Τιμοκατάλογος για τους προμηθευτές της Vestas

Transcript

1 Τιμοκατάλογος για τους προμηθευτές της Vestas Παρακαλώ ρίξτε μια ματιά στην ιστοσελίδα μας για την τελευταία έκδοση: Προκειμένου να διασφαλιστεί η έγκαιρη επεξεργασία των τιμολογίων σας, σας ζητάμε να εξετάσετε προσεκτικά τις ακόλουθες απαιτήσεις. Γενικές συστάσεις Η συμμόρφωση με τις παρακάτω συστάσεις θα επιτρέψει την ταχύτερη επεξεργασία των τιμολογίων και των πιστωτικών σημειωμάτων. Χρήση αγγλικής ή διπλής γλώσσας (αγγλική + τοπική γλώσσα) Να δηλώνετε πάντα μια διεύθυνση ηλεκτρονικού ταχυδρομείου επαφής σε κάθε τιμολόγιο και πιστωτικό σημείωμα Τα έγγραφα θα πρέπει να πληκτρολογούνται και να μην έχουν γραφτεί χειρόγραφα Ο όρος πληρωμής θα πρέπει να αντιστοιχεί στον όρο πληρωμής στην εντολή αγοράς Οι γραμμές τιμολογίου θα πρέπει να ακολουθούν την ίδια σειρά όπως στην παραγγελία αγοράς Page 1 Revision: 13 Last modified:

2 Υποχρεωτικές Απαιτήσεις Εάν το τιμολόγιό σας δεν συμμορφώνεται με αυτές τις απαιτήσεις, θα απορριφθεί και θα σας επιστραφεί ή η καθυστέρηση πληρωμής. Εάν το τιμολόγιό σας απορριφθεί, θα χρειαστεί να υποβάλετε ξανά ένα διορθωμένο τιμολόγιο με νέα ημερομηνία τιμολογίου. Μην στείλετε πιστωτικό σημείωμα για τιμολόγιο που απορρίφθηκε. Τιμολόγια σχετικά με τις παραγγελίες αγοράς Οι εντολές αγοράς είναι η απαιτούμενη μέθοδος συναλλαγής με τη Vestas. Βεβαιωθείτε ότι ζητήσατε μια επίσημη εντολή αγοράς από την επαφή σας με την Vestas. Βεβαιωθείτε ότι όλες οι συμφωνηθείσες αλλαγές στην παραγγελία αντικατοπτρίζονται σε μια ενημερωμένη εντολή αγοράς από το άτομο επαφών της Vestas (αγοραστής). Το τιμολόγιό σας αντιστοιχεί μόνο σε έναν αριθμό παραγγελίας Το τιμολόγιό σας πρέπει να συμμορφώνεται με οποιαδήποτε υποχρεωτική νομοθεσία της χώρας (για περισσότερες πληροφορίες πατήστε εδώ) Τα τιμολόγια που δείχνουν μεγαλύτερες ποσότητες απ 'ό, τι στην παραγγελία μας θα απορριφθούν, εκτός εάν υπάρχει συμφωνία ανοχής παράδοσης με την Vestas Το τιμολόγιο δεν εκδίδεται πριν από την πραγματική ημερομηνία παράδοσης Το τιμολόγιό σας πρέπει να υποδεικνύει ΦΠΑ, φόρο επί των πωλήσεων, GST ή άλλα ποσά φόρου ως ξεχωριστό στοιχείο γραμμής από το συνολικό ποσό τιμολογίου Στην επικεφαλίδα αναφέρονται σαφώς τα ακόλουθα: Αύξων αριθμός αγοράς (Purchase order #) "ΤΙΜΟΛΟΓΙΟ" σαφώς με μεγάλα γράμματα στην κεφαλίδα ή ισοδύναμο τοπικής γλώσσας Όνομα, διεύθυνση διεύθυνσης και αριθμό φορολογικού μητρώου ΦΠΑ (κωδικός ΦΠΑ, όπου ισχύει) Ο κωδικός προμηθευτή σας, όπως φαίνεται στην παραγγελία αγοράς της Vestas Η Vestas παραγγέλλει τη διεύθυνση της εταιρείας και τον αριθμό ΦΠΑ (Reg. ΦΠΑ # όπου ισχύει) ακριβώς όπως στην παραγγελία αγοράς της Vestas Αριθμός τιμολογίου & ημερομηνία έκδοσης (εάν το τιμολόγιο σας απορρίφθηκε προηγουμένως, η ημερομηνία υποβολής εκ νέου υποβολής) Το νόμισμα τιμολογίου πρέπει να ταιριάζει με το νόμισμα στην παραγγελία αγοράς Οι γραμμές στοιχείων πρέπει Ταιριάξτε την περιγραφή, τις τιμές και ανατρέξτε στις αντίστοιχες γραμμές στην παραγγελία αγοράς της Vestas και στους αριθμούς υλικών της Vestas (όπου ισχύει) Αναφέρετε τυχόν προκαταβολές που καταβάλλονται από την Vestas. Page 2 Revision: 13 Last modified:

3 PO που εξήγαγαν τιμολόγια Θα πρέπει να υποθέσετε ότι μια αναφορά παραγγελίας αγοράς της Vestas απαιτείται πάντοτε στο τιμολόγιό σας. Ωστόσο, υπάρχουν ειδικές περιπτώσεις όπου ένα τιμολόγιο μπορεί να υποβληθεί χωρίς αναφορά σε εντολή αγοράς. Αυτές οι περιπτώσεις είναι γνωστές ως εξαιρούμενες από την PO και το άτομο επαφών της Vestas θα σας ενημερώσει πριν από την έναρξη των παραδόσεων. Για αυτές τις περιπτώσεις εξακολουθούν να ισχύουν όλες οι απαιτήσεις για τα τιμολόγια που σχετίζονται με τις παραγγελίες, με εξαίρεση την αναφορά της παραγγελίας αγοράς και τις παραπομπές της γραμμής παραγγελίας. Πιστωτικές σημειώσεις Δώστε την ένδειξη "FULL CREDIT NOTE" ή "PARTIAL CREDIT NOTE" με μεγάλα γράμματα στην κεφαλίδα Να δηλώνετε πάντα το άτομο επικοινωνίας στο πιστωτικό σημείωμα Αν το πιστωτικό σημείωμα ακυρώνει πλήρως ή εν μέρει ένα τιμολόγιο που έχει ήδη εκδοθεί, θα αναφέρεται στο αρχικό σας τιμολόγιο και, ενδεχομένως, στην εντολή αγοράς της Vestas. Για τυχόν αλλαγές στο τιμολόγιο, π.χ. διαφορά τιμής ή ποσότητας, στείλτε μια πιστωτική σημείωση για το πλήρες ποσό του αρχικού τιμολογίου που ακολουθείται από ένα νέο, διορθωμένο τιμολόγιο. Εάν αυτό δεν είναι εφικτό λόγω των ειδικών για κάθε χώρα απαιτήσεων - παρακαλούμε να στείλετε μια μερική ακύρωση. Το πιστωτικό σας σημείωμα δεν πρέπει να καλύπτει πολλαπλά τιμολόγια. Κατάσταση λογαριασμών Οι προμηθευτές θα πρέπει να αποστέλλουν μηνιαία κατάσταση λογαριασμού από την τελευταία ημέρα του μήνα για να διευκολύνουν τη συμφιλίωση των λογαριασμών. Για αιτήματα σχετικά με την Κατάθεση Λογαριασμού που έχετε ήδη αποστείλει, στείλτε ένα στο financesscsoa@vestas.com. Υποβολή τιμολογίων και πιστωτικών σημειώσεων Οι προμηθευτές αποστέλλουν ηλεκτρονικά τα τιμολόγια και τα πιστωτικά σημειώματα στο γραμματοκιβώτιο που καταβάλλει το Λογαριασμό που εμφανίζεται στην εντολή αγοράς Vestas. Page 3 Revision: 13 Last modified:

4 Μόνο στην περίπτωση που οι τοπικές απαιτήσεις απαγορεύουν ένα τιμολόγιο με ηλεκτρονικό ταχυδρομείο, θα πρέπει να υποβληθεί αντίγραφο τιμολογίου. Αποστολή ηλεκτρονικά Για να διασφαλιστεί ότι το τιμολόγιό σας αναγνωρίζεται από το σύστημα σάρωσης και μπορεί να επεξεργαστεί ανάλογα, βεβαιωθείτε ότι συμμορφώνεται με τους ακόλουθους κανόνες. Τα τιμολόγια που δεν συμμορφώνονται θα απορριφθούν αυτόματα και θα οδηγήσουν σε καθυστέρηση πληρωμής. Τα τιμολόγια και τα πιστωτικά σημειώματα πρέπει να είναι σε μορφή pdf ή tiff - αρχεία ZIP απορρίπτονται Κάθε αρχείο pdf ή tiff περιέχει μόνο 1 τιμολόγιο / πιστωτικό σημείωμα Το ηλεκτρονικό ταχυδρομείο σας θα περιλαμβάνει μόνο τιμολόγια ή / και πιστωτικά σημειώματα και δεν θα περιλαμβάνει άλλα συνημμένα Μην αποστέλλετε τιμολόγια προφορικού στα γραμματοκιβώτια τιμολογίου Συμπληρωματικές πληροφορίες ή ειδικές οδηγίες πρέπει να περιλαμβάνονται στο ίδιο το τιμολόγιο και όχι στο σώμα του ηλεκτρονικού ταχυδρομείου Μην υποβάλλετε τιμολόγιο περισσότερες από μία φορές Οι αριθμοί παραγγελίας της αγοράς πρέπει πάντα να πληκτρολογούνται και να μη γράφονται χειρόγραφα Κάθε σφραγίδα που απαιτείται για να συμμορφωθεί με τις τοπικές απαιτήσεις πρέπει να γίνεται σε ελεύθερο / καθαρό χώρο Εάν το τιμολόγιο εκτείνεται σε πολλαπλές σελίδες, δεν πρέπει να υπάρχουν άλλα έγγραφα μεταξύ των σελίδων τιμολογίου (όπως οι όροι πώλησης) Αποφύγετε τα σκούρα χρώματα ή τις βαριές γραφικές παραστάσεις πίσω από τα δεδομένα του τιμολογίου, καθώς αυτά μπορούν να οδηγήσουν σε μη αναγνώσιμες σαρώσεις Ηλεκτρονική τιμολόγηση Για τις 10-ψήφιες εντολές αγοράς που αρχίζουν με 43, ενδέχεται να μπορείτε να στείλετε στο Vestas ένα ηλεκτρονικό τιμολόγιο. Αν έχετε αμφιβολίες, επικοινωνήστε με το άτομο επαφής της Vestas. Πού πρέπει να στείλω τα τιμολόγια PDF; Τιμολόγια από έντυπη μορφή Εάν απαιτείται τιμολόγιο σε έντυπη μορφή λόγω της τοπικής νομοθεσίας, θα πρέπει να αποστέλλεται στην ταχυδρομική διεύθυνση όπως φαίνεται στην εντολή αγοράς. Σε ποια διεύθυνση πρέπει να στείλω το τιμολόγιο σε χαρτί; Page 4 Revision: 13 Last modified:

5 Επίλυση ζητημάτων τιμολογίου ή πληρωμής Πριν επικοινωνήσετε με την Vestas, σας ζητάμε πρώτα να ελέγξετε τα εξής: Είναι ο όρος πληρωμής στο τιμολόγιό σας όπως φαίνεται στην εντολή αγοράς της Vestas; Έχουν παραδοθεί τα αγαθά / οι υπηρεσίες; Έχει αποσταλεί το τιμολόγιο στο σωστό γραμματοκιβώτιο και είναι στη σωστή μορφή; Άνοιγμα εισιτηρίου Στόχος μας είναι να απαντήσουμε σε όλα τα εισιτήρια εντός 3 εργάσιμων ημερών από την ημερομηνία λήψης. Η διεύθυνση ηλεκτρονικού ταχυδρομείου για την αύξηση του εισιτηρίου εξαρτάται από το σύστημα από το οποίο δημιουργήθηκε η εντολή αγοράς. Εάν αναφέρεται η παραγγελία παραγγελίας περιέχει 10 ψηφία (όλοι οι αριθμοί), χρησιμοποιήστε το financesscsap@vestas.com αρχίζει με το γράμμα "P" ακολουθούμενο από 6 ψηφία, χρησιμοποιήστε το financesscxa@vestas.com Δικαιολογητικά Σας συνιστούμε να δώσετε τα παρακάτω δικαιολογητικά για να επιταχύνετε την επίλυση του συμβάντος: Αντίγραφο της εντολής αγοράς Vestas Απόδειξη παράδοσης όπως το δελτίο παράδοσης / φορτωτική που υπογράφεται ή σφραγίζεται από εξουσιοδοτημένο πρόσωπο Ένδειξη χρόνου ή υπηρεσίας που υπογράφεται και χρονολογείται από εξουσιοδοτημένο άτομο Μηνιαία κατάσταση λογαριασμού από την τελευταία ημέρα του μήνα Πληρωμές & τραπεζικά στοιχεία Η Vestas πληρώνει στις 5, 15 και στο τέλος κάθε μήνα. Εάν η ημερομηνία πληρωμής πέσει σε μη εργάσιμη ημέρα, η επόμενη εργάσιμη ημέρα θα είναι αποτελεσματική. Προκειμένου να προστατέψουμε τις ευαίσθητες πληροφορίες των πωλητών μας και να μειώσουμε τον κίνδυνο απάτης, σας ζητάμε να ζητήσετε την ενημέρωση του τραπεζικού σας λογαριασμού από το πρόσωπο επικοινωνίας σας στο Vestas Global Procurement. Θα δημιουργήσουν ένα επίσημο αίτημα / εισιτήριο για λογαριασμό σας με αναφορά στο έγγραφο που έχετε παράσχει. Βεβαιωθείτε ότι έχετε κοινοποιήσει εκ των προτέρων τυχόν αλλαγές στα στοιχεία πληρωμής της εταιρείας σας στο πρόσωπο επικοινωνίας της Vestas. Καταχωρίστε τα τραπεζικά στοιχεία στο τιμολόγιο. Αριθμοί τηλεφωνικών αριθμών για πληρωτέους λογαριασμούς της Vestas Page 5 Revision: 13 Last modified: