Recording and analysis procedures in the procurement department of M.W.S.S of Katerini with the help of the tool ADONIS

Transcript

1 Recording and analysis procedures in the procurement department of M.W.S.S of Katerini with the help of the tool ADONIS 1 Α. Κελέμης, 2 Μ. Κωνσταντίνου Τμήμα Τυποποίησης και ιακίνησης Προϊόντων (Logistics), Αλεξάνδρειο Τεχνολογικό Εκπαιδευτικό Ίδρυμα Θεσσαλονίκης, Παράρτημα Κατερίνης, Ελλάδα 1 akelemis@logistics.teithe.gr, 2 konbif@hotmail.com Abstract Οι προμήθειες και τα logistics είναι υποσύνολο και αναπόσπαστο μέρος της διαχείρισης της εφοδιαστικής αλυσίδας. Κύριος στόχος της εργασίας είναι να αξιολογηθούν οι διαδικασίες προμηθειών στον δημόσιο τομέα ως προς την χρονική διάρκεια κατά την οποία διεκπεραιώνονται. Ως μελέτη περίπτωσης επιλέχθηκε η ημοτική επιχείρηση ύδρευσης και αποχέτευσης Κατερίνης (.Ε.Υ.Α.Κ). Βασικοί τομείς εστίασης της έρευνας είναι ο τρόπος διενέργειας των προμηθειών στο δημόσιο τομέα και ο δεύτερος, η χρονική διάρκεια των διαδικασιών εκτέλεσης των προμηθειών και πως αυτή θα μπορούσε να ελαχιστοποιηθεί μέσω της αποτύπωσης των διαδικασιών. Για την επίτευξη των ανωτέρω στόχων, καταγράφηκαν και αναλύθηκαν στοιχεία πρωτογενούς και δευτερογενούς έρευνας. Η πρωτογενής έρευνα βασίστηκε στη χρήση συνεντεύξεων και ερωτηματολογίου και η δευτερογενής έρευνα σχετίζεται με τη βιβλιογραφική επισκόπηση όλων των πεδίων. Η αποτύπωση των αποτελεσμάτων της πρωτογενούς έρευνας, έδειξε ότι κάποιες από τις διαδικασίες των προμηθειών θα μπορούσαν να γίνουν πιο γρήγορα και πως κάποιες από τις διαδικασίες θα μπορούσαν να παραληφθούν. Οι τομείς εστίασης της έρευνας εξετάστηκαν αναλυτικά τόσο από την πρωτογενή όσο και από τη δευτερογενή έρευνα. Ως αποτέλεσμα των παραπάνω, οι προτάσεις βελτίωσης αφορούν τη μείωση των χρόνων και τη σύμπτυξη διαδικασιών, κάτι το οποίο επιτεύχθηκε μέσω του προγράμματος επιχειρησιακής μοντελοποίησης ADONIS. Λέξεις-κλειδιά: Προμήθειες, logistics,.ε.υ.α.κ, επιχειρησιακή μοντελοποίηση, ADONIS. 1. Εισαγωγή Εφοδιαστική Η εφοδιαστική αλυσίδα περιλαμβάνει τις δραστηριότητες που σχετίζονται με τη ροή και το μετασχηματισμό αγαθών, από το στάδιο των πρώτων υλών μέχρι τον τελικό χρήστη, καθώς και τη ροή πληροφοριών που αναφέρονται σε αυτές τις δραστηριότητες. Η διοίκηση της εφοδιαστικής αλυσίδας αφορά το σχεδιασμό, την εκτέλεση και τον έλεγχο των δραστηριοτήτων της εφοδιαστικής αλυσίδας. Ο όρος που επικράτησε διεθνώς για τη διοίκηση της εφοδιαστικής αλυσίδας είναι ο όρος logistics management ή απλώς logistics. 1

2 Ο όρος logistics προέρχεται, κατά μια εκδοχή, από τη γαλλική λέξη logistique, παράγωγο της λέξης loger (στρατώνας, εξασφαλίζω κατάλυμα στους στρατιώτες). Κατά μια άλλη εκδοχή, προέρχεται από την αρχαία ελληνική λέξη Λογιστική, πάντως δεν θα πρέπει να συγχέεται με τον κλάδο της Λογιστικής ως λέξη ομόηχη, καθώς για αυτό τον τομέα ο αγγλικός όρος είναι accounting. Η εκδοχή αυτή στηρίζεται στο ότι ο πατέρας της ιστορίας Ηρόδοτος χρησιμοποιεί τον όρο Λογιστικά για να χαρακτηρίσει τις υψηλές επιδόσεις των Περσών στο σχεδιασμό και την οργάνωση της εφοδιαστικής υποστήριξης μεγάλων εκστρατειών. (Παππής, 2006) Η Εφοδιαστική αποτελεί το παλιότερο κομμάτι της διοικητικής επιστήμης. Ξεχωριστή υπήρξε η σημασία της σε στρατιωτικές εφαρμογές, πολύ πριν αποκτήσει τον κεντρικό ρόλο που έχει στη σημερινή μεταβιομηχανική εποχή. Συχνά ταυτίζεται με τη μεταφορά του σωστού προϊόντος στον σωστό τόπο, τον σωστό χρόνο, με το ελάχιστο κόστος. Ένας πιο ακριβής και περιεκτικός ορισμός είναι αυτός που ορίζει την εφοδιαστική ως τη διαδικασία της στρατηγικής διαχείρισης της απόκτησης, μεταφοράς και αποθήκευσης υλικών, εξαρτημάτων και τελικών προϊόντων και της σχετικής ροής πληροφοριών μέσα σε έναν οργανισμό και στα κανάλια προώθησης στην αγορά, ώστε να εκτελεστούν οι παραγγελίες με το χαμηλότερο δυνατό κόστος (John Gattorna, 1997). Στον ορισμό αυτό εξειδικεύονται οι δραστηριότητες της εφοδιαστικής αλυσίδας (απόκτηση, μεταφορά, αποθήκευση), τα προϊόντα (υλικά, εξαρτήματα και τελικά προϊόντα) και η χωρική διάσταση των εφοδιαστικών δραστηριοτήτων (εσωτερικά στον οργανισμό και εξωτερικά στα κανάλια προώθησης στην αγορά), ενώ στα αντικείμενα της Εφοδιαστικής περιλαμβάνεται και η ροή πληροφοριών. Κυρίως όμως, σε αυτό τον ορισμό εισάγεται ο στρατηγικός ρόλος της Εφοδιαστικής, που συνδέεται με τη συμβολή της στην αλυσίδα δημιουργίας αξίας. (Παππής, 2006) Εκτός από τους παραπάνω έχουν χρησιμοποιηθεί και άλλοι ορισμοί, όπου εισάγονται δραστηριότητες που δεν αναφέρονται ρητά στους προηγούμενους ορισμούς. Σ αυτές τις δραστηριότητες περιλαμβάνονται ο έλεγχος πρώτων υλών, η διοίκηση παραγωγής, οι προβλέψεις, η εξυπηρέτηση πελατών και προϊόντων, η διαχείριση υποπροϊόντων και αχρήστων. (Παππής, 2006) Τέλος σύμφωνα με το συμβούλιο στελεχών διοίκησης της εφοδιαστικής αλυσίδας (Council of Supply Chain Management Professionals- CSCMP), η διοίκηση των εφοδιαστικών λειτουργιών ορίζεται ως εξής: το μέρος εκείνο της διοίκησης της εφοδιαστικής αλυσίδας που σχεδιάζει, εκτελεί και ελέγχει την επαρκή και αποτελεσματική ροή και αποθήκευση αγαθών, υπηρεσιών και σχετικών πληροφοριών από την αρχή της αλυσίδας μέχρι το σημείο της κατανάλωσης, με σκοπό την κάλυψη των απαιτήσεων των πελατών. (Παππής, 2006) Τα logistics αποτελούν ουσιαστικά κατεύθυνση και πλαίσιο οργάνωσης, το οποίο επιδιώκει να δημιουργήσει ένα ενιαίο σχέδιο για τη ροή προϊόντων και πληροφοριών μέσα στην επιχείρηση. Η διαχείριση εφοδιαστικής αλυσίδας στηρίζεται στο πλαίσιο αυτό και θέλει να επιτύχει τη σύνδεση και το συντονισμό ανάμεσα στις λειτουργίες των άλλων ατόμων και καναλιών διανομής, δηλαδή των προμηθευτών και των πελατών και στην ίδια την επιχείρηση. (Christopher, 2007) Ένας από τους σκοπούς της διαχείρισης εφοδιαστικής αλυσίδας είναι η μείωση ή η εξάλειψη των ενδιάμεσων επιπέδων αποθεμάτων που υπάρχουν 2

3 στις επιχειρήσεις μέσω της πληροφόρησης σχετικά με τη ζήτηση και τα τρέχοντα επίπεδα αποθέματος. Αυτή είναι η έννοια της συνδιαχείρισης αποθεμάτων (Co- Managed Inventory -CMI). (Christopher, 2007) Η διαχείριση εφοδιαστικής αλυσίδας συνεπάγεται μια σημαντική μεταστροφή από τις παραδοσιακές σχέσεις, απόμακρες και ενίοτε ανταγωνιστικές, οι οποίες χαρακτήριζαν στο παρελθόν τη σχέση αγοραστή και προμηθευτή. Το σημείο στο οποίο εστιάζει η διαχείριση εφοδιαστικής αλυσίδας είναι η συνεργασία αλλά και η εμπιστοσύνη και παραδοχή ότι, με σωστή διαχείριση, το όλον μπορεί να είναι μεγαλύτερο από το άθροισμα των μερών του. (Christopher, 2007) Ο ορισμός για την διαχείριση της εφοδιαστικής αλυσίδας είναι ο εξής: Η διαχείριση των σχέσεων και προς τις δύο κατευθύνσεις, δηλαδή τόσο με τους προμηθευτές όσο και με τους πελάτες, γίνεται με τέτοιο τρόπο, ώστε να δημιουργεί ανώτερη αξία πελάτη με λιγότερο κόστος για την εφοδιαστική αλυσίδα στο σύνολο της. (Christopher, 2007) Το σημείο λοιπόν στο οποίο εστιάζεται η διαχείριση της εφοδιαστικής αλυσίδας είναι η διαχείριση των σχέσεων με τέτοιο τρόπο, ώστε να επιτυγχάνεται ένα πιο κερδοφόρο αποτέλεσμα για όλους τους κρίκους της αλυσίδας. Ωστόσο, αυτή η αντιμετώπιση θέτει σημαντικές προκλήσεις, αφού μπορεί να υπάρξουν περιπτώσεις όπου το στενό ατομικό συμφέρον ενός τμήματος πρέπει να υποταχθεί στο όφελος της αλυσίδας ως ενιαίου συνόλου. Ενώ η φράση διαχείριση εφοδιαστικής αλυσίδας (supply chain management) χρησιμοποιείται ευρύτατα σήμερα, μπορεί να υποστηριχθεί ότι θα έπρεπε στην πραγματικότητα να αποκαλείται διαχείριση αλυσίδας ζήτησης (Demand chain management) ώστε να αποδίδεται το γεγονός ότι η αλυσίδα κατευθύνεται από την αγορά και όχι από τους προμηθευτές. Αλλά η λέξη αλυσίδα θα μπορούσε να αντικατασταθεί από τη λέξη δίκτυο. Αυτό συμβαίνει γιατί στο συνολικό σύστημα, υπάρχουν κανονικά πολλοί προμηθευτές και στην πραγματικότητα προμηθευτές των προμηθευτών, όπως και πολλοί πελάτες και πελάτες πελατών. (Christopher, 2007) Σχήμα 1. Εύρος δραστηριοτήτων εφοδιαστικής αλυσίδας (Πηγή: Λάϊος, 2010) 3

4 Επιχειρηματική διαδικασία (Business process) Μία επιχειρηματική διαδικασία (Business process) είναι μία συλλογή συσχετιζόμενων δομικών δραστηριοτήτων, οι οποίες παράγουν επιθυμητά αποτελέσματα για την επιχείρηση, καθώς και για τους πελάτες της. (Σιακαβέλλα, 2006) Κάθε επιχειρηματική διαδικασία αποτελείται από δεδομένα εισόδου (inputs), δεδομένα εξόδου (outputs) και μία μεθοδολογία (methodology). Τα δεδομένα εισόδου είναι προαπαιτούμενα και χρησιμοποιούνται για την εφαρμογή της μεθοδολογίας ενώ η εφαρμογή της μεθοδολογίας έχει ως αποτέλεσμα την δημιουργία των δεδομένων εξόδου. ( Μία επιχειρηματική διαδικασία μπορεί να αποτελεί μέρος μίας μεγαλύτερης και πιο εκτεταμένης διαδικασίας, η οποία μπορεί να περιλαμβάνει αρκετές ακόμα επιχειρηματικές διαδικασίες. Υπό αυτό το πρίσμα, η επιχειρηματική διαδικασία μπορεί να διαθέτει πολλαπλά επίπεδα ανάλυσης. ( Οι επιχειρηματικές διαδικασίες συσχετίζονται άμεσα με την παραγωγή αξίας για την επιχείρηση και γι αυτό θεωρούνται συχνά σαν οι ροές εργασίας (workflows), οι οποίες υλοποιούν την στρατηγική και τους στόχους της επιχείρησης. Κάθε επιχείρηση, ανεξαρτήτως μεγέθους ή τομέα στον οποίο δραστηριοποιείται, περιέχει επιχειρηματικές διαδικασίες. ιαδικασίες που αφορούν το εσωτερικό της επιχείρησης (internal), καθώς και άλλες που έχουν να κάνουν με τις σχέσεις της επιχείρησης με το εξωτερικό περιβάλλον (intercompany) μπορούν να παρομοιαστούν με το νευρικό σύστημα του σώματος μας. Η ανανέωση και βελτιστοποίηση των διαδικασιών αυτών, οδηγούν όχι μόνο στην επιβίωση της επιχείρησης στην αγορά, αλλά και στην διατήρηση των υψηλών επιπέδων ανταγωνιστικότητας της επιχείρησης σε σχέση με τις υπόλοιπες επιχειρήσεις. Μέσω των διαδικασιών, οι εταιρείες ανταποκρίνονται στις συνεχώς αυξανόμενες απαιτήσεις των πελατών τους και στις συνεχώς μεταβαλλόμενες τάσεις της αγοράς. ( Σχήμα 2. Λεπτομερής Όψη του κύκλου ζωής Επιχειρηματικής διαδικασίας ( Πηγή: 4

5 ιαχείριση Επιχειρηματικών ιαδικασιών (Business Process Management) Ο όρος διαχείριση επιχειρηματικών διαδικασιών (Business Process Management) αναφέρεται στις ενέργειες που εκτελούνται από μία επιχείρηση για να προσαρμόσει τις διαδικασίες της, τα πληροφοριακά της συστήματα και την οργανωτική της δομή στις ανάγκες της αγοράς και να τα βελτιστοποιήσει. Η διαχείριση επιχειρηματικών διαδικασιών (Business Process Management) περιλαμβάνει την καταγραφή των διαδικασιών, συμπεριλαμβανομένων της ανάλυσης και της βελτιστοποίησης τους, την εφαρμογή των διαδικασιών στο λογισμικό και τα πληροφοριακά συστήματα της εταιρείας και τον αυτόματο έλεγχο και μέτρηση των διαδικασιών. Με αυτό τον τρόπο επιτυγχάνεται η καλύτερη δυνατή προσαρμογή στις εσωτερικές και εξωτερικές, για την επιχείρηση, απαιτήσεις. Η καταγραφή των διαδικασιών αποτελεί ένα σημαντικό στάδιο, αφού η σωστή και ολοκληρωμένη καταγραφή των υπαρχόντων διαδικασιών, επιτρέπει στον αναλυτή και υπεύθυνο της μοντελοποίησης να ανακαλύψει πιθανές ελλείψεις και σημεία που θα μπορούσε να βελτιώσει. Οι επιχειρηματικές δραστηριότητες ουσιαστικά είναι τα δομικά συστατικά των διαδικασιών. Στο στάδιο λοιπόν αυτό έχουμε την περαιτέρω ανάλυση των διαδικασιών στα επιμέρους τμήματά τους. Το τρίτο στάδιο αποτελεί την μοντελοποίηση των διαδικασιών, η οποία είναι ουσιαστικά η «καρδιά» της διαχείρισης επιχειρηματικών διαδικασιών (Business Process Management). ( Στο σημείο αυτό πρέπει να τονιστεί ότι κατά την μοντελοποίηση διαδικασιών, πρέπει εκτός από την δημιουργία νέων μοντέλων, να υποστηρίζεται και η τροποποίηση των ήδη υπαρχόντων μοντέλων. Το στοιχείο αυτό αποτελεί πολύ σημαντικό στοιχείο για την επεκτασιμότητα της μεθοδολογίας, η οποία χρησιμοποιείται για την μοντελοποίηση. Ακολουθεί το τέταρτο στάδιο της δομής και σύνθεσης διαδικασιών, κατά το οποίο διαμορφώνεται και ολοκληρώνεται η δομή των σχεδιαζόμενων διαδικασιών, και ο βρόχος κλείνει 5

6 με την εκτέλεση των σχεδιαζόμενων διαδικασιών. Κατά την εκτέλεση των διαδικασιών, ο αναλυτής έχει την δυνατότητα να αναλύσει κατά πόσο τα αποτελέσματα της εφαρμογής των διαδικασιών συμβαδίζουν με τα επιθυμητά θεωρητικά αποτελέσματα, και σε περίπτωση απόκλισης να προβεί στις κατάλληλες διορθώσεις των διαδικασιών. ( Σχήμα 3. Ο κλειστός βρόχος της ιαχείρισης Επιχειρηματικών ιαδικασιών( Πηγή: ( ) Τα σημαντικότερα οφέλη από την εφαρμογή της μοντελοποίησης επιχειρήσεων είναι: Γρήγορη και εύκολη διάγνωση ανωμαλιών στην λειτουργία της εταιρείας (σε ροή εργασίας, ελέγχου και πληροφορίας). Επανασχεδιασμός του συνόλου της επιχειρησιακής οντότητας για βελτιστοποίηση των αποδόσεών της. Επανασχεδιασμός Επιχειρηματικών ιαδικασιών (Business Process Reengineering - BPR). Εύκολη εφαρμογή συστημάτων ιαχείρισης Επιχειρηματικών Πόρων Enterprise Resource Planning - ERP). Ικανότητα της επιχείρησης να αντιμετωπίσει τις μεταβολές της αγοράς και ευκολία στην λήψη διαχειριστικών αποφάσεων. Από την δεκαετία του 90 έχουν κάνει την εμφάνισή τους ένα πλήθος εμπορικών εργαλείων, τα οποία ασχολούνται με την Μοντελοποίηση Επιχειρήσεων ή την Μοντελοποίηση Επιχειρηματικών ιαδικασιών, π.χ. τα εργαλεία ADONIS, ARIS ToolSet, FirstSTEP, METIS, Enterprise Modeler, KBSI tools, CimTool, MOOGO καθώς και ένας μεγάλος αριθμός συστημάτων ροής εργασίας, κάθε ένα από τα οποία έχει το δικό του περιβάλλον μοντελοποίησης (π.χ. Action Workflow, COSA, FlowMark, Lotus Notes, Teamware Flow, Ensemble, WorkParty). Η μεγάλη παραγωγή όμως εργαλείων έχει οδηγήσει σε μία πολύ δυσχερή κατάσταση, στην οποία τα διάφορα εργαλεία, παρά την προσφορά τους σε λειτουργίες, είναι ανέφικτο να διασυνδεθούν και να επικοινωνήσουν και να ανταλλάξουν μοντέλα. Αυτό το γεγονός είναι εύλογο να δημιουργεί σημαντικό μειονέκτημα για την αποδοχή 6

7 και ευρεία χρήση της τεχνολογίας μοντελοποίησης. (Itpearls AG, Whitepaper: Die neue Welle des Geschaeftsprozess-Managements, March 2003) Ο παρακάτω πίνακας παρουσιάζει το σύνολο των βασικών αντικειμένων, με τα οποία μοντελοποιούνται οι περισσότερες επιχειρηματικές διαδικασίες. Στοιχείο Περιγραφή Σύμβολο Γεγονός Ένα γεγονός είναι κάτι που συμβαίνει κατά την διάρκεια της διαδικασίας. Αυτά τα γεγονότα επηρεάζουν την ροή της διαδικασίας και συνήθως αποτελούν αιτία ή αποτέλεσμά της. Υπάρχουν 3 τύποι γεγονότων: αρχικά, ενδιάμεσα και τελικά. ραστηριότητα Μία δραστηριότητα είναι η ονομασία μίας εργασίας, η οποία εκτελείται από την επιχείρηση. Η δραστηριότητα μπορεί να είναι ατομική ή συλλογική. Οι τύποι των δραστηριοτήτων των μοντέλων είναι: διαδικασίες, υποδιαδικασίες και έργα. Τα έργα και οι υποδιαδικασίες παριστάνονται με το δίπλα σχήμα ενώ οι διαδικασίες περιλαμβάνονται μέσα σε «ενότητες»(pools). Πύλη απόφασηςεξόδου Μία πύλη χρησιμοποιείται για να ελέγξει μία ακολουθιακή ροή. Επιτρέπει επομένως την επιλογή, συνένωση ή απόρριψη διαδρομών επί της διαδικασίας. Ακολουθιακή Ροή Παρουσιάζει την σειρά με την οποία εκτελούνται οι δραστηριότητες στην διαδικασία. Ροή Μηνύματος Παρουσιάζει την ροή μηνυμάτων ανάμεσα στους συμμετέχοντες. Στο διάγραμμα οι δύο συμμετέχοντες ανήκουν σε δύο διαφορετικές «ενότητες»(pools). Συσχέτιση Χρησιμοποιείται για να συσχετίσει πληροφορίες με αντικείμενα ροής. Γραφικά αντικείμενα και αντικείμενα κειμένου πληροφοριών μπορούν να συσχετιστούν με αντικείμενα ροής. Ενότητα Αναπαριστάνει έναν συμμετέχοντα σε μία διαδικασία. 7

8 Υποκατηγορία ενότητας Αποτελεί τμήμα της «ενότητας» και χρησιμοποιείται για την οργάνωση και κατηγοριοποίηση των δραστηριοτήτων. Αντικείμενο εδομένων Ομάδα (κουτί το οποίο περιλαμβάνει ομάδα αντικειμένων Επισημείωση (συνοδεύει συσχέτιση) μία εν έχουν καμία άμεση επίδραση στην ακολουθιακή ροή και στην ροή μηνυμάτων της διαδικασίας, αλλά προσφέρουν πληροφορίες σχετικά με τις δραστηριότητες και τα αποτελέσματά τους. Μία ομαδοποίηση δραστηριοτήτων δεν επηρεάζει την ακολουθιακή ροή, αλλά μπορεί να χρησιμοποιηθεί για την ανάλυση. Χρησιμοποιούνται ακόμα για την πιστοποίηση δραστηριοτήτων καθώς και κατανεμημένων συναλλαγών ανάμεσα σε «ενότητες». Αποτελεί μηχανισμό που παρέχει επιπρόσθετες πληροφορίες στον αναγνώστη του διαγράμματος BPMN. Πίνακας 1. Το σύνολο των βασικών αντικειμένων της BPMN (Business Process Modelling Notation) (Πηγή: 2.Πρωτογενής έρευνα Η πρωτογενής έρευνα βασίστηκε στις καταγραφές των διαδικασιών και έπειτα στο ερωτηματολόγιο. Οι καταγραφές των διαδικασιών είχαν τη μορφή προσωπικών συνεντεύξεων με τους αρμόδιους υπαλλήλους της επιχείρησης και η διαδικασία δημιουργίας του ερωτηματολογίου έγινε από τις πληροφορίες των καταγραφών αυτών αλλά και από τον πρότυπο κανονισμό προμηθειών της Ένωσης δημοτικών επιχειρήσεων ύδρευσης και αποχέτευσης (Ε..Ε.Υ.Α). Οι ερωτήσεις βασίστηκαν επομένως στην κείμενη νομοθεσία και ήταν ερωτήσεις ανοικτού τύπου, έτσι ώστε οι ερωτηθέντες να κατανοούν ευκολότερα το ζητούμενο και να μπορούν να απαντήσουν άμεσα. Στόχος ήταν να βγάλουμε συμπεράσματα για τον τρόπο διενέργειας όλων των διαδικασιών που ακολουθούνται στο τμήμα προμηθειών της συγκεκριμένης επιχείρησης και παράλληλα για την εφοδιαστική αλυσίδα του τμήματος αυτού. 8

9 Μελέτη περίπτωσης Η επιχείρηση η οποία αποτέλεσε αντικείμενο της έρευνας είναι η.ε.υ.α.κ, η οποία εδρεύει στην Κατερίνη. Η ημοτική Επιχείρηση Ύδρευσης και Αποχέτευσης Κατερίνης ( ΕΥΑΚ) είναι μια από τις μεγαλύτερες ημοτικές Επιχειρήσεις του κλάδου της, σύγχρονη, με υπηρεσίες υψηλής ποιότητας. Η ΕΥΑΚ είναι Νομικό Πρόσωπο Ιδιωτικού ικαίου κοινωφελούς χαρακτήρα. Το 1981 με το Π.. 41/ περιήλθε στη σημερινή της νομική μορφή και έκτοτε διέπεται ως προς τη λειτουργία και την οργάνωσή της από τις διατάξεις του Ν.1069/80 «περί κινήτρων δια την ίδρυσιν Επιχειρήσεων Υδρεύσεως και Αποχετεύσεως», ο οποίος ορίζει το αντικείμενο και τις αρμοδιότητές της, που είναι: η παροχή υπηρεσιών Ύδρευσης και Αποχέτευσης, καθώς και η μελέτη, κατασκευή, συντήρηση, εκμετάλλευση, διοίκηση και λειτουργία των δικτύων ύδρευσης και αποχέτευσης όμβριων και ακαθάρτων υδάτων και μονάδων επεξεργασίας λυμάτων και αποβλήτων (Βιολογικός Καθαρισμός) στην περιοχή της αρμοδιότητάς της. Το αντικείμενο και οι αρμοδιότητές της διευρύνθηκαν με τη διαχείριση στερεών αποβλήτων και του ΧΥΤΑ του ήμου Κατερίνης όπως ορίζεται στο ΦΕΚ 748/ Η ΕΥΑΚ από το 1985 έχει επιτελέσει ένα ογκώδες έργο υποδομής, που επηρεάζει καθοριστικά την ποιότητα ζωής των κατοίκων της πόλης: υδροδοτεί την πόλη της Κατερίνης και τα ημοτικά ιαμερίσματα Χράνης, Άνω Άγ. Ιωάννη, Σβορώνου, Νεοκαισάρειας και εργατικές κατοικίες Π. Κεραμιδίου. Οι πελάτες της ύδρευσης (αριθμός υδρομέτρων) είναι και το μήκος των αγωγών της φτάνει τα μ. Η ετήσια παραγωγή νερού ξεπερνάει τα κυβικά μέτρα. Το νερό είναι υγιεινό, πλήρως ελεγμένο στα εξοπλισμένα με σύγχρονη τεχνολογία Εργαστήρια (Χημικό Μικροβιολογικό). Επιπλέον το νερό ελέγχεται σε τακτά διαστήματα από το εξωτερικό διαπιστευμένο με ISO17025 ISO9001 QS κ.λπ. εργαστήριο της AGROLAB. Το δίκτυο αποχέτευσης όμβριων ανέρχεται στα μ. και οι αγωγοί ακαθάρτων στα μ. Ο Βιολογικός Καθαρισμός κατασκευής έτους 1990 με δυνατότητα επεξεργασίας κυβικών μέτρων λυμάτων ημερησίως αναβαθμίστηκε το έτος 2008 και λειτουργεί κανονικά. Ακολούθησε η κατασκευή του νέου έργου «Εκσυγχρονισμός και Επέκταση Εγκατάστασης Επεξεργασίας Λυμάτων» με την λειτουργία του οποίου το έτος 2009 η συνολική δυναμικότητα της εγκατάστασης φθάνει τα κυβικά μέτρα ημερησίως. Εξυπηρετεί την Κατερίνη, το ημοτικό ιαμέρισμα Ν. Χράνης και τον ήμο Παραλίας. Οι επενδύσεις της ΕΥΑΚ σε όλους τους τομείς των δραστηριοτήτων της, από το 1983 έως σήμερα ανέρχονται σε σημερινές τιμές στα ,00. Τα έργα χρηματοδοτήθηκαν από το 1983 μέχρι σήμερα από ιδίους πόρους, δανεισμό και επιχορηγήσεις από το 1ο και 2ο Ταμείο Συνοχής καθώς και το πρόγραμμα ΜΟΠ. Οι ιοικητικές και Τεχνικές υπηρεσίες της ΕΥΑΚ είναι συγκεντρωμένες στα γραφεία Κατερίνης. Έδρα του μηχανολογικού εξοπλισμού της Επιχείρησης είναι οι εγκαταστάσεις της στην περιοχή Εμποροπανήγυρης. Στις εγκαταστάσεις της ΕΥΑΚ περιλαμβάνονται επίσης ο Βιολογικός Καθαρισμός και οι εκτάσεις των γεωτρήσεων στη Βροντού. ( 9

10 3. Μεθοδολογία έρευνας Βασικός στόχος στην παρούσα πτυχιακή εργασία, είναι η συλλογή πληροφοριών και ερευνητικού υλικού γενικότερα για τον τομέα των προμηθειών και ειδικότερα για τις προμήθειες στον δημόσιο τομέα, καθώς επίσης και για το πεδίο εκείνο της πληροφορικής που ονομάζεται μοντελοποίηση επιχειρησιακών διαδικασιών (Business Process Management), το οποίο έχει αρχίσει να εφαρμόζεται σε επιχειρήσεις και οργανισμούς από το 1990 και έπειτα. Πιο συγκεκριμένος στόχος, είναι να καταγραφούν στοιχεία όπως, οι διαδικασίες που ακολουθούνται έτσι ώστε να διεκπεραιωθεί μια προμήθεια στον δημόσιο τομέα κυρίως με παράγοντα τον χρόνο. Ουσιαστικά έγινε προσπάθεια έτσι ώστε να διαπιστωθεί πως λειτουργεί ένα τμήμα προμηθειών σε μια δημόσια υπηρεσία/οργανισμό και τέλος η νομοθεσία που διέπει τις προμήθειες στον δημόσιο τομέα. Η συλλογή δεδομένων και στοιχείων έγινε από την ημοτική επιχείρηση ύδρευσης και αποχέτευσης Κατερίνης. Βαθύτερος στόχος επομένως είναι να αξιολογηθούν οι διαδικασίες προμηθειών στον δημόσιο τομέα ως προς την χρονική διάρκεια κατά την οποία διεκπεραιώνονται. Η έρευνα διενεργείται σε δύο στάδια. Πρωτογενής έρευνα με χρήση ερωτηματολογίου και πραγματοποίηση προσωπικών συνεντεύξεων από τούς αρμόδιους υπαλλήλους του τμήματος προμηθειών της επιχείρησης. Ως δεύτερο στάδιο είναι η δευτερογενής έρευνα κατά την οποία συλλέχθηκαν πληροφορίες σχετικά με τη νομοθεσία που διέπει τις προμήθειες στον δημόσιο τομέα και πιο εξειδικευμένα τους νόμους για τις προμήθειες στις δημοτικές επιχειρήσεις ύδρευσης και αποχέτευσης. Οι πληροφορίες αυτές αντλήθηκαν κατά ένα μέρος από την ιστοσελίδα της.ε.υ.α. Κατερίνης αλλά περισσότερο συγκεντρωμένο και εξειδικευμένο βοηθητικό υλικό αντλήθηκε από την ιστοσελίδα της Ένωσης ημοτικών Επιχειρήσεων Ύδρευσης και Αποχέτευσης (Ε..Ε.Υ.Α). Τομείς εστίασης της έρευνας Κατά το ξεκίνημα της εμπειρικής έρευνας, ήταν αναγκαίο να διευκρινιστούν οι τρείς βασικοί τομείς της έρευνας: ο πρώτος ήταν, ο τρόπος διενέργειας των προμηθειών στο δημόσιο τομέα, ο δεύτερος, η χρονική διάρκεια των διαδικασιών εκτέλεσης των προμηθειών και ο τρίτος πως αυτή θα μπορούσε να ελαχιστοποιηθεί μέσω της αποτύπωσης των διαδικασιών σε πρώτο επίπεδο και σε δεύτερο επίπεδο η σύμπτυξη τους μέσω της διαδικασίας της προσομοίωσης με το εργαλείο ADONIS. ιερευνήθηκαν και οι τρεις τομείς εστίασης της έρευνας, θεωρητικά και σε μικρό ποσοστό από βιβλιογραφικές γνώσεις αλλά σε μεγαλύτερο ποσοστό πρακτικά μέσω ποσοτικών και ποιοτικών μεθόδων με τη χρήση του εργαλείου ADONIS και του Microsoft excel. Περιγραφή μεθόδων ανάλυσης Οι μέθοδοι που χρησιμοποιήθηκαν για την έρευνα είναι ποσοτικές και ποιοτικές. Οι ποσοτικές μέθοδοι έρευνας, αποτυπώνουν τα ποσοστά εμφάνισης και τις συχνότητες στους χρόνους των διαδικασιών προμήθειας. Η ανάλυση-προσομοίωση των δεδομένων έγινε με τη χρήση του προγράμματος ADONIS σε συνεργασία με το Microsoft excel μέσω του αλγορίθμου ADONISsimulation result comparison. 10

11 Στις ποιοτικές μεθόδους έρευνας βρίσκει εφαρμογή τόσο το πρόγραμμα ADONIS με την αποτύπωση των διαδικασιών σε διαγράμματα όσο και το κομμάτι της βιβλιογραφικής επισκόπησης. Περιγραφή του εργαλείου ADONIS Το ADONIS Business Process Management Toolkit είναι το βασικό συστατικό του εργαλείου ADONIS. Χρησιμοποιώντας το ADONIS Business Process Management Toolkit μπορείς να μοντελοποιήσεις τις επιχειρηματικές διαδικασίες καθώς και το περιβάλλον εργασίας (οργανωτικές δομές). Το ADONIS Business Process Management Toolkit προσφέρει εκτεταμένη λειτουργικότητα η οποία και επιτρέπει την απόκτηση, ανάλυση, προσομοίωση και αξιολόγηση των επιχειρηματικών διαδικασιών και περιβαλλόντων εργασίας με ένα αποδοτικό, όσον αφορά το κόστος, τρόπο. Απόκτηση Πληροφοριών: Το τμήμα αυτό υποστηρίζει την συλλογή πληροφοριών που είναι απαραίτητη και υποχρεωτική για την επιτυχημένη μοντελοποίηση των παραγωγικών διαδικασιών. Μία από τις μεθόδους, η οποία χρησιμοποιείται για τον σκοπό αυτό, είναι η χρήση των πινάκων απόκτησης πληροφοριών (Acquisition tables or HOMER component), η οποία εκτελείται μέσω της σύνδεσης των πινάκων με το Microsoft Excel. εδομένα μπορούν να εισαχθούν σε πίνακες Excel, έπειτα να εξαχθούν σε αρχεία ADL(ADONIS Definition Language) και τέλος να εισαχθούν με την μορφή αυτή στο ADONIS Business process management toolkit. Η απόκτηση πληροφοριών σχετικά με τις επιχειρηματικές διαδικασίες είναι ένα ουσιώδες βήμα προς την επιτυχημένη ολοκλήρωση εταιρικών έργων. Με το εργαλείο HOMER, μπορεί ο χρήστης απλά και εύκολα να συλλέξει σε πίνακες MS-Excel διαδικασίες, δομές και στατιστικά δεδομένα (χρόνους, κόστη, κ.τ.λ.) και να τα εισάγει στο ADONIS. Φυσικά αυτοί οι πίνακες προσαρμόζονται στις ανάγκες κάθε χρήστη. Μπορούν να συλλεχθούν οργανωμένες πληροφορίες σχετικά με οικογένειες προϊόντων, διαδικασίες, οργανωτικές ενότητες καθώς και σχετικές με την περιγραφή των ρόλων των συμμετεχόντων στο εκάστοτε έργο. Το αποτέλεσμα είναι χαμηλή προσπάθεια συλλογής δεδομένων και αποτελέσματα υψηλής ποιότητας. Μοντελοποίηση: Το τμήμα μοντελοποίησης αποτελεί την «καρδιά» του ADONIS Business Process Management Toolkit. Το μέρος αυτό του εργαλείου επιτρέπει στον χρήστη να δημιουργήσει τα μοντέλα που επιθυμεί (παραγωγικές διαδικασίες, επιχειρηματικά περιβάλλοντα). Τα νέα μοντέλα αποθηκεύονται και χρησιμοποιούνται για τεκμηρίωση (documentation) και βελτιστοποίηση (optimization). Για την δημιουργία και την τροποποίηση των μοντέλων χρησιμοποιείται ο Graphical Model editor ο οποίος παρέχεται από το ADONIS και είναι πολύ εύκολος στην χρήση. Ο Graphical Model editor επιτρέπει την χαρτογράφηση (mapping) όλων των πληροφοριών στη μορφή επιχειρηματικών μοντέλων (work flows, procedures...) ή σε μοντέλα προσανατολισμένα στη δομή (working environment, system maps...) Στοιχεία, δεδομένα και δραστηριότητες παρουσιάζονται στο ADONIS σαν διασυνδεδεμένα αντικείμενα. Κάθε αντικείμενο αποτελείται από attributes, στα οποία αποθηκεύονται τόσο ποσοτικές όσο και ποιοτικές πληροφορίες όπως περιγραφές, σχόλια, χρόνοι, κόστη, αναφορές σε άλλα μοντέλα, ακόμη 11

12 και εξωτερικά έγγραφα.. Τα επιθυμητά attributes μπορούν να εισαχθούν μέσω της δομής πίνακα, με την οποία παριστάνεται το κάθε μοντέλο. Ανάλυση: Το στοιχείο αυτό επιτρέπει να καλούνται και να ελέγχονται πληροφορίες αποθηκευμένες στα μοντέλα με εύκολο και γρήγορο τρόπο. Οι Eρωτήσεις (Queries) (π.χ. για μεγάλους χρόνους αναμονής και υψηλά κόστη) καταγράφουν τα περιεχόμενα ανάλογα με τις επιθυμίες του χρήστη, ενώ οι πίνακες συσχέτισης (Relation Tables) παρουσιάζουν σχέσεις και εξαρτήσεις (π.χ. δραστηριότητες που απαιτούν συγκεκριμένες πηγές). Υπάρχουν Eρωτήσεις (Queries) για όλες τις ανάγκες των χρηστών: Προκαθορισμένες Ερωτήσεις (Pre-defined Queries): Γρήγορη και εύκολη εφαρμογή Τυποποιημένες Eρωτήσεις (Standardised Queries): Μεγάλη ποικιλία επιλογών Eρωτήσεις οριζόμενες από τον χρήστη (User-defined Queries): Εύκολη αναπαράσταση ακόμα και των πιο δύσκολων μοντέλων. Η γλώσσα, η οποία χρησιμοποιείται στο ADONIS είναι η AQL (AQL= ADONIS Query Language). Παρόλα αυτά παρέχονται και υποστηρικτικοί διάλογοι εντός του εργαλείου για να βοηθήσουν στην δημιουργία queries, επομένως δεν απαιτείται καμία γνώση της σύνταξης της γλώσσας. Τα αποτελέσματα της ερώτησης (Query) μπορεί να παρασταθεί είτε ως πίνακας είτε γραφικά. Τα αποτελέσματα μπορούν να εξαχθούν και σε κώδικα ASCII*. Με αυτό τον τρόπο τα αποτελέσματα μπορούν να αναπαρασταθούν και σε άλλες εφαρμογές (π.χ. spreadsheet, word processor κ.τ.λ.). Τέλος στο τμήμα αυτό μπορεί να λάβει χώρα και μία Αναλυτική Εκτίμηση (Analytical evaluation) των μοντέλων επιχειρηματικών διαδικασιών. Προσομοίωση: Το τμήμα αυτό επιτρέπει την πρόβλεψη αλλαγών στις επιχειρηματικές δραστηριότητες και στην δομή της εταιρίας και ελέγχει και αξιολογεί επακριβώς τις διαφορετικές δραστηριότητες πριν να τις θέσει σε λειτουργία. Τέσσερις διαφορετικοί αλγόριθμοι προσομοίωσης προσφέρονται από το ADONIS, οι οποίοι μπορούν να χρησιμοποιηθούν για προγραμματισμό στατικών και δυναμικών πόρων καθώς και για προγραμματισμό απαιτήσεων εργατικού δυναμικού. Οι αλγόριθμοι αυτοί είναι: Path Analysis Capacity Analysis Workload Analysis (σταθερή κατάσταση) Workload Analysis ( σταθερή περίοδος χρόνου) Όπως και στο τμήμα της ανάλυσης, τα αποτελέσματα εξάγονται είτε σε πίνακες είτε γραφικά. Μπορούν ακόμα να εξαχθούν σε διάφορες δομές και να επεξεργαστούν περαιτέρω με διαφορετικά εργαλεία. Παρακάτω παρουσιάζεται μία μικρή ανάλυση των τεσσάρων διαφορετικών αλγορίθμων: Α) Path Analysis Ο αλγόριθμος αυτός ελέγχει τις διαδικασίες αναδρομικά. Είναι μία προσομοίωση, η οποία δεν λαμβάνει υπόψιν της το περιβάλλον εργασίας. Τα αποτελέσματα είναι τα εξής: 12

13 Εκτιμήσεις για χρόνους και κόστη για απλά μονοπάτια διαδικασιών (single process paths) Εκτιμήσεις για χρόνους και κόστη για ολόκληρη την διαδικασία Κρίσιμα μονοπάτια Μέγεθος απαιτούμενου ανθρώπινου δυναμικού Β) Capacity Analysis Ο αλγόριθμος αυτός συνδέει όλες τις ενέργειες που αποτελούν τις διάφορες δραστηριότητες με συγκεκριμένο αριθμό υπαλλήλων. Καθορίζει πόσοι πόροι (μηχανές και άνθρωποι) είναι απαραίτητοι για την εκτέλεση συγκεκριμένων μοντέλων επιχειρηματικών δραστηριοτήτων. Αυτός ο υπολογισμός βασίζεται στη συχνότητα με την οποία καλείται κάθε μοντέλο επιχειρηματικών δραστηριοτήτων σε μία συγκεκριμένη χρονική περίοδο. Τα αποτελέσματα της προσομοίωσης είναι τα εξής: Συγκεκριμένοι χρόνοι και κόστη Ακριβείς απαιτήσεις σε ανθρώπινο δυναμικό Γ) Workload Analysis (Σταθερή Κατάσταση) Ο αλγόριθμος αυτός υποστηρίζει την ανάλυση της δυναμικής συμπεριφοράς της εταιρείας. Οι χρόνοι αναμονής δεν προσδιορίζονται πλέον εκ των προτέρων, αλλά υπολογίζονται μέσω της προσομοίωσης, με την χρήση μοντέλων αναμονής. Αυτό επιτρέπει στον χρήστη να προσδιορίσει τα διαφορετικά προφίλ, τις οργανωτικές ενότητες κα ρόλους καθώς και τους κρίσιμους χρόνους και τους χρόνους κατά τους οποίους το μοντέλο είναι μη ενεργό. Στον αλγόριθμο αυτό σταθερής κατάστασης προσομοιώνεται ένας σταθερός αριθμός διαδικασιών ανεξάρτητα από τον χρόνο τον οποίο χρειάζονται. ) Workload Analysis (Περίοδος σταθερού χρόνου) Στον αλγόριθμο αυτό προσομοιώνεται μία συγκεκριμένη περίοδος χρόνου, ανεξάρτητα από τον αριθμό των διαδικασιών που εκτελούνται στον χρόνο αυτό. Τα αποτελέσματα μπορούν να παρασταθούν ανά διαδικασία ή ανά συγκεκριμένη περίοδο χρόνου. Αξιολόγηση: Χρησιμοποιώντας το εργαλείο αυτό, μπορούν ταυτόχρονα να εκτιμηθούν τόσο τα μοντέλα του ADONIS όσο και οι πραγματικές επιχειρηματικές διαδικασίες. Το εργαλείο αυτό προσφέρει τις παρακάτω περιοχές λειτουργικότητας: Συγκριτική παρουσίαση αποτελεσμάτων (Comparative representation of results) Προκαθορισμένες Eρωτήσεις (Queries) Αξιολόγησης Μέσω του τμήματος αυτού επιτρέπεται η σύγκριση των αποτελεσμάτων από την αξιολόγηση με τα αποτελέσματα που έχουν προκύψει από τις περιοχές της ανάλυσης και προσομοίωσης, οι οποίες και αναλύθηκαν πιο πάνω (π.χ. απαιτήσεις σε ανθρώπινο δυναμικό των πραγματικών και των σχεδιασμένων διαδικασιών). Τα αποτελέσματα εξάγονται και εδώ γραφικά ή με την μορφή πινάκων. Όπως και στο τμήμα της ανάλυσης, υπάρχει η δυνατότητα αναζήτησης διαφόρων αντικειμένων καθώς και εξαγωγής των αποτελεσμάτων σε διάφορες δομές ή η αναπαράσταση αυτών σε διαγράμματα. 13

14 Εισαγωγή Εξαγωγή εδομένων: Το τμήμα αυτό παρέχει την δυνατότητα εξαγωγής μοντέλων του ADONIS, ομάδων μοντέλων και μοντέλων εφαρμογής σε αρχεία ADL καθώς και την εισαγωγή τους στη βάση δεδομένων του ADONIS. Για τον σκοπό αυτό χρησιμοποιείται η ελεύθερα προσβάσιμη γλώσσα ADL ή η γλώσσα XML (XML Metadata Interchange). Αυτό το τμήμα υποστηρίζει επίσης την μεταφορά μοντέλων ανάμεσα σε διαφορετικές βάσεις δεδομένων, διαφορετικές εφαρμογές και ακόμα χρησιμεύει στην αποθήκευση δεδομένων. Στην συνέχεια τα δεδομένα μπορούν να διανεμηθούν εύκολα με την χρήση ή intranet εργαλείων. Τεκμηρίωση (Documentation) Το εργαλείο αυτό υποστηρίζει την δημοσιοποίηση των μοντέλων και μπορεί να ενσωματωθεί και στο τμήμα της εισαγωγής και εξαγωγής δεδομένων που αναπτύχθηκε παραπάνω. Με την βοήθεια του εργαλείου είναι εφικτή η παραγωγή HTML(HyperText Markup Language) και RTF(Rich Text Files) εγγράφων τα οποία θα στηρίζονται στα μοντέλα του ADONIS. Με αυτόν τον τρόπο είναι δυνατό να διανεμηθούν τα δεδομένα των μοντέλων είτε με την μορφή εγγράφων (μέσω προγράμματος επεξεργασίας κειμένου), είτε με την χρήση του intranet. Με την χρήση της τεκμηρίωσης (Documentation) είναι εφικτά τα εξής: 1 Συγκεντρωμένη ιαχείριση της επιχείρησης 2 Ελεύθερη πρόσβαση στα δεδομένα για κάθε υπάλληλο 3 Εύκολη διατήρηση των δεδομένων 4 Μείωση της ποσότητας εκτυπωμένων εγγράφων Βασική Μέθοδος Μοντελοποίησης Το εργαλείο ADONIS χρησιμοποιεί πέντε διαφορετικούς τρόπους, οι οποίοι υποστηρίζουν τον σχεδιασμό και την βελτιστοποίηση των επιχειρηματικών διαδικασιών. Αυτοί οι τρόποι είναι οι εξής: 1)Χάρτης ιαδικασιών (Process Map): Ο χάρτης διαδικασιών επιτρέπει την γρήγορη εποπτεία όλων των οντοτήτων στην επιχείρηση. Συνδεόμενες διαδικασίες μπορούν είτε να προβληθούν ως συνδεδεμένες, είτε οργανωμένες σε συνολικές ιεραρχίες διαδικασιών. Μέσω διαφόρων links, μπορούν να βρεθούν λεπτομέρειες απλά με την χρήση του ποντικιού. 2)Μοντέλο Επιχειρηματικών ιαδικασιών (Business Process Model): Τα μοντέλα Επιχειρηματικών ιαδικασιών είναι ο πυρήνας του συλλογικής μοντελοποίησης (corporation modelling). Αντικατοπτρίζουν διαδικασίες και ροές στην επιχείρηση. Μία διαδικασία είναι μία σειρά από δραστηριότητες, οι οποίες χρειάζονται για την υλοποίηση ενός συγκεκριμένου έργου. Μέσω των δυνατοτήτων που προσφέρονται από την μέθοδο αυτή (π.χ. ορισμός χρονικών ορίων για την εκτέλεση του έργου), ο δημιουργός των μοντέλων μπορεί να αναπαραστήσει με απόλυτη ακρίβεια ακόμα και τις πιο δύσκολα οριζόμενες διαδικασίες. 3)Μοντέλα Εργασιακού Περιβάλλοντος: Τα Μοντέλα Εργασιακού Περιβάλλοντος περιγράφουν την δομή της επιχείρησης. Μετά τα Μοντέλα ιαδικασιών, είναι ο πιο σημαντικός τύπος μοντέλου και έχει πολλές αρμοδιότητες. Αρχικά, η δομή της επιχείρησης μπορεί να αναπαρασταθεί ιεραρχικά με την χρήση οργανογραμμάτων. Αυτό εξυπηρετεί σε μεγάλο βαθμό τους σκοπούς του τμήματος της τεκμηρίωσης 14

15 (documentation). Εντός των διαφόρων τμημάτων και των ομάδων εργασίας, μπορούν να εντοπισθούν οι υπεύθυνοι του έργου, ο καθένας με συγκεκριμένες αρμοδιότητες, οι οποίοι με την σειρά τους σχετίζονται με τις διάφορες δραστηριότητες και την περιγραφή των διαδικασιών. Αυτό επιτρέπει στα τμήματα της Ανάλυσης και της Προσομοίωσης να υπολογίσουν το βέλτιστο εργατικό δυναμικό και τη βέλτιστη διάθεση πόρων. 4)Μοντέλα Εγγράφων: Τα Μοντέλα Εγγράφων είναι το σύνολο όλων των εγγράφων που συνοδεύουν το εργασιακό περιβάλλον. Ανεξάρτητα από το εάν τα έγγραφα είναι έγγραφα εισαγωγής δεδομένων, έγγραφα αναφοράς παρουσιαζόμενα σαν κείμενα, ή έγγραφα εξαγωγής δεδομένων παρουσιαζόμενα σαν λίστες αποτελεσμάτων, τα μοντέλα αυτά μπορούν να τα διαχειριστούν εύκολα και με ακρίβεια. 5) ιαγράμματα ιασύνδεσης (Use Case Diagram): Τα ιαγράμματα ιασύνδεσης χρησιμοποιούνται για να αναπαραστήσουν την διασύνδεση των χρηστών με τα υπάρχοντα πληροφοριακά συστήματα (IT systems). Ο χρήστης επικοινωνεί με το πληροφοριακά σύστημα μέσω μίας διασύνδεσης (interface) ενώ το πληροφοριακό σύστημα πρέπει να εκπληρώσει συγκεκριμένες υποχρεώσεις (π.χ. να διαμοιράσει συγκεκριμένες πληροφορίες). Επίσης, μέσω αυτού του εργαλείου μπορούν να βρεθούν και να τεκμηριωθούν λύσεις σε μελλοντικά προβλήματα λογισμικού. 4. Ανάλυση 15

16 Υπάρχουν συνολικά πέντε διαδικασίες στο τμήμα προμηθειών της.ε.υ.α Κατερίνης. Από αυτές οι δύο είναι οι κύριες και οι τρεις οι υποστηρικτικές. Συγκεκριμένα οι κύριες διαδικασίες είναι οι τρόποι εκτέλεσης των προμηθειών και η έγκριση και κατακύρωση της προμήθειας, ενώ οι υποστηρικτικές είναι η ανάθεση της προμήθειας, η παραλαβή της προμήθειας και η απευθείας ανάθεση της προμήθειας χωρίς διαγωνισμό. Παρατίθενται στη συνέχεια σε διαγράμματα ροής οι δύο κύριες διαδικασίες και αντιστοίχως τα αποτελέσματα της προσομοίωσης των χρόνων. ιάγραμμα 1. Τρόποι Εκτέλεσης Προμηθειών Στα πλαίσια της διαδικασίας αυτής διακρίνονται οι συνθήκες οι οποίες παίζουν καθοριστικό ρόλο στον τρόπο με τον οποίο θα εκτελεστεί η ανάθεση μια προμήθειας. Κύριο ρόλο στην απόφαση αυτή λαμβάνει η αξία της προμήθειας η οποία και καθορίζει το είδος της διαδικασίας η οποία θα ακολουθηθεί. Οι προμήθειες βάση της αξίας μπορούν να εκτελεσθούν ως εξής: Με απευθείας ανάθεση ή με την διαδικασία μέσω διαπραγμάτευσης, εφόσον η αξία της προμήθειας δεν υπερβαίνει το ποσό των συμπεριλαμβανομένου του Φ.Π.Α. Με πρόχειρο διαγωνισμό, εφόσον η αξία της προμήθειας υπερβαίνει το ποσό των ,00 και μέχρι του ποσού των με Φ.Π.Α. Με ανοικτό διαγωνισμό, εφόσον η αξία της προμήθειας υπερβαίνει το ποσό των με Φ.Π.Α. 16

17 Όλες οι παραπάνω αποφάσεις που οδηγούν στη διενέργεια κάποιου είδους διαγωνισμού για την ανάθεση της προμήθειας καταλήγουν στην ενεργοποίηση της υποστηρικτικής διαδικασίας «Ανάθεσης Προμήθειας». Οι λεπτομέρειες της υποστηρικτικής διαδικασίας ανάθεσης προμήθειας περιγράφονται στη συνέχεια. Μετά την ολοκλήρωση της διαδικασίας «Ανάθεσης Προμήθειας» οδηγούμαστε στη διαδικασία κατά την οποία διεκπεραιώνεται η εκτέλεση της προμήθειας από την πλευρά του επιλεγμένου προμηθευτή. Μετά το πέρας της διεκπεραίωσης της προμήθειας ακολουθεί η διαδικασία «Παραλαβής Παράδοσης» των υλικών προμήθειας από τον προμηθευτή στο Γραφείο Προμηθειών. Στην περίπτωση που το κόστος προμήθειας οδηγεί στην διαδικασία της «Απευθείας Ανάθεσης», χωρίς διαγωνισμό, τότε δεν ακολουθείται η διαδικασία της «Ανάθεσης Προμήθειας» αλλά οδηγούμαστε απευθείας στην διεκπεραίωση και στη συνέχεια στην «Παράδοση Παραλαβή» των υλικών. Γράφημα 1. Τρόποι εκτέλεσης προμηθειών 17

18 Για τον τρόπο εκτέλεσης μίας προμήθειας υπάρχουν επίσης υποδιαδικασίες που θα την συγκροτήσουν. Αναλύοντας το γράφημα, λοιπόν, διαπιστώνουμε ότι η διαδικασία ανάθεσης καταλαμβάνει το μισό περίπου χρόνο από την συνολική διαδικασία (47,10%). Οι διαδικασίες παράδοσης-παραλαβής (25,05%) και διεκπεραίωσης (23,48%) καταλαμβάνουν το ένα τέταρτο περίπου του χρόνου η κάθε μία, ενώ οι αποφάσεις για διενέργεια πρόχειρου διαγωνισμού, ανοικτού διαγωνισμού και διεθνή καταλαμβάνουν ποσοστό ελάχιστο (4,37%) στο συνολικό χρόνο. ιάγραμμα 2. ιαδικασία έγκρισης ανάθεσης προμηθειών Στα πλαίσια της διαδικασίας αυτής καταγράφονται οι δραστηριότητες για την έγκριση της ανάθεσης και κατακύρωσης των προμηθειών. Κύριο ρόλο στην απόφαση αυτή λαμβάνει η αξία της προμήθειας η οποία και καθορίζει το είδος της διαδικασίας η οποία θα ακολουθηθεί. Αν η κοστολόγηση της προμήθειας υπερβαίνει τα 5.869,4 τότε το ιοικητικό Συμβούλιο εγκρίνει την προμήθεια και προβαίνει σε διενέργεια μειοδοτικού διαγωνισμού για την εύρεση προμηθευτή. Στο σημείο αυτό ενεργοποιείται η διαδικασία «Ανάθεσης Προμήθειας». Στην περίπτωση που το κόστος της προμήθειας δεν ξεπερνά το παραπάνω ποσό τότε το ιοικητικό Συμβούλιο αποφασίζει για το αν θα γίνει Απευθείας Ανάθεση σε προμηθευτή ή θα αναλάβει την ευθύνη της προμήθειας ο ιευθυντής. Στην περίπτωση της ανάθεσης της ευθύνης στο ιευθυντή τότε αναλαμβάνει αυτός να κάνει την αγορά / προμήθεια του υλικού χωρίς να γίνει ανάθεση σε κάποιον προμηθευτή. Στην αντίθετη περίπτωση ακολουθείται η δραστηριότητα της «Απευθείας Ανάθεσης χωρίς διαγωνισμό» για την υλοποίηση της προμήθειας. 18

19 Η διαδικασία ολοκληρώνεται με την ανάληψη της υποχρέωσης διεκπεραίωσης της προμήθειας είτε από το ιευθυντή είτε από κάποιο προμηθευτή, με ή χωρίς διαγωνισμό. Γράφημα 2. ιαδικασία έγκρισης ανάθεσης προμηθειών Αναλύοντας το γράφημα είναι φανερό πως η ανάθεσης μίας προμήθειας καταλαμβάνει πολύ μεγάλο ποσοστό (88,42%) του χρόνου ως υποδιαδικασία σε σύγκριση με τις υπόλοιπες υποδιαδικασίες (11,58%) όπως η έγκριση για μειοδοτικό διαγωνισμό ή η απόφαση του διοικητικού συμβουλίου για απευθείας ανάθεση. Παράλληλα, οι υποδιαδικασίες της ανάληψης της υποχρέωσης από τον διευθυντή για την έγκριση της προμήθειας ή της ανάθεσης χωρίς διαγωνισμό καταλαμβάνουν ελάχιστο ποσοστό χρόνου στην συνολική διαδικασία για την έγκριση της ανάθεσης μιας προμήθειας. 5. Συμπεράσματα Στο προηγούμενο κεφάλαιο σχολιάστηκε ο χρόνος εκτέλεσης των υποδιαδικασιών κάθε διαδικασίας. Παρατηρώντας πόσος χρόνος χρειάζεται για να εκτελεστούν κάποιες συγκεκριμένες υποδιαδικασίες οι οποίες είναι δυσανάλογα χρονοβόρες σε σχέση με τις υπόλοιπες γίνεται αντιληπτό πως θα πρέπει να μειωθούν έτσι ώστε να διαμοιραστεί ο χρόνος των υποδιαδικασιών πιο ορθολογικά. Συγκεκριμένα, στην πρώτη διαδικασία η ανάθεση της προμήθειας ως υποδιαδικασία λαμβάνει το 88,42% του χρόνου, κάτι το οποίο δεν δικαιολογείται. Συνεπώς ωφέλιμο θα ήταν να μειωθεί. Στη δεύτερη διαδικασία είναι πιο ορθολογικά κατανεμημένος ο χρόνος, καθώς η υποδιαδικασία της ανάθεσης μιας προμήθειας είναι από τη φύση της 19

20 ως υποδιαδικασία χρονοβόρα, επειδή είναι πολλοί οι παράγοντες που θα πρέπει να ληφθούν υπόψη. Συνεπώς, δεν χρειάζεται να γίνει κάποια βελτίωση για τη συγκεκριμένη διαδικασία. Η παρούσα πτυχιακή εργασία άπτεται των πεδίων της επιχειρησιακής μοντελοποίησης και της εφοδιαστικής με ειδικότερη υπολειτουργία εκείνη των προμηθειών. Ειδικότερα έγινε εφαρμογή επάνω σε λειτουργίες των προμηθειών με το πρόγραμμα επιχειρησιακής μοντελοποίησης ADONIS με απώτερο στόχο τη μείωση των χρονικών διαδικασιών. Η μεθοδολογία που ακολουθήθηκε ήταν οι προσωπικές συνεντεύξεις στους εργαζόμενους του τμήματος προμηθειών της.ε.υ.α.κ και η συμπλήρωση ερωτηματολογίου. Τα ευρήματα, επομένως, από την πρωτογενή έρευνα ήταν η καταγραφή των πληροφοριών από τις προσωπικές συνεντεύξεις και η απάντηση του ερωτηματολογίου. Τόσο στο πεδίο για τις προμήθειες όσο και στο πεδίο για την επιχειρησιακή μοντελοποίηση η βιβλιογραφία που υπάρχει είναι και λίγη και πρόσφατη, διότι είναι δύο αντικείμενα της επιστήμης που τα τελευταία χρόνια άρχισαν να εμφανίζονται και να ερευνώνται στην Ελλάδα, άρα χρήζουν περαιτέρω μελέτης και έρευνας. Ειδικότερα για τις προμήθειες, επειδή λήφθηκε ως μελέτη περίπτωσης επιχείρηση με λειτουργίες δημοσίου τομέα, η βιβλιογραφία ήταν ελάχιστη σε επίπεδο εργασιών και βιβλίων και αρωγός υπήρξε η νομοθεσία. Παράλληλα όμως η εξέταση μιας δημόσιας υπηρεσίας ως προς τις προμήθειες και ειδικά στην Ελλάδα είναι κάτι καινούργιο και οδηγεί σε τομείς που χρειάζονται μελέτη και εμβάθυνση, καθώς είναι ελάχιστες οι εργασίες που μπορεί να έχουν γίνει σε αυτό το πεδίο. Αναφορικά με το πεδίο της επιχειρησιακής μοντελοποίησης έχουν γίνει εργασίες σε επίπεδο θεωρητικό, λίγες όμως και στο πρακτικό μέρος, δηλαδή, την εφαρμογή των μοντέλων κάποιου προγράμματος επιχειρησιακής μοντελοποίησης σε συγκεκριμένο τμήμα επιχείρησης ή σε ολόκληρη την επιχείρηση σε επίπεδο διδακτορικής διατριβής μόνο. Επομένως η παρούσα εργασία παρέχει συνεισφορά και στα δύο αυτά πεδία. Η προσομοίωση έγινε με παράγοντα τον χρόνο ενώ θα μπορούσε να γίνει και με παράγοντα το κόστος, κάτι το οποίο δεν ήταν διαθέσιμο. Ως περαιτέρω μελλοντική έρευνα θα μπορούσε να είναι η αποτύπωση και του παράγοντα του κόστους στο τμήμα προμηθειών, καθώς επίσης και όλων των τμημάτων της επιχείρησης, όπως το λογιστήριο, η τεχνική υπηρεσία, η γραμματειακή υποστήριξη, οι δημόσιες σχέσεις και η πληροφορική. ηλαδή, θα μπορούσε να γίνει μια αποτύπωση όλων των υφιστάμενων λειτουργιών όλων των τμημάτων της επιχείρησης με κριτήριο όχι μόνο τον χρόνο αλλά και το κόστος, το ανθρώπινο δυναμικό και κάνοντας την προσομοίωση να διαπιστωθεί τι θα μπορούσε να δεχτεί βελτίωση για να λειτουργεί η επιχείρηση με καλύτερη ποιότητα στις παρεχόμενες υπηρεσίες της. Επιλογικά, εάν είχαμε στη διάθεση μας και στοιχεία κόστους μαζί με τα στοιχεία χρόνου θα μπορούσαμε να καταδείξουμε και να αποδείξουμε τα διάφορα είδη προμηθειών στο δημόσιο τομέα μέσω της αναλυτικής αποτύπωσης των διαδικασιών με το εργαλείο Α ΩΝΙΣ συμβάλλοντας στη προσπάθεια της δημόσιας διοίκησης να εξυγιάνει τον τομέα των προμηθειών 20

21 ειδικά αυτή τη χρονική περίοδο όπου η Ελλάδα καταβάλλει προσπάθεια για τον εξορθολογισμό των δημοσιονομικών της προβλημάτων και ελλειμμάτων. Βιβλιογραφία Christopher, Martin (2007). LOGISTICS ΚΑΙ ΙΑΧΕΙΡΙΣΗ ΕΦΟ ΙΑΣΤΙΚΗΣ ΑΛΥΣΙ ΑΣ. Αθήνα: Εκδόσεις Κριτική. Itpearls AG, (2003).Whitepaper: Die neue Welle des Geschaeftsprozess- Managements. Λάϊος, Λάμπρος (2010). ιοίκηση Εφοδιασμού. Πειραιάς: Εκδόσεις HUMANTEC. Παππής, Κώστας (2006). Προγραμματισμός Παραγωγής. Αθήνα: Εκδόσεις Σταμούλη. Σιακαβέλλα, Ευαγγελία (2006). Συστήματα Επιχειρησιακής Μοντελοποίησης και Αναπαράστασης - Αξιολόγηση και Εφαρμογές. Εθνικό Μετσόβιο Πολυτεχνείο. 21