Αιγαίου Παρεχόμενες υπηρεσίες πληροφόρησης της Βιβλιοθήκης Δημιουργία αποθετηρίου οπτικοακουστικού υλικού Κεφάλαιο 2 o : Ψηφιακή Διαχείριση Οπτικοακουστικού Υλικού Ιστορική αναδρομή στη διαχείριση οπτικοακουστικού υλικού Αναφορά καλών πρακτικών για τη διαδικασία της ψηφιοποίησης Ψηφιακή διατήρηση Τεκμηρίωση οπτικοακουστικού υλικού Ολοκληρωμένα Συστήματα Βιβλιοθηκών και οι λειτουργίες που παρέχουν Καταλογογράφηση Δανεισμός Προσκτήσεις Παρακολούθηση περιοδικών Πρόσβαση στον κατάλογο Αποθετήριο Παρουσίαση Αυτοματοποιημένων Συστημάτων DYNIX -Horizon Integrated Library System D-Space V-Smart Επιλογή βιβλιοθηκονομικού συστήματος Κεφάλαιο 3 ο : Μελέτη Περίπτωσης Δημιουργία Ψηφιακού Αποθετηρίου της Βιβλιοθήκης του Πανεπιστημίου Αιγαίου Συνοπτική παρουσίαση της μεθοδολογίας υλοποίησης Αντικείμενο της μελέτης Επιλογή συλλογής για ψηφιοποίηση Σχεδιασμός λειτουργίας ψηφιοποίησης Δημιουργία και παροχή πρόσβασης στη ψηφιακή συλλογή Αποθήκευση στο ψηφιακό αρχείο Δημιουργία πλαισίου εργασίας (framework) Συγκέντρωση της ψηφιακής συλλογής Πραγματοποίηση δοκιμών Δημοσίευση της συλλογής Ενημέρωση και διατήρηση της συλλογής Κεφάλαιο 4 ο : Συζήτηση Ζητήματα πνευματικής ιδιοκτησίας Μελλοντικές εργασίες ΠΑΡΑΡΤΗΜΑ Α ΠΑΡΑΡΤΗΜΑ Β ΠΑΡΑΡΤΗΜΑ Γ ΠΑΡΑΡΤΗΜΑ Δ ΠΑΡΑΡΤΗΜΑ Ε ΒΙΒΛΙΟΓΡΑΦΙΚΕΣ ΑΝΑΦΟΡΕΣ ΒΙΒΛΙΟΓΡΑΦΙΑ

5 Εισαγωγή Είναι γεγονός πως η εικόνα των Βιβλιοθηκών στην ψηφιακή εποχή έχει αλλάξει. Οι Βιβλιοθήκες δεν αποτελούν πλέον «αποθηκευτικούς χώρους» έντυπου υλικού, που οι ενδιαφερόμενοι μπορούν να συμβουλεύονται μόνο μετά από επίσκεψη στο φυσικό χώρο τους. Δίνεται πλέον στις Βιβλιοθήκες η δυνατότητα προσφοράς υπηρεσιών από απόσταση, επιτρέπεται η πρόσβαση των χρηστών σε περισσότερες πηγές, ενώ ψηφιακά τεκμήρια τίθενται στη διάθεση των χρηστών με μη αποκλειστικό τρόπο: δηλαδή η κατοχή από έναν χρήστη δεν αποκλείει άλλους από να τα χρησιμοποιήσουν ταυτόχρονα. Η εμφάνιση του Διαδικτύου σηματοδοτεί το γεγονός, ότι οι βιβλιοθήκες έχουν τη δυνατότητα να προσφέρουν στα μέλη τους ηλεκτρονικές υπηρεσίες όπως online περιοδικά και ηλεκτρονικές βάσεις δεδομένων. Τα τελευταία χρόνια ο χρήστης, μέσω του Διαδικτύου και της ψηφιακής τεχνολογίας, έχει τη δυνατότητα να ερευνά για υλικό που σχετίζεται με συγκεκριμένο θέμα όχι μόνο στις συλλογές μίας βιβλιοθήκης αλλά σε ένα δίκτυο συνεργαζόμενων βιβλιοθηκών. Καινοτόμες εφαρμογές, λύσεις και υπηρεσίες όπως τα συστήματα διαχείρισης περιεχομένου (CMS) και οι τεχνολογίες Web 2.0 προσφέρονται προς όφελος του τελικού χρήστη. Οι συνεχείς εξελίξεις των τεχνολογιών πληροφόρησης δημιουργούν πρόσθετους ρόλους για τις Βιβλιοθήκες σε νεοεμφανιζόμενους τομείς δραστηριότητας. Στο πλαίσιο αυτό εντάσσονται η ψηφιοποίηση συλλογών έντυπου υλικού και η ανάπτυξη ψηφιακών βιβλιοθηκών (Τσιμπόγλου, 2006). Μακροπρόθεσμα, οι Βιβλιοθήκες στρέφουν το ενδιαφέρον τους και στη διατήρηση του ψηφιακού υλικού, καθώς υπάρχει ο κίνδυνος ότι εάν δεν ληφθούν τα κατάλληλα μέτρα, τα δεδομένα να χαθούν για το μέλλον, να αλλοιωθούν ή να είναι απρόσιτα (Hunter, 2006). Ταυτόχρονα, το ψηφιακό οπτικοακουστικό υλικό κερδίζει ολοένα περισσότερο το ενδιαφέρον των Βιβλιοθηκών που αναγνωρίζοντας την αξία του ως πηγή πληροφόρησης το εντάσσουν στη συλλογή τους. Στην κατεύθυνση αυτή εντάσσεται η δημιουργία ψηφιακών αποθετηρίων (e-repositories) οπτικοαουστικού υλικού, στοχεύοντας τόσο στη διαφύλαξη των οπτικοακουστικών τεκμηρίων, αλλά και στην παροχή συνεχούς πρόσβασης σε αυτά. Σύμφωνα με την ετήσια αναφορά (2007) του PrestoSpace project, το οποίο περιλαμβάνει μια μεγάλης κλίμακας έρευνα των οπτικοαουστικών αρχείων στην Ευρώπη, το Ευρωπαϊκό οπτικοαουστικό υλικό θα χαθεί έως το 2045 εάν δεν εφαρμοστούν τα κατάλληλα μέτρα. Στην καλύτερη περίπτωση, λαμβάνοντας υπόψη μόνο το πιο εύθραυστο υλικό, η μελέτη προβλέπει μια απώλεια της τάξεως του 40% έως το Ωστόσο 5

6 το χειρότερο σενάριο προβλέπει ότι αν δοθεί προτεραιότητα μόνο στη διατήρηση του νέου οπτικοαουστικού υλικού το 70% του τρέχοντος αρχειακού υλικού θα χαθεί. Συνεπώς, η αναγκαιότητα δημιουργίας ψηφιακών αποθετηρίων οπτικοαουστικού υλικού είναι έντονη. Η παρούσα μεταπτυχιακή διατριβή μελετά τα ζητήματα σχετικά με την ψηφιακή διαχείριση οπτικοακουστικού υλικού. Αρχικά, δίνεται ο ορισμός του οπτικοακουστικού υλικού και περιγράφονται οι πρακτικές που ακολουθούνται κατά την διαδικασία ψηφιοποίησης του. Στη συνέχεια εστιάζουμε στη διαδικασία της τεκμηρίωσης και στα μεταδεδομένα για το οπτικοακουστικό υλικό. Παράλληλα, επισημαίνεται η σημασία της διατήρησης του ψηφιακού αντιγράφου και περιγράφονται οι βασικότερες στρατηγικές, όπως προκύπτουν από τη μελέτη σχετικών πρακτικών. Η διαχείριση του οπτικοακουστικού υλικού θέτει επιπλέον απαιτήσεις στα πληροφοριακά συστήματα που στηρίζουν τη λειτουργία της Βιβλιοθήκης. Στην εργασία, γίνεται αναφορά σε γνωστά ολοκληρωμένα συστήματα βιβλιοθηκών (ILS Integrated Library Systems) και στις λειτουργίες που προσφέρουν με ειδικότερη αναφορά στο ψηφιακό αποθετήριο οπτικοακουστικού υλικού. Επίσης παρουσιάζονται κάποια ενδεικτικά κριτήρια που μπορούν να χρησιμοποιηθούν για την επιλογή του καταλληλότερου συστήματος. Ακολουθεί η μελέτη περίπτωσης του ψηφιακού αποθετηρίου της Βιβλιοθήκης του Πανεπιστημίου Αιγαίου. Περιγράφεται η μεθοδολογία που ακολουθήθηκε και παρουσιάζονται ενδεικτικά αποτελέσματα κάθε σταδίου. Η εργασία ολοκληρώνεται με μια συζήτηση σχετικά με πρακτικά ζητήματα που αφορούν την ψηφιοποίηση του οπτικοακουστικού υλικού όπως προέκυψαν και μέσα από τη μελέτη περίπτωσης του ψηφιακού αποθετηρίου της Βιβλιοθήκης του Πανεπιστημίου Αιγαίου. 1.1 Σκοπός της εργασίας και αποτελέσματα Σκοπός της εργασίας είναι να διερευνήσει την ψηφιακή διαχείριση του οπτικοακουστικού υλικού στις Βιβλιοθήκες μελετώντας ειδικότερα το ψηφιακό αποθετήριο της Βιβλιοθήκης του Πανεπιστημίου Αιγαίου. Το οπτικοακουστικό υλικό αποτελεί μια πρόκληση στο χώρο της ψηφιακής διαχείρισης. Βασική επιδίωξη είναι να μελετηθούν και να παρουσιαστούν οι διαδικασίες, οι τεχνικές και τα συστήματα που σχετίζονται με την ψηφιακή τεκμηρίωση, διατήρηση και διαχείριση του ψηφιακού οπτικοακουστικού υλικού. Στο πλαίσιο αυτό, επιχειρείται μια πρώτη προσπάθεια δημιουργίας μιας συλλογής ψηφιοποιημένου οπτικοακουστικού υλικού για το ψηφιακό αποθετήριο της 6

7 Βιβλιοθήκης του Πανεπιστημίου Αιγαίου. Αρχική φιλοδοξία ήταν να συμπεριληφθεί στο ψηφιακό αποθετήριο το σύνολο του οπτικοακουστικού υλικού του Πανεπιστημίου με κύριο στόχο την διατήρηση και την προβολή του. Χρονικοί κυρίως περιορισμοί, αλλά και αντικειμενικές δυνατότητες που θα παρουσιαστούν στην πορεία, δεν επέτρεψαν την ολοκληρωτική επίτευξη του στόχου. Το υλικό που συμπεριλήφθηκε στο ψηφιακό αποθετήριο αποτελεί το συνοδευτικό υλικό των πτυχιακών εργασιών, μεταπτυχιακών και διδακτορικών διατριβών του Τμήματος Πολιτισμικής Τεχνολογίας και Επικοινωνίας. Μεγάλη βαρύτητα δόθηκε στην τεκμηρίωση του υλικού και στην επιλογή κατάλληλου σχήματος μεταδεδομένων, καθώς δεν υπάρχει ένα κοινά αποδεκτό πρότυπο μεταδεδομένων για το οπτικοακουστικό υλικό. 1.2 Δομή της εργασίας Η εργασία περιλαμβάνει τέσσερα κεφάλαια. Αρχικά, γίνεται μια αναφορά στη Βιβλιοθήκη του Πανεπιστημίου Αιγαίου, τους στόχους, την οργάνωση της, τις παρεχόμενες υπηρεσίες, και τη συλλογή. Επίσης, γίνεται αναφορά στο οπτικοακουστικό υλικό της συλλογής και αναλύονται οι λόγοι δημιουργίας του ψηφιακού αποθετηρίου. Στο δεύτερο κεφάλαιο, δίνεται ο ορισμός του οπτικοακουστικού υλικού και γίνεται μια σύντομη ιστορική αναδρομή στην ιστορία των αυτοματοποιημένων συστημάτων διαχείρισης από τα συστήματα διαχείρισης βάσεων δεδομένων (Data Base Managegement Systems DBMS) στα συστήματα διαχείρισης ψηφιακού αποθέματος (Digital Assets Management Systems - DAMS). Στη συνέχεια αναλύονται οι πρακτικές ψηφιοποίησης οπτικοακουστικού υλικού με έμφαση στις τεχνικές διατήρησης ψηφιακού υλικού. Τέλος, παρουσιάζονται τα αυτοματοποιημένα συστήματα βιβλιοθηκών και οι λειτουργίες που προσφέρουν με έμφαση στη διαχείριση οπτικοακουστικού υλικού. Το τρίτο κεφάλαιο της εργασίας αφορά στη μεθοδολογία που ακολουθήθηκε κατά τη δημιουργία του ψηφιακού αποθετηρίου της Βιβλιοθήκης του Πανεπιστημίου Αιγαίου. Αρχικά, περιγράφονται τα βήματα της διαδικασίας ψηφιοποίησης του υλικού και στη συνέχεια παρουσιάζονται τα αντίστοιχα αποτελέσματα παραθέτοντας κάποια χαρακτηριστικά παραδείγματα εγγραφών. Στο τέταρτο και τελευταίο κεφάλαιο καταγράφονται τα συμπεράσματα που πηγάζουν από όλα τα παραπάνω θέματα και από τη μεθοδολογία που εφαρμόστηκε. Αναφέρονται τα πρακτικά ζητήματα που έπρεπε να αντιμετωπιστούν και μέχρι σε ποιο βαθμό επιλύθηκαν τα προβλήματα που προέκυψαν κατά τη μεθοδολογία της εργασίας. Επίσης αναφέρονται κάποιες μελλοντικές προεκτάσεις 7

8 που αφορούν στον εμπλουτισμό του ψηφιακού αποθετηρίου με διαφορετικής μορφής υλικό (τεχνικές εκθέσεις, ερευνητικές αναφορές, γεωγραφικά δεδομένα, χάρτες, αρχεία flash κ.ά.). 8

9 Κεφάλαιο 1 ο : Εισαγωγικά Στοιχεία για τη Βιβλιοθήκη του Πανεπιστημίου Αιγαίου 1.1 Η Βιβλιοθήκη του Πανεπιστημίου Αιγαίου Η Βιβλιοθήκη του Πανεπιστημίου Αιγαίου ιδρύθηκε ταυτόχρονα με το Πανεπιστήμιο το Ως Υπηρεσία Πληροφόρησης προσφέρει πληροφορίες και πρόσβαση σε πολλαπλά επίπεδα. Η χωροθέτηση των Σχολών και των Τμημάτων σε έξι νησιά καθόρισε τη διάρθρωση και τη φυσιογνωμία της βιβλιοθήκης, η οποία και προσέλαβε τη μορφή δικτύου Βιβλιοθηκών, με παραρτήματα στα νησιά στα οποία λειτουργούν μονάδες του Πανεπιστημίου Αιγαίου. Από την έναρξη της λειτουργίας της το 1986, η Βιβλιοθήκη ανταποκρίθηκε με επιτυχία στην πρόκληση του συγκερασμού των αντίρροπων τάσεων, πρόκληση που επιβάλλει η γεωγραφική διασπορά των παραρτημάτων (ΠΤΔΕ, 2006). Η Συλλογή της Βιβλιοθήκης αποτελείται από τόμους βιβλίων και 518 συνδρομές επιστημονικών περιοδικών, συναφών με τα γνωστικά αντικείμενα των 6 Σχολών και των 17 Τμημάτων του Πανεπιστημίου (Aegean University Library, 2011). Στις βασικές αυτές κατηγορίες υλικού πρέπει να προστεθούν και οι εξής ειδικές συλλογές: Συλλογή οπτικοακουστικών μέσων Βάσεις δεδομένων Εκδόσεις της Εθνικής Στατιστικής Υπηρεσίας Διπλωματικές Εργασίες Μεταπτυχιακές Διατριβές Διδακτορικές διατριβές Η Συλλογή παρακολουθεί την σύγχρονη βιβλιογραφία και περιλαμβάνει ελληνικά, αγγλικά, γαλλικά και γερμανικά βιβλία. Το υλικό, ταξινομείται με το δεκαδικό σύστημα ταξινόμησης DEWEY, καταλογογραφείται σύμφωνα με τους Αγγλοαμερικανικούς Κανόνες Κατολογογράφησης 2 (AACR2) και η θεματική ευρετηρίαση γίνεται βάσει των θεματικών επικεφαλίδων της Βιβλιοθήκης του Κογκρέσου. Η ταξιθέτησή του υλικού γίνεται σε βιβλιοστάσια ανοικτής πρόσβασης, ενώ η αναζήτησή του γίνεται από τον on line κατάλογο του συστήματος αυτοματοποίησης 9

10 της Βιβλιοθήκης (Geac Advance), είτε στα ειδικά τερματικά που υπάρχουν για τον σκοπό αυτό μέσα στην Βιβλιοθήκη είτε από τον χώρο εργασίας κάθε χρήστη που έχει πρόσβαση στην ιστοσελίδα του Πανεπιστημίου. Η Βιβλιοθήκη του Πανεπιστήμιου Αιγαίου αποτελεί την μοναδική Βιβλιοθήκη στην Ελλάδα που διατηρεί Παραρτήματα σε έξι νησιά: Λέσβο, Χίο, Σάμο, Ρόδο, Σύρο και Λήμνο. Παρά την γεωγραφική διασπορά των έξι Παραρτημάτων, αποτελεί μια ενιαία υπηρεσία με κοινή πολιτική τόσο σε θέματα βιβλιοθηκονομίας και επεξεργασίας του υλικού όσο και σε θέματα στρατηγικής, σχεδιασμού και ανάπτυξης. Η λειτουργία των έξι παραρτημάτων της Βιβλιοθήκης εποπτεύεται και συντονίζεται από την Κεντρική υπηρεσία στη Μυτιλήνη, η οποία έχει επίσης και την ευθύνη των επαφών με άλλους φορείς. Ένας από τους κύριους στόχους της Βιβλιοθήκης είναι η αναβάθμιση και η επέκταση των υπηρεσιών της με στόχο την αμεσότερη πρόσβαση των μελών της στην πνευματική παραγωγή του Ιδρύματος. 1.2 Παρεχόμενες υπηρεσίες πληροφόρησης της Βιβλιοθήκης Αναγνωστήριο: Σε όλα τα παραρτήματα υπάρχει κατάλληλα διαμορφωμένος χώρος, όπου οι χρήστες μπορούν να έχουν πρόσβαση στις συλλογές. Δανεισμός: Δικαίωμα δανεισμού υλικού της Βιβλιοθήκης του Πανεπιστημίου Αιγαίου έχουν μόνο τα μέλη του Πανεπιστημίου Αιγαίου. (Aegean University Library 2011). Διαδανεισμός: Τα μέλη του Πανεπιστημίου μπορούν να δανείζονται υλικό και από τα παραρτήματα που βρίσκονται στα άλλα νησιά. Πρόσβαση στο διαδίκτυο - Διαθέσιμες τεχνολογίες: Σε όλα τα παραρτήματα υπάρχουν ηλεκτρονικοί υπολογιστές που διευκολύνουν την πρόσβαση στον κατάλογο της Βιβλιοθήκης. Ιστοσελίδα: Υπάρχει ιστοσελίδα ειδικά για την Βιβλιοθήκη. Ψηφιακή Βιβλιοθήκη: Βάσεις Δεδομένων Ηλεκτρονικά Περιοδικά Ψηφιακές Συλλογές Αποθετήριο Γκρίζας βιβλιογραφίας Δημιουργία αποθετηρίου οπτικοακουστικού υλικού Η Βιβλιοθήκη έχει αναπτύξει ειδικό αποθετήριο για τα τεκμήρια της Γκρίζας Βιβλιογραφίας 1, τα οποία παράγονται στα πλαίσια της εκπαιδευτικής και 1 Με τον όρο «γκρίζα» εννοούμε το σύνολο της μη δημοσιευμένης βιβλιογραφίας, η οποία δεν είναι άμεσα διαθέσιμη στην αγορά διότι αφορά έργα που δεν δημοσιεύτηκαν ή εκδόθηκαν. Περιλαμβάνει τις 10

11 ερευνητικής διαδικασίας του Πανεπιστημίου Αιγαίου. Η εφαρμογή παρέχει σε κάθε ενδιαφερόμενο τη δυνατότητα αυτόματης υποβολής του τεκμηρίου του, των χαρακτηριστικών του τεκμηρίου και των δικαιωμάτων πρόσβασης. Η υποβολή αυτή γίνεται μέσω διαδικτύου και προσφέρει υπηρεσία αναζήτησης και προβολής των τεκμηρίων μέσω Webopac (Κατάλογος Ανοιχτής Πρόσβασης). Στο πλαίσιο της εκπαιδευτικής και ερευνητικής διαδικασίας του Πανεπιστημίου Αιγαίου παράγονται εκτός της Γκρίζας Βιβλιογραφίας και τεχνικές εκθέσεις, οπτικοακουστικό υλικό, ερευνητικές αναφορές, επιστημονικές δημοσιεύσεις, άρθρα, γεωγραφικά δεδομένα, τα οποία δεν είναι εύκολα προσβάσιμα από τα μέλη της Ακαδημαϊκής Κοινότητας. Ο κύριος λόγος είναι αφενός η έλλειψη αποθετηρίων και αφετέρου η γεωγραφική διασπορά των σημείων φύλαξης του υλικού είτε σε άλλο νησί είτε σε άλλο κτίριο εντός της ίδιας πόλης. Αντίστοιχο πρόβλημα υφίσταται και με τις συλλογές από πολύτιμο ή σπάνιο υλικό που φυλάσσονται τόσο στα Παραρτήματα της Βιβλιοθήκης όσο και στα Τμήματα, για τις οποίες πέρα από τις ίδιες δυσκολίες πρόσβασης, υπεισέρχονται και θέματα ευαισθησίας του υλικού τους. Παράλληλα διαπιστώνεται η αδυναμία αξιοποίησης τεκμηρίων της Βιβλιοθήκης λόγω της απαξίωσης των μέσων στα οποία είναι αποθηκευμένο το περιεχόμενο τους (κασέτες, δίσκοι κλπ.) και η ανάγκη διατήρησης τους μέσω της μεταφοράς τους σε άλλα μέσα. Βασική επιδίωξη είναι η συγκέντρωση και η διάχυση σε ψηφιακή μορφή της πνευματικής παραγωγής του Πανεπιστημίου Αιγαίου με απώτερο σκοπό την τεκμηρίωση και προβολή των εργασιών, εφόσον δεν υφίστανται περιορισμοί λόγω πνευματικών δικαιωμάτων. Η δημιουργία ενός αποθετηρίου οπτικοακουστικού υλικού αποτελεί ένα σημαντικό βήμα. Σκοπός της Βιβλιοθήκης είναι να συμπεριλάβει όλο το οπτικοακουστικό υλικό του ιδρύματος είτε αυτό προέρχεται από συνέδρια, γκρίζα βιβλιογραφία (πτυχιακές εργασίες, μεταπτυχιακές διατριβές και διδακτορικά), ομιλίες και εργασίες διδασκόντων και λοιπές ενέργειες που αφορούν τα τμήματα του Πανεπιστημίου Αιγαίου. Το υλικό που θα περιληφθεί στο Αποθετήριο βρίσκεται σήμερα σε διάφορα σημεία του Πανεπιστημίου. Το πρόβλημα καθίσταται εντονότερο λόγω της γεωγραφικής διασποράς των Τμημάτων σε έξι νησιά, αλλά και της ύπαρξης πολλαπλών σημείων λειτουργίας πανεπιστημιακών μονάδων ακόμα και μέσα στις ίδιες τις πόλεις. Τα αναμενόμενα οφέλη από το προτεινόμενο έργο είναι ποικίλα και διαφοροποιούνται με βάση τις ανάγκες του εκάστοτε χρήστη της υπηρεσίας. Όλες οι κατηγορίες μελών της Ακαδημαϊκής Κοινότητας μεταπτυχιακές, διπλωματικές και διδακτορικές εργασίες, τις σημειώσεις διδασκαλίας, τις εσωτερικές (τεχνικές) αναφορές, τα παραδοτέα ερευνητικών έργων κ.λ.π. Για περισσότερες πληροφορίες βλ. Online Dictionary for Library and Information Science, τελευταία επίσκεψη 06/09/

12 (προπτυχιακοί φοιτητές, μεταπτυχιακοί φοιτητές, υποψήφιοι διδάκτορες, μέλη ΔΕΠ, εν γένει ερευνητές του Πανεπιστημίου, γραμματείες Τμημάτων, λοιπό διοικητικό προσωπικό) θα έχουν τη δυνατότητα εύκολης πρόσβασης (υπό όρους και προϋποθέσεις) στην πνευματική παραγωγή του Ιδρύματος, καθώς επίσης και την ευχέρεια του εκ μέρους τους εμπλουτισμού του Ιδρυματικού Αποθετηρίου με το υλικό που οι ίδιοι παράγουν, με ιδιαίτερη έμφαση στα δικαιώματα πρόσβασης που θα τεθούν και θα καθορίζουν. 12

13 Κεφάλαιο 2 o : Ψηφιακή Διαχείριση Οπτικοακουστικού Υλικού 2.1 Ιστορική αναδρομή στη διαχείριση οπτικοακουστικού υλικού Στη σύγχρονη παραγωγή πληροφοριακών πηγών διαπιστώνεται ότι ένας σημαντικός αριθμός τεκμηρίων παρουσιάζεται και σε οπτικοακουστική μορφή. Η εξέλιξη της τεχνολογίας των υπολογιστών, της φωτογραφικής τέχνης, της επεξεργασίας της εικόνας και της ψηφιακής τεχνολογίας δημιούργησαν πλήθος τεκμηρίων και πληροφοριακών πηγών σε οπτικοακουστική μορφή (Σταυρόπουλος, 1998: 127). Σταδιακά η αξία της οπτικοακουστικής κληρονομιάς αναγνωρίζεται ως ένα σημαντικό περιουσιακό στοιχείο της πολιτιστικής κληρονομιάς, ενώ γίνονται συνειδητές προσπάθειες για τη διατήρηση και διαφύλαξη της (Ongena et al., 2011). Στο πλαίσιο αυτό, οι βιβλιοθήκες που παραδοσιακά επικεντρώνονταν στην οργάνωση, προβολή και χρήση έντυπου υλικού, στρέφουν πλέον το ενδιαφέρον τους στα σύγχρονα οπτικοακουστικά υλικά. Το υλικό που χαρακτηρίζεται ως οπτικοακουστικό εντάσσεται στη γενική ομάδα πολυμεσικού υλικού και μπορεί να χωριστεί σε δύο κατηγορίες, όπως φαίνεται στο ακόλουθο διάγραμμα (ICCD, 2005): Πολιτιστικό αγαθό Πολυμεσικό υλικό Στατικό Δυναμικό Άλλες συνημμένες πληροφορίες Φωτογραφίες Αρχεία Διανυσματικά Ήχος Βίντεο Κειμένου Γραφικά Σχεδιάγραμμα 1. Πολυμεσικό υλικό Στατικό τεκμήριο. Με τον όρο «στατικό τεκμήριο» εννοούμε τα πάσης φύσεως χαρτώα τεκμήρια όπως τα διάφορα έγγραφα, γραπτές μαρτυρίες, αρχειακό υλικό, χάρτες, βιβλία, περιοδικά, άρθρα, αλλά και το στατικό οπτικό υλικό όπως οι φωτογραφίες καθώς και τα διανυσματικά γραφικά. Πρόκειται για τεκμήρια, τα οποία παραμένουν σταθερά και δεν επηρεάζονται από τη μεταβολή του χρόνου. 13

14 Δυναμικό τεκμήριο: Με τον όρο «δυναμικό τεκμήριο» εννοούμε την κινούμενη εικόνα (βίντεο) και την ηχητική εγγραφή (ήχος). Πρόκειται για τεκμήρια, τα οποία περιλαμβάνουν τη διάσταση του χρόνου. Το περιεχόμενο τους μεταβάλλεται καθώς το αρχείο αναπαράγεται. Δυναμικά τεκμήρια μπορεί να είναι σταθερές εικόνες που χρησιμοποιούνται για προβολή (π.χ. ένα βίντεο φτιαγμένο με μια αλληλουχία από εικόνες), ήχος (π.χ. ραδιόφωνο, μαγνητόφωνο, δίσκοι βινυλίου, CD, DVD) ή κινούμενες εικόνες (animation, τηλεόραση, βίντεο). Το οπτικοακουστικό υλικό μπορεί να βρίσκεται στις παρακάτω μορφές: Φίλμ: μικροφίλμ, μικροφόρμα, μικροφίσα, σινέ φιλμ, slides. Μαγνητικές κασέτες: κασέτες ήχου, βιντεοκασέτες, μαγνητικοί δίσκοι Πλαστικό υλικό: διαφάνειες, δίσκοι βινυλίου, CD μουσικής, DVD. Τα ηχητικά και οπτικά τεκμήρια προσφέρουν μεταξύ των άλλων πλεονεκτημάτων δυνατότητες όσον αφορά στη μελέτη και τεκμηρίωση του περιεχομένου τους καθώς δίνουν τη δυνατότητα στον χρήστη να αντιληφθεί πιο γρήγορα και με άμεσο τρόπο το περιεχόμενό τους. Στο πλαίσιο αυτό, ο ρόλος των Βιβλιοθηκών δεν περιορίζεται στην αποθήκευση οπτικοακουστικών τεκμηρίων αλλά στη διαχείριση του περιεχομένου τους με τεχνικές μεθοδολογία και εργαλεία ειδικά για αυτές τις πηγές. (Civallero, 2005). Από το 1960 που ξεκίνησε η έννοια της «αυτοματοποίησης» στις βιβλιοθήκες έως σήμερα η εξέλιξη του τομέα είναι αλματώδης. Στη σύγχρονη εποχή η διαχείριση των συλλογών των βιβλιοθηκών επιτυγχάνεται με τα σύγχρονα πληροφοριακά συστήματα, τα οποία αυτοματοποιούν διαδικασίες όπως: Η παρακολούθηση και ο έλεγχος των διαχειριζόμενων πληροφοριών από την βιβλιοθήκη. Η προετοιμασία, η έκδοση και η διεκπεραίωση των υπηρεσιών που ζητά ο χρήστης. Η επεξεργασία και η ταξινόμηση των αρχείων και των δεδομένων με ηλεκτρονικό τρόπο προκειμένου να καταργηθεί σταδιακά η εκτύπωση και η ταξιθέτηση δελτίων. Η αυτόματη ηλεκτρονική κατάθεση ενός έντυπου ή ηλεκτρονικού υλικού από τον χρήστη και η παραλαβή του από το προσωπικό της Βιβλιοθήκης. Η τελευταία διαδικασία είναι από τις πιο σημαντικές λειτουργίες της αυτοματοποίησης. Ο χρήστης, κατά τη διαδικασία αυτή, καταθέτει ηλεκτρονικά το 14

15 τεκμήριό του και έπειτα πραγματοποιείται ο έλεγχος από το προσωπικό της βιβλιοθήκης. (Χλωμούδης & Κωσταγιόλας, 2004). Τα ολοκληρωμένα πληροφοριακά συστήματα των βιβλιοθηκών αποτελούν σημαντικό πεδίο εφαρμογής των πληροφοριακών συστημάτων ήδη από τα πρώτα χρόνια εμφάνισης των πρώτων συστημάτων βάσεων δεδομένων. Ένας πολύ γενικός ορισμός της βάσης δεδομένων είναι «ότι αποτελεί μια οργανωμένη συλλογή δεδομένων που συγκροτήθηκε για έναν ή περισσότερους σκοπούς και που συνήθως βρίσκεται σε ψηφιακή μορφή». Σύμφωνα με έναν ακόμη ορισμό, η βάση δεδομένων είναι ένα σύστημα τήρησης εγγραφών με υπολογιστή, το οποίο έχει ως συστατικά του στοιχεία τα δεδομένα, το υλικό, το λογισμικό (ή σύστημα διαχείρισης βάσεων δεδομένων) και τους χρήστες (Date, 1996). Οι πρώτες βάσεις δεδομένων αναπτύχθηκαν με την εφεύρεση των μαγνητικών αποθηκευτικών μέσων όπως η μαγνητική κασέτα και ο μαγνητικός δίσκος. Αυτά τα μέσα επέτρεψαν τη μόνιμη αποθήκευση μεγάλης ποσότητας δεδομένων. Οι εγγραφές αποθηκεύονταν σε αρχεία και η διεκπεραίωση των ενεργειών συγκεντρώνονταν και εκτελούνταν σε μια συγκεκριμένη χρονική στιγμή. Συνήθως, από τις διαδικασίες που διεκπεραιώνονταν στο αρχικό αρχείο, προέκυπτε ένα νέο αρχείο και την ίδια στιγμή παράγονταν μια αναφορά, η οποία έδειχνε την επιτυχία ή αποτυχία της κάθε ενέργειας. Τα πρώιμα αυτά συστήματα δεν έδιναν καθόλου περιγραφή των δεδομένων τους αλλά μπορούσαν να εντοπίζουν το αρχείο προς επεξεργασία. Έπειτα ο προγραμματιστής αναλάμβανε τη διαχείριση και αποθήκευσή του. Σύντομα, έγινε αντιληπτό ότι οι ίδιες διαδικασίες επαναλαμβάνονταν ξανά και ξανά. Ενώ λοιπόν η λογική κάθε συστήματος ήταν πανομοιότυπη και το μόνο που άλλαζε ήταν τα δεδομένα εισαγωγής και εξαγωγής από το σύστημα, οι διαδικασίες επαναλαμβάνονταν (Jackson, 1998). Προέκυψε έτσι η αναγκαιότητα δημιουργίας συστημάτων διαχείρισης βάσεων δεδομένων γενικού σκοπού, στα οποία η οργάνωση των δεδομένων διαχωρίζεται εννοιολογικά από τις διαδικασίες διαχείρισης. Ορισμένα γνωστά παραδείγματα συστημάτων διαχείρισης βάσεων δεδομένων είναι: Oracle, IBM DB2, MySQL, SQLite. Ταυτόχρονα εμφανίστηκε και το βασικό πρόβλημα που έπρεπε να αντιμετωπίσει η τεχνολογία των βάσεων δεδομένων, που ήταν η απεικόνιση των σχέσεων που υπάρχουν στον πραγματικό κόσμο σε μια δομή δεδομένων. Ένα από τα πρώτα μοντέλα που επιχείρησε να βρει τη λύση ήταν το ιεραρχικό μοντέλο (hierarchy model). Το ιεραρχικό μοντέλο προτάθηκε / παρουσιάστηκε στις αρχές του 1970 από τον Edgar F. Codd (Σιδέρη, 1998). Σε αυτό, οι σχέσεις των εγγραφών απεικονίζονται σαν μια ιεραρχία π.χ. το μέρος A αποτελείται από τα μέρη Β και C, το μέρος Β αποτελείται από τα μέρη D, E και F κ.ο.κ. Αργότερα με τη δημιουργία 15

16 του δικτυακού μοντέλου (network model), το οποίο αναφέρθηκε για πρώτη φορά το 1971 από τον Charles Bachman, επετράπησαν σχέσεις «πολλά προς πολλά» σε σχέση με το απλό ιεραρχικό που επέτρεπε μόνο τη σχέση «ένα προς πολλά». Τη δεκαετία του 70 δημιουργείται το σχεσιακό μοντέλο (relational model), με βασική δομή απεικόνισης δεδομένων τον πίνακα, το οποίο και επικράτησε. Το σχεσιακό μοντέλο εδραίωσε τη θέση του σαν το κυρίαρχο μοντέλο DBMS μέσα στη δεκαετία του 1980, οπότε τα συστήματα βάσεων δεδομένων συνέχισαν να επεκτείνονται με όλο και μεγαλύτερη χρήση στον κόσμο των εφαρμογών της πληροφορικής. Η γλώσσα αιτημάτων SQL, η οποία προέκυψε σαν εξέλιξη από το πρότυπο System R της IBM, καθιερώθηκε ως η πρότυπη γλώσσα ορισμού και διαχείρισης σχεσιακών βάσεων δεδομένων (Ramakrishnan & Gehrke, 2002: 33). Η ανάγκη διαχείρισης πολυμεσικών δεδομένων (ψηφιακά αρχεία ήχου, εικόνας, κινούμενης εικόνας) τα επόμενα χρόνια, οδήγησε στη δημιουργία νέων συστημάτων διαχείρισης βάσεων δεδομένων. Ο χώρος των πολυμεσικών βάσεων δεδομένων (multimedia database management systems - MDBMS) από το 1987 που αναπτύχθηκε η βάση δεδομένων ORION, έχει γνωρίσει απίστευτη εξέλιξη. Οι πρώτες πολυμεσικές βάσεις δεδομένων βασίζονταν κυρίως σε ένα σύστημα αναζήτησης και ανάκτησης αρχείων και λειτουργούσαν κυρίως ως αποθετήρια. Πολλές από τις προσπάθειες αυτές δεν γνώρισαν περαιτέρω εξέλιξη και έπαψαν να υφίστανται έπειτα από κάποια χρόνια, ενώ ελάχιστες συνέχισαν και προσαρμόστηκαν επιτυχώς στα νέα ανεπτυγμένα λογισμικά και τις αλλαγές των εφαρμογών. Μια από αυτές είναι η MediaWay 2, η οποία υποστηρίζει διαφορετικά είδη αρχείων, όπως εικόνες, βίντεο, αρχεία PowerPoint. Στη δεκαετία του 1990, προτείνονται νέα μοντέλα δεδομένων που ταιριάζουν περισσότερο στις ιδιαιτερότητες των νέων ψηφιακών μέσων (αντικειμενοστρεφή μοντέλα και υβριδικά μοντέλα δεδομένων) και οι σχεσιακές βάσεις επεκτάθηκαν δημιουργώντας τις ευρέως χρησιμοποιούμενες MMDBMSs, με πρώτη την Informix, η οποία λειτουργεί ακόμη από το 1996 (Kosch & Doller, 2005). Ίσως την πλέον σημαντική εξέλιξη να αποτελεί η είσοδος των DBMS στην εποχή του Διαδικτύου. Όλο και περισσότερο συμβαίνει τα δεδομένα τα οποία ανακτώνται μέσω του λογισμικού πλοήγησης στο διαδίκτυο να είναι καταχωρημένα σε μια Βάση Δεδομένων, παρά σε αρχεία του λειτουργικού συστήματος όπως συνέβαινε αρχικά. Οι ερωτήσεις προς τη ΒΔ προκύπτουν μέσα από φόρμες του διαδικτύου και τα αποτελέσματα της επεξεργασίας μορφοποιούνται με κάποια γλώσσα (π.χ. HTML), σε τρόπο ώστε να διευκολύνεται η προβολή τους μέσω του λογισμικού 2 Για περισσότερες πληροφορίες βλ. τελευταία επίσκεψη 14/10/

17 πλοήγησης. Όλοι ανεξαιρέτως οι κατασκευαστές συστημάτων διαχείρισης ΒΔ φροντίζουν σήμερα στα προϊόντα τους δυνατότητες που να επιτρέπουν την παραγωγική τους εκμετάλλευση στο Διαδίκτυο. Τα σύγχρονα συστήματα διαχείρισης αναφέρονται σαν συστήματα διαχείρισης περιεχομένου (Content Management Systems CMS) και παρέχουν δυνατότητες από κοινού δημιουργίας, σχολιασμού και τροποποίησης δεδομένων τα οποία αποθηκεύονται σε διαφορετικού τύπου αρχεία (π.χ., ΒΔ, αρχεία κειμένου, σελίδες HTML, κ.ο.κ). Μια ιδιαίτερη κατηγορία CMS είναι τα συστήματα διαχείρισης ψηφιακών συλλογών (Digital Asset Management Systems DAMS) τα οποία αποθηκεύουν και ευρετηριάζουν ψηφιακά αντικείμενα με σκοπό να γίνεται εύκολη αναζήτηση, ανάκτηση και επαναχρησιμοποίηση τους. Επίσης, διαχειρίζονται τα πνευματικά δικαιώματα που σχετίζονται με αυτά τα τεκμήρια. Ως υποσύνολο των συστημάτων διαχείρισης περιεχομένου (CMS) τα DAMS υπερέχουν ως προς την αποθήκευση, την οργάνωση και την πρόσβαση στο ψηφιακό περιεχόμενο ενός πολυμεσικού τεκμηρίου. (Wagner & Gerber, 2011: 274). Ένα DAM διαχειρίζεται πολλούς διαφορετικούς τύπους αρχείων για παράδειγμα εικόνες, ήχο, βίντεο, 3D αρχεία, αρχεία Power Point, αρχεία κειμένου (Doc, rtf, txt), αρχεία σελιδοποίησης (Indisine, quark xpress), animation (flash, after effects), αρχεία διανυσματικών γραφικών (Illustrator) (Magan, 2005). Τα παραπάνω συστήματα ενισχύουν τις υπηρεσίες της Βιβλιοθήκης, αποτελώντας ένα σημαντικό εργαλείο για την περαιτέρω μελέτη, για τη διατήρηση και τη διάδοση των συλλογών τους. 2.2 Αναφορά καλών πρακτικών για τη διαδικασία της ψηφιοποίησης. Προϋπόθεση της ψηφιακής διαχείρισης του οπτικοακουστικού υλικού είναι αρχικά η ψηφιοποίηση του υλικού. Οι διαδικασίες που εμπλέκονται κατά την ψηφιοποίηση είναι πολυσύνθετες. Η ποιότητα του ψηφιακού αντιγράφου, η μορφή που χρησιμοποιείται για την αποθήκευση του, η περιγραφή, η χρήση για την οποία προορίζεται, η μακροχρόνια διατήρησή του, η μέθοδος διάθεσης του στους τελικούς αποδέκτες και η προστασία από την παραβίαση των δικαιωμάτων πνευματικής ιδιοκτησίας είναι μερικά μόνο από τα ζητήματα που πρέπει να εξεταστούν (Calimera, 2005). Η ψηφιοποίηση του οπτικοακουστικού υλικού παρουσιάζει αρκετές ιδιαιτερότητες σε σχέση με «παραδοσιακά» αντικείμενα, όπως βιβλία, αρχεία κ.ά. Ειδικότερα, το οπτικοακουστικό περιεχόμενο ξεχωρίζει από άλλες μορφές περιεχομένου τόσο για το μέγεθος όσο και για τη μορφή του. Επιπλέον, τα περισσότερα αρχεία είναι 17

18 συμπιεσμένα και χρειάζονται ιδιαίτερη προσοχή δεδομένου ότι έχουν ακόμη μια διάσταση αυτής του χρόνου, ενώ συχνά πρόκειται για πολύπλοκα και σύνθετα αρχεία. Για παράδειγμα, σε ορισμένες περιπτώσεις, ήχος και βίντεο αρχειοθετούνται χωριστά (Hauttekeete et al., 2011). Λόγω της πολυπλοκότητας των αναγκών που προκύπτουν από τα ίδια τα αντικείμενα, υπάρχει, σήμερα μια πληθώρα μεθοδολογιών και τεχνολογιών. Σύμφωνα με τον οδηγό ψηφιοποίησης της κινούμενης εικόνας και ήχου του Ινστιτούτου Συστημάτων Επικοινωνιών και Υπολογιστών του Εθνικού Μετσόβιου Πολυτεχνείου (2005) η διαδικασία μπορεί να χωριστεί σε τρία στάδια: 1) Προετοιμασία του υλικού: σημαντικό είναι να γίνεται μια προετοιμασία του υλικού δηλαδή πριν το υλικό τοποθετηθεί σε συσκευή ψηφιοποίησης πρέπει να προηγείται έλεγχος για τυχόν φθορές και να γίνεται αποκατάσταση τους, όπου είναι δυνατόν. 2) Ψηφιοποίηση: επιλογή κατάλληλου μορφοτύπου (format) του ψηφιακού προϊόντος και κατάλληλη ανάλυση της ψηφιοποίησης, η οποία περιγράφεται με τέσσερα χαρακτηριστικά: τη χωρική συχνότητα δειγματοληψίας κατά την κατακόρυφη και οριζόντια κατεύθυνση (μέτρηση σε pixels), τη δομή δειγματοληψίας, τον κβαντισμό του κάθε δείγματος και τη χρονική συχνότητα δειγματοληψίας (αριθμός frames/sec). 3) Κωδικοποίηση: η διαδικασία αυτή γίνεται με στόχο την μείωση του όγκου με τις μικρότερες δυνατές απώλειες. Τα πιο διαδεδομένα πρότυπα κωδικοποίησης και καλύπτουν αρκετές αναλύσεις ψηφιοποίησης είναι: MPEG-1 3, MPEG-2 4, MPEG-4 5, MPEG-7 6, MPEG-21 7, τα ασυμπίεστα frames, HD, MPEG-1 SIF, MPEG-1 QSIF Ψηφιακή διατήρηση Τη δεκαετία του 1990 κατέστη σαφές ότι το αναλογικό υλικό αποσυνθετόταν με μεγαλύτερη ταχύτητα από ό, τι αναμενόταν. Ταυτόχρονα, η νέα τεχνολογία με τη μορφή της ψηφιακής αποθήκευσης είχε αρκετά πλεονεκτήματα. Τα ψηφιακά αντίγραφα σε αντίθεση με το αναλογικά δημιουργούνται εξαιρετικά εύκολα και γρήγορα. Αυτό διευκολύνει από τη μια τη μετακίνηση του αντιγράφου εφόσον 3 ISO/IEC (MPEG-1), Coding of Moving Pictures and Associated Audio at up to about 1.5 Mbits/s, απευθύνεται κυρίως για ψηφιακή αποθήκευση CD-ROM. 4 ISO/IEC (MPEG-2), Generic Coding of Moving Pictures and Associated Audio, απευθύνεται κυρίως για την ψηφιακή τηλεόραση και την ψηφιακή αποθήκευση. 5 ISO/IEC (MPEG-4), Coding of Audio-Visual Objects, παρέχει νέα αντικείμενα, συνθετική και φυσική ολοκλήρωση, νέες μορφές αλληλεπίδρασης κ.ά. 6 ISO/IEC (MPEG-7), Multimedia Content Description Interface, παρέχει περιγραφή πολυμεσικού περιεχομένου. 7 ISO/IEC (MPEG-21), Multimedia Framework, 18

19 τηρούνται τα διεθνή πρότυπα διαλειτουργικότητας και από την άλλη καθίσταται ένας οικονομικότερος τρόπος για τη διατήρηση οπτικοακουστικού υλικού (Ongena et al., 2011). Τα ψηφιακά τεκμήρια και κατά συνέπεια η ψηφιακή πληροφορία που περιέχεται σε αυτά, λόγω της φύσεώς τους μπορεί να διακινηθούν πολύ ευκολότερα από ότι ένα συμβατικό τεκμήριο του οποίου το υλικό υπόστρωμα αποτελεί ανασταλτικό παράγοντα στην μετακίνηση και διάδοση της πληροφορίας. Στις ημέρες μας και λόγω της ραγδαίας ανάπτυξης της τεχνολογίας και του διαδικτύου, η πληροφορία και η γνώση που μπορεί να αποκτήσει άυλη μορφή (με απλά λόγια να μετατραπεί σε bits και bytes) μπορεί να διακινηθεί πάρα πολύ εύκολα μέσω των ηλεκτρονικών υπολογιστών και των σχετικών βάσεων δεδομένων σε ολόκληρο τον κόσμο και μέσα σε πολύ σύντομο χρονικό διάστημα. Όλη αυτή η διαδικασία βέβαια δεν γίνεται αυθαίρετα αλλά ορίζεται μέσω διαφόρων διεθνών προτύπων, τα οποία υποδεικνύουν τον τρόπο με τον οποίο μπορεί να γίνει η κωδικοποίηση και μεταφορά της πληροφορίας. Υπάρχουν διάφορα είδη προτύπων για την περιγραφή, κωδικοποίηση και μεταφορά της πληροφορίας ανάλογα με τις ανάγκες και απαιτήσεις του υλικού και του αποτελέσματος που θέλει κανείς να επιτύχει. Έτσι τα τελευταία χρόνια παρατηρείται μια μεγάλη αύξηση των πληροφοριών που προσφέρονται σε ψηφιακή μορφή, η οποία αναμένεται να αυξηθεί με την πάροδο του χρόνου. Το γεγονός όμως ότι δημιουργήθηκε ένα ψηφιακό αντίγραφο δεν σημαίνει αυτόματα ότι θα παραμείνει αναλλοίωτο για πάντα. Τα μέσα ψηφιακής αποθήκευσης έχουν περιορισμένη διάρκεια ζωής ακόμα και κάτω από τις καλύτερες συνθήκες. Αφενός, τα ψηφιακά μέσα είναι ιδιαίτερα εύθραυστα, αρκεί να αναλογιστεί κανείς ότι η διάρκεια ζωής τους είναι πολύ μικρότερη από εκείνη του χαρτιού. Αφετέρου νέες συσκευές, διαδικασίες και λογισμικό αντικαθιστούν τα προϊόντα και τις μεθόδους, που χρησιμοποιούνται για την καταγραφή, αποθήκευση και ανάκτηση της ψηφιακής πληροφορίας, κάθε 2-5 χρόνια. Για να διατηρηθούν τα ψηφιακά αντίγραφα στο πέρασμα του χρόνου πρέπει να εφαρμοστούν οι κατάλληλες τεχνικές που θα το διατηρήσουν για όσο το περισσότερο δυνατόν. Κατά συνέπεια, η ανάγκη να επινοηθεί μία στρατηγική για τη διατήρηση του ψηφιακού περιεχομένου είναι επείγουσα και άμεση. Η ψηφιοποίηση και η διατήρηση (preservation) του ψηφιακού υλικού είναι δύο διαδικασίες που συνδυάζονται, με κοινό στόχο την εξασφάλιση της συνεχούς και απρόσκοπτης πρόσβασης στις ψηφιακές πληροφορίες. Συγκεκριμένα, η ψηφιοποίηση αναφέρεται στον προσδιορισμό, τη συλλογή και την παροχή πρόσβασης στα ψηφιακά αρχεία, ενώ η διατήρηση είναι ένα σύνολο δραστηριοτήτων που στόχο έχουν να διασφαλίσουν τη συνεχή πρόσβαση στις 19

20 ψηφιακές πληροφορίες, καθώς η τεχνολογία μεταβάλλεται (Evens & Hauttekeete, 2011). Την τελευταία δεκαετία, υλοποιήθηκαν ή βρίσκονται σε εξέλιξη πληθώρα έργων με σκοπό τη διατήρηση της ψηφιακής πληροφορίας. Στη συνέχεια εστιάζουμε σε κάποια έργα διατήρησης της ψηφιακής πληροφορίας, τα οποία επιλέχθηκαν με βάση τη διεθνή τους δράση, το υλικό και τις στρατηγικές διατήρησης που χρησιμοποιούν. NDIIPP National Digital Information Infrastructure and Preservation Program 8 Το Δεκέμβριο του 2000, το Κογκρέσο των Ηνωμένων Πολιτειών, θέσπισε ειδική νομοθεσία (Public Law ), σύμφωνα με την οποία όριζε την ανάπτυξη του έργου, θέτοντας υπεύθυνη τη βιβλιοθήκη του Κογκρέσου, η νομοθεσία όριζε ως μέλη του, τα: Department of Commerce, White House Office of Science and Technology Policy, National Archives and Records Administration, National Library of Medicine, National Agricultural Library, National Institute of Standards and Technology, Research Libraries Group, OCLC 10 και Council on Library Information Resources. Ο προϋπολογισμός για τη χρηματοδότηση του έργου από το Κογκρέσο ανέρχεται στα $100 εκατομμύρια. Σκοπός του έργου είναι, μέσα από αυτή τη συνεργασία των παραπάνω οργανισμών και φορέων, να αναπτυχθεί μία πανεθνική στρατηγική που θα έχει στόχο τη συλλογή, την οργάνωση, την αποθήκευση και τη διατήρηση σημαντικών πληροφοριών ψηφιακού περιεχομένου, ώστε να είναι διαθέσιμες στο κοινό μετά από πολλά χρόνια. California Digital Library Digital Preservation Program 11 Η Ψηφιακή Βιβλιοθήκη της Καλιφόρνιας, σε συνεργασία με τις υπόλοιπες βιβλιοθήκες του Πανεπιστημίου της Καλιφόρνιας, ξεκίνησε το 2002 την υλοποίηση ενός προγράμματος για τη διατήρηση ψηφιακού περιεχομένου. Το πρόγραμμα έχει ως κύριο στόχο να εξασφαλίσει τη μακροπρόθεσμη διατήρηση της ψηφιακής πληροφορίας. Το πρόγραμμα σχεδιάστηκε, έτσι ώστε να είναι ανοιχτής πρόσβασης πηγή (open source) και να στηρίζεται σε διεθνή πρότυπα (λ.χ. MARC, EAD, OAIS), με σκοπό να εξασφαλίσει την ευελιξία και λειτουργικότητά της. Πρόκειται για ένα open source σύστημα και προσφέρει μεγάλη ευελιξία, στην περίπτωση που 8 Για περισσότερες πληροφορίες βλ. τελευταία επίσκεψη 10/12/ Για περισσότερες πληροφορίες βλ. τελευταία επίσκεψη 7/12/ Για περισσότερες πληροφορίες βλ. Onlile Computer Library Center, τελευταία επίσκεψη 09/12/ Για περισσότερες πληροφορίες βλ. τελευταία επίσκεψη 01/12/

21 θέλουν να επεκτείνουν τον αποθηκευτικό τους χώρο. Τέλος, για την αποθήκευση της πληροφορίας σε χαμηλό επίπεδο χρησιμοποιήθηκε το σύστημα Storage Resource Broker (SRB) 12 που έχει αναπτυχθεί από το San Diego Supercomputer Cente (SDSC). National Library of Medicine Preservation Program 13 H Εθνική Βιβλιοθήκη της Ιατρικής στις Ηνωμένες Πολιτείες (National Library of Medicine, United States of America), είναι υπεύθυνη για τη συντήρηση και μακρόχρονη διατήρηση των περιοδικών, βιβλίων και γενικά της λογοτεχνίας, που έχει σχέση με ιατρική, όχι μόνο αυτών που δημιουργεί η ίδια, αλλά και άλλων Ινστιτούτων στην Αμερική. Η προσπάθεια της Βιβλιοθήκης ξεκίνησε το 1986, με την ανάπτυξη ενός προγράμματος για τη μετατροπή των εύθραυστων βιβλίων και συλλογών της, σε μορφή μικροφίλμ. Το πρόγραμμα αναπτύχθηκε με τη συνεργασία όλων των παρόμοιων φορέων, αφού στην προσπάθειά της η Βιβλιοθήκη να αναπτύξει μία εθνική ολοκληρωμένη συλλογή μικροφίλμ, δανείστηκε από τις υπόλοιπες ότι υλικό σε θέματα ιατρικής δε διέθετε. Τα πρωτότυπα επέστρεψαν στα ράφια των βιβλιοθηκών, ενώ τα μικροφίλμ που δημιουργήθηκαν συντηρούνται σε κατάλληλο περιβάλλον (με σωστή θερμοκρασία και επίπεδα υγρασίας) για την αποφυγή της καταστροφής τους με την πάροδο του χρόνου, ενώ δε χρησιμοποιούνται για την παραγωγή αντιγράφων για δημόσια χρήση. Stanford Library Preservation Department 14 Για την επίτευξη της μακρόχρονης διατήρησης των υλικών, οι βιβλιοθήκες και πηγές των ακαδημαϊκών πληροφοριών του Πανεπιστημίου του Στάνφορντ (Stanford University Libraries and Academic Information Resources - SULAIR) έχουν δημιουργήσει ειδικό τμήμα, το οποίο χειρίζεται τα θέματα της διατήρησης. Το τμήμα ιδρύθηκε το 1980 και έχει οργανωθεί σε τέσσερις υπηρεσίες προγράμματα, τα οποία είναι τα εξής: Conservation (Διατήρηση), Media Preservation (Διατήρηση Μέσων), Binding & Finishing (Δέσιμο και Τελείωμα) και Preservation Information (Πληροφορίες Διατήρησης). Το τμήμα για τη «Διατήρηση Μέσων» ασχολείται με τη διατήρηση ψηφιακών πληροφοριών, όπως είναι αυτές του ήχου, ή βίντεο, ή εικόνων είτε ακόμα και συνδυασμός των παραπάνω. Το πρότυπο που χρησιμοποιείται για την αποθήκη διατήρησης είναι αυτό του ΟΑΙS, 12 Για περισσότερες πληροφορίες βλ. τελευταία επίσκεψη 01/12/ Για περισσότερες πληροφορίες βλ. τελευταία επίσκεψη 10/12/ Για περισσότερες πληροφορίες βλ. τελευταία επίσκεψη 02/12/

22 ενώ η στρατηγική διατήρησης, που έχει επιλεγεί και χρησιμοποιείται κυρίως, είναι αυτή της μετανάστευσης (migration). British Library Digital Preservation Coalition 15 Ένας από τους στόχους της Βιβλιοθήκης της Βρετανίας είναι η εξασφάλιση μακροχρόνιας πρόσβασης σε ψηφιακές πληροφορίες ανεξαρτήτως, μορφοποίησης και προέλευσης. Προκειμένου να επιτευχθεί κάτι τέτοιο, η Βρετανική Βιβλιοθήκη συμμετέχει και συνεργάζεται με παρόμοιους φορείς, τόσο σε διεθνές, όσο και σε εθνικό επίπεδο. Συγκεκριμένα συμμετέχει στο πρόγραμμα Digital Preservation Coalition. Το Digital Preservation Coalition ιδρύθηκε το 2001, με σκοπό να εξασφαλίσει μία κοινή δράση για την εξασφάλιση της διατήρησης των ψηφιακών πόρων στο Ηνωμένο Βασίλειο και παράλληλα να αναπτυχθούν διεθνείς συμφωνίες, με παρόμοιους φορείς για μία κοινή παγκόσμια δράση. Σύμφωνα με τη βιβλιοθήκη, η στρατηγική που πρέπει να ακολουθηθεί για τη ψηφιακή διατήρηση των υλικών θα πρέπει να λαμβάνεται στην αρχή της δημιουργίας του υλικού και να αναθεωρείται συνεχώς, προκειμένου να τροποποιείται όποτε είναι αναγκαίο, ενώ αυτή δε μπορεί να παραμείνει ίδια για όλους τους τύπους ψηφιακών υλικών. Επιπρόσθετα, οι στρατηγικές διατήρησης της βιβλιοθήκης στοχεύουν στην αποφυγή της απώλειας της ψηφιακής πληροφορίας, η οποία μπορεί να προκύψει είτε από την καταστροφή του μέσου αποθήκευσης, είτε από λόγους «τεχνολογικής αχρηστίας» του υλικού ή του λογισμικού. Οι στρατηγικές διατήρησης που θεωρεί η Βιβλιοθήκη ως τις καλύτερες και ιδανικότερες για μακρόχρονη συντήρηση είναι αυτή της μετανάστευσης, της εξομοίωσης και της αντιγραφής. Library of Australia PADI 16 Για τη διατήρηση του ψηφιακού περιεχομένου της, η Εθνική Βιβλιοθήκη της Αυστραλίας ίδρυσε το Preserving Access to Digital Information (PADI). Κύριος στόχος του ήταν η παροχή μηχανισμών για την εξασφάλιση της μελλοντικής πρόσβασης ψηφιακών υλικών. Οι τρεις στρατηγικές ψηφιακής διατήρησης που προτείνει είναι αυτές της μετανάστευσης, της εξομοίωσης και της ενθυλάκωσης. CEDARS Curl Exemplars in Digital Archives Project 17 Το πρόγραμμα CEDARS 18 ξεκίνησε τον Απρίλιο του 1998, ως συνεργασία μεταξύ τριών οργανισμών, των Πανεπιστημίων Leeds, Oxford και Cambridge. Το 15 Για περισσότερες πληροφορίες βλ. τελευταία επίσκεψη 10/12/ Για περισσότερες πληροφορίες βλ. τελευταία επίσκεψη 10/12/ Για περισσότερες πληροφορίες βλ. τελευταία επίσκεψη 10/12/

23 πρόγραμμα χρηματοδοτήθηκε από το JISC (Joint Information Systems Committee) το έργο ολοκληρώθηκε το Μάρτιο του Βασικός στόχος του έργου ήταν η διεξαγωγή έρευνας, για τη μακροπρόθεσμη διατήρηση των ψηφιακών πληροφοριών στις βιβλιοθήκες. Κατά τη διάρκεια του προγράμματος αναπτύχθηκε ένα πρότυπο ψηφιακό σύστημα αρχειοθέτησης. Το πρότυπο αυτό δημιουργήθηκε, προκειμένου να εξετάσει τις διάφορες μεθοδολογικές προσεγγίσεις, για το θέμα της ψηφιακής διατήρησης και η αρχιτεκτονική του στηρίχτηκε στο πρότυπο OAIS. Το πρόγραμμα σύγκρινε τις δύο στρατηγικές διατήρησης, τη μετανάστευση και την εξομοίωση για ψηφιακά υλικά διαφορετικού τύπου. Το αποτέλεσμα της σύγκρισης ήταν ότι και οι δύο στρατηγικές είναι βιώσιμες για διαφορετικού τύπου δεδομένα. CAMiLEON Creative Archiving at Michigan and Leeds Emulation the Old on the New 19 Το πρόγραμμα CAMiLEON αναπτύσσει και αξιολογεί μία σειρά στρατηγικών για τη μακροπρόθεσμη διατήρηση του ψηφιακού υλικού. Ξεκίνησε το 1999, ως συνεργασία των Πανεπιστημίων Michigan (USA) και Leeds (UK), ενώ χρηματοδοτείται από τα Joint Information System Committee (JISC) και National Science Foundation (NSF). Το συγκεκριμένο ερευνητικό πρόγραμμα ερευνά τις ψηφιακές στρατηγικές διατήρησης, δίνοντας έμφαση σε αυτή της εξομοίωσης (emulation). Το πρόγραμμα εξετάζει τις δυνατότητες και την αποτελεσματικότητα της εξομοίωσης για τη ψηφιακή διατήρηση κάνοντας παράλληλα και μία ανάλυση κόστους για τη συγκεκριμένη μέθοδο. Παράλληλα, ερευνά και άλλες ψηφιακές στρατηγικές διατήρησης, με κύριο σκοπό την πραγματοποίηση συγκρίσεων μεταξύ τους. Από τη μελέτη των παραπάνω έργων προκύπτει ότι η διατήρηση είναι μια από τις μεγαλύτερες προκλήσεις της ψηφιοποίησης. Επιπλέον, όπως φαίνεται και στον ακόλουθο πίνακα, τρεις είναι οι επικρατέστερες στρατηγικές ψηφιακής διατήρησης, συγκεκριμένα: η μετανάστευση (migration), η εξομοίωση (emulation) και η ενθυλάκωση (encapsulation). ΕΡΓΟ NDIIPP National Digital Information Infrastructure and Preservation Program ΥΛΙΚΟ Οπτικοακουστικό, ιστοσελίδες, κείμενο, ΣΤΡΑΤΗΓΙΚΗ ΔΙΑΤΗΡΗΣΗΣ ΠΟΥ ΧΡΗΣΙΜΟΠΟΙΗΘΗΚΕ Μετανάστευση και εξομοίωση 18 Για περισσότερες πληροφορίες βλ. τελευταία επίσκεψη 10/11/ Για περισσότερες πληροφορίες βλ. τελευταία επίσκεψη 09/11/

24 California Digital Library Digital Preservation Program National Library of Medicine Preservation Program Stanford Library Preservation Department British Library Digital Preservation Coalition Library of Australia PADI CEDARS Curl Exemplars in Digital Archives Project CAMiLEON Creative Archiving at Michigan and Leeds Emulation the Old on the New τηλεοπτικές παραγωγές Εικόνες, κείμενο, ιστοσελίδες Μικροφίλμ, ηλεκτρονικά περιοδικά, βίντεο, ήχος, εικόνα, ιστοσελίδες Ήχος, βίντεο, εικόνα Δίσκους, , βιντεοκασέτες, ιστοσελίδες, εικόνα, ήχος, γεωγραφικά δεδομένα (GIS) και υλικό σε μαγνητική μορφή (βιντεοκασέτες) Κείμενο, ιστοσελίδες, ήχος, εικόνα, βίντεο Πολυμεσικά τεκμήρια, εικόνες, διανυσματικά γραφικά Μετανάστευση, εξομοίωση, ενθυλάκωση Μετανάστευση Μετανάστευση Μετανάστευση, εξομοίωση, αντιγραφή Μετανάστευση, εξομοίωση, ενθυλάκωση Μετανάστευση εξομοίωση Μετανάστευση εξομοίωση και και Η μετανάστευση των ψηφιακών πληροφοριών σύμφωνα με το CPA/RLG (1996:6) αναφέρεται στην περιοδική μεταφορά των ψηφιακών υλικών, από τον ένα σχηματισμό υλικού και λογισμικού στον άλλο, ή από τη μία γενιά υπολογιστών στην άλλη. Είναι η διαδικασία μεταφοράς των δεδομένων από μια πλατφόρμα που υπάρχει κίνδυνος να ξεπεραστεί σε μια σύγχρονη πλατφόρμα. Σκοπός αυτής της στρατηγικής είναι να εξασφαλίσει την ακεραιότητα των ψηφιακών αντικειμένων και να διατηρήσει την ικανότητα της ανάκτησης και παρουσίασής τους, ανεξάρτητα από τις τεχνολογικές εξελίξεις (Hauttekee, 2011). Είναι η πιο δημοφιλής και πλέον, χρησιμοποιούμενη μέθοδος καθώς είναι απλή και κατανοητή. Η εξομοίωση είναι μια στρατηγική διατήρησης ψηφιακών αντικειμένων. Σύμφωνα με αυτήν αναδημιουργείται σε σύγχρονο λογισμικό το τεχνικό περιβάλλον που απαιτείται ώστε το αρχικό αντικείμενο ή η αντιγραφή του να μπορούν να χρησιμοποιηθούν στο μέλλον. Ο σκοπός αυτής της τεχνικής είναι να συντηρεί τόσο την όψη, όσο και τη σημασία (look and feel) του ψηφιακού αντικειμένου, και τη λειτουργικότητά του (Hedstrom & Lampe, 2001:2). Κατά την εξομοίωση τα 24

25 αυθεντικά αντικείμενα διατηρούνται και παραμένουν προσβάσιμα και είναι αποτελεσματική για πολύπλοκες ψηφιακές πηγές. Η ενθυλάκωση (Encapsulation) στοχεύει στο να ξεπεράσει το πρόβλημα της τεχνολογικής αχρηστίας (technological obsolescence), με το να συγκεντρώνει μαζί το ψηφιακό αντικείμενο και τα απαραίτητα μεταδεδομένα πρόσβασης για το συγκεκριμένο ψηφιακό αντικείμενο (μορφή, λειτουργικό σύστημα, αποθηκευτικό μέσο, κ.λπ.). Σε συνδυασμό και με άλλη μέθοδο διατήρησης αποδεικνύεται αποτελεσματικότερη (Sun Microsystems, 2002). Στη συνέχεια, ο πίνακας παρουσιάζει αντίστοιχα, τα πλεονεκτήματα και τα μειονεκτήματα κάθε μιας από τις παραπάνω στρατηγικές και το πότε ενδείκνυται να χρησιμοποιηθεί η κάθε μία. Μετανάστευση (Migration) Εξομοίωση (Emulation) Ενθυλάκωση (Encapsulation) Πλεονεκτήματα Είναι η πιο δημοφιλής και χρησιμοποιούμενη μέθοδος Είναι αποτελεσματική όταν το πρωτογενές αντικείμενο έχει παραχθεί με δυνατότητες μεταφοράς (portability) Είναι απλή και κατανοητή στο χρήστη Το αποτέλεσμα έχει format γνώριμο στο χρήστη Πλήρης πρόσβαση στα πρωτογενή ψηφιακά αντικείμενα Επιτρέπει τη διατήρηση της όψης και σημασίας του πρωτοτύπου (look and feel) Αποτελεσματικό για πολύπλοκες ψηφιακές πηγές Διατήρηση ψηφιακής πληροφορίας Μειονεκτήματα Υψηλό κόστος για μεγάλο χρόνο διατήρησης Πιθανή απώλεια δεδομένων Πιθανή αλλοίωση της λειτουργικότητας, όψης και σημασίας από το πρωτότυπο Αποδεικνύεται ανεπαρκής για πολύπλοκες ψηφιακές πηγές (π.χ. πολυμεσικά τεκμήρια) Απαιτεί πολύ χρόνο Μέρος μόνο της λειτουργικότητας, όψης και σημασίας του πρωτοτύπου μπορεί να προσομοιωθεί Υψηλό κόστος Προβλήματα πνευματικής ιδιοκτησίας Δύσκολη ενημέρωση των μεταδεδομένων Δε υπάρχει εγγύηση για το λογισμικό 2.3 Τεκμηρίωση οπτικοακουστικού υλικού Η τεκμηρίωση του ψηφιακού οπτικοακουστικού υλικού σε γενικές γραμμές αφορά στην προσθήκη μεταδεδομένων (metadata) στα ψηφιοποιημένα αρχεία. Τα 25

26 μεταδεδομένα, είναι δομημένα πεδία με πληροφορίες για τα χαρακτηριστικά ενός του ψηφιακού τεκμηρίου και υπακούουν σε ένα σχήμα μεταδεδομένων ή σε ένα πρότυπο (Evens & Hauttekeete, 2011). Μια από τις πιο δημοφιλείς ταξινομήσεις είναι αυτή της Wendler (1999), στην οποία τα μεταδεδομένα χωρίζονται σε τρεις κατηγορίες: Descriptive Metadata (Περιγραφικά Μεταδεδομένα): περιγράφουν και ταυτοποιούν τα φυσικά ή ψηφιακά τεκμήρια για να διευκολύνουν την ευρετηρίαση, αναζήτηση, ανάκτηση και διαχείρισή τους. Ο τίτλος, ο συγγραφέας ή ο δημιουργός και η ημερομηνία δημιουργίας αλλά και πληροφορίες καταλόγου, όπως οι κωδικοί πρόσβασης και ταυτοποίησης καθώς και θεματική πληροφορία, όπως λέξεις κλειδιά είναι τα τυπικά περιγραφικά μεταδεδομένα. Η επιλογή τους είναι κρίσιμη αφού ακόμη και η μικρότερη σε μέγεθος ψηφιακή συλλογή καθίσταται άχρηστη χωρίς τη σοφή επιλογή ενός προσυμφωνημένου προτύπου και την πειθαρχημένη καταγραφή και αποθήκευση των κατάλληλων περιγραφικών μεταδεδομένων. Administrative Metadata (Διαχειριστικά Μεταδεδομένα): οι πληροφορίες που υποστηρίζουν τη διαχείριση, την πρόσβαση, τον εντοπισμό, τη μεταφορά και την επαναχρησιμοποίηση των αντικειμένων. Οι πληροφορίες που αφορούν τις προσκτήσεις, τους περιορισμούς πρόσβασης, τον έλεγχο ποιότητας και τη συντήρησή. Στην κατηγορία αυτή ανήκουν μεταδεδομένα που σχετίζονται με τα τεχνικά χαρακτηριστικά πολυμεσικών αντικειμένων όπως η ανάλυση και οι διαστάσεις των pixels μιας εικόνας, η τεχνική συμπίεσης που εφαρμόστηκε καθώς και το μέγεθος ενός αρχείου ήχου, ο ρυθμός δειγματοληψίας ενός βίντεο, το υλικό / λογισμικό που χρησιμοποιήθηκε για τη δημιουργία ενός 3D αντικειμένου κτλ. Structural Metadata (Δομικά Μεταδεδομένα): περιγράφουν την εσωτερική δομή και τις σχέσεις των αντικειμένων με τα συστατικά που τα αποτελούν και χρησιμοποιούνται για να επιτρέψουν την πλοήγηση και την παρουσίασή τους. Για παράδειγμα, το να ανακατευθύνεσαι από κεφάλαιο σε σελίδα ή οι εναλλαγές εικόνων με κείμενο απαιτούν δομικά μεταδεδομένα. Με την ίδια λογική και ο διεθνής οργανισμός NISO το 2004 τα διέκρινε και αυτός στις παραπάνω τρεις κατηγορίες: περιγραφικά, δομικά και διαχειριστικά. Η πρώτη κατηγορία περιγράφει την ταυτοποίηση (ταύτιση, εξακρίβωση, αναγνώριση) π.χ. τίτλος ή συγγραφέας. Ενώ η δεύτερη κατηγορία, τα διαχειριστικά είναι απαραίτητα επειδή βοηθούν στη διαχείριση του τεκμηρίου (π.χ. μορφότυπος ή τα δικαιώματα 26